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INFORME TÉCNICO

CS-INF-001-2020

Nombre del informe: Informe anual de labores de la Contraloría de Servicios, periodo

2019.

Elaborado por:

Karla Campos Álvarez

Cargo:

Contralora de Servicios

Revisado y aprobado por:

Alfredo Hasbum Camacho

Cargo:

Director General

3

INDICE

I. INFORMACION GENERAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO

CIVIL ......................................................................................................................... 4

II. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y CLASIFICACIÓN DE INCONFORMIDADES

SEGÚN SUBDIMENSIÓN .............................................................................................. 5

III. ESTADISTICAS DE RESULTADOS DE GESTIÓN .......................................... 6

IV. APORTES DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS A PARTIR DE

INICIATIVAS Y EXPERIENCIAS EXITOSAS QUE FOMENTAN LA PARTICIPACIÓN

CIUDADANA Y DESARROLLO DE METODOLOGÍAS PARA FORTALECER SU

GESTIÓN CONTRALORA ........................................................................................... 11

V. PRINCIPALES NECESIDADES DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS ..... 12

VI. DEFICIENCIAS INSTITUCIONALES ............................................................. 12

VII. RECOMENDACIONES A LAS AUTORIDADES SUPERIORES ..................... 13

VIII. RECOMENDACIONES A LA SECRETARIA TÉCNICA .................................. 16

IX. ANEXOS ........................................................................................................ 17

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I. INFORMACION GENERAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL

A continuación se presenta la lista de trámites y servicios de la Dirección General de

Servicio Civil, incluyendo los establecidos en el Catálogo Institucional de Trámites,

conforme a la Ley N°8220 “Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites

administrativos”.

Trámites y servicios institucionales

1) Reprogramación de pruebas en los concursos de Título I. De la Carrera Administrativa.

2) Del Reconocimiento de puntos adicionales por carreras acreditadas por el Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior y (o) por acreditación del idioma Inglés. Título I. De la Carrera Administrativa.

3) Devolución de resultados de las pruebas.

4) Solicitud de exclusión del Registro de Elegibles, Título I. De la Carrera Administrativa.

5) Re inclusión en el Registro de Elegibles, Título I. De la Carrera Administrativa.

6) Reclutamiento Abierto y Permanente. Título l. De la Carrera Administrativa.

7) Del Proceso de Reclutamiento. Título II. Puestos Propiamente Docentes - Área de Carrera Docente.

8) Atención de denuncias en la Auditoría de Gestión de Recursos Humanos.

9) Certificaciones Salariales. 10) Asesoría y asistencias técnicas a las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos de las instituciones bajo el Régimen de Servicio Civil.

11) Asesoría Técnico Jurídica. 12) Apoyo a la gestión de la Capacitación y Desarrollo.

13) Coordinación y apoyo técnico en los concursos internos institucionales

Fuente: Elaboración propia de la Contraloría de Servicios de la DGSC. Año: 2019.

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II. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y CLASIFICACIÓN DE INCONFORMIDADES SEGÚN SUBDIMENSIÓN

En esta sección se describe un resumen de las gestiones atendidas por la Contraloría de

Servicios durante el año 2019.

Tabla N°1

Cantidad de consultas registradas en el año por la Contraloría de Servicios

No. Detalle de la consulta en forma concreta Total

Recibidas Total

Resueltas Consultas Resueltas

1 Ampliación Oferta de Servicios 4 4 100,00%

2 Asesoría Jurídica 2 2 100,00%

3 Cambio correo RAP 11 11 100,00%

4 Capacitación 11 11 100,00%

5 Carrera Profesional 4 4 100,00%

6 Clases de Puesto, requisitos 10 10 100,00%

7 Concurso Discapacidad 3 3 100,00%

8 Concurso Interno 3 3 100,00%

9 Concurso TAD 17 17 100,00%

10 Condición en el Registro de elegibles 21 21 100,00%

11 Condición en el Registro de elegibles Docente 7 7 100,00%

12 Denuncia 5 5 100,00%

13 Devolución de resultados concurso TAD 22 22 100,00%

14 Devolución de resultados concursos 2 2 100,00%

15 Envío Clave dinámica RAP 8 8 100,00%

16 Especialidades 16 16 100,00%

17 Estudio de vida y costumbres 2 2 100,00%

18 Exclusión registro elegibles 1 1 100,00%

19 Fecha para pruebas RAP 84 84 100,00%

20 Fecha resultado pruebas RAP 11 11 100,00%

21 Inclusión RE Art. 18 DG-115-2015 2 2 100,00%

22 Inclusión RE por pérdida período de prueba 1 1 100,00%

23 Ingreso RAP 165 165 100,00%

24 Modificación Oferta de Servicio Título I 4 4 100,00%

25 Modificación Oferta de Servicio Título II 5 5 100,00%

26 Otro 34 34 100,00%

27 Otro (Sin competencia DGSC) 33 33 100,00%

28 PD-001-2019 97 97 100,00%

29 Propuesta nombramiento CD-2020 7 7 100,00%

30 Resolución de nóminas 7 7 100,00%

31 Solicita contacto 8 8 100,00%

32 Solicita normativa 16 16 100,00%

33 T1 Art 15 92 92 100,00%

34 T1 Concursos 86 86 100,00%

35 T2 Concursos 55 55 100,00%

36 Temas salariales 32 32 100,00%

TOTAL 888 888 100,00%

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III. ESTADISTICAS DE RESULTADOS DE GESTIÓN

En el presente apartado se exponen los datos de todas las consultas e inconformidades

presentadas por las personas usuarias externas, según subdimensión.

La Contraloría de Servicios de la Dirección General de Servicio Civil no recibe

inconformidades internas, según recomendación de la Secretaría Técnica del Sistema

Nacional de Contralorías de Servicios (STSNCS), de atender solamente las gestiones

presentadas por las personas usuarias externas. Consecuentemente no se incorporan las

tablas de la N°9 a la N°14.

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Tabla 2

Cantidad de inconformidades presentadas por las personas usuarias externas (Sub dimensión Información)

No. Detalle de la inconformidad en forma

concreta

Bien o Servicio Institucional

Términos Absolutos Términos Relativos

Unidad Organizacional (según organigrama

vigente) Total

Recibidas Total

Resueltas Total en Proceso

Total que No fueron Resueltas

Porcentaje Resueltas

Porcentaje en

Proceso

Porcentaje que No fueron

Resueltas

1

Disconformidad por utilizar resultados del concurso docente TAD-2015 y no

los del año 2018 (El concurso del 2018 se encuentra en revisión).

Carrera Docente Proceso de Reclutamiento.

Título II. Puestos Propiamente Docentes.

1 1 0 0 100% 0,00% 0,00%

2

Inconformidad por no conformar las nóminas docentes. (Se debe de respetar el orden del registro de

elegibles).

Carrera Docente Proceso de Reclutamiento.

Título II. Puestos Propiamente Docentes.

1 1 0 0 100% 0,00% 0,00%

3

Disponibilidad y facilidad de información sobre servicios en Web.

Comunicación Institucional Certificaciones Salariales 1 1 0 0 100% 0,00% 0,00%

4

Información sobre aval de cursos de capacitación.

Centro de Capacitación y Desarrollo

Apoyo a la gestión de la Capacitación y Desarrollo.

3 3 0 0 100% 0,00% 0,00%

TOTAL 6 6 0 0 100,00% 0,00% 0,00%


Tabla 3

Cantidad de inconformidades presentadas por las personas usuarias externas (Sub dimensión Atención a la persona usuaria)


concreta




vigente) Total

Recibidas Total




Porcentaje en

Proceso


Resueltas

1 Desatención de llamadas. Reclutamiento y Selección de

Personal Reclutamiento Abierto y Permanente 6 6 0 0 100,00% 0,00% 0,00%

TOTAL 6 6 0 0 100,00% 0,00% 0,00%


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Tabla 4

Cantidad de inconformidades presentadas por las personas usuarias externas (Sub dimensión Tramitología y gestión de procesos)


concreta




vigente) Total

Recibidas Total




Porcentaje en

Proceso


Resueltas

1 Tiempo de espera para la convocatoria para aplicar pruebas del Reclutamiento.

Reclutamiento y Selección de Personal

Reclutamiento Abierto y Permanente 27 27 0 0 100,00% 0,00% 0,00%

2 Tiempo de respuesta de devolución de resultados del Reclutamiento Abierto.



3

Tiempo de espera para inclusión en el registro de elegibles, por medio del art. 18, Resolución DG-115-2015.


Coordinación y apoyo técnico en los concursos internos institucionales 1 1 0 0 100,00% 0,00% 0,00%

4 Tiempo de espera para estudio de reasignación.

Gestión de Recursos Humanos

Asesoría y asistencias técnicas a las OGEREH 1 1 0 0 100,00% 0,00% 0,00%

5 Tiempo de espera a solicitud de cambio correo en oferta de servicios.



6 Error en la devolución de los resultados del concurso docente TAD-2018. Carrera Docente

Proceso de Reclutamiento. Título II. Puestos Propiamente Docentes. 2 2 0 0 100,00% 0,00% 0,00%

7 No recibió oportunamente respuesta sobre consulta de Carrera Profesional.

Organización del Trabajo y Compensaciones Asesoría Técnico Jurídica. 1 1 0 0 100,00% 0,00% 0,00%

8

Tiempo de espera de devolución de resultados concurso TAD-2018 (más de 15 mil oferentes participando). Carrera Docente

Proceso de Reclutamiento. Título II. Puestos Propiamente Docentes. 7 7 0 0 100,00% 0,00% 0,00%

9

Tiempo de espera del envío de clave dinámica del reclutamiento (la clave la genera el usuario).



TOTAL 44 44 0 0 100,00% 0,00% 0,00%


9

Tabla N°5.

Cantidad de inconformidades presentadas por las personas usuarias externas (Sub dimensión Uso inadecuado de los recursos)

No se presentaron disconformidades en esta sub-dimensión.

Tabla N°6.

Cantidad de inconformidades presentadas por las personas usuarias externas (Sub dimensión Instalaciones)

No se presentaron disconformidades en esta sub-dimensión.

Tabla 7

Cantidad de inconformidades presentadas por las personas usuarias externas (Sub dimensión Otras)


concreta

Bien o Servicio Institucional**



vigente)* Total

Recibidas Total




Porcentaje en

Proceso


Resueltas

1 Otro (Sin competencia DGSC) Sin competencia de la DGSC Sin competencia de la DGSC 13 13 0 0 100,00% 0,00% 0,00%

TOTAL 13 13 0 0 100,00% 0,00% 0,00%


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Tabla N°8.

Origen de las Inconformidades externas

No. Unidad Organizacional (según

organigrama vigente)* Bien o Servicio Institucional* Total

Absoluto Total

Relativo

1 Carrera Docente Proceso de Reclutamiento. Título II.

Puestos Propiamente Docentes. 11 15,94%

2 Comunicación Institucional Certificaciones Salariales. 1 1,45%

3 Reclutamiento y Selección de Personal

Reclutamiento Abierto y Permanente. 38

55,07%

4 Reclutamiento y Selección de Personal

Coordinación y apoyo técnico en los concursos internos institucionales. 1

1,45%

5 Gestión de Recursos Humanos

Asesoría y asistencias técnicas a las OGEREH. 1

1,45%

6 Organización del Trabajo y Compensaciones Asesoría Técnico Jurídica. 1

1,45%

7 Centro de Capacitación y Desarrollo Apoyo a la gestión de la

Capacitación y Desarrollo. 3 4,35%

8 Sin competencia de la DGSC Sin competencia de la DGSC. 13 18,84%

TOTAL 69 100,00%


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IV. APORTES DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS A PARTIR DE INICIATIVAS Y

EXPERIENCIAS EXITOSAS QUE FOMENTAN LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y

DESARROLLO DE METODOLOGÍAS PARA FORTALECER SU GESTIÓN

CONTRALORA

1. Se logró obtener una mejora significativa en los resultados del Índice de Transparencia

del Sector Público (ITSP) del 2019, este resultado fue posible gracias a la coordinación

realizada por la Contraloría de Servicios, avanzando de la posición N°38 a la N°21, y

logrando la N°1 entre los órganos adscritos a Ministerios, en el ranking según Naturaleza

Jurídica.

2. La Dirección General de Servicio Civil, liderado por la Contraloría de Servicios, convoca

por primera vez a una audiencia pública, con el objetivo de informar a los ciudadanos

sobre los procesos de reclutamiento y selección de personal de los puestos que se

encuentran bajo el Régimen de Servicio Civil.

Se logró abarcar gran parte de los usuarios interesados en el tema, tanto por redes

sociales (Facebook Live), así como de manera presencial (Auditorio Carlos Araya Borge

de la Dirección General de Servicio Civil), obteniendo los siguientes resultados:

Presencial, auditorio Carlos Araya Borge de la Dirección General de Servicio

Civil:

Personas participantes: 89.

Consultas realizadas: 27.

Facebook Live de la Dirección General de Servicio Civil:

Reproducciones de la transmisión: 21.000

Veces compartido el vídeo: 168

Comentarios y/o consultas: 638

Mensajes privados: 55

3. Otro de los aportes de la Contraloría de Servicios, fue el diseño de un foro para el sitio

web de la Dirección General, la finalidad del mismo fue identificar elementos de mejora

señalados por los usuarios, respecto del proceso del Reclutamiento Abierto y

Permanente, mediante la implementación de una consulta abierta. Logrando 20

comentarios, los cuales se exponen al Director y Subdirector General y a la Directora del

Área de Reclutamiento y Selección de Personal, con el fin de que se tomen las acciones

pertinentes para procurar una mejora continua.

4. Actualmente, la Contraloría de Servicios se encuentra a cargo de las redes sociales

institucional, procurando hacer uso de las mismas con mayor frecuencia para informar a

los ciudadanos sobre el quehacer institucional. De esta manera, se dio especial énfasis al

Concurso Docente (PD-001-2019), en el cuál se publicaron una serie de afiches,

imágenes y videos, con el fin de que los interesados se encontraran informados sobre los

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detalles del reclutamiento.

5. La Contraloría de Servicios orientó sus esfuerzos para obtener la percepción y

satisfacción de las personas usuarias que recibieron los servicios al inscribirse en el

Reclutamiento Abierto y Permanente, con el fin de valorar la atención recibida y emitir

recomendaciones de mejora que correspondan en cuanto al desempeño de la institución.

Se desarrolló e implementó un instrumento estructurado, el cual recopila información de la

valoración que tiene el usuario de la calidad de los servicios propios del Reclutamiento

Abierto y Permanente, por medio de herramienta de Encuesta Google, con el fin de que

dicho cuestionario se remitiera a los encuestados vía correo electrónico y procurar

abarcar a la mayoría de los usuarios, que hasta el momento del estudio habían cumplido

con la etapa de aplicación de pruebas.

6. Se finalizó con las labores de actualización del Decreto N°39092-MP “Reglamento

General de Trámites de la Dirección General de Servicio Civil”, el cual fue publicado en el

Diario Oficial La Gaceta el 3 de febrero del 2020, mediante el Decreto Ejecutivo N°42203.

V. PRINCIPALES NECESIDADES DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS

Personal de apoyo en la Contraloría de Servicios.

VI. DEFICIENCIAS INSTITUCIONALES

Deficiencias institucionales

Deficiencias en el actual sistema informático para el Reclutamiento y Selección de Personal, el cual no se ajusta a las nuevas tecnologías, ni a las personas con discapacidad (sin presupuesto). No se posee equipo de almacenaje de información digital (servidores), limitando el almacenaje de la información de los oferentes de manera digital (sin presupuesto). Pruebas psicométricas desactualizadas, se revisan manualmente, lo que hace que los resultados se tarden más de 6 meses en ser comunicados a los oferentes (sin presupuesto). Edificio institucional no cumple con lo establecido por la Ley 7600, no posee ascensor (sin presupuesto). Faltante de recurso humano, debido a los Decretos de contención del gasto público. (congelamiento de plazas).


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VII. RECOMENDACIONES A LAS AUTORIDADES SUPERIORES

N° Recomendación emitida Bien o servicio

afectado Dependencia involucrada

Subdimensión

1

Se recomienda a la Directora del Área de Reclutamiento y Selección de Personal, la implementación de un instrumento que permita una comunicación más fluida entre el usuario y el Área de Reclutamiento y Selección de Personal, mediante la página web de la Dirección General de Servicio Civil, donde se publique la información de los oferentes que han sido convocados a pruebas y su respectiva fecha de inscripción en la oferta de servicios.

Reclutamiento Abierto y Permanente.


Información

2

Se conversó en reunión del 10 de diciembre del 2019 sobre la necesidad implementar un nuevo mecanismo para solicitar información a los oferentes del Reclutamiento Abierto y Permanente, debido a que los usuarios han externado la dificultad para obtener disco compacto (CD).



Tramitología y gestión de procesos

3

Se recomendó al Área de Reclutamiento y Selección de Personal tomar acciones en relación con la atención de los correos electrónicos [email protected] y [email protected], con el fin de verificar que las peticiones por parte de los usuarios se estén atendiendo en el plazo máximo de diez días hábiles a contar desde la fecha de su presentación, lo anterior según lo dispuesto por la Ley N°9097, Ley de Regulación del Derecho de Petición del 14 de marzo del 2013.



Atención a la persona usuaria

4

Se recomienda al Área de Reclutamiento y Selección de Personal, solicitar a la Unidad de Tecnologías de Información un requerimiento de la oferta de servicios, con el fin de que al momento en que los oferentes finalicen de completar el reclutamiento (oferta digital), se les envíe por medio de correo electrónico un comprobante con las clases inscritas, debido a que actualmente les genera incertidumbre al no recibir ningún documento concluyente.


Reclutamiento y Selección de Personal y Unidad de Tecnologías de Información (UTIC)


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5

Mediante el foro web institucional, se solicitó a los usuarios emitir sugerencias para mejorar el procedimiento del Reclutamiento Abierto y Permanente. Las respuestas obtenidas se trasladan mediante una presentación a la Directora del Área de Reclutamiento y Selección de Personal, con el fin de que valoren lo señalado y tomen las acciones respectivas.




6

Se envío correo a la Jefatura de la Unidad de Administración de Concursos, con el fin de que se realicen ajustes en las respuestas de los correos electrónicos por parte de las analistas, donde se suministre mayor información al responder las consultas de los oferentes que solicitan fechas de aplicación de pruebas del Reclutamiento Abierto y Permanente. Entre los acuerdos están: - Indicar la fecha exacta que se encuentran convocando a pruebas. - Enviar la copia de la oferta de servicios, para comprobar la fecha en la cual el oferente realizó inscripción. - Realizar saludo, despedida e ingresar la firma.




7

Como parte del cambio de imagen institucional (logo), se recomendó al Director del Área de Administración de Servicio Institucionales, se realicen los trámites correspondientes para la confección de los carnés institucionales. Según lo dispuesto en el Decreto Nº 35573-MP “Reglamento Autónomo de Servicio Civil”, artículo 10 inciso p) Portar el gafete de identificación en un lugar visible durante la jornada laboral. Lo anterior con el fin de mantenernos identificados de cara al usuario.

Reclutamiento Abierto y Permanente. Proceso de Reclutamiento. Título II. Puestos Propiamente Docentes. Certificaciones de Salariales. Apoyo a la gestión de la Capacitación y Desarrollo. Atención de denuncias en la Auditoría de Gestión de Recursos Humanos.

Administración de Servicios Institucionales


8

Se envía recomendación al Director del Área de Carrera Docente y a la Directora del Área de Reclutamiento y Selección de Personal, indicando que previo a la publicación del Concurso Docente y Reclutamiento Abierto y Permanente, se comunique a nivel institucional la información pertinente, con el fin de que los funcionarios podamos orientar a los usuarios de la mejor manera.

Proceso de Reclutamiento. Título II. Puestos Propiamente Docentes. Reclutamiento Abierto y Permanente.

Carrera Docente y Reclutamiento y Selección de Personal

Información

15

9

Se recomendó publicar en la red social de Facebook y el sitio web institucional, un afiche con respecto a la No acreditación ni reconocimiento de certificados de capacitación, debido a que han ingresado varias denuncias y/o consultas a la Contraloría de Servicios en relación con este tema.

Apoyo a la gestión de la Capacitación y Desarrollo.

Centro de Capacitación y Desarrollo

Información

10

Realizar una revisión integral del sitio web, con el fin de identificar aspectos que puedan ser mejorados respecto a las necesidades de los usuarios.

Reclutamiento Abierto y Permanente. Proceso de Reclutamiento. Título II. Puestos Propiamente Docentes.

Comunicación Institucional

Información

11

En la página de la DGSC se encuentra un apartado de preguntas frecuentes que es necesario actualizar. Por lo tanto, se solicitó a varios Directores de Área el envío de las preguntas y respuestas que estén ligadas al proceso de su representada, las cuales servirán de guía para el usuario externo.


Reclutamiento y Selección de Personal, Carrera Docente, Organización del Trabajo y Compensaciones, Centro de Capacitación, Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos.

Información

12

Se solicitó a la Unidad de Comunicación, se publique una imagen sobre el tema de preguntas frecuentes, con el fin de que sean de orientación para el usuario.


Comunicación Institucional

Información

13

Debido a la nueva imagen del sitio web institucional, se recomendó al Jefe de la Unidad de Tecnologías de Información, enviar un correo a todos los funcionarios de la DGSC, relacionado con los cambios implementados, esto con el fin de que se familiaricen con el nuevo sitio, previo a cualquier consulta generada por un usuario.

Proceso de Reclutamiento. Título II. Puestos Propiamente Docentes.

Unidad de Tecnologías de Información

Información

16

14

Se recomienda al Despacho de la Dirección la confección de una Audiencia Pública y un foro web, con el fin de cumplir con lo establecido en el índice de transparencia del sector público, y se proponen algunos temas de interés para el ciudadano.

Reclutamiento Abierto y Permanente. Proceso de Reclutamiento. Título II. Puestos Propiamente Docentes.

Dirección General Información

15

En reunión con varios compañeros del Área de Carrera Docente, se recomendó que se utilicen con mayor frecuencia las redes sociales y sitio web institucional, para a los usuarios sobre temas de interés relacionados con el próximo concurso docente.

Proceso de Reclutamiento. Título II. Puestos Propiamente Docentes.

Carrera Docente Información

16

Se recomendó la participación de varios funcionarios de la DGSC a la Charla "Derecho de Acceso a la información pública"; la cual fue impartida por la Procuraduría de la Ética Pública, con el fin de que las personas funcionarias de DGSC cumplieran con los compromisos asumidos por el Decreto Ejecutivo 40200-MP-MEIC-MC sobre Transparencia y Acceso a la Información Pública.


Reclutamiento y Selección de Personal, Carrera Docente, Organización del Trabajo y Compensaciones, Centro de Capacitación, Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos.

Información

17 Divulgar el Manual de Atención a la persona usuaria de la DGSC, desarrollado por la Contraloría de Servicios.

N/A Dirección General Atención a la persona usuaria


VIII. RECOMENDACIONES A LA SECRETARIA TÉCNICA

En este apartado se indican recomendaciones o sugerencias a la Secretaría Técnica

en función de su papel de instancia administradora del Sistema Nacional de

Contralorías de Servicios.

Apoyo y asesoría de la construcción de procesos y procedimientos institucionales.

Propiciar un mayor contacto con las Contralorías de Servicios.

Implementar estrategias de mayor posicionamiento de la Secretaría Técnica ante

los jerarcas institucionales.

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IX. ANEXOS

i. Tablas del Informe Anual de Labores año 2019

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