informe sobre la auditorÍa de carÁcter especial del convenio establecido entre...

MUNICIPALIDAD VÁZQUEZ DE CORONADO

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AUDITORÍA INTERNA Correo: [email protected]

AI 002/2017 7 de setiembre, 2017

INFORME SOBRE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL DEL

CONVENIO ESTABLECIDO ENTRE CONAPAM Y LA MUNICIPALIDAD SOBRE LOS FONDOS TRANSFERIDOS PARA LA

ATENCIÓN Y CUIDO DE PERSONAS ADULTAS MAYORES CON

RECURSOS DE LA LEY 9188.

2017





CONTENIDO


CONVENIO ESTABLECIDO ENTRE CONAPAM Y LA MUNICIPALIDAD

SOBRE LOS FONDOS TRANSFERIDOS PARA LA ATENCIÓN Y CUIDO DE

PERSONAS ADULTAS MAYORES CON RECURSOS DE LA LEY 9188.

RESUMEN EJECUTIVO

Nº de página

1. INTRODUCCION

Origen del estudio………………………………………………………………………………… 1

Objetivo…………………………………………………………………………….......................... 1

Alcance del estudio………………………………………………………………………………… 1

Comunicación verbal de los resultados…………………………………………………………… 1

2. RESULTADOS

Manual de procedimientos desactualizado y sin aprobación……………………………………… 2

Plan de mejora de la autoevaluación de control interno para el período 2016……………………. 2

Riesgos asociados a la administración de los recursos destinados a la atención de adultos

mayores en el Cantón……………………………………………………………………………...

3

Revisión expedientes físicos de los adultos mayores beneficiarios de las ayudas otorgadas…… 4

Revisión de expedientes físicos en el sistema SIPAM de CONAPAM…………………………... 5

Presentación de informes trimestrales y anuales de la Municipalidad al CONAPAM……………

Diferencia en el monto de los recursos percibidos de CONAPAM y los establecidos en el

Convenio con esta Institución……………………………………………………………………...

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Revisión sistema SIPAM del CONAPAM……………………………………………………….

Revisión libros contables…………………………………………………………………………

Respaldo asientos contables………………………………………………………………………

Diferencia en saldos de las ayudas entregadas a los adultos mayores y el pago a proveedores….

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3. CONCLUSIONES……………………………………………………………………….. 10

4. RECOMENDACIONES

Al alcalde municipal………………………………………………………………......................... 11

Al contralor interno……………………………………………………………………………….. 12

A la coordinadora de la Red de Cuido …….....................................................................................

A la contadora adjunta……………………………………………………………………………..

Al director financiero………………………………………………………………………………

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RESUMEN EJECUTIVO

La administración de los recursos municipales, debe contar con mecanismos de control interno para

garantizar su máxima utilización en estricto apego a las normas técnicas y jurídicas aplicables,

orientados a proteger y conservar el patrimonio de cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,

irregularidad o acto ilegal y en procura del cumplimiento de los objetivos institucionales. De ahí que, en

la realización del presente estudio, esta Auditoría Interna observó una serie de debilidades las cuales se

mencionan a continuación:

El manual de procedimientos para la administración de los recursos transferidos por CONAPAM para la

atención de los adultos mayores del Cantón está desactualizado y sin aprobación del alcalde municipal.

Asimismo, no se encontró evidencia de la existencia de un plan de mejora de la autoevaluación de

control interno, relacionado con la administración de los recursos destinados para el cuido del adulto

mayor.

Igualmente, no se contemplaron riesgos asociados con la administración de los recursos destinados a la

atención de adultos mayores en el período de estudio.

Por otro lado, la revisión de una muestra de expedientes físicos de los adultos mayores beneficiarios de

este programa muestra algunas debilidades de control las cuales ponen en riesgo la vulnerabilidad de la

información que maneja la red de cuido.

De la misma manera, se determinaron una serie de debilidades en la información que se registra en el

sistema SIPAM que maneja CONAPAM para el manejo de los datos de los adultos mayores.

Con respecto a la presentación de informes trimestrales y anuales de la Municipalidad al CONAPAM, se

observó que no se llevó a cabo en el período de estudio conforme lo establece el convenio 327-2016.

Además, los libros contables no han sido trasladados a esta Auditoría Interna para su legalización y

existe una diferencia del libro mayor y el saldo de bancos de la conciliación bancaria a diciembre 2016

por un monto de ¢184.535.00.

Por otro lado, la información que respalda los asientos contables son las carátulas de los cheques de los

cuales se realizaron los pagos, no se adjuntan otro tipo de comprobantes o respaldos.

En último lugar, se encontraron diferencias en saldos del total de las ayudas entregadas a los adultos

mayores y el pago a proveedores.

En conclusión, esta Auditoría Interna considera que la Administración, debe velar por el cumplimiento

de la normativa relativa a este tema en procura del cumplimiento de los objetivos institucionales y del

fortalecimiento del control interno municipal.

Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de

la Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las recomendaciones

pertinentes para que se realicen las acciones del caso para mejorar este proceso.

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CONVENIO ESTABLECIDO ENTRE CONAPAM Y LA MUNICIPALIDAD SOBRE LOS FONDOS TRANSFERIDOS PARA LA

ATENCIÓN Y CUIDO DE PERSONAS ADULTAS MAYORES CON

RECURSOS DE LA LEY 9188.

1. INTRODUCCIÓN:

Origen del estudio

1.1. El presente estudio se realizó en cumplimiento del plan anual operativo de la Auditoría Interna

para el 2017.

Objetivo

1.2. El objetivo de este estudio es evaluar el Control Interno asociado con el cumplimiento del

convenio 327-2016 suscrito entre CONAPAM y la Municipalidad, asociado con la modalidad:

Atención domiciliaria y comunitaria. (Red de cuido).

Alcance del estudio

1.3 El estudio abarcó el cumplimiento de lo estipulado en el convenio 327-2016 para la atención y

cuido de personas adultas mayores con recursos de la ley 9188, modalidad: atención domiciliaria

y comunitaria municipalidades, Red de cuido para el período comprendido entre el 1° de enero al

31 de diciembre del 2016

1.4. El estudio se efectuó de conformidad con el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría

Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009), las Normas Generales de Auditoría para el Sector

Público (R-DC-064-2014), entre otras normas legales y técnicas vigentes.

Comunicación verbal de los resultados

1.5. La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones

producto del estudio a que alude el presente informe, se llevó a cabo el 18 de setiembre de 2017

actividad a la que se convocó mediante oficio AU-101-198-17.

1.6. Posteriormente, el borrador del presente informe se envió, en versión digital, a los señores

Rolando Méndez, Alcalde Municipal y Bolívar Vargas, Presidente Concejo Municipal, mediante

oficio AU-101-199-17 del 18 de setiembre del 2017, con el propósito de que en un plazo no

mayor a cinco días hábiles, formularan y remitieran a la Auditoría Interna las observaciones que

consideraran pertinentes sobre su contenido; no obstante una vez transcurrido ese plazo no se

obtuvo respuesta alguna por lo cual se ratifica la redacción del contenido del informe.

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2. RESULTADOS

Manual de procedimientos desactualizado y sin aprobación.

2.1. La red de cuido a la persona adulta mayor cuenta con un manual de procedimientos para la

administración de los recursos transferidos por CONAPAM para la atención de los adultos

mayores del Cantón, no obstante, no se encuentra aprobado por el alcalde municipal, por tanto no

es de carácter oficial. Asimismo, este documento no define los objetivos, responsables de ejecutar

cada uno de los procedimientos, entre otros.

2.2. Al respecto, la ley de Control Interno en el artículo 10, dispone que será responsabilidad del

jerarca y el titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control

interno institucional.

2.3. Asimismo, la norma 1.4.c de las Normas de Control Interno para el Sector Público establece que

es responsabilidad del jerarca la emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y

procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados,

actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta.

2.4. Por su parte, la norma 4.2 inciso e) de la citada normativa indica que las actividades de control

deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos o en

documentos de naturaleza similar y que deben ser de conocimiento general y comunicadas a los

funcionarios que corresponde aplicarlas en el desempeño de sus cargos.

2.5. Las deficiencias expuestas se deben a que no se ha determinado la necesidad por parte de los

encargados de contar con un manual de procedimientos que regule este proceso.

2.6. Lo anterior podría ocasionar errores en los procesos que se llevan a cabo por no contar con un

manual de procedimientos actualizado, debidamente aprobado, y puesto en conocimiento de los

funcionarios de la Unidad.

2.7. Además, podría generar que los funcionarios que forman parte del proceso de administración de

estos recursos desarrollen su labor de acuerdo con su criterio propio, omitiendo aspectos

importantes del control interno de la Institución.

Plan de mejora de la autoevaluación de control interno, para el período 2016.

2.8. No se encontró evidencia de la existencia de un plan de mejora relacionado con la administración

de los recursos destinados para el cuido del adulto mayor.

2.9. Mediante oficio AU-101-086-17 se le solicitó al Contralor Interno la autoevaluación de control

interno y el plan de mejora correspondiente al año 2016, no obstante, dicha información no fue

suministrada.

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2.10. La ley general de control interno, 8292 en el artículo 17 establece que la Administración debe

llevar a cabo al menos una vez al año la autoevaluación de control interno.

2.11. Esta debilidad se presentó debido a que no se suministró documentación comprobatoria a esta

Auditoría Interna, de que se haya realizado el plan de mejora y haya sido aprobado por el Concejo

Municipal.

2.12. La ausencia de un plan de mejora debidamente aprobado por el Concejo Municipal, podría

ocasionar que no se tomen las medidas oportunas de cambio para fortalecer el sistema de control

interno de la Institución.

Riesgos asociados a la administración de los recursos destinados a la atención de adultos

mayores en el Cantón.

2.13. No se encontró evidencia de la existencia de riesgos identificados asociados a la administración

de los recursos destinados a la atención de adultos mayores en el período sujeto a estudio.

2.14. Indicó el contralor interno en oficio CI-208-064-2017 que los riesgos relacionados con el proceso

de utilización de los fondos transferidos por CONAPAM a la Municipalidad para la atención de

adultos mayores no habían sido contemplados sino hasta hace poco que se actualizó la matriz

institucional de riesgos, por lo que no existen informes anteriores de acciones llevadas a cabo por

la administración que contribuyan mitigar sus efectos.

2.15. Indicó además, que según el marco orientador aprobado en el 2010 los riesgos deben ser remitidos

al Despacho del Alcalde para lo que corresponda, lo que se ha realizado cada año, además de las

presentaciones con los administradores de cada riesgo ante el Concejo Municipal. El señor

Alcalde, delegó a la Vicealcaldesa la revisión de la matriz 2017 sin embargo, no tiene la

documentación que respalde esto, remitirá la matriz revisada a finales de mes.

2.16. La norma 3.3 de las Normas de control interno para el Sector Público indica que los resultados de

la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación,

aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de

revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos

de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica

del entorno y de los riesgos internos y externos.

2.17. No se han considerado los riesgos por parte de los encargados del proceso ni por parte del

contralor interno anteriormente ya que indicó que hasta hace poco habían sido contemplados.

2.18. La situación planteada podría ocasionar pérdidas significativas por no contar con riesgos

identificados asociados a la administración de los recursos destinados para la atención de los

adultos mayores del Cantón.

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Revisión expedientes físicos de los adultos mayores beneficiarios de las ayudas otorgadas.

2.19. De conformidad con revisión efectuada a una muestra de 21 expedientes se observaron las

siguientes debilidades de control:

*El documento denominado “Guía de recolección de datos para la caracterización de la población

adulta mayor”, carece de datos importantes como por ejemplo:

-Fecha en la que se llenaron los datos (1 caso).

-Documento sin firmas de los solicitantes (8 casos).

-Formularios no cuentan con las firmas del coordinador de la red (2 casos).

* Se encontraron 14 expedientes sin el acuerdo de la comisión mediante el cual se aprobó la

ayuda.

*Se observaron dos expedientes con recibo de pago de basura y parques sin el acuerdo de

aprobación.

*Con respecto a la boleta para entrega de subsidios se determinó que en 3 casos que existía

acuerdo para la entrega, no se encontró la boleta de entrega como cumplimiento al acuerdo, según

indicó la coordinadora se está en el proceso de actualización de expedientes y se están revisando

todos estos detalles, se coordina con la red para poder cumplir.

* En varios expedientes se encuentra el acuerdo 01-05-16 que indica una variación en la fecha de

entrega de los diarios, la cual ya no sería a partir del mes de abril 2016 sino a partir del mes de

mayo de ese mismo año, indicó la coordinadora que por falta de programación no se entregó el

beneficio en el mes de abril, al llegar de inmediato se entregó en mayo, de ahí en adelante se

entregaron todos los meses siguientes hasta diciembre.

* Existen 3 expedientes físicos en los cuales se omite numeración en los folios y además

presentan tachones.

2.20. El Convenio 327-2016 entre el CONAPAM y la Municipalidad Vázquez de Coronado menciona

lo que deben contener los expedientes de las personas adultas mayores beneficiarias, entre ellas

se menciona fotocopia del documento de identidad vigente, todos los datos de la guía de

recolección de datos para la caracterización de la población adulta mayor completos, acuerdo de

la Comisión mediante el cual se aprobó la ayuda, boleta para la entrega de subsidios completa y

firmada.

2.21. Asimismo, el Código procesal contencioso, artículo 51, inciso 1) menciona que el expediente

administrativo deberá estar foliado.

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2.22. También, las Normas de Control Interno para el Sector Público indican en el punto 4.5, que se

deben establecer las actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la

gestión institucional, tomando en cuenta el bloque de legalidad.

2.23. Las inconsistencias comentadas se dieron debido a que, según indicó la coordinadora de la red, al

asumir el puesto en el 2016, existían expedientes desactualizados que por falta de tiempo y contar

con escaso personal municipal no se han podido actualizar. Manifiesta que se está en el proceso

de actualización para poder cumplir con lo que establece el convenio.

2.24. La ausencia de algunos requisitos en los expedientes podría generar que no se cuente con

información oportuna para la toma de decisiones.

2.25. Además, se podrían aprobar beneficios a adultos mayores que no cumplan con los requisitos

definidos por el CONAPAM.

Revisión de expedientes físicos en el sistema SIPAM del CONAPAM.

2.26. Según revisión efectuada a una muestra de 21 expedientes en el sistema SIPAM, se observaron las

siguientes debilidades de control:

*El sistema no brinda un reporte o una opción de consulta de las ayudas que se han brindado a los

adultos mayores beneficiarios, ayudas pendientes de entregar ni ningún otro tipo de reporte.

* En 15 beneficiarios no se indica el número telefónico.

* Se presentan 6 casos de ayudas que se otorgan, sin embargo en el sistema en la opción de

defunción indica “Sí”.

* En el sistema SIPAM existe un apartado que indica el tipo de ayudas aprobadas, sin embargo se

encontraron dos casos que no son consistentes con esto, ya que en el expediente se encontraron

ayudas en servicios básicos y municipales.

2.27. Al respecto, las Normas de Control Interno para el Sector Público en la sub norma 4.4.1 indica

que el jerarca y los titulares subordinados deben establecer las medidas pertinentes para que los

actos de la gestión institucional , sus resultados y otro eventos se registren y documenten en el

lapso adecuado y conveniente.

2.28. Además, la norma 4.5 del citado cuerpo normativo indica .que se deben establecer las actividades

de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional, tomando en

cuenta el bloque de legalidad.

2.29. Tal situación se presentó, según indicó la coordinadora de la red, porque no han contado con el

tiempo para alimentar el sistema.

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2.30. Lo anterior, podría originar que no se cuente con información confiable y oportuna para la toma

de decisiones.

Presentación de informes trimestrales y anuales de la Municipalidad al CONAPAM.

2.31. La presentación de informes al CONAPAM no se llevó a cabo conforme lo establece el Convenio

vigente para el período en estudio. En el año 2016 no se presentaron los dos informes de

ejecución y liquidación del I y II trimestre.

2.32. Asimismo, el informe trimestral correspondiente a los meses de julio, agosto y setiembre, fue

remitido por correo electrónico al CONAPAM el 25 de octubre del 2016, el convenio indica que

debe ser suministrado en los primeros 10 días del mes. Además, el del IV trimestre se presentó

junto al plan de trabajo el 9 de febrero 2017 incumpliéndose la cláusula segunda inciso p) del

convenio.

2.33. Con respecto al informe anual, se presentó el 07 de febrero del 2017 conjuntamente con el plan

de trabajo para el período 2017, siendo que el convenio indica que este informe se debe presentar

al 30 de junio del siguiente año, no obstante, este documento no cumple con lo estipulado en la

cláusula séptima del citado convenio ya debe contener el logro de los objetivos planteados,

información básica del formato que se propone en el procedimiento para el otorgamiento de

subsidios, verificación de la inversión en los servicios y fiscalización y seguimiento del uso de

los recursos recibidos.

2.34. En concordancia con lo anterior, el Convenio 327-2016 entre la Municipalidad Vázquez de

Coronado y CONAPAM, cláusula segunda inciso p) indica que la Municipalidad debe remitir un

informe de ingresos y gastos trimestral, junto con una conciliación bancaria y un estado de cuenta

del último mes, en los primeros 10 días del mes, a la Unidad de Fiscalización Operativa y la

sétima cláusula indica que la Municipalidad deberá presentar al 30 de junio del año siguiente, un

informe anual sobre el uso de los fondos, el cual se referirá a la ejecución del presupuesto del

programa, así como al logro de los objetivos planteados en el respectivo plan de trabajo.

2.35. De igual forma, las Normas de Control Interno para el Sector Público en la sub norma 4.4.1

indica que el jerarca y los titulares subordinados deben establecer las medidas pertinentes para

que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otro eventos se registren y documenten

en el lapso adecuado y conveniente.

2.36. Asimismo, la norma 4.5 de la citada normativa indica que se deben establecer las actividades de

control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional, tomando en cuenta

el bloque de legalidad.

2.37. La situación descrita se da por incumplimiento en lo establecido en el convenio firmado entre la

Municipalidad y CONAPAM.

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2.38. Lo anterior puede suscitar que se pierda el beneficio a los adultos mayores por no dar

cumplimiento al convenio establecido con CONAPAM.

Diferencia en el monto de los recursos percibidos de CONAPAM y los establecidos en el

Convenio con esta Institución.

2.39. Existe una diferencia de ¢5.000.625 entre el monto ingresado en la cuenta 100-01-053-000356-2

del Banco Nacional, en la cual se manejan los recursos de CONAPAM y el monto establecido en

el convenio. Según el estado de cuenta del Banco se depositó ¢37.996.875 y lo definido en el

convenio fue de ¢42.997.500. Además, según se observa en los estados de cuenta del Banco, los

depósitos del CONAPAM no ingresaron todos los meses. Así por ejemplo, en enero, abril,

octubre y diciembre no hubo registro de depósitos; en mayo y noviembre se registran dos

depósitos efectuados en dicha cuenta. Esta Auditoría no encontró evidencia de la existencia de un

control sobre estos ingresos y egresos por lo que se desconoce la razón de esta diferencia.

2.40. Según consulta realizada a la Auditoría del CONAPAM indicaron que, de acuerdo con la cláusula

Cuarta del Convenio, el monto será girado por el CONAPAM según la disponibilidad

presupuestaria, la programación financiera fijada por el Gobierno Municipal y la previa

comprobación del cumplimiento de los siguientes requisitos, por parte de la Municipalidad

destinataria. Manifiestan además que los dineros se girarán de acuerdo a la disponibilidad del

presupuesto con que cuenta el CONAPAM, pero es conveniente que exista una adecuada

comunicación entre la Municipalidad y el CONAPAM, que es la Institución que transfiere los

recursos.

2.41. Menciona la cláusula Cuarta del Convenio 327-2016 sobre el giro de los recursos que el monto

será girado por el CONAPAM, según la disponibilidad presupuestaria, la programación

financiera fijada por el Gobierno Municipal y la previa comprobación del cumplimiento de

algunos requisitos por parte de la Municipalidad destinataria.

2.42. Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público indican en el punto 4.5 que se

deben establecer las actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la

gestión institucional, tomando en cuenta el bloque de legalidad.

2.43. Esta situación se debió a la ausencia de controles sobre los recursos que se reciben del

CONAPAM para la atención de los adultos mayores del Cantón y a la falta de coordinación con

las autoridades competentes para determinar las diferencias en los depósitos.

2.44. Al presentarse esta condición, se podría generar que no se cuente con la liquidez suficiente para

cubrir con las necesidades de los adultos mayores que forman parte del programa de ayudas.

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Revisión sistema SIPAM del CONAPAM

2.45. La Municipalidad no cuenta con respaldos de la información que incorpora CONAPAM en su

sistema. La persona encargada de alimentar el sistema en la Municipalidad es la Coordinadora de

Intermediación de empleo.

2.46. Según indicó el encargado de informática de la Municipalidad es responsabilidad de CONAPAM

asegurar la integridad de la información almacenada, no obstante, es posible almacenar la

información en los servidores con documentos digitales o en hojas de cálculo para contar con un

respaldo de la información en los archivos institucionales.

2.47. Las Normas de Control Interno para el Sector Público indican en el punto 5.1 que el jerarca y los

titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los elementos y condiciones

necesarias para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las

actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y

con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para

la consecución de los objetivos institucionales. El conjunto de esos elementos y condiciones con

las características y fines indicados, se denomina sistema de información, los cuales pueden

instaurarse en forma manual, automatizada, o ambas.

2.48. Lo señalado en los párrafos precedentes obedece a que el respaldo de la información se realiza

desde CONAPAM, la Municipalidad no cuenta con estos.

2.49. Al no realizarse los respaldos de información en la Municipalidad, podría darse una pérdida de

datos ante un fallo en el sistema SIPAM de CONAPAM.

Revisión libros contables

2.50. De acuerdo con una revisión efectuada a los libros contables que lleva la Municipalidad del

manejo de estos recursos, se determinaron las siguientes debilidades de control:

*No han sido trasladados a esta Auditoría Interna para su legalización, por lo que la información

que en ellos se presenta carece de legalidad.

*De la revisión del libro mayor se observó que el saldo de bancos a diciembre 2016 según

conciliación bancaria es de ¢6.734.185.97 y este libro presenta un saldo de ¢6.549.650.97 lo

que muestra una diferencia de ¢184.535. Según indicó la contadora adjunta, no se ha

determinado las razones de dicha diferencia, ya que fue el director financiero quien la detectó al

realizar la liquidación presupuestaria del período 2016.

*Además, en el folio 45 de este libro mayor, en la cuenta Superávit libre remanente no se

encontró lo correspondiente al año 2016, según indicó la contadora adjunta, omitió anotar los

asientos de cierre.

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2.51. La norma 4.4.4 de las Normas de Control Interno para el Sector Público indica que el jerarca y los

titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros

contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que se

definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización,

disponibilidad, cierre y custodia.

2.52. Los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense Nº 34460-H vigentes a

la fecha del estudio, mencionan varios principios entre ellos que el registro de todos los hechos de

carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan

estos.

2.53. Las situaciones descritas se presentan por falta de aplicación de la normativa por parte de los

encargados de legalizar los libros.

2.54. Además, la contadora adjunta indicó que se omiten registros en los libros por falta de tiempo para

llenarlos.

2.55. Lo anterior podría generar que la información que en ellos se presenta no sea confiable por cuanto

no se encuentran legalizados por la autoridad competente.

2.56. Además, podría ocasionar falta de credibilidad en los registros contables al existir diferencias de

anotaciones en libros u omisión de registros.

Respaldo asientos contables

2.57. De conformidad con la revisión efectuada a la información contable relacionada con los recursos

girados por CONAPAM para el programa de ayuda de los adultos mayores, se observó que la

información que respalda los asientos contables es la carátula del cheque con el cual se realizó el

pago, no así facturas u otro tipo de comprobante donde se pueda realizar dicha verificación,

según indicó la contadora adjunta esto se debe a que esa es la única información que recibe para

llevar a cabo el registro contable.

2.58. Las Normas de Control Interno para el Sector Público en la sub norma 4.4.1 indica que el jerarca

y los titulares subordinados deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la

gestión institucional, sus resultados y otro eventos se registren y documenten en el lapso

adecuado y conveniente.

2.59. Asimismo, los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, vigentes a

la fecha del estudio, inciso 4 manifiestan que todas las operaciones tramitadas se den en forma

ordenada, quedando debidamente justificada la información registrada.

2.60. Lo anterior se debe a la ausencia de un procedimiento en el cual se definan los criterios a seguir

en el registro de las transacciones contables, así como su adecuada documentación en pro de una

rendición de cuentas transparente.

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2.61. Podría ocasionar que no se cuente con información confiable y oportuna para la toma de

decisiones, además de una falta de transparencia en los registros contables.

Diferencia en saldos de las ayudas entregadas a los adultos mayores y el pago a

proveedores.

2.62. No se encontró evidencia de la existencia de un control de los recursos girados por compras

efectuadas para la atención de los adultos mayores, por parte de las funcionarias a cargo de la red

de cuido, ni por parte del área contable. Según información suministrada por la vicealcaldesa, las

ayudas entregadas a los adultos mayores durante el 2016, ascienden a ¢39.116.464.60. No

obstante los pagos realizados a los proveedores, según consta en los registros bancarios del

período, suman ¢37.817.113.07, generándose una diferencia de ¢1.299.351.53.

2.63. Según manifiesta la coordinadora de la Red de Cuido, ésta se encarga de efectuar la adjudicación

y entrega del beneficio a los adultos mayores, el tema contable es manejado directamente por el

Departamento Financiero. Por otro lado, indica la contadora adjunta que no existe ningún control

específico de las cuentas de CONAPAM, los controles son los establecidos para efectos

presupuestarios.

2.64. Las Normas de Control Interno para el Sector Público en la sub norma 4.1 establece que el jerarca

y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y

perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las

políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la

operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas

actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los

requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.

2.65. La ausencia de controles sobre los fondos disponibles para la adquisición de bienes y servicios

para el cuidado del adulto mayor en el Cantón, podría ocasionar que no se lleve una certeza real

del dinero disponible para este fin, así como falta de transparencia en el manejo de dichos

recursos.

3. Conclusiones

3.1. La Municipalidad de Vázquez de Coronado, de conformidad con el convenio 327-2016 realizado

entre esta Institución y la Comisión Nacional Para la Atención del Adulto Mayor (CONAPAM),

llevó a cabo la administración de los recursos girados por esta Comisión para el período en

estudio, procurando de esta forma calidad de vida en la población adulta mayor del Cantón.

3.2. No obstante, se observan debilidades de control interno, las cuales se reflejan en:

Un manual de procedimientos desactualizado y sin aprobación.

Carencia de un plan de mejora relacionado con la administración de estos recursos.

Falta de identificación de los riesgos asociados con la administración de estos recursos.

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Debilidades de control en los expedientes físicos.

Carencia de respaldo a nivel institucional de la información que mantiene el sistema SIPAM de CONAPAM.

Debilidades observadas en los libros contables y en la documentación de respaldo de los asientos contables.

Diferencia en saldos de las ayudas entregadas a los adultos mayores y el pago a proveedores.

3.3. Es necesario fortalecer la estructura de control interno institucional para lograr el cumplimiento

de sus objetivos institucionales y con ello mostrar transparencia en la gestión institucional y en la

rendición de cuentas en lo que corresponde al manejo de estos fondos.

3.4. El objetivo que la Auditoría Interna pretende alcanzar con los estudios que se ejecutan y las

recomendaciones que se emiten en éstos, es coadyuvar en el logro de los objetivos institucionales

mediante el fortalecimiento del control interno en la Municipalidad. Este objetivo se logra si se

da una participación activa en su adopción por parte de los entes auditados, de ahí la importancia

de que la Administración acoja cada una de estas recomendaciones y proceda con su

implementación.

4. Recomendaciones

Al alcalde municipal

4.1 Llevar a cabo las gestiones necesarias a fin de que el manual de procedimientos existente sea

actualizado, aprobado y divulgado a los funcionarios interesados. La acreditación del

cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría

Interna en el que se consigne que el manual fue actualizado, aprobado y de conocimiento de los

interesados, a más tardar el 31 de octubre del 2017. Ver párrafos del 2.1 al 2.7 de este informe.

4.2. Coordinar con el contralor interno la elaboración de un plan de mejora de conformidad con los

resultados reflejados en la autoevaluación de control interno y someterlo a su aprobación por

parte del Concejo Municipal. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará

mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 30 de noviembre del

2017, en el que se consigne la elaboración de este plan y su aprobación por parte del Concejo

Municipal. Ver párrafos del 2.8 al 2.12 de este informe.

4.3. Designar los responsables tanto de emitir como de enviar los informes establecidos en el

convenio, así como que cumplan con todos los requisitos establecidos en el mismo. La

acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio

a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre del 2017, que se consigne quienes son los

responsables. Ver párrafos del 2.31 al 2.38 de este informe.

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/sistemas-control/sistemas-control.shtml

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Al contralor interno

4.4. Coordinar con el área a cargo del proceso la identificación de los riesgos relacionados con el

manejo de estos fondos, así como en la conformación de los expedientes para la administración

de estos riesgos. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la

remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 30 de noviembre del 2017 en el que

se consigne que se llevó a cabo la identificación de los riesgos y se elaboró el expediente para la

administración de dichos riesgos. Ver párrafos del 2.13 al 2.18 de este informe.

A la coordinadora de la red de cuido

4.5. Establecer un plan de acción con los responsables y fechas de cumplimiento para efectuar la

revisión y actualización de los expedientes conforme lo requiere el mencionado convenio. La

acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio

a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre del 2017, en el que se comunique el plan de

acción que se llevará a cabo. Ver párrafos del 2.19 al 2.25 de este informe.

4.6. Establecer un plan de acción con los responsables y fechas de cumplimiento para realizar la

actualización de datos en el sistema SIPAM. La acreditación del cumplimiento de esta

recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el

31 de octubre del 2017, que se consigne la elaboración de dicho plan. Ver párrafos del 2.26 al

2.30 de este informe.

4.7. Establecer los controles necesarios sobre los recursos percibidos de CONAPAM para la atención

del adulto mayor, que garanticen una adecuada conciliación tanto de los ingresos como de los

egresos por parte del área contable y de esta Unidad. La acreditación del cumplimiento de esta


30 de noviembre del 2017, que consigne la creación de los citados controles, así como su

implementación. Ver párrafos del 2.39 al 2.44 de este informe.

4.8. Coordinar con el funcionario a cargo de la Unidad de Informática el respaldo oportuno de la

información que se considere de relevancia para que la Municipalidad cuente con una base de

datos de la información que se ingresa en este sistema. La acreditación del cumplimiento de esta


31 de octubre del 2017, que se consignen las acciones que se van a llevar a cabo para contar con

el respaldo oportuno de la información. Ver párrafos del 2.45 al 2.49 de este informe.

4.9. Coordinar con el área contable la implementación de un control en el cual se puedan conciliar las

compras efectuadas para la atención del adulto mayor registradas en Contabilidad, con los datos

que lleva la red de cuido. El cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión

de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre del 2017, que se consigne la

elaboración e implementación de este control. Ver párrafos del 2.62 al 2.65 de este informe.

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A la contadora adjunta

4.10. Llevar a cabo los ajustes necesarios a fin de que los libros contables reflejen los saldos correctos.

La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un

oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre del 2017, que se consigne que se

realizaron los ajustes en los libros contables. Ver párrafos del 2.50 al 2.56 de este informe.

4.11. Remitir a esta Auditoría Interna para su autorización los libros contables. La acreditación del

cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría

Interna, a más tardar el 30 de setiembre 2017 con la entrega de los libros a esta Unidad para

proceder a su legalización. Ver párrafos del 2.50 al 2.56 de este informe.

Al director financiero

4.12. Establecer procedimientos para el registro contable y documentación de las transacciones que se

realicen con los recursos de CONAPAM a fin de garantizar transparencia en el proceso contable.

La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un

oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 30 de noviembre del 2017, que se consignen los

procedimientos para estos registros y su documentación. Ver párrafos del 2.57 al 2.61 de este

informe.

informe sobre la auditorÍa de carÁcter especial del convenio establecido entre...

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