INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

JEFE DE CONTROL

INTERNO,

O QUIEN HAGA SUS

VECES:

LIZETH PAOLA MENESES ZAMBRANO

PERÍODO EVALUADO: Julio a Octubre de 2019

FECHA DE ELABORACIÓN: Noviembre de 2019

De conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 9 de la Ley 1474 del 2011, la Oficina de Control Interno y Gestión presenta el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga correspondiente al periodo julio-octubre de 2019.

En el marco del desarrollo de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y gestión – MIPG, establecido por el Decreto Nacional 1499 de 2017, se adelantó en la Dirección de Transito de Bucaramanga el autodiagnóstico, aplicado en mesas de trabajo con el equipo que realiza actividades en el marco de las dimensiones (Talento Humano, Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados, Evaluación de Resultados, Control Interno y Gestión de la Información y la Comunicación y Gestión del Conocimiento y la Innovación) en las que se recopilo información relacionada con el estado de la implementación de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional que aplican a las entidades públicas y se consolidan en el MIPG. El presente informe se continúa presentando bajo la estructura del Modelo MECI, enfocado en la dimensión de control interno dentro del MIPG, en línea con las buenas prácticas que referencia el Modelo COSO, y actualizado en un esquema de cinco (5) componentes: 1. Ambiente de Control; 2. Evaluación del Riesgo; 3. Actividades de Control; 4. Información y Comunicación; 5. Actividades de Monitoreo.

De acuerdo con lo previsto en el Decretos 648 y 1499 de 2017, la entidad actualizó los actos administrativos relacionados con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, mediante Resolución 239 del 25 de junio 2018, se integró el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el cual será el encargado de orientar la implementación y operación del modelo integrado de Planeación y Gestión MIPG.

1. AMBIENTE DE CONTROL

Este componente demuestra primordialmente el compromiso y liderazgo de la entidad, estableciendo

lineamientos que fortalecen el ambiente de control; por tal razón se tiene como evidencia en su amplia

gestión que la entidad cuenta con un Código de ética que formula los principios y valores adoptados al

interior de la entidad, adoptado mediante acto administrativo No.171A del 07 de abril de 2017, en el cual

se formulan (5) principios y (4) valores Institucionales. Los valores institucionales se difunden en la entidad

a través de campañas y programas de inducción y re inducción, lideradas por parte de la oficina de Talento

Humano.

PRINCIPIOS: Se refieren a las normas o ideas fundamentales que adopta la institución para que guíen y

orienten la conducta organizacional.

VALORES: Conductas o normas consideradas como deseables en una comunidad, cualidades de todos

los servidores públicos o particulares con funciones públicas para acondicionar el modelo de servicio.

Estilo Liderazgo Alta Dirección

Frente al estilo de liderazgo de la alta Dirección, se encuentran dados en la planeación estratégica para las vigencias 2018/2019, el cual contiene los propósitos y objetivos Institucionales de largo plazo, metas y prioridades a mediano plazo y las estrategias y líneas generales de política que orientan las actividades del Gobierno Municipal en materia Vial definidos para cada periodo de un Gobierno Municipal.

Se resalta la gestión adelantada por la alta Dirección en la búsqueda y consecución de recursos de inversión para el mejoramiento de las políticas institucionales que le competen, así mismo se ha venido realizando un trabajo de planeación estratégica para el desarrollo de los siguientes proyectos: Mejoramiento y Fortalecimiento de la Capacidad Institucional para el Desarrollo de Políticas institucionales con el objetivo de cumplir con los retos del Plan Municipal de Desarrollo 2016-2019, mejorando la oportunidad en la prestación de los servicios y ampliando la cobertura a nivel local a través del fortalecimiento de la capacidad institucional, Mejoramiento de las Políticas institucionales a través de las Tecnologías de Información TICS con el objetivo de actualizar y mejorar los procedimientos y recursos empleados en la investigación, formulación y difusión de políticas institucionales de aplicabilidad para la entidad y sus servidores públicos. Comité Institucional de gestión y desempeño: En el periodo evaluado se llevaron a cabo ocho (8) comités, en los cuales se trataron temas relacionados con avances de la implementación MIPG, se capacito en el modelo integrado de planeación y gestión, se difundió la conformación, funciones, plan de trabajo de actualización de los miembros del comité, se ha dado ejecución de las actividades del plan de trabajo para la actualización de cada una de las dimensiones del modelo integrado de planeación y gestión, en 48 productos requeridos tales como los planes de acción requeridos en el decreto nacional 612 del 2018, los cuales se formularon para las vigencias 2018 y 2019:

Lógica Ética

Estética Servicio

VALORES

Plan institucional de archivos de la entidad -PINAR, Plan anual de vacantes, plan previsión de recursos humanos, plan estratégico de talento humano, plan institucional de capacitación, plan de incentivos institucionales, plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo, plan estratégico de tecnologías de la información y comunicaciones PETIC, plan de tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad dela información, plan de seguridad y privacidad de la información. Se presento y público el informe de seguimiento al plan anticorrupción y de atención al Ciudadano con Se adelantó la verificación del cumplimiento, del plan anticorrupción y de atención al ciudadano y efectuó

el seguimiento y control a la implementación y a los avances de las actividades consignadas en el Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, con corte a 31 de agosto, dicho seguimiento se encuentra

publicado en la página Web de la entidad en el Link: Transitobucaramanga.gov.co/planes.php.

-Denuncias por posibles actos de corrupción:

Se reportaron posibles irregularidades en la liquidación y pago de la prima de servicios y de navidad a la secretaria de transparencia. GESTION DEL TALENTO HUMANO

La Dirección de Transito de Bucaramanga gestiona el desarrollo del Talento Humano de manera articulada con los demás procesos de la entidad, lo que ha permitido ejecutar los programas de capacitación, bienestar e incentivos y seguridad y salud en el trabajo conformado con los planes: Institucional de capacitación 2019 y Plan Estratégico del Talento Humano (PETH), acorde con las necesidades de los servidores públicos. Se ejecutaron diferentes actividades de capacitación las cuales se relacionan a continuación:

Julio: Seminario Regional “Un espacio de conocimiento” PNSV, Nuevo Código Disciplinario, Reinducción Funciones del Comité de Convivencia Laboral y Acoso Laboral, Cómo manejar el Acoso laboral desde el Comité de Convivencia de cada Entidad, Proyecto Metropolitano Cámara de Comercio de Bucaramanga, Contratación Estatal, Comparenderas Electrónicas , Código de Integridad, Atención al Cliente, Inducción-Reinducción-Socialización Código de Ética-PESV-SGSST, Curso Virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG, Módulo de Fundamentos Generales 8 Módulos . Agosto: Comparenderas Electrónicas, Seminario Resolución de Conflictos, Reinducción y actualización en regulación y demás actividades que involucra a los diferentes actores viales PESV, Normatividad de Tránsito y Transporte Resolución 1572 del 3.05.2019. Septiembre: Prevención de accidentes laborales y Operación de Grúas, Seminario Nuevo Código Disciplinario, Panorama Plan Estratégico de Seguridad Vial PESV- Normatividad y Datos, Taller Seguridad Vial Laboral PESV, Seminario Gestión Pública . Octubre: Sigep II, Implementación del Sistema de Gestión PQRS, Cultura de Inspección y características básicas de los Vehículos-Vehículo Seguro.

El PIC está diseñado teniendo en cuenta la estructura y metodología que propone el Departamento

Administrativo de la Función Pública (DAFP), se viene llevando a cabo de acuerdo al cronograma

establecido con sus respectivas evidencias de asistencia. Este documento responde a las necesidades

de capacitación de los servidores públicos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga y el desarrollo del

mismo satisfaciendo dichas necesidades, teniendo en cuenta el desarrollo de las capacidades, destrezas,

habilidades, valores y competencias fundamentales con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y

organizacional de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento

en la prestación de los servicios. En el diagnóstico de las necesidades de capacitación, se debe tener en

cuenta no solo la encuesta a las dependencias a través del formato de necesidades sino también en lo

plasmado en el Comité del Plan Institucional de Capacitación PIC.

Programa De Bienestar Social:

Con base en lo establecido en el Plan de Bienestar Social Laboral vigencia 2019, se programadas diez

(10) actividades:

N° Actividades de Bienestar Tipo de Actividad

Frecuencia de la Actividad

1 Celebración día de la mujer Social Laboral Una vez al Año

2 Día del Agente de Tránsito Social Laboral Una vez al Año

3 Día de la secretaria Social Laboral Una vez al Año

4 Celebración Cumpleaños Social Laboral Una vez al Mes

5 Día de los niños Familiar Una vez al Año

6 Jornada Lúdico Deportiva Familiar-Física Una vez al Año

7 Actividad de Vida Saludable Física Trimestral

8 Actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo Mental y Física Mensuales

9 Celebraciones espirituales en actos protocolarios Espiritual Una vez al Mes

1. Celebración Día de la Mujer 2. Celebración Día del Agente de Tránsito

3. Celebración Día de la Secretaria

4. Cumpleaños Funcionarios meses de julio a octubre de 2019

¡Feliz Cumpleaños!Que tu día esté lleno de sorpresas

Mes de Julio

Nombre Día

Omar Saavedra Godoy 1

María del Carmen Céspedes Quintero 4

Elder Omar Jaimes Tarazona 5

Jorge Eliecer Carrillo Gómez 5

Carlos Omar Cote Navas 5

Gonzalo Uribe Avendaño 5

Isnardo Castellanos Cordero 6

Jaime Arias Martínez 7

Alba Patricia Issa Goyes 9

Ramiro Meléndez Díaz 9

Edgar Augusto Gélves Monsalve 10

Wilson Lázaro Lázaro

John Carlos Sánchez Lizcano

11

14

Nombre Día

Carlos Arturo Camacho Ribero 15

Carmen Rosa Prada Arciniegas 16

María Consuelo Rodríguez

Alarcón 17

Juan Carlos Plata Martínez 17

Hernán Darío Rueda Serrano 17

Carlos Neil Berbeo Nocua 20

Laura Fuentes Manrique 22

Orlando Rodríguez Díaz 22

Flor Elva Delgado Cárdenas 26

Martha Cecilia Bravo Rueda 26

Gustavo Lozada Botía 26

Guillermo Aguilar Vargas 26

Lorenzo Ardila Rueda 27

Erick Ivan Reyes Marin 27

Jaime Bueno Ballesteros 28

¡Feliz Cumpleaños!Que tu día esté lleno de sorpresas

Mes de Agosto

Nombre Día

Ariel Enrique Camacho Gutiérrez

German Torres Prieto

1

3

Hernán Niño Maldonado 7

Edgar Isidro Toloza Hernández 8

Elber Velásquez Valero

Julia Fernando Duarte

12

12

Edgar Guerrero Melo 12

José del Carmen Bayona Romero 12

Edilma Díaz Reyes 13

Carlos Mauricio Rueda Cañas 14

Edgar Capacho

Albert Nova Salazar

Herminda Hernández Ávila

14

15

20

Nombre Día

Evelio Muñoz Figueroa 20

José Gustavo Pabón Álvarez 20

Yesid Villamizar Rangel

Yobani Abelardo Barroso Araque

20

21

Gerardo Gutiérrez Torres

Ricardo Infante Gómez

José Manuel Gómez Amezquita

22

23

23

Pedro Alfonso Sandoval Morales 25

Ramiro Parra Almeida 26

Alfonso Meneses Fonseca 27

Gilberto Amaya Arciniegas 28

Norberto Vesga Montoya

Valentina Ordoñez Sarmiento

28

31

¡Feliz Cumpleaños!Que tu día esté lleno de sorpresas

Mes de Septiembre

Nombre Día

Jorge Enrique Parra Agudelo 1

Nancy Stella Toloza Villabona 3

Giorge Bernal Machuca 3

Julio Cesar Ordúz Sandoval 3

María Cristina Moreno Forero 4

Iván Rangel Pérez 7

Luis Hernando Ospino Quintero 11

Diego Armando Rodríguez H. 12

Henry René Maluendas García 12

Nombre Día

Virlas Enrique Orcasitas Rosado 14

Jennifer Xiomara Benavides

Téllez 16

Álvaro Fernando Mariño Galán 23

Néstor Montañez Urrea 25

Jhon Jairo Villamizar Pinzón 26

Martha Patricia Rangel Pineda 27

Alirio Rondón Acevedo

Custodio Duran Carreño

José Humberto Ballesteros

27

25

18

¡Feliz Cumpleaños!Que tu día esté lleno de sorpresas

Mes de Octubre

Nombre Día Nombre Día

Yiris Rolando Gómez Vargas 1 Oscar Santos Otero 14

Álvaro Núñez Gómez 2 Amelia María Farfan 15

Jhon Alexander Ojeda Rodríguez 2 Felix Antonio Morales Pineda 16

Jacobo Gualdrón Gualdrón 3 Jorge Alberto Badillo Delgado 16

Hugo Moreno Flórez 4 Pedro Antonio Ramírez García 17

Reinaldo Márquez 4 Nelson Mejía Fonseca 20

Edgar Mondragón Villabona 7 William Alfonso Arévalo Gómez 22

Paola Marcela Redondo Rueda 8 María Fernanda Rodríguez Díaz 26

Jaime Osma Villamizar 9 Linkol Mendivelso Tolosa 27

Hugo Duarte Fonseca 10 Edgar Leandro Rueda Piamonte 28

Ana Sixta Casanova Jaimes 11 María Alby Rueda Rodríguez 29

Ciro Hernando Moreno Jaimes 12 Claudia Celmira Mejía Muñoz 30

5. Día de los Niños 31 de octubre de 2019

6. Jornada Lúdico-deportiva

7. Actividades de Bienestar Estilos de Vida saludable

8. Actividades de seguridad y salud en el trabajo

Panorama Plan Estrategico de Seguridad Vial PESV- Normatividad y Datos

Taller Seguridad Vial Laboral

9. Celebración Espiritual: Se realizó la celebración eucarística los primeros viernes del mes de julio, agosto septiembre y octubre

Cumplimiento del Programa de Incentivos:

El grupo de talento humano de la entidad está dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución 292

del 11 de mayo de 2015 por medio del cual “adoptó el Plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios de

la entidad.

Mediante Resolución 324 del 20 de septiembre 2019 “se otorgó estimulo educativo de conformidad con la Resolución 292 del 11 de mayo de 2015, a funcionarios siguientes funcionarios de la entidad para el segundo semestre de la presente vigencia: Javier Villabona Ortiz, Isabel Cristina Carvajal Acevedo y Cristian Jaimes Barona.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud En El Trabajo de la DTB:

La Dirección de Transito Bucaramanga comprometida con el cambio y desde la Oficina de Seguridad y

salud en el trabajo se dio inició al diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad de

Salud en el Trabajo de acuerdo a la Ley 1562 de 2012 y Decreto 1072 de 2015, documentos que se

encuentran parametrizados en la herramienta tecnológica GOOGLE DRIVE de la entidad. Diseñó e

implementación y actualización de los siguientes programas protocolos y formatos: Profesiograma

diligenciado SG-SST, Matriz de requisitos legales, Actualización del Programa de Vigilancia

Epidemiológico de factor de Riesgo Psicosocial, Formato del PVE Auditivo, Formato de Seguimiento

Consulta Psicológica, Protocolo Actuación Situación de Duelo, Reglamento de Higiene y Seguridad

Industrial, Actualización del Programa de Reintegro Laboral, Formato del PVE Auditivo. Protocolo de

depresión y Actuación en el Entorno Laboral, El Manual del Sistema de Gestión y seguridad y salud en el

trabajo, El Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, La Revisión por la Alta Dirección del SGSST.

Instructivo para la realización de actividades deportivas y culturales. Se desarrollaron las siguientes capacitaciones durante el periodo: Capacitaciones sobre Estilos de Vida Saludable al personal administrativo de la Entidad por medio de actividad lúdica Dra. Klaun; Socialización Política Integral Prevención Consumo de Alcohol, Tabaco y Sustancias Psicoactivas y la política integral de gestión; Ministerio de Trabajo sobre la conmemoración del día nacional de seguridad y salud en el trabajo el 26 de julio de 2019; lesiones aprendidas, difusión de los accidentes de trabajos ocurridos en el mes de julio;

inducción del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; Autocuidado, Manejo de Cargas, Políticas Operacionales, Uso Elementos de Protección Personal y Estilos de Vida Saludable a personal de Servicios Generales y Conductores.

Capacitación Autocuidado, Manejo de Cargas, Políticas Operacionales, Uso Elementos de Protección Personal y Estilos de Vida Saludable a personal de Servicios Generales y Conductores

Socialización funcionamiento y Elecciones Comité de Convivencia

Socialización Programa de Rehabilitación y Reincorporación Laboral

Capacitación Autocuidado

Capacitación en Estilos de Vida Saludables

Capacitación y socialización Política Integral Prevención Consumo de Alcohol, Tabaco y Sustancias Psicoactivas

Se realizan pruebas de alcoholemia al personal operativo de la Entidad

Socialización de Reporte de Investigación de Accidentes de trabajo

Relación de actividades Desarrolladas en el periodo julio a octubre de 2019

Comité Paritario De Seguridad Y Salud En El Trabajo

Comité De Investigación De Accidentes.

Inspecciones Planeadas

Programa Medicina Preventiva y Del Trabajo

Plan de Emergencia

Pgirs

Seguridad Industrial

Archivo y Retención Documental del Sg-Sst

Comité de Convivencia Laboral

Estudios Previos Para Las Actividades DE SST

Ejecución presupuestal: La ejecución en el periodo enero a septiembre de 2019 (compromisos) alcanzo un 68.44%, distribuidos en gastos de funcionamiento e inversión con una ejecución del 70,87% y 59.47% respectivamente, tal como se presenta a continuación.

Rubro Nombre Rubro Ppto Final Disponibilidad

Acumulada Compromisos Acumulados

Pagos Acumulados

SALDO POR EJCUTAR

% Ejec. Comp.

03 PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

27.886.145.208 20.446.752.610 19.763.701.643 13.169.867.555 8.122.443.565 70,87%

0350 GASTOS DE PERSONAL 17.942.369.668 12.621.207.326 12.587.816.125 10.836.537.599 5.354.553.543 70,16%

0351 GASTOS GENERALES 4.860.354.663 4.023.325.984 3.960.740.580 2.041.240.190 899.614.083 81,49%

0352 TRANSFERENCIAS CORRIENTES

3.256.126.044 1.980.127.801 1.782.089.981 557.948.691 1.474.036.063 54,73%

0355 OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

1.827.294.833 1.822.091.499 1.433.054.957 1.433.054.957 394.239.876 78,42%

06 GASTOS DE INVERSION 7.557.290.275 4.521.243.933 4.494.098.902 1.523.117.043 3.063.191.373 59,47%

0635 SECTOR TRANSPORTE 7.557.290.275 4.521.243.933 4.494.098.902 1.523.117.043 3.063.191.373 59,47%

TOTALES 35.443.435.483 24.967.996.543 24.257.800.545 14.692.984.598 11.185.634.938 68,44%

A septiembre el total de compromisos asumidos por la entidad ascendió a $24.257.800.545

correspondiente al 68.44% de la apropiación vigencia 2019, los pagos por su parte sumaron

$14.692.984.598 equivalentes al 41.75 % de los compromisos.

Frente a los proyectos de inversión la ejecución presupuestal al mes de septiembre es de $4.494.098.902

correspondiente al 59.46% de la apropiación vigencia 2019.

2. EVALUACION DE RIESGOS

La Oficina Asesora de Planeación realizo asesoría y acompañamiento a los procesos para la elaboración de los (7) siete Mapas de Riesgos por procesos Vigencia 2019 : Control Vial, Registro de la Información, Centro de Diagnóstico Automotor CDA, Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Gestión de la Información TICS. Los cuales se encuentran publicados en la herramienta tecnológica Google Drive y en la página web de la entidad. Se identificaron veinticuatro riesgos de corrupción, dentro de los siete mapas de riesgos de corrupción para la presente vigencia. Es importante resaltar que la implementación de la norma ISO 9001:2015 modificó la estructura por procesos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en busca de una mayor funcionalidad, es por esto, que la entidad pasó de tener 19 procesos a 13 procesos. Se dio cumplimiento al Artículo 74° del Estatuto Anticorrupción con la publicación del plan de acción y plan de adquisiciones en la página Web de la entidad vigencia 2019. La entidad debe diseñar programas, que permitan fortalecer la creación de una cultura organizacional. Dar cumplimiento al procedimiento de inducción y reinducción a los contratistas. Los funcionarios de la entidad deben asistir a las capacitaciones programadas de acuerdo al Plan Integral de Capacitación.

19

.76

3.7

01

.64

3

12

.58

7.8

16

.12

5

3.9

60

.74

0.5

80

1.7

82

.08

9.9

81

1.4

33

.05

4.9

57

4.4

94

.09

8.9

02

4.4

94

.09

8.9

02

24

.25

7.8

00

.54

5

8.1

22

.44

3.5

65

5.3

54

.55

3.5

43

89

9.6

14

.08

3

1.4

74

.03

6.0

63

39

4.2

39

.87

6

3.0

63

.19

1.3

73

3.0

63

.19

1.3

73

11

.18

5.6

34

.93

8

0

20.000.000.000

40.000.000.000

03 0350 0351 0352 0355 06 0635 TOTALES

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Ppto Final Disponibilidad… Compromisos… Pagos… SALDO POR EJCUTAR

Realizar el seguimiento a los riesgos y aplicar los correctivos donde se evidencia la debilidad, se sugiere

revisar los riesgos de cada proceso, teniendo en cuenta la “guía para la administración del riesgo de

gestión, corrupción y seguridad digital y diseño de controles en entidades públicas”, Emitir lineamientos

para el tratamiento y manejo y seguimiento a los riesgos que afectan el logro de los objetivos

institucionales, la alta Dirección a través de los comités deberá monitorear y revisar el cumplimiento de

los objetivos a través de una adecuada gestión de riesgos con relación a los cambios realizados en el

Direccionamiento estratégico y como estos puedan generar nuevos riesgos o modificar los que ya se

encuentran identificados.

Se socializo la política de riesgos a los funcionarios de la entidad.

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

Se adoptó un modelo operativo por procesos para los sistemas de gestión y control implementados por

la entidad, cumpliendo los objetivos y políticas de calidad establecidos y a su vez a la ejecución de la misión y visión institucional.

Se evidenció que cada proceso cuenta con una caracterización, procedimientos, formatos, instructivos, guías, manuales, a los cuales se les han realizado mejoras y actualizaciones permanentes, con el propósito de mantener el sistema bajo los principios de eficiencia y efectividad. El mapa de procesos se redefinió, evaluó y analizo la interacción de los procesos. Debido a la implementación de la norma ISO 9001:2015, se modificó la estructura por procesos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en busca de una mayor funcionalidad, es por esto, que la entidad pasó de tener 19 procesos a 13, distribuidos de la siguiente manera:

N° PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

1 Dirección de los Sistemas de Gestión

Jurídica y Contratación

Centro Diagnostico Automotor

Gestión de Auditoria

2 Direccionamiento Estratégico

Gestión TICS Planeamiento Vial

3 Gestión de Atención al Cliente

Gestión Financiera Control Vial

4 Gestión Administrativa Registro de la información

5 Cultura Vial

Con el fin de armonizar el Sistema de gestión con las condiciones de la estructura Orgánica se modificó

el modelo de operación, el cual trae como consecuencia la reorganización de las operaciones,

procedimientos, procesos, roles y responsabilidades. Se presenta reasignación de responsabilidades a

los líderes de los procesos con relación a la estructura orgánica: El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

quedo como líder del proceso Gestión Jurídica y Contratación. La Secretaria General quedó como líder

del proceso administrativo que agrupa a las oficinas: Talento Humano, Almacén, Mantenimiento, Control

Interno Disciplinario y Gestión Documental. El jefe de la oficina Asesora de Sistemas lidera el Proceso

TICS creado en el nuevo modelo.

Actividades realizadas por parte de la Oficina asesora de Calidad: Se Diseño e implemento el nuevo

modelo de operación por proceso, el cual fue socializado y aprobó en el comité directivo, Se reorganizo ,

estructuro y documento el sistema de gestión, existe un procedimiento de auditoria Interna al Sistema

Integrado de Gestión, el cual se encuentra documentado, implementado y en proceso de mejora continua,

se presentó el nuevo Mapa de Procesos el cual ha sido socializado a los funcionarios de la entidad, de

conformidad con la norma SO 9001:2015.

Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí, y esto se logra por medio de un Sistema de Gestión, ya que es una herramienta que permite planear, ejecutar y controlar las actividades para el desarrollo de la misión de la entidad; es por esto, que el enfoque para gestionar los procesos en la Dirección de Tránsito de Bucaramanga se basa en el mantenimiento de los procedimientos y documentos, los seguimientos continuos, las actualizaciones y la creación de documentos en el sistema de gestión de calidad y ambiental. Así mismo, la entidad ejecuta programas ambientales los cuales están orientados a prevenir y mitigar los impactos generados por la realización de sus labores, actividades y procesos, acompañado del estímulo de la responsabilidad social y ambiental por parte de los funcionarios adscritos a la entidad, enmarcado en el cumplimento de la normatividad ambiental legal vigente aplicable a la organización. La entidad cuenta con mecanismos de seguimiento a la gestión institucional, para la revisión de avances y resultados, de igual forma realiza seguimientos mensuales de avance al plan indicativo de la entidad y realiza reporte a la Secretaria de Planeación Municipal mediante formato Plan de acción mensual. La Oficina asesora de Planeación, presentó el Informe de Seguimiento a la Gestión Institucional con corte a 30 de junio de 2019, el cual muestra el cumplimiento de las metas del Plan de acción Institucional. Se dio cumplimiento a la Guía de Plan anual de adquisiciones de Colombia Compra Eficiente y a lo establecido en el Comité de Plan anual de adquisiciones de la DTB, se encuentra Publicado en la página Web de la entidad. Desde la alta Dirección se revisan permanentemente los temas institucionales en los Comités Directivos realizados. En el desempeño de su rol de evaluador independiente, la Oficina de Control Interno y gestión, viene realizando sus auditorías permanentes, seguimientos a la gestión, elaboración y presentación de informes, acorde con las disposiciones legales vigentes, y su programación para la vigencia 2019. Convenios y contratos: Durante el periodo julio a octubre de 2019 se gestionaron diecinueve (19) procesos

contractuales. En el siguiente cuadro se muestra por modalidad por la cual fue contratado cada proceso.

Modalidad

de contratación

N° procesos

TIPO DE CONTRATO

Suministros

Compraventa

Prestación de servicios

Convenios

Prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la

gestión

Concurso de méritos 1 1

Mínima cuantía 9 5 4

Subasta Inversa 7 1 5 1

Directa 2 1 1

Totales 19 1 11 6 1

Procesos Disciplinarios:

Relación de los procesos disciplinarios, de acuerdo a la información suministrada por la secretaria

General, el estado de los mismos correspondiente al periodo Julio a octubre de 2019, se detalla a

continuación.

Indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación Vigencia 2019:

A continuación se presentan los indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación que hacen

parte de procesos estratégicos, con una frecuencia trimestral y anual, reportados con corte al III Trimestre

del año 2019.

Cumplimiento Planes de Acción: De los siete (7) Planes de Acción consolidados por la oficina asesora de Planeación reportados por cada dependencia de la entidad, los mismos cumplen con una calificación por encima del 70% para el periodo estudiado a corte de 30 de septiembre de 2019, conforme al reporte en las actividades programadas de acuerdo al cronograma establecido.

Cumplimiento de Proyectos de Inversión: Para el año 2019, se inscribieron 10 proyectos de Inversión en el Banco de Programas y Proyectos de la Secretaría de Planeación Municipal, los cuales ejecutaron las actividades proyectadas ejecutadas según sus cronogramas, con cumplimiento de las mismas con corte a 30 de septiembre de 2019.

NOMBRE DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR FRECUENCIA RESPONSABLE A ANÁLISIS DEL RESULTADO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Cumplimiento Planes de Acción Trimestral Jefe oficina Asesora Planeación CUMPLIO

Cumplimiento de proyectos de inversión Anual Jefe oficina Asesora Planeación CUMPLIO

TABLA DE INDICADORES OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Plan De Desarrollo 2016-2019 Gobierno De Las Ciudadanas y Los Ciudadanos

La oficina Asesora de Planeación ha contribuido en la gestión del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo - PDM 2016 -2019 “Gobierno de las ciudadanas y los ciudadanos”, y en lo particular en la vigencia 2019 así:

Actualización de ocho (8) y formulación de dos (2) proyectos de Inversión para un total de diez (10) correspondientes a la vigencia 2019 de acuerdo a las mesas de trabajo realizadas con los líderes y responsables de cada Proyecto de inversión en cumplimiento a las metas del PDM 2016-2019, en la

Asunto del proceso

Numero de asuntos tratados

Estado

Archivado

Indagación Preliminar

Investigación Disciplinaria

Proyecto pliego de cargos/ Citación a

Audiencia

Presuntas irregularidades en el

ejercicio de funciones

39 14 16 8 1

Presunto abuso de Autoridad

4 1 3 - -

Presunto incumplimiento de

funciones 7 2 2 1 2

Omisión en el ejercicio de funciones

3 1 -

1 1

Total procesos Julio a Octubre de 2019

53 18 21 10 4

metodología MGA y certificados por el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal, los cuales se presentan a continuación con sus respectivo número de registro CBDPIM:

TABLA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA DTB VIGENCIA 2019

PROYECTO DE INVERSIÓN CERTIFICADO CBPPIM

Formulación e implementación de alternativas que fomenten y fortalezcan la utilización de los modos

de transporte no motorizados en el municipio de Bucaramanga 20160680010200

Diseño e Implementación de un Centro de Investigación del Tránsito Vehicular y Peatonal en

Bucaramanga y su área de influencia 20160680010148

Formulación e Implementación de una Estrategia de Control Vial de la Dirección de Tránsito del

Municipio de Bucaramanga 20160680010092

Actualización, Mantenimiento y Georreferenciación de la Red Semafórica del Municipio de

Bucaramanga 20160680010093

Mejoramiento y Actualización de la Señalización Vial en el Municipio de Bucaramanga 20180680010003

Implementación y promoción de programas de educación vial a los usuarios de la vía en el municipio

Bucaramanga 20160680010089

Fortalecimiento del Centro de Diagnóstico Automotor de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20160680010090

Fortalecimiento institucional de los sistemas de información, Sistematización y Plataforma

Tecnológica de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20160680010157

Fortalecimiento de los Sistemas Integrados de Gestión de la Dirección de Transito de Bucaramanga 20160680010105

Mejoramiento de las instalaciones físicas de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20190680010107

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Seguimiento mensual al cumplimiento de metas y ejecución presupuestal de cada Proyecto y metas asociadas al mismo. Se continúan realizando Mesas de trabajo con los líderes y responsables de los Proyectos de Inversión para hacer seguimiento al cumplimiento de metas, avance en los procesos contractuales y ejecución presupuestal de cada proyecto. Se realizaron los informes que solicita la Secretaria de Planeación Municipal y los diferentes Asesores del Despacho del Señor Alcalde, encaminados a monitorear el cumplimiento de Proyectos estratégicos, Metas de Producto y de Resultados del Plan de Desarrollo.

De igual manera se asistió a las diferentes reuniones y capacitaciones convocadas por la Secretaria de

Planeación Municipal, en el marco del seguimiento del Plan de Desarrollo Municipal 2016-2019. Se entregó el avance de las metas del Plan Integral Zonal Ciudad Norte, Ciudad Jardín, Bucaramanga-PIZ 2018-2027 en lo correspondiente a la DTB. Avance del programa de fortalecimiento de la capacidad estadística territorial del DANE a reportar por parte de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en la Plataforma Sistema Estadístico Nacional-SEN del DANE, de acuerdo a las directrices dadas por la entidad y la Secretaria de Planeación Municipal.

Plan Operativo Anual De Inversión POAI

A través del Plan Operativo Anual de Inversión POAI se realizó el control y seguimiento a la ejecución de

los presupuestos asignados a los proyectos de inversión de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga y

de las metas asociadas a los mismos, en pro del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo.

A través del POAI se articularon los Proyectos de Inversión, los rubros presupuestales y las metas del

Plan de Desarrollo, razón por la cual cada una de las actividades realizadas están planeadas y enfocadas

al cumplimiento del Plan de Desarrollo y las Políticas y actividades misionales de la Dirección de Tránsito

de Bucaramanga. Para la vigencia 2019 se formuló y actualizó el Plan Operativo Anual de Inversión y

fueron aprobados por el Consejo Directivo de la entidad y publicados en la página web de la entidad.

4. INFORMACION Y COMUNICACION

El Sistema de Gestión – SG, origina comunicaciones de tipo informativo, reglamentario y de solicitudes dirigidas a los diferentes procesos de manera formal, descendente, ascendente, horizontal, vertical y trasversal. Entendiendo que estas se enmarcan dentro de las comunicaciones internas de la entidad y

están orientadas al fortalecimiento del sentido de pertenencia y las relaciones de diálogo, interacción y al incremento de la participación entre los servidores públicos, para el flujo de la información y la gestión del Sistema; para ello se establecerán los mecanismos comunicativos que garanticen una comunicación fluida, efectiva y afectiva en los diferentes niveles y sentidos de la Administración, conceptualizando que las comunicaciones del Sistema de Gestión pueden ser internas o externas, y estas se integran a las determinaciones y lineamientos institucionales del Manual de comunicación.

Mecanismos de comunicación: Web y Google Drive, este es el mecanismo institucional definido, para realizar comunicaciones oficiales interna y externamente, permite oportunidad en la comunicación y efectividad en la misma llegando la respectiva comunicación al destinatario. La herramienta tecnológica Drive se mantiene actualizada: con formatos, guías, manuales, planes y documentos propios del Sistema de Gestión de Calidad, garantizando la divulgación y comunicación de la misma a los diferentes procesos. La oficina asesora de calidad es la encargada de facilitar el cargue de la información de cada uno de los procesos previa presentación de los mismos.

Correos electrónicos institucionales: Correo electrónico, o en inglés e-mail, es el servicio de red para

permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes mediante el sistema de comunicación electrónica. Por

medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de

documentos, este se utiliza para la recopilación de información digital que deban allegar a la Dirección, al

igual desde el correo oficial de la Dirección se realizan comunicaciones con destinatarios que requieren

oportunidad para la transferencia de archivos y su posible manipulación.

Plataforma PQRD: Se creó el link de atención a PQRD en la página web de la institución,

http://transitobucaramanga.gov.co/pqrd-2017/ desde este link se atienden las PQRD y se tiene un mayor

control para garantizar respuesta en términos de ley al cliente externo.

La oficina de gestión TICS de la entidad consiente del papel determinante de los instrumentos

tecnológicos en el avance de las comunidades y en la eficiencia y eficacia de la entidad, para el

cumplimiento de los objetivos misionales y el desarrollo de la ciudadanía, Se cuenta con un Plan

Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones-PETIC de la Dirección de Tránsito de

Bucaramanga para el periodo 2016-2019 en lo relacionado con el fortalecimiento de los sistemas de

información, incluyendo en cada vigencia los planes de acción a ejecutar, junto con sus presupuestos, el

cual se convertirá en una herramienta de gestión de la oficina de sistemas de la entidad.

En el mes octubre de 2019 se implementó el Software sistemas GSC (Gestión solicitud al ciudadano), el

cual tiene como objeto llevar la trazabilidad de una PQRS.

Sistemas De Información y Comunicación Tic Para El Servicio

La entidad mantiene los canales de comunicación para el manejo de información interna y externa, como:

página Web, chat, Drive, correo institucional, twitter, carteleras, Facebook, boletines de prensa.

Se publica en el portal institucional toda comunicación de interés para la ciudadanía, así mismo en la

página web se cuenta con el modulo que permite a la ciudadanía poder elevar sus peticiones, quejas y

reclamos relacionadas con sus necesidades, las cuales son direccionados a las diferentes dependencias

para ser resueltas de manera oportuna conforme a la normatividad legal vigente. Participación por medios

electrónicos: a través de la página web se pueden adquirir los certificados de tradición de los vehículos

matriculados en la Dirección de Tránsito de Bucaramanga e igualmente pago de las vigencias municipales

(porte de placa).

Se implementó en coordinación con la Oficina asesora de Calidad la evaluación de la satisfacción del

usuario, por medio de Terminales de calificación con el fin de medir la calidad del servicio de las

puntuaciones dadas por los clientes a los distintos aspectos del trámite o servicio.

CHAT: En la presente vigencia se crearon diferente grupos de chats para mejorar la comunicación entre

dependencias y a su vez solucionar de manera oportuna los incidentes presentes con el nuevo sistema

de información misional.

Se crearon los siguientes chats entre sistemas y la oficina de charlas de educación vial, patios y asistencia

al usuario, patios y charlas de educación vial, sistemas y atención al usuario, inspecciones y sistemas,

registro automotor y sistemas, digitación , charlas de educación vial y alcaldía de Bucaramanga.

Gestión Integral De Proyectos DTI o Tecnologías De La Información

Sistema de Información Financiera, Sistema de Información Misional, ampliación de Infraestructura

Tecnológica, implementación de la plataforma PQRD con el fin de dar respuesta oportuna a las peticiones

quejas reclamos y denuncias presentadas por los ciudadanos de acuerdo con lo dispuesto por las normas

constitucionales y legales vigentes.

5. ACTIVIDADES DE MONITOREO

El Modelo MIPG sugiere que las evaluaciones se realicen de manera independientes y continuas, para la verificación de los componentes del Sistema de Control Interno y su adecuada operación, lo mismo que para valorar la efectividad del control interno de la Entidad, el avance en logro de metas y nivel de ejecución de los planes, proyectos y programas, entre otros.

La entidad viene realizando acciones permanentes de monitoreo y supervisiones efectuadas, que

permiten valorar la efectividad del Control Interno de la Entidad; la eficiencia, la eficacia y efectividad de

los procesos:

En desarrollo del plan anual de auditorías y seguimientos, la Oficina de Control Interno y gestión, presentó

los siguientes informes: austeridad en el Gasto, Plan anticorrupción y de atención al ciudadano, mapa

anticorrupción, Mapa de Riesgos Institucional, indicadores de gestión, Plan de acción institucional.

Se vienen realizando comités directivos, donde se revisan temas institucionales, avances de las metas

propuestas y temas relacionados con la gestión institucional, logros y dificultades, de igual manera se

asignan compromisos a los integrantes del comité.

Se realizan seguimientos trimestrales al plan de acción institucional de la entidad, por parte de la oficina

asesora de planeación, con el fin de verificar el avance de las metas y objetivos institucionales, de igual

manera la oficina de control interno y gestión verifica las evidencias a los avances que soportan las

actividades planteadas para el cumplimiento de los objetivos del plan de acción.

Mediante correo institucional s recuerda a los líderes de los procesos el reporte de indicadores de gestión,

de igual manera se informa a los procesos de la entidad la entrega oportuna del avance del plan de acción

de gestión institucional.

Planes de Mejoramiento: Para el mes de septiembre de la vigencia 2019, la entidad suscribió un plan

de mejoramiento ante el ente de control, derivado de la auditoria Gubernamental con enfoque integral

modalidad regular línea Financiera y de gestión vigencia 2018-PGA 2019, donde se detectaron 20

hallazgos de tipo administrativo, 7 disciplinarios, 1 penal y 2 fiscales, 1 sancionatorio.

Con base a los datos del seguimiento al avance de las actividades del plan de trabajo institucional de la

implementación del MIPG, a septiembre de 2019 se aplicó un nuevo autodiagnóstico y la formulación de

un plan de trabajo que esta en curso para la implementación del MIPG en la vigencia 2019 y 2020, el cual

alcanzo calificaciones por cada una de las dimensiones comparando respectivamente.

Con base en los datos del autodiagnóstico aplicado a la implementación del MIPG, en el ,mes de

septiembre 2019, se alcanzo un promedio de evaluación del 74% el cual es superior al resultado inicial

obtenido en la línea base que fue del 55% identificándose que entre los autodiagnósticos de la línea base

y a septiembre de la presente vigencia presenta un crecimiento de la implementación del MIPG en un

19%.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

El sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga presenta un desarrollo sostenido, donde la mejora continua ha sido una constante y a partir del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, la entidad ha avanzado en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG en un 74%, con corte al 30 de septiembre de 2019, de acuerdo a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y las condiciones de la entidad para cada una de las dimensiones. Teniendo en cuenta las líneas de defensa, la alta dirección es la línea estratégica por el cual le

corresponde evaluar los controles desde el comité institucional de Coordinación de control interno, en el

periodo evaluado se llevó a cabo una reunión donde se trataron los siguientes temas: propuesta del plan

de anual de auditorías y seguimiento vigencia 2019, avance FURAG, Política de riesgos, resultados de

informes de Ley y seguimientos, se realizaron recomendaciones con el fon de revisar e identificar

controles y asegurar la mejora continua del Sistema de Control Interno de la entidad.

Durante el periodo evaluado se logró el cumplimiento de las metas propuestas en el plan de acción

institucional 2019.

La oficina de Control Interno y gestión ofrece condiciones necesarias que permiten la implementación de mecanismos de Control, sin embargo algunos procesos no dan cumplimiento a las sugerencias realizadas en los respectivos seguimientos.

La oficina de Control Interno y Gestión en cumplimiento a la relación con Entes Externos, continua con el acompañamiento permanente a las auditorías realizadas por los entes de control (Contraloría Municipal de Bucaramanga), sirviendo de enlace con los procesos de la entidad en cuanto a los requerimientos de información.

Se han realizado seguimientos trimestrales a las acciones correctivas descritas en los Planes de Mejoramiento suscritos con el ente de control relacionadas con las siguientes auditorias: Plan Municipal de Discapacidad vigencia 2014 PGA 2105, auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular línea financiera y gestión vigencia 2018- PGA 2019, auditoria express N°. 033-2008, auditoria express N°.006-2019. Los seguimientos de Control Interno, han permitido evidenciar los avances significativos de la línea base de la implementación del MIPG de la entidad; recomendando a los responsables el cumplimiento del plan de acción propuesto por la entidad para la vigencia 2019. Se recomienda la adecuada formulación de los riesgos que puedan afectar la gestión y logros

institucionales para la vigencia 2020, teniendo en cuenta la “Guía para la administración del riesgo de

gestión, corrupción y seguridad digital y, Diseño de controles en las entidades públicas”.

Definir dentro de la descripción de las diferentes actividades los tipos documentales producidos, la

trazabilidad de los mismos, las oficinas y grupos de trabajo que participan en el trámite de los documentos;

cuya finalidad es evitar duplicidad de documentos, determinar responsables en la producción, tramite

y disposición final de los documentos.

Implementar controles con el fin de dar respuesta oportuna a las PQRD interpuestas por los usuarios, con

el fin de dar cumplimiento a los términos establecidos por la ley.

Monitorear permanentemente el fortalecimiento de la transparencia activa, lo cual, implica la disponibilidad

de información a través de medios físicos y electrónicos actualizados mediante la publicación de la

información mínima legal exigida para los sitios web oficiales, de acuerdo con los parámetros establecidos

por la normatividad legal vigente.

socializar el Código de integridad del servidor público.

Revisar y actualizar el procedimiento de atención de peticiones quejas reclamos y denuncias, e incluir en las actividades descritas, las solicitudes que se allegan por ventanilla de correspondencia, el cual debe contener como mínimo los controles efectivos a los derechos de petición radicados para su respectivo seguimiento.

LIZETH PAOLA MENESES ZAMBRANO Asesora Grado 02 Control Interno y Gestión