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República de Colombia

Departamento del Atlántico

Alcaldía Municipal de Baranoa

Nit. 890112371-8

Jefatura de Control Interno

Cra 19 Nro.16 – 47 Tel 8789212 – 8787222

www.baranoa-atlantico.gov.co Email: [email protected]

INFORME PERMENORIZADO SISTEMA DE CONTROL INTERNO MUNICIPIO DE BARANOA

NOVIEMBRE – DICIEMBRE 2016 – ENERO – FEBRERO 2017

n Cumplimiento a los dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto

Anticorrupción”, la Jefatura de Control Interno, pone a disposición de la ciudadanía y a

todos los interesados, el Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno

de la Alcaldía Municipal de Baranoa – Departamento del Atlántico”

l periodo de información contempla el periodo Noviembre – Diciembre de 2016,

Enero – Febrero 2017 para lo cual se presenta información consolidada, que permitieron

evaluar el Sistema de Control Interno, con el contenido que se relaciona a continuación y

que se fundamenta en el Modelo Estándar de Control Interno MECI. Los cambios deben

servir como herramienta gerencial para control de la Gestión Pública de la Entidad como

mecanismos que faciliten el buen desempeño del Sistema de Control Interno SCI.




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CONTENIDO

MODULOS

1. Modulo de Planeación y Gestión

2. Modulo de Evaluación y Seguimiento

COMPONENTES

1. Talento Humano

2. Direccionamiento Estratégico

3. Administración de Riesgos de los Procesos.

4. Autoevaluación Institucional.

5. Auditoria Interna.

6. Planes de Mejoramiento

ELEMENTOS

1. Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.

2. Desarrollo del Talento Humano.

3. Planes y Programas.

4. Modelos de Operación por Procesos.

5. Estructura Organizacional.

6. Indicadores de Gestión.

7. Políticas de Operación.




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8. Políticas de Administración de Riesgos.

9. Identificación de Riesgos.

10. Análisis y valoración de Riesgos.

11. Autoevaluación.

12. Auditoria Interna.

13. Planes de Mejoramiento.

EJE TRANSVERSAL

1. Información y Comunicación.




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1. MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Objetivo del Modulo Planeación y Gestión es introducir en la cultura organizacional de la entidad

control en los procesos de Direccionamiento Estratégico, Misionales, de Apoyo y de Evaluación.

1.1 Componente Talento Humano.

La entidad tiene establecido los elementos que le permiten crear una conciencia de control y un

adecuado desarrollo del talento humano, para ello dispone de:

1.1.1 Acuerdo, Compromisos y Protocolos éticos.

En aras de fortalecer el componente ambiente de control la entidad se propuso actualizar el

Manual de Ética y Código del Buen Gobierno, mediante Resolución No. 003 de Enero 7 de 2014.

Modelo de Gestión Ética que permite explicar los principios y políticas éticas que deben regir la

función social que redundará en beneficio de cada funcionario, en una mayor transparencia y

eficiencia en la gestión del municipio. Los funcionarios de la Alcaldía Municipal de Baranoa están

comprometidos a ejercer con eficacia y eficiencia cada una de las funciones otorgadas, las cuales

deberán ser regidas por los siguientes valores:

Honestidad.

Transparencia.

Responsabilidad.

Tolerancia.

Rectitud.

Justicia.

Solidaridad.

Puntualidad.

Acuerdos y compromisos éticos que debe ser parte de los procesos de Inducción a empleados

nuevos de la Entidad.

Código del Buen Gobierno.

El Código de Buen Gobierno permite dar alcance, a través de las buenas prácticas del gobierno

corporativo en las entidades públicas, al Decreto Presidencial No. 3622 de 2005 sobre políticas de

desarrollo del sistema administrativo, se postula el “Desarrollo Administrativo como un proceso de

mejoramiento permanente y planeado para la buena gestión, uso de los recursos, del talento

humano en las entidades y organismos de la Administración Pública”, cuyos propósitos son:




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a). Creación de relaciones de cooperación, aceptación y reconocimiento entre servidores públicos,

los particulares investidos para el ejercicio de funciones administrativas y comunidad en general;

b). El cumplimiento de los fines sociales del Estado, las responsabilidades y compromisos del

servidor público,

c). El mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de la Administración Pública,

d). El mejoramiento en la calidad de los bienes y servicios a cargo del Estado.

Las Políticas de Buen Gobierno para la Alcaldía de Baranoa 2017 se fundamentan en los

siguientes compromisos:

Compromiso con los fines del Estado

Compromisos con la gestión

Responsabilidad con el acto de delegación

Política frente al control externo de la Entidad

Compromisos en relación con el órgano de control político

Compromiso con la integridad

Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas

Acciones para la integridad y la transparencia

Colaboración Interinstitucional en la erradicación de prácticas corruptas

Compromiso con la protección y el desarrollo del Talento Humano

Compromiso con la Comunicación Pública

Compromiso con la Comunicación Organizacional.

Compromiso de Confidencialidad

Compromiso con la circulación y divulgación de la Información

Compromiso con el Gobierno en Línea

Compromiso con la Calidad - Compromiso con la Comunidad

Compromiso con la Rendición de Cuentas y Auditorias Visibles

Responsabilidad con el Medio Ambiente

Compromiso frente a los Conflictos de Interés

Compromiso con la finalidad de la Contratación Pública

Compromiso frente al MECI.




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Composición y Reuniones del Comité de Ética y nombramiento de sus miembros.

Compromiso con la Administración y Resolución de Controversias.

El documento Código de Buen Gobierno se encuentra implementado y hace parte de los Acuerdos,

Compromisos, Protocolos Éticos, no fue necesario intervenirlo dentro de la actualización del MECI,

se actualizó el Código de Ética (Resolución 003 de Enero 7 de 2014). Documento que se hace

necesario socializarlo en mesas de trabajo del Sistema de Control Interno con todos los empleados

de la entidad, compromiso que debe cumplir el Sistema de Control Interno para la vigencia 2017.

Recomendaciones: que el Código de Ética y Buen Gobierno sea socializado con los funcionarios,

contratistas y partes interesadas. Durante la vigencia 2016 no se tuvo en cuenta la recomendación,

no ha sido posible la socialización de los valores éticos de la entidad. Recursos Humanos debe

aplicar en el proceso de inducción la socialización permanentemente del documento que contiene

los principios y valores éticos de la entidad, impulsar la socialización con todos los empleados el

código de ética y buen gobierno 2017.

Clima Laboral.

El "clima laboral" es el medio ambiente humano y físico en el que se desarrolla el trabajo cotidiano.

Influye en la satisfacción, en la productividad del trabajo. Está relacionado con el "saber hacer" de

los directivos y empleados, con los comportamientos de las personas, con su manera de trabajar,

de relacionarse, con su interacción con la entidad, con los equipos tecnológicos que se utilizan y

con la propia actividad de cada uno. Se puede colegir que por la vida administrativa de la entidad

como ente territorial, por la antigüedad de la mayoría de los empleados de carrera administrativa

existe un clima laboral propicio, se cumplen aspectos como: La independencia, condiciones

físicas, liderazgo de jefes de procesos, relaciones adecuadas de entes internos y externos, entrega

de los empleados hacia la entidad, organización laboral, reconocimiento, igualdad, entre otros

aspectos en el clima laboral. Observamos que las condiciones físicas se han desmejorado por

cuanto se han hecho recomendaciones al ejecutivo a fin de adecuar las oficinas de inmuebles

especialmente silletería de buena calidad y adecuación de las luminarias en oficinas.

Recomendaciones: mejorar las condiciones físicas de trabajo en el área de sistemas por la

aglomeración de equipos, ampliar el área física de trabajo del área contable, de recursos humanos

para cambiar el clima laboral de estas dependencias ya que poseen espacios reducidos. A la fecha

no se han ejecutado inversiones para mejorar el clima laboral de estas dependencias.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano.

Es un elemento que permite controlar el compromiso de la actividad pública con el desarrollo de las

competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de las practicas y

políticas de gestión incorporando los principios de Justicia, equidad y transparencia, realizando

procesos de inducción, re - inducción, formación, capacitación y evaluaciones de desempeño.




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Manual de Funciones y Competencias Laborales.

La entidad tiene implementado Manual de Funciones y Competencias Laborales, institucionalizado

mediante Decreto de junio 2015 según las nuevas disposiciones del Departamento Administrativo

de la Función Pública (DAFP) ajustado a la nomenclatura, clasificación de empleos, de funciones y

requisitos legales de Ley 785 de 2015.

En la actualidad la idoneidad de los funcionarios nombrados se ajustan a lo establecido en las

nuevas disposiciones. Manual de unciones y Competencias Laborales que ha sido ajustado

mediante Decreto número 070 Junio 2 de 2015 en cumplimiento al Decreto 2184 de 2014 del

DAFP. El Manual de Funciones de la Entidad de tipo flexible coherente con los procesos y

procedimientos que le genera armonía del Sistema de Control Interno.

Recomendación: Socializar el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales con los

empleados de la entidad, se debe socializar el Manual Interno de Trabajo para acrecentar el

compromiso institucional.

Plan Institucional de Capacitación.

La entidad tiene establecido el Plan Institucional de Capacitación vigencia 2017, se diligenciaron

una serie de encuestas sobre as necesidades de capacitación de los funcionarios.

Plan de Inducción y re - inducción

A pesar de haberse institucionalizado el programa de Inducción la jefatura de Talento Humano no

pone en práctica esta importante herramienta administrativa. Mediante Decreto 005 Enero 3 de

2014 se implemento Manual de Inducción y re - inducción, dicho documento contiene como anexo

formato de programa de Inducción, formato de Inducción y entrenamiento. Se hace necesario que

para el 2017 en los ingresos de nuevos empleados se le replique el proceso de inducción dándole

aplicación a los formatos establecidos.

Recomendación: Mayor compromiso de la Jefatura de Talento Humano para darle cumplimiento a

los procesos de Inducción.

Programa de Bienestar e Incentivos.

La entidad tiene institucionalizado el Plan de Bienestar e Incentivos periodo 2016 – 2019 que

contiene Plan de Incentivos y Políticas de Bienestar Social.




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Prueba piloto nuevo instrumento Evaluación de Desempeño.

Existe el acto administrativo adopción del Manual de Evaluaciones de Desempeño se recomienda

que la Jefatura de Recursos Humanos desarrolle las acciones para ejecutar pruebas pilotos para la

aplicación y/o puesta en practica del nuevo instrumento de Evaluaciones de Desempeño de los

empleados de carrera administrativa conforme lo establece la ley 909 de 2004, tarea igualmente

pendiente para la vigencia 2017.

La Jefatura de Recursos Humanos gestiono en el 2016 ante la Gobernación del Atlántico la

capacitación a empleados sobre el tema de fortalecimiento del Recurso Humano y de Evaluaciones

Desempeño. Existe evidencia de dicha capacitación.

Ejercicios de Autoevaluación

El Sistema Control Interno, debe por intermedio de la Jefatura de Recursos Humanos, desarrollar

acciones para llevar a cabo ejercicios de autoevaluación que involucren disposiciones del Talento

Humano. La entidad no ejecuta el mecanismo de Autoevaluaciones Individuales ni por procesos.

1.2 Componente Direccionamiento Estratégico.

Es el conjunto de elementos de control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia

que orienta a la entidad hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura

de alcanzar la visión.

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos. Planeación Municipal hace permanente monitoreo al PDM,

los avances y las metas de cumplimiento del mismo. Con una gran labor de los líderes de procesos

se logro articular el Plan de Desarrollo Municipal 2016 - 2019, presentarlo oportunamente para su

aprobación de parte del Concejo Municipal. El Sistema de Control Interno viene reuniéndose en

comité de consejos de gobierno para desarrollar mecanismos enfocados al monitoreo del PDM y el

Plan Indicativo del mismo. Esta labor de desarrollo durante la vigencia 2016 cuyas evidencias se

encuentras en la publicación de los informes de gestión 2016 los cuales se encuentran disponibles

adjunto al informe de Rendición de Cuentas 2016 en página web.

Misión y Visión Institucional.

La Misión y Visión institucional fueron adoptadas, divulgadas e insertadas en el PDM. El Manual de

procesos y procedimientos tiene incluida la Misión y Visión institucional, las cuales deben ser

ajustadas con la aprobación del PDM 2016 – 2019.




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1.2.2 Modelo de Operación por Procesos.

Se busca con este elemento estandarizar las actividades necesarias para cumplir con el objetivo

misional. El decreto 1537 de 2001 establece obligatoriedad de elaborar, adoptar, aplicar manuales

a través de los cuales se documenten, formalicen los procesos y procedimientos, mediante

Resolución 160 de Julio de 2015 se adoptó y ajustó el Manual de Proceso y Procedimiento de la

Alcaldía Municipal de Baranoa el cual tiene identificado los procesos Estratégicos, Misionales, de

Apoyo y de Evaluación que a su vez conforman el Mapa de Procesos.

Los procesos se realizan a través de procedimientos como el conjunto de especificaciones,

relaciones, tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, tareas que vienen

representadas mediante diagramas de flujos. Se hace necesario socialice el Manual de Procesos y

Procedimientos con todos los empleados para la vigencia 2017. Se debe institucionalizar el Manual

de Políticas Contables acorde a la resolución 533 de 2015 del Nuevo Marco Normativo de

Contabilidad Pública, NICSP

Recomendación: que el Sistema de Control Interno de la Entidad (SCI) de mayor divulgación al

Manual de Procesos de la Entidad, socializar y difundir el Mapa de Proceso, sus caracterizaciones,

con el fin de que los funcionarios conozcan como funciona la entidad. Los líderes de procesos

deben revisar permanentemente los procesos con el fin de hacerle mejoras acorde a los cambios

institucionales.

1.2.3 Estructura Organizacional

La Resolución 160 de Julio de 2015 adopta el Manual de Proceso y Procedimiento de la Alcaldía

que contiene la Estructura Organizacional la cual configura integral y adecuadamente los cargos,

las funciones, las relaciones, los niveles de responsabilidad y autoridad de la entidad, el Manual de

Funciones y Competencias Laborales ha sido ajustado mediante Decreto 070 de Junio 2 de 2015,

se adoptó igualmente el Manual Interno de Trabajo mediante Decreto 069 de Junio 2 de 2015, que

debe ser socializado con los empleados en la búsqueda de la transparencia y responsabilidad.

Este compromiso del SCI no fue cumplido durante la vigencia 2016.

La Estructura Organizacional que configura los cargos es coherente con el Manual de Funciones y

Competencias Laborales, esta definida por los Procesos y Procedimientos que permite cumplir con

los objetivos. La Estructura Organizacional de la Alcaldía Municipal es flexible, permite trabajar por

procesos donde se identifican niveles de autoridad y responsabilidad.

1.2.4 Indicadores de Gestión

Mecanismos que evalúa la gestión de toda la entidad, permite controlar el comportamiento de

factores críticos en la ejecución de planes, programas, proyectos y de los procesos de la entidad.

Los indicadores miden el avance en el logro de los objetivos, la entidad adopta, implementa el

Manual Indicadores Gestión y Resultados mediante Decreto 077 de agosto 6 de 2014, definidos

como:




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Indicadores de Eficiencia.

Indicadores de Eficacia o de Resultados.

Indicadores de Efectividad o de Impacto.

De igual manera el Decreto define las fichas de indicadores. Fichas de indicadores que los líderes

de procesos no consultan periódicamente.

Recomendación: los responsables de los procesos deben hacer seguimiento a los indicadores

cada seis meses a fin de que se pueda evaluar la gestión. La entidad efectúa monitoreo a los

indicadores cuando se hace el monitoreo al PDM o cuando se avecina el proceso obligatorio de

Rendición de Cuentas.

1.2.4 Políticas de Operación.

Constituyen el marco de acción necesario para hacer eficiente la operación de los componentes

Direccionamiento Estratégico, Administración de Riesgos, lo relacionado con la información y la

comunicación. Las políticas operación están definidas en el Manual de Procesos y Procedimientos

de la entidad adoptados mediante Resolución 160 de julio 2015.

1.3 Componente Administración de Riesgos.

Mediante Resolución 2017.01,27.002 de Enero 27 de 2017 se adopto la metodología de la

Administración del Riesgo en la Alcaldía Municipal para la vigencia 2017, documento discutido con

los líderes de proceso en mesas de trabajo del (SCI), componente estructurado a través de los

siguientes elementos:

Análisis del Contexto Estratégico.

Identificación de los Riesgos.

Análisis y Valoración del Riesgo.

El componente de la Administración de Riesgos sirvió como base para que el SCI de la entidad

diseñara y adoptara el Mapa de Riesgos Institucional, el Mapa de Riesgos Anticorrupción y Manual

Atención al Ciudadano Alcaldía Municipal 2017, en cumplimiento a la Ley 1474 de 2011 el cual fue

publicado en la página web a mas tardar el 31 de Enero de 2017. Pero se evidencia que la entidad

no realiza el respectivo monitoreo a los riesgos que puedan afectan el cumplimiento de los

objetivos institucionales, considerándose una falla del SCI.

1.3.1 Componente Administración de Riesgos.

Políticas contenidas en el Mapa de Riesgos Institucional, Mapa de Riesgos de Corrupción, en el

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. La formulación de estas políticas está a cargo del

Comité de Coordinación del Control Interno y aprobadas por el represente legal. Políticas que

contienen los lineamientos con respecto al tratamiento que se debe dar a los distintos riesgos,

según su evaluación y valoración.




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Recomendación: la Secretaria de Planeación Municipal, en coordinación del SCI debe divulgar la

Gestión del Riesgo de Corrupción, la Política de Administración de Riesgos y el Plan Anticorrupción

y Manual de Atención al Ciudadano 2017 para que los servidores públicos conozcan el contenido

de las políticas. Previa aprobación del Plan Anticorrupción y Manual de Atención al Ciudadano se

efectuó su socialización con los líderes de procesos y contratistas. Se requiere que la entidad

efectué reuniones permanentes de monitoreo a Políticas Anticorrupción tarea que no se cumplió

durante el 2016.

1.3.2 Identificación del Riesgo

1.3.2.1 Contexto Estratégico

Las condiciones internas y externas, que pueden generar eventos que originan oportunidades o

afecten negativamente el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales de la Alcaldía. El

Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno (SCI) en el diseño de implementación y

adopción del Mapa de Riesgos introdujo este elemento que hace parte del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano 2017.

1.3.2.2 Identificación de los Riesgos.

Los riesgos se encuentran identificados dentro de los procesos, entre los más significativos que

puedan entorpecer el objetivo institucional. El SCI identifico y evaluó los riesgos institucionales y de

corrupción y determinó las acciones o las políticas de Administración de los Riesgos.

Recomendación: que los líderes de procesos efectúen reuniones periódicas para identificar,

revisar, evaluar, verificar riesgos que amenazan los objetivos propuestos. Compromiso este que se

encuentra materializado en compromisos que suscribió por escrito.

1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo

1.3.3. 1 Análisis del Riesgo.

1.3.3.2 Valoración del Riesgo

Busca establecer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y sus consecuencias. El SCI identifico,

valoró los riesgos y estableció el Mapa de Riesgos 2017, quiere decir que existe el documento de

identificación y valoración de los riesgos de la entidad. En el Mapa de Riesgos Institucional, Mapa

de Riesgos por procesos, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se encuentra la

Identificación de los Riesgos, la Evaluación de los Controles Existentes, la Valoración del Riesgo,

Mapa de Riesgo por Procesos y el Mapa de Riesgo Institucional.

Recomendación: a la Jefatura de Planeación, al Comité del SCI deben dar a estos elementos

mayor divulgación para que los servidores conozcan la política de Administración de Riesgos, tarea

que no se ha materializado.




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2. MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Dentro de los procesos de mejoramiento continuo de la Alcaldía, este módulo considera aquellos

aspectos que permite valorar de forma permanente la efectividad del Control Interno, la eficiencia,

eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos,

los resultados de la Gestión, con el propósito de identificar desviaciones, establecer tendencias y

generar recomendaciones para orientar acciones de mejoramiento de la entidad. Este módulo se

estructura bajo tres componentes:

2.1 Componente Autoevaluación Individual

Componente que permite a cada líder de procesos y sus funcionarios medir la efectividad de sus

controles y los resultados de la gestión en tiempo real. En mesa de trabajo el Sistema de Control

Interno mediante Resolución 136 de Septiembre 5 de 2014 se adoptó el Manual de Procedimiento

y el Componente Planes de Mejoramiento, el elemento no fue socializado durante la vigencia 2016.

Recomendación: al Secretario de Planeación Municipal, el Comité de Coordinación del Sistema

de Control Interno deben desarrollar acciones para que los líderes de proceso pongan en práctica

esta importante herramienta del modelo MECI.

2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión

Los líderes de procesos no ponen en práctica la Autoevaluación Individual, la entidad si utiliza la

herramienta Autoevaluación del Control y Gestión ya que le realiza monitoreo a la gestión de la

entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento,

proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de riesgos,

los planes de mejoramiento, la ejecución del presupuesto de inversión, los planes de acción, entre

otros elementos.

Recomendación: que cada líder de proceso con su equipo de trabajo verifique el desarrollo de sus

acciones para fomentar el trabajo en equipo. En este orden de ideas, se debe fomentar actividades

de sensibilización a los servidores de la entidad sobre la cultura de Autoevaluación.

2.2 Componente Auditoria Interna.

La oficina de Control Interno responsable de realizar la evaluación del Sistema de Control Interno a

través de su rol de evaluador independiente, en cumplimiento al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011.

Esta responsabilidad la viene cumpliendo la Jefatura de Control Interno al presentar los informes

cuatrimestrales del Sistema de Control Interno, presentados al ejecutivo y publicados en la página

Web institucional, con copia al Comité de Coordinador del Sistema de Control Interno.




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De igual manera hace seguimiento al Plan Anticorrupción y Manual de Atención al Ciudadano en

las fechas que establece la Ley 1474 de 2011.

2.2.1 Auditoria Interna.

A pesar de que la oficina de Control Interno no dispone de un equipo auditor especializado se tiene

institucionalizado el Plan Anual de Auditorias para auditar los procesos y verificar la gestión, las

auditorias se desarrollan con un enfoque de independencia y objetividad, basado en el enfoque

estratégico de Control Interno y en la programación de Auditorias Internas. En la página web de la

entidad se encuentra publicado EL Plan Anual de Auditoria 2017.

El Plan Anual de Auditoria Interna del Control Interno de Gestión es aprobado por la Alta Dirección

y los resultados de las auditorias son informados a los líderes de procesos y al ejecutivo.

La Jefatura de Control Interno cumple con las disposiciones del Departamento Administrativo de la

Función Pública para hacer el reporte del Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno.

En el mes de febrero de 2017 de efectuó conforme la ley el informe Anual de Control Interno 2016

el cual se desarrolló por intermedio de la plataforma FURAG.

2.3 Componente Planes de Mejoramiento

Se caracterizan por aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el

Sistema de Control Interno, y en la gestión de los procesos como resultado de la Autoevaluación

realizada por cada líder de proceso, de la Auditoria Interna de la Oficina de Control Interno y de las

observaciones a los hallazgos encontrados por los órganos de control. En mesa de trabajo el

Comité Coordinador del Sistema de Control Interno se diseño e implemento mediante resolución

136 septiembre 5 de 2014 el Manual Procedimientos, Autoevaluación de Control y el componente

Planes Mejoramiento del Modelo Estándar de Control Interno.

El documento tiene institucionalizado Planes Mejoramiento Institucional, Planes Mejoramiento por

Procesos y Planes Mejoramiento Individual. La entidad aplica Planes de Mejoramiento Institucional

cuando se firman compromisos con los órganos de control y Planes de Mejoramiento por procesos

cuando se firman compromisos de mejoramientos con la oficina de control interno a los hallazgos

de las auditorías internas. Los líderes de proceso no aplican planes de mejoramiento individual.

2.3.1 Plan de Mejoramiento

El Comité Coordinador del Sistema de Control Interno tiene que integrar acciones de mejoramiento

que tiendan a fortalecer procesos con los servidores públicos. Se recomienda que la Secretaria de

Planeación y el Comité Coordinador del SCI socialicen los planes de mejoramiento previamente

adoptado a fin de lograr la mejora continua en los procesos, en los servidores públicos y la

institucionalidad. La Jefatura Control Interno tiene la responsabilidad de hacerle seguimiento a los

Planes de Mejoramiento suscritos por cada servidor y por cada proceso.




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3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La información y la comunicación tienen una dimensión estratégica fundamental que vincula a la

entidad con su entorno, facilita la ejecución de sus operaciones internas dándoles a los usuarios

internos y externos una participación directa en el logro de los objetivos institucionales.

El Sistema de Control Interno en sus mesas de trabajo diseño e implemento mediante Decreto 010

Enero de 2014 el Plan Estratégico de Información y Comunicación, como políticas, directrices

y mecanismos de consecución, captura y generación de datos al interior y en el entorno, en

búsqueda de la transparencia en la administración pública frente a la ciudadanía.

Información y comunicación externa

La entidad tiene identificada las fuentes de comunicación tanto internas como externas existiendo

un canal de información institucional:

Cada proceso dispone de su página institucional, consulta de trámites en la página web para

peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias PQRSD que los ciudadanos pueden hacer

por intermedio del correo de la entidad, también se cuenta en varias dependencias con Buzón de

Sugerencias. La entidad ha actualizado los trámites y servicios que presta. La entidad dispone del

servicio de atención personalizada, ventanilla de atención al ciudadano para la recepción de

documentos y servicio de mensajería para el envío de información, especialmente de respuesta a

peticiones y denuncias.

A través de este eje se espera mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por intermedio de la

Rendición de Cuentas y para tales efectos se tiene implementado el Acuerdo Municipal No. 065

de Enero 20 de 2010 por medio del cual se establece la Rendición de Cuentas y Visibilidad de la

Administración Municipal de Baranoa, obligación legal que debe cumplir la Alta Dirección. La

entidad en el mes de enero cumplió con el mecanismo de Rendición de Cuentas 2016.

CANAL DE INFORMACION DEL MUNICIPIO

[email protected]




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Como información externa se reciben datos socio económico de instituciones del estado que la

entidad municipal tiene en cuenta para la toma de algunas decisiones.

Información y comunicación interna

Es en conjunto de datos que se originan en el ejercicio de las funciones de la entidad y que se

difunden al interior, se encuentra contemplado en la política operativa No. 1 del Plan Estratégico de

comunicaciones:

Boletines Internos

Memorandos Internos

Programas Institucionales en la Emisora Comunitaria

Vallas Exteriores de Publicación de Proyectos en Ejecución

Publicación en la Página Web de la ejecución Presupuestal.

Publicación en la Página Web Planes de Acción.

Publicación Anual de los Informes de Gestión

Sistemas de Información y Comunicación

La entidad dispone:

Página Web Institucional.

Programa GEL.

Jefatura de Sistema, área Administradora de la página Web.

Programa Institucional Emisora Comunitaria

Carteleras Institucionales.

Ventanilla única

Buzones de Sugerencias




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Control a la Respuestas a los Derechos de Petición.

Archivo Central.

La Jefatura de control Interno recomendó se diera cumplimiento a la Ley 1712 del 6 de marzo de

2014, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la cual fue reglamentada mediante

el Decreto 0103 de enero 20 de 2015 donde se establecen las directrices generales para la

publicación de la información Pública. Para el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a

la Información Pública el Sistema de Control Interno de la Entidad Municipal se reunió con el

Ministerio de las TIC y con el grupo GEL de la Gobernación del Atlántico en el propósito de

articular tareas a fin de que se publique todos los datos abiertos y primarios en la página web de la

entidad en el Link aperturado para estos fines. En este orden se evidencia que la Entidad ha

cumplido parcialmente con la Ley 1712 de 2014.

Organización Archivo General

En cumplimiento a la Ley 594 de 2000 la entidad municipal tiene que cumplir con la organización,

sistematización del archivo central, la constitución de la oficina especializada para atención al

ciudadano, un punto central para el recibo de correspondencia de manera sistematizada. Se

institucionalizo el Comité Municipal de Archivo y se han desarrollado capacitaciones con todos los

empleados de la entidad a fin de sensibilizarlos sobre la importancia de esta ley.

Se evidencia la existencia de las TRD de las cuales se hace necesaria su aprobación. Al igual se

hace necesario institucionalizar el Plan de Gestión Documental (PGD)

Fortalecimiento MECI

Un vez se tuvo conocimiento del Decreto 943 de mayo 2014 la entidad procedió a la actualización

y/o fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) tomando como referente el

Manual Técnico publicado por el Departamento Administrativo de la Función Pública habiéndose

desarrollado la publicación del presente informe, todas las fases de actualización del MECI.

Actualización que estuvo a cargo del Sistema de Control Interno de la Alcaldía Municipal, se hace

necesario que el SCI haga del MECI un sistema más operativo que teórico por lo que se

recomienda socializar en los funcionarios todos los elementos del MECI. A principios del mes de

noviembre de 2016 se procedió a la realización de la primera capacitación en tema MECI con

todos los empleados de la entidad, actividad con la que el SCI debe continuar.

Cumplimento informes entes externos

Se cumplió con la obligación legar de reportar los informes que se detallan a continuación:

Informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno a corte febrero 28 de 2017.

Información Económica, Financiera y Ambiental a corte diciembre de 2017.




Nit. 890112371-8


Cra 19 Nro.16 – 47 Tel 8789212 – 8787222


Información Formulario Único Territorial a corte diciembre 30 de 2016.

Informe pormenorizado del Sistema de Control Interno periodo Julio - Octubre 2016

Seguimiento Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano a corte Diciembre de 2016.

Informe Servicio de la Deuda a corte Diciembre 2016.

Informes de Austeridad del Gasto cuarto trimestre de 2016 (Oficina Control Interno)

Austeridad en el Gasto Ley 617 de 2000 al cuarto trimestre de 2016.

Informe Rendición Cuentas Contraloría Departamental 2016

Informes Derechos de Autor vigencia 2016.

Auditorias

A los procesos del Sistema de Control Interno

A los egresos o pagos de contratos.

A los soportes contractuales o requisitos legales.

A las Ejecuciones Presupuestales 2016.

Al Servicio de la Deuda diciembre de 2016.

A la caja menor de las diferentes dependencias.

A los recursos del SGP vigencia 2016 por parte de la Contraloría General de la República.

Seguimiento Planes de Mejoramiento

A los Planes de Mejoramientos suscritos con la Contraloría Departamental.

A los Planes de Mejoramientos por procesos.

A la Gestión del Talento Humano

A las Evaluaciones de Desempeño




Nit. 890112371-8


Cra 19 Nro.16 – 47 Tel 8789212 – 8787222


ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En la entidad se encuentra implementado y documentado el Modelo Estándar de Control Interno

MECI, y ha sido necesario fortalecer algunos de sus elementos. Se requieren reuniones periódicas

del comité MECI y el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno con el fin de socializar con

los servidores los elementos o productos del MECI y hacer más dinámico el SCI

Una de las situaciones de grave connotación es que dentro del Modelo Estándar de Control Interno

MECI, se cumple en un bajo porcentaje con el subsistema de control de evaluación, exactamente

con los elementos de planes de mejoramientos individuales.

Importante resaltar la implementación del Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados

de la ejecución del PDM el cual se ha venido aplicando en todos los procesos existentes, arrojando

como resultado la evaluación en tiempo real de los avances del Plan que sirvieron como

herramienta de presentación de informe de Rendición de Cuentas a la ciudadanía a corte junio a

corte diciembre 31 de 2016.

RECOMENDACIONES

1. Que se socialicen todos y cada uno de los elementos que fueron intervenidos en la actualización

del MECI con los servidores públicos de la entidad y/o contratistas que manejan recursos físicos y

financieros.

2. Seguir con la herramienta de monitorear el PDM para no perder la dinámica del Autocontrol en

cada uno de los procesos de la entidad.

3. Agilizar la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental TDR, TVD y

adoptar el Plan de Gestión Documental en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y en general

desarrollar las acciones necesarias para corregir los hallazgos detectados por los contratistas del

Archivo General de la Nación AGN en materia archivística.

4. Concientizar a los funcionarios responsables de cada proceso de la importancia de mantener un

Sistema de Control Interno (SCI) óptimo, ya que se convierte en base fundamental para el logro de

los objetivos institucionales.

5. Mantener actualizados en cada área o proceso, las fichas y/o controles a los indicadores de

gestión.

6. Fortalecer el subsistema de Autoevaluación Individual e Institucional, aplicar Planes de

Mejoramiento Institucional y por Procesos a fin de detectar deficiencias que obstaculicen el buen

desempeño de la función pública.




Nit. 890112371-8


Cra 19 Nro.16 – 47 Tel 8789212 – 8787222


7. Hacer mas frecuentes las reuniones de Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

con el propósito de poner en conocimiento los riesgos que afectan las actividades en los procesos

y procedimientos.

8. Revisar y retroalimentar el Modelo Estándar de Control Interno MECI, ya que es una herramienta

que dinamiza la gestión administrativa.

9. El Comité Coordinador del MECI y el Comité Coordinador del SCI deben funcionar conforme al

funcionamiento de la estructura organizacional y para ello se requiere de un decidido compromiso

de todos los servidores ya que no se requiere un MECI documental sino un MECI operativo.

10. Desarrollar las acciones para mitigar los riesgos de corrupción, revisar las políticas de

administración de riesgos de corrupción, revisar las políticas de administración de riesgos y

ajustarlas de ser necesarios.

Es necesario que el presente informe sea publicado en la página Web de la entidad conforme al

artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y sobre todo que sean acatadas y tenidas en cuentas las

recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno.

MIGUEL ANGEL NAVAS VEGA

Jefe Control Interno

Alcaldía Municipal de Baranoa.

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