Informe Nº 01-2015

De: José Ortiz Valencia - Administrador de EXPOMAJES 2015

Para: Dr. Rómulo Tinta – Presidente del comité organizador EXPOMAJES 2015

Relación de actividades realizadas:

Durante la semana del 17 al 21 de Agosto,

Se me entrego por parte del señor comisario el proyecto para la ejecución de la feria para ponerme al tanto del mismo.

Así mismo realice coordinaciones con las personas que conforman las comisiones presentes en la oficina, para poder cumplir con las metas propuestas.

Posteriormente el señor comisario me hizo llegar informe económico, de la venta de stands de cerveza que habían realizado la semana anterior así mismo con gastos realizados cubiertos con este dinero. Que son de la siguiente manera.

Ingresos S/.16700 por la venta de 8 stands cuyo precio de venta es de S/2500.00 (no fueron cancelados en su totalidad, dieron a cuenta por cada uno quedando en cancelar lo faltante cuando se les entregue el comprobante respectivo, se les entrego u recibo provisional.

Se utilizo en lo siguiente:- Gastos de útiles de oficina 166.00- Compra de computadora 2000.00 (se debe 370)- Impresión de tarjetas, hojas embretadas etc. 481.00- Instalación de internet 356.00- Compra de cortinas para la oficina 60.00- Autorización para realizar la feria 188.65- Gastos de viaje del comisario a Chivay en 2 oportunidades 200.00- Trámites y otros realizados por la secretaria 111.80- Gestiones del Comisario en Arequipa 100.00- Viáticos de la señorita Paola en Arequipa, 2 días, gestiones 300.00- Compra de Gaseosas para reunión del comité 10.00- Adelanto para gestiones de Pelea de toros al Sr. Felipe Quispe 1000.00- Adelanto para espectáculos Grupo Femenino Bolivia 4000.00- Compra de material para pegado de afiches. 11.50- Envió de oficios a la Municipalidad de la Unión Cotahuasi 8.00 TOTAL EGRESOS 8992.95

TOTAL INGRESOS 16700.00 SALDO AL 17/08/2015 7707.00

Estando tanto los ingresos como egresos con recibos, boletas y rendiciones.

El día 18/08, pedí se me entregue la estructura de los gastos a realizar por daca uno de los encargados de las comisiones para poder controlar de manera más analítica los mismos, se entrego la mayoría, esperando que en esta semana lo hagan lo que aun no lo hicieron.

19/08, se estructuro un cronograma parcial de las actividades a realizar como son:Contratación de grupos y artistas que participarían en la Feria. Confirmación de la participación de los toros de pelea que participarían ella feria, Difusión para la venta de los stands, Elaboración del programa oficial de la Feria.Impresión de Programas, Adecuación del campo ferial y otros.

Se llevo a cabo la reunión con el comité y los encargados de las comisiones.Para definir la cantidad y precios d elos stands, se quedo que habría 10 comedores a un precio de 700.00 c/u y que serian adjudicados por sorteo debido a la demanda de los mismos.Los stands valdrían S/. 900.00 los que stands los de la parte externa y S/. 500.00 los interiores, así mismo los espacios de comida rápida (Sándwiches, helados etc.) valdrían S/. 300.00, los patios de exhibición de maquinaria y otros tendrán un valor de S/- 100.00 por mt2.Estos se pondrán a la venta a partir del día martes 25 debiendo para ese día estar ya listo el plano oficial de la feria, previos reajustes que están realizando en el mismo.

Así mismo para la contracción d eso grupos que amenizaran la feria solo se ha confirmadola presencia del Grupo femenino Bolivia para el día Jueves 24 de Setiembre, a este grupo ya se le dio un adelanto de S/. 4000.00, la semana anterior a mi ingreso. Siendo su costo de S/. 12.000.00 sin Incluir el IGV. Se me informo que se decidió por este grupo por su calidad y prestigio, de entre Los Juanes y Milder Ore cuyo precio era similar.

Para el día 20 de Setiembre, se tiene las siguientes cotizaciones.Yareta Lizet 12000.00 sin IGVYolanda Ivonne 10 000.00 sin IGVClavito y su Chela 25 000.00 sin IGV

Para el día sábado 26 de Setiembre se puso como opciones a los grupos, Titanes de Colombia, 23 600 incluye IGV, mas pasajesEncanto de Corazón (descartado por que ya ocuparon la fecha), pidió 35.000 sin IGVCorazón Serrano 45 000.00 sin IGVSon Tentación 40 000.00 sin IGV

Quedando definir los grupos para los demás días, que serian grupos locales o de la ciudad de Arequipa cuyos precios son menores, esta semana se estar definiendo para de si manera elaborar el Programa Oficial, y su impresión. Es necesario en la definición de los grupos con su autorización Sr. presidente del comité. Durante la semana del 17 al 21, se realizaron gatos menores urgentes por S/. 1032.00 los cuales aún están pendientes se me entregue las rendiciones, como son:

Viaje del Vet. Ángelo Bedoya a la Feria de San Camilo para coordinar e invitar a ganaderos, se le entrego 300.00 que están dentro de su presupuesto.Se acordó en la reunión del Día Miércoles con el comité , invitar a los periodistas de la zona a un almuerzo de confraternidad el cual se llevo a cabo el jueves siendo su costo total de 300.00, compra de la línea de internet 85.00, compra de celular con llamadas ilimitadas a cualquier destino por S/. 230.00, mantenimiento de computadoras por que se infectaron por el uso de USB con virus y otros gastos menores. Quedando un saldo en caja de S/. 6675.00.

El día Viernes 21, nos trasladamos de local por la tarde al local de la Junta, previo coordinación e informando al alcalde del Pedregal para evitar cualquier mal entendido, ya que el local que nos habilitaron en la municipalidad era muy reducido y mal ambientado, se pidió el apoyo de una señora de la localidad que amablemente nos brindo una camioneta para el traslado y se le

pago solo el combustible. A partir del día Lunes 24 estaremos trabajando y atendiendo en este local.

Es todo cuanto tengo que informar a Ud. Señor Alcalde.

Atentamente

C.P.C. JOSE ORTIZ VALENCIA ADMINISTRADOR – EXPOMAJES 2015