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INFORME N.° DFOE-DL-IF-14-2013 27 DE NOVIEMBRE, 2013

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME ACERCA DE LA AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL RELACIONADA CON EL PAGO DE OBRAS Y SERVICIOS AL

MARGEN DE LA NORMATIVA LEGAL POR PARTE DE LA MUNICIPALIDAD DE GOLFITO

2013

http://www.cgr.go.cr/


CONTENIDO

Página N.º

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ................................................................................... 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ................................................................................ 1

NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ........................................................ 1

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA ....................................................... 2

METODOLOGÍA APLICADA ................................................................................... 3

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA .............. 3

2. RESULTADOS ........................................................................................................ 4

CONTRATACIONES Y PAGOS IRREGULARES ......................................................... 4

PAGOS REALIZADOS POR LA MUNICIPALIDAD DE GOLFITO AL MARGEN DE LA NORMATIVA QUE REGULA LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA .......................................................... 4

3. CONCLUSIONES ................................................................................................... 9

4. DISPOSICIONES .................................................................................................. 10

AL CONCEJO MUNICIPAL DE GOLFITO ............................................................... 11

AL SEÑOR HÉCTOR CHINCHILLA CASCANTE, ALCALDE MUNICIPAL A.I., O A QUIÉN EN SU LUGAR OCUPE SU CARGO ........................... 11

Cuadros:

Cuadro N.°1: Cantidad de resoluciones administrativas emitidas y el monto total

pagado por año, del 2009 al 2011 Cuadro N.°2: Tipo de obras y servicios tramitados mediante resolución

administrativa del 2009 al 2011



INFORME N.º DFOE-DL-IF-14-2013

RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos? Los procedimientos utilizados por la Municipalidad de Golfito en la tramitación y pago de obras y servicios, a fin de verificar su apego al ordenamiento jurídico. ¿Por qué es importante? Las municipalidades, en su condición de entidades públicas, están regidos por la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento y, por ende, deben atender ineludiblemente la normativa legal que regula la contratación administrativa en el sector público costarricense y observar las normas y principios de control interno atinentes a esta actividad; así como, contar con la estructura administrativa responsable de liderar los procesos asociados a la tramitación, ejecución, control y registro de las compras de bienes y servicios para el cumplimiento de sus objetivos y metas, con estricto apego a las directrices dadas por el ordenamiento jurídico aplicable. ¿Qué encontramos? Entre agosto de 2009 y abril de 2011, la Municipalidad de Golfito realizó 45 pagos a 31 proveedores por un total de ¢383.190.904,49, todos al margen de la normativa legal que regula la materia de compras del Estado. Para tales efectos, la Alcaldía Municipal de ese entonces empleó la resolución administrativa para justificar la actuación municipal y ordenar los respectivos pagos, la cual está reservada para situaciones de demostrada imposibilidad jurídica de pagar sobre la base de un contrato eficaz, de manera que, para evitar un enriquecimiento ilícito, en perjuicio de quien ha actuado de buena fe, dentro de un procedimiento de contratación válido y legítimo, se dispone indemnizarlo conforme con los términos de la Ley de Contratación Administrativa. Además, la administración municipal no aportó la documentación pertinente que evidenciara el recibido conforme de los servicios o el finiquito en caso de obras por parte de funcionarios municipales autorizados para ese fin, lo cual aunado a la naturaleza de las obras y servicios pagados (trabajos por cierre técnico de un vertedero a cielo abierto, servicios de vigilancia, limpieza y habilitación de caminos y pago de jornales ocasionales por servicios de limpieza de calles y aceras) imposibilitó al Órgano Contralor verificar si se dio la efectiva prestación del servicio o la ejecución de la obra. En conclusión, acciones promovidas por autoridades de ese ayuntamiento durante el período citado, propiciaron pagos por un poco más de ¢383,0 millones, al margen de los procesos concursales establecidos en la normativa aplicable, dirigidos por una instancia distinta de la Proveeduría Municipal, contrario a la normativa legal y sin contar con la aprobación del Concejo Municipal y, en una clara ausencia de medidas efectivas de control interno para garantizar la recepción satisfactoria de las obras y servicios pagados en esas condiciones.


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Aunado a que la práctica empleada revela importantes debilidades en el proceso de contratación, pago y recepción de las obras y servicios, que van en detrimento del eficaz y eficiente uso de los recursos públicos y, por consiguiente, del logro de los objetivos institucionales y la satisfacción de las necesidades comunales, en razón de que no se habilitaron las políticas y procedimientos para garantizar la efectiva recepción de las obras y servicios a satisfacción, respecto de las cuales tampoco medió la rendición de garantías que protegieran a la Municipalidad ante eventuales incumplimientos del proveedor. En consecuencia, en virtud de los resultados obtenidos en esta auditoría, la Contraloría General, en un documento aparte, puso en conocimiento las situaciones expuestas al Ministerio Público para lo de su competencia. ¿Qué sigue? Las disposiciones se giran a la Alcaldesa en ejercicio, dada su responsabilidad de vigilar por la organización, el funcionamiento, la coordinación y el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general, tal como lo establece el artículo 17 inciso a) del Código Municipal. En ese sentido, se le dispone incorporar en el Reglamento de Proveeduría Municipal, las regulaciones respecto del uso de la figura de la resolución administrativa, para que se utilice con estricto apego a lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa 7494 y su reglamento; así como, publicar dicha reforma, en el diario oficial La Gaceta. Además, instruir a los funcionarios encargados de las unidades de Proveeduría, Tesorería, Presupuesto y la Dirección de la Unidad Técnica de Gestión Vial Cantonal de esa Municipalidad, que la resolución administrativa será utilizada únicamente para situaciones que se enmarquen dentro de los términos del ordenamiento jurídico aplicable. Por su parte, al Concejo se le dispone, realizar el trámite de aprobación de los ajustes al Reglamento de Proveeduría que someta la Alcaldesa a conocimiento de ese órgano colegiado.



INFORME N.° DFOE-DL-IF-14-2013

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME ACERCA DE LA AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL RELACIONADA CON EL PAGO DE OBRAS Y SERVICIOS AL

MARGEN DE LA NORMATIVA LEGAL POR PARTE DE LA MUNICIPALIDAD DE GOLFITO

1. INTRODUCCIÓN

Origen de la auditoría

1.1 Los resultados de un estudio de fiscalización realizado por la Contraloría General en la Municipalidad de Golfito en el año 2012, acerca de su sistema de control interno financiero, revelaron la existencia de importantes debilidades en el proceso de contratación administrativa que podrían propiciar el empleo de procedimientos de compra apartados de la normativa legal, aprovechándose de la vulnerabilidad de los controles internos (Informe DFOE-DL-IF-17-2012).

1.2 Por esta razón y con fundamento en las competencias conferidas a la Contraloría General por los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y los numerales 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N.° 7428, del 7 de setiembre de 1994, se incluyó en el plan anual operativo del año 2013 del Área de Fiscalización de Servicios para el Desarrollo Local, el presente estudio de fiscalización.

Objetivo de la Auditoría

1.3 Analizar los procedimientos utilizados en la tramitación y pago de bienes y servicios al margen del ordenamiento jurídico aplicable y promover el fortalecimiento de los controles institucionales en ese campo.

Naturaleza y alcance de la Auditoría

1.4 El estudio comprendió el análisis del procedimiento empleado para el pago de 45 obras y servicios, efectuadas por la Municipalidad de Golfito al margen de la normativa aplicable.


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1.5 El estudio abarcó el período comprendido entre el 1º de enero de 2009 y el 28 de febrero de 2011, el cual se amplió cuando se consideró necesario y se efectuó de conformidad con el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público”, promulgado mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, N.° R-CO-94-2006, publicada en La Gaceta N.° 236 del 8 de diciembre de 2006.

1.6 En virtud de los resultados obtenidos en esta auditoría, la Contraloría General, en un documento aparte, puso en conocimiento las situaciones expuestas al Ministerio Público para lo de su competencia.

Generalidades acerca de la Auditoría

1.7 La actividad contractual de las entidades y órganos del Estado, incluyendo el sector descentralizado territorial e institucional, así como los entes públicos no estatales y las empresas públicas, está regida por la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.

1.8 Esa normativa define los criterios que deben atender las entidades públicas para la contratación de bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de sus fines, de modo tal que los procedimientos de selección de un contratista se deben considerar como un instrumento, cuya utilización es válida en la medida contribuyan a la mejor satisfacción del interés general. Asimismo, esa Ley establece los casos de excepción en los cuales se exime de los procesos concursales.

1.9 Con respecto a la administración de las funciones de aprovisionamiento, la referida Ley estipula que en cada uno de los órganos y sujetos públicos sometidos a sus alcances, existirá una dependencia encargada de los procedimientos de contratación administrativa, con plena competencia para conducir los trámites de adquisiciones.

1.10 En el caso de los ayuntamientos, el Código Municipal señala que esas entidades podrán utilizar o disponer de su patrimonio mediante toda clase de actos o contratos permitidos por ese Código y la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, que sean idóneos para el cumplimiento de sus fines.

1.11 En ese sentido y, a la luz de marco jurídico aplicable, las municipalidades deben atender ineludiblemente la normativa que regula la contratación en el sector público y contar con la estructura administrativa responsable de liderar los procesos de tramitación, ejecución, control y registro de las compras de bienes y servicios adquiridas para el cumplimiento de sus objetivos y metas, ajustado a las directrices dadas por las normas legales y técnicas y a las normas y principios de control interno.


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Metodología aplicada

1.12 En el desarrollo del estudio se aplicaron, entre otras técnicas de auditoría, las siguientes:

a) Revisión y análisis de los documentos asociados a los pagos tramitados por medio de resoluciones administrativas emitidas por el Despacho del Alcalde Municipal a la sazón.

b) Revisión y análisis de información contenida en el Sistema de Consulta de Actividad Contractual (SIAC).

c) Análisis de las funciones asignadas a las unidades de Proveeduría, Tesorería y Contabilidad municipales, según el Manual de Puestos de la Municipalidad de Golfito.

d) Entrevistas a funcionarios de las unidades de Proveeduría, Tesorería, Contabilidad y Alcaldía municipales.

e) Revisión de informes de fiscalización emitidos sobre la Municipalidad de Golfito en materia de Control Interno.

Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría

1.13 La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones producto de la auditoría a que alude el presente informe, se llevó a cabo en la sala de reuniones de la Alcaldía Municipal, ubicada en la Municipalidad de Golfito, el día 07 de noviembre de 2013, con la presencia de los siguientes funcionarios municipales: señor Héctor Chinchilla Cascante, Alcalde Municipal a.i.; señora Roxana Villegas Castro, Secretaria del Concejo Municipal; Dianne Gómez Artavia, Asistente de Proveeduría; Ariana Hernández Cedeño, Tesorera Municipal a.i.; Yohanny Suárez Vásquez, Director de la UTGV. Dicha actividad fue convocada mediante los oficios N.os 11932 (DFOE-DL-1119) y 11934 (DFOE-DL-11120), ambos del 04 de noviembre de 2013.

1.14 El borrador del presente informe se entregó el 07 de noviembre del presente año por medio de oficio N.° DFOE-DL-1121 de esa fecha, con el propósito de que en un plazo no mayor a cinco días hábiles, se formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios para el Desarrollo Local, las observaciones que se consideren pertinentes sobre su contenido.

1.15 Al respecto, con el oficio N.° AM-MG-O-0257-2013 del 15 de noviembre de 2013, recibido por la Contraloría General el 20 de ese mes, el Alcalde Municipal dio respuesta al memorial citado, indicando que “(…) ésta (sic) Administración considera que el “Informe sobre los resultados de la auditoría de carácter especial sobre el pago de obras y servicios al margen de la


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normativa legal por parte de la Municipalidad de Golfito”, se encuentra bien fundamentado por lo tanto no presentamos ninguna observación al respecto (…)”.

2. RESULTADOS

Contrataciones y pagos irregulares

Pagos realizados por la Municipalidad de Golfito al margen de la normativa que regula la Ley de Contratación Administrativa

2.1 La Municipalidad de Golfito tramitó, entre el 12 de agosto del 2009 y el 4 de febrero del 2011, 45 pagos a 31 proveedores al margen de la normativa que regula la materia de compras del Estado y, para efectos de su pago, cuyo monto ascendió a un total de ¢383.190.904,49, el Alcalde Municipal de ese entonces, emitió para cada caso, una resolución administrativa, en la cual expone las consideraciones para ordenar el pago respectivo y liberar de toda responsabilidad a los funcionarios municipales participantes de esos procesos de pago.

2.2 La resolución administrativa es un documento reservado para situaciones de demostrada imposibilidad jurídica de pagar sobre la base de un contrato eficaz, de manera que, para evitar un enriquecimiento ilícito, en perjuicio de quien ha actuado de buena fe, dentro de un procedimiento de contratación válido y legítimo, con evidente provecho para la Municipalidad, se dispone indemnizarlo conforme con los términos de la Ley de Contratación Administrativa1.

2.3 De acuerdo con la práctica establecida, el proveedor debe presentar el reclamo formal de la obligación ante la entidad y para ello, debe remitir las facturas especificando las obras realizadas o los servicios prestados. Una vez recibidos los argumentos del proveedor, la Administración debe activar un protocolo para verificar el recibido a satisfacción, para lo cual la persona competente debe comprobar que efectivamente lo indicado por el proveedor fue recibido por la Institución.

2.4 El Jerarca debe evaluar los elementos aportados, derivados de las verificaciones realizadas y tomar una decisión de emitir la resolución administrativa. En ese documento, se debe dejar plasmadas las consideraciones y, en caso de ordenar el pago, debe rebajar la utilidad en el caso de conocerse o el lucro cesante del 10% si no se puede determinar la utilidad generada, tal como lo establece el artículo 210 Reglamento a la Ley de

1 Oficio Nº 12703 (FOE-SM-2416) del 20 de octubre de 2004.


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Contratación Administrativa2. De igual manera, debe delegar la investigación para sentar posibles responsabilidades por realizar este tipo de pagos al margen de la normativa vigente o por la omisión de los procedimientos respectivos de contratación.

2.5 En relación con los 45 pagos realizados por la Municipalidad detallados en cuadros números 1 y 2 siguientes, ninguno de los casos presentan las condiciones indicadas en los párrafos precedentes y tal como se expone más adelante en este informe.

Cuadro N.° 1 Municipalidad de Golfito

Cantidad de resoluciones administrativas emitidas y el monto total pagado por año

del 2009 al 2011

Año Resoluciones Monto en colones

2009 16 212.860.803,12

2010 23 140.493.069,85

2011 6 29.837.031.52

45 383.190.904,49

Fuente: Información de la Proveeduría Municipal de Golfito

2 Deber de verificación. Es responsabilidad del contratista verificar la corrección del procedimiento de

contratación administrativa, y la ejecución contractual. En virtud de esta obligación, para fundamentar gestiones resarcitorias, no podrá alegar desconocimiento del ordenamiento aplicable ni de las consecuencias de la conducta administrativa./ El contrato se tendrá como irregular, cuando en su trámite se incurra en vicios graves y evidentes, de fácil constatación, tales como, omisión del procedimiento correspondiente o se haya recurrido de manera ilegítima a alguna excepción. En esos casos, no podrá serle reconocido pago alguno al interesado, salvo en casos calificados, en que proceda con arreglo a principios generales de Derecho, respecto a suministros, obras, servicios y otros objetos, ejecutados con evidente provecho para la Administración. En ese supuesto, no se reconocerá el lucro previsto y de ser éste desconocido se aplicará por ese concepto la rebaja de un 10% del monto total. (…).


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Cuadro N.° 2

Municipalidad de Golfito

Tipo de obras y servicios tramitados mediante resolución administrativa del 2009 al 2011

Tipo Cantidad Monto en

colones

Obras complementarias a otras originalmente contratadas 5 45.709.398,33 Trabajos por cierre técnico del vertedero a cielo abierto de Fila de Manigordo 7 38.385.130,00 Servicios de vigilancia 2 5.428.710,00 Limpieza y habilitación de caminos 14 189.360.845,74

Pago de jornales ocasionales por servicios de limpieza de calles y aceras 4 24.727.074,78 Recolección de residuos 7 44.047.379.10 Reparación de maquinaria 2 13.054.389,00

Compra combustible 3 20.970.247,54 Pago a un proveedor por pérdida de oportunidades de trabajo 1 1.507.730,00

45 383.190.904,49

Fuente: Información aportada por la Proveeduría Municipal de Golfito.

2.6 Conforme los documentos que constan de estos pagos en la Municipalidad y que sirvieron de base para esta auditoría, 33 de esas resoluciones son anteriores o coinciden con las fechas de las facturas de los proveedores. En siete resoluciones no se adjuntan facturas u otro documento del proveedor. Asimismo, de las 45 resoluciones tramitadas en el período objeto de estudio, a 38 se les adjunta la factura, de las cuales, 31 solo hacen alusión al siguiente término “cancela orden de compra…”, sin detallar el tipo de servicio o bien suministrado a la Municipalidad de Golfito.

2.7 Por otra parte, en diversos oficios consta la posición de un funcionario de esa Corporación Municipal, advirtiendo al entonces Alcalde Municipal que la práctica utilizada, contravenía lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa, dado que por los montos de las erogaciones se requería la autorización del Concejo Municipal. También se advirtió sobre la ausencia de documentos en los cuales se estableciera el finiquito de las obras para determinar su recibido satisfactorio por parte de funcionarios municipales competentes.


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2.8 De igual manera, hizo ver la existencia de pagos sin el contenido presupuestario y que, en el caso del pago por indemnizaciones, los interesados no presentaron el formal reclamo a la Municipalidad del menoscabo sufrido sobre su peculio.

2.9 Asimismo, en algunas resoluciones se argumentó sobre la existencia de situaciones de emergencia o de salud pública; sin embargo, de los 45 pagos objeto de estudio, solo en cuatro –una del año 2010 y tres del 2011- se cita un decreto ejecutivo de declaratoria de emergencia de octubre de 2010 y en otra resolución se indica haberse hecho de conocimiento el asunto a la Comisión Nacional de Emergencia, sin aportarse mayor información que demuestre fehacientemente la vinculación del gasto con algún requerimiento establecido dentro de la emergencia.

2.10 La actividad contractual de las municipalidades, según el artículo 62 del Código Municipal, está regulada por la Ley de Contratación Administrativa N.º 7494 y su Reglamento. Asimismo, ese Código establece que al Concejo le corresponde, entre otros, autorizar los egresos excepto los gastos fijos y la adquisición de bienes y servicios de competencia del alcalde municipal, en el caso de existir reglamento a lo interno del ayuntamiento.

2.11 Ese marco regulador establece que los procedimientos de contratación serán conducidos por las proveedurías instituciones, las cuales fungirán como los órganos técnicos en esa materia. Dichos procedimientos se iniciarán con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado competente, la cual encabezará el expediente que se forme y contendrá, entre otros, una justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto.

2.12 La Municipalidad de Golfito cuenta con un Manual de Puestos en el cual se establece a la Proveeduría Municipal, las funciones relativas a la conducción de los procedimientos de contratación administrativa y de órgano técnico institucional en esa materia.

2.13 La Ley de Contratación Administrativa de repetida cita, también establece que para iniciar el procedimiento de contratación es necesario contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva, salvo casos excepcionales y para atender una necesidad muy calificada, a juicio de la Administración y previa autorización de la Contraloría General.

2.14 También señala ese cuerpo legal, que para comenzar el procedimiento de contratación, la Administración deberá acreditar, en el expediente respectivo, que dispone o llegará a disponer, en el momento oportuno, de los recursos humanos y la infraestructura administrativa suficiente para verificar el fiel


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cumplimiento del objeto de la contratación, tanto cuantitativa como cualitativamente.

2.15 La Ley en referencia en su artículo 80 que en casos de urgencia y para evitar lesiones del interés público, daños graves a las personas y daños irreparables a las cosas, podrá prescindirse de una o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación; incluso podrán dictarse procedimientos sustitutivos, para lo cual en estos supuestos y para el control y la fiscalización correspondiente, la Administración estará obligada a solicitar, previamente, a la Contraloría General de la República, la autorización para utilizar este mecanismo.

2.16 Conforme lo expuesto en el presente informe y a pesar contarse con procedimientos que norman de manera clara y abundante, el tema de la contratación administrativa, en ese ayuntamiento pagaron obras y servicios al margen de la normativa legal y técnica.

2.17 Por ejemplo, se realizaron pagos por servicios de vigilancia, uno para resguardar instalaciones municipales y otro para cuidar una maquinaria de un contratista ubicada en una comunidad en la cual se estaban realizando trabajos. Además, 14 pagos se refieren a la limpieza y habilitación de caminos, sin especificar los aspectos técnicos, los lugares donde se desarrollaron las obras ni las fechas de las prestaciones y, 7 pagos de obras relacionadas con el cierre técnico de un vertedero ubicado en el distrito de Río Claro.

2.18 Es así como, dada la naturaleza de las obras y servicios pagados por medio de esa práctica, aunado a la falta de documentos en los archivos de la Municipalidad que permitan comprobar su recibo a satisfacción por funcionarios municipales autorizados, resultó imposible para la Contraloría General verificar con certeza si efectivamente esas obras y servicios fueron realizados.

2.19 Asimismo, en ninguno de los 45 casos se advierte que las resoluciones obedecían a reclamos presentados por proveedores a quienes se les adeudaba por la realización o adquisición de bienes y servicios, sino que, de acuerdo con la documentación existente, prácticamente en todos los casos se generó primero la resolución administrativa y, posteriormente, la factura, documento que incluso en la mayoría de los casos, no detalla el servicio o bien suministrado a la Municipalidad como se indicó en párrafo precedente.

2.20 De esta forma, lo expuesto en el presente informe evidencia un debilitamiento del control interno en la tramitación y pago de obras y servicios adquiridos al margen del correspondiente bloque de legalidad y para lo cual se empleó la


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resolución administrativa como una práctica común y no como excepción, contrario a lo que exige el ordenamiento jurídico.

2.21 Aunado a que el procedimiento empleado revela importantes debilidades en el proceso de contratación, pago y recepción de las obras y servicios, que van en detrimento del eficaz y eficiente uso de los recursos públicos y, por consiguiente, del logro de los objetivos institucionales y la satisfacción de las necesidades comunales, en razón de que no se habilitaron las políticas y procedimientos para garantizar la efectiva recepción de las obras y servicios a satisfacción, respecto de las cuales tampoco medió la rendición de garantías que protegieran a la Municipalidad ante eventuales incumplimientos del proveedor.

2.22 Finalmente, indicar que la Municipalidad de Golfito publicó en La Gaceta N.° 117 del 19 de junio de 2013 el Reglamento de Proveeduría Municipal, esto a raíz de la atención a una disposición cursada por la Contraloría General en el informe DFOE-DL-IF-17-2012. En dicho reglamento se norman los procedimientos que regirán en las diferentes etapas de su actividad contractual a cargo del Departamento de Proveeduría; sin embargo, no establece instrucciones asociadas al trámite de pagos fundamentados en la figura de la resolución administrativa.

2.23 En consecuencia, reiterar, que en virtud de los resultados obtenidos en esta auditoría, la Contraloría General, en un documento aparte, puso en conocimiento las situaciones expuestas al Ministerio Público para lo de su competencia.

3. CONCLUSIONES

3.1 El análisis de 45 pagos realizados entre agosto de 2009 y abril de 2011, por un monto total de ¢383.190.904,49, revela debilidades significativas en el proceso de contratación, pago y recepción de las obras y servicios, que van en detrimento del eficaz y eficiente uso de los recursos públicos y, por consiguiente, del logro de los objetivos institucionales y la satisfacción de las necesidades comunales. En otras palabras, los procesos relacionados con la contratación administrativa, en esos casos, se aportaron de lo establecido en la normativa legal aplicable.

3.2 Las acciones promovidas por autoridades de ese ayuntamiento, son las que propiciaron los incumplimientos a la Ley de Contratación Administrativa e inobservancia de los controles internos establecidos para el trámite de pago de compromisos. Pagos de bienes y servicios, que se efectuaron sin seguir los procesos concursales establecidos en la normativa aplicable, dirigidos por una instancia distinta a la Proveeduría Municipal, sin contar con la aprobación del


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Concejo Municipal y con una clara ausencia de medidas de control interno para garantizar la existencia de contenido presupuestario y la recepción satisfactoria de los bienes y servicios pagados en esas condiciones.

3.3 Lo expuesto deja ver que el control interno institucional, en materia de pago de obras y servicios no coadyuva a consolidar las actividades pertinentes para garantizar la protección y conservación del patrimonio público y la confiabilidad y oportunidad de la información; así como, la eficiencia y eficacia de las operaciones y el cumplimiento de las normas legales y técnicas aplicables.

3.4 Es decir, las actuaciones de ese gobierno local en materia de adquisiciones en el período objeto de estudio, no son consecuentes con las reglas que imponen un buen gobierno corporativo, entendido éste como el conjunto de buenas prácticas y mecanismos que permiten un balance entre la gestión y su control, con el fin de direccionar las actuaciones y decisiones institucionales al cumplimiento de sus objetivos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

3.5 En general, la Municipalidad de Golfito requiere de sus autoridades un serio compromiso de analizar con profundidad este tema, a efecto de fortalecer los esquemas de control interno mediante la revisión de sus procedimientos para mejorar la eficiencia y eficacia en la administración del proceso de compra y, en consecuencia, del mejor uso de los recursos públicos, de modo que las actuaciones en materia de contratación administrativa se enmarquen rigurosamente dentro de la normativa legal y reglamentaria aplicable.

3.6 En consecuencia, en virtud de los resultados obtenidos en esta auditoría, la Contraloría General, en un documento aparte, puso en conocimiento las situaciones expuestas al Ministerio Público para lo de su competencia.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N.° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 El Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.


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Al Concejo Municipal de Golfito

4.3 En función de lo establecido en el artículo 13 del Código Municipal, de que son atribuciones del Concejo, aprobar los presupuestos, dictar los reglamentos de la corporación, organizar, mediante reglamento, la prestación de los servicios municipales, celebrar convenios, comprometer los fondos o bienes y autorizar los egresos de la municipalidad, excepto los gastos competencia del Alcalde, se gira la siguiente disposición a ese órgano colegiado.

4.4 Realizar el trámite de aprobación de los ajustes al Reglamento de Proveeduría que someta la Alcaldesa a conocimiento de ese órgano colegiado, y remitir al Órgano Contralor copia del Acuerdo donde se resuelva al respecto, a más tardar el 30 de junio de 2014. Ver puntos del 2.20 al 2.22 de este informe.

A la señora Ana Luisa Catón Baltodano, Alcaldesa Municipal a.i., o a quién en su lugar ocupe su cargo

4.5 En su condición de administrador general y jefe de las dependencias municipales y de su responsabilidad de vigilar por la organización, el funcionamiento, la coordinación y el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general, tal como lo establece el artículo 17 inciso a) del Código Municipal, se le emiten las siguientes disposiciones.

4.6 Incorporar, en el Reglamento de Proveeduría Municipal, las regulaciones respecto del uso de la figura de la resolución administrativa, para que se utilice con estricto apego a lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa 7494 y su reglamento. Esta disposición debe ser atendida a más tardar el 31 de marzo de 2014, la cual se dará por atendida cuando se remita el oficio informando el número y la fecha de la sesión del Concejo en la que se conoció la propuesta de parte de ese Despacho. Ver puntos del 2.20 al 2.22 de este informe.

4.7 Publicar, en el diario oficial La Gaceta, la reforma al Reglamento de Proveeduría Municipal referida en la disposición anterior respecto del uso de la resolución administrativa. Esta disposición debe ser cumplida en el plazo de dos meses posterior a la aprobación del Concejo Municipal y se tendrá por acreditada cuando se remita copia de la publicación en el diario oficial.

4.8 Instruir a los funcionarios encargados de las unidades de Proveeduría, Tesorería, Presupuesto y la Dirección de la Unidad Técnica de Gestión Vial Cantonal de esa Municipalidad, que la resolución administrativa será utilizada únicamente para contrataciones administrativas en las cuales, se ha demostrado suficientemente la imposibilidad jurídica de pagar sobre la base de un contrato eficaz, y así evitar un enriquecimiento ilícito en perjuicio de


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quien actuó de buena fe, dentro de un procedimiento de contratación válido y legítimo, y en consecuencia, se dispone indemnizarlo conforme con los términos de la Ley de Contratación Administrativa. Remitir a la Contraloría General copia del oficio mediante el cual se gira la instrucción indicada a más tardar el 15 de enero de 2014.


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