informe integral de gestiÓn asesor desarrollo

DESPACHO GERENTE GENERAL

Programa: Desarrollo Institucional

Fecha: 2014/12/31

Página 1 de 59 INFORME INTEGRAL DE GESTIÓN ASESOR DESARROLLO

INSTITUCIONAL ENERO – DICIEMBRE DE 2014

NOMBRE CARGO

Elaboró: Legnel Alberto Sepúlveda Zapata Asesor Desarrollo Institucional

Yumbo, Diciembre 31 de 2014

Ingeniera

INES FERNANDA CAICEDO HERNANDEZ

Gerente

La Ciudad.

Referencia: INFORME DE GESTION AÑO 2014 ASESOR DESARROLLO

INSTITUCIONAL.

Cordial saludo,

De acuerdo a las disposiciones de ley adjunto informe de la Gestion realizada

desde el 01 de Enero a junio 30 del 2014 y de Julio 15 al 31 de Diciembre de 2014,

periodo en que tuve la oportunidad de desempeñarme como Asesor de Desarrollo

Institucional de la Empresa Oficial de Servicios Públicos de Yumbo ESPY S.A

E.S.P.

Agradezco su colaboración y apoyo durante mi gestión y quedo presto a cualquier

inquietud o solicitud adicional que sea requerida.

Atentamente,

LEGNEL ALBERTO SEPULVEDA ZAPATA

16.695.766 de Cali.

Anexo: ( ) Folios

Copia: Control Interno Espy S.A ESP – Archivo



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


INFORME DE GESTION

EMPRESA OFICIAL DE SERVICIOS PUBLICOS DE YUMBO

ESPY S.A ESP

ENERO 01 A JUNIO 30 DE 2014 CPS No 011

JULIO 15 A DICIEMBRE 31 DEL 2014 CPS No 124


ASESOR DESARROLLO INSTITUCIONAL

DICIEMBRE 31 DE 2014



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


ACTA DE INFORME DE GESTION

1.- DATOS GENERALES.

A. NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA ENTREGA


B. CARGO ASESOR DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

C. ENTIDAD O RAZON SOCIAL EMPRESA OFICIAL DE SERVICIOS PUBLICOS DE YUMBO- ESPY S.A ESP

D. CIUDAD Y FECHA YUMBO, DICIEMBRE 31 DE 2014

E. FECHA DE INICIO Y DE TERMINACION CONTRATOS

ENERO 01 A JUNIO 30 DEL 2014 CPS 011 JULIO 15 A DICIEMBRE 31 DEL 2014 CPS 124

F. CONDICION DE LA PRESTACION

CONTRATOS POR PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES EN APOYO A LA GESTION DE LA GERENCIA.

En este Informe se presentan los avances del Programa de Desarrollo Institucional

propuesto para esta vigencia por la alta dirección y la gerencia de la ESPY S.A

ESP, con el fin de fortalecer los mecanismos e instrumentos propios para el

funcionamiento y mejoramiento institucional de la gestión administrativa-

financiera, técnica-operativa y comercial de la ESPY S.A ESP y así garantizar

una adecuada y eficiente prestación de los servicios públicos de acueducto y

alcantarillado en la zona de ladera y alcantarillado de la zona plana del Municipio

de Yumbo.

Estos avances se derivan de los resultados obtenidos producto del seguimiento,

verificación y evaluación del cumplimiento de las metas, acciones de mejora,

estrategias y otros propuestos desarrollar en los procesos misionales, estratégicos

y de apoyo que hacen parte integral de la operación de la entidad.



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NOMBRE CARGO


2.-ANTECEDENTES.

En 1981 mediante convenio interadministrativo se entregó en concesión la operación de los servicios públicos de acueducto a EMCALI, en el Municipio de Yumbo; convenio que terminó en el año 2001. Mediante Acuerdo Municipal número 004 de 1996, se creó la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Yumbo EICE, como un ente industrial y comercial del estado del orden Municipal. Por disposición de la norma anterior, mientras entraba a operar la empresa de servicios públicos, la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado quedó a cargo de la Secretaria de Infraestructura y Servicios públicos. El Concejo Municipal mediante Acuerdo Nº 014 de Diciembre 02 de 2004 aprobó las apropiaciones con destino a la iniciación de operaciones de la Empresa de Servicios Públicos de Yumbo EICE a partir del 2005. El Alcalde Municipal por Decreto Nº 253 del 31 de Diciembre de 2004 conformó la junta directiva de la Empresa de Servicios Públicos de Yumbo ESP. La Administración Municipal mediante Resolución Nº 001 del 17 de Enero de 2005 expedida por el Comité de Hacienda Municipal (COMFIS) aprobó el presupuesto de ingresos y gastos de la Empresa de Servicios Públicos de Yumbo EICE para la vigencia fiscal de 2005.

Por Acuerdo Municipal No. 003 del 11 de Mayo de 2005, se efectuaron modificaciones al acto de creación de la Empresa de Servicios Públicos de Yumbo EICE , para adecuarlos, adaptarlos o ajustarlos al desarrollo normativo y de la jurisprudencia sobre empresas industriales y comerciales del estado y empresas de servicios públicos oficiales, y permitir al mismo tiempo la implementación de una solución estructural real y viable a la problemática de la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado en el Municipio. A partir de Mayo de 2005, con las primeras transferencias de recursos por el Municipio, inicio operaciones formalmente la ESPY EICE ESP; en el año 2006 se transforma a sociedad por acciones siendo su mayor accionista el Municipio de Yumbo con un 80% de participación accionaria y un 20% restantes distribuido en partes iguales del 5% de participación accionaria para las siguientes entidades, Hospital la Buena Esperanza, Instituto Municipal de Cultura(IMCY), el Instituto Municipal del Deporte(IMDERTY) y el Instituto Municipal de Reforma Urbana y Vivienda de Interés Social del Municipio de Yumbo (IMVIYUMBO). Para Mayo 30 de 2006 respaldada con inscripción ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios con ID 732 desde el 14 de junio de 1995, en el



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NOMBRE CARGO


RUPS, con la fuente de abastecimiento del Rio Yumbo con concesión de agua según resolución CVC No 00005 de 2006 del 29 de Enero de 2007, para 50 l/s a 10 años con las primeras transferencias de recursos por el Municipio, se da inicio de operaciones formalmente de producción y distribución de agua potable para el sistema de laderas y de operación y de mantenimiento del alcantarillado del sistema de laderas y de la zona plana del Municipio de Yumbo con un promedio de 11.000 suscriptores formales, mas de 3000 unidades familiares no formalizados; sin catastro de redes ni de usuarios y sin sistemas de medición y de comercialización. Para atender esta demanda administrativa, financiera, comercial, técnica y operativa arranca con una estructura organizacional básica de 7 cargos de planta entre los que están: Gerencia general, Subgerencias técnicas, administrativa-financiera comercial, secretaria de gerencia, contador y tesorero. En el mes de Agosto del 2012 la junta directiva aprueba la adopción por etapas de la nueva planta de cargos de la entidad, estudio este presentado por la gerente de la entidad, el cual es la creación de 11 nuevos cargos que entran a fortalecer administrativa, financiera, comercial, técnica, operativa e institucionalmente a la ESPY S.A ESP. El 01 de Diciembre del 2012 se inicia la implementación de la 1ra etapa de la nueva planta de cargos con la firma de 04 contratos de funcionarios debidamente seleccionados de acuerdo a los perfiles y competencias laborales solicitadas en el estudio. El 01 de Enero del 2013 se termina con la implementación de la nueva planta de cargos quedando conformada por 18 funcionarios públicos entre los que se detallan Control Interno, Director de Planeacion, Coordinador de Acueducto, Coordinador de Alcantarillado, Coordinador de Presupuesto, Coordinador de Cartera, Auxiliar de Informática, Coordinador de PQR y Auxiliar de Facturación entre otros para la atención actual de 20.114 suscriptores de los cuales la ESPY S.A ESP presta directamente el servicio de acueducto y alcantarillado de la zona de laderas a 4.550 suscriptores. Para la ESPY S.A ESP, su activo más preciado son sus clientes, los usuarios que están conectados a las redes de acueducto y alcantarillado que la empresa administra, además con proyecciones de ampliación de cobertura y la captación de nuevos suscriptores, además de la normalización del servicio a varios sectores cuyo estrato sea industrial o comercial, una vez ejecutadas y terminadas las obras de acueducto y saneamiento básico del Plan Especial de la Zona Industrial (PEZI).



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


3. PLANTA DE PERSONAL La Empresa Oficial de servicios Públicos de Yumbo ESPY S.A ESP cuenta con una planta de cargos adoptada por el acuerdo G1.2-07 de Noviembre 13 del 2012, la cual se encuentra vigente. La figura de vinculación de los 18 cargos de planta es de 13 funcionarios de Libre Nombramiento y 05 Trabajadores Oficiales.

CONCEPTO

AÑO 2012

AÑO 2014

Cargos de Libre Nombramiento

7

15

Trabajadores Oficiales

0

3

Total planta de cargos

7

18



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NOMBRE CARGO


ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONARIOS EMPLEADOS

PUBLICOS

ESPY S.A. ESP 2014

4.- SITUACION DE LOS RECURSOS

Se adjuntan los estados financieros para la vigencia fiscal año 2014,

comprendidos desde el 01 del mes de Enero al 30 de Diciembre del 2014.

(Anexo 1)

JUNTA DIRECTIVA

Gerencia

Control Interno

Abogado Defensa Jurídica

Auxiliar de Gestión Documental Director de Planeación

Subgerencia Comercial

Subgerencia Administrativo y Financiero

Subgerencia Técnica

Coordinador

Alcantarillado

Coordinador

Acueducto

Auxiliar de

Facturación

Coordinador

de PQR

Contador Tesorero Presupuesto

Responsable

de Cartera

Almacenista

Auxiliar de

Informática



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NOMBRE CARGO


5.- EJECUCIONES PRESUPUESTALES

Los recursos de la empresa oficial de servicios públicos de Yumbo ESPY S.A ESP

provienen de la tarifa, es decir del recaudo de los servicios de acueducto y

alcantarillado y los subsidios que ha establecido el municipio en sus topes de 70%

para estrato 1, 30% en el estrato 2 y 15% en el estrato 3.

Para el año 2014, se realizo el presupuesto haciendo una proyección con base en

los valores recaudados en el año 2013 por concepto de la prestación de los

servicios de acueducto y alcantarillado, lo mismo teniendo en cuenta las metas

trazadas a alcanzar y cumplir por el área comercial de captación y normalización de

nuevos usuarios, incrementando así el valor de los subsidios a recibir por parte del

municipio de Yumbo para los estratos 1, 2 y 3, además de la nueva unidad de

negocio que es la Unidad Ejecutora de Inversiones la cual genero nuevos ingresos

para la ESPY S.A ESP por la administración, supervisión e interventora de las

obras del plan especial de la zona industrial PEZI, que contrato en esta vigencia

esta entidad. La cifra que se recibió de parte del Municipio de Yumbo a través dela

figura de convenios y contratos interadministrativos para la ejecución de la primera

fase de este proyecto PEZI, que contempla obras de saneamiento básico en la

instalación del alcantarillado pluvial de varios sectores de la zona industrial de

Yumbo a través de 4 grupos de obras, fue de aproximadamente 68.000.000.000.

Se adjuntan las ejecuciones presupuestales de ingresos y de gastos de la vigencia

2014. (Anexo 2).

6.- CONTRATACION

Se presenta la relación de toda la contratación realizada y ejecutada durante la

vigencia 2014, en el periodo comprendido del 01 de Enero al 31 de Diciembre.

(Anexo 3)

7.- OBRAS PÚBLICAS

Se detalla la relación de todos los contratos de obra ejecutados en la vigencia

2014, en el periodo comprendido del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014.

(Anexo 4).



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NOMBRE CARGO


8.- INFORMES Y PAGOS RENDIDOS O REPORTADOS VIGENCIA 2014

ORGANO DE

CONTROL

INFORMES y PAGOS

PERIOCIDAD

RESPONSABLES

Contraloría Yumbo Cierre Fiscal Enero del 2014 Subgerencia Administrativa y Financiera- Contabilidad- Presupuesto- Tesorería

Contraloría Yumbo Formato F 7 Información Contractual

Semestral Febrero –Julio del 2014

Subgerencia Administrativa-Jurídico-Control Interno

Contraloría Yumbo Rendición de la Cuenta Anual Fiscal Consolidada Año 2013

Febrero 20 del 2014 Gerencia- Revisor Fiscal-Subgerencias Administrativa-Financiera-Comercial-Técnica Operativa - Control Interno

Contraloría Yumbo Formato F 26 Reservas de Caja

Enero del 2014 Subgerencia Administrativa y Financiera- Tesorería

Contraloría Yumbo Formato F19A Avances al Plan de Mejoramiento

Semestral Febrero- Julio del 2014

Gerencia – Subgerencias Administrativa-Financiera-Comercial-Técnica Operativa- Jurídico- Control Interno

Contraloría Yumbo Formato F20.1 Información sobre Contratación de Obra

Bimensual 6 informes vigencia 2014

Gerencia- Jurídico- control Interno

Contraloría Yumbo Formato F30- F30A-F30B Información sobre Pagos Contratación de Obra

Mensual- Semestral-Anual vigencia 2014

Gerencia- Jurídico- Control Interno

Contraloría Yumbo Formato F28 Austeridad en el Gasto

Mensual cada día 28 mes vencido del 2014

Gerencia-Presupuesto- Control Interno



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NOMBRE CARGO


Contraloría Yumbo Formato Ola Invernal Informe Contratos Obra

Mensual vigencia 2014

Desarrollo Institucional- Control Interno

Contraloría Yumbo Formato F27 SEUD Informe Deuda Publica

Mensual vigencia 2014

Contabilidad- Desarrollo Institucional- Control Interno

Contraloría Yumbo Formato F 3 y F 4 Informe Ejecuciones de Ingresos y de Gastos

Febrero del 2014 Gerencia- Subgerencia Administrativa-Financiera-Presupuesto.

Contaduría General de la Nación

Informe Chip Sistema y Plan Contable

Abril y Octubre del 2014

Subgerencia Administrativa y Financiera- Contabilidad


Informe Chip GRP Presupuestal

Abril-Noviembre- Diciembre del 2014

Subgerencia Administrativa y Financiera- Presupuesto


Informe Chip Anual de Evaluación al Sistema de Control interno

Febrero del 2014 Coordinador Control Interno

Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP

Informe Ejecutivo Anual de control Interno

Febrero del 2014 Coordinador control Interno

Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP

Sistema de Información y Gestion del Empleo Publico SIGEP

Durante el 2do Semestre del 2014

Subgerencia Administrativa- Sistemas- Coordinadora de Talento humano

Dirección Nacional de Derechos de Autor.

Informe Anual sobre Derechos de Autor

Marzo del 2014 Subgerencia Administrativa y Financiera- Control Interno

Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SSPD

Sistema Único de Información SUI

Cumplimiento al Calendario SUI 2014 (tópicos)

Subgerencias Administrativa y Financiera- Comercial- Técnica Operativa- Planeacion – Control Interno



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NOMBRE CARGO


Superintendencia de Servicios Públicos domiciliarios SSPD

Informes avances Plan de Mejoramiento suscrito

Marzo- Junio del 2014

Gerencia-Subgerencias Administrativa y Financiera- Comercial- Técnica Operativa- Planeacion – Control Interno

Cámara de Comercio de Yumbo

Renovación Matricula Mercantil

Marzo del 2014 Gerencia-Subgerencia Administrativa -Jurídico-Control Interno

Dirección de Impuestos Nacionales DIAN

Declaración de Renta año 2013

Marzo del 2013 Subgerencia Administrativa y Financiera- Contabilidad


Pago Retención en la Fuente

Febrero a Diciembre del 2014. Cada mes

Subgerencia Administrativa y financiera- Contabilidad- Tesorería


Pago Impuesto al Patrimonio

Mayo y Septiembre del 2014



CREE periodo gravable 2013

Abril y Junio del 2014 2 cuotas



CREE Vigencia 2014



Gobernación del Valle

Estampilla Pro -Hospitales



Municipio de Yumbo Estampilla Pro- Cultura


Subgerencia Administrativa y financiera-



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Contabilidad- Tesorería

Municipio de Yumbo Estampilla Pro- Deportes



Municipio de Yumbo Estampilla Pro- Dotación



Municipio de Yumbo Fondo de Solidaridad

Marzo- Diciembre del 2014. Cada mes

Subgerencia Administrativa y financ-Contabilidad- Tesorería

Municipio de Yumbo Impuesto de Industria y Comercio e ICA



9.- ACUERDO DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA SUPERINTENDENCIA

DE SERVICIOS PUBLICOS DE YUMBO.

La empresa oficial de servicios públicos de Yumbo S.A ESP, el día 8 de agosto de

2011, representada legalmente en ese momento por la Ingeniera Luz Ángela

Otálora como gerente, el Dr. Felipe Adolfo Restrepo en su calidad de Alcalde

municipal y en acuerdo con la superintendencia de servicios públicos domiciliarios

a través del Dr. Cesar González Muñoz como superintendente, procedieron a

firmar un ACUERDO DE MEJORAMIENTO para un periodo que comprendió de

Agosto de 2011 a Diciembre de 2013.

En este ACUERDO DE MEJORAMIENTO se establecieron el cumplimiento de

ocho (8) compromisos por parte de la ESPY SA ESP, orientados a la eficiente

prestación de los servicios públicos, definiendo acciones de mejora que de manera

efectiva permitieran superar la amenaza que podría sufrir la calidad, la continuidad

y la operación en la prestación de los servicios.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


El plan de acción contemplo la realización y presentación de diez (10) informes

trimestrales de reporte de la ejecución de acciones de mejora y resultados en los

cuales se evidenciaría el avance y estado de cumplimiento de cada uno de los

compromisos establecidos en el acuerdo de mejoramiento suscrito con la SSPD.

De acuerdo con la ejecución de este plan de acción, la empresa cumplió con la

presentación de los informes de avance en los cuales se ha verificado e

evidenciado la mejora en su gestión administrativa, comercial técnica y operativa

Los informes enviados a la SSPD de acuerdo con el compromiso suscrito son los

siguientes:

PRESENTACION DE INFORMES A LA SSPD ACUERDO DE MEJORAMIENTO

PERIODO 2011 - 2013

Informe Fecha Máxima de entrega Cumplimiento

Primer Informe de avance Noviembre 30 de 2011 Presentado

Segundo Informe de avance Enero 15 de 2012 Presentado

Tercer Informe de avance Marzo 30 de 2012 Presentado

Cuarto Informe de avance Junio 29 de 2012 Presentado

Quinto Informe de avance Septiembre 28 de 2012 Presentado

Sexto Informe de avance Diciembre 28 de 2012 Presentado

Séptimo Informe de avance Marzo 29 de 2013 Presentado

Octavo Informe de avance Junio 28 de 2013 Presentado

Noveno Informe de avance Septiembre 30 de 2013 Presentado

Décimo Informe de avance Diciembre 30 de 2013 Presentado



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


En los informes emitidos por la empresa se presento un avance de cada uno de los

compromisos que hacen parte del plan de acción, los cuales en resumen son los

siguientes:

A) Implementar el programa de uso eficiente y racional del agua.

B) Implementar el cobro con medición

C) Catastro de usuarios

D) Actualizar catastro de redes del sistema de acueducto

E) Continuidad

F) Calidad del agua

G) Mantener actualizado el SUI y mejorar la calidad de la información

H) Implementar el análisis de flujo de cada ácida

La copia con sus respectivos soportes y sello de recibido de los informes

reportados trimestralmente a la superintendencia de servicios públicos domiciliarios

SSPD desde el 30 de Noviembre del 2011 al 31 de Diciembre del 2013, en donde

se evidencian los avances en las acciones de mejora ejecutadas por la ESPY S.A

ESP, correspondientes a los compromisos que hacen parte del plan de acción

suscrito pueden ser verificados en los archivos de la gerencia de la entidad.

Para la vigencia 2014, por directriz de la gerencia, fueron estructurados, enviados

y reportados a la superintendencia de servicios públicos domiciliarios dos informes

con fechas Marzo 31 y Junio 30, en los cuales se presentaron los avances y

resultados de las acciones de mejora llevadas a cabo en el primer semestre del

2014, en los procesos regulatorios que hacen parte de los compromisos

establecidos en el acuerdo de mejoramiento suscrito con la SSPD.

La ESPY S.A ESP, recibió oficio de la SSPD, en el cual se le reconoce el

cumplimiento en los envíos de los diez (10) informes trimestrales establecidos

además, una vez hecho el análisis y seguimiento a la información enviada y la

evidencias proporcionadas como fotos, actas, documentos y otras actividades de

capacitacion muestran la implementación del PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y

RACIONAL DEL AGUA PUEAA, las cuales han sido presentadas durante el



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


desarrollo del acuerdo de mejoramiento, por lo que la empresa CUMPLIO , con

este compromiso.

También en el Plan de acción del acuerdo de mejoramiento se estableció que la

empresa debía de actualizar 48 km del catastro de redes del municipio de Yumbo,

frente a lo cual la empresa en documentos y otras evidencias del asunto informa

que con corte a diciembre del 2012 actualizo 54,475 km de red de acueducto.

Teniendo en cuenta lo anterior y que en acta de reunión con fecha 27 de

septiembre se observo el cumplimiento del compromiso de acuerdo con el análisis

allí realizado de los informes séptimo, octavo y noveno, se concluye que la

empresa dio CUMPLIMIENTO, con el compromiso establecido.

Además el criterio establecido para la calidad de agua en el acuerdo de

mejoramiento era que el IRCA se debería mantener con valor menor al 5%, se

verifico el cumplimiento de este compromiso con base en la información reportada

por la secretaria de salud al SIVICAP, la cual permitió evidenciar que la calidad del

agua que la empresa en general ha proporcionado con un índice de riesgo menor

al 5% clasificándola sin riesgo y apta para el consumo humano para las vigencias

2012 y 2013 lo que permitió concluir que la empresa CUMPLIO con el compromiso

establecido en el acuerdo de mejora.

En cuanto al cobro por medición, se debe mejorar la información que se valide en

la plataforma SUI, dado que aunque se aumento la cobertura de micro medición en

un 85% al 30 de diciembre de 2013, al realizar la verificación de la información

reportada al sistema Único de Información como medio de consulta oficial se

presume un incremento en el índice de micro medición, pero no se encontraron

datos validados para el año 2013.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


INDICADOR INDICE AGUA NO CONTABILIZADA (IANC) ESPY S.A ESP 2014

Mes Volumen de Entrada Planta (m3)

Volumen Mensual Cruces

(m3)

Volumen Mensual Bellavist

a (m3)

Volumen Total

Bombeado (m3)

Volumen Total Facturado (m3)

Indicador

IANC

Enero 2014 166.060,8 98.579,0 43.484,0 142.063,0 63.471,0 55,32%

Febrero 2014 149.990,4 89.716,0 41.268,0 130.984,0 61.058,0 53,39%

Marzo 2014 166.060,8 95.580,0 47.022,0 142.602,0 54.414,0 61,84%

Abril 2014 160.704,0 94.056,0 45.514,0 139.570,0 63.324,0 54,63%

Mayo 2014 166.060,8 95.510,0 44.373,0 139.883,0 59.800,0 57,25%

Junio 2014 160.704,0 92.582,0 43.676,0 136.258,0 60.935,0 55,28%

Julio 2014 166.060,8 91.915,0 42.754,0 134.669,0 62.711,0 53,43%

Agosto 2014 139.276,8 83.629,0 38.747,0 122.376,0 59.443,0 51,43%

Septiembre 2014 134.784,0 81.736,0 36.638,0 118.374,0 63.052,0 46,73%

Octubre 2014 139.276,8 80.460,0 35.942,0 116.402,0 58.466,1 49,77%

Noviembre 2014 160.704,0 82.345,0 38.772,0 121.117,0 65.250,2 46,13%

Diciembre 2014 166.060,8 87.961,0 42.844,0 130.785,0 60.480,0 53,76%

Fuente: Coordinador Control Interno

Igualmente con la actualización del catastro de usuarios a pesar de que la empresa

ha mejorado, identificado y actualizado el catastro de usuarios durante las

vigencias 2012 y 2013, al realizar la verificación en el sistema Único de información

se encontró que para los periodos de octubre, noviembre y diciembre del 2013 no

se reporto información de acueducto y alcantarillado.

También se presento con el indicador de continuidad del servicio, al cual en el

compromiso establecido en el acuerdo de mejoramiento era el de alcanzar un 80%

en el servicio de acuerdo a la formula de la resolución CRA 315 del 2005, al hacer

el seguimiento de las acciones a través de la información validada en el Sistema

Único de Información, el análisis hecho a los informes séptimo, octavo, noveno y

decimo se estableció que no se puede medir el avance por falta de información y la

falta de homogeneidad de la información. Nuevamente recomiendan que es muy

importante mejorar la calidad de la información que se valide en la plataforma SUI.

Con el fin de mantener actualizado el SUI y mejorar la calidad de la información, se

evaluó y se verifico por parte de la SSPD, el estado de los cargues al Sistema

Único de Información SUI a diciembre 31 del 2013, al cual se le hicieron las

siguientes observaciones:



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Se encontró que la empresa tiene pendientes cargues de información desde el año

2005, los cuales equivalen a un 14.4%, es decir la empresa tiene cargada el 85.6%

de la información en el sistema. Con estos resultados nos recuerdan que el sistema

único de información es el único mecanismo oficial empleado por la

superintendencia de servicios públicos domiciliarios SSPD, para la verificación de

la información financiera, comercial, técnica y operativa de la ESPY S.A ESP, este

reporte realizado por la empresa debe cumplir con una periocidad y la calidad de la

información debe ser dinámica, recomiendan que se debe mantener en un 100% la

información validada en el SUI para así mismo poder ellos verificar el estado de

arte y la mejora en los procesos regulatorios que la empresa desarrolla, los cuales

son vigilados y controlados por la SSPD.

ESTADO PENDIENTES INICIO AÑO 2013 SUI-ESPY S.A ESP

TÓPICO 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 TOTAL

Administrativo y Financiero 0 0 0 0 3 14 16 32 67

Comercial 2 2 13 15 13 37 40 52 205

Técnico Operativo 2 1 1 1 0 5 31 67 147

TOTAL 4 3 14 16 16 56 87 151 347

Fuente: Coordinador de Planeacion

CUADRO COMPARATIVO AVANCES CARGUES A DICIEMBRE 31 DEL 2014

Durante la vigencia 2013 y 2014, se cargaron y certificaron 528 archivos asignados

a los tópicos Comercial, Administrativo-Financiero y Técnica Operativo, como se

puede observar en el siguiente cuadro:

INICIO 01 ENERO DE 2013.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


CARGUES CERTIFICADOS SUI - ESPY S.A ESP.

Fuente: Coordinador de Planeacion

0

200

400

600

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 TOTAL

AVANCE CARGUES 1 1 8 8 9 13 43 101 206 138 528

AVANCE CARGUES



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


10.- DESARROLLO INSTITUCIONAL.

ACTIVIDADES DESARROLLADAS DURANTE LA VIGENCIA 2014

La gestión desarrollada por el asesor de desarrollo institucional durante esta

vigencia 2014 se centro en el apoyo, acompañamiento y asistencia que se le brindo

a la gerencia, al área técnica -operativa, al área comercial, al área administrativa –

financiera, a la unidad ejecutora de inversiones, al coordinador de planeación y el

coordinador de control interno en la gestión de los procesos que fortaleció la visión

empresarial de la ESPY S.A. ESP y contribuyo al alcance y cumplimiento de los

objetivos institucionales como operadora de servicios públicos domiciliarios a través

de la formulación, adopción e implementación del Plan de Gestion y Resultados,

herramienta o instrumento de planificación estratégica de la empresa el cual busco

que las metas trazadas a alcanzar y cumplir fueran congruentes con las

previsiones a corto, mediano y largo plazo, al cual se le realizo el respectivo

seguimiento, verificación y ajuste durante toda la vigencia 2014.

Este proceso fue liderado, estructurado y formulado por el coordinador de

Planeacion, el ingeniero Oscar Panesso, con la participación activa de la gerencia,

subgerentes administrativo y financiero, comercial y técnico-operativo además de

los lideres de procesos, coordinador de control interno, asesor jurídico y asesor de

desarrollo institucional.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO




Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Además se apoyo y acompaño al asesor de control interno Dr. Pedro Pablo

Escobar en la revisión, organización y entrega dentro de los términos legales (antes

del 15 de febrero del 2014) de todos los formatos que hacen parte de la cuenta

anual consolidada de la ESPY S.A ESP vigencia 2013, a la contraloría municipal de

Yumbo. Lo mismo durante la vigencia 2014 elabore y diligencie mes a mes el

formato F27 SEUD y el formato de Ola invernal como apoyo a la gestión

administrativa, financiera y técnica-operativa de la entidad.

También se apoyo y acompaño al área técnica con la entrega de información en el

proceso de estructuración y formulación de proyectos de inversión para los

componentes de acueducto y alcantarillado zona urbana y zona rural, para las

vigencias 2014 y 2015, además de la radicación de estos en el banco de Proyectos

del Municipio de Yumbo, se trabajo permanentemente con el Sr. Álvaro Saavedra

contratado por la entidad para ejecutar dicha labor; teniendo como base de que los

proyectos formulados y radicados en planeación municipal estuvieran alineados y

direccionados al cumplimiento de metas del plan de desarrollo municipal “Yumbo

Garantía Colectiva”, en los articulados de acueducto y alcantarillado.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


REVISADO ASIGNACION PPTAL

11Reforzamiento estructural del sedimentador cónico de la

PTAP II111.515.652 EN TRAMITE EN TRAMITE

12Fortalecimiento de las pequeñas empresas prestadoras e

servicios públicos de acueducto y alcantarillado60.337.104 EN TRAMITE EN TRAMITE

4.170.240.289

NOTA: El proyecto "Construcción de alcantarillado sanitario y PTAR en la zona industrial del municipio de Yumbo", elaborado, a espera de los planos

está elaborado a la espera de los planos de alcantarillado sanitario para su presentacion ante el MAVCT.

su valor estimado es de $73.570.069.214

3

VALORNOMBRE PROYECTONo.

458.324.906Construcción del colector de alcantarillado pluvial descole

final de los cauces naturales El Tigre y El Tigrillo, en el

municipio de Yumbo.

Formulación del estudio técnico del PSMV del corregimiento

de Dapa160.319.765

Normalización del sistema de alcantarillado en el Barrio La

Ceiba661.729.854

2

1

TOTAL

Construcción y dotación del multipropósito en la comuna

cuatro municipio de Yumbo - Planta de tratamiento Titán9 208.307.323

Mejoramiento de la micromedición de los usuarios de

acueducto de la ESPY SA ESP10 388.266.854

Construcción del colector de alcantarillado sanitario en el

Barrio Lleras124.331.026

Construcción del alcantarillado en el sector externo del

multipropósito Titán8 695.635.043

4

Mejoramiento del sistema de acueducto en el corregimiento

Montañitas7 387.353.957

Normalización del alcantarillado sanitario en los sectores

Mirador y Villa Esperanza del B. Panorama5 646.376.587

Prevención y gestión de desastres por eventos de

inundaciones en el casco urbano de Yumbo6 267.742.218

OBSERVACIONES

AÑO 2.014

PROYECTOS RADICADOS EN LA SECRETARIA DE PLANEACION DE YUMBO

SI SI

SI SI

SI SI

SI SI

SI SI

SI EN TRAMITE

SI EN TRAMITE

SI SI

SI SI

SI EN TRAMITE



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


AÑO 2015

PROYECTOS RADICADOS EN EL BANCO DE PROYECTOS DE PLANEACION DE YUMBO

PROYECTOS DE ALCANTARILLADO VALOR

1. Construcción del canal de aguas lluvia en la comuna 1 2.000.000.000

2. Construcción de alcantarillado pluvial en la zona industrial 45.000.000.000

3. Construcción de alcantarillado sanitario en la zona industrial 38.257.563.183

4. Mantenimiento de canales de aguas lluvia 650.000.000

5. Diseño y construcción de la PTAR Pelongo 450.000.000

6. Construcción de ramales secundarios MI río Yumbo 2.000.000.000

TOTAL PROYECTOS ALCANTARILLADO 88.357.563.183

PROYECTOS ACUEDUCTO

1. Adquisición de predio para reubicación tanques de almacenamiento acueducto de ladera

31.500.000

2. Estudios técnicos y diseños para reubicar tanques de almacenamiento acueducto de ladera

74.652.774

3. Construcción de reservorio de agua cruda 2.476.652.310

4. Mejoramiento de la potabilización del agua en la zona rural 751.039.449

5. Rehabilitación y mejoramiento redes acueducto zona urbana 46.122.951

6. Mejoramiento estructural sedimentador cónico PTAP III 514.705.756

7. Instalación de dispositivos ahorradores de agua a usuarios de ladera 51.661.469

8. Instalación de estaciones reductoras de presión 274.811.906

9. Construcción y mejoramiento estructura acueducto ZEO 5.982.688.745

TOTAL PROYECTOS ACUEDUCTO 10.203.835.360

PROYECTO SUBSIDIOS

1. Subsidios a los servicios de acueducto y alcantarillado usuarios de estratos 1,2 y 3

2.124.530.979



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Durante la vigencia 2014 al área de comunicaciones se le dio apoyo y asistencia

en la revisión y ajuste de 89 boletines de prensa elaborados por el comunicador de

la entidad Sr. Mario Galvis, estos fortalecieron la imagen corporativa de la entidad

dado que fueron divulgados a través de la pagina web de la entidad y de la alcaldía

del municipio de yumbo, además por otros medios de comunicación como la

emisora Yumbo Stereo y en informativos de radio en el municipio de Cali.

Las informaciones revisadas y publicadas fueron principalmente sobre temas de

los avances y estado de arte de las obras del plan especial de la zona industrial

PEZI, campañas de recuperación de cartera como ESPY AL PARQUE, los cuales

fueron siempre acompañados de registros fotográficos de los eventos llevados a

cabo.

Además del acompañamiento en la estructuración de volantes y escritos alusivos a

las buenas prácticas de ahorro y consumo eficiente de agua para la entrega a los

usuarios en las campañas realizadas y en la participación de la entidad en varios

desfiles del orden municipal como día de la municipalidad, día de los derechos

humanos, día del agua entre otros.

También se le dio apoyo y asistencia al área de comunicaciones y al área de sistemas con la entrega de información especial para ser cargada y entregada a la comunidad yumbeña sobre el programa PUEAA, socialización y avances del proceso PEZI, proceso de PQR y información de la PTAP en lo que refiere al mejoramiento de los procesos de calidad de agua y índice de agua no contabilizada, la cual fortaleció institucionalmente la imagen corporativa de la entidad.

El primer semestre de la vigencia 2014 se acompaño conjuntamente con el comunicador al área de sistemas en la estructuración y mejoramiento de la nueva página web, proceso que quedo por terminar para la vigencia 2015, dado el traslado de la sede a las instalaciones de Titán.

RESUMEN

PROYECTOS ALCANTARILADO $ 88.357.563.183

PROYECTOS ACUEDUCTO 10.203.835.360

PROYECTO SUBSIDIOS 2.124.530.979

TOTAL PROYECTOS ESPY VIGENCIA 2015 100.685.929.522



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


En el mes de noviembre del 2014, se presento a la gerencia propuesta conjunta

con el área de comunicaciones de fortalecimiento de imagen promocional de la

ESPY S.A ESP, para el fin de año (Diseño de un Plan Estratégico Promocional

para Reposicionar la Imagen de la Empresa Oficial de Servicios Públicos – ESPY

SA ESP - ).

Fotos institucionales publicadas a la comunidad a través de la pagina web de la ESPY S.A ESP

Planta de tratamiento de agua potable del municipio de Yumbo año 2014



Fecha: 2014/12/31



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Capacitaciones Programa PUEAA a instituciones educativas de Yumbo



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Foro del Agua del Municipio de Yumbo.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Desfiles Institucionales Día del Agua



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO




Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Campañas de sensibilización de Ahorro y Uso eficiente del Agua de Agua



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Campaña ESPY al parque (firma de acuerdo de pago con 0% intereses de

mora)



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Registros de reuniones con comunidades en temas de normalización y

regularización de los servicios de Acueducto y Alcantarillado.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Se construyo y se hizo entrega a la gerencia y a las subgerencias administrativa-

financiera, comercial y técnica operativa de la BASE DE DATOS, de todos los

predios de la zona industrial de yumbo, con sus respectivas áreas, direcciones,

propietarios actuales y su estado de arte actual,( predios construidos con bodegas,

parques industriales, parque de contenedores, estaciones de servicio, terminales o

todavía son lotes por desarrollar).

Este instrumento de planificación y desarrollo estratégico e institucional contribuirá

como elemento básico en las proyecciones financieras, comerciales y técnicas-

operativas que realizara la empresa de los próximos clientes y/o usuarios

potenciales a los cuales la ESPY S.A ESP, les prestara los servicios de acueducto

y alcantarillado, una vez se ejecuten y se entreguen las obras de saneamiento

básico y acueducto del plan especial de la zona industrial de yumbo. PEZI,

ampliando así su cobertura y la optimización de los servicios de acueducto y

alcantarillado.

Durante la vigencia 2014 se cito y se llevaron a cabo nueve (09), comités de

Desarrollo Institucional, en los cuales se les hizo seguimiento, evaluación además

se verifico el cumplimiento y los avances de las tareas asignadas como de

acciones de mejora planteadas para el fortalecimiento, mejoramiento y

consolidación de los procesos administrativos, financieros, comerciales y técnicos

que hacen parte de la operación de la empresa.

Durante toda la vigencia 2014 se le hizo seguimiento al cargue de información al

sistema único de Información SUI y a las medidas tomadas con el fin de poner al

día la validación de los tópicos pendientes de cargue desde el año 2005 a la fecha,

además del seguimiento a los indicie de agua no contabilizada, avances del

proyecto PEZI, cumplimiento del calendario tributario, recuperación de cartera,

revisión de los procesos facturación, lectura y PQR, catastro de usuarios, lo mismo

que el cumplimiento de las acciones de mejora planteados para darle solución a

los hallazgos descritos en el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría

municipal de yumbo y en los compromisos establecidos en el acuerdo de

mejoramiento suscrito con la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.

También en el desarrollo de estos comités se hicieron varias recomendaciones y

sugerencias a la gerencia, subgerentes, coordinadores de control interno y

planeación y a los líderes de proceso de varios temas regulatorios, nueva

normatividad entre otros, con el fin mejorar institucionalmente los conocimientos y



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


competencias del equipo directivo de la entidad en apoyo a la gestion de la

gerencia.

Los registros de las actas debidamente firmadas por los asistentes y y de los

fotográficos de los nueve comités de desarrollo institucional llevados a cabo en la

vigencia 2014, se encuentran en el archivo de la entidad.

En apoyo y asistencia a la gerencia para la vigencia 2014 se citaron y se realizaron

tres (03) reuniones de la Mesa del Agua, en donde se avanzo como coordinadores

de la misma en temas varios para la construcción del diagnostico de la POLITICA

PUBLICA DE ACUEDUCTO, integral para el municipio de Yumbo.

En el archivo de la empresa se encuentran los registros de las citaciones y de las

respectivas actas debidamente firmadas por los asistentes además del registro

fotográfico.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Para la vigencia 2013 entre los meses septiembre y diciembre se citaron a ocho

(08) reuniones de la MESA DEL AGUA.

Todos los registros de las citaciones, actas debidamente firmadas, las memorias,

documentos y registros fotográficos además de las presentaciones hechas por los

asistentes y el banco de documentos se encuentran en el archivo de la empresa.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Fue muy importante y fortaleció institucionalmente a la ESPY S.A ESP, la

participación directa, acompañamiento y asistencia que se le dio a la unidad

ejecutora de inversiones y proyectos de la ESPY S.A ESP, a través del asesor de

desarrollo institucional en el acercamiento con los industriales asentados en los

sectores de Cencar, Parcelación la Y, Arroyohondo y Acopi, para la socialización

del inicio de las obras de alcantarillado pluvial del proyecto PEZI, en su primera

etapa.

Durante los meses de Marzo, Abril, Mayo y Junio del 2014, se realizaron más de 20

reuniones de mesa permanente con los diferentes actores que hacen parte integral

para el desarrollo y ejecución del proyecto como operadores de servicios públicos

domiciliarios Emcali, ferrovías, invias, gases de occidente, gases del norte, unitel,

claro, movistar entre otros y la secretaria de infraestructura de la gobernación del

valle y los interventores de la universidad del Quindío del proyecto de

pavimentación de la carretera antigua Cali-Yumbo para la definición de pases de

agua lluvia que fueron concertados y diseñados por el consultor del proyecto PEZI,

ingeniero Danny Lopez, en la discusión de temas relacionados con la ejecución de

este proyecto, se consiguieron los auditorios de la Andi, Bomberos yumbo, cámara

de comercio, fondo de empleados del municipio de yumbo, instituto municipal de

cultura de yumbo y la FEDY, además de varias salas de juntas de multinacionales

y grupos económicos ubicados en la zona industrial del municipio de yumbo.

Este apoyo brindado por el asesor de desarrollo institucional, facilito llevar a cabo

esta etapa de socialización y conocimiento del proyecto al grupo de profesionales

que hacen parte de la unidad ejecutora de inversiones, además facilito a la

secretaria de infraestructura y la oficina de valorización del municipio de yumbo en

la socialización del cobro del impuesto de valorización para la construcción de

zonas duras como pavimentos y andenes de los callejones de la zona industrial de

yumbo.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO




Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Durante toda vigencia 2014, se redactaron cartas y oficios direccionados por la

gerencia, para dar respuesta a entes de control, contraloría y personería municipal,

superintendencia de servicios públicos domiciliarios SSPD, alcaldía municipio de

yumbo, empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios y varios escritos

institucionales para pautar en revistas como la revista armas y cultura, revista anual

de servicios públicos entre otros., además se entregaron varios informes a los

subgerentes y a los coordinadores de planeación y control interno sobre temas que

hacen parte de la operación integral e institucional de la entidad.

Como instrumento de planificación estratégica institucional y con el propósito de

mejorar la calidad y accesibilidad de los tramites y servicios que presta la ESPY

S.A ESP a la comunidad yumbeña, se construyo el “MANUAL DE ATENCION AL

CIUDADANO Y SERVICIO AL CLIENTE”,. el cual fue adoptado mediante la

resolución No 1.3-131 de Septiembre 15 del 2013. Dando cumplimiento así al

artículo 153 de la ley 142 de 1.994 que determina que todas las empresas de

servicios públicos domiciliarios constituirán una oficina de peticiones, quejas y

recursos, la cual tendrá la obligación de recibir, atender, tramitar y responder las

peticiones o reclamos y recursos que presenten sus usuarios o suscriptores en

relación con los servicios que presta la empresa.

También se da cumplimiento al artículo 73 de la ley 1474 de 2011, el cual estipula

que las entidades del orden nacional, departamental y municipal deberán elaborar

estrategias para evitar la corrupción y mejorar la atención al ciudadano.

Además se da cumplimiento a la adopción del cuarto componente y/o estrategia

del plan anticorrupción y de atención al ciudadano.

Este manual entregado y enviado a todo el personal de planta y contratistas de la

ESPY S.A ESP a través del correo interno( Outlook) de la entidad y fue socializado

por medio de dos capacitaciones que dio la Escuela de Administración Publica

ESAP, en el auditorio del fondo de empleados del municipio de yumbo a todo el

personal de la empresa por grupos en especial a los del área comercial (PQR,

ventanilla única, facturación y lectura). En los archivos de la entidad se encuentran

los registros de asistencia y entrega de certificados de esta socialización.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO




Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Se participo de una manera activa y dinámica durante toda la vigencia 2014, como

apoyo y asistencia en los comités de desarrollo administrativo, comités de archivo,

comités de control interno, comités de planeación, evaluacion,verificacion

seguimiento al plan de gestión y resultados , reuniones varias de las áreas

administrativa, comercial y técnica-operativa, además se acompaño a la gerencia

en las presentaciones de la rendición de cuentas y la citaciones al concejo

municipal de Yumbo, además de las celebraciones institucionales del día de la

ESPY S.A ESP, día de la mujer, día de la secretaria, día del agua, día de la

municipalidad, día de los derechos humanos, y la celebración institucional cada fin

mes de los cumpleaños de los compañeros de planta y contratistas de la empresa.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


También se apoyo y acompaño y apoyo a la coordinadora de Talento Humano Dra.

Adelaida Satizabal en el desarrollo del programa PUEAA, además del

acompañamiento directo y constante en el proceso de inducción y de

direccionamiento de capacitaciones al personal de planta y contratistas con el

propósito de mejorar sus competencias, destrezas y habilidades laborales de

acuerdo a su especialidad y cargo.

Además a través de los acercamientos realizados con varios industriales se

consiguieron algunos regalos y comestibles (dulces) para dar apoyo a algunos de

los eventos realizados dentro del programa PUEAA en las instituciones educativas

de la zona urbana y rural del municipio de Yumbo.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO




Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


Se apoyo y acompaño al coordinador de control interno Dr. Pedro Escobar en el

proceso de auditorías internas, en el seguimiento, verificación y evaluación de los

avances y cumplimientos todas las acciones de mejora planteadas por la entidad

para dar solución a los hallazgos definidos en el plan de mejoramiento suscrito con

por la Contraloría Municipal de yumbo, además se acompaño y asistió en la

revisión de los formatos y estructuración de la cuenta anual consolidada vigencia

2013 de la gestión integral de la ESPY S.A ESP radicada dentro de la fecha y

términos en la Contraloría Municipal de Yumbo, además se asistió en la rendición

en línea de la encuesta DAFP del sistema de control interno, se asistió y apoyo en

la participación y coordinación de los comités de control interno y en la

capacitacion al personal de planta y contratistas de la entidad en la adaptación del

nuevo modelo MECI 1000:2014 como del diagnostico al sistema de control interno

que fue implementado desde el año 2008, también fue importante la participación,

apoyo y acompañamiento dado en el proceso de inventario de almacén en el

primer y segundo semestre del 2014.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO




Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


también se hicieron acercamientos directos y relaciones publicas institucionales

con los gremios de industriales asentados en la zona industrial del municipio de

yumbo y la gerencia de la ESPY S.A ESP, con el propósito de poder presentar una

propuesta integral al tema de abastecimiento de Agua para el Municipio de Yumbo;

captación, tratamiento y suministro de agua potable y la búsqueda de otras fuentes

hídricas diferentes a la del rio cauca y el rio yumbo, como la de los pozos profundos

(mapa hidrológico de yumbo), para el suministro de agua potable, de buena

calidad y con continuidad al municipio de yumbo en especial a la zona urbana, de

laderas y a los nuevos y futuros planes de vivienda que están desarrollando y

están por desarrollarse en las zonas de expansión urbana del municipio.( nuestros

futuros clientes y/o usuarios).



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


11.- OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES.

Continuar con el seguimiento, análisis, verificación y evaluación de todas las

acciones correctivas y preventivas adoptadas e implementadas por la alta

dirección, subgerentes y líderes de procesos con el fin de garantizar el

alcance de los objetivos y el cumplimiento de metas.

Para el alcance de las metas y objetivos planteados en el plan de gestión y

resultados de la organización y para incrementar los niveles de calidad en la

prestación de los servicios públicos, se deben ajustar varios de los procesos

administrativos, comerciales técnicos y operativos de la ESPY S.A ESP,

comenzando con el mejoramiento en el proceso de comunicación interna y

externa.



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


A pesar de que se cuenta con todo el apoyo, respaldo y compromiso de la

gerencia en asumir la adopción e implementación de acciones de mejora, se

requiere de un mayor compromiso de las subgerencias en el seguimiento y

evaluación y verificación de los resultados que presentan estas.

Se debe continuar con la formulación, presentación y radicación de

proyectos de acueducto y saneamiento básico, en el banco de proyectos del

Municipio de Yumbo que estén alineados al cumplimiento de metas del plan

de desarrollo municipal con el propósito de poder optimizar los servicios y

mejorar la cobertura y continuidad en la prestación de los servicios públicos

de acueducto y alcantarillado.

Se deben fortalecer los procesos del área de Talento Humano en lo que se

refiere a evaluación del desempeño, evaluación de competencias laborales,

con el propósito de mejorar los perfiles de contratación de personal, la

calidad de la información, operación y resultados de la empresa.

Debido al mejoramiento presentado en los índices de agua no contabilizada

durante todo la vigencia 2014, se requiere de seguir implementando

estrategias técnicas y comerciales de producción y facturación

Con el fin de garantizar que los procesos que llevan a cabo el área

financiera y contable de la entidad se debe contratar el soporte,

mantenimiento, capacitacion y actualización del aplicativo ACT-SIS o la

compra de un nuevo software que sirva de apoyo a la gestión de estos

procesos y a la confiabilidad en la presentación de informes financieros

(balances, estado de resultados, notas contables , cierre fiscal, declaración

de renta, retención en la fuente, presentación de exógenas, pago de

nominas entre otros)

Se deben implementar de manera urgente las normas internacionales

contables para empresas de servicios públicos domiciliarios NIIF.

Se debe implementar la contabilidad regulatoria como lo establece la norma

para empresas de servicios públicos domiciliarios con el fin de poder

contabilizar y mostrar como lo define la ley 142 del 1994. los costos medios

de operación, costos medios de administración, costos medios de

funcionamiento, costos medios de producción, impuestos y estampillas entre

otros que hacen parte de la operación de la empresa.

Dado los buenos resultados obtenidos por la entidad durante la vigencia

2014, con la nueva unidad de negocios en la contratación, administración y

supervisión de obras de acueducto y saneamiento básico, se debe fortalecer



Fecha: 2014/12/31



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esta área técnica de la empresa con personal profesional calificado el cual

garantizara el cumplimiento en la ejecución de las obras, en los tiempos

programados y con la calidad requerida por la norma.

Con el fin de mejorar y fortalecer varios programas y proyectos a desarrollar

durante la vigencia 2015, se deben realizar alianzas con la secretaria de

Salud, secretaria de Educación, la Umata y el Instituto Municipal de Cultura

para el desarrollo y cumplimiento de actividades conjuntas como el día del

Agua, día de la Tierra, Programa de uso racional y eficiente del agua,

recuperación, preservación y conservación de las fuentes y nacimientos de

agua de la zona rural del municipio de yumbo entre otros.

Se debe continuar con la búsqueda de varias alternativas y presentación de

propuestas para la consecución de nuevas fuentes del recurso hídrico para

el municipio de Yumbo, que pueda garantizar el suministro de agua a la

zona plana, zona de ladera y zona de expansión de futuro desarrollo.

(compra de agua en bloque, pozos profundos).

Se deben realizar acercamientos con empresas de servicios públicos

domiciliarios de acueducto cercanas al municipio de yumbo y otras

empresas de la zona industrial que potabilicen agua las cuales tengan

excedentes y capacidad de producción para realizar alianzas con el

propósito de tener acceso y uso compartido de los bienes indispensables

para la prestación del servicio de acueducto y sus actividades

complementarias en caso de que las fuentes del existentes en el municipio

de yumbo se vean escasas ante la presencia de fenómenos naturales como

el fenómeno del niño entre otros.

Se deben actualizar y ajustar los manuales de procesos y procedimientos de

de las áreas administrativa, financiera, técnica, operática y comercial

adoptados e implementados por la entidad con carácter resolutorio desde el

año 2008. Para garantizar la realización y desarrollo de los mismos como lo

define la ley 142 de 1994 y la comisión regulatoria para empresas de

servicios públicos.

Dada la capacitacion y actualizaciones recibidas por el líder de este

proceso, la secretaria de gerencia y las asistentes de los subgerentes

administrativo, comercial y técnico-operativo además de lo definido y

solicitado en las reuniones del comité de archivo llevadas a cabo durante la

vigencia 2014, se requiere de todo el compromiso y respaldo de la alta

dirección para implementar el proceso de gestión documental y archivo



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


central como lo define la norma, ya se tiene la certificación de adopción de

este proceso desde el mes de Mayo del 2012 por parte del archivo central

de la Alcaldía municipal.

Dada las recomendaciones hechas por la superintendencia de servicios

públicos domiciliarios de acuerdo al cumplimiento de los compromisos

establecidos en el acuerdo de mejoramiento suscrito con la ESPY S.A ESP

se debe mejorar la calidad y seguridad de la información que se vaya a

validar en el sistema único de información SUI, optimizando el uso de los

recursos disponibles, incluyendo aplicaciones, información, infraestructura y

personas. Ya que este es el único mecanismo oficial legal con el cual este

organismo nos evalúa, vigila y controla la operación de nuestra empresa

se debe continuar con la adaptación del modelo MECI 1000:2014, según lo

establecido en el decreto 943 del 2014, además de actualizar los mapas de

riesgos de todos los procesos administrativos, financieros, comerciales

técnicos-operativos que hacen parte de la operación de la empresa y la

creación de los respectivos controles para su manejo.

Cordialmente,


Asesor Desarrollo Institucional ESPY S.A ESP

CC. 16.695.766 de Cali.

Copia: Archivo- Carpeta contratista.

Control Interno.



Fecha: 2014/12/31



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ANEXO N° 1

ESTADOS FINANCIEROS

VIGENCIA: ENERO 01 A DICIEMBRE 31 DE 2014



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


ANEXO N° 2

EJECUCIONES PRESUPUESTALES DE

INGRESOS Y GASTOS

VIGENCIA: DE ENERO 01 AL DICIEMBRE 31 DE 2014



Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


ANEXO N° 3

CONTRATACION




Fecha: 2014/12/31



NOMBRE CARGO


ANEXO N° 4

CONTRATACION DE OBRA




Fecha: 2014/12/31



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informe integral de gestiÓn asesor desarrollo

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