informe gestion 2011_def

Informe de Gestión. Año 2011.

Misión:

Somos un Sistema de Bibliotecas comprometido con la

creación de una cultura de la información, dinamizador de

procesos de conocimiento e innovación en la Universidad

de Antioquia, mediante la gestión de la información,

alfabetización informacional y proyección a la comunidad

regional y nacional. Bienvenidos


Proceso: Direccionamiento

Estratégico.

En cuanto a los proyectos del Plan de Acción:

% determinado para el año 2011: 27%

% de ejecución real, al 30 de noviembre de 2011: 20.7 %

% de cumplimiento: 77%

Los proyectos que presentaron más avances en este año fueron:

•Programa de Desarrollo Físico y Mantenimiento del Sistema de Bibliotecas.

•Programa de Modernización de las TIC en Procesos y Servicios.

•Proyecto "Creación y rediseño de servicios”.

•Proyecto "Caracterización de la información para investigadores”.

•Programa “El Sistema de Bibliotecas: un espacio para el conocimiento”.

•Proyecto “Medición de la calidad de los servicios bibliotecarios”.



Estratégico.

En cuanto al presupuesto del año:

Presupuesto asignado para el 2011: 3.140.000.000

Presupuesto ajustado: 4.125.236.017

Presupuesto ejecutado enero - noviembre: 4.556.975.729

% de ejecución: 110%


• Se presentaron 9 proyectos al BUPE por IVA ($ 600.000.000) y estampilla ($

800.000.000)

• Transformación Organizacional: Se realizaron 3 días T. 13 publicaciones sobre el tema en la Intranet. Se capacitaron en este proceso 5 funcionarios del Sistema de Bibliotecas.Participación de dos funcionarias del Sistema de Bibliotecas en el diseño de

Prácticas del proceso de Gestión del Conocimiento Institucional.

• Capacitación a bibliotecólogos de las sedes universitarias regionales.

Durante una semana, en marzo del 2011. Asistieron 5 Bibliotecólogos y 2

tecnólogos.

• Renovación del certificado de calidad del ICONTEC (P• or 3 años más)


Estratégico.



Estratégico.

• Elaboración y aplicación de una metodología para la evaluación de recursos

electrónicos para el Sistema de Bibliotecas. Esto garantiza decisiones de

compra interdisciplinarias.

• Actividad de promoción y fortalecimiento de la imagen institucional “El

Sistema de Bibliotecas en Expouniversidad 2011”.


Procesos: Gestión de Información

• Dos actualizaciones de la Base de Datos Bibliográfica y del aplicativo

tecnológico OLIB. Estamos en la versión 8.1.0

• Definición de parámetros y características para la exportación de los registros

bibliográficos del Sistema de Bibliotecas al World Cat Local (Catalogo Mundial

Cooperativo).

• Importación de registros bibliográficos desde la Plataforma OCLC al OLIB.

• Capacitación y entrenamiento en las nuevas versiones del OLIB, al personal de

los centros de documentación que ingresan información a la base de datos.

• Reactivación del Comité de Terminología, con la participación de los Centros

de Documentación. Objetivo: normalizar los encabezamientos de materia y

análisis de políticas.

• Participación activa del Sistema de Bibliotecas en la Mesa de Trabajo de

Encabezamientos de Materia, liderada por la Biblioteca Luis Ángel Arango de

Bogotá.


Proceso: Gestión de

recursos. Bases de Datos

Bibliográficas.


• Presentación de dos ponencias en el 12° Congreso Nacional de Bibliotecología

y Ciencia de la Información, organizado por ASCOLBI y realizado en Bogotá.

“Dinamización del acceso al conocimiento en la Universidad de Antioquia:

propuesta metodológica para el acceso a recursos y servicios especializados

para la investigación”. Margarita Estrada H.“Perspectivas de la biblioteca universitaria en la sociedad del conocimiento”.

Dora Villegas.

• Realización de un diagnóstico participativo de clima organizacional.

\\hypatia\escritorios-usuarios-avanzados\dora.villegas\Desktop\CLIMA LABORAL.xlsx

Gestión de servicios


• Diseño de un modelo de intervención de clima laboral. Prueba piloto en la

Biblioteca de la C. U. de Robledo. El modelo se entregó a la Of. de Gestión del

Talento Humano, para su evaluación y posible implementación en otros

escenarios institucionales (+)

• Visibilidad del Sistema de Bibliotecas a través del nuevo servicio de “Visitas

guiadas”.

Al 5 de diciembre se realizaron 21 visitas, con 168

usuarios atendidos: Nuevos Auxiliares

Administrativos, empleados, docentes y estudiantes

de del Alma Mater. Además de visitantes de

instituciones de educación superior del país y fuera de

éste como la Universidad Nacional (sede Medellín); la

Universidad Javeriana de Bogotá; la Universidad de

Manizales; la Universidad Alfonso Borrero Cabal, la

Universidad Surcolombiana de Neiva y la Universidad

Nacional Toribio Rodríguez, de Mendoza, Perú.


http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/SistemaDeBibliotecas/C.ColeccionesServicios/orientacionUsuario?_piref54_84556003_54_84556002_84556002.tabstring=visitasguiadas


• Inventario de material bibliográfico en el 2011, y análisis del mismo.

De los materiales bibliográficos extraviados en 2011, 101 habían sido adquiridos por compra.

Y los demás, por canje, donación o copiado.




• Inventario físico de bienes muebles de la Biblioteca Central. Avance: 80%.

• Actualización de los reglamentos de préstamo de material bibliográfico, los

auditorios y el manejo de equipos tecnológicos.

• Ejercicio pedagógico de evacuación en la Biblioteca Central. Junio de 2011.

• Apoyo en la organización del Foro "La inclusión en la educación superior”. Sep.

De 2011

• Selección y adquisición de 137 libros electrónicos de bibliografía básica.

• 11 informes para apoyar los procesos de autoevaluación o acreditación de

diferentes Unidades Académicas de la Universidad.


Datos hasta el 30 de noviembre de 2011.

Nota: En el 2011 tuvimos un incremento del 109% en las calificaciones recibidas respecto al año anterior. La reducción en el 2010 se debe, entre otros aspectos, a que durante ese año se suspendió la promoción para hacer algunas mejoras a la aplicación, la cual se relanzó a comienzos del 2011.


# de calificaciones recibidas en el Calificador de servicios

http://bmedica.udea.edu.co/sgc/calificador/modulos/evaluar/insitu.php


# de consultas recibidas en el Servicio de “Consulta en Línea”


http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/SistemaDeBibliotecas/C.ColeccionesServicios/consultaLinea



Solicitudes de Suministro de Documentos recibidas, por Biblioteca.


Proceso: Obtención de

la Información.

Préstamo de material bibliográfico, por año, en cada Biblioteca (de Medellín)


Préstamo de material bibliográfico, por Biblioteca (de Medellín), durante los 5 años


la Información.



la Información.Datos hasta el 30 de noviembre de 2011.

Se evidencia reducción del servicio de préstamo en temporada de Semana Santa, vacaciones académicas (últimas semas de junio y primeras semanas de julio), y en la época de anormalidad académica: últimas semanas de agosto, y todo el mes de septiembre, octubre y noviembre.



la Información.

Préstamo Interbibliotecario, por Biblioteca (de Medellín), durante los 5 años



la Información.

Préstamo Interbibliotecario, por Biblioteca (Regionales), durante los 5 años



la Información.

Otros datos del proceso. En Biblioteca Central.

Instituciones con las cuales tenemos convenio de Préstamo Interbibliotecario vigente.

64 (incluidas las del G8 Bibliotecas)

Libros pagados con libros 120

Libros pagados con bonos 42

Sanciones en efectivo se han recaudado $ 4’570.130

Material bibliográficos recuperado 162

Usuarios que más prestaron material bibliográfico en el año:

Estudiante de Pregrado 253.181

Estudiante en Trabajo de Grado 29.133

Egresados 22.545

Docente de Cátedra 13.491


Reconocimiento de la IFLA al Programa de Formación de Usuarios del

Sistema de Bibliotecas:

En el mes de marzo de 2010 la IFLA publicó el informe “Estado del Arte de la

Alfabetización Informacional en Colombia 2010”, en el que nuestro Sistema de

Bibliotecas aparece como una de las 4 mejores instituciones (la única de carácter

público) en cuanto al desarrollo de programas de Alfabetización Informacional,

entre 337 instituciones de educación superior colombianas.

Esas 4 instituciones somos: Sistema de Bibliotecas de la Universidad de

Antioquia - Medellín, Universidad del Rosario - Bogotá, Universidad de La

Sabana - Bogotá y Pontificia Universidad Javeriana - Bogotá.Proceso:

Formación de Usuarios


• Realización de Seminario Formación de Formadores en Alfin para personal

de la Biblioteca de la Universidad Nacional, Sede Medellín, en la modalidad

de Extensión, lo que significó un ingreso de 2,5 millones de pesos para el

Sistema de Bibliotecas.

• 9 cursos de Gestión Integral de la Información para Investigadores. Estudiantes de Maestría en Educación; Grupo de investigadores de Sociología Religión,

Cultura y Sociedad; Seminario de Investigación de Matemáticas 2011- 1; Programa de

Inmersión a la Vida Universitaria de la Vicerrectoría de Docencia; Grupo de estudiantes

Oficio de Investigar, Sociología, 2011- 1; Seminario de Investigación de Matemáticas,

2011- 2; Grupo de investigación y docentes de Educación Infantil; Grupo de investigación

en Biotransformación de Microbiología y Estudiantes de Maestría en Ciencia de la

Información, de la E.I.B.

• 19 Talleres de formación de usuarios en el Stand del Sistema de

Bibliotecas en Expouniversidad 2011.

Proceso: Formación de

Usuarios


En cuanto a la iniciativa Alfabetización digital e informacional para

empleados del Sistema de Bibliotecas. Se realizaron:

•1 Seminario de Formación de Formadores en Alfin

•1 Seminario de Cibercultura y Biblioteca: 5 sesiones de 4 horas. 12

empleados en promedio a cada una de las sesiones.

•Cursos de capacitación y actualización en tecnologías

•Curso “Web 2.0” (4 horas). 2 grupos. 23 asistentes

•Curso “Creación de un Blog” (6 horas). 15 asistentes

•Curso “Google Apps” (6 horas). 18 asistentes

•Curso “Recursos Web para la docencia y la investigación” (4 horas). 16

asistentesProceso:

Formación de Usuarios


Cursos de Formación de Usuarios programados y ofrecidos a la

comunidad universitaria:

Proceso: Formación de

Usuarios

Promedio de Asistentes por Curso

2007 2008 2009 2010 2011

20 14 12 14 14

Nota: Datos al 20 de noviembre de 2011


Proceso: Selección y

Evaluación de Material

Bibliográfico

Adquisición de material bibliográfico, por solicitudes de los usuarios y por selección de material. Del 2007 al 2011.

Al 30 de noviembre de este año, se han adquirido o están en trámite de compra en total 3.599 materiales bibliográficos.




Bibliográfico




Bibliográfico

Inversión en adquisición de material bibliográfico


Proceso: Comunicaciones,

promoción y difusión.

Opiniones recibidas en “Comunicación con el Usuario”

http://bmedica.udea.edu.co/sgc/buzon/modulos/buzon/contactenos.php




Incremento de medios y oportunidades de comunicación con nuestros usuarios

Podemos ver que las oportunidades de comunicación con nuestros usuarios se redujeron en este año, con

respecto al periodo anterior. Esto puede deberse a la situación de anormalidad que se presentó por casi tres

meses en la Universidad, y / o al incremento de la comunicación a raíz de nuestra incursión y fortalecimiento

de la presencia institucional en redes sociales.


• Cómo vamos en redes sociales:

Página Oficial del Sistema de Bibliotecas en Facebook. : 1.051 fans

Miembros que hacen parte de nuestro grupo: 1.218

Amigos en nuestro perfil: 5.000 (el tope)

Creación en el 2011 de nuestra cuenta de TWITTER. Seguidores: 76

• Publicaciones en la Intranet del Sistema de Bibliotecas: 241

• Coordinación de el certamen promocional “

El Sistema de Bibliotecas en Expouniversidad”

• Programa “El Sistema de Bibliotecas: un espacio para el conocimiento:

34 Conferencias. Con 2.086 asistentes aproximadamente. Datos hasta el 5 de

octubre, fecha en que se suspendió el programa, por la anormalidad académica.



http://twitter.com/

http://diogenes.udea.edu.co/article.php?story=20111020235755362&query=Expouniversidad

http://www.facebook.com/pages/Sistema-de-Bibliotecas-de-la-Universidad-de-Antioquia/141274465902440?ref=ts




Diseño de nuevo Portal Web y

migración de contenidos.

•Diseño bajo la nueva estructura del Portal

Web Universitario.

•1’173.525 páginas únicas.

•Integración, mejoramiento y actualización

de contenidos.

•Mayor contenido gráfico y audiovisual.

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/SistemaDeBibliotecas


Se redujo el tráfico, con respecto al año anterior. Para el 2011 tuvimos un 10.69 % menos de visitas al Portal.

La diferencia está principalmente en las últimas semanas de agosto y los meses de septiembre octubre y

noviembre de este año.




Promedio de visitas en un día de semana, en normalidad académica: 2.528

Promedio de visitas en un día de semana, en anormalidad académica: 1.324



En cuanto a nuestro Portal Web


Se redujo el tráfico, con respecto al año anterior. Para el 2011 tuvimos un 10.69 % menos de visitas al Portal.

La diferencia está principalmente en las últimas semanas de agosto y los meses de septiembre octubre y

noviembre de este año.




Página Vistas

Página inicial 615.871

SistemaDeBibliotecas / OPAC 205.319

SistemaDeBibliotecas / RecursosElectronicos / BasesDatos 89.883

SistemaDeBibliotecas / D.BibliotecaDigital 52.334

SistemaDeBibliotecas / RecursosElectronicos / BasesDatos / Alfabeticamente 37.861

SistemaDeBibliotecas / Servicios / RedPrivadaVirtual 35.517

SistemaDeBibliotecas / RecursosElectronicos /BasesDatos / PorAreas 30.943

SistemaDeBibliotecas / RecursosElectronicos 21.519

¿cuáles son las páginas más visitadas de nuestro Portal?




Nuestro Portal Web ahora es visitado desde 80 diferentes países (74 en el 2010): Los principales, en orden descendente son: Colombia, México, Argentina, España, Perú y Venezuela.




Se presentó un incremento significativo en las visitas desde México (51 %). Desde Argentina incrementaron en un 18%. Se incrementó en un 50.8% las visitas desde Perú y en 26.8% desde Venezuela. Sin embargo, se redujeron en un 11% las visitas desde Colombia, en un 10.5% desde España y significativamente las visitas desde Estados Unidos: 30.5%

Colombia

1 de enero de 2011 - 4 de diciembre de 2011 512.6221 de enero de 2010 - 4 de diciembre de 2010 575.927Porcentaje de cambios - 10.99 %

México

1 de enero de 2011 - 4 de diciembre de 2011 1.1431 de enero de 2010 - 4 de diciembre de 2010 755Porcentaje de cambios + 51.39 %

Argentina

1 de enero de 2011 - 4 de diciembre de 2011 7601 de enero de 2010 - 4 de diciembre de 2010 642Porcentaje de cambios + 18.38 %

Spain

1 de enero de 2011 - 4 de diciembre de 2011 6101 de enero de 2010 - 4 de diciembre de 2010 682Porcentaje de cambios - 10.55 %

Perú


Venezuela


United States

1 de enero de 2011 - 4 de diciembre de 2011 4491 de enero de 2010 - 4 de diciembre de 2010 646Porcentaje de cambios - 30.5 %




• Apoyo del Proceso de Comunicaciones a algunas actividades de la

Vicerrectoría de Docencia:

Apoyo en la difusión de la convocatoria de admisión 2011 / 2

Apoyo en la difusión de la convocatoria de los Programas de Educación Flexible y Semipresencial

2011 / 2.

Apoyo al acto de bienvenida de los docentes nuevos de la U. de A.

Apoyo en la difusión de la convocatoria de admisión 2012 / 1

Apoyo en la difusión de la convocatoria de los Programas de Educación Flexible y Semipresencial

2012 / 1.

Apoyo en la organización del Foro "La inclusión en la educación superior”. Sep. De 2011.

Organización del acto de reconocimiento a los estudiantes con mejor desempeño en las pruebas

SABER 2010.

Apoyo en la correspondencia de cortesía de la oficina central de la Vicerrectoría de Docencia.




Desarrollo de Software 88%

Reformas y creación de nuevas funcionalidades para la aplicación de ingreso de visitantes a la U. de A. 100%

Diseño y desarrollo de aplicativos para proyectos de plan de acción (2 aplicativos) 50%

Participación en proyecto “El Sistema de Bibliotecas en Expo Universidad 2011" 100%

Implementación de una herramienta de administración y búsqueda para el Directorio de Enlaces Electrónicos.

100%

Mejoras en los reportes de la aplicación de Comunicación con el Usuario. 95%

Mejoras en la aplicación de PNC. 80%

Cambio de la aplicación de consulta en línea e integración con el chat institucional. 100%

Mejoras de la aplicación de Selección de Material Bibliográfico. 100%

Mejoras en la aplicación ACPM. 80%

Mejoras en la Aplicación de Auditorías. 100%

Migración de la aplicación de validación de usuarios para préstamo Interbibliotecario a los servidores de la Biblioteca del CES.

100%

Programa de Capacitación 95%

Programa de capacitación en el uso de nuevas tecnologías de la información y las aplicaciones desarrolladas para el Sistema de Bibliotecas.

95%

Proceso: Gestión

Tecnológica


Olib 74%

Migración masiva de los listados de las Bibliotecas Regionales al OLIB 100%

Exportación de Registros a WorldCat 70%

Proyecto “Seguimiento al material Bibliográfico” 85%

Notificaciones automáticas a morosos 100%

Inventarios de material bibliográfico 99%

Revisión de inconsistencias y mejoras a los "Reportes OLIB" 85%

Implementación del reporte de Nuevas Adquisiciones Automáticas en OPAC 100%

Implementación de carátulas de libros y entregas de revista en el OPAC 95%

Infraestructura tecnológica - Soporte técnico 69%

Seguridad informática: Definición de políticas 75%

Mantenimiento preventivo de los equipos de las Bibliotecas Central y Satélites. 100%

Optimización del espacio de disco usado en los servidores 85%

Montaje de servidor virtual (Tiresias) 100%

Elaboración del proyecto para el correo electrónico en la nube 100%

Modernización de las TIC en el Sistema de Bibliotecas 45%

Consolidación del Proceso de Gestión Tecnológica 160%

Definición de los procedimientos de desarrollo y actualizaciones de software. 100%

Consolidación del Proceso de Gestión Tecnológica: Nivel 2 60%

Proceso: Gestión

Tecnológica


Proceso: Gestión

Tecnológica

• Mejoramiento de la aplicación de “Comunicación con el usuario” y

entrega de este aplicativo a la oficina de Planeación de la

Universidad, para su implementación a nivel institucional.

• Número de visitas registradas en la aplicación de ingreso. Biblioteca Central.


Gestión Cultural

• 4 Ferias de servicios (en las Bibliotecas de Caucasia; Urabá, Yarumal y Santa Fe de

Antioquia)

• 4 Bibliocafés: (En las Bibliotecas de Odontología, de Salud Pública y de Ciudadela

Universitaria de Robledo).

• 20 Exposiciones artísticas (En las Bibliotecas Central, Médica, de Salud Pública, de

Enfermería, de la Ciudadela Universitaria de Robledo, de Urabá y de Yarumal).

• 22 Exposiciones bibliográficas (en la Sala Patrimonial de la Biblioteca Central y en la

Sala Patrimonial de la Biblioteca Médica)

• 3 Concursos: El 3er Concurso de Cuento Facultad de Enfermería, el Primer Concurso de

Fotografía Animal (Biblioteca de C. Robledo), y el Primer Concurso de Cuento Corto y

Poesía Facultad de Salud Pública.

• Un taller de redacción de cuento y poesía.


Gestión Cultural

• 8 Sesiones del Taller de Iniciación en Literatura: Ciclo de Literatura Europea (Biblioteca

del Bachillerato Nocturno).

• 10 Cine - Foros (Biblioteca del Bachillerato Nocturno)

• Proyecto “Formación de escritores de la Región de Urabá” y publicación del libro con sus

producciones literarias.

• Participación en el Festival Lumiére II, con proyección de cortometrajes, durante 3 días.

• Reactivación del programa de “Lecturas literarias en voz alta: 9 sesiones, al 15 de

diciembre.

• 55 Proyecciones de películas (En las Bibliotecas de Caucasia, Puerto Berrío, Andes y

Yarumal)

• 5 publicaciones: Leer y releer: Números 61, 62, 63 y 64; y "Medio pan y un libro“ de

Federico García Lorca


Gestión Cultural

• 36 Club de Revistas (Biblioteca de Salud Pública)

• Semana del libro y la comunicación (Biblioteca de Enfermería)

• 45 talleres de aeróbicos mentales. (Biblioteca de la Seccional Universitaria del

Magdalena Medio. Puerto Berrío)

• 23 Tertulias literarias (Biblioteca de la Sede Universitaria de Yarumal, de la Seccional

Universitaria del Magdalena Medio, en Puerto Berrío y Apoyo de la Biblioteca de la

Seccional Universitaria del Suroeste, en Andes, a las actividades de Extensión Cultural

de la sede.)

• Lecturas sin fin: 3 sesiones (Biblioteca de la Seccional Universitaria del Suroeste, en

Andes. Apoyo, a las actividades de Extensión Cultural de la sede)

• 28 proyecciones de cine, documentales y video conciertos : (Biblioteca de la Seccional

Universitaria del Suroeste, en Andes. Apoyo, a las actividades de Extensión Cultural de

la sede)


• Nuevo sistema de aire acondicionado en la Biblioteca Central.

• Recuperacion 1.700 mts2 en la planta baja de la Biblioteca Central.

• Ingreso de usuarios con sus pertenencias a las Bibliotecas del Sistema.

• Remodelación (modernización) de la Biblioteca Odontología.

• Intervención física en la Biblioteca Central: cielo falso, sistema de iluminación, traslado del buitrón técnico y mejoramiento de las condiciones técnicas de redes de datos.

• Adopción de las Bibliotecas Regionales al sistema administrativo del Sistema de Bibliotecas.

• Modernización del Sistema de Bibliotecas en cuanto al incremento de recursos bibliográficos electrónicos y digitales.

• Sostenibilidad del Sistema y el Certificado de Gestión de la Calidad.

• Pensarnos estratégicamente a través de la Metodología del Cuadro de Comando Integral, adoptado por el Sistema de Bibliotecas, articulado con el de la Universidad.

Principales logros en el QUINQUENIO


Informes de cada

Biblioteca.

Informes de cada Biblioteca.

• Biblioteca del Bachillerato Nocturno

• Biblioteca de Enfermería

• Biblioteca Médica

• Biblioteca de Odontología

• Biblioteca de la Ciudadela Universitaria de Robledo.

• Biblioteca de Salud Pública.

• Biblioteca de la Seccional Universitaria del Magdalena Medio. Puerto Berrío.

• Biblioteca de la Seccional Universitaria de Occidente. Santa Fe de Antioquia.

• Biblioteca de la Seccional Universitaria del Suroeste. Andes.

• Biblioteca de la Seccional Universitaria de Urabá. Turbo.

• Biblioteca de la Sede Universitaria de Yarumal.

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Bto_Nocturno.pdf

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Enfermeria.pdf

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Medica.pdf

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Odontologia.pdf

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Robledo.pdf

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Salud_Publica.pdf

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Pto_Berrio.pdf

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Sta_Fe.pdf

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Suroeste.pdf

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Uraba.pdf

http://biblioteca.udea.edu.co/comunicaciones/Biblioteca_Yarumal.pdf


Muchas gracias por el trabajo de este año, por las

palabras de aliento, por el entusiasmo en el ejercicio

bibliotecario y por construir juntos un año más de

logros.

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