INFORME FINAL DE PRCTICAS PRE-PROFESIONALES DEL REA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

PRACTICANTE:

SARITA ISABEL GONZALES BOCANEGRA

ESPECIALIDAD:

SECRETARIADO EJECUTIVO

INSTITUCIN:

INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR PRIVADO BITEC

Chimbote-Per2015

DEDICATORIA

Quierodedicarleestetrabajoa Dios por haberme dado la vida, estar siempre acompandome en todo momento dndome las fuerzas para culminar mis estudios profesionales y ser el orgullo de mis seres queridos

Amispadres, por el apoyo constante y consejos diarios para continuar en la lucha de superacin.

A mi hermana por ser la ternurita de casa y alegrar mis das y estar conmigo.

AGRADECIMIENTO

A mis profesores por la confianza depositada en m, por ser ellos parte de este camino educativo por sus enseanzas y consejos brindados, por todo aquello que supimos compartir en el tiempo que estuve junto a ellos.

A mis padres y hermana por el apoyo incondicional y ser mi motivo de superacin en esta vida profesional.

INTRODUCCIN

A continuacin mediante el presente documento, pongo adisposicin alas personas interesadasdelinstituto BITECel"InformedelDesarrollodelasprcticasprofesionales finales de la carrera de secretariado ejecutivo que se llevaron a cabo en la empresa Informat system S.A.C. con la finalidad de dar a conocer la infraestructura, organizacin y funcin que cumple dicha institucinparaqueenelmomentoapropiado,seadeconocimientoparaotras personas interesadas y estos a su vez estn informados de las actividades de la institucin y a quienes presta susservicios.

INDICE

DEDICATORIA 02AGRADECIMIENTO 03

INTRODUCCIN 04

NDICE 05

ESQUEMA DE INFORME DE PRCTICAS PROFESIONALES:

CONTENIDO:

APELLIDOS Y NOMBRE DE PRACTICANTE 06TIPO DE INFORME 06INSTITUCIN 06ESPECIALIDAD 06LUGAR DE PRESENTACIN 06FECHA DE PRESENTACIN 06

DATOS DEL CENTRO DE PRCTICAS:

RESEA DE LA EMPRESA. 07OBETIVO GENERAL. 08MISIN. 08VISIN. 09PERSONAL DE LA EMPRESA. 09SERVICIOS Y PROGRAMAS. 09FUNCIN DE SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO . 10FUNCIN DE SISTEMA DE FACTURACIN.. 11FUNCIN DE SISTEMA DE GESTIN DE CLIENTES. 12TELEMARKETING. 13TELEMARKETING. 14IMGENES DE SISTEMAS 15

RELACIN DE PRCTICA:

PERIODO DE PRCTICA 16TAREAS ASIGNADAS 16DESCRIPCIN DEL REA DE TRABAJO 16CONCLUSIONES 16

ESQUEMA DE INFORME DE PRCTICAS PROFESIONALES

APELLIDOS Y NOMBRES DE PRACTICANTE:

Gonzales Bocanegra Sarita Isabel

TIPO DE INFORME:

Informe Final

ESPECIALIDAD:

Secretariado Ejecutivo

LUGAR DE PRESENTACIN:

Jr. Jos Olaya N 526 - Chimbote

FECHA DE PRESENTACIN:

Agosto, 18 Del 2015

III.- DATOS DEL CENTRO DE PRCTICAS:

RESEA DE LA EMPRESA:

La empresa Informat System tiene ms de 20 aos desarrollando los siguientes servicios

Desarrollo de Sistemas Informticos para Empresas Pymes Asesora en temas administrativos y de organizacin para Empresas Pymes

El trabajo de la empresa inicia con la bsqueda de empresas interesadas en servicios de sistemas o de asesora administrativa, para lo cual existen secretarias que realizan llamadas telefnicas tipo Call Center y luego enviar cartas a las empresas interesadas, despus viene la firma del contrato con las empresas que aceptan los servicios.La empresa est iniciando una etapa de ampliacin de poder brindar sus servicios a provincias para lo que el gerente est realizando viajes y hacer el marketing respectivo.

OBJETIVO GENERAL:

Contribuir con el desarrollo empresarial de todas las provincias, y colaborar con las autoridades encargadas de la gestin pblica en la organizacin y utilizacin de sistemas. Y realizar sistemas que facilite el arduo trabajo de las empresas en sus registros de inventario, compras, clientes, ventas etc.

MISIN:

Informat System tiene como misin brindar apoyo a empresas en general especialmente pymes, en el rea de sistemas informticos ofreciendo como valor agregado una asesora administrativa y organizativa integral que forme los cimientos de las empresas en todas sus reas.Informat System otorgara servicios de consultora en las reas de informtica y administracin diseando e instalando sistemas personalizados segn los requerimientos administrativos de cada empresa, orientando a los usuarios finales en los principios de calidad total aplicada a su trabajo administrativo con el respaldo de un sistema informtico.

Informat System contribuir con su asesora a formar empresarios de xito y fortalecer las estructuras administrativas de las empresas en el Per.

VISIN:

Informat System naci con el compromiso inherente de participar en las mejoras de toda organizacin administrativa con la que podamos trabajar a nivel nacional conociendo la realidad empresarial propia de cada regin

Es nuestra visin convertir a Informat System en una empresa que pueda orientar a empresarios y trabajadores a conocer la importancia y los beneficios de la aplicacin de la informtica en su rutina laboral diaria.

Contribuir con el pas y la sociedad con el progreso de las empresas y de esta forma mejorar la cultura empresarial de crear y formar organizaciones empresariales slidas como base de un desarrollo progresivo para beneficio de empresarios y trabajadores en general.

SERVICIOS Y PROGRAMAS:

PERSONAL DE LA EMPRESA:

La empresa cuenta con 2 programadoras, dos secretarias y personal de apoyo para marketing de campo, adems del gerente de la empresa.

Las programadoras son las encargadas del desarrollo de los sistemas para cada una de las empresas que solicitaron los servicios. Este trabajo lo realizan utilizando conexin remota desde la oficina de Informat Systema a la oficina de la empresa que se va realizar el servicio.

Las secretarias estn encargadas de realizar las llamadas a empresas como una modalidad de Call Center o Telemarketing, tambin realizan las proformas o cartas de presentacin y son las responsables de preparar las cartas para envo por Courier en forma masiva.

Por otro lado el gerente de la empresa tambin es escritor y ha publicado los siguientes libros:

Administracin con Sentido Comn Poltica con Sentido Comn Objetivos con Sentido Comn y Valor Agregado

Los libros los utiliza el gerente como una forma de marketear sus servicios y ampliar sus mercados de accin donde podra ofrecer los servicios de la empresa Informat System.

SERVICIOS POR PARTE DE LA EMPRESA:

Sistema de facturacin. Sistema de control de inventario. Sistema de control de egresos e ingresos. Gestin de clientes. Telemarketing. Sistema de boletas, etc.

A continuacin daremos a conocer algunos de estos:

Control de Inventario

Ofrecemos soluciones de inventario que permitan a las empresas contar con una herramienta automatizada para poder gestionar la materia prima, productos de la empresa, as como su existencia real, es decir,administrar el inventarios de una forma ms amigable y eficiente.Contamos con experiencia en el desarrollo de sistemas de inventario para empresas de diferentes rubros, contemplando el escenario de gestionar mltiples bodegas o sucursales, as como llevar el control de existencia por bodega, permitiendo implementar dicho sistema tanta en una empresa pequea como en una empresa grande.

CARACTERISTICAS: Manejo de Inventario. Gestin de proveedores. rdenes de compra rdenes de pedido Eliminacin de existencias (si aplica). Transfere3ncias entre sucursales. Gestin de marcas. Seguridad al acceso. Gestin de productor. Categora de productSISTEMA DE FACTURACIN

La facturacin en general es primordial en toda empresa que ofrezca y venda servicios al pblico porque es un modo de declaracin de las ventas efectuadas.Por tal razn, la demanda de un sistema de facturacin es bastante grande ya que en la actualidad, las empresas prefieren tener un sistema automatizado que permita la emisin y registro de facturas, crditos fiscales entre otros y funcionalidades adicionales como el registro de clientes importantes o frecuentes.

CARACTERISTICAS: Emisin y control de facturas Consumidor final Integracin con inventario Gestin de clientes frecuentes

Gestin de Clientes

Quin es el ms importante dentro de una empresa, por el cual la empresa carece de propsito alguno? No es un secreto saber que lo son los clientes, son los destinatarios de todo lo emprendido, a quienes se busca satisfacer sus necesidades.Pero, Qu tiene que ver los clientes con los sistemas?Mucho.Al final, nuestros productos o servicios son por y para ellos, por ende, es necesario manejar de manera adecuada nuestro trato e informacin con ellos. Ofrecemos un manejo de la informacin, de manera tal que evitamos confusin entre clientes, perdida de informacin u oportunidad de un nuevo comprador.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CLIENTES: Reduccin del ciclo de venta. Aumento de informacin de nuestros clientes. Control sobre nuestros clientes. Trabajar como un equipo. Dirigir las campaas a los clientes adecuados, segn sus necesidades Generar la interaccin del cliente

TELEMARKETING:

CAMPAAS DE APOYO AL EMPRESARIO CHIMBOTANO.

CONSTISTE EN: Asesora especial para alimentar las ventas e incrementar los clientes. Capacitacin personalizada controlar su stock controlas gastos. Sistemas personalizados integrales especiales para el tipo de empresa.

ASESORIAS EN INTERNET.

CONSTISTE EN: Informacin de sistemas administrativos bsicos integrales y personalizados. Asesora administrativa a distancia.

CALL CENTER.CONSTISTE EN: Realizar un seguimiento de llamadas para contactar a los Poscli (posibles cliente) y verificar si ha podido recibir la informacin que se le enva mediante una carta de presentacin. Informar al cliente va telefnica sobre los servicios que ofrece nuestra empresa.

ANLISIS DE ESCENARIOS: CHIMBOTE TRUJILLO - HUANCAYO

IMGENES DE PROGRAMAS:

RELACIN DE PRCTICA:

PERIODO DE PRCTICA

Desde 01/07/2013 hasta 30/06/2014

TAREAS ASIGNADAS

Realizar las visitas a todas las empresas de Chimbote con distintos rubros.

Poner en prctica el marketing promocionando los sistemas y asesoramientos para las empresas.

Hacer de call center para mantener una fluida comunicacin con los clientes y posibles clientes.

Realizar las cartas de presentacin con informacin de todos los servicios.

Llevar el control de todos los posibles clientes visitados y realizar las llamadas consecutivas para que soliciten el servicio.

Control de una caja chica para gastos en los trabajos diarios y movilidades a los lugares visitados.

Capacitarnos con el gerente sobre ms temas respeto al trabajo.

Organizar los informes mensuales de todos los trabajos.

DESCRIPCIN DEL REA DE TRABAJO

El trabajo se llevaba a cabo en la ciudad de Chimbote visitando a todas las empresas de distintos rubros como: ferreteras, pesqueras, tiendas comerciales, abarrotes, distribuidoras etc. as mismo viajar a lima, Trujillo para realizar el apoyo al gerente de la empresa en cuestin de anfitrionas y promocionar el libro que publicaba.

CONCLUSIN:

Satisfacer todas las necesidades tecnolgicas de nuestros clientes con integridad,dignidady seriedad. Se complace en ofrecer un servicio de asesoramiento administrativo de altacalidad, para brindar a nuestros clientes la mayor comodidad y poder facilitar el arduo y constante trabajo que realizan en sus empresas de distintos rubros como distribuidoras, ferreteras, comercializadoras, pesqueras entre otras.