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Informe Final Auditoría de Gestión Administrativa

Bogotá D.C. Junio de 2019

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ----------------------------------------------- 3 1.1 Objetivos Específicos ----------------------------------------------------3

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ----------------------------------------------- 3 3. PROCESO AUDITADO ------------------------------------------------------ 3 4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES ------------------------------------------ 3 5. ASPECTOS GENERALES ---------------------------------------------------- 4

5.1 Términos del Informe -------------------------------------------------- 4

5.2 Responsabilidad -------------------------------------------------------- 4

5.3 Plan General de Auditoría ----------------------------------------------- 4

6. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA ---------------------------------------------5 7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS ------------------------------------------ 39 8. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ------------------------------------------- 40

8.1 No Conformidades Reales --------------------------------------------- 40

8.2 Oportunidades de Mejora ---------------------------------------------- 40

9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA ---------------------------------------- 40

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1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Verificar la gestión adelantada para el logro de los objetivos establecidos para la vigencia 2018 y lo corrido en la vigencia 2019, de acuerdo al Programa Anual de Auditorías Internas de Gestión.

1.1 Objetivos Específicos Verificar los avances de los planes de mejoramiento del Proceso Gestión

Documental I trimestre 2019. Verificar la gestión de los grupos. Verificar la contratación del proceso de Gestión Administrativa aleatoriamente, en

los estudios previos y la eficacia de su ejecución. Verificar la eficacia de las acciones finalizadas en los planes de mejoramiento. 2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La Oficina de Control Interno determinó el alcance para evaluar la gestión para la vigencia 2018 y lo corrido en la vigencia 2019, para los siguientes grupos de: Gestión Documental. Grupo de Recursos Físicos. Grupo de Infraestructura Bienes Muebles e Inmuebles. Grupo de Mantenimiento Bienes Muebles e Inmuebles. Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales. Grupo de Servicios Generales, Salones de Estado y Casas Privadas. Grupo de Adquisición de Obras, Bienes y Servicios. Grupo de Transportes. 3. PROCESO AUDITADO Gestión Administrativa 4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES El Área Administrativa se rige por las funciones establecidas en el Decreto 179 de febrero 8 de 2019 Artículo 33. Al momento de la auditoría se encontraba vigente la Resolución 0970 del 12 de diciembre de 2016, "Por la cual se modifican los Grupos de Trabajo en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se señalan sus funciones" en el capítulo III artículo 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10.

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Es importante, resaltar que en el transcurso de la auditoría entró en vigencia la Resolución 0327 del 3 de mayo de 2019 con la cual se establecen los nuevos grupos de trabajo del Área Administrativa y la Resolución 0435 del 31 de mayo de 2019 la cual modifica el numeral 8 del artículo 1 de la Resolución 0327 de 2019. 5. ASPECTOS GENERALES

5.1 Términos del Informe La Oficina de Control Interno utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna, los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento definidos así: No Conformidad: Incumplimiento de un requisito técnico, legal, cliente o Entidad.

Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento. Recomendación: Se constituye como una oportunidad de mejora, en la que un

hecho o situación se puede fortalecer, para incrementar el grado de satisfacción de los clientes o de las partes interesadas.

5.2 Responsabilidad Es responsabilidad de la Oficina de Control Interno la planeación y ejecución de la Auditoría a realizar en el Proceso de Gestión Administrativa del DAPRE. La Oficina de Control Interno manifiesta que la información tomada para la elaboración del presente informe y durante el ejercicio de la visita, fue proporcionada bajo la estricta responsabilidad de los funcionarios y contratistas del Área Administrativa. Así mismo, es responsabilidad de la Oficina de Control Interno producir un informe objetivo que refleje los resultados del proceso auditor en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma.

5.3 Plan General de Auditoría La Oficina de Control Interno del DAPRE en cumplimiento de su rol como evaluador independiente, efectuó auditoría de gestión al proceso de Gestión Administrativa, de acuerdo a lo definido en el MEM19-00006061 / IDM 1219600 remitido el 15 de abril de 2019, en el cual se informó el objeto de la auditoría, así como el alcance, la responsabilidad del equipo de trabajo frente al proceso auditor, y los documentos asociados al proceso que se requieren para su realización. Frente a lo anterior, y una vez concluida la visita y evaluados los documentos solicitados durante el proceso auditor, así como los disponibles en los aplicativos de la Entidad, se presentan los siguientes resultados.

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6. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA El presente informe consta de 2 partes, la primera da a conocer los resultados a la verificación de gestión y funciones en los grupos conforme a la Resolución 0970 de 2016, y la segunda da a conocer los resultados a la verificación de los controles en la ejecución de la contratación del proceso. De manera complementaria a la verificación se relacionan los indicadores asociados al Área Administrativa, así:

Indicadores del Área Administrativa Resultado

Índice de percepción del estado de los bienes muebles de la Entidad 96.70% Porcentaje en la gestión del Área Administrativa en el SIGEPRE 100% Bienes detectados sin la legalización correspondiente 100% Índice de percepción del estado de los bienes inmuebles de la Entidad 90.95% Sedes Mantenidas Nuevo Sedes Restauradas Nuevo

Nivel de satisfacción frente a la prestación del Servicio de Trabajos de Encuadernación y Artísticos

99.37%

Calificación promedio de los servicios internos prestados por el Área Administrativa

100%

Inventario del DAPRE actualizado 100% Cumplimiento en la entrega oportuna de los Documentos de análisis del sector 100%

Cumplimiento del término establecido para la asignación del servicio de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles

100%

Oportunidad de respuesta de los Servicios que presta el Área Administrativa 96.04%

Nivel de satisfacción frente a la prestación del servicio de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles

100%

Cumplimiento del término establecido para la prestación del servicio de Encuadernación y Trabajos Artísticos

100%

Eventos con demoras en la prestación del servicio de aseo y cafetería 100%

Cumplimiento del término establecido para la prestación del servicio de Proveer Transporte de Bienes y/o Funcionarios de la Entidad

63.19%

Cumplimiento del término establecido para la prestación del servicio de Aseo y Cafetería

83.67%

Ejecución de los recursos de inversión en obligaciones Área Administrativa N.D.

Cumplimiento del término establecido para la prestación del servicio de Suministro de Bienes

100%

Nivel de satisfacción frente a la prestación del Servicio de Suministro de Bienes

100%

Eventos de suspensión masiva del fluido eléctrico ocurridos 100%

Nivel de Satisfacción frente a la prestación del servicio de Proveer Transporte de Bienes y/o Funcionarios de la Entidad

100%

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Nivel de satisfacción frente a la prestación del servicio de Aseo y Cafetería 100% El indicador “Cumplimiento del término establecido para la prestación del servicio de Proveer Transporte de Bienes y/o Funcionarios de la Entidad” no logró la meta al obtener un resultado del 63.19% frente al 91% de la meta, evidenciado en el aplicativo SIGEPRE módulo de indicadores, incumpliendo la Guía para el Seguimiento y Medición del SIGEPRE G-DE-03 numeral 4.4 Meta. No Conformidad 1. Continuando con la verificación del Área Administrativa se tienen identificados 5 riesgos, los cuales siguen el Lineamiento para la Administración del Riesgo L-DE01 y se encuentran monitoreados, así:

Riesgos Resultado

1. Incumplimiento de los requisitos técnicos y legales en el trámite de legalización de los elementos entregados a la Entidad, por cualquier modalidad.

No materializado

2. Incumplimientos en la prestación de servicio de aseo para las diferentes sedes de la Entidad.

No materializado

3. Incumplimientos en la prestación de servicio de cafetería por demanda para la atención de reuniones, capacitaciones y eventos de las sedes de la Entidad.

No materializado

4. Incumplimientos técnicos, legales y financieros en la elaboración de estudios previos y análisis del sector para la adquisición de bienes, obras y servicios

No materializado

5. Suspensión masiva del fluido eléctrico en las sedes de la Presidencia de la República

No materializado

I. VERIFICACIÓN DE LA GESTIÓN

6.1 Grupo de Gestión Documental Se realizó el seguimiento registrado con el OFI19-00062395 / IDM 1219600 del 31 de Mayo de 2019 con el cual se adjuntó el Informe de Seguimiento y Verificación al cumplimiento del Plan de Mejoramiento, suscrito con el Archivo General de la Nación, correspondiente al primer trimestre de 2019, en cumplimiento al Decreto 106 Artículo 18º, Parágrafo 2º y Artículo 30 Parágrafo 2º de 2015, con el fin de verificar el avance de las actividades del mismo.

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Se procedió a verificar las funciones establecidas para el Grupo de Gestión Documental en la Resolución No. 0970 de 2016, para lo cual se realizaron pruebas de recorrido y revisiones documentales correspondientes a la información suministrada por el proceso Gestión Administrativa – Grupo Gestión Documental, encontrándose conforme.

6.2 Grupo de Recursos Físicos El grupo cumple con las funciones asignadas conforme a la Resolución 0970 de 2016. Seguido a la revisión como aspectos conformes se efectuó verificación de existencias físicas de bienes en la bodega con referencia a los reportes tomados desde el sistema ALADINO, se seleccionó una muestra de 7 elementos y las cantidades físicas cruzan con las contenidas en el sistema. Así mismo se evidenció, que en forma diaria se efectúa este control por parte del funcionario responsable de la Bodega. Se verificó el procedimiento de ingresos de bienes al almacén y se pudo evidenciar con los documentos soportes que el mismo es cumplido por el Grupo de Recursos Físicos. Se validó la aplicación de manera aleatoria sobre salida de bienes al servicio de las dependencias del DAPRE, evidenciando que el mismo se cumple según lo dispuesto en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del Departamento. Se efectuó verificación del proceso de “Atención de Siniestros de Bienes de la Entidad” donde se evidenció que el mismo se cumple por parte del Grupo de Recursos Físicos. En prueba selectiva de verificación de inventarios (muebles y enseres) en las oficinas del Grupo de Telecomunicaciones, Área de Contratos, Grupo de Nóminas, Grupo de Gestión Documental y Dirección de Juventud Colombia Joven (CP para la Juventud – Colombia Joven), se evidenció que: En el Grupo de Gestión Documental: - La funcionaria MARIA CRISTINA VERA MENDEZ ya no hace parte del Grupo. Sin

embargo, le figura a cargo el módulo de trabajo de placa No. 000091850. - Figura a cargo de la funcionaria Damaris Andrea Sánchez Rubiano un Archivador

de Sistema Rodante de placa No. 000092903 por valor de $ 4.676.925.57. Sin embargo, el archivador que se encuentra físicamente en la oficina tiene placa No. 000092904.

- El módulo de trabajo que usa el señor Nelson Rincón, no tiene placa. Sin embargo, en el sistema le figura la placa No. 000091858.

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En el Grupo de Nóminas (Talento Humano): - Figura a cargo del funcionario PACHECO SIMÓN LÓPEZ un módulo de trabajo con

placa No. 000092059, está persona ya no pertenece a la Entidad. En la Dirección Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven (Consejería Presidencial para la Juventud – Colombia Joven): - Los bienes con Número de placa que se relacionan a continuación no se pudieron

verificar físicamente en razón a que no se encuentran en las instalaciones de esta Dirección, Así: placas No. 000082486, 000082611, 000082709, 000082710, 000082734, 000082746, 000082761, 000082764, 000091942, 000058129 y 000068294.

- El funcionario JOSÉ FELICIANO SECUE RONCERÍA ya no hace parte de la Dirección. Sin embargo, figura como responsable de un archivador de sistema rodante con placa No. 000068294 el cual no está físicamente en esa dependencia y el módulo de trabajo con placa No. 000093337.

- A cargo de la Funcionaria MERCEDES LEMUS ROSA, le aparece un módulo de trabajo con placa No. 000093330 y en realidad lo tiene en uso el señor RAMIRO LARA RODRIGUEZ desde el 03/12/2018 y el módulo de trabajo de placa No. 00093333 cuando en realidad está en uso del señor DANIEL BUSTOS ECHEVERRY.

- El módulo de trabajo de placa No. 000093346 figura a cargo del señor MAURICIO ANTONIO LEMOS CUESTAS el cual ya no es funcionario del DAPRE.

- A cargo de la señora MARTHA LUCIA GARZÓN FARFÁN, figuran los siguientes módulos, así: placa No. 00093352 lo usa DAMARIS PABÓN; módulo de trabajo placa No. 000093354 lo usa el señor SEBASTIÁN HERNÁNDEZ, módulo de trabajo placa No. 000093355 lo usa la señora RAYZA DEL CARMEN ORTEGA.

- El módulo de trabajo de placa No. 000093335 figura a cargo de la señora JOULIN DAMARIX PABÓN QUEVEDO y en realidad lo usa la señora ALINA ESTEFANÍA ROCHA AVILÉS.

Incumpliendo con lo dispuesto en el Manual para el Manejo y Control de los Bienes M-GA-03 versión 11 numeral 4.2.4. Inventario de Bienes en Uso. No Conformidad 2.

6.3 Grupo de Infraestructura Bienes Muebles e Inmuebles El grupo cumple con las funciones asignadas conforme a la Resolución 0970 de 2016. El Grupo de Infraestructura en relación al aplicativo SIGEPRE, tiene asociado en el Plan de Acción, Estrategia 1. “Mantener y actualizar los bienes inmuebles fortaleciendo la infraestructura física de la Entidad 2019” tiene 3 actividades, así: 1. Mantener y actualizar los diferentes edificios de la Presidencia PI-2019. 2. Ejecutar las intervenciones, conservación y restauración de los bienes BIC de la Presidencia PI-2019. 3. Actualizar equipos que afecten la infraestructura de la Presidencia PI-2019.

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De las cuales la actividad 1 y 2, tienen como adjunto la misma información referente al proceso de contratación generando duplicidad en el reporte para el primer trimestre Se recomienda (1) documentar cada tarea con los soportes de conformidad con la descripción de la actividad. Se recomienda (2), establecer documentos que den cuenta de las actividades desarrolladas por el grupo a través de procedimientos, guías, manuales, etc., y registrarlos en el aplicativo SIGEPRE. Con respecto al indicador “Sedes Mantenidas” de obtención anual, el grupo tiene información que da cuenta del estado de avance. Actualmente se cuenta con la mejora OM-0500 Incumplimiento Meta Proyecto de Inversión Sedes, la cual se encuentra en el paso de ejecución hasta noviembre 30 de 2019. Se recomienda (3) que todos los funcionarios del grupo de infraestructura utilicen el aplicativo SIGEPRE teniendo en cuenta que se evidenció que esta tarea está designada en la Secretaria del grupo.

6.4 Grupo de Mantenimiento Bienes Muebles e Inmuebles El grupo cumple con las funciones asignadas conforme a la Resolución 0970 de 2016. El Grupo de Mantenimiento en relación con el SIGEPRE, le está realizando seguimiento a la siguiente información: Plan de Acción: Las actividades del Plan de Acción están a cargo de la Coordinadora de Infraestructura y no desarrollan tareas directamente en el Plan de Acción. Sin embargo, la estrategia establecida es "Mantener y actualizar los bienes inmuebles fortaleciendo la infraestructura física de la Entidad 2019" por lo anterior se recomienda (4) incluir por lo menos una tarea en el Plan de Acción. Documentos: • P-GA-03 Mantenimiento correctivo por demanda: Debilidades en la información publicada en el aplicativo de Servicios Compartidos; en la auditoría se evidenció que el procedimiento establecido determina únicamente mantenimiento correctivo y en la herramienta ingresan algunos mantenimientos preventivos como la solicitud MCR-15888; por ende existe falta de control en los mantenimientos preventivos, al no evidenciar un procedimiento o herramienta que realice control y seguimiento a todos los mantenimientos preventivos que desarrollan en la Entidad.

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Adicionalmente, se identificaron debilidades en el control y seguimiento de las solicitudes de mantenimiento, teniendo en cuenta que se evidenciaron solicitudes del mes de Julio de 2018 que aún no han sido resueltas, así: MCR-14520, MCR-14596, MCR-14682, MCR-14632 y MCR-14686 esta última se registra: (Dos sillas se encuentran desajustadas). Incumpliendo la norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.2. Numeral a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos y b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. No Conformidad 3. Por último Se recomienda (5) que el “Formato Solicitud Servicio de Mantenimiento”, mediante el cual se asignan las solicitudes a los funcionarios del grupo se incluya como documento controlado en el aplicativo SIGEPRE. Adicionalmente, no se evidencia la verificación de la prestación real del servicio ya que el formato algunas veces no se firma y en el aplicativo de Servicios compartidos no se evidencia la ejecución del servicio. (Ejemplo: Solicitud MCR-15691 y MCR-15888). • F-GA-31 Programación Anual de Mantenimiento Preventivo de las Sedes: Debilidades en el control del Formato F-GA-31, se evidenció que el formato entregado de la vigencia 2018 y 2019 es versión 04, y la versión actual en el aplicativo SIGEPRE es versión 06. Adicionalmente, en el formato se contemplan únicamente 7 sedes y la entidad cuenta con 12 sedes. Así las cosas no se evidenció control ni seguimiento a la Programación Anual de Mantenimiento Preventivo, ni a los informes presentados a la Dirección Administrativa y Financiera con requerimientos y actividades desarrolladas. Incumpliendo la norma ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 numeral b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado y el numeral 8.1 Planificación y Control Operacional " La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos (véase 4.4) necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de productos y servicios, y para implementar las acciones determinadas en el capítulo 6". No Conformidad 4. En lo referente a indicadores asociados al grupo cuenta con: “Cumplimiento del término establecido para la asignación del servicio de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles” El indicador presenta un cumplimiento del 100% en relación a que las solicitudes que llegan sean asignadas. Se recomienda (6) reformular el indicador que defina el número de solicitudes terminadas para evidenciar la prestación real del servicio. En lo referente al indicador “Nivel de Satisfacción frente a la prestación del servicio de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles”, Se recomienda (7) incluir en el análisis de datos, el número de servicios atendidos y compararlo con el número de servicios calificados.

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Con respecto al Riesgo “Suspensión masiva del fluido eléctrico en las sedes de la Presidencia de la República”, se realiza el control y seguimiento mensual al mantenimiento de las plantas de cada una de las sedes.

6.5 Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales Los aspectos conformes se relacionan a las funciones que tiene asignado el Grupo y sobre los cuales se desarrolló la auditoría, así: Proponer e implementar las acciones necesarias para garantizar la racionalización, el buen uso y el valor patrimonial de los recursos los bienes muebles de la Entidad. Se observó que el Grupo desarrolló durante el año 2018 las actividades necesarias para obtener la mejor medición de los bienes históricos y culturales y de interés cultural propiedad de la Presidencia de la República, los cuales fueron incorporados a la contabilidad de la Entidad como saldos iniciales y se dispuso para su control la incorporación al sistema ALADINO del Grupo de Recursos Físicos bajo la responsabilidad del Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales. Adicionalmente, se cuenta con el aplicativo ACCES donde se identifica plenamente cada bien, al igual que su ubicación, características físicas y demás datos que permiten ejercer un control sobre los mismos.

Programar y supervisar los mantenimientos correctivos y preventivos de los bienes muebles de Patrimonio Cultural que se registren en la base de datos de la Entidad y del Ministerio de Cultura.

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Se evidenció que el Grupo ha desarrollado diferentes capacitaciones dirigidas especialmente al personal de Servicios Generales encargados de la limpieza de los bienes muebles culturales, donde se han entregado los protocolos para la manipulación y limpieza de dichos bienes de tal forma que se propenda por la conservación y el correcto mantenimiento de esta clase de bienes, como quedó registrado en el Acta No. 01 del 25 de abril de 2019, la capacitación fue realizada en las instalaciones de la Casa de Nariño, la temática de la reunión fue sobre el “Mantenimiento Bienes Muebles Culturales” y el objetivo de la reunión fue la realización del “Taller de Sensibilización y Entrega de Protocolo para la Manipulación y Limpieza General de la Colección de Bienes Muebles Culturales de la Presidencia”. El mantenimiento preventivo está a cargo de la Coordinadora del Grupo la cual cuenta con el conocimiento y experiencia para desarrollar esta actividad; para la conservación se cuenta con un depósito ubicado en la Casa de Nariño donde se autoriza el acceso únicamente a la Coordinadora y demás personal autorizado por la misma; el uso y cuidado apropiado, bajo ciertas consideraciones y parámetros, se puede observar que los bienes se encuentran identificados, clasificados y ubicados de una forma que garantizan su conservación adecuada para su salvaguardia y como acervo histórico y cultural de la Entidad. Definir y programar las necesidades técnicas requeridas para el desempeño de los bienes muebles de Patrimonio Cultural que se registren en la base de datos de la Entidad y del Ministerio de Cultura. El Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales, durante el trabajo de verificación y valoración desarrollado durante el año 2018, identificó las necesidades de mantenimiento que requieren algunos bienes, para lo cual elaboró un plan de intervención de bienes culturales que se desarrollará entre los años 2019 al 2021 de acuerdo a las priorizaciones que se definieron. Definir y programar las necesidades técnicas y de conservación, requeridas para el desempeño de labores de encuadernación en bienes artísticos y materiales bibliográficos o publicaciones de la Entidad. Se observó que se cuenta con un contrato de mantenimiento preventivo No. 006/2019 con el señor Carlos Gregorio Puentes Rojas por valor de $ 6.944.586.00 donde se tienen previstas 4 visitas anuales y una bolsa de repuestos, lo cual cubre las necesidades requeridas de la maquinaria que se utiliza en labores de encuadernación. Programar, diseñar, ejecutar y hacer seguimiento a los trabajos de encuadernación, litografía y trabajos artísticos. Para el cumplimiento de esta función, el Grupo cuenta con el “Procedimiento Elaboración de Trabajos de Encuadernación” identificado con el código P-GA-19 versión 6, el cual describe el paso a paso para cumplir con esta actividad la cual se

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solicita a través del aplicativo de servicios compartidos y de igual forma se controla su cumplimiento y calificación del solicitante del servicio. Gestionar ante las autoridades competentes los permisos y/o autorizaciones de intervención de los bienes muebles e inmuebles que, por su connotación de Bien de Interés Cultural, de Patrimonio Cultural o de ubicación histórica, así lo requieran. Se pudo observar que el Grupo gestiona en forma oportuna el correspondiente permiso para intervenir los bienes de interés cultural, de Patrimonio Cultural o de ubicación histórica ante las autoridades correspondientes; durante el año 2019 se han tramitado 2 solicitudes, la primera al Instituto Distrital para la Cultura mediante oficio OFI19-00041273 de fecha 10/04/2019 para intervenir la Plazoleta Galán y la segunda al Ministerio de Cultura mediante MC02685E2019 de fecha 08/02/2019 para intervenir la Capilla de la Casa de Nariño.

6.6 Grupo de Servicios Generales, Salones de Estado y Casas Privadas El grupo cumple con las funciones asignadas conforme a la Resolución 0970 de 2016. Coordinar la adecuada prestación de los servicios de cafetería en las diferentes sedes y oficinas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República mediante la correcta distribución y asignación del personal y de los bienes de consumo requeridos, según las necesidades del servicio: Se evidenció el cumplimiento mediante los requerimientos de aseo y cafetería registrados en el aplicativo de Servicios Compartidos, y el análisis de los indicadores “Cumplimiento del término

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establecido para la prestación del servicio de Aseo y Cafetería”, “Cumplimiento del término establecido para la prestación del servicio de Aseo y Cafetería”, y “Eventos con demoras en la prestación del servicio de aseo y cafetería”. Planear y proponer las normas y procedimientos referentes a los servicios de cafetería: Se evidenció el cumplimiento mediante la definición de los documentos controlados L-GA-03 “Lineamiento para el servicio de cafetería” y P-GA-12 “Prestación del servicio de aseo y cafetería”. Coordinar con el Grupo de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles, el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes y equipos necesarios para la prestación de los servicios generales. El mantenimiento de los equipos se realiza a través de la aceptación de oferta No. 024-18 a las cafeteras por goteo, y la aceptación de oferta No. 018-18 a los equipos de ozonificación del agua. Coordinar, programar y hacer seguimiento al servicio de vigilancia contratado para las sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, de acuerdo con los requerimientos técnicos contratados y en coordinación con los lineamientos y procedimientos definidos por la Casa Militar: se cuenta con el contrato 210-18 (Unión Temporal BARSEG 2018) y la verificación se encuentra en la sección II del informe. Coordinar, programar y hacer seguimiento al servicio y suministro de elementos de aseo y cafetería contratado para las sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República: se cuenta con la Orden de Compra No. 31923 (Unión Temporal EMINSER SOLOASEO 2016) y la verificación se encuentra en la sección II del informe.

6.7 Grupo de Adquisición de Obras, Bienes y Servicios El grupo cumple con las funciones asignadas conforme a la Resolución 0970 de 2016. Elaborar e Implementar procedimientos, mecanismos e instrumentos para hacer más eficientes las actividades a cargo del grupo, así como los ajustes o acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas propuestas.

El Grupo ha implementado como mecanismo e instrumentos para desarrollar las actividades una tabla dinámica con la cual se controla todo lo referente al Plan Anual de Adquisiciones, sus modificaciones como traslados y adiciones presupuestales. Adicionalmente, para iniciar los procesos de contratación se emite una certificación donde se verifica que ese proceso se encuentra incluido en el Plan de Adquisiciones de la Entidad.

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Adelantar los estudios de mercado y análisis sectoriales y de demanda, desarrollo y procesamiento de datos e información, sobre las compras y la contratación pública que requieran los Grupos Internos de Trabajo del Área Administrativa.

Las diferentes áreas del DAPRE solicitan a través del aplicativo ESCRIBE los estudios de mercado relacionados con los procesos de contratación que se adelantarán; internamente se asignan a los diferentes funcionarios quienes efectúan los análisis correspondientes y con base en los resultados se estima un presupuesto para ser considerado en los estudios técnicos. Para lo anterior se dispone de 30 días. El control y la evaluación del servicio prestado se efectúan a través del aplicativo “Servicios Compartidos”. Proyectar el documento de Análisis del Sector para las compras y la contratación pública que requieran los Grupos Internos de Trabajo del Área Administrativa, de acuerdo con los lineamientos y procedimientos definidos por la normatividad y reglamentación en materia contractual.

Se pudo evidenciar que con base en las solicitudes efectuadas por las diferentes áreas del DAPRE y a partir de los estudios definidos anteriormente, el Grupo proyecta los documentos de análisis del sector conforme a lo requerido por las normas contractuales. Elaborar, en coordinación con el Área Financiera, el Plan de Adquisiciones y sus modificaciones de acuerdo con la programación que realicen las áreas y efectuar el seguimiento a su ejecución.

A través de tablas dinámicas se elabora el Plan Anual de Adquisiciones – PAA y se efectúan y controlan las diferentes modificaciones que se realizan durante la vigencia y se desarrolla el seguimiento en forma semanal. Las modificaciones antes de ser efectuadas, son comunicadas para su aprobación a la Dirección Administrativa y Financiera. Consolidar el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios y sus modificaciones, de acuerdo con la programación que realicen los Grupos Internos de Trabajo del Área Administrativa y efectuar el seguimiento a su ejecución.

Anualmente se consolida el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios y se controlan a lo largo de la vigencia las diferentes modificaciones. Una vez consolidado el Plan Anual de Adquisiciones se presenta a la Subdirección General para su aprobación y firma con el fin de proceder a su publicación. Adicionalmente, se efectúa seguimiento semanal a la ejecución del PAA y se comunica a través de correo electrónico a las dependencias que tengan asuntos pendientes para agilizar su ejecución.

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Diseñar e implementar y actualizar una base de datos y de registro de proveedores de bienes y servicios, que sirva de consulta para adelantar los estudios de mercado y análisis sectoriales y de demanda.

Se cuenta con una base de datos y de registro de proveedores de acuerdo a la necesidad de bienes y servicios requeridos por el DAPRE, la cual es consultada en forma permanente para adelantar los estudios de mercado y los análisis sectoriales que requieran las diferentes áreas. Aplicar métodos y procedimientos de control interno que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia en la gestión y operación del grupo.

Los servicios que presta el Grupo se controlan y evalúan a través del aplicativo “Servicios Compartidos”; internamente se asignan tareas de acuerdo con lo requerido por las dependencias y también se controla su cumplimiento dentro de los plazos establecidos (30 días).

6.8 Grupo de Transporte

El grupo de Transporte cumple con las funciones asignadas en la Resolución 0970. de 2016. Siguiendo con la verificación se determina que en referencia a los temas objeto de evaluación del Plan Estratégico de Seguridad Vial - P.E.S.V. el cual se encuentra documentado en el Aplicativo SIGEPRE, se evidenció lo siguiente:

PROCESO: Gestión Administrativa PLAN No. 13

No. DE AUDITORÍA: 13 FECHA: 26/04/2019

ASPECTO A EVALUAR (P.H.V.A)

BASE INFORMATIVA (Documentos y Registros)

RESULTADOS

C NC

DETALLE EVIDENCIA D A R

Comité de Seguridad Vial

Verificar las actas de los comités realizados en el 2018 y lo corrido del 2019.

X

PLAN DETALLADO DE AUDITORIA

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Divulgación de la Política de Seguridad

Vial

Verificar la divulgación de la política de seguridad vial en los medios de comunicación interna como: intranet, correo masivo, carteleras, capacitaciones, campañas de sensibilización, etc.

X

Evaluación de Riesgos

Verificar la Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles – Transporte (F-TH-65).

X

Planes de Acción Consolidados

Verificar los planes de acción de los factores humano, vehículos, infraestructura segura, y atención a víctimas.

X

Perfil de Cargo

Seleccionar una muestra de los conductores del DAPRE, y verificar el cumplimiento de sus requisitos relacionados con su licencia de conducción y su experiencia laboral.

X

Pruebas de Ingreso

Verificar la realización de los exámenes médicos ocupacionales, y las pruebas de conducción teóricas y prácticas.

X

No se encontró evidencia de la realización de las pruebas teóricas a los conductores del DAPRE, como se observó durante las entrevistas realizadas al Grupo de Transportes, y con respecto a las pruebas prácticas realizadas a los conductores del DAPRE no fueron documentadas, como se encontró en las entrevistas realizadas al Grupo de Transportes, lo cual impide evidenciar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 6.2.3.4 Pruebas Teóricas y Prácticas del Plan Estratégico de Seguridad Vial. No Conformidad 5

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Inducción en Conducción de

Vehículos Nuevos

Verificar la realización del proceso de inducción para la conducción de vehículos nuevos para conductores antiguos y nuevos a medida que la flota se vaya renovando o cuando haya reasignación de vehículos.

X

No se encontró evidencia de la inducción que debe realizarse a los conductores cuando hay reasignación de vehículos, como se observó en las entrevistas realizadas al Grupo de Transportes, incumpliendo el numeral 6.2.4 Inducción en Conducción de Vehículos Nuevos del Plan Estratégico de Seguridad Vial. No Conformidad 6

Control de Documentación

Verificar que el Grupo de Transportes registra la información de los documentos objeto de actualización y refrendación, y los verifica periódicamente.

X

Consulta de la Licencia de Tránsito

y Comparendos

Verificar la consulta vía electrónica del estado de la licencia de conducción de todos los conductores con el fin de determinar la vigencia de la licencia de conducción, estado de comparendos, etc. Esta consulta es realizada en el Sistema Integrado de Información sobre Multas y Sanciones por Infracciones de Tránsito- SIMIT y en el Registro Único Nacional de Tránsito-RUNT, donde se verifica el estado de los comparendos mensualmente.

X

Política de Control de Drogas, Alcohol y

Tabaco.

La entidad realizará periódicamente pruebas de alcoholimetría a los funcionarios que deban desarrollar labores de alto riesgo como conductores o personal que realice trabajos en alturas.

X

No se encontró evidencia de la realización de las pruebas periódicas de alcoholimetría, como se observó en las entrevistas realizadas al Grupo de Transportes, incumpliendo el numeral 6.2.7.1 Política, de Control de Drogas, Alcohol, y Tabaco del Plan Estratégico de Seguridad Vial. No Conformidad 7

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Política de Regulación de

Velocidad

Verificar los mecanismos establecidos para el control de la velocidad, de acuerdo con los siguientes parámetros: • Vía nacional, máximo 80 Km/h • Vía urbana, máximo 60 Km/h • Vía urbana con restricción máximo 50 Km/h • Vía sin pavimentar, máximo 40 Km/h • Vía residencia / Escolar, máximo 30 Km/h • Vías internas, Máximo 5 Km/h.

X

Política de Uso de Cinturón de Seguridad

Verificar los mecanismos de control utilizados para asegurar el uso del cinturón de seguridad en los vehículos del DAPRE.

X

Política de No Uso de Equipos Móviles

Mientras se Conduce

Verificar la prohibición del uso de equipos de comunicación móviles mientras se realiza la conducción de un vehículo.

X

Uso de Elementos de Protección

La Presidencia de la República ha definido una Matriz donde se identifican los diferentes Elementos de Protección Personal (EPP) correspondientes a cada cargo, relacionados con los diferentes riesgos a los que se expone el personal y su valoración. El uso de los elementos de protección personal es de estricta obligatoriedad, sin excepción alguna durante la prestación del servicio en la Entidad.

X

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Programa de Capacitación en Seguridad Vial

Verificar el desarrollo del programa de formación en seguridad vial, que se encuentra inmerso dentro del Plan Institucional de Capacitación.

X

Evaluación y Certificación de la

Formación

Todas las capacitaciones relacionadas con el tema de seguridad vial que se encuentren contempladas dentro del PIC, deben de ser evaluadas y calificadas de 1 a 5. La calificación mínima para continuar con el desarrollo del programa, deberá ser de 3.5/5.0. Los registros de las capacitaciones, deben actualizarse en la historia laboral de cada conductor por parte del Área de Talento Humano.

X

Actualización del Programa de

Seguridad Vial

La Presidencia de la República considera realizar una encuesta de percepción anual, relacionando los módulos no vistos por los conductores y que puedan ser de su interés, lo que permita en conjunto con el análisis de accidentes de tránsito, revisión de comparendos y la evaluación de los módulos de formación generar compromiso por parte de los conductores para orientarlos hacia un cambio positivo en los hábitos y comportamientos de conducción.

X

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Información de los Vehículos del DAPRE

Verificar la información de los vehículos de la Presidencia, que se encuentra registrada en el formato de hoja de vida (F-GA-40).

X

La información de los vehículos del DAPRE no se encuentra en el formato diseñado para tal fin (Formato de hoja de vida de vehículos propios F-GA-40), como se evidenció en las entrevistas realizadas al Grupo de Transportes, incumpliendo lo establecido en el numeral 6.3.1 Vehículos Seguros del Plan Estratégico de Seguridad Vial. No Conformidad 8

Mantenimiento Preventivo del

Parque Automotor

Toda la información sobre los mantenimientos preventivos, se registra en el software establecido para este fin y podrán ser consultados cada vez que se requiera. El mantenimiento preventivo de los vehículos se efectuará, previa autorización del Coordinador del Grupo de Transportes, en los talleres que para el efecto hayan sido contratados.

X

Mantenimiento Correctivo del

Parque Automotor

Los mantenimientos correctivos deben ser realizados únicamente por los concesionarios o talleres contratados mediante los procesos de contratación establecidos para tal fin. Toda la información sobre los mantenimientos preventivos y correctivos, se registra en el software establecido para este fin y podrán ser consultados cada vez que se requiera. El mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos se efectuará, previa autorización del Coordinador del Grupo de

X

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Transportes, en los talleres que para el efecto haya sido contratado. Todos los siniestros presentados con vehículos que hagan parte del parque automotor de la Entidad serán reportados a la Oficina de Control Interno Disciplinario, y en el caso de situaciones que involucren personal de la Jefatura para la Protección Presidencial o Casa Militar, se pondrá en conocimiento adicionalmente, del Inspector General de la respectiva fuerza.

Inspección Diaria Pre-Operacional

Esta inspección debe ser ejecutada, sin excepción alguna, por los conductores. Dicha actividad se realizará haciendo uso del Formato de Inspección Diaria Pre-operacional de Vehículo (F-GA-43); este formato debe ser entregado semanalmente al Grupo de Transportes. En caso que el conductor evidencie alguna novedad en el vehículo inspeccionado, esta se debe registrar en el Formato de Inspección Diaria Pre-operacional de Vehículo (F-GA-43). El Grupo de transportes definirá si esta novedad pone en riesgo la integridad del conductor y la operación del vehículo; en tal caso se restringirá la salida y operación del mismo.

X

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Rutas Internas

Verificar la señalización vial, las inspecciones realizadas con el formato de inspección de rutas internas y parqueaderos (F-GA-41), y hacer seguimiento a las acciones correctivas que se especifican ese mismo formato.

X

Las inspecciones de las rutas internas de la Presidencia no se realizaron utilizando el formato establecido para tal fin (Formato de inspección de rutas internas y parqueaderos F-GA-41), como se evidenció en las entrevistas realizadas al Grupo de Transportes, incumpliendo lo establecido en el numeral 6.4.1 Rutas Internas del Plan Estratégico de Seguridad Vial. No Conformidad 9

Rutas Externas

La Presidencia de la República previa identificación de los puntos críticos de accidentalidad vial, por parte de la autoridad competente, divulgará los peligros identificados a los conductores.Verificar el formato Identificación de peligros en rutas externas (Formato de identificación de peligros y riesgos viales F-GA-42). Es de aclarar que los conductores y quienes realicen labores en ejercicio de sus funciones como pasajero o peatón, deberán identificar las condiciones de posible riesgo o de riesgo inminente que se presenten en las rutas externas e informar de manera oportuna al Comité de Seguridad Vial de la Entidad, con el fin de adelantar la elaboración de un plan de contingencia vial que permita la implementación o la relocalización de nuevas rutas alternas de transporte.El Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a los registros consignados en la

X

No se encontró evidencia de la identificación y divulgación de los peligros en rutas externas, como se observó en las entrevistas realizadas al Grupo de Transportes, incumpliendo lo establecido en el numeral 6.4.2 Rutas Externas del Plan Estratégico de Seguridad Vial. No Conformidad 10

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tarjeta denominada Formato de Reporte de Actos y Condiciones Inseguras – FACI, junto con la información registrada por el Grupo de Transportes en el Formato de Identificación de Peligros y Riesgos Viales (F-GA-42) debe realizar periódicamente la revisión de los riesgos asociados a las rutas externas. Con base en lo anterior, se debe determinar si se debe actualizar o modificar dichas rutas.

Atención a Víctimas

Siempre que se presente un accidente o incidente de tránsito en el cual resulten comprometidos vehículos de la Entidad, éstos deberán esperar la asistencia en el sitio de ocurrencia de la autoridad de tránsito competente, e informar inmediatamente al Grupo de Transportes de la Entidad para que se adelanten las acciones pertinentes. De igual forma, el conductor o funcionario que se transporte en el vehículo seguirá el procedimiento prestablecido por la Entidad (Atención a víctimas en caso de accidentes de tránsito P-GA-22). Así mismo, debe dar aviso al jefe inmediato y/o a la Coordinación del Grupo de transportes, con el fin de iniciar las gestiones ante la

X

En los accidentes o incidentes de tránsito en los que han resultado comprometidos los vehículos de la Entidad, no se encontró evidencia de su comunicación a la Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo, como se evidenció en las entrevistas realizadas al Grupo de Transportes, incumpliendo lo establecido en el numeral 6.5 Atención a Víctimas del Plan Estratégico de Seguridad Vial. No Conformidad 11

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Aseguradora respectiva. Igualmente se comunicará a la Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo, para que se adelanten las acciones y orientaciones dadas en la guía para el reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo (G-TH-05) que ocurran en la Presidencia o fuera de ella en el momento de la prestación del servicio por parte del funcionario, contratista o parte interesada.

Indicadores del P.E.S.V.

Verificar el seguimiento y la medición de los indicadores establecidos por el Plan Estratégico de Seguridad Vial.

X

No se encontró evidencia de la medición de los indicadores definidos en el PESV, como se evidenció en las entrevistas realizadas al Grupo de Transportes, incumpliendo lo establecido en el numeral 6.6 Indicadores del Plan Estratégico de Seguridad Vial. No Conformidad 12

Definición de Responsables

Verificar que dentro del P.E.S.V. se encuentre la indicación de los cargos del personal responsable al interior de la entidad que deberá implementar cada uno de los contenidos definidos en el plan.

X

En el Plan Estratégico de Seguridad Vial del DAPRE no se encuentran definidos los responsables de la implementación de cada uno de los contenidos del plan, como se evidenció en la revisión del documento D-GA-01, incumpliendo lo establecido en el Parágrafo Primero del Artículo 2.3.2.3.2 del Decreto 1079 de 2015. No Conformidad 13

C: CONFORME; NC: NO CONFORME; D: DOCUMENTACIÓN; A: APLICACIÓN; R: RESULTADO

Las no conformidades identificadas desde la No. 5 hasta la No. 13 son transversales al Proceso de Talento Humano.

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Adicionalmente, se encontraron formatos desactualizados y/o diligenciados de forma incompleta e imprecisa (F-GA-05, F-GA-08, F-GA-09, F-GA-29), como se evidenció en la revisión de los documentos controlados a cargo del Grupo de Transportes, incumpliendo el numeral 7.5.3 (Control de la información documentada) de la norma ISO 9001:2015. No Conformidad 14.

II. VERIFICACIÓN DE CONTRATOS

No. Modalidad Número Contratista

1 Comodato 2018 006-18 MINISTERIO DE CULTURA

2 Contratos 2018 210-18 UNION TEMPORAL BARSEG 2018

3 Contratos 2018 002-18 CARLOS ALBERTO ZAPATA CÁRDENAS

4 Contratos 2018 034-18 DIANA MARCELA MARTÍN SALAS

5 Contratos 2018 068-18 BUSINESS INTELLIGENCE SOFTWARE ASSESSOR CORPORATION LTDA

6 Orden de Compra 2018 32796 GRUPO EDS AUTOGAS S.A.S.

7 Orden de Compra 2018 31923 UNION TEMPORAL EMINSER - SOLOASEO 2016

8 Contratos 2018 220-18 UNIÓN TEMPORAL MANTENIMIENTO AUTOMOTOR

9 Contratos 2018 071-18 ROGER DE JESÚS RESTREPO VILLALBA

10 Orden de Compra 2019 35639 UNIPLES S.A.

11 Contratos 2018 173-18 MARÍA ELENA DÍAZ DE RIVERA

12 Contratos 2019 075-19 ORLANDO RIASCOS F. DISMACOR S.A.S.

13 Orden de Compra 2018 32154 ORGANIZACIÓN TERPEL S.A.

14 Aceptación de Oferta 2018 039-18 TERMOTEC INGENIERÍA S.A.S

15 Contratos 2018 189-18 HECTOR PRECIADO ROMERO

16 Contratos 2018 003-18 CECILIA FAJARDO CASTRO

17 Orden de Compra 2018 27142 MAKRO SUPERMAYORISTA S.A.S.

1. Comodato 006 – 18 Ministerio de Cultura

Objeto “El Comodante entrega a El Comodatario y éste recibe a título de Comodato o préstamo de uso, dos obras para ser exhibidas en la Galería o Hall de Expresidentes y zonas de la sede del Palacio de Nariño.”

Tiempo de ejecución

(Prórrogas) Del 01 de agosto de 2018 al 01 de agosto de 2023.

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Valor total del contrato

(Adiciones) Este es un contrato sin recursos por parte del DAPRE.

Ejecución de los recursos

Este es un contrato sin recursos por parte del DAPRE.

Bien o servicio recibido

(producto o meta asociada)

Retratos al óleo de los Presidentes Juan Manuel Santos Calderón y Juan José Nieto Gil.

Resultado y análisis de la verificación

En el expediente contractual se evidenció el cumplimiento de las obligaciones del Comodante y el Comodatario.

Informe Final de Supervisión

El contrato aún se encuentra en ejecución.

Publicación El informe inicial, en el que consta el recibo de los bienes en comodato, se encuentra publicado en la página web de la Presidencia de la República.

2. Contrato 210 – 18 Unión Temporal BARSEG 2018

Objeto

En virtud del contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa a prestar el servicio de vigilancia y seguridad privada, mediante personal humano con armas y sin armas calificado, unidades caninas y manejadores caninos, a fin de mantener la seguridad en las diferentes sedes a cargo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, así como la de los funcionarios y personal visitante además de salvaguardar los bienes muebles e inmuebles en propiedad y otros aquellos que se encuentren bajo su responsabilidad de conformidad con las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico.


(Prórrogas) Del 14/12/2018 hasta el 30/11/2020.


(Adiciones)

Valor Inicial: $ 3.978.400.342,83 Adición 1: $ 52.221.463,61 Valor Total: $ 4.030.621.806,44


Vigencia 2018: $ 96.916.357,92 - Pago 1: $96.645.252,13

Vigencia 2019: $ 2.048.698.443,65

- Pago 2: $170.724.870,30 Recursos 2018: $ 271.105,79 Recursos 2019: $170.453.764,51

- Pago 3: $170.724.870,30 - Pago 4: $170.724.870,30 - Pago 5: $170.724.870,30

Vigencia 2020: $ 1.885.007.004,87 Valor ejecutado $ 779.544.733,33 (19.34% de avance en ejecución).



1. Disponer lo necesario para que el objeto del contrato se cumpla a cabalidad.

2. Cumplir y ejecutar las especificaciones requeridas en el Anexo Técnico.

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3. Emplear personal idóneo y calificado para el desarrollo del objeto contractual y supervisarlo de manera directa y oportuna, de conformidad con el ofrecimiento realizado al momento de presentar la propuesta.

4. Disponer de lo necesario para que la prestación del servicio requerido se efectúe en forma oportuna de acuerdo a los requerimientos que demande el supervisor que sea designado por la Entidad, de acuerdo con las necesidades que se presenten.

5. Acatar las órdenes que durante el desarrollo del contrato se le impartan por parte de LA ENTIDAD, sin perjuicio de su autonomía técnica y administrativa.

6. Tomar las precauciones necesarias para la seguridad del personal a su cargo o servicio y de los particulares, de acuerdo con las reglamentaciones vigentes en el país.

7. Efectuar las dos (2) capacitaciones especializadas en seguridad para los supervisores y tres (3) guardas, adicionales a las establecidas en el anexo técnico, de conformidad con la propuesta presentada.


1. Las obligaciones del contrato que se encuentran en el informe de cambio de supervisor (Folio 1257), no son iguales a las contenidas en la Cláusula Quinta Obligaciones del Contratista, evidenciado en la revisión documental del contrato 210-18. Incumpliendo con el numeral 7.5.3. Control de la Información Documentada de la norma ISO 9001:2015. No Conformidad 15.

No conformidad 16 Existen debilidades en el cumplimiento de las cláusulas y el anexo técnico del Contrato 210 – 18 con la Unión Temporal BARSEG 2018, evidenciado en la revisión documental del contrato y en prueba de recorrido, así:

1. No se cumple con el PARAGRAFO 2 El contratista deberá tener disponible

(mínimo diez (10) personas), calificado y debidamente autorizado por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de acuerdo con sus protocolos de seguridad a fin de cubrir de manera inmediata, la ausencia de cualquiera de las unidades de servicio de vigilancia y seguridad privada que se requieran cualquiera que sea su labor, como supervisores, vigilantes, guías caninos y recepcionistas. Al observar que la carpeta del personal disponible cuenta solo con 7 hojas de vida (6 guardas y 1 guía canino), la solicitud de estudios de seguridad es del día 20 de Mayo de 2019 y no cuenta con la respuesta de la dependencia competente, con los RESULTADOS de los estudios.

2. El personal asignado como SUPERVISOR, no cuenta con los uniformes

autorizados por la SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA a la empresa SEGURIDAD RECORD DE COLOMBIA LTDA – SEGURCOL mediante la Resolución No. 20174100030277, evidenciado en prueba de recorrido. Incumpliendo lo establecido en el literal B Especificaciones técnicas, ACREDITACIÓN DEL PERSONAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA numeral 2. “Estar debidamente uniformado. Los uniformes del personal asignado deben cumplir en todo su contenido, diseños colores distintivos e identificaciones con lo establecido en el artículo 103, Decreto Ley 356 de 1994, o demás normas concordantes y de acuerdo con las diferentes modalidades de servicio” del Anexo Técnico Contrato 210-18.

3. No se encontraron soportes del mantenimiento periódico que debe realizar

el contratista a las lámparas portátiles fluorescentes recargables para emergencia, a fin de garantizar su uso en momento de emergencia.

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Incumpliendo lo establecido en el Numeral 10 del Anexo Técnico del Contrato 210-18.

4. No se observaron soportes de entrega de la dotación completa por parte del contratista al personal asignado, la cual debe ser entregada cada cuatro (4) meses, de acuerdo al numeral 11 Equipo Relativo al Personal del Anexo Técnico del contrato.

5. No se encontró soporte de los caninos de reserva, en caso de enfermedad,

accidente o necesidad de cambio de alguno de estos. Incumpliendo lo establecido en el No. 2 del Numeral 4 CANINOS del Anexo Técnico del contrato.

Incumpliendo las especificaciones del anexo técnico, así: 1. Literal B. Especificaciones técnicas parágrafo No. 2. 2. ACREDITACIÓN DEL PERSONAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

numeral 2. 3. CARACTERISTICAS DEL SERVICIO A CONTRATAR numeral 10. 4. CARACTERISTICAS DEL SERVICIO A CONTRATAR, 11. EQUIPO RELATIVO AL

PERSONAL. 5. CARACTERISTICAS DEL SERVICIO A CONTRATAR, 4. CANINOS, numeral 2.


N/A - El contrato se encuentra en ejecución.

Publicación Las 5 certificaciones de ejecución que se observan en el expediente contractual, se encuentran publicadas en la página web de la Entidad y en el SECOP II.

3. Contrato 002-18 Carlos Alberto Zapata Cárdenas

Objeto En virtud del presente contrato, el contratista se obliga a prestar a la Entidad, con plena autonomía técnica y administrativa, los servicios especializados para la asesoría a la Gestión Documental del DAPRE


(Prórrogas) Del 11 de enero de 2018 al 31 de julio de 2018.


(Adiciones) $ 21.580.560 más adición $ 3.596.760 = $ 25.177.320 =


95% Según acta de suspensión del contrato durante los días 11 de julio hasta el 13 de julio de 2018.



1. Documento denominado Plan de Trabajo 2018(Orientaciones generales para elaborar un plan de trabajo para la entrega de los archivos de la administración del Presidente Juan Manuel Santos 2010-2018. 2. Guía para la gestión documental de los correos electrónicos. 3. Propuesta de Modernización de la Gestión Documental de la Presidencia de la Republica.


Valor Inicial: $ 124.218.000 = Valor Ejecutado: $ 119.892.000 = Saldo por liberar: $ 4.326.000 = Una vez realizada la revisión y evaluación precontractual y contractual, se determinó que cumplen con lo dispuesto en el Manual de Contratación de la Entidad.

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Se pudo evidenciar que la entidad dio recibo a satisfacción de los productos por parte de la supervisora del contrato, indicando que se dio cumplimiento al objeto y las obligaciones pactadas entre las partes.


Se encuentra en el folio 357 debidamente firmado por el supervisor y recibidos los productos a satisfacción.

Publicación Se encuentra publicado.

4. Contrato 034-18 Diana Marcela Martín Salas

Objeto Prestar los servicios técnicos para la organización técnica del Archivo de Gestión del DAPRE.


(Prórrogas) Del 22 de enero de 2018 al 17 de agosto de 2018.


(Adiciones) $ 21.580.560 más adición $ 3.596.760 = $ 25.177.320 =


100%



Informe final consolidado de las acciones realizadas durante el contrato.


Fecha de Inicio: 22/01/2018 Prórroga: 17/08/2018 Fecha de Terminación: 31/07/2018 Valor Inicial: $ 21.580.560 = Adición: $ 3.596.760 = Valor total: $ 25.177.320 = Valor ejecutado: $ 25.177.320 = Se cumplió con lo establecido en el Convenio en cuanto a la ejecución y la supervisión.


Se encuentra en el folio 176 de expediente, debidamente diligenciado y firmado por el supervisor.


5. Contrato 068 – 18 Business Intelligence Software Assessor Corporation Ltda.

Objeto

El contratista, se obliga a prestar a la entidad, por sus propios medios con plena autonomía técnica y administrativa a restar los servicios de consultoría para elaborar e implementar el programa de documentos especiales, de conformidad con lo establecido en el Anexo Técnico.


(Prórrogas) Del 29 de junio de 2018 al 28 de noviembre de 2018.


(Adiciones) $ 63.534.000 =


100%

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1. Entrevistas. 2. Diagnóstico de los documentos especiales identificados. 3. Inventario de los documentos especiales identificados. 4. Manual de Métodos de Protección. 5. Programa de documentos especiales.


Se cumplió con lo establecido en el Convenio en cuanto a la ejecución y la supervisión.


Se encuentra en el folio No. 824, debidamente firmado y diligenciado.


6. Orden de Compra 32796 – 18 Grupo EDS AUTOGAS S.A.S.

Objeto

“Contratar el suministro periódico de combustible para la normal prestación del servicio para los vehículos que conforman el parque automotor de la Entidad y el suministro y transporte de ACPM para las Calderas ubicadas en la Casa de Nariño, en la ciudad de Bogotá D.C.”


(Prórrogas) Del 01 de diciembre de 2018 al 30 de noviembre de 2020.


(Adiciones) $ 2.655.099.157 =


17,10%



Suministro de combustible.


En el expediente se evidenció el cumplimiento de las obligaciones del contratista.



Publicación Las certificaciones de ejecución de contrato para proveedores, correspondientes a los pagos realizados, se encuentran publicadas en la página web de la Presidencia de la República y en el SECOP II.

7. Orden de Compra 31923 Unión Temporal EMINSER SOLOASEO 2016

Objeto “Contratar el servicio integral de aseo y cafetería con suministro de maquinaria e insumos para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.”


(Prórrogas) Del 11 de octubre de 2018 al 10 de noviembre de 2019.


(Adiciones) $1.867.462.793,29 =

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42,95%



Operarios e insumos para la prestación de los servicios de aseo y cafetería en el DAPRE.


Considerando que el objeto de la orden de compra No. 31923, es la prestación integral del servicio de aseo, el cual incluye tanto el personal como el suministro de los insumos, Se Recomienda (8) que el contratista sea el responsable de almacenar, custodiar y administrar los productos de aseo conforme a lo contratado.




8. Contrato 220 – 18 Unión Temporal Mantenimiento Automotor

Objeto

“El Contratista se obliga con La Entidad, por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa, a prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, con destino a los vehículos Multimarca que se encuentran al servicio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas por la Entidad.”


(Prórrogas) Del 26 de diciembre de 2018 al 30 de noviembre de 2020.


(Adiciones) $1.324.261.461,06 =


9,99%



Mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos que se encuentran al servicio del DAPRE.


En el expediente se evidenció el cumplimiento de las obligaciones específicas del contratista.




9. Contrato 071-18 Roger de Jesús Restrepo Villalba

Objeto

En virtud del contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa a ejecutar por el sistema de precios unitarios fijos sin fórmula de ajuste las obras civiles necesarias para la impermeabilización y adecuación funcional de la sede de la Vicepresidencia de

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la República y del Batallón de Infantería No. 37 “Guardia Presidencial” en la ciudad de Bogotá, de conformidad con las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico.


(Prórrogas) Julio 16 de 2018 a Septiembre 16 de 2018 (2 meses). No hubo prórroga


(Adiciones)

Valor Inicial: $ 394.702.734,69 incluido IVA Adición No. 1: $ 45.052.242,42 Valor Contrato: $ 439.754.977,11 Incluido IVA


100%



Impermeabilización y adecuación funcional de la sede de la Vicepresidencia de la República y del Batallón de Infantería No. 37 “Guardia Presidencial” en la ciudad de Bogotá.


Se realizó verificación al contrato y se identificó el cumplimento de las siguientes actividades en las ubicaciones de: El Batallón Guardia Presidencial: 1. Suministro e instalación ventanería en aluminio. 2. Impermeabilización cubierta. 3. Adecuación Cocina. 4. Retiro de Escombros. 5. Aseo Final Batallón Guardia Presidencial. Vicepresidencia: 1. Cerramiento 2. Impermeabilización 3. Manejo de Aguas 4. Aseo Final Vicepresidencia Realizando la revisión del Contrato se evidencia que: Existen debilidades en el cumplimiento de las cláusulas 1 y 4 de la cláusula 17 del Contrato 071 – 18 con el señor Roger de Jesús Restrepo Villalba, evidenciado en la revisión documental del contrato y en prueba de recorrido, así:

5. 1. Asistir dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al inicio de la ejecución del contrato, a la inducción sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, realizada por el área de Talento Humano de la Entidad en la ciudad de Bogotá.

6. 4. Presentar al supervisor del contrato al finalizar la ejecución del mismo, un

informe de accidentalidad emitido por la ARL a la cual se encuentre afiliado el Contratista. Incumpliendo los numerales 1 y 4 de la cláusula Decima séptima Obligaciones del contratista frente al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y Medio Ambiente del contrato 071-18. No Conformidad 17. No se encuentran publicadas en el SECOP II las certificaciones periódicas de ejecución del contrato 071-18, evidenciado en la revisión del aplicativo SECOP II. Incumpliendo el numeral 2.3.2.1 Deberes de los Supervisores …”Publicar en el SECOP y en la página de la Entidad, los informes de Supervisión, en formato PDF, que acrediten la ejecución contractual, de conformidad con la obligación establecida en el Decreto 1081 de 2015”... del Manual de Contratación M-BS-01. No Conformidad 18.

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Se elabora acta de terminación con fecha del 14-Sep-2018.

Publicación

Se evidencia que se realizan dos pagos así: - Pago No. 1: $ 164.789.773,77 (Del 16/07/2018 al 31/07/2018). - Pago No. 2: $ 274.965.203,34 (Del 01/08/2018 al 14/09/2018). Estos se encuentran publicado en la Página WEB de Presidencia.

10. Orden de Compra 35639 UNIPLES S.A.

Objeto “Se requiere la compra de Consumibles de Impresión para atender las necesidades y requerimientos de las diferentes dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.”


(Prórrogas) Del 14 de febrero de 2019 al 07 de marzo de 2019.


(Adiciones) $122.482.535 =


100%



Suministro de consumibles de impresión originales HP.




En el expediente contractual se evidenció el informe final de supervisión.

Publicación La certificación de ejecución de contrato para proveedores, correspondiente al pago realizado, se encuentra publicada en la página web de la Presidencia de la República y en el SECOP II.

11. Contrato 173 – 18 María Elena Días de Rivera

Objeto “La Contratista se obliga a prestar a La Entidad, con plena autonomía técnica y administrativa, los servicios de apoyo a la gestión para la restauración y fabricación de bienes muebles en madera, ubicados en la Casa de Nariño.”


(Prórrogas) Del 23 de noviembre de 2018 al 27 de diciembre de 2018.


(Adiciones) $ 65.975.060 =


100%



Bienes muebles en madera fabricados y restaurados.

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Publicación Las certificaciones periódicas de ejecución de prestación de servicios personales, correspondientes a los dos pagos realizados, se encuentran publicadas en la página web de la Presidencia de la República.

12. Contrato 075-19 Orlando Riascos F. DISMACOR S.A.S.

Objeto

“El Contratista se obliga por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa a suministrar las llantas para los vehículos y motocicletas que se encuentran al servicio de la Presidencia de la República, de acuerdo con las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico-económico.”


(Prórrogas) Del 05 de abril de 2019 al 30 de Noviembre de 2019.


(Adiciones) $ 64.226.908 =


0%



Llantas para vehículos y motocicletas al servicio del DAPRE.


Aún no se ha realizado el primer pago del contrato.



Publicación Aún no se ha realizado el primer pago del contrato.

13. Orden de Compra 32154 Organización TERPEL

Objeto “Se requiere el suministro de combustible para suplir las necesidades de la Casa de Huéspedes de Cartagena a partir del 25 de Octubre de 2018.”


(Prórrogas) Del 25 de octubre de 2018 al 30 de noviembre de 2020.


(Adiciones) $63.063.508 =


24,73%



Suministro de combustible.

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14. Aceptación de oferta 039 – 18 TERMOTEC INGENIERÍA S.A.S.

Objeto Mantenimiento preventivo y correctivo cada vez que sea requerido, con suministro de repuestos, para los sistemas de calentamiento de agua, ubicados en las sedes del DAPRE en Bogotá y Cartagena.


(Prórrogas) 14 Noviembre 2018 a 31 Diciembre 2020.


(Adiciones) $ 38.620.530,00


Al 25 de Febrero de 2019 que es el último pago registrado en el contrato es del 13%.



Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo cada vez que sea requerido, con suministro de repuestos, para los sistemas de calentamiento de agua, ubicados en las sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República ubicadas en Bogotá D.C. y Cartagena D.T. y C.


No se cumple con la firma del supervisor en el comprobante de servicio, como se evidenció en los Comprobantes de Servicio “Asistencia Técnica” de los días 14-dic-18, 18-dic-18, 28-dic-18 y 14-feb-19, al no contar con la firma del Supervisor del Contrato como recibido a satisfacción. Incumpliendo con lo establecido en la Aceptación de Oferta No. 039-18 en relación con la Logística de la Visita "En cada visita se elaborará un comprobante de servicio, que debe ser firmado por el supervisor designado por la entidad, quien verificará y dejara constancia del buen funcionamiento del equipo…" No Conformidad 19.


El contrato se encuentra en ejecución.

Publicación

Se evidencian dos pagos así: - Pago No. 1: $ 3.296.300,00 (Del 01/12/2018 al 31/12/2018). - Pago No. 2: $ 1.755.547,50 (Del 01/02/2019 al 20/02/2019). Los informes del contrato se encuentran publicados en la Página WEB de Presidencia y en el SECOP II.

15. Contrato 189-18 Hector Preciado Romero

Objeto

En virtud del contrato, EL CONTRATISTA se obliga a prestar a LA ENTIDAD, con plena autonomía técnica y administrativa los servicios de apoyo a la gestión del Grupo de Servicios Generales, Salones de Estado y Casas Privadas del Área Administrativa, para la atención telefónica y programación de los servicios de

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cafetería que sean requeridos por las oficinas o dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.


(Prórrogas) Del 30/11/2018 hasta el 30/11/2019


(Adiciones) $ 37.960.630 =


Valor Total: $37.960.630 Valor Ejecutado: $12.660.366 Valor por Ejecutar: $25.300.264



1. Disponer lo necesario para que el objeto del presente contrato se cumpla. 2. Orientar al cliente interno de la Entidad sobre la programación y

especificaciones de los servicios de cafetería que se presentan por el Grupo de Servicios Generales.

3. Registrar las llamadas telefónicas de los servicios solicitados y agendar o programar lo correspondiente.

4. Atender adecuadamente a los clientes internos de la Entidad, respecto de cualquier requerimiento que se presente ante el Grupo de Servicios Generales, sobre los servicios que presta.

5. Responder los correos electrónicos relacionados con las solicitudes de prestación de servicios de cafeterías.

6. Efectuar recorridos en las cafeterías de la Entidad, cuando el supervisor del contrato lo requiera.


1. No se observa en el expediente contractual, el soporte de la asistencia del contratista a la inducción sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, incumpliendo lo establecido en el Numeral 2. de la Cláusula Décima Novena del Contrato. No Conformidad 20.

2. Existen debilidades en el control de la información documentada,

evidenciado en la revisión documental del contrato No. 189-18, así:

a. Se observan inconsistencias en el Informe por Cambio de Supervisor (folio 81) enviado a la Jefe del Área de Contratos mediante MEM19-00000330 del 11 de enero de 2019, así:

- La información contenida en la casilla PERIODO DE SUPERVISIÓN (Entre el 01/12/2017 y el 15/11/2018) no corresponde al periodo supervisado por la Asesora 2210-01, teniendo en cuenta que la designación de supervisión fue comunicada mediante MEM18-00019938 del 30 de noviembre de 2018.

- El objeto descrito en el informe, no concuerda con el objeto contractual.

b. Certificación No. 1 (30/11/2018 al 18/12/2018): No se observan en el expediente contractual los soportes que evidencien el cumplimiento de las obligaciones Registrar las llamadas telefónicas de los servicios solicitados y agendar o programar lo correspondiente y Efectuar recorridos en las cafeterías de la Entidad, cuando el supervisor del contrato lo requiera durante el periodo certificado por el supervisor; ya que los soportes adjuntos a la certificación, cuentan con fecha anterior al 30 de noviembre de 2019 (Folios 73 al 77).

c. Certificación No. 2 (19/12/2018 al 31/12/2018): No se observan en el

expediente contractual los soportes que evidencien el cumplimiento de las obligaciones Registrar las llamadas telefónicas de los servicios

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solicitados y agendar o programar lo correspondiente y Efectuar recorridos en las cafeterías de la Entidad, cuando el supervisor del contrato lo requiera durante el periodo certificado por el supervisor; ya que los soportes adjuntos a la certificación, cuentan con fecha de enero de 2019 (Folios 86 al 90).

d. Certificación No. 3 (01/01/2019 al 31/01/2019) Folios 101 - 107: Se

observan debilidades en el Control de la Información Documentada, ya que los soportes de las obligaciones Registrar las llamadas telefónicas de los servicios solicitados y agendar o programar lo correspondiente y Efectuar recorridos en las cafeterías de la Entidad, cuando el supervisor del contrato lo requiera, se encuentran archivados y foliados en una certificación que no corresponde (Folios 86 al 90).

e. Certificación No. 4 (01/02/2019 – 28/02/2019) Folios 115 - 121: No se observan en el expediente contractual los soportes que evidencien el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Cláusula Sexta del contrato.

f. Certificación No. 5 (01/03/2019 – 31/03/2019) Folios 132 – 137): No se observan en el expediente contractual los soportes que evidencien el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Cláusula Sexta del contrato.

Incumpliendo con el numeral 7.5.3. Control de la Información Documentada de la norma ISO 9001:2015. No Conformidad 21.

Se Recomienda (9) Realizar por parte del supervisor un seguimiento especial a las razones por las cuales la obligación 5 de la Cláusula 6 no presenta ningún avance en los pagos realizados, teniendo en cuenta que el contrato se ha ejecutado en el 42%, del plazo total en tiempo y se podría llegar a generar algún tipo de incumplimiento contractual.


N/A - El contrato se encuentra en ejecución.

Publicación Las 5 certificaciones de ejecución que se observan en el expediente contractual, se encuentran publicadas en la página web de la Entidad y en el SECOP II.

16. Contrato 003 – 18 Cecilia Fajardo Castro

Objeto

“El Contratista se obliga a prestar a la Entidad, con plena autonomía técnica y administrativa, los servicios artísticos para la creación de un retrato del señor Juan Manuel Santos Calderón, Presidente de la República de Colombia, para exponer en el Hall de Expresidentes de la Casa de Nariño.”


(Prórrogas) Del 18 de enero de 2018 al 30 de junio de 2018.


(Adiciones) $ 23.300.000 =


100%

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Retrato al óleo sobre lienzo con bastidor, de plano medio, en un formato vertical de 90 X 70 cm, de 3/4 de cuerpo, con predominio del rostro, del señor Presidente de la República, Doctor Juan Manuel Santos Calderón.





Publicación La certificación de ejecución de contrato para proveedores, correspondiente al único pago realizado por el valor total del contrato, se encuentra publicada en la página web de la Presidencia de la República.

17. Orden de Compra 27142 Makro Supermayorista S.A.S.

Objeto Contratar la compra de mesas, sillas y parasoles para suplir las necesidades de la sede vicepresidencia de la República.


(Prórrogas) Del 03/04/2018 al 30/04/2018.


(Adiciones) $ 5.985.000 =


100%



2 Mesas cuadradas en maderas 1.00 m 1.00 m para exterior resistente al agua y sol. 8 sillas apilables en madera para exterior resistente al agua y sol. 2 parasoles cuadrados de 2.00 m x 2.00 m, lona importada, mástil en madera.


El producto fue entregado en el tiempo establecido.



Publicación Los informes se encuentran publicados en la página web de la Presidencia de la República.

7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS Se encuentran registrados en el aplicativo SIGEPRE módulo de Mejoras, 2 planes de mejoramiento en el paso de Revisar Eficacia, asociados al proceso de Gestión Administrativa vigencia 2019, obteniendo resultados eficaces y conformes los cuales fueron determinados en el Ciclo de Auditoría Interna al SIGEPRE 2019.

Código y Nombre de la Mejora Resultado

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NCR-0241 GA – Manejo y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles.

Eficaz: Se verificó la eficacia de las acciones implementadas y se observó el cumplimiento al manejo y control de los Bienes.

OM-0429 GA – Documentación y parametrización de servicios que presta el Área Administrativa.

Eficaz: Se verificó la eficacia de las acciones implementadas y se observó en el aplicativo de Servicios Compartidos la parametrización de los servicios.

8. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

8.1 No Conformidades Reales (21)

8.2 Oportunidades de Mejora (9) 9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA El proceso de Gestión Administrativa ha mejorado y fortalecido sus resultados, conforme al cumplimiento de los planes de mejoramiento y seguimiento a las estrategias del plan de acción 2018 y 2019 en beneficio de la Entidad. Se debe mantener especial atención a la contratación asociado a los estudios previos y en el cumplimiento contractual para continuar fortaleciendo el proceso de aseguramiento. Los grupos auditados cumplen con las funciones de forma correcta y adecuada de conformidad a lo estipulado en la Resolución 0970 de 2016.

informe final auditoría de gestión administrativa · es responsabilidad de la oficina de control...

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