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PROCESO AUDITOR INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL

ALCALDIA FLANDES TOLIMA

VERSION: 2 CODIGO: PR-AUD-009

………………………………………………………………. “TODOS SOMOS CONTROL”

“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE” 1

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD

ESPECIAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE FLANDES TOLIMA VIGENCIA 2010

DICIEMBRE DE 2011






INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE FLANDES TOLIMA

Contralor Departamental: Freddy Camacho Díaz Contralor Auxiliar: Myriam Cecilia Acero Velandia Directora Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente: Fraxi Nelly Gerena López Equipo Auditor: Nancy Puentes Cruz (Líder)

Luis Alfonso Cortes H (Auditor)






TABLA DE CONTENIDO

PAGINA

1 HECHOS RELEVANTES DEL PERIODO AUDITADO 4

2 CARTA DE CONCLUSIONES 5

3 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 8

3.1. CONTRATACION 9

3.2. CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS, SUMINISTRO Y OBRAS VIGENCIA 2010

11

3.3 PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD 14

4. EVALUACION DENUNCIAS 16

5. EXISTENCIA YE FECTIVIDAD DEL COMPONENTE AUTOEVALUACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

19

6. REVISION DE LA CUENTA VIGENCIA 2010 21

7. CUADRO DE HALLAZGOS 22






1. HECHOS RELEVANTES DEL PERIODO AUDITADO

Durante el Desarrollo del Proceso Auditor se encontraron los siguientes hechos relevantes: La Administración Municipal de Flandes Tolima, para el manejo presupuestal cuenta con un módulo de control a través del sistema “HASD SQL”, el cual no permite realizar traslados y adiciones sin que las fuentes de financiación estén balanceadas, generando confianza en la expedición de los certificados de disponibilidad y registros presupuestales al no generar desviación de los recursos de destinación específica. La Alcaldía Municipal cuenta con un manual de contratación, que recoge los lineamientos, principios, pautas y procedimientos que deben ser tenidos como guía de aplicación para los procesos contractuales que se adelanten en el Municipio de Flandes Tolima, de conformidad con la Ley 80 de 1993 y demás normas que la reglamentan. Es notoria la desarticulación de las diferentes áreas que conforman la Alcaldía, como quiera que la Secretaria de Hacienda no remite copia de los soportes de pago a la oficina de contratación para que hagan parte de los documentos que soportan técnica y legalmente los contratos suscritos por la Administración.

En la alcaldía de Flandes el control interno obtuvo un avance de 99.66% el cual equivale a un rango de cumplimiento, donde el subsistema de mayor cumplimiento es el de control de evaluación, debido a que la administración y el control interno a colaborado con la ejecución de las auditorias independientes, el Subsistema de control estratégico se encuentra en un grado de cumplimiento con referencia al año anterior la administración construyo su política de riesgos la cual ha tenido algún grado de dificultad debido a la falta de colaboración de los funcionarios, el control de gestión se encuentra en un grado de cumplimiento, debido también que la administración ha analizado los controles y los procedimientos pero no ha visto la necesidad de realizarles alguna modificación. Lo anterior demuestra el estado del sistema de control interno.






2. CARTA DE CONCLUSIONES

Doctor SANTOS EDUARDO SUAREZ MONTAÑO Alcalde Municipal Flandes Tolima La Contraloría Departamental del Tolima, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272, en concordancia con los artículos 267 y 268 Constitucionales y la Ley 42 de 1993, practico Auditoria Gubernamental Modalidad Especial a la Alcaldía de Flandes Tolima vigencia 2010, a través de la evaluación de los principios constitucionales y legales, teniendo en cuenta en la etapa de ejecución el cumplimiento del objeto contractual, obligaciones de las partes, supervisión – interventoría y pagos realizados, que conlleven a los resultados y liquidación de los actos contractuales seleccionados en la muestra. Es responsabilidad de la Administración Municipal el contenido de la información suministrada por la entidad. El deber de la Contraloría Departamental del Tolima consiste en producir un informe, que con base en las pruebas practicadas y las evidencias obtenidas contenga un concepto objetivo sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoria gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoria (NIA’s) y conforme a las políticas y procedimientos de auditoria gubernamental establecidos en el Manual de Fiscalización del Tolima “MAFISTOL” versión 2.0. En consecuencia, el proceso auditor se adelantó teniendo en cuenta las fases de planeación, ejecución e informe, de manera que el examen proporciona una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría se practicó mediante el examen de una muestra aleatoria sistematizada a la contratación suscrita por la Alcaldía Municipal de Flandes Tolima en la vigencia 2010, con el fin de verificar el cumplimiento de las normas legales y procedimientos aplicables, el logro de los objetivos propuestos y la confiabilidad del sistema de control interno. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Dirección Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente de la Contraloría Departamental del Tolima. ALCANCE La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Contratación






Del total de los 600 contratos suscritos por la Alcaldía Municipal de Flandes Tolima en la vigencia 2010, por concepto de prestación de servicios, obras civiles y suministros, por valor de $3.597.048.536.00 se seleccionaron 65 contratos que asciende a $415.463.987, lo que representa el 12% en valor y el 11% en número de contratos. Denuncias Evaluación a las denuncias presentadas por la ciudadanía, incluidas en la muestra seleccionada. Control Interno Verificación de la existencia y efectividad del componente de autoevaluación del modelo estándar de control interno, en relación con el proceso de contratación. Cuenta Anual Pronunciamiento de la revisión de la cuenta anual vigencia 2010. CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO La Contraloría Departamental del Tolima, como resultado de la Auditoria Gubernamental Especial adelantada, conceptúa que la gestión en relación con el proceso contractual, por concepto de prestación de servicios, obra civil, y suministro cumple con los preceptos legales, documentales y de resultados de conformidad con los actos contractuales evaluados, excepto por lo siguiente: En los contratos de obras, no reposa la totalidad de los documentos que hacen parte de la etapa precontractual, contractual y poscontractual, un común denominador es la no existencia de los estudios previos e informes de supervisión y soportes de pago. Es notoria la desarticulación de las diferentes áreas que conforman la Alcaldía, como quiera que la Secretaria de Hacienda no remite copia de los soportes de pago a la oficina de contratación para que hagan parte de los documentos que soportan técnica y legalmente los contratos suscritos por la Administración. Volumen de documentos, en la Secretaria de Hacienda, generada en las cancelaciones de los contratos suscritos por la Alcaldía Municipal de Flandes Tolima, como quiera que se requiere copia de los documentos que reposan en la carpeta de oficina de contratación cada vez que se efectúan los pagos.






No se realiza un estudio previo de los precios de mercado de los bienes y servicios que se pretenden adquirir, ocasionando que en algunos casos el valor del presupuesto estimado o aproximado sea inferior al valor contratado, teniendo que efectuar reducciones al presupuesto. RELACION DE HALLAZGOS En el desarrollo de la presente auditoria se establecieron presuntamente (12) hallazgos administrativos, y un beneficio de auditoria por valor de $6.095.200.00. Ibagué, FREDDY CAMACHO DIAZ Contralor Departamental del Tolima Reviso: FRAXI NELLY GERENA LOPEZ Directora Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente Proyecto: Nancy Puentes Cruz Líder Comisión Auditora






3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

Mediante acuerdo No 006 del 29 de mayo de 2008, se adopta el Plan de Desarrollo 2008 – 2011, “TRABAJEMOS UNIDOS POR FLANDES”, se define teniendo en cuenta 4 ejes estratégicos, 13 sectores, 24 programas y 63 subprogramas a través de los cuales se establecen metas de resultado, metas de producto y plan de inversiones, así se desarrolla la propuesta establecida en el programa de gobierno. El desarrollo del Municipio de Flandes requiere en principio que se lleve a cabo una gestión para construir tejido social y un proceso de planeación estratégica concertada con el gobierno nacional, departamental y entidades territoriales de la región, que vaya construyendo los cimientos para conquistar el ideal que se espera para el año 2020. En el presente, el modelo de desarrollo para el cuatrienio plantea los cuatro ejes que orientaran la construcción de un Municipio más incluyente y equitativo; más digno y sostenible; más democrático, pacífico y gobernable; más global y competitivo:

El Concejo Municipal, mediante acuerdo 017 del 17 de noviembre de 2009, autoriza al Señor Alcalde Municipal de Flandes Tolima, para suscribir convenios y contratos con entidades públicas y privadas que sean necesarios para el cumplimiento de las competencias y funciones asignadas por la Constitución y la Ley a los Municipios, adelantar inversiones por el sistema de cofinanciación y en general para efectuar la ejecución de las apropiaciones aprobadas en el presente acuerdo por la vigencia del año 2010.






3.1. CONTRATACION La Contraloría Departamental del Tolima, con fundamento otorgado por el artículo 272 de la constitución Política de Colombia, practico auditoria gubernamental modalidad especial a la Alcaldía Municipal de Flandes Tolima, a través de la evaluación de gestión adelantada por el ente frente a las actuaciones en el proceso contractual y verificación de la existencia y efectividad del componente de autoevaluación del modelo estándar de control interno, en relación con el proceso de contratación, se verifico que el referido proceso, tuviera e implementara mecanismos de control y autoevaluación a la contratación. La Contratación generada por la entidad se presenta en una contratación directa y de menor cuantía de $14.420.000 y selección abreviada amparado en la Ley 80 de 1993 y demás normas que rigen la materia, en el inciso donde las entidades tengan un presupuesto anual e inferior de 120.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 280 salarios mínimos legales, donde se encuentra ajustado el presupuesto del Municipio de Flandes Tolima para la vigencia 2010, por un valor de $13,649,154,284.11, liquidado mediante Decreto 017 del 17 de noviembre de 2009. La Administración Municipal de Flandes Tolima en la vigencia 2010, realizo un total de seiscientos (600) contratos clasificados en prestación de servicios, suministros y obras, por un valor de $3.597.048.536.00. En la tabla No.1 se registra la contratación suscrita por la Alcaldía Municipal de Flandes Tolima en el periodo auditado enero a diciembre de 2010. TABLA 1. RELACIÓN CLASE DE CONTRATOS VIGENCIA 2010

CLASE DE CONTRATOS TOTAL DE

CONTRATOS PORCENTAJE

PRESTACION DE SERVICIOS 406 67

OBRAS 128 21

SUMINISTROS 66 12

TOTAL 600 100 Fuente: Relación contratación suministrada por la Alcaldía

La grafica 1. Muestra que del total de los contratos el mayor grado porcentual se encuentra centrado en los contratos de prestación de servicios, con una representación del 68%, le siguen los contratos de obras con un 21%, y los contratos de suministro con el 11%.






El cálculo de la muestra por clase de contrato los distribuyo el aplicativo STATS en 65 contratos en su orden así: servicios cuarenta y seis (46) por valor de $284.868,657.00; obras trece (13) por $97.287.000.00, y suministro seis (6) por valor de $33.308,330.00 actos contractuales que suman $ 415.463,987.00. TABLA No. 2. CONTRATOS SELECCIONADOS EN LA MUESTRA

CLASE DE CONTRATOS TOTAL

CONTRATOS VALOR PORCENTAJE

PRESTACION DE SERVICIOS 46 284,868,657.00 69

OBRAS 13 97,287,000.00 23

SUMINISTROS 6 33,308,330.00 8

TOTAL 65 415,463,987.00 100

Fuente: Relación contratación suministrada por la Alcaldía

Del Total de los contratos suscritos por la Administración en la vigencia 2010, por valor de ($3.597.048.536), se escogió una muestra representativa a través del sistema aleatorio sistematizado que asciende a ($415.463.987), lo que equivale al 12% del total contratado. TABLA No. 3 TOTAL CONTRATACIÒN V/S MUESTRA

TOTAL CONTRATACION SUSCRITA EN 2010

TOTAL MUESTRA 2010 REPRESENTACION

% CLASE

CONTRATO VALOR % VALOR %

SERVICIOS 2,068,896,494.00 58 284,868,657.00 69 14

OBRAS 1,218,136,650.00 34 97,287,000.00 23 8

SUMINSITRO 310,015,392.00 9 33,308,330.00 8 11

TOTAL 3,597,048,536.00 100 415,463,987.00 100 12

Fuente: Relación contratación suministrada por la Alcaldía






La Administración Municipal de Flandes Tolima, para efectos de fijar los lineamientos de evaluación y control en las etapas precontractual, contractual y postontractual, adopto el Manual de Contratación, mediante Decreto No. 051 del 11 de mayo de 2009, el cual sirve de guía para efectos del manejo contractual de la Entidad. Teniendo en cuenta lo contemplado en sus disposiciones y las normas legales. El Municipio de Flandes Tolima, se involucra contractualmente, siempre teniendo como fin el debido cumplimiento de la prestación de los servicios públicos que por disposición Constitucional y Legal se les han conferido, para esto el Municipio de Flandes ha diseñado sus propias reglas de contratación las cuales sin desconocer la normativa Nacional pretende fortalecer los procedimientos contractuales de la Administración para una mayor eficacia en el cumplimiento de los objetivos de toda contratación estatal y dejar las prácticas ilegales de la respectiva gestión pública. El marco legal aplicable a los procesos contractuales del Municipio de Flandes se obtiene a partir de la definición del ámbito de regulación es decir, aquello que debe ser reglado: el ente y su actividad objeto de regulación. La revisión se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas, procedimientos de auditoria prescritos por la Contraloría Departamental del Tolima, compatible con la de general aceptación, por lo tanto, requirió, acorde con ellos la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe. El control incluyo el examen sobre la base de pruebas selectivas de los contratos, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad y cumplimiento de disposiciones legales. 3.2. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, SUMINISTRO Y OBRAS

VIGENCIA 2010 En el análisis efectuado a los contratos por prestación de servicios y suministro seleccionados en la muestra, correspondiente a la vigencia 2010, se detectaron hallazgos que fueron comunes en todos los contratos observados, como a continuación se indica: HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 1

En los contratos evaluados por concepto de prestación de servicios, se pudo establecer que la Administración no realiza un estudio previo de los precios de mercado de los bienes y servicios que se pretenden adquirir, ocasionando que en algunos casos el valor del presupuesto estimado o aproximado sea inferior al valor contratado, obligando a que se tengan que realizar reducciones presupuestales, como se observó en los siguientes contratos:






No. FECHA VALOR CDP RP FECHA VALOR

084 15/01/2010 00140 07/01/2010 9,100,000.00 00084 25/0172010 100,000.00 9,000,000.00

ADICCION 1 07/05/2010 00818 07/05/2010 3,700,000.00 00351 31/05/2010 100,000.00 3,600,000.00

ADICCION 2 13/08/2010 01334 09/08/2011 900,000.00 900,000.00

01236 29/07/2010 1,900,000.00 100,000.00 1,800,000.00

435 20/10/2010

Servicio de suministro de

combustible a los

diferentes vehìculos que

prestan servicio de

seguridad en la

jurisdicciòn del Municipio 01612 11/10/2010 14,300,000.00 000514 20/10/2010 100,000.00 14,200,000.00

282 16/07/2010

Servicio de apoyo a la

gestiòn de las

actividades de cultura

del Municipio 01056 02/07/2010 2,000,000.00 000330 16/07/2010 50,000.00 1,950,000.00

347 10/08/2010


gesgtiòn de las

actividades de guardia y

oficios varios en las

dependencias de la

Alcaldia Municipal de

Flandes 01287 06/08/2'010 1,600,000.00 000396 10/08/2010 40,000.00 1,560,000.00

00065 04/01/2010 24,172,000.00 00089 25/01/2010 100,000.00 24,072,000.00

00181 25/01/2010 4,012,000.00 24,072,000.00

301 02/08/2010


gestiòn de las

actividades de servicios

generales en las

instalaciones de la

Alcaldia. 01229 29/07/2010 1,600,000.00 00344 02/08/2010 40,000.00 1,560,000.00

151 01/02/2010

Suministro de papeleria

membreteada y sellos

para las dependencias

de la Alcaldia Municipal 00233 26/01/2010 2,250,000.00 000116 29/01/2010 190,000.00 2,060,000.00

245 18/06/2010

Servicio de Hidrataciòn y

alimentaciòn al personal

de la policia q de

2010.ue prestara la

seguridad en las

elecciones del 20 de

junio 00995 11/06/2010 7,100,000.00 00288 18/06/2010 100,000.00 7,000,000.00

374 16/09/2010

Servicios de apoyo a la

gestiòn de actividades

de servicios generales

en el centro de ayudas

del Municipio 01394 01/09/2010 1,600,000.00 00451 16/09/2010 40,000.00 1,560,000.00

043 07/01/2010

Suministro de papeleria y

elementos de oficina



00031 04/01/2010 8,316,150.00 000393 18/08/2010 2,267,350.00 6,048,800.00

000102 26/01/2010 100,000.00 5,948,800.00

151 01/02/2010

Suministro de papeleria

membreteada y sellos



367 01/09/2010

Suministro de papeleria y

elementos de oficina

para las diferentes

dependencias adscritas

a la Alcaldia Municipal 01046 02/07/2010 6,500,000.00 000418 01/09/2010 500,000.00 6,000,000.00

VALOR

CONTRATO

Servicio de transporte

para el adulto mayor

hogar de paso San Juan

109 25/01/2010

Prestacion de servicios

de transporte a

estudiantes veredas

colegio,paradero y los

chorros con destino a

las instituciones

educativas del municipio.

No.

CONTRATO FECHA OBJETO

132 26/01/2010

Suministro de elementos

de cafeteria para la

Alcaldia Municipal de

Flandes

CDP REDUCCIONES PRESUPUESTALES






HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 2

En algunos comprobantes de egreso correspondientes a los contratos seleccionados en la muestra, no especifica el concepto, quedando por esclarecer el tipo de pago (anticipo, pago parcial o final), en algunos casos no se indica el número del contrato que se afecta. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 3

No se cuenta con una lista de chequeo de los documentos que soportan legal y técnicamente el contrato, toda vez que es responsabilidad de la Secretaria de Hacienda exigirlo para efectuar los pagos, sin que se deba expedir en cada pago copia de los documentos que lo soportan. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 4

La Administración no tiene definido la clasificación de los contratos por concepto de consumo de combustible para el parque automotor de su propiedad, toda vez que se suscribieron contratos por prestación de servicios y otros por suministro, elaborándose entradas y salidas de almacén, cuando el combustible no ingresa al almacén, si no que se hace directamente a los vehículos en la estación de servicios. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 5

Las carpetas de los contratos seleccionados en la muestra, carecen de los soportes de pago, situación que obedece que la Secretaria de Hacienda no compulsa oportunamente copia a la Dirección de Contratación para que haga parte de los documentos que lo conforman. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 6

Se realizan pagos a contratistas con un periodo de vencimiento entre 4 o más meses frente al plazo pactado en los contratos, situación que puede generar en un momento dado pago de intereses por mora, si se llegase a establecer que hubo negligencia por parte del área responsable. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 7

Los estudios previos elaborados por las diferentes Dependencias que conforman la Administración Municipal, carecen de la fecha en que son elaborados, considerando que estos deben constar en documentos definitivos que soporten el proceso precontractual. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 8






Los contratos de prestación de servicios carecen de la certificación del Jefe de Talento Humano, donde conste que en la planta de la Administración no cuenta con funcionario idóneo para el desarrollo del objeto contractual. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 9

En la muestra seleccionada se pudo evidenciar que algunos certificados de disponibilidad presupuestal carecen de la fecha de expedición, dificultando de esta manera identificar el momento en que se adquirió el compromiso.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 10

En los contratos evaluados, se pudo observar que en algunos casos el objeto se realiza de manera global, sin tener en cuenta que este debe ser claro, detallado y preciso, con el fin de hacer más fácil a los oferentes la presentación de sus propuestas, y evitar declarar desiertos los procesos de contratación por cualquier modalidad. HALLAZGOS ADMINISTRATIVO No. 11

Las carpetas de los contratos de obras, carecen de los estudios previos, lo que demuestra la falta de compromiso entre las áreas involucradas en el proceso contractual, toda vez que estas se encuentran en la oficina de planeación. No se adjuntan a las carpetas los soportes de participación de las veedurías ciudadanas. No se evidencia cronograma de Inversión y Ejecución de los contratos. No se adjuntan en las carpetas de las actas de liquidación, informe parcial y/o final del supervisor. No se anexa el soporte del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación – Consulta del Código CUBS. 3.3. PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD El presupuesto aprobado de ingresos fue de trece mil seiscientos cuarenta y nueve millones ciento cincuenta y cuatro mil doscientos ochenta y cuatro pesos con 11 centavos $13,649,154,284.11 y el ejecutado fue de diez mil quinientos siete millones setecientos treinta mil ochocientos dos pesos con 39 centavos $10,507,730,802.39, para un nivel de ejecución del 77%. El presupuesto apropiado de gastos fue de trece mil seiscientos cuarenta y nueve millones ciento cincuenta y cuatro mil doscientos ochenta y cuatro pesos con 11 centavos $13,649,154,284.11 y el ejecutado diez mil






trecientos sesenta y tres millones setecientos sesenta y nueve mil setecientos sesenta y tres pesos con 28 centavos $10,363,769,763.28, para un nivel de ejecución del 76%. Los cruces presupuestales, contables y de tesorería correspondientes a cada contrato y/o convenio, fueron analizados de manera individual, sin evidenciarse ningún tipo de irregularidad, quedando plasmado en los papeles de trabajo de la auditoria, demostrando de esta manera que la entidad está cumpliendo los principios que rigen la actividad presupuestal.






4. EVALUACION DENUNCIAS

En la evaluación efectuada a las denuncias, se puede observar en la tabla No. 4 que no presentaron mérito para iniciar proceso de ninguna índole, Los análisis de los estudios de cada denuncia, reposan en el archivo de la Dirección Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente, las cuales pueden ser consultadas. Tabla 4 Relación Denuncias evaluadas

No. DENUNCIA

No. VIGENCIA CONCEPTO OBSERVACIONES

1

024,/2011 188 , 189 de 2010 2010 y 2011

Irregularidades en los recursos recaudados en fiestas.

Se procedió a solicitar información correspondiente a la vigencia 2010 , dado que el alcance de la auditoria corresponde a la vigencia 2010, con el fin de verificar los recaudos generados por concepto de fiestas, sin encontrar mérito suficiente que indique que se incurrió en alguna conducta irregular por la Administración.

2 131 2010

Presuntas irregularidades en la obra a todo costo realizada en la Institución Educativa Manuela Omaña del Municipio de Flandes.

Se efectúo visita a las Instalaciones de la Institución Educativa, donde el Secretario de Planeación Municipal y la Rectora de la Institución, hacen constar que la obra se llevo a cabo de conformidad con el contrato objeto de estudio, motivo por el cual este ente de control no encuentra mérito para establecer un presunto detrimento presentado en la ejecución de la obra.

3 159 2010

irregularidades en celebración de contratos, comprometiendo el erario público, como contratos de obra Ejecutados por la Secretaria de Planeación e Infraestructura de enero a diciembre de 2009.

No se determinó, en la ejecución de los contratos que se haya incurrido en un presunto detrimento por parte de la Administración, como quiera que los contratos se encuentran soportados con las respectivas actas de recibo de obra y recibí a satisfacción por parte de los Rectores de las Instituciones Educativas y los responsables de ejercer la supervisión a los contratos.

4

Oficios suscritos el

01 de septiembre de 2011 y

02 del citado mes y año en

curso 2011

Presuntas irregularidades de Personas inscritas en listados recopilados año 2010, que no tienen calidad de afectados y/o damnificados por la ola invernal ocurrida en la época.

Se suscribió el Acta 016 del 7 de septiembre de 2011, por el comité local de emergencia, con la participación de la Señora Personera Municipal, en la que se aclara las inquietudes objeto de la denuncia. Con fundamento en lo anteriormente expuesto, los hechos cuestionados se han depurado de tal forma, que se demuestra que en ningún momento se ha incurrido en irregularidad alguna por parte de los integrantes del Comité Local para la Prevención y Atención de Desastres “CLOPAD”, y que las acciones adelantadas en pro de los damnificados no amerita continuar con esta indagación por parte de la Contraloría Departamental del Tolima, al no detectarse conducta alguna que lesione los recursos del Municipio de Flandes, ni los del Departamento del Tolima, encaminados en atención a la emergencia invernal sucedida en el año 2010 y lo transcurrido del 2011; procediéndose a la entrega de lo actuado a los interesados de la misma.






5 072 y 75 2011

Presuntas irregularidades, en el contrato 001 de 2010, “Prestación de servicio artístico de espectáculo taurino en el Municipio de Flandes, a través de la organización y producción de dos eventos taurinos

La Administración, invocando el artículo 82 del Decreto 2474 de 2009, suscribe el contrato, en razón a que la actividad a ejecutar refiere a aspectos artísticos, los cuales al consultar en el Municipio de Flandes sobre la prestación de dicho servicio, aparece el señor RAUL HERNAN OLIVEROS como la persona que viene ejecutando esta labor, en el Departamento del Tolima, sin encontrar mérito este ente de control para iniciar proceso fiscal, o de otra índole,

6 024/2011 2011

La denuncia refiere a presuntas irregularidades presentadas en el contrato 012 de 2009, cuyo objeto fue: " Ejecutar el mantenimiento a todo costo de la infraestructura física de algunas áreas del edificio de la Alcaldía Municipal de Flandes Tolima".

En el análisis efectuado se pudo establecer que no se incurrió en irregularidad de tipo fiscal, como quiera que se cumplió con el objeto del contrato.

7 074 2011

Presuntas irregularidades, en la propuesta y el objeto del contrato así: Como se puede apreciar el objeto del contrato era la construcción de una plaza de toros - corraleja- que constaba de 23 palcos junto con el certamen de la corrida de toros y presentación artística.

Analizada la información que hace parte del contrato se pudo constatar que este contiene los documentos que hacen parte del proceso contractual, pagos y constancia por parte de interventoría del cumplimiento del objeto, sin encontrar mérito para adelantar un proceso de responsabilidad fiscal.

8 119 2011

Ejecución del contrato de obra pública Nro. 127 del 23 de noviembre de 2010, y la asignación de recursos para la institución Jorge Eliecer Gaitán.

La Administración Municipal de Flandes – Tolima, suscribió el contrato de obra civil Nº. 127, en Noviembre 23 de 2010, con el Señor CARLOS DARIO ANDRADE MONTAÑA, por valor de $13.700.000.oo, estableciendo en la cláusula décima primera la Interventoría al Ingeniero JOSE GREGORIO GONZALEZ DIAZ – Secretario de Infraestructura Municipal de Flandes, la responsabilidad de la vigilancia de las obligaciones contraídas por el contratista y el cumplimiento oportuno y eficaz de las mismas; donde el contratista se compromete a ejecutar por el sistema de precios unitarios fijos, las cantidades señaladas en la cláusula segunda del enunciado contrato, en un plazo de veinte (20) días calendario. En el proceso auditor se pudo, establecer que la Administración gestionó las acciones correctivas frente a la obra logrando que se terminara su ejecución en un 100%, lográndose de esta manera establecer un beneficio de auditoria por valor de $6.095.200.00, de conformidad con el acta de recibo final suscrita entre el Interventor y el contratista del contrato 127 de 2010, registro fotográfico adjunto y

constancia de algunos habitantes del sector.

9 157 2010

Los hechos a investigar refieren a presuntas irregularidades presentadas en traslados presupuestales efectuados mediante los Decretos 049, 058, de junio 064 y 065 de julio de 2010.

De lo anterior, se evidencia que no se presentó desviación de recursos como quiera que el superávit fiscal de vigencias anteriores corresponden a recursos del crédito para inversión de proyectos de vivienda, los cuales deben ser invertidos en el mismo sector, como se evidencia en los traslados efectuados en el Decreto en comento. Además, mediante certificación expedida por la funcionaria encargada del manejo presupuestal, se informa que el módulo de control presupuestal manejado por sistema “HAS SQL”, no permite realizar traslados, adiciones sin que las fuentes de financiación estén balanceadas. Por lo tanto no existen argumentos que indiquen que la Administración incurrió en irregularidades de tipo penal, disciplinario o fiscal.






10 178 2011

En los correspondientes pasos de dos box coulvert, presentan problemas de represamiento de agua, causando problemas de salubridad.

Se le realizaron a los box coulbert, canaletas de desagüe en forma de espina de pescado, la cual se le viene realizando monitoreo en aras de establecer la efectividad de las obras realizadas- Con fundamento en lo anterior, el antecedente motivador ha sido atendido, aclarado y demostrado su perfeccionamiento, que no se evidencia irregularidad alguna que amerite continuar con la acción fiscal o trasladar la denuncia a otras instancias oficiales; como quiera que los recursos allí utilizados son de origen nacional y la Administración Municipal de Flandes, ni la Gobernación del Tolima, han tenido injerencia en estas dos (2) obras.

DENUNCIA No. 119 DE 2011

HALLAZGO ADMINISTRATIVO No. 12 ( B )

La Denuncia refiere a presuntas irregularidades en la ejecución de una obra civil realizada en las instalaciones de la Escuela Urbana Gaitán de Flandes – Tolima. La Administración Municipal de Flandes – Tolima, suscribió el contrato de obra civil Nº. 127, en Noviembre 23 de 2010, con el Señor CARLOS DARIO ANDRADE MONTAÑA, por valor de $13.700.000.oo, estableciendo en la cláusula décima primera la Interventoría al Ingeniero JOSE GREGORIO GONZALEZ DIAZ – Secretario de Infraestructura Municipal de Flandes, la responsabilidad de la vigilancia de las obligaciones contraídas por el contratista y el cumplimiento oportuno y eficaz de las mismas; donde el contratista se compromete a ejecutar por el sistema de precios unitarios fijos, las cantidades señaladas en la cláusula segunda del enunciado contrato, en un plazo de veinte (20) días calendario. Que el 14 de Diciembre de 2010, se reunieron el Interventor de la obra – Secretario de Infraestructura Municipal de Flandes, y el contratista ejecutor, en el sitio de la obra con el fin de suscribir el Acta de Iniciación, para así la cancelación del anticipo estimado en el 50% ($6.439.000.oo con deducciones) del valor del contrato. Posteriormente en acta suscrita el 28 de Diciembre de 2010, por el Ingeniero Interventor JOSE GREGORIO GONZALEZ DIAZ, y el Señor CARLOS DARIO ANDRADE MONTAÑA, contratista, se da Recibo Final del Contrato de Obra Civil Nro. 127 del 23 de Noviembre de 2010, originando la orden de pago 20100002354 del 29 de Diciembre de 2010, por valor a girar de $6.095.200.oo.

En el proceso auditor se pudo, establecer que la Administración gestionó las acciones correctivas frente a la obra logrando que se terminara su ejecución en un 100%, lográndose de esta manera establecer un beneficio de auditoria por valor de $6.095.200.00, de conformidad con el acta de recibo final suscrita entre el Interventor y el contratista del contrato 127 de 2010, registro fotográfico adjunto y constancia de algunos habitantes del sector.






5. EXISTENCIA Y EFECTIVIDAD DEL COMPONENTE AUTOEVALUACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

La Oficina de Control Interno realizó evaluaciones al proceso de contratación durante la vigencia 2010, a una muestra aleatoria de los contratos de acuerdo a relación enviada por las dependencias de Infraestructura y contratación, a los cuales se les verifico lo relacionado con los soportes, siendo frecuente la ausencia de los siguientes documentos:

El estudio previo no tiene fecha de elaboración. La solicitud de disponibilidad presupuestal no tiene fecha de elaboración. No se encuentra Informe de gestión del contratista. Los soportes originales no reposan en la carpeta. Carencia de los soportes de pago. La carpeta no está foliada ni organizada. Falta Copia del proyecto y certificado de viabilidad técnica y económica

expedida por oficina de proyectos.

En cumplimiento a las directrices impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP que ha venido desarrollando su función de Evaluación independiente a través de los elementos de Control Evaluación al Sistema de Control Interno y Auditoria Interna respectivamente. Con la Implementación del MECI, los procesos y procedimientos de la administración se encuentran conforme las exigencias de ley. La oficina de control interno ha contribuido para la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento institucionales que la administración ha tenido que reportar a los entes de control. Se han generado acciones correctivas y de mejora producto de las auditorías realizadas por Control Interno. En la administración municipal una de las mayores dificultades es la falta de compromiso por parte de los empleados de carrera administrativa para asumir sus tareas frente al proceso de evaluación, además una de las tareas que se está realizando por parte de la oficina de control interno es sensibilizar a los funcionarios de que la responsabilidad de la implementación del MECI no es solo de control interno sino que es un proceso donde todos tienen que aportar. Pese a haberse detectado fallas en el proceso contractual, frente a la información que deben contener la carpetas de los contratos, no se tiene diseñado una lista de chequeo para los actos contractuales “Registro de Documentos”, las cuales en la mayoría se diligencian hasta la legalización del contrato, prueba de ello se observa en las carpetas que reposa en dicha dirección que contiene los soportes hasta la






legalización del contrato, sin contener acta de iniciación, pagos efectuados por Tesorería con sus respectivos soportes: informes de supervisión (éste refleja únicamente el balance contractual, en el caso de los contratos de obra no detalla el avance de la obra en ejecución, registros fotográficos al inicio, del avance y terminación, etc.), informes de los contratistas, informes de actas parciales, modificatorias, suspensión, reiniciación, recibo final y liquidación, informe final de supervisión y del contratista. Autoevaluación a la Gestión: Para la vigencia objeto de auditoria, se cuenta con un plan de acción para el proceso de contratación, e indicadores de gestión definidos que permiten medir el cumplimiento de las metas y objetivos del plan. Según la información suministrada por el jefe de Control Interno, para el presente año se diseñó un Plan de Acción, sólo hasta el 30 de junio de 2010, lo que indica que durante el primer semestre continuó la misma situación planteada para la vigencia anterior. Es preciso aclarar que los planes de acción por dependencia o proceso, permiten planificar las acciones que se llevarán a cabo durante un período de tiempo (generalmente un año), para cumplir los objetivos del área dentro del marco de sus funciones y definir las metas que se pretenden alcanzar en este lapso. Adicionalmente el Plan de Acción constituye un instrumento de planeación a través del cual la dependencia define su aportación a los objetivos institucionales y en el caso de la Alcaldía de Flandes los programas y proyectos formulados en el Plan de Desarrollo.






6. REVISION DE LA CUENTA VIGENCIA 2010

Estudiada la cuenta anual presentada por la Administración de Flandes Tolima, correspondiente a la vigencia fiscal 2010, se pudo observar que de conformidad con el artículo 21 de la Resolución 349 de octubre de 2009, cumplió con la rendición de la totalidad de la información, mediante el sistema Integral de Auditorias SIA. Así mismo, teniendo en cuenta que la revisión de la muestra contractual se orientó al cumplimiento del programa definido por el equipo auditor, el cual es acorde con los objetivos específicos señalados en el memorando de planeación, generando como producto un informe, sustentado con los papeles de trabajo que forman parte de los archivos de la presente auditoria, habiéndose adelantado la revisión de cada carpeta contractual y de acuerdo a sus soportes documentales cruzados con la información presupuestal, contable y de tesorería (pagos), sin encontrarse hallazgos de tipo fiscal disciplinario y penal, sino diferencias de tipo Administrativo. En consecuencia a todo lo expuesto, el grupo auditor una vez socializado el informe con el Comité de Hallazgos, concluyen que la cuenta fiscal anual SE FENECE.






7. CUADRO DE HALLAZGOS

BENEFICIO FISCAL VALOR

DISCIPLINA

RIA PENAL PAGINA

1 11

2 13

3 13

4 13

5 13

6 13

7 13

8 13

9 14

10 14

11 14

12 6,095,200.00 18

Total 0 0.00 0 0

NUMERO

HALLAZGOS

INCIDENCIA

informe definitivo de auditoria gubernamental …€¦ · el concejo municipal, mediante acuerdo...

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