informe de seguimiento a compromisos adquiridos informe n° 12

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INFORME DE SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ADQUIRIDOS

Informe N° 12

1. Seguimiento a los compromisos establecidos en las diferentes reuniones realizadas en el período comprendido entre el 11 y el

23 de Julio. Adicionalmente, se incluyen algunas tareas que se encuentran en proceso o pendientes de ejecución, pertenecientes

a fechas anteriores. Todos los compromisos se han consignado en las actas como tareas pendientes.

En el cuadro anexo se presenta el resumen de las reuniones y las fechas en que se adelantaron.

NÚMERO DE ACTA COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE

CUMPLIMIENTO ESTADO COMENTARIOS

4 Enviar informe de cargue y productividad cada día de por medio.

Oportunidad Estratégica 14/02/2014 Cumplido

13 Contratación de canales (ampliación y alterno). OSEI 14/03/2014 Cumplido

28 Reubicar la Secretaria Común en el cuarto piso, y asignar un archivo temporal.

Oportunidad Estratégica 19/05/2014 Cumplido

Se definió junto con la DIAC, que el archivo temporal debería ubicarse en el espacio donde se ubican las tulas de correspondencia.

31 Asignar las 3 personas para realizar la transferencia de conocimientos.

Ing. César Beltrán – Ing. Gladys Rodríguez.

30/05/2014 Cumplido

34

Realizar Reunión con los Ingenieros Duber Beltrán y Fernando Peña para establecer los plazos de respuesta de requerimientos de la Mesa de Ayuda.

Gladys Rodríguez 13/06/2014 Cumplido

Se realizó a través de correo electrónico como directriz general para la Mesa de Ayuda.

2

35

Solicitarle a la Vicecontralora que emita un lineamiento en donde asigne a los líderes SAE un 50% del tiempo durante un periodo, para que apoyen el proceso de capacitación y cargue de sus gerencias.

Gladys Rodríguez 20/06/2014 Cumplido

Ya se realizó para algunos de los capacitadores y se evaluará posteriormente si se realiza una mayor asignación de recursos.

37 Almacenar la información de la USATI de las iteraciones 2, 3 en el servidor del Nivel Central.

Giovanny Quiroga - William Villarruel 27/06/2014 Cumplido

40

Emitir directriz para el uso de una nomenclatura única en los Procesos de Responsabilidad Fiscal de todas las dependencias.

Ligia Helena Borrero 09/07/2014 Cumplido

40 Emitir directriz para la creación de bases de datos actualizadas de procesos por dependencias.


40 Emitir directriz para la asignación de un enlace de documentación por cada dependencia.


40

Emitir directriz para la generación un punto de recepción de documentos (ventanillas DIAC piso 4), para la digitalización de documentos pendientes por digitalizar.


40 Asignar coordinador de documentación (Reasignación de personal de Secretaría común).

María Patricia Lozano 09/07/2014 Cumplido

41 Diligenciar los formatos de descuentos de documentos y completar el 100% del cargue en el SAE para el Contralor Auxiliar.

Pedro Nel Castro – Jorge Rocha 11/07/2014 Cumplido

Ya alcanzó el 100% del cargue y no se realizaron descuentos.

41 Diligenciar los formatos de descuentos de documentos y completar el 100% del cargue en el SAE para la Sectorial de Infraestructura.

Sebastián Carbono Barrios 04/07/2014 Cumplido

42 Adicionar el SIBOR a Mesa de Ayuda. Mesa de Ayuda 25/07/2014 Cumplido

Ya se parametrizó el aplicativo SIBOR en el GLPI. Falta ingresar los responsables de brindar soporte técnico y funcional.

3

43 Realizar videoconferencia con las Gerencias no incluidas en los planes piloto. Magda Molano 23/07/2014 Cumplido

43 Que Pedro Nel Castro se ubique tiempo completo en la DIAC para realizar únicamente las funciones de enlace coordinador.

Pedro Nel Castro / Dr. Javier Lastra / Dra. Lesvia Molina

22/07/2014 Cumplido

10 Realizar inventario de los puertos del firewall Leonidas (SOC) Descartado

La tarea se reformuló en el acta 42, ya que la CGR quedó a cargo de la administración del firewall, por lo que este envío no se debe realizar a Mnemo.

35

Programar sesiones de transferencia de conocimiento entre el equipo de capacitadores SAE-PRF y Líderes de otros procesos, en donde se enseñe a capacitadores el procedimiento de los otros procesos.

Gladys Rodríguez 18/06/2014 Descartado

Amanda Camacho es la encargada de manejar los calendarios para los nuevos procesos.(PJC, PAS, Disciplinario). Esta tarea se debe cumplir, pero la responsable es la Dra. Camacho, y no la Ing. Rodríguez.

35

Programar sesiones de transferencia de conocimiento entre el equipo de capacitadores SAE-PRF y Líderes de otros procesos, en donde se exponga a los Líderes de otros procesos, al SAE-PRF.

Gladys Rodríguez 18/06/2014 Descartado

Amanda Camacho es la encargada de manejar los calendarios para los nuevos procesos.(PJC, PAS, Disciplinario). Esta tarea se debe cumplir, pero la responsable es la Dra. Camacho, y no la Ing. Rodríguez.

4

1 Verificar las solicitudes realizadas a MNEMO. Gladys Rodríguez 07/02/2014 En Proceso

Se estará haciendo seguimiento a los contratos de Mnemo, hasta la culminación de los mismos.

2 Cambio de los balanceadores virtuales por un balanceador físico, dentro de la estructura de SAE.

MNEMO 08/02/2014 En Proceso

4 Enviar reporte diario de avance sobre el proceso de digitalización. DELOITTE 31/03/2014 En Proceso

Se acordó que el informe se realizará semanalmente y Deloitte deberá enviarlo a la CGR.

10 Seguimiento a las modificaciones de los canales de comunicación de Telefónica. OSEI En Proceso

10 Terminar configuración de los balanceadores. OSEI/AFINA En Proceso

13

Supervisar la realización de las siguientes tareas: Operación y parametrización de los balanceadores. Configuración de la VPN. Configuración del Firewall.

OSEI 14/03/2014 En Proceso La configuración de la VPN y del Firewall ya se concluyó.

13 Generar un reglamento o protocolo para el manejo de software en las terminales. USATI 14/03/2014 En Proceso

18 Realizar seguimiento a inconvenientes presentados en cada una de las Gerencias.

Capacitadores / Padrinos 05/04/2014 En Proceso

Se estará haciendo seguimiento durante la implementación del SAE.

35 Entregar a la Oficina de Capacitación la lista de funcionarios a involucrar en la capacitación del Módulo de notificaciones (Secretaría Común).

Gladys Rodríguez 18/06/2014 En Proceso

35 Entregar a la Oficina de Capacitación la lista de funcionarios a involucrar en las capacitaciones de SAE en PJC y PAS (líderes SAE).

Luz Amanda Camacho 13/06/2014 En Proceso

5

35 Programar la capacitación de Secretaría Común para Gerencias Departamentales y Nivel Central.

Martha Patricia Tovar 18/06/2014 En Proceso

Ya se realizaron las capacitaciones en el Nivel Central, está pendiente en las Gerencias.

37 Trasladar la información de las iteraciones 1, 3 y 4, desde el Nivel Central a los servidores de las Gerencias Departamentales.

Fernando Peña - Jaqueline Vargas 27/06/2014 En Proceso

De 24 Gerencias se ha realizado el traslado de información a 12 de ellas.

39 Traer a los abogados de los procesos Coactivo y Sancionatorio de las gerencias de Antioquia y Valle a Bogotá, en la semana del 8 de julio.

Javier Alonso Lastra 08/07/2014 En Proceso

Los sustanciadores de Jurisdicción Coactiva viajaron a Bogotá para realizar la capacitación. Falta la capacitación de PAS y un refuerzo a la de Coactiva, ya que se presentaron inconvenientes técnicos.

40 Emitir directriz para la implementación del plan piloto en la correspondencia masiva Lesvy Molina 09/07/2014 En Proceso

42 Asignar a un nuevo funcionario para continuar con la configuración y administración de GLPI. OSEI 14/07/2014 En Proceso

El proceso de contratación de la persona que asumirá esta tarea, está en proceso.

43 Realizar videoconferencia con las Gerencias incluidas en los planes pilotos: (1) Casanare, (2) Córdoba y (3) Risaralda.

Magda Molano 22/07/2014 En Proceso

La totalidad de las gerencias fueron contactadas y se socializó la Resolución. Falta comunicarles a los pilotos que deben adelantar con mayor celeridad la implantación de ésta.

2 Informe con los resultados arrojados por las pruebas de estrés y cargue, realizadas por MNEMO a la aplicación SAE

MNEMO 02/07/2014 Pendiente

4 Realizar un reporte sobre las pruebas realizadas para verificar la Comunicación entre la base de datos y el servidor del SAE.

MNEMO 14/02/2014 Pendiente

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6 Generación del reporte de Logs. MNEMO 14/02/2014 Pendiente

10 Entrega de los resultados de las pruebas de stress MNEMO Pendiente

13 Generar un reglamento o protocolo para el horario de actualizaciones del antivirus.

Olga Lucía García (SOC), Libardo Lizcano (NOC)

14/03/2014 Pendiente

Dicho protocolo deberá estar enfocado para los días después de fines de semana o festivos

13 Hacer seguimiento a Mnemo para que realice y entregue las pruebas de stress, sin filtro. OSEI 14/03/2014 Pendiente

27 Realizar reglamentación de manejo de cajas a ser enviadas al archivo externo y las frecuencias relacionadas.

DIAC 01/08/2014 Pendiente

35

Solicitarle a la Vicecontralora que emita un lineamiento según el cual se adicionarán los líderes funcionales de SAE Sancionatorio, Disciplinario y de Jurisdicción Coactiva, al actual equipo de capacitación (SAE-PRF), indicando su dedicación (carga laboral) y compromisos.

Gladys Rodríguez 20/06/2014 Pendiente

39

Realizar circular para que los abogados de los nuevos procesos dispongan del 100% del tiempo en el cargue al SAE, una vez éste se encuentre en funcionamiento.

Luz Amanda Camacho 04/07/2014 Pendiente

40 Emitir directriz para el uso de la sala de consulta del piso sexto.

Javier Alonso Lastra 09/07/2014 Pendiente

Aunque la tarea estaba asignada a la Dra. María Patricia Lozano, ésta debe reasignarse al Delegado de Investigaciones Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Dr. Javier Lastra.

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40

Enviar carta a Talento Humano para poder establecer horarios alternos (Horas extras o entradas y salidas tardías) para los funcionarios de Secretaría Común.

Javier Alonso Lastra 09/07/2014 Pendiente

Aunque la tarea estaba asignada a la Dra. María Patricia Lozano, ésta debe reasignarse al Delegado de Investigaciones Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Dr. Javier Lastra.

40 Elaboración del sello con información de contacto. Lesvy Molina 09/07/2014 Pendiente

40 Asegurar el despliegue de las nuevas funcionalidades de SIGEDOC Lesvy Molina 09/07/2014 Pendiente

40 Definir los protocolos para el envío de grandes archivos a sustanciadores: CD, USB, entre otros.

Oficina de Sistemas 09/07/2014 Pendiente

41 Analizar el personal requerido para cumplir las metas de cargue de Anticorrupción. Laura Olivares 11/07/2014 Pendiente

41 Diligenciar los formatos de descuentos de documentos y completar el 100% del cargue en el SAE para la Sectorial de Agropecuario.

Luz Adriana Martínez 04/07/2014 Pendiente

41 Realizar la verificación de los documentos por descontar de la Delegada y Dirección de Investigaciones.

Pedro Nel Castro – Jorge Rocha 11/07/2014 Pendiente

42 Enviar formalmente a la OSEI, el listado de los puertos de firewall requeridos para el SAE. MNEMO 18/07/2014 Pendiente

42 Verificar la configuración y desempeño de los nodos y la base de datos, en conjunto con MNEMO.

OSEI – MNEMO 18/07/2014 Pendiente

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CUADRO DE RESUMEN DE REUNIONES

A continuación se presenta la tabla de resumen de las reuniones realizadas y de las cuales se han extraído los compromisos.

OBJETO ALGUNOS - ASISTENTES CGR AISTENTES OE FECHA HORA

INICIO HORA FIN LUGAR ESTADO AGENDA

NÚMERO ACTA

Inicio de Proyecto SAE Gladys Rodríguez

Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora - Natalia Monje

30/01/2014 3:00 PM 4:00 PM Piso 7 - OSEI CUMPLIDA 1

Seguimiento proyecto SAE

César Beltrán, Gladys Rodríguez, MNEMO

Pablo Cubillos - Astrid Mora 03/02/2014 2:30 PM 4:00 PM Piso 7 -

OSEI CUMPLIDA 2

Mesa de Ayuda

Gladys Rodríguez, César Beltrán, Irene Martínez, Eduardo García, Anyerson Ortiz

Pablo Cubillos - Astrid Mora - Ana María González


Comisión Directiva 1

Vicecontralora, César Beltrán, Gladys Rodríguez

Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González

07/02/2014 8:30 AM 11:00 AM Piso 7 - OSEI CUMPLIDA 4

Video conferencia SAE - 1


José David Tovar - Ana María González 10/02/2014 8:00 AM 11:30 AM Piso 7 -

OSEI CUMPLIDA 5

Entrega de Informes 1

César Beltrán, Gladys Rodríguez

Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Fabián Pineda - Astrid Mora


Definición de nuevos líderes funcionales

Gladys Rodríguez, Jairo Valencia, Luisa Romero, Esperanza Melo, Javier Salamanca, Jaime Poveda, Sandra Chuquin

José David Tovar 11/02/2014 2:00 P M 4:00 PM Piso 7 - OSEI CUMPLIDA 7

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NÚMERO ACTA

Entrega de Informes 1.1


Pablo Cubillos - José David Tovar - Fabián Pineda - Astrid Mora

12/02/2014 8:00 AM 9:30 AM Piso 7 - OSEI CUMPLIDA 8

Seguimiento proyecto SAE - equipo de trabajo - Dirección

Gladys Rodríguez - Directores de OSEI - DIAC - USATI

Pablo C - Ana María G. - Astrid 19/02/2014 8:30 AM 10:00 AM CUMPLIDA 9

Reunión de seguimiento mejoras SAE

César Beltrán - Gladys Rodríguez - Javier Alfonso - Jacqueline-Anyerson

Pablo C - Rafael Q. - Fabián 18/02/2014 11:00 AM 12:45 PM Piso 7 CUMPLIDA 10

Reunión con la Contralora

Contralora - Dr. Lastra - César Beltrán - Mónica Cano - Sandra Chuquín - MNEMO

Eliecer - Fabián 18/02/2014 5:45 PM 6:30 PM Piso 10 CUMPLIDA 11

Estrategia de recolección de tokens

Vicecontralora - Dr. Lastra - OSEI-USATI-DIAC-GFYA

José David 20/02/2014 10:00 AM 11:00 AM Piso 7 CUMPLIDA 12

Reunión con la Contralora

Contralora-Vicecontralora-Gladys Rodríguez - Directores de OSEI - DIAC - USATI

Jorge Hernán - Rafael Q. - Francisco R. Pablo C.

20/02/2014 5:00 PM 8:00 PM Piso 10 CUMPLIDA 13

Seguimiento proyecto SAE - equipo de trabajo - Dirección

Vicecontralora-Gladys Rodríguez - Directores de OSEI - DIAC - USATI

Pablo C - Ana María G.- José David 26/02/2014 10:00 AM 11:00 AM Piso 9 CUMPLIDA 14

Balanceadores César Beltrán Pablo Cubillos - José David Tovar 10/03/2014 2:00 PM 3:30 PM Piso 8 CUMPLIDA 15

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NÚMERO ACTA

Definición de requerimientos Coactiva-SAE

Vice-Sistemas-Mnemo-Coactiva

Pablo Cubillos - Ana María González 12/03/2014 9:15 AM 10:30 AM Piso 9 CUMPLIDA 16

Definición de requerimientos Sancionatorio - Disciplinarios - SAE

Vice-Sistemas-Mnemo-Coactiva

Pablo Cubillos - Ana María González 12/03/2014 9:15 AM 10:30 AM Piso 9 CUMPLIDA 17

Reunión Capacitadores - Mesa de Ayuda


Pablo Cubillos - Ana María González 21/03/2014 4:30 PM 6:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 18

Entrega de informes 4



25/03/2014 10:00 AM 1:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 19



Pablo Cubillos - Ana María González-José David Tovar

26/03/2014 8:30 AM 10:00 AM Piso 9 CUMPLIDA 20

Secretaria Común - notificaciones

Gladys Rodríguez, Luisa Romero , Secretaria Común - Blanca

Pablo Cubillos - Fabián Pineda 03/04/2014 2:30 PM 5:00 PM Piso 9 CUMPLIDA 21

Cronogramas Mnemo

Mónica Cano, Gladys Rodríguez, Doriam Flórez

José David Tovar 04/04/2014 2:30 PM 3:30 PM Piso 7 CUMPLIDA 22

Manejo del archivo físico de los expedientes PRF de la CGR


Pablo Cubillos - Fabián Pineda 07/04/2014 3:30 PM 5:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 23

Integración SAE y GIS

César Beltrán, Ángela Montero, Renán Quintero,

Pablo Cubillos - José David Tovar 24/04/2014 10:00 AM 12:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 24

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NÚMERO ACTA

Definición de entrega de documentos con Coactiva

Martha Patricia Tovar, Claudia Montoya

Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González


Optimización de canales en las Gerencias

Martha Patricia Tovar - César Beltrán-Gladys Rodríguez

Pablo Cubillos - José David Tovar 05/05/2014 4:00 PM 5:00 PM Piso 7 CUMPLIDA 26

Actualización temas de SAE

Luz María Arbeláez - Julia Pinto – Lesvy Molina - Jorge Manchola - Martha P. Tovar

Pablo Cubillos - José David Tovar - Fabián Pineda






Entrega de informes 6 y 7 César Beltrán,



Reunión redes César Beltrán, Gladys Rodríguez, Cora Mabel

Pablo Cubillos - José David Tovar - Fabián Pineda






Seguimiento al proyecto SAE

César Beltrán, Gladys Rodríguez, Fernanado Peña, Duber Beltrán

Pablo Cubillos - José David Tovar 27/05/2014 9:40 AM 10:30 AM Piso 7 CUMPLIDA 32

12



NÚMERO ACTA

Digitalización nuevos procesos

Gladys Rodríguez - Martha P. Tovar - Lesvy Molina






Capacitación -Proyecto SAE

Gladys Rodríguez - Martha P. Tovar - Javier Lastra - Luz Amanda Camacho

Pablo Cubillos - José David Tovar 12/06/2014 2:00 PM 07:20 PM Piso

5 y 7 CUMPLIDA 35

Plan Piloto-Secretaría Común

Lesvy Molina-Carlos Jiménez-Misael Valencia-Pedro Nel Castro-Félix Fernández


Modelo de digitalización en Gerencias Departamentales

Gladys Rodríguez-Fernando Peña-Jacqueline Vargas - Marieni Daza - Cindy Forero-Carlos Jiménez- William Villaruel

Jose David Tovar 18/06/2014 11:10 AM 11:50 AM Piso 7 CUMPLIDA 37



Pablo Cubillos - José David Tovar - Ana María González - Astrid Mora


Avance SAE Vicecontralora - Dr. Javier Lastra - Luz Amanda Camacho

Pablo Cubillos - Ana María González 02/07/2014 11:00 AM 12:00 PM Piso 9 CUMPLIDA 39

Implementación del punto de contención documental de la DIAC

Dr. Javier Lastra - Luz Amanda Camacho - Lesvy Molina


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NÚMERO ACTA

Avance SAE con los delegados

Dr. Javier Lastra - Luz Amanda Camacho - Delegados

Pablo Cubillos - Ana María González - José David Tovar






Implementación de la resolución de Cero Papel

Dr. Javier Lastra, Magda Molano, Pedro Nel Castro, Luz Amanda Camacho


Se anexan las actas 42 y 43.

informe de seguimiento a compromisos adquiridos informe n° 12

Government & Nonprofit