informe de pasantia final

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Montilla M., Mara L.

CAPTULO I: DESCRIPCIN DE LA EMPRESA.

En la actualidad empresa polar no sigue una estructura definida a travs de misin y visin, se maneja a travs de resumen de estrategia y definicin de xito. 1.1 Resumen de la Estrategia. Desarrollar y gestionar un portafolio de marcas lderes que compitan por diferenciacin, a travs de una distribucin directa extensiva, con el menor costo posible en los procesos que no generen diferenciacin con el foco de la bsqueda continua de productividad para obtener rentabilidad creciente . Definicin de xito. Lder en participacin del gasto en alimentos del consumidor con rentabilidad creciente. Valores. Son la gua para nuestras decisiones, dilemas y actuaciones en la labor cotidiana. Las cualidades que nos permiten orientarnos hacia nuestra Razn de Ser. Integridad: hacer lo correcto Implica ser fiel a las propias convicciones. Es 'hacer lo correcto', entendido como actuar con honestidad, rectitud, respeto y responsabilidad, cumpliendo con nuestros deberes y obligaciones, conforme a nuestra Razn de ser, Principios y Valores. Excelencia: elegir lo mejor Implica dedicacin, esfuerzo y cuidado por la obra bien hecha. Lograr un nivel superior de calidad y seguridad en procesos, productos y servicios, en busca de proveer la mejor contribucin para el beneficiario. Alegra: con una sonrisa Energa positiva que ponemos en todo lo que hacemos, con las personas con quienes interactuamos, y celebramos nuestros logros. Es el gozo constante y contagioso del bien. Alegra que se ofrece y se comparte con nuestros productos. Pasin por el bien: de corazn Amor, entusiasmo y esmero con el que trabajamos para cumplir con nuestros compromisos. Es buscar el bien del otro, compartir y entregarse sin limitar los esfuerzos; siempre y cuando no lesionen a las otras personas, ni a quin lo realiza. 1.2 Estructura Organizativa.

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ALIMENTOS POLAR al igual que otras empresas a nivel mundial, posee a su cargo a un gran nmero de personas, por ende es difcil mostrar su organigrama completo, en el organigrama que se presenta a continuacin se indican los cargos ms relevantes a nivel jerrquico. Cuadro N 1 Organigrama de Alimentos Polar Comercial, C.A

Fuente: C.A. Alimentos Polar (2011)

1.3 Productos. Alimentos Polar Comercial planta limpieza con sede en el estado Carabobo, la zona industrial sur II, av. Luis Ernesto Branger, cuenta actualmente con una gama de productos dedicados a cubrir la demanda de personas con prcticas en el hogar especficamente en el cuidado de la ropa por la parte de jabones y detergentes y aseo de vajillas por la parte de lavaplatos. En lo que respecta a la Planta de Lavaplatos, sta tiene un rea de Formulacin y 2 lneas de envasado, la Planta de Detergente en polvo dispone de cuatro lneas de llenado y envasado y Jabonera con rea de formulacin y 3 lneas productivas.

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Cuadro N 2 Tipos de productos fabricados por Alimentos Polar divisin limpieza y sus Caractersticas.

Fuente: C.A. Alimentos Polar (2011).

1.4 Mercado Objetivo Alimentos Polar divisin Limpieza posee un mercado amplio y diverso, por brindar diferentes tipos de productos de limpieza que satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes y usuarios en el cuidado del hogar. Los clientes ms importantes debido al volumen manejado son las amas de casa o toda persona con prcticas en el hogar. Tambin ofrece productos adicionales que no son fabricados en la planta pero pertenecen a ellos y son elaborados por coopackers a

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quienes se les suministra todos los materiales necesarios y materia prima para la elaboracin de los productos. CAPTULO II: DESCRIPCION DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL.

2.1 Equipo de Trabajo. Dentro del almacn existe un rea denominada la romana donde se llevan a cabo procedimientos como: el pesaje de los materiales entrante, se le da entrada a los materiales en sistema, se descarga la mercanca, y se presta el servicio de llevar a las lneas productivas la materia prima, empaques y dems insumos que se requieran para la produccin; adems de levantar los inventarios tanto de libre utilizacin como rechazado. A continuacin se muestra el Organigrama del Departamento de almacn de repuestos, materia prima y empaque Cuadro N 3. Organigrama del Departamento de Almacn de Repuestos, Materia Prima y Empaque.

Fuente: C.A. ALIMENTOS POLAR, PLANTA LIMPIEZA; (2011).

Este departamento es interdependiente de otros que conforman Alimentos Polar Comercial; recibe y brinda informacin y servicios a las lneas productivas en sus tres clasificaciones, lavaplatos, jabonera y detergentes para el suministro de las mismas, adems de tener la relacin directa con el departamento de calidad para la aprobacin o no de la mercanca entrante y los materiales bloqueados para darle decisin de empleo y clasificarlos de manera que se est al tanto primordialmente de las materias primas que

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pueden consumirse para su traslado a las lneas y el debido orden que se debe tener en el almacn.

CAPTULO III: DEFINICION DEL PROYECTO.

3.1 Descripcin del problema. La globalizacin y la competencia a nivel mundial propician un crecimiento econmico empresarial donde entran en juego factores como capital, costo, libre circulacin internacional de las mercancas; que abre puertas a nuevas estrategias econmicas y proyectos que promueven un gran incremento de las producciones en sus diferentes rubros. Esto se da debido a estudios de mercados previos que arrojan resultados de las necesidades de los consumidores y en base a estas se planifica o se crean productos o servicios que favorecen y le dan movimiento a la economa de cada pas y del mundo. El juego de mercado en cada pas ha permitido que tomen auge diferentes rubros debido a esta competencia mundial, entre ellos se puede mencionar el sector limpieza, que en Venezuela ha venido surgiendo desde el ao 1947 cuando llego el primer detergente al pas, desde entonces el consumo de jabones, lava platos, y sustancias con propiedades qumicas que ayudan al aseo, a travs del tiempo se hicieron de gran utilidad; actualmente son productos de consumo masivo y se cre otra cadena donde llevan relacin con diferentes sectores que le aportan recursos, materia prima, repuestos, productos o servicios; de esta manera todos escalan niveles superiores de productividad. Empresas polar es una compaa fundada hace 70 aos, lleva tres tipos de negocios en el pas: Pepsi-Cola de Venezuela, cervecera polar y alimentos polar, dentro de esta ltima clasificacin se encuentran, salsas y untables, Helados EFE, alimentos congelados y productos de limpieza como Las Llaves donde produce, jabones, detergentes y lavaplatos, en esta planta la pasante en entrevista con el supervisor de almacn de materia prima y empaque converso con el mismo, el Sr. Jos Antonio Tovar expreso: preocupacin por las diferencias de los montos de los materiales registrados en sistema y las cantidades en fsico. Para la organizacin el tipo de metodologa a implementar dentro de los almacenes de la planta, es el mtodo de inventario cclico para materiales en libre utilizacin, y un conteo fsico de materiales al cierre de cada mes, esto para llevar un control de la existencia, dicha tcnica no se aplica con el mismo detalle para el material no conforme dado que en los actuales momentos no se encuentra actualizado el inventario de productos rechazados, siendo el material con mayor devolucin el empaque, los datos registrados en el sistema no manejan las mismas cantidades ni totales que la existencia terica. El clima organizacional vara al momento de trabajar con los materiales bloqueados ya que el conteo del inventario genera ms trabajo de lo debido y a su vez requiere de tiempo para ser organizado. Con el pasar del tiempo esta situacin se ha venido agravando, con el material rechazado que se va acumulando, el espacio que este ocupa se va haciendo insuficiente para la cantidad de insumos que se requieren para el

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cumplimiento de la planificacin de la produccin. De persistir esta situacin es probable que se haga incontrolable la organizacin de los materiales en existencia como el ambiente y entorno laboral. Para no caer en dicho pronstico se debera levantar el inventario del material bloqueado a travs de una herramienta que permita mantener el orden de dichos materiales. Se lograra eficiencia en la mejora del control de inventario mediante la aplicacin de mejoras en los lineamientos gerenciales existentes en la empresa? 3.2 Objetivos del proyecto. 3.2.1 Objetivo General. Realizar mejoras al sistema de control de inventario mediante lineamientos gerenciales a fin de incrementar la eficiencia del proceso. 3.2.2 Objetivos Especficos. 3.2.2.1 Analizar la situacin actual del control de material rechazado para la identificacin de las oportunidades de mejora. 3.2.2.2 Identificar las variables que tienen mayor relevancia en la gestin de material no conforme a travs de la herramienta metodolgica aplicada. 3.2.2.3 Redisear de la herramienta donde se lleva el registro del producto no conforme para hacer ms eficaz el proceso. 3.2.2.4 Igualar los totales en el sistema versus el inventario terico con la finalidad de manejar la informacin actualizada de las existencias en el stock. 3.2.2.5 Disear del portafolio de estrategias de mejoras, para el fortalecimiento de la eficiencia en la toma de inventario fsico. 3.3 Restricciones. 3.3.1 Restricciones de tiempo. El tiempo representa una limitacin de gran importancia en este proyecto, ya que el diseo, implementacin y control de la aplicacin del mismo requiere una serie de actividades hasta que se puede mantener por s solo, adems que para la adopcin de una propuesta es necesario generar el deseo de cambio y aceptacin a la misma por parte de las personas que conforman el Departamento. Sin embargo se cuentan con ocho (8) semanas desde el 17 de Enero del presente ao hasta el 14 de Marzo del mismo, para llevar a cabo el presente proyecto.

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CAPTULO IV: ANLISIS TERICO.

4.1 Antecedentes. 4.1.1. Investigaciones Nacionales. Las investigaciones que sern comentadas a continuacin, siendo estudios que preceden al actual sirven de antecedentes a la presente investigacin ya que al igual que este trabajo estudiaron materias o temas que guardan relacin con el rea de estudio, esto con el fin de poder dar estructura a las actividades y fases que ayudarn al investigador a establecer criterios de partida en torno a la problemtica en estudio. A continuacin se enumeran algunas referencias de trabajos realizados.

Izardo, Marivalentina (2008). Optimizacin del proceso de control de inventario dentro del departamento de trfico y exportaciones. Caso Estudio: Goodyear de Venezuela C.A , Trabajo de investigacin realizado paraelaborar un conjunto de estrategias de mejora que podran ser aplicadas como medida de control dentro de los almacenes de la organizacin para que de esta manera la toma de inventarios fsicos fuese una actividad ms efectiva y que generara verdadero valor a la empresa a travs de su aplicacin, ya que de dicha tarea y su buena ejecucin dependera el desarrollo de una buena produccin y la garanta de tener un control de inventario confiable. Esta investigacin esta enfocada en los procesos alineados a las tareas de manejo de inventario dentro del departamento de trfico y exportaciones, a travs de la informacin obtenida y bajo los fundamentos de la filosofa Lean as como las normas ISO 9000, con el fin de optimizar los resultados obtenidos Mendoza, Graciela (2007). Estrategias de Mejoras orientadas a fortalecer la eficiencia en la Toma de Inventario Fsico. Caso Estudio: Molinos Venezolanos C.A. Este trabajo de investigacin evalu el proceso relacionado a la gestin de inventarios y sus fases de control para medir las deficiencias en las tomas fsicas partiendo de que los procesos eran llevados a cabo de forma manual y con personal que se encontraba escasamente capacitado para llevar a cabo las actividades; todo ello dio por resultado un portafolio de estrategias que mejoraran de forma considerable los costos asociados al almacenaje de los productos y satisfacer oportunamente su cartera de clientes. Esta investigacin se us de base para detectar posibles soluciones a nivel de procesos dentro de la organizacin. Vernica Quevedo, Claudia Segovia (1997). Optimizacin de los inventarios de productos intermedios a travs de los equipos de alto desempeo contribuyendo al logro de la excelencia de la calidad de servicio Caso estudio: Du Pont de Venezuela C.A. Esta investigacin estuvo basada en los

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inventarios de productos intermedios los cuales presentaban diferencias en sus registros lo que afectaba considerablemente los planes de produccin y por ende el servicio al cliente tanto interno como externo, la herramienta utilizada para el desarrollo de la investigacin fue la aplicacin de la metodologa FADE, dio inicio con diagnostico de la situacin posteriormente jerarquizando las causas que lo generaron y por ultimo desarrollando un plan de accin para la obtencin de los resultados; los cuales se basaron en la medicin de porcentaje de exactitud obtenido a travs de la aplicacin de la herramienta de control del conteo cclico. 4.2 Bases tericas.4.2.1 Almacenaje: Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), as como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente: -Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta. -Facilitar almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los elementos y las extracciones no autorizadas. -Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para produccin o embarque. 4.2.2 Inventario: Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinado.

Tipos de inventarios: El sistema SAP soporta los siguientes procesos de inventario:

Inventario Inventario Inventario Inventario

en da fijado permanente cclico por muestreo

Inventario cclico: El inventario cclico es un mtodo de inventario en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cclico establecido en los materiales. El inventario cclico permite contar con ms frecuencia los artculos de alta rotacin que los artculos obsoletos, por ejemplo. Inventario en da fijado: En un inventario en da fijado, todos los stocks de la empresa se cuentan fsicamente en la fecha clave de balance. En tal caso, debe contarse todo el material. Durante el recuento, debe bloquearse todo el almacn para los movimientos de material. Inventario por muestreo: En el inventario por muestreo, los stocks de la empresa seleccionados aleatoriamente se cuentan fsicamente en la fecha clave de balance. Si las desviaciones entre el resultado del recuento y el stock terico son suficientemente pequeas, se supone que los stocks tericos para el resto de stocks son correctos.

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Inventario permanente: Con el proceso de inventario permanente, los stocks se cuentan permanentemente a lo largo del ejercicio. En tal caso, es importante asegurarse de que todo el material se cuenta fsicamente al menos una vez durante el ejercicio. 4.2.3 Material Obsoleto: Son todas aquellas mercancas que no pueden ser consumidas por las lneas productivas o en las plantas y que no pudieron ser clasificadas como devolucin al proveedor debido a defectos o fallas que no le competen al mismo o porque se haya excedido la fecha lmite establecida para el reclamo. 4.2.4 Material Rechazado: Todo aquel material que no cumple con las especificaciones establecidas por calidad y por ende no pueden ser consumidos por produccin tambin es llamado material bloqueado o producto no conforme, dicho concepto basado en los conceptos manejados por planta limpieza, alimentos polar comercial. 4.2.5 Movimiento de material: Traslado de materia prima, insumos, productos y dems materiales de un punto a otro. 4.2.6 SAP: (Sistemas, Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos) es la mayor desarrolladora de software para aplicaciones de negocios del mundo y el cuarto mayor proveedor independiente de software, en trminos absolutos. Ms de 7.500 empresas (ms de 15 000 instalaciones), en ms de 90 pases escogieron los sistemas SAP para mainframe y cliente/servidor para controlar procesos de finanzas, manufactura, ventas, distribucin y recursos humanos, esenciales para sus operaciones. R/3 es considerado patrn en industrias como petrleo, qumica, productos de consumo y alta tecnologa/electrnica. Alimentos Polar Planta limpieza actualmente se maneja bajo este sistema descrito anteriormente el cual les brinda apoyo en la informacin y un porcentaje importante de seguridad para el manejo de su negocio.

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CAPTULO V: PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

5.1 Fases Metodolgicas/Actividades. FASE I: Anlisis de la situacin actual del control de material rechazado para la identificacin de las oportunidades de mejora. En esta fase se llevara a cabo un vaciado de informacin a travs de la observacin y anlisis del rea de almacn en la organizacin. Actividades: 1. Recorrido e identificacin de los materiales existentes en los 4 galpones con que cuenta la organizacin.

2. Caracterizacin del proceso involucrado en el pesaje, descarga, almacenaje ydespacho de los materiales mediante la realizacin de una entrevista abierta y posterior anlisis de dicho proceso. Producto: Situacin actual analizada. FASE II: Identificacin de las variables que tienen mayor relevancia en la gestin de material no conforme a travs de la herramienta metodolgica aplicada. En esta fase se identificara la procedencia que origina la problemtica de manera de poder tener en cuenta los puntos ms importantes que propician el problema para atacar las variables que se deben mejorar: 1. Aplicacin de la herramienta metodolgica Diagrama causa-efecto para definir las variables que originan la problemtica. Producto: Variables identificadas.

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FASE III: Rediseo de la herramienta donde se lleva el registro del producto no conforme para que hacer ms eficaz el proceso. A travs de esta fase se analizo la informacin recolectada con el fin de detectar las mejoras aplicables al control de inventario que ya se tena, para mejorar la eficacia del proceso. 1. Descripcin del proceso inicial del vaciado de la informacin extrada del control de inventario que se llevaba anteriormente a travs de un diagrama de procesos. 2. Realizacin de las mejoras necesarias al control de inventario del material rechazado. Producto: Herramienta de control rediseada. FASE IV: Igualacin de los totales en el sistema versus el inventario terico con la finalidad de manejar la informacin actualizada de las existencias en el stock. 1. Comparacin del formato fsico versus lo registrado en el sistema SAP. 2. Notificacin de diferencias, traslado de mercanca correspondiente y ajuste en sistema. Producto: Totales igualados entre el inventario terico y SAP. FASE V: Diseo del portafolio de estrategias de mejoras, a travs de los resultados obtenidos, para el fortalecimiento de la eficiencia en la toma de inventario fsico. 1. Diseo de la nueva metodologa a seguir, para perseguir la mejora continua. Producto: Portafolio diseado. 5.2 Recursos de la investigacin. 5.2.1 Institucionales. Para la realizacin de este proyecto se cuenta con el soporte de la Universidad Tecnolgica del Centro, (UNITEC), la cual avala el proceso de pasantas, as como de la empresa C.A. ALIMENTOS POLAR Planta Limpieza que brind su informacin y apoyo a lo largo del proceso. 5.2.2 Materiales. Para la presente investigacin se cont con materiales de papelera, computadoras, material de oficina, impresoras, formatos de levantamiento de datos e inventarios suministrados por C.A. Alimentos polar, Planta Limpieza.

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5.3 Tiempo. Para el cumplimiento de esta propuesta fue necesaria la planificacin del tiempo con el fin de obtener ptimos resultados, a continuacin se presenta la distribucin de las actividades en funcin del tiempo contando con un total de (8) semanas.

DIAGRAMA N 1 Diagrama de Gantt Tiempo 1 2 3 4 5 6 7 8

FASES 1 . Anlisis de la situacin actual del control de material rechazado 2 . Identificacin de las variables con mayor relevancia en la gestin del material 3 Rediseo de la herramienta donde se lleva el registro del producto no . conforme 4 . Igualar los totales en el sistema versus el inventario terico 5 . Disear del portafolio de estrategias de mejoras Fuente: Montilla M, Mara L. (2011)

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CAPTULO VI: RESULTADOS.

FASE I: Anlisis de la situacin actual del control de material rechazado para la identificacin de las oportunidades de mejora. 6.1.1 Recorrido e identificacin de los materiales existentes en los 4 galpones con que cuenta la organizacin A travs de un grafico de ciclo se representa el recorrido e identificacin de los galpones donde se encuentran los materiales que se estudiaran en el departamento caso estudio. Grafico N 1. Proceso Global de recorrido.

Fuente: Montilla M, Mara L (2011)

El proceso de recorrido por los cuatro galpones que conforma el departamento de almacn dirigido por el supervisor de materia prima y empaque dio inicio en el galpn de glicerina donde se encontraba la mayora de materiales rechazados, en este se hallaba film jabn, empaque y enfardado; tanto en el galpn de extraccin mecnica como el C se tena destinado un espacio para el material bloqueado de materia prima, el galpn B

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en cuanto a producto no conforme presentaba la misma clasificacin que el galpn de glicerina y por ltimo el galpn A donde se tena el corrugado. 6.1.2 Caracterizacin del proceso involucrado en el pesaje, descarga, almacenaje y despacho de los materiales mediante la realizacin de una entrevista abierta y posterior anlisis de dicho proceso. En la entrevista realizada al supervisor de materia prima y empaque Jos Antonio Tovar se pudieron conocer las actividades y responsabilidades del departamento de almacn las cuales estn divididas, una parte del da para prestar el servicio de transporte a las tres plantas, detergente, jabonera llevando los suministros necesarios a las lneas productivas, otra parte haciendo el inventario cclico del material de libre utilizacin, descargando la mercanca entrante, realizando los pedidos requeridos para tener los stock en el nivel deseado y por ultimo prestando apoyo a los analistas del departamento de calidad con las unidades de carga para que los mismos puedan realizar las pruebas correspondientes para dar decisin a los materiales. FASE II: Identificacin de las variables que tienen mayor relevancia en la gestin de material no conforme a travs de la herramienta metodolgica aplicada. 6.2.1 Aplicacin de la herramienta metodolgica Diagrama causa-efecto para definir las variables que originan la problemtica. Cuadro N 4 Cuadro Causa Efecto. Sujeto: Alimentos Polar Comercial, Planta Limpieza C.A.Efecto Mtodo aplicado. Mtodos. N 1. Causas. Inexistencia de polticas o procedimientos para la realizacin de la toma de inventarios fsicos. Los lotes de mercanca en ocasiones no estn ubicados o no se encuentran en lugares visibles retrasando muchas veces el conteo. En ocasiones el material no se encuentra identificado generando prdida de tiempo. Carencia de motivacin para realizar las tareas. Los empleados no estn lo suficientemente capacitados para la utilizacin del sistema de control. Los equipos utilizados para la actualizacin del inventario frecuentemente presentan averas. Espacio insuficiente para llevar a cabo el proceso de almacenaje de materiales. No se utilizan ningn tipo de criterios o mtodos que permitan evaluar los resultados obtenidos de la actividad. Los resultados de la toma de inventarios fsicos e incluso las

1. Materiales. 2. Falla en la actualizacin del inventario terico del material rechazado con lo registrado en sistema Mano obra. de 1. 2. 1. 1. 1. 2.

Maquinaria. Medio Ambiente. Medicin.

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diferencias en conteo solo estn limitados a justificarse mediante informes no cuantitativos ni evaluativos ya que se hace de forma verbal. 1. Monetario 2. Altos costos en lo concerniente a la y capacitacin del personal para la obtencin de nuevos mtodos que agilicen la actividad. Poca inversin referente al espacio utilizado para el material que ms se consume que es el empaque.

Fuente: Montilla M, Mara L. (2011). Las causas que llevan mayor nfasis originando el efecto son las de mano de obra debido a que los trabajadores carecen de motivacin para la realizacin no solo de las tareas correspondientes al producto no conforme sino a su rutina, en ocasiones se presentan trabajos que no tienen destinado un responsable especifico para hacerlo pero forma parte de las actividades que desempea el departamento de almacn y se presenta en el clima organizacional variaciones por decidir quin tendr que hacer o no dicha tarea; adems los empleados no estn lo suficientemente capacitados para la utilizacin del sistema de control que realmente est basado en el dominio de Microsoft Excel y una parte del sistema SAP que maneja la empresa. FASE III: Rediseo de la herramienta donde se lleva el registro del producto no conforme para hacer ms eficaz el proceso. 6.3.1 Descripcin del proceso inicial del vaciado de la informacin extrada del control de inventario que se llevaba anteriormente a travs de un diagrama de procesos. Esta actividad tiene como finalidad mostrar de forma grafica como se llevaba el proceso de material bloqueado anteriormente para encontrar oportunidades de mejora posteriores al anlisis del mismo. Grafico N 2 Proceso anterior para el material rechazado

Fuente: Montilla M, Mara L. (2011) El Proceso descrito anteriormente era el que se manejaba tericamente, pero realmente en muchas oportunidades no se cumpla al momento de hacer el ingreso al sistema no se realizaba el registro correspondiente, se tardaban a veces meses y hasta 1 ao y un poco ms para dar decisin de empleo a un material y por no tener responsabilidades delegadas en cada paso a seguir no se prestaba la atencin debida al mismo.

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Con respecto al formato que se llevaba anteriormente: estaba compuesto por los siguientes datos lo cuales deban ser llenados al momento del ingreso de un material bloqueado: Planta, Comprador, cdigo SAP, cdigo SAP nuevo, descripcin del material, cantidad rechazada, Unidad de medida, proveedor, aviso de calidad, fecha del rechazo, motivo, status, pedido de compra, fecha de recepcin, factura, numero de lote y observacin. (Ver anexo N1) 6.3.2 Realizacin de las mejoras necesarias al control de inventario del material rechazado. Una vez realizado la caracterizacin del proceso de control se procedi a mejorar el mismo a travs del desarrollo de una metodologa establecida mediante el uso de una hoja de clculo en Excel, que contemplaba nuevos campos y especificaciones que aportaban mayor valor a la informacin y contenido del formato. En el mismo se redisearon los tanto los colores en la presentacin como la informacin que realmente era necesaria para el ingreso de los materiales, se estandarizaron las unidades de medidas, se agregaron filtros a cada uno de los datos que llevaba el cuadro de manera de hacer ms rpida la bsqueda o consulta de los mismos, se clasificaron por tipo de Material, se agregaron 2 tipos de leyendas una de acuerdo a la ubicacin por galpn y otra con la clasificacin de los distintos tipos de estatus que puede llegar a tener un material; los datos a ingresar quedaron en: cdigo, descripcin, cantidad, unidad de medida, proveedor, ubicacin, numero de lote, fecha, aviso de calidad, motivo, observacin y tipo de material. Se agrego una pestaa donde se puede resumir a travs de una tabla dinmica el total de materiales obsoletos, devolucin al proveedor, observacin y pendientes por colocarles el estatus; adems de arrojar tambin las cantidades cdigo y tipo de material que conforman cada uno de esos totales. Seguidamente esta una hoja llamada sistema, donde se vacan todos los datos a travs de una transaccin llamada SQ01 proveniente del SAP que trae todos los totales de los materiales bloqueados por tipo; y a su vez se comunica con otra hoja llamada diferencias a travs de formulas y compara lo registrado en un principio en la hoja Material Bloqueado (la suma de las cantidades por material) contra el resultado arrojado por sistema, cuanta con filtros de igual forma y cuando se filtran todos los montos diferentes de cero aparecern todos los materiales que no estn ajustados y debern ser analizados de manera que todos queden igualados tanto lo registrado en sistema como el conteo fsico. Por ltimo se agrego una pestaa que contiene materiales bloqueados en otro almacn y se encontraban en la misma hoja que los registrados en plantas, por ende se aislaron ya que se encontraban en provencesa; un almacn externo. (Ver anexo N2) FASE IV: Igualacin de los totales en el sistema versus el inventario terico con la finalidad de manejar la informacin actualizada de las existencias en el stock. 6.4.1 Comparacin del formato fsico versus lo registrado en el sistema SAP

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Por medio de esta actividad se establece la relacin existente entre el inventario terico contra las cantidades o totales que se tienen registrados en sistema. Cuadro N5 Comparacin de Inventario Fsico vs SAP

Fuente: Montilla M, Mara (2011)

6.4.2 Notificacin de las diferencias, traslado de mercanca correspondientey ajuste en sistema. Una vez verificadas ciertas discrepancias entre la informacin levantada y la registrada en sistema se le notificaba a un analista de calidad para que posteriormente se tomaran las acciones correctivas al respecto. Esta actividad es el resultado de la verificacin y relacin del inventario terico y el inventario registrado en el sistema, cuando se encuentran discrepancias entre los mismos, se realiza el siguiente procedimiento. Diagrama N2 Proceso de Ajuste de los Materiales en sistema.InicioSe le notifica a un analista de calidad

Se chequea nuevamente la diferencia tanto en f sico como en sistema

El departamento de calidad verifica sus movimientos

De existir alg n movimiento que no se haya realizado se hace el traspaso correspondiente

Si se ejecutan los mismo y quedan las cantidades totales igualadas

NO SI Fin

Se realiza el inventario completo del material

Se efect a el traspaso con motivo de: ajuste en f sico

Fin

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Fuente: Mara Lucia Montilla (2011) FASE V: Diseo del portafolio de estrategias de mejoras, a travs de los resultados obtenidos, para el fortalecimiento de la eficiencia en la toma de inventario fsico. 6.5.1 Diseo de la nueva metodologa, para perseguir la mejora contina. Por medio de esta actividad se realizo el diseo del procedimiento ms idneo para la continuidad del proceso en el tiempo; esto se llevo a cabo a travs de un procedimiento que abarca desde la recepcin fsica de mercanca y entrada al galpn hasta su liberacin o respectiva salida tanto del inventario como de planta. El proceso est compuesto por 8 procedimientos que fueron clasificados en:

1. Recepcin 1. El material a devolver debe venir bien envuelto con film strech, limpio, con sticker rojo y con un aviso emitido por un analista de calidad, que indique: cdigo, material, cantidad, nmero de lote interno, fecha de rechazo, numero de aviso, tipo de falla, y en caso de ser un monto que contenga pesos de ms de una paleta especificar la cantidad individual de cada una, que conformaran el monto total por el que fue realizado el mismo. 2. Si los materiales a devolver son ms de un tipo, estos deben venir separados, por tipo de material, proveedor, lote fsico del proveedor y las especificaciones descritas anteriormente en el (punto 1). 3. El encargado del galpn correspondiente al material debe recibir el formulario Movimiento de Materiales que especifique: Cdigo, nombre del material, cantidad, nmero de aviso, fecha, nombre, cedula, firma del emisor; la cual firmar como recibido dando conformidad a los datos exigidos anteriormente. Si el material cumple con las especificaciones descritas en el (punto 1 y 2), este documento servir de soporte fsico de la devolucin del material en almacn. 4. Posteriormente el receptor proceder hacer el ingreso en el Control de Inventario de Material Rechazado, verificara que se haya realizado el movimiento correcto en SAP y actualizara las diferencias del inventario contra el sistema. 5. La hoja de movimiento que recibi debe ser archivada en la carpeta Devolucin de material rechazado ubicada en la oficina de la romana. NOTA: Los Das destinados para la recepcin de Material Rechazado son: Martes; Mircoles y Jueves de 6:00 am a 2:00 pm (Primer Turno). El encargado de realizar el proceso de devolucin del material rechazado ser: el encargado del galpn, la persona que reciba la devolucin ser responsable de hacer el seguimiento del material hasta que termine el proceso de registro.

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2. Almacenamiento 1- Debe almacenarse por lotes de manera que se organice por fecha, secuencialmente y quede de primero el ms antiguo, en el rea destinada para los materiales rechazados. 2- Debe estar limpio. 3- Separado por tipo de material, lote y lote de proveedor. 4- Almacenado por tipo de material y por presentacin de secciones. 3. Movimiento de Materiales En caso de traspaso de materiales: 325 Traspaso de bloqueado a bloqueado en centro. 326 Anulacin de traspaso de bloqueado a bloqueado en centro. 343 Traspaso de Stock de bloqueado a stock libre utilizacin. 344 Anulacin de Traspaso de stock de bloqueado a stock libre utilizacin. 349 Traspaso de Stock bloqueado a stock en control de calidad. 350 Anulacin Traspaso de stock bloqueado a stock en control de calidad. El Control de Calidad debe notificar por medio de un correo a los suplidores en la romana con copia al servidor Almacn de materia prima y empaque, cualquier decisin de empleo que ejecuten donde incluya es status Bloqueado. El Romanero o encargado de turno deber hacer el ingreso o egreso del material en el sistema sap, dependiendo el tipo de traspaso que se haya efectuado. 4. Ingreso de Materiales en el Control Inventario de Material Rechazado 1- Ingreso a la carpeta a- Inicio b- Mi PC

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c- Datos en "Limpieza File&Print (Alsw2mf01)" (P:)

d- Datos Privados Limpieza

e- Almacenes

f- Almacn de Materia Prima y Empaque.

g- Devoluciones a Proveedores.

h- Control de Material Bloqueado.

i-

Control de Inventario de Material Rechazado.

1- Click derecho en la fila donde se requiere el ingreso del material. 2- Seleccionar la Opcin: Insertar.

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3- Vaciar los datos correspondientes

4- Todas las celdas deben estar llenas (Sirve de gua las celdas anteriores paraingresar los datos). 5. Devolucin de Materiales Rechazados a nivel del sistema

1- El operador debe ejecutar la opcin ( MB1B Traspaso) para realizar un trasladodel almacn de origen del material al almacn destino, indicando en la misma el nmero de la Nota de Envo, texto de cabecera, Clase de Movimiento 325 (Traspaso bloqueado a bloqueado en centro) centro y el almacn de donde se va a sacar el material. Ejemplo:

2- En la segunda ventana colocar el nombre del almacn receptor, el nmero delalmacn y en la parte de la descripcin rellenar con el nmero del material, la cantidad, el lote de donde va a ser retirado dicho material en el almacn de origen y hacer clip en el icono de Resumen.

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3- Luego en la prxima ventana tenemos: En la parte Superior: Estos son los datos del material y del almacn de origen, de la clase de movimiento, cdigo del material, cantidad, nmero del almacn origen y lote del material de donde va a ser retirado del Almacn. En la parte Inferior: vamos a colocar los datos del almacn receptor (Almacn de materia prima). En el Lote receptor vamos a colocar el Lote dependiendo del tipo de devolucin (Obsoleto: si es rechazado por core golpeado, viejo diseo, presentacin en muy malas condiciones y Devolucin: si es para devolucin al proveedor); la opcin texto, nos sirve para colocar un detalle de la devolucin que estamos procesando.

Superior Inferior

4- Por ltimo se hace clic en la tecla enter y se graba en el icono del diskette.

6. Retiro de Materiales Rechazados.

en

el

Control

Inventario

de

Materiales

1- En caso de ser una cantidad que contenga varias paletas y no se va a eliminar el abcdmonto por completo: Modificar la cantidad con el monto que est quedando fsicamente. Verificar que los datos del aviso, proveedor y lote sean los correctos. Eliminar la (as) paletas que se estn excluyendo, del detalle en la observacin. No debe quedar ninguna celda sin rellenar incluyendo las del cdigo y descripcin de material, que aunque no se ven estn en blanco.

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2- Si se eliminara el monto completo: a- Click derecho en la fila, Opcin: "Eliminar

7. ActualizarRechazado

diferencias:

SAP

vs

Control

Inventario

de

Material

1- Acceder al sistema SAP con su respectivo usuario y contrasea. 2- Buscar la transaccin SQ01 en sistema.

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3- Seleccionar la opcin: Listado de chequeo para pre-inventario materiales por lotes.

4- Opcin: Ejecutar.

5- Vaciar los datos de: Centro (0705) y Almacn (0002) y se pulsa la opcin deEjecutar.

6- Seleccionar la columna Material.

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7- Pulsar el Botn: Sub- Totales

Luego Lista, Posteriormente Exportar y despus Hoja de Clculo, Excel (en formato MHTML).

8- Guardar.

9- Seleccionar todos los cdigos de la columna material desde la celda D2.

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10- Haga Clic en la opcin

y posteriormente convertir en nmero.

11- Seleccionar todas las celdas del archivo y pegarlas en la Hoja de Clculo:SISTEMA

12- Verificar en la columna de Lote que solo estn vacas las que estn resaltadas enamarillo; Aquellas que no estn subrayadas en ese color rellenarlas con un (0) cero.

13- Pasar a la pestaa de resumen.

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14- Pulsar Datos y posteriormente el Botn: Actualizar

15- Pasar a la hoja llamada DIFERENCIA

16- Filtrar los Materiales con nmeros diferentes de cero.

17- Por ltimo se debe escribir en la Hoja: MATERIAL BLOQUEADO en la celda C2:ACTUALIZADO AL: Da/Mes/Ao, Hora: xx:xx am/pm

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NOTA: TODOS Los Materiales deben tener una Diferencia de CERO, de lo contrario se debe hacer inmediatamente seguimiento a cada uno junto con el departamento de calidad y realizar los movimientos correspondientes para que tanto el Control de de inventario de Material Rechazado como el Sistema SAP manejen los mismos totales. Este proceso se debe realizar diariamente para lograr mantener el orden en dichos materiales y no acumular trabajo para el da del conteo fsico de inventario. 8. Clasificacin del Status de los Materiales Rechazados. Para poder dar decisin a dichos materiales el departamento de calidad debe realizar las respectivas evaluaciones para aprobar o no el consumo. De no poder liberarse; contactar al proveedor; programar una cita para revisar el estado y fallas del material. Dependiendo de lo acordado con el mismo clasificarlo en devolucin al proveedor u obsoleto (si no procede a devolucin). Cuando llegue la unidad a retirar el material se procede su salida, el jefe de materia prima y empaque realiza los cambios en sistema, notifica por medio de un correo a los suplidores y los mismos sern los encargados de eliminar la devolucin del inventario de material rechazado. CAPITULO VII: RECOMENDACIONES.

7.1. Ideas de proyectos de trabajo de grado.

El actual trabajo de investigacin debe ser ampliado en el departamento de almacn de materia prima y empaque de la empresa caso estudio, esto con la finalidad de que se puedan observar las variables que inciden en la misma problemtica desde otra perspectiva tomando en cuenta que son reas fundamentales de la logstica. Estudiar constantemente las condiciones y factores de mejora continua del clima organizacional donde se desarrolla el recurso humano de la empresa, har que este se comprometa con la empresa y se alinea de manera rpida a sus procedimientos y objetivos. El desarrollo organizacional de la empresa debe estar aunado al desarrollo de investigaciones en sus distintas reas departamentales, incentivando de esta manera el crecimiento continuo y tender al perfeccionamiento de sus gestiones y procesos.

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7.2. Ideas de proyectos para los equipos.

Aplicar la metodologa diseada y posterior a ello se haga una evaluacin de los

resultados de la misma con la finalidad de mejorar los puntos que necesitan de refuerzo y de esta manera se mantenga el trabajo en el tiempo.

Incentivar el desarrollo de trabajos de investigacin dirigidos la capacitacin del

personal y motivacin de ste en sus reas laborales a fin de afianzar el compromiso de stos con el crecimiento de la empresa. Se debe hacer principal hincapi en aquel recurso humano que desarrolla actividades mltiples, esto con el fin de garantizar empleados de calidad indiferentemente del departamento o tarea que lleven a cabo.

7.3. Capital relacional. TSU. Jos Antonio Tovar. Jefe de Almacn de Materia Prima y Empaque Alimentos Polar comercial, Planta Limpieza, [email protected] , 0412-7531141. TSU. Milagros Torrealba. Jefe de Almacn de Repuestos Alimentos Polar comercial, Planta Limpieza, [email protected] , 0416 6401591. Dubraska Medina. Jefe del Departamento de Recursos Humanos, Planta Sper Envase [email protected]. Ing. Johanna Jaime. Analista del Departamento de Calidad, Alimentos Polar comercial, Planta Limpieza, [email protected], 0414-8736444.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

[En lnea] disponible en: http://www.informatica-hoy.com.ar/sap/Que-es-SAP.php.[Consulta: 2011, Marzo 29]

[En

lnea] disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/43/inventario.ht mm. [Consulta: 2011, Marzo 29] lnea] disponible http://www.monografias.com/trabajos15/inventario/inventario.shtml 2011, Marzo 29] en: [Consulta:

[En

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ANEXOS.

Anexo N 1

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Fuente: Alimentos Polar Comercial, Planta Limpieza (2011)

Anexo N 2

Fuente: Mara Lucia Montilla (2011)

Anexo N 3

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Fuente: Mara Lucia Montilla (2011)Anexo N 4

Fuente: Mara Lucia Montilla (2011)

informe de pasantia final

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