informe de milena

8/17/2019 Informe de Milena

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INFORME FINAL ETAPA PRODUCTIVA PARA OPTAR AL TITULO DETECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

REALIZADO EN LA EMPRESA DIGITAL SYS

AprendizMILENA LUZ MILA MORALES CADENA

SIBUNDOY, PUTUMAYO !"#


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INFORME FINAL ETAPA PRODUCTIVA PARA OPTAR AL TITULO DETECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVAREALIZADO EN LA EMPRESA DIGITAL SYS

Aprendiz$MILENA LUZ MILA MORALES CADENA

PRESENTADO A$

BLANCA MU%OZINSTRUCTORA

SIBUNDOY, PUTUMAYO !"#


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CONTENIDO

LOCALIZACIÓNRECOMENDACIONES

INTRODUCCIÓN

Este informe tiene como objetivo presentar lo realizado durante la etapa productiva

en la empresa DIGIA! S"S durante el tiempo de duraci#n de la misma$ cumpl%

ri&urosamente con todos los objetivos' (a )ue en la Actualidad las e*i&encia de los

clientes ( la competitividad m+s intensa$ establecen retos m+s eficaz a las

empresas' donde estas tendr+n )ue inclinarse ,acia los consumidores$ ofreciendo

productos ( servicios de calidad$ vi-ndose en la necesidad de mejorar

continuamente.

/or lo anterior$ a tendencia de la econom%a ( los tipos del mercado$ ,acen )ue el

cliente no manten&a una sola alternativa para el suministro de sus productos. !a

fidelidad no se lo&ra por ser el 0nico distribuidor de un art%culo o prestador de un

servicio$ se &ana por un aspecto mu( importante )ue es el valor a&re&ado )ue se

le pueda dar a un producto o servicio ofrecido.

Durante este per%odo de pr+ctica se realizaron diferentes actividades relacionadas

con el +mbito de prestar un mejor servicio a los clientes de DIGIA! S"S. /araesto se obtuvo en cuenta los diferentes puntos tales como1 un portafolio de

servicio$ Mejor atenci#n al cliente$ llevar una contabilidad sistematizada (

Estrate&ia de ventas' De esta manera la ejecuci#n de un plan de incentivos$

permitir+ crear motivaci#n a los consumidores$ partiendo de una buena prestaci#n$

con un servicio +&il$ eficaz ( oportuno$ lo&rando as% la fidelizaci#n de los mismos'

Dic,o plan estar+ apo(ado en la cultura or&anizacional )ue In(ecta diariamente la

empresa en sus trabajadores para )ue ellos puedan transmitirlas con muc,a

eficaz los clientes

Actualmente sabemos )ue la sostenibilidad de empresas no es f+cil$ (a )ue

inicialmente los emprendedores deber+n enfrentar diversos obst+culos de tipo

operacional$ comerciales ( financieros inmersos en el entorno' es por eso )ue las

empresas siempre deben dedicarse a mejorar continuamente prestando un buen

servicio d%a tras d%a


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2ue una e*periencia mu( provec,osa para mi vida profesional$ por)ue fue una

oportunidad e*celente para poner en pr+ctica muc,os de los conocimientos

ad)uiridos a lo lar&o del estudio de la carrera.

&' OB(ETIVOS$

&' " OB(ETIVOS GENERALES$

• Desarrollar la parte comercial un mejor servicio para )ue la empresa ten&a un &ran

presti&io en el municipio Aplicando los conocimientos te#rico ad)uiridos en la

2ormaci#n itulada para desempe3arse en el Campo !aboral.

&' OB(ETIVOS ESPECÍFICOS

• Dia&nosticar la empresa

• Crear estrate&ias )ue permitan &enerar un aumento en el nivel de ventas.

• Realizar un portafolio de servicio )ue presta la empresa para as% fortalecer

cada +rea.

• Crear una pautas para mejorar la atenci#n al cliente

• Or&anizar la parte de contabilidad para poder llevar una buena contabilidad

sistematizada

LOGRO )UE SE ESPERA ALCANZAR

• Se espera fortalecer a la empresa ( su entorne comercial para )ue pueda brindar

un buen servicio brindar.

AMBITO DE APLICACIÓN$ Empresa DIGIA! S"S.


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*' LOCALIZACIÓN

*'" +i-.ri/$

Figura 2: local DIGITAL SYS

!a empresa DIGIA! S"S fue creada por el se3or 4%ctor 5u&o Enr%)uez ( su

esposa$ apro*imadamente ,ace 6 a3os en la cual se ofrec%a al p0blico servicio de

papeler%a ( trascripci#n de te*to$ en ese entonces se llamaba /apeler%a Oriente' amedida )ue pasaran los a3os se fue implementado los servicios como dise3os de

tarjetas$ arre&lar tesis de &rado$ fotocopias$ servicio de esc+ner$ etc. En el a3o

7899 Se vio la necesidad de dar servicio t-cnico ( mantenimiento de

computadores$ adem+s recar&as de cartuc,os l+ser$ de in(ecci#n ( por eso se

toma la iniciativa de le&alizarla ( tomo el nombre de DIGIA! S"S (a )ue prestaba

m+s servicios ( no solo de papeler%a.

Est+ ubicada en el Departamento /utuma(o Municipio en el barrio Oriental en la

calle 9: N; 9ic,ts$

venta de accesorios de los mismos$ venta de memorias ?S@$ recar&as de #ner

laser ( cartuc,os$ dise3o ( tarjeter%a para toda ocasi#n$ transcripci#n de te*tos$

impresiones$ servicio de esc+ner$ fotocopias ( ventas de accesorios de

computadores memorias$ Impresoras ( todo lo relacionado con papeler%a$ adem+s


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ofrece productos por cat+lo&o como Avon$ Esia etc ( presta el servicio a

domicilio.

Adem+s encontrara respaldo del personal competente para resolver las

dificultades presentadas en sus e)uipos computacionales$ ( un servicio acorde asus necesidades. DIGIA! S"S es una empresa basada en cumplimiento$

seriedad ( profesionalismo$

O01e-i2. Gener/3 DIGITAL SYS

Ser reconocida por su buen servicio ( cumplimiento a nivel departamental (

nacional

!o&rar la satisfacci#n del cliente ofreciendo productos ( servicios de e*celente

calidad$ &arantizando nuestra permanencia ( crecimiento en el mercado re&ional (nacional

O01e-i2. Epe456i4.

• Ofrecer al cliente productos de e*celente calidad

• @uen servicio al cliente

• E*pandirnos en el mercado

• Ser innovadores

• Analizar mediante un estudio del mercado visualizar cuales son las necesidades

tecnol#&icas inform+ticas ( para evaluar como poder suplir -stas en el sector

• 5acer alianzas ( convenios con los centros educativos cercanos ( con los dem+s

locales del centro comercia

Mii7n$ @rindar el mejor servicio del mercado$ Atender con e*celencia lasnecesidades de los clientes en cuanto a la reparaci#n$ mantenimiento de loscomputadores$ Satisfacer las necesidades de abastecimiento de papeler%a$

art%culos de oficina ( 0tiles escolares de nuestros clientes$ estableciendo con ellos

relaciones comerciales mutuamente ben-ficas


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Vii7n$ Ser una empresa reconocida a nivel departamental$ por la prestaci#n deservicio de papeler%a ( mantenimiento preventivo$ correctivo$ e Instalaci#n de

soft>are en los e)uipos de c#mputo$ como tambi-n tener un lu&ar de trabajo

amplio ( c#modo para nuestro desempe3o ( )ue nuestros clientes est-n

satisfec,os por los servicios prestados.

Prin4ipi. 8 V/3.re$ Se caracteriza por el Respeto$ 5onestidad$Responsabilidad$ Eficiencia$ Servicio$ Constancia.


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#' MARCO REFERENCIAL

A-en4i7n A3 C3ien-e

El servicio es un aspecto )ue toca a todas las +reas de una empresa. De a,% suimportancia$ pues incide directamente en la reputaci#n de una empresa$ sucapacidad de captar nuevos clientes$ aumentar sus ventas ( ser reconocida por elvalor )ue a&re&a a la e*periencia del producto o del servicio ofrecido 9.

Ser2i4i. /3 43ien-e

Es un conjunto de actividades interrelacionadas )ue ofrece un suministrador con el

fin de )ue el cliente obten&a el producto en el momento ( lu&ar adecuado ( se

ase&ure un uso correcto del mismo.

El servicio al cliente es una potente ,erramienta de maretin&. Bue servicios se

ofrecer+n /ara determinar cu+les son los )ue el cliente demanda se debe realizar

encuestas peri#dicas )ue permitan identificar los posibles servicios a ofrecer$

adem+s se tiene )ue establecer la importancia )ue le da el consumidor a cada

uno.

Debemos tratar de compararnos con nuestros competidores m+s cercanos$ as%

detectaremos verdaderas oportunidades para adelantarnos ( ser los mejores.

C9:3 e 3/ ;e1.r 6.r;/ de .6re4er 3. er2i4i.

1 http://www.finanzaspersonales.com.co/trabajo-y-educacion/articulo/claves-para-lograr- buen-servicio-cliente/49!1

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Marketing/http://www.monografias.com/trabajos5/comco/comco.shtml#aspehttp://www.monografias.com/trabajos5/comco/comco.shtml#aspehttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Marketing/


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Se debe decidir sobre el precio ( el suministro del

servicio. /or ejemplo$ cual)uier fabricante de /Cs tiene

tres opciones de precio para el servicio de reparaci#n (

mantenimiento de sus e)uipos$ puede ofrecer un

servicio &ratuito durante un a3o o determinado per%odode tiempo$ podr%a vender aparte del e)uipo como un

servicio adicional el mantenimiento o podr%a no ofrecer

nin&0n servicio de este tipo' respeto al suministro podr%a

tener su propio personal t-cnico para mantenimiento (

reparaciones ( ubicarlo en cada uno de sus puntos de

distribuci#n autorizados$ podr%a acordar con sus distribuidores para )ue estos

prestaran el servicio o dejar )ue firmas e*ternas lo suministren.7

P.r-/6.3i. de er2i4i.1

/ORA2O!IO DE SER4ICIOS /or)ue ,acer un /ORA2O!IO DE

SER4ICIOS Son unas de las pre&untas )ue todo emprendedor$ empresario o

empresa se formulan al momento de posicionarse en el mercado.

E*istes muc,os modelos de presentaci#n$ en este post les vo( a brindar la

estructura ( ejemplos de empresas )ue utilizan este modelo de /ORA2O!IO DESER4ICIOS

! http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml"i#zz$%&444r'w

http://www.monografias.com/trabajos15/mantenimiento-industrial/mantenimiento-industrial.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/biore/biore.shtml#autohttp://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/travent/travent.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/mantenimiento-industrial/mantenimiento-industrial.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/biore/biore.shtml#autohttp://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/travent/travent.shtml


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/rimero )ue todo$ una de las pre&untas impl%citas )ue se debe tener mu( claro al

momento de presentarlo a nuestros futuros clientes$ es A )u- se dedica la

empresa. Esto tiene )ue ver muc,o con posicionar la marca personal en una

empresa$ en estos casos F Cada uno de nosotros representa una marca personal$

somos los directores de nuestra propia ima&en$ &estionamos consciente oinconscientemente nuestra propia reputaci#n todos los d%as =

As% mismo tiene )ue ser nuestro /ORA2O!IO DE SER4ICIOS. dar a conocer la

mejor carta de presentaci#n de una empresa o pro(ecto$ brindando una

informaci#n clara ( concisa. A mi criterio las &randes carpetas con muc,as ,ojas

,an pasado de moda$ el cliente busca soluciones.

Recordemos )ue nos encontramos en un mundo de &lobalizaci#n$ ( no nosdebemos de olvidar de dar todos nuestros datos de contacto ( muc,o menos1

el-fonos$ Direcci#n$ Correo Electr#nico$ Cuentas de 2aceboo$ ( nuestra p+&inaeb. Donde el cliente pueda visitarnos.

En la elaboraci#n$ sea breve$ conciso ( claro. No emplee demasiadas p+&inas (a)ue el cliente no las leer%a ( se sentir%a saturado de tanta informaci#n de laempresa.<

I;p.r-/n4i/ de C.n-/0i3id/d i-e;/-iz/d/

A medida )ue crece un ne&ocio$ re)uiere manejar ma(or informaci#n contable' el

-*ito de la administraci#n radica en un adecuado manejo de la contabilidad$ )ue

proporcione una informaci#n e*acta ( oportuna. Actualmente e*isten recursos

$ https://emprendemiestrategia.wordpress.com/!&1!/&$/!$/(ue-es-un-portafolio-de-servicios/


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tecnol#&icos )ue permiten re&istrar ( suministrar la informaci#n de manera r+pida'

estos recursos son el COM/?ADOR " !OS SO2ARE contables. Estos

recursos no cambian los principios de contabilidad &eneralmente aceptados'

0nicamente a&ilizan el proceso ( la informaci#n contable.H

!a empresa )ue desea sistematizar el departamento de contabilidad puede

ad)uirir en el mercado un soft>are contable (a elaborado )ue satisfa&a las

necesidades de la empresa o por el contrario solicitar los servicios de un in&eniero

de sistema para )ue elabore un soft>are e*clusivamente para atender las

necesidades de la empresa.

?na de sus caracter%sticas es )ue es un medio de informaci#n sobre los in&resos (

e&resos de una empresa es una manera de llevar or&anizadamente una vida

financiera e*isten dos clases de contabilidad sistematizada una es contabilidad

financiera o contabilidad e*terna ( la otra contabilidad de costos o contabilidad

interna

las ventajas )ue tenemos al usa la contabilidad sistematizada ( no la manual es la

facilidad de tener todo m+s ordenado ( se&uro pues era estresante en otras

-pocas debido a )ue sus libros se da3aban ( perd%an tal informaci#n

es m+s r+pido mas f+cil ( con mejor calidad ( se&uridad para nuestra empresa

el objetivo de la contabilidad sistematizada es darnos menos trabajo comocontadores p0blico es una a(uda para aprovec,ar al m+*imo nuestro tiempo de

trabajo

nos brinda facilidad ( destreza al momento de mantener una vida financiera bien

or&anizada para beneficio de clientes proveedores ( accionistas

4 http://consystem.galeon.com/aficiones)4*1).html


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E-r/-e


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=' PLAN LAN DE ACCIÓN

ACI4IDADES DESARRO!!ADAS DESDE E! 97AGOSO789H A!972E@RERO789J

ACTIVIDAD$ Dia&n#stico a la empresa Di&ital S(s

DESARROLLO

!a empresa DIGIA! S"S esta le&almente contituidad ( re&uistrada en la camara

de comercio.

Cuando empezamos el estudio de DIGIA! S"S$ alcanzamos a observar )ue

dentro de la or&anizaci#n$ le ,ace falta la mision$ vision$ principios ( valores$

manual de funciones' ( en las ventas diarias no llevan re&istro$ le ,ace falta

convenios$ estrate&ias de ventas$ publicidad$ no tiene un buen clima

or&anizacional.

/or falta de publicidad an solo tiene un 98K de la demandada del mercado$ no

tiene un portafolio de productos amplio le ,ace falta b+state surtido por lo tanto los

cliente no se puede ir satisfec,o por)ue no encuentra todo en el sitio' como m+s

accesorios de computadores$ servicio de ar&ollados$ servicio de laminadora$ esto

se ,a &enerado la baja de ventas$

No se est+ cumpliendo las normas de se&uridad se mira )ue las instalaciones

el-ctricas son inadecuadas$ El establecimiento es mu( reducido$ no cuenta conuna buena ventilaci#n$ no se encuentra bien distribuido$ le falta una buena

impresi#n visual$ entre otros $ no tiene un sitio adecuado para cada actividad como

el lu&ar de mantenimiento$ el lu&ar de recar&as.

Como es una empresa pe)ue3a no tiene suficiente personal calificada para cada

servicio$ por lo cual se conclu(e )ue no tiene suficiente recursos financieros

" adem+s pudimos observar )ue el portafolio de servicio )ue presta DIGIA! S"S

no es conocido en su totalidad por los clientes.


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ACTIVIDAD$ Or&anizar la parte de contabilidad

DESARROLLO

En inicio se comenz# realizando un inventario para poder determinar cu+ntosproductos se tiene para la venta ( creamos una base de datos en el pro&ramaMicrosoft Access donde se re&istr# los productos )ue se tiene disponible con susc#di&os$ precio de compra ( precio de ventas.

Se mira la necesidad de ejecutar unos formularios donde tenemos los productos$los clientes$ los proveedores ( las ventas diarias


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Ejecut+ndose cada formato d+ndole cli se&0n el )ue se desea

" cada formato tiene los datos necesario para poder llevar una contabilidad

sistematizada como ejemplos las de ventas contiene el c#di&o el producto )ue sevendi#$ el cliente si es de papeler%a$ de productos de belleza o de mantenimiento

de computadores' el productos )ue se vendi#$ la cantidad$ la forma de pa&o si es

acredito o a contado ( la fec,a )ue se vendi#

ACTIVIDAD$ Realizar un portafolio de servicio


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DESARROLLO

Se realizar un portafolio de servicio )ue presta la empresa DIGIA! S"S para as%

fortalecer cada +rea

P.r-/6.3i. de er2i4i.

Mantenimiento predictivo pc

Mantenimiento preventivo de ,ard>are ( soft>are

• mantenimiento correctivo de ,ard>are ( soft>are

• preinstalaci#n ( actualizaci#n de sistemas operativos

• instalaci#n ( actualizaci#n de soft>are$ pro&ramas ( aplicaciones

• instalaci#n de ,ard>are ( perif-ricosL

• antivirus ( desinfecci#nL optimizaci#n de e)uipos

• confi&uraci#n de red !AN$ internet e impresoras en redL

• mantenimiento de impresora o esc+nerL

• ampliar la capacidad del e)uipo inform+tico en partes$ accesorios$

perif-ricos ( ensamble de e)uipos de c#mputo

Recar&as de t#ner laser ( cartuc,os$


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dise3os tarjeter%as para toda ocasi#n$

ranscripci#n e impresiones$

servicios de esc+ner$

fotocopias

ventas de accesorios de computadores memorias$ impresoras etc.

todo lo relacionado con papeler%a$

/roductos de belleza

Adem+s presta el servicio a domicilio

ACTIVIDAD$ pautas para mejorar la atenci#n al cliente

DESARROLLO$ Se crea unas pautas para mejorar la atenci#n al cliente como

• @uscar )ue el cliente siempre este satisfec,o.

• Salude a cada cliente Sin importar si el ne&ocio est+ lleno o ,a( poco

movimiento$

• No interrumpa$ escuc,e al cliente

5acer sentir al cliente )ue -l siempre tiene la raz#n aun)ue est-

e)uivocado o ,acerle entender de la mejor manera posible.

• Deje )ue el cliente ten&a su espacio.

• Escuc,a con cuidado e inter-s lo )ue el cliente tiene )ue decir.


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• Ofrece respuestas )ue demuestren )ue te importa su in)uietud ( )ue lo

est+s escuc,ando.

• Su&iere una o m+s alternativas para por cumplir sus necesidades .

• Entre&ar los servicios a tiempo

A dem+s se atiende a los clientes )ue lle&an a la empresa en busca de los

servicios )ue presta esta entidad' Sin olvidar las normas de cortes%a actitudes (

valores )ue trasmitan bienestar ( empat%a para &enerar bienestar ( comodidad'

ofreciendo servicios de calidad

ACTIVIDAD$ Estrate&ias )ue permitan &enerar un aumento en el nivel de ventas

DESARROLLO$

• En el mes de septiembre se realizaron anc,etas de productos de belleza

por el mes de amor ( amistad.


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• De i&ual manera se lo realizo en el mes de diciembre para detalles de

navidad' mediante esta estrate&ia se aument# las ventas de esta l%nea.

• /ara el mes de enero ( febrero de las temporadas escolar la Empresa

Di&ital s(s le ,ac%a falta al&unos productos entonces se decidi# ,acer un

convenio con otra papeler%a para as% ofrecerles a los clientes todo los

productos )ue necesitaba se&0n las listas escolares

CONCLUSIONES

Durante este periodo de la parte productiva se alcanz# poner en pr+ctica los

conocimientos$ ,abilidades$ destrezas$ aptitudes ejecutando lo aprendido en la

parte lectiva ( as% de esta manera crecer competitivamente con principios (

valores aportando lo mejor para el beneficio muto clientes ( empresa. I&ualmente

se cumpli# con el plan de trabajo establecido dando cumplimiento

satisfactoriamente con el objetivo$ metas ( actividades planificadas o asi&nadaspor la empresa$ respetando los l%mites de las responsabilidades respectivas.

El t-rmino para ser e*celentes profesionales es desarrollar nuevas estrate&ias de

servicios dentro de nuestro perfil profesional ( mejorando los servicios e*istentes

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml


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de los clientes$ de tal manera podemos afirmar )ue cuanto m+s servicio de calidad

,a(a encontraremos m+s clientes satisfec,os.

/or ello es necesario tener buenas relaciones con los dem+s ( consi&o mismo

para tener personas &ratificadas por nuestra labor desarrollada ( ser reconocidopor los dem+s.

informe de milena

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