informe de las actividades de ejecuciÓn y resultados del juego “el que sabe sae”

INFORME DE LAS ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN Y RESULTADOS DEL JUEGO

“EL QUE SABE SAE”

Diciembre de 2013

Informe de las actividades de ejecución y resultados del juego “El Que Sabe SAE”

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Título: Informe de las actividades de ejecución y resultados del juego “EL QUE SABE SAE”

Fecha elaboración aaaa-mm-dd:

2013-12-26

Sumario: Actividades de desarrollo del juego y sus resultados.

Palabras Claves: Resultados, Desempeño, Productividad

Formato: DOC Lenguaje: Español

Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República

Código: Versión: 1.0 Estado: Generado

Categoría: Documento Técnico

Autor (es): Oportunidad Estratégica

Contrato Nº 291 de 2013

Firmas:

Revisó: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República

Aprobó: Supervisor del contrato Nº 291 de 2013

Información Adicional:

Ubicación: Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un archivo magnético asociado al documento y está localizado bajo el nombre SAE_ELQUESABESAE_1_0.pdf


CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.0 2013-12-26 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento


CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR .......................................................................................................................... 1

CRÉDITOS .................................................................................................................................................. 2

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 3

2. DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL JUEGO ........................................................................................... 3

2.1 Etapa de Planeación ................................................................................................................ 3

2.2 Etapa de Preparación .............................................................................................................. 4

2.3 Etapa de Ejecución .................................................................................................................. 4

2.4 Etapa de Cierre .......................................................................................................................... 5

3. RESULTADOS DEL JUEGO ........................................................................................................... 6

4 ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL APLICATIVO ...................................................................... 8

5 ANÁLISIS DE PRODUCTIVIDAD EN LAS DIFERENTES SEMANAS .................................. 12

5.1 Comparación por máximos de cargue .............................................................................. 12

5.2 Comparación por promedios de cargue .......................................................................... 14

6. ANEXOS ............................................................................................................................................ 16

Anexo 1. Piezas publicitarias- campaña de expectativa .......................................................... 16

Anexo 2. Pieza de Lanzamiento ...................................................................................................... 18

Anexo 3. Pieza de información de las horas de juego ............................................................. 18

Anexo 4. Pieza de información de resultados diarios .............................................................. 19

Anexo 5. Piezas de Agradecimiento y Felicitación ................................................................... 19

Anexo 6. Instrucciones del juego ................................................................................................... 20

Informe de las actividades de ejecución y resultados del juego “El Que Sabe SAE” 1

DERECHOS DE AUTOR

La propiedad intelectual de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica,

quien a través de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo su

aprobación por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución del

contrato Nº 291 de 2013, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales

especializados para el acompañamiento al proceso de implementación del Sistema de

Aseguramiento Electrónico –SAE. La Contraloría General de la República y Oportunidad

Estratégica, autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente, en cualquier formato o medio

sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:

1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.

2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.

3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la

Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."

4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser

reproducidos como parte de otra publicación o servicio.

Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso

entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la

República.


CRÉDITOS

Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE de la

Contraloría General de la República - CGR, se han generado por parte de la Oficina de

Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación

Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de

Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema

General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de

Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido

liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico - SAE,

un conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de

este documento y en especial en lo que respecta al juego “El Que Sabe SAE”.


1. INTRODUCCIÓN

Este informe está enmarcado en una de las estrategias descritas en el documento generado por

Oportunidad Estratégica, “Documento de Estrategias para la Adopción y Continuidad del Sistema

de Aseguramiento Electrónico SAE”, dada la necesidad de institucionalizar dicha herramienta en

la Contraloría General de la República (en adelante CGR).

El documento describe el desarrollo del juego “El Que Sabe SAE”, cuyos objetivos fueron

fortalecer los conocimientos del sistema a través de motivación lúdica para el cargue de

documentos en SAE y paralelamente realizar un seguimiento al desempeño de la herramienta.

Para esto se presenta la metodología utilizada durante las fases de planeación, desarrollo y

conclusión del juego, los resultados obtenidos, y un análisis de la productividad obtenida durante

la semana de juego en comparación con las semanas donde se desarrollaron otras actividades,

tales como la suspensión de términos y las jornadas de capacitación.

2. DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL JUEGO

Como parte de las estrategias para la adopción del sistema, se propuso la ejecución de una

actividad lúdica para incrementar el número de documentos cargados en el SAE, fortalecer los

conocimientos de los funcionarios sobre el sistema y a su vez realizar un seguimiento al

desempeño de la herramienta

Para ello se diseñó el juego El Que Sabe SAE, a través del desarrollo de diferentes actividades

distribuidas en las siguientes etapas:

2.1 Etapa de Planeación

a) Creación del Juego: En búsqueda de una herramienta lúdica para fortalecer la adopción

del SAE, se generó un juego de palabras que genera recordación en los funcionarios de

la CGR.

b) Selección de los participantes: Todas aquellas Gerencias y/o Dependencias (Equipos)

que recibieron capacitación previa del SAE, y que tuvieran documentos pendientes por

cargar al SAE, cada uno de los cuales fueron asignados a uno de los 2 grupos

c) Elaboración de instrucciones y reglas de juego: A partir de la definición del nombre del

juego, se diseñó un documento con la información necesaria para entender la dinámica

del juego: (1) objetivo, (2) Estructura. (3) Participantes, (4) Forma de Juego, (5)

Instrucciones, (6) Puntuación, (7) Duración y (8) Premiación. (Ver Anexo 6)


d) Análisis de requerimientos: A partir de la dinámica del juego se identificó la información y

actividades previas necesarias para llevar a cabo el juego.

2.2 Etapa de Preparación

e) Verificación y depuración de los funcionarios de cada Gerencia / Dependencia: Se realizó

la depuración de los usuarios del SAE para cada una de las Gerencias y/o Dependencias,

a través de la comparación de las listas del directorio activo, los usuarios registrados en

el SAE, las listas emitidas por la DIAC con el registro del número de documentos

digitalizados y las actas de entrega de tokens. Adicionalmente se realizaron llamadas a

cada una de las Gerencias Departamentales para la verificación de la información, o por

intermedio de los “padrinos” de cada una de éstas.

f) Creación del correo del juego: Con el fin de emitir todas las comunicaciones relacionadas

con el juego se crea el siguiente correo institucional: [email protected].

g) Selección de padrinos por equipos: Se selecciona un “padrino” / capacitador para dar

apoyo funcional a cada uno de los equipos. Adicionalmente, se tienen 2 “padrinos”

técnicos divididos en cada uno de los grupos.

h) Planeación de la campaña publicitaria: Con apoyo de la Oficina de Comunicaciones y

Publicaciones, se realizaron los diseños de las piezas publicitarias que serían publicadas

y enviadas durante las diferentes etapas del desarrollo del juego. (Ver Anexo 1).

La campaña de publicidad se realizó durante todo el periodo de desarrollo del juego con

el apoyo de la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones y la Oficina de Sistemas e

Informática, a través de los siguientes medios:

Pantallas institucionales y de bienestar de la Contraloría General de la República.

Fondo de escritorio

SAE Responde

Clic

Correo electrónico.

2.3 Etapa de Ejecución

a) Desarrollo y divulgación de la campaña de expectativa: A partir de las piezas publicitarias

elaboradas por la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones, se buscaron los espacios

para su publicación y divulgación (Ver numeral 2.4).


b) Invitación para el inicio del juego. Tras finalizar la campaña de expectativa se envió una

pieza publicitaria animando a los funcionarios a participar en el juego. (Ver Anexo 2)

c) Envío de las instrucciones y reglas de juego. Previo al inicio del juego, se envió el

instructivo del juego a cada uno de los funcionarios, participes del juego.

d) Envío diario de la hora de juego para cada uno de los grupos. Con el fin de mantener

informados a los funcionarios se enviaron diferentes mensajes indicando la hora del día

en que se llevaría a cabo el juego. (Ver anexo 3)

e) Solicitud de información: Se solicitó el apoyo a los líderes técnicos del SAE, con la

información necesaria para determinar el número de documentos cargados por

funcionario.

f) Procesamiento de los resultados obtenidos: Teniendo en cuenta la dinámica del juego, se

organizó la información suministrada por los líderes técnicos, logrando determinar los

puntajes obtenidos por cada equipo.

g) Envío de los resultados por grupo. Con el fin de mantener informados a los funcionarios

se enviaron diferentes mensajes con los resultados por grupos. (Ver anexo 4)

h) Envío de los resultados específicos por sustanciador a Gerentes, directivos,

coordinadores y “padrinos”: Buscando la mejora de los resultados, se generó un reporte

a los Gerentes, directivos, coordinadores y “padrinos”.

2.4 Etapa de Cierre

i) Envío y publicación de agradecimiento por la participación en el juego, a cada uno de los

participantes. (Ver anexo 5)

j) Envío y publicación de diplomas virtuales a los ganadores en las siguientes categorías:

Gerencia y/o Dependencia ganadora por mayor número de puntos acumulados,

en cada uno de los grupos.

Los 3 sustanciadores que más documentos cargaron durante las horas de juego.

Los 3 sustanciadores que más documentos cargaron durante una hora.


3. RESULTADOS DEL JUEGO

A continuación se presentan los resultados alcanzados durante el desarrollo del juego “EL QUE

SABE SAE”, los cuales fueron obtenidos a través de un seguimiento diario a los documentos

cargados por cada uno equipos participantes.

En este reporte se discrimina el puntaje obtenido de cada uno de los equipos en las diferentes

horas de juego, frente a la cantidad de documentos cargados y el número de sustanciadores

disponibles para dicha labor.

Para cada medición se resalta en azul claro el máximo puntaje acumulado en cada uno de los

grupos. De esta forma para el día viernes 13 de diciembre se obtienen los ganadores (Ver tabla

3): del Grupo 1, la Contraloría Auxiliar para el Sistema General de Regalías con un total de

224.375 puntos y del Grupo 2 la Gerencia Departamental de San Andrés con 342.500 puntos.

Finalmente, en la tabla 3 se evidencia el número total de documentos cargados para cada una

de las Gerencias/Dependencias participantes, durante las horas de juego, así el total general es

alcanzado es de 2.226 documentos.

Tabla 1: Resultados días lunes y martes

DÍA 1 LUNES 09 DÍA 2 MARTES 10

GERENCIAS /

DEPENDENCIAS

PUNTOS

POR

DOCUMENTO

TOTAL DOC

CARGADOS

TOTAL

PUNTOS ACUMULADO

Nº DE

SUSTANCIAD

ORES

TOTAL DOC

CARGADOS

TOTAL

PUNTOS ACUMULADO

Nº DE

SUSTANCIAD

ORES

GRUPO 1 CONTRALORÍA DELEGADA

PARA I JF Y JC 346 14 4.844 4.844 2 - - 4.844 0 DIRECCIÓN DE

INVESTIGACIONES 172 84 14.448 14.448 2 17 2.924 17.372 1 ANTICORRUPCIÓN 625 - - - 0 - - - 0 REGALÍAS 625 78 48.750 48.750 1 56 35.000 83.750 1 QUINDÍO 1000 - - - 0 94 94.000 94.000 4 RISARALDA 556 20 11.120 11.120 1 - - 11.120 0 CALDAS 806 58 46.748 46.748 1 138 111.228 157.976 3 TOLIMA 788 20 15.760 15.760 1 - - 15.760 0

TOTALES 274 141.670 141.670 8 305 243.152 384.822 9

DÍA 1 LUNES 09 DÍA 2 MARTES 10

GERENCIAS/DEPENDENCIAS

PUNTOS

POR

DOCUMENTO

TOTAL DOC

CARGADOS

TOTAL

PUNTOS ACUMULADO

Nº DE

SUSTANCIAD

ORES

TOTAL DOC

CARGADOS

TOTAL

PUNTOS ACUMULADO

Nº DE

SUSTANCIAD

ORES

GRUPO 2

SAN_ANDRÉS 2.500 - - - 0 41 102.500 102.500 2

BOYACÁ 714 71 50.694 50.694 2 181 129.234 179.928 6

VALLE 714 - - - 0 16 11.424 11.424 2

ANTIOQUIA 556 - - - 0 - - - 0

SANTANDER 556 - - - 0 - - - 0

MAGDALENA 1.000 12 12.000 12.000 4 25 25.000 37.000 3

NORTE DE SANTAN 1.325 17 22.525 22.525 2 58 76.850 99.375 3

META 833 - - - 0 - - - 0

NARIÑO 714 4 2.856 2.856 1 44 31.416 34.272 3

GUAJIRA 833 - - - 0 11 9.163 9.163 1

TOTALES 104 88.075 88.075 9 376 385.587 473.662 20


Tabla 2: Resultados días miércoles y jueves

Tabla 3: Resultados día viernes

Cálculos: Oportunidad Estratégica

DÍA 3 MIÉRCOLES 11 DÍA 4 JUEVES 12

GERENCIAS /

DEPENDENCIAS

PUNTOS

POR

DOCUMENTO

TOTAL

DOC

CARGADOS

TOTAL

PUNTOS ACUMULADO

Nº DE

SUSTANCIADOR

ES

TOTAL DOC

CARGADOS

TOTAL

PUNTOS

ACUMULADO

Nº DE

SUSTANCIADO

RES


PARA I JF Y JC 346 - - 4.844 0 - - 4.844 0 DIRECCIÓN DE

INVESTIGACIONES 172 36 6.192 23.564 2 9 1.548 25.112 2 ANTICORRUPCIÓN 625 - - - 0 - - - 0 REGALÍAS 625 55 34.375 118.125 3 59 36.875 155.000 3 QUINDÍO 1000 23 23.000 117.000 2 39 39.000 156.000 2 RISARALDA 556 - - 11.120 0 - - 11.120 0 CALDAS 806 - - 157.976 2 39 31.434 189.410 2 TOLIMA 788 - - 15.760 0 - - 15.760 0

TOTALES 114 63.567 448.389 9 146 108.857 557.246 9

DÍA 3 MIÉRCOLES 11 DÍA 4 JUEVES 12


PUNTOS

POR

DOCUMENTO

TOTAL

DOC

CARGADOS

TOTAL

PUNTOS ACUMULADO

Nº DE

SUSTANCIADOR

ES

TOTAL DOC

CARGADOS

TOTAL

PUNTOS

ACUMULADO

Nº DE

SUSTANCIADO

RES

GRUPO 2

SAN_ANDRÉS 2.500 59 147.500 250.000 2 37 92.500 342.500 2

BOYACÁ 714 30 21.420 201.348 1 84 59.976 261.324 3

VALLE 714 110 78.540 89.964 5 81 57.834 147.798 5

ANTIOQUIA 556 - - - 0 - - - 0

SANTANDER 556 - - - 0 - - - 0

MAGDALENA 1.000 - - 37.000 0 2 2.000 39.000 1

NORTE DE SANTAN 1.325 7 9.275 108.650 1 11 14.575 123.225 1

META 833 - - - 0 - - - 0

NARIÑO 714 25 17.850 52.122 2 24 17.136 69.258 1

GUAJIRA 833 1 833 9.996 1 20 16.660 26.656 1

TOTALES 232 275.418 749.080 12 259 260.681 1.009.761 14

DÍA 5 VIERNES 13

GERENCIAS /

DEPENDENCIAS

PUNTOS

POR

DOCUMENTO

TOTAL

DOC

CARGADOS

TOTAL

PUNTOS ACUMULADO

Nº DE

SUSTANCIADOR

ES

TOTAL DOCS

CARGADOS


PARA I JF Y JC 346 - - 4.844 0 14 DIRECCIÓN DE

INVESTIGACIONES 172 88 15.136 40.248 4 234

ANTICORRUPCIÓN 625 - - - 0 -

REGALÍAS 625 111 69.375 224.375 5 359

QUINDÍO 1000 49 49.000 205.000 3 205

RISARALDA 556 - - 11.120 0 20

CALDAS 806 14 11.284 200.694 2 249

TOLIMA 788 - - 15.760 0 20

TOTALES 262 144.795 702.041 14 1.101

DÍA 5 VIERNES 13


PUNTOS

POR

DOCUMENTO

TOTAL

DOC

CARGADOS

TOTAL

PUNTOS ACUMULADO

Nº DE

SUSTANCIADOR

ES

TOTAL DOC

CARGADOS

GRUPO 2

SAN_ANDRÉS 2.500 - - 342.500 0 137

BOYACÁ 714 - - 261.324 0 366

VALLE 714 138 98.532 246.330 8 345

ANTIOQUIA 556 - - - 0 -

SANTANDER 556 6 3.336 3.336 1 6

MAGDALENA 1.000 10 10.000 49.000 2 49

NORTE DE SANTAN 1.325 - - 123.225 0 93

META 833 - - - 0 -

NARIÑO 714 - - 69.258 0 97

GUAJIRA 833 - - 26.656 0 32

TOTALES 154 111.868 1.121.629 11 1.125

2.226


4 ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL APLICATIVO

A continuación, se presenta un reporte de la cantidad de funcionarios pertenecientes a todas las Gerencias y Dependencias usuarias

del SAE, que cargaron documentos durante las horas de juego en la semana del 9 al 13 de diciembre.

Se puede observar que adicional a las Gerencias y dependencias participes del juego, el día martes, ocho (8) nuevas gerencias

iniciaron el proceso de cargue de documentos al SAE, presentándose la mayor afluencia el día jueves con treinta y seis (36) usuarios

en todo el país.

Tabla 4: Relación de usuarios en SAE - lunes y martes

09/12/13 9 A 10 09/12/13 10 A 11 10/12/13 9 A 10 10/12/13 10 A 11

GERENCIA / DEPENDENCIADOCS.

CARGADOS

NÚMERO

SUSTANCIADOR

ES QUE

CARGARON

PROMEDIO

HORA /

SUSTANCIADOR

DOCS.

CARGADOS

NÚMERO

SUSTANCIADOR

ES QUE

CARGARON

PROMEDIO

HORA /

SUSTANCIADOR

DOCS.

CARGADOS

NÚMERO

SUSTANCIADOR

ES QUE

CARGARON

PROMEDIO

HORA /

SUSTANCIADOR

DOCS.

CARGADOS

NÚMERO

SUSTANCIADOR

ES QUE

CARGARON

PROMEDIO

HORA /

SUSTANCIADOR

CONTRALORÍA DELEGADA PARA IJFYJC 66 1 66,00 14 2 7,00 - - - 2 1 2,00

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES, 1INS - - - 84 2 42,00 17 1 17,00 - - -

ANTICORRUPCIÓN - - - - - - - - - - - -

REGALÍAS 61 1 61,00 78 1 78,00 56 1 56,00 38 1 38,00

TOTAL NIVEL CENTRAL 127 2 63,50 176 5 35,20 73 2 36,50 40 2 20,00

QUINDÍO - - - - - - 94 4 23,50 36 4 9,00

RISARALDA - - - 20 1 20,00 - - - - - -

CALDAS 4 2 2,00 58 1 58,00 138 3 46,00 20 1 20,00

TOLIMA - - - 20 1 20,00 - - - - - -

SAN_ANDRÉS - - - 4 1 4,00 - - - 41 2 20,50

BOYACÁ 71 2 35,50 35 2 17,50 40 2 20,00 181 6 30,17

VALLE - - - 3 1 3,00 - - - 16 2 8,00

ANTIOQUIA - - - - - - - - - - - -

SANTANDER - - - - - - - - - - - -

MAGDALENA 12 4 3,00 15 3 5,00 - - - 25 3 8,33

NORTE DE SANTANDER 17 2 8,50 87 3 29,00 36 2 18,00 58 3 19,33

META - - - - - - - - - - - -

NARIÑO 4 1 4,00 - - - - - - 44 3 14,67

GUAJIRA - - - - - - - - - 11 1 11,00

TOTAL GERENCIAS JUEGO 108 11 9,82 242 13 18,62 308 11 28,00 432 25 17,28

SUCRE - - - - - - - - - - - -

CAUCA - - - - - - - - - - - -

CHOCO - - - - - - - - - - - -

VICHADA - - - - - - - - - - - -

CASANARE - - - - - - 48 7 6,86 10 4 2,50

CÓRDOBA - - - - - - - - - 20 1 20,00

ATLÁNTICO - - - - - - - - - 14 1 14,00

BOLÍVAR - - - - - - - - - - - -

TOTAL GER. SIN JUEGO - - - - - - 48 7 6,86 44 6 7,33

TOTAL - JUEGO 235 13 18,08 418 18 23,22 381 13 29,31 472 27 17,48

TOTAL GENERAL 235 13 18,08 418 18 23,22 429 20 21,45 516 33 15,64


Tabla 5: Relación de usuarios en SAE - miércoles - jueves y viernes


11/12/13 2 A 3 12/12/13 10 A 11 13/12/13 11 A 12 TOTAL

GERENCIA / DEPENDENCIADOCS.

CARGADOS

NÚMERO

SUSTANCIADOR

ES QUE

CARGARON

PROMEDIO

HORA /

SUSTANCIADOR

DOCS.

CARGADOS

NÚMERO

SUSTANCIADOR

ES QUE

CARGARON

PROMEDIO

HORA /

SUSTANCIADOR

DOCS.

CARGADOS

NÚMERO

SUSTANCIADOR

ES QUE

CARGARON

PROMEDIO

HORA /

SUSTANCIADOR

DOCS.

CARGADOS

NÚMERO DE

VECES

JUGADAS

DOCUMENTOS

HORA / JUGADA

CONTRALORÍA DELEGADA PARA IJFYJC - - - - - - - - - 82 4 20,50

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES, 1INS 36 3 12,00 9 2 4,50 88 4 22,00 234 12 19,50

ANTICORRUPCIÓN - - - - - - - - - - - -

REGALÍAS 55 3 18,33 59 3 19,67 111 5 22,20 458 15 30,53

TOTAL NIVEL CENTRAL 91 6 15,17 68 5 13,60 199 9 22,11 774 31 24,97

QUINDÍO 23 2 11,50 39 2 19,50 49 3 16,33 241 15 16,07

RISARALDA - - - - - - - - - 20 1 20,00

CALDAS - - - 39 2 19,50 14 2 7,00 273 11 24,82

TOLIMA - - - - - - - - - 20 1 20,00

SAN_ANDRÉS 59 2 29,50 37 2 18,50 - - - 141 7 20,14

BOYACÁ 30 1 30,00 84 3 28,00 - - - 441 16 27,56

VALLE 110 5 22,00 81 5 16,20 138 8 17,25 348 21 16,57

ANTIOQUIA - - - - - - - - - - - -

SANTANDER - - - - - - 6 1 6,00 6 1 6,00

MAGDALENA - - - 2 1 2,00 10 2 5,00 64 13 4,92

NORTE DE SANTANDER 7 1 7,00 11 1 11,00 - - - 216 12 18,00

META - - - - - - - - - - - -

NARIÑO 25 2 12,50 24 1 24,00 - - - 97 7 13,86

GUAJIRA 1 1 1,00 20 1 20,00 - - - 32 3 10,67

TOTAL GERENCIAS JUEGO 255 14 18,21 337 18 18,72 217 16 13,56 1.899 108 17,58

SUCRE - - - - - - - - - - - -

CAUCA - - - - - - - - - - - -

CHOCO - - - - - - - - - - - -

VICHADA - - - - - - - - - - - -

CASANARE - - - 9 3 3,00 20 1 20,00 87 15 5,80

CÓRDOBA - - - 37 2 18,50 23 3 7,67 80 6 13,33

ATLÁNTICO 15 2 7,50 11 3 3,67 14 2 7,00 54 8 6,75

BOLÍVAR 51 4 12,75 62 5 12,40 - - - 113 9 12,56

TOTAL GER. SIN JUEGO 66 6 11,00 119 13 9,15 57 6 9,50 334 38 8,79

TOTAL - JUEGO 346 20 17,30 405 23 17,61 416 25 16,64 2673 139 19,23

TOTAL GENERAL 412 26 15,85 524 36 14,56 473 31 15,26 3007 177 16,99


La información anterior se condensa en la tabla 6, en la que se pueden observar los resultados

totales discriminados por: Nivel Central, Gerencias Departamentales, Participantes del juego y el

total general, evidenciando lo siguiente:

El promedio de cargue por persona es superior en las dependencias del Nivel Central frente

al resultado de las Gerencias Departamentales.

La participación en las Gerencias Departamentales fue superior a la del Nivel Central,

presentando la mayor cantidad de documentos cargados.

El día jueves 12 de diciembre, se presentó el mayor número de documentos cargados

completando 524 documentos en SAE, sin embargo el promedio por sustanciador fue el

menor de la semana.

Tabla 6: Consolidado de usuarios en el SAE


La ilustración 1, representa el comportamiento obtenido durante la semana, en las diferentes

horas destinadas para el juego:

Durante los días lunes y martes se tenían dos (2) horas de juego, evidenciando una mayor

participación y cargue durante la segunda hora.

El martes presentó una mayor afluencia de usuarios respecto al día lunes, mientras que en el día

miércoles se presentó una disminución en el número de personas y documentos cargados.

Los días jueves y viernes, se presentó un comportamiento similar al observado entre los días

martes y miércoles, al tener una disminución el segundo día.

TOTAL GRAL TOTAL JUEGO NIVEL CENTRAL GERENCIAS

FECHA HORADOCS

CARGADOS

NÚMERO DE

PERSONAS

PROM DE

DOCS

PERSONA

/HORA

DOCS

CARGADOS

NÚMERO DE

PERSONAS

PROM DE

DOCS

PERSONA

/HORA

DOCS

CARGADOS

NÚMERO DE

PERSONAS

PROM DE

DOCS

PERSONA

/HORA

DOCS

CARGADOS

NÚMERO DE

PERSONAS

PROM DE

DOCS

PERSONA

/HORA

09/12/2013 9 A 10 AM 235 13 18 235 13 18 127 2 64 108 11 10

09/12/2013 10 A 11 AM 418 18 23 418 18 23 176 5 35 242 13 19

10/12/2013 9 A 10 AM 429 20 21 381 13 29 73 2 37 308 11 28

10/12/2013 10 A 11 AM 516 33 16 472 27 17 40 2 20 432 25 17

11/12/2013 2 A 3 PM 412 26 16 346 20 17 91 6 15 255 14 18

12/12/2013 10 A 11 AM 524 36 15 405 23 18 68 5 14 337 18 19

13/12/2013 11 A 12 M 473 31 15 416 25 17 199 9 22 217 16 14

TOTALES 3007 2673 774 1899


Ilustración 1: Relación de cargue general en SAE respecto a las personas

En la ilustración 2 se puede observar el comportamiento discriminado entre las Gerencias

Departamentales y el Nivel Central participes en el juego “El que sabe SAE”. Reiterando que la

participación en las gerencias fue superior en comparación con las dependencias del nivel central.

Adicionalmente, Ambos comportamientos coinciden con los aumentos y decrementos

presentados entre las diferentes horas de juego.

Ilustración 2: Relación de cargue en SAE respecto a participantes del juego

0

100

200

300

400

500

600

0 5 10 15 20 25 30 35 40

DO

CU

MEN

TOS

CA

RG

AD

OS

PERSONAS

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

0 5 10 15 20 25 30

DO

CU

MEN

TOS

CA

RG

AD

OS

NÚMERO DE PERSONAS

NIVEL CENTRAL GERENCIAS


5 ANÁLISIS DE PRODUCTIVIDAD EN LAS DIFERENTES SEMANAS

5.1 Comparación por máximos de cargue

Con el fin de determinar la productividad que han presentado las Gerencias y/o Dependencias,

se realizó un comparativo entre semanas con diferentes actividades asociadas: (1) la semana de

capacitación, (2) la semana de suspensión de términos, (3) una semana sin actividades

específicas del SAE, y (4) la semana de juego normalizada a 8 horas (Ver tabla 7).

Para realizar esta comparación se tuvieron en cuenta todas las Gerencias y Dependencias que

al menos han tenido capacitación con su respectivo taller de cargue.

Con el fin que la comparación fuera coherente, los datos utilizados se normalizaron a un día

laboral.

Tabla 7: Valores máximos de cargue por Gerencias y Dependencias


SEMANA DE JUEGO

NORMALIZADO A 8

HORAS

TOTAL

GERENCIA / DEPENDENCIA

MÁXIMO CARGUE

POR PERSONA EN

UN DÍA

MÁXIMO CARGUE

POR PERSONA EN

UN DÍA

MÁXIMO CARGUE

POR PERSONA EN

UN DÍA

MÁXIMO CARGUE

POR PERSONA EN

UN DÍA

MÁXIMO CARGUE POR

PERSONA EN UN DÍA -

GERENCIA/DEPENDENCIA

CONTRALORÍA

DELEGADA PARA IJFYJC86,40 7,40 145,20 126,40 145,20

DIRECCIÓN DE

INVESTIGACIONES, 1INS42,40 99,80 25,00 201,60 201,60

ANTICORRUPCIÓN 259,80 40,00 259,80 0,00 259,80

REGALÍAS 16,00 4,00 248,60 480,00 480,00

QUINDÍO 46,80 38,40 46,80 153,60 153,60

RISARALDA 19,20 130,60 19,20 32,00 130,60

CALDAS 68,00 59,00 68,00 289,60 289,60

TOLIMA 24,40 74,00 24,40 32,00 74,00

SAN_ANDRÉS 47,00 89,40 47,00 132,80 132,80

BOYACÁ 17,80 162,20 26,80 232,00 232,00

VALLE 37,60 88,00 3,20 128,00 128,00

ANTIOQUIA 14,40 0,00 0,00 14,40

SANTANDER 45,80 133,20 11,80 9,60 133,20

MAGDALENA 27,20 0,20 52,80 52,80

NORTE DE SANTANDER 29,40 73,20 0,00 150,40 150,40

META 13,80 0,00 0,00 13,80

NARIÑO 109,20 0,00 76,80 109,20

GUAJIRA 56,60 3,80 33,60 56,60

SUCRE 44,20 0,00 44,20

CAUCA 111,20 0,00 111,20

CHOCO 47,60 0,00 47,60

VICHADA 37,60 0,00 37,60

CASANARE 46,40 46,40

CÓRDOBA 46,40 46,40

ATLÁNTICO 43,20 43,20

BOLÍVAR 41,60 41,60

259,80 162,20 259,80 480,00

SEMANA DE

CAPACITACIÓN

SEMANA DE

SUSPENSIÓN DE

TÉRMINOS

SEMANA NORMAL

VALORES MÁXIMOS


La ilustración 4, representa gráficamente los resultados de la comparación realizada, mostrando

que en las semanas con actividades de SAE se presenta un mayor cargue por persona, mientras

que en una normal se presenta el más bajo. Cabe anotar que la semana con mayor cargue

correspondió a la semana con actividad lúdica (“El Que Sabe SAE”).

Ilustración 3: Máximos de cargue por Gerencias y Dependencias


CONTRALORÍA DELEGADA PARA IJFYJC

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES, 1INS

ANTICORRUPCIÓN

REGALÍAS

QUINDÍO

RISARALDA

CALDAS

TOLIMA

SAN_ANDRÉS

BOYACÁ

VALLE

ANTIOQUIA

SANTANDER

MAGDALENA

NORTE DE SANTANDER

META

NARIÑO

GUAJIRA

SUCRE

CAUCA

CHOCO

VICHADA

CASANARE

CÓRDOBA

ATLÁNTICO

BOLÍVAR

SEMANA DE JUEGONORMALIZADO A 8 HORAS

SEMANA NORMAL

SEMANA DE SUSPENSIÓNDE TÉRMINOS

SEMANA DE CAPACITACIÓN


5.2 Comparación por promedios de cargue

Por otro lado, para determinar los promedios de cargue en las Gerencias y/o Dependencias, se

realizó un comparativo similar al del numeral 5.1 (Ver tabla 8).

Tabla 8: Promedios de cargue por Gerencias y Dependencias


La ilustración 5, representa gráficamente los resultados de la comparación realizada, reiterando

que el promedio de cargue es superior en las semanas con actividades propias de SAE.

SEMANA DE JUEGO

NORMALIZADO A 8 HORAS

GERENCIA / DEPENDENCIAPROMEDIO CARGUE

DIA

PROMEDIO CARGUE

DIA

PROMEDIO CARGUE

DIAPROMEDIO CARGUE DIA

CONTRALORÍA DELEGADA PARA IJFYJC 42,64 7,10 77,40 43,73

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES, 1INS 12,00 36,57 7,30 62,40

ANTICORRUPCIÓN 102,40 40,00 102,40 0,00

REGALÍAS 3,76 2,40 54,20 146,56

QUINDÍO 24,68 14,80 24,68 77,12

RISARALDA 6,78 52,78 6,78 32,00

CALDAS 36,13 40,00 36,13 87,36

TOLIMA 11,85 47,76 11,85 32,00

SAN_ANDRÉS 38,50 77,50 38,50 112,80

BOYACÁ 8,14 77,25 12,45 117,60

VALLE 22,60 47,71 1,90 69,60

ANTIOQUIA 4,20 0,00 0,00

SANTANDER 22,58 42,26 2,32 9,60

MAGDALENA 19,43 0,20 25,60

NORTE DE SANTANDER 24,52 40,48 0,00 115,20

META 8,07 0,00 0,00

NARIÑO 44,56 0,00 38,80

GUAJIRA 33,23 3,80 25,60

SUCRE 21,52 0

CAUCA 73,07 0

CHOCO 30,36 0

VICHADA 25,33 0

CASANARE 19,89

CÓRDOBA 21,33

ATLÁNTICO 17,28

BOLÍVAR 30,13

SEMANA DE

CAPACITACIÓN

SEMANA DE

SUSPENSIÓN DE

TÉRMINOS

SEMANA NORMAL

VALORES MÁXIMOS DE CARGUE 102,40 77,50 102,40 146,56


Ilustración 4: Promedios de cargue por Gerencias y Dependencias


CONTRALORÍA DELEGADA PARA IJFYJC

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES, 1INS

ANTICORRUPCIÓN

REGALÍAS

QUINDÍO

RISARALDA

CALDAS

TOLIMA

SAN_ANDRÉS

BOYACÁ

VALLE

ANTIOQUIA

SANTANDER

MAGDALENA

NORTE DE SANTANDER

META

NARIÑO

GUAJIRA

SUCRE

CAUCA

CHOCO

VICHADA

CASANARE

CÓRDOBA

ATLÁNTICO

BOLÍVAR

SEMANA DE JUEGONORMALIZADO A 8HORAS

SEMANA NORMAL

SEMANA DESUSPENSIÓN DETÉRMINOS

SEMANA DECAPACITACIÓN


6. ANEXOS

Anexo 1. Piezas publicitarias- campaña de expectativa


Anexo 2. Pieza de Lanzamiento

Anexo 3. Pieza de información de las horas de juego


Anexo 4. Pieza de información de resultados diarios

Anexo 5. Piezas de Agradecimiento y Felicitación


Anexo 6. Instrucciones del juego

OBJETIVO DEL JUEGO

El presente tendrá como finalidad, lograr el cargue de la mayor cantidad de documentos al SAE durante las horas indicadas por el administrador del juego, logrando acumular la mayor cantidad de puntos para tu equipo.

ESTRUCTURA DEL JUEGO

Para participar en este juego se necesita: Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes – SAE instalado en el equipo. Computador Documentos digitalizados El dato de contacto del Padrino de la Gerencia o Dependencia. Token por sustanciador operando.

PARTICIPANTES

El juego está dirigido a los sustanciadores usuarios del SAE de la Contraloría General de la República. En esta ocasión participarán dos grupos integrados por varios equipos cada uno. A continuación se listan la conformación de los grupos y equipos:

¿CÓMO JUGAR?

Has sido asignado al equipo de tu Delegada o Gerencia, según corresponda. Será tu labor ser un miembro activo de dicho equipo y buscar que tu equipo logre cargar la mayor cantidad posible de documentos, al Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expediente ‐SAE‐ en las horas determinadas para ello.

Para alcanzar este objetivo, deberás cargar los documentos conforme a los lineamientos establecidos. No necesariamente será fácil alcanzar el objetivo, pues en el camino, se podrán presentar diversos obstáculos, entre los que se podrías encontrar los denominados “errores” o la disminución en la velocidad de cargue del sistema. Por lo tanto, el éxito en alcanzar la meta, estará determinado por tu persistencia y la de todos los miembros de tu equipo.

INSTRUCCIONES DEL JUEGO

Durante el tiempo asignado, deberás cargar y firmar la mayor cantidad de documentos posibles. Recuerda que los documentos son documentos que posteriormente se utilizarán para adelantar los procesos, por lo que deben quedar debidamente cargados.

Diariamente se te asignará una hora diferente en la que se deberá realizar el cargue de documentos. Esta hora será comunicada el día anterior a través del correo institucional.

Si ya no tienes documentos pendientes por cargar, recuerda que ayudar a un compañero le ayudará a tu equipo a sumar más puntos. Recuerda que el token es personal y no deberás en ningún caso cargar documentos que no sean propios.

Podrás encontrar algunas dificultades en el camino, tales como “errores” o disminución en la velocidad del sistema, esto es normal, y alcanzar el objetivo dependerá de tu determinación para lograrlo.

Las horas definidas cada día para el cargue no se podrán extender o cambiar. Si por algún motivo no puedes participar durante la hora del juego, deberás estar pendiente de la siguiente sesión para seguir avanzando en tu objetivo.

No deberás subir documentos comprimidos en .ZIP, ya que estos no serán válidos para acumular puntos. Recuerda que el Token es personal e intransferible y la clave es secreta, por lo que no deberás prestarlo, ni dar

la clave, aunque puedes apoyar a otros compañeros de tu Gerencia o Dependencia , con explicaciones y ánimo, para que avancen en el cargue.

Por fuera de las horas indicadas, puedes realizar el cargue de más documentos, esto no sumará puntos a tu equipo, pero le ayudará en la labor de avanzar en el cargue a SAE.

PUNTUACIÓN

Los puntos serán sumados de acuerdo con la cantidad de documentos cargados al SAE correctamente. Recuerda que la competencia es por equipos y los documentos que se cargan individualmente sumarán a los puntos del equipo.

Con el fin de que haya equidad en la “competencia” entre los equipos y puedan competir equipos más grandes con equipos pequeños, se le asignará a cada uno de los documentos cargados un puntaje especial, de acuerdo a la dependencia o gerencia, con el fin de que todos los equipos logren estar en condiciones similares para jugar. Los puntajes se asignarán de la siguiente forma:

Diariamente se comunicarán los puntajes alcanzados por cada uno de los equipos, así podrás identificar tu estrategia para hacerse ganador.

DURACIÓN DEL JUEGO

El juego tendrá una duración de 5 días a partir del lunes 9 de diciembre hasta el viernes 13 de diciembre de 2013, en días y horas hábiles.

FINAL DEL JUEGO

Cada uno de los grupos tendrá un ganador. Para ser el equipo ganador se tendrán las siguientes dos opciones:

El equipo que obtenga la mayor cantidad de puntos durante las horas de juego en la semana indicada.

El equipo que logre el cargue de todos los documentos de la Gerencia o Dependencia, lo cual puede ocurrir antes de la finalización de la semana.

PREMIOSLos equipos ganadores de obtendrán los siguientes premios:

Diploma de reconocimiento a la Gerencia o Dependencia. Diplomas de reconocimiento para cada miembro del equipo ganador. Reconocimiento público en los medios de comunicación de la CGR La tranquilidad de haber aprovechado este espacio para avanzar, en grupo, en una tarea importante para la

Contraloría.

informe de las actividades de ejecuciÓn y resultados del juego “el que sabe sae”

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