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Dirección de Educación Continua Informe de la Revisión por la Dirección.

Código: no aplica Fecha origen: Junio 2013

Revisión: 09 Fecha revisión: 28.04.2017

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INFORME DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

RESUMEN DE TEMAS TRATADOS

ITEM INFORMACION ACCIONES PLAZOS RESPONS

ABLE

REVISIÓN POLÍTICA DE CALIDAD

Se mantiene política de calidad actualmente declarada, la que será oficializada a nivel de HCS para determinación mediante resolución como documento oficial de la universidad. Las áreas a las que hace referencia son las áreas indicadas en SENCE, a las que se agregan otras propias del desarrollo de programas no SENCE:

Administración

Agropecuario

Ciencias y técnicas aplicadas

Comercio y servicios financieros

Computación e informática

Educación y capacitación

Idiomas y comunicación

Procesos industriales

Salud, nutrición y dietética

Servicios de las personas Política de calidad es presentada a todos los nuevos coordinadores en instancias de inducción de procesos. Esto según lo comprometido en indicador de cuadro de mando sobre garantizar que el 100% de los coordinadores conozca y entiendan la política según requisito normativo 5.3. Política se encuentra publicada en ppt de inducción de procesos e individualizada en sección ítem calidad sección documentos en sitio web de educación continua.

Mantener la política Mantener procedimiento de inducción Mantener publicado la política y el ppt

No aplica No aplica

REVISIÓN OBJETIVOS DE CALIDAD

Se revisa los objetivos de calidad en cuadro de mando integral.

Solicitudes aceptadas

Número de rechazos por curso

Propuestas admitidas

Propuestas adjudicadas

Cumplimiento programa

Matrícula/ deuda

Registro asistencia

Revisar indicadores modificados detalladamente en reunión de equipo para validación. Analizar

17/04/2018




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2

Satisfacción estudiante/conformidad del servicio

Recepción certificados

Evaluación del Coordinador

Reclamos

Quejas

Fiscalizaciones

Multas

Acciones correctivas levantadas -abiertas

Acciones preventivas levantadas - abiertas

Servicios no conforme

Hallazgos de auditoria interna

Hallazgos de auditoría externa

Cumplimento de acciones comprometidas en la reunión por la Dirección

Sin embargo se introducen modificaciones en algunos indicadores y rangos de aceptabilidad en cuadro de mando integral para el año 2018, respecto del desempeño del sistema en año 2017, según reporte de responsable de procesos:

1. Objetivos de calidad eliminado a vista de que queda fuera del alcance del SGC. Toda vez que depende de las unidades académicas:

Nombre Objetivo Indicador Rango o valor de aceptabilidad

Propuestas adjudicadas (N° autorizaciones adjudicadas / N° autorizaciones recibidas) x 100 80%

2. Indicadores y rangos modificados:

Año Nombre Objetivo Indicador Rango o valor de

aceptabilidad

2017 Registro asistencia (Libros de clases recibidos dentro de 15 días de terminado el programa / Total programas finalizados) x 100 100%

(Número de programa que envían a DEC Libro de clases/número de programas finalizados) x 100 100%

2018 Registro asistencia

(Libros de clases recibidos dentro de 90 días de terminado el programa / Total programas finalizados) x 100 100%

(Número de programa con código SENCE que envían a DEC Libro de clases/número de programas finalizados) x 100 100%

(Número de programas sin codigo SENCE que envían a DEC Libro de clases/número de programas finalizados) x 100 >90%

2017 Satisfacción estudiante/conformidad del servicio

Sumatoria de indicador de satisfacción de avance programas finalizados/número de programas finalizados (nota según escala de notas del 1,0 -7,0)

≥ 6,0

Sumatoria de indicador de satisfacción final programas finalizados/número de programas finalizados (nota según escala de notas del 1,0 -7,0)

≥ 6,0

(Número de programas con encuestas de avance recepcionadas en la DEC/ Número total de programas finalizados) x 100 > 70%

factibilidad de incorporar otros relevantes para el 2018.




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3

(Número de programas con encuestas finales recepcionadas en la DEC/ Número total de programas finalizados) x 100 > 80%

2018 Satisfacción estudiante/conformidad del servicio

Sumatoria de indicador de satisfacción de avance programas finalizados/número de programas finalizados (nota según escala de notas del 1,0 -7,0) (nota promedio de programas)

≥ 6,0

Sumatoria de indicador de satisfacción final programas finalizados/número de programas finalizados (nota según escala de notas del 1,0 -7,0) (nota promedio de programas)

≥ 6,0

(Número de programas con encuestas de avance recepcionadas en la DEC/ Número total de programas con código SENCE finalizados) x 100

> 100%

(Número de programas SIN CODIGO SENCE con encuestas finales recepcionadas en la DEC/ Número total de programas finalizados) x 100

> 80%

(Número de programas cerrados con aplicación de encuesta cliente empresa/ Número total de programas cerrados finalizados a los dos meses de fin) x 100 (Nuevo)

60%

2017 Recepción certificados (Solicitud de emisión de certificados dentro de 90 días de terminado el programa / Total de programas finalizados) x 100 90%

(Número de programa que gestionan la certificación/número de programas finalizados) x 100 100%

2018 Recepción certificados (Solicitud de emisión de certificados dentro de 90 días de terminado el programa / Total de programas finalizados) x 100 70%

(Número de programa que gestionan la certificación/número de programas finalizados) x 100 90%

Se piensa en la posibilidad de agregar otros como:

Los asociados a metas de desempeño de Rafael. (visita en redes sociales

Reducción de programas postergados no ejecutados.

ESTADO Y RESULTADOS DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

Se reporta un total de:

56% metas cumplidas (17)

44% metas incumplidas (11)

El detalle se encuentra en Cuadro de mando integral de indicadores de calidad del sistema año 2017, con resultados de gestión del periodo reportados con responsables de procesos, acciones y comentarios. Se comprometió con el equipo y según lo declarado en los procedimientos del sistema, como acción correctiva de hallazgo de auditoria, abrir una acción correctiva por cada objetivo incumplido por cuanto esto debe realizarse antes de la auditoria de seguimiento.

Realizar acciones correctivas con análisis de causa con comité de acciones correctivas, integrado por Rebeca y Luz en caso de cada incumplimiento de los objetivos. Tener en cuenta que en el caso de los

30/04/2018 Soledad/Rebeca/Luz




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4

incumplimiento en número de matriculados y numero de programas asociados al área de la Dirección deben contemplar compromisos indicados en informe de gestión de acreditación.

RESULTADO OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Se revisan los objetivos de calidad determinados en proyecto 5 “Fortalecimiento y crecimiento del área de educación continua” cuyo objetivo es “impulsar el desarrollo del área de educación continua en la Universidad, reforzando el impacto institucional en la formación de capital humano para la región. Proyecto que incorpora los objetivos del plan estratégico de educación continua 2014 – 2020, aprobado por el Honorable Consejo Superior en Sesión Ordinaria N° 367 de 8 de julio de 2014.Recordándo que estos son:

Acción 5.1 Aumentar, diversificar e innovar la oferta de educación continua acorde a las necesidades de formación, especialización profesional y técnica de la macro región sur.

Acción 5.2 Fortalecer la unidad de autogestión de la Dirección de educación continua, incrementando los ingresos derivados de los programas académicos.

Acción 5.3 Posicionar educación continua UC Temuco al interior de la comunidad universitaria, en el medio local, regional y nacional.

(Incluye plan de marketing a cargo hoy de Rafael Mundaca)

Acción 5.4 Desarrollo de los sistemas informáticos institucionales asociados a educación continua que aseguren la calidad de los procesos y la información institucional.

Acción 5.5 Desarrollar en forma articulada con la Dirección de Docencia, un modelo educativo ajustado a las necesidades de Educación Continua, que incorpore una adecuada estructuración de la carga; opciones de continuidad de estudios y modalidades formativas en base a las TIC.

Dado que abarca el periodo 2014-2020 y considerando requisito INN DA-D45 (5.4.1) que establece una planificación de objetivos a 5 años, debe ampliarse hasta el 2022.

Agregar a objetivos actuales de proyecto 5 del portafolio de rectoria acciones (compromisos) que permitan ampliar el horizonte a 2022. Incluir Plan de Marketing

30/04/2018 Soledad/Rebeca




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5

ESTADO DE AUDITORÍAS INTERNAS

Lo objetivos de calidad declarados en Portafolio de rectoría, proyecto 5 se revisaron detalladamente en cuanto a su avance y cumplimiento según fechas comprometidas en proceso de elaboración de informe de gestión para fines de acreditación. Los detalles de esta revisión se encuentran contenidos en dicho informe. Compromete un total de 24 acciones, de las cuales; 13 se encuentran

realizadas, 9 en proceso y 2 no realizadas. Ver detalle en informe de acreditación periodo 2015-2017.

RETROALIMENTA

CIÓN DEL

CLIENTE,

USUARIOS Y

PARTES

INTERESADAS

Según lo reportado por Rebeca, responsable de gestionar la aplicación de instrumentos de medición de calidad del SGC. Según bitácora 2017, encuesta de avance alcanzó un indicador de aplicabilidad de un 37,2% respecto de su rango de aceptabilidad del 70% en programas de más de 50 horas. Y que La encuesta final alcanzó un 56,2% respecto su meta del 80%. El bajo porcentaje de encuesta de avance se dio por olvido de realización de seguimiento de aplicación las coordinaciones, las que sin recordatorio no aplican la encuesta. Informa que la encuesta cliente empresa no fue aplicada a ningún programa y a la fecha del recordatorio no alcanza aplicar. Soledad comenta que rebeca tiene asociado a sus metas de desempeño las mestas del sistema en estos procesos. Por cuanto de alguna manera se asigna el desempeño de los procesos y del sistema a la responsable de la gestión de los instrumentos de medición. Recuerda que reunión semanal de equipo presentó modificaciones en instructivo de aplicación de instrumentos de medición de la satisfacción, los cuales fueron aceptados, instancia en la que no se admitió modificar ni el medio de aplicación ni los instrumentos. Esto frente a discusión de ventajas y desventajas sobre la posibilidad de cambiar instrumentos y medio de aplicación a una forma on line. Se comenta que esto debe ser parte de un diagnostico que hoy no se puede asumir por falta de capacidad interna y foco en otras prioridades. Dado lo anterior, debe seguirse con los instrumentos que se dispone en el sistema asegurando los indicadores y metas propuestas para el año 2018, tiendo rebeca presente que este año se le medirá en su desempeño en estos aspectos.

Acciones en punto resultados objetivos de calidad

No aplica No aplica

COMPORTAMIENTO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO

De los 12 procesos controlados en cuadro de mando, 8 cumplen con el rango de aceptabilidad establecido los siguientes objetivos:

Proceso / Área Nombre Objetivo

Dirección

Entendimiento POLITICA CALIDAD.

Logro de logro meta DGGI: ingresos anuales. 18% (2016)- 19%(2017)-20%(2018)-21%(2019)-22%(2020)-22%(2021). Autogestión.

Aumento de los ingresos brutos, según compromisos del plan VERI con DGGI. Hoja 3 plan VERI.de un 4,7% el 2016-2017, de un 5%el 2018, de un 7% el 2019 y un 10% el 2020 y 2021

Autorizaciones SENCE Solicitudes aceptadas

Número de rechazos por curso




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6

Licitaciones Propuestas admitidas

Implementación Matrícula/ deuda

Evaluación programa Satisfacción estudiante/conformidad del servicio

Reclamos/quejas Reclamos

Quejas

Fiscalizaciones/multas Fiscalizaciones

Multas

Mejora



Servicios no conforme

Hallazgos de auditoría externa

Y en 6 no alcanzan el rango de aceptabilidad en los siguientes objetivos:

Proceso / Área Nombre Objetivo

Dirección

Grado de cumplimiento de objetivos estratégicos de gestión

Logro meta N° matriculados DGGI: 4601(2016)-4923(2017)-5268(2018)-5636(2019)-6031(2020)-6031(2021).

Logro de logro meta DGGI:Cumplir con número de programas UC Temuco. 181(2016)- 190(2017)-199(2018)-209(2019)-220(2020)-220(2021)

Propuestas adjudicadas

Diseño propuesta académica y económica

Cumplimiento programa

Ejecución programa Registro asistencia

Certificación Recepción certificados

Proveedores Evaluación del Coordinador

Mejora Hallazgos de auditoria interna

Cumplimento de acciones comprometidas en la reunión por la Dirección

Para los incumplimientos asociados a la Dirección se determina seguir el camino de los establecido en el informe de gestión para

acreditación periodo 2015-2018. Acciones que serán compromiso en informe de autoevaluación para acreditación.

Para los procesos de diseño, ejecución de programa, certificación, proveedores (coordinaciones) y mejora, se determina abrir una

acción correctiva por cada meta incumplida. Esto debe hacer antes de la auditoria de seguimiento del 10 de mayo.




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FISCALIZACIONES SENCE

No se registraron durante el periodo 2017 fiscalizaciones por parte del SENCE. Siendo cumplida la meta de menos de 5% de multas

en relación a la fórmula de cálculo ((Sumatoria de fiscalizaciones/año)/número de programas) x 100. Rebeca recuerda última

fiscalización en 2016.

Rebeca informa situación de plazo para actualización de relatores, que podría ser en caso de fiscalización motivo de multa. Informa

que tampoco recibo correos de recibo y registro de correos de solicitud de actualización. Informa que habló con Leonardo de SENCE

y que le confirmó lo averiguado. Comenta que esta situación fue advertida a Soledad y que esto puede afectar a diplomado control de

gestión en empresas que comienza el sábado y que a la fecha faltan dos relatores por ingresar a SENCE, esto fue solicitado hace

dos días sin respuesta. Se concluye no hacer nada frente a la remota posibilidad de fiscalización y evidencias de solicitud de

actualización efectuada.

Determinación

acción sobre

inicio de

diplomado

control de

gestión en

empresas con

código SENCE.

12/04/2017 en rev. Por la Dirección

Claudio

MULTAS No se registraron multas durante el periodo 2017, por parte del SENCE. Siendo cumplida la meta de menos de 10% de multas en

relación a la fórmula de cálculo ((Sumatoria de multas/año)/número de programas) x 100. Rebeca recuerda última fiscalización en

2016.

Abrir acción

correctiva para

tomar acciones

que permitan

cautelar el

plazo de

solicitud de

actualización

de relatores.

20/04/2018 Soledad y comité de acciones correctivas

LICITACIONES Rebeca informa que de las 17 licitaciones postuladas 8 fueron adjudicadas. Las no adjudicaciones se refieren a una licitación

revocada por el Organismo Público. Una licitación Las 8 licitaciones restantes no fueron adjudicadas por motivos que exceden las

funciones de la Profesional a cargo (como por ejemplo propuestas técnicas)

Se comenta que se eliminó acción en cuadro de mando que medía el número de adjudicaciones, toda vez que se consideró no ser

pertinente por estar fuera de control. Sólo se medirá y controlará la admisibilidad de las propuestas postulada (meta 100%

admisibilidad)

NO aplica

POSTULACIONES




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8

DESEMPEÑO INFRAESTRUCTURA

Según compromiso de la revisión por la Dirección anterior, se indicó en manual de calidad el número actualizado de oficinas de la

DEC. Esto con fecha de hoy 12.01.2018.

No ha habido cambios. Solo se avizora un posible cambio de oficinas administrativas, sin embargo no se tiene noticias. Esto por

compra de sitio efectuada el año pasado desde el gobierno universitario. Sitio que se encuentra arrendado a los propios vendesores

mientras construyen en otra región. Se está a espera de noticias. Durante el año pasado se anunció posible cambio temporal de

oficinas administrativas, pero a la fecha no se ha llevado a efecto. Esto está evidenciado en actas de reuniones semanales

estratégicas y operativas.

Se efectuó la compra de:

Un monitor para el director

PC para Secretaria/administrativo Jennyfer Anabalon

Tabla para dibujar para Rafael

Impresora para autogestión

Un disco duro al Rafael.

Se renovó para el uso del personal, el microondas, el horno eléctrico, la cafetera y el hervidor.




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9

DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES DE PRODUCTOS

Los productos externos han sido adquiridos en las siguientes empresas, toda bien evaluadas, por cuanto se puede continuar

comprándoles:

Nombre Proveedor Tipo de producto Resultado ACCION

ABASTIBLE GAS 7 Da continuidad

SUPERMERCADO SANTA ISABEL ABARROTES, VERDURAS, JUGOS, LACTEOS 6,7 Da continuidad

CENCOSUD RETAIL PRODUCTOS VARIOS, EQUIPOS COMPUTACIONAL 6,85 Da continuidad

FALABELLA RETAIL S.A PRODUCTOS VARIOS, ESTUFA 7 Da continuidad

COMERCIAL WESTERMEYER IMPRESIONES, FORMULARIOS, DISEÑO, DIPLOMAS 6,8 Da continuidad

Carolina y Jennyfer tienen a cargo la compra de productos y servicios. Carolina continua a cargo de la evaluación de los proveedores.

No se determinan acciones

No aplica

No aplica

DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS/ MATERIALES

En cuanto a los proveedores de servicios externos, el desempeño fue el siguiente:

Nombre Proveedor Tipo de producto o servicio Resultado

KIVARO CAFÉ- RESTORANT 7

SOCIEDAD PERIODISTICA ARAUCANÍA S.A PUBLICIDAD, PRENSA ESCRITA, SUSCRIPCIÓN 6,8

COMERCIAL AVELLANEDA LTDA SERVICIO DE ALIMENTACIÓN 6,8

REPRESENTACIONES AREAS DEL SUR TRANSPORTE AÉREO 6,8

LAIK AGUA PURIFICADA 6,8

IMPRENTA AMERICA BROUCHURE 7

FORMULARIOS CONTINUOS LOS ANGELES LIMITADA CARPETAS 6,65

FORMULAN IMPRESIONA (EMPRESA QUEBRO) IMPRESIONES DIPTICOS, 1

SOCIEDAD IMPRESORES C Y C DIPLOMAS 7

RD PROJECT DISEÑO DE PAGUINA WEB 6

Por cuanto se seguirá con ellos.

Carolina y Jennyfer tienen a cargo la compra de productos y servicios. Carolina continua a cargo de la evaluación de los proveedores.

No se determinan acciones.

No aplica

No aplica




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Proveedores de servicios internos:

Nombre Proveedor Tipo de producto o servicio Resultado ACCION

SOPORTE SISTEMAS SOPORTE 6,3 Servicio conforme

UNIDAD DE PERSONAL UCT PLATAFORMA DE HONORARIOS 6,05 Servicio conforme

ADQUISICIONES UCT ORDEN /COMPRA, NEXO PROVEEDORES 7 Servicio conforme

PRESUPUESTO UCT HONORARIOS Y EXCEDENTES 6,65 Servicio conforme

DIRECCION DE REGISTROS ACADEMICOS VINCULACIÓN DE ALUMNOS A PROGRAMAS Y CERTIFICACIÓN 4,3 Hacer análisis critico

TESORERIA CREACIÓN DE CTAS CORRIENTES DE ALUMNOS 6,65 Servicio conforme

DIRECION DE TECNOLOGIA MEJORAMIENTO DE SOFTWERE 6,35 Servicio conforme

DIRECION DE TECNOLOGIA S EDUCATIVAS MEJORAMIENTO DE SOFTWERE 4,95 Hacer análisis critico

CONTABILIDAD EMISION DE FACTURAS 6,3 Servicio conforme

SOPORTE SISTEMAS SOPORTE 6,35 Servicio conforme

Se plantea la necesidad de tomar acciones correctivas frente al desempeño de los servicios asociados a registros académicos y la

DTE. Ya se han sostenido reuniones, que solo han mejorado en parte temas puntuales pero la calidad del servicio se mantiene. Se

hizo llegar con fecha 09-04-2018 correo a Pabla Gutierrez con copia a Carla, para clarificación de flujo de proceso sobre solicitud de

emisión de certificados por la vía manual. Ver correo.

Equipo plantea la necesidad de centralizar el proceso de emisión de certificados a la DEC, dado que la DARA tiene su foco en el

pregrado no en educación continua, siendo el pregrado su prioridad. Afectándose la calidad del servicio a los programas de

educación continua, tanto a coordinaciones como a los estudiantes.

En cuanto a la DTE, se debe avanzar en una forma de trabajo colaborativo e instructivo por parte de la DTE en el levantamiento del

marco e-learning. El Director solicita a Soledad mayor colaboración del equipo en el levantamiento de este documento, a partir de lo

cual Soledad desarrolla primera reunión e levantamiento de instructivo e-learning, en la que se trataron además el tema de

fonoaudiología, nuevo diplomado en derechos humanos semipresencial y reunión con Decana de la Salud del día de hoy.

De persistir situaciones de que afecten los plazos, coordinar reunión con Lorena Mora para visualizar traslado del

30/05/2018 30/05/2018

Soledad Soledad




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11

Recordando que salud cambio de determinación al comprometer con los estudiantes inicio de clases de oferta de fonoaudiología en

mes de mayo. La DTE acompañará y dará lineamientos. Comisión se reunirá todos los viernes a las 10.00. Soledad comenta que

tiene asociada meta de desempeño sobre levantamiento del marco e-learningn a junio de 2018. Si bien Ahora bien el producto debe

ser preparado por la comisión y con el acompañamiento y asesoría de Mónica.

Carolina debe actualizar estos registros según nuevos proveedores.

Coordinaciones: tienen la figura de proveedores de servicios, a quien se les contrata externamente el proceso de desarrollo de los

programas, por cuanto son considerados proveedores relevantes y sujeto a evaluación especial.

Por capacidades internas solo fue posible evaluar a una muestra en mes deXXX, de programas con código y sin código SENCE. En

segunda instancia se evaluaron todos los coordinadores de cursos con código SENCE, dando como resultado un promedio de 5.7

considerando un promedio ponderado entre los resultados de la aplicación del instrumento de evaluación del coordinador con el

indicador de satisfacción del programa (en un 30% y 70% respectivamente). Ver reportes.

proceso a la DEC Conseguir mayor involucramiento de Mónica en el levantamiento del marco e learning Actualización permanente de proveedores en planilla de evaluación e proveedores

Permanente

Carolina Farias

DESEMPEÑO RELATORES

Los resultados de la satisfacción final del estudiante arrojó un promedio aritmético de 6,6 para el “docente”, en un total de 65

programas finalizados. Este indicador no es parte de los objetivos de calidad ni tiene indicador comprometido. Encuesta de avance

arrojó un 6,36 en esta dimensión para una muestra de 12 programas. Según bitácora de programas.

No se determinan acciones

No aplica No aplica




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12

CONDICIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

Se alcanza le meta establecido en cuanto a rango de aceptabilidad de acciones no tratadas en el periodo.

Nombre Objetivo Indicador Rango o valor

de aceptabilidad

Responsable CONDICIÓN PORCENTAJE


(número acciones correctivas abiertas/numero total de acciones

levantadas año)x 100 <15%

Coordinadora de procesos de calidad

CUMPLE 14,3


(número acciones preventivas abiertas/numero total de acciones

levantadas año)x 100 < 15 %

Coordinadora de procesos de calidad

CUMPLE 0,0

Poner al dia todas las acciones correctivas pendientes del 2017

05/05/2018 Soledad y comité de ac.

ACCIONES DE SEGUIMIENTO DERIVADAS DE REVISIONES ANTERIORES

Se advierte un cumplimiento parcial de los compromisos contraídos en reunión del 2017 (76,2% de cumplimiento). Por cuanto los

compromisos faltantes deben ser reflotados de ser pertinentes junto a los compromisos de la presente acta.

Poner al día

todos los

compromisos

pendientes de

la revisión del

año 2017

05/05/2018 Soledad y comité de ac.

POSIBLES CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SGC

Renuncia de Sergio Flandez quien prestaba apoyo administrativo al área de autogestión. Podría afectar el funcionamiento del equipo

y los resultados del área.

Implementación de oferta e-learning en ausencia de un marco e-lerning. Genera en Soledad ambigüedad e inseguridad al momento

de autorizar propuestas.

Salida de Raquel Moreira desde área de sistemas deja al equipo sin el conocimiento de la reorganización frente a las características

del desarrollo informático en sistema kellun.




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RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO

Apoyo a Soledad en la mantención del sistema de calidad: control de acciones correctivas y preventivas de manera efectiva.

Sensibilizar al equipo frente a la necesidad de reportar productos no conforme y utilizar el formulario de sugerencia de mejora de

procesos.

Se recuerda tener presente las mejoras propuestas en informe de gestión de acreditación. Esto en cuanto a planificación del servicio

en dos momentos del año Mayo y agosto para concentración de envío de propuestas. Esto para disponer de una parrilla de

programas que comunicar a la comunidad.

Implementar

panificación

semestral de

oferta de

programas.

envío

comunicado a

coordianciones

30/07/2018 Soledad/Rafael

MEJORA DE LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS.

De 31 objetivos establecidos para el 2017 se cumplió 17 y 14 no. lo que representa un 56% metas cumplidas y 44% metas

incumplidas, según rangos aceptables.

Condición de eficacia del SGC

numero de objetivos cumplidos

porcentaje cumplimientos

numero de objetivos incumplidos

porcentaje incumplimientos

no aplica

2016 3 23,1 10 76,9 3

2017 17 54,8 14 45,2 0

Se observa una mejora de un 31,8% en la eficacia del sistema y sus procesos. Aun teniendo más objetivos que cumplir en

relación al año 2016. El mérito está en asignar responsables de procesos el cumplimiento de los indicadores.

Se observa que una serie de nuevos instructivos y actualización de procedimientos no han logrado revisarse y aprobarse para debida

implementación en el sistema.

Reciente salida de Sergio obliga a revisar procedimientos documentados, manuales e instructivos para quitar su nombre y contacto.

Incluir en esta revisión el Ppt, brochure en nueva edición.

Finalizar el

proceso de

revisión ,

autorización,

control e

implementación

de nuevos

05/05/2018

Soledad/Cl

audio




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14

instructivos del

sistema. Dejar

fuera

instructivo e

learnign cuyo

plazo es

30/06/2018

MEJORA DEL PRODUCTO EN RELACIÓN CON LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

Los programas cerrados que se imparten siempre tienen en referencia los requisitos del cliente mandante en el diseño y en la

ejecución académica y aspecto del servicio- Esto es posible de visualizar en la satisfacción de encuestas de avance y final que

permite evaluar también el producto. Indicador en programas cerrados del periodo 2017 alcanza a un 6,475 una décima más que el

indicador que incluye programas abiertos que alcanza una nota de 6,34.




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15

EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO DEL

EQUIPO

Según lo establecido institucionalmente desde la VRAE la evaluación del desempeño del personal administrativo se realiza cada dos

años, habiendo sido evaluados el año 2016 y corresponde ahora el periodo 2018, según los plazos que se indican:

A la fecha, se fijaron las metas y se ingresaron al sistema de evaluación. Ingresándose las metas desde el perfil del evaluador. Las

metas se encuentra disponibles en sitiohttps://eva.uct.cl/ con clave de acceso del evaluador Claudio Escobedo (Director)

Falta que cada integrante del equipo confirme la jornada de fijación de metas y se consensuen las metas.

Cada funcionario administrativo tiene acceso al sistema a través del link https://eva.uct.cl/

ETAPA

FECHA DE INICIO FECHA DE TÉRMINO

Fijación de metas 5 de marzo 6 de abril

Reuniones de progreso 4 de junio 23 de julio

Evaluación final 5 de noviembre 7 de diciembre

Apelación 10 de diciembre 14 de diciembre

Confirmar

metas

Consensuar las

metas

Cumplir con

etapas

restantes del

proceso

13/04/2018

20/04/2018

14/12/2018

Todo el

equipo

evaluado

en su

desempeñ

o

Claudio

Claudio

NECESIDADES DE RECURSOS.

Se vislumbra la necesidad de recursos para la posible incorporación de un profesional curriculista que ayude a levantar el marco

académico, el marco e-learning y a revisar en términos académicos según reglamentos académicos las propuestas académicas de

programas. que venga a apoyar el proceso de evaluación del diseño.

Ante la renuncia de Sergio surge la necesidad de apoyo al área de autogestión, por cuanto Jennyfer entra a apoyar de manera más

activa y directa las tareas asociadas a gestión de compras y otros a cargo de Sergio, así como también asume el control de gastos

de programas, por cuanto debe solicitar a adquisiciones se active su perfil en flujo de autorización.

Asimismo, una posibilidad es que Rebeca entre a participar en la generación de contactos para levantamiento de cursos con

convenio marco.

Habilitar en

flujo de

autorización a

Jennyfer en

adquisiciones y

compras, para

control de

gastos.

13.04.2018

Jennyfer

https://eva.uct.cl/

https://eva.uct.cl/




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16

Se requiere con urgencia avanzar en el levantamiento de requerimientos de desarrollo informático. Suspendido desde noviembre de

2017 por dar prioridad a pregrado desde la Dirección de informática (área de sistemas). Se comenta que la primera reunión del año

se realizará el próximo jueves 19/03/2018.

Sitio web comienza nuevo proceso de actualización a cargo de proveedor recientemente contratado por Rafael. Se ajusta a

presupuesto de la Dirección.

Se requerirá recursos para financiar el plan de capacitación según DNC y selección de temas. Rebeca ya hizo las consultas a

Pamela casanova sobre la posibilidad de que sea por la via de código SENCE por cuanto estos recursos estarían cubiertos desde la

institución por medio de CECAP.

ANALISIS DE INFORMES FINANCIEROS

Respecto de este punto es importante conocer tres fuentes de ingresos según las distintas carpetas implementadas y asignadas a la

unidad, cuyo último informe indica:

Este reporte es proporcionado de manera mensual al Director por la vía del correo electrónico.

Se dispone de un presupuesto administrativo anual que permite financiar los gastos en representación, inversión en equipamiento,

consumo, plan de capacitación. Solo los sueldos del equipo de autogestión son con cargo a carpetas auto gestionadas del área. Las

remuneraciones del resto del equipo son con cargo a la institución. Todo lo cual permite asegurar la disponibilidad de recursos para

el equipo de la DEC. Asimismo, cada programa, según su modalidad abierto, cerrado (por proyecto UC Temuco/ por factura), cuenta

con financiamiento del presupuesto de cada programa o algún proyecto interno de la universidad que financia los gastos. No se

No se

contemplan

acciones

No aplica No aplica




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17

reporta programas con déficit en programas autorizados durante el año 2017. Se informa que recientemente se abrió una nueva

carpeta para administrar los recursos de perfeccionamiento de las unidades.

PERFILES DE CARGO

Se visualizaron posibles ajustes en algunos perfiles de cargos, por parte de Rebeca en marco tarea asignada sobre levantamiento de

un DNC. Con las sugerencias realizadas por Rebeca los perfiles fueron revisados y ajustados a las funciones y tareas actuales del

equipo. Cabe señalar que Sergio Flandez presentó su renuncia a la unidad por nuevos desafíos. Estos perfiles serán enviados

Claudia Osses de la Dirección de personas, para anexarlos a los contratos de trabajo actualizados.

Envío de

perfiles

actualizados a

Claudia Osses.

15/04/2018 Soledad

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

El Director para dar cumplimiento a requisito normativo asume el rol de representante de la Dirección ahora bien, la coordinadora de

procesos y calidad tiene las atribuciones y autoridad para abordar los aspectos del representante de la Dirección tanto para fines

directivos como operativos del sistema, más allá de sus funciones de encargada de calidad.

Representar a

la Dirección en

autoria interna

13/04/2018 Soledad




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18

Nombres asistentes y firmas:

Nombre Cargo Firma

1. Claudio Escobedo Director educación continua

2. Soledad Durán Coordinadora de procesos y calidad

3. Rebeca Larenas Profesional, encargada SENCE, mercado público, instrumentos de medición, emisión de informes de gestión.

4. Eduardo Castillo Profesional. Apoyo administrativo área autogestión.

5. Luz Perez Administrativo. Procesos kellun y facturas.

6. Jennyfer Anabalón Secretaria. Administrativo apoyo DEC y autogestión.

7. Carolina Farias Secretaria, apoyo a la Dirección y a equipo.

Fecha :12/04/2018




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ANEXO:

ITEM INFORMACION ACCIONES PLAZOS RESPONS

ABLE

DESEMPEÑO INFRAESTRUCTURA

Situación infraestructura UC Temuco:

De acuerdo a lo consultado al área de infraestructura, la situación es la siguiente:

En 2015 se incluyeron nuevos edificios:

-EDU en Campus SJPII

-Cafeteria en CSF

-Se amplió edificio MAC en Campus Rivas del Canto

2016 se ampliaron:

-vrae en CRC

-edu en CJP

-dis en CJP

-elencos en CSF

-H en CSF

-D en CSF

-techos AB en CSF

En 2017 se incluyeron nuevos edificios:

-RF en CSF

-EDI en CRC

-TC en CRC

Todas las ampliaciones y nuevos edificios cumplen con la ley 22.440.

Correspondería avanzar en la planificación de los requerimientos de información y evidencias para subir actualizaciones a registros

de infraestructura de SENCE. Para cumplir con la normativa de calidad, este año hay que actualizar el registro. Ya estamos

atrasados. El registro de infraestructura debería haber estado actualizado antes de la auditoria interna y más aun de seguimiento.

Según AC N°171

Según AC N°171

30/07/2018

Soledad/ Luz




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20

ITEM INFORMACION ACCIO

NES

PLAZOS RESPONSABLE

COMPROTAMIENTO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO

Conformidad del servicio:

Respecto de la conformidad del servicio. Se recuerda que esta se establece teniendo en cuenta los resultados de la

satisfacción final del estudiante. Según criterios establecidos:

conformidad del servicio

Nota

Alto 6.0 -7.0 Medio 5.0 – 5.9 Bajo 4.0 – 4.9 Muy bajo 3.0 – 3.9 Deficiente 1.0 – 2.9

Según los criterios, la conformidad del servicio da cuenta de un 6,5 lo que permite alcanzar una conformidad de servicio

alta.

No se determinan No se determinan

No aplica




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21

Emitido: 09.05.2018

ITEM INFORMACION ACCIONES PLAZOS RESPONSABLE

CONDICIÓN DE ACCIONES

PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

Estado de la implementación de acciones correctivas y preventivas:

Acciones correctivas 2017:

Acciones correctivas implementadas:33

Acciones correctivas no implementadas:2

Acción correctivas sin verificación de la eficacia:TODAS (35) no ha sido nunca implementado este proceso. Se

conoce y determinar realizar a partir de capacitación de ayer 08.05.2018

Acciones preventivas 2017:

Acciones preventivas implementadas:1

Acciones preventivas no implementadas:0

Acciones correctivas 2018:

Acciones correctivas implementadas:19

Acciones correctivas no implementadas:6

Acción correctivas sin verificación de la eficacia: Todas 25

Total acciones correctivas corresponden a un total de 25:

1 acción del SGC

10 NC auditoria interna

5 OBS auditoria interna

9 Nc incumplimiento objetivos calidad, metas.

Acciones preventivas 2018:

Acciones preventivas implementadas:1

Acciones preventivas no implementadas:2

Corresponden a tres acciones levantadas desde el SGC, toda vez que auditoria interna no determinó OM, las que son

tratadas como AP.

Hacer seguimiento a implementación de acciones 2017 abiertas Hacer seguimiento a la verificación de la eficacia de la acción tomada Implementar según plazos de AP las acciones preventivas

2017 al 30/05/2018 2018, según plazos formulario AC 30/07/2018 Según plazos formulario AP.

Soledad Soledad Soledad

informe de la revisiÓn por la direcciÓn³n... · cumplimento de acciones comprometidas en la...

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