informe de la direcciÓn de archivos de la umsnh...

Direción de Archivos Informe 2017

1

INFORME DE LA DIRECCIÓN DE

ARCHIVOS DE LA UMSNH 2017

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

Y

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO HISTÓRICO

CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO

ENERO- DICIEMBRE DEL 2017.

Al iniciar el presente año la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo contaba con un Archivo General y un Centro de Estudios sobre la Cultura Nicolaita/Archivo Histórico; sin embargo, a raíz de la actualización de la estructura administrativa de la misma, aprobada por el Consejo Universitario el día 9 de junio de 2017, se creó la Dirección de Archivos de la que ahora dependen ambos departamentos de Archivo de Concentración y de Archivo Histórico, los que se


2

localizan en el edificio denominado Centro Documental y Archivo en Ciudad Universitaria. La Dirección de Archivos surgió con el objetivo de establecer los criterios para la organización, descripción y conservación de la documentación contenida y resguardada en los archivos de las áreas o unidades de la Universidad Michoacana, a fin de garantizar su integridad y accesibilidad mediante la aplicación de los principios, la metodología y la normatividad en materia archivística. Además como ente rector de la archivística debe dar resguardo y conservación a sus acervos. Por lo tanto, me permito presentar las actividades desarrolladas durante el periodo de enero a diciembre de la presente anualidad. Dentro de las actividades que se han desarrollado a nivel institucional por parte de la Dirección de Archivos y en su momento Archivo General, son las siguientes:

OTRAS ACTIVIDADES

IMÁGENES DE EVENTOS REALIZADOS

CON LA REPRESENTACIÓN

INSTITUCIONAL DE LA UMSNH,

SE LOGRÓ OCUPAR LA

PRESIDENCIA DEL COMITÉ

TÉCNICO DEL SISTEMA

ESTATAL DE ARCHIVOS DE

MICHOACÁN, DEL 23 DE

ENERO A LA FECHA.


3

EN EL MARCO DE LA

CELEBRACIÓN DEL DÍA DEL

ARCHIVISTA Y COMO

PRESIDENTA DEL COMITÉ

TÉCNICO DEL SISTEMA

ESTATAL DE ARCHIVOS DEL

ESTADO DE MICHOACÁN SE

PARTICIPÓ ORGANIZACIÓN DE

LA SEMANA

INTERINSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS 2017, Y EN LA

EXPOSICIÓN DOCUMENTAL

COLECTIVA: “100 AÑOS DE LA

UNIVERSIDAD MICHOACANA

DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO

EN DOCUMENTOS” 1917-2017.

27 AL 31 DE MARZO DE 2017.


4

ORGANIZACIÒN Y ASISTENCIA

AL CURSO DE ARCHIVOS DE

TRÁMITE EN LA UMSNH.

IMPARTIDO A 80 UNIDADES

ADMINISTRATIVAS Y

ACADÉMICAS, LOS DÍAS 30 Y

31 DE MARZO DE 2017.

IMPARTIDO POR EL MAESTRO

DOROTEO SALOMÓN

HERNÁNDEZ GUZMÁN.

OBJETIVO GENERAL:

Alinear los conocimientos teórico-

prácticos del proceso archivístico,

para identificar, organizar y

describir la documentación

generada y recibida en las áreas,

con base en una metodología,

principios y estándares nacionales,

y, en su caso internacionales.

EN EL MES DE JULIO DE ESTA ANUALIDAD, SE PRESENTÓ ANTE LA

RECTORIA EL PROYECTO DE REGLAMENTO PARA LA ORGANIZACIÓN,

DESCRIPCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL DE LA


5

UMSNH. DICHA NORMATIVA SE ENCUENTRA EN ANALISIS EN LAS

COMISIONES DE REFORMA JURÍDICA, DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Y

DE LA ABOGADA GENERAL.

SE PRESENTÒ LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA, PARA LLEVAR A CABO LA IMPLEMENTACIÓN DEL “SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS SARIP SIGA”, PARA LA UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO; SARIP ES LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA UTILIZADA PARA LA CREACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS EN LA UMSNH.

Sin lugar a dudas, los archivos resultan determinantes para la toma de decisiones

de quién solicita la información. De tal suerte que, para lograr el ejercicio eficaz de

este derecho, se hace necesario el buen uso y manejo de los archivos.

Así lo indica el marco normativo general y local de la materia, por cuanto se refiere

a cumplir con las obligaciones comunes, todos los sujetos obligados debemos

trabajar en el diseño y construcción de un modelo institucional eficiente de

transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, y

administración de archivos. En la Universidad venimos trabajando fuertemente en

ello, y resulta evidente que bajo su conducción hemos ido avanzando en el

estableciendo las principales líneas de nuestro modelo. La normativa obliga, y se

estima que es momento de iniciar la adecuación de nuestro registro de

actividades, y su documentación, a efecto de adecuar nuestros sistemas de

archivo y gestión documental. Hoy en día, todos los sujetos obligados debemos de

tener claro que los archivos que hacemos todos los días, pasan a formar parte

primordial de la evidencia contundente del quehacer institucional, y se constituyen

en el medio que tiene la sociedad para exigir una rendición de cuentas.

Los archivos institucionales deben ser entendidos como instrumentos relevantes

para la revisión, análisis y verificación del quehacer de las administraciones

públicas, al tiempo que son un aporte importante para la eficiencia y eficacia de

una gestión administrativa.


6

INFORME DEL DEPARTAMENTO DE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ENERO- DICIEMBRE 2017

El Archivo de Concentración de la Universidad Michoacana de San Nicolás de

Hidalgo, es el responsable de llevar a cabo los procesos archivísticos aplicables a

la fase semiactiva del documento de acuerdo con el ciclo vital. En este sentido,

brinda el resguardo, custodia y administración a la documentación generada y

transferida por todas las dependencias que conforman la Máxima Casa de

Estudios.

El informe de actividades que se presentan corresponde a las siguientes áreas:

1.- Área de Atención al Público.

2.- Área de Recepción Documental.

3.-Área de Hojas de Servicio y Clasificación de documentos de personal docente y

administrativo.

4.-Área de Digitalización.

5.-Área de Clasificación y Ordenación.

1.- ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO.

Es el área encargada de recibir correspondencia, solicitudes de Constancias de

Servicio, devolución de documentos originales y de fotocopias certificadas,

además de proporcionar el acceso, préstamo y consulta de documentos.


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PRESTAMOS DE EXPEDIENTES PARA CONSULTA

MES CANTIDAD

ENERO 42

FEBRERO 28

MARZO 21

ABRIL 12

MAYO 8

JUNIO 6

JULIO 13

AGOSTO 18

SEPTIEMBRE 5

TOTAL 153

FOTOCOPIAS DE KARDEX

MES CANTIDAD

ENERO 17

FEBRERO 38

MARZO 30

ABRIL 12

MAYO 16

JUNIO 12

JULIO 25

AGOSTO 14

SEPTIEMBRE 15

TOTAL 179


8

Los servicios de préstamos de expedientes y fotocopias de kardex son facilitados

a la Dirección de Control Escolar.

FOTOCOPIAS CERTIFICADAS

MES CANTIDAD

ENERO 18

FEBRERO 11

MARZO 08

ABRIL 07

MAYO 21

JUNIO 18

JULIO 03

AGOSTO 06

SEPTIEMBRE 03

TOTAL 95

RETIRO DE DOCUMENTOS ORIGINAL

MES CANTIDAD

ENERO 21

FEBRERO 32

MARZO 38

ABRIL 08

MAYO 15

JUNIO 18

JULIO 15

AGOSTO 33

SEPTIEMBRE 49


9

TOTAL 229

SOLICITUDES DE HOJAS DE SERVICIO

MES CANTIDAD

ENERO 401

FEBRERO 474

MARZO 441

ABRIL 202

MAYO 438

JUNIO 226

JULIO 248

AGOSTO 210

SEPTIEMBRE 41

TOTAL 2681


10

La grafica muestra el comportamiento de los servicios solicitados en ventanilla.

En el área de atención al público se realiza el inventario de expedientes de

alumnos de 1970, que están siendo transferidos al Archivo Histórico.

INVENTARIO PARA LAS TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO HISTÓRICO

CAJA EXPEDIENTES FOJAS MES

TOTAL DE LO

TRABAJADO

EN EL MES

94 18 205

ENERO

606 95 18 190

96 20 211

97 19 214

FEBRERO

945 98 19 357

99 20 374

100 18 322

MARZO

1394 101 20 385


11

102 14 256

103 20 431

104 15 226

105 20 375 ABRIL 904

106 20 303

107 20 177

108 20 149 MAYO 851

109 20 222

110 20 269

111 20 245

112 20 462 JUNIO 1234

113 20 264

114 20 215

115 20 202 JULIO 623

116 20 206

117 20 200

118 20 196 AGOSTO 605

119 20 209

120 20 175 SEPTIEMBRE 175

TOTAL TOTAL TOTAL

27 521 7337


12

Otra de las actividades realizadas en esta área es la clasificación de expedientes

de alumnos.

EXPEDIENTES DE ESCUELAS INCORPORADAS

MES CAJAS EXPEDIENTES AÑOS

ENERO 33 1650 1984

FEBRERO 26 1300 1987

MARZO 25 1250 1987

MAYO 50 3500 1985

JUNIO 35 2450 1985

JULIO 39 2730 1986

AGOSTO 61 4270 1988

TOTAL 269 17150

EXPEDIENTES DE ESCUELAS DEPENDIENTES LOS

AÑOS DE 2006 AL 2014


MARZO 2 2 2006

1 9 2007

5 1819 2008

4 185 2010

1 5 2011

1 4 2012

1 1 2013

1 2 2014


13

EXPEDIENTES DE ESCUELAS DEPENDIENTES LOS

AÑOS DE 2000 AL 2008


ABRIL 1 2 2000

1 3 2003

1 2 2004

1 2 2006

1 6 2007

1 53 2008

2.- ÁREA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL.

Es la encargada de recibir los documentos procedentes de las distintas

dependencias de la Universidad, mediante oficio, se procede a cotejar y foliar la

documentación y transferirla al área de Clasificación y Ordenación.

FECHA DE

RECIBIDO

DEPENDENCIA

CONSEJO UNIVERSITARIO

CANTIDAD NUMERO

DE

OFICIO

1 20- ENERO Aprobación (Creación del plan de estudios de la

maestría en Derecho Electoral)

1 1538/2016

2 1-FEBRERO EXPEDIENTES (Relativos a asuntos tramitados por

alumnos)

90 022/2017

3 21-

FEBRERO

Aprobación (Manual administrativo de aplicación

general en la materia de bienes patrimoniales de la

UMSNH)

1 107/2017

4 Aprobación (Manuel administrativo de aplicación

general en materia de auditorías de la UMSNH)

1 108/2017

5 Aprobación (Manual administrativo de aplicación

general en materia de adquisiciones, arrendamiento

1 109/2017


14

de bienes muebles e inmuebles y contratación de

servicios de la UMSNH

6 Aprobación del Reglamento para la adquisición,

arrendamiento de bienes muebles e inmuebles y

contratación de servicios de la UMSNH (oficio)

1

110/2017


general en materia de bienes patrimoniales de la

MSNH)

1 111/2017





1 113/2017

9 Aprobación del Reglamento para la adquisición,


contratación de servicios de la UMSNH )

1 114/2017



UMSNH)

1 115/2017

11 Aprobación de Manual administrativo de aplicación

general en materia de auditorías de la UMSNH)

1 116/2017

12 Aprobación del Manual administrativo de aplicación

general en materia de adquisiciones arrendamiento de

bienes muebles e inmuebles y contratación de

servicios de la UMSNH)

1 117/2017

13 Aprobación del reglamento para la adquisición,


contratación de servicios de la UMSNH

1 118/2017

14 Expediente Manual administrativo de aplicación


UMSNH

1 119/2017

15 Expediente Manual administrativo de aplicación

general en materia de auditorías de la UMSNH

1 120/2017

16 Expediente reglamento para la adquisición,


1 122/2017


15

contratación de servicios de la UMSNH

18 EXPEDIENTE Manual administrativo de aplicación




1 121/2017

19 4-ABRIL Expediente creación del programa de licenciatura en

ingeniería mecatrónica

1 381/2017

20 4-ABRIL Expediente creación del programa de licenciatura en

mercadotecnia

1 382/2017

21 20- JUNIO Expediente Reforma del programa de maestría en

ciencias en ingeniería química

1 601/2017

Expediente Proyecto de Reforma del programa de

maestría en derecho con opciones en: Humanidades,

ciencias políticas, derecho procesal constitucional y

derecho administrativo

1

605/2017

Expediente Proyecto de Reforma del programa de

maestría en ciencias de la salud

1 615/2017

22 10- JULIO Expedientes 138 727/2017

23 10-JULIO SOLICITUD Kárdex y actas de examen (de la

Comisión Técnico Pedagógica del H.C. U.)

3 09/2017

24 15-AGO EXPEDIENTE CREACI 1 747/2017

FECHA DEPENDENCIA CANTIDAD NUM DE OFICIO

1 10-FEB RECTORIA SECRETARIA PARTICULAR

(EXPEDIENTES)

25 0073/2017

FECHA DEPENDENCIA CANTIDAD

NUM. DE

OFICIO

1 24-MAR DIRECCION DE PERSONAL

(COPIAS DE NOMBRAMIENTOS

COMPLEMENTADOS CON LA

1326 0510/2017


16

CORRESPONDIENTE FN-3

FECHA DEPENDENCIA CANTIDAD

NUM. DE

OFICIO

1 20-JUL PATRIMONIO

UNIVERSITARIO

TRES CAJAS DE CARTON GRANDES

INFORMACION ADMINISTRATIVA DEL

CENTRO DE ESTUDIOS DE LA CULTURA

P’URHÉPECHA (READSCRITO AL INSTITUTO

DE INVESTIGACIONES HISTORICAS)

475/2017

FECHA

CONTROL

ESCOLAR

NOMBRE DEL

ALUMNO

ESCUELA O

FACULTAD

ACTAS DE

EXAMENES

GENERALES O

POR ARTICULOS,

REPORTES

INDIVIDUALES

KARDEX

1 3-FEB AREA URUAPAN ALVAREZ

BLANCO

JOSE LUIS

EPLER 1

2 CANELA

HUANTE

ROBERTO

EPLER 1

3 21-FEB AREA URUAPAN CORTES

EQUIHUA

HELIA

EPLER 1

4 7-ABR DEPARTAMENTO

DE

PERMANENCIA

ESCOLAR

ESTANISLAO

BELTRAN

TORRES

Agrobilogía

“Presidente Juárez”

(9)

1 1

5 11-

MAY0

SUBDIRECCIÓN

DE ESC. INC.

MAURICIO

GUDIÑO

SANDOVAL

ESC. PREP. INC.

“HNOS. LOPEZ

RAYON” DE

SAHUAYO, MICH.

1


17

6 12-

MAYO

SUB.DIR. ESC.

INC.

ELISA

ALVARADO

GUEVARA

ESC. PREP. INC.

“GRAL. ENRIQUE

RAMIREZ”

1 1

7 26-

MAYO

FAC. DE

HISTORIA

TANIA

MADELEINE

ALVAREZ

GUZMAN

CORRECCIÓN DE

CALIFICACIÓN EN

kARDEX

1

8 27-JUN SUBDIREC. DE

ESC. INC.

SOLICITUD

DE CLAVES

DE ESC. INC.

8 28-junio SUB.DIR. DE

ESC. INC.

MA. DE LOS

ANGELES

PEDRAZA

HUERTA

“NOCTURNA PARA

TRABAJADORES”

1

9 28-jun SUBDIRECCION

DE ESC. INC.

SOLICITUD

DE CCLAVE

PARA NVA.

ESC. INC.

“INTERCULTURAL

INDIGENA” Y

“ANTON VAN

LEEWENHOEK

12-JUL PERMANENCIA

ESCOLAR

ADELA

VARGAS

CISNEROS

FAC. DE MEDICINA 1

9 16-AGO SUBDIRECCION

DE ESCUELAS

INCORPORADAS

ATANACIO

ROSAS VALLE

ESC. PREP. INC.

“GRAL. ENRIQUE

RAMIREZ”

10 28-AGO FAC. DE ING.

QUIMICA H.

CONSEJO

TECNICO

JOSE LUIS

GUZMAN

MEJIA

FAC. DE ING.

QUIMICA

AMONESTACION

11 06-SET SUBDIRECCION

DE ESCUELAS

INCORPORADAS

JORGE

AGUILERA

COCILION

ESCUELA

PREPARATORIA

INCORPORADA

“NATALIO VAZQUEZ

PALLARES” DE LA

PIEDAD, MICH.

2 1

11 11-SEP PERMANENCIA

ESCOLAR

SEBASTIAN

RADILLA

JOSE GABINO

FACULTAD DE

INGENIERIA

QUIMICA

2

“ “ FERNANDEZ

SANTIAGO

JUAN

“ “

6


18

FECHA ESCUELA O FACULTAD ASUNTO CANTIDAD NÚM. DE

OFICIO

1 07-

MARZO

FAC. DE DERECHO Y CS.

SOCIALES (DPTO. DE

TITULACION)

29 CAJAS, LIBROS

DE TITULACION

58

1 28-ABR FAC. DE DERECHO Y CS.

SOCIALES, SECRETARIA

ACADEMICA

LIBROS DE

TITULACION

3 265/2017

2 26-

MAYO

FAC. DE DERECHO Y CS.

SOCIALES, SECRETARIA

ACADEMICA

LIBROS DE

TITULACION

2 310/2017

3 19-

JUNIO

DEL DEPARTAMENO DE

TITULACION

LIBROS DE

TITULACIÓN

15

FECHA DEPENDENCIA ASUNTO NUM.

OFICIO

1 16-FEB DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

SOLICITUD PARA ENTREGA DE

DOCUMENTOS

169/2017

2 20-

JUNIO

DIRECCION DE

PATRIMONIO

UNIVERSITARIO

ENTREGA DE TRES CAJAS GRANDES CON

DOCUMENTACION DE EL Centro de Estudios

de la Cultura Púrhepecha ( re adscrito al

Instituto de Investigaciones Históricas “ Centro

Nicolaíta de Estudios de los Pueblos

475/2017

CARLOS

“ “ SALCEDO

TOLEDO

GUILLERMO

“ “ 3 NB

12 11-SEP FIGUEROA

CARDENAS

MARIO

FACULTAD DE

INGENIERÍA CIVIL

2

13 11-SEP PERMANENCIA

ESCOLAR

YOLANDA

AVILA TOVAR

FACULTAD DE

QUIMICO

FARMACOBIOLOGÍA

4


19

Originarios”)

Documentos recibidos de alumnos.

Solicitudes atendidas de copias de kardex y actas de examen generales y por

artículos (expedientes).

MES KARDEX ACTAS DE EXAMEN

ENERO 16 37

FEBRERO 31 29

MARZO 37 29

ABRIL 13 32

MAYO 30 18

JUNIO 37 32

JULIO 20 20

AGOSTO 19 35

SEPTIEMBRE 10 15

3.- ÁREA DE ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE SERVICIO.

FECHA ESCUELA ALUMNOS DOCUMENTOS

1.- 3-FEB FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL 82 246

2.- 3-FEB FACULTAD DE ODONTOLOGÍA 173 519

2.- 5-JUNIO FACULTAD DE ARQUITECTURA 6 12

3.- 05-JUL FACULTAD DE ARQUITECTURA 5 11


20

Es el área encargada de elaborar las Hojas de Servicio, clasificar la

documentación y elaborar los expedientes del personal docente, administrativo y

de nuevo ingreso a la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo.

HOJAS DE SERVICIO ELABORADAS DEL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO

MES CANTIDAD

ENERO 401

FEBRERO 474

MARZO 441

ABRIL 202

MAYO 438

JUNIO 226

JULIO 248

AGOSTO 210

SEPTIEMBRE 41

TOTAL 2681

Listados de Hojas de Servicio, solicitadas por dependencias, escuelas, facultades y sindicatos.

LISTADOS DE HOJAS DE SERVICIO

MES CANTIDAD

ENERO 0

FEBRERO 2 listados con 412 nombres

MARZO 1 listado con 26 nombres

ABRIL

MAYO 2 listados con 68 nombres

JUNIO 0

JULIO 0

AGOSTO 0

SEPTIEMBRE 2 listados con 189 nombres

TOTAL

695 HOJAS DESERVICIO

Listados de antigüedades, solicitados por dependencias, escuelas, facultades y sindicatos, cabe mencionar que en este servicio no se elabora la Hoja de Servicio, únicamente se saca el tiempo efectivo laborado.

LISTADOS DE ANTIGUEDADES

MES CANTIDAD

ENERO 0

FEBRERO 1 lista con 288 nombres

MARZO 0

ABRIL 1 lista con 79 nombres


21

MAYO

JUNIO 0

JULIO 0

AGOSTO 0

SEPTIEMBRE 0

TOTAL 367

La antigüedad laboral del personal docente y administrativo de la Universidad Michoacana, se solicita en el Archivo de Concentración mediante la Hoja de Servicio, que puede ser solicitada de manera personal o por listado solicitado por oficio, o bien a través del listado de antigüedad.

La documentación clasificada contiene nombramientos que de enero a la fecha son un total de 2465, propuestas sindicales, movimientos escalafonarios y demás documentación del personal docente y administrativo de la Universidad Michoacana, que hacen un total de 448 documentos.

DOCUMENTACIÓN CLASIFICADA

MES CANTIDAD

ENERO 165

FEBRERO 182

MARZO 180

ABRIL 176

MAYO 1526

JUNIO 99

JULIO 185


22

AGOSTO 190

SEPTIEMBRE 210

TOTAL 2913

EXPEDIENTES NUEVOS ABIERTOS

MES CANTIDAD

ENERO 1

FEBRERO 7

MARZO 125

ABRIL 2

MAYO 24

JUNIO 3

JULIO 4

AGOSTO 7

SEPTIEMBRE 3

TOTAL 176

TARJETAS NUEVAS

MES CANTIDAD

ENERO 1

FEBRERO 7

MARZO 125

ABRIL 2

MAYO 24

JUNIO 3

JULIO 4

AGOSTO 7

SEPTIEMBRE 3

TOTAL 176

Los expedientes prestados o cotejados son requeridos por el Departamento Jurídico, Archivo Histórico, Secretaria Administrativa, Dirección de Personal entre otras dependencias universitarias.

EXPEDIENTES PRESTADOS O COTEJADOS

MES CANTIDAD

ENERO

FEBRERO

MARZO 1

ABRIL

MAYO 4


23

JUNIO 5

JULIO 7

AGOSTO 3

SEPTIEMBRE 6

TOTAL 26

4.- ÁREA DE DIGITALIZACIÓN.

En esta área se digitalizan los documentos de alumnos de nuevo ingreso, mismos

que envía la Dirección de Control Escolar, a través de listados y mediante cotejo

en el Archivo de Concentración, con el propósito de resguardarlos de forma digital

y en rollos de película para así evitar su deterioro.

ACTIVIDADES DIC ENE FEB MAR ABRIL MAYO JUN JUL AGO SEP

BUSQUEDA Y

ENTREGA DE

DOCUMENTACIÓN

17 25 32 34 21 37 25 12 32 14

ORDENAMIENTO DE

EXPEDIENTES DE

ALUMNOS DE AÑO

DE 1970 PARA

DIGITALIZARSE.

324 942 936 850 300 69 132

OBTENCION DE

CURP DE LOS

EXPEDIENTES DE

ALUMNOS DEL AÑO

1970

279 368

CAPTURA DE

EXPEDIENTES DE

LOS AÑOS

1970,1971.

123 212 102 260 191

De enero a la fecha se han entregado a los interesados la cantidad de 249 documentos (acta de nacimiento, certificado de secundaria y certificado de bachillerato).

3553 expedientes de alumnos del año 1970, listos para digitalizar.

Se ha extraído 647 CURP de la Red para trámite de matrículas.

Se han capturado un total de 888 expedientes de alumnos del año de 1970.1971.


24

5.- ÁREA DE CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

Área encargada de ordenar y clasificar los fondos documentales de los Archivos de

Trámite de las distintas dependencias, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación

de documentos del Archivo de Concentración, así como elaborar los instrumentos de

control de registro de los mismos.

CONSULTA DE

ACTAS DEL CONSEJO UNIVERSITARIO

MES CANTIDAD

ENERO 7

FEBRERO 10

MARZO 13

ABRIL 61

MAYO 27

JUNIO 24

JULIO 3

AGOSTO 3

SEPTIEMBRE 4

TOTAL 179

PRESTAMO Y CONSULTA DE NÓMINAS PARA EL

DEPARTAMENTO JURIDICO

MES CANTIDAD

ENERO

FEBRERO 12

MARZO 25

ABRIL 10

MAYO


25

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

TOTAL 47

COPIAS CERTIFICADAS DE NÓMINAS

MES CANTIDAD

ENERO

FEBRERO 20

MARZO 8

ABRIL

MAYO

JUNIO 2

JULIO

AGOSTO 6

SEPTIEMBRE

TOTAL 36

COPIAS SIMPLES DE NÓMINAS

MES CANTIDAD

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO 31


26

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

TOTAL

CONSULTA DE NÓMINAS PARA RECONOCIMIENTO

DE ANTIGÜEDAD

MES CANTIDAD

ENERO 59

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO 5

JULIO

AGOSTO 3

SEPTIEMBRE

TOTAL 67

CLASIFICACIÓN Y GUARDA DE NÓMINAS

MES CANTIDAD

ENERO

FEBRERO 23

MARZO 19

ABRIL 20

MAYO 38

JUNIO 31

JULIO 44


27

AGOSTO 33

SEPTIEMBRE

TOTAL 208

REACOMODO DE CAJAS DE NÓMINAS

MES CANTIDAD

ENERO

FEBRERO 42

MARZO 32

ABRIL 18

MAYO 19

JUNIO 15

JULIO 21

AGOSTO 15

SEPTIEMBRE

TOTAL 162

COPIAS CERTIFICADAS DE POLIZAS DE EGRESOS

MES CANTIDAD

ENERO 238

FEBRERO 114

MARZO 47

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO


28

AGOSTO

SEPTIEMBRE

TOTAL 399

CONSULTA DE POLIZAS DE EGRESOS PARA

RECONOCIMIENTO DE ANTIGÜEDAD

MES CANTIDAD

ENERO 237

FEBRERO 30

MARZO 35

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

TOTAL 302

CONSULTA DE EXPEDIENTES DE DIFERENTES

SECRETARIAS

MES CANTIDAD

ENERO 25

FEBRERO 18

MARZO 35

ABRIL 46

MAYO 15

JUNIO 16


29

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE 15

TOTAL 170

CLASIFICACIÓN Y GUARDA DE EXPEDIENTES DE

DIFERENTES SECRETARIAS

MES CANTIDAD

ENERO 35

FEBRERO 48

MARZO 60

ABRIL 19

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

TOTAL 245

REACOMODO DE EXPEDIENTES DE DIFERENTES

SECRETARIAS EN ESTANTERIA

MES CANTIDAD

ENERO 38

FEBRERO 44

MARZO 57

ABRIL 52


30

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

TOTAL 191

NUEVA ACTIVIDAD PROGRAMA “WINISIS”

REGISTRO DE CAPTURA EN PROGRAMA DE

BÚSQUEDA DE PÓLIZAS DE EGRESOS

MES CANTIDAD

ENERO 438

FEBRERO 1016

MARZO 597

ABRIL 203

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

TOTAL 2254


31

INVENTARIO DOCUMENTAL DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS EN

LOS MESES DE AGOSTO- SEPTIEMBRE 2017

DEPENDENCIA CANTIDAD

DE DOCUMENTOS

RECTORIA 1849

H. CONSEJO UNIVERSITARIO 734

SECRETARIA GENERAL 648

SECRETARIA ADMINISTRATIVA 1007

SECRETARIA ACADEMICA 425

DEPARTAMENTO JURIDICO 1108

DPTO. VINCULACIÓN Y DESARROLLO 763

POSGRADO 329

ACUERDOS DE JUNTA DE GOBIERNO 86

ACUERDOS DEL H. CONSEJO

UNIVERSITARIO

101

DICTAMENES DEL H. CONSEJO

UNIVERSITARIO

6

ACTAS DEL H. CONSEJO

UNIVERSITARIO

368

CONCENTRACIONES 331

COPIAS DE ACTAS DEL H. CONSEJO

UNIVERSITARIO

131

NÓMINAS 6985

POLIZAS DE EGRESOS 397544

DEPARTAMENTO DE COMPRAS S/O 1155

RECTORIA S/O 142

TOTAL 413,581


32

Es importante mencionar, que en el área de Catalogación y Clasificación

Documental, se continúa trabajando con el inventario documental de las diferentes

dependencias de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo.

Cabe resaltar que cada una de las áreas que conforman el Archivo de

Concentración cumple en su totalidad con los servicios solicitados por parte de los

usuarios, siendo alumnos, personal docente y administrativo, logrando así el

valor esperado al inicio del ejercicio del Programa Operativo Anual (POA) 2017.

Así pues, cada una de las tablas anteriores contiene el total de servicios

solicitados a la dependencia.


33

INFORME DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO HISTÓRICO DE LA UNIVERSIDAD MICHOACANA

En relación con los usuarios que consultaron el Acervo Documental de la

UMSNH tenemos los siguientes datos en 2017:

CONSULTA DE USUARIOS POR MES AÑO ENERO-AGOSTO 2017

MES BECARIOS ESTUDIANTES PROF/INVEST ADMINISTRATIVOS OPI TOTAL

ENERO 0 12 5 13 1 31

FEBRERO 0 13 3 19 3 38

MARZO 0 14 12 19 1 46

ABRIL 0 10 10 2 5 27

MAYO 0 9 8 18 0 35

JUNIO 0 26 5 11 5 47

JULIO 0 3 2 5 0 10

AGOSTO 0 1 7 8 0 16

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTAL


34

DISPONIBILIDAD PORCENTUAL DE FONDOS Y COLECCIONES ENERO-AGOSTO

2017 (Datos referentes al avance de registro en inventario.

FONDO

NÚMER

O DE

CAJAS

TOTAL DE

EXPEDIEN

TES

AVANCE EN

CAJAS

AVANCE EN

EXPEDIENTES

PORCENTAJE

DE AVANCE

Fondo

Estados de

Exámenes 818 1449

518 63.32518337

Fondo

Control

Escolar 1255 32322 1181 30730 95.07456222

Fondo

Ignacio Mier

Arriaga 6 4 0 66


35

AVANCE EN CLASIFICACIÓN DEL FONDO FOTOGRÁFICO ENERO-AGOSTO 2017

Fondo

Fotográfico 23

5234

fotografías 23

5234 fotografías

con clave,

escaneadas en

guarda y en caja 80%

.

AVANCE EN LA LIMPIEZA DOCUMENTAL, DIGITALIZACIÓN, CAMBIO DE

CARPETA, HILO, CAJA Y ETIQUETA DEL FONDO ESTADOS DE EXÁMENES

ENERO-AGOSTO 2017 (se suspendió esta actividad a partir del mes de julio

debido a que se está modificando el espacio de acervo para biblioteca

Universitaria)

Avance

por

cajas

Avance por

número de

expedientes/g

uardas

Avance por número de

documentos/imágenes

digitalizadas

Estados de

Exámenes 818 16 149 9519

AVANCE EN EL PERIODO 2016 AL MES DE SEPTIEMBRE DE 2017 DEL

2.81%

AVANCE DE TODO EL FONDO 4.76%


36

ANEXOS

DIFUSIÓN

Se participó apoyando al Sistema Estatal de Archivos (SESAM) en la organización

de la Semana Interinstitucional de Archivos 2017, en la Exposición Colectiva

“Exposición Documental Colectiva 100 años de la Universidad Michoacana de San

Nicolás de Hidalgo en documentos (1917-2017)” así como en la asistencia a las

conferencias, mesas de trabajo y otras actividades.


37

Participación en el Primer Coloquio HISTORIA, ENSEÑANZA Y

CONSERVACIÓN DE LA IMAGEN AUDIOVISUAL en la mesa redonda: “Los

acervos fotográficos en Michoacán, balance, retos y perspectivas.”


38

1er Coloquio de Archivística Una mirada a las universidades y los espacios de

investigación a través de los archivos: historia, vicisitudes y retos. En la mesa de

trabajo “La historia de la UM. Experiencias de investigación. Organizado por la

ENES.


39

CURSOS Y ASISTENCIA A CONGRESOS, FOROS, ETC.

2 0 1 7

CURSO/ EVENTO ASISTIDO FECHA(S) Personal

asistente

Organizado

por:

XIX SEMINARIO NACIONAL DE

HISTORIA Y EDUCACIÓN

(ASISTENTES)

ENERO-DICIEMBRE

2017

Sergio García

Ávila

Ricardo León

Alanís

Adrián Luna

Flores

Neiffe Valencia

Calderón

Lis Alejandra

Andrade

Figueroa

Bárbara Tinoco

Farfán

Eusebio Martínez

Hernández

Luis Alberto

Medina Pineda

CESCN/AHUM



(COORDINADORES)

ENERO-DICIEMBRE

2017

Mtra. Neiffe

Valencia

Calderón/ Dr.

Sergio García

Ávila

CESCN/AHUM

CURSO BÁSICO DE EXCELL Neiffe Valencia

Calderón Lis

Alejandra

Andrade

Figueroa María

del Carmen

Trujillo

Hernández

Bárbara Tinoco

Farfán

Adrián Luna

Flores

Eusebio Martínez

Hernández


40



PONENTES: Dr. Ricardo León

Alanís, Mtro.

Eusebio Martínez

Hernández, Dra.

Adriana Pineda

Soto, Mtra. María

de la Paz

Hernández

Aragón, Lic. Lis

Alejandra

Andrade

Figueroa, Mtra.

Neiffe Valencia

Calderón, Mtra.

Bárbara Tinoco

Farfán, Mtro.

Adrián Luna

Flores, Dr. Sergio

García Ávila.

CESCN/AHUM

CONGRESO INTERNACIONAL

"VASCO DE QUIROGA

HUMANISTA, ABOGADO,

APOSTOL." Ponencia: "La

herencia de Vasco de Quiroga en

el Colegio de San Nicolás y más

allá")

16 DE MARZO 2017 Dr. Ricardo León

Alanís, Mtro.

MANEJO DE UN SISTEMA DE

GESTION DE LA CALIDAD

6-7 DE MARZO DE

2017

Lis Alejandra

Andrade

Figueroa

DGB/UMSNH

ACTUALIZACIÓN DE LA NORMA

ISO 9001-2015

06-07 DE MARZO 2017 Lis Alejandra

Andrade

Figueroa

DGB/UMSNH

FOROS "HACIA LA REFORMA

INTEGRAL DE LA

UNIVERSIDAD"

27 Y 28 DE ABRIL

2017

Y 3 Y 4 DE MAYO DE

2017

Lis Alejandra

Andrade

Figueroa

SPUM

2do. FORO INTERNACIONAL DE

RESPONSABILIDAD SOCIAL

ponente

29 AL 30 DE MAYO María de la Paz

Hernández

Aragón

UMSNH

FOROS "HACIA LA REFORMA

INTEGRAL DE LA

UNIVERSIDAD"

27 Y 28 DE ABRIL

2017

Neiffe Valencia

Calderón

SPUM


41

PARTICIPACIÓN EN LA

EXPOSICIÓN DOCUMENTAL

100 AÑOS DE LA UMSNH y

ACTO DE APERTURA DE

SEMANA INTERINSTITUCIONAL

DE ARCHIVOS

27 DE MARZO 2017 Sergio García

Ávila

Ricardo León

Alanís

Adrián Luna

Flores

Neiffe Valencia

Calderón

Lis Alejandra

Andrade

Figueroa

Bárbara Tinoco

Farfán

Eusebio Martínez

Hernández

Benjamín Josué

Ferreira Montes

Luis Alberto

Medina Pineda

SESAM

Sistema

Estatal de

Archivos

PARTICIPACIÓN EN LA

SEMANA INTERINSTITUCIONAL

DE ARCHIVOS

27 AL 31 DE MARZO

2017

Neiffe Valencia

Calderón

Bárbara Tinoco

Farfán

Lis Alejandra

Andrade

Figueroa

SESAM

CURSOS SOBRE ARCHIVO DE

TRÁMITE

30 - 31 DE MARZO

2017

Lis Alejandra

Andrade

Figueroa

Bárbara Tinoco

Farfán

Rectoría

UMSNH

1ER COLOQUIO DE

ARCHIVÍSTICA. Una mirada a las

universidades y los espacios de

investigación a través de los

archivos: historia, vicisitudes y

retos. En la mesa de trabajo “La

historia de la UM. Experiencias de

investigación.

28 DE MARZO de

2017

Neiffe Valencia

Calderón

Bárbara Tinoco

Farfán

Adrián Luna

Flores

Eusebio Martínez

Hernández

ENES/UNAM


42

1ER COLOQUIO HISTORIA,

ENSEÑANZA Y CONSERVACIÓN

DE LA IMAGEN AUDIOVISUAL.

En la mesa redonda los acervos

fotográficos en Michoacán,

balance, retos y perspectivas. H

29 DE MARZO 2017 Lis Alejandra

Andrade

Figueroa

IIH/UMSNH

CURSO ACERVO DE

HEMEREOTECAS

25 DE AGOSTO AL 1

DE SEPTIEMBRE 2017

Neiffe Valencia

Calderón

Bárbara Tinoco

Farfán

Adrián Luna

Flores

Eusebio Martínez

Hernández Lis

Alejandra

Andrade

Figueroa

DGB DE LA

UMSNH

EN

CONVENIO

CON LA

UNAM

7° FORO DE SERVICIO

SOCIAL/2° DE PRÁCTICAS

PROFESIONALES ANUIES

REGIÓN CENTRO-OCCIDENTE.

(PARTICIPACIÓN EN EL PANEL

"PRÁCTICAS PROFESIONALES

Y SERVICIO SOCIAL CON

RESPONSABILIDAD EN LAS

UNIVERSIDADES E

INSTITUCIONES DE NIVEL

SUPERIOR DE LA RCO")

ASISTENTE Y PONENTE

8 DE SEPTIEMBRE

2017

Eusebio Martínez

Hernández

Eventos y Cursos posibles:

DEBATE EN TORNO A LA

EDUCACIÓN NORMAL EN EL

MARCO DEL CII ANIVERSARIO

DE LA ESCUELA NORMAL

URBANA FEDERAL

19 DE SEPTIEMBRE

DE 2017

Bárbara Tinoco

Farfán

Adrián Luna

Flores

LUGAR: ESC.

URB. FED.

"PROF.

JESÚS

ROMERO

FLORES"


43

VII CONGRESO NACIONAL E

IBEROAMERICANO DE GUÍAS

DE TURISTAS. PONENCIA:

EL PAPEL DE LAS MUJERES

EN EL MOVIMIENTO DE

INDEPENDENCIA DE MÉXICO.

DOÑA GERTRUDIS

BOCANEGRA."

21 DE SEPTIEMBRE

2017

Neiffe Valencia

Calderón

SECRETARÍA

DE TURISMO

DEL ESTADO

DE

MICHOACÁN

/ ASOCIACIÓN

NACIONAL DE

GUÍAS DE

TURISTAS

ENCUADERNACIÓN BÁSICA Y

ESTABILIZACIÓN DE LIBROS Y

DOCUMENTOS HISTÓRICOS

2-6 DE OCTUBRE

de 2017

Adrián Luna

Flores

Eusebio Martínez

Hernández

DGB/UNAM

CONFERENCIA: "ICONOGRAFÍA

VIRREYNAL EN MICHOACÁN"

(Apuntes para el rescate de la

antigua galería del Colegio de San

Nicolás)

10 DE OCTUBRE

2017

Dr. Ricardo León

Alanís

MUSEO

REGIONAL

MICHOACANO

CONGRESO SOBRE LA VIDA Y

OBRA DE FRAY JUAN

BAUTISTA MOYA, "EL APOSTOL

DE TIERRA CALIENTE"

PONENCIA: (VASCO DE

QUIROGA Y LOS AGUSTINOS

EN MICHOACÁN, SIGLO XVI"

20-22 DE DICIEMBRE Dr. Ricardo León

Alanís

TEMPLO Y

CONVENTO

DE SAN

AGUSTÍN

Morelia, Michoacán a 25 de septiembre del 2017.

ATENTAMENTE

LIC. MONIKA GUTIERREZ LEGORRETA

DIRECTORA DE ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD MICHOACANA

informe de la direcciÓn de archivos de la umsnh...

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