Direción de Archivos Informe 2017
1
INFORME DE LA DIRECCIÓN DE
ARCHIVOS DE LA UMSNH 2017
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
Y
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO HISTÓRICO
CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO
ENERO- DICIEMBRE DEL 2017.
Al iniciar el presente año la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo contaba con un Archivo General y un Centro de Estudios sobre la Cultura Nicolaita/Archivo Histórico; sin embargo, a raíz de la actualización de la estructura administrativa de la misma, aprobada por el Consejo Universitario el día 9 de junio de 2017, se creó la Dirección de Archivos de la que ahora dependen ambos departamentos de Archivo de Concentración y de Archivo Histórico, los que se
Direción de Archivos Informe 2017
2
localizan en el edificio denominado Centro Documental y Archivo en Ciudad Universitaria. La Dirección de Archivos surgió con el objetivo de establecer los criterios para la organización, descripción y conservación de la documentación contenida y resguardada en los archivos de las áreas o unidades de la Universidad Michoacana, a fin de garantizar su integridad y accesibilidad mediante la aplicación de los principios, la metodología y la normatividad en materia archivística. Además como ente rector de la archivística debe dar resguardo y conservación a sus acervos. Por lo tanto, me permito presentar las actividades desarrolladas durante el periodo de enero a diciembre de la presente anualidad. Dentro de las actividades que se han desarrollado a nivel institucional por parte de la Dirección de Archivos y en su momento Archivo General, son las siguientes:
OTRAS ACTIVIDADES
IMÁGENES DE EVENTOS REALIZADOS
CON LA REPRESENTACIÓN
INSTITUCIONAL DE LA UMSNH,
SE LOGRÓ OCUPAR LA
PRESIDENCIA DEL COMITÉ
TÉCNICO DEL SISTEMA
ESTATAL DE ARCHIVOS DE
MICHOACÁN, DEL 23 DE
ENERO A LA FECHA.
Direción de Archivos Informe 2017
3
EN EL MARCO DE LA
CELEBRACIÓN DEL DÍA DEL
ARCHIVISTA Y COMO
PRESIDENTA DEL COMITÉ
TÉCNICO DEL SISTEMA
ESTATAL DE ARCHIVOS DEL
ESTADO DE MICHOACÁN SE
PARTICIPÓ ORGANIZACIÓN DE
LA SEMANA
INTERINSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS 2017, Y EN LA
EXPOSICIÓN DOCUMENTAL
COLECTIVA: “100 AÑOS DE LA
UNIVERSIDAD MICHOACANA
DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO
EN DOCUMENTOS” 1917-2017.
27 AL 31 DE MARZO DE 2017.
Direción de Archivos Informe 2017
4
ORGANIZACIÒN Y ASISTENCIA
AL CURSO DE ARCHIVOS DE
TRÁMITE EN LA UMSNH.
IMPARTIDO A 80 UNIDADES
ADMINISTRATIVAS Y
ACADÉMICAS, LOS DÍAS 30 Y
31 DE MARZO DE 2017.
IMPARTIDO POR EL MAESTRO
DOROTEO SALOMÓN
HERNÁNDEZ GUZMÁN.
OBJETIVO GENERAL:
Alinear los conocimientos teórico-
prácticos del proceso archivístico,
para identificar, organizar y
describir la documentación
generada y recibida en las áreas,
con base en una metodología,
principios y estándares nacionales,
y, en su caso internacionales.
EN EL MES DE JULIO DE ESTA ANUALIDAD, SE PRESENTÓ ANTE LA
RECTORIA EL PROYECTO DE REGLAMENTO PARA LA ORGANIZACIÓN,
DESCRIPCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL DE LA
Direción de Archivos Informe 2017
5
UMSNH. DICHA NORMATIVA SE ENCUENTRA EN ANALISIS EN LAS
COMISIONES DE REFORMA JURÍDICA, DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Y
DE LA ABOGADA GENERAL.
SE PRESENTÒ LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA, PARA LLEVAR A CABO LA IMPLEMENTACIÓN DEL “SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS SARIP SIGA”, PARA LA UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO; SARIP ES LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA UTILIZADA PARA LA CREACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.
PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS EN LA UMSNH.
Sin lugar a dudas, los archivos resultan determinantes para la toma de decisiones
de quién solicita la información. De tal suerte que, para lograr el ejercicio eficaz de
este derecho, se hace necesario el buen uso y manejo de los archivos.
Así lo indica el marco normativo general y local de la materia, por cuanto se refiere
a cumplir con las obligaciones comunes, todos los sujetos obligados debemos
trabajar en el diseño y construcción de un modelo institucional eficiente de
transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, y
administración de archivos. En la Universidad venimos trabajando fuertemente en
ello, y resulta evidente que bajo su conducción hemos ido avanzando en el
estableciendo las principales líneas de nuestro modelo. La normativa obliga, y se
estima que es momento de iniciar la adecuación de nuestro registro de
actividades, y su documentación, a efecto de adecuar nuestros sistemas de
archivo y gestión documental. Hoy en día, todos los sujetos obligados debemos de
tener claro que los archivos que hacemos todos los días, pasan a formar parte
primordial de la evidencia contundente del quehacer institucional, y se constituyen
en el medio que tiene la sociedad para exigir una rendición de cuentas.
Los archivos institucionales deben ser entendidos como instrumentos relevantes
para la revisión, análisis y verificación del quehacer de las administraciones
públicas, al tiempo que son un aporte importante para la eficiencia y eficacia de
una gestión administrativa.
Direción de Archivos Informe 2017
6
INFORME DEL DEPARTAMENTO DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ENERO- DICIEMBRE 2017
El Archivo de Concentración de la Universidad Michoacana de San Nicolás de
Hidalgo, es el responsable de llevar a cabo los procesos archivísticos aplicables a
la fase semiactiva del documento de acuerdo con el ciclo vital. En este sentido,
brinda el resguardo, custodia y administración a la documentación generada y
transferida por todas las dependencias que conforman la Máxima Casa de
Estudios.
El informe de actividades que se presentan corresponde a las siguientes áreas:
1.- Área de Atención al Público.
2.- Área de Recepción Documental.
3.-Área de Hojas de Servicio y Clasificación de documentos de personal docente y
administrativo.
4.-Área de Digitalización.
5.-Área de Clasificación y Ordenación.
1.- ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO.
Es el área encargada de recibir correspondencia, solicitudes de Constancias de
Servicio, devolución de documentos originales y de fotocopias certificadas,
además de proporcionar el acceso, préstamo y consulta de documentos.
Direción de Archivos Informe 2017
7
PRESTAMOS DE EXPEDIENTES PARA CONSULTA
MES CANTIDAD
ENERO 42
FEBRERO 28
MARZO 21
ABRIL 12
MAYO 8
JUNIO 6
JULIO 13
AGOSTO 18
SEPTIEMBRE 5
TOTAL 153
FOTOCOPIAS DE KARDEX
MES CANTIDAD
ENERO 17
FEBRERO 38
MARZO 30
ABRIL 12
MAYO 16
JUNIO 12
JULIO 25
AGOSTO 14
SEPTIEMBRE 15
TOTAL 179
Direción de Archivos Informe 2017
8
Los servicios de préstamos de expedientes y fotocopias de kardex son facilitados
a la Dirección de Control Escolar.
FOTOCOPIAS CERTIFICADAS
MES CANTIDAD
ENERO 18
FEBRERO 11
MARZO 08
ABRIL 07
MAYO 21
JUNIO 18
JULIO 03
AGOSTO 06
SEPTIEMBRE 03
TOTAL 95
RETIRO DE DOCUMENTOS ORIGINAL
MES CANTIDAD
ENERO 21
FEBRERO 32
MARZO 38
ABRIL 08
MAYO 15
JUNIO 18
JULIO 15
AGOSTO 33
SEPTIEMBRE 49
Direción de Archivos Informe 2017
9
TOTAL 229
SOLICITUDES DE HOJAS DE SERVICIO
MES CANTIDAD
ENERO 401
FEBRERO 474
MARZO 441
ABRIL 202
MAYO 438
JUNIO 226
JULIO 248
AGOSTO 210
SEPTIEMBRE 41
TOTAL 2681
Direción de Archivos Informe 2017
10
La grafica muestra el comportamiento de los servicios solicitados en ventanilla.
En el área de atención al público se realiza el inventario de expedientes de
alumnos de 1970, que están siendo transferidos al Archivo Histórico.
INVENTARIO PARA LAS TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO HISTÓRICO
CAJA EXPEDIENTES FOJAS MES
TOTAL DE LO
TRABAJADO
EN EL MES
94 18 205
ENERO
606 95 18 190
96 20 211
97 19 214
FEBRERO
945 98 19 357
99 20 374
100 18 322
MARZO
1394 101 20 385
Direción de Archivos Informe 2017
11
102 14 256
103 20 431
104 15 226
105 20 375 ABRIL 904
106 20 303
107 20 177
108 20 149 MAYO 851
109 20 222
110 20 269
111 20 245
112 20 462 JUNIO 1234
113 20 264
114 20 215
115 20 202 JULIO 623
116 20 206
117 20 200
118 20 196 AGOSTO 605
119 20 209
120 20 175 SEPTIEMBRE 175
TOTAL TOTAL TOTAL
27 521 7337
Direción de Archivos Informe 2017
12
Otra de las actividades realizadas en esta área es la clasificación de expedientes
de alumnos.
EXPEDIENTES DE ESCUELAS INCORPORADAS
MES CAJAS EXPEDIENTES AÑOS
ENERO 33 1650 1984
FEBRERO 26 1300 1987
MARZO 25 1250 1987
MAYO 50 3500 1985
JUNIO 35 2450 1985
JULIO 39 2730 1986
AGOSTO 61 4270 1988
TOTAL 269 17150
EXPEDIENTES DE ESCUELAS DEPENDIENTES LOS
AÑOS DE 2006 AL 2014
MES CAJAS EXPEDIENTES AÑOS
MARZO 2 2 2006
1 9 2007
5 1819 2008
4 185 2010
1 5 2011
1 4 2012
1 1 2013
1 2 2014
Direción de Archivos Informe 2017
13
EXPEDIENTES DE ESCUELAS DEPENDIENTES LOS
AÑOS DE 2000 AL 2008
MES CAJAS EXPEDIENTES AÑOS
ABRIL 1 2 2000
1 3 2003
1 2 2004
1 2 2006
1 6 2007
1 53 2008
2.- ÁREA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL.
Es la encargada de recibir los documentos procedentes de las distintas
dependencias de la Universidad, mediante oficio, se procede a cotejar y foliar la
documentación y transferirla al área de Clasificación y Ordenación.
FECHA DE
RECIBIDO
DEPENDENCIA
CONSEJO UNIVERSITARIO
CANTIDAD NUMERO
DE
OFICIO
1 20- ENERO Aprobación (Creación del plan de estudios de la
maestría en Derecho Electoral)
1 1538/2016
2 1-FEBRERO EXPEDIENTES (Relativos a asuntos tramitados por
alumnos)
90 022/2017
3 21-
FEBRERO
Aprobación (Manual administrativo de aplicación
general en la materia de bienes patrimoniales de la
UMSNH)
1 107/2017
4 Aprobación (Manuel administrativo de aplicación
general en materia de auditorías de la UMSNH)
1 108/2017
5 Aprobación (Manual administrativo de aplicación
general en materia de adquisiciones, arrendamiento
1 109/2017
Direción de Archivos Informe 2017
14
de bienes muebles e inmuebles y contratación de
servicios de la UMSNH
6 Aprobación del Reglamento para la adquisición,
arrendamiento de bienes muebles e inmuebles y
contratación de servicios de la UMSNH (oficio)
1
110/2017
7 Aprobación (Manual administrativo de aplicación
general en materia de bienes patrimoniales de la
MSNH)
1 111/2017
8 Aprobación (Manual administrativo de aplicación
general en materia de adquisiciones, arrendamiento
de bienes muebles e inmuebles y contratación de
servicios de la UMSNH
1 113/2017
9 Aprobación del Reglamento para la adquisición,
arrendamiento de bienes muebles e inmuebles y
contratación de servicios de la UMSNH )
1 114/2017
10 Aprobación (Manual administrativo de aplicación
general en materia de bienes patrimoniales de la
UMSNH)
1 115/2017
11 Aprobación de Manual administrativo de aplicación
general en materia de auditorías de la UMSNH)
1 116/2017
12 Aprobación del Manual administrativo de aplicación
general en materia de adquisiciones arrendamiento de
bienes muebles e inmuebles y contratación de
servicios de la UMSNH)
1 117/2017
13 Aprobación del reglamento para la adquisición,
arrendamiento de bienes muebles e inmuebles y
contratación de servicios de la UMSNH
1 118/2017
14 Expediente Manual administrativo de aplicación
general en materia de bienes patrimoniales de la
UMSNH
1 119/2017
15 Expediente Manual administrativo de aplicación
general en materia de auditorías de la UMSNH
1 120/2017
16 Expediente reglamento para la adquisición,
arrendamiento de bienes muebles e inmuebles y
1 122/2017
Direción de Archivos Informe 2017
15
contratación de servicios de la UMSNH
18 EXPEDIENTE Manual administrativo de aplicación
general en materia de adquisiciones, arrendamiento
de bienes muebles e inmuebles y contratación de
servicios de la UMSNH
1 121/2017
19 4-ABRIL Expediente creación del programa de licenciatura en
ingeniería mecatrónica
1 381/2017
20 4-ABRIL Expediente creación del programa de licenciatura en
mercadotecnia
1 382/2017
21 20- JUNIO Expediente Reforma del programa de maestría en
ciencias en ingeniería química
1 601/2017
Expediente Proyecto de Reforma del programa de
maestría en derecho con opciones en: Humanidades,
ciencias políticas, derecho procesal constitucional y
derecho administrativo
1
605/2017
Expediente Proyecto de Reforma del programa de
maestría en ciencias de la salud
1 615/2017
22 10- JULIO Expedientes 138 727/2017
23 10-JULIO SOLICITUD Kárdex y actas de examen (de la
Comisión Técnico Pedagógica del H.C. U.)
3 09/2017
24 15-AGO EXPEDIENTE CREACI 1 747/2017
FECHA DEPENDENCIA CANTIDAD NUM DE OFICIO
1 10-FEB RECTORIA SECRETARIA PARTICULAR
(EXPEDIENTES)
25 0073/2017
FECHA DEPENDENCIA CANTIDAD
NUM. DE
OFICIO
1 24-MAR DIRECCION DE PERSONAL
(COPIAS DE NOMBRAMIENTOS
COMPLEMENTADOS CON LA
1326 0510/2017
Direción de Archivos Informe 2017
16
CORRESPONDIENTE FN-3
FECHA DEPENDENCIA CANTIDAD
NUM. DE
OFICIO
1 20-JUL PATRIMONIO
UNIVERSITARIO
TRES CAJAS DE CARTON GRANDES
INFORMACION ADMINISTRATIVA DEL
CENTRO DE ESTUDIOS DE LA CULTURA
P’URHÉPECHA (READSCRITO AL INSTITUTO
DE INVESTIGACIONES HISTORICAS)
475/2017
FECHA
CONTROL
ESCOLAR
NOMBRE DEL
ALUMNO
ESCUELA O
FACULTAD
ACTAS DE
EXAMENES
GENERALES O
POR ARTICULOS,
REPORTES
INDIVIDUALES
KARDEX
1 3-FEB AREA URUAPAN ALVAREZ
BLANCO
JOSE LUIS
EPLER 1
2 CANELA
HUANTE
ROBERTO
EPLER 1
3 21-FEB AREA URUAPAN CORTES
EQUIHUA
HELIA
EPLER 1
4 7-ABR DEPARTAMENTO
DE
PERMANENCIA
ESCOLAR
ESTANISLAO
BELTRAN
TORRES
Agrobilogía
“Presidente Juárez”
(9)
1 1
5 11-
MAY0
SUBDIRECCIÓN
DE ESC. INC.
MAURICIO
GUDIÑO
SANDOVAL
ESC. PREP. INC.
“HNOS. LOPEZ
RAYON” DE
SAHUAYO, MICH.
1
Direción de Archivos Informe 2017
17
6 12-
MAYO
SUB.DIR. ESC.
INC.
ELISA
ALVARADO
GUEVARA
ESC. PREP. INC.
“GRAL. ENRIQUE
RAMIREZ”
1 1
7 26-
MAYO
FAC. DE
HISTORIA
TANIA
MADELEINE
ALVAREZ
GUZMAN
CORRECCIÓN DE
CALIFICACIÓN EN
kARDEX
1
8 27-JUN SUBDIREC. DE
ESC. INC.
SOLICITUD
DE CLAVES
DE ESC. INC.
8 28-junio SUB.DIR. DE
ESC. INC.
MA. DE LOS
ANGELES
PEDRAZA
HUERTA
“NOCTURNA PARA
TRABAJADORES”
1
9 28-jun SUBDIRECCION
DE ESC. INC.
SOLICITUD
DE CCLAVE
PARA NVA.
ESC. INC.
“INTERCULTURAL
INDIGENA” Y
“ANTON VAN
LEEWENHOEK
12-JUL PERMANENCIA
ESCOLAR
ADELA
VARGAS
CISNEROS
FAC. DE MEDICINA 1
9 16-AGO SUBDIRECCION
DE ESCUELAS
INCORPORADAS
ATANACIO
ROSAS VALLE
ESC. PREP. INC.
“GRAL. ENRIQUE
RAMIREZ”
10 28-AGO FAC. DE ING.
QUIMICA H.
CONSEJO
TECNICO
JOSE LUIS
GUZMAN
MEJIA
FAC. DE ING.
QUIMICA
AMONESTACION
11 06-SET SUBDIRECCION
DE ESCUELAS
INCORPORADAS
JORGE
AGUILERA
COCILION
ESCUELA
PREPARATORIA
INCORPORADA
“NATALIO VAZQUEZ
PALLARES” DE LA
PIEDAD, MICH.
2 1
11 11-SEP PERMANENCIA
ESCOLAR
SEBASTIAN
RADILLA
JOSE GABINO
FACULTAD DE
INGENIERIA
QUIMICA
2
“ “ FERNANDEZ
SANTIAGO
JUAN
“ “
6
Direción de Archivos Informe 2017
18
FECHA ESCUELA O FACULTAD ASUNTO CANTIDAD NÚM. DE
OFICIO
1 07-
MARZO
FAC. DE DERECHO Y CS.
SOCIALES (DPTO. DE
TITULACION)
29 CAJAS, LIBROS
DE TITULACION
58
1 28-ABR FAC. DE DERECHO Y CS.
SOCIALES, SECRETARIA
ACADEMICA
LIBROS DE
TITULACION
3 265/2017
2 26-
MAYO
FAC. DE DERECHO Y CS.
SOCIALES, SECRETARIA
ACADEMICA
LIBROS DE
TITULACION
2 310/2017
3 19-
JUNIO
DEL DEPARTAMENO DE
TITULACION
LIBROS DE
TITULACIÓN
15
FECHA DEPENDENCIA ASUNTO NUM.
OFICIO
1 16-FEB DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
SOLICITUD PARA ENTREGA DE
DOCUMENTOS
169/2017
2 20-
JUNIO
DIRECCION DE
PATRIMONIO
UNIVERSITARIO
ENTREGA DE TRES CAJAS GRANDES CON
DOCUMENTACION DE EL Centro de Estudios
de la Cultura Púrhepecha ( re adscrito al
Instituto de Investigaciones Históricas “ Centro
Nicolaíta de Estudios de los Pueblos
475/2017
CARLOS
“ “ SALCEDO
TOLEDO
GUILLERMO
“ “ 3 NB
12 11-SEP FIGUEROA
CARDENAS
MARIO
FACULTAD DE
INGENIERÍA CIVIL
2
13 11-SEP PERMANENCIA
ESCOLAR
YOLANDA
AVILA TOVAR
FACULTAD DE
QUIMICO
FARMACOBIOLOGÍA
4
Direción de Archivos Informe 2017
19
Originarios”)
Documentos recibidos de alumnos.
Solicitudes atendidas de copias de kardex y actas de examen generales y por
artículos (expedientes).
MES KARDEX ACTAS DE EXAMEN
ENERO 16 37
FEBRERO 31 29
MARZO 37 29
ABRIL 13 32
MAYO 30 18
JUNIO 37 32
JULIO 20 20
AGOSTO 19 35
SEPTIEMBRE 10 15
3.- ÁREA DE ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE SERVICIO.
FECHA ESCUELA ALUMNOS DOCUMENTOS
1.- 3-FEB FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL 82 246
2.- 3-FEB FACULTAD DE ODONTOLOGÍA 173 519
2.- 5-JUNIO FACULTAD DE ARQUITECTURA 6 12
3.- 05-JUL FACULTAD DE ARQUITECTURA 5 11
Direción de Archivos Informe 2017
20
Es el área encargada de elaborar las Hojas de Servicio, clasificar la
documentación y elaborar los expedientes del personal docente, administrativo y
de nuevo ingreso a la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo.
HOJAS DE SERVICIO ELABORADAS DEL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO
MES CANTIDAD
ENERO 401
FEBRERO 474
MARZO 441
ABRIL 202
MAYO 438
JUNIO 226
JULIO 248
AGOSTO 210
SEPTIEMBRE 41
TOTAL 2681
Listados de Hojas de Servicio, solicitadas por dependencias, escuelas, facultades y sindicatos.
LISTADOS DE HOJAS DE SERVICIO
MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 2 listados con 412 nombres
MARZO 1 listado con 26 nombres
ABRIL
MAYO 2 listados con 68 nombres
JUNIO 0
JULIO 0
AGOSTO 0
SEPTIEMBRE 2 listados con 189 nombres
TOTAL
695 HOJAS DESERVICIO
Listados de antigüedades, solicitados por dependencias, escuelas, facultades y sindicatos, cabe mencionar que en este servicio no se elabora la Hoja de Servicio, únicamente se saca el tiempo efectivo laborado.
LISTADOS DE ANTIGUEDADES
MES CANTIDAD
ENERO 0
FEBRERO 1 lista con 288 nombres
MARZO 0
ABRIL 1 lista con 79 nombres
Direción de Archivos Informe 2017
21
MAYO
JUNIO 0
JULIO 0
AGOSTO 0
SEPTIEMBRE 0
TOTAL 367
La antigüedad laboral del personal docente y administrativo de la Universidad Michoacana, se solicita en el Archivo de Concentración mediante la Hoja de Servicio, que puede ser solicitada de manera personal o por listado solicitado por oficio, o bien a través del listado de antigüedad.
La documentación clasificada contiene nombramientos que de enero a la fecha son un total de 2465, propuestas sindicales, movimientos escalafonarios y demás documentación del personal docente y administrativo de la Universidad Michoacana, que hacen un total de 448 documentos.
DOCUMENTACIÓN CLASIFICADA
MES CANTIDAD
ENERO 165
FEBRERO 182
MARZO 180
ABRIL 176
MAYO 1526
JUNIO 99
JULIO 185
Direción de Archivos Informe 2017
22
AGOSTO 190
SEPTIEMBRE 210
TOTAL 2913
EXPEDIENTES NUEVOS ABIERTOS
MES CANTIDAD
ENERO 1
FEBRERO 7
MARZO 125
ABRIL 2
MAYO 24
JUNIO 3
JULIO 4
AGOSTO 7
SEPTIEMBRE 3
TOTAL 176
TARJETAS NUEVAS
MES CANTIDAD
ENERO 1
FEBRERO 7
MARZO 125
ABRIL 2
MAYO 24
JUNIO 3
JULIO 4
AGOSTO 7
SEPTIEMBRE 3
TOTAL 176
Los expedientes prestados o cotejados son requeridos por el Departamento Jurídico, Archivo Histórico, Secretaria Administrativa, Dirección de Personal entre otras dependencias universitarias.
EXPEDIENTES PRESTADOS O COTEJADOS
MES CANTIDAD
ENERO
FEBRERO
MARZO 1
ABRIL
MAYO 4
Direción de Archivos Informe 2017
23
JUNIO 5
JULIO 7
AGOSTO 3
SEPTIEMBRE 6
TOTAL 26
4.- ÁREA DE DIGITALIZACIÓN.
En esta área se digitalizan los documentos de alumnos de nuevo ingreso, mismos
que envía la Dirección de Control Escolar, a través de listados y mediante cotejo
en el Archivo de Concentración, con el propósito de resguardarlos de forma digital
y en rollos de película para así evitar su deterioro.
ACTIVIDADES DIC ENE FEB MAR ABRIL MAYO JUN JUL AGO SEP
BUSQUEDA Y
ENTREGA DE
DOCUMENTACIÓN
17 25 32 34 21 37 25 12 32 14
ORDENAMIENTO DE
EXPEDIENTES DE
ALUMNOS DE AÑO
DE 1970 PARA
DIGITALIZARSE.
324 942 936 850 300 69 132
OBTENCION DE
CURP DE LOS
EXPEDIENTES DE
ALUMNOS DEL AÑO
1970
279 368
CAPTURA DE
EXPEDIENTES DE
LOS AÑOS
1970,1971.
123 212 102 260 191
De enero a la fecha se han entregado a los interesados la cantidad de 249 documentos (acta de nacimiento, certificado de secundaria y certificado de bachillerato).
3553 expedientes de alumnos del año 1970, listos para digitalizar.
Se ha extraído 647 CURP de la Red para trámite de matrículas.
Se han capturado un total de 888 expedientes de alumnos del año de 1970.1971.
Direción de Archivos Informe 2017
24
5.- ÁREA DE CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
Área encargada de ordenar y clasificar los fondos documentales de los Archivos de
Trámite de las distintas dependencias, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación
de documentos del Archivo de Concentración, así como elaborar los instrumentos de
control de registro de los mismos.
CONSULTA DE
ACTAS DEL CONSEJO UNIVERSITARIO
MES CANTIDAD
ENERO 7
FEBRERO 10
MARZO 13
ABRIL 61
MAYO 27
JUNIO 24
JULIO 3
AGOSTO 3
SEPTIEMBRE 4
TOTAL 179
PRESTAMO Y CONSULTA DE NÓMINAS PARA EL
DEPARTAMENTO JURIDICO
MES CANTIDAD
ENERO
FEBRERO 12
MARZO 25
ABRIL 10
MAYO
Direción de Archivos Informe 2017
25
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
TOTAL 47
COPIAS CERTIFICADAS DE NÓMINAS
MES CANTIDAD
ENERO
FEBRERO 20
MARZO 8
ABRIL
MAYO
JUNIO 2
JULIO
AGOSTO 6
SEPTIEMBRE
TOTAL 36
COPIAS SIMPLES DE NÓMINAS
MES CANTIDAD
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO 31
Direción de Archivos Informe 2017
26
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
TOTAL
CONSULTA DE NÓMINAS PARA RECONOCIMIENTO
DE ANTIGÜEDAD
MES CANTIDAD
ENERO 59
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO 5
JULIO
AGOSTO 3
SEPTIEMBRE
TOTAL 67
CLASIFICACIÓN Y GUARDA DE NÓMINAS
MES CANTIDAD
ENERO
FEBRERO 23
MARZO 19
ABRIL 20
MAYO 38
JUNIO 31
JULIO 44
Direción de Archivos Informe 2017
27
AGOSTO 33
SEPTIEMBRE
TOTAL 208
REACOMODO DE CAJAS DE NÓMINAS
MES CANTIDAD
ENERO
FEBRERO 42
MARZO 32
ABRIL 18
MAYO 19
JUNIO 15
JULIO 21
AGOSTO 15
SEPTIEMBRE
TOTAL 162
COPIAS CERTIFICADAS DE POLIZAS DE EGRESOS
MES CANTIDAD
ENERO 238
FEBRERO 114
MARZO 47
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
Direción de Archivos Informe 2017
28
AGOSTO
SEPTIEMBRE
TOTAL 399
CONSULTA DE POLIZAS DE EGRESOS PARA
RECONOCIMIENTO DE ANTIGÜEDAD
MES CANTIDAD
ENERO 237
FEBRERO 30
MARZO 35
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
TOTAL 302
CONSULTA DE EXPEDIENTES DE DIFERENTES
SECRETARIAS
MES CANTIDAD
ENERO 25
FEBRERO 18
MARZO 35
ABRIL 46
MAYO 15
JUNIO 16
Direción de Archivos Informe 2017
29
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE 15
TOTAL 170
CLASIFICACIÓN Y GUARDA DE EXPEDIENTES DE
DIFERENTES SECRETARIAS
MES CANTIDAD
ENERO 35
FEBRERO 48
MARZO 60
ABRIL 19
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
TOTAL 245
REACOMODO DE EXPEDIENTES DE DIFERENTES
SECRETARIAS EN ESTANTERIA
MES CANTIDAD
ENERO 38
FEBRERO 44
MARZO 57
ABRIL 52
Direción de Archivos Informe 2017
30
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
TOTAL 191
NUEVA ACTIVIDAD PROGRAMA “WINISIS”
REGISTRO DE CAPTURA EN PROGRAMA DE
BÚSQUEDA DE PÓLIZAS DE EGRESOS
MES CANTIDAD
ENERO 438
FEBRERO 1016
MARZO 597
ABRIL 203
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
TOTAL 2254
Direción de Archivos Informe 2017
31
INVENTARIO DOCUMENTAL DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS EN
LOS MESES DE AGOSTO- SEPTIEMBRE 2017
DEPENDENCIA CANTIDAD
DE DOCUMENTOS
RECTORIA 1849
H. CONSEJO UNIVERSITARIO 734
SECRETARIA GENERAL 648
SECRETARIA ADMINISTRATIVA 1007
SECRETARIA ACADEMICA 425
DEPARTAMENTO JURIDICO 1108
DPTO. VINCULACIÓN Y DESARROLLO 763
POSGRADO 329
ACUERDOS DE JUNTA DE GOBIERNO 86
ACUERDOS DEL H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
101
DICTAMENES DEL H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
6
ACTAS DEL H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
368
CONCENTRACIONES 331
COPIAS DE ACTAS DEL H. CONSEJO
UNIVERSITARIO
131
NÓMINAS 6985
POLIZAS DE EGRESOS 397544
DEPARTAMENTO DE COMPRAS S/O 1155
RECTORIA S/O 142
TOTAL 413,581
Direción de Archivos Informe 2017
32
Es importante mencionar, que en el área de Catalogación y Clasificación
Documental, se continúa trabajando con el inventario documental de las diferentes
dependencias de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo.
Cabe resaltar que cada una de las áreas que conforman el Archivo de
Concentración cumple en su totalidad con los servicios solicitados por parte de los
usuarios, siendo alumnos, personal docente y administrativo, logrando así el
valor esperado al inicio del ejercicio del Programa Operativo Anual (POA) 2017.
Así pues, cada una de las tablas anteriores contiene el total de servicios
solicitados a la dependencia.
Direción de Archivos Informe 2017
33
INFORME DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO HISTÓRICO
ARCHIVO HISTÓRICO DE LA UNIVERSIDAD MICHOACANA
En relación con los usuarios que consultaron el Acervo Documental de la
UMSNH tenemos los siguientes datos en 2017:
CONSULTA DE USUARIOS POR MES AÑO ENERO-AGOSTO 2017
MES BECARIOS ESTUDIANTES PROF/INVEST ADMINISTRATIVOS OPI TOTAL
ENERO 0 12 5 13 1 31
FEBRERO 0 13 3 19 3 38
MARZO 0 14 12 19 1 46
ABRIL 0 10 10 2 5 27
MAYO 0 9 8 18 0 35
JUNIO 0 26 5 11 5 47
JULIO 0 3 2 5 0 10
AGOSTO 0 1 7 8 0 16
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
Direción de Archivos Informe 2017
34
DISPONIBILIDAD PORCENTUAL DE FONDOS Y COLECCIONES ENERO-AGOSTO
2017 (Datos referentes al avance de registro en inventario.
FONDO
NÚMER
O DE
CAJAS
TOTAL DE
EXPEDIEN
TES
AVANCE EN
CAJAS
AVANCE EN
EXPEDIENTES
PORCENTAJE
DE AVANCE
Fondo
Estados de
Exámenes 818 1449
518 63.32518337
Fondo
Control
Escolar 1255 32322 1181 30730 95.07456222
Fondo
Ignacio Mier
Arriaga 6 4 0 66
Direción de Archivos Informe 2017
35
AVANCE EN CLASIFICACIÓN DEL FONDO FOTOGRÁFICO ENERO-AGOSTO 2017
Fondo
Fotográfico 23
5234
fotografías 23
5234 fotografías
con clave,
escaneadas en
guarda y en caja 80%
.
AVANCE EN LA LIMPIEZA DOCUMENTAL, DIGITALIZACIÓN, CAMBIO DE
CARPETA, HILO, CAJA Y ETIQUETA DEL FONDO ESTADOS DE EXÁMENES
ENERO-AGOSTO 2017 (se suspendió esta actividad a partir del mes de julio
debido a que se está modificando el espacio de acervo para biblioteca
Universitaria)
Avance
por
cajas
Avance por
número de
expedientes/g
uardas
Avance por número de
documentos/imágenes
digitalizadas
Estados de
Exámenes 818 16 149 9519
AVANCE EN EL PERIODO 2016 AL MES DE SEPTIEMBRE DE 2017 DEL
2.81%
AVANCE DE TODO EL FONDO 4.76%
Direción de Archivos Informe 2017
36
ANEXOS
DIFUSIÓN
Se participó apoyando al Sistema Estatal de Archivos (SESAM) en la organización
de la Semana Interinstitucional de Archivos 2017, en la Exposición Colectiva
“Exposición Documental Colectiva 100 años de la Universidad Michoacana de San
Nicolás de Hidalgo en documentos (1917-2017)” así como en la asistencia a las
conferencias, mesas de trabajo y otras actividades.
Direción de Archivos Informe 2017
37
Participación en el Primer Coloquio HISTORIA, ENSEÑANZA Y
CONSERVACIÓN DE LA IMAGEN AUDIOVISUAL en la mesa redonda: “Los
acervos fotográficos en Michoacán, balance, retos y perspectivas.”
Direción de Archivos Informe 2017
38
1er Coloquio de Archivística Una mirada a las universidades y los espacios de
investigación a través de los archivos: historia, vicisitudes y retos. En la mesa de
trabajo “La historia de la UM. Experiencias de investigación. Organizado por la
ENES.
Direción de Archivos Informe 2017
39
CURSOS Y ASISTENCIA A CONGRESOS, FOROS, ETC.
2 0 1 7
CURSO/ EVENTO ASISTIDO FECHA(S) Personal
asistente
Organizado
por:
XIX SEMINARIO NACIONAL DE
HISTORIA Y EDUCACIÓN
(ASISTENTES)
ENERO-DICIEMBRE
2017
Sergio García
Ávila
Ricardo León
Alanís
Adrián Luna
Flores
Neiffe Valencia
Calderón
Lis Alejandra
Andrade
Figueroa
Bárbara Tinoco
Farfán
Eusebio Martínez
Hernández
Luis Alberto
Medina Pineda
CESCN/AHUM
XIX SEMINARIO NACIONAL DE
HISTORIA Y EDUCACIÓN
(COORDINADORES)
ENERO-DICIEMBRE
2017
Mtra. Neiffe
Valencia
Calderón/ Dr.
Sergio García
Ávila
CESCN/AHUM
CURSO BÁSICO DE EXCELL Neiffe Valencia
Calderón Lis
Alejandra
Andrade
Figueroa María
del Carmen
Trujillo
Hernández
Bárbara Tinoco
Farfán
Adrián Luna
Flores
Eusebio Martínez
Hernández
Direción de Archivos Informe 2017
40
XIX SEMINARIO NACIONAL DE
HISTORIA Y EDUCACIÓN
PONENTES: Dr. Ricardo León
Alanís, Mtro.
Eusebio Martínez
Hernández, Dra.
Adriana Pineda
Soto, Mtra. María
de la Paz
Hernández
Aragón, Lic. Lis
Alejandra
Andrade
Figueroa, Mtra.
Neiffe Valencia
Calderón, Mtra.
Bárbara Tinoco
Farfán, Mtro.
Adrián Luna
Flores, Dr. Sergio
García Ávila.
CESCN/AHUM
CONGRESO INTERNACIONAL
"VASCO DE QUIROGA
HUMANISTA, ABOGADO,
APOSTOL." Ponencia: "La
herencia de Vasco de Quiroga en
el Colegio de San Nicolás y más
allá")
16 DE MARZO 2017 Dr. Ricardo León
Alanís, Mtro.
MANEJO DE UN SISTEMA DE
GESTION DE LA CALIDAD
6-7 DE MARZO DE
2017
Lis Alejandra
Andrade
Figueroa
DGB/UMSNH
ACTUALIZACIÓN DE LA NORMA
ISO 9001-2015
06-07 DE MARZO 2017 Lis Alejandra
Andrade
Figueroa
DGB/UMSNH
FOROS "HACIA LA REFORMA
INTEGRAL DE LA
UNIVERSIDAD"
27 Y 28 DE ABRIL
2017
Y 3 Y 4 DE MAYO DE
2017
Lis Alejandra
Andrade
Figueroa
SPUM
2do. FORO INTERNACIONAL DE
RESPONSABILIDAD SOCIAL
ponente
29 AL 30 DE MAYO María de la Paz
Hernández
Aragón
UMSNH
FOROS "HACIA LA REFORMA
INTEGRAL DE LA
UNIVERSIDAD"
27 Y 28 DE ABRIL
2017
Neiffe Valencia
Calderón
SPUM
Direción de Archivos Informe 2017
41
PARTICIPACIÓN EN LA
EXPOSICIÓN DOCUMENTAL
100 AÑOS DE LA UMSNH y
ACTO DE APERTURA DE
SEMANA INTERINSTITUCIONAL
DE ARCHIVOS
27 DE MARZO 2017 Sergio García
Ávila
Ricardo León
Alanís
Adrián Luna
Flores
Neiffe Valencia
Calderón
Lis Alejandra
Andrade
Figueroa
Bárbara Tinoco
Farfán
Eusebio Martínez
Hernández
Benjamín Josué
Ferreira Montes
Luis Alberto
Medina Pineda
SESAM
Sistema
Estatal de
Archivos
PARTICIPACIÓN EN LA
SEMANA INTERINSTITUCIONAL
DE ARCHIVOS
27 AL 31 DE MARZO
2017
Neiffe Valencia
Calderón
Bárbara Tinoco
Farfán
Lis Alejandra
Andrade
Figueroa
SESAM
CURSOS SOBRE ARCHIVO DE
TRÁMITE
30 - 31 DE MARZO
2017
Lis Alejandra
Andrade
Figueroa
Bárbara Tinoco
Farfán
Rectoría
UMSNH
1ER COLOQUIO DE
ARCHIVÍSTICA. Una mirada a las
universidades y los espacios de
investigación a través de los
archivos: historia, vicisitudes y
retos. En la mesa de trabajo “La
historia de la UM. Experiencias de
investigación.
28 DE MARZO de
2017
Neiffe Valencia
Calderón
Bárbara Tinoco
Farfán
Adrián Luna
Flores
Eusebio Martínez
Hernández
ENES/UNAM
Direción de Archivos Informe 2017
42
1ER COLOQUIO HISTORIA,
ENSEÑANZA Y CONSERVACIÓN
DE LA IMAGEN AUDIOVISUAL.
En la mesa redonda los acervos
fotográficos en Michoacán,
balance, retos y perspectivas. H
29 DE MARZO 2017 Lis Alejandra
Andrade
Figueroa
IIH/UMSNH
CURSO ACERVO DE
HEMEREOTECAS
25 DE AGOSTO AL 1
DE SEPTIEMBRE 2017
Neiffe Valencia
Calderón
Bárbara Tinoco
Farfán
Adrián Luna
Flores
Eusebio Martínez
Hernández Lis
Alejandra
Andrade
Figueroa
DGB DE LA
UMSNH
EN
CONVENIO
CON LA
UNAM
7° FORO DE SERVICIO
SOCIAL/2° DE PRÁCTICAS
PROFESIONALES ANUIES
REGIÓN CENTRO-OCCIDENTE.
(PARTICIPACIÓN EN EL PANEL
"PRÁCTICAS PROFESIONALES
Y SERVICIO SOCIAL CON
RESPONSABILIDAD EN LAS
UNIVERSIDADES E
INSTITUCIONES DE NIVEL
SUPERIOR DE LA RCO")
ASISTENTE Y PONENTE
8 DE SEPTIEMBRE
2017
Eusebio Martínez
Hernández
Eventos y Cursos posibles:
DEBATE EN TORNO A LA
EDUCACIÓN NORMAL EN EL
MARCO DEL CII ANIVERSARIO
DE LA ESCUELA NORMAL
URBANA FEDERAL
19 DE SEPTIEMBRE
DE 2017
Bárbara Tinoco
Farfán
Adrián Luna
Flores
LUGAR: ESC.
URB. FED.
"PROF.
JESÚS
ROMERO
FLORES"
Direción de Archivos Informe 2017
43
VII CONGRESO NACIONAL E
IBEROAMERICANO DE GUÍAS
DE TURISTAS. PONENCIA:
EL PAPEL DE LAS MUJERES
EN EL MOVIMIENTO DE
INDEPENDENCIA DE MÉXICO.
DOÑA GERTRUDIS
BOCANEGRA."
21 DE SEPTIEMBRE
2017
Neiffe Valencia
Calderón
SECRETARÍA
DE TURISMO
DEL ESTADO
DE
MICHOACÁN
/ ASOCIACIÓN
NACIONAL DE
GUÍAS DE
TURISTAS
ENCUADERNACIÓN BÁSICA Y
ESTABILIZACIÓN DE LIBROS Y
DOCUMENTOS HISTÓRICOS
2-6 DE OCTUBRE
de 2017
Adrián Luna
Flores
Eusebio Martínez
Hernández
DGB/UNAM
CONFERENCIA: "ICONOGRAFÍA
VIRREYNAL EN MICHOACÁN"
(Apuntes para el rescate de la
antigua galería del Colegio de San
Nicolás)
10 DE OCTUBRE
2017
Dr. Ricardo León
Alanís
MUSEO
REGIONAL
MICHOACANO
CONGRESO SOBRE LA VIDA Y
OBRA DE FRAY JUAN
BAUTISTA MOYA, "EL APOSTOL
DE TIERRA CALIENTE"
PONENCIA: (VASCO DE
QUIROGA Y LOS AGUSTINOS
EN MICHOACÁN, SIGLO XVI"
20-22 DE DICIEMBRE Dr. Ricardo León
Alanís
TEMPLO Y
CONVENTO
DE SAN
AGUSTÍN
Morelia, Michoacán a 25 de septiembre del 2017.
ATENTAMENTE
LIC. MONIKA GUTIERREZ LEGORRETA
DIRECTORA DE ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD MICHOACANA