informe de implementaciÓn y mantenimiento del modelo

E-SGE-FM-013 Versión 2.0

14 de enero 2020

INFORME DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG

FORMATO PARA ELABORAR INFORMES Código: E-SGE-FM-013 Versión: 2.0 Vigente desde 14 de enero del 2020

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el repositorio de documentos SIG del DASCD.

Carrera 30 No 25 – 90, Piso 9 Costado Oriental. Tel: 3 68 00 38 Código Postal: 111311 www.serviciocivil.gov.co

Página 1 de 60

INFORME DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG

Bogotá, D.C., Diciembre 31 de 2.020

http://www.serviciocivil.gov.co/




Página 2 de 60

CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4

2. OBJETIVO DEL INFORME .................................................................................................................... 6

3. PUBLICO OBJETIVO ............................................................................................................................. 6

4. MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG .......................................................... 6

4.1. FORMULARIO ÚNICO DE REPORTE DE AVANCE A LA GESTIÓN –FURAG ............ 9

4.1.1. FURAG EN EL DASCD .................................................................................................. 9

4.1.1.1 RESULTADOS FURAG DASCD 2019 ......................................................................... 10

Con el fin de contar con el contexto de avance del Departamento, se presentan a continuación los resultados FURAG 2019. ................................................................................................... 10

4.2. AUTODIAGNOSTICOS EN EL DASCD ....................................................................... 14

4.3. SEGUIMIENTO EN LA ADECUACIÒN E IMPLEMENTACIÒN DEL MIPG EN EL DASCD. ................................................................................................................................... 18

4.4. PLANES DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG 2020 – DASCD. .............................................................. 19

DIMENSIONES Y POLÍTICAS DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG. 19

4.4.1. DIMENSIÓN DE TALENTO HUMANO ......................................................................... 19

4.4.1.1 Política de Talento Humano. ........................................................................................ 20

4.4.1.2. Política de Integridad. ................................................................................................. 24

4.4.2. DIMENSIÓN DIRECIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN ........................ 26

4.4.2.1. Política de Planeación Institucional ............................................................................. 26

4.4.2.2. Política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público. ............................... 29

4.4.3. DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS ................................. 30

4.4.3.1. Ventanilla hacia adentro. ............................................................................................ 30

4.4.3.1.1. Política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos. .............. 30

4.4.3.1.2. Política de Gobierno Digital...................................................................................... 32

4.4.3.1.3. Política de Seguridad Digital .................................................................................... 35

4.4.3.1.4. Política de Defensa Jurídica .................................................................................... 37

4.4.3.1.5. Política de Mejora Normativa ................................................................................... 37

4.4.3.2. Ventanilla hacia afuera, Relación Estado-Ciudadano ................................................. 38





Página 3 de 60

4.4.3.2.1. Política de Servicio al Ciudadano ............................................................................ 38

4.4.3.2.2. Política de Racionalización de trámites ................................................................... 41

4.4.3.2.3. Política de Participación Ciudadana en la Gestión Pública. .................................... 42

4.4.4. DIMENSIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS .......................................................... 44

4.4.4.1 Política Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional. ................................ 44

4.4.5. DIMENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ...................................................... 45

4.4.5.1 Política de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Lucha contra la Corrupción 45

4.4.5.2. Política de Gestión Documental .................................................................................. 46

4.4.6. DIMENSIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN........................... 50

4.4.6.1 Política de Gestión del Conocimiento y la Innovación ................................................. 50

4.4.7. DIMENSIÓN CONTROL INTERNO .............................................................................. 52

4.4.7.1 Política de Control Interno............................................................................................ 52

4.5. RESULTADOS SEGUIMIENTO PLANES DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO MIPG 2020 ............................................................................................................................... 54

55

4.5.1. Plan de Implementación MIPG 2020 ............................................................................ 56

El Plan de Implementación se ha trazado 40 actividades para que en la presente vigencia 2020 se logre el 100% de éstas, y de ésta manera lograr el cierre de las brechas identificadas tanto en el informe personalizado FURAG 2018 como en los autodiagnósticos 2019. .................... 56

Avance mensual acumulado Plan implementación MIPG – DASCD ....................................... 56

4.5.2. Plan de Mantenimiento MIPG 2020 .............................................................................. 57

El Plan de Mantenimiento se ha trazado 26 actividades para que en la vigencia 2020 se logre el 100% de éstas, y de ésta manera lograr mantener el normal y buen funcionamiento de la entidad, realizando seguimiento a esas acciones que se llevaron a cabo en la vigencia anterior para el cierre de las brechas identificadas tanto en los resultados FURAG 2018 como en los autodiagnósticos 2019. ............................................................................................................ 57

Avance mensual acumulado Plan mantenimiento MIPG – DASCD ........................................ 57

Es importante tener en cuenta, que estas acciones se encuentran alineadas a los planes del decreto 612 y a los proyectos y/o cronogramas definidos por cada dependencia del DASCD: 57

5. OBSERVACIONES ....................................................................................................... 58





Página 4 de 60

1. INTRODUCCIÓN En el año 2015, expedido el correspondiente Plan Nacional de Desarrollo bajo la Ley 1753 de 2015 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, en su artículo 133 establece “…Integración de Sistemas de Gestión. Intégrense en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad de qué trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades del Estado…”

Acorde a lo anterior, y en concordancia a lo expuesto, se expide el Decreto 1499 de 2017, “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” creando el Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, el cual debe ser adoptado por las entidades y organismos de la rama ejecutiva del poder público tanto Nacional como Territorial.

Teniendo en Cuenta el ARTÍCULO 2.2.22.3.2. Definición del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio., para Bogotá, Distrito Capital, la Alcaldía Mayor sanciona el Decreto 591 de 2018 "Por medio del cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Nacional y se dictan otras disposiciones" y establece en su ámbito de aplicación que todos los organismos y entidades del Distrito, en los sectores central, descentralizado, local y aquellas mixtas donde el distrito posea el 90% o más de capital social deberán adoptarlo.

Para diciembre de 2018, en la sesión ordinaria de la Comisión Intersectorial del Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD, acorde al acta 001 del 11 de diciembre de 2018, y su orden del día, se hace la presentación referente a la contextualización del SIGD-MIPG, el decreto 591/18, propuesta de reglamento, instrumentos para la implementación del MIPG, lineamiento Gestión Estratégica de Talento Humano, y definió las acciones a desarrollar por los líderes de política de las entidades y organismos distritales, dicha sesión contó con la participación de la Directora del DASCD, así mismo en el acta 01 del 14 de marzo de 2019, se dio la aprobación de; Líderes de política de gestión y desempeño distritales, el correspondiente reglamento, la guía de ajustes del SIGD, plan de acción para implementación del MIPG y el plan de trabajo de la comisión intersectorial SIGD.


https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=62866#1083




Página 5 de 60

Al interior del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital - DASCD, se expidió la Resolución 277 de 2018, “Por la cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del DASCD”, cuya naturaleza se basa en la instancia encargada de orientar, articular y ejecutar las acciones y estrategias para la correcta implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG en el DASCD. Para el 24 de diciembre de 2019, la Alcaldía Mayor sanciona el Decreto 807 de 2019, “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, donde establece los objetivos, ámbito de aplicación, institucionalidad y funciones, líderes de política con respecto al MIPG En la vigencia 2019, se llevó a cabo la realización de los autodiagnósticos, identificando las brechas para la vigencia 2019 y que deben ser trabajadas en 2020, con base en los resultados FURAG 2018, teniendo en cuenta el informe FURAG 2018 personalizado por entidad allegado en el tercer trimestre 2020. Es importante tener en cuenta que muchas de las acciones allí descritas como brechas, en la vigencia 2019 se trabajaron para realizar su cierre. Para 2020 se llevaron a cabo los autodiagnósticos, donde se identificaron las brechas y las acciones que se han adelantado frente a la vigencia anterior, estos resultados junto con las recomendaciones FURAG 2019, son insumo en la planeación 2021 del Departamento y una vez establecido el Plan de Acción Institucional con los proyectos de cada dependencia se elaborara el plan de implementación y mantenimiento MIPG 2021. Durante 2020, en concordancia a los requerimientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG y las acciones que el DASCD ha incorporado dentro del “Plan de implementación MIPG 2020”, permitió desarrollar las acciones establecidas con el fin y de manera progresiva ir cerrando dichas brechas, y de igual manera con las actividades establecidas en “Plan de mantenimiento MIPG 2020”, hacer seguimiento a las acciones que permitieron en la vigencia anterior cerrar brechas identificadas. Para este ejercicio se tomó como base el informe presentado por la Oficina Asesora de Planeación – OAP, en el mes de enero de 2020, sobre la adecuación e implementación del MIPG, donde se realizó un recorrido por todas las políticas del modelo y se documentaron las acciones en las que se avanzó durante esa vigencia (2019). Así mismo; se tuvo en cuenta el Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión FURAG 2019, cuestionario desarrollado a fínales de 2019 y primer trimestre de 2020, en el cual se pudo identificar oportunidades de mejora para tener en cuenta en implementación y mantenimiento del MIPG, al igual que los resultados de los Autodiagnósticos realizados el último trimestre de 2019. Las acciones que al interior del DASCD se adelantaron para este cuarto trimestre tanto en el Plan de implementación como en el Plan de mantenimiento del MIPG 2020, se encuentran alineados a los planes de acción de las dependencias que a la vez integran el Plan de Acción Institucional - PAI, donde los líderes tanto de cada tema como de cada dependencia de manera sistémica





Página 6 de 60

hacen su correspondiente desarrollo y seguimiento a las actividades de los cronogramas del respectivo plan de acción, basados en hechos y evidencias que los soportan como primera línea de defensa, luego, a través de la Oficina Asesora de Planeación como segunda línea de defensa, realizando seguimiento y monitoreo mensual, validando las acciones desarrolladas basadas en evidencias soportadas y documentadas, con el fin de verificar el avance de las acciones establecidas.

2. OBJETIVO DEL INFORME Presentar el avance del plan de implementación y del plan de mantenimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD, por cada tema y acción adelantada, correspondientes a las brechas identificadas y trabajadas en el marco de las dimensiones y políticas del MIPG.

3. PUBLICO OBJETIVO Como público objetivo se contemplan las entidades que hacen seguimiento al MIPG, como la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, el Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP, demás entidades se seguimiento y control, al igual que los grupos de valor y de interés de la entidad y la Ciudadanía en General.

4. MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG El objetivo trazado por el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG propende por el fortalecimiento institucional, lo cual se logra integrando en un solo sistema los sistemas con los cuales las organizaciones venían trabajando, con el fin de tener un mejor control y evitar reprocesos, enfocados a la satisfacción de los grupos de valor e interés, donde se reconozcan y se dé solución a sus necesidades y sus problemáticas por medio de un servicio íntegro y de calidad. Con respecto al fortalecimiento integral, es importante fortalecer las competencias del talento humano de la entidad (funcionarios y contratistas), pues son quienes generan el valor agregado al sistema y la cara de la entidad frente al usuario final, por lo que es imperante interiorizar el modelo y socializar sus principios y su aplicabilidad por medio de cada una de las siete dimensiones.





Página 7 de 60

Fuente: DAFP, Tomado de: https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg

RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL MIPG EN EL DASCD

En concordancia con la resolución 277 de 2018, en su artículo 3º, establece la responsabilidad de los servidores públicos en la implementación, desarrollo, control y mejora del Sistema Integrado de Gestión Distrital – SIGD y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, siendo el representante legal quien dirige el SIGD y orienta y lidera la implementación del MIPG.


https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg




Página 8 de 60

Líderes Responsables de la Implementación del MIPG

Dimensión MIPG Políticas de Gestión y Desempeño Institucional

Líder de la implementación de las Políticas (Cargo y Dependencia)

Talento Humano

Gestión Estratégica del Talento Humano

Subdirector – Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario

Integridad Subdirector – Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario

Direccionamiento Estratégico y Planeación

Planeación Institucional Jefe – Oficina Asesora de Planeación

Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público

Subdirector – Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario

Gestión con Valores para Resultados

Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos

Jefe – Oficina Asesora de Planeación

Gobierno Digital Jefe – Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Seguridad Digital Jefe – Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Defensa Jurídica Subdirector – Subdirección Técnico Jurídica del Servicio Civil Distrital

Mejora Normativa Subdirector – Subdirección Técnico Jurídica del Servicio Civil Distrital

Servicio al Ciudadano Subdirector – Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario

Racionalización de Trámites Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario. Subdirecciones Misionales: Subdirección Técnico Jurídica del Servicio Civil Distrital - Subdirección de Gestión Distrital de Bienestar Desarrollo y Rendimiento.

Participación Ciudadana en la Gestión Pública

Jefe – Oficina Asesora de Planeación

Evaluación de Resultados

Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional

Dirección (Revisión por la Dirección) Jefe – Oficina Asesora de Planeación Jefe - Oficina de Control Interno

Información y Comunicación

Gestión Documental Subdirector – Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario

Transparencia, Acceso a la Información Pública y Lucha Contra la Corrupción

Jefe – Oficina Asesora de Planeación Dirección – Asesor de Comunicaciones

Gestión del Conocimiento y la Innovación

Gestión del Conocimiento y la Innovación

Jefe – Oficina Asesora de Planeación en coordinación con Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario. Subdirección Técnico Jurídica del Servicio Civil Distrital - Subdirección de Gestión Distrital de Bienestar Desarrollo y Rendimiento.

Control Interno Control Interno Jefe - Oficina de Control Interno

Fuente: Resolución 277 del 29 de noviembre de 2018





Página 9 de 60

4.1. FORMULARIO ÚNICO DE REPORTE DE AVANCE A LA GESTIÓN –FURAG

El Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión - FURAG, como instrumento de evaluación, evalúa la gestión de la entidad en tres grados de orientación:

✓ La Eficacia (Medida en que se logran los resultados institucionales)

✓ La Eficiencia (Medida en que los recursos e insumos son utilizados para alcanzar los resultados)

✓ La Calidad (Medida en la que se asegura que el producto y/o prestación del servicio responde a atender las necesidades y problemas de sus grupos de valor)

Se constituye en la línea base que permitirá a las entidades avanzar en la implementación del MIPG y del MECI y así orientar su gestión hacia resultados, enfocada al servicio ciudadano y sustentada en un compromiso colectivo sobre el desarrollo del país.

4.1.1. FURAG EN EL DASCD

Para la vigencia 2019 el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital llevo a cabo el desarrollo del FURAG acorde a los lineamientos dados tanto por la Función Pública como por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, ejercicio que se realiza acorde al cronograma por ellos establecido para cada vigencia, cuyos resultados servirán para identificar lo avanzado y las brechas aún existentes con el fin de generar acciones en la implementación del Modelo. Este ejercicio en concordancia con los lineamientos establecidos el DAFP, quien generó nuevas preguntas soportadas en el cuestionario y las respuestas dadas, fue respondido entre febrero y marzo de 2020, una vez respondidas y enviadas las respuestas el DAFP genero el certificado correspondiente, con fecha 16 de marzo de 2020. El DAFP, emitió los resultados FURAG 2019, el cual en sus recomendaciones, se evidencia como el DASCD ha avanzado en esta vigencia en la identificación de brechas y la puesta en marcha de acciones para contrarrestarlas. Estos resultados, junto a las correspondientes recomendaciones junto con los autodiagnósticos que se desarrollaron en el cuarto trimestre al interior del Departamento, serán el insumo para la programación de la planeación estratégica 2021.





Página 10 de 60

4.1.1.1 RESULTADOS FURAG DASCD 2019

Con el fin de contar con el contexto de avance del Departamento, se presentan a continuación los resultados FURAG 2019.

Resultados índice de Desarrollo Institucional Para 2019 el DASCD obtuvo un puntaje de 85,5, tan solo a 0,2 puntos del promedio del grupo PAR, con este resultado se ubica en el quintil 3.

Teniendo en cuenta lo establecido por el DAFP, el quintil es una medida de ubicación que permite organizar jerárquicamente un conjunto de datos en cinco grupos del mismo tamaño.

Se debe tener en cuenta que las entidades del grupo PAR obtuvieron al igual que el DASCD un gran avance y un mejor puntaje con respecto a vigencias anteriores.

El DASCD hace parte del grupo PAR denominado Distrito Capital conformado por 52 entidades Distritales.

CAJA DE VIVIENDA POPULAR ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ

CANAL CAPITAL SECRETARÍA DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE

CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORÍA DEL ESPACIO PÚBLICO SECRETARÍA DE HACIENDA DE BOGOTÁ

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE

EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO

EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A. SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

ENTIDAD ASESORA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TÉCNICA SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD

FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS, CESANTIAS Y PENSIONES -FONCEP- SECRETARÍA DISTRITAL DE MUJER

FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN

INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD

INSTITUTO DISTRITAL DE CIENCIA, BIOTECNOLOGÍA E INNOVACIÓN EN SALUD SECRETARÍA DISTRITAL DE SEGURIDAD, CONVIVENCIA Y JUSTICIA

INSTITUTO DISTRITAL DE GESTIÓN DE RIESGOS Y CAMBIO CLIMÁTICO SECRETARÍA DISTRITAL DEL HABITAT

INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ

INSTITUTO DISTRITAL DE LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE - IDRD SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD CENTRO ORIENTE

INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE

INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCIÓN Y BIENESTAR ANIMAL SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR

INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR OCCIDENTE

INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL DE BOGOTÁ UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CUERPO OFICIAL BOMBEROS BOGOTÁ D.C.

INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL

INSTITUTO PARA LA PROTECCIÓN DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL

JARDÍN BOTÁNICO DE BOGOTÁ JOSÉ CELESTINO MUTIS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS

LOTERÍA DE BOGOTÁ UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

METRO DE BOGOTÁ S.A. VEEDURÍA DISTRITAL

GRUPO PAR DISTRITO CAPITAL

Fuente: https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-medicion


https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-medicion




Página 11 de 60

Resultados IDI - FURAG 2019 – DAFP


Para la vigencia 2017 se obtuvo un puntaje de 67,6 en esta primera medición, en 2018, el puntaje fue de 73,3, es decir que se avanzó en 5,7 puntos, y para 2019 se obtuvo una puntuación del 85,5 es decir que hubo un aumento de 12,2 puntos, como se puede observar en el siguiente gráfico.

Comparativo Resultados IDI - FURAG 2017-2018-2019 – DAFP

2017 2018 2019

Fuente: Resultados FURAG 2017-2018-2019 – DAFP

El IDI está en una escala de 1 a 100; no obstante, los mínimos y máximos de cada índice están determinados por la complejidad de cada política evaluada, no son objeto de comparación con los resultados de desempeño vigencias anteriores, debido a ajustes del instrumento y la metodología de medición.






Página 12 de 60

Resultados por Dimensiones MIPG En la siguiente gráfica se pueden observar los puntajes obtenidos para esta vigencia.

Comparativo Resultados Dimensiones- FURAG 2019 – DAFP

Fuente: Creación propia – OAP – DASCD

Para poder tener un panorama frente al avance de la gestión del Departamento frente a los resultados FURAG, es importante poder mirar en retrospectiva los resultados de las mediciones de las vigencias 2017 y 2018 y poder ver al avance logrado para la vigencia 2019.

Comparativo Resultados Dimensiones - FURAG 2017-2018-2019 – DAFP





Página 13 de 60


Con respecto a la línea base 2017 se evidencia un avance en todas las dimensiones, sin embargo en la dimensión de Evaluación por resultados para 2018 frente a 2019 se evidencia que en este último año bajo en 0,3 puntos la evaluación.

Resultados por Políticas MIPG

En la siguiente gráfica se pueden observar los puntajes obtenidos para la vigencia 2019.







Página 14 de 60

En promedio de las políticas se obtuvo 84,1 puntos aumentando 8,8 puntos con respecto a la vigencia 2018 y 15,8 de 2017 a 2019.

Es importante tener en cuenta la dinámica presentada en los resultados de las vigencias 2017 y 2018 frente a los resultados de 2019, en la siguiente gráfica se puede observar el comportamiento obtenido.

Comparativo Resultados Políticas - FURAG 2017-2018-2019 – DAFP


4.2. AUTODIAGNOSTICOS EN EL DASCD

Para la vigencia 2018, se llevó a cabo el ejercicio del desarrollo de los autodiagnósticos, donde se evidenció cada una de las brechas en la implementación gradual del modelo, y con base en ello se estableció un cronograma y/o plan de adecuación e implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG para la vigencia 2019. Desde la Oficina Asesora de Planeación, se adelantó para la vigencia 2019, la realización de los autodiagnósticos con el fin de poder evidenciar los avances frente al anterior proceso de 2018, y a la vez con estos resultados poder evidenciar las brechas aún existentes y las opciones de mejora que coadyuvarán a la planeación 2020 en la implementación del Modelo. (Z:\Of_Planeacion\EMPALME_2019\Informes a noviembre 30\DEFINITIVOS\4. INFORME DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL\ANEXOS CORTE NOVIEMBRE 30\ANEXO 17- Anexo 1. AUTODIAGNÓSTICOS MIPG COMPARATIVO 2018-2019 V1)





Página 15 de 60

Los autodiagnósticos son un proceso que debe hacerse periódicamente con el fin de hacer una mirada interna de cómo va la gestión del Departamento, Si bien es cierto, se evidenció un gran avance entre las vigencias frente a las acciones que desarrolla el Departamento por medio de cada una de las dependencias y grupos de trabajo, si se hace importante en estos ejercicios prácticos de autodiagnóstico, poder desarrollarlos de manera puntual, evidenciando lo bueno, lo regular y lo malo, pues este es un punto de partida que da una radiografía del estado en que se encuentra cada tema, cada proceso y la entidad, y que permite establecer acciones que se encaminan a la mejora continua de la entidad. Se debe tener en cuenta los cambios, modificaciones a los autodiagnósticos que genere la Función Pública para su debido diligenciamiento. Desde la Oficina Asesora de Planeación, se adelantó para la vigencia 2020, la realización de los autodiagnósticos con el fin de poder evidenciar los avances frente a los anteriores procesos 2018 y 2019, y a la vez con estos resultados poder evidenciar las brechas aún existentes y las opciones de mejora que coadyuvarán a la planeación 2021 en la implementación y mantenimiento del MIPG. Es importante tener en cuenta que para la vigencia 2018 la Política de Gestión del Conocimiento y la Innovación no contaba con Autodiagnóstico, sin embargo, para 2019 ya se contó con dicho instrumento, al igual que para la presente vigencia, lo que permite evidenciar el estado en que se encuentra en el Departamento en esta Dimensión y Política, de igual manera cabe establecer, que el autodiagnóstico que se diligencio para 2018 para Gobierno Digital, en las vigencias 2019 y 2020 dicho formato no se aplicó, toda vez que desde el Ministerio de las Tecnologías y las Comunicaciones, se generó la plataforma tecnológica para ser desarrollado en línea. Otros dos aspectos a tener en cuenta es que el DAFP no generó el instrumentos de autodiagnósticos para las políticas de Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión y Desempeño y las de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional, el otro punto importante es que desde la Función Pública, se generó un nuevo formato acorde a la nueva política de Gestión de la Información Estadística el cual se desarrolla por primera vez, los cuales fueron aplicados en 2020. En ese orden de ideas, es importante tener en cuenta la “Guía para el uso de la Herramienta de Autodiagnóstico de las Dimensiones Operativas” Dispuesta por el DAFP para 2020 donde estableció por cada dimensión exceptuando la de Evaluación y resultados, las políticas a ser objeto de autoevaluación por las entidades, y dispuso los formatos de Excel para su diligenciamiento.





Página 16 de 60

Fuente: “Guía para el uso de la Herramienta de Autodiagnóstico de las Dimensiones Operativas” DAFP-2020

De igual manera, orienta a las entidades frente a su diligenciamiento de los cuestionarios y sobre quien o quienes deben diligenciarlos.

Fuente: “Guía para el uso de la Herramienta de Autodiagnóstico de las Dimensiones Operativas” DAFP-2020





Página 17 de 60

Para el caso puntual en el desarrollo de los instrumentos aplicados al interior del Departamento, desde la Oficina Asesora de Planeación se lideró este proceso y se llevó a cabo su aplicación con las dependencias y los líderes por cada política evaluada.

Autodiagnósticos 2018-2019-2020

«Línea base FURAG » «Autodiagnósticos

aplicados»

«Resultado del autodiagnósticos

2018»


2019»


2020»

2017 FURAG total del índice

de desempeño institucional fue del 67.6

2018 FURAG total del índice

de desempeño institucional fue del 73,3

2019

FURAG total del índice de desempeño institucional

fue del 85,5

Talento Humano 77,5 puntos sobre 100

80,4 puntos sobre 100


Integridad 2,9 puntos sobre 100

72 puntos sobre 100

76 puntos sobre 100

Direccionamiento estratégico y Planeación

85 puntos sobre 100

98 puntos sobre 100

SIN FORMULARIO 2020

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano PAAC



100 puntos sobre 100

Gestión Presupuestal 100 puntos sobre 100

100 puntos sobre 100

SIN FORMULARIO 2020

Gobierno Digital

17 puntos sobre 100

Rango Medio entre 40 y 60 puntos

Rango Alto entre 80 y 100 puntos

Defensa Jurídica 91,3 puntos sobre 100



Servicio al Ciudadano 74,3 puntos sobre 100

95 puntos sobre 100


Trámites 13 puntos sobre 100

61 puntos sobre 100


Rendición de Cuentas



91 puntos sobre 100

Participación Ciudadana


88 puntos sobre 100


Gestión Documental 52,7 puntos sobre 100



Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional


96 puntos sobre 100

SIN FORMULARIO

2020

Transparencia y Acceso a la Información

88 puntos sobre 100



Gestión de la Información estadística

No había instrumento de autodiagnóstico



Gestión del Conocimiento




Control Interno 94,8 puntos sobre 100



Fuente: Elaboración OAP del DASCD con base en los resultados del diligenciamiento de los autodiagnósticos por parte de los líderes de política





Página 18 de 60

Se puede observar en tabla anterior, como para este año no se dispuso de tres formularios para la autoevaluación como fueron:

• Direccionamiento estratégico y Planeación

• Gestión Presupuestal

• Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional Por otro lado, se dispuso el formato de autodiagnóstico para la nueva política Gestión de la Información estadística. Como se puede evidenciar en el documento, se presenta un avance de la gestión frente a las mediciones anteriores, de los catorce autodiagnósticos aplicados se tiene que diez de ellos presentan un avance con respecto a las vigencias anteriores, uno el de Defensa Jurídica aunque se mantiene el 99 puntos con respecto a la vigencia anterior, ya en medición decimal presenta un deceso de 0,8 puntos, dos de ellos Servicio al Ciudadano y Gestión del conocimiento que presentan un retroceso por situaciones internas como se dijo en el numeral correspondiente, y una política nueva de Gestión de la Información Estadística.

4.3. SEGUIMIENTO EN LA ADECUACIÒN E IMPLEMENTACIÒN DEL MIPG EN EL DASCD.

Desde 2018 el DASCD inició su proceso de adopción del MIPG, donde se realizó un recorrido por todas las políticas del modelo, se hicieron los ajustes institucionales, se efectuó la articulación de los planes institucionales de acuerdo con el Decreto 612 de 2018.

Cumplimiento del Decreto 612 /18: Integración de planes institucionales y Estratégicos al Plan de Acción Institucional

1. Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR

2. Plan Anual de Adquisiciones

3. Plan Anual de Vacantes

4. Plan de Previsión de Recursos Humanos

5. Plan Estratégico de Talento Humano

6. Plan Institucional de Capacitación

7. Plan de Incentivos Institucionales

8. Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo

9. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano PAAC

10. Plan Estratégico de Tecnologías de Información – PETI

11. Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información

12. Plan de Seguridad y Privacidad de la Información

Fuente: Elaboración OAP





Página 19 de 60

4.4. PLANES DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG 2020 – DASCD.

Con el fin de evidenciar la puesta que desde el Departamento Administrativo del Servicio Civil, ha venido desarrollando y así lograr que la entidad genere valor público para la ciudadanía, por medio de los servicios que acorde al catálogo de servicios y la caracterización de usuarios y grupos de valor y de interés, la entidad logre prestar un mejor servicio en la satisfacción de las necesidades y expectativas identificadas, para la presente vigencia se propuso llevar a cabo dos planes simultáneamente, un plan de implementación que dé cuenta del avance de las actividades frente a las brechas identificadas, y un plan de mantenimiento en el cual se realice seguimiento a las acciones que se continúan desarrollando en el DASCD, y que fueron importantes en el cierre de brechas y que deben ser sostenidas para el buen desarrollo del Modelo. .

DIMENSIONES Y POLÍTICAS DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG.

Con el fin de tener una visión integral de la gestión pública de las entidades, al integrar los diferentes sistemas existentes, el desarrollo del MIPG se ha venido madurando con el fin de mejorar capacidades institucionales en procura del mejoramiento continuo de las entidades. El Modelo se hace operativo por medio de las siete dimensiones:

Dimensiones MIPG

Fuente: https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/como-opera-mipg

La operatividad del MIPG se da a partir de las 7 dimensiones, que agrupan políticas de gestión y desempeño institucional, las cuales se desarrollaran a continuación.

4.4.1. DIMENSIÓN DE TALENTO HUMANO

Esta dimensión se reconoce como la más importante y fundamental del modelo toda vez que el talento humano se concibe como el bien o activo más preciado de las entidades, ya que gracias


https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/como-opera-mipg




Página 20 de 60

a las personas se estructura y desarrolla la misión, objetivos para cumplir con la visión y necesidades de los grupos de valor y el fortalecimiento institucional.

4.4.1.1 Política de Talento Humano.

Esta política dota a las entidades y organismos de herramientas básicas y necesarias con el fin de poder contar con personas idóneas, con compromiso, para los diferentes cargos y actividades acorde a la misionalidad y fines de la entidad, y la vez propende por el adecuado ciclo de vida de éstos desde su ingreso, el mérito para ello, su desarrollo a lo largo de su actividad laboral incluso personal y su retiro. La política de Talento Humano se enmarca en el fortalecimiento de las prácticas para generar una mejor gestión de los servidores públicos al interior de la entidad (ingreso, desarrollo y retiro). Además, propende porque todos los servidores actúen con base en los principios y valores establecidos en el código de integridad. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019 Se establecieron 5 brechas a las cuales se les asignaron acciones para ser desarrolladas en el marco de la implementación del MIPG para la presente vigencia. El Plan Estratégico de Talento Humano 2020, se encuentra publicado en la página web de la entidad en el link https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/planeacion/pol%C3%ADticas-lineamientos-y-manuales/5-plan-estrat%C3%A9gico-de-talento-humano-2020

Brecha No.1

Con respecto a los servidores que se retiran, la Entidad no: • Identifica y documenta las razones del retiro. • Analiza las causas del retiro y las tiene en cuenta para mejorar la gestión del talento humano.

Acción

Elaborar un informe acerca de las razones de retiro que genere insumos para el plan estratégico del talento humano.

Actividades

Se cuenta con los informes de retiro, uno por cada semestre. En el primero, se retiraron de la entidad 7 servidores públicos, de los cuales 5 accedieron a participar en la entrevista de retiro, es decir el 71.43% del personal retirado. En el segundo semestre, se dieron 9 retiros, y se cuenta con la entrevista realizada a 7 servidores, lo anterior, puesto que uno de los retiros fue


https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/planeacion/pol%C3%ADticas-lineamientos-y-manuales/5-plan-estrat%C3%A9gico-de-talento-humano-2020





Página 21 de 60

de un funcionario que se encontraba separado de su cargo debido a incapacidad por enfermedad y el otro, se debió al fallecimiento del funcionario. La entrevista se realiza a través de un formato mediante el cual se realizan las mismas preguntas a todos los servidores en proceso de retiro. Cumplimiento:100%

Brecha No.2

Los mecanismos que implementa la entidad para transferir el conocimiento de los servidores que se retiran a quienes continúan vinculados no: • Son suficientes ni adecuados. • Existen mecanismos para transferir el conocimiento.

Acción

Gestionar el conocimiento que dejan los servidores que se desvinculan, a través de la estrategia Red de Especialistas del Conocimiento REC

Actividades

Durante la vigencia 2020 se implementó el formato A-GTH-FM-036 denominado Informe entrega de cargo, el cual tiene como fin unificar la información presentada por el personal que se retira y tener claridad sobre el estado del puesto de trabajo, una vez el funcionario se retira. Ahora, desde el proceso de talento humano, cuando la dirección acepta la renuncia, se solicita el diligenciamiento del formato en mención, el cual es entregado algunas veces al proceso de talento humano y en otras ocasiones, solo al jefe inmediato del funcionario que se retira. Los informes que son entregados a talento humano, reposan en la hoja de vida. Así las cosas, se requiere ajustar el proceso con el fin de que los datos presentados en los informes de entrega se puedan socializar a los funcionarios de la entidad que así lo requieran. Cumplimiento: 50%

Brecha No. 3

No se planea el monitoreo y seguimiento al SIDEAP

Acción

Monitorear y hacer seguimiento de la información registrada en el SIDEAP

Actividades

Se realiza la revisión mensual de la información registrada en el SIDEAP, encontrándose que la misma se encuentra actualizada Cumplimiento: 100%

Brecha No. 4

No se proveen las vacantes definitivas oportunamente, de acuerdo con el Plan Anual de Vacantes

Acción

Proveer las vacantes definitivas , de acuerdo con el Plan Anual de Vacantes





Página 22 de 60

Actividades

Para la vigencia 2020 se dio la provisión de las vacantes definitivas correspondientes a la Convocatoria 807 de 2018, así mismo se hizo la provisión de algunas vacantes de manera provisional. Cumplimiento 100%

Brecha No. 5

Ruta de atención para la garantía de derechos y prevención del acoso laboral y sexual

Acción

Definición del cronograma de jornadas de capacitación en Acoso Laboral y Sexual

Actividades

Se diseñó la estrategia formación de Capacitaciones Técnicas, se socializó y divulgó la estrategia y las jornadas fueron desarrolladas. Cumplimiento 100%

Plan de Mantenimiento MIPG. Temas Se cuenta con cuatro temas para seguimiento.

Tema No. 1

Plan Estratégico de Talento Humano del DASCD con los lineamientos MIPG

Acción

Articular el Plan Estratégico de Talento Humano del DASCD con los lineamientos dados por el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y la nueva administración

Actividades

Mediante Resolución No. 024 de 2020 se adoptó el Plan Estratégico de Talento Humano para la vigencia 2020 "Unidos para Servir", el cual fue publicado en la página el 31 de enero de 2020. https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/planeacion/pol%C3%ADticas-lineamientos-y-manuales/5-plan-estrat%C3%A9gico-de-talento-humano-2020 Cumplimiento 100%

Tema 2

Plan Estratégico de Talento Humano 2020

Acción

Elaboración de informe de ejecución del Plan Estratégico de Talento Humano 2020

Actividades







Página 23 de 60

Se cuenta con el documento el cual fue enviado a la líder del proceso y se encuentra en la carpeta Z Cumplimiento 100%

Tema 3

Capacitaciones internas (Gestión Documental, Gestión Ambiental, Asuntos Disciplinarios, Servicio al Ciudadano, Seguridad de la Información, jornadas de Reinducción, etc.)

Acción

Ejecución de capacitaciones internas (Gestión Documental, Gestión Ambiental, Asuntos Disciplinarios, Servicio al Ciudadano, Seguridad de la Información, jornadas de Reinducción, etc.)

Actividades

Se realizaron capacitaciones: 1. Uso eficiente del agua. 2. Derechos, deberes y prohibiciones de los servidores públicos. Se realizó la capacitación sobre Política Ambiental y se proyectó y envió la circular sobre la ruta de formación virtual de los servidores públicos de la Entidad.

Se realizó capacitación sobre Riesgos de Gestión, de Corrupción y de Seguridad Digital, preservación del orden interno y la Política de Datos Abiertos del DASCD. Adicionalmente, los servidores adelantaron cursos virtuales de MIPG, Gestión del conocimiento, Marketing Digital, Derechos Humanos, Derecho Disciplinario, Derechos de las Mujeres, Generación de equipos innovadores, inglés, Gestión de documentos electrónicos de archivos, situaciones administrativas y tendencias de innovación. Se ejecutó el taller de Comunicación Efectiva dirigido al equipo de Gestión del Conocimiento. Sesión de inducción a nueva funcionaria en periodo de prueba. Socialización de la circular interna 015 de 2020 - Documentos electrónicos, Capacitación en derechos de petición, socializaciones de gestión documental, capacitación en Política Ambiental y manejo eficiente del agua y charla en gestión del cambio y emprendimiento. Se promovió la participación en el curso de Control Social al Empleo Público,

Ejecución de capacitaciones internas

(Gestión Documental, Gestión Ambiental, Asuntos Disciplinarios, Servicio al Ciudadano, Seguridad de la Información, jornadas de Reinducción, etc.) Cumplimiento 100%

Tema 4





Página 24 de 60

Plan Estratégico de Talento Humano vigencia 2021

Acción

Elaboración versión preliminar del Plan Estratégico de Talento Humano vigencia 2021

Actividades

Se elabora la versión preliminar del plan estratégico de talento humano, la cual incluye la actualización de la plataforma estratégica, del plan anual de vacantes y de los diagnósticos de capacitación y bienestar. Cumplimiento 100%

4.4.1.2. Política de Integridad.

Esta Política propende por una integridad de lo público, por medio de acciones puntuales que se basan en una serie de principios que deben regir todas las actuaciones de los servidores públicos. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

Frente a conflictos y declaración de bienes: • La entidad no implementa estrategias para la identificación y declaración de conflictos de interés.

Acción

Sistema de seguimiento al programa de gestión de conflictos de interés, implementado

Actividades

Se hizo el desarrollo tecnológico de la Herramienta para la Gestión del Conflicto de Interés en el Distrito Evidencia: URL de acceso al ambiente de pruebas. http://prueba.serviciocivil.gov.co:8080/sideap/ Se realizaron las pruebas al desarrollo tecnológico para la declaración general de conflicto de interés y Declaración proactiva, y se realizaron observaciones finales. A partir de las observaciones realizadas el 15 de diciembre por parte de la Directora, se ajustó la herramienta tecnológica y el instructivo, los cuales pasaran de nuevo a revisión por parte de la Dirección del DASCD y de la Secretaría General. Cumplimiento 93%

Brecha No. 2

Determinar el alcance de las estrategias de implementación del Código de Integridad, para establecer actividades concretas que mejoren la apropiación y/o adaptación al Código.

Acción 1.

Analizar el nivel de apropiación del código de integridad de la entidad y presentación de resultados ante el Comité de Gestión y Desempeño

Actividades





Página 25 de 60

Se realizó encuesta sobre la percepción de la apropiación de los valores por parte del personal de la entidad y se presentaron los resultados en Comité Directivo. Cumplimiento 100%

Acción 2.

Promocionar el código de integridad con nuestros grupos de interés

Actividades

Se promociona el código de integridad entre los grupos de interés por correo electrónico, donde de invita a conocer el Código de integridad del Distrito para Dummies. Cumplimiento 100%

Plan de Mantenimiento MIPG. Temas

Tema No. 1

Diagnosticar si las estrategias de comunicación que empleó la entidad para promover el Código de Integridad son idóneas.

Acción 1

Realizar actividades de sensibilización al interior del DASCD sobre los cinco valores del código de integridad

Actividades

En el mes de febrero se inició una campaña denominada "Entrega lo Mejor de Ti" en la cual se sensibilizó a los servidores sobre todo lo que el Distrito nos da y el compromiso que tenemos de dar lo mejor de nosotros a nivel laboral. Durante el mes de marzo se mantuvo publicado el mural "Unidos Para Servir" en el cual cada servidor registró su compromiso de entregar lo mejor sí para el desempeño de sus funciones. Abril: se lanzó campaña interna Valores para el trabajo en casa y desde casa, con el propósito de potenciar valores en época de cuarentena, se diseñó el código de integridad para dummies. Mayo: En el marco de la campaña "Valores para el Trabajo en Casa y desde Casa" se sensibilizó al personal de la entidad a través de un video elaborado por parte de los gestores de integridad en el cual se habló especialmente del respeto y la justicia y se realizó una trivia sobre los cinco valores. Cumplimiento 100%

Acción 2

Elaborar un documento de análisis con el resultado de las actividades de sensibilización realizadas

Actividades

Se elaboró y publicó informe de actividades realizadas en el marco de la apropiación de los valores contenidos en el Código de Integridad por parte del personal del DASCD.





Página 26 de 60

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/content/codigointegridad Cumplimiento 100%

Acción 3

Analizar el nivel de apropiación del código de integridad de la entidad y presentación de resultados ante el Comité de Gestión y Desempeño

Actividades

Se realizó encuesta sobre la percepción de la apropiación de los valores por parte del personal de la entidad y se presentaron los resultados en Comité Directivo. Cumplimiento 100%

4.4.2. DIMENSIÓN DIRECIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

Con esta dimensión se busca que las entidades, acorde a su misión pueda establecer una ruta que le permita orientar sus acciones, planes, programas y proyectos a su gestión, basados en la arquitectura institucional con el fin de priorizar y focalizar su rol en el desarrollo institucional. Con el propósito de garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y solucionar los problemas de los ciudadanos, fortaleciendo su legitimidad.

4.4.2.1. Política de Planeación Institucional

Esta Política permite que la entidad tenga un panorama claro frente a su propósito en su deber ser, responsables de las acciones y grupos a quien se dirige la oferta institucional con quien interactúa. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No. 1

El plan de acción anual institucional de la entidad no: • Se aprueba en el Consejo de Gobierno. • Contiene los proyectos para cada vigencia según lo especificado en el plan indicativo cuatrienal.

Acción

Plan de acción Institucional y proyectos por dependencias ajustados al plan cuatrienal y a los ODS

Actividades

Para 31 de enero se tenían aprobados los proyectos por dependencia que integran el Plan Estratégico Institucional (47), el cual fue aprobado y se encuentra debidamente publicado en la página web de la entidad. Alineados a los ODS Sin embargo, acorde a las necesidades evidenciadas, al igual que los lineamientos dados tanto del Nivel Nacional como Distrital con base en la nueva realidad, en el Comité de Abril (CIGD) se dio la aprobación de un nuevo proyecto de la Subdirección de Bienestar, publicando la Versión No.2 y en comité de Mayo (CIGD) se aprobaron 4 nuevos proyectos (SDBDD, OAP,


https://www.serviciocivil.gov.co/portal/content/codigointegridad




Página 27 de 60

STJ, SGC), que se integran al Plan de Acción Institucional, para un total de 52 proyectos aprobados a la fecha y publicada la versión No.3, en comité de julio (CIGD) se aprobó la fusión de cronogramas de comunicación incluyente, por lo que ahora se tienen 51 proyectos, en la página web de la entidad se publicó la versión No.4. Cumplimiento 100%

Brecha No. 2

Analizar el contexto interno y externo de la entidad para la identificación de los riesgos y sus posibles causas (incluidos riesgos operativos, riesgos de riesgos de contratación, riesgos para la defensa jurídica, riesgos de seguridad digital, entre otros)

Acción

Realizar revisión de la matriz de riesgos y alineación con el contexto interno y externo de la Entidad y actualizar si es requerido

Actividades

Se gestionó con el DAFP capacitación para el manejo de los riesgos de gestión y corrupción para proceder a la actualización de la matriz. El 12 de junio se tuvo capacitación en el tema de riesgos de gestión, de corrupción y de seguridad digital con el acompañamiento del DAFP para todos los funcionarios y contratistas del DASCD, se inicia proceso de verificación. En el marco de la actualización de la matriz de riesgos del DASCD , teniendo en cuenta los resultados del FURAG, los informes de auditorías y los seguimientos a la matriz de riesgos, se priorizaron los procesos: 1.Atención al Ciudadano: Dada la materialización del riesgo e ajustaron los controles de los Riesgos de Gestión y Riesgos de Corrupción, teniendo en cuenta las seis (6) Variables a evaluar para el adecuado diseño de controles con el propósito de garantizar que la efectividad de estos sea la esperada. Así mismo se adiciono una causa al riesgo y se estableció su respectivo control. 23/09/2020. 2.Gestión del Conocimiento: Se ajustaron los controles de los Riesgos de Gestión y Riesgos de Corrupción, teniendo en cuenta las seis (6) Variables a evaluar para el adecuado diseño de controles con el propósito de garantizar que la efectividad de estos sea la esperada. 18/09/2020. 3.Organización del Trabajo: Se revaluó el valor del impacto del riesgo de acuerdo a los Criterios para calificar el impacto – riesgos de gestión . 28/09/2020 (Fuente: Adaptado de Instituto de Auditores Internos. COSO ERM. Agosto 2004.) 29/09/2020. 4. Gestión Documental: Por solicitud del proceso, se requirió incluir un riesgo asociado al Sistema Integrado de Conservación " Pérdida de información, deterioro o imposibilidad de consultar los documentos en soporte físico" 17/09/2020. La evidencia se encuentra en el documento MATRIZ_DE_RIESGOS_V2_2020 publicado en Z:\1-SIG-DASCD\22-Matriz de Riesgos\2020\Riesgos de gestión y corrupción y en https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/planeacion/matriz-riesgo





Página 28 de 60

2020 Matriz de Riesgos V2 2020 Cumplimiento 100%

Brecha No. 3

Formular indicadores tomando en cuenta los objetivos, planes, programas y proyectos para identificar los aspectos prioritarios a ser susceptibles de medición y determinar puntos o factores críticos de éxito, es decir, aquellas acciones o actividades de cuyo desarrollo depende la consecución de los objetivos

Acción

Establecer indicadores para los objetivos de calidad que resulten de la reformulación de la plataforma estratégica con PDD 2020-2024

Actividades

Aprobación de la plataforma estratégica 16102020 en CIGD, que incluye los objetivos Estratégicos Propuestos. En reunión con Gerencia Estratégica el 14 de diciembre, se estableció el documento con la alineación de los objetivos de calidad y los objetivos estratégicos de acuerdo con la reformulación de la plataforma estratégica con PDD 2020-2024; los indicadores para la vigencia 2021 se definirán en el mes de febrero de 2021, dado que en el mes de enero se reportan resultados de indicadores del mes de diciembre con los que se medirán los resultados de la vigencia inmediatamente anterior (2020). EVIDENCIAS : Z:\4-Segimiento_Plan_accion_2020\110_OAP\4. ISO 9001\12. DICIEMBRE\EVIDENCIAS\Act 9 Documento Anexo 3. Procedimiento E-SGE-PR-007 Medicion_Objetivos_de_calidad , publicado en Z:\1-SIG-DASCD\2-Sistemas_Gestion\3-Procedimientos el martes 22/12/2020 Cumplimiento 100%


Tema No.1

. Identificar el conocimiento tácito y explícito de la entidad, así como el conocimiento de los servidores públicos (formación, capacitación y experiencia) que posteriormente permitirá la





Página 29 de 60

difusión del conocimiento, la generación de proyectos articulados y el desarrollo de los procesos de la organización.

Acción

Desarrollo del PETH

Actividades

Las actividades de capacitación previstas en el marco del PETH 2020, se desarrollaron al 100% Cumplimiento 100%

4.4.2.2. Política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público.

Esta política permite que las entidades tengan claro el horizonte a corto y mediano plazo, priorizando sus recursos con una eficiente ejecución del gasto y focalizando sus procesos de gestión en la consecución de los resultados con los cuales garantiza que los ingresos con los gastos sean acordes a lo previsto en el plan institucional. No se tienen brechas para esta vigencia, sin embargo si se hará seguimiento como parte del plan de mantenimiento Plan de Mantenimiento MIPG. Temas

Tema No. 1

Contar con la información financiera reconocida en los estados financieros del DASCD, que cumpla con las características fundamentales.

Acción

Desarrollar el plan de sostenibilidad contable

Actividades

Los funcionarios responsables de las áreas de gestión enviaron a contabilidad la información susceptible de ser reconocida contablemente, se elaboraron actas de conciliación de información con los responsables de los procesos de Gestión, (Créditos educativos, Recursos Físicos, Nómina, Presupuesto y SIPROJ), las cuales se evidencian en la carpeta Z. La información enviada por los responsables de los procesos fue clasificada, analizada y registrada en las diferentes hojas de trabajo de Excel que sirven de herramienta para facilitar la imputación contable en el aplicativo LIMAY (Ordenes de pago, CRP, incapacidades, FRADEC, SICO, SIPROJ, Gastos pagados por anticipado, Caja Menor, Causación y Giro de la nómina, causación y giro del pasivo real de las prestaciones sociales, reconocimiento por permanencia, entre otros). Antes de finalizar el cierre en el aplicativo LIMAY y de reportar la información contable a la DDC, se procedió a revisar que los saldos contables se encontraran consistentes con la información soportada y registrada. Se elaboraron ajustes correspondientes a Reclasificación saldos terceros cuentas de orden, anulación de saldos presupuestales y reclasificación cuentas del gasto.





Página 30 de 60

Se elaboraron y reportaron los Estados Financieros y demás reportes de información contable. Los Estados Financieros generados se publicaron en la página web del DASCD Cumplimiento 100%

4.4.3. DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS

La dimensión permite que la entidad lleve a cabo actividades en pro de los resultados propuestos que se vean materializados en el desarrollo del plan de acción con base en las funciones asignadas. Es así, como esta dimensión se puede observar desde dos partes, una que se ha denominado Ventanilla hacia adentro y la otra con respecto a la relación del Estado con el ciudadano, cada una de ellas con sus correspondientes políticas.

4.4.3.1. Ventanilla hacia adentro.

4.4.3.1.1. Política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos.

Esta política permite que la entidad cuente con una estructura organizacional que, junto a su modelo de procesos, posibilite el desarrollo de su operación para conseguir los productos, efectos e impactos. En su fortalecimiento organizacional, una vez se entienda la situación actual de la entidad, poder diseñar o rediseñar procesos que sean necesarios, trabajar por proceso y poder gestionar recursos físicos y servicios internos. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

En materia de racionalización de procesos: • En la Entidad no se han racionalizado los procesos y procedimientos durante los últimos 5 años.

Acción





Página 31 de 60

Realizar revisión de la política de calidad y su alineación con los objetivos y validar si hay necesidad de ajustes

Actividades

Se llevó a cabo la revisión de la política de calidad y su alineación con los objetivos, se encuentra validada por la jefe de la OAP. Cumplido 100%

Brecha No.2

La entidad en compromiso con el medio ambiente no: • Cuenta con política para el uso de bienes con material reciclado. • Adquiere bienes amigables con el medio ambiente

Acción 1

Realizar capacitaciones a los funcionarios y contratistas en el tema de la Política Ambiental del Departamento y aplicar su respectiva evaluación

Actividades

Se realizó la capacitación en el tema de la Política Ambiental del Departamento y se aplicó la respectiva evaluación mediante una pregunta correspondiente a la temática de la capacitación. Cumplimiento 100%

Acción 2

Realizar retroalimentación de la Política Ambiental del Departamento a todos los funcionarios y contratistas del DASCD.

Actividades

Se envió la retroalimentación de la Política Ambiental del Departamento a todos los funcionarios y contratistas con el fin que todos la conozcan y la implementen. Abril y octubre 2020. Cumplimiento 100%


Tema No.1

. Mantenimiento de la Certificación ISO 9001-2015

Acción

Auditoría Externa

Actividades

Contrato CPS-132-2020 _ 28102020





Página 32 de 60

Se remitió segundo correo para coordinar con el prestador del servicio la elaboración del programa de auditoría interna el 30102020 En el marco del mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001:2015 se recibió el 17112020 Correo con el Plan de Auditoría enviado por ICONTEC El 18112020 se envió Correo con el Plan de Auditoría enviado por ICONTEC a los responsables y líderes de proceso. El informe de auditoría de seguimiento, fue entregado por Icontec el 04 de diciembre de 2020. La Socialización del Informe de Auditoría Externa (ICONTEC) al Sistema de Gestión de la Calidad 2020 se realizó el 10/12/2020 a través de memorando 2020IE2079 EVIDENCIA:Z:\4-Segimiento_Plan_accion_2020\110_OAP\4. ISO 9001\12. DICIEMBRE\EVIDENCIAS\Act 26020. EVIDENCIA : LISTADO_ASISTENCIA_APERTURA_Y_CIERRE_AUDITORIA_ICONTEC Z:\4-Segimiento_Plan_accion_2020\110_OAP\4. ISO 9001\11. NOVIEMBRE\EVIDENCIAS\Act 25 La Oficina Asesora de Planeación en conjunto con el proceso de Gestión Contractual de la Subdirección Técnico Jurídica, generó la Acción Correctiva para la solución de la No Conformidad Menor de acuerdo con el documento de Icontec ANEXO 3 - CORRECCIONES, CAUSAS Y ACCIONES CORRECTIVAS ES-P-SG-02-F-025. Y la remitió al auditor líder de Icontec para su aceptación. Cumplimiento 100%

4.4.3.1.2. Política de Gobierno Digital

Esta política busca incentivar el uso y aprovechamiento de las Tecnologías de la información y comunicaciones (TIC) para consolidar un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos e innovadores, que generen valor público en un entorno de confianza digital y que fortalezcan esa relación Estado-Sociedad. Así como la toma de decisiones basada en datos, la consolidación de un estado abierto y la solución de retos y problemáticas sociales, con proceso que al interior de la entidad sean seguros y eficientes basados en la tecnología, constituyendo el fortalecimiento de un estado abierto. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1





Página 33 de 60

El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) de la Entidad no: • Está aprobado por la entidad. • Lo formuló ni está actualizado. no incluye: • Tablero de indicadores para el seguimiento y control. • Diagnóstico de Interoperabilidad. • Diagnóstico de Autenticación Electrónica. • Diagnóstico de Carpeta ciudadana.

Acción

Actualización PETI

Actividades

Se actualizó la información de los proyectos que venían de la administración anterior. Este plan se modificará y actualizara con el nuevo plan de gobierno. Se participó en un taller de creación de las nuevas Guías del PETI, dirigido por MINTIC. Se actualizó la misión y visión de la entidad, el marco normativo, las funciones de la entidad, lo relacionado con el plan de gobierno 2020-2024 y los nuevos proyectos que tiene la entidad. Se actualizó los nuevos proyectos del área y la infraestructura adquirida en el 2020. Cumplimiento 100%

Brecha No.2

En la documentación de los servicios de tecnologías de la información (TI) y la arquitectura empresarial, la entidad no: • Tiene documentado un catálogo de servicios de TI actualizado.

Acción

Desarrollo del catálogo de servicios de TI - vista usuario final

Actividades

Se desarrolló el catálogo de servicios de TI - vista usuario final. Cumplimiento 100%

Brecha No.3

Para el soporte de los sistemas de información, la entidad no: • Tiene documentado y aplica un procedimiento para el mantenimiento preventivo de los sistemas de información.

Acción

Elaboración del plan de mantenimiento preventivo y evolutivo de los servicios TI

Actividades

La firma E Y C INGENIEROS, envío el plan de mantenimientos para los bienes informáticos y la UPS para la vigencia del contrato de los servicios TI La firma E Y C INGENIEROS, envío el plan de mantenimientos para los bienes informáticos y la UPS para la vigencia del contrato de los servicios TI.





Página 34 de 60

Con el mantenimiento del mes de diciembre se elaboró el plan de mantenimiento correspondiente. Cumplimiento 100%

Brecha No.4

La Entidad no ha adelantado la documentación en la adopción de IPV6

Acción

Migración de IPV4 a IPV6

Actividades

Se hizo el estudio de mercado y se elaboraron lo estudios previos para iniciar el proceso de contratación de la migración. Y el proceso está publicado en el SECOP DASCD-SAMC-003-2020. El contratista realizó la primera Fase I de Planeación, la cual incluyó la entrega de los informes de la situación actual de la entidad que incluyen: a. Informe de Inventario de TI (Hardware y software), el Informe de cumplimiento de IPv6 por cada elemento de hardware y software (Red de comunicaciones, sistemas de almacenamiento, sistemas de cómputo, aplicativos, bases de datos, sistemas de seguridad, entre otros). El Informe con recomendaciones para la adquisición de elementos de comunicaciones, de cómputo y almacenamiento con el cumplimiento de IPv6, en caso de que se requiera, el Informe con el plan de direccionamiento en IPv6. El Plan de manejo de excepciones, definiendo las acciones necesarias en cada caso particular con aquellos elementos de hardware y software (aplicaciones y servicios) que sean incompatibles con IPv6. el Informe de preparación (Readyness) de los sistemas de comunicaciones, bases de datos y aplicaciones (Que tan preparada se encuentra la entidad en tema de adopción de IPv6), entre otros Asignación de bloque IPv6. This request came from The following IP address and date. IP: 2001:13c7:7001:130::234 date: 14/09/2020 09:29:29 Se configuró enrutamiento en el SW en calidad de préstamo del EyC ingenieros, donde se encuentran conectadas las cámaras del CCTV Preparación del ambiente de pruebas del servicio civil Habilitación de protocolo IPV6 en los equipos activos de re definidos en Fase I para la transición Verificación funcionabilidad e interconexión ETB y Hosting de acuerdo a las nuevas reglas de publicación de ASN. evidencia: 41 2020-11-30 actividades IPv6.pdf Hosting se realiza la implementación de IPv6 en (página web / servidor de aplicaciones y BD. En la infraestructura interna se realizó el último paso de difusión y configuración de equipos de ETB, publicación del prefijo por parte del proveedor internacional se envió socialización de capacitación IPv6. evidencias: 41 2020-12-31 IPV6 infraestructura interna.pdf / 41 2020-12-27 IPv6 hosting DASCD.pdf / 41 2020-12-24 Plan capacitación IPv6.pdf





Página 35 de 60

Cumplimiento 100%


Tema No.1

. Frente al Modelo de servicio mantener la mesa de servicios TI

Acción

Mejora continua herramienta de gestión de la Mesa de Servicios de TI

Actividades

Se realizó parametrización y ajustes en la herramienta de gestión de la mesa de servicios de TI. Cumplimiento 100%

Tema No.2

. En la Gestión TI, generar plan de mantenimiento preventivo

Acción

Elaboración del plan de mantenimiento preventivo y evolutivo de los servicios TI

Actividades

La firma E Y C INGENIEROS, envío el plan de mantenimientos para los bienes informáticos y la UPS para la vigencia del contrato. Con el mantenimiento del mes de diciembre se elaboró el plan de mantenimiento correspondiente. Cumplimiento 100%

4.4.3.1.3. Política de Seguridad Digital

Esta Política tiene como propósito contrarrestar el incremento de las amenazas informáticas que afecten significativamente, y afrontar retos en aspectos de seguridad cibernética. Basados en el Documento CONPES 3854 del 11 de abril de 2016 que incorpora la Política Nacional de Seguridad Digital con el fin de orientar a las entidades en el tema. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

¿La entidad realiza gestión de riesgos de seguridad de la información?

Acción 1

Actualización del procedimiento de gestión de riesgos del DASCD, incluyendo la metodología, actividades y responsables en la gestión de riesgos de seguridad digital





Página 36 de 60

Actividades

Se realizó la actualización de la política de gestión de riesgos de la entidad, la cual se remitió el 26 de febrero para revisión por parte de la OAP. Se define que es mejor crear un procedimiento independiente en el marco del proceso de seguridad, procedimiento para el cual se plantea el flujo de actividades. Se completó la formulación del procedimiento de gestión de riesgos de seguridad digital, el cual se envió para validación y formalización a la oficina asesora de planeación. Cumplimiento 100%

Acción 2

Revisión y/o actualización de la matriz de riesgos de seguridad digital

Actividades

Se formalizó el E-SIN-FM-012 Formato Matriz de Riesgos de Seguridad Digital V2, revisando y actualizando la formulación de los campos y actualizando el seguimiento para los riesgos de alta criticidad Durante el mes de Junio se actualizó la matriz de riesgos de seguridad. Con base en esta revisión y en la realizada por la auditoría interna, se planteará un plan de trabajo para el 2021. Cumplimiento 100%

Brecha No.2

¿La entidad cuenta con un plan de control operacional de seguridad de la información?

Acción

Revisión y definición de los objetivos de control en seguridad de la información

Actividades

Se realizó la revisión de los objetivos de control y se presentó en comité de Junio, el planteamiento de los objetivos de control y como se piensa abordar la revisión de los tableros de control de las herramientas para definir nuevos indicadores. Se define que la variable a medir es la gestión de las vulnerabilidades y se plantea hacerlo desde los diagnósticos de las herramientas firewall y antivirus. Cumplimiento 100%


Tema No.1

. Mejora Continua de la Seguridad Digital

Acción 1

Actualización del Instrumento de Evaluación MSPI

Actividades

Se completa la evaluación de los controles administrativos, quedando pendientes los técnicos y PHVA. Cumplimiento 100%

Acción 2





Página 37 de 60

Análisis de brechas entre el instrumento de Evaluación del MSPI aplicado en 2018 y el aplicado en 2020

Actividades

Se plantea en el mismo instrumento de diagnóstico, adicionar las columnas relacionadas con el estado en el diagnóstico 2018, para hacer el comparativo En el mes de noviembre se completa el diligenciamiento en el nuevo formato y el comparativo con el anterior diagnóstico realizado. Cumplimiento 100%

Acción 3

Revisión y seguimiento a la implementación de los controles adoptados en la declaración de aplicabilidad.

Actividades

Durante el mes de Junio se actualizó la matriz de riesgos de seguridad, verificando la implementación de los controles. Con base en esta revisión y en la realizada por la auditoría interna, se hará un ejercicio de planeación que permita establecer un plan de trabajo hasta el 2021. Cumplimiento 100%

4.4.3.1.4. Política de Defensa Jurídica

Esta Política consiste en dar solución a problemas administrativos y tomar acciones para proteger los intereses litigiosos en sus actuaciones judiciales a fin de reducir la responsabilidad patrimonial mediante intervenciones oportunas y pertinentes, reduciendo hechos que conlleven a daños antijurídicos. Teniendo en cuenta el desarrollo del DASCD y los resultados del FURAG y el autodiagnóstico, no se evidencia brecha a ser considerada para generar actividad al respecto.

4.4.3.1.5. Política de Mejora Normativa

De acuerdo con el Decreto 1299 de 2018 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con la integración del Consejo para la Gestión y Desempeño Institucional y la incorporación de la política pública para la Mejora Normativa a las políticas de Gestión y Desempeño Institucional”., esta política busca mejorar “la calidad en la producción de las normas, su impacto, la racionalización del inventario normativo, la participación y consulta pública en el proceso de elaboración de las normas, la generación de capacidades dentro de la administración pública, al igual que la defensa y la divulgación del ordenamiento jurídico”. En el marco del FURAG 2018 y el autodiagnóstico 2019, no se evidencio brecha para ser objeto de actividad alguna, sin embargo por ser un tema de constante aplicabilidad y cambiante acorde a la dinámica nacional y distrital, se tiene una acción de seguimiento en el mantenimiento del MIPG





Página 38 de 60


Tema No. 1

. Mapa Normativo en materia de Talento Humano en el Distrito

Acción

Mapa Normativo en materia de Talento Humano en el Distrito

Actividades

Acorde a marco normativo se ajustara según necesidades. En reunión con la Subdirección Técnico Jurídica se orientó sobre el tema acorde al procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Se encuentra el normograma actualizado acorde al procedimiento. https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/marco-legal/normatividad Cumplimiento 100%

4.4.3.2. Ventanilla hacia afuera, Relación Estado-Ciudadano

4.4.3.2.1. Política de Servicio al Ciudadano

Esta política permite a las entidades:

✔ Implementación del Modelo de “Gestión Publica Eficiente al Servicio del Ciudadano”, bajo dos perspectivas de intervención: de la ventanilla hacia adentro y de la ventanilla hacia fuera.

✔ Canales que respondan a las necesidades y expectativas de los ciudadanos, ofreciendo una atención oportuna y con calidad.

✔ Entidades en pro de la satisfacción ciudadana.

De esta manera se hace más accesible el derecho de los ciudadanos frente a los servicios de la entidad, en sus diferentes sedes y medios de información y atención con una información clara, concisa, completa, transparente, con calidad y oportunidad. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

La Entidad no cuenta con programas de cualificación en atención preferencial e incluyente a: • Personas en condición de discapacidad visual. • Personas en condición de discapacidad auditiva.


https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/marco-legal/normatividad




Página 39 de 60

• Personas en condición de discapacidad física o con movilidad reducida. • Personas en condición de discapacidad psicosocial. • Personas en condición de discapacidad intelectual. • Menores de edad y niños. • Adultos mayores. • Mujeres en estado de embarazo o de niños en brazos. • Personas desplazadas o en situación de extrema vulnerabilidad. Mecanismos para dar prioridad a las peticiones relacionadas con: - El reconocimiento de un derecho fundamental - Peticiones presentadas por menores de edad - Peticiones presentadas por periodistas

Acción

Actualizar el protocolo de atención al ciudadano para implementar acciones que permitan garantizar una atención accesible, contemplando las necesidades de la población con discapacidades como: - Visual - Auditiva - Cognitiva - Mental - Sordo ceguera - Múltiple - Física o motora Igualmente, ajustar con DEC 1166 /2016 y priorizar atención en los siguientes casos: - El reconocimiento de un derecho fundamental - Peticiones presentadas por menores de edad - Peticiones presentadas por periodistas

Actividades

El documento se actualizó incluyendo el tratamiento de las quejas contractuales, protocolos de atención para personas con discapacidad y protocolo redes sociales El protocolo se actualizó en la documentación del Sistema Integrado de Gestión. Cumplimiento 100%

Brecha No.2

La infraestructura física de la Entidad no cuenta con las siguientes condiciones para garantizar un mejor acceso: • Señalización inclusiva (Ejemplo: alto relieve, braille, pictogramas, lengua de señas, otras lenguas, entre otros.)

Acción

Realizar adecuaciones en la señalización inclusiva en la entidad: - Señalización en braile. -Señalización en señas.

Actividades

Se referencia en la internet cómo son las señalizaciones en braile y señas en los ambientes de oficina.





Página 40 de 60

Se estudió la norma técnica de espacios físicos. Se tienen las fotos de la señalización en el DASCD que debe adecuarse. Se instaló la nueva señalética en la entidad incluyendo interpretación en Braille y lengua de señas para las señales priorizadas de la Ventanilla de atención. Cumplimiento 100%

Brecha No.3

Las siguientes herramientas no son implementadas por la Entidad para mejorar el lenguaje con el que se comunica con sus grupos de valor: • 10 pasos para comunicarse en Lenguaje Claro del DNP. • Curso virtual de Lenguaje Claro del DNP.

Acción

Desarrollar competencias en lenguaje claro en los servidores públicos de la entidad a través de la divulgación de la Guía de Lenguaje Claro del DNP, análisis y traducción de documentos en lenguaje claro y realización de talleres y cursos virtuales de Lenguaje Claro, ofrecidos por el DNP.

Actividades

Se difundió taller de lenguaje claro a los servidores públicos y contratista del DASCD mediante correo electrónico. Funcionarios del DASCD realizaron el curso de lenguaje virtual claro. Se enviaron 4 documentos para traducción de lenguaje claro de acuerdo a convocatoria de la Veeduría Distrital. Cumplimiento 100%


Tema No.1

. Caracterización usuarios y medición de percepción

Acción 1

Consolidación de información de bases de datos de los usuarios internos y externos

Actividades

La base de datos se consolidó en el Formato E-ACI-FM-004 V1, tomado información de los usuarios registrados en las dependencias del DASCD por los canales de atención dispuestos. La base datos se encuentra consolidada y es un insumo para aplicar la encuesta de usuarios 2019. Cumplimiento 100%

Acción 2





Página 41 de 60

Realizar encuesta a usuarios 2019

Actividades

La encuesta se realizó y se recibieron 1051 respuestas completas por parte de los funcionarios y contratistas del Distrito Capital. Cumplimiento 100%

Acción 3

Realizar la actualización de la caracterización de usuarios del DASCD

Actividades

Se actualizó la Caracterización de usuarios Cumplimiento 100%

Acción 4

Actualizar portafolio de Servicios del DASCD

Actividades

Portafolio actualizado Cumplimiento 100%

Acción 5

Complementar el modelo de servicio al ciudadano.

Actividades

Se elaboró Informe de la encuesta de servicios 2019 Cumplimiento 80%

Acción 6

Socializar y sensibilizar el aplicativo, diseñado por el proceso Gestión del conocimiento, para realizar el registro de usuarios atendidos en el DASCD, a través de los diferentes canales.

Actividades

El aplicativo se socializó por los medios institucionales internos del DASCD (correo electrónico, intranet, Grupo WhatsApp) Cumplimiento100%

4.4.3.2.2. Política de Racionalización de trámites

Esta política permite simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y procedimientos administrativos, para facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos, lo cual se traduce en satisfacción de los usuarios y disminución de costos, tiempos, pasos en su interacción con las entidades públicas. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

Garantizar accesibilidad y usabilidad de los trámites en línea

Acción 1





Página 42 de 60

Asistir a las capacitaciones programadas por el DAFP sobre uso, manejo y registro de la información de los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT.

Actividades

Se cuenta con un trámite inscrito en el SUIT, se solicitó al DAFP la capacitación, para lo cual se realizó la inscripción correspondiente, se está a la espera de la programación de las capacitaciones por parte del DAFP: 13 de mayo se asistió a la capacitación en el dafp asistiendo la OAP OCI STJ donde dieron orientaciones con respecto al trámite. Cumplimiento 100%

Acción 2

Establecer y desarrollar la estrategia de racionalización para el trámite del DASCD de acuerdo con la guía del SUIT. NOTA: Esta actividad se desarrollará sólo si se inscribe el trámite en el SUIT y de acuerdo con lo proyectado en *SIDEAP pata el trámite.

Actividades

El 17 de abril se registró la mejora al trámite de Concepto Técnico registrado en el SUIT como un tipo de racionalización tecnológica acorde con las indicaciones. Cumplimiento 100%

4.4.3.2.3. Política de Participación Ciudadana en la Gestión Pública.

Esta Política busca garantizar los derechos de participación ciudadana en todo el ciclo de la gestión pública desde su diagnóstico, la formulación, implementación, la evaluación y seguimiento, de forma tal que se facilite y promueva el ejercicio de la participación, control social y la evaluación ciudadana. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

La Entidad no realizó acciones de diálogo para la rendición de cuentas

Acción 1

Realizar campañas de sensibilización en materia de rendición de cuentas y participación ciudadanía a usuarios y grupos de interés

Actividades

Se publicó el informe de los primeros 100 días del Gestión , realizo pieza comunicativa que dirige al documento y se envió un mailing interno para que los funcionarios del DASCD conocieran el mismo, link: https://www.serviciocivil.gov.co/portal/content/rendici%C3%B3n-de-cuentas https://www.serviciocivil.gov.co/portal/sites/default/files/Nuestra_Entidad/DASCD/Rendicion_cuentas/2020/100%20dias%20DASCD_f.pdf


https://www.serviciocivil.gov.co/portal/sites/default/files/Nuestra_Entidad/DASCD/Rendicion_cuentas/2020/100%20dias%20DASCD_f.pdf

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/sites/default/files/Nuestra_Entidad/DASCD/Rendicion_cuentas/2020/100%20dias%20DASCD_f.pdf




Página 43 de 60

Se realiza el ejercicio de rendición de cuentas interno por medio de los informativos Virtuales que se publican internamente todos los viernes, para la ciudadanía se establece campaña distrital. Se realiza la campaña sobre rendición de cuentas con envíos a 85,000 servidores del distrito Cumplimiento 100%

Acción 2

Divulgar video institucional sobre rendición de cuentas en el DASCD para sensibilizar a la ciudadanía

Actividades

Se realizó video rendición de cuentas y se realizó el envío masivo del mismo a 67.000 servidores públicos con varios tipos de vinculación por medio del boletín deja huella. Se realiza la campaña sobre rendición de cuentas con envíos a 85,000 servidores del distrito Cumplimiento 100%

Brecha No.2

A partir de los ejercicios de rendición de cuentas realizados por la entidad no: • Se mejoró el nivel de satisfacción de los grupos de valor frente al ejercicio de rendición de cuentas de la entidad en tanto fue muy bajo.

Acción1

Consultar con la ciudadanía capitalina acerca de los temas con mayor interés en los que la Entidad debe rendir cuenta, sobre la garantía de sus derechos.

Actividades

El pasado 28 de abril se envió a la ciudadanía mediante correo electrónico, una encuesta con el propósito de conocer la percepción de nuestra gestión y la forma de mejorar nuestros servicios. Se tiene el video de como participar en la rendición de cuentas relacionado en la página web en el enlace https://www.serviciocivil.gov.co/portal/content/rendici%C3%B3n-de-cuentas Se realizó el documento de la presentación de logros del departamento, se publicó en un foro abierto para recoger las preguntas de la ciudadanía y se realizó una campaña para socializarlo. Link https://www.serviciocivil.gov.co/portal/content/rendicioncuentas2020 Cumplimiento 100%

Acción 2

Realizar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas del Departamento

Actividades

Se realizó la audiencia pública de rendición de cuentas el día 18 de diciembre del 2020 por Facebook live y su evidencia se encuentra en https://www.facebook.com/watch/live/?v=1834850876665510&ref=watch_permalink Cumplimiento 100%


https://www.serviciocivil.gov.co/portal/content/rendicioncuentas2020

https://www.facebook.com/watch/live/?v=1834850876665510&ref=watch_permalink




Página 44 de 60

4.4.4. DIMENSIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Esta dimensión propende por entidades públicas con cultura organizacional basada en la información, control y evaluación que, por medio del seguimiento a la gestión y desempeño, se puedan tonar decisiones en favor de la mejora continua de la entidad.

4.4.4.1 Política Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional.

Esta política permite conocer de manera permanente los avances en la gestión y los logros de los resultados y metas propuestas, en los tiempos y recursos previstos generando los efectos deseados para la sociedad. De igual manera, introducir mejoras en la gestión. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

A partir del análisis de los indicadores de la gestión institucional, el equipo directivo no: • Se hace seguimiento a los indicadores de gestión institucional.

Acción

Registrar en el BSC mensualmente los resultados de los indicadores de los procesos y realizar seguimiento a la entrega de los indicadores en físico por parte de los procesos y publicar en la carpeta Z

Actividades ejecutadas en la vigencia

Se recibieron los indicadores a través de correo electrónico y se registraron las mediciones correspondientes al mes de Noviembre_2020 en el formato E-GES-FM-021 BALANCED SCORE CARD la publicación_evidencia se puede consultar en la ruta Z:\1-SIG-DASCD\19-Balance Score Card\2020 De igual manera una vez realizado el seguimiento al registro de indicadores, se cargaron en la carpeta N° 6 -Indicadores de cada proceso. Cumplimiento 100%


Tema No.1

. Indicadores publicados de manera trimestral en el Balance Score Card

Acción

Publicar el BCS acumulado por trimestre en la página web

Actividades

Publicar el BCS acumulado por trimestre en la página web Solicitud de publicación y Publicación trimestral en la página web Se solicitó la publicación del Balance Scorecard acumulado del 3° trimestre de 2020 E-GES-FM-021 BALANCED SCORE CARD_SEPT_(TERCER_TRIMESTRE) 2020 el link de transparencia de la página web al proceso de comunicaciones de acuerdo a la vigencia,





Página 45 de 60

Se realizó publicación , evidencia en este link; https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/planeacion/metas-e-indicadores/e-ges-fm-021-balanced-score-cardsepttercertrimestre Cumplimiento100%

4.4.5. DIMENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Esta dimensión se fundamenta en la garantía del flujo de información a nivel interno para la operativización de su deber ser, al igual que la información externa que surge de la relación con la ciudadanía, por lo que se hace importante contar con canales adecuados de comunicación, en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.

4.4.5.1 Política de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Lucha contra la Corrupción

Dando cumplimiento a la ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, esta Política permite que los grupos de valor y la ciudadanía en general accedan a la información pública de las entidades públicas sin realizar ningún tipo de solicitud (transparencia activa) y de dar respuesta oportuna, veraz y gratuita a las solicitudes de acceso a la información (transparencia pasiva). También establece las excepciones a la publicidad de la información. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

La entidad desconoce el número de solicitudes de información que ha contestado de manera negativa o por inexistencia de información.

Acción

Incluir en el informe de PQRS, el número de solicitudes de información que ha contestado la entidad de manera negativa y de manera negativa por inexistencia de la información solicitada

Actividades

El informe de PQRS incluye las solicitudes de acceso a la información contestadas negativamente y las contestadas negativamente por ausencia de la información. https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/instrumentos-gestion-informacion-publica/Informe-pqr-denuncias-solicitudes Cumplimiento 100%

Brecha No. 2

La entidad no ha informado a sus usuarios sobre la Ley de Transparencia y acceso a la información, Ley 1712 de 2014

Acción

Realizar campañas sobre la ley 1712 de 2014 a nuestros usuarios y partes interesadas



https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/planeacion/metas-e-indicadores/e-ges-fm-021-balanced-score-cardsepttercertrimestre

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/planeacion/metas-e-indicadores/e-ges-fm-021-balanced-score-cardsepttercertrimestre

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/instrumentos-gestion-informacion-publica/Informe-pqr-denuncias-solicitudes

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/instrumentos-gestion-informacion-publica/Informe-pqr-denuncias-solicitudes




Página 46 de 60

Se lanza el 30 de abril campaña del que y el cómo al por qué y para que de Sideap 2.0 la herramienta de transparencia del distrito Se tiene el video de como participar en la rendición de cuentas relacionado en la página web en el enlace https://www.serviciocivil.gov.co/portal/content/rendici%C3%B3n-de-cuentas Cumplimiento 100%


Tema No. 1

. Índice de transparencia y acceso a la información ITA

Acción

Realizar revisión de los ítems preguntados en índice de Transparencia y Acceso a la Información - ITA

Actividades

Se realiza seguimiento mensual al ITA, Se informa a las áreas para el diligenciamiento, se hace el consolidado por parte de la OAP. Se realiza la autoevaluación ITA acorde a la circular 026 de la PGN. Donde se obtienen 100 de 100 puntos posibles. Cumplimiento100%

Tema No.2

. Encuesta sobre transparencia y acceso a la información

Acción

Generar informe trimestral de la encuesta sobre transparencia y acceso a la información publicada en la página web

Actividades

Se identifica la ubicación de la encuesta de transparencia en la página web en https://encuestas.serviciocivil.gov.co/index.php/851324?lang=es y se solicita al área pertinente la encuesta. Se generaron los tres informes correspondientes. Cumplimiento 100%

4.4.5.2. Política de Gestión Documental

Esta política buscar la eficiencia administrativa en la función archivística de la entidad: gestión documental; la defensa de los derechos (de los ciudadanos, los servidores públicos y las entidades del Estado); la promoción de la transparencia y acceso a la información pública; la seguridad de la información y atención de contingencias; la participación de la ciudadanía en la gestión y a través del control social; el gobierno electrónico; así como la protección del patrimonio documental del país. Política que se basa en la administración de archivos y la gestión documental.


https://www.serviciocivil.gov.co/portal/content/rendici%C3%B3n-de-cuentas




Página 47 de 60

Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

Frente al proceso de generación de inventarios: • La Entidad tiene inventariada menos del 30 por ciento de la documentación de sus archivos de gestión en el Formato Único de Inventario Documental – FUID. • La Entidad tiene inventariada menos del 30 por ciento de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental – FUID.

Acción 1

Recepcionar la documentación faltante de la vigencia 2019 (noviembre y diciembre) y vigencia 2020 (enero a octubre)

Actividades

Se recepciona FUID de STJ, SBD, SGC (GTH, GRFA, GD), OCI y se realiza inserción de STJ, SGC y OCI. Se organizan las órdenes de pago generadas en los meses de marzo, abril y mayo, por dependencias Se realiza inserción de las Subdirecciones correspondientes. Cumplimiento 100%

Acción 2

Digitalización del 100% de lo recepcionado de los contratos de la vigencia 2019 (diciembre) y vigencia 2020 (enero a octubre)

Actividades

Se realizó digitalización de 23 contratos vigencia 2020. Se organizan las órdenes de pago generadas en los meses de marzo, abril y mayo, por dependencias. Se realizó digitalización de los contratos de las vigencias 2018 y 2019. Cumplimiento |00%

Brecha No.2

Con respecto al documento Sistema Integrado de Conservación ‐ SIC, la Entidad no: • Lo elaboró. • Lo aprobó. • Lo implementó. • Lo publicó en su sitio web oficial, en la sección de “Transparencia y acceso a información pública. la conservación documental de los soportes físicos, la Entidad no: • Ha realizado capacitación y sensibilización en referencia a la conservación documental. • Ha realizado almacenamiento y re‐almacenamiento en unidades adecuadas (cajas, carpetas, estantería). • Ha realizado actividades de prevención de emergencias y atención de desastres en archivos. • Elaboró el programa de conservación preventiva.





Página 48 de 60

• Elaboró el Plan de Conservación Documental e incluye el Programa de Conservación Preventiva. La preservación digital a largo plazo de documentos digitales y/o electrónicos de archivo, la Entidad no: • Ha identificado los documentos electrónicos que genera y que son susceptibles de preservar a largo plazo. • Ha definido estrategias de preservación digital (migración, conversión, refreshing) para garantizar que la información que produce esté disponible a lo largo del tiempo. • Ha ejecutado y documentado estrategias de preservación digital (migración, conversión, refreshing) para garantizar que la información que produce esté disponible a lo largo del tiempo. • Elaboró el Plan de Preservación Digital. • Implementó el Plan de Preservación Digital.

Acción

Implementación Sistema Integrado de Conservación - 2020

Actividades

Se realiza reunión donde se define las características técnicas de materiales para producción y almacenamiento documental. La evidencia reposa en físico en la oficina. Se realiza organización de once cajas de inscripción de carrera. Se realizaron dos reuniones donde se define el almacenamiento oficial para los documentos electrónicos. Y la segunda se inicia con la construcción del instructivo para el almacenamiento Electrónico oficial del DASCD. Se avanza con la creación del "Instructivo para la denominación de los documentos electrónicos de archivo – departamento administrativo del servicio civil distrital" en conjunto con la OTIC. Se avanza en la elaboración de formatos: para inspección de instalaciones y para inspección de sistemas de almacenamiento. Está pendiente la formalización en el SIC Se programó para el 27 de mayo de forma verbal con el proceso de Gestión de Recursos Físicos y Ambientales, la actividad de limpieza general y de elemento de las instalaciones, mobiliario y unidades de conservación. Se adjunta registro de fotos Se completó el instructivo y lo remite OTIC para formalización. Se generó el reporte de los archivos contenidos en la carpeta Z, identificando 616257 archivos de los cuales 590238 están repetidos. Con esta información se procede a socializar con las dependencias para depurar la información Se realizan dos inspecciones en la sede del archivo de gestión y dos inspecciones en la sede del archivo del centro Se realiza un informe de acuerdo a los datos arrojados por el termo higrómetro de captura manual que existe en el archivo central y se identificaron las condiciones actuales y las necesidades de esta área de almacenamiento Se realizó organización de veintiocho cajas de inscripción de carrera Se realizó formalización y actualización de la matriz de riesgos de Gestión Documental, en conjunto con la OAP Se finalizó la formulación del protocolo de emergencias. Se envió al equipo de Seguridad y salud en el trabajo para revisión e inclusión dentro del plan de emergencias de la entidad. Se tiene programado la formalización y socialización para el mes de octubre





Página 49 de 60

Se participó en la mesa de trabajo con la oficina OTIC para establecer las estrategias para la oficialización y normalización de formatos de almacenamiento de información. Se realizó mesa de trabajo con la oficina TIC, definiendo y organizando el trabajo sobre el esquema de metadatos. Se avanzó en la construcción de la matriz de metadatos del DASCD, de acuerdo con la guía de metadatos del Archivo de Bogotá Se inició el mantenimiento preventivo Se suscribió el acta de inicio del contrato CV-134-2020 suscrita el 24 de noviembre de 2020 Se realizó organización de ocho cajas de inscripción de carrera. Se completa la tabla de metadatos, de acuerdo con la guía de metadatos del archivo de Bogotá Actividades pendientes por finalizar: - Correos electrónicos de ejecución de los mantenimientos de instalaciones archivo central y sistemas de almacenamiento archivo de gestión centralizado - Soporte de entrega de los equipos adquiridos para monitoreo ambiental - Re almacenamiento de Unidades documentales deterioradas - Organización de inscripciones de carrera. 28,25 metros lineales (113 cajas). Actualización FUID Cumplimiento 98%


Tema No.1

. Programa de Gestión Documental PGD.

Acción

Implementación del Programa de Gestión Documental PGD.

Actividades

Se finaliza la revisión e identificación por parte de las dependencias de la Matriz de caracterización de Activos de información en lo referente a la columna de identificación de documentos vitales o esenciales. Se avanza en la construcción del documento de Programa de Gestión de Documento electrónico 2021-2024, realizando reuniones virtuales y completando la estructura planteada. Se realiza reunión entre OTIC y Gestión Documental, en la cual se define un formulario como mecanismo de reporte de los documentos digitales y electrónicos para la migración a los repositorios oficiales Se revisan las TRD y se identifica las posibles series a transferir al Archivo Central Se identifica las posibles series a transferir del periodo I de la Tabla de Valoración Documental. Se organizan las órdenes de pago generadas en los meses de marzo, abril y mayo, por dependencias. Se realizó mesa de trabajo con la SGC respecto a las órdenes de pago.





Página 50 de 60

Se realizan cuatro sesiones de socialización de "Procesos de la Gestión Documental" Se realizó campaña de comunicación de la Circular interna 015 de 2020 "Documento Electrónico de Archivo - DEA" y socialización de la misma Se realizó punteo y verificación de 6 ml (metros lineales). Se realiza inserción de la Subdirección Técnico Jurídica Se realizó digitalización de los contratos 2019. Se realizó reunión de avances del PINAR. Se diseña y envía la "Encuesta Socializaciones" de Gestión Documental a los funcionarios y contratistas. Se finalizó la actualización del PINAR 2021-2024, el cual se presentó al subdirector de la SGC Se realizó punteo y verificación de 38,5 ml (metros lineales). Se realiza inserción de la STJ Actividad pendiente por finalizar: - Planeación y transferencia series y/o subseries al Archivo Distrital Se realizó digitalización de los contratos 2018 y 2019 y mesa de trabajo con SBD Cumplimiento 98%

4.4.6. DIMENSIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN

La dimensión se encamina a fortalecer de manera transversal las otras dimensiones del modelo integrado de planeación y gestión –MIPG, con respecto al conocimiento que la entidad genera, lo que le posibilita su desarrollo y evolución.

4.4.6.1 Política de Gestión del Conocimiento y la Innovación

Esta política permite que las entidades generen acciones en favor del aprendizaje continuo y la adaptación a las tecnologías surgentes, con el fin de fortalecer el conocimiento de cada uno de los servidores y sus áreas o dependencias promoviendo tanto buenas prácticas de gestión, como innovación frente a la misión y visión de la entidad. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

Contar con una persona o grupo que evalúe, implemente, haga seguimiento y lleve a cabo acciones de mejora al Plan de Acción de Gestión del Conocimiento y la Innovación, en el marco del MIPG.

Acción

Informar al equipo de trabajo sobre el proyecto en gestión del conocimiento y la innovación para su desarrollo

Actividades





Página 51 de 60

Se remitió correo a los integrantes el 2 de abril junto con el cronograma y acta del 13 de dic 2019 con la designación de los integrantes. El 16 de abril se llevó a cabo reunión por meet con el fin de ajustar el cronograma al cual se citaron los integrantes del grupo GC y la I y a los jefes de oficina y subdirectores, estuvo a cargo de la jefe de la Oficina de Planeación. Se presentó en el comité de abril la modificación con las nuevas fechas las cuales quedaron aprobadas. Se realizó propuesta de conformación nuevo equipo gestión del conocimiento, En comité del 30 de junio María Constanza presentó para aprobación el documento "Conformación Equipos Técnicos DASCD", sin embargo está pendiente informar la conformación y responsabilidades a los miembros. Al interior de la OAP se establecen responsables para el desarrollo de cada uno de los ejes y de esta manera empezar articular los procesos relacionados con la implementación del modelo de sistema de gestión de conocimiento. Cumplimiento 100%

Brecha No.2

Frente a la Gestión del conocimiento la entidad no: -Identifica fuga de capital intelectual -Elabora, evalúa e implementar un programa de gestión del conocimiento articulado con la planeación estratégica de la entidad. -Mantiene cooperación técnica con otras entidades, organismos o instituciones. -Desarrolla pruebas de experimentación, documentar y analizar los resultados -Identifica, analiza, evalúa y pone en marcha métodos para aplicar procesos de innovación en la entidad. -Cuenta con espacios de ideación e innovación. -ha participado o concursado en Eventos de innovación

Acción

Desarrollar las acciones establecidas en el proyecto de la Política de Gestión del Conocimiento


Se realizó propuesta de conformación nuevo equipo gestión del conocimiento, En comité del 30 de junio María Constanza presentó para aprobación el documento "Conformación Equipos Técnicos DASCD", sin embargo está pendiente informar la conformación y responsabilidades a los miembros. La jefe ( e) de la OAP solicito borrador de encuesta con el fin de establecer las necesidades de investigación, innovación y documentación técnica al igual que de tecnología con el fin de Definir Línea Base sobre competencias en investigación e innovación, y realizar la caracterización de los datos y la información producida por el DASCD. ¨Para lo cual se estructuró encuesta y se remitió por correo.





Página 52 de 60

Se creó encuesta vía google survey, para identificar las necesidades de investigación, innovación y documentación técnica del DASCD, solicitando el apoyo a Juan Zapata (OTICS), Fernanda Cristancho (COMUNICACIONES), quedando lista la encuesta para lanzarla en la primera semana de octubre. Se creó tablero de control con matriz de riesgo de la entidad Se dictó capacitación al grupo de OAP, taller "cómo hacerme entender" Se creó algoritmo para determinar los grupos de funcionarios que hay en la entidad y así poder determinar los riesgos de una manera más particular, pendiente validación con TH programa para el 10 de noviembre Se actualiza la referencia de procedimientos ( los dos(2) procedimientos activos del proceso), se actualiza el nombre del indicador y se incluye el marco normativo Fundamentos y vocabulario - Norma ISO 9000:2015 Se aplicación el autodiagnóstico de gestión del conocimiento y medición del avance comparativo frente al año 2019. Actividades pendientes: - Matriz de identificación de necesidades de investigación, innovación y documentación técnica - Matriz de identificación y priorización de las necesidades de tecnología - Documento línea base sobre competencias en investigación e innovación de los colaboradores del DASCD - Adoptar el Mapa de Conocimiento (Tácito / Explícito) - Elaborar e implementar un programa de gestión del conocimiento y analítica de datos articulado con la planeación estratégica - Definir los indicadores de medición de madurez de la gestión del conocimiento y la innovación en la entidad - Actualizar en la matriz de riesgos los asociados con fuga de capital intelectual de la entidad y generar los controles pertinentes - Capacitación en análisis de datos en innovación - Documento estrategia de participación en procesos de innovación - Informe de participación en grupos de investigación, innovación y presentar resultados Cumplimiento 59%

4.4.7. DIMENSIÓN CONTROL INTERNO

Esta dimensión enaltece la labor del Control Interno toda vez que es la pieza clave para que las restantes dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, desarrollen y cumplan con su propósito, lo que conlleva a generar una mayor confianza de las instituciones en la ciudadanía.

4.4.7.1 Política de Control Interno

La política de Control Interno permite que la institución cuente con procesos de control y gestión de riesgos en su prevención, monitoreo y evaluación, contando con el Modelo Estándar de Control





Página 53 de 60

Interno – MECI y sus cinco componentes a saber; a) Ambiente de control, b) Evaluación del riesgo, 3) Actividades de control, 4) Información y Comunicación y 5) Actividades de Monitoreo, con responsabilidades a los servidores en concordancia con las líneas de defensa. Plan de Implementación MIPG. Brechas - Furag 2018 y Autodiagnósticos 2019

Brecha No.1

El jefe de control interno o quien haga sus veces, no efectúa las siguientes actividades: • Evalúa las actividades adelantadas por la segunda línea de defensa frente a la gestión del riesgo específicamente frente al análisis de contexto y de identificación del riesgo

Acción

Continuar con el seguimiento al Mapa de riesgos (Gestión) acorde al Plan Anual de Auditorías. "Continuar con metodología adoptada en 2019 para el seguimiento al mapa de riesgos, el cual incluye las 3 líneas de defensa y el pronunciamiento sobre la eficacia de los controles".

Actividades

Vale la pena precisar que el mapa de riesgos de 2018 no contaba con la metodología establecida por el DAFP, en la guía de Administración de Riesgos. Por lo anterior, no era posible realizar en 2018 el seguimiento teniendo en cuenta las tres líneas de defensa. La actualización del Mapa de Riesgos se efectuó por parte de la Oficina Asesora de Planeación en 2019, acogiendo la metodología antes citada y atendiendo las recomendaciones emitidas por la Oficina de Control Interno tanto en los seguimientos a los riesgos, como en el desarrollo de las auditorías. A partir de 2019 se está realizando el seguimiento al Mapa de Riesgos con la estructura de las 3 líneas de defensa Se realizó el seguimiento al Mapa de Riesgos correspondientes al 31/12/2019 el cual se encuentra publicado en el link de transparencia / 6 Planeación /Mapa de Riesgos. Adicionalmente, se remitió a la Dirección un resumen del seguimiento. Se realizó el seguimiento a la matriz de riesgos, la cual se encuentra en la carpeta Z/1SIG/22 Matriz de Riesgos. De igual manera, el día 29/05/2020 se remitió correo a la Oficina de Comunicaciones, con copia a la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, en donde se solicitó la publicación del seguimiento en la página web. Se anexa como evidencia el correo donde se solicita la publicación y el archivo. Se realizó el segundo seguimiento a la matriz de riesgos, la cual se encuentra en la carpeta Z/1SIG/22 Matriz de Riesgos. De igual manera, el día 30/09/2020 se remitió correo al Profesional de la Oficina Asesora de Planeación para realizar la publicación del archivo en la página web. Se anexa como evidencia el correo donde se solicita la publicación y el archivo. La socialización del seguimiento al Mapa de Riesgos se realizó en Comité de Coordinación de Control Interno, el cual se hizo en dos sesiones, la primera el 02/10/2020 y la segunda el 5/10/2020. Cumplimiento 100%





Página 54 de 60

Brecha No.2

Los planes de mejoramiento de la entidad no han sido eficaces para: • Dar respuesta oportuna y efectiva a las necesidades de los grupos de valor (ciudadanía). • Promover una gestión transparente que mitigue los riesgos de corrupción.

Acción

Consolidación seguimiento Planes de Mejoramiento: Seguimiento a los Planes de mejoramiento derivados de las auditorías realizadas y planes de mejoramiento vigentes de auditorías anteriores. Seguimiento al plan de mejoramiento presentado a la Contraloría Distrital y otros (Circular 003 de 2014) "Continuar con el seguimiento mensual a las acciones del plan de mejoramiento que se vienen realizando desde la vigencia 2018".

Actividades

Se precisa que para la vigencia 2018 se empezó a realizar el seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno al plan de mejoramiento con frecuencia mensual y revisando la totalidad de las acciones (producto de las auditorías internas de Gestión y de Calidad, como externas, producto de las auditorías de la Contraloría y otros, como las acciones derivadas de las visitas del Archivo Distrital para seguimiento de los planes de archivo y por la Secretaría Distrital de Ambiente por el PIGA). Se vienen realizando estas acciones a partir de 2018 y se han consolidado, aún más en 2019. Se remitió a los responsables de los procesos un correo solicitando la actualización de la información y las respectivas evidencias en el archivo en Excel del Plan de Mejoramiento. Cumplimiento 100%

4.5. RESULTADOS SEGUIMIENTO PLANES DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO MIPG 2020

Avance mensual acumulado Planes implementación y mantenimiento MIPG – DASCD





Página 55 de 60

Fuente: Proyectos por Dependencia – PAI 2020





Página 56 de 60

4.5.1. Plan de Implementación MIPG 2020

El Plan de Implementación se ha trazado 40 actividades para que en la presente vigencia 2020 se logre el 100% de éstas, y de ésta manera lograr el cierre de las brechas identificadas tanto en el informe personalizado FURAG 2018 como en los autodiagnósticos 2019.

Avance mensual acumulado Plan implementación MIPG – DASCD


Es así, como al cierre del 30 de diciembre se logró el 97% de ejecución, esto debido a cuatro temas puntuales a saber:

- Gestionar el conocimiento que dejan los servidores que se desvinculan, a través de la estrategia Red de Especialistas del Conocimiento REC.

- Sistema de seguimiento al programa de gestión de conflictos de interés, implementado. - Sistema Integrado de Conservación - 2020 implementado. - Proyecto gestión del conocimiento implementado.

Es importante tener en cuenta, que estas acciones se encuentran alineadas a los planes del decreto 612 y a los proyectos y/o cronogramas definidos por cada dependencia del DASC.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

14%27% 31%

42%48%

54%

68%77% 82%

97%





Página 57 de 60

4.5.2. Plan de Mantenimiento MIPG 2020

El Plan de Mantenimiento se ha trazado 26 actividades para que en la vigencia 2020 se logre el 100% de éstas, y de ésta manera lograr mantener el normal y buen funcionamiento de la entidad, realizando seguimiento a esas acciones que se llevaron a cabo en la vigencia anterior para el cierre de las brechas identificadas tanto en los resultados FURAG 2018 como en los autodiagnósticos 2019.

Avance mensual acumulado Plan mantenimiento MIPG – DASCD


Al cierre de la vigencia 2020 se ejecutó en un 99%, este resultado no llego al 100% debido a dos actividades puntuales que corresponden a:

- Complementar el modelo de servicio al ciudadano - Plan de Gestión Documental- PGD 2020.

Es importante tener en cuenta, que estas acciones se encuentran alineadas a los planes del decreto 612 y a los proyectos y/o cronogramas definidos por cada dependencia del DASCD:

0%

20%

40%

60%

80%

100%

11%17%

27%36%

44%49% 52%

65%76%

99%





Página 58 de 60

5. OBSERVACIONES

La Vigencia 2020 se desarrolló de forma atípica, y si bien se planearon actividades, la Entidad y sus dependencias se vieron avocadas a dar respuestas a solicitudes que desde la Alcaldía Mayor solicitaron como por ejemplo implementar la plataforma “Talento, NO palanca” donde algunas dependencias en especial OTIC, tuvieron que responder y ponerse al frente de cada situación teniendo que realizar reprogramaciones a sus proyectos iniciales. Sin embargo este proceso permitió entender las nuevas dinámicas sociales y estructurales de la Administración Pública, y el compromiso de los servidores públicos, lo que llevó a que esta iniciativa “Talento NO Palanca” fuese galardonada con el Premio Nacional de Alta Gerencia 2020 otorgado por la Presidencia de la República y el Departamento Administrativo de la Función Pública, reconociendo la labor del DASCD, frente a esta iniciativa en pro de mejorar la Administración Pública. De igual manera, aspectos internos como la falta de personal, ya sea por volumen y cargas laborales, o por no darse la contratación y los nombramientos para cubrir las vacantes y contratos que no continuaron, generó retraso y reprogramaciones en los cronogramas. Con base en esto, se contó con nuevo personal que apoyó la gestión de las dependencias en el buen desarrollo de sus actividades y proyectos. Lo más latente, es el estado de emergencia debido al COVID-19, donde se hizo necesario repensar cada actividad, cada acción, cada cronograma, con base en los lineamientos y normatividad genero la Nación y el Distrito, para lo cual desde el DASCD se adelantaron acciones de choque con el ánimo de cumplir las metas y objetivos planteados. Por lo anterior se hizo necesario llevar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño –CIGD estas reprogramaciones acordes al nuevo panorama mundial, nacional y local, generando acciones posibles, alcanzables y sostenibles. Fue importante la cooperación entre las dependencias en aquellas acciones que quedaron como colaborativas y que si bien de manera explícita no estableció el líder de la actividad, si se hizo necesario una comunicación en todas las vías para desarrollar lo programado de manera conjunta. Al contemplar acciones donde dependían de otras entidades o de terceros, se tuvo que preveer los tiempos y evitar atrasos en el cumplimiento, esto en la medida de lo posible, pues en un alto porcentaje se salió del manejo de la entidad o la dependencia a cargo. Se tuvo en cuenta que cada reporte como primera línea de defensa fue de vital importancia, su claridad y oportunidad de información, estuvo soportada con las correspondientes evidencias, con cada reprogramación aprobada, los líderes mantuvieron actualizados sus proyectos y debidamente nombrados para evitar error en seguimientos y reportes.





Página 59 de 60

ELABORADO POR:

NOMBRE CARGO

Harold Arturo Campos García Contratista – Oficina Asesora de Planeación

REVISADO POR:

NOMBRE CARGO

Slendy Contreras Amado Jefe Oficina Asesora de Planeación


informe de implementaciÓn y mantenimiento del modelo

Documents