INFORME DE GESTIÓN

SEPTIEMBRE

JUNTA DIRECTIVA

Carolina Escobar Gerente

David Rodríguez Subgerente

María Mora Dpto. de Finanzas

Valeria Chaín Dpto. de Compras

Fiorella Acosta Dpto. de Producción

Liliana Meza Dpto. de Compras

Adrián González Dpto. de Recursos Humanos

INFORME DE GERENCIA Durante el periodo comprendido en el mes de

Septiembre se pudo evidenciar la evolución de la empresa. Gracias a la organización y compromiso de cada uno de los miembros, una vez más, cumplimos con nuestros objetivos.

El tiempo invertido en la planeación del mes, se

vio reflejado en cada una de las actividades propuestas y ejecutadas. Tales como la integración, capacitación, producción, compra, financiamiento, mercadeo y dirección de las actividades, hicieron parte fundamental de los requerimientos necesarios para alcanzar el éxito en el segundo lanzamiento.

Cada uno de los departamentos demostró el

compromiso con la empresa destacándose unos más que otros. En el mes de septiembre, el departamento de compras y mercadeo sobresalieron entre los demás por su liderazgo y organización de actividades. Por el contrario, el departamento de producción fue el que presentó problemas a la hora de la ejecución de los procedimientos adecuados para cumplir con sus tareas.

Sin embargo, la preocupación y el interés de cada uno de los miembros primaron sobre los problemas y, entre todos, se pudo concretar una nueva estrategia para mejorar los procesos de producción, los tiempos de entrega y los canales de comunicación.

Los departamentos de Finanzas y Recursos Humanos,

mantuvieron el cumplimiento de su labor en la empresa generando respuesta a las necesidades de la misma.

Notablemente, las relaciones entre los miembros se

afianzaron evidenciadas en eventos como la integración, celebración del día del amor y la amistad y la celebración de los cumpleaños. Cuyo gran impacto se comprobó con la mejora en la comunicación y unificación de cada uno de los departamentos.

Para la gestión durante el siguiente periodo del mes de octubre, se plantearon nuevos objetivos y se continuará con algunos ya establecidos. Cada uno de los departamentos tiene una meta por cumplir, que a través de diferentes actividades, será obtenida. La Gerencia tiene como meta principal llevar a la empresa, Ignis Velas Decorativas, al posicionamiento en el mercado a través de la labor complementaria de cada una de sus divisiones jerárquicas.

Carolina Escobar Gerente

INFORME DE COMPRAS

Durante este mes el departamento realizó la compra de los insumos y decoraciones necesarias para la primera entrega de velas. Luego de haber cumplido satisfactoriamente con los encargos necesarias para el primer lanzamiento se procedió a realizar las cotizaciones y compras respectivas para la producción de velas para el segundo lanzamiento, en sitios como: Cristalería Selman, El Nuevo Campesino, Droguería Juliao S.A, Calypso, Industrias la Custodia, entre otras.

Cabe resaltar que en este mes las cotizaciones no fueron tan extensas porque ya se tenía la experiencia y el conocimiento de los sitios en donde la materia prima y las decoraciones son más económicas. También participó en la producción y decoración de velas.

Se logró mantener la buena organización y el trabajo en equipo que se ha venido presentando desde el primer mes y por consiguiente se obtuvo un buen desempeño.

No se presentaron debilidades dentro del

grupo de trabajo, pero si se observó otra vez la falta de comunicación con los otros departamentos dentro de la empresa a la hora de hacernos los pedidos para la compra de insumos.

Respecto a este mes, nada quedo pendiente, mas sin embargo, prontamente comenzaremos con las cotizaciones y la compra de los nuevos materiales para el siguiente lanzamiento.

Valeria Chaín Coord. Dpto. de Compras

INFORME DE PRODUCCIÓN

El departamento de Producción, ha desarrollado actividades las cuales han contribuido al amplio desarrollo de la empresa:

Se recolecto nuevos instrumentos de trabajo con ayuda de donaciones, los cuales agilizaron los procesos para la creación de las velas, lo materiales donados fueron: moldes y ollas.

Se le dio un mantenimiento de las herramientas de trabajo (moldes, olla, cuchara de palo), luego de haber desarrollado cada actividad.

Hacer un examen de control de calidad a cada producto, para observar que el producto no presente alteraciones o defectos.

Reparación de los productos defectuosos para evitar la perdida de materia prima y así reducir costos.

Decoración de velas

Se logro superar el problema al momento de echar la parafina (que al estar mal puesta la base o la parafina estaba muy caliente, esta se salía del molde), evitando así tener que repetir todo el proceso de producción y la pérdida de materiales.

Se le permitió al departamento de Mercadeo de elaborar velas (con gel y con parafina), bajo la supervisión de Andrea Díaz.

Se cancelaron dos reuniones de producción los días 11 y 15 de Septiembre por falta de un lugar de trabajo

Fiorella Acosta Coord. Dpto. de Producción

INFORME DE MERCADEO

El departamento de mercado para este segundo lanzamiento de IGNIS realizó:

– Video publicitario para la segunda

colección “Love Sensations”, en el cual se comunica: “IGNIS te acompaña en todos los momentos” en este mes de amor y amistad.

– Semana publicitaria la cual consta de un Stand, este se realizo con el fin de dar a conocer nuestros productos en la Universidad del Norte.

– Los rotuladores de las velas correspondientes a esta colección, los cuales su diseños se centro en dulces y chocolates debido a amor y amistad.

– Actualización de la pagina web con todo lo correspondiente a la nueva colección.

– Tarjetas de invitación, estas fueron chocolates premiados con boletos dorados.

– Por último, la imagen del segundo lanzamiento de IGNIS “Love SensationS”

– De lo anterior se puede decir que le Dpto. de Mercadeo supero las expectativas con respecto a lanzamientos pasados. Y cumplió gran parte de sus metas, sin embargo quedaron cosas por concluir como:

– Publicar un artículo en la página de inicio del a Universidad del Norte.

– Seguir la idea de los stands publicitarios.

Liliana Meza Coord. Dpto. de Mercadeo

INFORME DE RECURSOS HUMANOS

En el mes de septiembre, se llevaron a cabo actividades importantes como es el caso de la integración que sirvió para analizar la comunicación en el grupo. Otras de las actividades para mejor esto fue aprovechar el mes del amor y amistad y realizar un intercambio de regalos. La actividad de mayor importancia fue las encuesta realizada a cada uno de los miembros de la empresa, donde nos dimos cuenta las fallas que existían en la empresa y los conflictos que estaban empezando a crear como: – La comunicación – Organización en las jornadas de trabajo – Lugar fijo de trabajo de Producción – Distribución de tareas – Capacitación en la elaboración de velas

En la comunicación al parecer la información no

llegaba a los niveles más inferiores de la empresa, para solucionar esto se creó un grupo privado en Facebook ya que todos revisan constantemente la red social aparte de eso se corrigieron los correos electrónicos que tenían errores.

Evidenciamos que las encuestas fueron una herramienta útil para descubrir las fallas o aspectos por mejorar.

Pero todavía quedan cosas pendientes para el Dpto.

de Recursos Humanos , como mejorar: – Optimizar los medios de comunicación – Mantener un ambiente de trabajo ideal – Mantener a los integrantes motivados – Hacer que las personas se comprometan aun

mas con la empresa

Adrián González Coord. Dpto. de Recursos Humanos

INFORME DE FINANZAS

En este segundo mes de Septiembre para la empresa IGNIS, el acontecimiento más importante en cuanto a financiamiento fue el segundo lanzamiento y la producción de los pedidos del primero. Para que este se llevara a cabo se realizaron distintas actividades que ayudaron a recoger el presupuesto necesario para el desarrollo de estas.

Así como en el mes de Agosto, se continuó llevando a cabo la recolección de la cuota semanal de 3 mil pesos por persona, con cuota extraordinaria en la onceava semana de 6 mil pesos debido a la cercanía al segundo lanzamiento y a la falta de material de producción para las velas.

El balance en general fue mejor que en el primer mes, primero que todo porque aunque el capital de entrada no cubrió completamente los gastos, se hicieron menos gastos internos, y más importante aún porque se hizo una mayor cantidad de pedidos por parte de los mercados.

Para poder cubrir todos los gastos, a final de mes se planeó una segunda rifa, en esta ocasión con 500 boletas y un premio de una botella de Old Parr, lo cual servirá también para cubrir gastos del tercer lanzamiento.

En cuanto al departamento se manifestó un trabajo en equipo, y el cumplimiento con las actividades solicitadas a cada uno de los miembros.

Para el próximo lanzamiento, el compromiso es el pago lo más pronto posible de las cuotas por parte de los estudiantes, ya que a veces por no darlas enseguida, se les acumula un capital más grande y por ende es más complicado pagarlo.

María Alejandra Mora Coord. Dpto. de Finanzas

INGRESOS

INGRESOS TOTAL

Quinta-sexta semana $87.000

Séptima semana $72.000

Octava Semana $27.000

Novena semana $63.000

Integración $95.000

Multas $4.000

Capital primer lanzamiento $260.000

Décima semana TOTAL

$159.000 $767.000

EGRESOS GASTOS TOTAL

Talonario $20.000

Gastos papelería $19.900

Gastos producción Septiembre 3 $79.800

Invitaciones segundo lanzamiento $18.300

Alquiler restaurante 1966 $154.000

Cumpleaños profesora Mildred $82.000

Stand $11.500

Informe de gestión $61.800

Materiales producción $7.900

Gastos compras Gatos mercadeo

$257.050 $66.900

TOTAL $779.100

CONCLUSIONES GENERALES • Notablemente, las relaciones entre los

miembros se afianzaron evidenciadas en eventos como la integración, celebración del día del amor y la amistad y la celebración de los cumpleaños. Cuyo gran impacto se comprobó con la mejora en la comunicación y unificación de cada uno de los departamentos.

• Es claro que aunque se hayan conseguido los objetivos propuestos, la empresa en conjunto es consciente de querer superarse cada vez más, por tal razón, para la gestión durante el siguiente periodo del mes de octubre, se plantearon nuevos objetivos y se continuará con algunos ya establecidos.

• Cada uno de los departamentos tiene una meta por cumplir, que a través de diferentes actividades, será obtenida.

• La Gerencia tiene como meta principal llevar a la empresa, Ignis Velas Decorativas, al posicionamiento en el mercado a través de la labor complementaria de cada una de sus divisiones jerárquicas.

• El objetivo de los Departamentos de Compras y Producción es el trabajo en conjunto y sinergia de estos dos equipos para lograr el éxito de sus canales de comunicación.

• La meta propuesta por Producción es agilizar los tiempos de entrega y procesos de las velas para que el Departamento de Mercadeo no presente un retraso en sus actividades principales.

• A su vez, Mercadeo debe efectuar nuevas ideas y propuestas de posicionamiento para generar el impacto y reconocimiento que la empresa ha ido obteniendo con el paso del tiempo.

• Finanzas se propone mantener equilibradas las inversiones de los socios supervisando que cada uno de los gastos sea completamente necesario y viable.

• Finalmente, Recursos Humanos el responsable de continuar mejorando el clima laboral a través del diálogo y encuestas a los miembros acerca de la perspectiva sobre el desempeño general y personal.

GALERÍA

Actividades del mes de Septiembre

Stand Publicitario

Día del Amor y la Amistad

II Lanzamiento: “Love Sensations”

II Colección: “Love Sensations”

Video Publicitario

• http://www.youtube.com/watch?v=yRJCPSm0y6w

Pagina Web

• www.ignisvelas.tk

RESULTADOS DE LA ENCUESTA

Departamento de Recursos Humanos

¿Cuál seria tu calificación general de la empresa?

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Excelente Muy bueno Bueno Regular Bajo

Calificaciones

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¿Cómo calificas a la gerente, Carolina Escobar?

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14

Excelente Muy bueno Bueno Regular Malo

Resultados

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Cómo calificas al sub-gerente, David Rodríguez?

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Excelente Muy bueno Bueno Regular malo

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Cómo califica la comunicación entre los miembros de la empresa?

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Excelente Muy bueno Bueno Regular Malo

Resultados

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¿Se siente augusto con su cargo?

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Si No

Respuestas

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Cómo califica el desempeño del gerente de su departamento?

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Excelente Muy bueno Bueno Regular malo

Respuestas

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