informe de gestiÓn (enero julio 2013) · 3.2 unidad funcional de informática es la unidad...
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OFICINA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA
INFORME DE GESTIÓN
(ENERO – JULIO 2013)
BACH. ING. JULIO CESAR ORTEGA SALVADOR
Jefe de la Oficina de Estadística e Informática
“Año de la inversión para el Desarrollo
Rural y la Seguridad Alimentaria”
DISA. V LIMA CIUDAD HOSPITAL NACIONAL CAYETANO HEREDIA
OFICINA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA – INFORME DE GESTIÓN PERIODO ENERO – JULIO 2013
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CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN.......................................................................................................3
2. ESTRUCTURA FUNCIONAL................................................................................. 4
2.1 MISIÓN……………………...............................................................................4
2.2 VISIÓN……………………................................................................................4
2.3 ESTRUCTURA DE LA OFICINA (ORGANIGRAMA)………………………4
3. ACTIVIDADES DE LA OFICINA…………………………………………………4
3.1 UNIDAD FUNCIONAL DE ESTADÍSITICA....................................................5
3.2 UNIDAD FUNCIONAL DE INFORMÁTICA...................................................5
3.3 UNIDAD FUNCIONAL DE TELECOMUNICACIONES.................................6
3.4 UNIDAD FUNCIONAL DE ADMISIÓN...........................................................6
3.5 UNIDAD FUNCIONAL DE ARCHIVO.............................................................7
4. PRINCIPALES LOGROS………...……………………………………………7.9,10
5. IDENTIFICACION DE FORTALEZAS.…...……………………………………11
6. DIFICULTADES Y LIMTACIONES………...……………………………………11
7. ACTIVIDADES PENDIENTES………...…………………………………………11
8. PROPUESTAS DE MEJORA………...…………………..…………………….….12
9. CONCLUSIONES………...………………………………………………………..13
10. RECOMENDACIONES………...…………………………………………….…..13
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1. PRESENTACIÒN
El siguiente es el Informe Gestión correspondiente a Enero - Julio 2013, de las gestiones
y acciones realizadas por todo el equipo humano que conforma la Oficina de Estadística
e Informática, cuyos resultados están acordes con las orientaciones generales emitidas
por la Dirección General de la Institución.
La Oficina de Estadística e Informática, es la unidad orgánica encargada de sistematizar
la información estadística generada en los diferentes departamentos asistenciales de la
Institución, haciendo uso de las herramientas de tecnologías de información y
comunicación orientando a los usuarios que visitan nuestra página Web, (Instituciones
públicas y privadas, estudiantes y la población en general), con el fin de dar a conocer el
estado de salud de la población que concurre al nosocomio, así como la contribución
académica en estudios de investigación, información estadística concerniente a los años
2010, 2011, 2012 y tercer trimestre del año 2013.
El presente Informe de Gestión se ha estructurado en diez partes. La primera presenta el
Direccionamiento y orientación de la Oficina. La segunda enuncia la estructura
funcional. La tercera muestra las actividades de las diferentes unidades funcionales. La
cuarta registra los principales logros. La quinta presenta la identificación de fortalezas.
La sexta muestra las dificultades y limitaciones. La séptima registra las actividades
pendientes. La octava nos presenta las propuestas de mejora. La novena indica las
conclusiones. Y la última nos presenta las recomendaciones.
Agradezco a todo el equipo de trabajo que de alguna u otra forma están comprometidos
con la Oficina en hacer posible los logros que presentamos en el presente informe.
BACH. ING. JULIO CESAR ORTEGA SALVADOR
JEFE DE LA OFICINA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA
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2. ESTRUCTURA FUNCIONAL:
2.1 Misión
Somos una Oficina encargada de recopilar producir, relacionar, procesar y analizar la
información estadística obtenida de las diferentes unidades productoras de servicios del
HNCH, así como de generar sistemas y organizar el flujo de información.
2.2 Visión
Ser una Oficina líder que apoye en la toma de decisiones con información estadística de
alta calidad, que organice de manera óptima el flujo de información del hospital
Cayetano Heredia.
2.3 Estructura de la Oficina (organigrama)
3. ACTIVIDADES DE LA OFICINA
La Oficina de Estadística e Informática para llevar a cabo sus funciones está
estructurada en cinco unidades funcionales:
Unidad Funcional de Estadística
Jefe Sra. Elba Cabrera Peche
Unidad Funcional de Informática
Jefe Ing. Roger Pérez Veramende
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Unidad Funcional de Telecomunicaciones
Jefe Ing. Marcos Periche Yenque
Unidad Funcional de Admisión
Jefe Sr. Luis Epequin Horna
Unidad Funcional de Archivo
Jefe Lic. Miguel Cherres Valverde
3.1 Unidad Funcional de Estadística
Es la unidad orgánica encargada de:
Codificar y digitar los códigos CIE-10 registrados en la hoja HIS, emitida por
los médicos de la Consulta Externa.
Programar y ejecutar la recolección, validación, consistencia, procesamiento de
datos, consolidación, análisis y difusión de la información estadística de salud a
los usuarios internos y externos, según las normas establecidas.
Producir los indicadores estadísticos de salud para la toma de decisiones y la
generación de datos de acuerdo a las necesidades y prioridades de las unidades
orgánicas del Hospital.
Analizar e interpretar la información estadística para facilitar el proceso de toma
de decisiones.
3.2 Unidad Funcional de Informática
Es la unidad orgánica encargada de:
Identificar y proponer a través de las instancias pertinentes, las necesidades de
diseño y mejoramiento de los sistemas integrados de información que se
establezcan.
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Identificar y proponer nuevas oportunidades de aplicación de tecnologías de
información.
Lograr la provisión de servicios informáticos, sistemas de información, en el
ámbito institucional a través de las instancias pertinentes.
Establecer y mantener la seguridad, integración y operatividad de las redes de
información y base de datos institucionales necesarias.
3.3 Unidad Funcional de Telecomunicaciones
Es la unidad orgánica encargada de:
Lograr la provisión de servicios de telecomunicaciones, informática y telemática
en el ámbito institucional a través de las instancias pertinentes.
Recepcionar llamadas telefónicas
Realizar transferencias de llamadas a los diferentes anexos de la Institución.
3.4 Unidad Funcional de Admisión
Es la unidad orgánica encargada de:
Brindar una atención oportuna y de calidad a los pacientes que requieren un
servicio de salud en las distintas ventanillas para los pacientes SIS, pagantes y
SOAT.
Aperturar historias clínicas para la atención ambulatoria de pacientes SIS,
pagantes y SOAT.
Generar carnés de atención y/o duplicados a los pacientes SIS, pagantes y
SOAT.
Generar fichas de atención ambulatoria (FUA) a los pacientes SIS.
Otorgar citas en el Sistema Integrado de Gestión Hospitalaria (SIGEHO).
AREA DE HOSPITALIZACIÓN
Realizar el censo diario de pacientes hospitalizados.
Realizar el movimiento hospitalario.
Codificación de historias clínicas de pacientes de alta. (SIS, Pagantes y SOAT).
Registras las tarjetas de hospitalización en el SIGEHO
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Entregar las historias clínicas al Archivo Central y/o Especial según
corresponda.
3.5 Unidad Funcional de Archivo
Es la unidad orgánica encargada de:
Brindar una atención de calidad al paciente proporcionando la entrega oportuna
de las historias clínicas a los diferentes consultorios externos de la Institución.
Salvaguardar la integridad y custodia de las historias clínicas.
Clasificar y archivar las historias clínicas por sectores del (00 al 99).
Recavar carnés de los diferentes consultorios externos para la entrega de
historias clínicas.
Recoger las historias clínicas de los consultorios externos finalizada la atención.
(Turno mañana y tarde).
Programar las historias clínicas de los pacientes citados con 24 hrs. De
anticipación.
Proveer historias clínicas originales así como las copias a los diferentes
departamentos de la Institución para la elaboración de informes médicos
solicitadas por los entes legales.
Cumplir los plazos establecidos por el TUPA.
Prestar las historias clínicas para docencia e investigación, según lo solicitados
por los diferentes departamentos.
Realizar la foliación de historias clínicas especiales.
PRINCIPALES LOGROS
4.1 Construcción y reubicación del nuevo Archivo de Historias clínicas; mejorando la
organización y distribución de las historias clínicas.
4.2 Construcción y reubicación de la nueva Unidad de Admisión; mejorando los
tiempos de atención obteniendo cola cero.
4.3 Reubicación de la Jefatura de Estadística e Informática.
4.4 Reubicación de la Unidad de Estadística.
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4.5 Creación del logo de la Oficina.
4.6 Disminución de tiempo de espera en las ventanillas de la Unidad de Admisión (no
mayor de 10 minutos a 4 minutos)1
4.7 Incorporación de nuevas especialidades de Pediatría al Sistema de citas.
4.8 Disponibilidad de historias clínicas para la atención de pacientes en Consulta
Externa del HNCH de 50% a 86.4%.2
4.9 Atención de ventanillas de admisión desde las 06:00 am hasta las 07:00 pm de
manera continúa.
4.10 Incremento del número de ventanillas en la Unidad de Admisión (de 13 a 18).
4.11 Implementación del correo institucional a todos los trabajadores del hospital
(Nombrados, CAS y Terceros); así como de la Guía de Acceso Correspondiente.
4.12 Programación de citas médico quirúrgicas. Antes se programaba el 16 de cada
mes, ahora la programación se realiza para 3 meses.3
4.13 Implementación del sistema de dominio Interno de la Institución.
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5 IDENTIFICACION DE FORTALEZAS
Equipo humano joven con capacidad para trabajar en equipo sin miedo al
cambio.
Disponibilidad de recurso humano, distribuidos uniformemente en las diferentes
unidades de la Oficina.
Identificación y compromiso del recurso humano con la Institución.
Capacidad de diálogo y comunicación permanente entre las diferentes unidades
de la Oficina.
Uniformidad de criterios en el trabajo mediante consenso.
Personal capacitado para actuar ante medidas de contingencia.
Horario de atención en ventanillas de Admisión de 06:00 a.m. a 19:00 horas.
6 DIFICULTADES Y LIMTACIONES
Lentitud en los procesos de renovaciones de tecnologías.
Seguridad de información
Hacinamiento del Archivo pasivo
Deserción de pacientes citados.
Equipos de Central Telefónica obsoleta.
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Equipos de comunicación de datos no uniformes (Diferentes marcas,
capacidades y año de fabricación)
Mobiliario insuficiente en los nuevos ambientes de la oficina de estadística e
informática. (Estadística, Archivo, informática, telecomunicaciones y jefatura)
Proyecto de renovación del centro de datos (DATA CENTER)
Proyecto de renovación de cableado estructurado (VOZ Y DATA)
7 ACTIVIDADES PENDIENTES
Recursos Humanos
Incrementar el número de profesionales.
Implementación de las historias clínicas electrónicas (avance 80 %)
Implementación del nuevo Sistema integrado del HNCH (SIGEHO)
Infraestructura
Mejoramiento de ambientes: Jefatura y Unidad de Estadística en el segundo piso
de la Unidad de Admisión.
Reubicación del nuevo ambiente del Archivo Especial.
Reubicación de la Central Telefónica
Equipamiento
Adquisición y renovación de equipos informáticos (servidores, computadoras,
etc.)
Mejoramiento del Sistema de Colas.
Sistema de radio enlace en casos de siniestros.
Mejoramiento de la Página Web institucional.
Seguimiento del retorno de historias clínicas de pacientes atendidos por
consultorio externo; así como de los distintos departamentos.
.Documentos de Gestión
Actualización de los siguientes documentos de gestión: MOF, MAPRO, POI,
POA, CAP, Plan Anual de Capacitación
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Capacitación
Capacitación del recurso humano en cursos de actualización (Ofimática, CIE –
X, Buen Trato, etc.)
8 PROPUESTAS DE MEJORA
Asesoría y capacitación permanente a todo el personal respecto al manejo de
HIS Codificación CIE10 SIS, SOAT
Realizar cursos y/o talleres de sensibilización.
Promover el intercambio de experiencias entre las oficinas de estadística de los
diferentes hospitales de Lima Metropolitana, que permitan el fortalecimiento de
las funciones en la coordinación de los respectivos sistemas estadísticos
nacionales.
Fuentes
Manual de Organización y Funciones (MOF)
Revista HNCH
Página web
Oficina de Gestión de la Calidad “Proyecto 0 colas”
Oficina de Planeamiento estratégico
Manual de Procedimientos de Consulta Externa