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Colombia diversa + Cultura para todos

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INFORME DE GESTIÓN

2010


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EJES ESTRATÉGICOS

• RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL.

• MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS.

• FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA).

• FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL


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EJES ESTRATÉGICOS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN


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TEMA DE INVESTIGACIÓN % DE AVANCE A DICIEMBRE/10

1.Implementación de metodologías analíticas para caracterización de muestras de papel. Fase II

100%

2.Efecto de la inclusión de agentes antioxidantes en la estabilización de tintas ferrogálicas.

100%

3.Evaluación de la actividad microbiana del extracto de Allium Sativum y su efecto sobre algunas propiedades de fotografías en blanco y negro.

100%

CUMPLIMINETO DE MESTAS SIGOB 2010

Programa: INVESTIGACIONES EN ANTROPOLOGÍA, LINGÜÍSTICA Y ARCHIVÍSTICA

Indicador: Investigaciones en antropología, lingüística y archivística realizadas

Meta 2008: Sector 17, AGN 3


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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Restauración de15.929 unidades deconservación, entrefolios, bulas y tomosde Fondosrelacionados con elBICENTENARIO.


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Descripción de 60.857 folios del AGN , delFondo Ministerio de Gobierno -AsuntosIndígenas.

Atención de 32.073 consultas, en los fondosdocumentales, protocolos notariales ybiblioteca especializada, con un total de 5.660usuarios.

Atención de 109 visitas guidas con 2.889visitantes.


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Digitalización de1.273.733imágenesrelativas a losFondos delBicentenario.


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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

CAPACITACIONES CANTIDAD

CURSOS BASICOS NIVELES I, II, III 9

TALLERES: Microfilmación y Digitalización, Elaboración y Aplicación de TRD,Conservación Documental, Descripción Documental y Organización deFondos Acumulados.

6

VIDEOCONFERENCIAS: Evaluación de Tablas de Retención Documental(TRD), Socialización de la Cartilla apuntes para la organización de historiasclínicas, socialización de la cartilla series documentales para laadministración municipal, norma NTC 15489, digitalización en archivos,pautas para la utilización, seguridad industrial y ocupacional en el manejode archivos, inspección, control y vigilancia.

6

CAPACITACIÓN POR DEMANDA: La comisión de Regulación de AguaPotable CRA, Fonproculdes, Organización Internacional para lasMigraciones, Universidad Surcolombiana, Corporación Desarrollo para laPaz del Pie de monte Oriental-Cordepaz, Departamento del Valle delCauca, Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses,Proactiva(ONG), Instituto de Medicina Legal, Cámara de Comercio dePasto, Alcaldía de Cali, Policía Nacional, SENA-Cúcuta, Departamento deAmazonas.

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SNA EN LA REGIÓN:CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVO

-Visitas de Acompañamiento a Gobernaciones.-Visitas de Acompañamiento a Alcaldías

COMITÉS TÉCNICOS DE ARCHIVO

Reuniones de Comités Técnicos


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INSPECCIÓN Y VIGILANCIA ENTIDADES VISITADAS

Inspección a Entidades reportadas por la ContraloríaGeneral de la República por no fenecimiento de lacuenta. 90

Seguimiento y Control de Ejecución de planes demejoramiento archivístico a entidadesinspeccionadas en las vigencias 2005, 2006,2007,2008 y 2009.

100


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MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

APROBACIONDE TRD RESOLUCION

Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S.A

No. 129 y 130,del28/05/2010

Servicios Postales Nacionales 472 No. 129 y 130, del 29/05/2010

Gobernación de Antioquia No. 227, del 22/07/2010

Instituto Colombiano de Antropología e Historia

No. 301, del 22/09/2010

Almagrario S.A No. 333, del 4/10/2010

Gobernación de Risaralda No. 420, del 18/11/2010


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MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

APROBACIONDE TVD RESOLUCION

Fondo Ganadero del Caquetá No. 045,del 02/03/2010

Leasing Bancoldex No. 045,del 02/03/2010

Icetex No. 045,del 02/03/2010

Telecom No. 045,del 02/03/2010

Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía

No. 334,del 04/10/2010

Procuraduría General de la Nación No. 647 del 15/12/2010


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DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACION

DIVISIÓN DE PROGRAMASESPECIALES

DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN

DIVISIÓN DE SERVICIOSAL PÚBLICO

CONSEJO DIRECTIVO

DIRECCIÓN GENERAL

SECRETARÍA GENERAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS

COMITÉ DEARCHIVOS

OFICINA DE PLANEAMIENTO

ARCHIVÍSTICO

JUNTA DE LICITACIONES Y

ADQUISICIONES

GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO

DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA

GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

GRUPO DE TALENTO HUMANO

GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA

GRUPO DE CONTABILIDAD

GRUPO DE MICROFILMACIÓNY DIGITALIZACIÓN

GRUPO DE CAPACITACIÓNY ASESORÍA DEL SNA

GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS

DEL SECTOR PÚBLICO

GRUPO DE SERVICIOS GENERALES

UNIDAD DECONTROL INTERNO

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

COMITÉEVALUADOR

DE DOCUMENTOS

NIVEL No. CARGOS

DIRECTIVO 2

ASESOR 1

EJECUTIVO 6

PROFESIONAL 32

TÉCNICO 27

ASISTENCIAL 29

TOTAL CARGOS 97

FUENTE:

DECRETO 163 DE 1992

REORGANIZACIÓN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN EL AGN

RESOLUCIÓN No. 297 DE NOVIEMBRE 19 DE 2009.

RESOLUCIÓN No. 021 DE ENERO 27 DE 2010.

RESOLUCIÓN No. 121 DE MAYO 26 DE 2010

RESOLUCIÓN No. 213 DE JULIO 13 DE 2010

ELABORADO POR: OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO

Fecha: 2010-07-27 Organigrama : V8

COMITÉDE DIRECCIÓN

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN

GRUPO DE SISTEMAS

GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS

COMITÉ DE CONTROL INTERNO

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL AGN


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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PLAN DE RENOVACIÓN ORGANIZACIONAL

No. RESOLUCIÓN

FECHA OBJETIVO

0046 Marzo 2 de 2010 Por la cual se conforma un grupo de trabajo para elaborar el estudio técnico y apoyo jurídico para la modificación de estructura , planta de personal y Manual de Funciones y de Requisitos del AGN

•1ª vez en 6 años que se llega a la instancia del PRAP.

•Estudio a “cero” costo.

•30% personal administrativo y 70% misional.

•En noviembre 18 se radicó versión final del estudio para su

aprobación.


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INFORME DE GESTIÓN JURÍDICO -ADMINISTRATIVO

2009 -2010


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CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN EJECUCIÓN

CONVENIOS VALOR CONVENIOS

CajaAgraria02–AdministraciónIntegral. 9.553.941.828

Banco Central Hipotecario –BCH en Liquidación. 1.419.012.674

Compañía de Financiamiento Comercial –COFINPRO Liquidado.

181.413.117

Instituto de Fomento Industrial –IFI en Liquidación. 878.776.070

Fiduciaria del Estado –FIDUESTADO en Liquidación 409.449.793

Banco Cafetero –BANCAFE en Liquidación. 207.917.473

Banco del Estado –BANESTADO en Liquidación. 66.907.037

Ministerio de Agricultura 1.542.800.000

Superintendencia de Puertos y Transportes 831.858.779

FES (Fundación para la educación y el desarrollo social)

1.134.424.429


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CONVENIOS VALOR CONVENIO

Ministerio de la Protección Social (No. 478/2010) 31.800.000

Fondo Ganadero del Caquetá 464.623.739

Dirección de Justicia Penal Militar 516.999.081

Ministerio del Interior y de Justicia 236.204.000

DANSOCIAL (Departamento Administrativo de Economía Solidaria)

300.000.000

Ministerio de Defensa Nacional (No. 340/2010) 1.730.000.000

Ministerio de Protección Social (No. 438/2010) 300.000.000

Ministerio de Defensa Nacional (No. 358/2010) 2.492.771.928

Fondo Rotatorio del DAS 1.792.800.000

Superintendencia de Notariado y Registro 499.999.869

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN EJECUCIÓN


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CONTRATACIÓN

CLASESDE CONTRATOS CANTIDAD

Consultoría 4

Suministros 3

Servicios de Mantenimiento 17

Compraventa 10

Arriendo 1

Seguros 1

Prestación de Servicios y de Apoyo a la Gestión de la Entidad

460

Contrato de Obra 1

Convenios Interadministrativos 8

Comodatos 7

Total 512


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MODALIDADES DE SELECCIÓN

MODALIDADES DE SELECCIÓN CANTIDAD

Licitación Pública 4

Selección Abreviada 29

Concurso de Meritos 4

Contratación Directa 460

Convenios Interadministrativos 8

Comodatos 7

Total 512


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AVANCE MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

ETAPA AVANCE %

Planeación, diseño e implementación 92 %

Diseño e implementación del Modelo 90%

Evaluación a la implementación del MECI 80%

Normo grama SCI 95%

AVANCE PROMEDIO 89%

•Se realizó Pre auditoría en el mes de Agosto con miras

al proceso de certificación.

•Certificación en NTC GP 1000 se proyecta para el 2011.


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AVANCE GESTIÓN DE CALIDAD

ETAPA PESO TOTAL

DESCRIPCIÓN AVANCE

PLANIFICACIÓN 5%Política de calidad 2.5%

5%Objetivos de calidad 2.5%

IMPLEMENTACIÓN(Desarrollo y Documentación)

50%

Modelo de operación por procesos 20%

48%Manual de calidad15%

Sensibilización y Socialización 13%

VALIDACIÓN 45%Auditoría Interna 17%

43%Revisión por la alta dirección 26%

100% 96%

Nota: Esta tabla de avance está basada según directriz del

Ministerio de Cultura para reporte.


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RESPONSABILIDAD SOCIAL

TIPO PRESENTADOS RESPUESTAS

Derechos de Petición 102 102

Quejas, Reclamos y Sugerencias 33 33

Conceptos de correo postal y electrónico

800 773

Conceptos Pagina Web 139 136

Totales 1.074 1.044


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INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA

2009 -2010


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CIFRAS PRESUPUESTALES


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EJECUCIÓN PRESUPUESTAL INVERSIÓN PROYECTOS

PROYECTO DNPASIGNADO 2010 AVANCE A

DICIEMBRE 31 DE 2010

% AVANCE A DICIEMBRE 31 DE 2010

PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO

1.527.006.460 1.507.274.353 98.7%

IMPLANTACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

5.197.517.940 5.104.251.563 98.2%

RENOVACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

673.124.654 672.884.642 99.9%

REMODELACIÓN Y ADQUISICIÓN DEL INMUEBLE ALEDAÑO AL EDIFICIO -PREVIO CONCEPTO

165.828.802 165.828.729 100%

MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS INSTALACIONES DEL AGN

143.100.880 100.261.162 70.0%

MEJORAMIENTO, DOTACIÓN Y ADECUACIÓN DEL INMUEBLE PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PÚBLICAS LIQUIDADAS

430.499.064 430.499.064 100%

TOTAL PLAN DE ACCIÓN 2010 8.137.077.800 7.980.999.513 98.1%


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EJECUCIÓN PRESUPUESTAL A DICIEMBRE DE 2010

CONCEPTO APROPIACIÓN COMPROMISOS % CERTIFICADO %

Gastos de Funcionamiento

5.790.801.080 5.100.567.445 88 5.102.090.181 88

Gastos de Inversión

8.137.077.800 7.953.306.541 98 7.980.999.583 98

Total Presupuesto

13.927.878.880 13.053.873.986 94 13.083.089.764 94

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