informe de flujo de procesos del sistema de aseguramiento electrÓnico – sae

INFORME DE FLUJO DE PROCESOS DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO – SAE

Septiembre de 2013

Flujo de Procesos – SAE_V1.1

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Título:

INFORME DE FLUJO DE PROCESOS DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO – SAE

Fecha elaboración AAAA-MM-DD: 2013-09-16

Sumario: Información sobre el flujo y el análisis de procesos, que componen al Proceso de Responsabilidad Fiscal en el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE.

Palabras Claves: Procesos, Responsabilidad Fiscal, Verbal, Ordinario, Repositorio, Digitalización, Documento Electrónico, Aseguramiento Electrónico, SAE.

Formato: DOC Lenguaje: Español

Dependencia: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República

Código: Versión: 1.1 Estado: Generado

Categoría: Documento Técnico

Autor (es): Oportunidad Estratégica Contrato Nº 291 de 2013

Firmas:

Revisó: Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República

Aprobó: Supervisor del contrato Nº 291 de 2013

Información Adicional:

Ubicación:

Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un archivo magnético asociado al documento y está localizado bajo el nombre SAE_Informe_Flujo_Procesos_V1.1_130916.doc en disco adjunto.


CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1.0 2013-08-15 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento

1.1 2013-09-11 Oportunidad Estratégica Inclusión de las modif icaciones solicitadas por el Grupo Operativo del SAE.


TABLA DE CONTENIDO DERECHOS DE AUTOR ................................................................................................................. 1

CRÉDITOS ....................................................................................................................................... 2

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 3

2. ALCANCE................................................................................................................................. 3

3. RECOPILACIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................... 4

4. METODOLOGÍA....................................................................................................................... 4

4.1 LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y LOS PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN ............................................................................................. 5

4.2 ANÁLISIS DE PROCESOS ............................................................................................. 5

5. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL ........................................................................ 6

5.1 PROCESO ORDINARIO DE RESPONSABILIDAD FISCAL .......................................... 8

5.2 PROCESO VERBAL DE RESPONSABILIDAD FISCAL .............................................. 10

5.3 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL EN EL SAE .......................................... 12

6. ACTIVIDADES SOPORTADAS POR EL SAE ...................................................................... 14

6.1 ACTIVIDADES NO SOPORTADAS .............................................................................. 20

6.2 ACTIVIDADES SOPORTADAS ..................................................................................... 20

6.3 DIAGRAMAS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL COMPARADO...... 22

7. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN ......................................................................................... 26

7.1 ACTIVIDADES DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN................................................ 28

7.2 FLUJO DOCUMENTAL DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN .................................. 35

7.3 OBSERVACIONES DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN ........................................ 37

7.4 RECOMENDACIONES .................................................................................................. 40

8. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL TOKEN ................................................................. 46

8.1 ACTIVIDADES DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL TOKEN ....................... 48

9. CONCLUSIONES................................................................................................................... 62

10. RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 63

11. ANEXOS............................................................................................................................. 65

11.1 Anexo A – Actividades del Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal ................... 65

11.2 Anexo B – Actividades del Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal ....................... 92

Flujo de Procesos – SAE_V1.1 1

DERECHOS DE AUTOR La propiedad intelectual de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica, quien a través de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo su aprobación por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución del contrato Nº 291 de 2013, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales especializados para el acompañamiento al proceso de implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE. La Contraloría General de la República y Oportunidad Estratégica, autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente, en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:

1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente. 2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso. 3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de

la Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados." 4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser

reproducidos como parte de otra publicación o servicio. Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la República.


CRÉDITOS Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, de la Contraloría General de la República – CGR, se han generado por parte de la Oficina de Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico, un conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de este documento y en especial en lo que respecta el levantamiento y análisis de los procesos que componen a los procesos de responsabilidad fiscal, digitalización de expedientes y administración de tokens.


1. INTRODUCCIÓN

El artículo 267 de la Constitución Nacional, en su inciso 1°, establece que “el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República – CGR, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación”. Para cumplir con esta función, la CGR en el marco del Proceso de Responsabilidad Fiscal, ha implementado un conjunto de actuaciones administrativas con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio al Estado. Este documento expondrá este Proceso de Responsabilidad Fiscal desde dos puntos de vista. Inicialmente, se expondrá el Proceso de Responsabilidad Fiscal tal como es estipulado por la ley colombiana, además de sus dos modalidades: el proceso ordinario y el proceso verbal. En segundo lugar, se expondrá el Proceso de Responsabilidad Fiscal de la forma que es llevado a cabo en el Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE. Adicionalmente, se mostrarán dos procesos complementarios al Proceso de Responsabilidad Fiscal, requerido para el funcionamiento del SAE. Éstos son el proceso de digitalización de expedientes (en adelante, proceso de digitalización), proceso que convierte los expedientes físicos en documentos electrónicos; y el proceso de administración de los tokens propuesto por Oportunidad Estratégica de acuerdo con los requerimientos de la Oficina de Sistemas.

2. ALCANCE

En lo que trata al Proceso de Responsabilidad Fiscal, en el presente documento se expondrán sus componentes legales, y se desarrollarán y documentarán las actividades y los elementos que lo componen. Además, será revisado el Proceso de Responsabilidad Fiscal y su soporte en el SAE a través de un levantamiento y análisis de procesos (Metodología – ver numeral 4). De esta forma, se aportarán conclusiones y recomendaciones con respecto a los resultados del análisis entre los aspectos legales del Proceso de Responsabilidad Fiscal y su funcionalidad en el mencionado sistema. En cuanto al proceso de digitalización del SAE, este documento desarrollará el levantamiento del proceso, su descripción y actividades, buscando aportar a la CGR un mapa del proceso desarrollado técnicamente, documentando aquello que la entidad ha venido implementando de manera paulatina.


Adicionalmente, se brindarán observaciones de conceptos críticos y recomendaciones para el mejoramiento del proceso de digitalización y sus productos.

3. RECOPILACIÓN DOCUMENTAL

A continuación se enumeran los documentos solicitados y empleados para realizar el levantamiento de los diferentes procesos y el análisis de los mismos, a lo largo del presente informe.

Tabla 1. Lista de documentos utilizados en el levantamiento de los procesos

Documentos utilizados

Nombre documento Autor Fecha del documento

Fecha obtención

Proceso verbal.pdf Auditoría General de la República

N/A 26/07/2013

La Responsabilidad Fiscal en Colombia.pdf Aleksey Herrera Robles 1996 20/12/2011 Ley 42 de 1993 Congreso de Colombia 26/01/1993 03/12/2011 Ley 610 de 2000 Congreso de Colombia 15/08/2000 02/08/2013 Ley 1474 de 2011 Congreso de Colombia 12/07/2011 20/12/2011

Manual DIAC.pdf (versión 2.0) Contraloría General de la República 28/07/2011 30/07/2013

Proceso SAE V2.pdf Grupo Operativo SAE 05/03/2013 30/07/2013 SAE_Manual Usuario_V13.pdf Mnemo 16/07/2013 18/07/2013 ProcedimientoResponsabilidadFiscal.pdf Mnemo N/A 16/08/2013 Antecedentes_IndagacionPreliminar.pdf Mnemo N/A 16/08/2013 SAE_Manual Operacion_V3.pdf Mnemo N/A 18/07/2013

4. METODOLOGÍA

La metodología empleada para reunir los elementos expuestos en este informe tiene con dos partes. En primer lugar, un levantamiento de los procesos, tanto de responsabilidad fiscal como de digitalización, a través de la información solicitada y recopilada (Recopilación documental – ver numeral 3). Esto, con el propósito de presentar los elementos que componen el Proceso de Responsabilidad Fiscal y al proceso de digitalización. En segundo lugar, se procedió a realizar un análisis y comparación de los Procesos de Responsabilidad Fiscal, tanto a nivel legal, como a nivel funcional. Es decir, en esta etapa se


establece la manera en la cual serán comparadas en dicho análisis, las actividades realizadas en el Proceso de Responsabilidad Fiscal de manera manual por los funcionarios de la CGR, y el Proceso de Responsabilidad Riscal, llevado a cabo en el aplicativo SAE. 4.1 LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y LOS

PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN

En cuanto a la etapa de comprensión del Proceso de Responsabilidad Fiscal y el levantamiento de procesos, se hizo uso de una metodología de recopilación y revisión documental. En primer lugar, se realizaron lecturas cuidadosas de las leyes relevantes para el proceso, como lo son la Ley 610 de 2000 y la Ley 1474 de 2011. Esta etapa ubicó al Proceso de Responsabilidad Fiscal en un contexto legal y normativo. Posteriormente, se concretaron espacios con abogados de la Contraloría General de la República para aclarar puntos sensibles del proceso. Estos espacios fueron esenciales para el entendimiento de los diferentes procedimientos que componen el proceso. De igual manera, se logró conocer más acerca de los compromisos y las experiencias, que tienen los abogados al hacer parte del Proceso de Responsabilidad Fiscal. Además, se construyó un diagrama de flujo del Proceso de Responsabilidad Fiscal y se le presentó al Grupo Operativo del SAE para su revisión. Esta etapa tenía como finalidad controlar la calidad y la veracidad de las diferentes actividades que hacen parte del proceso. Finalmente, se trabajó junto a la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia – DIAC, para conocer el proceso de digitalización y construir el diagrama de procesos respectivo. 4.2 ANÁLISIS DE PROCESOS

Para efectos del siguiente análisis de procesos, es necesario establecer un lineamiento de conceptos aclaratorios. De tal forma, se tienen en la columna Componente, los elementos del Proceso de Responsabilidad Fiscal que se evaluarán y, en la columna Concepto equivalente; unos términos claves que se le asocian a dichos componentes, que serán empleados a lo largo de este documento.

Tabla 2. Conceptos utilizados en el análisis de procesos

Conceptos a ser utilizados en el análisis de procesos Componente Concepto equivalente

Proceso de Responsabilidad Fiscal – nivel legal Proceso de Responsabilidad Fiscal Macro proceso Etapas del Proceso de Responsabilidad Fiscal (ej.: Indagación Preliminar)

Procesos


Conceptos a ser utilizados en el análisis de procesos Componente Concepto equivalente

Acciones a llevar a cabo dentro de cada etapa Actividades Proceso de Responsabilidad Fiscal – SAE

Proceso de Responsabilidad Fiscal en el SAE Macro módulo Etapas del Proceso de Responsabilidad Fiscal (ej.: Indagación Preliminar) en el SAE

Módulos

Acciones a llevar a cabo dentro de cada etapa en el SAE Funcionalidades Las funcionalidades del Proceso de Responsabilidad Fiscal en el SAE deben estar sustentadas por las leyes y normativas que rigen al proceso cuando es realizado de forma “manual” o con documentos “físicos”. Por consiguiente, se realizará un análisis y comparación para determinar las funcionalidades del proceso de responsabilidad en el SAE (PRF-SAE) que soportan las actividades del Proceso de Responsabilidad Fiscal, tal como se encuentra estipulado por la ley (PRF-Legal). La estructura a seguir para este análisis se puede visualizar en el siguiente gráfico:

Ilustración 1. Análisis de procesos

Elaboración: Oportunidad Estratégica

5. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

El Proceso de Responsabilidad Fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al

PRF-SAE PRF-Legal

Funcionalida

des

Módulos Procesos

Actividades

vs

vs


patrimonio del Estado1. El proceso puede ser llevado a cabo de dos formas: a través del procedimiento ordinario y el procedimiento verbal. El procedimiento verbal se adelantará contra los servidores públicos en los casos en que el sujeto disciplinable sea sorprendido en el momento de la comisión de la falta o con elementos, efectos o instrumentos que provengan de la ejecución de la conducta, cuando haya confesión y en todo caso que la falta sea leve2. En el resto de los casos, el Proceso de Responsabilidad Fiscal será llevado a cabo de forma ordinaria. En cuanto al Sistema de Aseguramiento Electrónico, la Contraloría General de la República cuenta con el apoyo de la compañía Mnemo Colombia S.A.S. (en adelante, Mnemo) para implantar una Plataforma para el Aseguramiento del Expediente Electrónico, SAE, para la gestión de las audiencias verbales y ordinarias. Para esta implementación por parte de Mnemo, se tiene como objetivo el satisfacer las siguientes necesidades3.

a) Aseguramiento de la integridad de la información recogida en el sistema de Expediente Electrónico de modo que no sea posible la alteración de la información. Para ello, la solución a implementar utilizará técnicas de firma electrónica y estampado de tiempo que generen un sello electrónico al archivo que garantice que nadie ha alterado la información contenida en el documento.

b) Aseguramiento de la evidencia del momento de la captura de la información. Para ello la solución implementará técnicas de estampado de tiempo y de sincronización con la hora oficial de Colombia garantizando así el momento exacto de la toma de la información.

c) Aseguramiento del acceso a la información almacenada en el Expediente Electrónico. El sistema implementará los mecanismos de “control de acceso” y “trazabilidad de acceso” a la información almacenada en el expediente, de modo que el ingreso de los usuarios al sistema se realice utilizando dispositivos criptográficos específicamente asignados a los funcionarios habilitados para el ingreso al sistema. De igual modo, el sistema garantizará la asignación y control de perfiles de acceso a los usuarios, de modo que se controle el tipo y la visibilidad de este acceso a los documentos residentes en el repositorio documental. El sistema incorporará la gestión de los usuarios mediante la implantación de una infraestructura de clave pública, PKI, de tal forma que cada usuario habilitado dispondrá de un certificado digital emitido por la plataforma el cual le habilitará para el ingreso, autenticación y no repudio de las operaciones que realice el sistema.

1 Articulo 1 Ley 610 de 2000. El Congreso de Colombia. 2 Artículo 57 Ley 1474 de 2011. El Congreso de Colombia. 3 Mnemo. Numeral 1: Descripción del sistema. Manual de Operación Plataforma SAE v 3.0.


d) Toda la documentación que se almacene en el Expediente Electrónico estará protegida con medidas de seguridad, quedando como un sistema de custodia tanto de los documentos, como de las firmas electrónicas de los mismos. De esta manera, el sistema garantizará la integridad e inalterabilidad de la información a lo largo del tiempo permitiendo la definición de las políticas de retención de la documentación y validez de los documentos almacenados.

Como se puede ver en los puntos c) y d), el Proceso de Responsabilidad Fiscal en el SAE será manejado a partir de expedientes electrónicos, los cuales cuentan con perfiles de acceso de los usuarios, quienes podrán ingresar y visualizar los documentos residentes en el repositorio documental. 5.1 PROCESO ORDINARIO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

A continuación se presenta el diagrama del Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal, elaborado en base a las leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011. Este ilustra las diferentes actividades del proceso. En el Anexo A se encuentra la explicación de cada una de las actividades que hacen parte de éste. Será empleado, igualmente, para la comparación con las funcionalidades del mismo proceso llevadas a cabo en el SAE. Las convenciones utilizadas en el diagrama, se presentan a continuación:

Tabla de convenciones Símbolo Nombre Descripción

Inicio Inicio del proceso

Actividad Realización de una actividad y tareas

Decisión Análisis de situación y toma de decisión

Actividades paralelas Realización de múltiples actividades a la vez

Enlace Conexión de actividades

Fin Fin del proceso


5.2 PROCESO VERBAL DE RESPONSABILIDAD FISCAL

A continuación se presenta el diagrama del Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal, elaborado con base en las leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011, con el propósito de ilustrar las diferentes actividades del proceso. De igual forma, en el Anexo B se exponen las actividades que lo componen. Posteriormente, será utilizado en conjunto con el diagrama y las actividades del proceso ordinario de responsabilidad fiscal, para ser comparado con las funcionalidades del Proceso de Responsabilidad Fiscal, llevadas a cabo en el SAE. La convención utilizada en el diagrama, es la siguiente:





Fin Fin del proceso


Ilustración 2. Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal

Fuente: Ley 610 de 2000 y Ley 1474 de 2011 Elaboración: Oportunidad Estratégica


Ilustración 3. Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal

Fuente: Ley 610 de 2000 y Ley 1474 de 2011 Elaboración: Oportunidad Estratégica


5.3 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL EN EL SAE

A continuación se muestra el diagrama de flujo del Proceso de Responsabilidad Fiscal, que se realiza en el sistema SAE. El diagrama y el conjunto de módulos y funcionalidades expuestos fueron elaborados con base en la información entregada por el Grupo Operativo del SAE y Mnemo (Recopilación Documental – ver numeral 3). Las convenciones del diagrama son:



Actividad soportada Actividad del proceso soportada por el SAE

Actividad no soportada Actividad del proceso NO soportada por el SAE


Fin Fin del proceso


Ilustración 4. Proceso de Responsabilidad Fiscal en el SAE

Fuente: Proceso SAE V2PDF Elaborado por: Oportunidad Estratégica


6. ACTIVIDADES SOPORTADAS POR EL SAE

En este numeral se realiza una comparación del Proceso de Responsabilidad Fiscal desde el punto de vista legal (PRF-Legal) y de la forma como se encuentra construido en el SAE (PRF-SAE). Se hará uso de tablas de comparación de actividades, para identificar las actividades que se encuentran soportadas en el SAE en cada uno de los módulos. A continuación se presenta el modelo a emplear para dicha comparación (Tabla 3). Allí se describen además, los campos que la componen.

Tabla 3. Modelo de tabla de comparación de actividades

Actividades del Proceso de Responsabilidad Fiscal en e l SAE

Proceso Actividad PRF-Legal

Módulo del SAE

Funcionalidad PRF-SAE Soporte Nivel de

impacto Proceso del (macro) Proceso de Responsabilidad Fiscal

Actividad del proceso

Módulo del SAE Funcionalidad del módulo

Se anota el nivel de soporte que la funcionalidad del SAE le da a la actividad del proceso

Aquí se especifica el nivel de impacto en caso de no soporte

Igualmente, se establece una escala de soporte que será utilizada en las tablas de actividades del Proceso de Responsabilidad Fiscal en el SAE. En esta escala se utilizan unas convenciones por colores, donde el verde y rojo corresponden a lo indicado en la siguiente tabla.

Tabla 4. Tabla de la escala a utilizar en el análisis

Escala de soporte Descripción

Actividad soportada La funcionalidad respectiva del SAE contempla la actividad y cumple con los objetivos.

Actividad no soportada La funcionalidad respectiva en el SAE no contempla la actividad.

Inicialmente, el Proceso de Responsabilidad Fiscal, de acuerdo a la normativa establecida, puede ser iniciado de tres formas diferentes:

- A partir de denuncias, que son los antecedentes del proceso. - A partir de unos hallazgos; abriendo una Indagación Preliminar. - A partir de unos hallazgos; dándole directamente apertura al Proceso de

Responsabilidad Fiscal.


El SAE soporta estas tres posibilidades con sus respectivas funcionalidades a través del módulo CrearExpediente.

Actividades del Proceso de Responsabilidad Fiscal en el SAE

Proceso Actividad

PRF-Legal Módulo del SAE

Funcionalidad PRF-SAE

Soporte

Crear expediente

Ordenar actuaciones especiales (denuncias)

CrearExpediente Arrancar antecedentes Actividad soportada

Realizar Indagación Preliminar

CrearExpediente Arrancar Auto de Apertura Indagación Preliminar

Actividad soportada

Realizar auto de apertura de responsabilidad fiscal

CrearExpediente Arranque Apertura Manual

Actividad soportada

A continuación, en el proceso de “Indagación Preliminar” el SAE soporta completamente la actividad que lo compone: Realizar Indagación Preliminar. Esto lo hace por medio de tres funcionalidades, que le brindan apertura, pruebas y cierre al proceso de Indagación Preliminar.



Módulo del SAE Funcionalidad

PRF-SAE Soporte

Indagación Preliminar


- AutoAperturaIndagacionPreliminar - AutoPruebasIndagacionPreliminar - AutoCierreIndagacionPreliminar

- Auto de Apertura de la Indagación Preliminar - Introducción Prueba de la Indagación Preliminar - Introducir Cierre de la Indagación Preliminar

Actividad soportada

En cuanto a las actividades del proceso de archivo, el SAE soporta una de las dos actividades que lo componen: el archivo como tal. En la revisión de los procesos, la segunda actividad, que tiene que ver con el grado de consulta, no se encontró que sea soportada.



Proceso Actividad PRF-Legal Módulo del SAE

Funcionalidad PRF-SAE Soporte

Archivo Archivo Acciones del menú Archivar

Actividad soportada

Enviar grado de consulta

- - Actividad soportada

Posteriormente, en el proceso del auto de apertura del “Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal”, el SAE soporta completamente las tres actividades que hacen parte de éste:

- Realizar auto de apertura - Notificar - Ordenar práctica de pruebas

El aplicativo hace uso de tres módulos independientes para cada una de estas actividades.




Auto de apertura del PRF ordinario

Realizar auto de apertura de responsabilidad fiscal

AutoAperturaPRF Auto de Apertura del PRF

Actividad soportada

Notificar NotificacionesElectronicas Crear Notificación AAPRF

Actividad soportada

Ordenar práctica de pruebas

ActuacionesProcesales Actuación Procesal

Actividad soportada

Como resultado de las actuaciones procesales, surge el proceso de interposición de recursos a dichas actuaciones procesales. En este proceso, el SAE soporta completamente a las cuatro actividades que contiene, por medio del módulo de RecursosInterposicionActuaciones.




Interposición de recursos a las actuaciones procesales Interposición de recursos a

Interposición de recursos

RecursosInterposicionActuaciones Recurso Actividad soportada

Respuesta al Recurso de Reposición

RecursosInterposicionActuaciones Decisión Recurso

Actividad soportada

Asignar sustanciador

RecursosInterposicionActuaciones Asignar

Usuario de SI Actividad soportada




Módulo del SAE Funcionalidad PRF-SAE

Soporte

las actuaciones procesales

de segunda instancia Respuesta al Recurso de Apelación

RecursosInterposicionActuaciones Segunda Instancia

Actividad soportada

Por otro lado, en lo que respecta al proceso de “Auto de Apertura y de Imputación del Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal”, el SAE soporta una de las dos actividades que lo componen: Realizar auto de apertura y de imputación. Sin embargo, la segunda actividad que compone al proceso: Notificar, no se encuentra soportada.


Proceso Actividad

PRF-Legal


Soporte Nivel de impacto

Auto de apertura y de imputación del PRF verbal

Realizar auto de apertura y de imputación

AutoAperturaPRF

Auto de Apertura e Imputación Fiscal

Actividad soportada

Notificar NotificacionesElectronicas Arrancar Notificaciones Electrónicas

Actividad no

soportada

No crítico. Módulos en desarrollo.

El SAE, con respecto al proceso del “Auto de Imputación del Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal”, soporta completamente sus tres actividades:

- Realizar auto de imputación - Notificar - Auto de práctica de pruebas

De igual forma, el SAE hace uso de tres módulos independientes para soportar dichas actividades.





Soporte

Auto de imputación del PRF ordinario

Realizar auto de imputación

AutoImputacionPRF Auto de Imputación del PRF

Actividad soportada

Notificar NotificacionesElectronicas Crear Notificación AIMPF

Actividad soportada

Auto de práctica de pruebas

AutosPruebasPRF Etapa de Pruebas Actividad soportada

En lo que respecta a las “Audiencias del Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal”, el SAE soporta dos de las tres actividades, por medio de los módulos de las audiencias respectivas (de descargos y de decisión). La actividad restante del proceso: notificar, no se encuentra soportada en el aplicativo.




Nivel de impacto

Audiencias del PRF verbal

Audiencia de Descargos

AudienciaDescargos Audiencia de Descargos

Actividad soportada

Audiencia de Decisión

AudienciaDecision Audiencia de Decisión

Actividad soportada

Notificar (después de Audiencia de Decisión)

- - Actividad

no soportada

No crítico. Módulos en desarrollo.

El proceso del fallo de primera instancia se encuentra compuesto por cinco actividades, de las cuales el SAE soporta la totalidad de ellas.


Proceso Actividad

PRF-Legal Módulo del SAE Funcionalidad

PRF-SAE Soporte

Fallo de primera instancia

Fallo FalloPrimeraInstancia Fallo de Primera Instancia

Actividad soportada

Notificar NotificacionesElectronicas Crear Notificación FALLO_P

Actividad soportada


Consulta Consulta/SI Actividad soportada

Realizar acto administrativo ejecutoriado

TramitePosterior Trámite posterior Actividad soportada





Soporte

Enviar a Jurisdicción Coactiva

Trasladar a Jurisdicción Coactiva4 Actividad soportada

Finalmente, como resultante del Fallo de Primera Instancia, está el proceso de “Interposición de Recursos al Fallo”. De este proceso, el SAE soporta cuatro de sus cinco actividades, por medio de dos módulos: RecursosInterpuestos y DecisionRecursos.El SAE no soporta la actividad de “Notificar por Secretaría Común”.




Nivel de impacto

Interposición de Recursos

al Fallo

Interposición de recursos

RecursosInterpuestos Interponer Recurso

Actividad soportada

Respuesta al recurso de reposición

DecisionRecursos Decisión sobre Recurso

Actividad soportada

Asignar sustanciador de segunda instancia

DecisionRecursos Asignar Usuario de SI

Actividad soportada

Respuesta al recurso de apelación

DecisionRecursos Decisión sobre Recurso

Actividad soportada

Notificar por secretaría común

- - Actividad

no soportada

No crítico. Módulos

en desarrollo.

A continuación, se expone el resultado del análisis de las actividades soportadas conforme a la funcionalidad del aplicativo SAE.

Tabla 5. Resultado del análisis de actividades

Análisis de las actividades soportadas en el SAE Tipo de actividad Cantidad Porcentaje

Actividades soportadas 28 90% Actividades no soportadas 3 10% Actividades analizadas 31 100%

4 Ver el numeral 6.12 del Manual de Usuario del SAE de Mnemo V12.0. Fecha: 16 de julio de 2013.


El análisis de las actividades soportadas y no soportadas, se hará partiendo de éstas últimas, ya que representan el mayor interés para la entidad. 6.1 ACTIVIDADES NO SOPORTADAS

Las actividades no soportadas se desarrollan a continuación y están conformadas por:

1. Notificación del Auto de Apertura e Imputación en el Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal.

2. Notificación de la Audiencia de Decisión del Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal. 3. Notificación de la Decisión del Recurso de Apelación al Fallo de Primera Instancia.

Nota: Las tres Notificaciones mencionadas anteriormente serán expuestas bajo una misma sección, denominada “Notificaciones”. Notificaciones Las notificaciones estipuladas anteriormente no se encontraron en la revisión realizada en este informe. En los diagramas de módulos de Mnemo (ProcedimientoResponsabilidadFiscalPDF – ver numeral 3) no se presenta ningún módulo que contemple estas notificaciones. Al respecto, el Manual de Usuario SAE establece que5: “Las etapas, dentro del SAE, en las que se podrán enviar notificaciones son:

- Auto de Apertura del PRF Ordinario. - Auto de Imputación Fiscal del PRF Ordinario. - Fallo de Primera Instancia para el PRF Ordinario”.

Por consiguiente, se determina que: notificaciones diferentes a las anteriormente listadas, no cuentan con soporte por parte del SAE. 6.2 ACTIVIDADES SOPORTADAS El SAE soporta 27 de 31 actividades analizadas de ambos procesos: Ordinario y Verbal de Responsabilidad Fiscal. Sin embargo, se exponen a continuación cinco actividades que, debido a sus características, requieren mayor profundización. Las actividades que se explicarán, son las siguientes:

- Interposición de recursos a las actuaciones procesales - Interposición de recursos al fallo de primera instancia - Archivo

5 Mnemo. Numeral 11: Notificaciones electrónicas (secretaría común). Manual de Usuario SAE V12.0. Fecha: 16 de julio de 2013.


- Acto administrativo ejecutoriado - Traslado a Jurisdicción Coactiva

Nota: Las dos actividades de interposición de recursos mencionadas anteriormente, serán expuestas bajo una misma sección que lleva el nombre de “Interposición de recursos”. Interposición de recursos El Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal cuenta con dos momentos, en los cuales el presunto responsable puede interponer los respectivos recursos de reposición y/o apelación, estos son:

x Posteriormente al decreto de práctica de pruebas. x Posteriormente al fallo con responsabilidad fiscal de primera instancia.

En el Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal, se cuenta igualmente con dos momentos en el proceso, en donde se pueden interponer los recursos de reposición y/o apelación:

x Posteriormente a la audiencia de descargos. x Posteriormente al fallo con responsabilidad fiscal de primera instancia.

Dicha interposición de recursos es contemplada de dos formas diferentes en el SAE. En primer lugar, el SAE hace uso de un módulo llamado RecursoInterposicionActuaciones para desarrollar la interposición de recursos en las actuaciones procesales (práctica de pruebas – ordinario, audiencia de descargos – verbal), el cual contiene las siguientes funcionalidades:

- Recurso - Decisión recurso - Asignar a usuario de SI (Segunda Instancia) - Segunda instancia

En cuanto al desarrollo de la interposición de recursos al fallo de primera instancia, el SAE emplea dos módulos llamados RecursosInterpuestos y DecisionRecursos, que se encuentran compuestos de las siguientes funcionalidades:

- Interponer recurso - Decisión sobre recurso - Asignar usuario de SI (Segunda Instancia)

Archivo “Habrá lugar a proferir auto de archivo cuando se pruebe que el hecho no existió, que no es constitutivo de detrimento patrimonial o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio o la operancia de una causal excluyente de responsabilidad o


se demuestre que la acción no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción de la misma”6. Con respecto a esta normativa el SAE permite, mediante las “Acciones del Menú”, archivar en múltiples etapas el proceso7. Acto administrativo ejecutoriado La actividad de acto administrativo ejecutoriado del Proceso de Responsabilidad Fiscal es realizada en el módulo TramitePosterior del SAE8. Traslado a Jurisdicción Coactiva El numeral 6.12 del Manual de Usuario SAE v.12 con fecha 16 de julio de 2013, establece: “Para poder trasladar un expediente a jurisdicción coactiva es necesario haber realizado el trámite posterior. El expediente estará en el menú principal de Expedientes y pulsando sobre el botón de tramitar aparecerá la opción en el menú para finalizar con él.” Por consiguiente, la actividad de traslado a Jurisdicción Coactiva se encuentra soportada en el SAE; debido a que dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal únicamente es necesario trasladar el proceso a esta área. Sin embargo, el SAE no cuenta con funcionalidades correspondientes al trámite a desarrollar por parte de Jurisdicción Coactiva, pues este es un trámite a ser realizado independientemente. 6.3 DIAGRAMAS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL COMPARADO

A continuación y con base en el anterior análisis se exponen los diagramas de Proceso Verbal y Ordinario comparados. Es decir, se mostrarán las actividades de ambos procesos que se encuentran soportadas por el aplicativo SAE. Al igual que en la etapa de análisis de procesos del Numeral 6, en los siguientes diagramas se utiliza la misma convención de escalas y colores de comparación.

6 Artículo 47. Ley 610 de 2000. El Congreso de Colombia. 7 Mnemo. Numeral 4. Manual de Usuario SAE V12.0. Fecha: 16 de julio de 2013. 8 Mnemo. Numeral 6.11. Manual de Usuario SAE V12.0. Fecha: 16 de julio de 2013.




Actividad soportada Actividad del proceso soportada por el SAE

Actividad no soportada Actividad del proceso NO soportada por el SAE

Actividad analizada En el proceso verbal existen actividades que hacen parte igualmente del proceso ordinario. Estas actividades se analizan únicamente en el proceso ordinario.


Fin Fin del proceso


Ilustración 5. Proceso ordinario de responsabilidad fiscal comparado



Ilustración 6. Proceso verbal de responsabilidad fiscal comparado


Act

ivid

ad s

opor

tada

Act

ivid

ad n

o so

porta

da

Act

ivid

ad a

naliz

ada

en e

l pr

oces

o or

dina

rio


7. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Uno de los objetivos primordiales de sistema SAE, es el almacenamiento y el aseguramiento electrónico de la información de los procesos de responsabilidad fiscal, haciéndose necesaria la disponibilidad de los expedientes de forma digital. Por esta razón, dichos expedientes son los insumos base del sistema, resultando necesario que los expedientes físicos sean convertidos en expedientes electrónicos. En esta etapa de digitalización, la Dirección de Imprenta Archivo y Correspondencia - DIAC de la CGR, ha diseño un plan de digitalización que permitirá tener disponibles los expedientes de forma electrónica. Este proceso actualmente es adelantado en la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva y su Dirección de Investigaciones Fiscales, la Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción y en la recientemente creada Contraloría Auxiliar para la vigilancia y control fiscal del SGR9. Con el fin de generar valor a la entidad, se han levantado las actividades que componen el proceso de digitalización, las cuales se presentan a continuación.

9 Sistema General de Regalías

http://www.contraloriagen.gov.co/web/guest/contraloria-delegada-investigaciones-juicios-fiscales-y-jurisdiccion-coactiva

http://www.contraloriagen.gov.co/web/guest/contraloria-delegada-investigaciones-juicios-fiscales-y-jurisdiccion-coactiva


Ilustración 7. Proceso de Digitalización



7.1 ACTIVIDADES DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Estas son las descripciones de las diferentes actividades del proceso de digitalización adelantado por la DIAC.

Tabla 6. Tabla de convenciones de símbolos





Fin Fin del proceso

Inicio del proceso de digitalización

Descripción El proceso de digitalización comienza con la recepción de una carpeta física.

Verificar contenido

Descripción Actividad en donde se verifica el contenido de la(s) carpeta(s). Se verifica que los folios estén completos, que el índice contenga la descripción completa del contenido de la carpeta. Esta información se anota en una hoja de observaciones. Entradas Carpeta física de documentos. Procedimiento La persona encargada de la recepción de la carpeta se reúne con el abogado que lleva el proceso. Juntos realizan las siguientes etapas: (1) La persona recibe la carpeta. (2) Verifica la etiqueta de la carpeta. (3) Revisa el contenido estipulado en el índice. (4) Revisa la foliación existente.


Una vez revisada la carpeta a digitalizar, se le pasa al digitalizador junto con la hoja de observaciones creada en esta actividad. Salidas - Carpeta física. - Hoja de observaciones de la carpeta.

Redactar acta de recepción

Descripción Actividad que tiene como propósito realizar un acta del contenido de la carpeta en su recepción. Entradas Carpeta física. Procedimiento La persona redacta un Formato Único de Identificación Documental (FUID) inicial, el cual contiene el inventario y las observaciones de los documentos incluidos en la carpeta. Este documento queda almacenado en la DIAC, hasta el momento de verificar los expedientes digitalizados con el abogado. Salidas - Carpeta física. - Acta de recepción.

Generar Hoja de Información

Descripción Actividad en donde se identifica la carpeta a digitalizar. Entradas Carpeta física. Procedimiento La persona elabora una Hoja de Información, que contiene la información de la carpeta (nombre del abogado, número del proceso y novedades). Salidas - Hoja de Información. - Carpeta física.


Verificar documentos

Descripción Actividad que verifica el contenido de la carpeta física en términos de folios y rangos. Los rangos son la descripción que se encuentra en el índice de la carpeta, de los folios que componen un documento. Por ejemplo, una hoja de vida puede estar contenida en tres folios, el rango sería: hoja de vida – folios 1 a 3. Entradas - Hoja de Información. - Carpeta física. Procedimiento (1) La persona recibe la carpeta. (2) Hace uso de la Hoja de Información para corroborar la información de la carpeta. (3) Verifica la etiqueta de la carpeta para conocer el número de rangos que contiene. (4) Realiza un cálculo en un archivo de Excel para saber el número de folios que contiene cada rango. Salidas - Carpeta física. - Archivo en Excel con la información de la cantidad de folios correspondientes a cada rango de la carpeta.

Escanear información de la carpeta

Descripción Actividad en la que se escanean los folios correspondientes a cada uno de los rangos que contiene la carpeta. Entradas Folios correspondientes a cada uno de los rangos que contiene la carpeta física. Procedimiento (1) La persona escoge uno de los tres perfiles (blanco y negro, escala de grises y color) que maneja el escáner de acuerdo con las características de la hoja a escanear. La escogencia de estos perfiles está sujeta a la experiencia del digitalizador. (2) Escanea los dos lados de la portada de la carpeta en donde se encuentra, en la parte exterior, la información sobre la carpeta, y en la parte interior el índice de la carpeta. (3) Escanea cada uno de los folios correspondientes al rango, construyendo un archivo PDF por rango. Es decir, en el ejemplo anterior de la hoja de vida de tres folios, no existirían tres


archivos PDF, sino un (1) archivo PDF que contiene los tres folios. Salidas Archivo PDF por cada uno de los rangos.

Nombrar documentos

Descripción Actividad en la que se asigna un nombre a cada archivo PDF de acuerdo con los parámetros de nombramiento de archivos establecidos en la DIAC. Entradas - Archivo PDF por rango. - Hoja de Información. Procedimiento (1) La persona ubica el archivo PDF generado por el escáner. (2) Cambia el nombre del archivo de acuerdo a los parámetros establecidos. Salidas Archivo PDF con nombre bajo parámetros establecidos.

Ingresar documentos a DIGITAL

Descripción Actividad en la que se ingresan los archivos PDF al servidor, por medio de la herramienta DIGITAL, de igual forma, aquí se agrega información esencial de cada uno de los documentos ingresados al servidor. Entradas - Archivo PDF - Archivo de Excel con la información correspondiente al número de folios que contiene el archivo PDF. Procedimiento (1) La persona accede a la herramienta DIGITAL con sus credenciales de usuario. (2) Selecciona el archivo PDF que desea subir y llena el formulario solicitado por la herramienta: nombre del documento, número de folios, número de imágenes, si tiene anexos. Salidas Archivo PDF en el servidor del DIGITAL con la información introducida.


Existen anexos

Descripción Etapa que determinan si la carpeta contiene anexos.

Copiar anexos

Descripción Actividad que genera una copia de los anexos que tiene la carpeta como CDs, DVDs, planos, entre otros. Entradas Anexo(s) Procedimiento (1) La persona solicita el material para realizar la copia de los documentos a la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático (USATI). (2) Genera la copia de los anexos. Salidas Copia de los anexos en el servidor.

Verificar contenido digital vs físico

Descripción Actividad en la que se verifica que el contenido de los archivos digitalizados, que se encuentran en el servidor, corresponda a los folios y rangos que se tienen en las carpetas físicas. Entradas - Carpeta física. - Archivos PDF que se encuentran en el servidor de la herramienta DIGITAL. Procedimiento (1) La persona descarga de DIGITAL un informe en Excel que muestra los archivos asociados a la carpeta que se digitalizó. (2) Hace una comparación de la información correspondiente al número de folios de cada uno de los archivos PDF y los que se tienen en físico. (3) Abre los archivos PDF y verifica que se hayan escaneado correctamente los rangos y folios. Esto significa que no debe haber ningún salto en la numeración y que la calidad del archivo sea la adecuada. Si la calidad no es la deseada por la DIAC, el expediente se devuelve para ser digitalizado nuevamente.


Salidas Informe de Excel generado por DIGITAL.

Contenido conforme

Descripción Etapa que determina si la digitalización realizada es conforme con la carpeta física. Si el contenido no está conforme, se devuelve el proceso, para así digitalizar correctamente los rangos no conformes.

Organizar documentos

Descripción Actividad en la que se organizan los archivos PDF que se encuentran en el servidor de DIGITAL en carpetas por abogado y por proceso, y son ubicados en un segundo y definitivo servidor de almacenamiento de documentos digitalizados. Entradas Archivos PDF de DIGITAL. Procedimiento (1) La persona ingresa al servidor de DIGITAL y descarga los archivos PDF asociados a la carpeta del proceso. (2) Crea una carpeta con el nombre del abogado y la información del proceso (Hoja de Información) en un segundo servidor. (3) Agrega los archivos descargados del servidor DIGITAL a la carpeta del abogado creada en el segundo servidor, el cual contiene todos los documentos digitalizados. Salidas Carpeta del proceso con los archivos PDF que lo componen.

Crear ruta

Descripción Actividad en la que se genera la ruta de ubicación en el servidor de la carpeta del proceso. La persona genera una ruta (ej.: D:\Usuarios\Andres_Perez\Procesos\Proceso345\) para acceder a la carpeta correspondiente al abogado a quien pertenece la(s) carpeta(s) digitalizada(s). Entradas Carpeta que contiene los archivos PDF del proceso.


Procedimiento La persona ejecuta comandos desde su puesto de trabajo, para crear una ruta de acceso a la carpeta del proceso. Salidas Ruta de acceso a la carpeta del proceso.

Enviar ruta

Descripción Actividad en la que se le envía la ruta de acceso previamente creada, al supervisor del proceso de digitalización en la DIAC. Entradas Ruta de acceso a la carpeta del proceso. Procedimiento La persona copia la ruta de acceso y procede a enviarla por correo electrónico al supervisor. Salidas Correo electrónico con la ruta de acceso.

Redactar acta de entrega

Descripción Actividad que tiene como propósito realizar un acta del contenido en el momento de hacer entrega de la carpeta digitalizada. Entradas - Carpeta física. - Documentos digitalizados. Procedimiento La persona redacta un Formato Único de Identificación Documental (FUID) final, el cual contiene el inventario y las observaciones de los documentos incluidos en la carpeta digitalizada. Información consignada: - Ciudad. - Fecha. - Abogado. - Expediente. - Ruta de acceso.


Salidas Acta de entrega (FUID).

Enviar información ruta a responsables

Descripción Actividad en la cual se envía el correo electrónico informativo a las personas competentes de la carpeta digitalizada. Entradas Ruta de acceso previamente creada. Procedimiento Se recibe la ruta de acceso por parte del equipo digitalizador y se procede a redactar un correo electrónico que incluye esta ruta y es enviado al abogado respectivo, de igual forma es enviado a todas las personas competentes de la carpeta digitalizada. En este correo se le informa al abogado sobre la disponibilidad de los archivos digitalizados y la carpeta, además de solicitar al área de Sistemas e Informática la remoción del permiso de acceso a dicha ruta. Esto, con el propósito de asegurar la información. Salidas Correo electrónico con ruta de acceso.

Fin del proceso de digitalización

Descripción El proceso de digitalización culmina con la digitalización de la carpeta física. De igual forma con el correo electrónico que se le envía al abogado y los competentes, conteniendo la ruta de acceso. 7.2 FLUJO DOCUMENTAL DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

A continuación se presenta el diagrama del flujo de los documentos digitalizados, a través del proceso de digitalización. También se genera una descripción del flujo, basada en las actividades del mencionado proceso (ver numeral 7.1).


Ilustración 8. Flujo documental del proceso de digitalización

Elaboración: Oportunidad Estratégica Etapa A: En esta primera etapa, se convierten los expedientes físicos en expedientes digitales por medio del escaneo realizado por el digitalizador. Los resultados de esta etapa son los documentos en formato PDF ubicados en el computador del digitalizador. Etapa B: El digitalizador en esta etapa copia los archivos encontrados en su computador y los ubica en su carpeta personal, que se encuentra en el servidor de ingreso de los archivos (denominado inicial). Etapa C: En esta etapa se transfieren los documentos de la carpeta personal del digitalizador a la carpeta (denominada de trabajo), que se encuentra en el mismo servidor inicial, a través de la herramienta Digital 3.010. Dicha carpeta de trabajo contiene la totalidad de archivos digitalizados por todo el equipo de digitalizadores. Etapa D: Una vez los documentos son ingresados a través de Digital 3.0 y se encuentran en la carpeta de trabajo del servidor inicial, un responsable del equipo de digitalizadores los traslada

10 Oportunidad Estratégica, DIAC. Acta N°5. Fecha: 25 de julio de 2013.


y los organiza en un segundo y definitivo servidor (denominado de almacenamiento de documentos digitalizados). Etapa E: Esta etapa, posterior al proceso de digitalización, contempla las acciones que realiza el abogado al obtener acceso a la ruta en donde se encuentran los archivos digitalizados. Aquí, el abogado descarga los documentos del servidor de almacenamiento a su computador, para posteriormente poder integrarlos al aplicativo SAE. Etapa F: Una vez se encuentran los documentos en el computador del abogado, éste procede a ingresarlos al servidor del SAE, a través del aplicativo del SAE. 7.3 OBSERVACIONES DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Como resultado del levantamiento de proceso de digitalización y sus actividades, se muestran a continuación una serie de observaciones encontradas. Herramienta Digital 3.0 En la actualidad, la DIAC hace uso de una herramienta informática denominada Digital 3.0 para complementar el proceso de digitalización. Como fue descrito en la actividad “Ingresar documentos a DIGITAL” del numeral 7.1 y en numeral 7.2 del presente documento, se encontraron dos acciones que realiza la herramienta. En primer lugar, esta herramienta ayuda a transferir los archivos del computador del digitalizador al servidor inicial, denominado “Digital” en este flujo de procesos (Ilustración 9).

Ilustración 9. Flujo del proceso en la etapa de Digital

Elaboración: Oportunidad Estratégica En segundo lugar, esta herramienta sube al servidor, cuando está disponible, la siguiente información de cada uno de los documentos:

- Caja inicial - Caja final - Sección - Sub sección

- Nombre carpeta física - Fecha inicial - Fecha final - Código

- Carpeta - Proceso - Total folios - Total imágenes


Esta información es ingresada por los digitalizadores de acuerdo con la información que se encuentra consignada en las carpetas físicas. Sin embargo, al realizar una revisión específica de esta etapa del proceso, se encontró que la herramienta Digital 3.0 no es la encargada de transferir los archivos del computador del digitalizador al servidor. Es el digitalizador quien, a través de la escogencia del lugar de archivo del documento y por medio de la interfaz de su computador, ubica y nombra el archivo digitalizado directamente en el servidor inicial (Ilustración 10).

Ilustración 10. Ingreso de documentos al servidor inicial


Inmediatamente después de escanear los documentos, el digitalizador los nombra y los guarda. Al realizar esta acción, los archivos quedan guardados en la carpeta personal de cada digitalizador que se encuentra en el servidor inicial (Etapa B – Ilustración 11).

Ilustración 11. Transferencia realizada por Digital 3.0


Posteriormente es donde entra en función la herramienta, pues al hacer uso de Digital 3.0 se redirigen los archivos digitales de la carpeta personal del digitalizador a una carpeta


(denominada “carpeta de trabajo”), dentro del mismo servidor, que reúne la totalidad de documentos de todos los digitalizadores (Etapa C – Ilustración 11). De acuerdo con lo anterior, la acción que realiza Digital 3.0 es la reubicación de los archivos digitalizados, encontrados en las carpetas personales, hacia una carpeta (carpeta de trabajo) en donde se encontrará la totalidad de archivos tratados por todos los digitalizadores. Digital 3.0 realiza otra actividad relacionada con el ingreso de información, pero una vez se llena esta información en la herramienta, se desconoce su manejo o finalidad (Ver Sección Nomenclatura). Nomenclatura Los digitalizadores son los encargados de nombrar los archivos una vez son digitalizados. Esta acción no tiene restricciones informáticas de ningún tipo. Es decir que, los archivos una vez son digitalizados pueden ser nombrados y modificados de cualquier forma por el equipo de digitalización. Por esta razón, el equipo de la DIAC creó un modelo que deben seguir los digitalizadores, para garantizar la homogeneidad en la nomenclatura de los documentos, ya que, dependiendo del tamaño del proceso, pueden trabajar varios digitalizadores en un mismo proceso. A continuación se presenta el modelo de nomenclatura, las palabras que se encuentran entre los corchetes [ ] son datos modificables, dependiendo del proceso. Las palabras que se encuentran por fuera de éstos, son aquellas que se copian textualmente al nombrar los archivos. [NOMBRE ABOGADO] [APELLIDO ABOGADO] PRF [NO. PRF] [ENTIDAD AFECTADA] Ejemplo nomenclatura: ALEJANDRO LOPEZ PRF 30007 Consecuentemente con este modelo, que es el principal cabezote, se desprenden las diferentes carpetas del proceso: Ejemplo: ALEJANDRO LOPEZ PRF 30007 IXYZ ANEXOS (1-5).pdf En este caso, el archivo PDF del ejemplo contendría los folios del 1 al 5 de los anexos del Proceso de Responsabilidad Fiscal 30007, que involucra a la entidad IXYZ y es llevado por el abogado Alejandro López.


Perfiles (resolución) de escaneo En cuanto a la resolución11 a utilizar para digitalizar los diferentes documentos la DIAC, de la mano de la Oficina de Sistemas e Informática, creó tres configuraciones (denominadas “perfil”) para digitalizar los diferentes tipos de documentos de las carpetas físicas. Estos son los perfiles determinados para uso en el proceso de digitalización, por parte de la DIAC:

- Perfil A: Blanco y negro. - Perfil B: Escala de grises. - Perfil C: Color.

Estos perfiles son empleados por los digitalizadores dependiendo del documento a tratar y de acuerdo con la experiencia y criterio de cada uno de ellos. 7.4 RECOMENDACIONES

Herramienta Digital 3.0 En la actualidad se desconoce el manejo o la finalidad de la metadata que se genera con Digital 3.0. Si esta metadata no tiene ninguna funcionalidad, que además queda registrada en las actas que son entregadas tanto a la Directora de la DIAC como al abogado encargado de la información, se sugiere que el proceso de digitalización se pueda desarrollar de una forma más rápida, omitiendo el uso de la herramienta Digital 3.0 y realizando la carga documental a través de un servidor de Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP). De esta forma el proceso de digitalización podría resultar más efectivo cuando se esté realizando en las diferentes ciudades y regiones del país. Uso del Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP) El proceso de transferencia de archivos desarrollado por la herramienta Digital 3.0 descrito en la actividad “Ingresar documentos a DIGITAL” de los numerales 7.1, 7.2 y 7.3 del presente documento, se puede hacer mediante el uso del Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP), ya que este es un protocolo basado en la arquitectura cliente-servidor y fue diseñado con la finalidad de manejar grandes volúmenes de información. Existen diferentes herramientas que permiten hacer uso del protocolo FTP, estas herramientas se deben configurar en los equipos cliente. Existen además, gran cantidad de herramientas de cliente_FTP de código abierto y de software libre. El hacer uso de éstas soluciones también

11 El número de pixeles (tanto en alto como en ancho) que constituyen una imagen, expresado normalmente como el número de pixeles por unidad lineal, ej.: 300 ppp. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en línea. Guía N° 5: Digitalización certificada de documentos.


minimizaría en costo el proceso de cargar archivos desde las diferentes regiones del país, porque no hay que pagar licencias por el uso de las mismas. El servicio FTP es ofrecido por la capa de aplicación del modelo de capas de red (Protocolo de Control de Transmisión) / (Protocolo Internet) TCP/IP al usuario, utilizando normalmente el puerto de red 20 y el 21. Teniendo en cuenta que los documentos que se van a transferir son imágenes, es importante que se envíen mediante el tipo binario. Para hacer uso del FTP, el digitalizador realiza la actividad de escanear y nombrar los documentos como lo ha venido haciendo hasta el momento, es decir los documentos escaneados quedan ubicados en su equipo (Paso 1 – Ilustración 12).

Ilustración 12. Esquema de ubicación de los documentos


Luego, haciendo uso de diferentes clientes_FTP12, el digitalizador se autenticará en el servidor de almacenamiento de documentos digitalizados, que ahora será el servidor FTP. De esta forma, se simplifica el número de servidores a utilizar. En vez de tener un servidor exclusivo para: 1) el ingreso de documentos digitalizados y otro exclusivo para el 2) almacenamiento, se utilizaría un solo servidor en donde se realicen estas dos actividades. Siguiendo este esquema, los documentos digitalizados llegarían a una carpeta en el único servidor (Paso 2 – Ilustración 13) exclusiva para esto, a la cual los digitalizadores sólo tienen permiso de enviar, pero no de recibir información. A continuación, el encargado del equipo de digitalización accede a la carpeta a donde ingresan los documentos, obtiene los que necesita y los organiza, tal y como lo hace en la actualidad, con la diferencia de que, en vez de ubicar los archivos de un servidor a otro (Etapa D – numeral 7.2), éstos se trasladarían de una carpeta (de ingreso) a otra (de almacenamiento) encontrados en el único y mismo servidor (Paso 3 – Ilustración 13). Este proceso se describe en a continuación. 12 FZ FileZilla. The free FTP solution. Página web: https://filezilla-project.org/. Recuperado el 15 de julio de 2013.

https://filezilla-project.org/


Ilustración 13. Proceso de autenticación al servidor FTP

Elaboración: Oportunidad Estratégica Acceso de usuario Para administrar los privilegios de acceso a cualquier parte del sistema de archivos del servidor FTP, como la modificación de archivos existentes, la posibilidad de subir o descargar archivos, normalmente se realiza mediante una cuenta de usuario que se configura con antelación en el servidor. En el servidor se almacena la información de las distintas cuentas de usuario que pueden acceder a él, de manera que para iniciar una sesión FTP, se debe autenticar mediante el uso de un usuario y una contraseña que permiten la identificación de forma unívoca, de la misma forma como se viene llevando a cabo en Digital 3.0. Al llevar a cabo las recomendaciones anteriores, el flujo documental sería como el que se presenta en la Ilustración 14. Etapa A: Al igual que en el proceso existente, en esta etapa ingresan los archivos digitalizados al computador del digitalizador. Etapa B: Una vez se encuentran los archivos digitalizados en el computador del digitalizador, haciendo uso del Protocolo de Transferencia de Archivos, se trasladan los documentos del computador a una carpeta del servidor (denominado único), a la cual llegarían todos los documentos de los digitalizadores. Etapa C: El responsable de organizar los documentos digitalizados, accede a la carpeta en donde se encuentran todos los documentos (carpeta de ingreso), obtiene los archivos que requiere y los organiza por abogado y por proceso en una segunda carpeta (denominada de almacenamiento), que se encuentra en el mismo servidor.


Ilustración 14. Flujo documental optimizado


Etapa D: El abogado accede a su carpeta personal, en la carpeta de almacenamiento en el servidor y descarga los archivos digitalizados a su computador. Etapa E: Finalmente, con los archivos ubicados en el computador del abogado, él mismo procede a subirlos al servidor SAE, a través del aplicativo. Nomenclatura El artículo 19 de la Ley 594 de 2000 establece: “Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático” siempre y cuando cumpla con dos requisitos: 1) Organización archivística y 2) Realización de estudios técnicos. De igual forma, el artículo 2 del Decreto 2609 de 2012 establece los tipos de información: “Las normas del presente decreto (2609 de 2012) se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad ó que hayan sido delegados por ésta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:


a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c) Sistemas de Información Corporativos. d) Sistemas de Trabajo Colaborativo. e) Sistemas de Administración de Documentos. f) Sistemas de Mensajería Electrónica. g) Portales, Intranet y Extranet. h) Sistemas de Bases de Datos. i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio

(análogo o digital), etc. j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k) Uso de tecnologías en la nube.”

Como se puede observar, las normas y leyes colombianas de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado, se deben aplicar de igual forma a los documentos de expediente electrónico que hacen parte del proceso de digitalización llevado a cabo en la DIAC. En este caso, los expedientes del Proceso de Responsabilidad Fiscal, si bien nacen en formato análogo, cambian a un formato electrónico, porque pasan a través del proceso de digitalización, es decir no son nativos electrónicamente, sino que adquieren la categoría de ser electrónicos. A ellos también se les deben hacer extensivas las especificaciones técnicas de Gestión Documental, como es el caso de las Tablas de Retención Documental – TRD, para su administración (artículo 28 del Decreto 2609 de 2012). Así estén en medio electrónico, los documentos, deben identificarse y nombrarse como los prevé las TRD y demás especificaciones del proceso Administrar Documentación de la CGR. Por consiguiente, si es un expediente de un Proceso de Responsabilidad Fiscal, su identificación, deberá contener los datos previstos en las TRD, específicamente conteniendo los datos del Formato Único de Inventario Documental (FUID), por ejemplo, nivel central: 82114 – Dependencia Generadora. 266 – Código Serie. 03 – Código Sub serie. Código del PRF – 1674 – Banco Agrario de Colombia. Además de los anteriores, se deben contener los datos, que mínimamente exige el FUID (Acuerdos 038, 039 y 042 del Archivo General de la Nación). En conclusión, los archivos que se generan del proceso de digitalización deben ser nombrados de acuerdo con los datos expuestos en los párrafos anteriores. En la actualidad esos archivos no contienen esa información:


ALEJANDRO LOPEZ PRF 30007 IXYZ ANEXOS (1-5).pdf La segunda acción que realiza Digital 3.0 (numeral 7.3 – Herramienta Digital 3.0) contiene estos datos que se requiere sean incluidos en los expedientes electrónicos. Sin embargo, esta información no está siendo usada durante la digitalización para la nomenclatura de los archivos, que es realizada manualmente por los digitalizadores. Por consiguiente, y como la nomenclatura es realizada por los digitalizadores, la recomendación es incluir la totalidad de los datos requeridos y previamente presentados, al momento de nombrar los archivos por parte de los digitalizadores. Perfiles (resolución) de escaneo Inicialmente, se recomienda seguir los lineamientos del Gobierno Nacional, en lo referente a la digitalización de documentos. La iniciativa Cero Papel en la Administración Pública establece que “el nivel de resolución mínimo recomendado para imágenes electrónicas es de 200 pixeles por pulgada (ppp), tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises; sin embargo cuando se piensa realizar sobre la imagen final otros tratamientos, tales como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), es recomendable la digitalización a 300 ppp.”13 En segundo lugar, se recomienda formalizar y documentar los perfiles de escaneo utilizados para el proceso de digitalización. Esto con el propósito de tener unos estándares fijos para todos los escáneres que sean utilizados por la Entidad. Debido a que ya existen dichos perfiles (o parámetros de configuración) para los escáneres utilizados durante el período de revisión de este informe, bastaría con ponerlos en firme y documentarlos para que los futuros escáneres de la misma marca y software sean configurados de la misma forma. Sin embargo, se deberían establecer aspectos críticos y globales (resolución, brillo, tamaño del documento, etc.) que cualquier software y escáner cumpla, pues existe la posibilidad también, de trabajar en el futuro con diferentes tipos y marcas de escáneres y software. Finalmente, se recomienda establecer, estandarizar y formalizar los criterios de decisión de los perfiles de escaneo dentro del equipo de digitalización. Es decir, para asegurar la calidad de todos los documentos digitalizados y el óptimo uso de los perfiles de escaneo, no se debería dejar la decisión del perfil a cada uno de los digitalizadores, ya que pueden existir diferencias entre las consideraciones de cada uno. En cambio, se deberían establecer criterios de decisión para tomar esta decisión, un ejemplo de dichos criterios se puede ver a continuación.

13 Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en línea. Cero Papel en la Administración Pública. Guía N° 5: Digitalización certificada de documentos.


Tabla 7. Ejemplo de criterios de decisión del perfil de escaneo

Perfil Criterios de decisión

Blanco y negro - Es el original de un documento - Documento de impresión laser

Escala de grises - Es un documento escrito a mano - Tablas presentes - Documento de impresión a puntos

Color - Fotos - Logos

Volumen máximo de folios de escaneo y capacidad remanente El proceso de digitalización de expedientes cambiará de metodología una vez se implemente el aplicativo del SAE en la totalidad de la CGR. Puesto que, como estipulado anteriormente, uno de los propósitos del SAE es contar con los procesos de responsabilidad fiscal de manera digital desde su comienzo. Por consiguiente, la digitalización de dichos expedientes deberá ser realizada a medida que se obtienen los documentos en cada una de las Dependencias. Dicha digitalización deberá ser realizada entonces, por los usuarios del SAE que llevan a cargo sus respectivos procesos de responsabilidad fiscal. En este sentido, se debería establecer un volumen límite de folios por actuación que deberán digitalizar cada uno de los usuarios. Por encima de este volumen límite de folios, se debería establecer un grupo o centro de escaneo con capacidad remanente, que brinde apoyo a los usuarios del SAE para optimizar la digitalización de los expedientes.

8. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL TOKEN

Como parte de los procesos adyacentes a los previamente descritos, para el manejo del SAE, se encuentra la administración del token. Este proceso se construyó con base en la necesidad de estandarización de procesos de la Oficina de Sistemas e Informática de la CGR. A continuación se presenta el diagrama del proceso concebido pensando en las posibles acciones a realizar por parte de la Oficina de Sistemas e Informática, para el manejo de los tokens de la Entidad. Posteriormente, se describen cada una de las actividades que hacen parte de este proceso.


Ilustración 15. Administración del token



8.1 ACTIVIDADES DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL TOKEN

Estas son las descripciones de las diferentes actividades del proceso de administración del token.

Tabla 8. Convenciones de símbolos



Subproceso Subproceso de la administración del token




Fin Fin del proceso

Administración de tokens

Descripción El proceso de administración de los tokens inicia cuando se debe hacer entrega del token al usuario o cuando se presentan novedades de un usuario existente.

Tipo de actividad a administrar Descripción En esta etapa se determina la actividad a realizar en la administración. Estas pueden ser: - Entrega de token - Novedades del usuario - Retiro del usuario de la Entidad

Entrega de token Descripción Subproceso de entrega de los tokens a los usuarios del SAE.

Solicitud del(los) token(s) a entregar


Descripción Actividad en donde se obtienen los tokens necesarios para su entrega. Entradas Las entradas, dependiendo de la ocasión, pueden ser las siguientes: - Solicitud de asignación de token o - Formulario de novedades. Procedimiento De acuerdo a la solicitud de entrega de un token por parte de un usuario o como consecuencia a una novedad del mismo, el administrador de los tokens de la Oficina de Sistemas e Informática debe solicitar a la Oficina de Recursos Físicos la cantidad de tokens que se deben entregar. Salidas Tokens para entrega.

Verificar información del usuario Descripción Actividad en la que se obtiene la información del(los) usuario(s) al(los) que se le(s) va a entregar el token. Entradas - Tokens - Solicitud de asignación de token o formulario de novedades. Procedimiento El administrador de los tokens, debe verificar en el directorio activo los roles y grupos a los que pertenece(n) el(los) usuario(s) al(los) que se le(s) va a hacer entrega del token. Esto, con el propósito de: - Asegurar que el(los) usuario(s) pertenece(n) a los grupos correctos en el directorio activo. - Obtener el user domain name de cada uno de los usuarios. Salidas - Información del usuario.

¿Es correcta la información del usuario? Descripción Etapa en donde se verifica si la información del usuario es correcta.


Salidas - Registro de tokens actualizado. - Token listo para entrega.

Preparar entrega del(los) token(s) Descripción Actividad en la cual se preparan los elementos necesarios para la entrega del token. Entradas - Token listo para entrega. - Información del usuario. Procedimiento El administrador: (1) Prepara el token a entregar. (2) Imprime dos (2) actas de entrega de token, para llevar a la entrega. Salidas - Token listo para entrega. - Dos (2) actas de entrega de token impresas.

Entregar el(los) token(s) Descripción En esta actividad se le entrega el token al usuario. Entradas - Token. - Dos (2) actas de entrega de token. Procedimiento El administrador le hace entrega oficial del token al usuario, para ser introducido en el equipo del usuario. Salidas - Token ingresado al equipo del usuario. - Actas de entrega de token.


Cambiar contraseña con el usuario Descripción Esta actividad tiene como propósito cambiar la contraseña genérica del token. Entradas - Token ingresado al equipo del usuario. - Actas de entrega de token. Procedimiento El administrador le muestra al usuario las instrucciones para realizar el cambio de contraseña. Inicialmente, se hace para cambiar la contraseña genérica. Sin embargo, estas instrucciones le sirven al usuario para futuros cambios de contraseña. Salidas - Nueva contraseña en el token. - Actas de entrega de token.

Explicar responsabilidades al usuario Descripción Actividad previa a la firma de las actas de entrega de token, en donde se le explican las responsabilidades del token al usuario. Entradas - Actas de entrega del token. Procedimiento El administrador hace uso del acta de entrega para indicarle al usuario las responsabilidades que conllevan tener un token. Salidas - Explicación de obligaciones consignadas en las actas de entrega de token.

Firmar actas de entrega del token Descripción En esta actividad se firman las actas de entrega del token asignado al usuario. Entradas - Explicaciones de las actas de entrega.


Procedimiento El administrador y el usuario firman las dos (2) actas que se explicaron anteriormente. Esto con el propósito de que ambas partes queden con las respectivas actas. Salidas - Actas de entrega de token firmada por ambas partes.

Actualizar inventario de los tokens Descripción En esta actividad se actualiza el inventario de los tokens. Entradas - Actas de entrega de token firmadas. - Información del usuario. Procedimiento El administrador ingresa la información del usuario y del token que se le fue asignado, actualizando el inventario que la Oficinas de Sistemas e Informática posee. Salidas - Inventario de los token actualizado.

Enviar información de tokens a Recursos Físicos Descripción Aquí se le envía la información previamente consignada, a la Dirección de Recursos Físicos. Entradas - Inventario de los tokens actualizado. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática le entrega la información del inventario a Recursos Físicos. Salidas - Inventario actualizado en los Recursos Físicos.


Administración de novedades Descripción Subproceso que contiene un grupo de novedades con respecto a la administración y manejo de los tokens.

Recibir formulario de novedades Descripción En esta actividad inicial se recibe el formulario de novedades de los usuarios. Entradas - Formulario de novedades diligenciado por el(los) usuario(s). - En caso de ser un robo, el formulario debe ir acompañado de una denuncia de la Policía Nacional. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática recibe el formulario de novedades para tramitar el tipo de novedad referenciado. Salidas - Tipo de novedad a tratar por parte de la Oficina de Sistemas e Informática.

Verificar información usuario Descripción Con respecto al formulario de novedades y el tipo de novedad presentada, en esta actividad se recopila la información del usuario necesaria para darle solución a la novedad. Entradas - Tipo de novedad a tratar por parte de la Oficina de Sistemas e Informática.- Formulario de novedades Procedimiento El administrador verifica la información del usuario que solicita la novedad, aspectos como: - user domain name. - información del token asignado. - cargo - dependencia etc.


Salidas - Información del usuario que solicita la novedad.

Tipo de novedad Descripción En esta etapa se determina el tipo de novedad a tratar.

Daño total/parcial Descripción Novedad que trata el daño parcial o total del token.

Entregar el token dañado a Recursos Físicos Descripción En esta actividad, se le hace entrega del token dañado a la Dirección de Recursos Físicos. Entradas - Token dañado. - Información usuario. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática consigna la información del token y le hace entrega del token dañado a la Dirección de Recursos Físicos. Salidas - Información del usuario - Información del token

Pérdida/Robo Descripción Novedad que trata la pérdida o robo del token.

Revocar firma digital del usuario Descripción Actividad que tiene como propósito revocar (remover) la firma digital del token del usuario.


Entradas - Información del usuario que solicita la novedad. Procedimiento El administrador revoca la firma digital del usuario, en el sistema, del token dañado. Salidas - Firma del usuario revocada.

Dar de baja al token en el inventario Descripción Esta actividad de control tiene como fin el registro de los tokens en el inventario llevado por la Oficina de Sistemas e Informática. Entradas - Firma revocada. - Información del usuario. - Información del token. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática actualiza el inventario de los tokens, con la información del usuario y el token, y da de baja el token dañado. Salidas - Información actualizada del inventario.

Enlace - Entrega de token Descripción En esta actividad, se conecta el proceso al subproceso de Entrega de token.

Inconsistencias con la firma Descripción Novedad que trata con las inconsistencias de la información consignada en el token.

Modificar información usuario Descripción


Actividad en donde se modifica la información inicialmente consignada en el token. Entradas - Información del usuario que solicita la novedad. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática, después de verificar la información del usuario, realiza las modificaciones pertinentes en los sistemas de información. Esto, para restablecer la firma digital para el usuario. Salidas - Información del usuario modificada. - Firma restaurada.

Contraseña olvidada Descripción Novedad que trata el olvido o pérdida de la contraseña del token.

Resetear contraseña Descripción Aquí, la Oficina de Sistemas e Informática restablece la contraseña del token del usuario. Entradas - Información del usuario que solicita la novedad. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática restablece la contraseña genérica, para que el usuario posteriormente pueda cambiar y establecer una nueva contraseña. Salidas - Contraseña del usuario modificada.

Cambio de cargo o dependencia Descripción Novedad que trata el cambio de cargo o Dependencia del usuario del token.


Modificar información usuario Descripción Aquí, se modifica la información del usuario con respecto al cambio realizado. Entradas - Información del usuario que solicita la novedad. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática modifica en sus sistemas de información, los datos del usuario que cambió de cargo o dependencia, para asegurar su ingreso al SAE. Salidas - Información del usuario modificada.

Verificar modificación de usuario Descripción Actividad de verificación de la información del usuario consignada en el token. Entradas - Información del usuario modificada. Procedimiento Se verifica que la modificación haya sido realizada de forma correcta. Salidas - Verificación de la información modificada del usuario.

Inactividad temporal Descripción Novedad que trata la inactividad temporal. Ejemplos de esta novedad: - Administrativa (vacaciones, desplazamientos, permisos de maternidad, etc.) - Proceso disciplinario (general, específico, etc.)

Revisar periodo de ausencia del usuario Descripción En esta etapa se obtiene el periodo durante el cual el usuario no deberá hacer uso del token.


Entradas - Información del usuario que solicitó la novedad. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática obtiene las fechas del periodo en el cual el usuario estaría ausente en la Entidad. Salidas - Fechas de ausencia del usuario en la Entidad.

Suspender el token Descripción Actividad que suspende el token por el periodo de inactividad. Entradas - Fechas de ausencia del usuario en la Entidad. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática suspende (deshabilita) el token a partir de la fecha que el usuario estará ausente. Salidas - Token deshabilitado.

Habilitar token Descripción Novedad en donde se trata la habilitación del token.

Habilitar el token Descripción Aquí, la Oficina de Sistemas e Informática habilita el (uso del) token. Entradas - Información del usuario que solicita la novedad.


Procedimiento De acuerdo con la información del usuario, la Oficina de Sistemas e Informática procede a habilitar el token del usuario. Salidas - Token habilitado.

Entregar reporte de solución Descripción Esta actividad tiene como propósito de reportar la solución a las novedades del usuario. Entradas - Acciones realizadas al momento de resolver la novedad. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática procede a realizar un leve reporte de solución de la novedad presentada por el usuario. Salidas - Reporte de solución.

Retiro del usuario de la Entidad Descripción Subproceso del retiro del usuario de la Entidad.

Recibir el token Descripción Actividad en donde se le recibe el token al usuario que se retira de la Entidad. Entradas - Token del usuario. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática recibe el token de usuario que se retira de la Entidad. Salidas - Token.


Verificar información del usuario Descripción En esta actividad, se realiza una verificación de la información del usuario. Entradas - Token. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática procede a verificar la información del usuario que se retira de la Entidad, como: - user domain name. - información del token asignado. - cargo - dependencia etc. Salidas - Información del usuario que se retira de la Entidad.

Revocar firma digital del usuario Descripción Actividad que tiene como propósito revocar (remover) la firma digital del token del usuario. Entradas - Información del usuario que se retira de la Entidad. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática procede a revocar la firma digital del usuario que ser retira de la Entidad. Salidas - Firma digital revocada.

Entregar el token a Recursos Físicos Descripción En esta actividad, se le hace entrega del token dañado a la Dirección de Recursos Físicos.


Entradas - Token del usuario que se retira de la Entidad. Procedimiento La Oficina de Sistemas e Informática le entrega este token a la Dirección de Recursos Físicos. Salidas - Token en manos de la Dirección de Recursos Físicos.

Fin del proceso de administración del token Descripción La administración del token termina cuando: - Se hace completa entrega del token - Se soluciona alguna de las novedades - Se realiza el trámite de recibo del token del usuario que se retira de la Entidad


9. CONCLUSIONES

Las siguientes conclusiones, surgieron como resultado de la revisión y el análisis de procesos que componen en su totalidad el Proceso de Responsabilidad Fiscal en el SAE, al igual que de la revisión del proceso de digitalización. Adicionalmente, dada la relevancia del proceso de Administración de Token, Oportunidad Estratégica presenta una propuesta dicho efecto.

a) A través de la revisión de los módulos que componen al SAE, se evidenció que una de sus principales funciones es la inserción de documentación. Por consiguiente, y como fue establecido en sus objetivos, el SAE es un repositorio de expedientes electrónicos y no un sistema transaccional. Sin embargo, es un repositorio que cuenta con una secuencia restringida de ingreso de documentación, de acuerdo con los requerimientos del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

b) Las notificaciones personales del Proceso de Responsabilidad Fiscal en el SAE (auto de apertura del PRF ordinario, auto de imputación fiscal del PRF ordinario y fallo de primera instancia para el PRF ordinario) toman una nueva modalidad, debido a que empiezan a ser realizadas de forma electrónica, por medio de correos electrónicos.

c) En el SAE, la posibilidad de darle reapertura a un proceso a partir del archivo de una Indagación Preliminar, no se encuentra habilitada. En lo que respecta al archivo del proceso en la etapa de Indagación Preliminar, se establece: “En caso de archivar un expediente en Antecedentes e Indagación Preliminar, la información de éste no podrá ser utilizada para un expediente de responsabilidad fiscal”14. Por lo anterior, la reapertura del proceso, estipulada en el artículo 17 de la Ley 610 de 2000, no se encuentra soportada en el SAE.

d) El SAE soporta el 90% de las actividades del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

e) Las actividades no soportadas (10%) son las siguientes: - Notificación del auto de apertura e imputación del proceso verbal de responsabilidad fiscal. - Notificación de la audiencia de decisión del proceso verbal de responsabilidad fiscal. - Notificación de la decisión del recurso de apelación al fallo de primera instancia. Éstas no son críticas para el funcionamiento del proceso, ya que el Proceso de Responsabilidad Fiscal puede seguir su trayecto sin la presencia de estas. Sin embargo, es requerido que estén soportadas dentro del SAE, al ser estipuladas por la ley. A la

14

Numeral 5.7. Manual de Usuario SAE de Mnemo. V12.0. Fecha: 16 de julio de 2013.


fecha de este documento, esos módulos se encontraban en desarrollo dentro de la herramienta.

f) El proceso de digitalización cuenta, con los siguientes procedimientos: proceso de digitalización, configuración de la resolución requerida por los escáneres y nomenclatura de los documentos establecidos dentro del equipo. Sin embargo, éstos no se encuentran documentados.

g) La herramienta Digital 3.0 no realiza la transferencia de archivos del computador del digitalizador al servidor de almacenamiento. Esta transferencia de archivos es realizada manualmente por los digitalizadores.

h) Adicionalmente, se encontró que la información que se carga a Digital 3.0 no está siendo usada por la herramienta para la nomenclatura de los archivos digitalizados. Esta nomenclatura de archivos digitalizados es realizada, en forma manual, por los digitalizadores.

i) Dada la relevancia que debe tener la administración de los token en la Entidad, considerando adicionalmente los planes a corto plazo de la utilización de firma digital para los correos de los funcionarios, Oportunidad Estratégica presenta una propuesta para este proceso.

10. RECOMENDACIONES

Como resultado de las actividades y los procesos observados durante, las siguientes son las recomendaciones de Oportunidad Estratégica en relación con los flujos de procesos:

a) Se recomienda implementar las funcionalidades no soportadas del SAE (ver numeral 6), para contemplar así, la totalidad de las actividades del Proceso de Responsabilidad Fiscal dentro del aplicativo, como lo estipula la ley.

b) Es importante revisar la funcionalidad de archivado en la etapa de Indagación Preliminar del Proceso de Responsabilidad Fiscal en el SAE, pues en la actualidad este archivo no permite la reapertura del proceso a partir de esta etapa.

c) Se recomienda establecer un lineamiento en cuanto a la transferencia de los Procesos de Responsabilidad Fiscal hacia Jurisdicción Coactiva, para así contar con la totalidad del proceso en forma electrónica. Esto implicaría o crear un nuevo actor en el SAE, que sea Jurisdicción Coactiva o establecer funcionalidades y/o mecanismos de comunicación entre el SAE y el área de Jurisdicción Coactiva.


d) Formalizar los procedimientos y tareas del proceso de digitalización, que se han trabajado a nivel informal en la Entidad, y que fueron establecidos en el presente documento (ver numeral 7.4) Esto, con el fin de garantizar la estandarización y la calidad de los documentos digitalizados.

e) Se recomienda hacer uso del protocolo de transferencia de archivos (FTP), en vez de la herramienta Digital 3.0, para transferir los archivos locales desde el computador del digitalizador hacia un servidor de almacenamiento.

f) En ese mismo sentido, se recomienda suprimir el uso de dos servidores, uno al que ingresan los archivos digitalizados y otro en donde se almacenan. En vez, hacer uso de un único servidor robusto, en el cual se puedan llevar a cabo estas dos actividades.

g) Se recomienda recopilar y formalizar los perfiles de parámetros de los escáneres que serán utilizados para el proceso de digitalización. En este sentido, se recomienda documentar los perfiles ya establecidos para los escáneres actuales. Pero además, es necesario identificar y documentar los parámetros críticos que se deben evaluar en cualquier tipo de escáner (tamaño, marca, antigüedad, etc.) que se pueda utilizar en futuras ocasiones.

h) Se debe además, en cuanto a los perfiles de escaneo, establecer criterios de decisión para la escogencia del perfil a utilizar, estandarizando de esta forma la calidad de los documentos.

i) Se recomienda establecer un número máximo de folios por actuación procesal para ser digitalizado por los usuarios del SAE. Por encima de este volumen máximo de folios se recomienda hacer uso de un centro de escaneo que sirva de apoyo para los usuarios del SAE.

j) Es recomendable, realizar capacitaciones a los usuarios del SAE, para explicarles el alcance, los objetivos y las funcionalidades que el SAE contiene para soportar al Proceso de Responsabilidad Fiscal.

k) Se recomienda revisar el proceso para administración de token propuesto por Oportunidad Estratégica, ya que de acuerdo con los planes a corto plazo de la Entidad de utilizar este sistema para la firma de los correos de los funcionarios de la CGR, se requiere implementar un procedimiento formal que permita mantener el control sobre estos dispositivos.


11. ANEXOS

11.1 Anexo A – Actividades del Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal

Las actividades del Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal se describirán a continuación, además se mostrarán cuáles son sus requerimientos (entradas), las tareas que se realizan en cada una de ellas (procedimiento) y los resultados (salidas) que producen al culminar.






Actividades paralelas Realización de múltiples actividades a la vez


Fin Fin del proceso

Inicio del Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal

Descripción Este proceso inicia como consecuencia del ejercicio de los sistemas de control fiscal por parte de las propias Contralorías, de la solicitud que en tal sentido formulen las entidades vigiladas o de las denuncias presentadas por cualquier persona u organización ciudadana en especial por las veedurías ciudadanas que trata la Ley 563 de 2000.

Reportar denuncias y/o hallazgos

Descripción En esta actividad se hace entrega de las denuncias o hallazgos iniciales a la Contraloría General de la República (artículo 8 de la Ley 610 de 2000). Entradas Sospechas de irregularidades. Procedimiento (1) Se evidencia una irregularidad. (2) - Los ciudadanos reportan las respectivas denuncias.


- Las Contralorías reportan los respectivos hallazgos a través de su grupo auditor. Salidas Denuncias (Ciudadanos) o hallazgos (Contralorías).

¿Es una denuncia o un hallazgo?

Descripción Etapa en donde se determina si las irregularidades fueron presentadas en forma de denuncia o hallazgo.

Clasificar denuncias

Descripción Actividad que clasifica las denuncias recibidas de acuerdo al tema que involucren. Entradas Denuncia. Procedimiento Determinar qué dependencia de la Contraloría General de la República es la responsable de tratar la denuncia recibida. Salidas Denuncia.

Ordenar actuaciones especiales

Descripción Actividad que busca los hallazgos resultantes de las denuncias hechas a la Contraloría General de la República. Entradas Denuncias. Procedimiento El competente encargado, con base a las denuncias hechas, determina qué actuaciones ordenar para encontrar los hallazgos relacionados a la(s) denuncia(s). Salidas Hallazgos.



Descripción Actividad en la cual el competente asigna el proceso a un sustanciador de su unidad. Entradas Hallazgos. Procedimiento (1) El funcionario competente recibe una serie de hallazgos, de una autoridad o dependencia de la CGR, donde se advierte un daño patrimonial e indicios serios sobre los mismos autores del mismo. (2) El funcionario competente asigna un número consecutivo del despacho para identificar el antecedente. (3) El funcionario competente asigna el antecedente a un sustanciador. Salidas Asignación de una serie de hallazgos al sustanciador.

Verificar hallazgo

Descripción Etapa requerida para establecer la cantidad, calidad y especificidad de los hallazgos recibidos. Entradas Hallazgos. Procedimiento El funcionario competente verifica los hallazgos para establecer qué tipo y nivel de investigaciones son necesarias para continuar con el proceso. Salidas Determinación del tipo de auto de apertura a realizar: - Auto de apertura de la Indagación Preliminar. - Auto de apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

¿Los hallazgos requieren una Indagación Preliminar?

Descripción Etapa que determina si se debe realizar una Indagación Preliminar.



Descripción Es una actuación pre procesal, no superior a seis meses, que tiene como objeto verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado el detrimento o intervenido o contribuido a él (artículo 39 de la Ley 610 de 2000). Entradas Hallazgos. Procedimiento Si no existe certeza sobre la ocurrencia del hecho, la causación del daño patrimonial con ocasión de su acaecimiento, la entidad afectada y la determinación de los presuntos responsables, podrá ordenarse Indagación Preliminar por un término máximo de seis (6) meses, al cabo de los cuales solamente procederá el archivo de las diligencias o la apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal. En esta actividad se hace una revisión de los documentos, verificando que existan los siguientes tres elementos para identificar la existencia de la responsabilidad fiscal: 1. Conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal. 2. Que exista un daño o detrimento patrimonial. 3. Que exista un nexo causal entre los dos elementos anteriores. Salidas Archivo de las diligencias o la apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

¿Se cumple con los elementos constitutivos de la responsabilidad fiscal?

Descripción Etapa que determina si se cumplen los tres elementos para identificar la existencia de la responsabilidad fiscal.

Realizar auto de archivo

Descripción Habrá lugar a proferir auto de archivo cuando se pruebe que el hecho no existió, que no es constitutivo de detrimento patrimonial o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio o la operancia de una causal excluyente de responsabilidad o


se demuestre que la acción no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción de la misma (artículo 47 de la Ley 610 de 2000). Entradas - Indagación Preliminar de los hallazgos. - Fallo sin responsabilidad fiscal. - Notificación del fallo de primera instancia. Procedimiento Se realiza un documento en el que se establece que la decisión proferida una vez se hace uso de los recursos queda en firme. Salidas Auto de archivo.

Enviar para grado de consulta

Descripción Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio (artículo 18 de la Ley 610 de 2000). Entradas Auto de archivo. Procedimiento Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador (artículo 18 de la Ley 610 de 2000). Salidas Providencia o aceptación tácita de archivo.

Archivo

Descripción Actividad que archiva la Indagación Preliminar.


Entradas Providencia auto de archivo. Procedimiento (1) Se recibe la providencia tácita de aceptación. Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso. (2) Se procede a archivar. Salidas Archivo.

Realizar auto de apertura de Responsabilidad Fiscal

Descripción Actividad en la que el funcionario competente ordenará la apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal. El auto de apertura inicia formalmente el Proceso de Responsabilidad Fiscal (artículos 40 y 41 de la Ley 610 de 2000). Entradas Los hallazgos y/o la Indagación Preliminar. Procedimiento A partir de la Indagación Preliminar, de la queja, del dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control, se encuentre establecida la existencia de un daño patrimonial al Estado e indicios serios sobre los posibles autores del mismo, el funcionario competente ordenará la apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal. El auto de apertura inicia formalmente el Proceso de Responsabilidad Fiscal (artículo 40 de la Ley 610 de 2000). Contenidos El documento de auto de apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal deberá contener lo siguiente:

1. Competencia del funcionario de conocimiento. 2. Fundamentos de hecho. 3. Fundamentos de derecho. 4. Identificación de la entidad estatal afectada y de los presuntos responsables fiscales. 5. Determinación del daño patrimonial al Estado y estimación de su cuantía. 6. Decreto de las pruebas que se consideren conducentes y pertinentes. 7. Decreto de las medidas cautelares a que hubiere lugar, las cuales deberán hacerse

efectivas antes de la notificación del auto de apertura a los presuntos responsables.


(Nota: este numeral fue declarado exequible por la Corte Constitucional en la Sentencia C-840 de 2001, en relación con los cargos analizados en la misma).

8. Solicitud a la entidad donde el servidor público esté o haya estado vinculado, para que ésta informe sobre el salario devengado para la época de los hechos, los datos sobre su identidad personal y su última dirección conocida o registrada; e igualmente para enterarla del inicio de las diligencias fiscales.

9. Orden de notificar a los presuntos responsables esta decisión. Vinculación del garante Cuando el presunto responsable, o el bien o contrato sobre el cual recaiga el objeto del proceso, se encuentren amparados por una póliza, se vinculará al proceso a la compañía de seguros, en calidad de tercero civilmente responsable, en cuya virtud tendrá los mismos derechos y facultades del principal implicado. Salidas El auto de apertura.

Notificar

Descripción Actividad en la que se informa al presunto responsable que se está abriendo una investigación en su contra, consecuencia de un posible detrimento patrimonial. Entradas Auto de apertura. Procedimiento Inicialmente se realiza una notificación personal al presunto responsable y en caso de que éste no se presente, se procederá a notificar por aviso. Salidas Notificación del auto de apertura personal y/o por aviso.

Rendir versión libre

Descripción Actividad en donde quien tenga conocimiento de la existencia de Indagación Preliminar o de Proceso de Responsabilidad Fiscal en su contra y antes de que se le formule auto de imputación de responsabilidad fiscal, podrá solicitar al correspondiente funcionario que le reciba exposición libre y espontánea, para cuya diligencia podrá designar un apoderado que lo asista y lo represente durante el proceso, y así se le hará saber al implicado, sin que la falta de


apoderado constituya causal que invalide lo actuado (artículo 42 de la Ley 610 de 2000). Entradas Notificación del auto de apertura. Procedimiento (1) El implicado solicita al correspondiente funcionario que le reciba en exposición libre y espontánea, para cuya diligencia podrá designar un apoderado que lo asista y lo represente durante el proceso, y así se le hará saber al implicado, sin que la falta de apoderado constituya causal que invalide lo actuado. (2) Si el implicado no puede ser localizado o citado, no comparece a rendir la versión, se le nombrará apoderado de oficio con quien se continuará el trámite del proceso. Salidas Documento de versión libre del presunto responsable.


Descripción En esta actividad se ordena la práctica de pruebas, que en un proceso ordinario de responsabilidad fiscal no podrá exceder un periodo de dos años contados a partir del momento en que se notifique la providencia que las decreta. Entradas El auto de apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal Procedimiento A partir de las pruebas decretadas en el auto de apertura, se realiza la práctica de las mismas. Los medios de prueba existentes exigen unos requisitos fundamentales y unas formalidades esenciales para ser estimados como base para la toma de la decisión (fallo). Comisión para la práctica de pruebas (artículo 27 de la Ley 610 de 2000) El funcionario competente podrá comisionar para la práctica de pruebas a otro funcionario idóneo. Traslado de pruebas (artículo 28 de la Ley 610 de 2000) Las pruebas obrantes válidamente en un proceso judicial, de responsabilidad fiscal, administrativo o disciplinario, podrán trasladarse en copia o fotocopia al Proceso de Responsabilidad Fiscal y se apreciarán de acuerdo con las reglas preexistentes, según la naturaleza de cada medio probatorio. Los hallazgos encontrados en las auditorías fiscales tendrán validez probatoria dentro del


Proceso de Responsabilidad Fiscal, siempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley. Aseguramiento de las pruebas (artículo 29 de la Ley 610 de 2000) El funcionario de la Contraloría en ejercicio de las facultades de policía judicial tomará las medidas que sean necesarias para asegurar que los elementos de prueba no sean alterados, ocultados o destruidos. Con tal fin podrá ordenar entre otras las siguientes medidas: disponer vigilancia especial de las personas, de los muebles o inmuebles, el sellamiento de éstos, la retención de medios de transporte, la incautación de papeles, libros, documentos o cualquier otro texto informático o magnético. Pruebas inexistentes (artículo 30 de la Ley 610 de 2000) Las pruebas recaudadas sin el lleno de las formalidades sustanciales o en forma tal que afecten los derechos fundamentales del investigado, se tendrán como inexistentes. Visitas especiales (artículo 31 de la Ley 610 de 2000) En la práctica de visitas especiales, el funcionario investigador procederá a examinar y reconocer los documentos, hechos y demás circunstancias relacionadas con el objeto de la diligencia y simultáneamente irá extendiendo la correspondiente acta, en la cual anotará pormenorizadamente los documentos, hechos o circunstancias examinados y las manifestaciones que bajo la gravedad del juramento hagan sobre ellos las personas que intervengan en la diligencia. Cuando lo estime necesario, el investigador podrá tomar declaraciones juramentadas a las personas que intervengan en la diligencia y solicitar documentos autenticados, según los casos, para incorporarlos al informativo. Salidas La práctica de las pruebas del auto de apertura.

¿Se cumple con los elementos constitutivos de la responsabilidad fiscal?

Descripción Etapa que comprueba la existencia de los tres elementos para identificar la existencia de la responsabilidad fiscal, después de la práctica de pruebas:

1. Conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal. 2. Que exista un daño o detrimento patrimonial. 3. Que exista un nexo causal entre los dos elementos anteriores.

Realizar auto de imputación


Descripción Se realiza un documento que informa sobre los hechos acaecidos (artículo 48 de la Ley 610 de 2000). Entradas Resultado de la práctica de pruebas. Procedimiento El funcionario competente proferirá auto de imputación de responsabilidad fiscal cuando esté demostrado objetivamente el daño o detrimento al patrimonio económico del Estado y existan testimonios que ofrezcan serios motivos de credibilidad, indicios graves, documentos, peritación o cualquier medio probatorio que comprometa la responsabilidad fiscal de los implicados. En caso de que aparezcan otros presuntos responsables, una vez realizado el auto de imputación, deberá surtirse el proceso pertinente. El auto de imputación deberá contener:

1. La identificación plena de los presuntos responsables, de la entidad afectada y de la compañía aseguradora, del número de póliza y del valor asegurado.

2. La indicación y valoración de las pruebas practicadas. 3. La acreditación de los elementos constitutivos de la responsabilidad fiscal y la

determinación de la cuantía del daño al patrimonio del Estado. Salidas El auto de imputación.

¿Existen otros presuntos responsables?

Descripción Etapa en la que se determina si aparecieron diferentes presuntos responsables en el proceso.

Notificar

Descripción Actividad en la que se informa al presunto la imputación de cargos que se le realizan. Se notifica con el fin de garantizarle el debido proceso y el derecho de contradicción al presunto responsable y así dar curso al respectivo proceso (artículo 49 de la Ley 610 de 2000). Entradas El auto de imputación.


Procedimiento El auto de imputación de responsabilidad fiscal se notificará a los presuntos responsables o a sus apoderados si los tuvieren y a la compañía de seguros si la hubiere, en la forma y términos establecidos en el Código Contencioso Administrativo. Si la providencia no se hubiere podido notificar personalmente a los implicados que no estén representados por apoderado, surtida la notificación por edicto se les designará apoderado de oficio, con quien se continuará el trámite del proceso. Para estos efectos, se aplicará lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 610 de 2000. La notificación del auto de imputación se realizará de formas diferentes, teniendo en cuenta la respuesta por parte del presunto responsable así: (1) Se realiza una notificación personal, en caso de que el presunto responsable no se presente se deberá notificar por aviso. (2) En caso de que el presunto responsable no se presente con el aviso, se hará una notificación mediante edicto. (3) En caso de que el presunto responsable no se presente con el edicto se le designará un apoderado de oficio que podrá ser miembro de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho legalmente reconocidas o de las listas de los abogados inscritos en las listas de auxiliares de la justicia, todo esto conforme a la ley. Salidas Notificación del auto de apertura personal y/o por aviso.

Defensa

Descripción Etapa en la cual el presunto responsable, a partir de la notificación del auto de imputación, puede realizar las siguientes acciones: (1) Solicitar y aportar pruebas. (2) Argumentar defensa. (3) Argumentar defensa y solicitar y aportar pruebas.

Argumentar defensa

Descripción Actividad en la cual el presunto responsable estructura una defensa (artículo 50 de la Ley 610 de 2000).


Entradas Auto de imputación. Procedimiento Los presuntos responsables fiscales dispondrán de un término de diez (10) días contados a partir del día siguiente a la notificación personal del auto de imputación o de la desfijación del edicto para presentar los argumentos de defensa frente a las imputaciones efectuadas en el auto. Durante este término el expediente permanecerá disponible en la Secretaría. Salidas Documento de descargos.

Enlace - Fallar 1ra instancia

Descripción Esta etapa envía el proceso a la actividad de Fallar (1ra instancia).

Enlace – Archivo

Descripción Esta etapa envía el proceso a la actividad de Realizar auto de archivo.

Solicitar y aportar pruebas

Descripción Actividad en la cual el presunto responsable puede solicitar y aportar las pruebas que pretendan hacer valer en su defensa (artículo 47 de la Ley 610 de 2000). Entradas Notificación del auto de imputación. Procedimiento Los presuntos responsables fiscales dispondrán de un término de diez (10) días contados a partir del día siguiente a la notificación personal del auto de imputación o de la desfijación del edicto para solicitar y aportar las pruebas que se pretendan hacer valer. Durante este término el expediente permanecerá disponible en la Secretaría. Salidas Solicitud de práctica de pruebas y aporte de pruebas.


Realizar auto de práctica de pruebas

Descripción Etapa probatoria en la que se decreta o rechaza la práctica de pruebas. Entradas Solicitud de práctica de pruebas. Procedimiento Vencidos los diez (10) días contados a partir del día siguiente a la notificación personal del auto de imputación o de la desfijación, el funcionario competente ordenará mediante auto la práctica de las pruebas solicitadas o decretará de oficio las que considere pertinentes y conducentes, por un término máximo de treinta (30) días. El auto que decrete o rechace las pruebas deberá notificarse por estado al día siguiente de su expedición. Salidas Auto que rechace o decrete la práctica de pruebas.

¿Se decreta la práctica de pruebas?

Descripción El funcionario competente ordenará mediante auto la práctica o no de las pruebas solicitadas o decretará de oficio las que considere pertinentes y conducentes.


Descripción En esta actividad se ordena la práctica de pruebas, la cual en un proceso ordinario de responsabilidad fiscal no podrá exceder de dos años contados a partir del momento en que se notifique la providencia que las decreta. Entradas Auto que decreta la práctica de las pruebas. Procedimiento Comisión para la práctica de pruebas (artículo 27 de la Ley 610 de 2000) El funcionario competente podrá comisionar para la práctica de pruebas a otro funcionario idóneo. Traslado de pruebas (artículo 28 de la Ley 610 de 2000) Las pruebas obrantes válidamente en un proceso judicial, de responsabilidad fiscal,


administrativo o disciplinario, podrán trasladarse en copia o fotocopia al Proceso de Responsabilidad Fiscal y se apreciarán de acuerdo con las reglas preexistentes, según la naturaleza de cada medio probatorio. Los hallazgos encontrados en las auditorías fiscales tendrán validez probatoria dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal, siempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley. Aseguramiento de las pruebas (artículo 29 de la Ley 610 de 2000) El funcionario de la Contraloría en ejercicio de las facultades de policía judicial tomará las medidas que sean necesarias para asegurar que los elementos de prueba no sean alterados, ocultados o destruidos. Con tal fin podrá ordenar entre otras las siguientes medidas: disponer vigilancia especial de las personas, de los muebles o inmuebles, el sellamiento de éstos, la retención de medios de transporte, la incautación de papeles, libros, documentos o cualquier otro texto informático o magnético. Pruebas inexistentes (artículo 30 de la Ley 610 de 2000) Las pruebas recaudadas sin el lleno de las formalidades sustanciales o en forma tal que afecten los derechos fundamentales del investigado, se tendrán como inexistentes. Visitas especiales (artículo 31 de la Ley 610 de 2000) En la práctica de visitas especiales, el funcionario investigador procederá a examinar y reconocer los documentos, hechos y demás circunstancias relacionadas con el objeto de la diligencia y simultáneamente irá extendiendo la correspondiente acta, en la cual anotará pormenorizadamente los documentos, hechos o circunstancias examinados y las manifestaciones que bajo la gravedad del juramento hagan sobre ellos las personas que intervengan en la diligencia. Cuando lo estime necesario, el investigador podrá tomar declaraciones juramentadas a las personas que intervengan en la diligencia y solicitar documentos autenticados, según los casos, para incorporarlos al informativo. Salidas Resultados de la práctica de pruebas.

Recursos

Descripción En esta actividad el presunto responsable puede interponer los recursos de la siguiente forma:

1. Recurso de reposición. 2. Recurso de reposición y recurso de apelación. 3. Recurso de apelación (per saltum).


Realizar recurso de reposición

Descripción Actividad en la que el presunto responsable hace uso del recurso de reposición (artículo 51 de la Ley 610 de 2000). Entradas Rechazo del decreto probatorio de la práctica de pruebas. Procedimiento Contra el auto que rechace la solicitud de pruebas procederá el recurso de reposición. Los recursos deberán interponerse dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación, en la forma prevista en el Código Contencioso Administrativo. Salidas Recurso de reposición.

Responder recurso de reposición

Descripción Actividad en la que se acepta o rechaza el recurso de reposición de la práctica de pruebas. Entradas Recurso de reposición. Procedimiento (1) Se analiza el recurso de reposición. (2) Se concede, modifica o revoca la solicitud de práctica de las pruebas. Salidas Auto pronunciado sobre el recurso de reposición.

¿Se decreta práctica de pruebas?

Descripción Etapa que determina si se decreta la práctica de pruebas.


Subsidio de apelación

Descripción Esta etapa determina si el presunto responsable hace uso del recurso de apelación como subsidio al recurso de reposición del decreto de práctica de pruebas.

Realizar recurso de apelación

Descripción Actividad en la que el presunto responsable hace uso del recurso de apelación al decreto de práctica de pruebas (artículo 51 de la ley 610 de 2000). Entradas Auto que rechace la práctica de pruebas y/o al recurso de reposición de la práctica de pruebas. Procedimiento Contra el auto que rechace la práctica de pruebas procederán los recursos de apelación concediendo en el efecto diferido. El recurso deberá interponerse dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación, en la forma prevista en el Código Contencioso Administrativo. Salidas Recurso de apelación al decreto de práctica de pruebas.

Responder recurso de apelación

Descripción El superior jerárquico del competente confirma o revoca la decisión emitida por quien resolvió el recurso de reposición. Entradas Recurso de apelación. Procedimiento (1) Se evalúa el recurso de apelación. (2) Se emite un auto respondiendo el recurso. Salidas Auto que responde el recurso de apelación (se decreta o no la práctica de pruebas).


¿Se decreta práctica de pruebas?

Descripción Etapa que acepta o rechaza el recurso de apelación de la práctica de pruebas.


Descripción En esta actividad se ordena la práctica de pruebas, la cual en un proceso ordinario de responsabilidad fiscal no podrá exceder de dos años contados a partir del momento en que se notifique la providencia que las decreta. Entradas Auto que decreta la práctica de pruebas. Procedimiento En un término máximo de 10 días hábiles, a partir del decreto que ordena la práctica de pruebas, se realiza la práctica de las mismas. Los medios de prueba existentes exigen unos requisitos fundamentales y unas formalidades esenciales para ser estimados como base para la toma de la decisión (fallo). Salidas Resultados de la práctica de pruebas.

Fallar

Descripción Actividad en la que el funcionario competente proferirá decisión de fondo, denominada fallo con o sin responsabilidad fiscal (artículos 53 y 54 de la Ley 610 de 2000). Entradas - Auto de apertura. - Auto de imputación. - Auto de práctica de pruebas. - Traslados y descargos. - Resultados de la práctica de pruebas. Procedimiento Vencido el término de traslado y practicadas las pruebas pertinentes, el funcionario competente proferirá decisión de fondo, denominada fallo con o sin responsabilidad fiscal, según el caso, dentro del término de treinta (30) días.


El funcionario competente proferirá fallo con responsabilidad fiscal al presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público y de su cuantificación, de la individualización y actuación cuando menos con culpa leve del gestor fiscal y de la relación de causalidad entre el comportamiento del agente y el daño ocasionado al erario, y como consecuencia se establezca la obligación de pagar una suma líquida de dinero a cargo del responsable. El funcionario competente proferirá fallo sin responsabilidad fiscal, cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal. Salidas Fallo de primera instancia.

¿Es un fallo con Responsabilidad Fiscal?

Descripción Etapa que determina si el proceso es CON o SIN responsabilidad fiscal.

Notificar

Descripción Actividad en donde se notifica el fallo. La providencia que decida el Proceso de Responsabilidad Fiscal se notificará en la forma y términos que establece el Código Contencioso Administrativo y contra ella proceden los recursos allí señalados, interpuestos y debidamente sustentados por quienes tengan interés jurídico, ante los funcionarios competentes (artículo 55 de la Ley 610 de 2000). Entradas Fallo sin responsabilidad fiscal. Procedimiento La providencia que decida el Proceso de Responsabilidad Fiscal se notificará en la forma y términos que establece el Código Contencioso Administrativo y contra ella proceden los recursos allí señalados, interpuestos y debidamente sustentados por quienes tengan interés jurídico, ante los funcionarios competentes. Salidas Notificación del fallo sin responsabilidad fiscal.



Descripción Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio (artículo 18 de la Ley 610 de 2000). Entradas Notificación de fallo sin responsabilidad fiscal. Procedimiento Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador. Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso. Salidas Providencia o aceptación tácita del fallo.

Notificar

Descripción Actividad en donde se notifica el fallo. La providencia que decida el Proceso de Responsabilidad Fiscal se notificará en la forma y términos que establece el Código Contencioso Administrativo y contra ella proceden los recursos allí señalados, interpuestos y debidamente sustentados por quienes tengan interés jurídico, ante los funcionarios competentes (artículo 55 de la Ley 610 de 2000). Entradas Fallo con responsabilidad fiscal. Procedimiento Esta notificación se realiza inicialmente de forma personal y en caso de que no se presente el presunto responsable o su apoderado se procederá a notificar por aviso. Salidas


Notificación del fallo de primera instancia.

Recursos

Descripción En esta etapa procesal el presunto responsable puede interponer los recursos pertinentes así: 1. Recurso de reposición. 2. Recurso de reposición y recurso de apelación. 3. Recurso de apelación (per saltum).

Realizar recurso de reposición

Descripción Actividad en que el presunto responsable interpone el recurso de reposición al fallo de primera instancia. Entradas Fallo con responsabilidad fiscal de primera instancia. Procedimiento El presunto responsable presenta un recurso de reposición al fallo de primera instancia. Salidas Recurso de reposición al fallo de primera instancia.

Responder recurso de reposición

Descripción El funcionario que emitió el fallo de primera instancia reconsidera el recurso de reposición al fallo de primera instancia. Entradas Recurso de reposición del fallo de primera instancia. Procedimiento El funcionario que emitió el fallo evalúa el recurso de reposición y mantiene o revoca su decisión. Salidas Decreto del recurso de reposición del fallo de primera instancia.


¿Se acepta el recurso de reposición?

Descripción Etapa en donde el competente encargado del fallo de primera instancia se mantiene o revoca su decisión (fallo).

¿Existe recurso de apelación de fallo?

Descripción Escenarios después de la negación del recurso de reposición: 1. El presunto responsable puede presentar un recurso de apelación. 2. No se presenta recurso de apelación.

Realizar recurso de apelación

Descripción Actividad en la que el presunto responsable hace uso del recurso de apelación del fallo de primera instancia. Entradas - Fallo con responsabilidad fiscal. - Rechazo recurso de reposición del fallo de primera instancia. Procedimiento Contra el fallo procederán los recursos de apelación concediendo en el efecto diferido. El recurso deberá interponerse dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación, en la forma prevista en el Código Contencioso Administrativo. Salidas Recurso de apelación.


Descripción Actividad que asigna un sustanciador para dar respuesta al recurso de apelación al fallo de primera instancia. Entradas Recurso de apelación del fallo de primera instancia.


Procedimiento (1) Designar un sustanciador para continuar el proceso. (2) Revisar el recurso de apelación. Salidas Recurso de apelación del fallo de primera instancia.

Analizar el recurso de apelación interpuesto al fallo

Descripción Actividad en donde el sustanciador analiza el recurso de apelación solicitado al fallo de primera instancia. Entradas Recurso de apelación del fallo de primera instancia. Procedimiento (1) El sustanciador asignado revisa el recurso interpuesto. (2) Emite una decisión temporal. (3) Envía el documento al competente. Salidas Respuesta del sustanciador el recurso de apelación interpuesto.

Analizar el recurso

Descripción Actividad en donde el competente analiza el recurso de apelación del fallo de primera instancia . Entradas - Recurso de apelación del fallo de primera instancia. - Respuesta del sustanciador a dicho recurso de apelación. Procedimiento (1) Revisa el documento. (2) Si considera pertinente puede considerar el decreto de práctica de pruebas de oficio en los 10 días siguientes (artículo 57 de la Ley 610 del 2000). Salidas Auto que decreta práctica de pruebas.


¿Se decreta por oficio la práctica de pruebas?

Descripción Etapa que determina si el competente de segunda instancia decreta práctica de pruebas previas a la respuesta al recurso de apelación interpuesto.


Descripción Actividad que ordena la práctica de pruebas por parte del competente de segunda instancia. Entradas Auto de práctica de pruebas. Procedimiento Se practican las pruebas pertinentes y requeridas por el competente de segunda instancia. Salidas Resultado de la práctica de pruebas.

Emitir auto que resuelve el recurso de apelación Descripción Actividad en donde el competente de segunda instancia resuelve el recurso de apelación interpuesto. Entradas - Recurso de apelación de fallo de primera instancia. - Análisis por parte del sustanciador de segunda instancia al recurso de apelación interpuesto. - Resultados de la práctica de pruebas (opcional). Procedimiento El competente de segunda instancia junta los elementos necesarios y (opcional) previamente solicitados, para resolver el recurso de apelación interpuesto. Salidas Resolución del recurso de apelación.

¿Se revoca el fallo de Primera Instancia?


Descripción Etapa que determina si se revoca o no el fallo de primera instancia.

Notificar por secretaría común

Descripción Actividad que notifica al presunto responsable sobre la confirmación del fallo de primera instancia. Entradas Auto que resuelve el recurso de apelación. Procedimiento Se notifica por estado. Salidas Notificación de la resolución del recurso de apelación.


Descripción Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio (artículo 18 de la Ley 610 de 2000). Entradas Fallo con responsabilidad fiscal. Procedimiento Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador. Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso. Salidas Providencia o aceptación tácita del fallo.


Realización de acto administrativo ejecutoriado

Descripción Actividad en la que la decisión proferida, una vez se hace uso de los recursos, queda en firme. Entradas - Fallo de responsabilidad fiscal. - Notificación del fallo. Procedimiento Se realiza un documento en el que se establece que la decisión proferida una vez se hace uso de los recursos queda en firme. Salida Acto administrativo ejecutoriado.


Descripción La facultad de la Administración de cobrar directamente, sin que medie intervención judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales. Entradas Auto administrativo ejecutoriado (documento). Procedimiento

1. Recibir fallos, sanciones, cuotas partes pensionales, cuotas de fiscalización. 2. Expedir auto de sustanciación y asignar al profesional, para que proyecte auto de

mandamiento de pago. 3. Fijar el estado, expedir los oficios de citación, ordenar la búsqueda de bienes, decretar la

medida cautelar. 4. Enviar copia del auto de mandamiento de pago a la contraloría auxiliar para recursos

financieros, para crear cuenta de cobro. 5. Notificar a los responsables, resolver los recursos de Ley, según el caso, nombrar

Curador Ad-litem si el responsable no comparece. 6. Dictar sentencia ordenando seguir adelante la ejecución, resolviendo las excepciones

perentorias formuladas, practicar la liquidación del crédito, efectuando el traslado a las partes, para su objeciones, aprobar la liquidación del crédito, si hay medidas cautelares


efectivas, proceder al avalúo para su posterior remate o la entrega de dineros embargados al ejecutante.

7. Solicitar la suspensión de las medidas cautelares cuando el demandado propone acuerdo de pago. Al pagar, el demandado debe presentar el recibo expedido por la Tesorería de la Contraloría o de la Entidad afectada por el detrimento.

8. Dictar auto Interlocutorio que da por terminado el proceso, cuando el ejecutado cancela la obligación, levantar las medidas cautelares y ordenar el archivo. Expedir los oficios pertinentes, hacer la Nota Secretarial de archivo.

Salidas Auto interlocutorio que da por terminado el proceso y la Nota Secretarial de archivo.

Notificar por Secretaría Común

Descripción Actividad que notifica al presunto responsable sobre la revocación del fallo de primera instancia. Entradas Auto que resuelve el recurso de apelación. Procedimiento Se notifica por estado. Salidas Notificación.

Archivo

Descripción Actividad en donde se archiva el Proceso de Responsabilidad Fiscal. Entradas Providencia auto de archivo. Procedimiento (1) Se recibe la providencia tácita de aceptación. Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso. (2) Se procede a archivar.


Salidas Archivo.

Fin del proceso ordinario de responsabilidad fiscal

Descripción Fin del Proceso de Responsabilidad Fiscal.


11.2 Anexo B – Actividades del Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal

Las actividades del Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal se describirán a continuación, además se mostrarán cuáles son sus requerimientos (entradas), las tareas que se realizan en cada una de ellas (procedimiento) y los resultados (salidas) que producen al culminar.






Fin Fin del proceso

Inicio del Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal

Descripción El proceso inicia como consecuencia del ejercicio de los sistemas de control fiscal por parte de las propias Contralorías, de la solicitud que en tal sentido formulen las entidades vigiladas o de las denuncias presentadas por cualquier persona u organización ciudadana en especial por las veedurías ciudadanas que trata la Ley 563 de 2000.

Realizar auto de apertura e imputación de responsabilidad fiscal

Descripción El funcionario competente proferirá auto de imputación de responsabilidad fiscal cuando esté demostrado objetivamente el daño o detrimento al patrimonio económico del Estado y existan testimonios que ofrezcan serios motivos de credibilidad, indicios graves, documentos, peritación o cualquier medio probatorio que comprometa la responsabilidad fiscal de los implicados. Entradas - Hallazgos. - Testimonios que ofrezcan serios motivos de credibilidad. - Indicios graves. - Documentos, peritación o cualquier medio probatorio que comprometa la responsabilidad fiscal de los implicados. Procedimiento Cuando se encuentra objetivamente establecida la existencia de un daño patrimonial al Estado


y que exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal, el funcionario competente expedirá un auto de apertura e imputación de responsabilidad fiscal, éste deberá cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 41 y 48 de la Ley 610 de 2000 (es decir, los mismos requisitos que deben darse en el proceso ordinario). El auto de apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal deberá contener lo siguiente:

1. Competencia del funcionario de conocimiento. 2. Fundamentos de hecho. 3. Fundamentos de derecho. 4. Identificación de la entidad estatal afectada y de los presuntos responsables fiscales. 5. Determinación del daño patrimonial al Estado y estimación de su cuantía. 6. Decreto de las pruebas que se consideren conducentes y pertinentes. 7. Decreto de las medidas cautelares a que hubiere lugar, las cuales deberán hacerse

efectivas antes de la notificación del auto de apertura a los presuntos responsables. (Nota: este numeral fue declarado exequible por la Corte Constitucional en la Sentencia C-840 de 2001, en relación con los cargos analizados en la misma.).

8. Solicitud a la entidad donde el servidor público esté o haya estado vinculado, para que ésta informe sobre el salario devengado para la época de los hechos, los datos sobre su identidad personal y su última dirección conocida o registrada; e igualmente para enterarla del inicio de las diligencias fiscales.

9. Orden de notificar a los presuntos responsables esta decisión.

Salidas Auto de imputación de responsabilidad fiscal el cual deberá establecer la fecha, hora y lugar en que se dará inicio a la audiencia de descargos. El auto de imputación deberá contener:

1. La identificación plena de los presuntos responsables, de la entidad afectada y de la compañía aseguradora, del número de póliza y del valor asegurado.

2. La indicación y valoración de las pruebas practicadas. 3. La acreditación de los elementos constitutivos de la responsabilidad fiscal y la

determinación de la cuantía del daño al patrimonio del Estado.

Notificar

Descripción Actividad que comunica a los presuntos responsables sobre la apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal e imputación de cargos.


Entradas - Auto de apertura. - Auto de imputación. Procedimiento El documento de auto de apertura deberá notificarse (personal, aviso), al día hábil siguiente de la expedición del auto de apertura. De igual forma, se deberán realizar las siguientes actividades: - Comunicar al representante legal de la entidad afectada. - Comunicar a la compañía aseguradora. Salidas - Notificación (personal). - Notificación (aviso).

Audiencia de descargos

Descripción Actividad en la cual se reúnen todos los elementos (versión libre, descargos, solicitud de pruebas, etc.) necesarios para tomar una decisión dentro del proceso. Entradas - Auto de apertura. - Auto de imputación. Procedimiento La audiencia de descargos deberá iniciarse en la fecha y hora determinada en el auto de apertura e imputación del proceso. En dicha audiencia se llevarán a cabo las siguientes actuaciones conforme lo establece el artículo 99 de la Ley 1474 de 2011:

1. Ejercer el derecho de defensa. 2. Presentar descargos a la imputación. 3. Rendir versión libre. 4. Aceptar los cargos y proponer el resarcimiento del daño o la celebración de un acuerdo

de pago. 5. Notificar medidas cautelares. 6. Interponer recurso de reposición. 7. Aportar y solicitar pruebas. 8. Decretar o denegar la práctica de pruebas.


9. Declarar, aceptar o denegar impedimentos. 10. Formular recusaciones. 11. Interponer y resolver nulidades. 12. Vincular nuevo presunto responsable. 13. Decidir acumulación de actuaciones. 14. Decidir cualquier otra actuación conducente y pertinente.

En esta audiencia las partes tienen la facultad de controvertir las pruebas incorporadas al proceso en el auto de apertura e imputación, las decretadas en la audiencia de descargos y practicadas dentro o fuera de la misma, de acuerdo con lo previsto en el artículo siguiente. En esta audiencia las partes tienen la facultad de controvertir las pruebas incorporadas mediante auto de apertura e imputación, las decretadas en la audiencia de descargos y practicadas dentro y fuera de la misma. Trámite (artículo 100) La audiencia de descargos se tramitará conforme a las siguientes reglas:

1. El funcionario competente para presidir la audiencia, la declarará abierta con la presencia de los profesionales técnicos de apoyo designados; el presunto responsable fiscal y su apoderado, si lo tuviere, o el defensor de oficio y el garante, o a quien se haya designado para su representación;

2. Si el presunto responsable fiscal no acude a la audiencia, se le designará un defensor de oficio

3. Si el garante en su calidad de tercero civilmente responsable, o su apoderado previa citación, no acude a la audiencia, se allanarán a las decisiones que en la misma se profieran;

4. Cuando exista causa debidamente justificada, se podrán disponer suspensiones o aplazamientos de audiencias por un término prudencial, señalándose el lugar, día y hora para su reanudación o continuación.

5. Solamente en el curso de la audiencia de descargos, los sujetos procesales podrán aportar y solicitar pruebas. Las pruebas solicitadas y las decretadas de oficio serán practicadas o denegadas en la misma diligencia. Cuando se denieguen pruebas, procede el recurso de reposición, el cual se interpondrá, sustentará y resolverá en la misma audiencia;

6. La práctica de pruebas que no se pueda realizar en la misma audiencia será decretada por un término máximo de un (1) año, señalando término, lugar, fecha y hora para su práctica; para tal efecto se ordenará la suspensión de la audiencia.

Salidas Archivos multimedia.


¿Se interponen recursos?

Descripción Etapa que determina si hay interposición de recursos durante la audiencia de descargos.

Realizar recursos

Descripción Actividad en la cual el(los) presunto(s) responsable(s) hace uso de los recursos de reposición y apelación durante la audiencia de descargos. Entradas Descargos. Procedimiento Durante la audiencia de descargos el presunto responsable puede interponer recursos de reposición y/o apelación. Salidas Recursos de reposición y apelación.

Solucionar recursos

Descripción Actividad de resolución de los recursos interpuestos durante la audiencia de descargos. Entradas Recursos de reposición y/o apelación. Procedimiento En audiencia se decidirán los recursos de reposición y/o se concederá el recurso de apelación. Salidas Solución a los recursos de reposición y apelación.

Audiencia de decisión

Descripción Actividad que expone el caso y contiene elementos como los alegatos de conclusión y el cierre


del debate y la suspensión de la audiencia. Entradas Archivos multimedia de la audiencia de descargos. Procedimiento Esta audiencia es presidida por el funcionario competente para decidir:

1. Apertura de la audiencia. 2. Uso de la palabra a los sujetos procesales para sus alegatos de conclusión. 3. Exposición amplia de los hechos. 4. Decisión o fallo (para proferir dicho fallo se podrá suspender la audiencia por un término

máximo de 20 días). El fallo puede ser: (1) Fallo con responsabilidad fiscal. El funcionario competente proferirá fallo con responsabilidad fiscal al presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público y de su cuantificación, de la individualización y actuación cuando menos con culpa leve del gestor fiscal y de la relación de causalidad entre el comportamiento del agente y el daño ocasionado al erario, y como consecuencia se establezca la obligación de pagar una suma líquida de dinero a cargo del responsable. (2) Fallo sin responsabilidad fiscal. El funcionario competente proferirá fallo sin responsabilidad fiscal, cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal. Salidas Fallo con o sin responsabilidad fiscal.

Notificar

Descripción Actividad que notifica al(los) presunto(s) responsable(s) sobre el fallo resultante de la audiencia de decisión. Entradas Fallo con o sin responsabilidad fiscal. Procedimiento La providencia que decida el Proceso de Responsabilidad Fiscal se notificará en la forma y términos que establece el Código Contencioso Administrativo y contra ella proceden los recursos allí señalados, interpuestos y debidamente sustentados por quienes tengan interés


jurídico, ante los funcionarios competentes. Salidas Notificación en estrados.

¿El fallo es con responsabilidad fiscal?

Descripción Etapa que determina si el fallo es CON o SIN responsabilidad fiscal.

Realizar recursos

Descripción Actividad en la cual el(los) presunto(s) responsable(s) hace uso de los recursos de reposición y apelación al fallo de primera instancia. Entradas Fallo con responsabilidad fiscal. Procedimiento Contra el fallo con responsabilidad fiscal proferido en audiencia proceden los recursos de reposición o apelación dependiendo de la cuantía determinada en el auto de apertura e imputación. El recurso de reposición procede cuando la cuantía del presunto daño patrimonial estimado en el auto de apertura e imputación, sea igual o inferior a la menor cuantía para contratación de la entidad afectada con los hechos y tendrá recurso de apelación cuando supere la suma señalada. Estos recursos se interpondrán en la audiencia de decisión y serán resueltos dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir del día siguiente a la sustentación del mismo. Salidas Recursos de reposición y apelación.

Solucionar recursos Descripción Actividad que resuelve los recursos interpuestos de reposición y/o apelación. Entradas Recursos de reposición y/o apelación al fallo. Procedimiento


Estos recursos se interpondrán en la audiencia de decisión y serán resueltos dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir del día siguiente a la sustentación del mismo. Salidas Decisión a los recursos interpuestos.

Realizar auto de archivo

Descripción Habrá lugar a proferir auto de archivo cuando se pruebe que el hecho no existió, que no es constitutivo de detrimento patrimonial o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio o la operancia de una causal excluyente de responsabilidad o se demuestre que la acción no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción de la misma (artículo 47 de la Ley 610 de 2000). Entradas - Indagación Preliminar de los hallazgos. - Fallo sin responsabilidad fiscal. - Notificación del fallo de primera instancia. Procedimiento Se realiza un documento en el que se establece que la decisión proferida una vez se hace uso de los recursos queda en firme. Salidas Auto de archivo.

Enviar para grado de consulta

Descripción Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio (artículo 18 de la Ley 610 de 2000). Entradas Auto de archivo. Procedimiento Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el


expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador (artículo 18 de la Ley 610 de 2000). Salidas Providencia o aceptación tácita de archivo.

Realización de acto administrativo ejecutoriado

Descripción Actividad en la que la decisión proferida, una vez se hace uso de los recursos, queda en firme. Entradas - Fallo de responsabilidad fiscal. - Notificación del fallo. Procedimiento Se realiza un documento en el que se establece que la decisión proferida una vez se hace uso de los recursos queda en firme. Salida Acto administrativo ejecutoriado.


Descripción La facultad de la Administración de cobrar directamente, sin que medie intervención judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales. Entradas Auto administrativo ejecutoriado (documento). Procedimiento

1. Recibir fallos, sanciones, cuotas partes pensionales, cuotas de fiscalización. 2. Expedir auto de sustanciación y asignar al profesional, para que proyecte auto de

mandamiento de pago. 3. Fijar el estado, expedir los oficios de citación, ordenar la búsqueda de bienes, decretar la

medida cautelar.


4. Enviar copia del auto de mandamiento de pago a la contraloría auxiliar para recursos financieros, para crear cuenta de cobro.

5. Notificar a los responsables, resolver los recursos de Ley, según el caso, nombrar Curador Ad-litem si el responsable no comparece.

6. Dictar sentencia ordenando seguir adelante la ejecución, resolviendo las excepciones perentorias formuladas, practicar la liquidación del crédito, efectuando el traslado a las partes, para su objeciones, aprobar la liquidación del crédito, si hay medidas cautelares efectivas, proceder al avalúo para su posterior remate o la entrega de dineros embargados al ejecutante.

7. Solicitar la suspensión de las medidas cautelares cuando el demandado propone acuerdo de pago. Al pagar, el demandado debe presentar el recibo expedido por la Tesorería de la Contraloría o de la Entidad afectada por el detrimento.

8. Dictar auto Interlocutorio que da por terminado el proceso, cuando el ejecutado cancela la obligación, levantar las medidas cautelares y ordenar el archivo. Expedir los oficios pertinentes, hacer la Nota Secretarial de archivo.

Salidas Auto interlocutorio que da por terminado el proceso y la Nota Secretarial de archivo.

Fin del proceso verbal de responsabilidad fiscal

Descripción El proceso verbal de responsabilidad fiscal llega a su fin al cumplir con las etapas de: - Apertura e imputación - Audiencia de descargos - Audiencia de decisión - Fallo - Presentación y resolución de los recursos de reposición y apelación (opcional). - Ejecución de Providencias.

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