informe cuatrimestral del estado del control …se reestructuró el protocolo de código azul en el...

MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E. EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NIT: 805.027-337-4

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011

RRED DE SALUD ORIENTE

Jefe de Control Interno:

DIEGO ZAPATA ORTEGA

Período evaluado: Julio de 2015 – Octubre de 2015

Fecha de elaboración: Noviembre de 2015

Subsistema de Control de Planeación y Gestión

Dificultades

En materia de gestión documental se encuentra aún pendiente la organización de documentos según su ciclo vital y las transferencias al archivo central no se han realizado por parte de algunas dependencias. Faltan estanterías en el Archivo Central las cuales facilitarían la movilización de las historias que se encuentran dispersas o sin integrar. No obstante es pertinente mencionar que ya se solicitaron y están en proceso de cotización. Dentro de los elementos de dotación del Archivo Central se requieren unas buenas condiciones que aseguren la conservación total del Archivo Documental, al igual que condiciones idóneas de trabajo para el funcionario. Esto hace necesario la instalación de Aire Acondicionado con características especiales para tal fin. Para dar cumplimiento a los requerimientos que tiene el sistema de gestión documental se hace necesario la intervención de apoyo para todos los procesos administrativos y el acompañamiento a capacitaciones en las diferentes dependencias, con el fin de cumplir con los procesos establecidos en el sistema de Gestión Documental. El aplicativo ALFANET que soporta el proceso de ventanilla única presenta unos módulos que son muy limitados y no se ajustan a los nuevos requerimientos del sistema de Gestión Documental alineados a otros sistemas de la organización. Para el ejercicio de implementación del sistema de costos bajo la metodología ABC, se ha presentado como limitante la escaza disponibilidad de tiempo de los líderes de proceso para realizar el levantamiento de información.


Frente a los procesos asistenciales las limitantes más importantes son: Las condiciones de seguridad del entorno limitan el desarrollo de las actividades programadas en Promoción y Prevención que requieren de intervenciones extramurales. La crisis hospitalaria de la ciudad ha afectado negativamente la continuidad en el manejo de población a riesgo como las gestantes, hipertensos, diabéticos y niños Falta de oportunidad en la entrega de medicamentos a los pacientes crónicos por parte de las EPS, afectando el cumplimiento de metas de tratamiento a estos usuarios. La alta rotación de recurso humano en las áreas asistenciales, principalmente en los procesos hospitalarios genera limitantes de formación y entrenamiento. Igualmente dificulta la adherencia a guías, protocolos y políticas institucionales. Retardo en la remisión de pacientes por la falta de oportunidad y disponibilidad del servicio de ambulancia. Transporte de pacientes en ambulancia con médico de la ESE, lo que deja en ocasiones el servicio de urgencias sin un médico de turno. Falta de respuesta a las remisiones que se realizan desde el Hospital Carlos Holmes Trujillo.

Avances

En el área de participación social se han desarrollado las siguientes actividades en el cuatrimestre Julio- Octubre de 2015:

- Se ha gestionado con la secretaria de salud municipal una serie de capacitaciones en salud sexual y reproductiva dirigidas a grupos organizados de la comunidad.

- Se estandarizo el proceso de convocatoria y elección de las Asociaciones de usuarios y se renovaron sus juntas directivas para el periodo 2015-2017.

- Se ha realizado acompañamiento a los 5 SIAU que operan en la entidad. - Se ha capacitado a las diferentes asociaciones de usuarios en temas de salud - Se ha participado en el Comité de Vigilancia Epidemiológica COVECOM

En el proceso de implementación de sistema de costos bajo la metodología ABC los avance en el cuatrimestre julio- octubre son los siguientes:


- Estudio de la metodología costos ABC en el sector salud

- Diseño de formatos para recopilar información de acuerdo al portafolio de servicios

- Selección de los servicio a iniciar el proceso de costeo (laboratorio clínico y odontología)

- Levantamiento de información a través de técnicas como la entrevista, la observación, medición de tiempos, análisis de costos de nómina (asistencial y administrativo)

- Consolidación de la información en hoja de costos

En Gestión del talento humano se destaca en este periodo la celebración del día de la familia con participación de funcionarios y sus familias (428 personas). Igualmente se celebró el día de las profesiones con amplia participación de los funcionarios. Se continuó con la ejecución del plan de capacitación y la programación de inducción y reinducción. En los procesos asistenciales los avances más relevantes han sido: En el cuatrimestre julio - octubre de 2015 se han ejecutado las actividades de Promoción y Prevención y de Diagnóstico y Tratamiento de acuerdo a los contratos establecidos con las aseguradoras y con la secretaria de salud. Se han generado, validado y presentado los RIPS mensualmente en los tiempos acordados según la norma. Para mejorar el reporte de la resolución 4505 de 2012 se han capacitado los cajeros para mejorar la calidad de los datos básicos. Igualmente se está alimentando este reporte con diferentes fuentes de información: bases de datos de programas, laboratorio clínico y SIVIGILA. Se han realizado mensualmente los comités de vigilancia epidemiológica. Se han llevado a cabo 2 COVECOM fortaleciendo la línea de infancia, prevención de la enfermedad pro desnutrición en niños menores de 5 años. Se ha articulado con secretaria de salud pública la aplicación de biológico no PAI, los cuales nos ha permitido ampliar la cobertura en la población infantil para prevenir el desarrollo de enfermedades prevenible por vacuna.


Se participó en la jornada nacional de vacunación celebrada el 28 de agosto, incluyendo el lanzamiento de la jornada en un sector crítico como el barrio Llano verde Se ha articulado con la secretaria de salud pública municipal y ministerio de salud en el proyecto para que la ese oriente sea un centro de entrenamiento en la estandarización del manejo de la HTA. Se ha continuado con la ejecución del proyecto de víctimas del conflicto armado en las comunas 13, 14,15 y 21. Se ha continuado con el fortalecimiento de los servicios amigables para jóvenes en la comunas 13, 14,15 y 21 En este periodo se ha continuado o iniciado la adecuación y dotación de la plantas física de las siguientes instituciones:

- Dotación del edificio de consulta externa del Hospital Carlos Holmes Trujillo - Ampliación del Centro de Salud Decepaz - Construcción Centro de Salud Llano Verde - Ampliación Centro de Salud Potrero Grande - Sala de Partos

Se realizó en este periodo la adquisición y/o instalación de la siguiente tecnología:

- Mamografo Digital de última generación - Ecógrafo - Equipo de rayos X - Cunas de calor recién nacidos - Laboratorio Clínico de micro bacterias (TBC) - Central de esterilización

En cuanto al sistema obligatorio de garantía de calidad se tuvieron los siguientes avances en el periodo Julio - Octubre de 2015: Se continúan las reuniones mensuales del macro comité de seguridad del paciente en donde se realizó presentación de informes por cada comité, se realizaron análisis de casos, igualmente se definió la metodología para medir el clima de seguridad del paciente en los servicios hospitalarios. Se emitió tercera versión del programa de seguridad del paciente.


Se evaluaron los indicadores de oportunidad del traslado de pacientes a otras IPS Se dio capacitación sobre los ajustes a la evaluación cualitativa y se revisaron planes de acción de los procesos priorizados. Se realizaron capacitación a los funcionarios de las comunas 13, 14 y 21 sobre Seguridad del Paciente y Sistema Único Habilitación. Se realizaron auditorías a la consultas prioritarias de las comunas 14 y 21 se identificaron hallazgos con respecto a la no pertinencia en la clasificación de pacientes y a la no priorización de pacientes Se realizaron visitas de verificación al proceso de esterilización del Hospital Carlos Holmes Trujillo. Se realizó educación continua a funcionarios de la entidad en el reporte de incidentes y eventos e igualmente en la definición de conceptos en seguridad del paciente. Se ajustó el proceso de sanciones pedagógicas y se cambió a comparendo pedagógico para los usuarios inasistentes a las citas programadas. El siguiente es el consolidado de la vigencia hasta el mes de octubre.

2015 (Periodo Ene – Oct)

SIAU Nº Charlas

Pedagógicas Nº Usuarios Asistentes

VALLADO 40 390

DIAMANTE 6 32

MARROQUIN C 38 253

MANUELA B. 35 326

DESEPAZ 30 240

POTRERO G 40 444

TOTAL 189 1685

Se socializo en el Centro de Salud Diamante el proceso de reporte de incidentes, riesgos y


eventos. Se realizó el primer corte de seguimiento al cumplimiento del PAMEC Se aplicó la matriz del Ministerio de Salud de evaluación de cumplimiento al SIAU y al PAMEC y se reportó el informe a la Secretaria Departamental de Salud. Se continuó con la medición de reportes según su tipo (por incidente, riesgo, complicación o evento) destacándose el incremento de incidentes y riesgos y la disminución de eventos adversos.

No. de Reportes por Año

N° Reportes Clasificados 2012-2015


Se hicieron ajustes al protocolo de clasificación de pacientes para urgencias Se monitorearon los indicadores de calidad de reporte obligatoria según las resoluciones 056 y 1446. Se formularon planes de acción para los indicadores Triage II y para el indicador oportunidad de entrega de exámenes de laboratorio de urgencias por estar por fuera del umbral. El indicador de oportunidad de entrega de exámenes de laboratorio de urgencias se mantiene por encima del umbral cerrando el mes de octubre con un valor de 82 minutos cuando el umbral es de 60 minutos.


El indicador de oportunidad de Triage II tuvo en el mes de octubre un incremento a 52 minutos, por encima del umbral que es de 30 minutos. Esta situación es reflejo de la crisis del sistema hospitalario de la ciudad que ha incrementado significativamente en el último trimestre la consulta de urgencias en el Hospital Carlos Holmes Trujillo en donde se pasado de 300 a 600 atenciones diarias.

Se continuó con la medición del indicador de oportunidad desde admisión a consulta de urgencias clasificación Triage III, destacándose que en el mes de octubre se mejoró significativamente este indicador y se ubicó por debajo del umbral.

Para el indicador “Cumplimiento en la Entrega de Acciones para procesos priorizados”, se tuvieron en cuenta solo las Oportunidades de Mejora Priorizadas según la hoja radar que debían ser reportadas con fecha límite al corte 30 de septiembre como primer corte en el


PAMEC. Se reestructuró el protocolo de código azul en el servicio de urgencias Se hizo el protocolo de descompactación de pacientes. Charlas educativas a usuarias sobre derechos y deberes y cumplimiento a las cita médicas y odontológicas Se realizó asesoría a los equipos de autoevaluación del Sistema Único de Acreditación. En el proceso de Gestión Ambiental se destaca en este periodo que se han utilizado en el edificio nuevo de consulta externa del Hospital Carlos Holmes Trujillo pinturas amigables, así mismo se instalaron ahorradores de agua en dicha edificación. En el servicio de odontología se eliminaron las amalgamas de mercurio, contribuyendo esto a mejorar en aspectos de seguridad del paciente y en la eliminación de residuos peligrosos. Se destaca que el equipo de rayos x digital que adquirió la entidad no genera líquido revelador y fijador lo que constituye una excelente contribución al medio ambiente. Actividades de Gestión Documental en el cuatrimestre Julio- Octubre: Dentro del proceso de Gestión Documental se pueden destacar los avances significativos que se presentan tanto en Organización del Archivo Central de Historias Clínicas como en la revisión y verificación de las T.R.D de los procesos Administrativos. Se asignó un grupo de 14 funcionarios quienes están comprometidos con los objetivos propuestos para el área de Gestión Documental, orientados a los procesos de organización y conservación tanto de las historias clínicas como de los documentos soportes de la gestión de los procesos administrativos. Se realizó diagnostico anexando evidencia fotográfica para establecer el estado de conservación de cada uno de los archivos de las IPS con el objetivo de trazar un plan de trabajo y organizar cronograma de actividades de los auxiliares contratados para el área de gestión documental. Dentro del diagnóstico realizado se priorizaron los centros y puestos de salud que requerían mayor intervención debido al cumulo de historias y al grado de conservación y deterioro de las mismas, en estas IPS se envió parte del personal contratado con el fin de organizar de manera rápida el estado del archivo y en aquellos puestos de salud donde el


volumen de historias clínicas es menor, se solicitó a la responsable de cajeros Elizabeth Ramos que nos permitirá utilizar este recurso humano para realizar inventario físico de todo el archivo físico que se encuentre en la IPS Las actividades que se establecieron para empezar a organizar el archivo de Historias Clínicas consisten en:

Inventario físico de H.C: N. de documento, nombre y apellido, teléfono, dirección, primera fecha de atención, última fecha de atención, N. de folios.

Expurgo: Eliminación de documentos que no hacen parte de la Historia Clínica.

Foliación: numeración de cada una de la hojas que componen la H.C Actividades desarrolladas en el Centro de Salud Marroquín Cauquita: Debido al estado de conservación de este archivo, se estableció como tarea inicial antes de realizar inventario físico, organizar el cumulo de historias que se encuentran en hojas sueltas en archivadores A-Z las cuales corresponden al servicio de Atención Medica Prioritaria, encontrándose en promedio un total de 150 Archivadores con más de 350 folios. Sin embargo a la fecha se ha realizado limpieza, organización de estanterías y expurgo de las mismas, clasificación de hojas en archivadores AZ por los dos últimos dígitos e integración con Historia clínica. Contando con un porcentaje de avance de un 15% debido a que se hace necesario organizar la información antes de realizar inventario documental.

ANTES


A LA FECHA CON INTERVENCION DEL GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL


Archivo ubicado en Hospital Carlos Holmes Trujillo segundo piso Debido a la dificultad para buscar historias clínicas se decidió realizar limpieza y evacuación de Historias Clínicas que se encontraban en pasillo e Historias Clínicas correspondientes a Partos y Urgencias del año 2010 y 2011 e integrarlas con las que se encontraban en Diamante Archivo Central. Se decide realizar una vez a la semana organización de historias clínicas en orden consecutivo y depuración de cajas con cada una de las áreas que tienen algún tipo de documentación en este archivo.

ANTES

INTERVENCION GESTION DOCUMENTAL


DESPUES

Intervención Archivo Central Diamante

Intervención Archivo de Historias Clínicas Manuela Beltrán Se dispone de dos auxiliares encargados de inventario físico, expurgo y foliación, de Historias Clínicas, en compañía de la Jefe del Centro de Salud se revisan consultorios y se verifica que no existan historias en servicios que no corresponden al archivo, se levanta acta y se firma constancia de verificación con cada funcionario que se encuentra en los consultorios.


Por solicitud de Gerencia se trasladan Historias Clínicas depuradas al Archivo Central ubicado en el Centro de Salud Diamante. Intervención Puesto de Salud Orquídeas: Según solicitud de Gerencia se realiza limpieza y organización de documentos encontrados en Puesto de Salud Orquídeas, se realiza evacuación de facturas capitadas correspondientes a vigencias anteriores al igual que soportes de contratos de Promoción y Prevención (planillas) correspondiente al 2011. En compañía de la empresa de reciclaje se pesa y se separan los documentos correspondientes para la destrucción (9 toneladas). Este trabajo se llevó a cabo en 3 días debido a la complejidad y el volumen encontrado.


Se solicitó a la comodataria colaboración para limpieza de historias clínicas encontradas con el fin de trasladarlas al Centro de Salud Diamante, estas historias corresponden a atenciones inferiores al 2005. Avances de Gestión Documental en el Área Administrativa: Se establece cronograma de trabajo por cada área Administrativa con el objetivo de revisar de forma personal las Tablas de Retención Documental y esclarecer dudas que se presenten con el personal. Se ha establecido el día miércoles para realizar visitas en cada dependencia, con las cuales se han realizado modificaciones en las T.R.D y se ha aclarado dudas que se tienen con la forma correcta de archivar, dado a la complejidad de algunas áreas se ha extendido el tiempo de revisión y culminación de las mismas. Sin embargo se ha ido adelantando trabajo fuera del cronograma con el fin de dar culminación a las T.R.D de cada área. Se han realizado en cada visita la elaboración de Actas que evidencian el trabajo desarrollado con cada responsable de proceso, dando un trato personalizado y suficiente tiempo que le ha permitido a cada responsable despejar dudas que se presenten. Se han realizado inventario documental de los formatos que maneja cada área y un inventario promedio del fondo acumulado que poseen con fechas inferiores al 2013 con el fin de establecer la cantidad de documentos que requieren de trasferencias. Con el fin de ayudar a las áreas administrativas en la organización del archivo central, se designaron 2 auxiliares, quienes los días jueves ayudan en compañía de la secretaria de cada dependencia a organizar el archivo de gestión con el que cuentan. Esta labor se realiza en el área de Promoción y Prevención y en el área de Mantenimiento biomédico. Esta labor es supervisada y monitoreada por mí y por las secretarias de cada


área, quienes tienen clara instrucción de cómo se debe organizar el archivo. El objetivo del acompañamiento del Área de Gestión Documental en los procesos administrativos tiene como objetivo que los funcionarios empiecen a adoptar costumbres organizativas diferentes que van en beneficio tanto del área como de la organización, es brindarles la ayuda y el respaldo necesario para llevar a cabo un proceso organizativo exitoso. VERIFICACION Y MODIFICACION DE T.R.D EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS


Subsistema de Control de Evaluación y Seguimiento

Dificultades

Débil soporte estadístico para la oficina de calidad para la generación de informes. Si bien se han desarrollado acciones de fomento de la cultura del autocontrol y se ha definido un instrumento para documentar y hacer seguimiento a las acciones de autocontrol por parte de los líderes de procesos, aun este ejercicio es incipiente en la entidad. Ha existido demora en la entrega y formalización de los procesos y procedimientos en las diferentes áreas, ejercicio que a octubre 31 no ha terminado aún. El ejercicio de actualización de los procesos y procedimientos de las áreas administrativas y financieras limita la oportunidad en la ejecución del Plan de Auditorías Internas a dichos procesos. El archivo donde se genera y reporta la información de la Resolución 4505 de 2012 continua con algunas falencias.

Avances

La oficina de control interno inicia las auditorías a los procesos de inventario, almacén, y servicio farmacéutico. La oficina de control interno ha continuado con el fortalecimiento del autocontrol a través del boletín interno y en las jornadas de inducción y reinducción. La oficina de control interno ha consolidado el cuadro de mando y la relación general de informes para aprobación de gerencia. Se realizan 2 auditorías médicas por parte del auditor médico. La oficina de calidad realiza auditorias de seguimiento a las brechas identificadas en el Sistema Único de Habilitación. La oficina de control interno consolida y reporta a la Contraloría General de Santiago de Cali la información de reporte obligatorio según cronograma de SIA. Se evaluaron, consolidaron y reportaron los indicadores de reporte obligatorio a los diferentes entes de control de manera oportuna según cronograma.


Eje Transversal de Información y Comunicación

Dificultades

Falta de personal calificado en el área de redes, comunicaciones, soporte técnico. Instalaciones física inadecuadas en el área de servidores y comunicaciones. Falta de un área de trabajo de mantenimiento. Limitaciones en la disponibilidad del transporte para mejorar la oportunidad de atención. La administración del sistema de información de historia clínica SIHOS es llevado a cabo por una empresa externa por lo cual el área de sistemas de información tiene poca injerencia. Obsolescencia del aplicativo alfanet que soporta el sistema de gestión documental lo que no permite la actualización del servidor en el cual esta alojado. Aun no se pone en funcionamiento el correo interno.

Avances

Se inició el acompañamiento al ejercicio de rediseño de la página web Se diseñó la intranet para facilitar los procesos de comunicación interna. Está pendiente su aprobación para la implementación. Se proyectó las política de seguridad de información de la historia clínica en SIHOS Se actualizó el sistema operativo de los 5 servidores e instalación del sistema operativo en el servidor nuevo. Se llevaron a cabo la identificación de necesidades de seguridad y de requerimientos de hardware y software. Se realizó el rediseño de la seguridad de la información en la red (configuración de hardware y software).


Seguimiento y ajuste a la interface web entre los equipos Roche y SIHOS. Seguimiento a la implementación del módulo de recursos humanos en SIHOS. Solución a requerimientos y necesidades del aplicativo SIHOS en las áreas administrativas y asistenciales. Monitoreo y mantenimiento de la red de datos y los radios enlaces. Se ha venido ejecutando en este periodo el mantenimiento de equipos de cómputo en el hardware. Se realizó la instalación de cableado estructurado en los consultorios nuevos, sistema de voceo, cámara de seguridad y video. Instalación y configuración de equipos de cómputo e impresoras en el área nueva de consulta externa del Hospital Carlos Holmes Trujillo. El área de sistemas de información participó en el proyecto de historia clínica unificada de las ESEs de Cali. El área de sistemas de información participó del proyecto de imágenes diagnosticas digitales, configuración del PAC (SERVIDOR para el manejo de imágenes diagnosticas), instalación de las estaciones de trabajo y de lectura de las imágenes. Se ha realizado la instalación de lectura de las imágenes diagnosticas por vía web. Se llevaron a cabo capacitaciones a los médicos en lectura de imágenes diagnósticas. El área de sistemas de información llevo a cabo la configuración del equipo de cómputo para lectura de imágenes diagnosticas de rayos x por el traslado provisional por remodelación del edificio de consulta externa del Hospital Carlos Holmes Trujillo. En este periodo se llevó a cabo la reorganización de cableado estructurado en el segundo piso del Centro de Salud Marroquín. Se realizaron actividades de soporte técnico correctivo de equipos de cómputo, impresoras y telefonía en las IPS de la red, que implica reconfiguración y reinstalación del sistema operativo y de aplicativos. Se desarrolló el procedimiento de administración de usuario para el ingreso y dada de baja


en los aplicativos SIHOS y en el dominio de la red. Instalación, administración y monitoreo del antivirus de la red. El área de sistemas de información brindó apoyo y soporte a los procesos de rendición de cuentas, tesorería, facturación, nomina, contabilidad, almacén, talento humano, jurídica, subgerencia de promoción y promoción, calidad y subgerencia científica. Se realizó en este periodo la auto evaluación de los 13 estándares de la gerencia de información del sistema único de acreditación SUA. Se llevó a cabo la reestructuración de cableado estructurado y puntos de red y de energía en el edificio administrativo del Hospital Carlos Holmes Trujillo. En este periodo se publicó la edición correspondiente a los meses septiembre-octubre del boletín “Notiorientese” dirigido al cliente interno de la entidad. En dicho boletín se dio despliegue a los siguientes tópicos:

- Conmemoración del día internacional de la enfermera - Maternidad Segura - Un día sin tabaco - Programa Institucional de Fármaco vigilancia - Ejercitándonos en el autocontrol - Despliegue de la nueva planta física de Consulta Externa del Hospital Carlos

Holmes.

En este cuatrimestre se ha desarrollado el plan de carteleras con la difusión de derechos y deberes y con información reportada de la secretaria de salud pública sobre plan de vacunación, virus de papiloma humano, riesgo reproductivo y chicunguña. Se publicaron 6 ediciones de fondo de pantalla alusivos a los siguientes temas: Política de Control interno Política de Planeación Servicios Amigables Jornada de Vacunación Día mundial de Lavado de manos Torneo de futbol interno Se realizó la convocatoria a la asociación de usuarios para la elección de renovación.


Se realizaron 2 videos sobre la promoción de servicios amigables para jóvenes y papelería alusiva al programa como folletos y volantes. Además de material publicitario como cartucheras, botones, agendas y pendón. Para el proyecto de atención a víctimas de violencia se hicieron pendón y calcomanías para el censo de familias.

Se realizaron 5 videos para las jornadas de salud oral. Igualmente se diseñó el folleto publicitario de la actividad. Para la jornada municipal de vacunación se realizó la difusión de los fondos de pantalla y en página web, así como el perifoneo.

Recomendaciones

Mejorar el soporte estadístico brindado a la oficina de calidad con el fin de optimizar la generación de informes. Se recomienda para el área de sistemas la adquisición de servidores de backups que sirvan como respaldo en planes de contingencia. Se recomienda continuar con el fortalecimiento de la cultura del autocontrol, principalmente en su documentación, formulación de acciones de mejora, seguimiento y evaluación de las mismas. Se recomienda agilizar la definición y formalización del ejercicio de caracterización de procesos y levantamiento de procedimientos que se viene adelantando con una firma especializada. Estos productos deben concertarse y conciliarse con los respectivos responsables de procesos, además de todo un ejercicio pedagógico de socialización y capacitación que los líderes de proceso deben realizar posteriormente al interior de sus equipos de trabajo.

Para que éste despliegue se realice con efectividad se reitera la recomendación de fortalecer el equipo de líderes de proceso en tópicos como trabajo en equipo, comunicación efectiva, técnicas de dirección de personal, gestión documental, autoevaluación del control y de la gestión, etc. Se deben evaluar los mapas de riesgos acordes al nuevo mapa de procesos con la


metodología estandarizada para la Red en la vigencia actual. Si bien se ha avanzado en la Estrategia de Gobierno en Línea y en el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública, es necesario agilizar la formalización del Comité de Gobierno en Línea -GEL- y definir una serie de roles y tareas por adelantar. Se debe formalizar e implementar la política del sistema de gestión de seguridad de la información en la entidad. Si bien se ha rediseñando la plantilla de la página del Intranet, ésta aún no está aprobada y aún no se han cargado los contenidos. Por lo tanto se recomienda darle premura a una acción que es bastante importante para fortalecer las acciones de socialización, divulgación y entrenamiento con el cliente interno de la entidad. Si bien se han diseñado dentro del proceso de Gestión Documental los siguientes documentos; el Programa de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivo PINAR, el diseño las Tablas de Valoración Documental y el Inventario documental, se hace necesario desarrollar un ejercicio de socialización y entrenamiento con las diferentes áreas de la entidad con la finalidad de que todos los servidores conozcan , manejen y apropien todas estas herramientas de la función documental y de la archivística. Se recomienda brindar acompañamiento a las diferentes dependencias para mejorar la organización de documentos según su ciclo vital y las transferencias al archivo central de la entidad. Se hace necesario la adquisición o actualización de una solución informática para los procesos de Gestión Documental, o de la actualización de la herramienta ALFANET con que contamos en la actualidad. En reunión se planteó a la gerencia establecer el archivo central administrativo en el segundo piso de un ala de la sede administrativa de la entidad ubicada en el Hospital Carlos Holmes Trujillo. Dicha propuesta tuvo acogida por los responsables de procesos administrativos, siempre y cuando se garantizara la seguridad y la confiabilidad del área, así como la viabilidad jurídica para poder tener 2 archivos centrales. Se sugiere definir e implementar esta propuesta que permitiría organizar y descongestionar documentalmente a la mayoría de las áreas administrativas, financieras y de gestión. Están aún pendientes por realizar algunos ajustes por parte del área de sistemas al aplicativo SIHOS para incorporar información que debe contener el informe de la Resolución 4505 de 2012.


Informe elaborado por : DIEGO ZAPATA ORTEGA OFICINA DE CONTROL INTERNO

informe cuatrimestral del estado del control …se reestructuró el protocolo de código azul en el...

Documents