20145INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Control Interno de Gestión

NORBELY RESTREPO VASQUEZ

Período evaluado: SEP - DICIEMBRE 2015

Fecha de elaboración: 29 de enero de 2016

1. MODULO CONTROL DE PLANEACION Y GESTIÓN

1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO:

1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos: La empresa cuenta con un código de

Ética, el cual fue socializado con todo el personal. Al igual este documento es socializado en el

programa de inducción a nuevos trabajadores.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano: El Comité de Bienestar Social, cumplió a cabalidad con

la totalidad de las actividades programadas en el Programa de Bienestar Social, Incentivos y

Capacitación dirigidas a los empleados de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de San

José del Guaviare.

Para el trimestre de septiembre a diciembre el personal recibió las siguientes capacitaciones:

· Incendios forestales: teniendo en cuenta que la empresa cuenta con instalación o terrenos forestales (punto de captación bocatoma la maría), se capacito el personal de la brigada de emergencia de incendio donde se da a conocer el tipos de incendios, como combatir y actuar ante un incendio, y cuáles son los elementos de protección y herramientas que se usan para combatir un incendio.

· Trabajo seguro en alturas: de acuerdo a las labores que desempeña el personal operativo donde algunas actividades se desarrollan en a más de 1,50 metros del suelo y debajo del suelo, y área de almacén cuando se guarda material o equipos a una altura de más de 1,50 metros, se capacita el personal siguiendo el siguiente esquema:

- Conocimiento y legislación de trabajo seguro en alturas (TSA)

- Conceptualización TSA

- Peligros y riesgos asociados al TSA

- Conocimiento de elementos que conforman el equipo de TSA

- Evaluación y practica TSA

También se recibieron charlas sobre el CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS como (tipos de sustancias, síntomas y consecuencias del consumo de sustancias, tipo de enfermedades degenerativas) y LA NO VIOLENCIA CONTRA LA MUJER dando a conocer al personal los tipos de violencia, como identificar el maltrato, promoción del buen trato, prevención de los tipos de violencia.

Actividades de bienestar social:

Celebración cada dos meses, de los cumpleaños de los trabajadores

Gira Técnica a la empresa de servicios públicos de la Isla de San Andrés

Integración final de año

1.2.2 Evaluación de Desempeño: se realizó la Evaluación de desempeño de los empleados del

segundo semestre de la vigencia del 2015, por cada Coordinador de las respectivas

Áreas. No se genera ningún plan de mejoramiento dado que las evaluaciones son

satisfactorias.

1.2.3 Seguridad y Salud en el Trabajo: EMPOAGUAS E.S.P durante el periodo de septiembre a

diciembre de 2015 desarrolló las siguientes actividades en el área de Seguridad y Salud

en el trabajo:

Descripción de la actividad de trabajo: Visita de seguimiento en seguridad y salud en

Trabajo. La actividad que se desarrolla de manera continua durante 24 horas, consistió en la

toma de muestras de aguas residuales del sistema de alcantarillado.

Trabajadores en turno 1

ELIODORO GARCIA LEAÑOS

JUAN MANUEL RESTREPO GARCIA

JEFERSON CUELLAR BARRAGAN

ALEXANDER VESGA MORENO

Trabajadores en turno 2

OSCAR RICARDO MORA GONZALES

RICARDO MADERA CHAVEZ

JOSE LUIS GOMEZ RODRIGUEZ

JHON JAIRO LEON GARCIA

ALEXANDER VESGA MORENO

JUAN CARLOS VELANDIA SALCEDO

1. Aplicación de Formato de Inspección Seguridad Trabajadores

En este turno los trabajadores cumplen con los requisitos de básicos de seguridad

,(portan la dotación ,identificación de la empresa)

Se encuentran en lugar del trabajo y dispuestos a realizar sus tareas

Se observa armonía de trabajo en equipo , buenas condiciones físicas y de salud

La empresa facilito las herramientas y elementos adicionales de protección personal

de acuerdo al trabajo que ejecutan

Cuentan con equipo de comunicación y botiquín de primeros auxilios (móvil 3)

2. Peligros identificados:

Biológico ; exposición al contacto directo con fluidos o excrementos , bacterias , por

manipulación de aguas residuales del alcantarillado

Químico; inhalación de gases y vapores producidos por la acumulación de desechos

orgánicos y químicos en el sistema de alcantarillado

Físico; Iluminación; el turno nocturno no se tenía una iluminación adecuada para

desarrollar el trabajo.

Biomecánico; manipulación manual de cargas, manipulación de tanque de 500 Lt para

la recolección y medición de caudal.

Condiciones de seguridad ; locativo , los trabadores están expuestos a caídas por

superficie de trabajo( irregular , deslizante y con diferencia de nivel) y público; robos

atracos por encontrarse en una zona alejada de la zona residencial (zona de pastizal y

rastrojo)

3. Acompañamiento al procedimiento de la prueba de vertimiento;

Verificación del uso de los elementos de protección personal (botas impermeables con

punta de seguridad, impermeable pantalón y chaqueta con capucha, tapa bocas,

guante plástico manga larga tipo inseminación y guantes de manejo en látex.

Observación del procedimiento; es evidente el riesgo para la seguridad y la salud de

los trabajadores, la realización de esta actividad, por el contacto y la exposición a los

peligros antes mencionados.

4. Situaciones presentadas:

Durante el primer turno no se presenta ninguna novedad

Durante el segundo turno; El trabajador JOSE LUIS GOMEZ; durante la toma de una

muestra, le cayó agua de vertimiento residual en la cara y en los ojos; se le brinda los

primeros auxilios se le hace lavado con agua limpia.

Condiciones inseguras; se observa que la falta de iluminación hacen que el ambiente

o área de trabajo sea más inseguro para realizar este tipo de actividad dando origen a

incidentes o accidentes de trabajo, y el tipo de protección ocular no es el indicado

para esta labor dado que se humedece y no permite la visibilidad, adicionalmente no

cubre toda la cara.

Bienestar del trabajador: el primer turno manifestó incomodidad por la hora de la

comida y el desplazamiento que se debió hacer para recoger los alimentos.

Actividades desarrolladas en noviembre y diciembre de 2015:

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION

01

Identificación

ambientes de

trabajo de

EMPOAGUAS

Durante los días 3 al 6 de noviembre 2015, se realizó

recorrido de identificación de los diferentes ambientes

de trabajo y procesos, que se llevan a cabo en

EMPOAGUAS E.S.P. y revisión de documentación en

materia de SST.

02

Revisión y

aprobación de

formatos

Este proceso se realizó por medio de un oficio,

solicitando la revisión y aprobación de formatos para

ser implementados en el área de seguridad y salud en

el trabajo con el fin de realizar el seguimiento

respectivo a las diferentes actividades que se

desarrollan en EMPOAGUAS E.P.S.

FORMATOS:

-Reporte de condiciones inseguras, actos inseguros, incidentes y accidentes de trabajo. -Inspección de extintores. -Inspección de seguridad de trabajadores. -Inspección de vehículos de EMPOAGUAS APS -inspección Botiquín. -Permiso para trabajo en alturas. -Permiso para trabajo en espacios confinados. -Verificación de documentos de vehículos y motos.

03 Pausas activas

Esta actividad se realizó con el personal de operativa

frecuente mente, en la hora de la mañana y la tarde,

realizando ejercicios de calentamiento antes de

comenzar las actividades de campo impuestas por el

ingeniero Velandia.

04 Inspección y

control de vectores

Se realizó inspección de vectores en acompañamiento

de la secretaria de salud de departamental en los

diferentes ambientes de trabajo. En los espacios que

tuviesen planta vivas en matera. Se hizo

recomendaciones y aplicación de VECTOBAC°WOG,

para controlar vectores.

05 Aplicación de listas

de chequeo

Se realizó en el área urbana y rural en el desarrollo de

las actividades de los trabajadores, e identificando

necesidades del personal de la falta de equipos y

elementos de protección y del mal estado de la vía de

acceso del embalse.

06 Visitas a los

ambientes trabajo.

Esta actividad se realizó con frecuencia. e

identificando los diferentes peligros y riesgos que

puedan conllevar a una accidente de trabajo o

enfermedad laboral.

07 Curso de trabajo

segura en alturas.

Se realizó participación y acompañamiento al personal

inscrito en el curso, en el desarrollo de las dientes

actividades impuesta por el instructor del SENA en la

ejecución de trabajo segura en alturas, que se llevo a

cabo en los días 22, 27,28 de octubre 2015 y 3,

4,5,7,21 y 28 de noviembre 2015 de 06:00 AM a

08:00AM y 09:00 AM

08

Día internacional

de la no violencia

contra la mujer.

Actividad programada con EL PIC, charla participativa

sobre la promoción del buen trato y prevención de los

tipos de violencia realizada el 24 de noviembre 2015.

09

Motivación de

participación de

piropos.

Se pasó por las diferentes áreas administrativas de la

empresa motivando a los hombres a crear piropos a

las mujeres y concursaran con el beneficio de ganar

un premio. El señor JOHN GRAJALES participo en el

concurso de piropos en representación de la empresa

y gano ocupando el segundo puesto y recibió como

premiación una ancheta.

10 Mantenimiento de

iluminarias

Se realizó el mantenimiento de iluminarias, reposición

y cambio de lámparas, proyectando instalaciones de

las mismas en las áreas que presentaban deficiencia

lumínica, en la reas de almacenamiento, archivo,

comercial, recepción de administrativa, en los baños

de administrativa, área de dosificación y planta

eléctrica.

11 Revisión de aires

acondicionados.

Se realizó mantenimiento a todos los aires

acondicionados de la empresa con sus respectivas

reparaciones.

12

CONTRATO DE

COMPRAVENTA

Y SERVICIOS,

(mantenimiento

preventivo de aires

acondicionados

que incluyen

repuestos),

Se realizó seguimiento, con las respetivas

recomendaciones en seguridad y salud en el trabajo, y

trámites pertinentes en la oficina del trabajo, para el

permiso laboral de menores de edad.

13

Seguimiento de

contrato o

convenio N° 167

Se realizó seguimiento, con las respetivas

recomendaciones en seguridad y salud en el trabajo,

al personal que estaba ejecutando el contrato

14

Seguimiento de

contrato o

convenio las

heliconias.

Se realizó seguimiento al personal y Aplicación de

listas de chequeo con las respetivas recomendaciones

en seguridad y salud en el trabajo,

15

Divulgación de

información

(Afiches).

Ruta informativa de atención integral en salud

de primera infancia y adolescencia.

ARL positiva ruta de atención

16 Desafío de hábitos

de vida saludable.

Se realizó participación y acompañamiento al grupo

que fue en representación de EMPOAGUAS E.S.P. en

la ejecución de la actividad programada con EL PIC,

donde se desarrolló un desafío evaluativo sobre

régimen alimentario saludable, actividad física y salud,

17 Charla de

POSITIVA ARL

Se realizó acompañamiento y participación en la

charla programada con la ARL, sobre prevención de

consumo de sustancias PSICOACTIVAS.

18

Apoyo en el

proceso de

navidad.

Se realizó apoyo en la compra y decoración navideña.

19

Atención a la

Visita a la empresa

de la ARL

POSITTIVA.

asesoría en documento SG-SST, los días

20 Riesgos laborales Afiliación de trabajadores dependientes a la ARL

21

Plan de

emergencias

Actualización de datos del plan de emergencias.

22 Capacitación de

estudiantes

Se realizó participación y acompañamiento al grupo

de estudiantes ingeniería ambiental de la universidad

UNAD, en el proceso de tratamiento de agua potable.

23

Verificación y

seguimiento

mensual a lista de

empleados activo

en la ARL

Se lleva un control mensual de trabajadores de EMPOAGUAS E.S.P. afiliados a la ARL.

24 Registro

ausentismo laboral Se registró el ausentismo laboral de la población de la empresa.

25 COPASST Se ha hecho acompañamiento a las dos reuniones del comité

26

Reporte de

accidente de

trabajo (A.T.).

Se realizó reporte a la ARL de la A.T. de VIVIANA NEIRA de contusión de tobillo derecho.

27

Solicitud mediante

oficios

(pendientes)

Señalización Rejillas para cubrir cunetas Botiquín de primeros auxilias Reforzar la iluminación de las plantas de

tratamiento. adaptación de parqueadero.

1.2 COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos: en el proceso de empalme se cumplió con los requisitos de entrega de información al equipo de empalme entrante, conforme a las

directrices contempladas en la circular No.18 de 2015 suscrita por la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación. Así mismo se realizó entrega de un Informe de Gestión con corte 30 de septiembre de 2015, donde se describen todas las actividades desarrolladas de los Planes, Programas y Proyectos en ejecución de la vigencia.

1.2.2. Modelo de Operación por Procesos: La Empresa EMPOAGUAS E.S.P, cuenta con el

Modelo de Operación por Procesos, actualizado según Resolución No. 444 de noviembre

13 de 2014, según los lineamientos del Decreto 943 de mayo de 2014 y el Manual

Técnico para el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI

2014.

Durante todo el año se desarrollaron las diferentes auditarías de los procesos y

actualizaciones necesarias a los mismos.

1.2.3. Estructura Organizacional: EMPOAGUAS ESP cuenta actualmente con su estructura

organizacional actualizada a las necesidades de la empresa. En su Organigrama se

identifican los niveles jerárquicos y los niveles de autoridad los cuales permiten una

comunicación directa entre los empleados respetando siempre los conductos regulares.

1.2.4. Indicadores de Gestión: Los indicadores de Gestión como mecanismos que permiten

medir y evaluar el avance de los Planes, Programas y Proyectos, son elaborados y

presentados por cada Coordinación, los cuales han sido establecidos como indicadores

operacionales y los indicadores financieros. Estos son presentados en los informes de

gestión dirigidos a la Junta Directiva y en los informes de avance del Plan de Acción cada

vez que son requeridos por la Gerencia.

INDICADORES OPERACIONALES

CALIDAD DEL SERVICIO ACUEDUCTO

MES No.

DOMICILIOS/ PLANEACION

No. USUARIOS

ACUEDUCTO

% COBERTURA

ENERO- 10665 7071 66%

FEBRERO- 10665 7129 67%

MARZO- 10665 7114 67%

ABRIL- 10665 7211 68%

MAYO 10665 7289 68%

JUNIO 10665 7299 68%

JULIO 10665 7368 69%

AGOSTO 10665 7374 69%

SEPT 10665 7531 71%

OCT 10665 7701 72%

NOV 10665 7775 73%

DIC 10665 7751 73%

ALCANTARILLADO

MES No.

DOMICILIOS/ PLANEACION

No. USUARIOS

Alcantarillado

% COBERTURA

ENERO- 10665 5160 48%

FEBRERO- 10665 5198 49%

MARZO- 10665 5101 48%

ABRIL- 10665 5174 49%

MAYO 10665 5344 50%

JUNIO 10665 5363 50%

JULIO 10665 5398 51%

AGOSTO 10665 5489 51%

SEPT 10665 5430 51%

OCT 10665 5431 51%

NOV 10665 5645 53%

DIC 10665 5622 53%

COBERTURA DE SUSCRIPTORES

COBERTURA DE MICROMEDICION

MES

No. DOMICILIOS-S/PLANEACIO

N MPAL.

No. SUSCRIPTOR

% COBERTURA

ENERO 10665 7635 71.6%

FEBRERO 10665 7693 72.1%

MARZO 10665 7692 72.1%

ABRIL 10665 7764 72.8%

MAYO 10665 7864 73.7%

JUNIO 10665 7869 73.8%

JULIO 10665 7940 74.4%

AGOSTO 10665 7980 74.8%

SEPT 10665 8072 75.7%

OCT 10665 8269 77.5%

NOV 10665 8359 78.4%

DIC 10665 8336 78.2%

MES

No. SUSCRIPTOR

ES ACUEDUCTO

No. MICROMEDIDOR

ES

COBERTURA

ENERO- 7071 4623 65.4%

FEBRERO- 7129 4687 65.7%

MARZO- 7114 4687 65.9%

ABRIL- 7211 4820 66.8%

MAYO 7289 4833 66.3%

JUNIO 7299 5028 68.9%

JULIO 7368 5005 67.9%

AGOSTO 7374 5137 69.7%

7531 5254 69.8%

7701 5447 70.7%

7775 5602 72.1%

7751 5535 71.4%

CALIDAD DEL AGUA: Dar cumplimiento a la normatividad vigente expedida por el Ministerio de Salud mediante el índice de riesgo de la calidad del agua, que clasifica de 0 a 5%, agua SIN RIESGO- APTA PARA EL CONSUMO HUMANO. Los resultados presentados a continuación corresponden a la valoración del laboratorio externo

INDICE DE AGUA NO CONTABILIZADA (IANC): Muestra el porcentaje de pérdidas de agua en que la empresa incurre en su operación normal

Producción y distribución

2015

Volumen suministrado (m3)macro

Volumen facturado

(m3)

IANC % ENERO 112,82

1 90,146 20

FEBRERO 105,32

0

79,211 25

MARZO 119,91

9

71,209 41

ABRIL 111,53

7

84,116 25

MAYO 117,73

2

71,826 39

JUNIO 113,15

2

74,516 34

JULIO 121,60

1

83,453 31

AGOSTO 122,55

3

77,225 37

SEPTIEMBRE 126,37

1

84,171 33

OCTUBRE 123,686 83,406 33

NOVIEMBRE 117,277 71,768 39

DICIEMBRE 124,421 95,066 24

Total anual 1´416,390 966,11

3

32

.IRCA 2015 VALOR

ENERO 0.00

FEBRERO 0.00

MARZO 0.00

ABRIL 0.00

MAYO 0.00

JUNIO 0.00

JULIO 0.00

AGOSTO 0.00

SEPTIEMBRE 3.10

OCTUBRE 0.0

NOVIEMBRE 0.0

DICIEMBRE 0.0

PROMEDIO 0.26

CONTINUIDAD DEL SERVICIO ACUEDUCTO: Muestra el porcentaje de tiempo promedio en el año en que se presta el servicio, exceptuando las interrupciones debidas a labores de mantenimiento o reparación de daños

MES

Continuidad (d/h)

Suspensiones

Temporales (h)

Porc Horas mes suspendido

ENERO 7/24 36,8 5.1%

FEBRERO 7/24 55,82 7.8%

MARZO 7/24 73,26 10.2%

ABRIL 7/24 7,93 1.1%

MAYO 7/24 12,5 1.7%

JUNIO 7/24 33,32 4.6%

JULIO 7/24 7,4 1.0%

AGOSTO 7/24 0 0.0%

SEPTIEMBRE 7/24 5,5 0.8%

OCTUBRE 7/24 9,7 1.3% NOVIEMBRE 7/24 39,75 5.5%

DICIEMBRE 7/24 10,65 1.4%

PROMEDIO 8760 292.6

3

3.34%

MES CAPTACION M3

ENERO 118,222

FEBRERO 110,524

MARZO 125,366

ABRIL 115,185 MAYO 120,491 JUNIO 116,557 JULIO 124,601 AGOSTO 126,704 SEPTIEMBRE 131,082 OCTUBRE 130,906

NOVIEMBRE 130,200

DICIEMBRE 130,325

TOTAL 1´482.816.

INDICADORES FINANCIEROS:

LIQUIDEZ: Este indicador mide la disponibilidad con la que cuenta EMPOAGUAS E.S.P. a corto plazo para cubrir las obligaciones o compromisos en el mismo periodo, es decir que el promedio en el año 2015, dice que por cada $1 que adeuda a corto plazo cuenta con $2,1 de activo corriente para cubrir el pasivo corriente este indicador en conclusión es positivo puesto que EMPOAGUAS ESP cuenta con liquidez para cubrir sus obligaciones a corto plazo, al cierre de 31 de Diciembre de 2015 fue de $1.8

CAPITAL DE TRABAJO

ACTIVO CORRIENTE – PASIVO CORRIENTE

El capital de trabajo representa el margen de seguridad

que tiene EMPOAGUAS E.S.P. para cumplir con sus

obligaciones de corto plazo, Mide o evalúa la liquidez

necesaria para que el ente continúe funcionando

fluidamente. Por lo tanto como se puede observar

EMPOAGUAS E.S.P. cuenta con el respaldo para

cumplir con las obligaciones a corto plazo toda vez

que el activo corriente que tiene alcanza a pagar o

cubrir el pasivo de corto plazo

LIQUIDEZ 2015

ENERO 1.9

FEBRERO 2.0

MARZO 2.3

ABRIL 2.3

MAYO 2.2

JUNIO 2.0

JULIO 2.0

AGOSTO 1.9

SEPTIEMBRE 2.1

OCTUBRE 2.2

NOVIEMBRE 1.9

DICIEMBRE 1.8

PROMEDIO 2.1

CAPITAL DE TRABAJO

2015

ENERO $ 833,769,147

FEBRERO $ 949,597,854

MARZO $ 1,101,967,032

ABRIL $ 1,090,062,312

MAYO $ 1,122,655,723

JUNIO $ 993,839,472

JULIO $ 954,239,004

AGOSTO $ 875,948,541

SEPTIEMBRE $ 927,911,053

OCTUBRE $ 908,346,300

NOVIEMBRE $ 864,935,446

DICIEMBRE $ 877,620,315

PROMEDIO $ 958,407,683

SOLIDEZ

ACTIVO TOTAL PASIVO TOTAL

La solidez es la capacidad de EMPOAGUAS E.S.P. para

demostrar su consistencia financiera a corto y largo plazo

donde se puede decir que la empresa cuenta con una buena

solidez, puesto que por cada $1 que adeuda cuenta con un

promedio mensual a corte de septiembre de $5,45 de activos

totales para respaldar dichas obligaciones además este

indicador mide la capacidad más a mediano y largo plazo lo

cual es favorable para nuestra empresa

ENDEUDAMIENTO

PASIVO TOTAL

ACTIVO TOTAL

Este indicador se define como el porcentaje o grado de

financiamiento de EMPOAGUAS ESP con pasivos externos

(acreedores, empleados entre otros). Se puede apreciar

EMPOAGUAS ESP cuenta con un nivel de endeudamiento

promedio durante el año 2015 de $21 lo que significa que por cada

$100 de activo total que posee, adeuda a los acreedores,

empleados y otros $21. Valores que son positivos para la empresa

puesto que presenta buen respaldo para las deudas que tiene

actualmente

SOLIDEZ 2015

ENERO 4.2

FEBRERO 4.4

MARZO 4.8

ABRIL 4.8

MAYO 4.5

JUNIO 4.1

JULIO 4.1

AGOSTO 4.4

SEPTIEMBRE 13.8

OCTUBRE 15.1

NOVIEMBRE 12.5

DICIEMBRE 11.2

PROMEDIO 7.3

NIVEL DE ENDEUDAMIE

NTO

2015

ENERO 0.24

FEBRERO 0.23

MARZO 0.21

ABRIL 0.21

MAYO 0.22

JUNIO 0.22

JULIO 0.24

AGOSTO 0.23

SEPTIEMBRE 0.07

OCTUBRE 0.07

NOVIEMBRE 0.08

DICIEMBRE 0.09

PROMEDIO 0.18

1.2.5. Políticas de Operación: Mediante la Resolución No. 492 del 30 de diciembre de 2014,

Por medio de la cual se realiza la actualización al Modelo de Operación por procesos de

EMPOAGUAS ESP, conforme a la lineamientos del Decreto 943 de mayo de 2014 y el Manual

Técnico para el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI 2014

3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:

Para la vigencia de 2015, se elaboró conforme a los lineamientos dados en la ley 1474 de 2011,

el Plan de Anticorrupción, como lo contempla la ley. La oficina de Control Interno de Gestión

realizó los respectivos informes de seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción.

Igualmente se construyó el Mapa de Riesgos institucional de los procesos Misionales y de

Apoyo en la vigencia del 2014 y para el año 2015 las coordinaciones llevaron a cabo la revisión

respectiva de los riesgos dejándose los mismos. La oficina de Control Interno de Gestión

anualmente lleva la evaluación respectiva.

2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

La oficina de Control Interno de Gestión, ha llevado a cabo el seguimiento a las jornadas de

Inducción al personal nuevo que ha ingreso a la empresa.

2.1. COMPONENTE DE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL

En el durante la vigencia del año 2015, la Oficina de control interno de Gestión, presento los

siguientes informes:

Diligenciamiento Encuesta Dirección Nacional de Derecho de Autor

Informe Anual de Control Interno Contable.

Informe ejecutivo anual de la función pública

Elaboración del Plan de Mejoramiento de la Auditoria Regular vigencia 2013-2014,

suscrito a la Contraloría General del Departamento

Rendición informe trimestral del Avance del Plan de Mejoramiento suscrito con la

Contraloría General del Departamento.

Así mismo se llevaron a cabo las reuniones de los comités técnicos donde se evaluaron los

avances para el cumplimiento del Plan de acción anual, y la finalización del Plan Estratégico de

Gestión.

2.2. COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA

La Oficina de Control Interno de Gestión está ejecutando el Plan Anual de Auditorias aprobado

para el año 2015, desarrollando las siguientes actividades:

Auditoria Interna a los procesos de Gestión de Recursos financieros específicamente al

procedimiento administrativo para el manejo de la caja menor, cuatrimestralmente se

realizó la respectiva auditoria y no se encontró ninguna anomalía, todos los soportes

cumplían con el lleno de requisitos, se elabora acta final de la misma.

Auditoria Interna al proceso de Gestión de Recursos financieros, a las Cajeras (Puntos

Recaudo), ubicadas en el CAUS y en el Punto de Energuaviare, se tiene como soporte

las respectiva acta de arqueo, no se encontró ninguna anomalía al respecto, la cual es

firmada por los participantes.

Auditoria Interna al proceso de Gestión Contractual, se llevó a cabo la revisión del

proceso contractual del periodo enero a marzo de 2015, se revisaron uno a uno los

contratos de ese periodo, verificando que se cumpliera con el lleno de requisitos

conforme al Manual de Contratación vigente. Se realizó el acta de cierre respetivo y no se

encontraron anomalías en los procedimientos.

Auditoria Interna al Proceso de Servicio de Acueducto y Alcantarillado, con el

Coordinador Operativo se revisaron los procesos y se ajustaron algunas actividades de

los procedimientos.

Auditoria Interna al Proceso de Administración de bienes y servicios; en el área de

Almacén se evidencia un gran mejoramiento en sus instalaciones locativas, igualmente,

con el módulo de Inventarios y Almacén del software SYSMAN ha permitido agilidad en la

información relacionada con las adquisiciones de bienes de la empresa.

Auditoria Interna al Proceso Seguridad de la Información, se evidenció que se están

llevando a cabo las actividades para salvaguardar la información de la empresa, como

son: backups diarios y guardados en una zona geográficamente diferente a la

información de la empresa, bases de datos y copias de seguridad de los equipos. estas

Auditoria Interna al Proceso Gestión de Recursos Humanos: Se revisaron los procesos

de Talento Humano, algunos fueron modificados conforme al nuevo software, se

evidencia los procesos de inducción al personal vinculado por contrato, así como el

cumplimiento al Programa de Capacitación y Bienestar Social.

Auditoria Interna al Proceso Atención al Cliente: se fortaleció con la implementación del

módulo Gestión documental del actual software SYSMAN que adquirió la empresa. Las

Peticiones, quejas y reclamos están siendo resueltas dentro de los términos establecidos

para los mismos. Se cuenta con instalaciones cómodas para la atención de los usuarios y

personal en plataforma y personal de atención comercial externa, que son los

encargados de verificar la entrega a satisfacción del usuario a través de la encuesta

diseñada cada vez que se lleva a cabo una afiliación y conexión a los servicios públicos

domiciliarios de acueducto y alcantarillado.

Auditoria de Gestión Comercial, con el nuevo software SYSMAN, se mejoró el proceso

de facturación, se verificó que los procesos actualizados de gestión comercial en

concordancia a las directrices del nuevo MECI 2014, hayan sido socializados con los

dueños de los procesos y responsables de los procedimientos. Se implementó el sistema

de hoja de vida en físico para cada usuario a fin de registrar todas las novedades de los

servicios prestados.

Auditorias Especiales: Seguimiento a Planes de Mejoramiento, se cumplió con el

seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloria General Departamental;

así mismo se llevó a cabo las Auditorias a los procesos de Gestión financiera (caja

Menor) y a las Cajeras (punto de recaudo), programadas.

Informes de Ley: Los Informes de Ley se presentaron dentro de las fechas

contempladas para los mismos, como son: el Informe Ejecutivo Anual del Sistema de

Control Interno; Informe pormenorizado cuatrimestral de control Interno; Informe Cuenta

Anual Consolidado para la Contraloría General de la República, Informe Derechos de

Autor Software.

Asistencia a Comités Interinstitucionales e institucionales: se participó en las

reuniones de los Comités Técnicos, de Coordinación de Control Interno convocados por

la administración.

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO:

Durante la vigencia del 2015 se presentaron los informes de avance del Plan de Mejoramiento de la Auditoria Regular vigencia 2013-2014, con la Contraloría General Departamental. La Oficina de Control Interno consolidó estos avances y en el mes de enero de 2016 allegó a la Contraloría en medio magnético el FORMATO 201533_f43 cdg con los respectivos anexos, en vista de que la plataforma SIA, se encontraba con fallas técnicas.

EJE TRANSVERSAL DE INFORMACION Y COMUNICACION

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado publicó durante toda la vigencia del 2015 la información de interés para los usuarios y comunidad en general en las pagina WEB: empoaguas.gov.co y en las redes sociales: Facebook YouTube y Twitter . Igualmente contrato con las emisoras locales la emisión de boletines y programas de radio dirigidos a la comunidad en general y usuarios.

Pagina WEB: empoaguas.gov.co:

Redes sociales: Facebook y Twitter

PUNTOS DE PAGO: EMPOAGUAS ESP aumentó a cinco (5) los puntos de recaudo en la ciudad, con el fin de facilitarle a los usuarios mas opciones para realizar los respectivos pagos de las facturas de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado. El principal punto de recaudo es el que se encuentra ubicado en el Centro de Atención al Usuario –CAUS- instalaciones de la empresa; barrio el Modelo; en la Cooperativa COOTREGUA, Barrio La Esperanza, en la Empresa de Energía ENERGUAVIARE SA ESP, en el barrio El Centro, en el Establecimiento de Comercio López Supermercado y en la entidad financiera BANCOLOMBIA también se pueden realizar los pagos pero deben ser reportados por los usuarios en la empresa o vía email.

Otro medio en el que publicamos información para los usuarios es al respaldo de la factura mensualmente la Coordinación Comercial diseña el formato e incluye datos de interés para toda la comunidad en general. Así como la publicidad radial en las emisoras: Marandua Estéreo, Caracol Radio y Juventud Estéreo de los programas, mediante cuñas radiales y programas informando siempre a los usuarios de los proyectos, programas y servicios que ofrece la empresa. Se ha diseñado y aprobado por la Gerencia el Portafolio de Servicios, el cual está para ser publicado en la página WEB y será impreso para distribución a los usuarios de la Empresa.

NORBELY RESTREPO VASQUEZ Control Interno de Gestión.