informe control interno
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Conforme a lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción” en el cual se da instrucción a los Jefes de la Oficina de Control Interno o Quien Haga sus veces de preparar y publicar en la página web de la entidad respectiva, un Informe Pormenorizado del “Estado del Control Interno” de la entidad; por lo tanto, la Oficina de Control Interno con el fin de cumplir con lo establecido por la ley en mención, presenta el siguiente informe Pormenorizado de Noviembre de 2012 a Febrero de 2013 del estado del control interno de la Alcaldía de Venadillo Tolima.
I. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL ELEMENTO: ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ETICOS. El municipio de Venadillo Tolima, ha sido cuidadoso en determinar las políticas que garanticen la implementación del MECI, en especial los protocolos de ética, la administración del riesgo y la observación de la normatividad que rige esta forma de control en la gestión pública, enfocado a la interiorización de dicho mecanismo con el ánimo de generar las condiciones para que dentro de un ambiente de una cultura de autocontrol, cada funcionario logre ser eficaz en los proceso al interior y exterior de la entidad. FORTALEZAS: Los funcionarios al servicio del municipio están debidamente calificados para el desempeño de sus funciones. La experiencia del Alcalde en las labores del sector público permite orientar adecuadamente la gestión. El compromiso de cada uno de los funcionarios con los objetivos de la administración. DEBILIDADES: Falta de procesos de retroalimentación académica. Es lento el proceso de asimilación y compenetración del código de ética con los valores individuales. La sobrecarga de funciones en algunos trabajadores dificulta el avance con mayor rapidez del MECI. ELEMENTO: DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO FORTALEZAS: Se ha asignado un funcionario Auxiliar administrativo para el manejo del
talento humano en la entidad. Es uno de los elementos con mayor productos o documentos elaborados
de acuerdo a los requerimientos de ley, y no están siendo operativizados debido a la falta de interés por parte de los responsable.
DEBILIDADES: El cumplimiento de la ley 909 de 2004, ha tenido varias barreras de
cumplimiento, se cuenta con un auxiliar administrativo con calidad de profesional, y no se le definen las responsabilidades como tal.
Los funcionarios participan muy poco en procesos de capacitación. El recurso humano requiere de un programa de incentivos oportuno. Bajo presupuesto para el desarrollo de los programa de bienestar social
de los empleados. Falta sistematizar las hojas de vida de los funcionarios. Exceso de productos para implementar y falta de recurso humano. Falta socializar los productos de talento humano. El manual de funciones define con claridad los roles de cada
dependencia, pero no esta definido por competencias laborales, es decir se encuentra desactualizado.
Falta de compromiso a los procesos de evaluación de desempeño.
ELEMENTO: ESTILO DE DIRECCIÓN. FORTALEZAS: Existe voluntad del Alcalde para la implementación del MECI en la
entidad. Existe claridad sobre el alcance del programa de gobierno del alcalde. El modelo jerárquico y la normatividad sobre funciones delimita el
accionar del equipo de trabajo. Se cuenta con la estructura del sistema de gestión de la calidad y se
definieron los procedimientos. Se diseñaron formatos de actas de compromiso para aplicar las políticas
implementadas en código el buen gobierno.
DEBILIDADES: Saturación de compromisos impiden procesos de mejoramiento continuo Seguimiento puntual a objetivos de los planes de acción por
dependencias. Falta de logística y cultura para el manejo de la información en la toma
de decisiones. Ausencia de liderazgo entre los empleados, se espera siempre la
iniciativa del Alcalde. Falta de ejecución de la modernización de la institución.
COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ELEMENTO: PLANES Y PROGRAMAS
FORTALEZAS: Se cuenta con los planes y programas exigidos por la ley. Existe claridad sobre el alcance del Plan de Desarrollo 2012-2015
DEBILIDADES: Falta de seguimiento al cumplimiento de los proyectos trazados. No se evidencia una retroalimentación y redefinición de metas con los
líderes de los procesos. Bajo énfasis en el proceso de evaluación y comunicación de los
resultados de la gestión. No se identifican consejos de gobierno. No están definidos los planes de acción para cada macroproceso.
Falta socialización con los empleados de la alcaldía sobre los ejes estratégicos implementados en la alcaldía.
ELEMENTO: MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. FORTALEZAS: Se cuenta con un acto administrativo donde se define la operatidad del
modelo de operación por procesos. Se cuenta con el mapa de procesos. Se cuenta con la caracterización de los procesos.
DEBILIDADES
Falta de compromiso de los empleados para revisar los procedimientos y continuar con el mejoramiento continúo de los procesos y procedimientos implementados.
Poca receptividad de los empleados en cuanto al cumplimiento de la aplicabilidad de los procedimientos se hacen las actividades sin tener en cuenta los estándares adoptados para mejorar las actividades.
ELEMENTO: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. FORTALEZAS: Cuenta con una reestructuración realizada en el año 2005 Cuenta con una estructura plana. Se definieron las líneas jerárquicas.
DEBILIDADES: Se proyecto en acuerdo la grafica de la estructura orgánica teniendo en
cuenta la estructuración del 2005. No se encuentra aprobada por el Concejo Municipal
COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ELEMENTO: CONTEXTO ESTRATÉGICO FORTALEZAS: Se cuenta con el Mapa de Riesgos Institucional, Profesionales, y de
Emergencias.
Se invita a capacitar en temas de riesgos para retroalimentar a todos los
empleados y se hacen invitaciones con listas de confirmación de
asistencia.
DEBILIDADES: No se identifica un líder que direccione y apoyo los riesgos
administrativos. Los empleados no conocen los riesgos de la Alcaldía Municipal.
Los empleados no asisten a las capacitaciones y no se dan por
enterados de los productos implementados en la institución.
Lo empleados no identifican ni analizan los riesgos.
II. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL. ELEMENTO: POLÍTICAS DE OPERACIÓN. FORTALEZAS: La Alcaldía cuenta con políticas de operatividad.
DEBILIDADES La mayoría de los empleados no asisten a la socialización de las
políticas de operatividad de la alcaldía.
ELEMENTO: PROCEDIMIENTOS FORTALEZAS: La alcaldía cuenta con el manual de Procesos y Procedimientos
actualizado para el año 2013. DEBILIDADES Los empleados desarrollan las actividades de acuerdo con su
conveniencia sin tener en cuenta los estándares adoptados por la Alcaldía
. ELEMENTO: CONTROLES FORTALEZAS: A través de las agendas diarias que son diseñadas por los empleados de
alcaldía para autoevaluarse del cumplimiento de las metas trazadas del día a día.
DEBILIDADES Es débil el sistema de autocontrol. No se llevan estadísticas de no conformidades. No existe un sistema de controles para cada proceso. Falta cultura de autocontrol por parte de los funcionarios responsables
de los procesos de la entidad. ELEMENTO: INDICADORES FORTALEZAS: Se adopto en manual de indicadores de gestión.
DEBILIDADES: No se realizan las evaluaciones periódicas a través de Consejos de
Gobierno con el fin de verificar el cumplimiento de las metas trazadas y así permitirle al Alcalde la toma de decisiones. Por lo tanto se operativiza este manual.
COMPONENTE: INFORMACIÓN ELEMENTO: INFORMACIÓN PRIMARIA
FORTALEZAS: Las reuniones con la comunidad son una buena fuente de información.
El archivo se lleva en forma ordenada. Cumplimiento de la rendición de cuentas. Identificación del sistema de información.
DEBILIDADES: Ausencia de medios automáticos de sistematización. No se aplican encuestas de satisfacción del usuario. Ausencia de formatos de PQR en los buzones de sugerencias. No se identifica un líder para el manejo de la información interna y
externa de la Alcaldía.
ELEMENTO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN FORTALEZAS: Se tiene la fluidez de alguna información en especial la financiera,
presupuestal, contable y tributaria.
DEBILIDADES Carece de un diseño formal del sistema de información. Falta actualización permanente de las herramientas tecnológicas. Falta cultura por parte de los funcionarios y de la comunidad para
aprovechar las bondades de las herramientas tecnológicas diseñadas por la entidad.
Implementación de herramientas tecnológicas para el manejo de la información interna.
COMPONENTE: COMUNICACIÓN PÚBLICA ELEMENTO: COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
FORTALEZAS: Los canales internos de comunicación permiten la difusión de
información. Por el tamaño de la entidad la comunicación es fácil acceso.
DEBILIDADES: Los canales formales son débiles. Los canales informales distorsionan la información. No se reproducen los documentos de interés general.
ELEMENTOS: COMUNICACIÓN INFORMATIVA FORTALEZAS: La administración se ha caracterizado por una amplia participación
ciudadana. Se hace rendición de cuentas en cada grupo de interés social. El Alcalde informa a la comunidad sobre los avances en su gestión.
DEBILIDADES: Bajo desempeño de las veedurías ciudadanas. Ausencia de medios masivos de información en el Municipio.
III. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE: AUTOEVALUACION ELEMENTO: AUTOEVALUACION DEL CONTROL FORTALEZAS: Se diseñaron mecanismo de autoevaluación a través de formatos en
Excel de agendas diarias. DEBILIDADES No se operativiza las agendas diarias.
ELEMENTO: AUTOEVALUACION DE GESTION FORTALEZAS: Rendición de cuentas a entes externos e internos.
DEBILIDADES: Falta de reuniones periódicas de informes de gestión.
COMPONENTE: EVALUACION INDEPENDIENTE ELEMENTO: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL SISTEMA DE CONTROLINTERNO FORTALEZAS: Se documento el manual de auditorias y se diseño cronograma de
auditorias y se realizaron en un 50% el otro 50% no se cumplió porque se retroalimento al personal en procesos y procedimientos.
DEBILIDADES: Los líderes auditados no elaboran los planes de mejoramiento.
. COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO ELEMENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL FORTALEZAS: Se recibieron visitas de la Contraloría dejando hallazgos.
DEBILIDADES: Inexistencia de una cultura de mejoramiento continúo. No registran históricamente los resultados de los planes de
mejoramiento. Demora en la entrega de documentos por parte de los funcionarios
responsables de los procesos.
ELEMENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL FORTALEZAS: Realización de auditorías internas.
DEBILIDADES: Los auditados no elaboran los planes de mejoramiento.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD : ALCALDIA MUNICIPAL VENADILLO
PUNTAJE CALIDAD : 78 % Ver Concepto Calidad
PUNTAJE MECI : 94,912 % Ver Concepto MECI
ELEMENTOS AVANC
E(%)
COMPONENTE
S
AVANC
E(%)
SUBSISTE
MAS
AVANC
E(%)
Acuerdos,compr
omisos o
protocolos éticos
100
AMBIENTE DE
CONTROL 100
CONTROL
ESTRATÉ
GICO
100
Desarrollo de
talento humano 100
Estilo de
Dirección 100
Planes y
programas 100
DIRECCIONAM
IENTO
ESTRATÉGICO
100 Modelo de
operación por
procesos
100
Estructura
organizacional 100
Contexto
estratégico
100 ADMINISTRACI
ÓN DE
RIESGOS
100
Identificación de
riesgos
Análisis de
riesgos
Valoración de
riesgos
Politicas de
administración
de riesgos
Políticas de
Operación 100
ACTIVIDADES
DE CONTROL 100 CONTROL
DE
GESTIÓN
93
Procedimientos 100
Controles 100
Indicadores 100
Manual de
procedimientos 100
Información
Primaria 100 INFORMACIÓN 100
Información
Secundaria 100
Sistemas de
Información 100
Comunicación
Organizacional 100
COMUNICACIÓ
N PÚBLICA 83
Comunicación
informativa 84
Medios de
comunicación 60
Autoevaluación
del control 100
AUTOEVALUA
CIÓN 100
CONTROL
DE
EVALUAC
IÓN
89
Autoevaluación
de gestión 100
Evaluación
independiente al
Sistema de
Control Interno
100 EVALUACIÓN
INDEPENDIENT
E
100
Auditoria
Interna 100
Planes de
Mejoramiento
Institucional
100
PLANES DE
MEJORAMIEN
TO
67 Planes de
mejoramiento
por Procesos
100
Plan de
Mejoramiento
Individual
0
RECOMENDACIONES
1. Operativizar los productos implementados del Modelo Estándar de Control Interno.
2. Implementar el sistema de información y definir responsable para este procedimiento.
3. Obligar a los empleados a participar de todas las capacitaciones definidas en la Alcaldía.
4. Continuar con la evaluación y seguimiento a los riesgos identificados en la institución.
5. Aplicar la normatividad estipulada en la ley 962 de 2005, actualización de la pagina web.
6. Actualizar las tablas de retención documental de la ley 594 de 2000 Ley de archivo, con relación a los archivos de gestión de todas las Secretarias.
LEONOR SERENO GUERRA Jefe Oficina de Control Interno