ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA FE DE ANTIOQUIA INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno:

Nicolás Carvajal Pulgarin

Periodo evaluado: Abril - Julio de 2015

Fecha de elaboración: 09 de Julio de 2015

Modulo de planeación y Gestión

Avances

Para el fácil acceso a empleados y a la comunidad en general se publico el plan anticorrupción y de atención al ciudadano en la página web municipal. Se tiene implementada la oficina de atención al ciudadano, la misma que se encarga de orientar a la comunidad con respecto al funcionamiento de la administración municipal y al diligenciamiento de trámites y la prestación del servicio. Se tiene definida claramente los compromisos éticos, socializados y en lugar visible, no obstante a lo enunciado se acordó realizar una campaña de fortalecimiento y divulgación masiva de los compromisos y protocolos éticos. Se realizo actividad de difusión, socialización e interiorización de los principios y valores institucionales, en la misma que se entregaron lapiceros ecológicos alusivos a los principios y valores institucionales a todos los funcionarios de la administración municipal, incluidos contratistas. Y a su vez se envían periódicamente a todos los servidores municipales via email diapositivas con mensajes de autocontrol, auto regulación y autogestión. E igualmente se realizo una jornada de socialización e interiorización de la ética y principios del servidor público. Se informa periódicamente a la alta dirección y secretarios de despacho sobre las obligaciones con respecto a la rendición de cuentas a los diferentes entes de control, para lo cual se elaboro también el cuadro de vencimiento de obligaciones, el mismo que se envió vía email a todas las secretarias. Se dio inicio al plan de bienestar social e incentivos, realizando actividades con todo el personal de la administración municipal (integración realizada en el parque los tamarindos el pasado 30 de abril de 2015). Se tienen los buzones de PQRS, los mismos que se revisan y evalúan periódicamente.

Dificultades

En algunos casos esporádicos se observa tardanza y demoras al tramitar la oportuna respuesta a la comunidad en general, ya sea por peticiones verbales o escritas (Derechos de petición), se ha recibido quejas por parte de un ciudadano en la demora para recibir respuesta a sus respetuosas peticiones. Se continua trabajando en el tema de riegos de Corrupción, se han actualizado y valorado los

diferentes riesgos en los procesos de la entidad, pero a la fecha no se han socializado los mismos. Los planes de mejoramiento individual no se vienen realizando, lo que hace que el servidor público no se esfuerce por mejorar y perfeccionar sus actuaciones de tal forma que la prestación del servicio cada día sea mejor, contribuyendo al mejoramiento continuo de la entidad.

Modulo de Evaluación y Seguimiento

Avances

Se evaluó el cumplimiento de la lay 1712 o de transparencia y acceso a la información pública, donde se pudo constatar que se cumple en parte y que por el contrario existe alguna información que se halla dispersa y de difícil acceso a la comunidad. Es por ello que en las recomendaciones se dejara claro que es necesario hacer más visible la información, y consolidarla en un solo lugar de fácil acceso a la comunidad en general. Se vienen elaborando periódicamente el informe pormenorizado de avance en control interno, el mismo que se publica en la página web municipal. Periódicamente se oficia vi email a las diversas dependencias sobre la importancia de rendir cuentas oportuna y verazmente a las diversas entidades y entes de control (contraloría, procuraduría, dafp, dian), entre otros; y de subir la información a las diversas plataformas existentes (chip, transparencia en línea, alphasig), entre otras. Se está trabajando en diferentes frentes con el fin de consolidar e implementar el MECI adecuadamente, de tal forma que todos sus módulos queden integrados y funcionando en armonía con la naturaleza de la entidad (Manual de Control Interno y manejo de riesgos).

Dificultades

Se observa que el manejo de la información en pagina web, no tiene un responsable, ya que dependiendo de la información lo hace una u otra persona, lo que dificulta la estandarización de la información y su alojamiento en el sitio más adecuado. Situación que se espera queda solucionada en la nueva página institucional, pues se tiene conocimiento de que una nueva página está en construcción y que muy pronto se podrá hacer uso de la misma. Se continúa en la lucha por el cumplimiento de los planes de mejoramiento en su totalidad, lo cual no a sido posible, en algunos casos por impedimentos tecnológicos y en otros por rotación de personal y falta de capacitación. La cultura del autocontrol, la autoevaluación y la autogestión a pesar de realizar actividades al respecto se sigue viendo el poco compromiso y la falta de gestión en algunas aéreas de la administración municipal.

Eje transversal de comunicación publica

La comunicación interna es nuestro aliado en la divulgación y sensibilización en torno a el modelo estándar de control interno, pues desde la oficina de comunicaciones se viene trabajando y promoviendo el tema de principios y valores institucionales en las diversas dependencias municipales, La comunicación interna en la administración municipal viene superando algunas dificultadas, con la creación de grupos en redes que agilizan la respuesta, la cooperación y el trabajo en equipo. En cuanto a la comunicación externa se continúan realizando todos los programas institucionales radiales y televisivos por medio de los cuales se dan a conocer las actividades, programas, proyectos y ejecuciones que viene ejecutando la administración municipal, dando participación a toda la comunidad en general.

Recomendaciones

Evaluado el cumplimiento de la ley 1712 se puede recomendar que es necesaria y urgente la consolidación de la información en un solo lugar, pues se cuenta con mucha información de la solicitada, pero no toda reposa en un solo lugar, la información se halla dispersa en muchos ling diferentes y por ende es de difícil consulta, Se sugiere incluir en el mismo sitio toda la información solicitada de tal forma que sea de fácil acceso a la ciudadanía en general. Se recomienda publicar la respectiva clasificación de la información, de tal forma que se pueda determinar fácilmente que información es publica, reservada o clasificada según sea el caso, y el respectivo periodo de tiempo por el cual mantiene la reserva. Se recomienda la elaboración de planes de mejoramiento individual, de tal forma que el servidor público cada día se esfuerce más por ser mejor en el desempeño de sus actividades. Se requiere realizar más actividades entorno a la cultura del compromiso institucional, fomentando la autogestión, el autocontrol y la autorregulación institucional.

NICOLAS CARVAJAL Asesor en Control Interno