informe contralor policía de p.r. 15 mayo 2015 da-15-41
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INFORME DE AUDITORA DA-15-41 15 de mayo de 2015
Polica de Puerto Rico (Unidad 1440 - Auditora 13920)
Perodo auditado: 1 de enero de 2011 al 30 de abril de 2014
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DA-15-41 1
CONTENIDO
ALCANCE Y METODOLOGA ............................................................................................................ 2
CONTENIDO DEL INFORME .............................................................................................................. 2
INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA ......................................................................... 3
COMUNICACIN CON LA GERENCIA ............................................................................................ 4
OPININ Y HALLAZGOS .................................................................................................................... 5 1 - Incumplimiento de las disposiciones relacionadas con las auditoras de los estados
financieros (single audits) ............................................................................................................ 5
2 - Funciones conflictivas realizadas por los recaudadores, falta de inventario de valores y recibos, y otras deficiencias relacionadas con las recaudaciones ............................................. 6
3 - Deficiencias relacionadas con la custodia de los cheques en blanco, falta de inventarios de cheques, ausencia de un registro de los cheques devueltos por correo, deficiencias relacionadas con la preparacin y el envo de las conciliaciones bancarias, diferencias sin aclarar, y otras deficiencias relacionadas con las operaciones de los oficiales pagadores especiales .................................................................................................................. 10
4 - Ausencia de gestiones de cobro efectivas y funciones conflictivas relacionadas con las cuentas por cobrar ...................................................................................................................... 16
5 - Ausencia de un Plan de Compras ................................................................................................ 18
6 - Ausencia de inventarios fsicos peridicos de la propiedad adquirida y de la propiedad donada, informacin no incluida en el inventario de las armas de fuego, y otras deficiencias relacionadas con la propiedad ................................................................................ 19
7 - Funciones conflictivas realizadas por el Guardalmacn, inventarios fsicos no realizados y otras deficiencias relacionadas con los almacenes .................................................................. 24
8 - Deficiencias relacionadas con la preintervencin de los gastos de combustible de los vehculos de motor ..................................................................................................................... 26
9 - Ausencia de reglamentacin y reglamentacin sin actualizar para regular las operaciones de la Polica ................................................................................................................................ 28
COMENTARIOS ESPECIALES ......................................................................................................... 30 1 - Ausencia de oficina de auditora interna ..................................................................................... 30
2 - Demandas pendientes de resolucin ........................................................................................... 31
RECOMENDACIONES ........................................................................................................................ 31
AGRADECIMIENTO ........................................................................................................................... 34
ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERODO AUDITADO ............................................................................................. 35
Pgina
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2 DA-15-41
Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
15 de mayo de 2015
Al Gobernador, y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes
Realizamos una auditora de las operaciones fiscales de la Polica de Puerto Rico (Polica) para determinar si
las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables. Hicimos la misma a base de la
facultad que se nos confiere en el Artculo III, Seccin 22 de la Constitucin del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico y, en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada.
ALCANCE Y METODOLOGA
La auditora cubri del 1 de enero de 2011 al 30 de abril de 2014. En algunos
aspectos examinamos transacciones de fechas anteriores y posteriores. El
examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditora del Contralor
de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del
desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que consideramos
necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales
como: entrevistas; inspecciones fsicas; y anlisis de expedientes e informes,
as como de documentos y de otra informacin pertinente.
CONTENIDO DEL INFORME
Este es el primer informe, y contiene nueve hallazgos y dos comentarios
especiales sobre el resultado del examen que realizamos de los controles
internos y administrativos relacionados con la contratacin de los single
audit, las recaudaciones, los desembolsos realizados por los oficiales
pagadores especiales, las cuentas por cobrar, el funcionamiento de la
Divisin de Compras, la propiedad, los almacenes, los gastos de
combustible y la reglamentacin de la Polica. El mismo est disponible en
nuestra pgina en Internet: www.ocpr.gov.pr.
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INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
La Ley 53-1996, Ley de la Polica de Puerto Rico de 1996, segn
enmendada, se adopt con el propsito de darle uniformidad a la estructura
operacional de la Polica para hacer ms gil su administracin y la
utilizacin de sus recursos.
La Polica es un organismo civil de orden pblico cuya obligacin principal
es:
Proteger a las personas y a la propiedad.
Mantener y conservar el orden pblico.
Observar y procurar la absoluta proteccin de los derechos civiles del
ciudadano.
Prevenir, descubrir, investigar y perseguir el delito.
Compeler obediencia a las leyes, a las ordenanzas municipales y a los
reglamentos aplicables.
El Gobernador ejerce la autoridad suprema en cuanto a la direccin de la
Polica, pero la administracin y la direccin inmediata de la organizacin
se delegaron, por ley, en un Superintendente. El Gobernador nombra al
Superintendente con el consejo y consentimiento del Senado
de Puerto Rico.
La Polica cuenta con 13 reas policacas: Aibonito, Aguadilla, Arecibo,
Bayamn, Caguas, Carolina, Fajardo, Guayama, Humacao, Mayagez,
Ponce, San Juan y Utuado.
Para los aos fiscales del 2010-11 al 2012-131, segn informacin obtenida
de la Oficina de Presupuesto y la Divisin Finanzas, la Polica recibi
asignaciones provenientes del fondo general por $2,355,343,420, de fondos
federales por $31,887,416, y de otros ingresos por $20,199,000, para un
total de $2,407,429,836. Adems, realiz desembolsos contra estos por
$2,441,716,100 para un dficit de $34,286,2642.
1 La informacin del presupuesto para el ao fiscal 2013-14 no fue provista por la Polica. 2 La OGP realiz las transferencias de asignaciones al presupuesto de la Polica para atender este dficit.
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4 DA-15-41
El ANEJO 1 contiene una relacin de los funcionarios principales de la
Polica que actuaron durante el perodo auditado.
La Polica cuenta con una pgina en Internet, a la cual se puede acceder
mediante la siguiente direccin: www.polica.pr.gov. Esta pgina provee
informacin acerca de los servicios que presta dicha entidad.
COMUNICACIN CON LA GERENCIA
Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron
remitidas al Col. Jos L. Caldero Lpez, Superintendente de la Polica,
mediante cartas de nuestros auditores, del 6 de noviembre y del 5 de
diciembre de 2014. En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles
sobre las situaciones comentadas.
Mediante cartas del 1 de diciembre de 2014 y del 12 de enero de 2015, el
Superintendente remiti sus comentarios a los hallazgos incluidos en las
cartas de nuestros auditores. Los comentarios de dicho funcionario fueron
considerados al redactar el borrador de este Informe.
El borrador de los hallazgos de este Informe se remiti para comentarios al
Superintendente, y al Sr. Hctor M. Pesquera, ex-Superintendente de la
Polica, por cartas del 27 de febrero de 2015.
El 13 de marzo de 2015 el Superintendente solicit prrroga y la misma fue
concedida hasta el 20 de marzo. El 24 de marzo recibimos la contestacin
del Superintendente, con fecha del 18 de marzo, al borrador de los hallazgos
de este Informe. En su contestacin, este indic, entre otras cosas, lo
siguiente:
Se han impartido instrucciones a los funcionarios y empleados responsables, en el descargo de sus funciones para que se cumpla con las leyes y reglamentos. [] [sic]
El ex-Superintendente contest el borrador de los hallazgos de este Informe
mediante carta del 12 de marzo de 2015. En su contestacin, este indic,
entre otras cosas, lo siguiente:
[] el perodo de mi incumbencia como Superintendente de la Polica de Puerto Rico fue del 11 de abril de 2012 hasta el 15 de noviembre de 2013. La prioridad nmero uno para mi equipo de trabajo era el reducir el nmero de asesinatos. La segunda prioridad era reducir la incidencia criminal. Gracias a Dios, ambas
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prioridades fueron logradas, no empece al reducido tiempo de mi incumbencia y la falta crasa de recursos, tanto econmicos como de personal. [sic]
Habiendo revisado los hallazgos antes mencionados, encuentro que los mismos son vlidos y acertados. Un hecho significativo es que un 30% de los hallazgos haban sido igualmente identificados por auditoras similares en el 2006, 2007 y 2008 respectivamente. Esto da validez a mi postura de que la Polica de Puerto Rico lleva aos sin que se le hayan asignado los recursos adecuados. [] [sic]
OPININ Y HALLAZGOS Opinin favorable con excepciones
Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las
operaciones fiscales de la Polica de Puerto Rico se realizaron
sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables;
excepto por los hallazgos del 1 al 9 que se comentan a continuacin.
Hallazgo 1 - Incumplimiento de las disposiciones relacionadas con las auditoras de los estados financieros (single audits)
Situacin a. Al cierre de cada ao fiscal, las entidades preparan sus estados
financieros, los cuales son auditados por auditores externos. Dichos
auditores evalan las transacciones de fondos propios de la entidad, as
como las de fondos estatales y federales. La Ley 273-2003, Ley de
Normas Contractuales sobre independencia en las Auditoras Externas
de Entidades Gubernamentales, segn enmendada, requiere que dichos
auditores sean contratados 90 das antes del cierre del ao fiscal. En el
Single Audit Act Amendements of 1996 se requiere que las entidades
recipientes de fondos federales por una cantidad mayor de $500,000,
remitan a la agencia federal correspondiente un informe del uso de los
fondos recibidos, preparado por un contador pblico autorizado.
Durante los aos fiscales del 2010-11 al 2012-13, la Polica recibi
fondos federales por $9,524,948, $13,365,262 y $8,997,206,
respectivamente. Del 19 de abril de 2011 al 8 de julio de 2013, los
funcionarios que ocuparon el puesto de superintendentes de la Polica
formalizaron tres contratos con tres firmas de contadores pblicos
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autorizados para realizar las auditoras de los estados financieros
y los single audits de fondos federales para los aos fiscales
del 2010-11 al 2012-13.
El examen realizado revel que los tres contratos se formalizaron luego
del trmino establecido en la Ley 273-2003. Los mismos fueron
otorgados de 19 a 99 das consecutivos luego de vencerse el trmino
establecido por ley.
Una situacin similar se coment en el Informe de
Auditora DA-07-07 del 21 de septiembre de 2006.
Criterios La situacin comentada es contraria a lo establecido en el Artculo 7 de la
Ley 273-2003, en donde se indica que en todos aquellos casos en que a
cualquier entidad de Gobierno se le requiera por ley, reglamento, acuerdo
de financiamiento o cuando se determine necesaria la contratacin de
auditores externos para realizar auditoras financieras, el contrato se
otorgar 90 das antes del cierrre del ao fiscal a ser auditado.
Efectos La situacin comentada le impidi a la Polica cumplir con su
responsabilidad de contratar a los contadores pblicos autorizados para
realizar los single audits dentro del trmino establecido.
Causa Lo comentado se atribuye a que el Director de la Divisin de Finanzas no
alert a los funcionarios que actuaron como superintendentes sobre la
contratacin de los servicios en el tiempo requerido. Adems, los
superintendentes no velaron por el cumplimiento de las disposiciones de ley
mencionadas.
Vase la Recomendacin 1.
Hallazgo 2 - Funciones conflictivas realizadas por los recaudadores, falta de inventario de valores y recibos, y otras deficiencias relacionadas con las recaudaciones
Situaciones a. La Polica cuenta con un Recaudador Oficial (Recaudador) y una
Recaudadora Oficial Sustituta nombrados por el Departamento de
Hacienda. Estos son responsables de recaudar los fondos por el cobro
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a los empleados por la prdida de propiedad (equipo y armas de fuego),
el arrendamiento de espacio a los ciudadanos para almacenar las armas
de fuego y por el trmite de las licencias de armas de fuego para las
agencias de seguridad, de detectives privados y de servicios policacos,
entre otras cosas. Para llevar a cabo sus funciones estos utilizan el
Reglamento 25 - Recaudacin, Depsito, Control y Contabilidad de
Fondos Pblicos Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos
y sus Auxiliares, aprobado el 31 de enero de 2012 por el Secretario de
Hacienda3.
Los fondos recaudados son depositados en una cuenta bancaria del
Departamento de Hacienda. El Recaudador prepara el Comprobante de
Remesa (Modelo SC-745) para contabilizar los fondos recaudados en
la cuenta correspondiente.
Las recaudaciones se reciben mediante giros, cheques y efectivo4. En
el caso de los valores recibidos por correo la Administradora de
Documentos de la Seccin de Correo prepara la Relacin de Valores
Recibidos (Modelo SC-1035). Posteriormente, esta le entrega los
valores a la Administradora de Sistemas de Oficina I de la Divisin de
Finanzas. Luego, esta se los entrega al Recaudador Oficial, quien tiene
la responsabilidad de emitir un recibo. Los valores son guardados en
una bveda localizada en la Divisin de Finanzas.
El Recaudador Oficial y la Recaudadora Oficial Sustituta le responden
al Director de la Divisin de Finanzas. Este le responde a la Directora
del Negociado de Asuntos Fiscales, quien a su vez, le responde al
Superintendente Auxiliar de Servicios Gerenciales. Este le responde al
Superintendente de la Polica.
Del 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2013, se recaudaron
fondos por $46,725,434, segn informacin provista por el Recaudador
Oficial el 19 de agosto de 2014.
3 Este Reglamento derog el Reglamento 25 - Recaudacin, Depsito, Control y Contabilidad de Fondos Pblicos Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares, aprobado el 3 de noviembre de 2006 por el Secretario de Hacienda, el cual contena disposiciones similares. 4 Se puede realizar el pago en efectivo slo por concepto de espacio para almacenar armas de fuego. El pago debe realizarse por la cantidad exacta. Esto, debido a que los recaudadores no proveen cambio.
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El examen de los controles internos y administrativos relacionados con
las recaudaciones revel que:
1) El Recaudador Oficial y la Recaudadora Oficial Sustituta realizan
funciones de facturacin y cobro. Estas funciones resultan
conflictivas con las de recaudaciones.
2) No se efectuaron inventarios fsicos de las hojas de depsito, del
efectivo, de los giros o de los cheques que se encontraban en la
bveda el 7 de febrero de 2014 cuando hubo cambio de
Recaudador Oficial.
3) El Recaudador Oficial no realiza los depsitos de las
recaudaciones diariamente. Las recaudaciones recibidas son
depositadas semanalmente.
4) No se haba designado a un funcionario que verificara que se
expidieran recibos por los valores recibidos por correo.
5) Relacionado con los valores que se reciben de la Seccin de
Correo, determinamos que la Administradora de Sistemas de
Oficina I de la Divisin de Finanzas no mantiene copia del
formulario Relacin de Valores Recibidos (Modelo SC-1035) que
prepara el personal adscrito a la Seccin de Correo como
evidencia de los valores que estos le entregaron. Posteriormente,
esta le entregaba los valores al Recaudador Oficial o a la
Recaudadora Oficial Sustituta. Esta tampoco preparaba una hoja
de trmite como evidencia de la entrega.
Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a lo establecido en el
Reglamento 25, segn se indica:
Lo comentado en el apartado a.1) es contrario a lo establecido en el
Artculo E.2, que dispone que, al seleccionar personal el que actuar
como Recaudador, las agencias debern asegurarse de que las funciones
que este realiza no conflijan con las funciones asignadas como
Recaudador. El personal que se nombre como Recaudador no podr
hacer gestiones o funciones de cobro de deudas, solamente expedir los
recibos como evidencia del pago recibido.
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Lo comentado en el apartado a.2) es contrario a lo establecido en el
Artculo E.5, que dispone que, si el nombramiento se tramita por un
cambio o cese de un Recaudador, ya sea temporera o permanentemente,
este efectuar un inventario de los recibos oficiales, dinero, giros o
cheques que hubiera en su caja de seguridad.
Lo comentado en el apartado a.3) es contrario a lo establecido en el
Artculo H.2, que dispone que los recaudadores depositarn
diariamente.
Lo comentado en el apartado a.5) es contrario a lo establecido en el
Artculo M.2, que dispone que el personal encargado de recibir la
correspondencia en las agencias utilizar el Modelo SC-1035, Relacin
de Valores Recibidos, para enviar a los recaudadores oficiales o
auxiliares los valores recibidos en las agencias.
El Artculo 4-f. de la Ley Nm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de
Contabilidad de Gobierno de Puerto Rico, segn enmendada, dispone, entre
otras cosas, que en aquellas dependencias y entidades corporativas de
naturaleza compleja y de gran volumen de operaciones financieras, la
organizacin fiscal deber proveer para que se hagan intervenciones
internas apropiadas que sigan las normas y las pautas que, a esos efectos,
establezca el Secretario de Hacienda. Adems, conforme a dicha disposicin
y como norma de sana administracin y de control interno se debe mantener
un registro de los valores que se reciben de la Seccin de Correo, al
entregarlos al Recaudador Oficial o a la Recaudadora Oficial Sustituta
mediante una hoja de trmite y velar por que se expidan recibos a todos los
valores que se reciben. [Apartado a.4) y 5)]
Efectos Las situaciones comentadas en el apartado a.1) propician el ambiente para
que se cometan irregularidades en dichas operaciones y que las mismas no
puedan detectarse a tiempo para fijar responsabilidades.
Lo comentado en el apartado a.2) impide al Recaudador Oficial entrante
establecer su responsabilidad desde el momento en que asumi su cargo.
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Las situaciones comentadas en el apartado a. del 3) al 5) propician que se
cometan irregularidades y que las mismas no sean detectadas a tiempo.
Adems, privan a la Polica de evidencia de los recaudos efectuados
diariamente y del balance correcto disponible para realizar sus operaciones.
Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que el Director de la Divisin de
Finanzas no ejerci una supervisin adecuada sobre las recaudaciones para
asegurarse de que:
Se segreguen adecuadamente las funciones asignadas a los
recaudadores con las de facturacin y cobro. [Apartado a.1)]
Se realicen los inventarios fsicos cuando hay cambio de Recaudador
Oficial. [Apartado a.2)]
Los recaudadores realicen los depsitos de los recaudos efectuados
diariamente. [Apartado a.3)]
Se prepararen los recibos oficiales correspondientes a los valores
recibidos por correo y cumplan con las disposiciones mencionadas.
[Apartado a.4) y 5)]
Vase la Recomendacin 2.a. de la 1) a la 5).
Hallazgo 3 - Deficiencias relacionadas con la custodia de los cheques en blanco, falta de inventarios de cheques, ausencia de un registro de los cheques devueltos por correo, deficiencias relacionadas con la preparacin y el envo de las conciliaciones bancarias, diferencias sin aclarar, y otras deficiencias relacionadas con las operaciones de los oficiales pagadores especiales
Situaciones
a. La Polica cuenta con dos puestos de Oficial Pagador Especial (OPE)
nombrados por el Secretario de Hacienda, conforme a lo dispuesto en
el Artculo 9-b. de la Ley Nm. 230. Estos funcionan a base del mtodo
de peticin de fondos, mediante el cual el Departamento de Hacienda
emite un cheque a nombre del OPE por el importe mensual solicitado.
Estos lo depositan en sus respectivas cuentas para emitir los pagos
correspondientes. Para llevar a cabo sus funciones, estos
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utilizan el Reglamento 9, Normas Bsicas para los Oficiales
Pagadores Especiales Nombrados por el Secretario de Hacienda,
aprobado el 9 de septiembre de 2009 por el Secretario de Hacienda.
Uno de los OPE est a cargo de los pagos, mediante transferencias o
depsito directo, de las nminas y los costos relacionados. Para la
realizacin de estos pagos, se mantienen dos cuentas bancarias, una
regular y la otra zero balance. La cuenta regular se utiliza para efectuar
los pagos de nmina, costos relacionados, aportaciones patronales y
deducciones realizadas a los empleados. La cuenta zero balance es
utilizada para emitir cheques manuales en caso de que un beneficiario
no reciba el pago de nmina o de prdida de cheque de salario regular,
entre otras.
El otro OPE tiene a su cargo la cuenta de fondos confidenciales que se
utilizan en los operativos policacos con el propsito de obtener
evidencia. Para el uso de los fondos confidenciales, el OPE emite un
cheque a nombre del Director de la Divisin de Asuntos
Confidenciales. Este cambia el cheque en efectivo y lo mantiene en una
bveda hasta que las diferentes reas de la Polica solicitan los fondos
y le son aprobados para utilizarse en operativos policacos.
El OPE de fondos confidenciales y el OPE de nminas le responden al
Director de la Divisin de Finanzas y a la Directora de Nmina,
respectivamente. Estos, a su vez, le responden a la Directora del
Negociado de Asuntos Fiscales. Esta le responde al Superintendente
Auxiliar de Servicios Gerenciales, quien le responde al
Superintendente.
Las conciliaciones de las cuentas de nminas y costos relacionados la
efecta una Operadora de Equipo Electrnico de Datos II y la
conciliacin de la cuenta de fondos confidenciales la efecta un
Contador II. Ambos utilizan el formulario Conciliacin de la Cuenta
de Banco y Efectivo en Caja del Oficial Pagador Especial
(Modelo SC-759-E) para realizar las conciliaciones. Estos, adems,
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son responsables de aclarar con los OPE las diferencias determinadas,
si alguna. Los empleados a cargo de las conciliaciones le responden al
Director de la Divisin de Finanzas.
Los cheques en blanco son archivados en dos bvedas localizas en las
divisiones de Finanzas y de Nminas. La Directora de la Divisin de
Nminas es la custodia de los cheques en blanco del OPE de nminas.
Una Contadora II de la Divisin de Finanzas es la encargada del control
y la custodia de los cheques en blanco del OPE de fondos
confidenciales. Ambas funcionarias estan autorizadas a firmar los
cheques que emiten los oficiales pagadores especiales.
Para los aos fiscales del 2011-12 al 2013-14, el OPE de fondos
confidenciales emiti desembolsos por $5,137,287. Mientras que el
OPE de nminas emiti desembolsos por $56,754,197. Esto, segn
registros suministrados por la Contadora II de la Divisin de Finanzas
el 31 de julio de 2014 y por el OPE de nminas el 9 de diciembre
de 2014.
Nuestro examen de los controles internos y administrativos de las
operaciones fiscales de los oficiales pagadores especiales al 30 de julio
de 2014, revel que:
1) No se haba designado a un empleado ajeno a las operaciones
relacionadas con los desembolsos para custodiar los cheques en
blanco. La custodia de estos la tena la Directora de la Divisin de
Nminas y la Contadora II de la Divisin de Finanzas. Esta tarea
resultaba conflictiva con las de firmar los cheques.
2) No se realizaron inventarios fsicos peridicos de las existencias
de los cheques en blanco de las cuentas bancarias de nmina zero
balance y de la cuenta bancaria de fondos confidenciales durante
los aos fiscales del 2010-11 al 2013-14.
3) El examen realizado al 30 de enero de 2015 de la preparacin y el
envo al Departamento de Hacienda de las conciliaciones
bancarias de la cuenta regular de nmina y costos relacionados
correspondientes de julio de 2013 a diciembre de 2014 revel que:
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a) No se haban preparado las conciliaciones de julio a
diciembre de 2014. La ltima conciliacin preparada fue en
junio de 2014.
b) Once de las conciliaciones preparadas (92%) fueron enviadas
con tardanzas al Departamento de Hacienda. Estas fluctuaron
de 174 a 336 das consecutivos, luego de 10 das laborables
despus de finalizado el mes.
4) Al 31 de julio de 2014, realizamos un examen a la conciliacin de
la cuenta regular de nmina y costos relacionados de septiembre
de 2013, y revel que:
a) El OPE no haba remitido al Secretario de Hacienda
el importe de $4,326,281 correspondiente a los fondos
de 2,187 cheques que haban caducado. Estos cheques fueron
emitidos del 7 de abril de 2007 al 30 de septiembre de 2013,
y haban sido incluidos en la conciliacin como cheques en
circulacin. Haban transcurrido de 9 meses a 7 aos desde
su emisin.
b) Se incluy en el apartado de diferencias pendientes de
resolver el importe de $1,197,218 desde el 29 de octubre
de 2009 hasta el 30 de septiembre de 2013 y no se realizaron
los ajustes correspondientes en los registros de contabilidad.
Una situacin similar se coment en el Informe de
Auditora DA-07-07 del 21 de septiembre de 2006.
5) El examen del envo de las conciliaciones de la cuenta zero
balance al Departamento de Hacienda correspondiente de julio
de 2013 a diciembre de 2014 revel que, 17 conciliaciones (94%)
fueron enviadas con tardanzas que fluctuaron de 5 a 217 das,
luego de vencido el trmino establecido.
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6) El examen de la conciliacin bancaria de la cuenta zero balance
de diciembre de 2013 revel que se incluyeron dos cheques
por $64,992 que haban caducado por tener ms de 6 meses de
expedidos. Estos cheques fueron emitidos el 30 de agosto y
el 18 de septiembre de 2012.
Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a lo establecido en los artculos
XI-B-2, XI-B-4, XIV-E y XIV-M del Reglamento 9, segn se indica:
El Director de la Oficina designar un funcionario para que custodie la
existencia de los cheques en blanco, los cuales guardar en un lugar
seguro bajo llave y se encargar de recibir y distribuir los mismos. El
funcionario que custodiar la existencia de cheques en blanco debe
responder a un rea de trabajo de la Oficina diferente a la del encargado
de preparar los cheques. [Apartado a.1)]
El supervisor inmediato del encargado de los cheques realizar
inventarios fsicos peridicos de los cheques en blanco.
[Apartado a.2)]
El Oficial Pagador Especial, despus de aprobada la conciliacin
bancaria por el Jefe de la Agencia o su representante autorizado, enviar
la misma al Negociado de Intervenciones del Departamento de
Hacienda dentro de los primeros 10 das laborables despus de finalizar
cada mes. [Apartado a.3) y 5)]
Si al realizar la conciliacin se encuentran diferencias entre la
informacin provista por el banco y los registros del Oficial Pagador
Especial, deber aclararlas con este antes de entregar la conciliacin a
la aprobacin del Jefe de la Agencia o su representante autorizado.
Adems, indica que las agencias sern responsables de solucionar
inmediatamente cualquier diferencia surgida en la conciliacin
bancaria. Bajo ninguna circustancia se permitir que cualquier
diferencia surgida permanezca sin resolverse por un perodo mayor
de 10 das laborables. [Apartado a.4) y 6)]
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En el Artculo 2-f. de la Ley Nm. 230 se dispone que, independientemente
del control previo general que se establezca para todas las operaciones de
cada rama del Gobierno, los jefes de dependencias, entidades corporativas
y cuerpos legislativos son en primera instancia responsables de la legalidad,
correccin, exactitud, necesidad y propiedad de las operaciones fiscales que
sean necesarias para llevar a cabo sus respectivos programas. Cnsono con
esta disposicin, y como norma de sana administracin y de control interno:
Las conciliaciones bancarias deben prepararse y remitirse de forma
regular y peridica, para que sean revisadas y aprobadas por el personal
designado oportunamente. [Apartado a.3) y 5)]
Las conciliaciones bancarias deben prepararse correctamente, de
manera que reflejen la realidad operacional sobre la cuenta de la OPE,
y que exista correccin, exactitud y propiedad entre los registros
internos y los estados bancarios. [Apartado a.4) y 6)]
Efectos Las situaciones comentadas en el apartado a.1) y 2) propician el ambiente
para que se cometan irregularidades y que las mismas no se puedan detectar
a tiempo para fijar responsabilidades.
Las situaciones comentadas en el apartado a.3) impiden mantener un
control adecuado de los cheques devueltos por correo. Adems, impiden que
se documente la disposicin final de estos.
Lo comentado en el apartado a.3) y 5) le impide al Departamento de
Hacienda contar a tiempo con informacin completa y confiable sobre la
situacin financiera de las operaciones de la Polica. Esto es necesario para
la toma de decisiones.
Las situaciones comentadas en el apartado a.4) y 6) provocan que la
informacin que se mantiene en los registros no sea confiable. Esto dificulta
el proceso de toma de decisiones.
Causas Las situaciones comentadas obedecen a que el Director de la Divisin de
Finanzas se apart de las disposiciones citadas. Adems, los funcionarios
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que se desempearon como directores del Negociado de Asuntos Fiscales
no velaron por que se cumpliera con las disposiciones citadas.
Vase la Recomendacin 2.a. de la 6) a la 8), b. y c.
Hallazgo 4 - Ausencia de gestiones de cobro efectivas y funciones conflictivas relacionadas con las cuentas por cobrar
Situaciones a. La Polica cuenta con una Seccin de Facturacin y Cobro adscrita a la
Divisin de Finanzas. En esta se preparan las facturas y se realizan las
gestiones de cobro de los pagos indebidos realizados a los contratistas,
pagos indebidos por nmina a los empleados, cobros por propiedad
perdida y por servicios policacos, entre otros. Adems, en la Divisin
de Comunicaciones y en el Negociado de Recursos Humanos tambin
se emiten facturas al cobro5. Cada Divisin mantiene un expediente de
cada factura emitida. La Seccin de Facturacin y Cobro es la
encargada de realizar las gestiones de cobro, de aplicar los pagos y de
eliminar las deudas del Sistema. Esta Seccin est a cargo del Director
de Finanzas, quien le responde a la Directora del Negociado de Asuntos
Fiscales, y esta, a su vez, al Superintendente Auxiliar de Servicios
Gerenciales. Este ltimo le responde al Superintendente.
Al 31 de diciembre de 2013, la Polica mantena 1,162 cuentas por
cobrar ascendentes a $3,648,102 correspondientes a los aos naturales
del 2011 al 2013. Esto, segn informe suministrado por la Operadora
de Equipo Electrnico de Entrada de Datos II de la Divisin de
Finanzas el 2 de junio de 2014.
El examen realizado a los controles internos y administrativos de las
cuentas por cobrar revel que:
1) No se realizaron gestiones efectivas para cobrar dichas facturas.
Durante el ao fiscal 2013-14, no se emitieron cartas de
seguimiento relacionadas con estas facturas. El informe mensual
de la Seccin de Facturacin de la Divisin de Finanzas
correspondiente a junio de 2014 indicaba que de julio de 2013 a
junio de 2014, no se enviaron cartas de cobro a los deudores.
5 La Polica cre un sistema computadorizado personalizado para estos efectos.
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2) No estaban segregadas las tareas de registrar las facturas, los
pagos recibidos y la eliminacin de las cuentas por cobrar. La
Operadora de Equipo Electrnico de Entrada de Datos II de la
Divisin de Finanzas realizaba estas tareas conflictivas entre s.
Criterios La situacin comentada en el apartado a.1) es contraria al
Artculo 12-e. de la Ley Nm. 230, en el que se establece que es obligacin
de las propias agencias activar el cobro de todas las deudas de personas
naturales y jurdicas registradas en sus libros o registros, y adoptar las
medidas que autoriza la propia ley para cobrar dichas deudas lo antes
posible.
La situacin comentada en el apartado a.2) es contraria a lo establecido en
el Artculo 4-f. de la Ley Nm. 230, que dispone que la organizacin fiscal
deber proveer para que en el proceso fiscal exista una debida separacin de
funciones y responsabilidades que impida o dificulte la comisin de
irregularidades.
Efectos La situacin comentada en el apartado a.1) impide a la Polica mantener
un control adecuado sobre las cuentas por cobrar. Tambin priva a la Polica
de contar con recursos para atender sus necesidades. Adems, el no realizar
gestiones oportunas y efectivas para el cobro de las deudas ocasiona la
acumulacin y el envejecimiento de las mismas. Esto dificulta el cobro y
puede ocasionar que se conviertan en incobrables.
Lo comentado en el apartado a.2) propicia el ambiente para que se cometan
irregularidades en dichas operaciones y que las mismas no puedan
detectarse a tiempo para fijar responsabilidades.
Causas Las situaciones comentadas responden a que el Director de Finanzas no
supervis adecuadamente dichas operaciones para el cumplimiento de las
disposiciones citadas. Tampoco vel por que existiera una debida
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segregacin de deberes. Adems, a que los funcionarios que ocuparon el
puesto de directores del Negociado de Asuntos Fiscales no supervisaron
efectivamente las funciones del Director de Finanzas.
Vase la Recomendacin 2.a.9) y 10).
Hallazgo 5 - Ausencia de un Plan de Compras
Situacin a. La Polica cuenta con una Divisin de Compras que est a cargo de
adquirir los bienes y servicios no profesionales necesarios para el
funcionamiento de esta. La Divisin est dirigida por un Director de
Compras que le responde a la Directora del Negociado de Asuntos
Fiscales, quien, a su vez, le responde al Superintendente Auxiliar de
Servicios Gerenciales. Este le responde al Superintendente de la
Polica. Las rdenes de compra se procesan a travs del mdulo de
compras del Sistema de Contabilidad del Departamento de Hacienda
(PRIFAS). Las compras cuyo costo no excede los $25,000 se realizan
mediante el procedimiento de subasta informal.
Segn informacin suministrada por la Divisin de Compras, durante
los aos fiscales del 2010-11 al 2013-14, se emitieron 6,552 rdenes
de compra por $249,598,721.
Nuestro examen de los controles internos y administrativos revel que
en la Divisin de Compras no se preparaba un Plan de Compras anual,
semestral o mensual que incluyera el estimado de necesidades de
materiales, equipo, ropa, entre otras cosas, para las distintas reas que
componen la Polica. Esto, segn certificacin del 11 de julio
de 2014, provista por el Director de la Divisin de Compras.
Criterio La situacin comentada es contraria a lo establecido en el
Artculo 8.B.3 del Reglamento 5850, Reglamento para la Adquisicin y
Venta de Bienes y Servicios de la Comisin de Seguridad y Proteccin
Pblica, segn enmendado, aprobado por el Comisionado de Seguridad
Pblica el 25 de agosto de 1998. Este dispone que se debe desarrollar un
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plan de compras anual, semestral o mensual, que considere las necesidades
estimadas en cuanto a materiales, equipos, servicios, obras, medicamentos
y alimentos para todas las agencias componentes y reas de servicios.
Efectos La situacin comentada impide a la Polica contar con informacin que le
permita planificar y mantener un control de las compras a realizar y
determinar la necesidad de adquirir artculos, servicios o bienes necesarios
para su buen funcionamiento. Esto, adems, provoca que no se adquieran
los materiales, equipos y servicios no profesionales en el momento preciso,
en las cantidades adecuadas, de la calidad deseada y al costo ms bajo
posible.
Causas La situacin comentada obedece a que los funcionarios que se
desempearon como directores de la Divisin de Compras no se aseguraron
de preparar el Plan de Compras. Tampoco los funcionarios que se
desempearon como directores del Negociado de Asuntos Fiscales
efectuaron una supervisin eficaz de las funciones de los directores de la
Divisin de Compras para que estos cumplieran con la disposicin
mencionada.
Vase la Recomendacin 2.d.1).
Hallazgo 6 - Ausencia de inventarios fsicos peridicos de la propiedad adquirida y de la propiedad donada, informacin no incluida en el inventario de las armas de fuego, y otras deficiencias relacionadas con la propiedad
Situaciones a. La Polica cuenta con una Divisin de Propiedad y Suministros. Esta
divisin se encarga, entre otras cosas, de la custodia y el control de la
propiedad, y de los materiales y suministros. En el caso de la propiedad,
la Polica est constituida por tres dependencias de inventarios por el
Departamento de Hacienda: Propiedad Adquirida (040-631),
Armas (040-632) y Propiedad Donada (040-633). Cada dependencia
cuenta con un Encargado de la Propiedad, responsable, entre otras
funciones, de la custodia, el control y la contabilidad de la propiedad
asignada. Para realizar las funciones, los encargados de la propiedad
cuentan con la Orden General 2008-04 del 27 de junio de 2008 firmada
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por el entonces Superintendente. Adems, mantienen un sistema
computadorizado llamado PROCON. Este es utilizado para mantener
el registro de la propiedad adquirida y donada, y el control de los
materiales y suministros. En el caso de las armas de fuego se cuenta
con el sistema computadorizado Sistema del Depsito de Armas.
La Encargada de la Propiedad Donada le responde a la Encargada de
la Propiedad Adquirida quien, adems, es la Directora de la Divisin
de Propiedad y Suministros. Esta le responde al Director del Negociado
de Servicios Administrativos. El Encargado de la Propiedad de Armas
le responde al Director del Negociado de Servicios al Ciudadano. Los
directores de los negociados le responden al Superintendente
Auxiliar de Asuntos Gerenciales, quien, a su vez, le responde al
Superintendente.
El examen de los controles administrativos e internos relacionados con
las tres dependencias de inventario de propiedad examinadas revel
que:
1) No se realizaron inventarios fsicos anuales de las dependencias
de inventario de propiedad adquirida y propiedad donada para los
aos fiscales del 2010-11 al 2012-13. Estas dependencias deben
rendir los informes en enero y octubre de cada ao.
Una situacin similar se coment en el Informe de
Auditora DA-07-07.
2) En los inventarios fsicos de la dependencia de inventario de
armas que se realizaron para los aos del 2010 al 2013, no se
incluyeron las armas de reglamento asignadas a los policas. Al
menos deben realizar un muestreo anual y confirmar la existencia
de las mismas.
3) El Sistema PROCON no estaba completo. Este no contena toda
la informacin de la propiedad relacionada con los materiales y
los suministros adquiridos. Este slo contaba con la informacin
desde el 2010 en adelante.
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4) El Sistema del Depsito de Armas no se haba actualizado desde
el 2012.
b. La Encargada de la Propiedad Adquirida mantiene un registro de los
casos de hurto o desaparicin de propiedad. Este registro incluye la
fecha del hurto o prdida, el nmero de propiedad, la descripcin, la
persona que tena asignada la propiedad, el nmero de la querella, si se
realiz una investigacin administrativa y el estatus de la misma.
Al 23 de junio de 2014, realizamos un examen a este registro y revel
que no estaban registradas las prdidas ocurridas del 27 de mayo
de 2006 al 6 de abril de 2013. Sin embargo, la Polica
notific 119 irregularidades o prdidas por $116,448 a la Oficina del
Contralor de Puerto Rico ocurridas del 28 de abril de 2010 al 28 de
diciembre de 2012. Entre las notificaciones remitidas se inclua la
prdida de 57 armas por $28,797.
c. Un examen realizado a 666 unidades de propiedad mediante inspeccin
fsica efectuada por nuestros auditores el 18 de septiembre de 2014,
revel lo siguiente:
1) Sesenta y cinco unidades de propiedad (98%) no estaban
registradas en el Sistema Computadorizado PROCON.
2) Cuarenta y siete unidades de propiedad (71%) no estaban
asignadas a un custodio en particular, mediante un Recibo de
Propiedad en Uso (Modelo SC-1211). En su lugar, estaban
asignadas a lugares o espacios de trabajo.
3) Seis unidades de propiedad (9%) estaban localizadas en un lugar
diferente o no se localizaron. No se le notific a la Directora de la
Divisin de Propiedad y Suministros los cambios de ubicacin,
segn se indica:
a) Tres unidades de propiedad (50%) estaban localizadas en un
lugar diferente segn el recibo de propiedad en uso
suministrado.
6 Debido a que la muestra fue seleccionada de las listas de propiedad asignada y esta no estaba incluida en el sistema PROCON, no se pudo determinar el valor de las unidades de propiedad examinadas.
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b) Dos unidades de propiedad (33%) no fueron localizadas.
c) Una unidad de propiedad (17%) no fue localizada para
examen. El empleado que tena su custodia nos indic que la
haba dejado en su residencia privada.
Criterios La situacin comentada en el apartado a. es contraria a lo establecido en
Artculo XIV-A del Reglamento 11, Normas Bsicas para el Control
y Contabilidad de los Activos Fijos, segn enmendado, aprobado el 29 de
diciembre de 2005, por el Secretario de Hacienda, en donde se establece que
los registros internos de las dependencias de inventario tienen que estar
respaldados por inventarios fsicos y que las agencias deben mantener sus
propios procedimientos internos para el control de sus Activos Fijos. Esto,
de manera que el Encargado de la Propiedad tenga conocimiento de la
adquisicin y disposicin de los mismos.
La situacin comentada en el apartado b. es contraria a lo establecido en el
Artculo 7.a.2) del Reglamento 41, Notificacin de Prdidas o
Irregularidades en el Manejo de Fondos o Bienes Pblicos a la
Oficina del Contralor, aprobado el 20 de junio de 2008 por el Contralor de
Puerto Rico, en donde se establece que las agencias sern responsables de
mantener su propio registro para el control de los casos sobre prdidas o
irregularidades relacionadas con los fondos o bienes pblicos.
La situacin comentada en el apartado c. es contraria a lo establecido en el
Artculo 4-e.3) de la Ley Nm. 230, que dispone que las entidades tengan un
control efectivo y contabilizacin de todos los fondos, propiedad y activos
pertenecientes a las dependencias o entidades corporativas.
Efectos Las situaciones comentadas en los apartados a. y c. impiden tener un
control adecuado de la propiedad asignada a los empleados de la Polica.
Adems, propician el ambiente para que se cometan irregularidades y que
las mismas no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.
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La situacin comentada en el apartado b. provoc que la Polica no contara
con un registro completo que indicara todos los casos de desaparicin y
hurto de propiedad, y las investigaciones administrativas realizadas.
Adems, limit la funcin fiscalizadora de esta Oficina.
Causas Las situaciones comentadas obedecen a que los funcionarios que ocuparon
el puesto de directores del Negociado de Servicios Administrativos no
supervisaron eficazmente las operaciones relacionadas con la propiedad.
Lo comentado en el apartado a.1) y 2) es indicativo de que los encargados
de la propiedad de las dependencias indicadas se apartaron de las
disposiciones de ley y la reglamentacin aplicable con respecto a la
realizacin del inventario.
Las situaciones comentadas en los apartados a.3) y 4), y c.1) obedecen a
que la Polica no haba realizado gestiones para poder incluir en los sistemas
computadorizados PROCON y Depsito de Armas toda la informacin
relacionada con la propiedad.
Lo comentado en el apartado b. es indicativo de que la Directora de la
Divisin de Propiedad y Suministros se apart de las disposiciones
mencionadas con respecto a mantener un registro actualizado con el control
de todos los casos de hurto o desaparicin de propiedad.
La situacin comentada en el apartado c.2) es indicativa de que la Directora
de la Divisin de Propiedad y Suministros no se asegur de incluir el nombre
del Director de la Divisin o Unidad de Trabajo que ser responsable por la
propiedad asignada a las reas de trabajo.
Lo comentado en el apartado c.3) obedece a que no se notificaron a la
Directora de la Divisin de Propiedad y Suministros los cambios de
propiedad efectuados para que esta pudiera actualizar la informacin y la
misma poder ser localizada.
Vanse las recomendaciones 2.e.1) de la a) a la f) y 3.
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Hallazgo 7 - Funciones conflictivas realizadas por el Guardalmacn, inventarios fsicos no realizados y otras deficiencias relacionadas con los almacenes
Situaciones a. La Polica cuenta con 15 almacenes de propiedad: un Almacn Central
ubicado en el Cuartel General; uno localizado en el Municipio de
Carolina, en donde se almacena la propiedad para ser decomisada;
y 13 almacenes localizados en las distintas reas policacas. En los
referidos almacenes se guardan materiales de oficina y limpieza, y los
uniformes a ser utilizados por los policas. Los materiales y los
suministros y los uniformes son despachados mediante requisiciones.
Cada uno de los almacenes cuenta con un Guardalmacn. Este
funcionario mantiene un tarjetero donde anota los despachos realizados
de materiales, de suministros y de uniformes. Los guardalmacenes del
Almacn Central y los que estn localizados en las distintas reas
policacas le responden a la Directora de la Divisin de Propiedad y
Suministros. Esta le responde al Director del Negociado de Servicios
Administrativos, quien, a su vez, le responde al Superintendente
Auxiliar de Servicios Gerenciales y este ltimo al Superintendente.
El examen de los controles administrativos e internos relacionado con
el Almacen Central, el Almacen de la Comandancia de Carolina y el
Almacen de Propiedad para ser decomisada revel que:
1) No se realizaron inventarios fsicos en el Almacn Central de los
materiales, de los suministros y de los uniormes para el 2012 y
el 2013.
2) El Guardalmacn del Almacn Central realiz el inventario fsico
anual del 2011 de las existencias sin la supervisin de una persona
ajena a las operaciones. Dicha funcin resultaba conflictiva con
sus funciones de recibir, custodiar y despachar los materiales.
3) El Guardalmacn del Almacn Central reciba los materiales
adquiridos de los proveedores. Estas funciones resultaban
conflictivas con las de mantener el control fsico de los materiales,
de los suministros y de los uniformes. Este reciba de la Divisin
de Finanzas un memorando junto con las copias de las rdenes de
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compra de materiales, de los suministros y de la ropa que se
emitan. Cuando el proveedor realizaba la entrega, el
Guardalmacn lo reciba con la copia de la orden de compra,
firmaba el conduce y enviaba la factura para pago a la Divisin de
Finanzas.
4) No se haban establecido niveles mnimos y mximos de cada uno
de los renglones de materiales que se deban mantener en
existencia. Mediante este mecanismo, se deben originar las
compras para mantener en los almacenes niveles adecuados de los
materiales.
Criterios La situacin comentada en el apartado a.1) es contraria a lo establecido en
el Artculo XIV-A del Reglamento 11, en donde se dispone que los
registros internos de las dependencias de inventario tienen que estar
respaldados por inventarios fsicos. Tambien es contraria a lo establecido en
el Artculo 4-e.3) de la Ley Nm. 230.
Lo comentado en el apartado a.2) es contrario a lo establecido en el
Artculo XIV-F-2 del Reglamento 11, que establece que se asignar una
persona para que supervise el proceso de toma de inventario. Dicha persona
no debe realizar funciones que estn relacionadas con el control y la
contabilidad del activo fijo.
Las situaciones comentadas en el apartado a. del 2) al 4) son contrarias a
lo establecido en el Artculo 4-f. de la Ley Nm. 230, en donde se establece
que la organizacin fiscal que disee o apruebe el Secretario para las
dependencias y entidades corporativas deber proveer para que en el
proceso fiscal exista una debida separacin de funciones y
responsabilidades que impida o dificulte la comisin de irregularidades,
proveyendo, al mismo tiempo, para una canalizacin ordenada y rpida de
la transacciones financieras.
La situacin comentada en el apartado a.4) es contraria a lo establecido en
el Artculo 2-e. de la Ley Nm. 230, en donde se establece como poltica
pblica, que exista el control previo de todas las operaciones del Gobierno;
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y que dicho control se desarrolle dentro de cada dependencia o entidad
corporativa en el desarrollo del programa o programas cuya direccin se le
ha encomendado.
Efectos Las situaciones comentadas impiden a la Polica mantener un control
adecuado en los almacenes mencionados. Adems, propicia el ambiente
para el uso indebido, la prdida de materiales y otras irregularidades en su
manejo, y que estos no se puedan detectar a tiempo para fijar
responsabilidades.
Causas
Las situaciones comentadas reflejan que el Guardalmacn del Almacn
Central no cumpli adecuadamente con sus responsabilidades de realizar
inventarios fsicos anuales. Tampoco la Directora de la Divisin de
Propiedad y Suministros ejerci una supervisin efectiva de estas
operaciones, debido a que no asign a una persona ajena a las funciones del
almacn para que supervisara los inventarios. Tampoco vel por que se
estableciera una debida segregacin de deberes para que el Guardalmacn
no estuviera a cargo del recibo de los materiales y suministros.
Vase la Recomendacin 2.d.2), y e.1)g) y 2).
Hallazgo 8 - Deficiencias relacionadas con la preintervencin de los gastos de combustible de los vehculos de motor
Situacin a. La Polica cuenta con una Divisin de Transportacin. Esta es dirigida
por un Director, quien tiene a su cargo la operacin de la flota de los
vehculos de motor de la Oficina Central y de las comandancias de rea
de la Polica. Cada Comandancia cuenta con un Encargado de la Flota.
Estos le responden al Director y son responsables de mantener los
expedientes de los vehculos de motor con informacin relacionada con
las operaciones de los mismos y coordinar el mantenimiento de los
vehculos, entre otras cosas. El encargado de realizar estas tareas con
los vehculos asignados a Nivel Central es el Director. Este le responde
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al Director del Negociado de Servicios Administrativos, y este, a su
vez, al Superintendente Auxiliar de Servicios Gerenciales, quien le
responde al Superintendente.
Al 8 de octubre de 2014, la Polica tena una flota de 6,368 vehculos
de motor7. Segn informacin provista por el Director de Finanzas,
del 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2013, el gasto de
combustible ascendi a $69,513,118.
El examen de los controles internos y administrativos sobre la
administracin de la flota de vehculos de motor revel que el Director
de Transportacin certificaba como correcto el Informe de Gasolina
que reciba de la Administracin de Servicios Generales (ASG) sin
solicitarle a los Encargados de la Flota de cada Comandancia de rea
que conciliara dicho Informe contra los boletos de los vehculos. Dicha
informacin es necesaria para asegurarse de que en el Informe de
Gasolina se incluyan los gastos realmente incurridos por los vehculos
oficiales.
Criterios La situacin comentada es contraria a lo establecido en el Artculo 4-g. de
la Ley Nm. 230, que dispone que los procedimientos que se establezcan
para incurrir en gastos y pagar los mismos tendrn los controles adecuados
que impidan o dificulten la comisin de irregularidades y que garanticen la
claridad y pureza de los procedimientos fiscales. Tambin es contraria a lo
establecido en el Artculo 6-b., que dispone que en la determinacin de los
procedimientos de preintervencin a establecerse en las agencias, se
consideren los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Efectos El no conciliar el Informe de Gasolina que le enva la ASG a la Polica con
los boletos de consumo de combustible de los vehculos de motor que se
mantienen en los expedientes de los vehculos, impide ejercer un control
adecuado de los desembolsos para la compra de combustible. Esto propicia
la comisin de errores e irregularidades con los consecuentes efectos
adversos para la Polica.
7 Incluye vehculos terrestres, martimos y areos.
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Causa La situacin comentada se debe a que el Director de Transportacin no
envi los Informes de Gasolina a los encargados de las flotas en las distintas
comandancias para que certificaran las facturas enviadas por la ASG.
Vase la Recomendacin 2.e.3).
Hallazgo 9 - Ausencia de reglamentacin y reglamentacin sin actualizar para regular las operaciones de la Polica
Situaciones a. La Polica, entre sus funciones y deberes, tiene la de aprobar, enmendar
y derogar reglamentos para regir sus asuntos y actividades y, para
establecer las reglas y normas necesarias para el cumplimiento de sus
funciones y deberes.
Nuestro examen sobre la reglamentacin y los procedimientos internos
al 30 de abril de 2014, revel que:
1) No existan procedimientos escritos o reglamentacin para regular
las operaciones relacionadas con el inventario de materiales, de
suministros y de uniformes.
2) No se haba actualizado el Reglamento 5850 para atemperarlo a
las nuevas leyes aprobadas relacionadas con los procesos de
adquisicin, y a la realidad econmica de la entidad.
Una situacin similar se coment en el Informe de
Auditora DA-09-13 del 8 de diciembre de 2008.
3) La Orden General 2008-04 no inclua disposiciones especficas
para el control y la contabilidad de la propiedad pblica de la
Polica, segn se indica:
a) No establece la obligacin de realizar un inventario fsico
anual de la propiedad.
b) No haba sido actualizada para incluir disposiciones
relacionadas con el uso de sistemas computadorizados para
mantener el control de la propiedad.
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Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a lo establecido en el
Artculo 5.b. de la Ley 53-1996, que dispone que el Superintendente
determinar por reglamento la organizacin y administracin de la Polica,
las obligaciones, las responsabilidades y la conducta de sus miembros,
empleados civiles, policas auxiliares, reservistas y concejales, y cualquier
otro asunto necesario para el funcionamiento del Cuerpo. Tambin son
contrarias a lo establecido en la Seccin 2.19 de la Ley Nm. 170
del 12 de agosto de 1988, Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme
de Puerto Rico, segn enmendada, que establece, entre otras cosas, que: ser
deber de todas las agencias revisar cada cinco aos sus reglamentos para
evaluar si los mismos efectivamente adelantan la poltica pblica de la
agencia o de la legislacin bajo la cual fue aprobado el reglamento. Al
momento de la aprobacin de esta Ley, todas las agencias debern comenzar
con el proceso de revisin de sus reglamentos.
La situacin comentada en el apartado a.3)a) es contraria a lo establecido
en el Artculo XIV-F-3 del Reglamento 11, que dispone que las agencias
son responsables de establecer por escrito el procedimeinto para la toma de
inventario.
Efectos Las situaciones comentadas propician que los encargados de las operaciones
mencionadas no cuenten con normas o procedimientos que les sirvan de
guas para realizar sus funciones de forma uniforme, efectiva y eficiente.
Tambin dificulta el adjudicar responsabilidad en caso de que ocurran
errores e irregularidades en dichas operaciones.
Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que los funcionarios encargados
de las reas mencionadas no se aseguraron de realizar las gestiones para la
preparacin y la actualizacin de la reglamentacin y remitirla al
Superintendente para aprobacin. Los funcionarios que actuaron como
superintendentes tampoco se lo requirieron.
Vase la Recomendacin 4.
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COMENTARIOS ESPECIALES
En esta seccin se comentan situaciones que no necesariamente implican
violaciones de leyes y de reglamentos, pero que son significativas para las
operaciones de la entidad auditada. Tambin se incluyen situaciones que no
estn directamente relacionadas con las operaciones de la entidad, las cuales
pueden constituir violaciones de leyes o de reglamentos, que afectan al
erario.
Comentario Especial 1 - Ausencia de oficina de auditora interna
Situacin La Ley 42-2010, Ley del Inspector General del Gobierno de Puerto Rico,
(OIG) segn enmendada, tena entre sus responsabilidades la de coordinar
y ampliar los esfuerzos gubernamentales para promover la integridad y
eficiencia; y detectar y prevenir fraude, la malversacin y el abuso en el uso
de fondos pblicos estatales y federales. De la misma manera, detectara e
investigara las posibles fuentes de corrupcin y tomara acciones proactivas
para prevenir situaciones de esta naturaleza. Esta Ley, adems, transfiri a
la OIG personal adscrito a las unidades de auditora interna de distintas
entidades gubernamentales. La Ley 62-2013 orden la eliminacin de esta
Oficina, y devolva a la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) las
funciones ministeriales de auditora gubernamental.
Como parte de esta Ley, todos los empleados del OIG pasaran a la OGP y
esta, en consulta con las respectivas agencias gubernamentales, pasara a los
empleados a sus agencias de origen.
Mediante el Planteamiento 2014-11750 del 26 de marzo de 2014, la Polica
solicit a la OGP ocupar el puesto de Ayudante Especial III. Entre las
funciones que este realizara se haban incluido funciones propias de un
Auditor Interno. Mediante carta del 15 de abril de 2014 la OGP no autoriz
esta transaccin y le sugiri que si las circunstancias persistan realizara una
nueva peticin. Al 15 de febrero de 2015 no se haba constituido una oficina
de auditora interna para que realizara las auditoras de los distintos procesos
fiscales y operacionales de la Polica ni esta haba solicitado nuevamente
ocupar el puesto.
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Efectos La falta de una oficina de auditora interna puede dar lugar a que ocurran
deficiencias en los procesos y en los controles, lo que propicia errores o
irregularidades en las operaciones y que no se puedan detectar a tiempo para
fijar responsabilidades. Esto, a su vez, puede propiciar ineficiencia en las
operaciones y las actividades de la Polica, prdida de fondos pblicos y
otras situaciones.
Vase la Recomendacin 5.
Comentario Especial 2 - Demandas pendientes de resolucin
Situacin Al 31 de junio de 2013, estaban pendientes de resolucin por los tribunales
554 demandas civiles presentadas contra la Polica por $1,517,833,004. De
estas, 275 por $1,374,721,437 son por daos y perjuicios, 56 por
$88,637,500 son por violacin de derechos civiles y 9 por $33,460,000 son
por discrimen. Las restantes 214 por $21,014,067 son por agresin,
hostigamiento, cobro de dinero, entre otras.
RECOMENDACIONES Al Superintendente de la Polica de Puerto Rico
1. Tomar las medidas necesarias para que se contraten los servicios de los
auditores externos en cumplimiento de la Ley 273-2003. [Hallazgo 1]
2. Impartir instrucciones y velar por que el Superintendente Auxiliar de
Servicios Gerenciales se asegure de que la Directora del Negociado de
Asuntos Fiscales:
a. Instruya al Director de la Divisin de Finanzas para que:
1) Segregue las funciones de recaudaciones de las de
facturacin y cobro. [Hallazgo 2-a.1)]
2) Se realicen inventarios del efectivo, de los valores, recibos y
cualquier otro documento que se mantenga en la bveda
cuando ocurran cambios de recaudador. [Hallazgo 2-a.2)]
3) Supervise adecuadamente al Recaudador Oficial y a la
Recaudadora Oficial Sustituta para que estos realicen
diariamente los depsitos de los cobros efectuados durante el
da anterior. [Hallazgo 2-a.3)]
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32 DA-15-41
4) Designe a un funcionario para que verifique que se emitan
recibos oficiales por los valores que se reciben por correo.
[Hallazgo 2-a.4)]
5) Se asegure de que la Administradora de Sistemas de
Oficina I de la Divisin de Finanzas solicite a la Seccin de
Correo que le entregue copias de los Formularios SC-1035
junto con los cheques que se reciben por correo y entregue
los valores recibidos de la Seccin de Correo al Recaudador
Oficial o a la Recaudadora Oficial Sustituta mediante una
hoja de trmite. [Hallazgo 2-a.5)]
6) Se asegure de que se preparen las conciliaciones bancarias
correspondientes a las cuentas de Nmina y Zero Balance y
que las mismas sean enviadas al Departamento de Hacienda
dentro del trmino establecido. [Hallazgo 3-a.3) y 5)]
7) Se asegure de que los cheques caducados son cancelados,
eliminados de las conciliaciones bancarias y enviados a
cuentas por pagar. [Hallazgo 3-a.4)a) y 6)]
8) Se asegure de que las diferencias determinadas en las
conciliaciones sean aclaradas con los Oficiales Pagadores
Especiales. [Hallazgo 3-a.4)b)]
9) Realice gestiones de cobro efectivas de las cuentas por
cobrar. [Hallazgo 4-a.1)]
10) Segregue las tareas de registrar las facturas y los pagos
recibidos de las de eliminacin de las cuentas por cobrar.
[Hallazgo 4-a.2)]
b. Segregue las funciones de custodia de cheques en blanco de la
firma de los mismos. [Hallazgo 3-a.1)]
c. Ordene que se realicen inventarios fsicos peridicos de las
existencias de los cheques en blanco, por lo menos una vez al ao.
[Hallazgo 3-a.2)]
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DA-15-41 33
d. Vele por que el Director de la Divisin de Compras:
1) Prepare el Plan de Compras segn requerido en la
reglamentacin. [Hallazgo 5]
2) Enve al Receptor copia del Informe de Recibo e Inspeccin
para que reciba los bienes adquiridos. [Hallazgo 7-a.3)]
e. Asegurarse de que el Director del Negociado de Servicios
Administrativos:
1) Vele por que la Directora de la Divisin de Propiedad y
Suministros se asegure de que:
a) Los Encargados de la Propiedad de las tres
dependencias de la Polica realicen anualmente
un inventario fsico y enven el mismo al
Departamento de Hacienda dentro del trmino
establecido. [Hallazgo 6-a.1)]
b) Se incluyan en el inventario de las armas las que
estn asignadas a los miembros de la Polica.
[Hallazgo 6-a.2)]
c) Actualice el Sistema PROCON con la informacin de la
propiedad que se encuentran en los registros.
[Hallazgo 6-a.3) y c.3)]
d) Mantenga actualizado el registro de prdida y hurto de
propiedad. [Hallazgo 6-b.]
e) Incluya en los recibos de propiedad en uso, expedido
para propiedad localizada en reas comunes, el nombre
del Director de la Divisin o Unidad de Trabajo.
[Hallazgo 6-c.1)]
f) Informe por escrito, a todo el personal, que antes de
realizar cualquier movimiento o cambio de propiedad se
le debe informar a ella. [Hallazgo 6-c.2)]
g) Asegurarse que en los inventarios fsicos participe
personal ajeno a las funciones de control y custodia de
los materiales, suministros y ropa. [Hallazgo 7-a.1)]
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ANEJO 1
POLICA DE PUERTO RICO FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD
DURANTE EL PERODO AUDITADO
NOMBRE CARGO O PUESTO PERODO DESDE HASTA
Sr. James Tuller Cintrn Superintendente8 1 dic. 13 23 abr. 14
Sr. Hctor M. Pesquera Lpez 11 abr. 12 15 nov. 13
Ing. Emilio Daz Coln 6 jul. 11 29 mar. 12
Sr. Jos E. Figueroa Sancha 1 ene. 11 30 jun. 11
Sr. Ricardo Martnez Rodrguez Superintendente Asociado9 4 dic. 12 15 nov. 13
Sr. Jos L. Rivera Daz 3 mar. 11 30 nov. 12
Lcda. Melisa Ros Montoya Directora Oficina de Asuntos Legales10
18 feb. 13 30 abr. 14
Lcdo. Pedro A. Solivan Sobrino 9 jul. 12 15 dic. 12
Lcdo. Armengol Igarta Vzquez 1 ene. 11 8 jul. 12
Sr. Miguel A. Rivera Nuez Superintendente Auxiliar de Servicios Gerenciales11
7 ene. 14 30 abr. 14
Sra. Zulma Canales Lpez 17 jul. 12 18 nov. 13
Sr. Luis A. Santos Hernndez 28 feb. 11 13 jul. 12
Sra. Sandra E. Clemente Rosado Directora del Negociado de Asuntos Fiscales12
7 feb. 13 30 abr. 14
Sra. Yazmn M. Gonzlez Morales 1 ene. 11 31 oct. 11
Sr. Luis Fields Arosemena Director de la Divisin de Finanzas 1 ene. 11 30 abr. 14
Sra. Maritza Alvarado Rivera Directora de la Divisin de Nminas 1 ene. 11 30 abr. 14
Sr. Luis Prez Bonilla Director de la Divisin de Compras 1 abr. 14 30 abr. 14
8 El 23 de abril de 2014 se nombr como Superintendente al Col. Jos L. Caldero Lpez. 9 Este puesto estuvo vacante durante el perodo del 1 de enero al 28 de febrero de 2011, y del 16 de noviembre de 2013 al 30 de abril de 2014. 10 Este puesto estuvo vacante del 16 de diciembre de 2012 al 17 de febrero de 2013. 11 Este puesto estuvo vacante durante el perodo del 1 de enero al 28 de febrero de 2011, y del 19 de noviembre 2013 al 6 de enero de 2014. 12 Este puesto estuvo vacante durante el perodo del 1 de noviembre de 2011 al 6 de febrero de 2013.
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Continuacin ANEJO 1
NOMBRE
CARGO O PUESTO PERODO DESDE HASTA
Sr. Julio Silva Dvila Director de la Divisin de Compras 17 sep. 13 24 mar. 14
Sra. Lydia E. Rivera Aquino 1 abr. 12 31 ago. 13
Sr. Luis Prez Bonilla 1 ene. 11 31 mar. 12
Sra. Yazmn M. Gonzlez Morales Director del Negociado de Servicios Administrativos13
11 feb. 13 15 ene. 14
Sr. ngel Corts Cintrn 17 ene. 12 1 feb. 13
Sr. Luis Melndez Martnez Director de la Divisin de Transportacin14
3 mar. 14 30 abr. 14
Sr. Luis Prez Bonilla 1 abr. 13 31 ago. 13
Sr. Sal E. Figueroa Lpez 1 ene. 11 31 dic. 12
Sra. Aracelis Pacheco Molina Directora de la Divisin de Propiedad y Suministros15
1 ene. 12 30 abr. 14
13 Este puesto estuvo vacante durante el perodo del 1 de enero de 2011 al 16 de enero de 2012 y del 16 de enero al 30 de abril de 2014. 14 Este puesto estuvo vacante durante el perodo del 1 de enero al 31 de marzo de 2013 y del 1 de septiembre de 2013 al 28 de febrero de 2014. 15 Este puesto estuvo vacante durante el perodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011.
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MISIN Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos pblicos, con
independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados. Promover el uso efectivo, econmico, eficiente y tico de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.
PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIN PBLICA DE EXCELENCIA
La Oficina del Contralor, a travs de los aos, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administracin pblica. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra pgina en Internet.
QUERELLAS Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos pblicos
pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por telfono al (787) 754-3030, extensin 2805, o al 1-877-771-3133 (sin cargo). Tambin se pueden presentar mediante el correo electrnico [email protected] o mediante la pgina en Internet de la Oficina.
INFORMACIN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORA
En los informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditoras. En nuestra pgina en Internet se incluye informacin sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinin del informe. La manera ms rpida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la pgina en Internet de la Oficina. Tambin se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) 754-3030, extensin 3400.
INFORMACIN DE CONTACTO
Direccin fsica: 105 Avenida Ponce de Len Hato Rey, Puerto Rico Telfono: (787) 754-3030 Fax: (787) 751-6768
Direccin postal: PO Box 366069 San Juan, Puerto Rico 00936-6069
Internet: www.ocpr.gov.pr
Correo electrnico: [email protected]
Polica de Puerto RicoContenido
Alcance y Metodologa 2CONTENIDO DEL INFORME 2informacin sobre la unidad auditada 3ComUNICACIN CON la Gerencia 4oPININ Y Hallazgos 51 - Incumplimiento de las disposiciones relacionadas con las auditoras de los estados financieros (single audits) 52 - Funciones conflictivas realizadas por los recaudadores, falta de inventario de valores y recibos, y otras deficiencias relacionadas con las recaudaciones 63 - Deficiencias relacionadas con la custodia de los cheques en blanco, falta de inventarios de cheques, ausencia de un registro de los cheques devueltos por correo, deficiencias relacionadas con la preparacin y el envo de las conciliaciones bancari...4 - Ausencia de gestiones de cobro efectivas y funciones conflictivas relacionadas con las cuentas por cobrar 165 - Ausencia de un Plan de Compras 186 - Ausencia de inventarios fsicos peridicos de la propiedad adquirida y de la propiedad donada, informacin no incluida en el inventario de las armas de fuego, y otras deficiencias relacionadas con la propiedad 197 - Funciones conflictivas realizadas por el Guardalmacn, inventarios fsicos no realizados y otras deficiencias relacionadas con los almacenes 248 - Deficiencias relacionadas con la preintervencin de los gastos de combustible de los vehculos de motor 269 - Ausencia de reglamentacin y reglamentacin sin actualizar para regular las operaciones de la Polica 28
comentarios Especiales 301 - Ausencia de oficina de auditora interna 302 - Demandas pendientes de resolucin 31
recomendaciones 31Agradecimiento 34anejo 1 - funcionarios principales de la entidad DURANTE EL PERODO AUDITADO 35Oficina del Contraloranejo 1Polica de Puerto Ricofuncionarios principales de la entidad DURANTE EL PERODO AUDITADO
ALCANCE Y METODOLOGACONTENIDO DEL INFORMEINFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADACOMUNICACIN CON LA GERENCIAOPININ Y HALLAZGOS Hallazgo 1 - Incumplimiento de las disposiciones relacionadas con las auditoras de los estados financieros (single audits)SituacinCriteriosEfectosCausaVase la Recomendacin 1.Hallazgo 2 - Funciones conflictivas realizadas por los recaudadores, falta de inventario de valores y recibos, y otras deficiencias relacionadas con las recaudaciones
SituacionesCriteriosEfectosCausasVase la Recomendacin 2.a. de la 1) a la 5).Hallazgo 3 - Deficiencias relacionadas con la custodia de los cheques en blanco, falta de inventarios de cheques, ausencia de un registro de los cheques devueltos por correo, deficiencias relacionadas con la preparacin y el envo de las conciliaciones bancarias, diferencias sin aclarar, y otras deficiencias relacionadas con las operaciones de los oficiales pagadores especiales
CriteriosEfectosCausasVase la Recomendacin 2.a. de la 6) a la 8), b. y c.Hallazgo 4 - Ausencia de gestiones de cobro efectivas y funciones conflictivas relacionadas con las cuentas por cobrar
SituacionesCriteriosEfectosCausasVase la Recomendacin 2.a.9) y 10).Hallazgo 5 - Ausencia de un Plan de Compras
SituacinCriterioEfectosCausasVase la Recomendacin 2.d.1).Hallazgo 6 - Ausencia de inventarios fsicos peridicos de la propiedad adquirida y de la propiedad donada, informacin no incluida en el inventario de las armas de fuego, y otras deficiencias relacionadas con la propiedad
SituacionesCriteriosEfectosCausasVanse las recomendaciones 2.e.1) de la a) a la f) y 3.Hallazgo 7 - Funciones conflictivas realizadas por el Guardalmacn, inventarios fsicos no realizados y otras deficiencias relacionadas con los almacenes
SituacionesCriteriosEfectosVase la Recomendacin 2.d.2), y e.1)g) y 2).Hallazgo 8 - Deficiencias relacionadas con la preintervencin de los gastos de combustible de los vehculos de motor
SituacinCriteriosEfectosCausaVase la Recomendacin 2.e.3).Hallazgo 9 - Ausencia de reglamentacin y reglamentacin sin actualizar para regular las operaciones de la Polica
SituacionesCriteriosEfectosCausasVase la Recomendacin 4.
COMENTARIOS ESPECIALESComentario Especial 1 - Ausencia de oficina de auditora internaSituacinEfectosVase la Recomendacin 5. Comentario Especial 2 - Demandas pendientes de resolucin
Situacin
RECOMENDACIONESAl Superintendente de la Polica de Puerto Rico
AGRADECIMIENTOCARGO O PUESTONOMBREDESDE HASTA