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OFICINA ASESORA DE PLANEACION PLAN DE ACCION POR DEPENDENCIAS – PAD INFORME CONSOLIDADO DE EJECUCION 2017

Versión: 06 11/12/2013 Página 1 de 53

INFORME CONSOLIDADO VIGENCIA 2017

2018

PLANEACION ESTRATEGICA 2015-2018 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

BOGOTÁ D.C., ENERO DE 2018



TABLA DE CONTENIDO

ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................................................... 3

ÍNDICE DE FIGURAS ............................................................................................................................. 4

1. OBJETIVO DEL INFORME ............................................................................................................. 5

2. MARCO ESTRATEGICO ................................................................................................................. 5

3. ALCANCE ...................................................................................................................................... 5

4. RESULTADOS ............................................................................................................................... 5

4.1. PRIORIDADES ESTRATEGICAS AÑO 2017 ............................................................................. 5

4.2. CUMPLIMIENTO DEL PAD - VIGENCIA 2017 ........................................................................ 8

4.3. CUMPLIMIENTO DE EJECUCION PRESUPUESTAL AÑO 2017 ............................................. 12

5. CONSTRUCCION PLANES DE ACCIÓN VIGENCIA 2018 ............................................................... 13

6. ACTUALIZACION MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS ............................................................... 16

7. INFORMACION ESTADISTICA ..................................................................................................... 18



ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Acumulado prioridades - Eje modernización archivos públicos ............................................ 6 Tabla 2. Acumulado prioridades - Eje Gestión del patrimonio documental ....................................... 7 Tabla 3. Acumulado prioridades - Eje Modernización y homogenización del SNA ............................. 7 Tabla 4. Acumulado prioridades - Eje Fortalecimiento Institucional .................................................. 8 Tabla 5. Reprogramaciones aplicadas PAD vigencia 2017 .................................................................. 9 Tabla 6. Consolidado cumplimiento de lo programado trimestral y de la Meta Anual .................... 10 Tabla 7. Consolidado Gestión de convalidación ................................................................................ 10 Tabla 8. Informe consolidado de ejecución del presupuesto vigencia 2017 .................................... 12 Tabla 9. Informe de ejecución de Gastos de Inversión vigencia 2017 .............................................. 13 Tabla 10. Actualización Mapa de Riesgos por Procesos – Dependencias aportantes ...................... 16 Tabla 11. Acciones para mitigar la materialización del riesgo de corrupción ................................... 17 Tabla 12. Consolidado información Estadística Misional – SUIT – Trimestre IIV .............................. 18



ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Proyectos Estratégicos AGN 2017 ........................................................................................ 5 Figura 2. Prioridades Estratégicas – Modernización archivos públicos .............................................. 6 Figura 3. Prioridades Estratégicas – Gestión del patrimonio documental .......................................... 6 Figura 4. Prioridades Estratégicas – Modernización y homogenización del SNA ............................... 7 Figura 5. Prioridades estratégicas – Fortalecimiento institucional ..................................................... 8 Figura 6. Actividades programadas por dependencias ....................................................................... 9 Figura 7. Consolidado actividades programadas ................................................................................ 9 Figura 8. Resultado ingresos facturados vigencia 2017 .................................................................... 13 Figura 9. Valoración de factores institucionales para la planeación estratégica .............................. 13 Figura 10. Factores DOFA Archivo General de la Nación .................................................................. 14 Figura 11. Composición de dependencias Vs composición de actividades programadas ................ 14 Figura 12. MIPG Planeación Estratégica Institucional – Planes de Acción ........................................ 15 Figura 13. Aplicación de actividades PAD 2018 al MIPG ................................................................... 15 Figura 14. Aplicación del PAD 2018 al MIPG clasificado por Dimensión y Política ........................... 15 Figura 15. Presupuesto de Ingresos vigencia 2018 ........................................................................... 16 Figura 16. Distribución de Riesgos por Tipo – Mapa de Riesgos Institucional .................................. 17 Figura 17. Distribución de Riesgos por Procesos – Mapa de Riesgos Institucional .......................... 17



1. OBJETIVO DEL INFORME

Documentar los resultados de la vigencia 2017 respecto al nivel de cumplimiento de cada dependencia del Archivo General de la Nación en lo que respecta a la ejecución de las actividades programadas en su PLAN DE ACCION VIGENCIA 2017, los avances en el cumplimiento a las metas de las PRIORIDADES ESTRATEGICAS, así como su acumulado del cuatrienio y la ejecución presupuestal de la vigencia 2017; e informar respecto a la construcción del plan de acción para la vigencia 2018.

2. MARCO ESTRATEGICO

Continúa sin modificación la estructura de cuatro ejes estratégicos, con veintiún retos o prioridades estratégicas (dos menos respecto a la definición inicial en el Plan Estratégico Institucional), las cuales continúan siendo soportadas por seis proyectos de inversión.

3. ALCANCE

La información contenida en el presente informe hace referencia a:

El nivel de cumplimiento de los logros en cada prioridad estratégica y la ejecución presupuestal entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del año 2017. (Se presenta como anexo los niveles de cumplimiento que se han obtenido a las metas de las prioridades estratégicas de manera consolidada para el cuatrienio 2015-2018).

Los resultados de ejecución del Plan de Acción por Dependencias de la vigencia 2017 para todas las dependencias del AGN,

Los Planes de Acción por Dependencia - PAD para la vigencia 2018. Los resultados en la actualización de los Mapas de Riesgos por Procesos con corte

igualmente a diciembre de 2017.

4. RESULTADOS

4.1. PRIORIDADES ESTRATEGICAS AÑO 2017

El avance al cumplimiento de las metas de las Prioridades Estratégicas para la vigencia 2017 se ilustra a continuación (el detallado de dichos avances se presenta en el ANEXO 1 del presente documento):

PROYECTOS DE INVERSION EJES ESTRATEGICOS

MODERNIZACION Y HOMOGENIZACION DEL SISTEMA NACIONAL DE

ARCHIVOS - SNA

MODERNIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

IMPLANTACIÓN DEL SNA

APLICACION SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRONICOS

Archivos de Derechos Humano y Derecho

Internacional Humanitario y Archivos Etnicos

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

RENOVACION E IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN EN EL AGN

MEJORAMIENTO, DOTACIÓN Y ADECUACIÓN DEL INMUEBLE PARA LA CREACIÓN Y PUESTA EN

FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PUBLICAS LIQUIDADAS

GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO

PROYECTOS DE INVERSION

Figura 1. Proyectos Estratégicos AGN 2017



El acumulado de las prioridades estratégicas con corte al 31 de diciembre de 2017, es:

Tabla 1. Acumulado prioridades - Eje modernización archivos públicos

PRIORIDADES CUMPLIMIENTO (%) DE LO

PROGRAMADO EN LA VIGENCIA ACUMULADO

META 2015 - 2017

% AVANCE CUMPLIMIENTO

# META 2015 2016 2017

1 Banco terminológico 100% 50% 100% - 63%

2 4.400 entidades en TRD 104% 139% 117% 3.637 entidades 83%

3 4.400 entidades en PGD 104% 115% 82% 2.974 entidades 68%

Figura 2. Prioridades Estratégicas – Modernización archivos públicos

Figura 3. Prioridades Estratégicas – Gestión del patrimonio documental



El acumulado de las prioridades estratégicas con corte al 31 de diciembre de 2017 es:

Tabla 2. Acumulado prioridades - Eje Gestión del patrimonio documental



META 2015 - 2017


# META 2015 2016 2017

4 5.000 Mtrs 106% 144% 46% 5.962 mts 119%

5 Imágenes 20 millones 123% 206% 143% 23.684.445 Imgs 118%

6 Documentos 8 millones 111% 269% 99% 7.955.564 Dctos 99%

7 Describir 40 fondos 90% 130% 130% 39 fondos 98%

9 APP - ArchiAPP 100% 100% 100% - 75%

10 Servicios enfoque diferencial NA 100% NA - 50%

11 Modernización Laboratorio 100% 50% 100% - 63%


Tabla 3. Acumulado prioridades - Eje Modernización y homogenización del SNA



META % AVANCE

# META 2015 2016 2017 2015 - 2017 CUMPLIMIENTO

12 Infraestructura tecnológica 100% 100% 100% - 75%

13 SISNA 100 100 100 - 75%

14 SINAE 100 100 100 - 75%

15 Cobertura del SNA 123 389 490 2.206 entidades 251%

16 Censo Nacional de Archivo

para 1300 archivos 116 108 126 1.118 archivos 86%

17 Plataforma virtual de

capacitación 100 88 100 - 72%

18 Sistema de información

derechos humanos 100 100 100 - 75%

19 Diseño e implementación política archivos étnicos

50 100 100 - 63

Figura 4. Prioridades Estratégicas – Modernización y homogenización del SNA




Tabla 4. Acumulado prioridades - Eje Fortalecimiento Institucional



META 2015 - 2017


# META 2015 2016 2017

20 Bodega FUNZA 97% 100% 100% - 74%

21 Arrendamiento 100% 100 NA - 100%

22 Casa Anexa 98% NA NA - 100%

La consolidación del cumplimiento se hace teniendo en cuenta que las prioridades estratégicas que superan el 100%, se toma este porcentaje como límite para el cálculo promedio del resultado para el eje estratégico, a fin de no desvirtuar los resultados de aquellas metas que no lograron este nivel de cumplimiento. En el caso de las prioridades estratégicas (3) “Promover el desarrollo del PGD en 4.400 entidades” cuya ejecución es del 82% y (4) “Lograr transferencias secundarias de 5.000 metros lineales de nuevos fondos documentales” cuya ejecución es de 46%; su resultado de avance indica que demandaran un mayor esfuerzo en la vigencia 2018 para lograr nivelar su cumplimiento. De otro lado es importante tener presente las novedades aplicadas para las prioridades estratégicas (4) “Lograr transferencias secundarias de 5.000 metros lineales1 de nuevos fondos documentales”, y (11) “Modernizar el laboratorio de conservación2” Durante la vigencia 2017 el Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos adelantó el proyecto de investigación "Acciones de Inclusión a favor de los derechos culturales de la población con discapacidad" el cual se encontraba programada para el año 2016 dentro de las actividades aportantes a la prioridad estratégica (10) “Implementación de servicios para población con enfoque diferencial” nivelando el nivel de cumplimiento de esta meta para el cuatrienio (ver ANEXO 2).

4.2. CUMPLIMIENTO DEL PAD - VIGENCIA 2017 Los Planes de Acción por Dependencias a diciembre 31 de 2017 cierran con un total de 4.334 actividades programadas, al inició en enero 31 de 2017 se tenían 4.328 actividades, en marzo 31 con 4.346, Junio 30 con 4.331 y a septiembre 30 con 4.170, producto de reprogramaciones aplicadas en lo programado para los siguientes grupos:

1 La modificación de esta meta se redujo de 10.000 a 5.000 metros lineales y fue aprobada en el Consejo de Dirección de mayo 13 de 2017. 2 A la cual se le orientó la meta a la aplicación de metodologías, herramientas y materiales actualizados basados en la aplicación de técnicas orientales (Meta aprobada la modificación por el Consejo de Dirección de Julio 5 de 2017).

Figura 5. Prioridades estratégicas – Fortalecimiento institucional



Tabla 5. Reprogramaciones aplicadas PAD vigencia 2017

La participación por Dependencias a los Planes de Acción de la Vigencia 2017 cerró así:

Asimismo, los aportes que las actividades programadas han dado a las políticas de Desarrollo Administrativo MIPG (Versión 1) totalizaron a diciembre 31, 2.202 tareas con un nivel de cumplimiento que supera el 100%. La información de ejecución de cumplimiento del Plan de Acción por Dependencias para la vigencia 2017 arroja como resultado un cumplimiento promedio del 97,1% para la entidad, conforme a los resultados obtenidos por cada una de las dependencias así:

SUB DIRECCION GRUPO MES

Oficina de Control Interno MARZO

Oficina Asesora Jurídica ENERO, FEBRERO Y MARZO

Grupo de Gestión Contractual JUNIO Y JULIO

Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA ENERO, JUNIO, JULIO Y SPETIEMBRE

Grupo de Archivos Etnicos y Derechos Humanos OCTUBRE

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico MARZO, ABRIL, JUNIO Y SEPTIEMBRE

Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital SEPTIEMBRE

Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de Información Archivística MARZO Y SEPTIEMBRE

Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental JUNIO Y DICIEMBRE

Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos OCTUBRE

Grupo de Organización, Descripción y Reprografía MAYO

Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias AGOSTO

Subdirección de Asistencia Técnica

y Proyectos ArchivísticosGrupo de Gestión de Proyectos Archivísticos ABRIL Y JULIO

Grupo de Archivo y Gestión Documental MARZO Y JULIO

Grupo de Gestión Financiera FEBRERO

Grupo de Compras y Adquisiciones JULIO

Subdirección de Gestión del

Patrimonio Documental

Subdirección de Tecnologías de la

Información Archivística y

Documento Electrónico

Dirección General

Subdirección del Sistema Nacional

de Archivos

Secretaría General

Figura 6. Actividades programadas por dependencias

Figura 7. Consolidado actividades programadas

4.334

PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL VIGENCIA 2017

APORTES AL PLAN DE ACCION POR DEPENDENCIAS - PAD

ACTIVIDADES PROGRAMADAS:

DIRECCION GENERAL; 902; 21%

SNA; 540; 12%

STIADE; 401; 9%

SGPD; 988; 23%

SATPA; 312; 7%

SECRETARIA GENERAL; 1191; 28%

2.202


APORTES AL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION DEL ESTADO

ACTIVIDADES PROGRAMADAS:

REQUISITOS GRALES15%

GESTION MISIONAL Y GOBIERNO3%

TRANSP Y SERV CIUDADANO

38%

GESTION TALENTO HUMANO7%

EFICIENCIA ADMINISTRATIVA

19%

GESTION FINANCIERA

16%

GOBIERNO EN LINEA2%

0100200300400500600700800900

1000

AVANCE AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES



Tabla 6. Consolidado cumplimiento de lo programado trimestral y de la Meta Anual

ENE - MAR ABR - JUN JUL - SEPT OCT - DIC

89,1% 90,9% 90,8% 95,4% 97,1%

92,8% 86,6% 80,5% 87,8% 93,9%

84,5% 91,8% 89,6% 96,2% 99,3%

94,6% 94,3% 97,7% 99,7% 99,0%

71,6% 87,0% 84,2% 91,7% 94,6%

97,2% 96,9% 97,1% 100,0% 99,7%

93,8% 88,8% 95,6% 97,2% 95,9%

Semaforización de acuerdo al % de avance de la meta al mes: Verde 90% de la meta / Amarillo 60% de la meta / Rojo inferior 60% de la meta

CONSOLIDADO DICIEMBRE 2017

CUMPLIMIENTO DE LO PROGRAMADO POR TRIMESTREDEPENDENCIAS CUMPLIMIENTO

TOTAL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

DIRECCION GENERAL

SUBD SATPA

SECRETARIA GENERAL

SUBD DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

SUBD TIADE

SUBD DE GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Los datos de cumplimiento se interpretan como se indica a continuación de acuerdo al siguiente reglaje de semaforización de resultados: Cumplimiento en nivel superior al 90% para el acumulado del trimestre respecto a la Meta anual. Cumplimiento en nivel entre el 60% y el 89.9% para el acumulado del trimestre respecto a la meta anual. Cumplimiento en nivel inferior al 60% para el acumulado del trimestre respecto a la meta anual. Se observa un nivel de calificación obtenido por las áreas misionales del 98,1% promedio de cumplimiento y de las áreas transversales del 94,9% promedio. Referido a los aspectos “clave” del desempeño institucional, pueden resumirse en los siguientes logros:

El desarrollo de actividades de capacitación en temas de TRD en 33 eventos dirigidos a 764 entidades con 2.150 asistentes y en temas de PGD en 24 eventos dirigidos a 612 entidades con 1.466 asistentes y de actividades de Asistencia Técnica en materia archivística a 643 entidades del SNA en temas de TRD, 373 entidades del SNA en temas de PGD.

La gestión de convalidación de TRD y TVD se presenta en la siguiente tabla:

Tabla 7. Consolidado Gestión de convalidación

Concepto TRD TVD Total

Conceptos emitidos 152 80 232

Mesas de trabajo 190 45 235

Sustentación en pre-comité 33 3 36

Sustentación en Comité 23 11 34

Convalidadas 21 9 30

Certificadas 14 3 17 * La diferencia entre TRD y TVD convalidadas y certificadas es resultado del tiempo que toman algunas entidades para presentar en mesas de trabajo los ajustes solicitados por la última instancia del Comité Evaluador de Documentos y remitir al Archivo General de la Nación la versión definitiva debidamente firmada del instrumento archivístico convalidado.

Montaje de contenidos para cursos virtuales de capacitación (Cursos virtuales de Gestión de documentos electrónicos, elaboración del Inventario Documental, Tablas de Retención Documental y PGD)

Circular externa No. 001 del AGN sobre la suspensión temporal de la eliminación de documentos identificados como de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, revisiones de la documentación del READH y presentación del documento de política en materia de archivos étnicos ante el Consejo Directivo del AGN.

Desarrollo de los 41 comités técnicos por funciones, 16 comités técnicos por sectores y 3 mesas de articulación para el fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos.

Ejecución de 93 visitas de inspección, vigilancia o control (74 presenciales, 10 de oficio y 9 virtuales), del total de visitas efectuadas se presentan los siguiente resultados: 71 Entidades suscribieron o reportaron de forma oportuna el Plan de mejoramiento archivístico (61 PMA y



10 con informe de acciones correctivas, para entidades liquidadas), 18 entidades se encuentran en términos para presentar en PMA, 3 en proceso de vigilancia y control por vencimiento de términos para presentación de PMA, y una (1) entidad en proceso de revisión del informe por parte del GIV para dejar en firme el acta final de visita. Así mismo, adicional del seguimiento realizado a las 71 entidades que suscribieron PMA, se efectuó seguimiento a 153 Planes de Mejoramiento Archivístico de otras vigencias (2011-2016), para un total de 224 seguimientos; 3 aperturas de proceso sancionatorio originados de 8 traslados del Grupo de Inspección y Vigilancia a la Oficina Asesora Jurídica.

Respuesta de 433 entidades que atendieron las comunicaciones enviadas para la realización del Censo Nacional de Archivos.

Definición de tiempos de retención y disposición final de 63 términos (gestión documental, gestión humana y jurídica) y la publicación definitiva de 60 términos para el Banco Terminológico de Series y subseries documentales, recibo de 230 metros lineales de transferencias documentales de 8 Entidades.

Intervención de 2.472.281 documentos del acervo custodiado por el AGN, digitalización de 8.456.256 imágenes y descripción de 17 fondos documentales.

1.834 usuarios atendidos en sala para fondos históricos (12.876 consultas), 3.486 para protocolos notariales (7.254 consultas) y 5.857 para la biblioteca especializada (6.347 consultas), así como la realización de 218 visitas guiadas con 3.132 asistentes

Desarrollo de actividades para el Registro Nacional de Archivos Históricos ReNAH que logró el envío de 72 solicitudes a entidades con archivos considerables bajo esta condición.

Gestiones adelantadas para 11 casos susceptibles a incorporarse dentro de la declaratoria de archivos considerados como bienes de interés cultural de carácter documental archivístico BIC-CDA.

Acuerdo 03 de 2017, para la declaratoria BIC - CDA

Puesta en ambiente de producción de seis nuevas funcionalidades para ARCHIAPP y modernización de la estructura, diseño y contenidos de la página WEB y de la INTRANET del Archivo General de la Nación.

Adquisición, configuración e implementación de la infraestructura tecnológica de hardware y software de preservación digital basado en el modelo OAIS para la implementación de la Fase I de Archivo Nacional Digital.

"Estructura conceptual para el servicio de custodia digital de archivos", "Modelo de Requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos", “Plan de Preservación Digital para los documentos digitalizados del AGN” y “Documento técnico sobre la estructura metodológica para la creación del Plan de Preservación digital de las entidades del estado”.

Adquisición de una solución con la aplicación basada en búsqueda empresarial como plataforma tecnológica del SISNA.

Publicación en consulta pública de guías de series documentales para “Series-misionales-personerías”, “Licencias-Urbanísticas”, “Instituciones-educativas” y “Concejos”.

Custodia y gestión de los archivos del extinto DAS y consultas de expedientes de Proyectos Archivísticos y Entidades Liquidadas.

Actualización de la versión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Estado a la Planeación Institucional del AGN.

Integración del Grupo de Gestión Contractual a la Oficina Asesora jurídica como dependencia única para el fortalecimiento de la gestión contractual con mayor celeridad en la obtención de la contratación, conceptos unificados y mayor capacidad para atender lo referente a la defensa jurídica.

Planta de personal compuesta de 133 funcionarios de planta y 393 vinculados bajo la modalidad de contratista.

Fortalecimiento de actividades de bienestar, capacitación, evaluación del desempeño y plan de carrera entre otras, componentes del Plan Estratégico de Recursos Humanos.



Nombramiento de coordinador para el Grupo de Recursos Físicos y la asignación de responsabilidades frente al “Servicio al Ciudadano” en personal que apoya directamente sus actividades (Profesional 15 y Técnico Administrativo).

Inicio de la actualización del PINAR y del PGD del AGN a corto, mediano y largo plazo e implementación de NICSP para la gestión contable y financiera de la entidad.

Actualización del Mapa de Procesos del AGN sosteniendo la misma estructura de cuatro tipos de procesos (Misionales, Estratégicos, de Apoyo y de Evaluación, y Seguimiento) para un total de 13 procesos.

Puesta en operación de la sede FUNZA y traslado de operaciones desde bodega Santander y Álamos.

13 versiones del Plan Anual de Adquisiciones gestionadas, 70 estudios previos concluidos y 15 compras por la plataforma Colombia Compra Eficiente por $814,7 MM.

El principal factor de afectación a los niveles de calificación está dado por actividades transversales de cumplimiento administrativo que no fueron atendidas plenamente por todas las dependencias (atención a capacitaciones del programa de inducción y reinducción) y la transición presentada por la modificación del servidor público encargado de las gestiones de comunicación organizacional en la Dirección General (significó ausencia de reporte en el mes de octubre). El detalle de la información de resultados del trimestre se encuentra desarrollado en el ANEXO 3 del presente informe.

4.3. CUMPLIMIENTO DE EJECUCION PRESUPUESTAL AÑO 2017 El total de presupuesto asignado para la vigencia 2017 fue de $29.464,0 millones; se ejecutaron compromisos en un 98,98% y en obligaciones en el 98,16% quedando por debajo de la meta en un 1,84%.

Tabla 8. Informe consolidado de ejecución del presupuesto vigencia 2017

DESCRIPCION APR. VIGENTE

EJECUCION CDP EJECUCION COMPROMISO

EJECUCION OBLIGACION

VALOR VALOR % VALOR % VALOR %

GTOS F/MIENTO 11.098.484.296 11.001.927.649 99,13% 10.985.374.291 98,98% 10.985.374.291 98,98%

Nación 8.383.192.273 8.375.174.717 99,90% 8.375.174.717 99,90% 8.375.174.717 99,90%

Propios 2.715.292.023 2.626.752.932 96,74% 2.610.199.574 96,13% 2.610.199.574 96,13%

SERV. PERSONALES

8.404.373.743 8.391.744.112 99,85% 8.391.744.112 99,85% 8.391.744.112 99,85%

GASTOS GENERALES

2.527.247.221 2.491.729.329 98,59% 2.475.175.972 97,94% 2.475.175.972 97,94%

TRANSFERENCIAS 166.863.332 118.454.208 70,99% 118.454.208 70,99% 118.454.208 70,99%

GTOS INVERSION 18.365.544.948 18.210.372.614 99,16% 18.178.449.135 98,98% 17.937.070.757 97,67%

Nación 12.172.817.822 12.071.606.257 99,17% 12.053.728.330 99,02% 11.819.349.952 97,10%

Propios 6.192.727.126 6.138.766.357 99,13% 6.124.720.805 98,90% 6.117.720.805 98,79%

TOTAL 29.464.029.244 29.212.300.263 99,15% 29.163.823.426 98,98% 28.922.445.048 98,16%

FUENTE: SIIF NACION – Grupo de Gestión Financiera

La distribución de la ejecución del presupuesto desde la obligación fue: (i) gastos de funcionamiento del 98,98% e (ii) inversión el 97,67, siendo una de las mejores ejecuciones que ha tenido el AGN. En la siguiente tabla se muestra la ejecución presupuestal por cada uno de los proyectos inscritos ante el Departamento Nacional de Planeación – DNP.



Tabla 9. Informe de ejecución de Gastos de Inversión vigencia 2017

CIFRAS EN MILLONES DE PESOS

En lo que a los ingresos por concepto de ventas de servicios se refiere (proyectos y capacitaciones en materia archivística), durante la vigencia 2017 se obtuvo el siguiente resultado:

Figura 8. Resultado ingresos facturados vigencia 2017

5. CONSTRUCCION PLANES DE ACCIÓN VIGENCIA 2018

Resultado de las actividades adelantadas desde el mes de octubre de 2017 a fin de obtener la planeación para la vigencia 2018 (conforme a lo programado por el AGN), se adelantaron tareas de manera coordinada con la totalidad de las dependencias de la entidad a fin de aplicar la metodología de planeación por prospectiva la cual busca anticipar la recolección de información de factores del contexto institucional y externos que permitan proyectar el ejercicio de planeación estratégica para la nueva vigencia.

PROYECTO APR. VIGENTE

CDP % Ejec APR. DISP

COMPR % Ejec Compr

OBLIG % Ejec Oblig

APLICACION SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS NACIONAL

$795 $795 100,0% $0 $795 99,9% $795 99,9%

IMPLANTACION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS EN COLOMBIA.

$6.743 $6.679 99,1% $64 $6.658 98,7% $6.647 98,6%

MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

$1.700 $1.691 99,5% $9 $1.685 99,1% $1.473 86,6%

MEJORAMIENTO, DOTACION Y ADECUACION DEL INMUEBLE PARA LA CREACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PUBLICAS LIQUIDADAS. REGION BOGOTA D.C.

$5.183

$5.177

99,9%

$7

$5.177

99,9%

$5.172

99,8%

PRESERVACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO.

$2.146 $2.071 96,5% $76 $2.067 96,3% $2.053 95,7%

RENOVACION E IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

$1.797 $1.797 100,0% $0 $1.797 100,0% $1.797 100,0%

Total general $18.366 $18.210 99,2% 155 18.178 99,0% 17.937 97,7%

DESCRIPCION

Niv

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35,11

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27DESCRIPCION F F F D D D F F F D D D D D D D D D F F D D D D D D D IMPACTO

1 F Nivel de a l ianzas , trabajo en red o relaciones estratégicas con grupos de va lor NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO MED NO NO NO NO BAJ NO NO NO MED NO NO NO NO NO 5

2 FLos di rectivos fi jan su atención en las prioridades identi ficadas , las divulgan y enfocan a la

organización en la consecución de los resultados ALT ALT BAJ NO MED NO ALT ALT ALT NO ALT ALT ALT NO ALT BAJ ALT ALT NO NO MED BAJ MED ALT NO BAJ 46

3 F Se definen y monitorean los l ineamientos para la adminis tración de los riesgos MED MED BAJ BAJ MED BAJ ALT ALT ALT MED BAJ MED ALT NO BAJ MED NO BAJ BAJ ALT BAJ MED MED BAJ NO 40

4 D El nivel de caracterización de ciudadanos y partes interesadas MED ALT MED ALT ALT BAJ BAJ BAJ ALT ALT ALT ALT ALT ALT ALT NO BAJ MED MED ALT ALT MED ALT NO NO ALT 56

5 DLa definición, apl icación y seguimiento de estrategias de participación ciudadana en la

gestión MED BAJ BAJ ALT ALT NO NO NO ALT ALT ALT ALT ALT ALT MED NO BAJ ALT BAJ ALT MED ALT ALT NO NO NO 46

6 DLos Indicadores son claros , suminis tran información suficiente y aportan a la toma de

decis iones MED ALT MED BAJ BAJ ALT BAJ NO ALT ALT ALT MED MED ALT NO NO NO NO MED ALT NO ALT MED BAJ BAJ MED 43

7 FLos ha l lazgos identi ficados en las auditorías internas reflejan la rea l idad de los procesos

auditados y generan mejora contínua NO ALT ALT NO NO MED ALT MED BAJ BAJ NO MED MED NO NO ALT NO BAJ ALT NO NO NO BAJ NO NO NO 27

8 F El comité insti tucional de desarrol lo adminis trativo, su frecuencia y temáticas tratadas BAJ ALT MED MED MED BAJ MED ALT BAJ MED BAJ BAJ MED NO NO BAJ NO ALT MED BAJ NO ALT MED NO BAJ NO 36

9 F El seguimiento a la gestión estratégica de la entidad ALT ALT ALT BAJ MED BAJ NO ALT MED MED ALT ALT NO ALT NO NO NO ALT ALT BAJ ALT MED MED NO BAJ BAJ 45

10 D Las bases de datos con las que cuenta la Entidad NO NO NO ALT ALT ALT NO BAJ NO ALT ALT ALT MED NO BAJ NO NO NO NO MED ALT BAJ MED NO NO NO 30

11 D Los medio electrónicos apl icados en la entidad para la interacción con el ciudadano NO NO NO ALT ALT ALT NO NO NO BAJ ALT ALT MED ALT BAJ NO NO NO NO BAJ ALT MED MED NO NO ALT 33

12 D La definición, a lcance y apl icación de la Estrategia de Rendición de Cuentas NO NO NO ALT ALT BAJ NO NO NO ALT ALT BAJ ALT MED NO NO NO NO NO BAJ BAJ ALT MED NO BAJ MED 29

13 D El seguimiento y apl icación de una Estratregia Anti trámites MED ALT MED NO NO MED NO NO MED MED mED BAJ MED BAJ NO NO NO NO NO NO MED NO NO NO NO BAJ 22

1 23

456

7

8

9

1011

12

13

1415

16

17

18

19

20

2122 23

24

25

26

27

0

10

20

30

40

50

60

0 10 20 30 40 50 60 70

CRITICASACTIVAS

REACTIVASINERTES

VALORACION

Figura 9. Valoración de factores institucionales para la planeación estratégica



Este ejercicio de planeación parte de la base de valoración de los factores internos institucionales (Debilidades y Fortalezas) identificados a partir de fuentes como el Plan de Acción de la vigencia 2017, el FURAG 2016, la ciudadanía y el mapa de riesgos entre otros; donde, luego de una valoración de incidencias entre ellos, se prioriza su tratamiento (figura 9). Como resultado se identificaron un total de 213 debilidades y 64 fortalezas a ser gestionadas en el ejercicio de planeación 2018. Paralelamente, a partir de la valoración dada desde las perspectivas del grupo directivo de la entidad a los factores externos o de entorno, identificados durante el horizonte del Plan Estratégico Institucional 2015-2018 y clasificados mediante la metodología PETSAL, se obtuvo igualmente un universo para la vigencia 2018 de 42 amenazas y 41 oportunidades. A partir del análisis dado por cada dependencia a los anteriores factores más el ejercicio de presupuesto adelantado de manera previa, fueron definidas las estrategias a aplicarse durante el año 2018, las cuales alineadas con las responsabilidades orgánico-funcionales se plasmaron en la programación de tareas estratégicas, tácticas y operativas a ser ejecutadas durante dicha vigencia. Resultado de lo anterior, la totalidad de las veintiséis dependencias del Archivo General de la Nación construyeron sus planes de acción por dependencias (7.253 actividades – 40% superior a lo programado para la vigencia 2017) con el siguiente resumen de resultados (la información detallada de Los Planes de Acción por Dependencias para la vigencia 2018 se encuentra en el ANEXO 4 del presente informe):

De la misma forma como se desarrolló la mecánica de construcción de los Planes de Acción en la vigencia 2017, para la vigencia 2018 se incorporó en el modelo de programación y seguimiento de actividades de los planes de acción la aplicación de las mismas al Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Estado – MIPG

Figura 10. Factores DOFA Archivo General de la Nación

Figura 11. Composición de dependencias Vs composición de actividades programadas


CONSOLIDADO ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

DIRECCION GRAL16%

SSNA15%

SGPD19%

SATPA12%

STIADE15%

SECRETARIA GRAL23%

TAMAÑO POR DEPENDENCIAS

DIRECCION GRAL17% SSNA

10%

SGPD22%

SATPA8%

STIADE13%

SECRETARIA GRAL30%

TAMAÑO POR ACTIVIDADES PAD



Del total de las 7.253 actividades programadas por las dependencias para la vigencia 2018, 6.923 aportan directamente al Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) vigente, siendo la diferencia de 330 actividades que refieren a tareas misionales o de back office respecto al ciudadano o los grupos de valor (ver gráfica 7 y gráfica 8)

PRODUCTOS O EVIDENCIAS P/E

En

ero

Feb

rero

Marz

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Ab

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Mayo

Ju

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Ju

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Sep

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bre

Octu

bre

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mb

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Dic

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bre

Total

Planeado

---------------

Total

Ejecutado

Planeación Institucional 1

Participación ciudadana en la Gestión Pública 2 1 1 1 1 1 1

Planeación Institucional 3 1 1 1

Servicio al Ciudadano 4

Gobierno Digital - GEL 5 1 1 1 1 1

Gestión Documental 6 1

Planeación Institucional 7 1 1

Planeación Institucional 1Participación ciudadana en la Gestión

Pública2


Servicio al Ciudadano 4

Gobierno Digital - GEL 5

Gestión Documental 6


1. Identif icación de los segmentos de los Grupos de Valor a ser incluidos dentro de la definción de variables

para el ejercicio de Planeación Estratégica y definición de muestra a ser aplicada por cada segmento

identif icado

2. Diseño (febrero y marzo), aplicación (abril a junio) y tabulación de resultados (mayo a julio) de la

herramienta de recolección de información por segmento (encuesta, chat, etc).

3. Consolidación de factores para el ejercicio de planeación estratégica del siguente cuatrienio

4. Planeación (segundo tirmestre) y ejecución (tercer trimestre) del ejercicio de Planeación Estratégica para la

nueva vigencia

5. Construcción y documentación del Plan Estratégico Institucional siguiente vigencia

6. Alineación del Plan Estratégico Institucional con el Plan Nacional de Desarrollo aprobado

7. Aprobación, publicación y socialización del nuevo Plan Estratégico Institucional

25

0

2

32

1

* Considera actividades de Servicio al Ciudadano (front y back)


APLICACIÓN DE ACTIVIDADES AL MIPG

0 200 400 600 800 1.000 1.200 1.400

Servicio al Ciudadano (Back Office)

Seguimiento y evaluación del desempeño…

Control Interno

Gestión del conocimiento y la innovación

Defensa Jurídica

Seguridad Digital

Gobierno Digital - GEL

Gestión Documental

Racionalización de trámites

Participación ciudadana en la Gestión…

Servicio al Ciudadano (Front Office)

Fortalecimiento Organizacional y…

Transparencia, acceso a la información…

Integridad

Talento Humano

Gestión presupuestal y eficiencia del…

Planeación Institucional

330

476

71

540

118

16

359

421

103

41

802

561

476

52

521

972

1.394

DISTRIBUCION POR POLITICA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y PLANEACION

33%

TALENTO HUMANO8%

INFORMACION Y COMUNICACIÓN

12%GESTION CON VALORES

PARA RESULTADOS *32%

GESTION DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACION

7%

CONTROL INTERNO1%

EVALUACION DE RESULTADOS

7%

DISTRIBUCION POR DIMENSION

Figura 12. MIPG Planeación Estratégica Institucional – Planes de Acción

Figura 13. Aplicación de actividades PAD 2018 al MIPG

Figura 14. Aplicación del PAD 2018 al MIPG clasificado por Dimensión y Política



Finalmente, el ejercicio de planeación para la vigencia 2018 determinó metas en ingresos por ventas por concepto de gestión de proyectos archivísticos y actividades de capacitación como se resume a continuación:

6. ACTUALIZACION MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS

Concluidas las sesiones de revisión de la información contenida en el Mapa de Riesgos por Procesos con cada una de las dependencias cuya gestión se impacta por los diferentes riesgos tipificados para el AGN (ver figura 16), se obtuvo como resultado el mapa de riesgos institucional publicado tanto en la página WEB, como en la INTRANET de la entidad, con los siguientes resultados:

Figura 15. Presupuesto de Ingresos vigencia 2018

Tabla 10. Actualización Mapa de Riesgos por Procesos – Dependencias aportantes

SUB DIRECCION GRUPO PROCESO 2017

EVALUACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL Septiembre 29 de 2017

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION NO

GESTION DE COMPRAS Y ADQUISICIONES Agosto 31 de 2017

DESARROLLO DE LA POLITICA ARCHIVISTICA Agosto 31 de 2017

GESTION JURIDICA Agosto 31 de 2017

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Noviembre 29 de 2017

GESTION ESTRATEGICA Noviembre 22 de 2017

GESTION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS NO

INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA NO

DESARROLLO DE LA POLITICA ARCHIVISTICA Julio 21 de 2017

GESTION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Julio 21 de 2017

INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA NO

Grupo de Inspección y Vigilancia INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA Agosto 14 de 2017

Grupo de Archivos Etnicos y Derechos Humanos GESTION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Mayo 05 de 2017

DESARROLLO DE LA POLITICA ARCHIVISTICA Septiembre 29 de 2017

INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA Septiembre 29 de 2017

ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL Septiembre 29 de 2017

GESTION DOCUMENTAL Septiembre 29 de 2017

GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Septiembre 29 de 2017Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de

Información ArchivísticaGESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Septiembre 29 de 2017

Grupo de Sistemas GESTION DE RECURSOS FISICOS Septiembre 28 de 2017

ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL Junio 29 de 2017

GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS NO

Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL Mayo 09 de 2017

Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL Junio 26 de 2017

ADMINISTRACION DEL ACERVO DOCUMENTAL NO

GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS NO

Grupo de Evaluación Documental y Transferencias GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Julio 25 de 2017

Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS NO

Grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Agosto 26 de 2017

Grupo de Asistencia Técnica Archivística GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Julio 27 de 2017

GESTION ESTRATEGICA Noviembre 24 de 2017

GESTION DE COMPRAS Y ADQUISICIONES NO

Grupo de Archivo y Gestión Documental GESTION DOCUMENTAL Junio 16 de 2017

Grupo de Gestión Financiera GESTION FINANCIERA Julio 27 de 2017

Grupo de Compras y Adquisiciones GESTION DE COMPRAS Y ADQUISICIONES Junio 12 de 2017

Grupo de Gestión Humana GESTION HUMANA Junio 15 de 2017

Grupo de Recursos Físicos GESTION DE RECURSOS FISICOS Junio 15 de 2017

Secretaría General

Secretaría General




Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental

Grupo de Organización, Descripción y Reprografía

Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística

y Documento Electrónico




y Proyectos Archivísticos

Oficina Asesora Jurídica

Oficina de Control Interno

Dirección General


de Archivos

Subdirección del Sistema Nacional de Archivos

Oficina Asesora de Planeación

Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA



Universo: 113 riesgos

Puntualizando en los riesgos de corrupción, tema analizado en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y su correspondiente informe, en este último ejercicio de actualización se definieron las siguientes actividades para la prevención de dicha tipificación de riesgo (incorporadas en la planeación de la vigencia 2018).

Tabla 11. Acciones para mitigar la materialización del riesgo de corrupción

TIPO PROCESORESPONSABL

E

AP

OY

O

GESTION FINANCIERA

Gr

Gestió

n F

inancie

ra

Inclusión de gastos no autorizados

para beneficio de un tercero

1. Capacitación en el registro de las operaciones al personal involucrado

en el porceso y en actualización en normas presupuestales

2. Permanente conciliación de infrmación contable y f inanciera con las

dependencias involucradas en el proceso

3. Actualziar los procedimientos en los cuales se aplique información para

el sistema SIG para la toma de decisiones

AP

OY

O

GESTION HUMANA

Gr

Gestió

n

Hum

ana Posible favorecimiento

condicionado en la vinculación o

promoción de funcionarios

1) Mantener actualizados los conocimientos de los funcionarios del Grupo

de Gestión Humana en normas de carrera administrativa y empleo público

(mesas de trabajo de la dependencia respecto al tema).

2) Solicitar el acompañamiento de la Oficina de Control Interno en los

procesos de selección.

AP

OY

O

GESTION DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES

Gr

Com

pra

s y

Adquis

icio

nes

Posible adjudicación manipulada

/ Direccionamiento oferente

1. Realizar validación de la vigencia tanto del procedimiento como del

manual del usuario del SIG para toma de decisiones

AP

OY

O

GESTION DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES Gr

Com

pra

s

y

Adquis

ici

ones Compras innecesarias o

sobredimensionadas

1. Realizar validación de la vigencia tanto del procedimiento como del

manual del usuario del SIG para toma de decisiones

MIS

ION

AL

INSPECCION, CONTROL Y

VIGILANCIA

Gr

Inspecció

n

y V

igila

ncia Fuga de información que dificulte

la ejecución del cumplimiento a

las funciones de Inspección,

Vigilancia y Control

1. Actualizar el procedimiento de ICV incluyendo la Política de número de

personas que deben atender una visita y protocolo de trasparencia de la

actuación

MIS

ION

AL

GESTION DE SERVICIOS

ARCHIVISTICOS

Gr

Gestió

n d

e

Pro

yecto

s

Arc

hiv

ístic

os

Favorecer la contratación de

personas no aptas para el servicio

requerido o con calificación

inferior a otros candidatos o

contratar más personal del

requerido

• Definir una metodología que permita de manera documentada y

sistematizada realizar un proceso eficaz de contratación, desde la

elaboración de los estudios previos hasta las fases de selección del

personal.

INFORMACION DEL PROCESO

RIESGO (Descripción del Riesgo)

ACCIONES

Figura 16. Distribución de Riesgos por Tipo – Mapa de Riesgos Institucional

Figura 17. Distribución de Riesgos por Procesos – Mapa de Riesgos Institucional



7. INFORMACION ESTADISTICA

La información Estadística Misional del último trimestre del año 2017 que se reporta ante el SUIT es la siguiente:

Tabla 12. Consolidado información Estadística Misional – SUIT – Trimestre IV

Octu

bre

No

vie

mb

re

Dic

iem

bre

TO

TA

L

TR

IME

ST

RE

IV

TO

TA

L 2

017

# 19 21 12 52 218

# 200 250 30 480 3.132

# 306 278 266 850 3.486

# 602 482 466 1.550 7.254

# 94 93 68 255 1.277

# 876 725 360 1.961 14.913

# 143 143 141 427 1.834

# 780 1.231 1.200 3.211 12.876

# 141 84 87 312 1.483

# 3.136 3.696 2.015 8.847 39.201

# 723 572 297 1.592 5.857

# 704 393 201 1.298 6.347

Consultas vía WEB (Suministro

de información apoyada por el

Grupo de Sistemas)

# 194.893 191.347 117.394 503.634 1.997.401

Expedición de Carnets Nuevos # 5 25 7 37 146

Préstamos o alquiler de

Auditorios, Salas de

Exposición y Salas Alternas

# 74 2 3 79 516

# 9 16 1 26 72

# 121 165 0 286 1.279

# 618 940 42 1.600 3.573

# 3 0 0 3 230

# 1 0 0 1 8

# 2 5 0 7 17

# 2 3 0 5 14

# 0 2 0 2 3

# 97 133 32 262 902

# 18 24 18 60 231Asistencias Técnicas

Cantidad de Certificaciones de

Convalidación

Entidades

Certificaciones TRD

Certificaciones TVD

Cantidad asistencias

Cantidad Entidades

Cantidad Entidades

Cantidad Asistentes

Capacitaciones a Entidades en

Materia Archivística

Transferencias DocumentalesMetros Lineales

Entidades

Cantidad

Cantidad eventos

Consultas en Sala - Fondos

Históricos

Usuarios

Consultas

Fotocopias SimplesUsuarios

Cantidad copias

Fotocopias con Autenticación

(Notariales)

Usuarios

Cantidad copias

Consultas

Usuarios

Consultas en Sala -

Publicaciones Catalogadas

Usuarios

Consultas

ITEM

Atendidas

UsuariosVisitas Guiadas

Consultas en Sala - NotarialesUsuarios

Consultas

La información estadística total para la vigencia 2017 se muestra en el ANEXO 5 y se oficializa dentro de los informes estadísticos del AGN. EDGAR RAMIRO SERRANO ROZO Jefe Oficina Asesora de Planeación ELABORADO POR: Fernando Gutierrez, Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación APROBADO POR: Edgar R. Serrano Rozo, Jefe Oficina Asesora de Planeación



ANEXO 1 AVANCE DE LAS PRIORIDADES ESTRATEGICAS POR EJES

Eje - MODERNIZACION DE ARCHIVOS PUBLICOS

*1 Acumuladas entre TRD y PGD

Eje - GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

PRIORIDADES DEPEND

(4) Lograr transferencias secundarias

de 5.000 metros lineales de nuevos

fondos documentales.

SGPD 500 SGPD/GEDTS 100% 46%

Recibidos 230 metros lineales de ocho entidades (Ministerio de Hacienda, Instituto

Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Superintendencia

Financiera de Colombia, Fondo Ganadero del Caquetá, Fondo Fiduciaria del Estado,

Superintendencia Nacional de Salud, Fondo Ministerio del Trabajo y Ministerio de

Tecnologias de la Información y las Comunicaciones)

Nota: Meta modificada en Consejo de Dirección de mayo 13 de 2017

(6) Intervenir 8 millones de

documentos, incrementando la meta

cuatrienal en un 390%.

SGPD 2.500.000 SGPD/GCRPD 100% 99% 2.472.281 documentos intervenidos

(7) Describir 40 fondos del acervo

histórico.SGPD 10 SGPD/GODR 100% 170%

Diecisiete (17) fondos documentales con descripción concluída

Libros Manuscritos y Leyes Originales, Tesorería y Marina de Guayaquil, Conventos,

Camino del Meta, Caminos,

Comercio, Emprestitos, correos, Censos, Administración de Salinas, Miscelánea de

Salinas, Archivos, Civiles, Ministerio de Instrucción Pública, Ministerio de Educación

Nacional, MRE (Legación de Colombia en Londres), Suplementos.

(8) Implementar sistema de

autenticación electrónica de Archivos

Notariales.

DIRECCION

Prioridad Estratégica

REMOVIDA (Comité de

Dirección - acta 10 de

diciembre 12 de 2016)

(9) Desarrollo de aplicaciones móviles

para el acceso a fondos

documentales.

(A partir de 2016 - fortalecimiento de

la Aplicación Móvil)

TIADE

Realización de Actividades de

de soporte y mantenimiento,

actualización y adición de

nuevas funcionalidades para

ARCHIAPP

Infraestructura Tecnológica (Hw -

Sw) 0%

Arquitectura Tecnológica 100%

Data / Contenidos 0%

100%

(a) Infraestructura tecnológica (no aplica)

(b) Arquitectura Tecnológica:

- Levantamiento de información y propuesta de nuevas funcionalidades.

- Aplicación de seis nuevas funcionalidades:

Rediseño toda la funcionalidad de modulo Archivos históricos

Fi ltrado por nombre de archivo

Ficha técnica del archivo a consultar

Mostrar todos los archivos históricos en un mapa

Eventos

Código QR

(c) Data / Contenidos (no aplica)

(10) Implementación de servicios para

población con enfoque diferencial.SGPD SIN META 2017 NA

- Guión de visitas guiadas para persosnas en condición de discapacidad visual.

Desarrollo de dos visitas guiadas a población en condición de discapacidad visual.

Digitalización de textos para ser usados por el Instituto Nacional de Ciegos (INCI),

desarrollo de la exposición "Que corran las aguas" organizada junto con el Archivo de

Bogotá y la CAR Cundinamarca, se construyeron las fichas museográficas en lenguaje

Brail le, digitalización de diez l ibros para ser util izados en la biblioteca del INCI y nota de

prensa para visibil izar los servicios ofrecidos a esta población por parte del Archivo

General de la Nación. Disponible en: Revista virtual IN-PULSO

http://www.inci.gov.co/home/content/unidos-por-la-inclusi%C3%B3n

- Acuerdo con la Federación Nacional de Sordos de Colombia (FENASCOL) para realizar

actividades cooperativas en el marco de un convenio interinstitucional

- Estructuración de servicios del AGN con enfoque de género, así como servicios

orientados a población de niños y niñas.

- Proyecto de investigación "Acciones de Inclusión a favor de los derechos culturales de la

población con discapacidad" (pendiente vigencia 2016)

(11) Modernizar el laboratorio de

conservaciónSGPD

Adecuación de espacios y

mobiliaro para la intervención

de obras en diferentes

formatos (gran formato)

Actualización de

metodologías, herramientas y

materiales fundamentadas en

la aplicación de técnicas

orientales

Herramientas 20%

Adecuación mobiliario 40%

Actualización de metodologías

40%

100%

(a) Herramientas:

- Mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo

(b) Adecuación mobiliario:

- Mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo de equipos de laboratorio.

- Adquisición de Balanza Analítica de Alta Precisión y el proceso de mantenimiento del

mobiliario del laboratorio

(c) Actualización metodologías:

- Primer informe sobre la “Implementación y socialización de nuevos métodos de

conservación y restauración de documentos, mapas y planos”

- Se realiza el segundo informe sobre: "USO DE SONTARA® EN TRATAMIENTOS DE LIMPIEZA

DE BIENES DOCUMENTALES

- Visitas de evaluación y diagnóstico de archivos sonoros y audiovisuales a:

Registraduría Nacional, Instituto Colombiano de Antropologia e Historia - ICANH y

Universidad de los Andes

Nota: Meta modificada Consejo de Dirección de Julio 5 de 2017

(5) Digitalizar 20 millones de

imágenes, incrementando la meta


SGPD 5.500.000 154%

7.009.552 Imágenes desde papel

1.446.704 Imágenes desde microfilm

8.456.256 Imágenes TOTAL

14.120.526 imágenes (ancladas) entregadas a STIADE para ser subidas a la WEB

2017 - EJEC2017 - META

SGPD/GODR 100%

PRIORIDADES DEPEND

(1) Elaborar y publicar un banco

terminológico de series y subseries

documentales comunes en la

administración del estado

Colombiano.

TIADE

SGPD

Desarrollo y publicación del

Banco Terminológico del

estado colombiano.

(a) Infraestructura Tecnológica (Hw

- Sw) 10%

(b) Arquitectura Tecnológica 0%

(c) Data / Contenidos 90%

100%

(a) Infraestructura Tecnológica:

- Instalación y configuración de una herramienta tecnologica para la implementación

del banco terminológico del AGN desarrollado en TemaTres (gestión y explotación de

vocabularios controlados, tesauros, taxonomías y otros modelos de representación

formal del conocimiento)

- Manuales de Usuario e Instalación de la herramienta edl Banco Terminológico

- Lanzamiento de la herramienta:

http://repositorio.archivogeneral.gov.co/banter/vocab/index.php

- Soporte y Mantenimiento a la Herramienta tecnologica

(b) Arquitectura Tencológica (no aplica)

(c) Data / Contenidos:

- Denominación y conformación de 90 términos (contable, jurídco, gestión documental,

gestión humana y control interno) y definición de tiempos de retención y disposición

final de 63 términos (gestión documental, gestión humana y jurídico)

- Consulta pública de 111 términos

- Publicación definitiva de 60 términos

Total 1.200 entidades

capacitadas, asistidas o con

seguimiento (*1)

(3) Promover el desarrollo del PGD en

4.400 entidades.

116%

(a) 674 Entidades con capacitación y/o seguimiento

(b) 643 Entidades con Asistencias Técnicas

TOTAL: 1.407 entidades

Se tienen emitidas catorce certificaciones de convalidación de TRD y tres de TVD en lo

corrido del año:

TRD: Gobernación de Cundinamarca, FIDUAGRARIA, USPEC, Fondo Nacional del Ahorro,

Consejo Profesional Nacional de Arquitectura, COPNIA, ASOHOFRUCOL, COLDEPORTES,

Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas,

Sociedad de Activos Especiales S.A. - SAE, Autoridad Nacional de Televisión, Fondo

Nacional de la Porcicultura, Corporación Autónoma Regional de la Orinoquía –

CORPORINOQUIA y Electrificadora del Tolima S.A. E.S.P en liquidación

TVD: Gobernación del Meta, Ministerio de Relaciones Exteriores y la Superintendencia

Nacional de Salud

(2) Promover el desarrollo de Tablas

de retención documental en 4.400

entidades.

SATPA

SNA

SATPA

SNA

2017 - EJEC2017 - META

Total 1.200 entidades

capacitadas, asistidas o con

seguimiento (*1)

(a) SNA/GAD 70%

(b) SATPA/GATA 30%

Se mide efectividad por TRD TVD

convalidadas y PGD publicados

(a) SNA/GAD 70%

(b) SATPA/GATA 30%

Se mide efectividad por TRD TVD

convalidadas y PGD publicados


(b) 373 Entidades con Asistencias Técnicas

TOTAL: 985 entidades82%



Eje - MODERNIZACION Y HOMOGENIZACION DEL SNA

PRIORIDADES DEPEND

(12) Dotación de la infraestructura

tecnológica para el Archivo Nacional

Digital.

TIADEImplementación infraestructura

tecnológica fase 1 Archivo

Nacional Digital


Sw) 85%



100%

(a) Infraestructura tecnológica:

- Revisión y Ajuste a las Fichas Tecnicas de la Fase I de AND y apoyo en el proceso de

contratación de mejoras a la solución.

(b) Arquitectura tecnológica:

- Documento "estructura conceptual para el servicio de custodia digital de archivos"

- Diagnóstico de necesidades de infraestructura tecnológica y arquitectura conceptual

(PETIC)

- Analisis de Fuentes de Información, descripción de Modulos y desarrollo del contenido

- Contratación con Linktic (contrato 353 de 2017)

- Documento CATALOGO DE PROYECTOS TECNOLOGICOS con mejoras en la infraestructura,

implementacion de nuevos proyectos misionales y sistemas de la informacio y tecnologia


(14) SINAE implementados al final del

cuatrienioTIADE / SNA

Implementación infraestructura

tecnológica fase 1 Plan de

preservación digital


Sw) 85%



100%

(a) Infraestructura tecnológica

- Fichas Tecnicas de la Fase I de AND, apoyo en la elaboración del estudio de mercado y

del Proceso Contractual.

- Contratación de proveedor para verificación de herramientas Odilo, Libnova y

ArchivaDrox

(b) Arquitectura tecnológica

- Diagnóstico Archiges-Archidoc y Estructuracion de encuesta de Diagnóstico de

documentos electronicos y preservación digital

- Diagnóstico de documentos electrónicos y preservación digital a 1100 entidades del

orden Nacional y Territorial


del proyecto SISNA.

- Procedimientos de Transferencias Secundarias Electrónicas y de Digitalización,

Procesamiento, almacenamiento y publicación de las imágenes digitalizadas

- 6 Articulos y documentos tecnicos: "Gestión en línea del Patrimonio", "Normas sobre

Gestion Documental", "Riesgos en la Gestion Documental", "Seguridad de la Información

en documentos de archivo", "Gestión Electrónica de Documentos", "Preservacion digital"

- Documentos "estructura conceptual para el servicio de custodia digital de archivos" y

"Modelo de Requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos"

- Plan de Preservación Digital para los documentos digitalizados del AGN.

- Documento técnico sobre la estructura metodologica para la creación del Plan de

Preservacion digital de las entidades del estado


(17) Implementación de plataforma

virtual de capacitaciónSNA

Desarrollo e implementación

Fase 1: (Herramienta

tecnológica y piloto de

implementación)


Sw) 50%



100%

(a) Infraestructura tecnológica

- Infraestructura tecnologica y accesos para el montaje de la plataforma virtual de

capacitaciones, de herramienta e-learning.

- Instalación y Configuración de Herramienta Virtual de Capacitación y generación de

manuales

- Habilitación de permisos para para la administración de los cursos

- Lanzamiento de la plataforma en enero de 2018

(b) Arquitectura tecnológica (no aplica)

(c) Data / Contenidos

- Estructura de Modulos y tabla de contenido curso virtual sobre documento electrónico

- "Curso virtual Gestión de documentos electrónicos"

- Elaboración del entorno gráfico para los cursos montados en la plataforma http://e-

learning.archivogeneral.gov.co/

- Cursos virtuales en Elaboración del Inventario Documental, Tablas de Retención

Documental y PGD

- Dos borradores de convenio para el programa de formación de la Escuela de Archivística

del AGN en revisión (Ejercito Nacional gobernacion del bolivar)

- Se adelanta el cargue de dos cursos más en el entorno virtual

(16) Censo Nacional de Archivos

implementado para 1.300 archivos del

orden nacional, departamental y

municipal

SNA(15) Ampliar la cobertura del SNA en

un 60% al final del cuatrienio

(13) SISNA implementados al final del

cuatrienio

SNA /

TIADE

SGPD

SNA

servicios de sensibilización,

capacitación, asistencia

técnica, seguimiento,

inspección y vigilancia y

traslados a entes de control, a

220 nuevas entidades por cada

año, según sea el caso o la

Municipios mejor calificados en

el IGA - 345

490%

126%


Sw) 0%



SNA/GAD 70%

SNA/GIV 10%

SATPA/GATA 20%

SGPD 100%

-Puesta en operación de los

procedimientos de indicadores

relacionados con IGA y FURAG,

Asistencia Técnica y Consejos

Territoriales de Archivos – CTA; y

diseño de los

procedimientos de Comités

Técnicos del SNA e Inspección y

Vigilancia. Análisis de la

integración de otras fuentes de

información (Censo, RUSD, Red

Nacional de Archivos, SINAE)

- Definición de la estructura

conceptual y tecnológica

requerida para la

implementación del SISNA

- Definición de los requisitos

funcionales y no funcionales de

la plataforma SISNA

100%

2017 - EJEC2017 - META


(b) 41 Entidades con visita de Inspección y Vigilancia

(c) 360 Entidades con Asistencias Técnicas

TOTAL: 1.077 entidades

433 Entidades censadas

(a) Infraestructura tecnológcia (no programado)

(b) Arquitectura tecnológica


(PETIC)

- Descripción de la Estructura Conceptual y Tecnologica

- Documento "Propuesta de Estructura técnologica para la implementación del SISNA"

(c) Data / Contenidos

- Fortalecimiento y actualización publicaciones del Observatorio del SNA

- Aplicación resultados IGA/FURAG/Conpes 167

- Implementación del protocolo de captura, consulta y protección de la información en

fuentes caracterizadas.

- Caracterización de 16 fuentes de información de acuerdo a las l íneas de trabajo del

SNA.

- Depuración de campos del registro catastral de las entidades del SNA en el SISNA



Eje - ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO Y

ARCHIVOS ETNICOS

Eje - FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PRIORIDADES DEPEND

(18) Sistema de Información de

Archivos de Derechos Humanos.

Implementación de la política de

archivos de DDHH

SNA Implementación SNA/GAEDH 100% 100%

- Emisión de la Circular externa No. 001 del AGN sobre la suspensión temporal de la

eliminación de documentos identificados como de Derechos Humanos y Derecho

Internacional Humanitario

- Asistencia a reuniones con Agencia Nacional de Tierras, Subcomité de Medidas de

Satisfacción convocado por la Unidad de Atención a Víctimas

- Revisiones de la documentación del READH

- Socialización del Acuerdo 004 de 2015 y el Protocolo de Gestión documental de los

archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e

infracciones al derecho internacional humanitario, en la Defensoría del Pueblo Regional

Urabá y las ocurridas con ocasión del conflicto armado interno, en la Defensoría del

Pueblo Regional Norte de Santander (23 de noviembre) y Bolívar (29 de noviembre).

- Taller transparencia en elecciones para Partidos Políticos 29 de noviembre

- Informe de implementación.

- Participación en la reunión del Subcomité Técnico de Sistemas de Información para

revisar la hoja de ruta para la vigencia 2018 (05/12/2017).

- Sesión Comité de Archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario

(6 de diciembre)

(19) Diseño e implementación de la

política pública de archivos étnicos en

Colombia

SNA Implementación SNA/GAEDH 100% 100%

- Capacitaciones para el Resguardo Indígena de Inzá, propuesta de acompañamiento del

Archivo General de la Nación a la Comunidad del Cabildo Indígena Nasa de Belalcazar,

Seguimiento a comunidad nasa de Toribio y Comunidad Nasa Kite Kiwe, visita al Pueblo

U´wa, Reunión con las l íderes de Redipar y Asoparupa en el marco del PES del Ministerio

de Cultura, Comisión a Totoró y Belalcázar con el fin de concertar con ambos resguardos

la estrategia de acompañamiento del AGN en la creación, conformación y protección de

sus archivos

- Recolección de información para construir la base de datos sobre el universo de

archivos étnicos de organizaciones indígenas

- Presentación del documento de política en materia de archivos étnicos ante el Consejo

Directivo (13/12/2017)

- Actualización de información de indicador cualitativo relativo el tema en SINERGIA

2017 - EJEC2017 - META

PRIORIDADES DEPEND

(20) Adquisición, adecuación y

dotación de un inmueble para la

ampliación y mejoramiento de la

infraestructura del AGN para el

desarrollo y cumplimiento de sus

Objetivos Misionales.

SECRETARIA Implementación SG/GRF 100% 100%

- Desarrollo de la l icitación pública para adecuación locativa de la Bodega

- Adecuación sistema de archivo en la Bodega

- Traslado desde Bodega Alamos a Bodega nueva

- Traslado desde Bodega Santander a Bodega nueva

- En ejecución el contrato 1 para desarrollar la fase 1 del sistema de conservación

documental

- Posible oferente para venta de la Bodega Santader

(21) Arrendamiento bodega gestión

de proyectos.SECRETARIA Contratación NA

(22) Terminar restauración casa anexa SECRETARIASIN META 2017

(CUMPLIDA)NA

(23) Planta temporal para gestión de

proyectosSECRETARIA

Prioridad Estratégica REMOVIDA

(Consejo Directivo - mayo 23 de

2017)

2017 - EJEC2017 - META



ANEXO 2 AVANCE A LAS METAS DE LAS PRIORIDADES ESTRATEGICAS PARA EL CUATRIENIO

Eje - MODERNIZACION DE ARCHIVOS PUBLICOS

Eje - GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

PRIORIDADES DEPEND 2015 - META2015

EJEC2016 - META

2016

EJEC2017 - META

2017

EJEC

(1) Elaborar y publicar un

banco terminológico de

series y subseries

documentales comunes

en la administración del

estado Colombiano.

TIADE

SGPD

Modelado y

Creación del

Banco

Terminológico de

series, sub-series

y tipologías

documentales .

(40%)

100%

Desarrollo del

Banco

Terminológico del

estado

colombiano. (60%)

50%

Desarrollo y

publicación del

Banco

Terminológico del

estado colombiano.

100% 63%

2015: Documento lineamientos para la formulación del banco terminológico

2016: Documento técnico “Guía para la formulación del Banco Terminólogico de series, subseries

y tipos documentales al interior de entidades u organizaciones".

NO se desarrollaron contenidos al Banco Terminológico.

2017: Infraestructura tecnologica y accesos para el montaje del instrumento tecnologico.

Contenidos:

- Denominación y conformación de 90 términos (contable, jurídco, gestión documental, gestión

humana y control interno) y definición de tiempos de retención y disposición final de 63

términos (gestión documental, gestión humana y jurídico)

- Consulta pública de 111 términos

- Publicación definitiva de 60 términos

3.637

2.974

EJECUCION CUATRIENIO

2015: 839 Entidades atendidas en capacitaciones con componente de Asistencia Técnica

2016: 586 entidades participantes en asistencias técnicas y capacitación

805 Entidades participantes en capacitaciones y acompañamientos en Programas de

Gestión Documental

2017: 764 Entidades con capacitación y/o seguimiento

643 Entidades con Asistencias Técnicas

2015: 839 Entidades atendidas en capacitaciones con componente de Asistencia Técnica

2016: 395 entidades participantes en asistencias técnicas y capacitación

755 Entidades participantes en capacitaciones y acompañamientos en Programas de

Gestión Documental

2017: 612 Entidades con capacitación y/o seguimiento

373 Entidades con Asistencias Técnicas

Total 1.000

entidades

capacitadas,

asistidas o con

seguimiento (*1)

115%

Total 1.200

entidades

capacitadas,

asistidas o con

seguimiento (*1)

82%68%(3) Promover el desarrollo

del PGD en 4.400

entidades.

SATPA

SNA

(2) Promover el desarrollo

de Tablas de retención

documental en 4.400

entidades.

SATPA

SNA

Total 800

entidades

capacitadas,

asistidas o con

seguimiento (*1)

104%

Total 1.000

entidades

capacitadas,

asistidas o con

seguimiento (*1)

139%

Total 800

entidades

capacitadas,

asistidas o con

seguimiento (*1)

104%

Total 1.200

entidades

capacitadas,

asistidas o con

seguimiento (*1)

117%83%


EJEC2016 - META

2016

EJEC2017 - META

2017

EJEC

119%

5.962

Adecuación de

espacios 118%

4.000.000 23.684.445

99%

7.955.564

98%

39

(8) Implementar sistema

de autenticación

electrónica de Archivos

Notariales.

Prioridad

Estratégica

REMOVIDA (Comité

de Dirección - acta

10 de diciembre 12

de 2016)

(9) Desarrollo de

aplicaciones móviles para

el acceso a fondos

documentales.

(A partir de 2016 -

fortalecimiento de la

Aplicación Móvil)

TIADEEstudio y

desarrollo 1100%

Realización de

Actividades de de

soporte y

mantenimiento,

actualización y

adición de nuevas

funcionalidades

para ARCHIAPP

100%

Realización de

Actividades de de

soporte y

mantenimiento,

actualización y

adición de nuevas

funcionalidades

para ARCHIAPP

100% 75%

2015: Aplicación ArchiApp para dispositivos móviles tomando la data e información residente en

ARCHIGES y ARCHIDOC

2016: Desarrollo y aplicación de mejoras en nuevas versiones, más actividades de soporte y

mantenimiento.

2017: Desarrollo y aplicación de seis nuevas funcionalidades más soporte y mantenimiento.

(10) Implementación de

servicios para población

con enfoque diferencial.

SGPD Sin NA

Población con

disminución

visual - (1)100% SIN META 2017 NA 50%

2015: Sin meta

2016: Se adelantaron las actividades planeadas para el convenio Institucional con el INCI. No se

completó proyecto de investigación.

2017: Sin meta, pero se adelantan actividades de:

- Proyecto de investigación "Acciones de Inclusión a favor de los derechos culturales de la

población con discapacidad" (pendiente vigencia 2016)

- Guión de visitas guiadas para persosnas en condición de discapacidad visual. Desarrollo de dos

visitas guiadas a población en condición de discapacidad visual.

Digitalización de textos para ser usados por el Instituto Nacional de Ciegos (INCI)

- Acuerdo con la Federación Nacional de Sordos de Colombia (FENASCOL) para realizar

actividades cooperativas en el marco de un convenio interinstitucional

- Estructuración de servicios del AGN con enfoque de género y dirigido a población joven

(11) Modernizar el

laboratorio de

conservación

SGPD Estudio 100%

Adecuación

Locativa

Adquisición de

equipos Fase I

50%

Adecuación de

espacios y

mobiliaro para la

intervención de

obras en diferentes

formatos (gran

formato)

Actualización de

metodologías,

herramientas y

materiales

fundamentadas en

la aplicación de

técnicas orientales

100% 63%

2015: Diagnóstico y propuesta de modernización del laboratorio de conservación y restauración

del AGN

2016: Modernización de equipos (Fase I) sin adecuaciones locativas por limitaciones

presupuestales.

Primera versión del Manual de Conservación y Restauración.

2017: - Mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo de equipos de laboratorio.

- Adquisición de Balanza Analítica de Alta Precisión y el proceso de mantenimiento del

mobiliario del laboratorio

- Primer informe sobre la “Implementación y socialización de nuevos métodos de conservación y

restauración de documentos, mapas y planos” y segundo informe sobre: "USO DE SONTARA® EN

TRATAMIENTOS DE LIMPIEZA DE BIENES DOCUMENTALES

130%

500 46%

2015: 2.123 metros lineales

2016: 3.609 metros lineales (deficit de 1.376,4 metros lineales reportados sin sustentación a ser

logrados en 2018)

2017: 230 metros lineales

2015: 4.947.867 imágenes digitalizadas

2016: 10.280.322 imágenes digitalizadas

2017: 8.456.256 imágenes digitalizadas (Imágenes desde papel y desde microfilm)

14.120.526 imágenes para ser subidas a la WEB

2015: 2.789.349 documentos intervenidos



2015: 9 fondos descritos




(7) Describir 40 fondos del

acervo histórico.SGPD 10 90% 10 130% 10

(6) Intervenir 8 millones

de documentos,

incrementando la meta


SGPD 2.500.000 111% 1.000.000 269% 2.500.000 99%

5.000.000 206% 5.500.000 143%

(5) Digitalizar 20 millones

de imágenes,

incrementando la meta


SGPD 123%

(4) Lograr transferencias

secundarias de 5.000

metros lineales de nuevos

fondos documentales.

SGPD 2.000 106% 2.500 144%



Eje - MODERNIZACION Y HOMOGENIZACION DEL SNA

Eje - ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO Y

ARCHIVOS ETNICOS


EJEC2016 - META

2016

EJEC2017 - META

2017

EJEC

(18) Sistema de

Información de Archivos

de Derechos Humanos.

Implementación de la

política de archivos de

DDHH

SNAAplicación de la

Política 100% Implementación 100% Implementación 100% 75%

2015: Emisión del Acuerdo 004 de 2015. Ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000

2016: - Implementación de Política relacionada con la protección de Archivos de Derechos

Humanos

-Capacitaciones en implementación del Acuerdo 04 de 2015

- Visitas de seguimiento a entidades

- Propuesta de series comunes de archivos de Derechos Humanos y Derechos Internacional

Humanitario.

2017: - Circular externa No. 001 del AGN sobre la suspensión temporal de la eliminación de

documentos identificados como de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario

- Revisiones de la documentación del READH

- Socialización del Acuerdo 004 de 2015 y el Protocolo de Gestión documental de los archivos

referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos

- Comité de Archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario

(19) Diseño e

implementación de la

política pública de

archivos étnicos en

Colombia

SNAEstructuración del

sistema de

información50% Implementación 100% Implementación 100% 63%

2015: Desarrollo e implementación del plan de registro y base de datos de 16 comunidades

2016: - Se reformula el alcance referente al Sistema de Información

- Reuniones y/o Talleres con 6 comunidades

- Elaboración de guias e instructivos sobre archivos de grupos étnicos

- Seguimiento a comunidades de grupos étnicos en la creación, conformación y protección de sus

archivos

- Estrategia pedagógica aplicada y de construcción de política publica sobre archivos étnicos

Colombianos

- Desarrollo de propuesta de política sobre Archivos etnicos

- Alimentación y traducción de información para el micrositio de archivos étnicos y

- Recopilación de bases de datos sobre Grupos Étnicos y alimentación de micrositios.

2017: - Capacitaciones y acompañamiento

- Recolección de información para construir la base de datos sobre el universo de archivos

étnicos de organizaciones indígenas

- Presentación del documento de política en materia de archivos étnicos ante el Consejo

Directivo



EJEC2016 - META

2016

EJEC2017 - META

2017

EJEC

(12) Dotación de la

infraestructura

tecnológica para el

Archivo Nacional Digital.

TIADE

Estudio y diseño de la

arquitectura

tecnológica100%

Propuesta del

modelo conceptual

(Arquitectura de

información) y

Arquitectura

Tecnológica para el

diseño, desarrollo e

implementación del

Archivo Nacional

Digital, conforme a

los estándares

nacionales e

internacionales y

100%

Implementación

infraestructura

tecnológica fase 1

Archivo Nacional

Digital

100% 75%

2015: Documento propuesta de arquitectura de información repositorio digital AGN. Manual de

Arquitectura Empresarial del AGN

2016: Estructura de la definición de la Arquitectura conceptual y tecnológica (hardware,

software, seguridad) del Archivo Nacional Digital

2017: - Documentos "Estructura conceptual para el servicio de custodia digital de archivos" y

"Catálogo de proyectos tecnológicos"



(14) SINAE implementados

al final del cuatrienioTIADE

Adecuación

normativa 100%

Elaborar diagnóstico

de los documentos

del SGDEA del AGN, en

el marco del

desarrollo del Plan de

Preservación Digital

Institucional

100%

Implementación

infraestructura

tecnológica fase 1 Plan

de preservación digital

100% 75%

2015: Guía de producción de documentos electrónicos, guía de preservación a largo plazo y

definición de estrategia para implementación del Observatorio del SNA e infografía “Diagnóstico

integral de Archivos“

2016: Diagnóstico del SGDEA y documentos técnicos necesarios para la formulación e

implementación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo del AGN.

2017: - Diagnóstico Archiges-Archidoc y Estructuracion de encuesta de Diagnóstico de

documentos electronicos y preservación digital

- Diagnóstico de documentos electrónicos y preservación digital a 1100 entidades del orden

Nacional y Territorial

- Procedimientos de Transferencias Secundarias Electrónicas y de Digitalización, Procesamiento,

almacenamiento y publicación de las imágenes digitalizadas

- Documentos "estructura conceptual para el servicio de custodia digital de archivos" y "Modelo

de Requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos"

- Documento técnico sobre la estructura metodologica para la creación del Plan de Preservacion

digital de las entidades del estado

Asistencia técnica

Capacitación

Inspección y

vigilancia

Conceptos técnicos 2.206

Municipios Categoría

1 -4,(72)

Distritos (5),

Departamentos(32),

Entidades

descentralizadas del 1.118

(17) Implementación de

plataforma virtual de

capacitación

SNA

TIADE

Estudios de mercado

y diagnóstico 100%

Puesta en operación

la Herramienta

“Adobe Connection” y

propuesta de la

estructura de

información de la

plataforma

(componentes, roles

e infraestructura

tecnológica)

88%

Desarrollo e

implementación Fase 1:

(Herramienta

tecnológica y piloto de

implementación)

100% 72%

2015: Licenciamiento para la capacitación virtual

2016: Puesta en operación de ADOBE CONECT y SKY BUSSINES y procedimiento electrónico de

capacitación.

Elaboración cartillas:

- Convalidación de TRD y TVD dirigido a los CTA

- Inventarios Documentales

- Instrumentos archivísticos para los nuevos sujetos obligados.

2017: - Accesos para el montaje de la herramienta e-learning y habilitación de permisos para para

la administración de los cursos

- Estructura de Modulos y tabla de contenido curso virtual sobre documento electrónico

- Curso virtual Gestión de documentos electrónicos, Elaboración del Inventario Documental,

Tablas de Retención Documental y PGD

116%2015: 311 entidades censadas

2016: 374 entidades censadas

2017: 433 entidades censadas

SGPD

SNA

-Puesta en

operación de los

procedimientos de

indicadores

relacionados con

IGA y FURAG,

As is tencia Técnica y

Consejos

Terri toria les de

Archivos – CTA; y

diseño de los

procedimientos de

Comités Técnicos

del SNA e Inspección

y Vigi lancia . Anál is i s

de la integración de

otras fuentes de

información (Censo,

RUSD, Red Nacional

de Archivos , SINAE)

100% 75%

123%

servicios de

sensibilización,

capacitación,

asistencia técnica,

seguimiento,

inspección y

vigilancia y traslados

a entes de control, a

220 nuevas

entidades por cada

389%

Puesta en

operación del

procedimiento de

capaci tación y

pruebas de los

procedimientos de

indicadores

relacionados con

IGA y FURAG,

As is tencia Técnica

y Consejos

Terri toria les de

Archivos – CTA y

propuesta de

integración de

esta información

en el SISNA

100%


Municipios mejor

calificados en el IGA -

345108%

Municipios mejor

calificados en el IGA -

345126%

86%

Servicios de

sensibilización,

capacitación,

asistencia técnica,

seguimiento,

inspección y vigilancia y

traslados a entes de

control, a 220 nuevas

entidades por cada año,

según sea el caso o la

490%251%

(16) Censo Nacional de

Archivos implementado

para 1.300 archivos del

orden nacional,

departamental y

municipal

(15) Ampliar la cobertura

del SNA en un 60% al final

del cuatrienio

SNA

(13) SISNA

implementados al final

del cuatrienio

SNA /

TIADE

Rama Ejecutiva orden

nacional 323 100%

2015: Actualización de 353 entidades del Orden Nacional en el SGDEA y que hacen parte de la

Rama Ejecutiva.

2016: Entrada en operación del micrositio del observatorio del SNA (100% de cumplimiento)

Sistematización procedimientos (Catastro de Entidades, Indicadores y Capacitación).

2017: - Propuesta de Estructura técnologica para la implementación del SISNA

- Fortalecimiento del Observatorio del SNA

- Aplicación resultados IGA/FURAG/Conpes 167

- Protocolo de captura, consulta y protección de la información en fuentes caracterizadas.

- Caracterización de 16 fuentes de información de acuerdo a las líneas de trabajo del SNA.

- Depuración de campos del registro catastral de las entidades del SNA en el SISNA

2015: 272 Entidades nuevas

2016: 855 Entidades nuevas

2017: 1.079 Entidades nuevas



Eje - FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL


EJEC2016 - META

2016

EJEC2017 - META

2017

EJEC

(20) Adquisición,

adecuación y dotación de

un inmueble para la

ampliación y

mejoramiento de la

infraestructura del AGN

para el desarrollo y

cumplimiento de sus

Objetivos Misionales.

SECRETARIAContratación de

consultoría 97%Contratación e

implementación 100% Implementación 100% 74%

2015: Como resultado no es viable adecuar Bodega Santander

2016: - Definición Caractarísticas Tecnicas bodega

- Proceso de adquisición de bodega, firma de contrato y recibo del inmueble

- Documentos técnicos para adecuación inmueble

- Contratación, firma y ejecución de contrato de adecuación inmueble

2017:- Desarrollo de la licitación pública para adecuación locativa de la Bodega

- Adecuación sistema de archivo en la Bodega FUNZA

- Traslado desde Bodegas Alamos y Santander a Bodega nueva

- Fase 1 del sistema de conservación documental

- Posible oferente para venta de la Bodega Santader

(21) Arrendamiento

bodega gestión de

proyectos.

SECRETARIA Contratación 100% Contratación 100% Contratación NA 100%2015: Arrendamiento y aspectos de seguridad de la Bodega

2016: Arrendamiento y aspectos de seguridad de la Bodega

(22) Terminar restauración

casa anexaSECRETARIA Contratación 98% SIN NA

SIN META 2017

(CUMPLIDA)NA 100%

2015: Ejecución de adecuaciones en función a los recursos aprobados

2016: Traslado de personal Subdirección del SNA

(23) Planta temporal para

gestión de proyectosSECRETARIA

Aprobación de la

planta y vinculación

de personal

NA NA

Prioridad Estratégica

RETIRADA (Consejo

Directivo - mayo 23 de

2017)

NA NA




ANEXO 3

CUMPLIMIENTO DE METAS PLAN DE ACCION POR DEPENDENCIAS PARA LA VIGENCIA 2017 El siguiente es el cumplimiento acumulado obtenido para la vigencia 2017 detallado por Subdirecciones, Secretaría General y Dirección General:

AREAS MISIONALES

SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Los resultados obtenidos en la gestión de los tres (3) grupos de la Subdirección reflejan un cumplimiento consolidado a lo programado en el trimestre octubre – diciembre del 96,2% y un cumplimiento de la meta para el año del 99,3% afectado esencialmente por el nivel de atención a actividades del cumplimiento administrativo (capacitación en inducción y reinducción)

Referente al avance a las metas de las siete (7) Prioridades Estratégicas en las que aporta la Subdirección y sus grupos, se identifica: El desarrollo de actividades capacitación en temas de TRD en 33 eventos dirigidos a 764 entidades (2.150 asistentes) y en PGD en 24 eventos dirigidos a 612 entidades (1.466 asistentes) llevando a un nivel de cumplimiento acumulado de la meta para el año 2017 del 117% a la prioridad estratégica “(2) Promover el desarrollo de Tablas de retención documental en 4.400 entidades.”, del 82% para la prioridad “(3) Promover el desarrollo del PGD en 4.400 entidades.” y dentro de las cuales 676 entidades se consideran como nuevas dentro del Sistema Nacional de Archivos brindando un 490% de cumplimiento a la meta de la prioridad “(15) Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final del cuatrienio”. Respecto a la prioridad estratégica “(13) SISNA implementados al final del cuatrienio” la cual llegó a un nivel de cumplimiento de la meta del 100% para el año 2017, la subdirección desde su Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA ha aportado con actividades de data y contenidos como el fortalecimiento y actualización publicaciones del Observatorio del SNA, la aplicación resultados IGA/FURAG/Conpes 167, la implementación del protocolo de captura, consulta y protección de la información en fuentes caracterizadas, la caracterización de 16 fuentes de información de acuerdo a las líneas de trabajo del SNA y la depuración de campos del registro catastral de las entidades del SNA en el SISNA. De otro lado, la subdirección aportó con contenidos a cursos virtuales (Curso virtual Gestión de documentos electrónicos, elaboración del Inventario Documental, Tablas de Retención Documental y PGD) al cumplimiento de la meta a la prioridad “(17) Implementación de plataforma virtual de capacitación” para ubicarla en un 100% de cumplimiento. Lo anterior considerando que por razones

No. Ind. DEPENDENCIAS ENE - MAR ABR - JUN JUL - SEP OCT - DICAVANCE

ACUMULADO

12 100,00%

540

15,93% 44,63% 77,96% 100,00% -

2 84,5% 91,8% 89,6% 96,2% 99,3%

2.1 GRUPO DE ARTICULACION Y DESARROLLO DEL SNA 53,6% 89,6% 81,9% 95,0% 99,1%

(Prior 13) 2.1.1 Desarrollo de actividades encaminadas a la implementación del SISNA 83,3% 100,0% 100,0%2.1.2 Desarrollo y seguimiento de convenios relacionados con las actividades del SNA 100,0% 50,0% 100,0%

(Prior 2, 3 y 15)2.1.3 Desarrollo de acciones de acompañamiento y capacitación a Entidades 66,7% 63,6% 82,4% 100,0% 100,0%2.1.4 Coordinación de los Comités Técnicos del SNA y de la Mesa de Articuación del SNA 100,0% 100,0% 75,0% 100,0%

(Prior 2, 3 y 15)2.1.5 Formular y ejecutar eventos de capacitación por parrilla, regional y venta de servicios 0,0% 100,0% 85,7% 100,0% 100,0%(Prior 17) 2.1.6 Implementación de plataforma virtual de capacitación 100,0% 66,7% 100,0% 100,0%

2.1.7 Cumplimiento administrativo 94,1% 80,0% 88,2% 100,0% 93,7%2.2 GRUPO DE INSPECCION Y VIGILANCIA 100,0% 90,9% 88,6% 93,5% 99,4%

2.2.1 Iniciativas de mejora (Benchmarking) para actividades PREVENTIVAS de ICV y PMAs 100,0% 66,7% 100,0% 100,0% 100,0%(Prior 15) 2.2.2 Desarrollo de Actividades de ICV 100,0% 100,0% 71,4% 100,0% 100,0%

2.2.3 Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento archivístico 100,0% 100,0% 100,0% 72,2% 100,0%2.2.4 Aplicación de PROCESO SANCIONATORIO 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%2.2.5 Atención a traslados de Hallazgos 100,0% 100,0% 66,7% 88,9% 100,0%2.2.6 Cumplimiento Administrativo 100,0% 78,6% 93,3% 100,0% 96,6%

2.3 GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS 100,0% 94,9% 98,3% 100,0% 99,3%

(Prior 18) 2.3.1 Acompañar a los grupos étnicos en la creración, la conformación y protección de sus 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%(Prior 19) 2.3.2 Diseñar e implementar la política publica relacionada con la gestión y administración de 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

2.3.3 Política publica de gestión y administración de archivos sonoros, audiovisuales, etc 100,0% 100,0% 100,0%2.3.4 Becas de Estimulos 100,0% 100,0%2.3.5 Cumplimiento Administrativo 100,0% 84,6% 93,3% 100,0% 96,5%

Notas: Semaforización de acuerdo a l % de avance de la meta a l mes: Verde 90% de la meta / Amari l lo 60% de la meta / Rojo inferior 60% de la meta

CUMPLIMIENTO DE LO PROGRAMADO VIGENCIA 2017

Meta(%) acumulada a Diciembre=

DICIEMBRE

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

ACTIVIDADES PROGRAMADAS AÑO:



de tipo institucional no se continuó con el desarrollo de actividades para la conformación de la Escuela Archivística. La subdirección desde su grupo de Archivos Etnicos y Derechos Humanos, respecto al “Sistema de Información de Archivos de Derechos Humanos. Implementación de la política de archivos de DDHH” (prioridad 18), adelantó la emisión de la Circular externa No. 001 del AGN sobre la suspensión temporal de la eliminación de documentos identificados como de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, revisiones de la documentación del READH, socialización del Acuerdo 004 de 2015 y el Protocolo de Gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, participación en reuniones con Agencia Nacional de Tierras, Subcomité de Medidas de Satisfacción convocado por la Unidad de Atención a Víctimas y Comité de Archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario. Respecto al “Diseño e implementación de la política pública de archivos étnicos en Colombia” (prioridad 19) se adelantaron actividades con el resguardo Indígena de Inzá, la Comunidad del Cabildo Indígena Nasa de Belalcazar, comunidad nasa de Toribio y comunidad Nasa Kite Kiwe, el Pueblo U´wa, reuniones con las líderes de Redipar y Asoparupa en el marco del PES del Ministerio de Cultura y la presentación del documento de política en materia de archivos étnicos ante el Consejo Directivo del AGN. Respecto a la consolidación de los comités técnicos del SNA, fueron adelantados 41 comités técnicos por funciones, 16 comités técnicos por sectores y 3 mesas de articulación. Respecto a la consecución de recursos propios para el AGN, la subdirección obtuvo un total de ventas facturadas en el año de $361,9 MM, es decir, un cumplimiento a la meta de $700 MM del 52%. Del valor de estas ventas se registra un recaudo igualmente para el año de $253,4 MM, es decir, se ha recaudado un 70% sobre las ventas facturadas en el año, arrojando un resultado matemático de cartera de $105,8 MM. Desde las funciones de Inspección y Vigilancia a las entidades del SNA, fueron obtenidos resultado orientados a la ejecución de 93 visitas de inspección y vigilancia a este mismo número de entidades, la suscripción de 71 Planes de Mejoramiento Archivístico y el seguimiento a 224 de diferentes vigencias. Durante la vigencia 2017 se efectuaron 8 traslados a la Oficina Asesora Jurídica para iniciar proceso sancionatorio (de los cuales 3 cumplieron para aperturar proceso) y se realizó un traslado a la Contraloría por caso INCODER. La subdirección dentro de sus 540 actividades planeadas para la vigencia 2017 (las cuales no han sufrido modificación en cuanto a cantidad de evidencias programadas), atendió aspectos relativos al Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Estado en su versión original con 244 actividades, para las cuales obtuvo un cumplimiento acumulado del 100%.



SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

REQUISITOS GRALES3%


TRANSP Y SERV CIUDADANO65%


22%

GOBIERNO EN LINEA5%

ACTIVIDADES PROGRAMADAS: 244

020406080

100120140160180


EJECUTADO PLANEADO



Revisando los resultados del PAD para el cuarto trimestre del año, la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos obtuvo un consolidado de cumplimiento a lo programado del 96,2%, sustentado así: Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA: El resultado de cumplimiento a lo programado por el grupo para el trimestre es del 95% se afectó principalmente por el cumplimiento anticipado de actividades de desarrollo y seguimiento a los planes de trabajo de los CTA por funciones. Lo programado para los CTA por sectores fue cumplido conforme a lo programado.

Respecto a actividades de capacitación, el grupo adelantó 5 cursos virtuales de Programa de gestión documental PGD a los departamentos de Cundinamarca, Bolívar, Casanare, Guajira, Boyacá y un total de 25 eventos de capacitación en diferentes temas archivísticos, dentro de los cuales se obtuvo una facturación de $67,5 millones.

Queda en ejecución el contrato 364 de 2017 Interadministrativo para actividades de capacitación suscrito con el Departamento de la Función Pública.

En el cumplimiento administrativo el grupo logra el 100% en el trimestre en razón a la ejecución de actividades pendientes a lo largo de la vigencia y que fueron cumplidas durante el último trimestre. Sn embargo no logra nivelar este nivel de cumplimiento para el año (93,7%) por no documentar y publicar las iniciativas de racionalización de trámites de “Eventos de Capacitación en Materia Archivística”, así como por la aplicación de reducción en un punto de cumplimiento ocasionado por el reporte tardío de la novedad de no desarrollo de las actividades de la escuela archivística.

Grupo de Inspección y Vigilancia: Su nivel de cumplimiento a lo programado para el trimestre del 93,5%, obtenido en razón al cumplimiento anticipado de tareas programadas para el seguimiento a PMAs definidos por las entidades del SNA y de la solicitud de informes a entidades como medida preventiva frente al cumplimiento de la normatividad archivística.

El grupo cumplió con la ejecución de actividades propias de la función de inspección y vigilancia (ocho visitas de inspección y visitas virtuales), así como también continuó con el desarrollo de mesas de trabajo con la Subdirección TIADE para orientar escenarios en temas de inspección y vigilancia referentes a la gestión documental electrónica y para la publicación en la sede electrónica de información de resultados a los PMA de las entidades y con el trabajo articulado con la Oficina Asesora Jurídica para los temas relacionados con los procesos sancionatorios (se removieron las responsabilidades y funciones del tema sancionatorio al grupo) .

El grupo logra el 100% a lo programado en el cumplimiento administrativo en el trimestre dado que atendió lo definido más el punto adicional obtenido por responder la evaluación al programa de inducción y reinducción de la entidad. Pese a lo anterior, no logra nivelar el nivel de asistencia a las capacitaciones en inducción y reinducción de la entidad obteniendo un cumplimiento administrativo para el año del 96,6%.

Grupo de Archivos Etnicos: El grupo continúa con las actividades programadas para el acompañamiento a los grupos étnicos en la creación, la conformación y protección de sus archivos, así como la presentación del documento de política en materia de archivos étnicos ante el Consejo Directivo del AGN (13/12/2017), revisión y actualización de información de micrositios, mantenimiento de las bases de datos de los grupos étnicos, actividades de socialización del Acuerdo 004 de 2015 y el Protocolo de Gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas



con ocasión del conflicto armado interno, reuniones con la dirección de archivos de los DD HH del CNMH, la UNARIV y sesión del Comité de Archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, obteniendo una ejecución del 100% para lo programado en el trimestre.

Complementario a lo anterior, se desarrollaron actividades referidas a archivos sonoros, audiovisuales, fotográficos, etc, tales como el “Taller para la Gestión de Colecciones y Archivos Audiovisuales”, la coordinación del IV Encuentro de Fonotecas y archivos sonoros que se realizó en Medellín, participación en el XIV Encuentro de Archivos Audiovisuales y la entrega de informes finales de Becas (3 becas de Archivos de Derechos Humanos, 2 becas de Archivos Sonoros de Colombia y 2 becas de Archivos Fotográficos).

El cumplimiento administrativo del grupo fue del 100% en el trimestre dado que atendió las tareas propias de reporte informes de planeación y la construcción del Plan de Acción para la vigencia 2018, así como la obtención del punto adicional por responder la evaluación al programa de inducción y reinducción de la entidad. Sin embargo no logra el grupo nivelar el nivel de asistencia a las capacitaciones en temas de inducción y reinducción, dejando un cumplimiento administrativo para el año del 96,5%.



SUBDIRECCION DE GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Los resultados obtenidos en la gestión de los cuatro (4) grupos de la Subdirección y la Subdirección consolidan un nivel de cumplimiento para el trimestre octubre – diciembre del 91,7% y un cumplimiento de la meta para el año del 94,6%, el cual al igual que en el caso de otras dependencias, se vio afectado por el nivel de respuesta dada a las actividades del cumplimiento administrativo (inducción y reinducción).

La subdirección y sus cuatro (4) grupos continúan gestionando el logro a las metas de nueve (9) prioridades estratégicas, con los siguientes avances:

Prioridad estratégica 1 “Elaborar y publicar un banco terminológico de series y sub series documentales comunes en la administración del estado Colombiano.”, con la denominación y conformación de 90 términos (contable, jurídico, gestión documental, gestión humana y control interno), la definición de tiempos de retención y disposición final de 63 términos (gestión documental, gestión humana y jurídico) y la publicación definitiva de 60 términos.

Se totalizó el recibo de 230 metros lineales de transferencias de 8 Entidades para la prioridad estratégica 4 “Lograr transferencias secundarias de 5.000 metros lineales de nuevos fondos documentales” (la nueva meta del año fue de 500 metros lineales). Tal y como se mencionó anteriormente, la meta para esta prioridad estratégica fue modificada de 10.000 metros lineales a 5.000 por razones de capacidad instalada del AGN. Adicionalmente, en razón al hallazgo de las diferencias entre la información reportada en vigencias anteriores para la meta y la cantidad de transferencias recibidas en la presente vigencia, se deberá orientar esfuerzos para suplir un total de 1.647 metros lineales durante la vigencia 2018.

Digitalización de 8.456.256 imágenes para el avance a la prioridad estratégica 5 “Digitalizar 20 millones de imágenes, incrementando la meta cuatrienal en un 390%” cuya meta para 2017 fue de 5.500.000 imágenes. Fueron entregadas a STIADE 14.120.526 imágenes (ancladas) para ser subidas a la WEB.

Intervención de 2.472.281 documentos del acervo para el avance respecto a la meta del año de 2.500.000 documentos intervenidos de la prioridad estratégica 6 “Intervenir 8 millones de documentos, incrementando la meta cuatrienal en un 390%”.

Culminación de la descripción de los fondos documentales Libros Manuscritos y Leyes Originales, Tesorería y Marina de Guayaquil, Conventos, Camino del Meta, Caminos, Comercio, Emprestitos, Correos, Censos, Administración de Salinas, Miscelánea de Salinas, Archivos, Civiles, Ministerio de Instrucción Pública, Ministerio de Educación Nacional, MRE (Legación de Colombia en Londres) y


ACUMULADO

12 100,00%

988

20,85% 51,01% 77,23% 100,00% 18-

4 71,6% 87,0% 84,2% 91,7% 94,6%

4.0 SUBDIRECCION DE GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL 77,8% 84,3% 54,8% 95,0% 97,6%

(Prior 16) 4.0.1 Actualización Censo Nacional de Archivos 100,0% 100,0% 2,6% 100,0% 100,0%

4.0.2 Actividades Proyectos de Recuperación o fortalecimiento archivos Histor o Grales 100,0% 100,0% 71,4% 75,0% 100,0%

4.0.3 Registro Nacional de Archivos Históricos 10,0% 5,8% 88,9%

4.0.4 Declaratoria de bienes de interés cultural de ámbito archivístico 100,0% 0,0% 100,0% 100,0%

4.0.5 Consolidación y presentación informes de gestión o de información del Sector. 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

4.0.6 Cumplimiento Administrativo 78,9% 100,0% 100,0% 100,0% 96,8%

4.1 GRUPO DE CONSERVACION Y RESTAURACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL 100,0% 93,5% 96,7% 87,8% 98,8%

(Prior 11) 4.1.1 Proyecto de modernización del GCRPD 100,0% 75,0% 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 6) 4.1.2 Conservación y Restauración documentos del patrimonio Documental Colombiano 100,0% 100,0% 100,0% 87,0% 98,9%

4.1.3 Conservación de unidades y depósitos de almacenamiento documental en el AGN 100,0% 85,7% 100,0% 100,0% 100,0%

4.1.4 Difusión e investigación procesos de recuperación y conservación del patrimonio 100,0% 100,0% 100,0% 40,0% 94,1%

4.1.5 Recuperación y conservación de Archivos Históricos Regionales 100,0% 100,0% 80,0% 100,0% 100,0%


4.2 GRUPO DE INVESTIGACION Y FONDOS DOCUMENTALES HISTORICOS 100,0% 94,4% 79,6% 91,7% 97,5%

4.2.1 Atención en sala y Biblioteca Especializada 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

4.2.2 Control y registro de solicitudes de reproducción y consultas, así como BD invest. 100,0% 90,0% 100,0% 100,0% 100,0%

4.2.3 Atención a visitas al AGN y administración de la venta de publicaciones 100,0% 90,0% 100,0% 100,0% 96,4%

(Prior 10) 4.2.4 Atención a población con enfoque diferencial 100,0% 58,3% 100,0% 100,0%

4.2.5 Participación y / o montaje de eventos y exposiciones 100,0% 100,0% 25,0% 50,0% 91,7%


4.3 GRUPO DE ORGANIZACIÓN, DESCRIPCION Y REPROGRAFIA 0,0% 89,2% 97,6% 88,0% 93,2%

(Prior 5) 4.3.1 Digitalización (desde microfilm) 0,0% 100,0% 100,0% 100,0% 86,2%(Prior 5) 4.3.2 Digitalización (desde papel) 100,0% 87,5% 100,0% 50,0% 100,0%(Prior 7) 4.3.3 Descripción de fondos documentales 100,0% 100,0% 100,0% 92,3% 100,0%

4.3.4 Proceso de alistamiento de Imágenes para ser subidas a Archidoc-Web 66,7% 83,3% 100,0% 100,0% 88,9%4.3.5 Atención a solicitudes de conceptos 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%4.3.6 Cumplimiento Administrativo 100,0% 64,3% 85,7% 85,7% 84,2%

4.4 GRUPO DE EVALUACION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 80,3% 73,5% 92,1% 95,8% 85,7%

(Prior 1) 4.4.1 Banco Terminológico de Series y Tipos Documentales 66,7% 100,0% 85,7% 100,0% 95,5%(Prior 2) 4.4.2 Adelantar la evaluación y convalidación de TRD y TVD 100,0% 91,7% 91,7% 75,0% 100,0%(Prior 4) 4.4.3 Coordinar transferencias de documentos de valor histórico de entidades públicas 15,4% 14,3% 100,0% 100,0% 23,5%

4.4.4 Emisión de conceptos técnicos y validación de cumplimiento a ajustes a TRD 100,0% 60,0% 75,0% 100,0% 100,0%4.4.5 Implementación del RUSD 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%4.4.6 Cumplimiento Administrativo 100,0% 75,0% 100,0% 100,0% 95,0%

Notas: Semaforización de acuerdo a l % de avance de la meta a l mes: Verde 90% de la meta / Amari l lo 60% de la meta / Rojo inferior 60% de la meta


DICIEMBRE



ACTIVIDADES PROGRAMADAS AÑO:



Suplementos (17 en total) como avance a la prioridad estratégica 7 “Describir 40 fondos del acervo histórico” (meta definida de 10 fondos documentales).

Para la prioridad estratégica 11 “Modernizar el laboratorio de conservación”, se modificó la meta para la vigencia 2017 dadas las limitaciones para la modernización desde la perspectiva física y de equipos, orientando la meta a la modernización desde la perspectiva de metodologías innovadoras aplicables a los procedimientos de intervención de documentos. Se ejecutó para esta prioridad durante el año 2017 la elaboración de un informe sobre la “Implementación y socialización de nuevos métodos de conservación y restauración de documentos, mapas y planos”, un informe sobre: "uso de sontara® en tratamientos de limpieza de bienes documentales” y la realización de visitas de evaluación y diagnóstico de archivos sonoros y audiovisuales a la Registraduría Nacional, al Instituto Colombiano de Antropología e Historia - ICANH y a la Universidad de los Andes.

Con respuesta efectiva al censo de 433 entidades que atendieron las comunicaciones enviadas, se ha cumplido en un 126% a la meta de la prioridad estratégica 16 “Censo Nacional de Archivos implementado para 1.300 archivos del orden nacional, departamental y municipal”, se adelantaron comunicaciones a 2.018 entidades y acompañamiento a 178. La aplicación de la estrategia para censar notarías ayudó sensiblemente al logro de la meta sin desvirtuar el objetivo del Censo Nacional de Archivos.

Con la culminación del Proyecto de investigación "Acciones de Inclusión a favor de los derechos culturales de la población con discapacidad" adelantado durante el año, se dio cumplimiento a esta tarea que venía pendiente de la vigencia 2016, nivelando así la meta para el cuatrienio de la prioridad estratégica (10) “Implementación de servicios para población con enfoque diferencial” a la cual no se le tenía meta asignada para la vigencia 2017.

Con el acompañamiento a diferentes archivos históricos (Cali, Ibagué, Antioquia, Chiquinquirá, entre otros), el acompañamiento a las Ferias de Servicio al Ciudadano programadas por el DNP, el desarrollo del evento de Archivos de Puertas Abiertas y la realización de cátedra en fuentes documentales e investigación, así como las gestiones adelantadas para 11 casos susceptibles a incorporarse dentro de la declaratoria de archivos considerados como bienes de interés cultural BIC-CDA se fortalecieron las gestiones para el cumplimiento del decreto 1080, quedando pendiente continuar con insistencia en el desarrollo de actividades para el Registro Nacional de Archivos Históricos ReNAH que logró el envío de 72 solicitudes a entidades con archivos considerables bajo esta condición.

El año 2017 arrojó un total de 1.834 usuarios de sala para fondos históricos (12.876 consultas), 3.486 para protocolos notariales (7.254 consultas) y 5.857 para la biblioteca especializada (6.347 consultas), así como la realización de 218 visitas guiadas con 3.132 asistentes. La subdirección totaliza al mes de diciembre 988 actividades programadas dentro de las cuales 368 aportaron a la aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Estado, con un nivel promedio de cumplimiento a su ejecución del 100%.




REQUISITOS GRALES4%




EFICIENCIA ADMINISTRATIVA14%

GOBIERNO EN LINEA4%


0

50

100

150

200

250

300


EJECUTADO PLANEADO



Respecto al cuarto

trimestre del año, la Subdirección y sus Grupos obtienen un nivel de

cumplimiento promedio del 91,7%. El

desempeño individual de sus grupos es el

siguiente: Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental: Obtiene un nivel de cumplimiento individual del 95% en el trimestre, en donde el cumplimiento a tareas de acompañamiento a entidades para lograr respuesta al Censo Nacional de Archivos arrojó como logro 267 entidades censadas luego del envío de 1.343 invitaciones y el acompañamiento a 107 de estas entidades (se aplicó la estrategia de invitar al sector de notarias). Para la recuperación y fortalecimiento de archivos históricos, dado que se dio cumplimiento anticipado a las actividades de acompañamiento y recuperación de archivos durante el primer semestre del año, la subdirección enfoco sus actividades al desarrollo del evento de Archivos de Puertas Abiertas, la feria de servicio al ciudadano en el municipio de Sogamoso y el desarrollo de la cátedra de Fondos documentales e Investigación, lo cual significó una calificación del 75% al cumplimiento de lo programado para esta actividad. Con la identificación y envío de solicitud de identificación de registro a 47 archivos para el Registro Nacional de Archivos Históricos ReNAH y las gestiones para 11 casos para la declaratoria BIC-CDA (archivos considerados como bienes de interés cultural), se niveló el cumplimiento de las metas establecidas para estos aspectos. El cumplimiento administrativo para la subdirección superó el 100% de cumplimiento a lo programado para el trimestre y niveló la ejecución para el año, lo anterior gracias al punto adicional obtenido con la respuesta a la evaluación del programa de inducción y reinducción y la visita de seguimiento a los archivos de gestión. Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental: Obtiene el grupo un cumplimiento del 87,8% a lo programado para el cuarto trimestre, afectado por realizar la intervención de 513.154 folios (de 589.745 programados), el cumplimiento anticipado en la publicación de artículos en temas de recuperación y conservación del patrimonio documental (que tenía tareas programadas en este último trimestre) y la no inclusión en los procedimientos del área de los definido en la "Guía de Acceso Controlado y Restringido de los productos químicos que se utilizan en los procesos del GCRPD”.

Respecto las tareas de modernización del laboratorio en cuanto a métodos de intervención y restauración, el grupo realiza un tercer informe sobre la implementación de nuevos métodos y materiales para la restauración de obras de gran formato elaboradas en tela almidonada y concluye los procesos de mantenimiento y adquisición de equipos. Lo anterior complementado con las tareas cotidianas (programadas) de mantenimiento y conservación de unidades y depósitos de almacenamiento.

Finalmente atendió el grupo sus compromisos con la realización de un taller respecto a la implementación del Sistema Integrado de Conservación, el cual se realizó en la ciudad de Cúcuta, más la atención plena de los compromisos programados en el cumplimiento administrativo. Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos: Obtiene el 91,7% de cumplimiento a lo programado para el trimestre, sustentado en el cumplimiento a la realización de sus actividades cotidianas de atención en la Sala de Investigación (427 usuarios de consulta de fondos históricos y 850 usuarios de consulta a fondos notariales y 1.592 usuarios de consulta a publicaciones



catalogadas), reproducción de documentos consultados por los usuarios (312 fotocopias simples y 255 fotocopias autenticadas) y de visitas guiadas (52 visitas con 480 asistentes a las mismas), el grupo logra el 100% de cumplimiento a lo programado, más lo programado para la atención a población en condición de discapacidad, enfoque diferencial y enfoque de género (Recorrido guiado para personas en condición de discapacidad visual y lectura de un texto en braille en la Biblioteca Especializada, construcción de fichas museográficas en lenguaje Braille con los contenidos de la exposición “que corran las aguas”, digitalización de textos para ser usados por el Instituto Nacional de Ciegos (INCI), talleres dirigidos a la población de niños, niñas y adolescentes, visita guiada por parte de la Subdirección de asuntos étnicos de la Secretaria Distrital de Gobierno y la presentación del proyecto de investigación "Acciones de Inclusión a favor de los derechos culturales de la población con discapacidad".

El grupo no logra el 100% en razón al cumplimiento anticipado de exposiciones y muestras documentales (realizado en el primer trimestre del año).

Finalmente el grupo obtiene un 100% al desarrollo de las actividades transversales del cumplimiento administrativo, dado que desarrolló tareas rezagadas respecto a la racionalización de trámites, pero pese a este esfuerzo no logró la meta del año. Como dato adicional, el grupo adelantó reprogramación a su Plan de Acción por Dependencias para incorporar actividades relativas a la difusión del patrimonio documental dirigida a niños, niñas y adolescentes, que se encuentran dentro de los grupos considerados con enfoque diferencial, difusión del patrimonio documental dirigida a población afrocolombiana, palanquera y raizal, a través de talleres y conversatorio y difusión del patrimonio documental dirigida a mujeres.

Grupo de Organización, Descripción y Reprografía: Presenta un nivel de cumplimiento a lo programado para el trimestre del 88% dados los cumplimientos a las actividades de digitalización desde papel (no se cumplió con la digitalización del fondo del Ministerio de Relaciones Exteriores) y el cumplimiento anticipado en el mes de noviembre de lo programado en actividades para la descripción de fondos documentales (quedando sin ejecutar una actividad en el mes de diciembre). Sin embargo los resultados en cantidades entregan un total de 371.104 imágenes digitalizadas desde microfilm, 1.926.918 imágenes digitalizadas desde papel y la culminación de descripción de 10 fondos. El cumplimiento administrativo no fue el mejor aliado en los niveles de cumplimiento del grupo, dado que no atendió finalmente las actividades de construcción del PAD vigencia 2018, mapa de riesgos, entrega de transferencias documentales primarias y actividades de capacitación en inducción y reinducción. Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias: Su nivel de cumplimiento del 95,8% en el trimestre está dado por el pleno cumplimiento a las actividades del banco terminológico (normalización de tiempos de retención para 23 términos del ámbito jurídico contractual; denominación, conformación y definición de tiempos de retención de 26 términos del ámbito de planeación y control interno; y publicación final de 60 términos en el Banco Terminológico), las visitas de acompañamiento y seguimiento a la realización de transferencias con el recibo de tres metros lineales del fondo de MINTIC, la emisión de 65 conceptos en materia archivística, el reporte de 37 entidades que excedieron el plazo de presentación de ajustes a TRD y TVD y el desarrollo de actividades de registro en el RUSD (8 certificados de inscripción y 5 oficios de subsanación).

No logra el grupo el 100% de cumplimiento en razón al cumplimiento anticipado de tareas referentes a la evaluación y convalidación de TRD y TVD, en donde se logró la convalidación de 5 TRD (Sociedad de Activos Especiales S.A. – SAE y Autoridad Nacional de Televisión, Fondo Nacional de la Porcicultura, la Corporación Autónoma Regional de la Orinoquía – CORPORINOQUIA y la Electrificadora del Tolima S.A. E.S.P en liquidación) y 2 TVD (Ministerio de Relaciones Exteriores y la Superintendencia Nacional de Salud) , así como la emisión de 62 conceptos técnicos de evaluación de instrumentos archivísticos, 3 actas de precomité evaluador, 4 actas de comité evaluador y 56 actas de mesas de trabajo. Desde el cumplimiento administrativo, el grupo además de atener las tareas programadas para el trimestre, atendió adicionalmente la evaluación del Plan de Inducción y Reinducción logrando el punto adicional ofrecido por el Grupo de Gestión Humana, así como también atendió la visita a los



archivos de gestión. Sin embargo no logró nivelar el cumplimiento a estas tareas dado que no adelantó iniciativas de racionalización de trámites.



SUBDIRECCION DE TECONOLOGIAS DE LA INFORMACION ARCHIVISTICA Y DOCUMENTO ELECTRONICO

La gestión de la subdirección junto con sus tres (3) grupos refleja un cumplimiento acumulado para el año del 99% con un nivel de cumplimiento a lo programado para el cuarto trimestre del 99,7%.

Aporta la subdirección y sus grupos dentro de la programación de sus compromisos al logro de las metas de seis (6) prioridades estratégicas. La instalación y configuración de una herramienta para el banco terminológico del AGN desarrollado en TemaTres, incluidos Manuales de Usuario e Instalación y soporte y mantenimiento (Lanzamiento de la herramienta: http://repositorio.archivogeneral.gov.co/banter/vocab/index.php) para la meta de la prioridad estratégica 1 “Elaborar y publicar un banco terminológico de series y subseries documentales comunes en la administración del estado Colombiano”. Los avances a la meta para la Prioridad 9 “Desarrollo de aplicaciones móviles para el acceso a fondos documentales. (A partir de 2016 - fortalecimiento de la Aplicación Móvil)”, la subdirección logró la puesta en ambiente de producción de seis nuevas funcionalidades: Rediseño toda la funcionalidad de modulo Archivos históricos Filtrado por nombre de archivo Ficha técnica del archivo a consultar Mostrar todos los archivos históricos en un mapa Eventos Código QR Es importante hacer referencia a las actividades adelantadas por la subdirección y sus grupos, en la modernización de la estructura, diseño y contenidos de la página WEB y de la INTRANET del Archivo General de la Nación. Respecto a la “Dotación de la infraestructura tecnológica para el Archivo Nacional Digital.” (Prioridad 12), iniciando con la revisión y ajuste a fichas técnicas para la contratación de la firma Linktic para el desarrollo de la Fase I de AND, se concluyó la vigencia con la emisión del documento "estructura conceptual para el servicio de custodia digital de archivos", el diagnóstico de necesidades de infraestructura tecnológica y arquitectura conceptual (incorporado en el PETIC), análisis de Fuentes de Información, descripción de módulos y desarrollo del contenido y la


ACUMULADO

12 100,00%

401

22,19% 51,12% 78,55% 100,00% 15-

3 94,6% 94,3% 97,7% 99,7% 99,0%

3.0 SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION ARCHIVISTA Y DOCUMENTO ELECTRONICO 98,5% 97,1% 98,7% 99,0% 98,7%

(Prior 17) 3.0.1 Asesoría instituciones públic y privadas en modernización de archivos y gestión documental 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 12 y 14)3.0.2 Estrategias institucionales preserv. a largo plazo de doctos electrónicos y conversión digital 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 14) 3.0.3 Desarrollo de directrices para automatización, digitalización y microfilmación de los archivos 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 13) 3.0.4 Desarrollar actividades para la Implementación del SINAE e implementación de SISNA 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 9) 3.0.5 Actividades de soporte y mantenimiento, actualización y nuevas funcionalidades ARCHIAPP 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

3.0.6 Orientar a entidades en utilización de TI en proyectos archivísticos y de gestión documental. 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

3.0.7 Seguimiento a Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electronicos SGDEA 100,0% 100,0% 100,0%

3.0.8 Cumplimiento administrativo 94,1% 82,4% 89,5% 93,8% 89,9%

3.1 GRUPO DE DOCUMENTOS ELECTRONICO Y PRESERVACION DIGITAL 100,0% 94,2% 100,0% 100,0% 99,6%

(Prior 14) 3.1.1 Estudios técnicos e investigaciones en preservación digital y documento electrónico 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 17) 3.1.2 Desarrollo de contenidos para cursos virtuales en materia de documento electrónico 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

3.1.3 Propuesta de Diseño de la arquitectura tecnologica para el servicio de custodia digital 100,0% 100,0% 100,0%

3.1.4 Desarrollar piloto de implementación del aplicativo para Diagnostico Integral de Archivos 100,0% 75,0% 100,0% 100,0%

3.1.5 Semana de la Innovación, Gestión Documental electrónica y Preservación Digital 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 13) 3.1.6 Realizar una propuesta de la EstructuraTecnológica para la implementación del SISNA 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 14) 3.1.7 Investigaciones, artículos y doctos técnicos en preservación digital y documento electrónic 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%


3.2 GRUPO DE INNOVACION Y APROPIACION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION ARCHIVISTICA 80,0% 97,1% 99,0% 100,0% 99,1%

(Prior 1) 3.2.1 Implementación y documentación herramienta tecnológica para Banco Terminologíco AGN 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%(Prior 12 y 14)3.2.2 Actividades de adquisición nuevas tecnologias (Gestión Documental y Preservación Digital) 0,0% 100,0% 100,0%

(Prior 14) 3.2.3 Elaboración del procedimiento de Transferencias Secundarias Electrónicas 100,0% 100,0%3.2.4 Elaboración de documento técnico para convertir microfilmes a formato digital 100,0% 100,0% 100,0%3.2.5 Preparar información para rendición de cuentas en el evento "Semana de Innovación" 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%3.2.6 Analizar y documentar los procedimientos que sean necesarios para el Grupo de Innovación 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%3.2.7 Administración Observatorio TIC 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%3.2.8 Cumplimiento administrativo 100,0% 76,9% 93,8% 100,0% 93,0%

3.3 GRUPO DE SISTEMAS 100,0% 88,7% 93,0% 100,0% 98,6%

3.3.1 Realizar diagnostico y documentacion de toda la infraestructura tecnologica del AGN 100,0% 100,0% 100,0%(Prior 17) 3.3.2 Apoyar a STIADE, en instalacion y configuracion de plataforma de capacitacion virtual. 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%(Prior 1) 3.3.3 Apoyar a la Subdirección TIADE, en el montaje del instrumento tecnologico del Banco 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

3.3.4 Actualización y ajuste del PETIC alineado al marco de referencia TI y el Decreto 2573 de 2014 66,7% 100,0%(Prior 12 y 13)3.3.5 Compilación y armonización de necesidades de tecnologia de las diferentes areas del AGN 100,0% 100,0% 100,0%


SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION ARCHIVISTA Y DOCUMENTO ELECTRONICO



DICIEMBRE ACTIVIDADES PROGRAMADAS AÑO:



elaboración del CATALOGO DE PROYECTOS TECNOLOGICOS (con mejoras en la infraestructura, implementación de nuevos proyectos misionales y sistemas de la información y tecnología) Para las prioridades 13 y 14, relativas al SISNA y SINAE respectivamente, aporta la subdirección con la "Propuesta de Estructura tecnológica para la implementación del SISNA", el diagnóstico Archiges-Archidoc, el diagnóstico de documentos electrónicos y preservación digital a 1100 entidades del orden Nacional y Territorial, la definición de procedimientos de Transferencias Secundarias Electrónicas y de Digitalización, Procesamiento, almacenamiento y publicación de las imágenes digitalizadas, así como los documentos de "estructura conceptual para el servicio de custodia digital de archivos" y "Modelo de Requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos" y la emisión de los documentos “Plan de Preservación Digital para los documentos digitalizados del AGN” y “Documento técnico sobre la estructura metodológica para la creación del Plan de Preservación digital de las entidades del estado”. La data a ser incorporada en el SISNA se toma desde las fuentes de información gestionada por el Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA, el Grupo de Asistencia Técnica Archivística y los Grupos de la Subdireccion TIADE. Se suma a los avances a esta prioridad estratégica la "adquisición de una solución con la aplicación basada en búsqueda empresarial” con componentes de hardware, licenciamiento y configuración. En lo que a la prioridad 17 se refiere “Implementación de plataforma virtual de capacitación”, se resume que luego de la instalación y configuración de la herramienta virtual de capacitación y la generación de los respectivos manuales, la habilitación de permisos para para la administración de los cursos y la elaboración del entorno gráfico para los cursos montados en la plataforma http://e-learning.archivogeneral.gov.co/, se adelantó la habilitación en la plataforma de los cursos desarrollados desde la Subdirección del SNA mas el "Curso virtual Gestión de documentos electrónicos"

La Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico dentro de las 401 tareas que tiene programadas en los Planes de Acción por Dependencia de sus Grupos, ha ejecutado en un 100% las tareas que contribuyen con la aplicación de 134 actividades del Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Estado. La Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico TIADE muestra un nivel de cumplimiento consolidado del 99,7% respecto a lo programado para el cuarto trimestre del año. Se identifica que estos resultados están dados principalmente por los siguientes aspectos:



SUBDIRECCION DE TIADE

REQUISITOS GRALES4%

TRANSP Y SERV CIUDADANO

40%

EFICIENCIA

ADMINISTRATIVA43%

GOBIERNO EN LINEA13%


0

10

20

30

40

50

60


EJECUTADO PLANEADO

http://e-learning.archivogeneral.gov.co/

http://e-learning.archivogeneral.gov.co/



Subdirección TIADE: El resultado del 99% se afectada esencialmente por no lograr la publicación de su Plan de Acción por Dependencias del cumplimiento administrativo en el mes de diciembre. Respecto a los demás compromisos de esta actividad, tampoco logró los mínimos de asistencia definidos para las capacitaciones de inducción y reinducción, así como el no reporte de actividades de aplicación de la Estrategia de Gobierno en Línea en interrelación con otras dependencias de la entidad.

Respecto a las demás actividades programadas en el trimestre, la subdirección gestionó la publicación de cursos en la Plataforma Virtual de Capacitación (por ejemplo, el curso de “Gestión de Documentos Electrónicos”), proporcionando configuración y diseño de piezas gráficas para el mismo. Adicionalmente se dio publicación en el Observatorio TIC para la promoción de los cursos virtuales, así como la ambientación para el lanzamiento oficial de esta plataforma en el mes de enero de 2018.

Desde lo proyectado para el Archivo Nacional Digital, se adelantó el proyecto "Adquisición, configuración e implementación de la infraestructura tecnológica de hardware y software de preservación digital basado en el modelo OAIS para la implementación de la Fase I de Archivo Nacional Digital" y adelanto el Plan de Preservación Digital del AGN y el documento técnico sobre la estructura metodológica para la creación del Plan de Preservación digital de las entidades del estado (la finalidad de estos documentos es garantizar la preservación, gestión y acceso de documentos digitales). Como se mencionó anteriormente, la subdirección puso en ambiente de producción seis nuevas funcionalidades para ARCHIAPP, así como también la nueva estructura y diseño de la página WEB y de la INTRANET Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital: Obtiene un cumplimiento de lo programado para el trimestre del 100%, resultado de la ejecución de actividades de desarrollo de la "Encuesta sobre el avance de la Gestión Documental Electrónica en Colombia" con la formulación de 20 preguntas a 1.100 entidades seleccionadas con el análisis de resultados, actualización de bases de datos, difusión y promoción a través de medios electrónicos y presentación del informe final correspondiente, además del desarrollo del artículo "Preservación Digital a fin de ser compartido en el Observatorio TIC Resultado de lo plasmado en el documento "Marco conceptual para la adquisición de una herramienta tecnológica" para el SISNA, se adelantó el proyecto de "adquisición de una solución con la aplicación basada en búsqueda empresarial” con la firma CREANGEL LTDA (componentes de hardware, licenciamiento, configuración y puesta en marcha). Pese a reflejarse un 100% al cumplimiento administrativo, este resultado obedece a la obtención del punto adicional ofrecido por el Grupo de Gestión Humana al atender la evaluación del Plan de Inducción y Reinducción. Sin embargo el grupo no obtiene el 100% para el año 2017 dado que no participó plenamente de las sesiones de capacitación en inducción y rendición, así como tampoco concluyó la tarea de construcción del PAD para su dependencia en el mes de diciembre. Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de Información Archivística: Obtiene un nivel de cumplimiento a lo programado para el trimestre del 100% resultado del desarrollo de tareas de configuración y mejoras de la herramienta desarrollada en TemaTres para el Banco Terminológico, acompañado de la publicación de la noticia en la página WEB de este nuevo instrumento en http://repositorio.archivogeneral.gov.co/banter/vocab/index.php Como actividades cotidianas se adelantó durante el trimestre tareas de soporte y mantenimiento al Observatorio TIC para mantener la disponibilidad de acceso al micrositio, actualizando igualmente contenidos. De manera similar al grupo anterior, el Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de Información Archivística obtuvo un 100% de cumplimiento administrativo con la obtención del punto adicional ofrecido por el Grupo de Gestión Humana al atender la evaluación del Plan de Inducción y Reinducción. Sin embargo el grupo no logra la nivelación de cumplimiento de la meta al 100% por su nivel de asistencia a las capacitaciones en inducción y reinducción y la no construcción definitiva del PAD para la vigencia 2018.



Grupo de Sistemas: De igual manera que los demás grupos de la subdirección, el grupo de Sistema obtiene el 100% de cumplimiento a lo programado para el trimestre. Resume su resultado el desarrollo de actividades de soporte a la Plataforma Virtual de Capacitación, la entrega del documento del PETIC (Plan Estratégico de Tecnologías de la Información) a la subdirección, la realización del documento denominado CATALOGO DE PROYECTOS TECNOLOGICOS (con información de mejoras en la infraestructura e implementación de nuevos proyectos de sistemas de información) El grupo obtiene el 100% en el cumplimiento administrativo dado que niveló lo programado en las visitas a los archivos de gestión, pero no logró nivelar los niveles de respuesta a las actividades de capacitación en inducción y reinducción, así como tampoco concluyó la actividad de construcción del PAD para la vigencia 2018.



SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TECNICA Y PROYECTOS ARCHIVISTICOS La subdirección con sus dos (2) grupos aporta a tres (3) prioridades estratégicas con el desarrollo de actividades de Asistencia Técnica en materia archivística a 643 entidades del SNA en temas de TRD, 373 entidades del SNA en temas de PGD y 362 entidades nuevas en diferentes temas de materia archivística. Esto significa un aporte para el logro de la meta del año del 117%, 82% y 490% a las prioridades estratégicas “2. Promover el desarrollo de Tablas de retención documental en 4.400 entidades”, “3. “Promover el desarrollo del PGD en 4.400 entidades” y “15. Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final del cuatrienio”, respectivamente. (Tareas complementadas con los aportes dados por la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos y sus Grupos). Adicionalmente se atendieron 902 asistencias técnicas por demanda a 231 entidades y 671 a otras partes interesadas (estas últimas no computables en la meta). De otro lado, se adelantó la publicación en consulta pública de guías de series documentales para “Series-misionales-personerías”, “Licencias-Urbanísticas”, “Instituciones-educativas” y “Concejos”. Desde las gestiones en generación de recursos propios para el AGN, la subdirección obtuvo un total de ventas facturadas en el año de $4.768,9 MM, es decir, un cumplimiento a la meta de $5.400 MM del 88%. Del valor de estas ventas se registra un recaudo igualmente para el año de $3.913,7 MM, es decir, se ha recaudado un 82% sobre las ventas facturadas en el año, arrojando un resultado matemático de cartera de $855,2 MM. Como dato adicional, la subdirección gestiona las responsabilidades adquiridas respecto a los archivos del extinto DAS, siendo esta una labor importante en cumplimiento a sus compromisos de gestión, con el recibo de 745 solicitudes de consulta de expedientes respecto a NOMINA y 1.008 consultas respecto a otras series. Además de lo anterior se atendió un total de 5.488 consultas de expedientes de Proyectos Archivísticos y Entidades Liquidadas. Desde la programación de actividades para el cuarto trimestre del año, la subdirección obtiene un nivel de cumplimiento consolidado de sus grupos del 100% con un cumplimiento a la meta del año del 99,7%.

Mantiene la subdirección un total de 312 actividades programadas para la vigencia 2017 por sus grupos, de las cuales 221 proporcionan un aporte al Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Estado, con un nivel de avance promedio de las mismas del 131%, dada la ejecución de actividades de emisión de conceptos técnicos en mayor cantidad a lo estimado como meta.


ACUMULADO

12 100,00%

312

22,44% 49,04% 76,60% 100,00% 4-

5 97,2% 96,9% 97,1% 100,0% 99,7%

5.1 GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA 94,4% 95,1% 95,4% 100,0% 99,7%

5.1.1 Diseñar metodología de asistencia técnica sectorial para facilitar implementación TRD 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

5.1.2 Seguimiento al cumplimiento de compromisos pactados durante las asistencias técnicas 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

5.1.3 Socializar recursos de información (guías, folletos, cartillas y videos) en el micrositio 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 2,3 y 15 )5.1.4 Programar y ejecutar el Plan de Asistencias Técnicas 71,9% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 2,3 y 15 )5.1.5 Realizar asistencias técnicas conforme a las solicitudes de las entidades 100,0% 75,3% 78,5% 100,0% 100,0%


5.2 GRUPO DE GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS 100,0% 98,8% 98,9% 100,0% 99,7%

5.2.1 Administración de Archivos Generales-DAS. 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%5.2.2 Gestión integral de Proyectos Archivísticos a fin de cumplir meta de recursos propios 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%5.2.3 Incrementar la cantidad de proyectos que permitan la consecución de recursos propios. 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%5.2.4 Fortalecimiento de la línea de servicios orientada a la organización de archivos. 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%5.2.5 Administración Integral Proyectos Archivisticos y Entidades Liquidadas 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%5.2.6 Cumplimiento administrativo 100,0% 92,9% 93,3% 100,0% 98,4%




ASISTENCIA TECNICA Y PROYECTOS ARCHIVISTICOS



SUBDIRECCION DE ASISTENCIA TECNICA Y PROYECTOS ARCHIVISTICOS

0

50

100

150

200

250


EJECUTADO PLANEADO


EFICIENCIA

ADMINISTRATIVA6%

GESTION FINANCIERA

26%




Logran los grupos de la

subdirección un resultado de ejecución a

lo programado

en el cuarto trimestre del 100%. Se resumen los

siguientes aspectos

como aportantes al nivel de desempeño: Grupo de Asistencia Técnica Archivística: Obtiene un nivel de ejecución a lo programado para del 100% en el cuarto trimestre del año. Aportan a este nivel de desempeño la ejecución de actividades para la obtención de una propuesta de PGD dirigido a entidades municipales de categorías 5a. y 6ª, la ejecución del plan de asistencias técnicas con la realización de 173 asistencias técnicas a esta misma cantidad de entidades en temas de TRD y 70 asistencias técnicas a ese mismo número de entidades en temas de PGD, así como la emisión de 31 conceptos en materia archivística (llegando a un total al año de 154 conceptos emitidos sobre un total de 80 planeados atender). Complementario a las tareas anteriores, se adelantó un total de 455 seguimientos a compromisos pactados con las entidades durante el desarrollo de las asistencias técnicas. Adicionalmente, se adelantó la publicación en consulta pública de guías de series documentales para “Series-misionales-personerías”, “Licencias-Urbanísticas”, “Instituciones-educativas” y “Concejos” y se atendieron 262 asistencias técnicas por demanda a 60 entidades y 202 a otras partes interesadas. El grupo obtiene una calificación del 100% al cumplimiento administrativo por la atención a la totalidad de los compromisos programados para el trimestre, peo no obtiene el 100% en el año por no lograr atender plenamente compromisos relativos a la racionalización del otro procedimiento administrativo de “Asistencia técnica en el desarrollo de programas para la organización y conservación de los archivos”.

Grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos: El grupo logra en su gestión un cumplimiento a lo programado para el trimestre del 100% reflejado en la ejecución de actividades programadas para la gestión de consultas a los archivos especiales DAS (269 consultas de nómina y 317 consultas relativas a otras series), la consulta de 1.195 expedientes de Proyectos Archivísticos y Entidades Liquidadas, la atención a 42 solicitudes de cotización para estudios de mercados de entidades, la puesta en funcionamiento del aplicativo HRI_GGPA para apoyo a la coordinación del Grupo de Proyectos y el dimensionamiento de la capacidad instalada de archivo del AGN en 74.943 metros lineales y con una disponible de 39.605 metros lineales.

En lo referente a las actividades de generación de recursos propios para el AGN, el grupo logró la generación de ventas facturadas (mantiene una media de 17 contratos vigentes en el trimestre) por $2.394,3 MM con un recaudo reportado por el Grupo de Gestión Financiera de $2.041 MM.

Obtiene el grupo un 100% a las tareas del cumplimiento administrativo al atender la totalidad de los compromisos programados para el trimestre, pero no logra el 100% en el año por el nivel de respuesta a las sesiones de capacitación en inducción y reinducción, pese a haber atendido la evaluación a este programa obteniendo el punto adicional otorgado por el Grupo de Gestión Humana.



AREAS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y APOYO

DIRECCION GENERAL Las cinco (5) dependencias de la Dirección General (incluido el equipo de comunicaciones) reflejan avance a la meta del año del 93,9%; resultado afectado principalmente por el no reporte del Plan de Acción por Dependencias del Equipo de Comunicaciones en el mes de octubre en razón al retiro del funcionario encargado del tema y el tiempo de empalme con el reemplazo asignado. Relativo al cuarto trimestre del año, la Dirección General logró un cumplimiento promedio del 87% en la ejecución, resultado que se detalla a continuación.

La condición de transversalidad de los aportes dados por las dependencias de la Dirección General se orientan en lograr el trabajo coordinado de las dependencias en busca de resultados que sostengan a la entidad y su misionalidad en el entorno socio político que le corresponde, así como las proyecciones de crecimiento en el corto, mediano y largo plazo. Es por ello que los resultados de su gestión se orientan hacia el diseño y cumplimento del Plan Estratégico Institucional vigente (Anexo 2) y su alineación con lo determinado dentro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Estado, respecto al cual, en la vigencia 2017 se logró la aplicación del 50% de las actividades de los Planes de Acción con este modelo y resultados de la encuesta FURAG (MIPG 1) en condición favorable respecto a los resultados del sector, pero con la necesidad de fortalecer lo que atañe a la relación del AGN con la ciudadanía. En lo que respecta al Modelo Integrado de Planeación y Gestión en su nieva versión, la entidad ha igualmente alineado la programación de sus Planes de Acción 2018 al mismo y (anexo 4), y conforme a lo direccionado desde el Departamento Administrativo de la Función Pública, ha aplicado la encuesta preliminar para el establecimiento de la línea base para el FURAG2 (del cual se esperan los resultados).


ACUMULADO

12 100,00%

902

27,38% 53,99% 79,82% 103,77% 23

1 92,8% 86,6% 80,5% 87,8% 93,9%

1,1 OFICINA DE CONTROL INTERNO 100,0% 94,0% 94,4% 100,0% 99,2%

1.1.1 Prog General de Auditorías y Sistema de Control Interno MECI, eval Gestión y Riesgos 100,0% 100,0% 66,7% 100,0% 100,0%

1.1.2 Capacitación SCI y Divulgación para la autoevaluación, el autocontrol y la autogestión 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

1.1.3 Seguimiento Plan Estrategico Institucional y eval de indicadores Planes de Acción. 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

1.1.4 Seguimiento a Gestión Institucional y presentación de informes a entes de Control 100,0% 88,9% 100,0% 100,0% 100,0%

1.1.5 Asesorar a dependencias del AGN en planes de mejora institucional y por procesos 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%


1,2 OFICINA ASESORA JURIDICA 96,5% 96,9% 100,0% 90,0% 99,3%

1.2.1 Validación de procesos sancionatorios generados desde el GIV 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%1.2.2 Actualizar el normograma de gestión jurídica 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%1.2.3 Ajustar los procedimientos y formatos de gestión jurídica 100,0% 100,0% 100,0% 50,0% 100,0%1.2.4 Atención PQRS (Das), emisión conceptos trámite y solución asuntos carácter jurídico 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%1.2.5 Cumplimiento administrativo 82,4% 84,6% 100,0% 100,0% 96,6%

1,3 GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL 97,2% 64,7% 63,0% 98,1% 97,6%

1.3.1 Evaluar y dar concepto sobre los contratos y los convenios 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%1.3.2 Ajustar los procedimientos y formatos de contratación 0,0% 0,0% 100,0%1.3.3 Actualizar el normograma de contratación si hubiere lugar a ello 0,0% 100,0%1.3.4 Reporte de informes o indicadores / Entes externos 100,0% 76,9% 100,0% 92,3% 92,3%1.3.5 Iniciativas de mejora al proceso de Contratación 100,0% 80,0% 100,0% 100,0% 100,0%1.3.6 Cumplimiento administrativo 88,9% 66,7% 77,8% 100,0% 93,3%

1,4 OFICINA ASESORA DE PLANEACION 78,2% 89,7% 82,4% 92,9% 89,0%

1.4.1 Fortalecimiento del modelo de Planeación Estratégica Institucional 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%1.4.2 Administrar construcción información presupuestal y hacer seguimiento a ejecución 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%1.4.3 REUNIONES e INFORMES institucionales 95,2% 92,3% 100,0% 100,0% 98,3%1.4.4 Gestionar el cumplimiento de programas de Gobierno 50,0% 100,0% 57,1% 71,4%1.4.5 Gestionar sostenimiento y mejora contínua Sistema Integrado de Gestión (Calidad) 33,3% 100,0% 58,3% 100,0% 95,2%1.4.6 Cumplimiento administrativo 90,5% 45,9% 53,6% 100,0% 68,9%

1,5 EQUIPO DE COMUNICACIONES 92,1% 87,5% 62,9% 58,2% 84,3%

1.5.1 Publicación de información institucional en la página web 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%1.5.2 Comunicación Organizacional (interna) 100,0% 100,0% 24,2% 24,2% 98,5%1.5.3 Medios de Comunicación (externa) 93,3% 100,0% 87,5% 68,8% 88,9%1.5.4 Cumplimiento administrativo 75,0% 50,0% 40,0% 40,0% 50,0%

DIRECCION GENERAL






Desde otra perspectiva que igualmente hace parte a las políticas del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión y en cumplimiento a aspectos de ley, se continúa con el desarrollo de actividades de seguimiento y control a la gestión de la entidad con la realización de auditorías, resultado de las cuales se han definido planes de mejoramiento tanto para la gestión institucional como para la gestión de calidad, la seguridad de la información, la seguridad y salud en el trabajo (sistemas cuyas herramientas de gestión y evaluación han venido siendo gradualmente unificadas). Producto de la permanente evaluación del sistema de gestión del AGN se llegó a la definición del nuevo Mapa de Procesos, sosteniendo la misma estructura de cuatro tipos de procesos (Misionales, Estratégicos, de Apoyo y de Evaluación, y Seguimiento) para un total de 13 procesos. La Gestión Jurídica fue objeto de modificaciones desde lo orgánico funcional como de su táctica de desempeño, unificando en la Oficina Asesora Jurídica la atención de responsabilidades desde lo jurídico y lo contractual de la entidad (lo que significó la integración del Grupo de Gestión Contractual a la Oficina Asesora jurídica como dependencia única). Lo anterior significó el fortalecimiento de la gestión contractual con mayor celeridad en la obtención de la contratación, conceptos unificados y mayor capacidad para atender lo referente a la defensa jurídica (nueva política de MIPG 2). En cifras de gestión desde lo jurídico contractual se totalizaron en el año la atención de 3.154 PQRS DAS, 907 PQRS AGN, 34 acciones de tutela DAS, 19 acciones de tutela AGN, 13 procesos judiciales AGN, la revisión de 808 actos administrativos, la ejecución de 443 adjudicaciones por contratación directa, 5 por licitación pública, 15 por selección abreviada y 17 por mínima cuantía. En cuanto a la planta de contratistas en el año 2017, se contó con un máximo de 393 personas vinculadas bajo esta modalidad. Finalmente siguen siendo de vital importancia el desempeño de las actividades de comunicación institucional como herramienta de intercambio con la ciudadanía y de gestión del conocimiento y en donde, pese a la transición sufrida dentro del personal ejecutor de estas responsabilidades, se continuó con el cumplimiento de las responsabilidades inherentes a esta función. Se totalizan para el año cifras estadísticas de 93 boletines de prensa publicados, 157.627 seguidores en Facebook, 190.055 en Twitter, 87 publicaciones en página WEB, 10 ediciones del boletín digital externo "Con°Tacto" y 31 programas emitidos de “La Memoria de la Nación” (información con el sesgo ocasionado por la ausencia del funcionario responsable de las actividades de comunicación institucional en los meses de septiembre y octubre) Respecto a los aportes al Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Estado, con 536 tareas programadas desde la Dirección General (de 902), se logró una ejecución promedio del 117% a las mismas, con una mayor ejecución de tareas a las programadas en cumplimiento a requisitos



generales y el desarrollo de aquellas que de manera gradual, han venido mejorando los aspectos de intercambio con la ciudadanía y los grupos de valor.

El 87,8% de cumplimiento

a lo programado

para el cuarto trimestre del año por las dependencias

de la Dirección General está

sustentado individualmente como sigue: Oficina de Control Interno. Su aporte al desempeño consolidado de la Dirección General es del 100% para el cuarto trimestre, con el desarrollo de actividades de elaboración del informe de resultados al Programa General de Auditorías y del Informe Pormenorizado de Control Interno, así como la coordinación de la conferencia "Corrupción en Colombia, Plan Anticorrupción" dictada por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica y la publicación en la Cartelera de la Oficina de Control Interno, el tema de la Responsabilidad de los Servidores Públicos. En actividades de seguimiento al desempeño institucional, la Oficina realizó el seguimiento al cumplimento de las Prioridades Estratégicas de la entidad con la presentación del informe correspondiente ante el Consejo Directivo, el seguimiento al desempeño de los Planes de Acción por Dependencias, a PQRS y al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, además de otros seguimientos puntuales (a lo contable financiero) y el desarrollo de actividades de acompañamiento a las dependencias que lo requerían. La oficina atendió la totalidad de los compromisos del cumplimiento administrativo para el trimestre, incluyendo la realización de la evaluación del programa de inducción y reinducciòn obteniendo el punto adicional de cumplimiento otorgado por Gestión Humana. Sin embargo no nivela su cumplimiento para el año dado que no logró los niveles mínimos de asistencia a las sesiones de capacitación en temas de inducción y reinducción.

Oficina Asesora Jurídica. El 90% de cumplimiento obtenido a lo programado en el trimestre se encuentra afectado por tareas de validación de procedimientos que no fueron cumplidas plenamente pese a los esfuerzos adelantados en reuniones con grupos involucrados en los mismos y la actualización de algunos formatos (con la publicación efectiva de los procedimientos ajustados). Respecto a las demás tareas comprometidas para el trimestre, la Oficina Asesora Jurídica adelantó mesas de trabajo con el Grupo de Inspección y Vigilancia, adelantó la expedición de 8 autos de alegatos (del proceso sancionatorio) , expedición de un auto sancionatorio y el seguimiento a 5 entidades por incumplimiento a la normatividad archivística, así como la publicación mensual del



DIRECCION GENERAL

REQUISITOS GRALES40%

TRANSP Y SERV CIUDADANO27%GESTION TALENTO HUMANO

11%


10%

GESTION FINANCIERA

12%


0

50

100

150

200

250

300

350


EJECUTADO PLANEADO



informe judicial en la página WEB de la entidad y la atención cotidiana a PQRS (929 DAS, 177 AGN), tutelas (11 DAS y 3 AGN), procesos judiciales (6 AGN) y la revisión de 191 actos administrativos.

El cumplimiento administrativo para la oficina superó el 100% de cumplimiento dado que se atendieron tareas pendientes de actualizaciones de procedimientos y se respondió la evaluación dada al programa de inducción y reinducción obteniendo el punto adicional otorgado por el cumplimiento a esta tarea. Pese a lo anterior no logra nivelar el cumplimiento administrativo por el no reporte de algunas actividades programadas en el primer trimestre del año.

Grupo de Gestión Contractual. Obtiene un 98,1% de resultado a la ejecución de lo programado para el trimestre. El grupo adelantó las actividades propias de contratación con 83 contratos elaborados (55 contratos de prestación de servicios personales, 15 de suministros, obras y prestación de servicios no personales, 7 contratos interadministrativos de ventas de servicios y 6 convenios interadministrativos), la revisión y actualización de formatos propios de la Gestión Contractual y expedición de circulares del mismo tema. El grupo adelantó 57 adjudicaciones por contratación directa, 5 por selección abreviada y 7 por mínima cuantía y se gestionó un máximo de 393 contratistas vigentes durante el trimestre.

No logra el 100% dado que en las actividades de cumplimiento a la suscripción de informes (contraloría, austeridad y SECOP/SIGEP) no reportó la presentación de un informe a Contraloría. Desde el cumplimiento administrativo, el grupo supera el 100% de lo programado para el trimestre con la actualización del mapa de riesgos por procesos y la atención a la evaluación del programa de inducción y reinducción (obteniendo el punto adicional por este concepto). Sin embargo no logra nivelar el cumplimiento administrativo para el año en razón al nivel de participación en las sesiones de capacitación en inducción y reinducción realizadas en la entidad.

Oficina Asesora de Planeación: Obtiene un nivel de cumplimiento a lo programado en el tercer trimestre del 92,9%, resultado del desarrollo de las actividades de acompañamiento a la construcción de los Planes de Acción por Dependencias 2018 de la entidad, la consolidación de la información estadística de la vigencia 2017 resultante en los PAD de la misma vigencia, el seguimiento a la ejecución presupuestal y la información de proyectos en BPIN y acompañamiento en registro del PAI vigencia 2017, la realización de los comités de gestión institucionales acompañado de la unificación de los mismos en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el suministro de información para el Pormenorizado, la actualización de información estadística de trámites y otros procedimientos administrativos en el SUIT (responsabilidad que se traslada al Plan de Acción de la Secretaría General para el año 2018). No logra ejecutar plenamente las actividades definidas para el trimestre respecto al cumplimiento de programas de Gobierno, dado que no se reportó la ejecución de planes de mejora resultado de las consultas a la ciudadanía en la Estrategia de Rendición de Cuentas, pese a haberse cumplido con la elaboración y publicación del informe a la implementación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano vigencia 2017. Respecto al Sistema de Gestión (Calidad) se llevó Comité Institucional de Gestión y Desempeño la versión propuesta del nuevo Mapa de Procesos, siendo aprobado para su actualización y socialización. Adicionalmente se cumplieron tareas cotidianas de actualización de procedimientos, formatos, por solicitud de las dependencias responsables de los mismos, así como el desarrollo de capacitaciones individuales en el acompañamiento a las dependencias en la validación y actualización de sus documentos. Se concluyó la revisión de informes de resultados a las auditorías adelantadas conforme al Programa General de Auditorías para incorporar compromisos de definición de planes de mejoramiento y reportes de información de valor en el cumplimiento administrativo de los Planes de Acción por Dependencias para la vigencia 2018.

El cumplimiento administrativo de la Oficina obtuvo calificación del 100% por la ejecución de actividades en el último trimestre del año que se encontraban pendientes de cumplir. Sin embargo no logra obtener el 100% para el año, en razón a la no ejecución de actividades de la estrategia de Gobierno en Línea coordinadas con la subdirección STIADE, la no culminación de aplicación de las iniciativas de racionalización de trámites (actividad que pasará a ser liderada por la Secretaría General en la vigencia 2018) y la no culminación de la construcción del Plan de Acción por Dependencias para la vigencia 2018 (dado que este se nutre de los Planes de Acción de las demás dependencias).



Equipo de Comunicaciones: Con un 58,2% de cumplimiento a lo programado para el trimestre, dado que tal y como se mencionó anteriormente, se reportó actualización a la ejecución de actividades del Plan de Acción por Dependencias del tercer trimestre y con apropiación a las responsabilidades por parte de la persona encargada para esta función, se reportó noviembre y diciembre para el cuarto trimestre. Dentro de la información reportada, se hace referencia a la atención a las tareas propias de la comunicación institucional interna con las publicaciones de “La Rosa de los Vientos”, notas de intranet y envío de correos corporativos, la comunicación institucional externa con publicaciones en la página WEB, difusión a través de medios de comunicación, gestiones del boletín digital externo "Con°Tacto", Emisiones de programas radiales "La Memoria de la Nación", seguimiento a redes sociales, etc. Las cifras estadísticas de los anteriores aspectos se trocaron en razón a la ausencia del funcionario responsable de las actividades de comunicación institucional entre septiembre y octubre del año 2017.

Finalmente, por las mismas razones anteriormente expuestas, el equipo de comunicaciones logró un nivel del 50% a las tareas del cumplimiento administrativo para el año.



SECRETARIA GENERAL

En la gestión de la Secretaría General con sus actividades transversales de apoyo se obtuvo un cumplimiento a la meta del año 95,9%, incorporados los resultados al cuarto trimestre cuyo cumplimiento de lo programado llegó al 97,2%, resultado que se detalla más adelante en el presente anexo. La Secretaria General ha tenido bajo su gestión el desarrollo de actividades en procura del cumplimiento a la meta estratégica (20) “Adquisición, adecuación y dotación de un inmueble para la ampliación y mejoramiento de la infraestructura del AGN para el desarrollo y cumplimiento de sus Objetivos Misionales”, especialmente orientada a la adecuación y puesta en operación de actividades en la bodega adquirida en FUNZA – Cundinamarca. Las actividades adelantadas durante el año 2017 de manera resumida han sido: - Desarrollo de la licitación pública para adecuación locativa de la Bodega - Adecuación sistema de archivo en la Bodega - Traslado desde Bodega Alamos a Bodega nueva (por lo cual la prioridad estratégica 21 “Arrendamiento bodega gestión de proyectos” pierde vigencia) - Traslado desde Bodega Santander a Bodega nueva - En ejecución el contrato 1 para desarrollar la fase 1 del sistema de conservación documental Simultáneamente se iniciaron actividades para la venda de la Bodega Santander, lográndose hasta ahora la obtención de un posible oferente. La prioridad estratégica 23 “Planta temporal para gestión de proyectos” liderada por el Grupo de Gestión Humana fue removida del Plan Estratégico Institucional, así como la prioridad estratégica 22 “Terminar restauración casa anexa” no tiene asignada meta para la presente vigencia. Dentro del desarrollo de las actividades de los grupos de la Secretaría General se observa como datos estadísticos: - La administración de un total de 32.492 comunicaciones (12.883 recibidas incluidas 2.475 PQRS, 16.829 enviadas y 2.780 internas), así como la atención a 918 consultas en el archivo central.


ACUMULADO

12 100,00%

1.191

26,62% 50,80% 74,90% 100,00% 20

6 93,8% 88,8% 95,6% 97,2% 95,9%

6.1 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL 95,3% 80,0% 92,5% 100,0% 97,1%

6.1.1 Administración de las comunicaciones oficiales Asuntos DAS y AGN 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.1.2 Recibir las transferencias documentales primarias de las dependencias de AGN 86,4% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.1.3 Seguimiento a la aplicación de las TRD en los archivos de gestión 100,0% 44,4% 100,0% 100,0% 98,8%6.1.4 Adelantar las actividades relacionadas con la gestión documental de la Entidad 100,0% 66,7% 66,7% 100,0% 93,8%6.1.5 Banco terminológico del AGN y Glosario de Términos Archivísticos del AGN 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.1.6 Cumplimiento administrativo 85,7% 88,9% 88,2% 100,0% 90,3%

6.2 GRUPO DE GESTION HUMANA 88,2% 90,7% 94,1% 87,9% 91,7%

6.2.1 Capacitación, Bienestar y clima laboral 100,0% 87,5% 92,3% 100,0% 96,8%6.2.2 Provisión de vacantes 100,0% 66,7% 100,0% 85,7%6.2.3 Gestión del Desempeño 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

(Prior 23) 6.2.4 Gestionar actividades para aprob y vinculación Planta Temporal Gestión de Proyectos 50,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.2.5 Desarrollar activ relacionadas con Gestión del empleo Público al interior de la Entidad 90,0% 100,0% 88,9% 100,0% 94,5%6.2.6 Aplicar normativa en gestión documental del Grupo y certificar información laboral 100,0% 92,2% 83,7% 45,8% 77,5%6.2.7 Cumplimiento Administrativo 77,3% 88,2% 94,1% 93,8% 87,5%

6.3 GRUPO DE RECURSOS FISICOS 89,3% 75,6% 99,2% 100,0% 92,6%

6.3.1 Administrar bienes del AGN(base de datos inventarios/Almacen) y pólizas de seguro 100,0% 95,5% 95,5% 100,0% 100,0%6.3.2 Supervisar ejecución de Contratos para el funcionamiento de actividades de apoyo 85,7% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.3.3 Atender actividades de m/miento, reparac locativas, logísticas y alquiler auditorios 100,0% 83,3% 100,0% 100,0% 95,2%

(Prior 20) 6.3.4 Adquisición, adecuación y dotación de un inmueble para la ampliación del AGN 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%(Prior 21,22,11)6.3.5 Adelantar la ejecución de Proyectos Locativos del AGN 50,0% 0,0% 100,0% 66,7%

6.3.6 Cumplimiento Administrativo 100,0% 75,0% 100,0% 100,0% 93,5%6.4 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES 97,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

6.4.1 Plan anual de adquisiciones, versionamiento y publicación 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.4.2 Revisar y solicitar ajustes a docmtos de las dependencias para adelantar procesos PAA 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.4.3 Consolidar la información necesaria para realizar Informes de seguimiento a Gestión 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.4.4 Atender las gestiones de Adquisiciones que sean de su resorte por la plataforma CCE 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.4.5 Revisar, validar y actualizar (de ser necesario) los procedimientos propios del GCA 100,0% 100,0%6.4.6 Cumplimiento Administrativo 81,8% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

6.5 GRUPO DE GESTION FINANCIERA 99,0% 98,0% 92,4% 98,2% 97,9%

6.5.1 Administración de Información Financiera y Presupuestal del AGN 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.5.2 Seguimiento a la CUN y CUENTAS BANCARIAS 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.5.3 Gerencia de informes a Organismos de control 100,0% 100,0% 86,7% 100,0% 98,0%6.5.4 Definición y evaluación de Aspectos Financieros en Contratación de Proponentes 93,3% 100,0% 100,0% 100,0% 98,3%6.5.5 Emisión de Certificaciones 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%6.5.6 Seguimiento Implementación NICSP 100,0% 100,0% 60,0% 87,5% 90,9%6.5.7 Cumplimiento Administrativo 100,0% 85,7% 100,0% 100,0% 98,4%

SECRETARIA GENERAL






- La planta personal promedio del AGN durante el año 2017 fue de 133 funcionarios y se gestionaron 379 certificaciones al personal del AGN y 23.195 certificaciones provenientes del DAS (en especial bonos pensionales con 16.779 certificaciones) - Un total de 4.113 ítem administrados en inventario (437 ingresos y 3 bajas) y atención a 516 solicitudes de préstamo de auditorios. - 13 versiones del Plan Anual de Adquisiciones gestionadas, 70 estudios previos concluidos y 15 compras por la plataforma Colombia Compra Eficiente por $814,7 MM - 870 Certificados de Disponibilidad generados contablemente, 2.066 registros presupuestales, 4.979 obligaciones, 298 contra créditos y 6.807 órdenes de pago, así como certificaciones asuntos AGN (452 a entidades, 430 a personas naturales y 130 certificaciones de bonos pensionales a personas naturales) y certificaciones asuntos DAS (156 certificaciones a entidades, 186 a personas naturales y 18.167 certificaciones de bonos pensionales). Novedades importantes para la Secretaría General para la vigencia 2017 fue el nombramiento de coordinador para el Grupo de Recursos Físicos y la asignación de responsabilidades frente al “Servicio al Ciudadano” en personal que apoya directamente sus actividades (Profesional 15 y Técnico Administrativo). Con esta iniciativa se ha fortalecido no sólo los compromisos a cumplirse con la ciudadanía, sino adicionalmente se busca fortalecer la aplicación de la estrategia de racionalización de trámites, ambos aspecto incluidos en las políticas de MIPG 2. Desde las 1.191 actividades planeadas y programadas para los Grupos de la Secretaría General para la vigencia 2017, se identifica un avance promedio del 116% a las 698 actividades identificadas como aportantes al Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Estado, en razón a la ejecución de actividades adicionales relativas a la gestión documental de la entidad (política de eficiencia administrativa de MIPG1).

Respecto a la ejecución de lo programado para el cuarto trimestre del año, la Secretaría General logra un nivel de cumplimiento del 97,2%, identificándose los siguientes aspectos como los más representativos dentro de sus grupos: Grupo de Archivo y Gestión Documental: Respecto a lo programado para el último trimestre del año se refleja un cumplimiento del grupo del 100%. El grupo da cumplimiento a sus actividades relativas a la administración de comunicaciones oficiales tanto de entrada (3.375 con 695 de PQRS) como de salida (5.238) así como las gestionadas internamente (646).



SECRETARIA GENERAL

REQUISITOS

GRALES

13%




27%

GESTION

FINANCIERA

35%

GOBIERNO EN LINEA0,43%


050

100150200250300350


EJECUTADO PLANEADO



Respecto al recibo de transferencias documentales primarias de la Entidad, no se obtuvo el cumplimiento de este requisito por parte del Grupo de Organización, Descripción y Reprografía; adicionalmente, con acta de reunión del día 7 de diciembre 2017 se indica al Coordinador de este mismo grupo las razones por las cuales no se efectúa entrega de la documentación con disposición final del archivo central para realizar el proceso de microfilmación. En lo que a visitas a los archivos de gestión se refiere, se dio cumplimiento al cronograma ajustado a fin de obtener la actualización de las TRD para la dependencias de la entidad, actividad afectada con la emisión de la Resolución de las funciones de los grupos número 796 del 2 de noviembre de 2017 y que ha llevado a la necesidad de aplicar ajustes y retrasar la aprobación de las mismas en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Como dato adicional, se totalizan 265 consultas al archivo central.

Igual suerte tuvo la actualización del PINAR y del PGD a corto, mediano y largo plazo, lo cual se prevé, se cumpla atienda en el mes de enero de 2018, así como el inicio de la estructuración del Banco Terminológico del AGN dado que no se obtuvo la publicación oficial del "Banco terminológico de series y subseries documentales comunes en la administración del estado Colombiano" por parte del GEDTS.

El cumplimiento administrativo del grupo obtuvo un nivel de atención del 100% en el trimestre incluido el punto adicional otorgado por Gestión Humana al desarrollo de la evaluación del programa de inducción y reinducción, pero no logró cumplir su meta para el año en razón al nivel de aplicación de actividades orientadas a la Estrategia de Gobierno en Línea coordinada con la Subdirección TIADE.

Grupo de Gestión Humana: Obtiene un nivel de cumplimiento del 87,9% a lo programado para el trimestre. Muestran un cumplimiento del 100% actividades de Bienestar con el desarrollo del taller de trabajo en equipo, talleres de grupos focales orientados al clima laboral, socialización de los resultados de Clima Laboral, actividades para hijos de los funcionarios y salida recreativa para los funcionarios; y actividades de capacitación como el desarrollo de un taller de derechos humanos, los cursos de inglés para funcionarios interesados, talleres de liderazgo en alta gerencia. Respecto a la gestión del desempeño se cumplió igualmente con lo programado, tal como capacitaciones respecto al esquema de evaluación y definición de compromisos, al igual que con las actividades de gestión del empleo público, en especial las orientadas a cumplir con lo requerido por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (programa entorno de trabajo saludables en sede Centro y Funza, participación en el simulacro distrital de evacuación, la realización de exámenes periódicos ocupacionales, verificación de estado de afiliación a la ARL por parte de los contratistas, jornada de donación de sangre, elección de miembros del COPASST y la aplicación cotidiana de exámenes de ingreso y egreso) y el mantenimiento en vigencia de la matriz de vacantes. La principal afectación a lo programado para el trimestre se origina en la aplicación de la normativa de gestión documental, en razón a no cumplir con el cronograma de Organización y/o intervención de historias laborales (19 expedientes intervenidos de 45 planeados) y el no concluir la construcción del PAD para la vigencia 2018 en el cumplimiento administrativo. En cifras de gestión, el grupo atendió la emisión de 85 certificaciones AGN y 7.199 certificaciones DAS (siendo la de mayor volumen las certificaciones de bonos pensionales). Grupo de Recursos Físicos: El resultado del 100% de cumplimiento a lo programado en el trimestre se deriva de la atención a sus actividades de inventarios y gestión de seguros (4.113 ítems administrados en inventario, 298 ingresos y 3 bajas), la supervisión a los contratos de aseo y vigilancia, la atención a las actividades de mantenimiento de las instalaciones y atención logística al interior de la entidad (79 solicitudes de préstamo de auditorios atendidas), así como el cumplimiento a lo planeado respecto a la búsqueda de escenarios y permisos para la venta de la Bodega Santander (se tiene un posible oferente).

Respecto a la obtención de la licencia de reforzamiento de la sede Centro, se obtuvo la manifestación de observaciones por parte del Ministerio de Cultura para continuar con las gestiones. Por otro frente, el grupo apoyó al Grupo de Conservación y Restauración en la ejecución del mantenimiento de equipos y adecuación de áreas de trabajo.



Respecto al cumplimiento administrativo, el grupo cumplió con las tareas programadas para el trimestre incluida la construcción del PAD para la vigencia 2018. Sin embargo no logra el 100% en el año por el nivel de atención que bridó a la capacitación en inducción y reinducción programada durante el año. Grupo de Compras y Adquisiciones: El 100,0% de nivel de cumplimiento a lo programado en el cuarto trimestre del año se encuentra soportado en la ejecución de las actividades del Plan Anual de Adquisiciones (tres cambios en el versionamiento durante el trimestre para un total de trece versionamientos en el año), las actividades propias de los estudios previos para las adquisiciones (18 Estudios Previos concluidos durante el trimestre para un acumulado de 70 en el año) y las adquisiciones por la plataforma Colombia Compra Eficiente (4 adquisiciones por $56,5 MM para un total de 15 adquisiciones en el año por $814,7 MM).

El grupo dio cumplimiento a la generación y presentación de informes de seguimiento en diferentes tópicos relativos a las compras y adquisiciones, así como el reporte de procesos contractuales pendientes. Total atención dio el grupo a las actividades del cumplimiento administrativo, así como también atendió la formulación o construcción del PAD para la vigencia 2018. Grupo de Gestión Financiera: El resultado del 98,2% a lo programado para el trimestre está dado por el cumplimiento de las actividades orientadas a la administración de la información financiera y presupuestal de la Entidad (186 Certificados de Disponibilidad generados, 518 registros presupuestales, 1.683 obligaciones, 217 contra créditos y 2.076 órdenes de pago), seguimiento a la CUN y CUENTAS BANCARIAS (solicitud de modificaciones al Plan Anual de Caja, traslados de excedentes de liquidez, conciliaciones CUN y bancarias), la evaluación de aspectos financieros de los procesos de contratación de los proponentes y la emisión de certificaciones asuntos AGN (189 a entidades, 79 a personas naturales y 59 certificaciones de bonos pensionales a personas naturales) y certificaciones asuntos DAS (46 certificaciones a entidades, 49 a personas naturales y 4.478 certificaciones de bonos pensionales).

No obtuvo el 100% dado el cumplimiento anticipado a la tarea de desarrollo de reuniones internas para el análisis de costos asociados a los servicios que presta la entidad (relativo a implementación de NICSP). Respecto al cumplimiento administrativo, el grupo atendió las tareas programadas para el trimestre, incluida la construcción del PAD para la vigencia 2018 y el ajuste al reporte de la actualización del mapa de riesgos. Sin embargo no logra nivelar el cumplimiento para el año por el nivel de asistencia a las capacitaciones en inducción y reinducción programadas para el año.

Resultado de las gestiones de ventas facturadas del grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos y del grupo de Articulación y desarrollo del SNA, el grupo de Gestión Financiera reporta un recaudo durante el trimestre de $2.041 MM por venta de servicios de gestión de proyectos (sobre ventas facturadas en el trimestre de 2.394,3 MM) y de $89,9 MM por ventas de servicios de capacitación (sobre ventas facturadas en el trimestre de $67,5 MM). Los resultados acumulados para el año muestran ventas facturadas de $4.768,9 MM por gestión de proyectos archivísticos con un recaudo de $3.913,7 MM y de $361,9 MM en ventas facturadas por servicios de capacitación con un recaudo de $253,4 MM.



ANEXO 5

EJERICIO DE CONSTRUCCION DE PLANES DE ACCION POR DEPENDENCIAS PARA LA VIGENCIA 2018

Tal y como se indicó en el contenido del presentó informe, desde el mes de octubre del año 2017 se iniciaron actividades para la obtención de los nuevos planes de acción por dependencia para la vigencia 2018, desde la valoración de incidencias de factores internos y externos (DOFA) hasta la definición de estrategias alineadas con el componente orgánico funcional de la entidad, aterrizadas en actividades programadas en el horizonte de tiempo enero a diciembre del año 2018 y que se evidencian en la hoja “5. SGTO DEPENDENCIAS” de los archivos en Excel de los Planes de Acción por Dependencia para la totalidad de las áreas del AGN. Las fechas de culminación del ejercicio por cada dependencia se muestran a continuación:

Consolidada la información de la programación de actividades de cada dependencia se obtiene la siguiente participación en número de tareas programadas:

SUB DIRECCION GRUPO CONSTRUCCION

Dirección General 19/12/2017

Oficina de Control Interno 19/12/2017

Oficina Asesora Jurídica 29/12/2017

Oficina Asesora de Planeación 19/01/2018

Subdirección del Sistema Nacional de Archivos 09/01/2017

Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA 29/12/2017

Grupo de Inspección y Vigilancia 29/12/2017

Grupo de Archivos Etnicos y Derechos Humanos 19/12/2017

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico 09/01/2018

Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital 09/01/2018

Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de Información Archivística 09/01/2018

Grupo de Sistemas 09/01/2018

Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental 21/12/2017

Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental 29/12/2017

Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos 28/12/2017

Grupo de Organización, Descripción y Reprografía 19/01/2018

Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias 20/12/2017

Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos 28/12/2017

Grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos 28/12/2017

Grupo de Asistencia Técnica Archivística 18/12/2017

Secretaría General 20/12/2017

Grupo de Archivo y Gestión Documental 18/12/2017

Grupo de Gestión Financiera 29/12/2017

Grupo de Compras y Adquisiciones 18/12/2017

Grupo de Gestión Humana 03/01/2018

Grupo de Recursos Físicos 18/12/2017

Dirección General


de Archivos




y Proyectos Archivísticos

Secretaría General






Dentro de la formulación de los Planes de Acción por Dependencias se generan actividades interrelacionadas entre las áreas, para lo cual dentro del cumplimiento administrativo se ha definido la tarea de establecer Términos de Acuerdos de Servicio para el desarrollo de las mismas. A continuación se detalla la descripción de las interrelaciones resultantes en la construcción de los Planes de Acción por Dependencias para la vigencia 2018.

DEPENDENCIA ORIGEN DEPENDENCIA COLABORATIVA PRODUCTO O EVIDENCIA UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD

Oficina de Control Interno Oficina Asesora de Planeación 1.8 Informe Pormenorizado GDO-F-03 Informe 3


Información Archivística y Documento

Electrónico

1.6 Documentar el curso denominado "Inducción para inspectores"

conforme a los parámetros establecidos por el TIADE (antes de

entregar el documento final se establecerán reuniones

mensuales de seguimiento). Prueba piloto en el mes de

septiembre.

Actividad 2

Oficina Asesora de Planeación2.6 Actualización del procedimiento de ICV, para posterior

publicación por parte de la oficina de planeación.Actividad 2

Oficina Asesora Jurídica

5.1 Reporte de los memorandos elaborados , para dar traslado a la

OAJ por faltas contra los archivos públicos, con el respectivo

análisis.

Memorandos 11

1.2 Aplicar las novedades de la información básica de las entidades

cuando se identifique. (SISNA)Base de Datos 9

6.1, 6.2 y 6.3 Validar la aplicación de ajustes a los cursos de

"Elaboración del Inventario Documental", "Tablas de Retención

Documental" y "Elaboración del Programa de Gestión Documental"

generados desde el GAD

Curso virtual 3

6.4 Diseñar e implementar conforme al procedimiento

institucional el curso "Archivos de Derechos Humanos en

Colombia" según iniciativa del GAD

Curso virtual 1

1.8 Revisión con STIADE de aplicación de herramienta de

sistematización del inventario (acervo)Actividad 1

3.3 Propuesta e implementación de agendamiento de visitas

guiadas de manera virtual (Aporte a Gobierno Digital - GEL y

servicio al ciudadano )

3.4 Resultado de la propuesta anterior

Documento/Actividad 2

2.5 Análisis e implementación del procedimiento de trámite de

carné de investigador, en el marco de la estrategia de

racionalización de trámites para el año 2018.

Procedimiento 1

2.6 Verificar el uso adecuado de los datos personales

suministrados por los usuarios que tramitan el carné de

investigador. (Publicación del procedimiento y aplicación desde

julio)

Documento/Actividad 6

Secretaría General2.7 Atender las solicitudes, PQRS, certificaciones, y copias

autenticadas de los documentos del acervo que custodia el AGNDocumento/Actividad 12

Grupo de Gestión Humana3.5 Notificar al Grupo de Brigadistas el agendamiento de visitas

guiadas (semanalmente)Agendamiento 48

Grupo de Conservación y Restauración

del Patrimonio Documental

Grupo de Organización, Descripción y

Reprografía

3.6 Elaboración del Plan de Intervención de lo que resta de la

Sección Archivo Anexo II, en conjunto con el GODR. Plan 1

Grupo de Sistemas

1.6 Memorandos de entrega de términos para publicación en web

a la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y

Documento Electrónico.

Memorandos 2

Secretaría General

2.7 Actualizar la documentación del Sistema de Gestión: elaborar

un instructivo para el proceso de evaluación de las TRD y TVD

(febrero), revisar el procedimiento de evaluación y convalidación

de TRD y TVD e identificar estrategias de racionalización de

trámites (marzo) y proyectar documento de caracterización de

usuarios del trámite (agosto).

Actividad 1


2.7 Actualizar la documentación del Sistema de Gestión: elaborar

un instructivo para el proceso de evaluación de las TRD y TVD

(febrero), revisar el procedimiento de evaluación y convalidación

de TRD y TVD e identificar estrategias de racionalización de

trámites (marzo) y proyectar documento de caracterización de

usuarios del trámite (agosto).

Actividad 2

3.1 Primera fase de aplicativo para la gestión de la administración

integral de la documentación. (5 entregas parciales cada mes a

partir de agosto)

Documento primera

fase5

3.5 Aplicativo para el seguimiento a la gestión de los proyectos en

uso por parte de la Subdirección y Coordinación. Aplicativo 1

4.8 Actividades desarrolladas del sistema de gestión de seguridad

y salud en el trabajo - SGSST (12 reportes)Reporte 12

4.9 Campañas de socialización para el reglamento de higiene y

seguridad industrial Campaña 2

Grupo de Inspección y Vigilancia



Electrónico

Grupo de Gestión Humana

Grupo de Gestión de Proyectos

Archivísticos



Electrónico

Grupo de Investigación y Fondos

Documentales Históricos


Grupo de Evaluación Documental y

Transferencias Secundarias

Grupo de Articulación y Desarrollo del

SNA



Electrónico



DEPENDENCIA ORIGEN DEPENDENCIA COLABORATIVA PRODUCTO O EVIDENCIA UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD

Grupo de Asistencia Técnica Archivística



Electrónico

4.1 Informe de avance automatización SISNA Documento 3


5.2 Adelantar reuniones con el Grupo de Gestión Humana para

validar la viabilidad de incorporar las responsabilidades de los

coordinadores dentro de la ejecución del procedimiento de

compras y contratación (elaboración de EP).

Reunión 2


5.3 Revisar con OAP la mecánica necesaria para aplicar el bloqueo

de acceso a un registro por parte de un usuario cuando este mismo

registro se encuentre en uso por otro usuario y que priorice en el

usuario de compras el acceso al registro cuando se suceda esta

situación

Actividad 1

1.3 Realizar junto con el Grupo de Sistemas la verificacion de los

reportes que presenta la Plataforma SGDEA con el fin de definir el

alcance y la oportunidad de cada uno de ellos en el seguimiento

de las Comunicaciones Oficiales de la Entidad.

Informe 1

4.3 Establecer en mesa de trabajo con los GGH, GADSNA,

SUBTIADE, GS y GAGD en el último trimestre del año, el

seguimiento al plan anual de capacitación para determinar las

actividades a ejecutar en la vigencia siguiente.

Mesa de trabajo 1

4.1 Realizar diagnóstico de los documentos electrónicos

producidos por el AGN (formas, formatos, volúmenes, metadatos,

infraestructura tecnológica hardware y software, medios de

almacenamientos entre otros)

Actividad / Documento 12

4.2 Elaborar matriz de identificación de la producción documental

susceptibles a automatizar teniendo en cuenta los procesos de la

entidad, el nivel de complejidad tecnológico (alta, media, baja) y

el impacto ambiental.

Actividad / Documento 12





Mesa de trabajo 1





Mesa de trabajo 1

4.4 Coordinar con el Grupo de Gestión Humana la inclusión en el

plan institucional de capacitación los temas relacionados con

gestión documental de la entidad.

Actividad 1


SNA





Mesa de trabajo 1

5.1 Identificar los riesgos asociados al deterioro, perdida de los

documentos en custodia del Archivo Central, con

acompañamiento de la OPA.

Actividad 1

5.6 Participar en los procesos de planeación y producción

documental de acuerdo a los procedimientos establecidos (OPA)Actividad 6

Grupo de Gestión Financiera 6.8 8. Cargue de la nómina a SIIF Nación Actividad 12

1.8 Actualizar el procedimiento de selección, vinculación y retiro

incluyendo el desarrollo de los servidores públicos (segundo

trimestre) y publicación en julio (OAP)

Actividad 1

6.1 Paso a ambiente de producción del módulo de certificaciones

en el SIG (enero) y alimentación en base de datos SIG con

información de funcionarios y manuales para módulo de

certificaciones laborales

Actividad 7

2.4 Montaje del primer módulo de Inducción en plataforma virtual

(apoyado por STIADE)Actividad 1

6.1 Paso a ambiente de producción del módulo de certificaciones

en el SIG (enero) y alimentación en base de datos SIG con

información de funcionarios y manuales para módulo de

certificaciones laborales

Actividad 7

6.2 Validación de calidad de la información subida a la base de

datos del SIG para certificaciones laboralesActividad 6

Subdirección de Gestión del Patrimonio

Documental

2.3 Coordinar actividades de difusión del Patrimonio Documental

para el día de Archivos de Puertas Abiertas. Revisión temas

estrategia de rendición de cuentas y participación ciudadana en

septiembre e informe de resultados en noviembre (con OAP)

Actividad 3


SNA

4.6 Seminario del SNA. Revisión temas estrategia de rendición de

cuentas y participación ciudadana en agosto e informe de

resultados en octubre (con OAP)

Actividad 3



Electrónico

9.2 Revisión temas estrategia de rendición de cuentas y

participación ciudadana en julio e informe de resultados en

octubre (con OAP)

Actividad 3



5.3 Participación en la Feria Internacional del Libro de Bogotá.

Revisión temas estrategia de rendición de cuentas y participación

ciudadana en abril e informe de resultados en julio (con OAP)

Actividad 4

Grupo de Organización, Descripción y

Reprografía



3.15 Desarrollar trabajos de divulgación a partir de las fuentes

primarias trabajadas por el grupo, en articulación con el GIFDHActividad 10

Secretaría General Oficina Asesora de Planeación

2.6 Elaborar (ultimo trimestre) y hacer seguimiento en la

ejecución al Plan Anticorrupcion y de Atención al Ciudadano

(conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeación)

Actividad / Plan 5



Grupo de Compras y Adquisiciones

Grupo de Sistemas



Electrónico





Electrónico


Grupo de Archivo y Gestión Documental



ANEXO 5

INFORMACION ESTADISTICA (Datos acumulados a diciembre 31 de 2017)

MISIONALESCONCEPTOS TÉCNICOS EN MATERIA ARCHIVÍSTICA 719

TALLERES EN MATERIA ARCHIVISTICA 2

PLANES DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO (DEFINICION) 71

SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO 224

VISITAS DE INSPECCION Y VIGILANCIA 93

HALLAZGOS A INCUMPLIMIENTO DE NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA en TRD 99

CERTIFICACIONES DE CONVALIDACION DE TRD 14

CERTIFICACIONES DE CONVALIDACION DE TVD 3

USUARIOS ATENDIDOS EN SALA 11.177

Notariales 3.486

Fondos Históricos 1.834

Publicaciones Catalogadas 5.857

CONSULTAS ATENDIDAS EN SALA 26.477 Notariales 7.254

Fondos Históricos 12.876

Publicaciones Catalogadas 6.347

CONSULTAS ATENDIDAS VIA WEB (fuente_ GIFD) 1.997.401

CONSULTAS ATENDIDAS VIA WEB (fuente_ GS) 1.997.388

VISITAS GUIADAS ATENDIDAS 218

USUARIOS ATENDIDOS EN VISITAS GUIADAS 3.132

FOLIOS INTERVENIDOS (Restuaración, Limpieza y desinfección, refuerzo lomos, empaste) 2.472.281

IMÁGENES DIGITALIZADAS 8.456.256

IMÁGENES DIGITALIZADAS (Reportadas a SINERGIA) 11.395.418

IMÁGENES PARA CONSULTA WEB 14.120.526

FONDOS DOCUMENTALES PARA CONSULTA WEB 0

FONDOS DESCRITOS 17

MICROFILMACION FOTOGRAMAS 0

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES RECIBIDAS (metros lineales) 230

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES RECIBIDAS (Entidades) 8

ASISTENCIAS TECNICAS ADELANTADAS 902 TRD 650

PGD 373

OTROS TEMAS 173

ENTIDADES ATENDIDAS EN ASISTENCIAS TECNICAS 231 TRD 643

PGD 373

OTROS TEMAS 173

CAPACITACIONES Y ACOMPAÑAMIENTOS TRD 24

PGD 33

Parrilla de Capacitación 16

Ventas de Servicios 14

Programa de Capacitación Regional 42

ENTIDADES ATENDIDAS EN CAPACITACIONES Y ACOMPAÑAMIENTOS TRD 764

PGD 612

Parrilla de Capacitación, ventas de servicios y Programa de Capacitación Regional 1.279

CONSULTAS EXPEDIENTES 7.241 Expedientes archivísticos 5.488

DAS Nomina 745

DAS otros conceptos 1.008

CANTIDAD MAXIMA CONTRATOS EN GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS ATENDIDOS 19

CONTRATOS VIGENTES EN GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS 19

CONTRATOS NUEVOS EN GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS 24

PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS EN GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS PRESENTADAS 23

PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS EN GESTION DE PROYECTOS ARCHIVISTICOS ACEPTADAS 26

INGRESOS PROPIOS (millones de pesos) $11.769 Por Proyectos Archivísticos $11.407

Por Asistencias Técnicas $0

Por otros conceptos $362

ESTADISTICA VALOR



DE APOYOCONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES 32.492

Internas 2.780

Externas recibidas 12.883

Enviadas 16.829

PQRS RECIBIDAS 2.475

AGN 520

DAS 1.955

PLANTA DE PERSONAL (ACTIVA) 526

Planta (Carrera + Provisionalidad) 133

Contratistas 393

CERTIFICACIONES LABORALES

AGN 368

DAS 1.874

FORMATOS DE FACTORES SALARIALES DAS 4.542

CERTIFICACIONES BONOS PENSIONALES

AGN 11

DAS 16.779

CASOS ATENDIDOS EN MESA DE AYUDA 2.594

USUARIOS HABILITADOS EN DIRECTORIO ACTIVO (Red del AGN) 377

Planta (Carrera + Provisionalidad) 136

Contratistas 241

SISTEMAS DE INFORMACION EN OPERACIÓN 17

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS (Items) 4.113

TOTAL CONTRATOS ELABORADOS 511

Prestación de Servicios Personales 427

Suministros, obras, Prestación de Servicios (no personales), etc 49

Contratos interadministrativos ventas de servicios 22

Convenios interadministrativos 13

ADJUDICACIONES POR GESTION CONTRACTUAL 480

Contratación directa 443

Licitación pública 5

Selección abreviada 15

Concurso de méritos 0

Mínima cuantía 17

ACCIONES DE TUTELA, PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, PROCESOS DISCIPLINARIOS EN SEGUNDA

INSTANCIA, ACCIONES Y RECURSOS ATENDIDOS (DAS)3.154

ESTADISTICA VALOR

informe consolidado vigencia 2017...los planes de acción por dependencias a diciembre 31 de 2017...

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