informe acerca de la actividad del comitÉ cantonal de ... · de la información de los pagos...

Contraloría General de la República

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División de Fiscalización Operativa y Evaluativa

Área de Fiscalización de Servicios para el Desarrollo Local

INFORME ACERCA DE LA ACTIVIDAD

DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES

Y RECREACIÓN DE CARTAGO

INFORME N. DFOE-DL-IF-00009-2017

29 de noviembre, 2017

http://www.cgr.go.cr/




CONTENIDO Página N.°

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ............................................................................................................. 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ......................................................................................................... 2

ALCANCE DE LA AUDITORÍA .......................................................................................................... 2

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA. ................................................................................. 3

METODOLOGÍA APLICADA ............................................................................................................. 6

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA .............................................. 7

2. RESULTADOS .......................................................................................................................... 7

PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ....................................................................... 7

DEBILIDADES EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS ........................................................ 7

GESTIÓN FINANCIERA ................................................................................................................10

DEBILIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS ........................................10

3. CONCLUSIONES ...................................................................................................................16

4. DISPOSICIONES ....................................................................................................................17

IMÁGENES

IMAGEN N.° 1 Características de los Comités Cantonales de Deportes y Recreación……...… 3

IMAGEN N.° 2 Distribución por distrito de los comités comunales de deportes del Cantón de Cartago…………………………………………………………………………………

4

IMAGEN N.° 3 Funcionarios…………………………………………………………………………… 4

IMAGEN N.° 4 Disciplinas deportivas impartidas…………………………………………………... 6

IMAGEN N.° 5 Técnicas de auditoria aplicadas…………………………..................................... 6

IMAGEN N.° 6 Matrícula para clases de natación…………………. …………………….….. 10

IMAGEN N.° 7 Almacenamiento de uniformes deportivos………………………………….……. 12

GRÁFICO

GRÁFICO N.° 1 Ingresos recibidos…………………………………………………………………... 5





INFORME N.° DFOE-DL-IF-00009-2017

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos? La gestión del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago en cuanto al proceso de adquisición de bienes y servicios y la gestión de los recursos financieros. La auditoría abarcó el periodo comprendido entre el 1° de enero de 2016 y el 31 de diciembre de 2016, el cual se amplió cuando se consideró necesario.

¿Por qué es importante? El Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago cuenta con personalidad jurídica instrumental para desarrollar planes, proyectos y programas deportivos y recreativos; así como, para construir, administrar y mantener las instalaciones deportivas propias u otorgadas en administración por el gobierno local respectivo. Cuenta con 32 comités comunales, que administran en conjunto 50 instalaciones deportivas. En el 2016 administró ¢1.019,7 millones, es el tercero en importancia en cuanto a recursos; además, debe atender una población cercana a 160 mil habitantes, distribuidos en 11 distritos. Por estas razones, es fundamental que este Comité cuente con procedimientos y controles para garantizar razonablemente que la gestión realizada se ejecuta con apego a las regulaciones legales y técnicas aplicables y que el patrimonio puesto a su disposición contribuye con la promoción del deporte y la recreación del cantón. ¿Qué encontramos? En la revisión de 22 procedimientos de contratación efectuados en el periodo 2015-2016, por ¢281,9 millones, se identificaron debilidades en cuanto al cumplimiento de normas contenidas en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Específicamente, se refieren a la ausencia de la autorización de la Junta Directiva para realizar las compras, se omite la información que confirme la existencia del contenido presupuestario, no constan las invitaciones a los proveedores o se invitó un número de proveedores menor al establecido, las adquisiciones mediante licitación abreviada carecen de refrendo interno y no se incorporan las actas de recibido de los bienes y servicios adquiridos ni las garantías de cumplimiento. También se verificó la adquisición de bienes y servicios sin que mediara el proceso de contratación correspondiente y la emisión de pagos en compras de escasa cuantía, sin que mediaran las cotizaciones que exige la normativa. Además se constató que el 95% de los pagos por alquileres de instalaciones y por los servicios de instructores (¢173,0 millones) se recibió en efectivo en las cajas del Comité, sin hacer uso de otros medios como depósitos bancarios directos, transferencias electrónicas y pagos por tarjetas, medios que ofrecen un mayor control del efectivo. En cuanto a los ingresos generados por los 32 Comités Comunales se evidenció que no se incorporan al presupuesto del Comité Cantonal, no están sujetos a controles de la administración del Comité y tampoco son registrados en sus estados financieros. Además,


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se efectúa el alquiler y préstamo de las instalaciones del Polideportivo de Cartago a organizaciones públicas o privadas; sin embargo, no se cuenta con regulaciones ni contratos. Por su parte, las tarifas por el uso de instalaciones deportivas y servicios de instructores deportivos –vigentes desde hace aproximadamente cinco años– no están sustentadas en un estudio técnico. Tampoco se ha definido la periodicidad para su revisión, lo que pone en riesgo la sostenibilidad financiera de tales servicios. También, la revisión de 147 cheques pagados en el año 2016 permitió determinar que esos pagos no están respaldados por comprobantes, que reflejen la exactitud e integridad de la información de los pagos efectuados, dado que no es práctica del Comité incluir en todos los pagos la orden de compra, el código del contenido presupuestario, consignar en los comprobantes el número del cheque con fueron pagados, registrar las firmas de los funcionarios que elaboran y revisan las órdenes, consignar la firma del beneficiario en el comprobante del cheque de pago, incluir la factura que respalda el pago, y exonerar el pago del Impuesto de Ventas en favor del Comité. A esto se suma el traslado de ¢171,3 millones a quince asociaciones deportivas, donde no consta el sustento jurídico que habilite el traslado efectuado, no consta la remisión al Comité de las facturas que sustenten el destino de los fondos, tampoco los respectivos informes de las actividades ejecutadas. Las situaciones expuestas revelan la omisión de los deberes de la Administración del Comité Cantonal en cuanto a establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno, así como la poca coordinación entre el Comité y la Municipalidad de Cartago, por lo que no se dan acciones oportunas para que se cumpla cabalmente las responsabilidades asumidas en la adquisición de bienes y servicios y para la sana administración financiera. El reto radica en realizar esfuerzos conjuntos entre el Comité y la Municipalidad, para dar solución de manera integral a las debilidades que inciden en el uso correcto del patrimonio público puesto a su disposición, y así impulsar el desarrollo del deporte y las actividades recreativas en ese Cantón. ¿Qué sigue? A la Junta Directiva del Comité Cantonal se le dispone elaborar el reglamento de adquisición y recepción de bienes y servicios. También, actualizar, divulgar e implementar a las instancias correspondientes, el Reglamento de Organización y Funcionamiento, de manera que permita corregir lo relacionado con el manejo de las instalaciones deportivas, la elaboración de los planes operativos anuales, las regulaciones para el préstamo y alquiler del Polideportivo de Cartago y para los aportes a las asociaciones deportivas, y los controles en cuanto al manejo y registro de los activos. Además, se plantea elaborar en conjunto con la Municipalidad de Cartago la programación de las reuniones para conocer y guiar la gestión efectuada por el Comité Cantonal de Deportes. Asimismo al Concejo Municipal de Cartago se le dispone, resolver en función de sus atribuciones, las propuestas de reglamentos y la programación de las reuniones que presente la Junta Directiva del Comité Cantonal.





INFORME N.° DFOE-DL-IF-00009-2017

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA

DE LA ACTIVIDAD DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE CARTAGO

1. INTRODUCCIÓN

Origen de la auditoría

1.1 El deporte y la recreación deben constituirse en pilares primordiales para el desarrollo integral de la población en general, por lo que en cada cantón, existe un Comité Cantonal de Deportes y Recreación (CCDR), como órgano desconcentrado adscrito a la municipalidad respectiva.

1.2 En relación con la gestión que realizan los CCDR, la Contraloría General de la República efectuó en los años 2013 y 2015, fiscalizaciones en diferentes Comités Cantonales de Deportes y Recreación, a partir de las cuales se emitieron disposiciones para mejorar la gestión en esos comités.

1.3 En virtud de lo anterior, resulta relevante identificar en el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago (en adelante CCDRC), oportunidades de mejora en su gestión, que contribuyan a brindar un servicio de promoción deportiva y recreativa en sus comunidades en procura del bienestar social, labor que por motivos de desconcentración y eficiencia, el legislador dispuso asignarlos a esos órganos.

1.4 Por las razones apuntadas la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, con fundamento en las competencias que le confieren a la Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y los numerales 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N.° 7428, programó, en el Plan Operativo Anual del año 2017, la auditoría de carácter especial en los Comités Cantonales de Deportes y Recreación de la Provincia de Cartago. El presente informe refiere a los resultados de la fiscalización realizada concretamente al Comité Cantonal de Deportes y Recreación del cantón de Cartago.


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Objetivo de la Auditoría

1.5 Evaluar la gestión del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago para el fortalecimiento e impulso del deporte y las actividades recreativas cantonales.

Alcance de la Auditoría

1.6 La auditoría consideró, fundamentalmente, la evaluación de la gestión del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago respecto de su gestión en la adquisición de bienes y servicios, la recaudación, la ejecución y registro de los recursos financieros, durante el período comprendido entre el 1° de enero de 2016 y el 31 de diciembre de 2016, ampliándose en los casos que se consideró necesario.

1.7 La auditoría se efectuó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), promulgadas mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, N.° R-CO-64-2014, publicada en La Gaceta N.° 184 del 25 de setiembre de 2014; el Manual General de Fiscalización Integral, Resolución R-DC-13-2012 del 3 de febrero de 2012; así como el Procedimiento de Auditoría y sus criterios de calidad, emitido por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

1.8 Además, como fuentes de criterios de evaluación, se utilizaron, básicamente, la Ley General de Control Interno y sus normas, el Código Municipal, el Reglamento de Organización y Funcionamiento del CCDR de Cartago y varios dictámenes emitidos por la Procuraduría General de la República referentes a la gestión de los CCDR.

1.9 En abril del 2017, se comunicó verbalmente a los funcionarios del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago, los criterios de evaluación que serían aplicados en la actividad de examen, según el procedimiento establecido en la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa para tales efectos. Al respecto, se concedió un plazo de tres días hábiles para la remisión de las observaciones que se consideraran pertinentes, con el objeto de ser valoradas. Sobre el particular no se recibieron observaciones.

1.10 Los criterios de evaluación aplicados en la presente auditoría se comunicaron mediante el oficio N.° 04399 (DFOE-DL-0282) del 19 de abril de 2017 a la Sra. Rita Gloriana Montero Naranjo, Presidenta en ese entonces de la Junta Directiva del CCDRC.


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Generalidades acerca de la Auditoría.

1.11 Los Comités Cantonales de Deporte y Recreación de acuerdo con el Código Municipal poseen dos características específicas, en primer término se encuentran adscritos a cada Municipalidad y, en segundo lugar, tienen personalidad jurídica instrumental. El primero de los supuestos refiere a un carácter de pertenencia, es decir, que los Comités Cantonales no son una entidad independiente, sino más bien un órgano de la Municipalidad.

1.12 El otro aspecto relevante que caracteriza a los CCDR es la competencia delegada por la Municipalidad en materia de deporte y recreación, a raíz de la cual se le otorgó una personalidad jurídica instrumental, entendida como aquella que permite a la organización, entre otras cosas, el manejo de fondos para la realización de determinados actos o contratos, sin que implique todo ello una separación absoluta de la estructura mayor, que resulta ser la Municipalidad a la que están adscritos. En la Imagen N.° 1 se detallan las principales características de estos comités.

Imagen N.° 1 Características de los Comités

Cantonales de Deportes y Recreación

Fuente: Elaboración propia a partir de lo establecido en el Código Municipal.

1.13 El Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago, tiene adscritos 32 comités comunales de deportes y recreación, conformados en los 11 distritos del cantón. En la Imagen N.° 2 se detalla por distrito la agrupación de los 32 comités.


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Imagen N.° 2 Distribución por distrito de los comités comunales

de deportes del Cantón de Cartago

Fuente: Elaboración propia a partir de la información remitida por el CCDRC.

1.14 En los Comités Cantonales de Deporte y Recreación el máximo jerarca es la Junta Directiva, integrada por 5 miembros nombrados por períodos de dos años, con opción de ser reelectos. Ese órgano colegiado tiene la responsabilidad de administrar, direccionar, y ejecutar los programas deportivos y recreativos, y de velar por el correcto uso de los fondos asignados para su funcionamiento.

1.15 Para el cumplimiento de sus funciones el CCDRC actualmente cuenta con 30 funcionarios, tanto para las labores administrativas, de mantenimiento de instalaciones y de apoyo en actividades deportivas y recreativas. En la imagen N.° 3 se detalla la cantidad de funcionarios.

Imagen N.° 3 Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago

Funcionarios, al 02 de mayo 2017

Fuente: Elaboración propia a partir de la información suministrada por el CCDRC.


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1.16 Para el cumplimiento de sus objetivos, el CCDRC dispone de varias fuentes de ingresos. Tiene asignado por ley como mínimo un tres por ciento (3%) de los ingresos ordinarios anuales de la municipalidad respectiva. Además, puede generar recursos propios producto del alquiler de las instalaciones deportivas y recreativas que administra, y por los servicios de instrucción en deportes que brinda a la comunidad. También puede recibir transferencias del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER). En el gráfico N.° 1 se representan los ingresos del CCDRC, según los informes contables de los períodos 2014 a 2016, los cuales reflejan un comportamiento ascendente en el tiempo.

1.17 Adicionalmente a los recursos administrados por el CCDRC, este órgano dispone anualmente de un 5% de los recursos del Impuesto al Cemento1, transferidos por el ICODER a la Municipalidad de Cartago para ser invertidos en infraestructura deportiva y recreativa de ese cantón. Para el período 2016 estos recursos corresponden a ¢294,0 millones.

1.18 Para el logro de sus metas el CCDRC se organiza en alianzas estratégicas con los Comités Comunales, Asociaciones Deportivas y entidades públicas y privadas. De tal manera que acorde con los esfuerzos y posibilidades financieras y administrativas, se imparten diferentes disciplinas deportivas para que sean aprovechadas por los ciudadanos. En la imagen N.° 4 se presenta un detalle de las disciplinas deportivas que se imparten en el CCDRC.

1 Ley 8812, Incentivo para la Infraestructura Deportiva y Recreativa en la ciudad de Cartago, del 28 de abril

del 2010.

Gráfico N.° 1 Comité C. de Deportes y Rec. de Cartago

Ingresos recibidos Períodos 2014 al 2016

En millones de colones



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Imagen N.° 4

Metodología Aplicada

1.19 En la presente fiscalización se emplearon, entre otras técnicas de auditoría, las siguientes:

Imagen N.° 5 Técnicas de auditoría aplicadas

Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago Disciplinas deportivas impartidas - A mayo 2017



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Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría

1.20 La comunicación preliminar de los resultados a que alude el presente informe, se llevó a cabo en el salón de sesiones del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago, el 13 de noviembre de 2017, con la participación de los siguientes funcionarios, que fueron convocados el 08 de noviembre 20172: Sra. María Inés Ulloa Navarro, Presidenta de la Junta Directiva del CCDRC, Sr. José Joaquín Coto, Director Deportivo y Administrativo a.i. del CCDRC, Sr. Danny Alberto Ovares Ramírez, Presidente del Concejo Municipal y Lic. Alfredo Araya Leandro, Auditor Interno.

1.21 El borrador de este informe se remitió a la Presidenta de la Junta Directiva, al Director Deportivo del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago y al Presidente el Concejo Municipal de Cartago el día 13 de noviembre de 2017. Esto con el propósito de que formularan y remitieran a la Contraloría General, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido, con la respectiva documentación de respaldo. Al respecto, indicar que mediante oficio N.° PRE-103 y N.° R-DOR-058-11-17 ambos del 20 de noviembre del 2017 la Presidenta de la Junta Directiva del Comité y el Presidente del Concejo Municipal de Cartago, respectivamente, manifestaron que no existen observaciones al informe.

2. RESULTADOS

Proceso de adquisición de bienes y servicios

DEBILIDADES EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

2.1 De los procedimientos de contratación administrativa adjudicados durante el

periodo 2015-2016, se seleccionaron 22 expedientes los cuales se detallan y comprenden el 36% (¢281,9 millones) de las compras realizadas por el Comité. Respecto de los requisitos vinculados con el procedimiento de contratación, se determinaron las siguientes debilidades:

a. El 77% (17) no cuenta con la autorización de la Junta Directiva del Comité para realizar las compras.

b. El 18% (4) no tiene el cartel o pliego de condiciones del objeto contractual.

2 Oficios de convocatoria N.° 13616 (DFOE-DL-935), N.° 13617 (DFOE-DL-936) y N.° 13618

(DFOE-DL-937)


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c. El 100% no cuenta con información que confirme la existencia del contenido presupuestario.

d. El 36% (8) no cuenta con las invitaciones a los proveedores o se invitó un número de proveedores menor al establecido.

e. El 45% (10) de las ofertas presentadas no consignan el sello, firma y fecha que permita constatar que se recibieron en el tiempo y forma establecidos por parte del CCDRC.

f. El 36% (8) carece de actas de la apertura de las ofertas presentadas por los proveedores.

g. El 27% (6) carecen de documentación que respalde el análisis de cada una de las ofertas presentadas por los respectivos oferentes.

h. El 41% (9) de las compras fueron adjudicadas a oferentes no inscritos en el registro de proveedores.

i. Se efectuaron compras por ¢38,5 millones para las cuales no se efectuaron los contratos de los servicios por adquirir.

j. El 100% de compras efectuadas mediante el proceso licitación abreviada carece de refrendo interno.

k. El 64% (14) no contiene actas de recibido de las bienes y servicios adquiridos.

l. Hay compras por el procedimiento de licitación abreviada por ¢141, 5 millones que no cuentan con garantías de cumplimiento.

m. Se efectuó la compra de uniformes deportivos por ¢12,0 millones mediante el procedimiento de contratación directa, la cual por el monto debió realizarse por licitación abreviada.

n. Más del 65% de los expedientes de compras de bienes y servicios carentes de foliatura.

2.2 Aunado a esta situación, se identificó la adquisición de bienes y servicios por aproximadamente ¢46 millones sin que mediara el proceso de contratación administrativa correspondiente, es decir se realizaron directamente con un proveedor.

2.3 En el año 2016, el Comité CCDRC efectuó pagos por aproximadamente ¢25,0 millones correspondientes a 70 facturas de compras de escasa cuantía, sin que mediaran las tres cotizaciones que exige la normativa legal para respaldar que eran la opción más conveniente.

2.4 En relación con las situaciones descritas en los párrafos precedentes de este

aparte, la Ley de Contratación Administrativa N°. 7494 y su Reglamento, así como el Reglamento sobre Refrendo, establecen que:

a. Las instituciones darán a conocer el primer mes de cada período

presupuestario, el programa de adquisiciones.


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b. La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca.

c. La administración debe verificar que se cuenta con el debido contenido presupuestario para atender los pagos.

d. La entidad deberá determinar el procedimiento de contratación administrativa a seguir y elaborar el cartel o pliego de condiciones.

e. Se ha de conformar un expediente debidamente foliado. f. El cartel, constituye el reglamento específico de la contratación. g. En licitaciones abreviadas se deberá invitar a un mínimo de cinco

oferentes, en compras de escasa cuantía a no menos de tres, para ambos casos estos deberán estar inscritos al Registro de Proveedores.

h. Finalizado el plazo para la recepción de ofertas se levantará un acta. i. La Administración valorará las ofertas conforme al cartel. j. La Administración solicitará en licitaciones abreviadas una garantía de

cumplimiento. k. Los contratos administrativos se formalizarán en simple documento. l. Con la respectiva asesoría técnica la Administración levantara un acta

de recibo de la obra. m. La Administración dictará las medidas para una adecuada rotación de

los potenciales oferentes. n. Estará sujeto a la aprobación interna de la Administración el

procedimiento de licitación abreviada. o. Se requiere reglamentar los procedimientos a seguir en el proceso de

adquisición de bienes y servicios.

2.5 Las debilidades indicadas se asocian, entre otros factores, a que la gestión de las compras en el CCDRC no se basa en un programa de adquisiciones y no se cuenta con la normativa interna debidamente aprobada y divulgada a fin de que la ejecución de las actividades se realice acorde con la normativa aplicable, entre ella la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

2.6 Además la aplicación de prácticas administrativas -producto de la costumbre, la experiencia y la discreción de los funcionarios del Comité- no permiten la correspondiente distribución de funciones relacionadas con la adquisición de bienes y servicios.

2.7 Las debilidades determinadas en relación con el proceso de contratación

administrativa genera a la administración del CCDRC limitaciones en la obtención de mejores ofertas de bienes y servicios en detrimento del los planes, proyectos y programas deportivos y recreativos cantonales, así como el incumplimiento de principios y normas de contratación administrativa relacionados con la libre competencia. También lo expone a riesgos de incumplimientos de los proveedores de bienes y servicios contratados, con el


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eventual perjuicio económico para las finanzas y la operación del Comité, aparte de la vulnerabilidad de la información contenida en los respectivos expedientes de contratación en cuanto a su integridad ante la falta de foliatura.

Gestión financiera

DEBILIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

2.8 En cuanto a la administración de los fondos producto del alquiler y uso de instalaciones deportivas y el pago servicios de los instructores deportivos, se determinó que en el año 2016 el 95% del dinero recaudado por esos conceptos se recibió en efectivo en las cajas del Comité, sin hacer uso de otros medios como los depósitos bancarios directos, las transferencias electrónicas y los pagos por medio de tarjetas de débito y crédito, medios que ofrecen un mayor control interno para el manejo del efectivo.

2.9 En cuanto a los dineros que se recaudan en los 32 Comités Comunales, producto de la administración de instalaciones deportivas que se localizan en los diferentes distritos del Cantón de Cartago, se estableció que no se incorporan al presupuesto del CCDRC, no están sujetos a controles y tampoco se registran en los estados financieros del Comité Cantonal.

2.10 En la auditoria se determinó la utilización de métodos manuales de registro y

cobro para la matrícula de clases de natación que se imparten en el Polideportivo de Cartago. Además, cada mes los usuarios deben utilizar 3 horas para hacer la correspondiente matrícula y en algunos casos toma hasta 5 horas, independientemente de que exista una asistencia continúa. En la imagen N.° 6 se muestran la fila y métodos manuales de cobro y registro.

Imagen N.° 6

Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago Matrícula para clases de natación

Fuente: Fotografías capturadas en la visita realizada el 26 de abril por el Órgano Contralor al Polideportivo de

Cartago.

Fila realizada el miércoles 26 de abril

2017

Fila realizada el 27 de abril 2017

Registro manual de la matrícula.

Cajas utilizadas para guardar el

dinero recibido


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2.11 Para el alquiler y préstamo de las instalaciones del Polideportivo de Cartago a organizaciones públicas o privadas para la ejecución de actividades como comedias, ferias vocacionales, hospedaje, entre otros, no se cuenta con regulaciones, ni se elaboran los contratos en los que se definan las pautas para su realización. En el año 2016 se realizaron 32 de estos eventos por los que el Comité registró ingresos por aproximadamente ¢5,8 millones; sin embargo, no existe documentación que permita determinar que los ingresos registrados corresponden a las horas de alquiler, o al número de asistentes.

2.12 Las tarifas por el uso de las instalaciones deportivas y por los servicios de los instructores deportivos –vigentes desde hace aproximadamente cinco años- no están sustentadas en un estudio técnico. Tampoco se ha definido la periodicidad para su revisión, por lo que pone en riesgo la sostenibilidad financiera de tales servicios.

2.13 Respecto a la ejecución de recursos se identificó, a partir de la revisión de 147 cheques pagados en el año 2016, que esas operaciones no están respaldadas por comprobantes internos y externos, que reflejen la exactitud e integridad de la información de los pagos efectuados, dado que no es práctica del Comité en todos los pagos aportar la información relevante como: la orden de compra respectiva, incorporar el código del contenido presupuestario en las respectivas órdenes de compra, consignar en los comprobantes de pago el número del cheque con que fueron cancelados, registrar las firmas de los funcionarios que elaboran y revisan las órdenes de compra, consignar la firma del beneficiario en el comprobante del cheque de pago y la factura que respalda el pago, así como la gestión de exoneración

del pago del Impuesto de Ventas en favor del Comité.

2.14 También se constató el traslado de ¢171,3 millones por parte del Comité a 15

asociaciones deportivas. Respecto a esos recursos no consta el sustento jurídico que habilite el traslado efectuado, y seis de las asociaciones no remitieron al Comité las facturas que sustenten el destino de los fondos. Además, en el caso de dos asociaciones deportivas tampoco se aportaron los informes de actividades deportivas ejecutadas con los recursos recibidos. En cuanto a los informes que fueron remitidos por el resto de las asociaciones, se identificó que se revisaron por parte del CCDRC para verificar que el uso de los recursos trasferidos corresponde a los propósitos deportivos y recreativos del cantón.

2.15 El gasto anual en que incurre el Comité para realizar el cobro de los

servicios por el alquiler de instalaciones deportivas se incrementó en ¢16,5 millones, sin que ese aumento se sustentara en un estudio técnico que demuestre que implica mejoras de la calidad del servicio o facilite el control por el uso de las instalaciones deportivas.


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Imagen N.° 7 Almacenamiento de uniformes deportivos

Fuente: Contraloría General, visita a la bodega del

CCDRC, el 27 de abril del 2017.

2.16 Se carece de un reglamento para el manejo del fondo de caja chica. Tampoco es práctica la realización de arqueos periódicos sorpresivos y los gastos que se financian con dicho fondo no revisten las características de imprevisibles o urgentes. Además, no se exige al personal del Comité encargado de recaudar, custodiar y administrar fondos y valores la rendición de garantías de fidelidad a favor de la Hacienda Pública.

2.17 Las pruebas realizadas en la bodega del Comité permitió determinar que la

entrega y custodia de los uniformes deportivos se realiza al margen de controles que aseguren razonablemente el uso de los recursos utilizados en esas compras. Al respecto, no se llevan inventarios detallados con cantidades y costos, en los formularios para la entrega de uniformes no se incorpora el nombre del deportista, del funcionario solicitante, del que hace la entrega y del que la autoriza y no se consigna la disciplina deportiva, institución beneficiaria ni el comité comunal solicitante.

2.18 Además, se identificó una

acumulación de uniformes deportivos de compras realizadas desde hace 5 años, inclusive para eventos específicos que en su momento no fueron entregados, aparte de que se encuentran en bolsas sin ningún tipo de identificación, estibadas y mezcladas con otros implementos deportivos. En la imagen N.° 7 se muestra el estado en que se almacenan los uniformes.

2.19 En la elaboración de la información financiera y presentación a la

Municipalidad se evidenciaron atrasos e inconsistencias, algunas pendientes de resolver a la fecha. En ese sentido se verificó que no es práctica del Comité que los estados financieros estén firmados por el Contador que los elabora, y que en esos estados financieros se consigne el valor de los activos fijos propiedad del Comité- tales bienes fueron valorados preliminarmente por el Comité en aproximadamente ¢170 millones-. Tampoco es práctica asignar esos bienes a cada funcionario del Comité responsable de su uso, destino y custodia.

2.20 Además, en el periodo 2015 no se efectuaron las presentaciones mensuales

de los estados financieros del Comité a la Municipalidad, para el acumulado de ese año se emitieron tres versiones de estados financieros, sin que a la fecha exista claridad de la situación financiera. Sumado a ello se registró un


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faltante por ¢9,0 millones en los ingresos por alquiler de instalaciones, según los depósitos a la cuenta bancaria por ese concepto, y la Liquidación presupuestaria del periodo 2015 que fue remitida a la Junta Directiva del Comité con más de un año de atraso.

2.21 En cuanto al Plan Operativo Anual (POA) se identificó que las metas incluidas carecen de unidad de medida ni permiten la vinculación con los fines que define el reglamento de funcionamiento del Comité. Además, esas metas no están asociadas a la población objetivo que se desea beneficiar y no se hace verificación de su cumplimiento, en virtud de que ese POA no incorpora los indicadores respectivos. Respecto a la ejecución del plan no se remitió al Concejo Municipal el informe anual de resultados de la gestión efectuada en el periodo 2016.

2.22 Las debilidades identificadas contravienen lo establecido en el Reglamento de Organización y Funcionamiento en cuanto al deber del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de presentar mensualmente a la Municipalidad sus estados financieros, así como de administrar las instalaciones deportivas municipales -tales como canchas de fútbol y zonas recreativas y deportivas- y velar porque los pagos e ingresos sean respaldados por los comprobantes respectivos.

2.23 Por su parte, el Código Municipal establece que el Comité Cantonal

funcionará con base en el reglamento que dicte la respectiva municipalidad, el cual deberá considerar las normas para regular el funcionamiento de los Comités Comunales y la administración de las instalaciones deportivas municipales; la posibilidad de donar implementos, materiales, maquinaria y equipo a las organizaciones deportivas aprobadas por el Instituto Costarricense del Deporte y Recreación, que se encuentren debidamente inscritas en el Registro de Asociaciones, así como la exención de toda clase de impuestos a las municipalidades. Además, señala el deber de presentar al Concejo Municipal el informe de los resultados de la gestión del Comité correspondiente al año anterior.

2.24 Respecto a la liquidación presupuestaria, la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República, N.° 7428 establece que todas las entidades a más tardar el 16 de febrero de cada año deberán efectuar la presentación respectiva.

2.25 En cuanto a la administración de los recursos financieros, el oficio N.° 8439 del 16 de agosto del 2013 emitido por la Contraloría General, señala que los comités de deportes deben contar con prácticas de control que coadyuven a monitorear las labores realizadas por los comités comunales y que los


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dineros que recauden esos Comités deberán ser presupuestados y administrados por parte del Comité Cantonal al cual se encuentren adscritos.

2.26 En relación con los estados financieros, la Directriz Nº CN-004-2014 de la

Contabilidad Nacional, del Ministerio de Hacienda indica como referencia que dichos informes financieros deberán ser firmados por el Contador y aprobados por el Director Ejecutivo o jerarca de la entidad correspondiente, siendo ambos los responsables de dichos estados.

2.27 Propiamente en cuanto a controles, la Ley General de Control Interno y las

Normas de Control Interno para el Sector Público, señalan el deber del jerarca y los titulares subordinados establecer medidas pertinentes para que la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente y se garantice razonablemente el acceso a la información pública, según corresponda. Además se emprendan las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y mantengan actualizados los registros contables y presupuestarios.

2.28 Las Normas de Control Interno para el Sector Público en cuanto a la

información institucional, señala que ésta debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. Se refiere también al deber de presentar exactitud de los registros sobre activos de la institución y la comprobación periódica mediante las conciliaciones. Asimismo, establece la asignación de responsables por el uso, control y mantenimiento de los activos y para actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes y el deber de ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al Sistema de Control Interno.

2.29 Por su parte, las Directrices para elaborar la normativa interna relativa a la

rendición de garantías o cauciones (D-1-2007-CO) señalan que cada Administración deberá reglamentar a lo interno la materia de rendición de garantías a favor de la Hacienda Pública por parte de los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos.

2.30 En cuanto al manejo de fondos de caja chica, la Sala Constitucional, en su

Voto N.° 5445-99, indicó que el término de caja chica comprende un fondo de dinero en efectivo o en depósito, por cantidades relativamente pequeñas, disponible para desembolsos menores que, generalmente, se lleva bajo el sistema de fondo fijo.


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2.31 Así también las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE (NTPP), respecto a la fase de formulación presupuestaria, establecen que el titular subordinado responsable debe determinar los mecanismos y parámetros que permitirán medir el cumplimiento de la planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y los resultados alcanzados. Para lo anterior deben definirse indicadores de gestión.

2.32 En relación con la administración de los recursos financieros, el Órgano

Contralor identificó factores que básicamente, han propiciado la situación actual. Por un lado se tiene que el Comité realiza la mayor parte de su gestión administrativa y financiera (presupuesto, contabilidad y tesorería) sin contar con procedimientos definidos ni con el apoyo de sistemas automatizados.

2.33 Además, está presente la falta de seguimiento y rigurosidad en la

implementación de los acuerdos tomados por la Junta Directiva, dado que no se han establecido los procesos necesarios e implementado en todos sus alcances la normativa y las acciones para asegurar razonablemente el control y el seguimiento oportuno por parte de la Junta Directiva y el Consejo Municipal respecto a la gestión que realizan los funcionarios del Comité. Aunado a esto, el Reglamento de Organización y Funcionamiento emitido en el año 2000 no ha sido actualizado de forma integral.

2.34 En consecuencia, las situaciones descritas respecto a la gestión financiera

del CCDRC repercuten en un aumento en el riesgo de que recursos que le corresponde administrar el Comité no sean recaudados en su totalidad y con la oportunidad correspondiente.

2.35 También se vislumbran riesgos de que los ingresos generados por el alquiler

de las diferentes instalaciones deportivas, no sean destinados para los propósitos de favorecer el deporte y las actividades recreativas, y que se presenten eventuales manejos irregulares, despilfarro o uso indebido del patrimonio público y registros presupuestarios al margen de la normativa legal y técnica aplicable y carentes de sanas medidas de control.

2.36 Las debilidades en la administración de los recursos financieros indicadas

limitan la rendición de cuentas del CCDRC hacia la Municipalidad y la población, el cumplimiento de los objetivos de fortalecimiento del deporte y la recreación y el interés de los ciudadanos por la práctica de los deportes que ofrece el CCDRC.


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3. CONCLUSIONES

3.1 El Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Cartago administró en el 2016 la suma de ¢1.019,7 millones, y es el órgano que en el nivel local tiene la responsabilidad de desarrollar planes, proyectos y programas deportivos y recreativos; así como, construir, administrar y mantener las instalaciones deportivas propias u otorgadas en administración por el gobierno local respectivo.

3.2 No obstante, el Comité adolece de procedimientos y controles para

garantizar razonablemente que la gestión realizada se ejecuta con apego a las regulaciones legales y técnicas aplicables. Por tanto, se limita su contribución a la promoción del deporte y la recreación del cantón.

3.3 Esas debilidades abarcan diferentes áreas, como la contratación de bienes y

servicios, y temas esenciales para su funcionamiento y administración, tanto en las actividades operativas para la recaudación y registro de ingresos, como de control y seguimiento de su gestión.

3.4 Al respecto, una gestión apartada de las sanas prácticas de administración y

de las normas legales que regulan los fondos públicos, pone en riesgo el desarrollo del deporte y recreación del Cantón y va en detrimento de la población que no recibe más y mejores servicios, y del acceso equitativo.

3.5 Las situaciones descritas se presentan por la omisión de la Administración

del Comité en cuanto a establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional, y a la falta de transparencia en la realización de concursos de contratación administrativa, así como a la poca coordinación entre los miembros de la Junta Directiva del Comité y las Municipalidad de Cartago (Alcaldía-Concejo), para atender las desviaciones en la gestión realizada. Cabe destacar la obligación que tiene el Concejo Municipal de velar oportunamente porque el Comité Cantonal, como órgano desconcentrado, cumpla cabalmente con la competencia entregada y pueda satisfacer efectivamente las necesidades, intereses y servicios locales a su cargo.

3.6 El reto para el Comité radica en realizar esfuerzos conjuntos con la

Municipalidad, para dar solución de manera integral a las debilidades señaladas que inciden en el uso del patrimonio público puesto a su disposición para impulsar el desarrollo del deporte de ese Cantón.


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4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución N.° R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta Nro. 242 del 14 de diciembre del 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 04 de enero de 2016.

4.3 El Órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

A LA JUNTA DIRECTIVA DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y

RECREACIÓN DE CARTAGO: 4.4 Elaborar y aprobar el reglamento de adquisición y recepción de bienes y

servicios, tomar el acuerdo para someterlo a la aprobación del Concejo Municipal de Cartago y publicarlo en el diario oficial La Gaceta. Una vez publicado el reglamento deberá implementarlo con las unidades administrativas y funcionarios competentes.

Para dar cumplimiento a esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones, a más tardar el 30 de marzo de 2018, el acuerdo con que se sometió a la aprobación del Concejo y un mes posterior a la aprobación de dicho reglamento por parte del Concejo Municipal, el acuerdo en el que conste el número de La Gaceta en la cual se publicó y 4 meses posterior a la publicación de dicho reglamento, una certificación en que acredite su implementación. (Ver párrafos del 2.1 al 2.7).

4.5 Actualizar, divulgar e implementar a las instancias correspondientes, el Reglamento de Organización y Funcionamiento del CCDR, con fundamento en el ordenamiento jurídico y con la participación activa de las unidades administrativas y funcionarios competentes, de manera que considere al menos:


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a. Regulaciones sobre la elaboración de los planes, su control y seguimiento.

b. La revisión periódica de la tarifa por concepto de alquiler de las diferentes instalaciones deportivas y de los servicios que brinda el Comité.

c. El registro presupuestario y contable de los recursos generados por la renta de instalaciones deportivas.

d. Las regulaciones para el préstamo y alquiler del Polideportivo de Cartago.

e. Regulación de los aportes en especie que se efectúan a las asociaciones deportivas.

f. La periodicidad y la información a revelar en la presentación de informes de asociaciones deportivas al Comité y del Comité al Concejo Municipal de Cartago sobre los resultados de la gestión.

g. El soporte documental de los pagos efectuados, para que al menos contengan la codificación del contenido presupuestario, la identificación de la trasferencia o número de cheque con que se efectuó y las firmas de control de revisión y recibo conforme.

h. La regulación sobre la administración, registro y controles específicos y pertinentes de los activos fijos y del fondo de caja chica.

i. La rendición de Garantías de Fidelidad a favor de Hacienda pública. j. Regular la revisión periódica de los mecanismos de cobro en cuanto a

su pertinencia y suficiencia. Para el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones más tardar el 30 de marzo de 2018, el acuerdo con que se sometió a la aprobación del Concejo, un mes posterior a la aprobación de dicho reglamento por parte del Concejo Municipal, el acuerdo en el que conste el número de La Gaceta en la cual se publicó y cuatro meses posterior a la publicación de dicho reglamento, una certificación en que acredite su implementación. (Ver párrafos del 2.8 al 2.36).

4.6 Elaborar en conjunto con la Municipalidad de Cartago la programación de las reuniones para conocer y guiar la gestión efectuada por el Comité Cantonal de Deportes.

Para dar por acreditado el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones a más tardar el 30 de marzo de 2018 el acuerdo en que la Junta Directiva sometió a la aprobación del Concejo Municipal de Cartago la programación de las reuniones. (Ver párrafos del 2.1 al 2.36).


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AL CONCEJO MUNICIPAL DE CARTAGO

4.7 Resolver, en función de las atribuciones establecidas en el Código Municipal, las propuestas que presente la Junta Directiva del Comité sobre:

a. Reglamento de Adquisición y Recepción de Bienes y Servicios del

CCDRC. b. Reglamento de Organización y Funcionamiento del CCDRC.

Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se debe remitir al Área de Seguimiento de Disposiciones, a más tardar dos meses después de recibidos los respectivos reglamentos por parte de la Junta Directiva del Comité, copia de los acuerdos adoptados. (Ver párrafos del 2.1 al 2.36).

4.8 Resolver y apoyar, de acuerdo a sus competencias, la programación de

reuniones para conocer y guiar la gestión efectuada por el Comité Cantonal de Deportes.

Para dar por acreditado el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones un mes posterior a la remisión de la programación de las reuniones por parte de la Junta Directiva del Comité, el acuerdo del Concejo Municipal en donde conste la aprobación de esa programación. (Ver párrafos del 2.1 al 2.36).

Lic. Aldemar Argüello Segura Licda. Marley Fernández Díaz Gerente de Área a.i. Asistente Técnico

Licda. Thayra S. Esquivel Hernández Fiscalizadora


informe acerca de la actividad del comitÉ cantonal de ... · de la información de los pagos...

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