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Información adicional sobre el uso de las

Tecnologías de Información en la

Secretaría General de la OEA

Solicitado por la CAAP el 3 de septiembre de 2013

OAS-SAF-DOITS-CAAP

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INFORME CAAP OAS-SAF-DOITS-CAAP

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INDICE

1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 3

2 COMPUTADORAS (PC) – ESTADO ACTUAL .................................................................... 3

DISTRIBUCIÓN POR ÁREA ......................................................................................................... 4

DISTRIBUCIÓN POR FECHA DE COMPRA ...................................................................................... 4

CRITERIO PARA REEMPLAZO Y COMPRA DE COMPUTADORAS. ........................................................ 5

ESTÁNDARES .............................................................................................................. 5

CRITERIOS DE REEMPLAZO Y COMPRA DE NUEVAS COMPUTADORAS. .................................... 7

3 TELÉFONOS CELULARES: ESTADO ACTUAL ..................................................................... 8

4 APLICACIONES ........................................................................................................... 11

SECRETARÍA GENERAL .......................................................................................................... 13

SECRETARÍA GENERAL (CONTINUACIÓN) .................................................................................. 14

SECRETARÍA GENERAL ADJUNTA ............................................................................................. 15

5 CAPACIDADES DE LAS SALAS MULTIMEDIALES ............................................................ 16

ANEXOS .............................................................................................................................. 19

6 ANEXO I – INVENTARIO COMPLETO DE COMPUTADORAS ........................................... 20

7 ANEXO II – MEMORANDO ADMINISTRATIVO N° 117 Y SU POLÍTICA ............................ 21

8 ANEXO III – TODAS LAS APLICACIONES ....................................................................... 30

9 ANEXO IV – ESTÁNDARES DE TELÉFONOS CELULARES .................................................. 31


Página 3 de 31

1 INTRODUCCIÓN

El propósito de este documento es proporcionar la información adicional solicitada en la reunión de

la CAAP de fecha 3 de septiembre con respecto al uso de la tecnologías de la información en la

Organización, como se indica en la resolución AG / RES. 2774 [PO 3 (b) y (c)].

El siguiente es un análisis completo en base a la cantidad de computadoras (PC) instaladas en la

Sede de la OEA. No se hace referencia alguna respecto de la cantidad de computadores portátiles ya que

estos dispositivos no están conectados a la red de la OEA. Sin embargo, el número de conexiones virtuales

(VPN) que mantiene el Departamento de Servicios de Tecnología de la Información, por el cual estas

computadoras portátiles pueden acceder a la red de la SG/OEA, es de 330 conexiones. Los equipos

existentes en las Oficinas Nacionales de la OEA no se incluyen en el presente informe.

El informe se completa con un estudio de la telefonía móvil, el portafolio actual de aplicaciones y

las capacidades de las salas multimediales existentes.

Toda la información contenida en este documento está actualizada al 31 de agosto 2013 y debe ser

tomada como una fotografía de la tecnología existente a esa fecha.

Otra consideración que debe hacerse es que el número de computadoras instaladas, y/o los

teléfonos celulares, no necesariamente coincide con el número de personal existente en la Organización,

debido al hecho de que no todos los individuos dentro de la Organización tiene una computadora y/o un

teléfono celular.

2 COMPUTADORAS (PC) – ESTADO ACTUAL

El siguiente grupo de gráficos muestra el total de computadoras existentes al 31 de agosto, con un

análisis completo de su distribución por áreas y por fecha de compra.


Página 4 de 31

Distribución por área

El siguiente gráfico muestra la distribución de las computadoras en las diferentes áreas que

componen la SG/OEA. El inventario completo de computadoras se puede ver en el Anexo 1.

Distribución por fecha de compra

Debido al hecho que cada área de la Organización compra su propio equipamiento, con el fin de

estandarizar y definir los criterios de compra, en octubre de 2010, se publicó el Memorando Administrativo

N° 117. Véase punto 2.3.2.


Página 5 de 31

El siguiente gráfico muestra la cantidad de computadoras (PC) existentes por fecha de compra.

Este atributo es el elemento clave utilizado en el Memorando Administrativo N° 117 para reemplazar

dicho equipamiento y es fundamental para poder planificar el desarrollo de nuevas aplicaciones. En líneas

generales, una computadora antigua impide actualizaciones de aplicaciones y atenta contra la seguridad de

la información.

Criterio para reemplazo y compra de computadoras.

Dado el hecho de que cada área de la Organización compra sus propias computadoras (PC), para

definir los criterios de reemplazo y compra de computadoras, las áreas deben cumplir con las normativas

siguientes:

1. Cumplir con los estándares fijados por el Departamento de Servicio de Información y

Tecnología (DOITS) publicados en la intranet de la Organización

2. Cumplir con el Memorando Administrativo N° 117

Estándares

DOITS mantiene actualizado en la intranet de la OEA (OASConnect) los estándares que las distintas

áreas de la Organización deben cumplir al momento de comprar nuevo equipamiento.

Actualmente, los usuarios pueden elegir entre dos proveedores distintos que han sido

seleccionados por DOITS, en conjunto con el Departamento de Servicios de Compras, tomando en

consideración no sólo el precio final, sino también el apoyo técnico local, plazos de entrega, reemplazo de

partes, extensión de garantía y calidad de componentes.

AntiguedadA 1 a 3 Años

B 3 a 5 Años

C 5 o más Años Baja: soporta programas múltiples a un rendimiento bajo.

ComputadoraAlta: soporta programas múltiples manteniendo un rendimiento alto.

Media: puede soportar tareas múltiples, pero no con un alto rendimiento.


Página 6 de 31

Debido a que la tecnología evoluciona muy rápidamente y que los vendedores ocasionalmente

varían la calidad de sus servicios a clientes (QoS), ésta lista se revisa una vez al año y puede ocurrir que

haya cambio de proveedores. Los estándares actuales se encuentran a continuación:


Página 7 de 31

A continuación se presentan los estándares definidos para notebooks:

Criterios de reemplazo y compra de nuevas computadoras.

El Memorando Administrativo N° 117 es la guía para comprar/reemplazar las computadoras

existentes. Cuando se reemplaza/instala un nuevo equipo, DOITS proporciona los servicios necesarios para

configurar todo el software de base y aplicativos, se personaliza la computadora con los datos específicos

de cada usuario, se la conecta a la red de la SG/OEA y se migran los archivos existentes. La resultante de

estos servicios es un costo oculto que las áreas, al momento de la compra, no evalúan.

El Memorando Administrativo N° 117 no sólo es una guía para la compra/reemplazo de las

computadoras sino que incluye también la normativa necesaria para evitar que se multipliquen dichos

costos ocultos. Una copia del Memorando Administrativo N°117 se puede encontrar en el Anexo II.


Página 8 de 31

3 Teléfonos Celulares: Estado Actual

El siguiente grupo de gráficos muestra el total de teléfonos celulares existentes al 31 de agosto, con

un análisis completo de la distribución por áreas.


Página 9 de 31

OEA Personal TOTAL

Desarrollo Humano, Educación y Empleo

Desarrollo Económico y Social

Desarrollo Sostenible

Servicios de Información y Tecnología

Servicios de Gestión Financiera y Administrativa

Servicios Generales

Recursos Humanos

Planificación y Evaluación

Departamento de Compras

Museo de Arte de las Américas

Asuntos Internacionales

Prensa y Comunicación

Derecho Internacional

Cooperación Jurídica

Seguridad Pública

Comité Interamericano contra el Terrorismo (CICTE)

Comisión Interamericana para el Control y Abuso de Drogas (CICAD)

Gestión Pública Efectiva

Cooperación y Observación Electoral

Sustentabilidad Democrática y Misiones Especiales

6 4 10

0 0 0

1 0 1

2 0 2

0 0 0

1 0 1

SG/OEA 93 66 159

Biblioteca Colón 2 1 3Oficina de la Secretaría General Adjunta 2 5 7Gestión de Conferencias y Reuniones 10 1 11Coordinación de Oficinas y Unidades de la SG 3 1 4Secretaría de la Asamblea General 2 0 2

SGA/OEA 19 8 27

Comisión Interamericana de Derechos Humanos 4 3 7Comisión Interamericana de Telecomunicaciones 0 0 0Comisión Interamericana de Mujeres 1 0 1Junta de Auditores Externos 0 0 0Instituto Interamericano del Niño, la Niña y Adolescentes 0 0 0Comisión de Selección de Becas para Estudios Académicos 0 0 0Oficina del Inspector General 1 1 2Tribunal Administrativo 0 0 0

ORGANOS AUTONOMOS Y DESCENTRALIZADOS 6 4 10

118 78

Inventario de Teléfonos CelularesDEPARTAMENTO

Teléfono Celular

Secr

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OEA

SEDI 6 1 7

SAF 47 37 84

SER 3 7 10

4

15 2 17

SLA 2 2

SPA 10 13 23

SMS

Oficina de la Secretaría General

Fondo de Retiro y Pensión

Fundación para las Américas

Oficina de Protocolo

Secretaría de Cumbres

Asesoría Legal

Total OEA196

SGA

OTRAS ENTIDADES,

ORGANISMOS Y

DEPENDENCIAS

AUTONOMAS Y

DECENTRALIZADAS


Página 10 de 31

Los estándares de teléfonos celulares de la OEA (Ver Anexo IV), por razones presupuestarias, sólo

soportan los teléfonos básicos y equipamiento con tecnología BlackBerry, excluyendo la última generación

presentado por RIM (fabricante de BlackBerry). El siguiente cuadro muestra la distribución de los teléfonos

existentes explicitando tecnologías y pertenencia (a quién pertenece el equipo).

Tecnología Propiedad OEA Personal

BlackBerry 75 0

IPhone 8 68

Android 4 10

Basic 31 0

TOTAL 118 78 196

En los últimos años la tendencia mundial muestra una marcada inclinación a que el usuario final

quiera usar su propio dispositivo móvil tanto con fines personales como laborales. Como consecuencia de

esto, se ha producido una proliferación de teléfonos celulares personales en la Organización que no siguen

los estándares establecidos. Actualmente, el 89% de los teléfonos celulares que son de propiedad de la OEA

cumplen con los estándares de la Organización. Por otra parte el 100% de los teléfonos celulares

personales conectados a la red de la OEA no cumplen con los estándares de la Organización y se basan en

las siguientes tecnologías: IOS (Apple), Android (Google). Este conjunto de teléfonos personales utilizan

servicios de sincronización de correo y calendario sin cargo alguno para las respectivas áreas/usuarios. La

tabla precedente muestra estas situaciones.

La tendencia hacia la sustitución de los teléfonos celulares propiedad de la OEA con diversos

teléfonos celulares de propiedad de los usuarios utilizando diferentes plataformas e interconectados con

los servicios prestados por la SG/OEA es irreversible. Los usuarios prefieren utilizar su teléfono celular

personal en la Organización en la medida que la SG/OEA pueda prestar los servicios de sincronización.


Página 11 de 31

Otra de las tendencias que la OEA no puede pasar por alto es la proliferación de tabletas de

diferentes fabricantes que los usuarios desean utilizar dentro de la Organización.

Con el fin de poder hacer frente a estas tendencias, DOITS ha emitido una política de “Bring Your

Own Device” (BYOD), para ser considerada para su aprobación por el Comité de Tecnología (Information

Technology Governance Committee).

4 APLICACIONES

Computadoras, computadoras portátiles y dispositivos móviles son el medio por el cual los usuarios

de la OEA acceden las aplicaciones de la SG/OEA. En los últimos seis años, las aplicaciones han proliferado

como consecuencia del aumento de las necesidades de todas las áreas sustantivas para el acceso a datos e

información de una manera segura y rápida. Véase Anexo III. El noventa y cinco por ciento (95%) de todas

las aplicaciones de la SG/OEA han sido desarrolladas internamente por SAF/DOITS. El portafolio actual de

aplicaciones de la SG/OEA se puede clasificar de la siguiente manera:

1. Aplicaciones Principales (20), lo que significa que todos los usuarios tiene acceso a éstas

aplicaciones. Ejemplos de este tipo de aplicaciones son Exchange (correo y calendario de la OEA),

Leave Management System, OASConnect, y Help Desk.

2. Aplicaciones Departamentales (35), es decir aplicaciones personalizadas hechas a la medida para las

necesidades específicas de un área en particular. Ejemplos de este tipo de aplicaciones son

Fellowship Management System, Electoral Observers Management System, Conference and

Proceedings Management System (el sistema que administra todas las reuniones que se celebran

en el Salón Simón Bolívar – voz-datos-video).

3. Plataformas de Colaboración y Comunidades Virtuales (12). Estas aplicaciones son las herramientas

básicas que se utiliza hoy en día para la gestión de colaboración e intercambio de documentos,

grupos colaborativos de trabajo, comunidades virtuales y comunicaciones seguras.

95% de las Aplicaciones

desarrolladas internamente por SAF/DOITS


Página 12 de 31

Todas estas aplicaciones se pueden acceder a través de la red de la OEA o de forma remota,

siempre y cuando el usuario se autentifique correctamente. DOITS realiza un continuo análisis de las

necesidades de la Organización con respecto a las aplicaciones a los efectos de evaluar pertinencia,

consistencia, y seguridad de las mismas.

En las siguientes tablas se presenta un análisis completo del portafolio de aplicaciones existentes

por área de la Organización. Además, en el Anexo III se presenta el portafolio de aplicaciones completo.


Página 13 de 31

Secretaría General

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Continuing Contracts (CC)

Document Management System (IDMS)

GSB Meeting Room Reservations

HelpDesk

Internship Online Application

Legal Contracts (CPR)

OAS Calendar ( OASCAL)

OAS Personnel Database (OPDB) Charts

OASConnect

OASES

OASES Customer Service

Operating Plan System & Mandates Module (POA)

Performance Evaluation System (PES)

Personnel Action Request System (PAR)

Physical Inventory Management System (PIMS)

Project Management System (PMS)

Report Exec - Security Access

Results Based Contracting System (RBCS)

Service Request Travel Expense Claim System (TECS)

Consumer Safety and Health Network (RCSS)

Data Base of Projects of Payments for Ecosystem Services in Latin

America and the Caribbean (PES)

Educational Portal Moodle (EPMM)

Educational Portal of the Americas

Event Reservation (RSVP)

Fellowships Management System (FMS)

Indigenous Organizations Directory (IOD)

Main Building Calendar (CAL)

MAIL List System (Museum-Protocol)

Meetings Registration System

Migration Portal (MINPET)

MuniCompra

MuniPortal

Mutual Legal Assistance Glossary (MLAG)

OAS Projects (FEMCIDI)

OASES Change Control Application

Online Credit Card Payments

Petition/Cases Management System (PCMS)

Protected Areas Database (PADB)

Rowe Fund Loan System (RFLS)Secure Inter-American Network Management

DIA - Civil Society Collaborative Space

DLC/MLA Collaborative Space

ITEN/RIED Virtual Community

Internships Virtual Community

CITUR Virtual Community

Usuarios

Internos/Externos

Usuarios Internos

Portafolio de Aplicaciones de la OEA

Aplicaciones Departamentales

Plataformas de Colaboración y Comunidades Virtuales

Aplicaciones Principales

SECRETARIA GENERAL DE LA OEA

SEDI SAF SER SLA


Página 14 de 31

Secretaría General (Continuación)

Seguridad P

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HelpDesk





OASConnect

OASES









Service Request

Travel Expense Claim System (TECS)

Anti-Drug Multilateral Evaluation Mechanism (MEM)

CICTE Database (OLAT)

Database for Typologies and Money Laundering (TYPES)

Electoral Observers Management System (EOMS) - Evaluation

Module

Inter-American Network of Electoral Information and Practices

(RIPE)

Inter-American Observatory on Security (IOS)




Secure Inter-American Network Management

Summits of the Americas Follow-up System (SISCA)

Uniform Statistical System on Control of the Supply Area (CICDAT)

CICTE Major Events Security KMS-Collaborative Space

CICAD Virtual Community

Public Security Virtual Community



Usuarios Internos/Externos

Usuarios Internos


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Portafolio de Aplicaciones de la OEASecretaría General de la OEA

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Página 15 de 31

Secretaría General Adjunta

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Académ

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Técnic

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HelpDesk





OASConnect

OASES









Service Request


Citel Documents

Columbus Memorial Library CONTENTdm Library Collection

Database (OCLC)

Columbus Memorial Library Online Catalog (TLC)

Conference Proceedings Management System (CPMS)

Document Management System (DMS)





Searchable Database for Public Hearings of the IACHR

CIDH/DOITS Collaborative Space

CITEL Collaborative Space

National Offices Collaborative Space

CITEL Virtual Community

Portafolio de Aplicaciones de la OEA

SGA




Organismos Autónomos y Decentralizados

Usuarios

Internos/Externos

Usuarios Internos


Página 16 de 31

5 Capacidades de las salas multimediales

Conceptualmente hablando, una Sala Multimedial es un espacio colaborativo de trabajo en el cual

se utilizan múltiples tecnologías de la información a los efectos de enriquecer y mejorar el rendimiento

colectivo. Estas tecnologías incluyen el uso simultáneo de Internet (por cable o inalámbrica), proyectores de

alta definición, pantallas interactivas, audio-conferencia y/o videoconferencia. Todas estas tecnologías se

pueden instalar conjuntamente de acuerdo con las necesidades de los usuarios.

Desde 2008, la SG/OEA ha estado instalando diferentes tipos de salas multimediales, con diferentes

capacidades, de acuerdo con las necesidades y presupuesto disponible de cada área de la Organización. La

siguiente tabla muestra todas las salas con sus capacidades disponibles, así como su fecha de finalización.

Además de estas salas, la SG/OEA también ha instalado tres salas multimediales que suman a las

características anteriormente mencionadas la capacidad de operar con sistemas complejos de

videoconferencia. Estas salas se muestran en las siguientes imágenes.


Página 17 de 31


Página 18 de 31


Página 19 de 31

Anexos


Página 20 de 31

6 Anexo I – Inventario completo de computadoras

A B C

Desarrollo Humano, Educación y Empleo

Desarrollo Económico y Social

Desarrollo Sostenible

Servicios de Información y Tecnología

Servicios de Gestión Financiera y Administrativa

Servicios Generales

Recursos Humanos

Planificación y Evaluación

Departamento de Compras

Museo de Arte de las Américas

Asuntos Internacionales

Prensa y Comunicación

Derecho Internacional

Cooperación Jurídica

Seguridad Pública

Comité Interamericano contra el Terrorismo (CICTE)

Comisión Interamericana para el Control y Abuso de Drogas (CICAD)

Gestión Pública Efectiva

Cooperación y Observación Electoral

Sustentabilidad Democrática y Misiones Especiales

SG/OEA SUB-TOTAL PC: 647 245 310 92

Biblioteca Colón

Gestión de Conferencias y Reuniones

Coordinación de Oficinas y Unidades de la SG en los Estados Miembros

Secretaría de la Asamblea General

Comisión Interamericana de Derechos Humanos

Comisión Interamericana de Telecomunicaciones

Comisión Interamericana de Mujeres

Junta de Auditores Externos

Instituto Interamericano del Niño, la Niña y Adolescentes

Comisión de Selección de Becas para Estudios Académicos y Técnicos

Oficina del Inspector General

Tribunal Administrativo

SGA/OEA +ADA SUB-TOTAL PC: 213 46 109 58

TOTAL PC: 860 291 419 150

Internos/as 91 2 15 74

TOTAL COMPUTADORAS OEA (incluyendo Internos/as) 951 293 434 224

12 41 13

147 34 68 45

73 29 5

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41 6 27 8

41 52

9

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11 16 4

163

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40

66

37

Inventario PC

SPA

TIPO DE PC

SEDI

SER

SLA 31

91

9

OTRAS ENTIDADES,

ORGANISMOS Y

DEPENDENCIAS

AUTONOMAS Y

DECENTRALIZADAS

DEPARTAMENTO Nro. De Computadoras

ASG

71 83

SMS

27

34

Secretaría de Cumbres

Asesoría LegalSecr

etar

ía G

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OEA

Oficina de Protocolo

Fundación para las Américas

Fondo de Retiro y Pensión

Oficina de la Secretaría General

SAF

107

AntiguedadA 1 a 3 Años

B 3 a 5 Años

C 5 o más Años Baja: soporta programas múltiples a un rendimiento bajo.

ComputadoraAlta: soporta programas múltiples manteniendo un rendimiento alto.

Media: puede soportar tareas múltiples, pero no con un alto rendimiento.


Página 21 de 31

7 Anexo II – Memorando Administrativo N° 117 y su política


Página 22 de 31


Página 23 de 31


Página 24 de 31


Página 25 de 31


Página 27 de 31


Página 28 de 31


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Página 30 de 31

8 Anexo III – Todas las aplicaciones

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HelpDesk





OASConnect

OASES









Service Request


Anti-Drug Multilateral Evaluation Mechanism (MEM)

CICTE Database (OLAT)

Citel Documents

Columbus Memorial Library CONTENTdm Library Collection

Database (OCLC)

Columbus Memorial Library Online Catalog (TLC)

Conference Proceedings Management System (CPMS)

Consumer Safety and Health Network (RCSS)

Data Base of Projects of Payments for Ecosystem Services in Latin

America and the Caribbean (PES)

Database for Typologies and Money Laundering (TYPES)

Document Management System (DMS)

Educational Portal Moodle (EPMM)

Educational Portal of the Americas

Electoral Observers Management System (EOMS) - Evaluation

Module


Fellowships Management System (FMS)

Indigenous Organizations Directory (IOD)

Inter-American Network of Electoral Information and Practices

(RIPE)

Inter-American Observatory on Security (IOS)

Main Building Calendar (CAL)



Migration Portal (MINPET)

MuniCompra

MuniPortal

Mutual Legal Assistance Glossary (MLAG)

OAS Projects (FEMCIDI)

OASES Change Control Application



Protected Areas Database (PADB)

Rowe Fund Loan System (RFLS)

Searchable Database for Public Hearings of the IACHR

Secure Inter-American Network Management

Summits of the Americas Follow-up System (SISCA)

Uniform Statistical System on Control of the Supply Area (CICDAT)

CIDH/DOITS Collaborative Space

CITEL Collaborative Space

DIA - Civil Society Collaborative Space

DLC/MLA Collaborative Space

National Offices Collaborative Space

CICTE Major Events Security KMS-Collaborative Space

CICAD Virtual Community

ITEN/RIED Virtual Community

Public Security Virtual Community

Internships Virtual Community

CITUR Virtual Community

CITEL Virtual Community

Secretaría General de la OEAOrganismos Autónomos y

DecentralizadosSEDI SAF SER SLA SMS SPA

Oficin

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Usuarios

Internos/Externos

Usuarios Internos




A Febrero de 2013

% Aplicaciones Principales 30%

% Aplicaciones Departamentales 52%

Total de Applicaciones 67

% Aplicaciones de Colaboración 18%

Fundació

n P

anam

ericana p

ara

el D

esarr

ollo


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9 Anexo IV – Estándares de teléfonos celulares