infor final angelica practi (2)

UNIVERSIDAD DE HUANUCOPrácticas Pre profesionales I

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INFORME FINAL

PRACTICAS PRE-PROFESIONALES


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CONTENIDO TEMATICO

I.INTRODUCCIÓN................................................................................................................4

II. MEMORIA DESCRIPTIVA DE LA INSTITUCIÓN............................................................5

2.1 UBICACIÓN GEOGRÁFICA........................................................................................5

2.2 MEMORIA DESCRIPTIVA..........................................................................................6

2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA........................................................................................8

2.4 MISIÓN........................................................................................................................9

2.5 VISIÓN........................................................................................................................9

2.6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.......................................................10

III. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA....................................................................................11

3.1 Objetivo General........................................................................................................11

3.2 Objetivos Específicos................................................................................................11

IV. DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DEL TEMA, MATERIA DE LA............................12

PRÁCTICA..........................................................................................................................12

V. ANÁLISIS CRÍTICO Y APORTE A LA EMPRESA.........................................................30

5.1 ANÁLISIS CRÍTICO...................................................................................................30

5.2 APORTE TÉCNICO...................................................................................................30

VI. RECOMENDACIONES..................................................................................................31

VII. RECOMENDACIONES.................................................................................................32

VIII. BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................33

IX.ANEXOS………………..………………………………………………………………… …..34


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INFORME FINALPRACTICAS PREPROFESIONALES I

I. INTRODUCCIÓNEl ingreso de registro de expedientes en la Sub Gerencia de Personal en la

Municipalidad Provincial de Huánuco es un proceso que se realiza a diario

puesto que a esta oficina llegan los documentos desde mesa de partes, así

también otros documentos de la oficina de Remuneraciones, Oficina de

Bienestar Social, oficina de Escalafón.

El proceso de registrar los expedientes conlleva a destinar adecuadamente

y en poco tiempo para obtener la respuesta correspondiente a cada ingreso

de expediente.

Este proceso se lleva ejecutando manualmente y observando múltiples

deficiencias con este forma de trabajo sin el uso de un sistema adecuado

para la reducción de acumulación de papeles y disminuir el retraso de

respuesta de cada expediente ya que la secretaria de la Sub Gerencia de

Personal podrá registrar en un sistema y compartir información en tiempo

con el administrador, por esta razón en la participación de practicante en la

oficina de informática realizo en análisis y diseño de un Sistema de

Registro de Expedientes.


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II. MEMORIA DESCRIPTIVA DE LA INSTITUCIÓN

2.1 UBICACIÓN GEOGRÁFICA

El departamento de Huánuco se encuentra ubicado en la zona centro

oriental del Perú. Presenta una topografía accidentada con regiones de

sierra y selva. Por su ubicación equidistante entre el norte y el sur, la hacen

sujeta de un privilegiado clima templado cuyo promedio anual es de los

20°C. Limita con San Martín, Ucayali, Ancash, Pasco y Lima

Tiene una extensión de 35,315 kilómetros cuadrados y su población supera

los 600 mil habitantes.

Su capital es Huánuco y entre las ciudades más importantes figuran Tingo

María, Dos de Mayo, Ambo, Leoncio Prado y Pachitea.

2.1.1 NATURALEZA DEL BIEN: LOCAL MUNICIPALUBICACIÓN: En la Plaza Principal de Armas de esta ciudad, frente al

Jr. General Prado s/n.

LINDEROS: La propiedad limita, por el fondo ó sea por el lado sur con

propiedades de la testamentaría de Don E. Tamayo y los de doña

Laura Villamil viuda de Jiménez; por el lado derecho ó sea por el este,

con parten misma testamentaría Tamayo; por el oeste ó sea el lado

izquierdo, con propiedades de don Daniel Echevarría y por el norte ó

sea el frente con el “General Prado”.

PERIMETRO: Siguiendo las líneas medias de las paredes del lindero

y las correspondientes, hasta llegar al punto de partida, mide: por el

frente o lado del Jr. General Prado 36 metros; por el costado izquierdo

o lado oeste, saliendo de la finca, 35 metros, 30 cm; por el callejón del

fondo ósea respaldo, 37 metros 8 cm.; y por el lado derecho ósea el

este 55 metros 60cm; haciendo un total de: 159 metros 98 cm.;

AREA: Ocupa una extensión superficial de: 1,760 metros cuadrados.


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2.2 MEMORIA DESCRIPTIVA2.2.1 FUNCIONAMIENTO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANUCO

En la ciudad de Huánuco capital de la Provincia de este nombre en el

Departamento de Junín, a los catorce días del mes de Mayo de mil

ochocientos cincuenta y siete año, elegidos conforme a la Ley de primero de Diciembre último, los Señores de que debe componerse

la Municipalidad que el artículo ciento catorce que la Constitución establece con el número de bocales que la Ley del caso lo designa,

como lo componía el tenor de la Acta de diez del corriente, celebrada

por el Jurado Electoral, se reunieron en el Local de costumbre = a

saber = Dr. Antonio San Miguel, Don Gregorio Duran, D. Don Pablo

Valdivieso, Don Miguel Ingunza, Don José Manuel Sanches y Don

Francisco Fernández; y procedieron a la formación de la Mesa, bajo

cuyo presidencia debían continuar el desempeño de las posteriores

funciones que la Ley les encarga, eligiendo a viva voz, un Presidente,

un Adjunto, y un Secretario, que lo fueron por pluralidad absoluta para

el primer cargo, Don Francisco Fernández, para el segundo Don

Antonio San Miguel, y para el tercero el D. Don Pablo Valdivieso. En

consecuencia y posesionados de sus respectivos asientos procedieron

conforme al artículo designado de la citada Ley, a la calificación de la

elección que los había elevado el honorífico rango de Municipales. En

esa virtud encontrándola arreglado, y no habiendo habido reclamación

de ningún género, ni objetándose por ningún ciudadano la nulidad de

la elección de ninguno de sus miembros, quedó de hecho y por

mayoría absoluta, calificada dicha elección, e instalada la

Municipalidad. Enseguida se pasó a la Elección de los funcionarios

que determina el artículo veinte y uno de la presitada Ley, De cuyo

escrutinio resultaron electos por mayoría absoluta de sufragios, para Alcalde Don Antonio San Miguel, para Teniente Alcalde Don


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Gregorio Duran, para Síndicos Procuradores el D. Don Pablo

Valdivieso y don Miguel Ingunza, para Jueces de Paz Don José

Manuel Sánchez y don Matías Santa María, y para Secretario don

Francisco Fernández.

Acto continuo se procedió a la elección del tesorero que debiera

encargarse de la administración de sus fondos, cuyo nombramiento

recayó por cuatro votos, a favor de Don Atanasio Ramírez, habiendo

obtenido dos para el mismo cargo don Marielo Marinela. Con cuyo

procedimiento, y habiendo acordado se pusiera esta Disposición en

noticia del nombrado, para que previo otorgamiento de las finanzas y

para el inciso seguido del artículo treinta y dos de la referida Ley Orgánica le exige, se posesione del destino que se le confiere.

Terminó la presente sesión y la firmaron de que certifico.

Antonio San Miguel - José Manuel Sanches - Gregorio Duran - Marielo

Marinela - Francisco Fernández.

2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA

ORGANIGRAMA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUÁNUCO 2009ACUERDO DE CONCEJO N° 003 – 2009 - MPHCO (02 Marzo del 2009)

RESOLUCION DE ALCALDIA N° 121- 2009 MPHCO - A (13 MARZO 2009)


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2.4 MISIÓNOptimizar la utilización de los recursos: humano creativo calificado,

infraestructura, y económicos, según los modelos estándares de valores

morales. Para hacer de esta corporación edil, una Institución competitiva,

líder de desarrollo local, promoviendo la identidad cultural e institucional de

nuestra región.

2.5 VISIÓNPromover la cultura de cordialidad, paz, equidad social y económica. Para

generar fuentes de trabajo, que permita alcanzar el desarrollo de nuestra

ciudad, con participación vecinal, poniendo a su disposición información,

tecnología y conocimientos para el buen uso de los recursos disponibles de

forma transparente y concertadora.

2.6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO: Técnico Administrativo III

. NATURALEZA DEL CARGO: Ejecutar actividades relacionadas al apoyo del sistema administrativo.

. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO:

1. Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar la

documentación que ingresa y se genera en la Subgerencia.

2. Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su

distribución.

3. Orientar al personal y público en general sobre gestiones a realizar y

situación de documentos.


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4. Intervenir con criterio propio en la redacción de documentos

administrativos de acuerdo a indicaciones generales.

5. Elaborar proyectos de Resolución sobre asuntos de personal.

6. Preparar y ordenar documentación para reuniones y/o conferencias.

7. Automatizar la documentación por medios informáticos.

8. Otras funciones que le asigne el Subgerente de Personal.

. LÍNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD El Técnico Administrativo III, depende directamente del Subgerente de

Personal.


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III. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA

3.1 Objetivo General Automatizar el proceso de registro de expedientes de la Sub Gerencia

de Personal.

3.2 Objetivos Específicos 1. Analizar el registro de expedientes que ingresan en la Oficina de la Sub

Gerencia de Personal.

2. Evaluar el proceso de registro de expedientes en la Oficina de la Sub


3. Diseñar un sistema de Registro de Expedientes en la Oficina de la Sub



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IV. DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DEL TEMA, MATERIA DE LA PRÁCTICA

La metodología cascada se utilizó en el desarrollo del proyecto “Análisis y Diseño de un Sistema de Registro de Expedientes de Ingreso Diario de la Sub Gerencia de Personal en el cargo del técnico administrativo III”, consta de las siguientes etapas:

4.1.- Identificación De Problemas Oportunidades Y Objetivos 4.1.1 Observar de manera objetiva la oficina

Mesa de partes

Oficina de personal

Gerencia de administración

Escalafón

Remuneraciones

Bienestar social


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4.1.2 Identificación del problema

Acumulación de papeles y pérdida de información.

4.2.- Determinación De Los Requerimientos De Información

4.2.1 Determinación de los requerimientos

4.2.1.1Descripción del problema

Los documentos son recepcionados en el área de mesa de partes para luego

ser derivadas en distintas áreas a los cuales van dirigidas en este caso nos

enfocamos en el área de personal en el cual se pudo apreciar lo siguiente: la

recepción de documentos se realiza de forma manual lo ocasiona la

acumulación de papeles y la pérdida de los mismo creando así malestar

dentro del área ya que dicha información es relevante para la toma de

decisiones.


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Una síntesis de la problemática se refleja en el siguiente cuadro 1.

El problema de Lentitud al momento de verificar los documentos. Demora en la entrega de documentos.Imposibilidades de generar estadísticas porque todas las fichas se encuentran en papeles y no están digitalizados.El personal no puede alumnos no pueden ver el reporte de sus notas no sin antes ir a La oficina de matriculaNo se pueden ver de forma inmediata los expedientes que les corresponde al área de sub Gerencia de Personal.Acumulación de papeles.

Afecta a PersonalSub Gerencia de Personal

AdministradorSecretaria

El impacto del cual es

Incumplimiento en los tiempos establecidos en la entrega de los resultados.

Una solución exitosa sería

Realizar el Análisis y Diseño de Sistemas para mejorar y optimizar el registro de los expedientes.

Brindar reporte de expedientesBrindar reporte listos

Brindar reporte revisado y los no revisados.

Cuadro 1 Síntesis de la problemática


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Identificación de usuarios para la toma de requerimientosNº USUARIO CARGO FUNCION

0 Consejo Municipal Administrar la universidad

1 Jesús Giles Alipazaga

Alcalde Elaborar u proponer políticas de Bienestar Universitario y ejecutar programas de Bienestar Social

2 Gerencia Municipal Identificar y orientar la solución de problemas de orientación vocacional y profesional en los estudiantes universitarios

3 Gerencia de Administración

4 Sub gerencia de personal

Recepcionar, Calificar, registrar y tramitar la documentación y/o correspondencia que egrese o ingrese de la oficina de bienestar Universitario

5 Secretaria

6 Personal


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Toma de Requerimientos

Requerimiento de Sub Gerencia del Área de personalFECHA 12/01/11

NOMBRE DEL USUARIO Zenon………..

FUNCION Gerencia de Administración

ANALISTA Angelica Romero Palacios

AREA FUNCIONAL Sub Gerencia del Área de personal

VERSION 1.0

REQUERIMIENTO PRIORIORIDAD.

FUNCIONALES

1. Ingreso de expedientes.2. Búsqueda de los expedientes del personal.3. Búsqueda de la persona que presento el expediente.4. Ingreso al sistema de registro de expedientes 5. Lista de los expedientes ingresados por el personal.6. Generar estadísticas de expedientes ingresados por el sistema.

NO FUNCIONALES1. El acceso al sistema se realiza con una clave y por

niveles2. Los expedientes se pueda llenar por el sistema.

PLATAJORMA CON LA QUE SE CUENTA (HARDWARE Y SOFTWARE)

Software- XP- Microsoft Office 2003

Hardware- Computadora PIII- Laser xp

GLOSARIO

1.1.1.1 Requerimiento de la SecretariaFECHA 12/01/11


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NOMBRE DEL USUARIO Secretaria

FUNCION Sub gerencia de personal


AREA FUNCIONAL Secretaria

VERSION 1.0


1. Ingreso de expedientes.2. Búsqueda de los expedientes del personal.3. Búsqueda de todos los documentos ingresados del personal.4. Lista de todos los expedientes ingresados por días.5. Generar estadísticas de los expedientes por: tipo de documentos

ingresados al sistema.

DESCRIPCION DEL DOMINIO DEL SISTEMA


Software- XP- Microsoft Office 2003

Hardware- Computadora IV- Laser XP

GLOSARIO


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1.1.1.2 Requerimiento de PersonalFECHA 12/01/11

NOMBRE DEL USUARIO Personal

FUNCION Usuarios


AREA FUNCIONAL Personal Administrativo

VERSION 1.0


Requerimientos Funcionales

Reporte de Documentos Cursos que se pueden llevar al iniciar un ciclo Historial de expedientes Detalles de los expedientes (licencia por salud, licencia sin goce de

haber, licencia de permiso de maternidad, practicas, planilla de remuneración, bien estar social, escalafón.)

Estar registrado como usuario en el sistema. Consultas de libros. Rol de exámenes

Requerimientos No Funcionales

El acceso al sistema debe ser con una clave de acceso Tener acceso al sistema-


GLOSARIO


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1.1.2 Estructuración de los Requerimientos

Código Requerimientos Funcionales PriorizaciónVERSION

DE IMPLEMEN.

ELIMINAR SI SE

RETRASA EL

PROYECTO R001 · Reporte de expedientes A 1.0 NOR002 · Historial de expedientes A 1.0 NOR003 · Ingresar expedientes A 1.0 NOR004 · Ingreso de Tipos de expedientes solicitados B 3.0 NOR005 · Ver expedientes A 1.0 NOR006 · Expedientes que se registran en el sistema M 2.0 SIR007 · Historial de expedientes A 1.0 NOR008 · Ver ingresos de expedientes R009 · Ver expedientes solicitados. A 1.0 NO

R010· Detalles de lo expedientes solicitados por el personal administrativo M 2.0 SI

R011 · Tener videos tutoriales B 3.0 SIR012 · Tener Video conferencias B 3.0 SIR013 · Consultas de libros por internet B 3.0 SI Requerimientos No Funcionales R014 · El acceso al sistema debe ser con una clave de acceso A 1.0 NOR015 · Tener acceso al sistema. A 1.0 NOR016 · Estar registrado como usuario. M 21.0 SI


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4.2.2 La entrevista

Es una de las herramientas más importantes de la búsqueda de datos. Es

una reunión planificada donde se obtiene información por medio de otras

personas. Se ejecuto la entrevista teniendo en cuenta 6 pasos:

Se determinó a que personas se van a entrevistar para la obtención

de datos ya que estas personas deben de estar involucrados directa o

indirectamente con el sistema manual de registro diario de los expedientes.

Siendo estas personas como la secretaria de la Sub Gerencia de Personal

encargada de registrar los expediente en un libro que lleva como nombre

registro diario de expedientes.

Se estableció los objetivos de la entrevista :

o Obtener información acerca del actual sistema manual de registro

de expedientes.

o Realizar una serie de preguntas para el nuevo sistema

automatizado de registro de expedientes.

Preparación para la entrevista

o Se coordina la hora y la fecha de la reunión

o Se realizaron preguntas abiertas ,preguntas cerradas y preguntas

con respuestas limitadas

Día de la entrevista

o Escuche cuidadosamente lo que decía la secretaria

o Realiza las preguntas

o Sugerencias y opiniones


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Documente la entrevista

Evalué la entrevista

3.- Análisis De Las Necesidades Del Sistema DIAGRAMA DE CONTEXTO NIVEL 1


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DIAGRAMA DE CONTEXTO NIVEL 1


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DICCIONARIO DE DATOS

ELEMENTO DE DATO

ESTRUCTURA DE DATOS

ELEMENTO DE DATO : Usuario y Contraseña

DESCRIPCION: Identificación de la secretaria

LONGITUD: 10 CaracteresESTRUCTURA DE DATO : Ingreso de documentos

DESCRIPCION: Código de los documentos ingresados, número de registro, número de documento, fecha, unidad orgánica remitente, asunto, destino.

CONTENIDO: Número de registroNúmero de documentoFechaUnidad orgánica remitenteAsuntoDestinoFecha destino

VOLUMEN: 50 por día


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PROCESO DE DATOS

PROCESO : Generar Reporte de Documentos

DESCRIPCION: Generar reporte de los documentos ingresados.

ENTRADAS SALIDAS

REPORTE DE Documentos

Número de registro

Número de documento

Fecha

Unidad orgánica remitenteAsuntoDestinoFecha destino

Mostrar reporte de documentos

PROCESO : Generar Datos de la Secretaria

DESCRIPCION: Generar Datos de la Secretaria encargada en el proceso.

ENTRADAS DESCRIPCION SALIDAS

Usuario y Contraseña

-Ingresar Usuario de la Secretaria

-Ingresar la Contraseña.

Datos de la Secretaria


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ALMACEN DE DATOS

ALMACEN DE DATOS: Registro de Documentos

DESCRIPCION: Archivo de los datos actualizados de los documentos.

FLUJO DE DATOS RECIBIDOS: - Ingreso de documentos.Número de registro Número de documentoFechaUnidad orgánica remitenteAsuntoDestinoFecha destino

FLUJO DE DATOS PROPORCIONADOS: Registro de documentos

DESCRIPCION DE DATOS: Mostrar reporte de registro de documentos.


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4.- Diseño Del Sistema Recomendado

Menú Principal Del Sistema De Información

Permite al usuario tener acceso a todas las opciones del sistema de información y

poder navegar por los diferentes módulos con las que cuenta el sistema.

El menú principal esta conformado por: Archivo, registro y reportes


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Menú Archivo: mostrará la opción salir. Será utilizado cuando los usuarios no

accederán al sistema


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Menú Registro: mostrará las opciones de: Registro de oficios, Registro de Minutas,

Registro de Expediente. Será utilizado deacuerdo al tipo de usuario (Ejecutivo y

Técnico Operativo)


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Menú Reportes: mostrará las opciones de: Reporte de Usuarios (consulta,

aquellos que solo buscan información y formales, aquellos que establecen

sus empresas), Reporte Expedientes, Reporte Oficios. Será utilizado

deacuerdo al tipo de información que necesitaran los usuarios


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V. ANÁLISIS CRÍTICO Y APORTE A LA EMPRESA

5.1 ANÁLISIS CRÍTICO

Al realizar mis prácticas durante tres meses apoye

independientemente de proyecto en reparación y mantenimiento de

las maquinas, administración de base de datos, el inventariado de

las maquinas, soporte y mantenimiento de redes.

5.2 APORTE TÉCNICO

Los aportes técnicos fueron los siguientes:

Se realizo mantenimiento y configuración del servidor.

Manejo y apoyo del servidor.

Mantenimiento y Configuración de equipos

Apoyo para la toma de decisiones


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VI. RECOMENDACIONES


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VII. RECOMENDACIONES


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VIII. BIBLIOGRAFÍA

JAMES A SENN, Análisis y Diseño de Sistema de Información, Mc Graw Hill, Enero

1990

JAMES A. SENN, Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Segunda Edición, Mc

Graw Hill, Abril 2000.

http://www.monografias.com

http://mmalicea.tripod.com/proyecto/analisis.htm

http://mmalicea.tripod.com/proyecto/analisis.htm


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IX. ANEXOS

a introducción obedece a la formulación de las siguientes preguntas:

¿Cuál es el tema del trabajo? ¿Por qué se hace el trabajo?

¿Cómo está pensado el trabajo?

¿Cuál es el método empleado en el trabajo?

¿Cuáles son las limitaciones del trabajo?

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