inf 005 procedimiento para la seleccion y evaluacion de proveedores y contratistas.pdf

PROCEDIMIENTO PARA LASELECCIN Y EVALUACIN DE

PROVEEDORES Y CONTRATISTASCdigo: INF 005Versin: 4Pg. 1 de 7

El presente procedimiento/documento es una copia nocontrolada al ser impreso o no contener el sello de controldocumental

1 OBJETIVOSeleccionar y evaluar los proveedores y contratistas crticos de CIAM LTDA para asegurar el nivelde calidad, confiabilidad, grado de cumplimiento, gestin en Seguridad y Salud en el trabajo.

2 ALCANCE

La seleccin aplica a posibles proveedores de servicios crticos (Talleres, Suministros,servicios de HSE) y Contratistas.

La evaluacin aplica a proveedores crticos y a Contratistas

3 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS HSE-Q: H: Health (Salud) S: Security (Seguridad) E: Environment (Ambiente) Q: Quality

(Calidad) RUT: Registro nico Tributario. Proveedor: Se entiende por proveedor la empresa o persona natural que provee de

suministros y servicios a la empresa de manera indirecta. Contratista: Empresa o persona que presta sus servicios con relacin directa a la actividad

principal del contratante o que afecte el proyecto a realizar. ARL: Administradora de Riesgo Laborales. EPS: Empresa Promotora de Salud. AFP: Administradora de Fondo de Pensiones.

4 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE

1Clasificacin deProveedores yContratistas.

De acuerdo al tipo de servicio o suministros se hanclasificado los proveedores y contratistas de lasiguiente manera:

Proveedores:Coordinador deCalidad

Contratistas:Coordinador HSE




No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLECONTRATISTAS:Servicios de mantenimiento y obras civiles

Contratacin de servicios adicionales

PROVEEDORES:Servicios de Salud Ocupacional

IPS (Instituto Prestador de Salud) Asesores, Consultores, Instructores para

capacitaciones Servicios Especializados en Salud

Ocupacional (Estudios de Higiene, Programasde Vigilancia, Vacunacin Etc.)

Transporte Servicio de alquiler de vehculos

Servicios de Mantenimiento Talleres de Mantenimiento mecnico,

elctrico y en general Servicios de mantenimiento de equipos de

emergencia Servicios de mantenimiento de instalaciones

Proveedores de Suministros Venta de Suministros y Materiales Venta de equipos crticos Suministros en General

Ing. Residente/Coordinador deCalidad

Coordinador HSE

Coord. de compras yalmacnCoord. de compras yalmacn

Coord. de compras yalmacn

2 Seleccin deContratistas

Solicitar los Documentos mnimos requeridos parala prestacin del servicio. Si no cumple con ladocumentacin se seleccionar otro Contratistas.La documentacin solicitada ser de acuerdo a lainformacin adicional del presente procedimiento,as como, en el formato de registro de contratistasy proveedores.

Ingresar al listado de contratistas.

Realizar Inspeccin de los equipos antes de iniciar






No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLEcualquier operacin para verificar si son adecuadosy se encuentran en buen estado. Si no cumple conestas condiciones se seleccionar otro contratista.

Coordinador HSE

3Seleccin deProveedoresCrticos

Solicitar los Documentos mnimos requeridos parala prestacin del servicio. Si no cumple con ladocumentacin se seleccionar otro Proveedor. Ladocumentacin solicitada ser de acuerdo a lainformacin adicional del presente procedimiento,as como, en el formato de registro de contratistasy proveedores.

Ingresar al listado de Proveedores.

En el caso de los proveedores de servicios demantenimiento se har inspecciones al sitio detrabajo de acuerdo al formato establecido

Coord. de compras yalmacn/Secretaria

4Evaluacin aContratistas yproveedores

Se Realizarn la evaluacin mediante el FormatoEvaluacin de Proveedores y Contratistas. LasEvaluaciones se realizarn semestralmente paraproveedores Crticos y contratistas.

Las Evaluaciones se realizarn adems en el momentoen que se est seleccionando a los Contratistas y/oProveedores. Dicha evaluacin la har el Coordinadorde infraestructura & logstica y Departamento HSEcon sus respectivos formatos.

Si el resultado de la Evaluacin es menor de 2.0 sedar por rechazado el Contratista y/o proveedor, si elresultado est entre 2 y 3.5 quedar condicionadomediante compromisos en plan de accin, si es mayora 3.5 continuar siendo Contratista y/o proveedor deCIAM Ltda.

Estos resultados de la seleccin o evaluacin serndados a conocer a los evaluados para sufortalecimiento o mejoras.

Se les har evaluacin y re evaluacin a contratistas y/o

De acuerdo aResponsables del No.

1 de esteprocedimiento de

acuerdo a laclasificacin deproveedores ycontratistas.




No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLEproveedores que presten servicios con ms de tresmeses consecutivos.

5 Monitoreo HSE

Se har una seguimiento HSE a mediante el formatoHSE R-104, se tendr en cuenta los siguientescriterios de aceptacin si el resultado de la Evaluacines menor de 40% se dar por rechazado el Contratistay/o proveedor, si el resultado est entre 40% y 60%quedar condicionado mediante compromisos en plande accin, si es mayor a 75% continuar siendoContratista y/o proveedor de CIAM Ltda.

Se les har monitoreo a contratistas que prestenservicios por ms de tres meses consecutivos y seancrticos HSE.

Coordinadores ySupervisores HSE.

6

Divulgacin delProcedimiento deSeleccin yEvaluacin deProveedores yContratistas

Se darn a conocer los siguientes documentos a loscontratistas y proveedores de CIAM LTDA:

Polticas de HSE, Seguridad Vial, NoAlcohol, drogas y fumadores

Procedimiento Operativo (Cuando Aplique) AST (Cuando Aplique) Tarjetas SOC

Coordinador HSE

DOCUMENTACION SOLICITADA A CONTRATISTAS Y PROVEEDORES ENGENERALLa documentacin que debern presentar todos los contratistas y Proveedores sin importar el tipo deservicio o suministro sern los siguientes:

TIPO DE DOCUMENTO PERSONANATURALPERSONAJURIDICA

Registro de Contratistas y Proveedores Diligenciado Portafolio de Servicio o carta de presentacin de los servicios

ofrecidos Certificado de cmara de comercio (No mayor a 30 das) Registro nico Tributario (RUT)




Cdula de Ciudadana representante Legal Certificacin RUC, OHSAS 18001:2007, ISO 9001:2007, ISO

14001:2004 si cuenta con ellas.

Licencias o permisos ambientales ( cuando aplique)

DOCUMENTOS PARA PROVEEDORES DE ALQUILER DE VEHICULOS

TIPO DE DOCUMENTOVEHCULOCARGAPESADA

VEHCULOALQUILERCAMIONETA

CONDUCTOR Hoja de Vida. Cdula de Ciudadana. Licencia de Conduccin. Manejo Defensivo. Fotocopia Afiliacin ARL, EPS y AFP del conductor u

operador o ltimo pago (esta informacin deber seractualizada mensualmente).

Copia del carnet de vacunacin contra ttano y Fiebre

Amarilla. VEHCULO

Carta de Propiedad SOAT (Seguro Obligatorio contra accidentes de

trnsito)

Certificado Tcnico Mecnica y Emisin de gases

Pliza de responsabilidad civil contractual

Pliza de responsabilidad civil Extracontractual

Extracto de Contrato




DOCUMENTOS ESPECIALES PARA PROVEEDORES DE SERVICIOS DE SALUDOCUPACIONAL

TIPO DE DOCUMENTO PERSONANATURALPERSONAJURIDICA

Licencia en Salud Ocupacional (personal y empresa) Certificados de calibracin de equipos (en caso de estudios de

higiene) Hoja de Vida (Asesores, Instructores) Fotocopia ltimo pago de seguridad social (en los casos que se

realicen estudios o capacitaciones en las instalaciones de CIAMLtda.).

DOCUMENTOS ESPECIALES PARA PROVEEDORES DE SERVICIOS DEMANTEMIENTO

TIPO DE DOCUMENTO TALLERES EXTINTORES INSTALA -CIONES Certificado de Vertimientos Hojas de Seguridad de Productos Qumicos utilizados

5 PRECAUCIONES DE SALUD, SEGURIDAD INDUSTRIAL Y AMBIENTE

SALUD Y SEGURIDAD Manejo adecuado de equipos de cmputo. Usar elementos de Proteccin Personal cuando se realice la visita de campo. Mantener cierta distancia del lugar donde se estn desarrollando obras. Conocimiento de plan de emergencia. Aplicar todos los estndares de HSE establecidos CIAM LTDA., y / o por el cliente.

AMBIENTE: Hacer correcta disposicin de los residuos que se generen. Verificar cumplimiento de compromisos legales ambientales.




Versin Fecha deVersinCambios con relacin a la versin

anterior: Aprob:

0 Enero 04 de 2011Se integr el procedimiento para realizarauditoras en Salud Ocupacional,Seguridad Industrial, Ambiente yCalidad.

CARLOS RODRGUEZGerente

1 Mayo 23 de 2011 Se adiciono el tem sobre monitoreo enHSE a los proveedores y contratistas.CARLOS RODRGUEZ

Gerente

2 31 de Enero de2012Se actualizo y fue aprobado por el nuevoGerente.

EDUARDO CRUZGerente

3 18 de Enero de2013

Se modific que el departamento deHSE realizara evaluacin a proveedoresy/o sub contratistas crticos mediante elformato HSE R-104 y se incluy loscriterios de aceptacin en cuanto aevaluacin de HSE.

EDUARDO CRUZGerente

4 21 de Abril de2013Revisin y Cambios generales enObjetivo, Alcance y Pasos de losprocedimientos.

EDUARDO CRUZGerente

inf 005 procedimiento para la seleccion y evaluacion de proveedores y contratistas.pdf

Documents