INDICE

TEMA 3: INTRODUCCION DE DIFERENTES TIPOS DE INFORMACION

1.1 DATOS ALFANUMERICOS, NUMERICOS, FECHA, ETC.

1.2 COMO USAR LAS HOJAS DE TRABAJO

1.3 INSERCION DE HOJAS

1.4 ELIMINACION DE HOJAS

1.5 COPIA DE HOJAS Y MOVIMIENTO DE HOJAS

1.6 TRABAJO CON RANGOS

1.7 INSERCION DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS.

INTEGRANTES DEL EQUIPO

1.- AMEYALLI GABRIELA ZARATE MARTINEZ

2.- ANDREA PEREZ MALDONADO

3.- IXCHEL BERENICE MERLIN CANSECO

4.- DULCE JAZMIN PEÑA SANTIAGO

5.- ERIKA LOURDES TOLEDO RASGADO

6.- VERONICA PATRICIA AGUDO RIOS

7.- ROSARIO BERENICE RAMIREZ GARCIA

8.- MARIBEL ZULEYMA GONZÁLEZ NIÑO

USO DE LAS FUNCIONES DE EXCEL PARA LA IMPORTACIÓN DE DATOS

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la

creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para

funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la

sintaxis de éstas.

Introducir funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: Nombre _función (argumento 1; argumento 2;...; argumento N) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma; Ejemplo: =SUMA (A1:C8) Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro

de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. 6.2. Autosuma y funciones más frecuentes Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que

nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx. (Obtiene el valor máximo) o Mín. (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones.... Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se

realice la operación antes de pulsar el botón.

Insertar función Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos Introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción

de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el

botón, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que

incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las

funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los

argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro

caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número 1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda

o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga

más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de

celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz

clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo

hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número 2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA (A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA (A1:A5). Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma ((A1+A3) ;(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma

podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX

(SUMA (A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor

máximo. Excel realizará primero la suma SUMA (A1:A4) y después calculará el valor máximo entre

el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un

"número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde

el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el

día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como

argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos. Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

Funciones financieras Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras. Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

Controlar errores en funciones Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar los errores en las fórmulas. Para corregirlos necesitaremos, primero, localizarlos. Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico como =PROMEDO (A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de tipo #¿NOMBRE?. Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de errores...

dentro del grupo Auditoría de fórmulas.

Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su localización en el submenú. En éste apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que realiza la misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú. Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la imagen

donde nos informa de qué tipo de error se ha detectado y en ocasiones nos puede ofrecer una

corrección.

La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es el problema y pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos manualmente.

Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del libro, si es que hay más de uno. Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir error, para dejar la fórmula tal y como está. El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalua la fórmula y nos informa dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si está en los parámetros de la fórmula. Otras herramientas de Auditoría de fórmulas En la pestaña de Fórmulas también hay disponibles otras opciones útiles.

- Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula. - Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula. También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú Comprobación de errores..... - Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear precedentes.

- Evaluar fórmula abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y

sus resultados.

- La Ventana inspección permite hacer un seguimiento del valor de las celdas.

6.10. Enlazando y consolidando hojas de trabajo Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas. Es inevitable hablar de los conceptos enlazar y consolidar hojas. Enlazar hojas de trabajo. El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos: - el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

- el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos. La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.

No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc. Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es

decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está

la fórmula.

IMPORTAR DATOS EN EXCEL Y CREAR UN MODELO DE DATOS

IMPORTAR DATOS DESDE UNA BASE DE DATOS

El objetivo de esta sección es conectarse a un origen de datos externo e importar datos en Excel

para realizar un análisis más exhaustivo.

Empecemos por descargar algunos datos de Internet. Los datos describen medallas olímpicas y

son parte de una base de datos de Microsoft Access.

Haga clic en los siguientes vínculos para descargar los archivos que usaremos durante esta serie

de tutoriales. Descargue cada uno de los cuatro archivos a una ubicación que sea fácilmente

accesible, como Descargas o Mis documentos, o en una carpeta nueva que cree:

> OlympicMedals.accdb base de datos de Access

> OlympicSports.xlsx libro de Excel

> Population.xlsx libro de Excel

> DiscImage_table.xlsx libro de Excel

En Excel, abra un libro vacío.

Haga clic en DATOS > Obtener datos externos > Desde Access. La cinta de opciones se ajusta

dinámicamente en función del ancho del libro, de modo que los comandos de la cinta pueden ser

levemente diferentes a los de las pantallas siguientes. La primera pantalla muestra la cinta de

opciones cuando un libro es extenso, la segunda imagen muestra un libro que ha cambiado de

tamaño para ocupar solo una parte de la pantalla.

IMPORTAR DATOS DESDE ACCESS

Importar datos desde Access con una cinta de opciones pequeña

Seleccione el archivo OlympicMedals.accdb que descargó y haga clic en Abrir. Aparece la

siguiente ventana Seleccionar tabla, que muestra las tablas de la base de datos. Las tablas de la

base de datos son similares a las hojas de cálculo o las tablas de Excel. Active la casilla Activar

selección de varias tablas y seleccione todas las tablas. A continuación, haga clic en Aceptar.

Seleccione la ventana de tablas

Aparece la ventana Importar datos.

NOTA Observe la casilla de la parte inferior de la ventana que permite Agregar estos datos al

modelo de datos y que se muestra en la siguiente pantalla. Cuando importa o trabaja con dos o

más tablas al mismo tiempo, se crea un modelo de datos de forma automática. Un modelo de datos

integra tablas, lo que permite realizar un análisis exhaustivo con tablas dinámicas, PowerPivot y

POWER View. Al importar tablas de una base de datos, las relaciones existentes entre estas en la

base de datos se usan para crear el modelo de datos en Excel. El modelo de datos es transparente

en Excel, pero puede visualizarlo y modificarlo directamente mediante el complemento PowerPivot.

El modelo de datos se describe con más detalles más adelante en este tutorial.

Seleccione la opción Informe de tabla dinámica, que permite importar las tablas en Excel y prepara

una tabla dinámica para analizar las tablas importadas. A continuación, haga clic en Aceptar.

Ventana Importar datos

Una vez importados los datos, se crea una tabla dinámica con las tablas importadas.

Tabla dinámica en blanco

Con los datos importados en Excel y el modelo de datos creado automáticamente, ya estará listo

para explorar los datos.

Explorar datos con una tabla dinámica

Explorar datos importados es sencillo mediante una tabla dinámica. En una tabla dinámica, arrastre

los campos (parecidos a las columnas de Excel) de las tablas (como las tablas que acaba de

importar de la base de datos de Access) a distintas áreas de la tabla dinámica para ajustar el modo

en que se presentan los datos. Una tabla dinámica tiene cuatro áreas: FILTROS, COLUMNAS,

FILAS y VALORES.

Las cuatro áreas de Campos de tabla dinámica

Puede que se requieran varias pruebas para determinar a qué área se debe arrastrar un campo.

Puede arrastrar todos los campos que quiera a las tablas hasta que la tabla dinámica presente los

datos del modo en que desea verlos. No dude en probar arrastrar campos a diferentes áreas de la

tabla dinámica; los datos subyacentes no se ven afectados cuando arrastra campos a una tabla

dinámica.

Vamos a explorar los datos de medallas olímpicas en la tabla dinámica, comenzando por los

medallistas olímpicos organizados por disciplina, tipo de medalla y país o región del atleta.

En Campos de tabla dinámica, expanda la tabla Medallas haciendo clic en la flecha junto a ella.

Busque el campo País Región CON en la tabla Medallas expandida y arrástrelo hasta el área

COLUMNAS. CON (NOC) son las siglas en inglés de Comités Olímpicos Nacionales, que es la

unidad organizativa de un país o una región.

A continuación, desde la tabla Disciplinas, arrastre Disciplina hasta el área FILAS.

Vamos a filtrar Disciplinas para mostrar sólo cinco deportes: tiro con arco, saltos, esgrima, patinaje

artístico y patinaje de velocidad. Esto se puede hacer desde dentro del área Campos de tabla

dinámica, o desde el filtro Etiquetas de fila de la propia tabla dinámica.

Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica para asegurarse de que la tabla dinámica de

Excel esté seleccionada. En la lista Campos de tabla dinámica, donde la tabla Disciplinas está

expandida, pase el cursor sobre el campo Disciplina para que aparezca una flecha desplegable en

la parte derecha. Haga clic en el menú desplegable, luego en (Seleccionar todo) para eliminar

todas las selecciones y, a continuación, desplácese hacia abajo y seleccione tiro con arco, saltos,

esgrima, patinaje artístico y patinaje de velocidad. Haga clic en Aceptar.

O bien, en la sección Etiquetas de fila de la tabla dinámica, haga clic en el menú desplegable que

se encuentra al lado de Etiquetas de fila, haga clic en (Seleccionar todo) para eliminar todas las

selecciones y, a continuación, desplácese hacia abajo y seleccione tiro con arco, saltos, esgrima,

patinaje artístico y patinaje de velocidad. Haga clic en Aceptar.

En Campos de tabla dinámica, en la tabla Medallas, arrastre Medalla al área VALORES. Puesto

que los valores deben ser numéricos, Excel cambia automáticamente Medalla a Recuento de

medallas.

En la tabla Medallas, seleccione Medalla nuevamente y arrástrela al área FILTROS.

Vamos a filtrar la tabla dinámica con el fin de que muestre solo los países o las regiones con más

de 90 medallas. Para ello, proceda de la siguiente manera.

En la tabla dinámica, haga clic en la lista desplegable situada a la derecha de Etiquetas de

columna.

Seleccione Filtros de valor y luego Mayor que...

Escriba 90 en el último campo (a la derecha). Haga clic en Aceptar.

Ventana Filtro de valor

La tabla dinámica es similar a la de la pantalla siguiente.

Tabla dinámica actualizada

Con poco trabajo, ahora dispone de una tabla dinámica básica que incluye campos de tres tablas

distintas. Lo que ha facilitado tanto esta tarea fueron las relaciones ya existentes entre las tablas.

Dado que existían relaciones de tabla en la base de datos de origen y que importó todas las tablas

en una sola operación, Excel pudo volver a crear esas relaciones en el modelo de datos.

Sin embargo, ¿qué sucede si los datos provienen de orígenes distintos o se importan más

adelante? Normalmente, puede crear relaciones con datos nuevos según las columnas

coincidentes. En el paso siguiente, importará tablas adicionales y aprenderá cómo crear relaciones

nuevas.

IMPORTAR DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Ahora vamos a importar datos desde otro origen, esta vez desde un libro existente, y, a

continuación, especificar las relaciones entre nuestros datos existentes y los datos nuevos. Las

relaciones le permiten analizar colecciones de datos en Excel y crear visualizaciones interesantes e

inversivas de los datos que importa.

Empecemos creando una hoja de cálculo en blanco, para luego importar datos de un libro de

Excel.

Inserte una nueva hoja de cálculo de Excel y nómbrela Deportes.

Vaya a la carpeta que contiene los archivos de datos de muestra descargados y abra

OlympicSports.xlsx.

Seleccione y copie los datos en Hoja 1. Si selecciona una celda con datos, como, por ejemplo, la

celda A1, puede presionar Ctrl + A para seleccionar todos los datos adyacentes. Cierre el libro

OlympicSports.xlsx.

En la hoja de cálculo Deportes, coloque el cursor en la celda A1 y pegue los datos.

Con los datos aún resaltados, presione Ctrl + T para darles formato de tabla. También puede

aplicar formato de tabla a los datos desde la cinta de opciones seleccionando INICIO > Dar formato

de tabla. Dado que los datos tienen encabezados, seleccione Mi tabla tiene encabezados en la

ventana Crear tabla que aparece, tal como se muestra aquí.

Ventana Crear tabla

Aplicar formato a los datos como una tabla tiene muchas ventajas. Puede asignar un nombre a una

tabla, lo que hace que sea fácil identificar. También puede establecer relaciones entre tablas, lo

que permite la exploración y el análisis en tablas dinámicas, PowerPivot y POWER View.

Asigne un nombre a la tabla. En HERRAMIENTAS DE TABLA > DISEÑO > Propiedades, busque el

Nombre de la tabla y escriba Deportes. El libro es similar al de la pantalla siguiente.

Nombrar una tabla en Excel

Guarde el libro.

Importar datos con la función copiar y pegar

Ahora que hemos importado datos de un libro de Excel, vamos a importar datos de una tabla de

una página web o de cualquier otra fuente de la que podamos copiar y pegar en Excel. En los

pasos siguientes, agregará las ciudades anfitrionas de los Juegos Olímpicos de una tabla.

Inserte una nueva hoja de cálculo de Excel y asígnele el nombre Anfitriones.

En Excel, coloque el cursor en la celda A1 de la hoja de cálculo Anfitriones y pegue los datos.

Aplique formato de tabla a los datos. Como se ha descrito anteriormente en este tutorial, para dar

formato de tabla a los datos, debe presionar Ctrl + T o hacer clic en INICIO > Dar formato de tabla.

Dado que los datos tienen encabezados, seleccione Mi tabla tiene encabezados en la ventana

Crear tabla que aparece.

Asigne un nombre a la tabla. En HERRAMIENTAS DE TABLA > DISEÑO > Propiedades, busque el

campo Nombre de la tabla y escriba Anfitriones.

Seleccione la columna Edición y, desde la pestaña INICIO, dele el formato Número con 0

posiciones decimales.

Guarde el libro. El libro es similar al de la pantalla siguiente.

Libro de Excel con la tabla Anfitriones importada

Ahora que tiene un libro de Excel con tablas, puede crear relaciones entre ellas. La creación de

relaciones entre tablas le permite mezclar los datos de las dos tablas.

Crear una relación entre datos importados

Puede comenzar inmediatamente usando campos de las tablas importadas en la tabla dinámica. Si

Excel no puede determinar cómo incorporar un campo a una tabla dinámica, se debe establecer

una relación con el modelo de datos existente. En los pasos siguientes, aprenderá a crear una

relación entre los datos importados de orígenes diferentes.

En Hoja 1, en la parte superior de Campos de tabla dinámica, haga clic en Todas para ver la lista

completa de tablas disponibles, tal como se muestra en la pantalla siguiente.

Haga clic en Todas en Campos de tabla dinámica para mostrar todas las tablas disponibles.

Desplácese por la lista para ver las tablas nuevas que acaba de agregar.

Expanda Deportes y seleccione Deporte para agregarlo a la tabla dinámica. Observe que Excel le

solicita que cree una relación, como puede verse en la pantalla siguiente.

13

Solicitud de CREAR... relación en Campos de tabla dinámica

Esta notificación se produce porque usó campos de una tabla que no forma parte del modelo de

datos subyacente. Una manera de agregar una tabla al modelo de datos es crear una relación a

una tabla que ya esté en el modelo de datos. Para crear la relación, una de las tablas debe tener

una columna de valores únicos y no repetidos. En los datos de ejemplo, la tabla Disciplinas

importada desde la base de datos contiene un campo con códigos de deportes, llamado ID

Deporte. Esos mismos códigos de deportes están presentes en forma de campo en los datos de

Excel que importamos. Vamos a crear la relación.

Haga clic en CREAR... en el área resaltada de Campos de tabla dinámica para abrir el cuadro de

diálogo Crear relación, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Ventana Crear relación

En Tabla, elija Disciplinas en la lista desplegable.

En Columna (extranjero), elija ID Deporte.

En Tabla relacionada, elija Deportes.

En Columna relacionada (principal), elija ID Deporte.

Haga clic en Aceptar.

La tabla dinámica cambia para reflejar la nueva relación. Sin embargo, la tabla dinámica todavía no

tiene el aspecto correcto, debido al orden de campos del área FILAS. Disciplina es una

subcategoría de un determinado deporte, pero, debido a que acomodamos Disciplina por encima

de Deporte en el área FILAS, no se encuentra organizada de forma correcta. La siguiente pantalla

muestra esta ordenación no deseada.

Tabla dinámica con ordenación no deseada

En el área FILAS, mueva Deporte arriba de Disciplina. Así es mucho mejor, y la tabla dinámica

muestra los datos de la forma en que desea, tal como se muestra en la pantalla siguiente.

Tabla dinámica con ordenación corregida

En segundo plano, Excel está generando un modelo de datos que se puede usar en el libro, en

cualquier tabla dinámica, gráfico dinámico, PowerPivot o cualquier informe de Power View. Las

relaciones de tabla son la base de un modelo de datos y lo que determina las rutas de navegación

y cálculo.

En el siguiente tutorial, Ampliar relaciones del modelo de datos usando Excel 2013, PowerPivot y

DAX, hará lo que aprendió aquí y realizará los pasos para ampliar el modelo de datos con un

complemento sofisticado y visual de Excel llamado PowerPivot. También sabrá cómo calcular una

columna de una tabla y usar esa columna calculada para que una tabla no relacionada pueda

agregarse al modelo de datos.

Control y evaluación

Revise lo que ha aprendido

Ahora tiene un libro de Excel que incluye datos de acceso de una tabla dinámica en varias tablas,

de las cuales muchas importaron por separado. Aprendió a importar desde una base de datos y

desde otro libro de Excel, y a copiar los datos y pegarlos en Excel.

Para que los datos funcionen juntos, tuvo que crear una relación de tabla que Excel usó para

correlacionar las filas. También ha aprendido que tener columnas en una tabla que estén

correlacionadas a datos de otra tabla es fundamental para crear relaciones y buscar filas

relacionadas.

Hay varias formas de intercambiar datos entre Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel.

Para traer datos de Access a Excel, puede copiarlos de una hoja de datos de Access y pegarlos en

una hoja de cálculo de Excel, conectar con una base de datos de Access desde una hoja de

cálculo de Excel o exportar datos de Access a una hoja de cálculo de Excel.

Para traer datos de Excel a Access, puede copiarlos de una hoja de cálculo de Excel y pegarlos en

una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo de Excel en una tabla de Access o crear

un vínculo con una hoja de cálculo de Excel desde una tabla de Access.

NOTAS

El término "importar" significa diferentes cosas en Excel y Access. En Excel, al importar datos, se

crea una conexión permanente con los datos que se puede actualizar. En Access, al importar

datos, se traen los datos a Access una sola vez sin una conexión permanente con ellos.

No se puede guardar un libro de Excel como una base de datos de Access. Ni Excel ni Access

proporcionan la funcionalidad necesaria para crear una base de datos de Access a partir de datos

de Excel.

TRABAJAR CON DATOS DE ACCESS EN EXCEL

Es posible que desee trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las

características de análisis de datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación y

diseño de los datos o la infinidad de funciones que no están disponibles en Access.

COPIAR DATOS DE ACCESS EN EXCEL

Desde Access, puede copiar datos de una vista de hoja de datos y después pegarlos en una hoja

de cálculo de Excel.

Inicie Access y abra la tabla, la consulta o el formulario que contiene los registros que desea

copiar.

En la ficha Inicio, haga clic en Vista y luego en Vista Hoja de datos.

Seleccione los registros que desea copiar.

Si desea seleccionar columnas específicas, arrastre los encabezados de las columnas adyacentes.

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

Inicie Excel y abra la hoja de cálculo en la que desea pegar los datos.

Haga clic en la esquina superior izquierda del área de la hoja de cálculo en la que desea que

aparezca el primer nombre de campo.

Para evitar que los registros copiados reemplacen los datos existentes, asegúrese de que la hoja

de cálculo no contiene datos bajo la celda en la que va a hacer clic, ni a su derecha.

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar Imagen del botón.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

CONECTAR CON DATOS DE ACCESS DESDE EXCEL

Para traer datos de Access que se puedan actualizar en Excel, puede crear una conexión,

almacenada normalmente en un archivo de conexión de datos de Office (.doc.), con la base de

datos de Access y recuperar todos los datos de una tabla o consulta. La ventaja principal de crear

una conexión con los datos de Access en lugar de importarlos es que puede analizar

periódicamente estos datos en Excel sin tener que copiarlos o exportarlos constantemente desde

Access. Tras conectarse con los datos, también puede actualizar automáticamente los libros de

Excel desde la base de datos de Access original siempre que la base de datos se actualice con

información nueva. Por ejemplo, tal vez desee actualizar un informe presupuestario de Excel que

distribuye cada mes para que contenga los datos del mes en curso.

Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos de la base de datos de Access.

En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.

3. En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en la base de datos de Access que desea importar.

En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla o consulta que desea importar y

luego haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:

En Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ver los datos como una tabla, seleccione Tabla.

Para ver los datos como un informe de tabla dinámica, seleccione Informe de tabla dinámica.

Para ver los datos como un informe de gráfico dinámico y un informe de tabla dinámica, seleccione

Informe de gráfico y tabla dinámicos.

Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualización, formato y diseño de los

datos importados y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo existente.

Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de la nueva hoja de cálculo, haga clic en Hoja de

cálculo nueva.

5. Haga clic en Aceptar.

Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada.

Para obtener más información sobre cómo crear una conexión con datos, vea Conectarse con

datos externos (importar).

NOTA: CONECTARSE CON DATOS EXTERNOS (IMPORTAR)

La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede analizar

periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos,

una operación que puede ser larga y provocar errores. Tras conectarse con los datos externos,

también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original

siempre que el origen de datos se actualice con información nueva.

IMPORTANTE Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para

conectarse a los datos al abrir un libro, deberá habilitar las conexiones de datos en la barra Centro

de confianza, o bien colocar el libro en una ubicación de confianza. Para obtener más información,

vea Crear, quitar o cambiar una ubicación de confianza para los archivos, Agregar, quitar o ver un

editor de confianza y Ver la configuración de seguridad en el Centro de confianza.

1. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Conexiones existentes.

En el cuadro de diálogo Conexiones existentes de la lista desplegable Mostrar, siga uno de los

procedimientos siguientes:

Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones. Este es el valor

predeterminado.

Para mostrar sólo la lista de conexiones recientemente utilizadas, haga clic en Conexiones en este

libro.

Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ha definido, ha creado desde el cuadro de

diálogo Seleccionar origen de datos del Asistente para la conexión de datos, o ha seleccionado

previamente como conexión desde este cuadro de diálogo.

Para mostrar sólo las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en Archivos de conexión en

este equipo.

Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos, normalmente almacenada

en la carpeta Mis documentos.

Para mostrar solo las conexiones disponibles de un archivo de conexión al que es posible tener

acceso desde la red, haga clic en Archivos de conexión en la red.

Esta lista se crea a partir de una biblioteca de conexiones de datos (DCL) de Servicios de Excel en

un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Una DCL es una biblioteca de documentos del

sitio de Microsoft Office SharePoint Services 2007 que contiene un conjunto de archivos de

conexión de datos de Office (.doc.). Generalmente, es el administrador del sitio el que configura la

DCL, quien, además, puede configurar el sitio de SharePoint para mostrar archivos ODC desde la

DCL en el cuadro de diálogo Conexiones externas. Para obtener más información, vea la Ayuda de

la Administración central de Office SharePoint Server 2007.

SUGERENCIA Si no ve la conexión que desea, puede crear una haciendo clic en Examinar en

busca de más y, a continuación, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en

Nuevo origen para iniciar el Asistente para conexión de datos y seleccionar el origen de datos al

cual quiere conectarse.

NOTA Si elige una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de

conexión en este equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de

libro y se usa como la nueva información de conexión.

Seleccione la conexión que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Importar datos, en la sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el

libro, siga uno de los procedimientos siguientes:

IMPORTANTE La sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro y sus opciones,

como se muestra en la lista a continuación, no están disponibles para conexiones de texto,

consulta web y datos XML. Si se está conectando a estos datos proceda al paso 5.

Haga clic en Tabla para crear una tabla para realizar una ordenación y filtrado sencillos.

Haga clic en Informe de tabla dinámica para crear un informe de tabla dinámica para resumir

cantidades grandes de datos agregando y subtotalizando los datos.

Haga clic en Informe de gráfico y tabla dinámicos para crear una tabla dinámica y un informe de

gráfico dinámicos para resumir los datos visualmente.

Haga clic en Crear sólo conexión para almacenar la conexión seleccionada en el libro para su uso

posterior.

Use la opción Crear sólo conexión para almacenar la conexión seleccionada en el libro para su uso

posterior. Por ejemplo, si se está conectado a un origen de datos de un cubo de procesamiento

analítico en línea (OLAP) y desea convertir celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja cálculo

con el comando Convertir en fórmulas (en la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic

en Herramientas OLAP), puede utilizar esta opción, ya que no necesita almacenar el informe de

tabla dinámica.

En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para situar el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico en una hoja de cálculo existente,

seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, escriba la primera celda del rango de celdas

donde desea situar el informe de tabla dinámica.

O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo Imagen del botón para ocultar temporalmente el

cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presione

Expandir diálogo Imagen del botón.

Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda

A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

También puede cambiar las propiedades de conexión haciendo clic en Propiedades, realizando los

cambios en los cuadros de diálogo Propiedades de conexión, Rango de datos externos o

Propiedades de asignación XML y, por último, haciendo clic en Aceptar.

Importar datos de Excel a Access

Para almacenar datos de Excel en una base de datos de Access y utilizar y mantener estos datos

en Access de ahora en adelante, puede importar los datos. Cuando se importan datos, Access los

almacena en una tabla nueva o existente sin modificarlos. Sólo puede importar una hoja de cálculo

cada vez durante una operación de importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo,

repita la operación de importación para cada hoja de cálculo.

A continuación se incluyen algunos escenarios comunes de importación de datos de Excel en

Access:

Utiliza Excel con mucha frecuencia, pero a partir de ahora desea utilizar Access para trabajar con

estos datos. Desea mover los datos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos

de Access.

Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access, pero de vez en cuando recibe datos en formato

de Excel que debe combinar con bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de cálculo

de Excel a la base de datos cuando las recibe.

Utiliza Access para administrar los datos, pero los informes semanales que recibe del resto de los

integrantes de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para

asegurarse de que los datos se importan cada semana a una hora específica a la base de datos.

Para obtener más información sobre cómo importar datos de Excel a Access, vea el sistema de

Ayuda de Access.

CREAR UN VÍNCULO CON DATOS DE EXCEL DESDE ACCESS

Puede vincular un rango de datos de Excel en una base de datos de Access como una tabla.

Utilice este sistema si tiene previsto mantener el rango en Excel, pero desea también que esté

disponible en Access. Este tipo de vínculo se crea desde la base de datos de Access, no desde

Excel.

Cuando se crea un vínculo con una hoja de cálculo o un rango con nombre de Excel, Access crea

una nueva tabla que está vinculada a las celdas de origen. Todos los cambios que realice en las

celdas de origen en Excel se reflejan en la tabla vinculada. Sin embargo, no puede modificar el

contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, modificar o suprimir datos,

debe realizar los cambios en el archivo de origen.

A continuación se incluyen algunos escenarios comunes de vinculación a una hoja de cálculo de

Excel desde Access:

Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel, pero desea poder utilizar las

eficaces características de consulta y generación de informes de Access.

Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access, pero trabaja con datos de orígenes externos

que están en hojas de cálculo de Excel. No desea mantener copias de los datos externos, pero

desea poder trabajar con ellos en Access.

Para obtener más información sobre cómo vincular datos de Access a Excel, vea el sistema de

Ayuda de Access.

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/intercambiar-copiar-importar-exportar-datos-entre-excel-

y-access-HA010096300.aspx.

IMPORTACIÓN DE DATOS DESDE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

Existen diversas maneras de intercambiar datos entre Microsoft Access y Microsoft Excel.

Para traer datos de Access a Excel, puede copiarlos de una hoja de datos de Access y pegarlos en

una hoja de cálculo de Excel, conectar con una base de datos de Access desde una hoja de

cálculo de Excel o exportar datos de Access a una hoja de cálculo de Excel. Este es el primer paso

a seguir, como se puede ver es muy fácil, solo necesitamos leer las instrucciones detalladamente y

hacerlo en nuestra máquina.

Para traer datos de Excel a Access, puede copiarlos de una hoja de cálculo de Excel y pegarlos en

una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo de Excel en una tabla de Access o crear

un vínculo con una hoja de cálculo de Excel desde una tabla de Access. El importar desde Access

a Excel es una propiedad interesante que se puede realizar para con la base de datos del

programa Access llevar a cabo cálculos y aplicar otra serie de utilidades de la hoja de cálculo Excel

como por ejemplo gráficos. Ten en cuenta que no solo puedes hacer esta importación con Access

también desde la Web, desde texto, o desde otras fuentes (SQL Server, XML, Análisis Services,

entre otras).

Es muy sencillo hacerlo para ello necesitas una base de datos de Access y seguir los siguientes pasos: Abre una hoja de Excel en blanco de las versiones indicadas. En la Cinta de opciones, fíjate y sitúate en la pestaña Datos y luego en el grupo de trabajo Obtener datos externos. Ver imagen ampliada. Despliega en el triángulo negro a la derecha y se abren diferentes posibilidades desde donde importar, elige Desde Access. La ventana que se abre con el título Seleccionar archivos de origen de datos te permite que busques y selecciones la base de datos Access que quieras importar. Pulsa Abrir una vez seleccionado y fíjate que apare en el recuadro Nombre del archivo. Si la base de datos que has elegido tiene varias tablas, has de optar por una de ellas y en la ventana Seleccionar tabla indicarla. En caso de querer importar dos o más tablas has de repetir el proceso descrito aquí tantas veces como tablas quieras traer. Puedes optar por ver los datos en el libro como una Tabla (es el que vas a elegir), si quieres también puedes optar a que se muestren como un informe de Tabla dinámica, o como un informe de gráfico y tabla dinámica. A continuación especifica si quieres que se abran los datos que se van a importar en otra hoja de cálculo o en cuales celdas de la hoja donde estas situado quieres que se coloquen los datos. Además al pie dispones del botón llamado Propiedades, si pulsas sobre él veras cuales son las propiedades de la importación. Ver imagen ampliada. Por ejemplo si quieres sincronizar los datos de Access en Excel pulsa en Propiedades, luego en Propiedades de conexión, verás en la ventana que se abre dos pestañas Uso y Definición, por defecto te encontraras en la primera y ahí podrás elegir cada cuanto se ponga al día el fichero Excel importado.

Para ello fíjate en donde pone Actualizar cada: al lado 60 minutos, indica cada cuantos minutos quieres que se actualicen los datos en Excel tras haber realizado modificaciones en Access. Otra opción es Actualizar al abrir el archivo, pon un tic en el cuadro que consideres. Todo lo demás no hace falta que lo cambies. Por último no olvides pulsar en el botón Aceptar. Ahora de nuevo pulsa Aceptar en la ventana Importar datos y en la hoja Excel donde previamente has indicado donde querías los datos de Access estos aparecerán. Fíjate arriba en una nueva pestaña llamada Diseño, Herramientas de tabla desde donde te aparecen otra serie de utilidades para aplicar, como son: Propiedades, Herramientas, Datos externos de tabla, Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla.

Si la base de datos consta de una sola tabla se abrirá el cuadro Importar datos.

NOTA El término importar tiene dos significados distintos en Excel y Access. En Excel, significa crear una conexión permanente con los datos que se puede actualizar. En Access, significa traer de una vez los datos a Access sin una conexión de datos. Consejo: En algunas ocasiones para realizar esta acción necesitarás conocer la contraseña de la base de datos de Access para poder importar. En ese caso habrás de solicitarla a la persona encargada de gestionar dicha base de datos y proceder a la importación. IMPORTTAR DAT Las páginas web suelen contener información que es perfecta para el análisis en Excel. Por

ejemplo, puede analizar cotizaciones en Excel mediante el uso de información que viene

directamente de una página web. Según sus necesidades, puede recuperar datos actualizables (es

decir, puede actualizar los datos en Excel con los datos más recientes de la página web) o puede

obtener datos de una página web y mantenerlos estáticos en la hoja de cálculo.

Puede usar una consulta web para recuperar datos almacenados en una intranet o en Internet,

como una sola tabla, varias tablas o todo el texto de una página web, y analizar los datos mediante

las herramientas y características de Excel. Con un solo clic, puede actualizar fácilmente los datos

con la información más actualizada de la página web. Por ejemplo, puede recuperar y actualizar

índices de cotizaciones desde una página web pública o recuperar y actualizar una tabla de

información de ventas de una página web de la empresa.

Puede importar datos que se originen en una página web mediante el cuadro de diálogo Nueva

consulta web. (En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde web).

Debe tener acceso a Internet a través de la intranet de la empresa o mediante un módem en el

equipo o red, o puede realizar una consulta en archivos HTML o XML almacenados en el equipo.

A continuación daremos los pasos a a seguir para la importación de datos desde Excel, en lo

personal se me hizo más fácil siguiendo paso a paso las instrucciones, cabe darnos cuenta que

esto nos sirve de mucho al momento en el que queremos facilitar el trabajo que tenemos con tan

solo vincular, sin necesidad de copiar manualmente.

Una consulta web (Web Query) de Excel te permite importar información de un sitio web a una hoja de Excel. La consulta encontrará cualquier tabla de datos en la página web y te permitirá seleccionar la tabla que necesitas para poder importar los datos a tu hoja de Excel.

Vamos a trabajar en un ejemplo básico para tener una idea de cómo operan las consultas web. Para empezar debes seleccionar la celda donde quieres que se coloquen los datos y

seleccionar la ficha Datos y el comando Desde Web que se encuentra en el grupo Obtener datos externos.

Seleccionar tabla de datos

Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva consulta web y en el cuadro de Dirección colocaré lo siguiente: http://www.imdb.com/chart/top (esta dirección muestra las mejores 250 películas de acuerdo al sitio IMDB). Observa los íconos amarillos que aparecen indicando las tablas de datos que se pueden seleccionar. Haz clic sobre el ícono de la tabla deseada (el icono se tornará verde) y posteriormente haz clic en el botón Importar.

Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Importar datos que te preguntará la ubicación donde deseas colocar los datos. Una vez indicado el rango, haz clic en Aceptar.

Excel comenzará a importar los datos y al terminar los desplegará dentro de la hoja correspondiente.

Con esto hemos importado información contenida dentro de una página Web, pero Excel puede ir aún más lejos y permitirnos actualizar los datos sin tener que volver a visitar el sitio Web original.

Actualizar datos desde la Web

Una vez construida la consulta Web podrás refrescar los datos con tan solo seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra en el grupo Conexiones de la ficha Datos. Este comando ocasionará que Excel descargue una versión actualizada de los datos automáticamente.

Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una página de dominio público, es decir, no deberá solicitar usuario ni contraseña, de lo contrario Excel no podrá importar los datos. Y por supuesto, si la página de origen elimina los datos publicados, no habrá forma de realizar la actualización.

Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se podrían construir tableros de mando que actualicen la información automáticamente al abrir el archivo. Inclusive se podrían implementar consultas web para intercambiar información en una Intranet (LAN) donde alguna aplicación Web genera información en tablas con lo cual no habrá necesidad de copiar y pegar la información manualmente en Excel sino que se refrescará automáticamente a través de una consulta web.

IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS DE TEXTO

Puede utilizar Excel para importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo. (En la ficha

Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto). El Asistente para importar

texto examina el archivo de texto que se va a importar y ayuda a garantizar que los datos se

importen del modo deseado.

Existen dos formas de importar datos de un archivo de texto usando Excel: puede abrir el archivo

de texto en Excel (lo cual no establece una conexión con el archivo de texto) o puede importar el

archivo de texto como un rango de datos externos (lo cual sí establece una conexión con el archivo

de texto).

Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:

Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter

ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

Archivos de texto de valores separados por comas (.csv),* en los que el carácter de coma (,) suele

separar cada campo de texto.

*NOTA: QUE ES .csv

Los ficheros CSV (del inglés comma-separated values) son un tipo de documento en formato

abierto sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por

comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal: España, Francia, Italia...) y las

filas por saltos de línea. Los campos que contengan una coma, un salto de línea o una comilla

doble deben ser encerrados entre comillas dobles.

El formato CSV es muy sencillo y no indica un juego de caracteres concreto, ni cómo van situados

los bytes, ni el formato para el salto de línea. Estos puntos deben indicarse muchas veces al abrir

el fichero, por ejemplo, con una hoja de cálculo.

También puede cambiar el carácter separador que se usa tanto en los archivos de texto

delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de

importación o de exportación se realizará de la manera deseada.

A continuación daremos los pasos a seguir para realizar la importación de archivos de texto, si las seguimos paso a paso, lograremos un excelente trabajo.

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar información entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no generaban archivos Excel sino archivos de texto.

Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la funcionalidad de importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha información dentro de Excel. El día de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar información ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener.

Un archivo de texto que contiene información de una base de datos siempre hace uso de algún carácter especial para separar la información perteneciente a cada columna. Es precisamente ese carácter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna está indicado por el signo de puntuación “,” (coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en inglés (Comma-Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:

La diferencia entre un archivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separación entre columnas utilizando el tabulador:

Estos dos tipos de archivos son los más comunes, pero podrías encontrarte alguno diferente que tal vez utilice el signo “;” para separar las columnas, sin embargo cualquier tipo de archivo de texto podrá ser importado a Excel sin importar el carácter separador utilizado.

IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO EN EXCEL

Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto que permitirá seleccionar el archivo a importar.

Después de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso mostrará el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante porque permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algún carácter específico como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.

De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a partir de alguna fila específica del archivo. Al hacer clic en el botón Siguiente, Excel sugerirá el tipo de separador que ha descubierto dentro del archivo a importar y generalmente será acertado en su sugerencia. Aun así recomiendo validar que dentro de la vista previa efectivamente se muestra una separación adecuada de los datos.

En caso de que Excel se haya equivocado solamente deberás seleccionar el separador adecuado de la lista o especificar algún otro si es necesario. Haz clic en siguiente que nos llevará al último paso que permite especificar el tipo de datos de cada columna.

Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atención a las fechas de manera que después de la importación se facilite su manejo e interpretación dentro de Excel. Al hacer clic en el botón Finalizar, se preguntará por la ubicación dentro de la hoja de Excel donde se colocarán los datos importados.

Una vez indicada la celda destino deberás hacer clic en el botón Aceptar y los datos serán importados por Excel.

IMPORTACIÓN DE DATOS DESDE MICROSOFT SQL SERVER

Microsoft SQL Server es una base de datos relacional completa diseñada para las soluciones de

datos profesionales que requieren un óptimo rendimiento, disponibilidad, escalabilidad y seguridad.

En Excel, puede conectarse fácilmente a una base de datos de Microsoft SQL Server. (En el grupo

Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en

Desde SQL Server).

Descripción de la técnica

Para importar datos de Excel, los ejemplos de este artículo con:

Servicios de transformación de datos (DTS) de SQL Server

Microsoft SQL Server 2005 Integration Services (SSIS)

Servidores vinculados de SQL Server

Consultas distribuidas de SQL Server

Objetos de datos ActiveX (ADO) y el proveedor Microsoft OLE DB para SQL Server

ADO y el proveedor Microsoft OLE DB para Jet 4.0

Al conectarse a una base de datos de Microsoft SQL Server, el Asistente para la conexión de datos

muestra tres páginas:

Página 1: Conectar con el servidor de base de datos Use esta página para especificar el servidor

de base de datos y la forma de iniciar sesión en el servidor.

Página 2: Seleccionar una base de datos y una tabla Use esta página para especificar la base de

datos y la tabla o consulta que contiene los datos que desea.

Página 3: Guardar archivo de datos y conexión Use esta página para especificar y describir el

archivo de conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo.

Descripción de la técnica

La lista siguiente describe el hardware recomendado, software, infraestructura de red y service

packs necesarios:

Instancia disponible de Microsoft SQL Server 7.0 o Microsoft SQL Server 2000 o Microsoft SQL Server 2005

Microsoft Visual Basic 6.0 de los ejemplos de ADO que utilice Visual Basic Partes de este artículo se supone que está familiarizado con los temas siguientes:

Servicios de transformación de datos

Los servidores vinculados y las consultas distribuidas

Desarrollo de ADO en Visual Basic

Requisitos

Ejemplos

Las instrucciones SQL de ejemplo que se utilizan en este artículo muestran consultas Create Table

que importan datos de Excel en una nueva tabla de SQL Server mediante SELECT...EN...DE la

sintaxis. Puede convertir estas instrucciones en consultas de datos anexados mediante el uso de

INSERT INTO...SELECCIÓN...DE la sintaxis mientras continúe hacer referencia a los objetos de

origen y de destino como se muestra en estos ejemplos de código.

Importación y anexar

Puede utilizar el Asistente para importación de servicios de transformación de datos (DTS) de SQL

Server o la importación de SQL Server y Asistente para exportación para importar datos de Excel

en tablas de SQL Server. Cuando se recorre el asistente y seleccionar las tablas de origen de

Excel, recuerde que los nombres de objeto de Excel se anexan con un signo de dólar ($)

representan hojas de cálculo (por ejemplo, Sheet1$), y que los nombres de objeto normal sin el

signo de dólar representan Excel rangos con nombre.

Utilice DTS o SSIS

Para simplificar las consultas, puede configurar un libro de Excel como un servidor vinculado en

SQL Server. Para obtener información adicional, haga clic en el número de artículo siguiente para

verlo en Microsoft Knowledge Base:

306397 Cómo: Utilizar Excel con SQL Server de servidores vinculados y consultas distribuidas

El código siguiente importa los datos de la hoja de cálculo de los clientes en el servidor vinculado

de Excel "EXCELLINK" en una nueva tabla de SQL Server denominada XLImport1:

SELECT * INTO XLImport1 FROM EXCELLINK...[Customers$] También puede ejecutar la consulta en el origen de una manera passthrough mediante

OPENQUERY como sigue:

SELECT * INTO XLImport2 FROM OPENQUERY (EXCELLINK, 'SELECT * FROM [Customers$]')

UTILIZAR UN SERVIDOR VINCULADO

Si no desea configurar una conexión persistente con el libro de Excel como un servidor vinculado,

puede importar datos para un propósito específico mediante el OPENDATASOURCE o la función

OPENROWSET. Ejemplos de código siguientes también importación los datos de la hoja de

cálculo Excel clientes a nuevas tablas de SQL Server:

SELECT * INTO XLImport3 FROM OPENDATASOURCE ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', 'Data Source=C:\test\xltest.xls;Extended Properties=Excel 8.0')...[Customers$] SELECT * INTO XLImport4 FROM OPENROWSET ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', 'Excel 8.0; Database=C: \test\xltest.xls', [Customers$]) SELECT * INTO XLImport5 FROM OPENROWSET ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', 'Excel 8.0; Database=C: \test\xltest.xls', 'SELECT * FROM [Customers$]')

Utilizar consultas distribuidas

Cuando se conectan a SQL Server en una aplicación de ADO con Microsoft OLE DB para SQL

Server (SQLOLEDB), puede utilizar la misma sintaxis "consulta distribuida" de la sección Utilizar

consultas distribuidas para importar datos de Excel a SQL Server.

En el siguiente ejemplo de código de Visual Basic 6.0, se requiere que se agregue una referencia

de proyecto a objetos de datos ActiveX (ADO). Este ejemplo de código también muestra cómo

utilizar OPENDATASOURCE y OPENROWSET a través de una conexión de SQLOLEDB.

Dim cn As ADODB.Connection Dim strSQL As String Dim lngRecsAff As Long Set cn = New ADODB.Connection cn.Open "Provider=SQLOLEDB; Data Source=<server>;" & _ "Initial Catalog=<database>; User ID=<user>; Password=<password>" 'Import by using OPENDATASOURCE. StrSQL = "SELECT * INTO XLImport6 FROM " & _ "OPENDATASOURCE ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', “& _ "'Data Source=C:\test\xltest.xls;" & _ "Extended Properties=Excel 8.0')...[Customers$]" Debug. Print strSQL Cn. Execute strSQL, lngRecsAff, adExecuteNoRecords Debug.Print "Records affected: " & lngRecsAff 'Import by using OPENROWSET and object name. StrSQL = "SELECT * INTO XLImport7 FROM " & _ "OPENROWSET ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', “& _ "'Excel 8.0; Database=C: \test\xltest.xls', “& _ "[Customers$])" Debug.Print strSQL Cn. Execute strSQL, lngRecsAff, and adExecuteNoRecords Debug.Print "Records affected: " & lngRecsAff 'Import by using OPENROWSET and SELECT query. StrSQL = "SELECT * INTO XLImport8 FROM " & _ "OPENROWSET ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', “& _ "'Excel 8.0; Database=C: \test\xltest.xls', “& _ "'SELECT * FROM [Customers$]')" Debug.Print strSQL Cn. Execute strSQL, lngRecsAff, and adExecuteNoRecords Debug.Print "Records affected: " & lngRecsAff

cn.Close Set cn = Nothing

Utilizar ADO y SQLOLEDB

En el ejemplo de la sección anterior se utiliza ADO con el proveedor de SQLOLEDB para conectar

con el destino de la importación de Excel a SQL. También puede utilizar el proveedor OLE DB para

Jet 4.0 para conectar con el origen de Excel.

El motor de base de datos Jet puede hacer referencia a bases de datos externas en las

instrucciones de SQL mediante el uso de una sintaxis especial que ya tiene tres formatos

diferentes:

[Ruta de acceso completa a la base de datos de Microsoft Access].[Nombre de la tabla]

[Nombre ISAM;Cadena de conexión de ISAM].[Nombre de la tabla]

[ODBC;Cadena de conexión ODBC].[Nombre de la tabla] En esta sección se utiliza el formato tercero para realizar una conexión ODBC a la base de datos

de SQL Server de destino.Puede utilizar un nombre de origen de datos ODBC (DSN) o una cadena

de conexión sin DSN:

DSN: [Odbc; DSN=<DSN name>; UID=<user>; PWD=<password>] DSN-less: [Odbc; Driver={SQL Server}; Server=<server>; Database=<database>; UID=<user>; PWD=<password>] En el siguiente ejemplo de código de Visual Basic 6.0, se requiere que se agregue una referencia

de proyecto a ADO.

Dim cn As ADODB.Connection Dim strSQL As String Dim lngRecsAff As Long Set cn = New ADODB.Connection cn.Open "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;" & _ "Data Source=C:\test\xltestt.xls;" & _ "Extended Properties=Excel 8.0" 'Import by using Jet Provider. StrSQL = "SELECT * INTO [Odbc; Driver= {SQL Server};" & _ "Server=<server>; Database=<database>;" & _ "UID=<user>; PWD=<password>].XLImport9 " & _ "FROM [Customers$]" Debug.Print strSQL cn.Execute strSQL, lngRecsAff, adExecuteNoRecords Debug.Print "Records affected: " & lngRecsAff cn.Close Set cn = Nothing También puede utilizar esta sintaxis, que admite el proveedor Jet, para importar datos de Excel en

otras bases de datos de Microsoft Access, bases de datos de acceso secuencial indizado (ISAM)

método ("escritorio") o bases de datos ODBC.

Utilizar ADO y el proveedor Jet

Recuerde que los nombres de objeto de Excel se anexan con un signo de dólar ($) representan rangos de hojas de cálculo (por ejemplo, Sheet1$) y que los nombres de objeto simple con nombre de Excel.

En algunos casos, especialmente cuando se designa el origen de datos de Excel con el nombre de tabla en lugar de una consulta de selección, las columnas de la tabla de SQL Server de destino se reorganizan en orden alfabético. 299484 PRB: Las columnas se ordenan alfabéticamente cuando utiliza ADOX para

recuperar las columnas de la tabla de Access

Cuando el proveedor Jet* determina que una columna de Excel contiene datos numéricos y texto mixto, el proveedor Jet selecciona el tipo de datos "la mayoría" y devuelve valores no coincidentes como NULLs.** Para obtener información adicional acerca de cómo evitar este problema, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base: 194124 PRB: Valores de Excel se devuelven como NULL utiliza OpenRecordset de DAO

*NOTA:

Se utiliza Jet OLE DB proveedor 4.0 para conectarse a diferentes bases de datos externas a través

de los controladores ISAM instalables. Las cadenas de conexión se proporcionan para la apertura

de cada base de datos ISAM. El código de este artículo se supone que se ha creado un objeto

ADO Connection: cnny un objeto RecordSet de ADO: rst.

** NULLs: Todos los valores de una columna determinada tienen el mismo tipo de dato, y éstos

están extraídos de un conjunto de valores legales llamado dominio de la columna. A parte de los

valores del dominio, una columna puede contener el valor nulo (NULL) que indica que no contiene

ningún valor.

IMPORTACIÓN DE DATOS DESDE MICROSOFT SQL SERVER ANALYSIS SERVICES

Análisis Services (un componente de Microsoft SQL Server) que admite la inteligencia empresarial

y es una base de los sistemas de análisis de procesamiento analítico en línea (OLAP), cuadros de

mandos de indicador clave de rendimiento (KPI), extracción de datos y sistemas de informes de

panel. En Excel, puede conectarse fácilmente a una base de datos OLAP de Analysis Services

mediante un proveedor OLAP. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en

Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde Analysis Services. Un proveedor OLAP es un

conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP. Este

software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software cliente que sea necesario

para conectarse a una base de datos. Para conectarse a un proveedor OLAP, debe usar una tabla

dinámica.

También puede tener acceso a datos OLAP cuando está desconectado del origen de datos OLAP.

Un archivo de cubo sin conexión es un archivo con la extensión .cub que almacena una porción de

datos de origen de una base de datos de servidor OLAP. Use un archivo de cubo sin conexión para

continuar realizando cambios en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico cuando el

servidor no está disponible o se interrumpe la conexión con la red.

Al conectarse a Analysis Services, el Asistente para la conexión de datos muestra tres páginas:

Página 1: Conectar con el servidor de base de datos Use esta página para especificar el servidor

y la forma de iniciar sesión en el servidor de base de datos.

Página 2: Seleccionar una base de datos y una tabla Use esta página para especificar la base de

datos y el cubo.

Página 3: Guardar archivo de datos y conexión Use esta página para especificar y describir el

archivo de conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo.

Importar datos de Analysis Services o PowerPivot

SQL Server 2012 Otras versiones Personas que lo han encontrado útil: 1 de 2 - Valorar este tema

En PowerPivot para Excel, puede utilizar una base de datos de Analysis Services como un origen

de datos para un libro PowerPivot. Esa base de datos puede ser un cubo tradicional, compilado

usando SQL Server Analysis Services u otro libro de PowerPivot* publicado en un servidor de

SharePoint.

*Nota

En resumen, Power Pívot es la nueva herramienta que permite a los usuarios de negocio a tomar

un papel mucho más importante en la creación de ideas que son relevante para la toma de

decisiones. Mientras que el BI tradicional se basa casi por completo en el departamento de TI para

crear los informes, comprender la lógica de negocio y convertir los datos en una idea que podría

ser consumida por los usuarios finales, Power Pívot transforma esto en una solución de BI

impulsada por los usuarios donde los usuarios de negocio pueden realmente definir lo que

realmente quieren de la infraestructura de TI y ser capaz de romper la barrera de entendimiento

entre el personal de TI y el usuario final.

PowerPivot cierra las consultas de procesamiento de ejecución prolongada después de una hora

(3600 segundos). El tiempo de espera está integrado en la aplicación y no se puede cambiar. Si

bien este límite se aplica a todos los orígenes de datos, es más probable que lo encuentre si

importa datos de Analysis Services. Puede evitar temporalmente esta limitación si importa menos

filas cada vez y las combina más adelante. Para obtener más información, vea La importación de

PowerPivot se detiene después de 3600 segundos (o 1 hora).

Requisitos previos

Los cubos de Analysis Services deben ser de la versión SQL Server 2005, SQL Server 2008, SQL

Server 2008 R2 o SQL Server 2012. Se debe tener acceso al cubo en un servidor. No puede

utilizar un cubo local como origen de datos para un libro PowerPivot.

Los libros de PowerPivot que usa como orígenes de datos se deben publicar en un sitio de

SharePoint 2010. El sitio de SharePoint se debe estar ejecutando en un equipo diferente del que

emplea para importar datos.

Debe tener permisos Ver en el sitio de SharePoint para importar datos de los libros PowerPivot.

Elegir un método de importación

Puede usar cualquiera de los siguientes métodos para trabajar con Analysis Services o datos de

PowerPivot en un libro de Excel.

Aplicación

Método

Vínculo

PowerPivot para Excel

Haga clic en De Analysis Services o PowerPivot para importar datos de un cubo de Analysis

Services.

Cómo

PowerPivot para Excel

Haga clic en De Analysis Services o PowerPivot para importar los datos de un libro de PowerPivot

publicado en un servidor de SharePoint.

Cómo Excel:

Haga clic en De otros orígenes en el grupo Obtener datos externos para establecer una conexión

con un libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint.

Cómo:

Importar datos desde un cubo

Cualquier dato contenido en una base de datos de SQL Server Analysis Services se puede

importar en un libro PowerPivot. Puede extraer todo el contenido o parte de una dimensión, u

obtener segmentaciones y agregados del cubo, como la suma de ventas, mes por mes, durante el

año actual. Sin embargo, debería tener presente las siguientes restricciones:

Todos los datos que importa de un cubo u otro libro de PowerPivot se reducen. Por consiguiente, si

define una consulta que recupera medidas a lo largo de varias dimensiones, los datos se

importarán con cada dimensión en una columna independiente.

Los datos son estáticos una vez importados. No se actualizan desde el servidor de Analysis

Services a petición. Si desea actualizar un libro para captar los cambios en la base de datos de

Analysis Services, debe crear una programación de la actualización de datos una vez publicado el

libro en SharePoint. Alternativamente, puede actualizar manualmente los datos en PowerPivot para

Excel. Para obtener más información, vea Maneras diferentes de actualizar datos en PowerPivot.

El siguiente procedimiento muestra cómo obtener un subconjunto de datos de un cubo tradicional

en una instancia de Analysis Services. Este procedimiento usa la base de datos de ejemplo

Adventure Works DW Multidimensional 2012 para explicar cómo importar un subconjunto de un

cubo. Si tiene acceso a un servidor de Analysis Services que tiene la base de datos de ejemplo

Adventure Works DW Multidimensional 2012, puede seguir estos pasos para aprender a importar

datos de Analysis Services.

En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde base de

datos y seleccione De Analysis Services o PowerPivot.

Se inicia el Asistente para la importación de tablas.

En la página Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en Nombre descriptivo de la

conexión, escriba un nombre descriptivo para la conexión de datos.

En Nombre de servidor o archivo, escriba el nombre del equipo que hospeda la instancia y el

nombre de instancia, por ejemplo, Contoso-srv\CONTOSO.

Nota:

No puede usar un cubo local como un origen de datos; se debe acceder al cubo desde una

instancia de Analysis Services.

Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un cuadro de diálogo donde puede

configurar las propiedades que son específicas del proveedor. Haga clic en Aceptar.

Haga clic en la flecha abajo a la derecha de la lista Nombre de la base de datos y seleccione una

base de datos de Analysis Services en la lista. Por ejemplo, si tiene acceso a la base de datos de

ejemplo Adventure Works DW Multidimensional 2012, seleccione Adventure Works DW

Multidimensional 2012.

Haga clic en Probar conexión para comprobar que el servidor de Analysis Services está disponible.

Haga clic en Siguiente.

En la página Especificar una consulta MDX, haga clic en Diseño para abrir un generador de

consultas MDX.

En este paso, arrastre en el área de diseño de consulta grande todas las medidas, atributos de

dimensión, jerarquías y miembros calculados que desea importar en el libro PowerPivot.

Si tiene una instrucción de MDX que desea usar, péguela en el cuadro de texto y haga clic en

Validar para asegurarse de que la instrucción funcionará. Para obtener más información acerca de

cómo generar consultas MDX, vea Diseñador de consultas MDX de Analysis Services

(PowerPivot).

Para este procedimiento, usando el cubo de ejemplo de Adventure Works como ejemplo, haga lo

siguiente:

En el panel Meta data, expanda Measures y, a continuación, expanda Sales Summary.

Arrastre Average Sales Amount hasta el panel de diseño grande.

En el panel Metadata, expanda la dimensión Product.

Arrastre Product Categories hacia la izquierda de Average Sales Amount en el área de

diseño grande.

En el panel Metadata, expanda la dimensión Date y, a continuación, expanda Calendar.

Arrastre Date. Calendar Year hacia la izquierda de Category en el área de diseño grande.

Opcionalmente, agregue un filtro para importar un subconjunto de los datos. En el panel superior

derecho del diseñador, para Dimensión, arrastre Date al campo de dimensión. En Hierarchy,

seleccione Date. Calendar Year; para Operador, seleccione Range (Exclusive); para Filter

Expresión, haga clic en la flecha abajo y seleccione Year 2005.

De este modo se crea un filtro en el cubo para que excluya los valores de 2005.

Haga clic en Aceptar y revise la consulta MDX que se creó con el diseñador de consultas.

Escriba un nombre descriptivo para el conjunto de datos. Este nombre se usará como nombre de

tabla en el libro. Si no asigna un nuevo nombre, de forma predeterminada los resultados de la

consulta se guardan en una nueva tabla denominada Query.

Haga clic en Finalizar.

Cuando los datos han terminado de cargarse, haga clic en Cerrar.

Después de importar los datos en la ventana de PowerPivot, puede comprobar el tipo de datos

seleccionando cada columna y viendo Tipo de datos en el grupo Formato en la cinta de opciones.

Asegúrese de comprobar el tipo de datos de las columnas que contienen datos numéricos o

financieros. En ocasiones, PowerPivot cambiará el tipo de datos a Text si encuentra valores vacíos.

Puede utilizar la opción Tipo de datos para corregir el tipo de datos si los datos numéricos o

financieros tienen asignado un tipo equivocado.

Importar datos desde un libro PowerPivot

En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde base de

datos y seleccione De Analysis Services o PowerPivot.

Se inicia el Asistente para la importación de tablas.

En Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en Nombre descriptivo de la conexión,

escriba un nombre descriptivo para la conexión de datos. Usar nombres descriptivos para la

conexión puede ayudarle a recordar cómo se usa la conexión.

En Nombre de servidor o archivo:, escriba la dirección URL del archivo .xlsx publicado. Por

ejemplo, http://Contoso-srv/Shared Documents/ContosoSales.xlsx.

Nota

No puede usar un libro de PowerPivot local como un origen de datos; el libro de PowerPivot se

debe publicar en un sitio de SharePoint.

Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un cuadro de diálogo donde puede

configurar las propiedades que son específicas del proveedor. Haga clic en Aceptar.

Haga clic en Probar conexión para comprobar que el libro de PowerPivot está disponible.

Haga clic en Siguiente.

Haga clic en Diseño.

Compile la consulta arrastrando medidas, atributos de dimensión o jerarquías hacia el área de

diseño grande. Opcionalmente, use el panel de filtro en la esquina superior derecha para

seleccionar un subconjunto de datos para la importación. Consulte los pasos de la sección anterior

para obtener un ejemplo de cómo compilar la consulta.

Haga clic en Aceptar.

Haga clic en Validar.

Haga clic en Finalizar.

Los datos de PowerPivot se copian en el libro y de almacenan en un formato comprimido,

separado del libro original. Una vez importados los datos, se cierra la conexión con el libro. Para

volver a consultar los datos originales, puede actualizar el libro. Para obtener más información, vea

Maneras diferentes de actualizar datos en PowerPivot.

Conectar con un libro PowerPivot como un origen de datos externo

Puede utilizar los datos de PowerPivot como un origen de datos externo en Excel sin incrustar los

datos en el libro. No necesita PowerPivot para Excel para este escenario, pero debe tener la

versión correcta del proveedor OLE DB de Analysis Services. Para obtener la versión más reciente

del proveedor, descargue e instale el proveedor OLE DB de Microsoft SQL Server 2008 R2

Analysis Services desde la página SQL Server 2008 R2 Feature Pack en el sitio web de Microsoft.

En la pestaña Datos de Excel, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otros orígenes.

Haga clic en De Analysis Services.

En el cuadro Nombre del servidor, escriba la dirección del libro de PowerPivot. La dirección debe

incluir el archivo .xlsx que contiene los datos (por ejemplo, http://constoso-srv/team site/shared

documents/contoso-quarterly-sales.xlsx).

Haga clic en Siguiente.

En Seleccionar base de datos y tabla, haga clic en Finalizar.

En Importar datos, especifique cómo desea que aparezcan los datos (por ejemplo, elija informe de

tabla dinámica).

Haga clic en Propiedades y a continuación, abra la pestaña Definición para comprobar que la

cadena de conexión especifica Provider=MSOLAP .4. Este paso comprueba que tiene el proveedor

OLE DB correcto.

Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Finalizar para preparar la conexión.

Una lista de campos de tablas dinámicas aparece en el área de trabajo que contiene campos del

libro PowerPivot.

Interacción de PowerPivot con cubos de Analysis Services

Cuando usa el asistente para conectarse a un origen de datos de Analysis Services, el motor

analítico en memoria xVelocity interno (VertiPaq) crea una consulta MDX para la base de datos

multidimensional Analysis Services y, a continuación, descarga los datos en el libro. Los datos no

se pueden actualizar y no se actualizan automáticamente cuando los datos del cubo cambian.

Los datos que importa a un libro de PowerPivot son autónomos tras la fase de importación. En

lugar de considerar un libro de PowerPivot como una superficie de exploración para un cubo

existente, debería considerarlo como un área de trabajo donde puede obtener subconjuntos de

datos del cubo útiles y derivar de ahí nuevos análisis que son independientes del cubo y de otros

orígenes de datos.

Si desea ver las sentencias MDX* que genera el libro PowerPivot durante importación, puede crear

un archivo de seguimiento. Para obtener información acerca de cómo crear un archivo de

seguimiento, vea Cuadro de diálogo Opciones y diagnóstico de PowerPivot.

Si está acostumbrado a trabajar con cubos de Analysis Services en Excel, debería saber que

algunas características de Excel no se pueden usar con libros PowerPivot. Al conectarse a un

cubo** de PowerPivot, no se admiten las características de Excel siguientes:

Cubos sin conexión

Agrupación en tablas dinámicas

Comando de obtención de detalles *NOTA: El lenguaje MDX permite realizar consultas con una sintaxis parecida al lenguaje natural. Para ejemplificar las consultas y la sintaxis trabajaremos con un ejemplo de un cubo.

Imaginamos un cubo de ventas con las siguientes dimensiones: Dimensión temporal de las ventas con niveles de año y mes. Dimensión productos vendidos con niveles de familia de productos y productos. Dimensión de medidas con importe de las ventas y unidades vendidas ** NOTA: Los cubos de Analysis Services deben ser de la versión SQL Server 2005, SQL Server 2008, SQL Server 2008 R2 o SQL Server 2012. Se debe tener acceso al cubo en un servidor. No puede utilizar un cubo local como origen de datos para un libro PowerPivot. Los libros de PowerPivot que usa como orígenes de datos se deben publicar en un sitio de SharePoint 2010. El sitio de SharePoint se debe estar ejecutando en un equipo diferente del que emplea para importar datos. Debe tener permisos Ver en el sitio de SharePoint para importar datos de los libros PowerPivot.

IMPORTACIÓN DE DATOS XML

Excel facilita la importación de datos XML (Lenguaje de marcado extensible) creados a partir de

otras bases de datos y aplicaciones, asigna elementos XML de un esquema XML a celdas de una

hoja de cálculo y exporta datos XML revisados con vistas a la interacción con otras bases de datos

y aplicaciones. Estas nuevas características XML convierten a Excel en un generador de archivos

de datos XML con una interfaz de usuario familiar.

Gracias a las asignaciones XML, es posible agregar, identificar y extraer partes concretas de datos

comerciales de los documentos de Excel con facilidad. Por ejemplo, una factura que contenga el

nombre y la dirección de un cliente o un informe que contenga los resultados financieros del último

trimestre ya no son informes estáticos. Esta información se puede importar fácilmente desde bases

de datos y aplicaciones, revisar y exportar a las mismas bases de datos y aplicaciones o a otras

distintas.

Situaciones clave de XML

Las características de XML están diseñadas para las siguientes situaciones clave:

Aumentar la funcionalidad de las plantillas existentes de Excel al asignar elementos XML a celdas

existentes. Eso facilita la especificación y la extracción de datos XML en las plantillas sin necesidad

de volver a diseñarlas.

Usar datos XML como entrada para los modelos de cálculo existentes al asignar elementos XML a

las hojas de cálculo existentes.

Importar archivos de datos XML a un nuevo libro.

Importar datos XML de un servicio Web a la hoja de cálculo de Excel.

Exportar datos de las celdas de asignación a archivos de datos XML independientes de otros datos

del libro.

Proceso básico para el uso de datos XML en Excel

El siguiente diagrama muestra cómo los diferentes archivos y operaciones trabajan conjuntamente

cuando se utiliza XML con Excel. Básicamente, el proceso se compone de cinco fases.

Información general sobre el trabajo de Excel con datos XML

Paso 1 Agregar un archivo de esquema XML (.xsd) a un libro.

Paso 2 Asignar elementos de esquema XML a celdas individuales o listas XML.

Paso 3 Importar un archivo de datos XML (.XML) y enlazar los elementos XML con celdas de

asignación.

Paso 4 Especificar datos, mover celdas de asignación y aprovechar la funcionalidad de Excel sin

perder la estructura y las definiciones XML.

Paso 5 Exportar datos revisados desde celdas de asignación a un archivo de datos XML.

Uso de datos XML

Cuando importa el contenido de un archivo de datos XML a una asignación XML existente en el

libro, los datos del archivo se enlazan con una asignación XML almacenada en el libro. Eso

significa que cada elemento de datos del archivo de datos XML tiene un elemento correspondiente

en el esquema XML que se ha asignado desde un archivo de esquema XML o un esquema

deducido. Cada asignación XML solo puede tener un enlace de datos XML, y un enlace de datos

XML está enlazado con todas las asignaciones creadas desde una única asignación XML.

Puede abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML, (en el grupo XML de la ficha

Programador, haga clic en Propiedades de la asignación), donde encontrará tres opciones (todas

activadas de manera predeterminada) que puede establecer o desactivar para controlar el

comportamiento de un enlace de datos XML:

Validar datos con el esquema para importar y exportar Especifica si Excel valida datos en la

asignación XML al importar datos. Establezca esta opción si desea asegurarse de que los datos

XML que importe se ajusten al esquema XML.

Sobrescribir los datos existentes con los nuevos Especifica si los datos se sobrescriben al

importar datos. Establezca esta opción si desea sustituir los datos actuales por datos nuevos, por

ejemplo, si hay datos actualizados en el nuevo archivo de datos XML.

Anexar los nuevos datos a las listas XML existentes Especifica si el contenido del origen de datos

se anexa a los datos existentes en la hoja de cálculo. Establezca esta opción, por ejemplo, si está

consolidando datos de varios archivos de datos XML parecidos en una lista XML o si no desea

sobrescribir el contenido de una celda que contiene una función.

Es posible importar a Excel datos de archivos creados con otros programas, con Excel puedes

abrir fácilmente archivos de texto, guardados con extensión txt y con extensión csv,(además de

otros formatos como SQL, Analysis Services, XML,…). En este caso te indico txt porque la mayoría

de los programas informáticos pueden guardar archivos en este formato.

Las utilidades son enormes, así como el ahorro de tiempo, el aumento de productividad, la

eliminación de errores,…Y como ejemplo de la aplicación que le puedes dar entre otras importar

datos de cuentas de correo o números de teléfono, importar cuadro de existencias generado por el

programa de almacén, importar los datos del programa de contabilidad cuando este no te los da en

Excel.

Para llevar a cabo este proceso los pasos son muy similares en las diferentes versiones Excel,

presta atención y de verdad te recomiendo que lo uses asiduamente.

Pasos a seguir para importar a Excel datos de archivos con formato txt:

Abre el programa Excel.

A continuación en pulsa en Archivo y luego en Abrir, en Excel 2007 lo encontrarás en el botón de

Office, (también en la pestaña Datos, Obtener datos externos, Desde texto).

En la ventana que se despliega, el cursor del ratón se sitúa en la parte inferior, al lado de donde

pone Nombre de Archivo: examina en tu computador, a través de los iconos de la parte izquierda y

central de la ventana, dónde tienes el archivo que quieres pasar a Excel. Para ello has de

seleccionar en Tipo de archivo: Todos los archivos o Archivos de texto.

Pulsa Abrir.

Aparece una nueva ventana que es el Asistente para importar texto.

Este asistente consta de tres pasos muy sencillos, en ellos vas a definir las características de la

importación.

Paso 1.- Ver imagen ampliada. Lo primero que te pide es que indiques el Tipo de los datos originales: Delimitados, los datos del archivo de texto están separados por tabuladores o por comas. De ancho fijo, en este caso los datos están separados solo por espacios. En principio esta opción se deja por defecto la que interprete Excel. En la parte central de la ventana puedes establecer:

Comenzar a importar en la fila: 1, por defecto. Si quieres que los datos se empiecen a importar

desde otra fila has de indicarlo aquí, por ejemplo si las cuatro primeras filas están vacías o tienes

datos que no quieres importar en esta casillas pondrás el número 5.

Origen del archivo: Para mí el más adecuado es Windows (ANSI) es el que mejor me interpreta los

caracteres.

Por último tienes la vista previa del archivo de texto a importar, con las barras de desplazamiento a

la derecha y abajo desplázate por el mismo para ver cómo va quedando a lo largo de estos tres

pasos del asistente.

Pulsa Siguiente.

En principio has de dejar todos los parámetros preestablecidos, en la parte central verás

separaciones con líneas, haz clic dos veces y podrás crear y borrar líneas para ajustar los datos a

hoja de cálculo según tus necesidades. También puedes desplazar las líneas de separación

pinchando sobre cada una de ellas y sin soltar desplazándote con el ratón.

Pulsa Siguiente.

En este paso has de establecer el tipo de datos que tiene cada columna, por defecto el programa

interpreta que el tipo de datos es General, donde los datos que interpreta como valores numéricos

los pone en formato número, ídem con texto y fechas. Aun así yo siempre hago alguna

puntualización.

Las opciones que tienes son General, Texto, Fecha, y también puedes saltar columnas con No

importar columna.

Lo más habitual es que tengas una columna de fechas y por tanto se lo tendrás que indicar. Para

ello situado en la columna donde tengas las fechas pon en negro el punto al lado de Fecha, a

continuación podrás indicar el formato de fecha que uses generalmente, (DMA para día, mes, año

o por ejemplo MDA para mes, día, año).

Truco: Si quieres seleccionar varias columnas a la vez pulsa la tecla Mayús y sin soltar las

columnas que desees.

Pulsa Finalizar.

En tu hoja de cálculo se han colocado los datos de tu archivo de texto. Puedes trabajar con ellos

desde esta hoja electrónica y realizar todas las acciones que te permite Excel, cambiar fuente,

introducir formulas,….Te aconsejo que primero de todo Guarda tu archivo en formato Excel para

evitar tener que repetir todo el proceso.

IMPORTACIÓN DE DATOS MEDIANTE EL ASISTENTE PARA LA CONEXIÓN DE DATOS

Puede usar el Asistente para la conexión de datos para conectarse a un origen de datos externos

OLE DB u ODBC que ya haya sido definido. Para abrir el Asistente para la conexión de datos, en el

grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en De otras fuentes y luego en Desde el

Asistente para la conexión de datos.

Si elige la opción de origen de datos Otro o avanzado en el Asistente para la conexión de datos,

puede ver una lista de proveedores OLE DB disponibles en el cuadro de diálogo Propiedades de

vínculo de datos. Además, el proveedor OLE DB de Microsoft para controladores ODBC también

permite el acceso a orígenes de datos ODBC. Para obtener más información acerca de cómo usar

cada ficha de este cuadro de diálogo, haga clic en Ayuda en el cuadro de diálogo Propiedades de

vínculo de datos.

En general, para definir la información de conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo

de datos, siga este procedimiento:

Haga clic en la pestaña Proveedor, seleccione el proveedor OLE DB y, a continuación, haga clic en

Siguiente. Se mostrará la ficha Conexión, en la cual podrá escribir información de conexión

específica para el proveedor OLE DB.

Cada proveedor OLE DB define información de conexión específica. Por ejemplo, el proveedor

OLE DB de Microsoft para SQL Server requiere un nombre de servidor, una ubicación del servidor

y un nombre de usuario. Es posible que también desee definir información adicional, como una

contraseña, o si desea usar la seguridad integrada de Microsoft Windows.

Para proporcionar información adicional, como la configuración de red y los permisos de acceso,

haga clic en la pestaña Avanzadas.

Para definir las propiedades de inicialización del proveedor OLE DB, haga clic en la pestaña Todo.

NOTA No se puede filtrar ni unir datos en el Asistente para la conexión de datos.

IMPORTACIÓN DE DATOS MEDIANTE MICROSOFT QUERY

Microsoft Query* también se puede usar para importar datos. (En el grupo Obtener datos externos

de la ficha Datos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde Microsoft Query).

Puede usar Microsoft Query para configurar orígenes de datos ODBC para recuperar datos. En

Microsoft Query, puede usar el Asistente para consultas para crear una consulta simple o puede

usar criterios avanzados en Consulta para crear una consulta más compleja y hacer lo siguiente:

*NOTA:

Microsoft Query es un programa incluido en Excel que nos permite importar datos externos a

nuestras hojas de cálculo lo cual nos evitará ingresar manualmente los datos provenientes de

fuentes de datos externar ya sean bases de datos corporativas o archivos de nuestros de texto o

Excel.

Podemos encontrar a Microsoft Query dentro de la ficha Datos en el menú desplegable De otras

fuentes.

Filtrar filas o columnas de datos antes de llevarlos a Excel.

Crear una consulta de parámetros.

Ordenar datos antes de llevarlos a Excel.

Unir varias tablas.

Microsoft Query proporciona un front-end simple, fácilmente accesible desde Excel, para realizar

estas tareas de consultas especializadas.

Importación de datos mediante programación y mediante el uso de funciones

Si es programador, existen varios enfoques dentro de Excel que puede tomar para importar datos:

Puede usar Visual Basic* para Aplicaciones para obtener acceso a un origen de datos externo.

Según el origen de datos, puede usar Objetos de datos ActiveX u Objetos de acceso a datos para

recuperar los datos. También puede definir una cadena de conexión en el código que especifique

la información de conexión. Usar una cadena de conexión es útil, por ejemplo, cuando desea evitar

que se les exija a los administradores del sistema o a los usuarios que primero creen un archivo de

conexión o para simplificar la instalación de la aplicación.

*NOTA:

Visual Basic es un lenguaje de programación dirigido por eventos, desarrollado por Alan Cooper

para Microsoft. Este lenguaje de programación es un dialecto de BASIC, con importantes

agregados. Su primera versión fue presentada en 1991, con la intención de simplificar la

programación utilizando un ambiente de desarrollo completamente gráfico que facilitara la creación

de interfaces gráficas y, en cierta medida, también la programación misma.

Aunque Visual Basic es de propósito general, también provee facilidades para el desarrollo de

aplicaciones de bases de datos usando Data Access Objects, Remote Data Objects o ActiveX Data

Objects.

Visual Basic contiene un entorno de desarrollo integrado o IDE que integra editor de textos para

edición del código fuente, un depurador, un compilador (y enlazador) y un editor de interfaces

gráficas o GUI

Si importa datos de una base de datos de SQL Server, considere la posibilidad de usar SQL Native

Client, que es una interfaz de programación de aplicaciones (API) de acceso de datos

independiente que se usa para OLE DB y ODBC. Combina el proveedor OLE DB de SQL y el

controlador ODBC de SQL en una misma biblioteca de vínculos dinámicos (DLL) nativa, mientras

que también proporciona nuevas funciones que son independientes y distintivas de Microsoft Data

Access Components (MDAC). Puede usar SQL Native Client para crear nuevas aplicaciones o para

mejorar aplicaciones existentes que pueden aprovechar las características más nuevas de SQL

Server, como Conjuntos de resultados activos múltiples (MARS), Tipos definidos por el usuario

(UDT) y compatibilidad con el tipo de datos XML.

La función RTD* recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la

automatización COM. El complemento de automatización COM de RTD debe crearse y registrarse

en un equipo local.

NOTA*:

Un RTD (del inglés: resistance temperature detector) es un detector de temperatura resistivo, es decir, un sensor de temperatura basado en la variación de la resistencia de un conductor con la temperatura. Su símbolo es el siguiente, en el que se indica una variación lineal con coeficiente de

temperatura positivo.

Al calentarse un metal habrá una mayor agitación térmica, dispersándose más los electrones y reduciéndose su velocidad media, aumentando la resistencia. A mayor temperatura, mayor agitación, y mayor resistencia.

La variación de la resistencia puede ser expresada de manera polinómica como sigue a continuación. Por lo general, la variación es bastante lineal en márgenes amplios de temperatura. La función SQL.REQUEST conecta con un origen de datos externo y ejecuta una consulta desde

una hoja de cálculo. SQL.REQUEST devuelve el resultado como una matriz, sin necesidad de

programar una macro. Si esta función no está disponible, debe instalar el programa de

complemento ODBC de Microsoft Excel (XLODBC.XLA). Puede instalar el complemento desde

Office.com.

EJEMPLO PRÁCTICO TOMANDO COMO FUENTE DE DATOS DE ORIGEN ACCESS

Supongamos que tenemos en el directorio C: \ACCESS, la base de datos denominada

BASE1.MDB que contiene la tabla TABLA1 con los campos NOMBRE y CODIGO con 100

registros. En este caso queremos recuperar en la celda A1 de nuestra hoja, el contenido del campo

NOMBRE cuyo campo CODIGO sea igual a 20.

Como la función es matricial, devolverá un conjunto de datos. Por tanto seleccionamos en la hoja

el rango de celdas donde queremos que se muestre la información partiendo para nuestro ejemplo

de la celda A1 (por ejemplo A1:A10) y escribimos:

=SQL.REQUEST ("DSN=Bases de datos de MS -

Access;DBQ=C:\access\base1.mdb;FIL=redisam";A1;2;"select - nombre from tabla1 where

codigo=20"; VERDADERO)

NOTA: concluir la función con las teclas CTRL+MAY+ENTER ya que se trata de una fórmula

matricial.

En A1 aparecerá NOMBRE y en A2 y sucesivas, todos los nombres de los registros cuyo código es

igual a 20.

Si SQL.REQUEST no logra acceder a la fuente de datos utilizando el argumento conexión,

devuelve el valor de error #N/A

MANEJO DE LAS FUNCIONES DE EDICION, SUSTITUCION Y ALTA DE DATOS

DESDE EXCEL

Menú Edición: es una de herramienta muy útil que tiene como objetivo las Funciones de

manipulación directa de los elementos integrantes del documento, las encontraremos en este

menú. Los dos primeros comandos al comienzo de este menú permiten:

deshacer o

rehacer acciones que se han

realizado al texto.

Cortar, Copiar, y Pegar

tienen

un carácter de utilidad bastante

notable, ya que permiten con

suma facilidad el traslado de

elementos de una región del

documento a otra.

Esta opción, al igual que todas las

utilidades de Excel, se puede

llevar a cabo de diversas formas:

o A través del menú: EDICIÓN/COPIAR y EDICIÓN/PEGAR. Mediante combinaciones de

teclas: Ctrl + C y Ctrl + V

o Haciendo clic con el ratón en la celda de origen y simultáneamente la tecla Ctrl y

arrastrando hasta la celda de destino.

o Utilizando las opciones del "menú emergente"

Borrar como podrá suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente.

Seleccionar todo, realiza una selección de todo el documento de principio a fin, esto

puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de

letra a todo el documento.

Buscar y Reemplazar permiten la localización de una cadena de texto específica y si se

desea ubicarla para reemplazar por alguna otra.

Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos

escogido para que realice el desplazamiento.

Arrastrar y soltar datos en Excel

Arrastrar y soltar es una técnica de ratón que se puede utilizar en Excel para mover una

celda (o un rango) a otra ubicación dentro de la hoja. Esta misma técnica también la podemos

utilizar para copiar celdas.

Colocar adecuadamente el puntero del ratón

Lo primero que demos hacer es seleccionar la celda, o rango de celdas, que deseamos mover y

posteriormente posicionar el puntero del ratón en alguna de las orillas de la celda. Sabrás que

estás en la posición adecuada cuando el puntero se transforme en unas flechas negras

perpendiculares.

Arrastrar celdas a su destino

Con el puntero del ratón sobre alguno de los bordes, pulsa y arrastra las celdas hacia la nueva

ubicación dentro de la hoja. Observarás el contorno de las celdas moverse junto con el ratón hacia

la nueva posición de manera que puedas ver la nueva ubicación adonde se moverán las celdas.

Finalmente suelta el botón del ratón para mover las celdas a la nueva posición.

Copiar las celdas

Si lo que deseas es copiar las celdas en lugar de moverlas el procedimiento es exactamente el

mismo con la diferencia que se deberá mantener pulsada la tecla CTRL todo el tiempo. Al oprimir la

tecla CTRL, el cursor ya no será unas flechas negras perpendiculares sino que será el puntero de

flecha blanca con un pequeño símbolo “+”.

Finalmente debo comentar que si

al mover o copiar celdas con este método coinciden con

otras celdas que ya tienen contenido entonces Excel

mostrará un mensaje de advertencia preguntando si

deseamos reemplazar el contenido de las celdas destino.

Pulsa el botón Cancelar en caso de que desees evitar el reemplazo de las celdas o de lo contrario

pulsa Aceptar para que se realice el cambio.

Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo

Para escribir datos de forma rápida, puede configurar Microsoft Office Excel de manera que repita

los datos o puede rellenar los datos de manera automática.

Repetir automáticamente elementos ya escritos en la columna

Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con una entrada existente en

esa columna, Microsoft Excel completará automáticamente los caracteres restantes. Excel sólo

completa automáticamente las entradas que contengan texto o una combinación de texto y

números. Las entradas que contengan sólo números, fechas u horas no se completan

automáticamente.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para aceptar una entrada propuesta, presione ENTRAR.

La entrada completa coincide exactamente con el modelo de mayúsculas y minúsculas de la

entrada existente.

Para reemplazar los caracteres escritos automáticamente, continúe escribiendo.

Para eliminar los caracteres escritos automáticamente, presione RETROCESO.

Utilizar el controlador de relleno para rellenar datos

Se puede utilizar el comando Rellenar para rellenar datos en las celdas de una hoja de cálculo.

También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente una serie de números,

combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, en función de un modelo

establecido. Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccione las

celdas y arrastre el controlador de relleno .

Rellenar datos en celdas adyacentes

Puede utilizar el comando Rellenar para rellenar la celda activa o el rango seleccionado con el

contenido de una celda o rango adyacente, o bien, rellenar rápidamente las celdas adyacentes

arrastrando el controlador de relleno .

Rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente

1. Seleccione una celda vacía debajo, a la derecha, por encima o a la izquierda de la celda que contiene

los datos que va a utilizar para rellenar dicha celda.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Rellenar y, a continuación,

en Abajo, Derecha, Arriba o Izquierda.

SUGERENCIA Para rellenar una celda rápidamente con el contenido de la celda situada encima o a la

izquierda, puede presionar CTRL+J o CTRL+D.

Teclas de función

TECLA DESCRIPCIÓN

F1 Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft Office Excel.

CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones, que es un componente de la Interfaz

de usuario de Microsoft Office.

ALT+F1 crea un gráfico a partir de los datos del rango actual.

ALT+MAYÚS+F1 inserta una hoja de cálculo nueva.

F2 Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda.

También mueve el punto de inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en una

celda está desactivada.

MAYÚS+F2 agrega o modifica un comentario de celda.

CTRL+F2 muestra la ventana Vista preliminar.

F3 Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre.

MAYÚS+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función.

F4 Repite el último comando o acción, si es posible.

CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado.

F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado.

F6 Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles

de Zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta

ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles

divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta de opciones.

MAYÚS+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de Zoom, el panel de tareas

y la cinta de opciones.

CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del

libro abierta.

F7 Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo

activa o del rango seleccionado.

CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está

maximizada. Utilice las teclas de dirección para mover la ventana y, cuando haya

acabado, presione ENTRAR o ESC para cancelar.

F8 Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección

extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la selección.

MAYÚS+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una

selección de celdas utilizando las teclas de dirección.

CTRL+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro)

cuando una ventana del libro no está maximizada.

ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar

una macro.

F9 Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos.

MAYÚS+F9 calcula la hoja de cálculo activa.

CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos,

independientemente de si han cambiado desde el último cálculo.

CTRL+ALT+MAYÚS+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y calcula todas

las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que

sea necesario calcularlas.

CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono.

F10 Activa o desactiva la información de los métodos abreviado de teclado.

MAYÚS+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado.

ALT+MAYÚS+F10 muestra el menú o mensaje de una etiqueta inteligente. Si hay más

de una etiqueta inteligente, cambia a la siguiente y muestra su menú o mensaje.

CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada.

F11 Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual.

MAYÚS+F11 inserta una hoja de cálculo nueva.

ALT+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro

utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

En la hoja de cálculo podemos introducir texto, números y funciones.

Nos situamos marcando con el ratón por ejemplo en la celda A2 y escribimos

PRESUPUESTO ANUAL.

• Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el símbolo X que nos permite cancelar o eliminar lo

que acabamos de introducir si nos hemos equivocado o arrepentido.

• Y aparece el símbolo para confirmar o introducir la información. Otra forma de confirmar es simplemente

pulsando Enter en nuestro teclado.

Realizar correcciones

Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado:

• Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el contenido en la parte superior.

• Hago clic sobre la parte de la Barra que muestra el contenido de la celda.

• Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de retroceso que se

encuentra encima de Enter en el teclado para realizar modificaciones.

Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenía que poner PRESUPUESTO

Nombrar celdas y rangos

Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto a través de las columnas, las filas o

manejando las celdas individualmente.

Pero Excel también tiene en los Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de

información. La principal característica de los rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de

celdas o incluso a una sola celda, que sería un conjunto de solo una celda.

¿Y por qué es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos? Bueno, un rango no es más

que un conjunto de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos

puntos. Es fácil reconocer el rango situándolo mentalmente en la hoja de cálculo. Pero si la hoja es muy

grande ¿Podríamos recordar exactamente la posición de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas?

Es más sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37

Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que

esté marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres.

Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla intro.

Ya tenemos nuestro primer rango.

Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49.

Si ahora quisiéremos ir de nuevo a la posición de los meses, pero no nos acordamos de su rango solo

tenemos que pulsar la tecla F5

Aquí se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar. Para que Excel

nos lleve de a la posición deseada

Los rangos tienen muchas más utilidades que se vuelven más y más imprescindibles cuanto más grande y

compleja es la hoja de cálculo en la que estamos trabajando

Dar Formato a los Datos introducidos

Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Por ejemplo hemos

introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y

marcamos las celdas a las que deseamos dar formato.

• Vamos a realizar un ejemplo en el que:

o A) Pondremos una Línea de Contorno a nuestro presupuesto.

o B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamaño de las letras.

o C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.

o D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto.

o E) Y el fondo de las celdas con números lo pondremos de color verde claro

• Podemos utilizar el menú Formato de la Barra superior o Barra menú.

• También podemos acceder directamente a las funciones de formato más utilizadas teniendo activada en

pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado en el botón de flecha "Más botones" para que se visualicen

el resto de opciones.

Si no aparece en su pantalla la Barra de Formato la activamos con el comando Ver de la Barra de Menú

Ejemplo de Formato

A) Vamos a poner una línea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias celdas.

• Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las celdas sobre las que

queremos aplicar el formato.

• Y aparece el formulario Formato de celdas.

o En nuestro ejemplo en Línea hemos seleccionado una gruesa.

o Pulsamos sobre Contorno

o Y Pulsamos Aceptar

Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.

B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamaño de las letras...

• Seleccionamos las celdas

• En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón que muestra un triángulo para cambiar el tipo de letra. Y

seleccionamos por ejemplo Verdana.

• Y aumentamos el tamaño de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botón y seleccionado.

C) Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.

• Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita.

• Y pulsamos la N de la Barra de Formato

D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los conceptos de gastos.

• Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa.

• Si nuestra pantalla no muestra el botón Color de Fuente, pulsamos sobre el botón Más

Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato. Y pulsamos sobre el botón Color de fuente.

• Marcamos el color deseado.

E) Poner el fondo de las celdas con números de color verde claro.

• Seleccionamos las celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo.

• En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno.

• Y pulsamos sobre el color verde claro.

Formulario Formato de Celdas

Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de Menú

• Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.

• Pulsando sobre Formato en la Barra superior y

• Celdas.

• En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaña de Fuente

• En este formulario podemos cambiar la alineación de los datos introducidos, pulsando sobre la pestaña

alineación y marcando una nueva opción.

• Podemos cambiar el aspecto de las líneas que delimitan las celdas utilizando la pestaña Bordes y

seleccionando por ejemplo unas líneas más gruesas.

• Igualmente podemos cambiar el formato numérico en Número, y poner un formato monetario.

• En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes tramas y

proteger para ocultar o bloquear celdas Autoformatos en Excel

El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y evaluar

nuestro trabajo.

Ya hemos tenido algún contacto con los formatos en Excel, pero hay una forma más rápida y sencilla de

mejorar el aspecto de nuestro trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni esfuerzo.

Vamos a aprender a manejar los autoformatos. Veamos una página sin formatos.

El siguiente paso es seleccionar una celda que esté dentro de una tabla, por ejemplo C5.

Cuando esté marcada en el menú Formato, pulsaremos en la opción Autoformato

Atención, es importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla, como es

nuestro caso. Si hubiéramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel nos daría un mensaje de

error.

Para evitarlo, solo tenemos que posicionarnos en el interior de la tabla a la que queremos dar autoformato.

Al pulsar en Autoformato, nos surge el cuadro de dialogo.

De entre todos los ejemplos predefinidos podemos elegir el formato que consideremos más apropiado

para nuestra tabla.

Sólo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y después aceptar.

Alinear los Datos

Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineación por varios caminos. Por ejemplo con los

mismos datos que escribimos anteriormente ahora:

A) Los números los vamos a centrar con respecto a su celda.

• Seleccionamos las celdas correspondientes a los números que queremos centrar.

• En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón con la imagen de Centrar. Si la imagen centrar no

aparece en su pantalla debe pulsar en el botón Mas Botones situado en el lateral derecho de la Barra

formato.

B) La palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha.

• Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro camino.

• Marcamos la celda y pulsamos el botón DERECHO del ratón.

• Pulsamos sobre Formato de celdas

• Pulsamos sobre la pestaña Alineación

• Y en Horizontal seleccionamos Derecha

Desbordamiento de datos

Es bastante frecuente que cuando manejamos operaciones numéricas se produzca un desbordamiento de

celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la

Excel nos llama la atención sobre ello con el símbolo "#"

Hay varias formas en que Excel actúa frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se

produce en una celda con datos textos o con datos numéricos

Si el desbordamiento se produce con datos texto, el comportamiento de Excel depende de la situación de

la celda situada inmediatamente a su derecha.

Si está vacía, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si está ocupada entonces solo será

visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda.

ejemplo vemos dos desbordamientos distintos, el título de la celda B2 en texto que se prolonga a C2. Y el

desbordamiento numérico de E5, que al ser la cifra más extensa de la longitud de la celda, se muestra con

el símbolo # repetido todo el ancho de la celda

Eso no significa que haya habido un error o que hayamos perdido el resultado de nuestros cálculos.

No, el dato sigue estando allí, para verlo solo tendremos que modificar el ancho de la columna hasta que

aparezca el dato

Si el desborda una celda, numérica sin formula, podemos ver su contenido sin necesidad de desplazar las

columnas, sencillamente pulsando en ella y veremos como su valor aparece en la barra de formulas

Puede haber otras ocasiones en que no nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos

ver el contenido de la celda en notación científica.

La notación científica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10 elevado a la cifra que

hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como el número que

haya tras el signo +.

Edición de datos y formulas. Tipos de datos

Antes de definir como se editan datos y fórmulas vamos a recordar algunos conceptos:

En una hoja de cálculo Excel podemos introducir:

datos numéricos y/o de texto.

fechas, horas, valores lógicos y fórmulas. Al ser evaluadas por Excel, este nos devuelve un valor numérico, lógico (VERDADERO y FALSO), una fecha o un error.

Al introducir un dato en una celda, Excel lo interpreta como:

Un texto si introducimos un carácter no numérico.

Un número si introducimos un carácter numérico.

Una formula si introducimos como primer carácter el símbolo igual o más, ( = , +)

En los datos numéricos Excel utiliza por defecto las comas para indicar el valor decimal y el punto para los miles como observamos en la celda C2.

Para cambiar la configuración internacional Excel, elegiremos la opción:

“Herramientas>Opciones”, abrimos la ficha “Internacional” y desmarcamos la opción “Usar separadores del sistema” e introducimos los separadores que deseemos.

En algunas ocasiones Excel interpreta un dato de manera diferente a como queremos. Por ejemplo:

al introducir en una celda el dato 1-5, Excel lo interpreta como fecha (1 de mayo) y no como texto.

lo mismo ocurre si introducimos 2:6 que lo interpreta como hora (las 2 horas y 6 minutos).

Para solucionar este inconveniente:

Nos situaremos en la celdilla que queremos cambiar de formato,

Desplegaremos la ventana “Formato de celdas”, mediante “Control 1” o bien pulsando el botón derecho del ratón,

Elegimos la opción “Texto” para que Excel interprete el dato introducido como texto.

TRUCO: Podemos usar una comilla delante, „1-5, para que Excel interprete el valor como texto en lugar de cómo fecha, así nos evitaremos cambiar el formato de la celda. La comilla no aparece en la celda, solo actúa como indicador.

FECHAS.

Para introducir la fecha en una hoja Excel, lo podemos hacer de varias formas con distintos formatos:

Al introducir 1-3 ó 1/3 en una celda, Excel lo interpreta como 1 de marzo. Esta fecha no se actualizará.

Pulsando “Control;” se obtiene la fecha actual. Esta no se actualiza, permanece fija.

Usando la función HOY. Si introducimos en una celda la fórmula siguiente: =HOY(), nos aparecerá automáticamente la fecha actual y esta sí se actualiza automáticamente.

Las fórmulas y determinados formatos de fecha y hora se actualizan automáticamente pulsando F9.

HORAS.

Para introducir la hora también existen varias formas y formatos:

Introduciendo 4:9 Excel lo interpreta como las 4 horas y 9 minutos. Esta permanece constante sin actualizarse.

Pulsando “Control:” Excel nos ofrece la hora actual. Esta no se actualiza con el paso del tiempo.

Utilizando la función AHORA. Al introducir la formula “=AHORA()” Excel nos devuelve la hora actual y esta si se actualiza automáticamente.

Edición de datos

Modificar los datos ya capturados es natural al trabajar con cualquier programa de computadora, para eso sirven las herramientas de edición.

Las opciones con las que podemos editar los datos en Excel son prácticamente iguales en los diversos programas que componen Office. Sin embargo, también muestran algunas características específicas de la hoja de cálculo que son útiles en el trabajo cotidiano. Revisémoslas rápidamente.

Copiar

Esta opción ya la habíamos utilizado en ejemplos anteriores. En principio, la opción “Copiar”, como su nombre lo indica, sirve para copiar el contenido de una celda, o un rango de celdas, para copiarlo en otras. Esa es la función predeterminada de los botones de la sección “Portapapeles” de la ceja “Inicio” y su uso es simple.

Sin embargo, también podemos copiar un rango de celdas como si se tratara de una imagen, de modo que el resultado puede utilizarse en programas de edición de imágenes, tan simples como Paint o tan sofisticados como Photoshop.

Pegar

A su vez, el botón pegar también tiene distintas posibilidades, toda vez que podemos discernir, por ejemplo, entre copiar el contenido de una celda o sólo el formato en el que se presenta, o bien, entre copiar una fórmula o el valor del resultado que en ese momento tenga. Veamos a qué nos referimos.

Si utilizamos la última opción del botón “Pegar”, llamada “Pegado especial”, obtenemos un cuadro de diálogo que permite modificar los datos de diversos modos al tiempo que los copia. Algunas de sus opciones tienen similitud con los botones anteriores, pero otras nos permiten inclusive operar aritméticamente con los datos a pegar e incluso trasponerlos en el área de destino.

Portapapeles

Cuando copiamos o cortamos el contenido de una celda o un rango, éste va a dar a una sección de la memoria llamada “Portapapeles”. En Excel 2010, el portapapeles puede en realidad contener hasta 24 elementos copiados para reutilizarlos en distintas partes de la hoja de cálculo. Para abrir el panel del portapapeles, utilizamos el disparador de cuadros de diálogo de la sección del mismo nombre.

Si hay algún programa de Office abierto, entonces este portapapeles puede recoger también copias hechas en otros programas (utilizando la combinación de teclas “Ctrl+C”) para pegarse en el documento con el que estemos trabajando.

Finalmente, el portapapeles puede depurarse, ya sea vaciándolo completamente o borrando en lo particular algunos de sus elementos.

Cortar

La opción “Cortar” es prácticamente idéntica a la opción “Copiar”, sólo que el contenido de las celdas que se “copian” desaparece, esto es, estamos “cortando” para “pegar” en otra celda. Si acaso, la única diferencia es que no existe una opción “Cortar como imagen”.

Borrar

Esta opción nos permite borrar las características de una celda o todo su contenido. Al desplegar el menú del botón “Borrar” de la sección modificar, de la ceja “Inicio”, podremos ver que las opciones se explican a sí mismas:

Insertar celdas, filas y columnas

No siempre borrar un rango de celdas o cortar y pegar su contenido es solución cuando estamos creando un cuadro de datos. Con frecuencia lo mejor es insertar algunas celdas entre los datos existentes, pero sin que la información capturada se borre. Así que podemos elegir un rango de celdas y usar cualquiera de las opciones del comando “Insertar” que se encuentra en la sección “Celdas”, en la ceja “Inicio”.

Alternativamente podemos seleccionar filas o columnas completas, haciendo clic en su indicador. Después usamos el menú contextual. Insertar, eliminar y mover hojas

De modo similar, también podemos editar las hojas de un libro de Excel. El menú contextual nos permite, entre otras cosas, insertar y eliminar hojas de cálculo. Para mover una hoja de posición respecto a las demás, lo más simple es tomar la ceja con su nombre con el ratón y arrastrarla a la nueva posición. El comando “Mover o copiar hoja” del menú contextual también nos permite copiarla por completo y ubicarla en algún otro libro que esté abierto en ese momento. Estas opciones también están disponibles con el menú desplegable del botón “Formato” de la sección “Celdas”.

Buscar y seleccionar

En la sección “Modificar” de la ceja “Inicio”, encontramos el botón “Buscar y seleccionar”, que no sólo nos permite buscar celdas con contenido específico, sino además, con él, podemos reemplazar su contenido, buscar celdas que tengan determinado formato, ir a rangos de celdas con nombre, etcétera.

Deshacer y rehacer

En la sección “Modificar” de la ceja “Inicio”, encontramos el botón “Buscar y seleccionar”, que no sólo nos permite buscar celdas con contenido específico, sino además, con él, podemos reemplazar su contenido, buscar celdas que tengan determinado formato, ir a rangos de celdas con nombre, etcétera.

Cuando usamos “Deshacer” éste revierte de inmediato el último cambio realizado sobre la hoja de cálculo. Eligiendo “Deshacer” varias veces consecutivamente podemos revertir todos los cambios.

Cuando no hay nada que revertir el menú del botón indica el mensaje “Imposible deshacer” y se ve desvanecido.

Por el contrario, el botón “Rehacer” anula el efecto de “Deshacer”. Parecerá broma, pero con estas dos opciones podemos arrepentirnos de cualquier cambio o dato que hayamos capturado y también podemos arrepentirnos de nuestro arrepentimiento, en ambos sentidos en un número de veces que puede abarcar una larga sesión de trabajo. Con esto se evita así que en Excel alguien cometa un error irremediable.

Sustitución de datos de Excel

Sustituye texto_nuevo por texto_original dentro de una cadena de texto. Use SUSTITUIR cuando desee reemplazar texto específico en una cadena de texto; use REEMPLAZAR cuando desee reemplazar cualquier texto que aparezca en una ubicación específica dentro de una cadena de caracteres.

Sintaxis

SUSTITUIR (texto; texto_original;texto_nuevo; núm_de_ocurrencia)

Texto es el texto o la referencia a una celda que contiene texto en el que desea sustituir caracteres.

Texto_original es el texto que desea reemplazar.

Texto_nuevo es el texto por el que desea reemplazar texto_original.

Núm_de_ocurrencia especifica la instancia de texto_original que desea reemplazar por texto_nuevo. Si especifica el argumento núm_de_ocurrencia, sólo se remplazará esa instancia de texto_original. De lo contrario, todas las instancias de texto_original en texto se sustituirán con texto_nuevo.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.

Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

Presione CTRL+C.

En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.

Descripción

Sustituye texto_nuevo por texto_original dentro de una cadena de texto. Use SUSTITUIR cuando

desee reemplazar texto específico en una cadena de texto; use REEMPLAZAR cuando desee

reemplazar cualquier texto que aparezca en una ubicación específica dentro de una cadena de

caracteres.

Sintaxis SUSTITUIR (texto; texto_original; texto_nuevo; [núm_de_instancia])

La sintaxis de la función SUSTITUIR tiene los siguientes argumentos:

Texto Obligatorio. El texto o la referencia a una celda que contiene el texto en el que se desea sustituir caracteres.

Texto_original Obligatorio. El texto que se desea sustituir.

Texto_nuevo Obligatorio. El texto por el que se desea reemplazar texto_original.

Núm_de_instancia Opcional. Especifica la instancia de texto_original que se desea reemplazar por texto_nuevo. Si se especifica el argumento núm_de_instancia, sólo se remplazará esa instancia de texto_original. De lo contrario, todas las instancias de texto_original en texto se sustituirán por texto_nuevo.

Ejemplo

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

¿Cómo copio un ejemplo?

Seleccione el ejemplo de este artículo.

IMPORTANTE No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

Presione CTRL+C.

En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.

En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

IMPORTANTE Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la

hoja de cálculo.

Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus

necesidades.

Cómo utilizar la función SUBSTITUTE (Sustituir) de Excel

La función SUBSTITUTE (Sustituir) de Excel es útil si tienes un montón de celdas que tienen el mismo formato de datos, pero con valores diferentes. Con la función SUBSTITUTE puedes ingresar la información una sola vez y luego escribir una fórmula que muestre una variación de esa celda a lo largo de la hoja de cálculo

Instrucciones

1 Selecciona la celda donde desees introducir la fórmula. Haz clic con el ratón. Haz clic dentro de la función (fx), justo debajo del menú de Excel

2 Escribe la función en este formato: "=SUBSTITUTE(texto,"texto_original", "texto_nuevo", “núm_de_ocurrencia”. "Texto" es la celda que contiene el texto que deseas sustituir, "texto_original" es el texto que vas a cambiar y "texto_nuevo" es el texto con el que lo deseas sustituir; "num_de_ocurrencia" es la instancia del texto que quieres cambiar.

3 Crea un ejemplo para aprender cómo funciona la función SUBSTITUTE. Haz clic en la celda gris de arriba a la izquierda para que la hoja de cálculo entera se resalte. Haz clic en "Formato" y luego en "Celdas" en el menú. Selecciona "texto".

4 Escribe "2 de noviembre 2008" en A1.

5 Haz clic en la celda B1. Ve a la celda de función y escribe “= SUBSTITUTE(A1, "2", "4", 1). Presiona Enter. El texto en B1 será “4 de noviembre de 2008”. Luego, edita la fórmula y saca el "1". Todos los "2" serán cambiados por "4".

6 Ve a la celda B2. En el cuadro de la función, escribe "=SUBSTITUTE(A1,"8","12"). Pulsa Enter. Se mostrará el año "2012". En este caso no es necesario el "num_de_ocurrencia ", ya que solo hay un "8" en la celda.

7 Consigue ayuda y otros ejemplos de la función SUBSTITUTE, haciendo clic en "Ayuda" en el menú de Excel. En el cuadro "palabras clave", escribe "función sustituir de la hoja de cálculo".

Ejemplo

Como podrás apreciar, tenemos una primera columna con códigos digitados de manera errada, digamos que donde hemos pues CL-XXX, debimos poner DL-XXX, para corregir esto procedimos con la siguiente formula de Excel que hemos colocado en la columna C: C,

=SUSTITUIR (A3,”CL”,”DL”)

Con lo anterior excel busca en la celda A3, el texto o los caracteres mostrados entre comillas “CL”

y substituye los mismos por “DL”, el número de ocurrencias que es opcional lo hemos dejado en

blanco ya que conocemos que los datos solo aparecen en una ocasión.

En caso de que los datos pudiesen encontrarse en más de una ocasión en la misma celda, si

utilizamos la fórmula de excel anterior, el resultado con esta sería el siguiente,

Como podrás ver, en cada ocasión que aparece “CL” fue sustituido por “DL”, si quisiéramos solo sustituir la segunda ocurrencia de esta misma tabla, deberíamos utilizar esta fórmula,

=SUSTITUIR (A21,”CL”,”DL”,2)

Con esta el resultado, sería el siguiente,

Importante recalcar que colocamos “CL”, si hubiésemos colocada “cl” no se realiza el cambio

debido a que esta función es sensible a mayúsculas y minúsculas.

Sustituir múltiples valores en Excel

El caso anterior vimos como sustituir una sola incidencia o solo un grupo de caracteres, pero que

ocurriría si nos damos cuenta que en vez de un solo error de entrada tenemos más de uno, para

esto utilizaremos el mismo cuadro y digamos que queremos en adición de sustituir “CL” por “DL”

también queremos sustituir “VL” por “SL”

Para lo anterior la formula a utilizar sería la siguiente,

=SUSTITUIR (SUSTITUIR (A3,”CL”,”DL”),”VL”,”SL”)

En este caso nuestro cuadro quedaría de esta manera,

Como veras, lo que hemos hecho es anidar dos funciones SUSTITUIR, donde la que está dentro

de los paréntesis centrales se evalúa primero y luego se evalúa la segunda, en el caso de esta

ultima podrás notar que no hemos incluido el campo TEXTO ya que será el mismo que se evaluara

en la primera formula

La función SUBSTITUTE (Sustituir) de Excel es útil si tienes un montón de celdas que tienen el

mismo formato de datos, pero con valores diferentes. Con la función SUBSTITUTE

puedes ingresar la información una sola vez y luego escribir una fórmula que muestre una

variación de esa celda a lo largo de la hoja de cálculo.

SUSTITUIR: Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena.

SUSTITUIR (Texto original; Parte de texto a sustituir; Nuevo texto)

Ejemplo de la función

Si en la celda A1 ponemos el texto “Funciones de Excel” y queremos que en la celda A2 aparezca

“Funciones en Excel” deberemos escribir en la celda A2 la siguiente función: =SUSTITUIR

(A1;"de";"en")

Si en la celda A1 ponemos el texto “Funciones de Excel” y queremos que en la celda A2 aparezca

“Funciones en Excel” deberemos escribir en la celda A2 la siguiente función: =SUSTITUIR

(A1;"de";"en")

Reemplazar asteriscos en Excel

¿Alguna vez has intentado reemplazar un asterisco en Excel? Esto puede ser peligroso porque

puedes eliminar toda la información de la hoja. Es importante que sepas la razón por la que sucede

esto en Excel.

El asterisco es un carácter comodín

El asterisco (*) es un carácter comodín de Excel que significa TODOS los caracteres. Por ejemplo,

en la siguiente lista de palabras reemplazaré la cadena

de texto “BA*” por “#”:

Observa el resultado después de realizar la sustitución:

La cadena de texto “BA*” significa la combinación de las letras “BA” seguidas de CUALQUIER

cantidad y tipo de caracteres, es por eso que Excel hizo el reemplazo sin importar que haya

encontrado la combinación de letras “BA” al inicio, en medio o al final de una palabra.

Ahora comienzas a darte cuenta de lo peligroso que puede ser utilizar el carácter “*” en un

reemplazo. Si alguna vez llegas a especificar solamente “*” en el cuadro de búsqueda y lo

reemplazas con una cadena vacía entonces se borrará el contenido de todas las celdas.

Buscar y reemplazar un asterisco

Para poder reemplazar adecuadamente un asterisco debes anteponer una tilde “~”, de esta

manera Excel sabrá que no estás utilizando el asterisco como carácter comodín sino como si fuera

cualquier otro carácter.

Con los parámetros de la imagen anterior Excel reemplazaría efectivamente un asterisco por una

cadena vacía, es decir, los eliminará de los textos de las celdas.

Esta misma solución la debes aplicar en caso de que quieras hacer un reemplazo del símbolo “?”

ya que también es un carácter comodín que representa una sola letra, pero si no se antepone la

tilde Excel hará el reemplazo de todas las letras por una cadena vacía. La manera correcta de

hacer el reemplazo es similar a la del asterisco:

Debes tener mucha precaución al usar los comodines de Excel dentro de una búsqueda o un

reemplazo. Recuerda que los comodines son el asterisco (*) y el signo de interrogación (?) y que

debes anteponer una tilde (~) antes de usarlos en un reemplazo

En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor original por otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.

La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. La ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un historial de las celdas que se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opción.

Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos que nos permiten seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de información a la vez. Es decir, seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.

Alta de datos de Excel

Es posible introducir datos en tu hoja de cálculo Excel de forma rápida y fácil, para ello has de

usar los formularios de datos.

De esta manera los datos se introducen de forma más eficaz incluso aunque no se tengan muchos

conocimientos de Excel.

Vas a ver cómo crear y usar un formulario, introducir datos, realizar búsquedas, eliminar

registros,…

En el ejemplo harás una base de datos para registrar información sobre los clientes de la empresa

para hacer una acción comercial con el correo electrónico.

En primer lugar abre una hoja de cálculo Excel, en otras hojas la sistemática es muy similar por

ejemplo puedes leer Google Docs. formularios.

Escribe en la celda A1 Nombre; en B1 Apellido; en C1 Teléfono; y en D1 Email.

Selecciona el rango desde A1 a D1.

En Excel 2003 pulsa en el Menú (arriba en la parte central), y luego en Formulario.

En Excel 2010 y 2007, pulsa en la Cinta de opciones el icono, Formulario, si no aparece sigue

estas instrucciones.

En la nueva pantalla que se despliega, ver imagen ampliada, ya puedes ir introduciendo los datos

de tus clientes.

En la parte izquierda tienes unos rectángulos blancos donde has de situar el cursor e ir

escribiendo la información.

Así por ejemplo escribe en la primera fila en Nombre: Yolanda, en Apellido: Cuesta, en Dirección:

About en español, Teléfono: 696 22 22 22 y en email:hojasdecalculo@aboutguide.com. Haz lo

mismo en la segunda fila con tus datos y en la tercera con los datos de una tercera persona.

Pulsa Nuevo para pasar a cumplimentar el siguiente registro.

Así sucesivamente hasta introducir todos los registros.

Para moverte por esta ventana pulsa sobre la barra de desplazamiento que está en la parte

central y desplázate con el ratón sin soltar o pincha en los triángulos negros superior e inferior, así

te iras situando en uno u otro registro.

Otras acciones importantes en el apartado de formularios es la Eliminación de registros y la

Búsqueda de registros.

En cuanto a la Eliminación de registros, sitúate en el registro a eliminar, pulsa en el botón

Eliminar y en el cuadro de dialogo haz clic en Aceptar, recuerda que si en el último momento

decides no eliminarlo puedes pulsar Cancelar y el registro no se borrara, eso sí una vez eliminado

no podrás recuperarlo ni con la acción Deshacer.

También es útil que conozcas la opción Búsqueda de registros del formulario de datos, lo más

sencillo es buscar de uno en uno con los botones Buscar anterior y Buscar siguiente.

Otra opción es pulsar en criterios y en los cuadro de texto, rectángulos en blanco, escribir la

palabra o dato y dar a Buscar siguiente, aquí es importante señalar que la búsqueda de Excel es

bajo la condición”, con lo cual si cumplimentas más de un cuadro de texto han de estar bien

escritos y ser correctos los datos para que te sitúe en el registro.

Para búsquedas más avanzadas puedes usar los Filtros y establecer diferentes condiciones en

función de lo que busques.

Para continuar con la introducción de datos pulsa el botón Nuevo.

Cuando termines de introducir información pulsa en Cerrar y la ventana del Formulario

desaparecerá, dejando los registros en tu hoja de cálculo.

Para volver a abrir el Formulario, sigue los pasos como explicaba al principio y se vuelve a abrir

la ventada desde donde podrás continuar con la introducción de más referencias.

Consejo: si en un momento dado no conocer todos los datos de un registro, por ejemplo

desconoces el teléfono, puedes crear el registro con los datos que conozcas y más tarde

cumplimentar el que te falta.

USO DE LAS FUNCIONES DE EXCEL PARA LA EXPORTACIÓN DE DATOS.

Continuando con el artículo sobre herramientas Excel y su aplicación en la empresa, te introduzco

ahora en las siguientes posibilidades: Escenarios, Macros, Importar y Exportar.

Escenarios

En la empresa, previamente a la toma de decisiones, se han de analizar las situaciones o hipótesis

alternativas ante diferentes hechos potenciales y como la información es poder, con Excel puedes

conocer los valores de diferentes escenarios con facilidad y ayudarte de los datos obtenidos para

tratar de llevar a cabo la decisión más acertada.

Para comprenderlo mejor piensa en el siguiente ejemplo sencillo:

Quieres saber cómo cambia el beneficio de una empresa, en función del precio y de la demanda

cambiante del producto.

En Excel 2010 y 2007 vas a Datos, Análisis Y si, Administrador de escenarios y en la versión 2003:

accede desde el menú herramientas y luego pulsa en Escenarios. Aparecerá la ventana

Administrador de escenarios en la que introducirás los datos y Excel resolverá el problema

mostrándote en una hoja aparte los resultados.

Macros

Excel, y el resto de aplicaciones de Office, tienen entre sus opciones la posibilidad de crear

Macros.

Las Macros son programas personalizados por los usuarios, que permiten que escribas las

acciones que quieres que se realicen y estas se ejecuten en un solo clic. Son atajos para

automatizar acciones repetidas con asiduidad.

El lenguaje de programación usado es Visual Basic para Aplicaciones, pero no es necesario

conocer como programar bajo este leguaje, ya que basta con realizar la secuencia con el ratón y

Excel te lo graba.

En concreto imagina el caso de un libro de Excel, por ejemplo que contenga un presupuesto, en el

que tienes cifras decimales y quieres presentarlo sin ese detalle, harías lo siguiente:

En la versión 2003 de Excel, desde el menú Herramientas eliges Macro y después Grabar nueva

macro..., en la ventana que se abre das nombre a la Macro y aceptar. (Versiones posteriores:

Vista, Macros)

A partir de ahí realizamos las acciones que queremos automatizar y al acabar pulsamos en

Detener Grabación y guarda la Macro.

A partir de ahora cada vez que quieras que los datos de un libro queden redondeados y sin

posiciones decimales seleccionarás las celdas, vas a Herramientas, Macros..., selecciona la macro

recientemente creada y das a Ejecutar, en un abrir y cerrar de ojos todas las cifras se han

transformado desapareciendo los decimales.

Importar y Exportar

Muchas veces necesitas importar datos a Excel, por ejemplo el programa de contabilidad te

proporciona informes en formato .txt o .doc y precisas trabajar con esos datos realizando

operaciones numéricas para realizar análisis varios.

Para ello existen diferentes alternativas pero una de las más usadas es ir a Datos en la barra de

menús y de ahí selecciona Obtener datos externos, Importar datos. Selecciona el archivo que

quieres tener en formato Excel sigues las instrucciones mostradas delimitando columnas y

formatos y como resultado obtendrás en tu hoja de cálculo los datos en formato Excel con el que

puedes realizar todo tipo de operaciones, gráficos y análisis.

Otras veces necesitarás exportar los datos de Excel para ello la manera más sencilla y rápida es

utilizar los comandos copiar y pegar o bien otra opción es situándote encima de la pestaña de la

hoja de cálculo que quieras copiar, pulsar botón derecho y Mover o copiar, en la ventana que se

abre podrás elegir entre llevarla al mismo libro, a otro libro ya existente o a un libro nuevo.

También otra opción es: En Guardar como seleccionar el tipo de archivo en el que quieres que se

transforme tu libro de Excel que lo más usual es que sea en formato texto o HTML en formato Web.

Conclusión:

Lo visto en estos dos artículos es solo una introducción acerca de las posibilidades que ofrece

Excel a nivel intermedio-avanzado, para ampliar estos contenidos y continuar aprendiendo sobre

Excel visita con frecuencia y permanece actualizado en hojas de cálculo en About en español.

EXCEL EN LA EMPRESA: USOS.

Prácticamente todas las empresas disponen en sus ordenadores de una de las herramientas mas

conocidas y usadas en la actualidad, como es el programa informático Excel de Microsoft Office.

Pero en muchas ocasiones este potente recurso informático está altamente infrautilizado.

Las aplicaciones de Excel, o en general de las hojas de cálculo, en la empresa son muchas y no

siempre utilizadas. Para contrarrestar esta situación te explico a continuación una serie de

acciones que Excel te permite realizar y la aplicación de dichas acciones en la empresa.

Con estos procesos lograrás una mayor eficacia y conseguirás ahorro de tiempo e incremento de

productividad.

Estas aplicaciones son:

Subtotales.

Tablas Dinámicas. Gráficos Dinámicos.

Solver.

Escenarios.

Macros.

Importar.

Exportar.

Subtotales:

Con esta acción Excel te permite realizar un análisis de los datos de forma rápida realizando

agrupaciones. Supongamos que dispones de un listado en formato Excel en donde se refleja la

información sobre las ventas.

Dicha información se organiza en varias columnas con los siguientes epígrafes: Fecha, Cliente e

Importe.

Quieres conocer el total de ventas de cada cliente en el mes dado, para ello basta con emplear la

herramienta Subtotales dentro del menú Datos, tanto en Excel 2010 como en versiones anteriores.

Obtendrás la ordenación agrupando por totales las ventas realizadas a cada cliente, además en un

tiempo mínimo y con una absoluta fidelidad de los datos obtenidos.

Para quitar los Subtotales, vas a Datos, Subtotales, Quitar todos.

Tablas Dinámicas. Gráficos Dinámicos:

Las tablas dinámicas te sirven para realizar análisis de datos aún más específicos que los

proporcionados por la herramienta Subtotales. Se denominan dinámicas porque el informe

obtenido con ellas se puede transformar con facilidad en otro en función del criterio que elijas, todo

a base de unos pocos clicks y del arrastre del ratón.

Esta herramienta la encontrarás en la versión 2003 de Excel dentro de Datos, Informe de tablas y

gráficos dinámicos (Excel 2010 y 2007 en Insertar, Tabla dinámica), se abre un asistente que te

indica distintas posibilidades acerca de donde están los datos a usar en la tabla, si la quieres en

una hoja aparte, diseño, ayuda, etc.

Al pulsar Finalizar se abre en una nueva hoja de cálculo una tabla en blanco con una ventana

llamada Lista de campos de tabla dinámica. En fila, columna y en la parte central de la tabla

colocamos los criterios que necesitas para tu informe pinchando en el campo que quieras y

llevándolo arrastrando con el ratón y soltando en el área de la tabla.

Si al abrirse el asistente en vez de elegir tabla dinámica eliges Gráfico dinámico se abre una hoja

con un gráfico en blanco que elaborarás de la misma manera que he comentado para la tabla

dinámica y como resultado obtendrás un gráfico que aúna la información indicada.

DESCRIPCIÓN DE LOS CONCEPTOS BÁSICOS DE LAS CONEXIONES DE DATOS

Los datos de un libro de Excel pueden proceder de dos ubicaciones diferentes. Pueden estar

almacenados directamente en el libro o en un origen de datos externo, como un archivo de texto,

una base de datos o un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP). Este origen de datos

externos se conecta al libro a través de una conexión de datos, que es un conjunto de información

que describe cómo localizar, iniciar una sesión y tener acceso al origen de datos externo.

La ventaja principal de conectarse a datos externos consiste en que puede analizar periódicamente

estos datos sin tener que copiar repetidamente los datos en su libro, una operación que puede ser

larga y provocar errores. Tras conectarse a los datos externos, también puede actualizar

automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de

datos se actualice con información nueva.

La información de conexión se almacena en el libro y también se puede almacenar en un archivo

de conexión, como un archivo de conexión de datos de Office (.odc) o un archivo de nombre de

origen de datos (.dsn)*.

NOTA*

1. DSN de sistema: es el DSN utilizado en todo el sistema, cualquiera con los derechos adecuados

puede iniciar la sesión. Debe crearse este DSN en el equipo donde se encuentra el programa. El

DSN del sistema se almacenan en el registro de Windows bajo la siguiente clave: orígenes de

datos HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Odbc\Odbc.ini\Odbc

2. DSN de usuario: es un DSN creado para un usuario específico. Sólo el usuario que creó el DSN

puede verlo y utilizarlo. Al igual que el DSN del sistema, la información se almacena en el registro

de Windows bajo la siguiente clave: orígenes de datos

HKEY_CURRENT_USER\Software\Odbc\Odbc.ini\Odbc

3. DSN de archivo: se trata de un DSN que se almacena en un archivo de texto con una.Extensión

DSN (no en el registro de Windows). Para utilizar un DSN de archivo, este debe contener la

información necesaria para conectar con el origen de datos deseado. El controlador ODBC debe

instalarse localmente. El archivo de DSN es un archivo de texto que se puede ver en cualquier

editor de texto como Microsoft Notepad. Los DSN de archivo se almacenan de forma

predeterminada en la siguiente carpeta de localización: programa de programa\Archivos

comunes\ODBC\Data Sources.

En DSN de archivo, consulte el artículo de Microsoft knowledge base:

Los productos de terceros que se tratan en este artículo están fabricados por compañías

independientes de FRx Software Corporation.

Para incluir datos externos en Excel, necesita obtener acceso a los datos. Si el origen de datos

externo al que desea obtener acceso no está ubicado en el equipo local, es posible que tenga que

ponerse en contacto con el administrador de la base de datos para que le facilite una contraseña,

permisos de usuario u otro tipo de información de conexión. Si el origen de datos es una base de

datos, asegúrese de que la base de datos no esté abierta en modo exclusivo. Si el origen de datos

es un archivo de texto o una hoja de cálculo, asegúrese de que otro usuario no lo tenga abierto en

modo exclusivo.

Una gran cantidad de orígenes de datos también requiere un controlador ODBC o un proveedor

OLE DB para coordinar el flujo de datos entre Excel, el archivo de conexión y el origen de datos.

En el diagrama siguiente se resumen los principales puntos referentes a las conexiones de datos.

Conexión a orígenes de datos externos

Llamada 1 Existe una variedad de orígenes de datos a los que puede conectarse: Analysis

Services, SQL Server, Microsoft Access, otras bases de datos relacionales y OLAP, hojas de

cálculo y archivos de texto.

Llamada 2 Muchos orígenes de datos tienen un controlador ODBC o proveedor OLE DB asociado.

Llamada 3 Un archivo de conexión define toda la información necesaria para obtener acceso y

recuperar datos de un origen de datos.

Llamada 4 La información de conexión se copia de un archivo de conexión a un libro, y puede

editarse fácilmente.

Llamada 5 Los datos se copian en un libro, de manera tal que puede usarlos simplemente como

usa los datos almacenados directamente en el libro.

Búsqueda de conexiones

Para buscar archivos de conexión, use el cuadro de diálogo Conexiones existentes. (En el grupo

Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en Conexiones existentes). Al usar este cuadro

de diálogo, podrá ver los siguientes tipos de conexiones:

Conexiones en el libro

Esta lista muestra todas las conexiones actuales del libro. La lista se crea a partir de conexiones

que el usuario ya ha definido y creado en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos del

Asistente para la conexión de datos o de las conexiones que ha seleccionado previamente como

conexión desde este cuadro de diálogo.

Archivos de conexión en el equipo

Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos, generalmente almacenada

en la carpeta Mis documentos (Windows XP) o Documentos (Windows Vista).

Archivos de conexión en la red

Esta lista puede crearse a partir de lo siguiente:

Un conjunto de carpetas de la red local, cuya ubicación se pueda implementar en la red como parte

de la implementación de directivas de grupo de Microsoft Office.

Una biblioteca de conexiones de datos (DCL)* de Servicios de Excel en un sitio de SharePoint

Foundation. Para obtener más información acerca de las DCL, vea la sección Publicar en Servicios

de Excel de forma segura.

NOTA*

La Biblioteca de conexiones de datos (DCL) es un tipo de biblioteca de documentos en Microsoft

SharePoint Server 2010 que permite a aplicaciones como Microsoft InfoPath 2010 y tecnologías

como Servicios de Excel especificar la configuración de conexión de datos con archivos externos.

Esto reporta varias ventajas:

Reconfiguración: la configuración de conexión de datos, como las ubicaciones del servidor de base

de datos, puede modificarse independientemente de las soluciones que la usan.

Implementación en entornos diferentes: los servidores de prueba y de producción pueden

especificar ubicaciones diferentes para el acceso a los datos y una plantilla de formulario usará

automáticamente la ubicación específica del servidor cuando se publiquen en ese servidor.

Autenticación: con el inicio de sesión único de Office, los administradores del servidor pueden

especificar credenciales de autenticación alternativas para que el servidor las use al procesar un

formulario para el explorador.

Seguridad entre dominios: la Biblioteca de conexiones de datos (DCL) actúa como una "lista

segura" para las conexiones de datos. Para los formularios que no se publican con plena

confianza, solo las conexiones especificadas mediante la DCL pueden recuperar datos desde fuera

del conjunto o granja de servidores.

EDICIÓN DE LAS PROPIEDADES DE CONEXIÓN

También puede usar Excel como editor de archivos de conexión para crear y editar conexiones a

orígenes de datos externos almacenados en un libro o en un archivo de conexión. Si no encuentra

la conexión que desea, puede crear una haciendo clic en Examinar en busca de más para mostrar

el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y, a continuación, en Nuevo origen para iniciar el

Asistente para la conexión de datos.

Una vez creada la conexión, puede usar el cuadro de diálogo Propiedades de conexión (en el

grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en Propiedades) para controlar

diferentes configuraciones de las conexiones a orígenes de datos externos y para usar, volver a

usar o cambiar los archivos de conexión.

Si usa un archivo de conexión para conectarse a un origen de datos, Excel copia la información de

conexión del archivo de conexión en el libro de Excel. Cada vez que realice alguna modificación en

el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, estará editando la información de la conexión de

datos almacenada en el libro actual de Excel, y no la del archivo de conexión original que se puede

haber usado para crear la conexión (que aparece en el nombre de archivo de la propiedad Archivo

de conexión de la ficha Definición). Después de editar la información de conexión (a excepción de

las propiedades Nombre de conexión y Descripción de conexión), se quita el vínculo al archivo de

conexión y se borra la propiedad Archivo de conexión.

Para asegurarse de que el archivo de conexión se use siempre cuando se actualice un origen de

datos, haga clic en Intentar utilizar siempre este archivo para actualizar los datos en la ficha

Definición. Al activar esta casilla de verificación, se garantiza que las actualizaciones del archivo de

conexión siempre se usarán en todos los libros que usen ese archivo de conexión, que también

debe tener esta propiedad establecida.

ADMINISTRACIÓN DE CONEXIONES

En el cuadro de diálogo Conexiones del libro, puede administrar fácilmente estas conexiones,

incluida su creación, modificación y eliminación. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha

Datos, haga clic en Conexiones). Puede usar este cuadro de diálogo para hacer lo siguiente:

Crear, editar, actualizar y eliminar las conexiones utilizadas en el libro.

Comprobar el origen de datos externos. Es posible que desee realizar esto si la conexión fue

definida por otro usuario.

Mostrar dónde se utiliza cada conexión en el libro actual.

Diagnosticar un mensaje de error sobre las conexiones a datos externos.

Redirigir una conexión a un servidor u origen de datos distinto, o reemplazar el archivo de conexión

por una conexión existente.

Simplificar la creación y el uso compartido de archivos de conexión con otros usuarios.

Uso compartido de conexiones

Los archivos de conexión son especialmente útiles para compartir conexiones de forma coherente,

resaltar las conexiones, ayudar a mejorar la seguridad de las conexiones y facilitar la

administración de los orígenes de datos. La mejor manera de compartir los archivos de conexión es

colocarlos en una ubicación segura y de confianza, como una carpeta de red o una biblioteca de

SharePoint, donde los usuarios pueden leer el archivo pero solo usuarios designados pueden

modificarlo.

Uso de archivos odc

Puede crear archivos de conexión de datos de Office (.odc) conectándose a datos externos

mediante el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos o mediante el Asistente para la

conexión de datos para conectarse a orígenes de datos nuevos. Un archivo .odc usa etiquetas

HTML* y XML** personalizadas para almacenar la información de conexión. Puede ver o modificar

fácilmente el contenido del archivo en Excel.

Puede compartir los archivos de conexión con otras personas para que puedan tener el mismo

acceso a un origen de datos externo. Los otros usuarios no tienen que configurar un origen de

datos para abrir el archivo de conexión, pero es posible que tengan que instalar el controlador

ODBC o proveedor OLE DB necesario para obtener acceso a los datos externos en sus equipos.

Los archivos ODC son el método recomendado para conectarse a datos y para compartir los datos.

Para convertir fácilmente otros archivos de conexión tradicionales (archivos de consulta, DSN y

UDL) a un archivo ODC, abra el archivo de conexión y haga clic en el botón Exportar archivo de

conexión en la ficha Definición del cuadro de diálogo Propiedades de conexión.

NOTA*

HTML, siglas de HyperText Markup Language («lenguaje de marcas de hipertexto»), hace

referencia al lenguaje de marcado para la elaboración de páginas web. Es un estándar que sirve

de referencia para la elaboración de páginas web en sus diferentes versiones, define una

estructura básica y un código (denominado código HTML) para la definición de contenido de una

página web, como texto, imágenes, etc. Es un estándar a cargo de la W3C, organización dedicada

a la estandarización de casi todas las tecnologías ligadas a la web, sobre todo en lo referente a su

escritura e interpretación. Es el lenguaje con el que se definen las páginas web.

El lenguaje HTML basa su filosofía de desarrollo en la referenciación. Para añadir un elemento

externo a la página (imagen, vídeo, script, etc.), este no se incrusta directamente en el código de la

página, sino que se hace una referencia a la ubicación de dicho elemento mediante texto. De este

modo, la página web contiene sólo texto mientras que recae en el navegador web (interpretador del

código) la tarea de unir todos los elementos y visualizar la página final. Al ser un estándar, HTML

busca ser un lenguaje que permita que cualquier página web escrita en una determinada versión,

pueda ser interpretada de la misma forma (estándar) por cualquier navegador web actualizado.

** NOTA

XML son la siglas en inglés de eXtensible Markup Language (en español, lenguaje de marcas

extensible). Es un lenguaje abstracto que, al igual que HTML, está definido por lo que se llama

etiquetas, que se especifican entre los símbolos < y >, de la siguiente forma: <etiqueta>. El

contenido de los documentos está definido entre estas etiquetas, mismas que tienen una

representación para indicar su límite, de la siguiente forma: <etiqueta>Contenido</etiqueta>. A

estas etiquetas y su contenido se les conoce como elementos. Un elemento puede consistir de

varias etiquetas anidadas, formando árboles. Las etiquetas también pueden tener atributos, que

sirven para indicar características específicas de la etiqueta, y que se representan de la siguiente

forma: <etiqueta atributo="valor del atributo">.

Una diferencia importante de XML con HTML es que este último tiene un conjunto de etiquetas

predefinidas que conforman el lenguaje, en cambio XML le permite a los usuarios definir sus

propias etiquetas para ser usadas como más les convengan. El objetivo de un documento escrito

en XML es describir algo significativo para los autores del documento, de ahí que la flexibilidad de

definir etiquetas según convenga sea una ventaja.

Otra diferencia con respecto a otros lenguajes similares, es que XML soporta acceso a bases de

datos, facilitando el intercambio de información entre varios componentes de una aplicación. XML

es un lenguaje que es usado para intercambio de información no sólo para aplicaciones de

Internet, sino también para otras aplicaciones que requieran intercambiar o integrar información.

Uso de archivos de consulta

Los archivos de consulta son archivos de texto que contienen información del origen de datos,

incluso el nombre del servidor donde están ubicados los datos y la información de conexión que

proporciona al crear un origen de datos. Los archivos de consulta son una forma tradicional de

compartir consultas con otros usuarios de Excel.

Uso de archivos de consulta .dqy* Puede usar Microsoft Query para guardar archivos .dqy que

contienen consultas de datos de bases de datos relacionales o archivos de texto. Al abrir estos

archivos en Microsoft Query, se pueden ver los datos devueltos por la consulta y modificar la

consulta para recuperar resultados diferentes. Puede guardar un archivo .dqy para cualquier

consulta creada, ya sea con el Asistente para consultas o directamente en Microsoft Query

NOTA*.

Los documentos DQY son Archivos de base de datos asociados con Excel ODBC Query File

(Microsoft Corporation).

La forma más rápida y sencilla de abrir su archivo DQY es haciendo doble clic sobre éste. Esto

permite que la inteligencia de Windows decida de forma automática la aplicación correcta para abrir

su archivo DQY.

En caso de que su archivo DQY no abra, es muy probable que no tenga la aplicación correcta

instalada en su PC para ver o editar extensiones de archivo DQY.

Si su PC abre el archivo DQY, pero se trata de la aplicación incorrecta, entonces usted necesitará

cambiar los ajustes de asociación de archivo del registro de Windows. En otras palabras, Windows

está asociando extensiones de archivo DQY con el programa incorrecto.

Le recomendamos que realice un escaneo de su registro de Windows para buscar asociaciones

incorrectas de archivo y otros problemas relacionados al registro.

Uso de archivos de consulta .oqy *

Puede guardar archivos .oqy para conectarse a datos en una base de datos OLAP, ya sea en un

servidor o en un archivo de cubo sin conexión (.cub). Al usar el Asistente para la conexión

multidimensional en Microsoft Query para crear un origen de datos para un cubo o base de datos

OLAP, se crea automáticamente un archivo .oqy. Dado que las bases de datos OLAP no están

organizadas en registros o tablas, no puede crear consultas o archivos .dqy para obtener acceso a

estas bases de datos.

NOTA: *

¿QUE ES UN ARCHIVO .oqy?

Los documentos OQY son Archivos de base de datos asociados con Excel OLAP Query File

(Microsoft Corporation). La forma más rápida y sencilla de abrir su archivo OQY es haciendo doble

clic sobre éste. Esto permite que la inteligencia de Windows decida de forma automática la

aplicación correcta para abrir su archivo OQY.

En caso de que su archivo OQY no abra, es muy probable que no tenga la aplicación correcta

instalada en su PC para ver o editar extensiones de archivo OQY.

Si su PC abre el archivo OQY, pero se trata de la aplicación incorrecta, entonces usted necesitará

cambiar los ajustes de asociación de archivo del registro de Windows. En otras palabras, Windows

está asociando extensiones de archivo OQY con el programa incorrecto.

Le recomendamos que realice un escaneo de su registro de Windows para buscar asociaciones

incorrectas de archivo y otros problemas relacionados al registro.

Uso de archivos de consulta .rqy **

Excel puede abrir archivos de consulta en formato .rqy para admitir controladores de origen de

datos OLE DB que usan este formato. Para obtener más información, vea la documentación del

controlador.

** NOTA: ¿QUE ES UN ARCHIVO .rqy?

Los documentos RQY son Archivos varios asociados con Excel OLE DB Query File (Microsoft

Corporation).

La forma más rápida y sencilla de abrir su archivo RQY es haciendo doble clic sobre éste. Esto

permite que la inteligencia de Windows decida de forma automática la aplicación correcta para abrir

su archivo RQY.

En caso de que su archivo RQY no abra, es muy probable que no tenga la aplicación correcta

instalada en su PC para ver o editar extensiones de archivo RQY.

Si su PC abre el archivo RQY, pero se trata de la aplicación incorrecta, entonces usted necesitará

cambiar los ajustes de asociación de archivo del registro de Windows. En otras palabras, Windows

está asociando extensiones de archivo RQY con el programa incorrecto.

Le recomendamos que realice un escaneo de su registro de Windows para buscar asociaciones

incorrectas de archivo y otros problemas relacionados al registro.

Uso de archivos de consulta .qry Microsoft Query puede abrir y guardar archivos de consulta en

formato .qry para usarlos con versiones anteriores de Microsoft Query que no pueden abrir

archivos .dqy. Si tiene un archivo de consulta en formato .qry que desea usar en Excel, abra el

archivo en Microsoft Query y guárdelo como archivo .dqy. Para obtener más información acerca de

cómo guardar archivos .dqy, vea la Ayuda de Microsoft Query.

Uso de archivos de consulta web .iqy **

Excel puede abrir archivos web de consulta en formato .iqy para recuperar datos de Internet.

** NOTA: ¿QUE ES UN ARCHIVO .iqy?

Los documentos IQY son Archivos web asociados con Excel Web Query (Microsoft Corporation).

Uso de propiedades y rangos de datos externos.

La forma más rápida y sencilla de abrir su archivo IQY es haciendo doble clic sobre éste. Esto

permite que la inteligencia de Windows decida de forma automática la aplicación correcta para abrir

su archivo IQY.

En caso de que su archivo IQY no abra, es muy probable que no tenga la aplicación correcta

instalada en su PC para ver o editar extensiones de archivo IQY.

Si su PC abre el archivo IQY, pero se trata de la aplicación incorrecta, entonces usted necesitará

cambiar los ajustes de asociación de archivo del registro de Windows. En otras palabras, Windows

está asociando extensiones de archivo IQY con el programa incorrecto.

Un rango de datos externos (también llamado una tabla de consulta) es un nombre definido o un

nombre de tabla que define la ubicación de los datos que se traen a una hoja de cálculo. Cuando

se conecta a datos externos, Excel crea un rango de datos externos automáticamente, excepto en

el caso de un informe de tabla dinámica que está conectado a un origen de datos, en el que no se

crea un rango de datos externos. En Excel, puede aplicar formato y disponer un rango de datos

externos o usarlo en cálculos al igual que con los demás datos.

Excel asigna automáticamente los nombres de los rangos de datos externos de la siguiente

manera:

Los rangos de datos externos de archivos de conexión de datos de Office (ODC) reciben el mismo

nombre que el nombre de archivo.

Los rangos de datos externos de bases de datos reciben el nombre de la consulta. De forma

predeterminada, Consulta_de_origen es el nombre del origen de datos que se usó para crear la

consulta.

Los rangos de datos externos de archivos de texto reciben el nombre del archivo de texto.

Los rangos de datos externos de consultas web reciben el nombre de la página web de la cual se

recuperaron los datos.

Si su hoja de cálculo tiene más de un rango de datos externos del mismo origen, los rangos se

numeran. Por ejemplo, MiTexto, MiTexto_1, MiTexto_2, y así sucesivamente.

Un rango de datos externos tiene otras propiedades (que no se deben confundir con las

propiedades de conexión) que se pueden usar para controlar los datos; por ejemplo, la

conservación del formato de celda y el ancho de columna. Estas propiedades de rango de datos

externos pueden ser modificadas. Para ello, haga clic en Propiedades en el grupo Conexiones de

la ficha Datos y, a continuación, realice los cambios en los cuadros de diálogo Propiedades del

rango de datos externos o Propiedades de los datos externos.

NOTA Si desea compartir un resumen o un informe que está basado en datos externos, puede

dar a otros usuarios un libro que contenga un rango de datos externos o bien puede crear una

plantilla de informe. Una plantilla de informe le permite guardar el resumen o el informe sin guardar

los datos externos de modo que el archivo sea más pequeño. Los datos externos se recuperan

cuando el usuario abre la plantilla del informe.

Descripción de la compatibilidad con orígenes de datos en Excel y servicios de Excel

Hay varios objetos de datos (como un rango de datos externos y un informe de tabla dinámica) que

se pueden usar para conectarse a diferentes orígenes de datos. Sin embargo, el tipo de origen de

datos al que puede conectarse es diferente entre cada objeto de datos. También puede usar y

actualizar datos conectados en Servicios de Excel, pero hay otras limitaciones y soluciones que

debe tener en cuenta.

Compatibilidad con orígenes de datos y objetos de datos de Excel

NOTA Estos archivos, un archivo de texto importado mediante el Asistente para importación de

texto, un archivo XML importado mediante una asignación XML y un archivo HTML o XML

importado mediante una consulta web no usan un controlador ODBC o proveedor OLE DB para

establecer la conexión con el origen de datos.

Compatibilidad con orígenes de datos de servicios de Excel

Si desea mostrar un libro de Excel en Servicios de Excel (Excel en un explorador web), puede

conectarse y actualizar los datos, pero debe usar un informe de tabla dinámica. Servicios de Excel

no es compatible con rangos de datos externos, lo que significa que no admite una tabla de Excel

conectada a un origen de datos, una consulta web, una asignación XML o Microsoft Query.

Sin embargo, puede resolver esta limitación mediante el uso de una tabla dinámica para

conectarse al origen de datos y, a continuación, diseñar y presentar la tabla dinámica como tabla

bidimensional sin niveles, grupos ni subtotales, de modo que se muestren todos los valores de fila

y columna deseados. Para obtener más información, vea los vínculos de la sección Vea también.

Descripción de data Access components

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 viene incluido en Microsoft Windows Server 2003

y Windows XP con SP2. Con MDAC, puede conectarse y usar los datos de una amplia variedad de

orígenes de datos relacionales y no relacionales. Puede conectarse a numerosos orígenes de

datos diferentes mediante controladores ODBC (conectividad abierta de bases de datos) o

proveedores OLE DB. Ambos proceden de Microsoft o de otros fabricantes. Al instalar Microsoft

Office, se agregan controladores ODBC y proveedores OLE DB adicionales al equipo.

Windows Vista y Windows 7 usan Windows Data Access Components (Windows DAC).

Para ver una lista completa de los proveedores OLE DB instalados en el equipo, abra el cuadro de

diálogo Propiedades de vínculo de datos de un archivo de vínculo de datos y, a continuación, haga

clic en la pestaña Proveedor.

Para ver una lista completa de los controladores ODBC instalados en el equipo, abra el cuadro de

diálogo Administrador de orígenes de datos ODBC y, a continuación, haga clic en la pestaña

Controladores.

Asimismo, puede utilizar controladores * ODBC y proveedores OLE DB de otros fabricantes para

obtener información de orígenes que no sean orígenes de datos de Microsoft, incluidos otros tipos

de bases de datos ODBC y OLE DB. Para obtener información sobre la instalación de estos

controladores ODBC* o proveedores OLE DB, consulte la documentación de la base de datos o

póngase en contacto con el proveedor de la base de datos.

*NOTA: QUE ES UN CONTROLADOR OBDC.

Open DataBase Connectivity (ODBC) es un estándar de acceso a las bases de datos desarrollado

por SQL Access Group en 1992. El objetivo de ODBC es hacer posible el acceder a cualquier dato

desde cualquier aplicación, sin importar qué sistema de gestión de bases de datos (DBMS)

almacene los datos. ODBC logra esto al insertar una capa intermedia (CLI) denominada nivel de

Interfaz de Cliente SQL, entre la aplicación y el DBMS. El propósito de esta capa es traducir las

consultas de datos de la aplicación en comandos que el DBMS entienda. Para que esto funcione

tanto la aplicación como el DBMS deben ser compatibles con ODBC, esto es que la aplicación

debe ser capaz de producir comandos ODBC y el DBMS debe ser capaz de responder a ellos.

Desde la versión 2.0 el estándar soporta SAG y SQL.

El software funciona de dos modos, con un software manejador en el cliente, o una filosofía cliente-

servidor. En el primer modo, el driver interpreta las conexiones y llamadas SQL y las traduce desde

el API ODBC hacia el DBMS. En el segundo modo para conectarse a la base de datos se crea una

DSN dentro del ODBC que define los parámetros, ruta y características de la conexión según los

datos que solicite el creador o fabricante.

Java Database Connectivity (JDBC) es un derivado inspirado en el mismo, una interfaz de

programación de aplicaciones que permite la ejecución de operaciones sobre bases de datos

desde el lenguaje de programación Java independientemente del sistema operativo donde se

ejecute o de la base de datos a la cual se accede utilizando el dialecto SQL del modelo de base de

datos que se utilice.

Uso de ODBC para conectarse a orígenes de datos

En las siguientes secciones se describe más detalladamente la conectividad abierta de bases de

datos (ODBC).

Arquitectura ODBC

En la arquitectura ODBC, una aplicación (como Excel) se conecta al Administrador de

controladores ODBC, que a su vez usa un controlador ODBC específico (como el controlador

ODBC de Microsoft SQL) para conectarse a un origen de datos (como una base de datos de

Microsoft SQL Server).

Definir la información de conexión

Para conectarse a orígenes de datos ODBC, siga este procedimiento:

Asegúrese de que el controlador ODBC adecuado esté instalado en el equipo que contiene el

origen de datos.

Defina un nombre de origen de datos (DSN) mediante el Administrador de origen de datos ODBC

para almacenar la información de conexión en el Registro o en un archivo DNS, o bien, mediante

una cadena de conexión en código de Microsoft Visual Basic para pasar la información de

conexión directamente al Administrador de controladores ODBC.

Para definir un origen de datos, en Windows Vista, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en

Panel de control. Haga clic en Sistema y mantenimiento y, a continuación, haga clic en

Herramientas administrativas. En Windows XP y en Windows Server, haga clic en Inicio y, a

continuación, haga clic en Panel de control. Haga clic en Rendimiento y mantenimiento, haga clic

en Herramientas administrativas y, a continuación, haga clic en Orígenes de datos (ODBC). Para

obtener más información sobre las diferentes opciones, haga clic en el botón Ayuda en cada

cuadro de diálogo.

Orígenes de datos de equipo

Los orígenes de datos de equipo almacenan información de conexión en el Registro en un equipo

específico con un nombre definido por el usuario. Los orígenes de datos de equipo pueden usarse

únicamente en el equipo en el que están definidos. Hay dos tipos de orígenes de datos de equipo:

del usuario y del sistema. Los orígenes de datos del usuario solo los puede usar y ver el usuario

actual. Los orígenes de datos del sistema los pueden usar y ver todos los usuarios de un equipo.

Los orígenes de datos de equipo son especialmente útiles cuando se desea mejorar la seguridad

porque ayudan a asegurar que solo los usuarios que han iniciado sesión pueden verlos y porque

los usuarios remotos no los pueden copiar a otro equipo.

Orígenes de datos de archivo

Los orígenes de datos de archivo (que también se denominan archivos DSN) almacenan

información de conexión en un archivo de texto en vez del Registro y suelen ser más flexibles que

los orígenes de datos de equipo. Por ejemplo, los orígenes de datos de archivo se pueden copiar a

cualquier equipo con el controlador ODBC adecuado, de modo que la aplicación puede contar con

información de conexión coherente y exacta en todos los equipos donde se usa. O bien, se puede

ubicar el origen de datos de archivo en un solo servidor, compartirlo entre diversos equipos de la

red y mantener fácilmente la información de conexión en una sola ubicación.

Un origen de datos de archivo también puede ser susceptible de no ser compartido. En ese caso,

reside en un solo equipo y apunta a un origen de datos de equipo. Este tipo de origen de datos de

archivo puede usarse para obtener acceso a los orígenes de datos de equipo existentes desde los

orígenes de datos de archivo.

Uso de ole db * para conectarse a orígenes de datos

*NOTA: QUE ES OLE DB

OLE DB (algunas veces escrito como OLEDB u OLE-DB) es la sigla de Object Linking and

Embedding for Databases ("Enlace e incrustación de objetos para bases de datos") y es una

tecnología desarrollada por Microsoft usada para tener acceso a diferentes fuentes de información,

o bases de datos, de manera uniforme.

En las siguientes secciones, se describe más detalladamente la base de datos de vinculación e

incrustación de objetos (OLE DB).

Arquitectura ole db

En la arquitectura OLE DB, la aplicación que obtiene acceso a los datos se denomina consumidor

de datos (como Excel) y el programa que permite el acceso nativo a los datos se denomina

proveedor de base de datos (como el proveedor OLE DB de Microsoft para SQL Server).

Definir la información de conexión

Un archivo Universal Data Link (.udl) contiene la información de conexión que un consumidor de

datos utiliza para obtener acceso a un origen de datos a través del proveedor OLE DB de ese

origen de datos. Puede crear la información de conexión siguiendo uno de estos procedimientos:

En el Asistente para la conexión de datos, use el cuadro de diálogo Propiedades de Data Link para

definir un vínculo de datos para un proveedor OLE DB. Para obtener más información, vea la

sección Importación de datos mediante el Asistente para la conexión de datos.

Cree un archivo de texto en blanco con una extensión de nombre de archivo .udl y, a continuación,

modifique el archivo. De este modo, se muestra el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de

datos.

Actualización de datos

Cuando se conecta a un origen de datos externos, también puede realizar una operación de

actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la

versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados desde la última actualización.

En la siguiente ilustración, se explica el proceso básico que tiene lugar cuando se actualizan datos

conectados a un origen de datos externo.

Proceso básico de actualización de datos externos

Llamada 1 Una operación de actualización obtiene datos actualizados.

Llamada 2 El archivo de conexión define toda la información necesaria para obtener acceso y

recuperar datos de un origen de datos externo.

Llamada 3 Existe una variedad de orígenes de datos que puede actualizar: OLAP, SQL Server,

Access, OLE DB, ODBC, hojas de cálculo y archivos de texto.

Llamada 4 Los datos actualizados se agregan al libro actual.

Excel proporciona muchas opciones para actualizar datos importados, entre los que se incluye la

actualización de datos cada vez que se abra el libro y la actualización automática del mismo a

intervalos de tiempo determinados. Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se

están actualizando, y también puede comprobar el estado de la actualización mientras se

actualizan los datos.

Si su origen de datos externo requiere una contraseña para obtener acceso a los datos, puede

exigir que la contraseña se introduzca cada vez que se actualiza el rango de datos externos.

Windows XP, Windows Vista y Microsoft Office ofrecen los controladores ODBC y proveedores

OLE DB que puede usar para recuperar datos de los siguientes orígenes de datos comunes:

Microsoft Access, archivos HTML de Internet, archivos de texto, Microsoft SQL Server, SQL Server

Analysis Services y archivos XML. Al usar el Asistente para la conexión de datos y Microsoft Query,

también puede tener acceso a muchos otros orígenes de datos que tienen los controladores ODBC

y proveedores OLE DB adecuados, incluso otros libros de Excel, Microsoft FoxPro, dBASE,

Paradox, Oracle y DB2.

TRABAJAR CON DATOS DE ACCESS EN EXCEL

Es posible que desee trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las

características de análisis de datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación y

diseño de los datos o las funciones de Excel que no están disponibles en Access.

Exportar a Access datos desde Excel es posible fácilmente, aprende a exportar al programa de

bases de datos Access tus registros creados en el programa de hoja de cálculo Excel. De esta

manera podrás combinar las funcionalidades de ambos programas sin grandes esfuerzos.

Access es un programa de base de datos incluido en la suite informática Office de Microsoft,

permite gestionar información de grandes volúmenes de datos. Se puede combinar la funcionalidad

de los informes de Access con los cálculos y resultados obtenidos con Excel.

En otros artículos he hablado del paso contrario, esto es traer a Excel datos de Access, importar a

Excel, ahora aprenderás a exportar.

Primero asegúrate de que tienes el programa Access y después localiza un libro Excel que tenga

datos en forma de tabla y en donde la primera fila contenga los registros de los títulos de cada

columna.

Si no tienes de ningún libro con datos, puedes usar los datos del Excel que aparece en la imagen y

crear un libro. Ver imagen ampliada.

Pasos para exportar a Access desde Excel

1. Localiza el nombre y la ubicación de un archivo Excel con datos según lo comentado

anteriormente.

2. Abre el programa Access: Nueva base de datos en blanco.

3. A continuación haz clic en la pestaña Datos externos.

4. Después, dentro del primer grupo de trabajo, llamado Importar, pulsa en el icono donde pone

Excel y esta el logo.

5. Se abre una nueva ventana que es el Asistente que te ayuda en la importación. Su

funcionamiento es muy similar al que se describe en: Importar a Excel datos de otros programas.

6. En la parte superior derecha está el botón Examinar, púlsalo para localizar y seleccionar el libro

Excel que quieres importar.

7. Después indica donde quieres que se guarden los datos en Access, por defecto viene pulsada la

primera opción, déjala así. Aceptar.

8. La tabla aparecerá en tu pantalla y el asistente te pide una serie de opciones para que la

adecues a tus necesidades.

9. Generalmente en estos primeros casos hasta que te habitúes a realizar esta importación, no

será necesario realizara ningún cambio en las diferentes pantallas del asistente, si acaso el

indicarle a Access que alguna de tus columnas de Excel es de tipo fecha.

10. Con respecto a la penúltima pantalla, donde te pide que establezcas una clave principal, deja

que Access la establezca. Con ello se añade una nueva columna en la que se va dando un número

de registro a cada fila.

11. En la última pantalla del asistente puedes dar un nombre a la tabla importada. Después pulsa

Finalizar.

Ya has terminado la importación, desde ahora puedes trabajar con los datos de Excel en Access y

usar las funcionalidades de los informes que te proporciona el programa de base de datos, podrás

crear en pocos minutos interesantes trabajos con multitud de información en unos pocos clics.

Tip: Access te permite guardar la importación realizada de modo que no tengas que repetir todos

los pasos sistemáticamente, así si es una acción que vas a realizar con frecuencia basta con

indicárselo al programa y el realizará los pasos las próximas ocasiones.

Otro Tip: Puedes traer los datos a una base de datos como has visto en este artículo y también

puedes crear en Access una base de datos previa y sobre ella realizar la importación

EXPORTA A ACCESS DATOS

DESDE EXCEL

Exportar a Access datos desde Excel es posible fácilmente, aprende a exportar al programa de

bases de datos Access tus registros creados en el programa de hoja de cálculo Excel. De esta

manera podrás combinar las funcionalidades de ambos programas sin grandes esfuerzos.

Access es un programa de base de datos incluido en la suite informática Office de Microsoft,

permite gestionar información de grandes volúmenes de datos. Se puede combinar la funcionalidad

de los informes de Access con los cálculos y resultados obtenidos con Excel.

En otros artículos he hablado del paso contrario, esto es traer a Excel datos de Access, importar a

Excel, ahora aprenderás a exportar.

Primero asegúrate de que tienes el programa Access y después localiza un libro Excel que tenga

datos en forma de tabla y en donde la primera fila contenga los registros de los títulos de cada

columna.

Si no tienes de ningún libro con datos, puedes usar los datos del Excel que aparece en la imagen y

crear un libro. Ver imagen ampliada.

Pasos para exportar a Access desde Excel

1. Localiza el nombre y la ubicación de un archivo Excel con datos según lo comentado

anteriormente.

2. Abre el programa Access: Nueva base de datos en blanco.

3. A continuación haz clic en la pestaña Datos externos.

4. Después, dentro del primer grupo de trabajo, llamado Importar, pulsa en el icono donde pone

Excel y esta el logo.

5. Se abre una nueva ventana que es el Asistente que te ayuda en la importación. Su

funcionamiento es muy similar al que se describe en: Importar a Excel datos de otros programas.

6. En la parte superior derecha está el botón Examinar, púlsalo para localizar y seleccionar el libro

Excel que quieres importar.

7. Después indica donde quieres que se guarden los datos en Access, por defecto viene pulsada la

primera opción, déjala así. Aceptar.

8. La tabla aparecerá en tu pantalla y el asistente te pide una serie de opciones para que la

adecues a tus necesidades.

9. Generalmente en estos primeros casos hasta que te habitúes a realizar esta importación, no

será necesario realizara ningún cambio en las diferentes pantallas del asistente, si acaso el

indicarle a Access que alguna de tus columnas de Excel es de tipo fecha.

10. Con respecto a la penúltima pantalla, donde te pide que establezcas una clave principal, deja

que Access la establezca. Con ello se añade una nueva columna en la que se va dando un número

de registro a cada fila.

11. En la última pantalla del asistente puedes dar un nombre a la tabla importada. Después pulsa

Finalizar.

Ya has terminado la importación, desde ahora puedes trabajar con los datos de Excel en Access y

usar las funcionalidades de los informes que te proporciona el programa de base de datos, podrás

crear en pocos minutos interesantes trabajos con multitud de información en unos pocos clics.

Tip: Access te permite guardar la importación realizada de modo que no tengas que repetir todos

los pasos sistemáticamente, así si es una acción que vas a realizar con frecuencia basta con

indicárselo al programa y el realizará los pasos las próximas ocasiones.

Otro Tip: Puedes traer los datos a una base de datos como has visto en este artículo y también

puedes crear en Access una base de datos previa y sobre ella realizar la importación de Excel.

EXPORTAR DATOS DE ACCESS A EXCEL

Es difícil pensar en capturar manualmente todos los registros de una tabla. Es por eso que Access

nos permite importar datos de Excel de una manera sencilla. A continuación describiré este

proceso de importación de datos.

A continuación una explicación detallada de cómo podemos exportar datos de acces a Excel sin

tanto esfuerzo, ya que esto nos sirve para crear gráficas, tablas, etc.

Por ejemplo, si nosotros tenemos un negocio y queremos saber que es lo que tenemos y las

cantidades exactas pero no queremos un programa muy difícil, entonces acces y Excel nos ayuda.

Ya que con tan solo seguir los pasos y crear nuestra base de datos, acces hará el resto por

nosotros, es una herramienta muy sencilla y nos ayuda bastante, es una muy buena elección para

llevar los datos de nuestro negocio.

Dos opciones para importar datos

Lo primero que debemos decidir antes de iniciar con la importación de datos a Access es decidir si

haremos la importación hacia una nueva tabla o hacia una tabla ya existente de Access. En caso

de que la importación se realice a una nueva tabla, Access intentará asignar el tipo de datos

adecuado para cada campo pero será necesario realizar una revisión posterior para asegurarnos

de que Access haya asignado los tipos de datos adecuados en cada campo.

La otra opción es crear una tabla anticipadamente de manera que la importación se haga

directamente a ella. De esta manera podremos definir los campos apropiados y el tipo de dato

adecuado para recibir la información proveniente de Excel.

De manera personal prefiero utilizar el primer método y dejar que Access cree una nueva tabla y

posteriormente realizar las adecuaciones pertinentes, pero puedes elegir cualquiera de estos dos

métodos. En este artículo seguiremos la opción de crear una nueva tabla.

Mediante el Asistente para exportación de Access, puede exportar un objeto de base de datos de

Access (como una tabla, una consulta o un formulario) o registros seleccionados en una vista, a

una hoja de cálculo de Excel. Cuando lleve a cabo una operación de exportación en Access, puede

guardar el diseño de la operación para usarlo más adelante e incluso puede programar la

operación de exportación para que se ejecute automáticamente en intervalos especificados.

A continuación se describen algunos escenarios comunes de exportación de datos de Access a

Excel:

Su departamento o grupo utiliza Access y Excel para trabajar con los datos. Éstos están

almacenados en bases de datos de Access, pero utiliza Excel para analizarlos y distribuir los

resultados del análisis. Su equipo exporta los datos a Excel cuando es necesario, pero desearía

que el proceso fuera más eficaz.

Utiliza Access con mucha frecuencia, pero su jefe prefiere ver los informes en Excel.

Periódicamente, tiene que copiar los datos a Excel, pero le gustaría automatizar este proceso para

ahorrar tiempo.

Para obtener más información sobre cómo exportar datos de Access a Excel, vea el sistema de

Ayuda de Access. Como en todos los programas de Microsoft, nos ofrece ayuda*, aveces no es

muy explícita y por ello les damos estos pasos sencillos.

*NOTA:

Hay varias formas de acceder a las ventanas de ayuda de Access, la más común es pulsar el

botón Ayuda en la esquina superior derecha de la ventana de Access, o pulsando la tecla F1. En

ese momento, aparece la ventana de la ayuda de Access en la que puedes introducir palabras

sobre las que quieras respuesta en el cuadro Buscar.

Ayuda en Access

Nuestro consejo es que maximices la ventana para trabajar mejor. Observa en la figura 2.10 el

aspecto de esta ventana cuando la maximizas (haz clic en su botón Maximizar, segundo por la

derecha de la barra de título) y en Mostrar tabla de contenido para ver dónde está ubicada la

búsqueda que has solicitado

La ventana de ayuda contiene una serie de elementos que resulta conveniente conocer:

ð El texto normal, en color negro, contiene las explicaciones que hemos pedido sobre la acción que

queremos llevar a cabo.

ð Si haces clic en un texto que aparezca en color azul, la ayuda mostrará una explicación, en otro

color, de dicho texto. Por ejemplo, en la figura 2.9 aparece la explicación del término campos.

ð Botón Atrás. Este botón nos lleva a las ventanas de ayuda que ya hayamos visto. Es una forma

rápida de volver a buscar un tema por el que ya hayamos pasado.

ð Botón Adelante. Este botón sirve para ir hacia adelante en la búsqueda de ventanas de ayuda

que ya hayamos visto.

ð Detener / Actualizar: cancela una búsqueda en línea si se trata de una consulta a Office Online.

Si estás conectado, puedes pulsar Actualizar para que descargue el último contenido disponible.

ð Inicio: vuelve al contenido de ayuda sugerido por defecto.

ð Botón Imprimir. Este botón permite imprimir la ventana de ayuda que estemos viendo.

ð Cambiar tamaño de fuente: ajusta a más grande o pequeño el tamaño de la letra para ponerlo a

nuestro gusto.

ð Mostrar / Ocultar tabla de contenido: ya lo has utilizado. Muestra la ayuda dividida en libros, que

a su vez contienen más libros. Haciendo clic en el icono que representa un libro cerrado, el icono

se sustituirá por otro que representa un libro abierto y se desplegará bajo él un conjunto de libros

que desglosan un poco más su contenido. Para cerrar un libro, únicamente hay que hacer doble

clic sobre el icono del libro abierto, tras lo cual estaremos en la misma situación que antes de

abrirlo. El último desglose viene representado por el icono de la interrogación que señala un

contenido de ayuda.

ð Mantener visible / no visible la ventana Ayuda: hace que la ventana de ayuda se vea por encima

de otras ventanas de Word, es decir, podemos, por ejemplo, escribir en un documento y leer en la

ayuda al mismo tiempo. Si lo mantenemos como no visible, la ventana de ayuda se ocultará detrás

de la ventana de Access.

Es interesante, si disponemos de conexión a internet, la opción de buscar ayuda en Microsoft

Office Online. Pulsa el botón Estado de conexión en la parte inferior derecha de la ventana de

ayuda y elige la opción Mostrar contenido de Office Online. Tras unos segundos de espera el botón

debería mostrar Conectado a Office Online. A partir de ahora la ayuda de Access será la más

completa.

Cuando termines con la ayuda, sólo tienes que hacer clic en el botón Cerrar de su ventana para

volver a la ventana normal de Access.

Hay una última manera de conseguir ayuda, y es la ayuda contextualizada. En determinadas

ventanas o cuadros de diálogo, el programa tendrá un icono con el signo de interrogación junto al

aspa de cierre, o lo indicará con un texto expresamente, pulsando en cualquiera de estas vías se

abrirá la ventana de ayuda de Access pero contendrá ya un tema relacionado con el cuadro de

diálogo en el que estemos trabajando, y desde el que has abierto esa ayuda.

.

TRABAJAR CON DATOS DE EXCEL EN ACCESS

Tal vez desee trabajar con los datos de Excel en una base de datos de Access para aprovechar las

características de administración de datos, seguridad o multiusuario de Access. Aunque Access

contiene muchas características útiles, hay dos de ellas que son especialmente adecuadas para

los datos de Excel:

Informes Si está familiarizado con el diseño de informes de Access y desea resumir u organizar

los datos de Excel en este tipo de informe, puede crear un informe de Access. Por ejemplo, puede

crear informes más flexibles, como informes de grupo y resumen, etiquetas impresas e informes

gráficos.

Formularios Si desea usar un formulario para buscar o mostrar datos de Excel, puede crear un

formulario de Access. Por ejemplo, puede crear un formulario de Access para mostrar campos en

un orden diferente del orden de las columnas de la hoja de cálculo o para ver más fácilmente una

fila larga de datos en la pantalla.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con formularios e informes de Access, vea el

sistema de Ayuda de Access.

Establecer un vínculo a datos de Excel desde Access

Puede vincular un rango de datos de Excel en una base de datos de Access como una tabla. Use

este sistema si tiene previsto mantener el rango de datos en Excel, pero desea también que los

datos estén disponibles en Access. Este tipo de vínculo se crea desde la base de datos de Access,

no desde Excel.

Cuando se establece un vínculo a una hoja de cálculo o un rango con nombre de Excel, Access

crea una nueva tabla que está vinculada a las celdas de origen. Todos los cambios que se realicen

en las celdas de origen en Excel se reflejan en la tabla vinculada. Sin embargo, no puede modificar

el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, modificar o eliminar datos,

debe realizar los cambios en el archivo de Excel de origen.

A continuación, se incluyen algunos escenarios comunes de vinculación a una hoja de cálculo de

Excel desde Access:

Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel, pero desea poder usar las

eficaces características de consulta y generación de informes de Access.

Su departamento o grupo de trabajo usa Access pero los datos de orígenes externos con los que

trabaja están en hojas de cálculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos sino que

desea poder trabajar con ellos en Access.

EXPORTAR DATOS DE EXCEL A ACCESS

Exportar a Access datos desde Excel es posible fácilmente, aprende a exportar al programa de

bases de datos Access tus registros creados en el programa de hoja de cálculo Excel. De esta

manera podrás combinar las funcionalidades de ambos programas sin grandes esfuerzos.

Access es un programa de base de datos incluido en la suite informática Office de Microsoft,

permite gestionar información de grandes volúmenes de datos. Se puede combinar la funcionalidad

de los informes de Access con los cálculos y resultados obtenidos con Excel.

En otros artículos he hablado del paso contrario, esto es traer a Excel datos de Access, importar a

Excel, ahora aprenderás a exportar.

Primero asegúrate de que tienes el programa Access y después localiza un libro Excel que tenga

datos en forma de tabla y en donde la primera fila contenga los registros de los títulos de cada

columna.

Si no tienes de ningún libro con datos, puedes usar los datos del Excel que aparece en la imagen y

crear un libro. Ver imagen ampliada.

Pasos para exportar a Access desde Excel

1. Localiza el nombre y la ubicación de un archivo Excel con datos según lo comentado

anteriormente.

2. Abre el programa Access: Nueva base de datos en blanco.

3. A continuación haz clic en la pestaña Datos externos.

4. Después, dentro del primer grupo de trabajo, llamado Importar, pulsa en el icono donde pone

Excel y esta el logo.

5. Se abre una nueva ventana que es el Asistente que te ayuda en la importación. Su

funcionamiento es muy similar al que se describe en: Importar a Excel datos de otros programas.

6. En la parte superior derecha está el botón Examinar, púlsalo para localizar y seleccionar el libro

Excel que quieres importar.

7. Después indica donde quieres que se guarden los datos en Access, por defecto viene pulsada la

primera opción, déjala así. Aceptar.

8. La tabla aparecerá en tu pantalla y el asistente te pide una serie de opciones para que la

adecues a tus necesidades.

9. Generalmente en estos primeros casos hasta que te habitúes a realizar esta importación, no

será necesario realizara ningún cambio en las diferentes pantallas del asistente, si acaso el

indicarle a Access que alguna de tus columnas de Excel es de tipo fecha.

10. Con respecto a la penúltima pantalla, donde te pide que establezcas una clave principal, deja

que Access la establezca. Con ello se añade una nueva columna en la que se va dando un número

de registro a cada fila.

11. En la última pantalla del asistente puedes dar un nombre a la tabla importada. Después pulsa

Finalizar.

Ya has terminado la importación, desde ahora puedes trabajar con los datos de Excel en Access y

usar las funcionalidades de los informes que te proporciona el programa de base de datos, podrás

crear en pocos minutos interesantes trabajos con multitud de información en unos pocos clics.

Tip: Access te permite guardar la importación realizada de modo que no tengas que repetir todos

los pasos sistemáticamente, así si es una acción que vas a realizar con frecuencia basta con

indicárselo al programa y el realizará los pasos las próximas ocasiones.

Otro Tip: Puedes traer los datos a una base de datos como has visto en este artículo y también

puedes crear en Access una base de datos previa y sobre ella realizar la importación de Excel.

EXPORTACION DE DATOS DESDE INTERNET

Cómo Exportar Hojas de Trabajo de Discoverer

Puede exportar los datos de la hoja de trabajo para que pueda utilizar los datos en una hoja de

trabajo de Discoverer en una aplicación diferente. Por ejemplo, puede que desee crear una hoja de

trabajo de Discoverer en formato de Microsoft Excel.

Para exportar una hoja de trabajo de Discoverer:

Acceda a la hoja de trabajo que desea exportar (para obtener más información, consulte "Cómo

Abrir una Hoja de Trabajo de Discoverer").

Seleccione el enlace Exportar del área Acciones para mostrar la "página Seleccionar Tipo de

Exportación".

Seleccione un tipo de exportación de la lista desplegable y haga clic en Exportar para mostrar la

"página Exportación Preparada".

Haga clic en el botón Haga Clic para Ver o Guardar para mostrar el archivo exportado en la

aplicación asociada a ese tipo de archivo.

Discoverer muestra el archivo exportado en la aplicación asociada a ese tipo de archivo de

exportación (por ejemplo, un explorador, Microsoft Excel).

(Opcional) Para guardar el archivo exportado, guarde el archivo en la aplicación utilizada para ese

tipo de archivo de exportación (por ejemplo, Microsoft Excel).

¿Cuáles Son las Implicaciones de Utilizar Formatos de Exportación Diferentes?

Cuando haya exportado una hoja de trabajo en un formato de archivo de exportación determinado,

puede haber diferencias al abrir los archivos exportados en la aplicación asociada. Estas

diferencias se describen en los temas siguientes:

En una máquina en la que esté instalado Microsoft Excel, normalmente, el sistema operativo

asocia el archivo XLS a Microsoft Excel.

Nota: Cuando exporte una hoja de trabajo al formato de archivo XLS, se recomienda que guarde el

archivo XLS y que lo abra en Microsoft Excel.

Para obtener más información sobre la exportación de datos de las hojas de trabajo, consulte la

"página Seleccionar Tipo de Exportación".

¿Qué Hace Discoverer al Exportar Datos de Hojas de Trabajo con el Formato de Archivo CSV?

Al exportar datos de la hoja de trabajo al formato de archivo CSV, Discoverer:

Define el tipo MIME de la salida de la hoja de trabajo en application/csv

Solicita que el nombre de archivo sea <nombre_hojatrabajo>.csv

Nota: El servidor de Discoverer no formatea la salida de la hoja de trabajo para que la pueda leer

Microsoft Excel (porque los archivos CSV se utilizan con frecuencia para otros fines, y puede ser

inapropiado imponer un formato específico de Microsoft Excel).

En una máquina en la que esté instalado Microsoft Excel, el sistema operativo no asocia

necesariamente el archivo CSV a Microsoft Excel:

Nota: Aunque pueda abrir un archivo CSV con Microsoft Excel, se recomienda que exporte la hoja

de trabajo al formato de archivo XLS y después abra el archivo XLS en Microsoft Excel.

Para obtener más información sobre la exportación de datos de las hojas de trabajo, consulte la

"página Seleccionar Tipo de Exportación".

Acerca de la Exportación de Hojas de Trabajo de Discoverer al Formato de Consulta Web de

Microsoft Excel

Consulta Web de Microsoft Excel es un formato de datos externo de Microsoft Excel que permite

incluir datos relacionales dinámicos desde una dirección de Internet o de Intranet (por ejemplo, una

hoja de trabajo de Discoverer) en una hoja de trabajo de Microsoft Excel. Por ejemplo, puede que

desee crear una hoja de trabajo de Microsoft Excel que contenga un informe de ventas de

Discoverer de un rango de fechas que especifique al abrir la hoja de trabajo en Microsoft Excel. La

hoja de trabajo de Microsoft Excel almacena la consulta utilizada para obtener los datos de

Discoverer para que, de este modo, los datos se refresquen automáticamente.

Discoverer permite exportar datos de Discoverer al formato Consulta Web de Microsoft Excel

seleccionando Consulta Web de Microsoft Excel 2000+ (*.iqy) en la lista de tipos de exportación. A

continuación, los usuarios finales pueden acceder a hojas de trabajo dinámicas de Discoverer en

Microsoft Excel. Tanto Discoverer Plus como Discoverer Viewer permiten exportar datos al formato

Consulta Web de Microsoft Excel.

Notas

El formato Consulta Web de Microsoft Excel 2000+ (*.iqy) no está disponible en un entorno de

conexión única. Póngase en contacto con el gestor de Discoverer o el Administrador de Oracle

para obtener más información.

Para acceder a los informes de Discoverer exportados al formato Consulta Web de Microsoft Excel,

los usuarios finales de Microsoft Excel necesitan Microsoft Excel 2000 (o posterior) y Microsoft

Internet Explorer 5.0 (o posterior).

Sólo se pueden exportar datos numéricos y de texto en el formato Consulta Web de Microsoft

Excel. Los gráficos de Discoverer no se pueden exportar al formato Consulta Web de Microsoft

Excel.

Una vez que ha importado un informe de Discoverer a Microsoft Excel, refresque la hoja en Excel

cuando desee visualizar datos actualizados. Consulte la documentación de Microsoft Excel para

obtener más información sobre cómo refrescar datos en dicha aplicación.

Para obtener más información acerca de la exportación de datos de hojas de trabajo al formato de

Consulta Web de Microsoft Excel, consulte Oracle Fusion Middleware User's Guide for Oracle

Business Intelligence Discoverer Plus (Guía del Usuario de Oracle Fusion Middleware para Oracle

Business Intelligence Discoverer Plus).

Cómo Configurar una Máquina Cliente para Abrir Automáticamente Archivos Excel Exportados

Para que una máquina cliente abra automáticamente los archivos Excel exportados, debe realizar

la configuración que se describe en los temas siguientes:

"Cómo Configurar Microsoft Windows para que Muestre un Recuadro de Diálogo que Solicite Abrir

o Guardar el Archivo de Exportación"

"Cómo Configurar Internet Explorer para que Muestre el Recuadro de Diálogo Descarga

Terminada"

"Cómo Configurar el Valor de Nivel de Seguridad de Macros para Poder Abrir una Hoja de Trabajo

de Discoverer Exportada en Microsoft Excel"

Cómo Configurar Microsoft Windows para que Muestre un Recuadro de Diálogo que Solicite Abrir o

Guardar el Archivo de Exportación

Para configurar Microsoft Windows para que muestre un recuadro de diálogo que solicite abrir o

guardar el archivo de exportación:

Seleccione Configuración | Panel de control | Opciones de carpeta en el menú Inicio de Windows.

Acceda a la lista de tipos de archivos de Windows.

Seleccione el tipo de archivo para el que desea que se muestre un recuadro de diálogo de solicitud

(para abrir o guardar el archivo de exportación).

Haga clic en Avanzadas para mostrar el recuadro de diálogo Modificar tipo de archivo.

Active la casilla de control Confirmar apertura después de la descarga (una propiedad de tipo

MIME para el tipo de archivo).

Haga clic en Aceptar.

Cómo Configurar Internet Explorer para que Muestre el Recuadro de Diálogo Descarga Terminada

Para configurar Internet Explorer para que muestre el recuadro de diálogo Descarga Terminada

una vez finalizada la exportación

Abra Internet Explorer y seleccione Herramientas | Opciones de Internet | Avanzadas.

Active la casilla de control Notificar cuando se haya completado la descarga.

Haga clic en Aceptar.

Cómo Configurar el Valor de Nivel de Seguridad de Macros para Poder Abrir una Hoja de Trabajo

de Discoverer Exportada en Microsoft Excel

Excel no permite abrir una hoja de trabajo de Discoverer exportada a un archivo XLS si el nivel de

seguridad de macros en Excel está definido en Alto. Excel muestra una alerta y evita que se abra

la hoja de trabajo.

Para configurar el valor de nivel de seguridad de macros para poder abrir una hoja de trabajo de

Discoverer exportada en Microsoft Excel:

Abra Microsoft Excel y seleccione Herramientas | Macro | Seguridad.

Seleccione la opción Medio.

Haga clic en Aceptar.

EXPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO EN EXCEL

Los archivos de texto son uno de los métodos de intercambio de datos más populares en la actualidad ya que pueden ser abiertos y consultados por diversas aplicaciones en diferentes sistemas operativos como Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.

Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de software específica, ni tienen problemas de compatibilidad entre versiones porque se han creado de la misma manera por décadas y por lo tanto cualquier herramienta de edición de documentos puede leer un archivo de texto. Por esta razón es muy probable que en más de una ocasión tengas la necesidad de exportar los datos de Excel a un archivo de texto de manera que tus datos puedan ser integrados o analizados desde otro sistema de información.

Formatos de archivo de texto

Existen dos formatos de archivo de texto que son ampliamente utilizados:

Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada valor de la columna está separado por el carácter de tabulación. A simple vista tendrás la impresión de que existen varios espacios en blanco entre cada columna, pero en realidad es solo el carácter tabulador el que los separa.

Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo en el archivo de texto está separado por una coma. Este formato es tan conocido y utilizado que es almacenado con su propia extensión de archivo .CSV aunque sigue siendo un archivo de texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre en inglés Comma-Separated Values.

A continuación veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos de archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos en nuestros ejemplos será la siguiente:

Crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones

Para crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones en Excel debemos pulsar la ficha Archivo y seleccionar la opciónGuardar como. Se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como y para la opción Tipo debemos elegir Texto (delimitado por tabulaciones):

Una vez que pulses el botón Guardar se mostrarán algunas advertencias. La primera de ellas nos advierte que el tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que tienen múltiples hojas y que por lo tanto solo se exportarán los datos de la hoja activa. Esto quiere decir que, si tienes un libro con datos en varias hojas, deberás exportar cada hoja a un archivo de texto diferente.

Será muy probable que también se muestre una segunda advertencia indicando que nuestro archivo contiene formatos que no son compatibles con los archivos de texto delimitados por tabulaciones. Solamente deberás pulsar el botón Sí para continuar con el proceso y como resultado obtendremos un archivo de texto como el siguiente:

Crear un archivo de texto delimitado por comas

El procedimiento para crear un archivo de texto delimitado por comas (CSV) es prácticamente similar al ejemplo anterior con la diferencia de que en el cuadro de diálogo Guardar como debemos seleccionar el tipo de archivo CSV (delimitado por comas):

Obtendremos las mismas advertencias que en el ejemplo anterior pero como resultado tendremos el siguiente archivo de texto:

Dependiendo del país donde te encuentres y la configuración regional de tu equipo, es probable que Excel genere este tipo de archivo utilizando el punto y coma (;) en lugar de la coma (,) pero esto no es un asunto de Excel sino de Windows y el carácter definido como el separador de listas. A continuación veremos cómo cambiar el carácter utilizado por Excel para generar los archivos de texto.

Carácter delimitador para archivos de texto

Por supuesto que para cambiar el carácter delimitador utilizado por Excel al crear el archivo de texto se podría hacer un simple remplazo con cualquier editor de texto, pero si ésta es una actividad que realizas frecuentemente tal vez sea conveniente hacer un cambio de fondo. El carácter utilizado por Excel como delimitador en un archivo de texto es el que se encuentra definido en Panel de Control > Reloj, idioma y región > Cambiar formato de fecha, hora o número y dentro del cuadro de diálogo mostrado pulsar el botón Configuración adicional:

En dicho cuadro de diálogo encontrarás la opción Separador de listas y el carácter especificado es el utilizado por Excel. Para mi configuración regional, que es Español (México), tengo la coma (,) como el separador de listas pero si hago el cambio hacia punto y coma, al crear de nuevo el archivo CSV obtendré el siguiente resultado:

Observa que en esta ocasión Excel ha utilizado el punto y coma como el separador entre cada uno de los campos.

Campos de longitud determinada

En algunas ocasiones me he encontrado con el requerimiento de generar un archivo de texto que tenga campos de longitud determinada es decir, en caso de que una cadena de texto no sea de la longitud máxima permitida, se deberá rellenar con espacios en blanco. La solución a este problema es tratar los datos dentro de Excel antes de generar el archivo de texto.

Supongamos que para nuestra hoja de datos de ejemplo necesitamos crear un archivo de texto que tenga un ancho máximo de 15 caracteres, tanto para la columna Nombre como para la columna Apellido, y una longitud máxima de 25 caracteres para el correo electrónico. Los datos los generaré en una hoja diferente y utilizaré la siguiente fórmula para la primera columna:

=CONCATENAR(Hoja1!A1,REPETIR(" ",15-LARGO(Hoja1!A1)))

La función principal de esta fórmula es la función CONCATENAR que como primer argumento tiene el texto original de la Hoja1. El segundo argumento de la función CONCATENAR es la función REPETIR que tendrá el objetivo de generar una cadena de espacios en blanco cuyo número estará determinado por la diferencia entre el número máximo de caracteres admitidos (15) menos el número de caracteres de la cadena de texto original el cual obtenemos con la función LARGO. Por ejemplo, para la celda con el nombre Carlos, la función REPETIR generará una cadena de 9 espacios en blanco que será concatenada a la derecha de la cadena de texto “Carlos”.

La fórmula anterior nos sirve para obtener los valores de las columnas Nombre y Apellido. Para la columna Correo electrónico solo es necesario modificar el segundo argumento de la función REPETIR reemplazando el número 15 por el número 25 que es el máximo número de caracteres permitido para dicha columna.

Una vez aplicada esta fórmula a nuestro rango de datos podremos realizar la exportación a un archivo de texto. Ya que en este caso no necesitamos ningún tipo de separador podemos guardar el archivo como Texto Unicode y el resultado será el siguiente:

Así como en este último ejemplo he dado un tratamiento especial a los datos antes de exportarlos, es posible hacer diferentes modificaciones para ajustarnos a los requerimientos del archivo de texto que vamos a exportar. Algunas modificaciones que se realizan con cierta frecuencia son las siguientes:

Colocar comillas simples o dobles alrededor de las cadenas de texto.

Exportar valores numéricos con algún número específico de decimales

Dar algún formato específico a una fecha por ejemplo, cambiar al formato inglés que utiliza mm/dd/aa en lugar de dd/mm/aa.

Estos cambios los podemos hacer con funciones de Excel de manera que coloquemos los datos en una hoja tal como los necesitamos y posteriormente hacer la exportación hacia un archivo de texto.

EXPORTACION DE DATOS DESDE MICROSOFT SQL SERVER

Decir que Azure, la plataforma Cloud de Microsoft, es una de las más potentes del mercado pese

a su corto tiempo de vida no es algo nuevo aunque, precisamente por su juventud, nos

encontramos con algunas carencias que hacen algo más complicado las gestiones típicas de un

sistema en producción.

Una de estas carencias es la posibilidad de automatizar backups (copias de seguridad) de

nuestras bases de datos SQL SERVER* algo que necesitamos tener cuando nuestro proyecto

pasa el estado de desarrollo.

*NOTA:

Definición de Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server es un sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBD) basado en

el lenguaje Transact-SQL, y específicamente en Sybase IQ. Este motor de base de datos admite

multitud de usuarios conectados a la base de datos de forma simultánea y concurrente.

Algunas de las características de Microsoft SQL Server:

Soporte de transacciones.

Escalabilidad, estabilidad y seguridad.

Soporta procedimientos almacenados.

Incluye también un potente entorno gráfico de administración, que permite el uso de comandos

DDL y DML gráficamente.

Permite trabajar en modo cliente-servidor, donde la información y datos se alojan en el servidor y

las terminales o clientes de la red sólo acceden a la información.

Permite administrar información de otros servidores de datos.

Este sistema de gestión de bases incluye una versión reducida, llamada MSDE con el mismo motor

de base de datos pero orientado a proyectos más pequeños, que en su versión 2005 pasa a ser el

SQL Express Edition, que se distribuye en forma gratuita.

La única posibilidad que nos ofrece Azure en este momento (25/06/2013)

es exportar/importar nuestras bases de datos a un blob desde el panel de control a petición pero

no podemos programar esta tarea para que se ejecute periódicamente.

Esta opción genera en uno de nuestros containers un blob con extensión .bacpac con la copia de

seguridad de la base de datos escogida para poder importarla en cualquier momento.

La pregunta es, ¿cómo podemos hacer esto automáticamente? La respuesta, con una aplicación

que llame periódicamente a la misma API REST que usa Azure para estas tareas.

Azure Sql Server API REST

Azure Sql Server expone un API REST con algunas tareas básicas que podemos invocar (con las

debidas credenciales, claro está) para exportar o importar nuestras bases de datos contra Azure

Storage.

Cada una de las regiones de Azure Sql Server tiene su propia url del servicio por lo que deberás

asegurarte de usar la url correcta en función de en que región se encuentre tu base de datos:

DataCenter Endpoint

North Central US https://ch1prod-dacsvc.azure.com/DACWebService.svc/

South Central US https://sn1prod-dacsvc.azure.com/DACWebService.svc/

North Europe https://db3prod-dacsvc.azure.com/DACWebService.svc/

West Europe https://am1prod-dacsvc.azure.com/DACWebService.svc/

East Asia https://hkgprod-dacsvc.azure.com/DACWebService.svc/

Southeast Asia https://sg1prod-dacsvc.azure.com/DACWebService.svc/

East US https://bl2prod-dacsvc.azure.com/DACWebService.svc/

West US https://by1prod-dacsvc.azure.com/DACWebService.svc/

Las dos tareas expuestas por este servicio son "Export" e "Import" (para exportar e importar

respectivamente) por lo que, por ejemplo, para solicitar una exportación de una base de datos

alojada en el Norte de Europa deberíamos hacer unPOST contra la url: https://db3prod-

dacsvc.azure.com/DACWebService.svc/Export

Solicitando Exportación desde código*

*NOTA:

En teoría de la comunicación, un código es un conjunto de elementos que se combinan siguiendo

ciertas reglas y que son semánticamente intepretables, lo cual permite intercambiar información.

En este contexto, las sociedades humanas se caracterizan principalmente porque, valiéndose de

unidades sonoras significativas, logran comunicarse a través del código más complejo: las lenguas

humanas o códigos lingüísticos.

El emisor y el receptor deben utilizar el mismo código para que la comunicación sea posible.

Aunque todos los otros elementos del circuito comunicativo funcionen adecuadamente, la

comunicación no tendrá éxito si el emisor y el receptor no comparten el mismo código.

Para automatizar el proceso de exportación podemos programar un pequeño Worker Role de

Azure, un servicio de Windows que se ejecute en uno de nuestros servidores locales o incluso

que lo implemente nuestra propia web de administración. En mi caso dispongo de un Worker

Role propio con varias tareas de mantenimiento que se ejecutan cada cierto tiempo por lo que me

fue muy fácil incluir una nueva tarea para hacer este backup.

Para hacer esta exportación, como hemos comentados antes, basta con hacer un POST contra

la [url del servicio] + "/Export" incluyendo en el cuerpo de la petición un xml con los datos

necesarios para la tarea.

Este xml que tenemos que postear tiene el siguiente formato:

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<ExportInput

xmlns="http://schemas.datacontract.org/2004/07/Microsoft.SqlServer.Management.Dac.ServiceTypes"

xmlns:i="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">

<BlobCredentials

i:type="BlobStorageAccessKeyCredentials">

<Uri>[URL del Blob a crear]</Uri>

<StorageAccessKey>[Clave de acceso del Azure Storage]</StorageAccessKey>

</BlobCredentials>

<ConnectionInfo>

<DatabaseName>[Nombre de la base de datos a exportar]</DatabaseName>

<Password>[Password del usuario de la base de datos]</Password>

<ServerName>[Nombre del servidor en el que se encuentra la base de datos]</ServerName>

<UserName>[Usuario de acceso a la base de datos]</UserName>

</ConnectionInfo>

</ExportInput>

Los parámetros que debes rellenar son:

[URL del Blob a crear]

o Url completa del blob que vas a crear con ".bacpac" al final.

Ej: https://mistorageenazure.blob.core.windows.net/bak/backup-2013-06-

25_09-49.bacpac

[Clave de acceso del Azure Storage]

o La "Primary Access Key" de nuestro Storage en Azure. La podemos encontrar en

el panel de administración de Azure > Storage > [el storage al que queremos

acceder] > Manage Access Keys

[Nombre del servidor en el que se encuentra la base de datos]

o Nombre completo del servidor de SQL SERVER en el que se encuentra la base de

datos a exportar (debe terminar en "database.windows.net")

Ej: server.database.windows.net

Datos de la BD

o Nombre, usuario y contraseña de la base de datos a exportar

Con este xml generado ya solo necesitamos hacer un POST contra la url del servicio para solicitar

la tarea de exportación.

Este servicio nos devuelve un GUID para la posterior comprobación del estado de la tarea.

Podemos guardarlo si queremos para poder saber si ha terminado con éxito o no.

Aquí un ejemplo con el código completo:

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private Guid RequestExport(string databaseName, string containerUrl, string storageAccessKey, string blobName)

{

// Método que devolvería la URL del Servicio en función de la Región. Yo le paso un tipo enum propio por comodidad

var managementUrl = GetAzureManagementUrlByRegion(AzureRegions.NorthEurope);

var request = WebRequest.Create(managementUrl + "/Export");

request.Method = "POST";

var dataStream = request.GetRequestStream();

// Método que genera el XML que se le pasa como Body con el formato comentado anteriormente

var body = GetExportToBlobBodyRequest(blobUrl, storageAccessKey, databaseName);

var utf8 = new UTF8Encoding();

var buffer = utf8.GetBytes(body);

dataStream.Write(buffer, 0, buffer.Length);

dataStream.Close();

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request.ContentType = "application/xml";

// La respuesta HTTP contiene el GUID que representa la tarea serializado como XML

using (var response = request.GetResponse())

{

var encoding = Encoding.GetEncoding(1252);

using (var responseStream = new StreamReader(response.GetResponseStream(), encoding))

{

using (var reader = XmlDictionaryReader.CreateTextReader(responseStream.BaseStream, new XmlDictionaryReaderQuotas()))

{

var serializer = new DataContractSerializer(typeof(Guid));

return (Guid)serializer.ReadObject(reader, true);

}

}

}

}

¡Listo! Nuestra tarea de exportación ya se está lanzando y, si todo funciona como debe, en breve

se creará un nuevo blob con el contenido de nuestra base de datos para poder importarlo en caso

de catástrofe o para replicarlo en otra base de datos distinta para hacer pruebas.

Comprobando el estado de la tarea

Si queremos saber si todo ha ido bien o ha fallado algo podemos hacer GET a otro método del API

REST de Azure llamado "Status" indicando el GUID obtenido en la petición de la tarea.

Para ello basta con hacer GET de la siguiente url:

1 [Url del servicio API REST de tu Región]/Status?servername=[servidor de base de datos completo]&username=[usuario de la base de datos]&password=[password de la base de datos]&reqId=[GUID de la tarea]

Esta url nos debe devolver un XML con información del estado de la tarea.

EXPORTACION DE DATOS DESDE MICROSOFT SQL SERVER ANALYSIS SERVICES

Obtener datos de Analysis Services

Analysis Services proporciona datos dimensionales adecuados para la exploración de datos en

informes de tablas dinámicas y Power View. Puede obtener los datos de Analysis Services desde:

Cubos OLAP en un servidor multidimensional de Analysis Services.

Los modelos tabulares de un servidor tabular de Analysis Services.

Los libros de Excel 2013 en SharePoint 2013, si contienen un modelo de datos.

PowerPivot Los libros en SharePoint 2010.

Puede analizar los datos de un origen de datos externos de Analysis Services mediante una

conexión en línea. Cuando gira, desliza y filtra un informe, Excel consulta en Analysis Services los

datos que se solicitaron. Esta forma de analizar datos requiere una conexión en línea al origen de

datos.

Otra manera de hacerlo es trabajar sin conexión. Puede trabajar sin conexión importando los datos

en el libro para que los datos y las visualizaciones del informe sean autónomos y totalmente

portables en un solo archivo. Si importa los datos, debe saber que entran en juego nuevos

requisitos, incluidos el complemento PowerPivot, algún conocimiento de MDX y suficiente espacio

en disco para almacenar libros más grandes. En este artículo se explica cómo importar datos

desde diferentes orígenes de datos de Analysis Services.

Los libros de Excel que guarde en SharePoint u Office 365 están sujetos a un tamaño máximo de

archivo. Con el asistente para la importación de tablas del complemento PowerPivot, puede

importar tablas, columnas y filas a elección para reducir el tamaño del archivo. Si el libro es

demasiado grande para verse en Excel Online, puede abrirlo en Excel 2013 en su lugar.

Office 365 prohíbe la actualización de datos con orígenes de datos externos, incluidas las

soluciones de Analysis Services que se ejecutan en servidores de una red. Si requiere datos que

se puedan actualizar, elija SharePoint o haga un uso compartido de archivos de red en su lugar.

EXPORTACION DE DATOS XML*

Convertir distintos tipos de archivos te ayuda a usarlos con otros programas para los que quizás no

están específicamente desarrollados. El Extensible Markup Language (XML) es un conjunto de

estándares de lenguajes de programación usados para múltiples propósitos, pero usualmente

pueden ser usados para estructuras de bases de datos. XLS es el tipo de archivo de hoja de

cálculo estándar de los documentos de Microsoft Excel. Si deseas usar datos de XML en Microsoft

Excel, el programa tiene la funcionalidad incorporada de importar archivos XML por sí mismo.

Instrucciones

1 Abre Excel.

2 Haz clic en File -archivo-, luego en Open -abrir-, y finalmente en el menú desplegable

Files of type -archivos de tipo-. Selecciona XML (*.xml) y luego busca tu archivo XML.

Selecciónalo y haz clic en Open.

3 Selecciona As an XML list -como una lista XML- para agregar todos los datos de XML en

una lista. Si tu estructura XML tiene muchos encabezados similares entonces serán

repetidos. Selecciona As a read-only workbook -hoja de trabajo de sólo lectura- si deseas

importar el documento XML como una grilla estándar basada en el documento XML en

lugar de una lista. Selecciona Use the XML Source task panel -usa el panel de tareas de la

fuente XML- si deseas tener más control sobre lo que importas. Entonces arrastrarás los

ítems que deseas mapear en diferentes columnas y filas y luego importar datos para cada

entrada XML.

4 Haz clic en OK y Excel abrirá tu documento XML. Haz clic en File -archivo- y luego en

Save as -guardar como- para guardarlo como un documento XLS.

Otra opción

Exportación de datos XML

Dukascopy Trading Technologies se complace en presentarles su nuevo servicio, creado a la

medida de sus necesidades, para todos aquellos portales de información que deseen integrar los

datos de Dukascopy en sus productos o servicios. Los datos se presentan en formato XML,

incluyen todos los instrumentos disponibles de Dukascopy y se pueden integrar en una amplia

variedad de aplicaciones cliente, incluyendo tablas de información, gráficos, etc. Si desea

registrarse para recibir los datos XML de Dukascopy, siga estos 3 pasos simples:

Lea el Contrato de uso de los datos XML así como la cláusula de exención de responsabilidad

relativa a los Productos Web Gratuitos;

Complete el formulario de registro que aparece a continuación;

Una vez que se haya aprobado su solicitud, recibirá su Número de Identificación Único (UIN) que le

permitirá acceder al servicio. Para empezar a utilizar el servicio, consulte el apartado de

instrucciones técnicas y siga las instrucciones para comenzar a recibir datos XML de Dukascopy.

*Nota

Si obtiene "error de análisis XML en línea 1, columna 1", probablemente no tiene la versión

correcta del proveedor OLE DB de Analysis Services. Puede instalar PowerPivot para Excel o

puede descargar e instalar el proveedor OLE DB de Microsoft SQL Server Analysis Services desde

la página SQL Server 2008 R2 Feature Pack del sitio web de Microsoft.

EXPORTACION DE DATOS MEDIANTE EL ASISTENTE PARA LA CONEXIÓN DE DATOS

Puede utilizar un asistente para exportar información de varias conexiones de base de datos a un

archivo XML, que se puede utilizar para volver a llenar el Explorador de fuentes de datos en un

espacio de trabajo nuevo.

Antes de empezar

Antes de exportar información de conexión de base de datos a un archivo XML, debe crear una

conexión con una base de datos en el Explorador de fuentes de datos.

Acerca de esta tarea

Utilizando este método, puede exportar varias conexiones de base de datos a la vez y puede incluir información de ID de usuario y contraseña en el archivo XML. Una vez generado el archivo XML, puede llenar el Explorador de fuentes de datos en un nuevo espacio de trabajo especificando la vía de acceso a este archivo XML en la página Opciones administrativas de la ventana Preferencias.

Procedimiento

Para exportar información de conexión de base de datos a un archivo XML utilizando un asistente:

1. Pulse en Archivo > Exportar. 2. En el Asistente para exportar, expanda Datos y seleccione Descriptores de bases de

datos y a continuación, pulse en Siguiente. 3. En la página Elegir conexiones, seleccione las conexiones que desea exportar y seleccione

las opciones para la exportación. Puede elegir si desea incluir información de ID de usuario y contraseña y dónde desea almacenar el archivo XML.

4. Pulse Finalizar. 5. En la ventana que se abre, navegue hasta la carpeta del sistema de archivos local en el

que desea guardar el archivo XML, especifique un nombre para el archivo y pulse enBien.

Resultados

El archivo XML que se especifica se guarda en la carpeta especificada. Se crea un archivo XML

para cada conexión de base de datos. Un archivo de esquema XML

denominadoDBDescriptor.xsd se guarda en la misma carpeta. El ejemplo siguiente muestra el tipo

de información que se guarda en el archivo XML:

<database xmlns:tns="DBDescriptor"

xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" conName="SAMPLE"

dbName="SAMPLE" defProduct="DB2 UDB" defVersion="V8.2"

driverClass="com.ibm.db2.jcc.DB2Driver" driverPath="C:\Program

Files\IBM\SDP70Shared\plugins\com.ibm.datatools.db2_1.0.100.v200703190751

\driver\db2jcc.jar;C:\Program

Files\IBM\SDP70Shared\plugins\com.ibm.datatools.db2_1.0.100.v200703190751

\driver\db2jcc_license_cisuz.jar" identifierDelimiter="""

prodVersion="SQL08025" url="jdbc:db2://localhost:50000/SAMPLE"

xsi:schemaLocation="DBDescriptor.xsd">

<property key="user" value="user" />

<property key="retrieveMessagesFromServerOnGetMessage" value="true" />

<variable key="jdklocation" value="" />

<variable key="jdklevel" value="" />

<variable key="wlmEnvironment" value="" />

<variable key="runTimeOptions" value="" />

</database>

INDICE

TEMA 12: MANEJO DE HERRAMIENTAS PARA IMPORTACION Y EXPORTACION DE DATOS

2.1 USO DE LAS FUNCIONES DE EXCEL PARA LA IMPORTACION DE DATOS

2.2 MANEJO DE LAS FUNCIONES DE EDICION, SUSTITUCION Y ALTA DE DATOS DESDE EXCEL

2.3 USO DE LAS FUNCIONES DE EXCEL PARA LA EXPORTACION DE DATOS

2.4 VALORACION DE LA IMPORTACIA DE LAS HERRAMIENTAS PARA IMPORTACION Y

EXPORTACION DE DATOS.

VALORACIÓN DE LA IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS PARA IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS.

Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Office Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar como.

Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:

Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto.

Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.

Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

Tanto si va a importar o exportar datos, es posible que desee obtener más información sobre los convertidores de texto de Excel. Para obtener más información, vea la sección sobre formatos de texto en el tema de Ayuda sobreformatos de archivo compatibles en Excel y la sección sobre formatos de archivos de texto en el tema de Ayuda sobreel formato y las funciones de Excel que no se transfieren a otros formatos de archivo.

Formatos de archivo que admite Excel

Para guardar un archivo de Microsoft Office Excel 2007 en otro formato de archivo, haga clic en

el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar como. Los formatos de archivo disponibles en el cuadro de diálogo Guardar como varían, dependiendo del tipo de hoja que esté activa (una hoja de cálculo, de gráfico o de otro tipo).

Para abrir un archivo que se creó en otro formato (en una versión anterior de Microsoft Office Excel

o en otro programa), haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Abrir. Se le pedirá que lo guarde en un formato de Office Excel 2007, a menos que abra un libro que esté compartido. Para los archivos creados en una versión anterior de Excel, tiene la opción de mantener el formato original.

Cada vez que se guarde un archivo en otro formato, es posible que se pierda parte de su formato, sus datos y sus características. Para obtener más información, vea Formato y funciones que no se transfieren en las conversiones de formato de archivo de Excel.

Formatos de Excel

FORMATO EXTENSIÓN DESCRIPCIÓN

Libro de Excel .xlsx Formato de archivo basado en XML predeterminado Office Excel 2007. No se pueden almacenar código de macros de Microsoft Visual Basic para

Aplicaciones (VBA) ni hojas de macros de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel (código)

.xlsm Formato de archivo de Office Excel 2007 basado en XML y habilitado para macros. Almacena código de macros de VBA u hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm) .

Libro de Excel binario

.xlsb Formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel 2007.

Plantilla .xltx Formato de archivo de Office Excel 2007 predeterminado para una plantilla de Excel. No puede almacenar código de macros de VBA ni hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Plantilla (código) .xltm Formato de archivo habilitado para macros de Office Excel 2007 para una plantilla de Excel. Almacena código de macros de VBA u hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel 97-Excel 2003

.xls El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003.

Plantilla de Excel 97- Excel 2003

.xlt El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003 para una plantilla de Excel.

Libro de Microsoft Excel 5.0/95

.xls El formato de archivo binario (BIFF5) de Excel 5.0/95.

Hoja de cálculo XML 2003

.xml Formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003 (XMLSS).

Datos XML .xml Formato de datos XML.

Complemento de Excel

.xlam Complemento basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2007, un programa complementario que está diseñado para ejecutar código adicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Complemento de Excel 97-2003

.xla Complemento de Excel 97-2003, un programa complementario diseñado para ejecutar código adicional. Admite el uso de proyectos de VBA.

Libro de Excel 4.0 .xlw Formato de archivo de Excel 4.0 que guarda sólo hojas de cálculo, hojas de gráficos y hojas de macros. Puede abrir un libro en este formato de archivo en Office Excel 2007, pero no puede guardar un archivo de Excel en este formato.

Formatos de texto

FORMATO EXTENSIÓN DESCRIPCIÓN

Texto con formato (delimitado por espacios)

.prn Formato de Lotus delimitado por espacios. Guarda únicamente la hoja activa.

Texto (delimitado por tabulaciones)

.txt Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para su uso en otro sistema operativo Microsoft Windows y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda únicamente la hoja activa.

Text (Macintosh) .txt Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para su uso en un sistema operativo Macintosh y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda únicamente la hoja activa.

Texto (MS-DOS) .txt Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para su uso en un sistema operativo MS-DOS y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda únicamente la hoja activa.

Texto Unicode .txt Guarda un libro como texto Unicode, un estándar de codificación de caracteres que fue desarrollado por el consorcio Unicode.

CSV (delimitado por comas)

.csv Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para su uso en otro sistema operativo Windows y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda únicamente la hoja activa.

CSV (Macintosh) .csv Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para su uso en un sistema operativo Macintosh y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda únicamente la hoja activa.

CSV (MS-DOS) .csv Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para su uso en un sistema operativo MS-DOS y garantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda únicamente la hoja activa.

DIF .dif Formato para intercambio de datos. Guarda únicamente la hoja activa.

SYLK .slk Formato de vínculo simbólico. Guarda únicamente la hoja activa.

Si se guarda un libro en formato de texto, se perderá todo el formato.

Otros formatos

FORMATO EXTENSIÓN DESCRIPCIÓN

DBF 3, DBF 4 .dbf dBase III y IV. Puede abrir estos formatos de archivo en Excel, pero no puede guardar un archivo de Excel en el formato dBase.

Hoja de cálculo de OpenDocument

.ods Hoja de cálculo de OpenDocument. Puede guardar archivos de Excel 2007 para que puedan abrirse en aplicaciones de hoja de cálculo que usen el formato de hoja de cálculo de OpenDocument, como Google Docs y Calc de OpenOffice.org. También puede abrir hojas de cálculo en formato .ods en Excel 2007. Puede perderse el formato al guardar y abrir archivos .ods.

Formatos de Portapapeles

Puede pegar datos desde el Portapapeles de Microsoft Office en Excel mediante los comandos Pegar o Pegado especial (ficha Inicio, grupo Portapapeles, botón Pegar) si los datos del Portapapeles de Office están en uno de los formatos siguientes.

FORMATO EXTENSIÓN IDENTIFICADORES DE TIPO DE PORTAPAPELES

Imagen .wmf o .emf Imágenes en formato de metarchivo de Windows (WMF) o en formato de metarchivo mejorado de Windows (EMF).

NOTA Si copia una imagen de metarchivo de Windows desde otro

programa, Excel pega la imagen como un metarchivo mejorado.

Mapa de bits .bmp Imágenes almacenadas en formato de mapa de bits (BMP).

Formato de archivo de Microsoft Excel

.xls Formatos de archivos binarios para versiones de Excel 5.0/95 (BIFF5), Excel 97-2003 (BIFF8) y Office Excel 2007 (BIFF12).

SYLK .slk Formato de vínculo simbólico.

DIF .dif Formato para intercambio de datos.

Texto (delimitado por tabulaciones)

.txt Formato de texto separado por tabulaciones.

CSV (delimitado por comas)

.csv Formato de valores separados por comas.

Texto con formato (delimitado por espacios)

.rtf Formato de texto enriquecido (RTF). Solamente de Excel.

Objeto incrustado .gif, .jpg, .doc, .xls o .bmp

Objetos de Microsoft Excel, objetos de programas registrados adecuadamente que admiten OLE 2.0 (OwnerLink), Picture u otro formato de presentación.

Objeto vinculado .gif, .jpg, .doc, .xls o .bmp

OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture u otro formato.

Objeto de dibujo de Office

.emf Formato de objeto de Office o Picture (formato de metarchivo mejorado de Windows, EMF)

Texto .txt Muestra texto, texto OEM

HTML .htm Lenguaje de marcado de hipertexto.

NOTA Al copiar texto de otro programa, Excel pega el texto con el

formato HTML, independientemente del formato del texto original.

Formatos de archivo que no admite Excel 2007

Los siguientes formatos de archivo ya no se admiten en Office Excel 2007. No puede abrir o guardar archivos en estos formatos.

FORMATO EXTENSIÓN IDENTIFICADORES DE TIPO DE PORTAPAPELES

Gráfico de Excel .xlc Formatos de archivo Excel 2.0, 3.0 y 2.x

WK1, FMT, WK2, WK3, FM3, WK4

.wk1, .wk2, .wk3, .wk4,

.wks Formatos de archivo Lotus 1-2-3 (todas las versiones)

Microsoft Works .wks Formato de archivo Microsoft Works (todas las versiones)

DBF 2 .dbf Formato de archivo DBASE II

WQ1 .wq1 Formato de archivo de Quatro Pro para MS-DOS

WB1, WB3 .wb1, .wb3 Quattro Pro 5.0 y 7.0 para Windows.

Sugerencias para formatos de archivo que no son compatibles con Excel

Si el formato de archivo que desea usar no es compatible con Excel, intente lo siguiente:

Buscar en World Wide Web (WWW) una compañía que fabrique convertidores de formato de archivos para formatos de archivo que no sean compatibles con Excel.

Guardar en un formato de archivo que sea compatible con otros programas. Por ejemplo, puede que desee importar una hoja de cálculo a otro programa que no sea compatible con el formato de archivo de Excel. Pero puede ser que el otro programa pueda importar a otro formato de archivo compatible, como una hoja de cálculo XML o un formato de archivo de texto. En este caso, puede guardar el libro en el formato de hoja de cálculo XML y, después, desde el otro programa, importar el archivo XML.

El formato y las funciones de Excel no se transfieren a otros formatos de archivo

El formato de libro de Microsoft Office Excel 2007 (.xlsx) conserva todos los datos de hoja de cálculo y gráfico, el formato y otras características disponibles en Office Excel 2007, y el formato de libro habilitado para macros (.xlsm), además de todas estas características, conserva las macros y las hojas de macros. Si guarda un libro con otro formato de archivo, como un formato de archivo de texto, es posible que se pierda algo del formato, datos u otras funciones.

FORMATO DE ARCHIVO

DIFERENCIAS EN FUNCIONES Y FORMATOS

Texto con formato (delimitado por espacios)

Este formato (.prn) guarda únicamente el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de cálculo activa.

Si una fila de celdas contiene más de 240 caracteres, los caracteres posteriores al 240 se enviarán a una nueva línea al final del archivo convertido. Por ejemplo, si las filas de la 1 a la 10 contiene cada una más de 240 caracteres, el texto restante de la fila 1 se colocará en la fila 11, el texto restante de la fila 2 se colocará en la fila 12 y así sucesivamente.

Las columnas de datos se separan mediante comas y cada fila de datos termina en un retorno de carro. Si las celdas presentan fórmulas en vez de valores de fórmulas, éstas se convertirán como texto. Todo el formato, gráficos, objetos y cualquier otro contenido de la

hoja de cálculo se perderá. El símbolo del euro se convertirá en un signo de interrogación.

NOTA Antes de guardar una hoja de cálculo en este formato, asegúrese de que todos los

datos que desee convertir están visibles y de que hay entre las columnas el espaciado adecuado. En caso contrario, los datos pueden perderse o no separarse correctamente en el texto convertido. Puede que sea necesario adaptar los anchos de columna en la hoja antes de convertirla en formato de texto con formato.

Texto (delimitado por tabulaciones)

Este formato (.txt) guarda únicamente el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de cálculo activa.

Las columnas de datos se separan por tabulaciones y cada fila de datos termina en un retorno de carro. Si una celda contiene una coma, el contenido de la celda se escribirá entre comillas dobles. Todo el formato, gráficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de cálculo se perderá. El símbolo del euro se convertirá en un signo de interrogación.

Si las celdas presentan fórmulas en vez de valores de fórmulas, éstas se guardarán como texto. Para conservar las fórmulas si se vuelve a abrir el archivo en Microsoft Office Excel, seleccione la opción Delimitados en el Asistente para importar texto y seleccione las tabulaciones como delimitadores.

NOTA Si el libro contiene caracteres de fuente especiales, como el símbolo de copyright

(©), y va a utilizar el archivo de texto convertido en un equipo que tenga otro sistema operativo, guarde el libro en el formato de archivo de texto adecuado para ese sistema. Por ejemplo, si utiliza Microsoft Windows y desea utilizar el archivo de texto en un equipo Macintosh, guarde el archivo en formato Texto (Macintosh). Si utiliza un equipo Macintosh y desea utilizar el archivo de texto en un sistema que ejecute Windows o Windows NT, guárdelo en formato Texto (Windows).

Texto (Unicode) Este formato (.txt) guarda todo el texto y los valores tal como aparecen en las celdas de la hoja de cálculo activa.

Sin embargo, si abre un archivo en formato de texto (Unicode) utilizando un programa que no lee Unicode, como el Bloc de notas de Microsoft Windows 95 o un programa basado en MS-DOS de Microsoft, los datos se perderán.

NOTA El Bloc de notas de Microsoft Windows NT lee archivos en formato de texto

(Unicode).

CSV (delimitado por comas)

Este formato (.csv) guarda únicamente el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de cálculo activa. Todas las filas y todos los caracteres en cada celda se guardarán. Las columnas de datos se separan mediante comas y cada fila de datos termina en un retorno de carro. Si una celda contiene una coma, el contenido de la celda se escribirá entre comillas dobles.

Si las celdas presentan fórmulas en vez de valores de fórmulas, éstas se convertirán como texto. Todo el formato, gráficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de cálculo se perderá. El símbolo del euro se convertirá en un signo de interrogación.

NOTA Si el libro contiene caracteres de fuente especiales, como el símbolo de copyright

(©) y va a utilizar el archivo de texto convertido en un equipo que tenga otro sistema operativo, guarde el libro en el formato de archivo de texto adecuado para ese sistema. Por ejemplo, si utiliza Windows y desea utilizar el archivo de texto en un equipo Macintosh, guarde el archivo en formato CSV (Macintosh). Si utiliza un equipo Macintosh y desea utilizar el archivo de texto en un sistema que ejecute Windows o Windows NT, guárdelo en formato CSV (Windows).

Formato de intercambio de datos (DIF)

Este formato (.dif) guarda únicamente el texto, los valores y las fórmulas de la hoja de cálculo activa.

Si las opciones de la hoja de cálculo se establecen para presentar los resultados de la fórmula en las celdas, solamente se guardarán los resultados de la fórmula en el archivo convertido. Para guardar las fórmulas, preséntelas en la hoja de cálculo antes de guardar el archivo.

Cómo mostrar fórmulas en las celdas de la hoja de cálculo

Los anchos de columna y la mayor parte de los formatos se guardarán, pero todos los demás formatos se perderán.

Se pierden las configuraciones de instalación de página y los saltos de página manuales.

Los comentarios de celda, gráficos, gráficos incrustados, objetos, controles de formularios, hipervínculos, valores de validación de datos, formato condicional y otras funciones de la hoja de cálculo se perderán.

Los datos mostrados en la vista activa de un informe de tabla dinámica se guardan; todos los demás datos de la tabla dinámica se pierden.

El código de Visual Basic se perderá.

El símbolo del euro se convertirá en un signo de interrogación.

SYLK (vínculo simbólico)

Este formato (.slk) guarda únicamente los valores y fórmulas de la hoja de cálculo activa y un formato de celda limitado.

Se guardan hasta un máximo de 255 caracteres por celda.

Si una función de Excel no se admite en formato SYLK, Excel la calculará antes de guardar el archivo y reemplazará la fórmula con el valor resultante.

La mayoría del formato de texto se guardará; el texto convertido tomará el formato del primer carácter en la celda. El texto girado, las celdas combinadas y la configuración de la alineación vertical y horizontal se perderán. El color de fuente tal vez se cambie por otro color si se vuelve a abrir en Excel la hoja SYLK convertida. Los bordes se convertirán en bordes de una sola línea. El sombreado de celda se convertirá en un sombreado punteado de color gris.

Se pierden las configuraciones de instalación de página y los saltos de página manuales.

Los comentarios de celda se guardarán. Podrá ver los comentarios si abre de nuevo el archivo SYLK en Excel.

Los gráficos, gráficos incrustados, objetos, controles de formularios, hipervínculos, valores de validación de datos, formato condicional y otras funciones de la hoja de cálculos se perderán.

El código de Visual Basic se perderá.

Los datos mostrados en la vista activa de un informe de tabla dinámica se guardan; todos los demás datos de la tabla dinámica se pierden.

NOTA Puede utilizar este formato para guardar archivos de libro para utilizarlos en

Microsoft Multiplan. Excel no incluye convertidores de formato de archivo para convertir directamente los archivos de libro en el formato de Multiplan.

Página Web y Estos formatos de página Web (.htm, .html) y los formatos de página Web de un solo archivo

página Web de un solo archivo

(.mht, .mhtml) se pueden utilizar para exportar datos de Excel.

Los proyectos de Visual Basic para Aplicaciones no son compatibles con este formato de archivo.

Las nuevas características de Excel 2007 no son compatibles con este formato de archivo.

Las tablas dinámicas y los gráficos se pueden exportar a este formato de archivo, pero se pierden cuando se abre un archivo otra vez en este formato en Excel.

Hoja de cálculo XML 2003

Este formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003 (.xml) no conserva las características siguientes:

Flechas de rastreo de auditoría

Gráficos y otros objetos gráficos

Hojas de gráficos, hojas de macros, hojas de diálogos

Vistas personalizadas

Referencias de consolidación de datos

Capas de objetos de dibujo

Características de esquemas y de grupos

Datos de hojas de cálculo protegidos mediante contraseña.

Escenarios

Categorías de funciones definidas por el usuario

Proyectos de Visual Basic para Aplicaciones

Las nuevas características de Excel 2007, como el formato condicional mejorado, no son compatibles con este formato de archivo. Sin embargo, este formato de archivo es compatible con los nuevos límites de fila y columna de Excel 2007.

Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel

Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir en un libro de Excel con el comando Abrir. Abrir un archivo de texto en Excel no cambia el formato del archivo: puede verlo en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt or .csv).

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

En los equipos que ejecuten Windows Vista

En la lista, seleccione Archivos de texto.

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP

En la lista Tipo de archivo, seleccione Archivos de texto.

En los equipos que ejecuten Windows Vista

En la barra de direcciones, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea abrir:

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP

En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea abrir.

Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para importar texto.

Siga las instrucciones del Asistente para importar texto. Haga clic en Ayuda para obtener más información sobre el uso del Asistente para importar texto o vea Asistente para importar texto. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operación de importar.

Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automáticamente el archivo de texto y muestra los datos en un libro nuevo.

Cuando Excel abre un archivo .csv, usa la configuración de formato de datos predeterminada para interpretar el modo en que debe importar cada columna de datos. Puede usar el Asistente para importar texto si desea disponer de mayor flexibilidad para convertir las columnas a los distintos formatos de datos. Por ejemplo, es posible que el formato de una columna de datos del archivo .csv sea MDA, pero el formato de datos predeterminado de Excel sea AMD, o puede que desee convertir en texto una columna de números precedida de ceros para conservar dichos ceros. Para ejecutar el Asistente para importar texto, puede cambiar la extensión .csv del nombre del archivo a .txt antes de abrirlo, o bien, puede importar un archivo de texto conectándose a él.

Importar o exportar archivos de texto

Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Office Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar como.

Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:

Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto.

Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.

Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

Tanto si va a importar o exportar datos, es posible que desee obtener más información sobre los convertidores de texto de Excel. Para obtener más información, vea la sección sobre formatos de texto en el tema de Ayuda sobre formatos de archivo compatibles en Excel y la sección sobre formatos de archivos de texto en el tema de Ayuda sobre el formato y las funciones de Excel que no se transfieren a otros formatos de archivo.

Importar un archivo de texto conectándose a él

Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un rango de datos externos.

Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto.

En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.

En los equipos que ejecuten Windows Vista

En la barra de direcciones, busque y haga clic en el archivo de texto que desea importar.

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP

En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea importar.

Siga las instrucciones del Asistente para importar texto. Haga clic en Ayuda para obtener más información sobre el uso del Asistente para importar texto o vea Asistente para importar texto. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operación de importar.

En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:

Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualización, formato y diseño de los datos importados.

En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo existente.

Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de una nueva hoja de cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva.

Haga clic en Aceptar.

Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada.

Si Excel no convierte una columna de datos al formato que desea, puede convertir los datos después de importarlos. Para obtener más información, vea los temas de Ayuda siguientes:

Convertir números almacenados como texto a números

Convertir fechas almacenadas como texto en fechas

Función TEXTO

Función VALOR

Exportar datos a un archivo de texto guardándolo

Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar como.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de cálculo.

Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas).

Cada formato admite grupos de características diferentes. Para obtener más información sobre los conjuntos de características admitidos por los diferentes formatos de archivo de texto, vea El formato y las funciones de Excel no se transfieren a otros formatos de archivo.

En los equipos que ejecuten Windows Vista

En la barra de direcciones, busque la ubicación en la que desea guardar el nuevo archivo de texto y, a continuación, haga clic en Guardar.

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP

En el cuadro Guardar en, busque la ubicación en la que desea guardar el nuevo archivo de texto y, a continuación, haga clic en Guardar.

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se informa de que sólo la hoja de cálculo actual se va a guardar en el nuevo archivo. Si está seguro de que la hoja de cálculo actual es la que desea guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de cálculo como archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja.

Aparecerá un segundo cuadro de diálogo en el que se indica que la hoja de cálculo puede contener características no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si sólo está interesado en guardar los datos de la hoja de cálculo en el nuevo archivo de texto, haga clic en Sí. Si no está seguro y desea obtener más información sobre las características de Excel incompatibles con los formatos de archivo de texto, haga clic enAyuda para obtener información.

Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en otros formatos, vea Guardar un libro con otro formato de archivo.

Cambiar el delimitador que se utiliza en un archivo de texto

Si usa el Asistente para importar texto para importar un archivo de texto, puede cambiar el delimitador usado por un archivo de texto delimitado de un carácter de tabulación a cualquier otro carácter en el paso 2 del Asistente para importar texto. En este paso, puede cambiar también el modo en que se tratan los delimitadores consecutivos, como las comillas consecutivas.

Para obtener más información sobre el uso del Asistente para importar texto, vea la sección sobre cómo importar un archivo de texto abriéndolo o Asistente para importar texto.

Cambiar el separador de todos los archivos de texto .csv

En Microsoft Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.

Abra el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

Realice una de las siguientes acciones:

En Windows Vista, haga clic en la ficha Formatos y, a continuación, haga clic en Personalizar este formato.

En Windows XP, haga clic en la ficha Configuración regional y, a continuación, haga clic en Personalizar.

Escriba un nuevo separador en el cuadro Separador de listas.

Haga clic dos veces en Aceptar.

Una vez cambiado el carácter separador de listas del equipo, todos los programas usarán el nuevo carácter como un separador de lista. Puede volver a cambiar al carácter predeterminado mediante el mismo procedimiento.

Importar un archivo de texto conectándose a él

Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un rango de datos externos.

Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto.

En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.

En los equipos que ejecuten Windows Vista

En la barra de direcciones, busque y haga clic en el archivo de texto que desea importar.

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP

En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea importar.

Siga las instrucciones del Asistente para importar texto. Haga clic en Ayuda para obtener más información sobre el uso del Asistente para importar texto o vea Asistente para importar texto. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operación de importar.

En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:

Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualización, formato y diseño de los datos importados.

En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo existente.

Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de una nueva hoja de cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva.

Haga clic en Aceptar.

Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada.

Si Excel no convierte una columna de datos al formato que desea, puede convertir los datos después de importarlos. Para obtener más información, vea los temas de Ayuda siguientes:

Convertir números almacenados como texto a números

Convertir fechas almacenadas como texto en fechas

Función TEXTO

Función VALOR

Exportar datos a un archivo de texto guardándolo

Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar como.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de cálculo.

Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas).

NOTA Cada formato admite grupos de características diferentes. Para obtener más información

sobre los conjuntos de características admitidos por los diferentes formatos de archivo de texto, vea El formato y las funciones de Excel no se transfieren a otros formatos de archivo.

En los equipos que ejecuten Windows Vista

En la barra de direcciones, busque la ubicación en la que desea guardar el nuevo archivo de texto y, a continuación, haga clic en Guardar.

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP

En el cuadro Guardar en, busque la ubicación en la que desea guardar el nuevo archivo de texto y, a continuación, haga clic en Guardar.

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se informa de que sólo la hoja de cálculo actual se va a guardar en el nuevo archivo. Si está seguro de que la hoja de cálculo actual es la que desea guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de cálculo como archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja.

Aparecerá un segundo cuadro de diálogo en el que se indica que la hoja de cálculo puede contener características no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si sólo está interesado en guardar los datos de la hoja de cálculo en el nuevo archivo de texto, haga clic en Sí. Si no está seguro y desea obtener más información sobre las características de Excel incompatibles con los formatos de archivo de texto, haga clic enAyuda para obtener información.

Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en otros formatos, vea Guardar un libro con otro formato de archivo.

Cambiar el delimitador que se utiliza en un archivo de texto

Si usa el Asistente para importar texto para importar un archivo de texto, puede cambiar el delimitador usado por un archivo de texto delimitado de un carácter de tabulación a cualquier otro carácter en el paso 2 del Asistente para importar texto. En este paso, puede cambiar también el modo en que se tratan los delimitadores consecutivos, como las comillas consecutivas.

Para obtener más información sobre el uso del Asistente para importar texto, vea la sección sobre cómo importar un archivo de texto abriéndolo o Asistente para importar texto.

1. Cambiar el separador de todos los archivos de texto .csv 2. En Microsoft Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control. 3. Abra el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma. 4. Realice una de las siguientes acciones: 5. En Windows Vista, haga clic en la ficha Formatos y, a continuación, haga clic

en Personalizar este formato. 6. En Windows XP, haga clic en la ficha Configuración regional y, a continuación, haga clic

en Personalizar. 7. Escriba un nuevo separador en el cuadro Separador de listas. 8. Haga clic dos veces en Aceptar.

Una vez cambiado el carácter separador de listas del equipo, todos los programas usarán el nuevo carácter como un separador de lista. Puede volver a cambiar al carácter predeterminado mediante el mismo procedimiento.

BIBLIOGRAFIA

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https://www.google.com.mx/search?q=uso+de+las+funciones+de+excel+para+la+importacion+de+

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http://jldexcelsp.blogspot.mx/2007/08/exportar-datos-de-excel-archivo-texto.html

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/a/Excel-En-La-Empresa-Usos-Parte-I.htm