indicaciones para elaborar el plan de necesidades de desarrollo de la unidad

Indicaciones para Responsables de Unidad. Elaboración del Plan de Necesidades de Desarrollo de la Unidad.

INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD. ELABORAR EL PLAN DE NECESIDADES DE DESARROLLO DE LA UNIDAD Índice

Índice

Introducción ............................................................................................................................................ 3

Elaborar el Plan de Necesidades de Desarrollo de la Unidad ................................................................. 4

La gestión de las propuestas de acciones formativas de los profesionales y cerrar plan ...................... 7

La asociación de buenas prácticas .......................................................................................................... 8

La asociación de profesionales ................................................................................................................ 9

La asociación de acciones formativas similares .................................................................................... 10

Asociación de forma automática ........................................................................................................... 10

Asociar acciones formativas de forma manual ..................................................................................... 11

Cómo desestimar, aceptar y cerrar el plan de necesidades de la unidad ............................................ 13

Reporte a los profesionales de las propuestas de acciones formativas .............................................. 15

La gestión de propuestas de mejora de los profesionales .................................................................... 15

La asociación de buenas prácticas ........................................................................................................ 16

La asociación de profesionales .............................................................................................................. 17

Cómo desestimar, aceptar propuestas de acciones de mejora. .......................................................... 18

Reporte a los profesionales de las propuestas de acciones de mejora. ............................................... 19

Otras fases del modelo GPDI ................................................................................................................. 19

INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD. ELABORAR EL PLAN DE NECESIDADES DE DESARROLLO DE LA UNIDAD Introducción

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Introducción La aplicación GPDI es una plataforma en entorno web diseñada específicamente para dar respuesta al proceso de gestión de planes de desarrollo individual de manera descentralizada, interactiva y autónoma por parte de cada UNIDAD, si bien, se desarrolla en un entorno colaborativo que permite compartir elementos. Esa descentralización permite que cada centro asistencial disponga de un proyecto propio con las siguientes jerarquías o roles:

1. Centro. 2. Unidad de formación. 3. Unidades (servicios, departamentos, etc.). 4. Profesionales adscritos a cada Unidad.

Desde las Unidades, cuyo máximo referente es el/la responsable, se llevan a cabo todas las fases del ciclo de gestión de planes de desarrollo individual y de todas las tareas de soporte al mismo, como la actualización de los/las profesionales, la delegación de tareas, la configuración de los mapas tipos, proponer acciones formativas y de mejora etc., sin requerir de la intervención de la Agencia de Calidad Sanitaria como sí ocurre en los procesos de acreditación. La línea de Desarrollo profesional de la Agencia de Calidad Sanitaria de Andalucía, encargada del diseño e implantación de la aplicación, ha elaborado una serie de indicaciones para cada una de las fases del ciclo que están en la propia aplicación como en el portal del Observatorio (www.juntadeandalucia.es/agenciadecalidadsanitaria/formacionsalud), así como en la comunidad de práctica para el desarrollo profesional (www.juntadeandalucia.es/agenciadecalidadsanitaria/formacionsalud/comunidades/pg/groups/898/comunidad-de-prctica-para-el-desarrollo-profesional/). Asimismo, hay puesto a disposición de los usuarios de la aplicación un buzón de contacto, que también pueden encontrarnos en las redes sociales (facebook y twitter).

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INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD. ELABORAR EL PLAN DE NECESIDADES DE DESARROLLO DE LA UNIDAD Cómo asociar más buenas prácticas

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Elaborar el Plan de Necesidades de Desarrollo de la Unidad La elaboración del Plan de necesidades de desarrollo de una unidad requiere de la gestión de las propuestas de acciones formativas y de mejora por parte del responsable o de los delegados. Todas las tareas a acometer en este sentido se llevan a cabo desde ‘Plan de necesidades de desarrollo’.

Las propuestas de acciones formativas y de mejora a gestionar proceden de los planes de desarrollo individual (PDI), incorporadas por los profesionales y/o por los responsables de la unidad o delegados, que se han enviado al plan de necesidades de la unidad. En el caso de las acciones formativas, la gestión de las propuestas implica tomar la decisión de cuáles de ellas van a formar parte del Plan de necesidades de formación de la unidad. A través de un proceso de gestión, podremos definir aquellas propuestas de acciones formativas que finalmente enviaremos al responsable de formación para poder elaborar el plan de formación del centro. En cuanto a las acciones de mejora, estas se quedan en el seno de la unidad, pudiendo aceptarlas o desestimarlas. Cuando acceda por primera vez a la pestaña ‘Plan de necesidades de desarrollo’ podrá ver una relación de buenas prácticas incluidas en los PDI de sus profesionales, ordenadas por prioridad, y seguidamente, aquellas no incluidas en PDI, pero sí en los mapas. Junto a cada buena práctica aparece el número de profesionales que están vinculados a ella, con una prioridad determinada, y dos contadores; uno de propuestas de acciones formativas y otro de acciones de mejora por cada buena práctica.


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El icono indica que existen propuestas nuevas sin leer para esa buena práctica. Si alguna de esas buenas prácticas no tuviera propuestas (el contador se encuentra está a cero), es conveniente que añada al menos una acción formativa o de mejora, pulsando sobre los enlaces.

Para las acciones formativas tendrá dos opciones: copiar de propuestas anteriores y/o crear una nueva.


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Le recomendamos que busque primero entre propuestas anteriores, pulsando sobre ‘Ir al catálogo formativo’, por si alguna pudiera serle útil. En caso de no encontrar una determinada acción formativa, la otra opción es crear una nueva desde el botón ‘Nueva propuesta de acción formativa’. Recuerde que una vez creada o copiada la acción formativa deberá asociarle al menos una buena práctica y un/a profesional. En el caso de las acciones de mejora, se procede de la misma manera, tendrá dos posibilidades: copiar de propuestas anteriores de su unidad y /o crear una nueva.


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La gestión de las propuestas de acciones formativas de los profesionales y cerrar plan Desde el botón ‘Propuestas de acciones formativas’ se accede a la relación de todas aquellas acciones formativas enviadas al plan de necesidades desde los PDI de los profesionales, pudiendo además incorporar otras nuevas.

Es posible ver el detalle de cada una de las propuestas a través del enlace “acceder”.

Por otro lado si desea de manera previa obtener una visión global de las necesidades de su unidad, se sugiere que descargue un documento Excel donde se recoge toda esa información y lo guarde en sus archivos. Para ello pulse el botón ‘Exportar propuestas de acciones formativas’.

En este Excel podrá encontrar las propuestas de acciones formativas para cada buena práctica, nivel de logro, profesionales asignados, puestos de trabajo, etc., para que configure su sistema de información a la medida de sus necesidades de gestión. Desde diferentes pantallas puede llevar a cabo acciones sobre las propuestas, es decir desestimar, aceptar y finalmente cerrar plan, acción que le permitirá enviar en bloque todas las propuestas aceptadas a la unidad de formación. La acción de cerrar plan indicará al responsable de la unidad de formación, que ha finalizado la gestión del plan de necesidades de su unidad y que por tanto puede comenzar a gestionar. Esta


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acción no impide que posteriormente pueda enviar nuevas propuestas si lo requiere, usando el botón “Enviar Un.Formación”. Le recomendamos que previamente a tomar alguna decisión sobre las propuestas las revise, por si tuviera que asociarles, más profesionales, buenas prácticas y así como otras propuestas que puedan ser similares.

La asociación de buenas prácticas Como indicábamos puede añadir más buenas prácticas a las propuestas, para ello acceda desde el enlace de BP’s, o desde la ficha de la propuesta pulsando el botón “buenas prácticas asociadas/ asociar nuevas” y en la siguiente pantalla, encontrará la buena práctica que ya tiene asociada, y arriba un botón para asociar otras nuevas.


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En la siguiente pantalla encontrará la relación de buenas prácticas de su unidad, con una serie de filtros en la cabecera por si quisiera acotar la búsqueda, por ejemplo competencia, buena práctica etc. Una vez localizada la(s) buena(s) prácticas que quiera seleccionar, elija al menos un nivel de logro y pulse sobre asociar selección. La asociación de profesionales Para gestionar profesionales pulse desde el enlace ProFs o desde la ficha de la propuesta en “profesionales asociados/ asociar nuevos”. En la primera pantalla a la que acceda, verá el profesional o profesionales a los que se les haya asociado la propuesta desde los PDI, con la opción de desvincularlos si estima que esa acción formativa no les aplica. Para asociar otros nuevos, pulse sobre “asociar profesionales” y le llevará a la relación de profesionales de su unidad con PDI establecido, con las buenas prácticas asociadas y niveles de logro.

En esta relación aparecerán primero los profesionales que tengan esa buena práctica incluida en su PDI, y a continuación los que no.


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Recuerde que si decide seleccionar a profesionales que no cuenten con esa buena práctica en su PDI, debería abrírselo de nuevo, seleccionar la buena práctica y volver a confirmar PDI. Una vez localizados lo(s) profesionales que quiera seleccionar, pulse sobre “asociar selección”, pudiendo desvincularlos posteriormente si así lo estima oportuno.

La asociación de acciones formativas similares Asociación de forma automática En cuanto a la asociación de propuestas, la aplicación tiene incorporada una funcionalidad por la que de manera automática asocia propuestas similares que provienen de los PDI de los profesionales con objeto de reducir el número de propuestas y así facilitar la gestión. La agrupación automática la podrá advertir en la columna de asociados, si en el contador de profesionales y PAF’s aparece un número superior a uno. Los criterios de la agrupación automática son los siguientes:

• Textos similares en al menos en un 80% en el objetivo general. • Copia de acciones formativas acreditadas. • Copia de acciones formativas que ha creado el responsable funcional

Al acceder al enlace de PAF’s, podrá ver el detalle de la acción formativa asociada, incluidos los elementos que se hayan asociado automáticamente, profesional es y buenas prácticas. De esta forma, profesionales asignados a una propuesta, pueden asociarse a otra propuesta similar, agrupando así en una sola, a profesionales con objetivos de desarrollo comunes.


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Es posible que decida deshacer la asociación automática de la aplicación, en ese caso sólo tiene que seleccionar la propuesta y pulsar sobre “desvincular selección”.

Asociar acciones formativas de forma manual Puede ocurrir que la aplicación no haya agrupado acciones formativas de forma automática debido que el texto tenga una similitud inferior al 80%, y sin embargo desee agruparlas porque se asemejen en cuanto a significado o contenido.

En esos casos puede agrupar acciones formativas de manera manual, accediendo desde el enlace de PAF’S, o a través de la ficha de la acción formativa.


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Al acceder a través de cualquiera de los enlaces pulse sobre “asociar propuestas similares” encontrará el listado de acciones formativas del plan de necesidades de su unidad en todos los estados, exceptuando las ya enviadas a la unidad de formación. Puede filtrar por estados, pudiendo comenzar por las no leídas y pendientes, e introducir un texto en “Denominación” u “Objetivo general”, con objeto de localizar propuestas similares. En el listado de propuestas además podrá advertir, una columna denominada “similitud” que le informa del porcentaje de similitud de la propuesta a asociar con la principal.

Una vez localizada la propuesta o propuestas, selecciónelas y pulse sobre” asociar selección”.


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Al asociar incorporará a la acción formativa principal a los profesionales y buenas prácticas de las propuestas asociadas. Esta operación también la podría deshacer, desde la pantalla propuestas asociadas, desvinculando la propuesta. Tenga en cuenta que al desvincular, los elementos asociados, también se desvincularán de la acción formativa principal.

Cómo desestimar, aceptar y cerrar el plan de necesidades de la unidad Para la gestión de las propuestas, tiene la opción de ir aceptando o desestimado a medida que haya ido asociando buenas prácticas, profesionales y acciones formativas similares a las propuestas de su unidad, o una vez que haya finalizado la asociación de los diferentes elementos. Para ello puede hacerse valer de los diferentes filtros, “estado de validación”, “propuesta por” etc. Lo recomendable es comenzar por la propuestas que tenga pendientes, pudiendo localizarlas utilizando el filtro ‘Estado de validación’ de las propuestas. Los estados de validación de las propuestas de acciones formativas que encontrará son: No leída: Propuestas de acciones formativas que aún no se ha revisado.

Icono:

Pendiente: Propuestas de acciones formativas sobre las cuales no ha empezado a trabajar (editadas, modificadas, asignadas a profesionales, etc.), pero aún sin tomar una decisión definitiva sobre su aceptación o desestimación.

Icono:

Aceptada: Propuestas de acciones formativas que aprobadas por el responsable de unidad , pero que aún no han sido enviadas al responsable de formación del centro.

Icono:

Desestimada: Propuestas de acciones formativas que no se van a incorporar al plan de necesidades.

Icono:

Enviada a la unidad de formación: Son las propuestas aceptadas que han sido enviadas a la Unidad de formación del centro.

Icono:

Desestimadas las propuestas que no se vayan a trabajar en la unidad, puede ir aceptando el resto de las propuestas en bloque. Para ello seleccione desde las casillas de la derecha y pulse sobre “Aceptar”.


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Al “aceptar” las propuestas, éstas estarán preparadas para ser remitidas al responsable de la unidad de formación, mediante la acción “cerrar plan”.

En el caso de que tenga acciones pendientes o profesionales que no han finalizado el ciclo, la aplicación emitirá un aviso informativo, como el siguiente.


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Aunque es conveniente remitir el Plan de necesidades lo más completo posible, en el caso de que lo requiera, tiene la opción de enviar propuestas formativas posteriormente al cierre del plan. Una vez ha cerrado el Plan, la configuración de los botones cambiará. La aplicación le informará que El Plan de necesidades de desarrollo está cerrado y se activará un nuevo botón: “enviar nuevas necesidades formativas”.

Le recordamos que es conveniente antes de cerrar el plan, la revisión de las propuestas de las acciones formativas, valorando fundamentalmente su pertinencia en relación a las buenas prácticas que forman parte de los PDI de los profesionales, con la finalidad de que las mismas se orienten a generar el mayor impacto posible en el desarrollo de los profesionales y en los objetivos de la unidad. En el caso de que por error haya cerrado el Plan de desarrollo de su unidad, comuníquelo al responsable de formación de su centro.

Reporte a los profesionales de las propuestas de acciones formativas Los profesionales serán informados desde su PDI de las propuestas que el responsable o delegados hayan enviado a la unidad de formación, tanto si las propuestas provienen de los PDI, como si se les ha asociado desde el Plan de necesidades.

La gestión de propuestas de mejora de los profesionales Desde el botón ‘Propuestas de acciones de mejora’ se accede a la relación de todas aquellas acciones de mejora enviadas al plan de necesidades desde los PDI de los profesionales, pudiendo además incorporar otras nuevas.

Es posible ver el detalle de cada una de las propuestas a través del enlace “acceder”.


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Por otro lado si desea de manera previa, obtener una visión global de las necesidades de su unidad, se sugiere que descargue un documento Excel donde se recoge toda esa información y lo guarde en sus archivos. Para ello pulse el botón ‘Exportar propuestas de acciones de mejora ’. En este Excel podrá encontrar las propuestas de acciones de mejora para cada buena práctica, nivel de logro, profesionales asignados, puestos de trabajo, etc., para que configure su sistema de información a la medida de sus necesidades de gestión.

Además desde diferentes pantallas puede llevar a cabo acciones sobre las propuestas, es decir desestimar y aceptar. Le recomendamos que previamente a tomar alguna decisión sobre las propuestas las revise, por si tuviera que asociarles desde la ficha más profesionales y buenas prácticas.

Es posible además que la aplicación haya asociado de manera automática acciones de mejora idénticas, esos casos los podrá advertir si en el contador de profesionales aparece un número superior a uno. La asociación de buenas prácticas Para añadir más buenas prácticas a las propuestas, acceda a través del enlace de BP’s, o desde la ficha en “buenas prácticas asociadas/ asociar nuevas” o y en la siguiente pantalla, encontrará la buena práctica que ya tiene asociada, y arriba un botón para asociar otras nuevas.


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Al pulsar en la siguiente pantalla encontrará la relación de buenas prácticas de su unidad, con una serie de filtros en la cabecera por si quisiera acotar la búsqueda, por ejemplo competencia, buena práctica etc. Una vez localizada la(s) buena(s) prácticas que quiere seleccionar, elija al menos un nivel de logro y pulse sobre “asociar selección”. La asociación de profesionales Para gestionar profesionales pulse desde el enlace ProFs o desde la ficha sobre el botón “profesionales asociados/ asociar nuevos”, y en la siguiente pantalla, verá el profesional o profesionales a los que se les haya asociado la propuesta desde los PDI, con la opción de desvincularlos si estima que esa acción de mejora no les aplica. En el caso de que decida desvincularlos, a diferencia del funcionamiento de las acciones formativas, la aplicación le pedirá que realice un comentario opcional sobre los motivos por los que ha decidido desvincularlo de la propuesta de acción de mejora, ya que esa desvinculación cambiará el estado de la propuesta en el PDI del profesional a “desestimada” , junto con el comentario.

En el caso de que quiera asociar otros profesionales, pulse sobre “asociar profesionales” y le llevará a la relación de profesionales de su unidad con PDI establecido, con las buenas prácticas asociadas y niveles de logro.


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Una vez localizados lo(s) profesionales que quiera seleccionar, pulse sobre “asociar selección”, pudiendo desvincularlos posteriormente si así lo estima oportuno.

Cómo desestimar, aceptar propuestas de acciones de mejora. Para la gestión de las propuestas, tiene la opción de ir aceptando o desestimado a medida que haya ido asociando buenas prácticas, profesionales, o también realizar la gestión una vez haya finalizado la asociación de los diferentes elementos. Para ello puede hacerse valer de los diferentes filtros, “estado de validación”, “propuesta por” etc. Lo recomendable es comenzar por la propuestas que tenga pendientes, pudiendo localizarlas utilizando el filtro ‘Estado de validación’ de las propuestas.

Los estados de validación de las propuestas de acciones de mejora que encontrará son: No leída: Propuestas de acciones de mejora que aún no se han trabajado.

Icono:

Pendiente: Propuestas de acciones de mejora sobre las cuales no ha empezado a trabajar (editadas, modificadas, asignadas a profesionales, etc.), pero aún sin tomar una decisión definitiva sobre su aceptación o desestimación.

Icono:

Aceptada: Propuestas de acciones de mejora aprobadas por el responsable de Unidad o delegados.

Icono:

Desestimada: Propuestas de acciones de mejora que no se van a incorporar al plan de necesidades.

Icono:

Desestimadas las propuestas que no se vayan a trabajar en su unidad, puede ir aceptando el resto de las propuestas en bloque. Para ello seleccione desde las casillas de la derecha y pulse sobre “Aceptar”.


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Reporte a los profesionales de las propuestas de acciones de mejora. Los profesionales serán informados desde su PDI de las propuestas que el responsable o delegados hayan aceptado o desestimado, tanto si las propuestas provienen de los PDI, como si se les ha asociado desde el Plan de necesidades. Otras fases del modelo GPDI Si necesita indicaciones otras fases del modelo, puede acceder al material de ayuda a través de los siguientes enlaces:

Desde el Microsite del portal: http://www.juntadeandalucia.es/agenciadecalidadsanitaria/formacionsalud/microsite/cms/es/gpdi/

Desde la misma aplicación de GPDI:

http://www.juntadeandalucia.es/agenciadecalidadsanitaria/formacionsalud/gpdi/login.seam

http://www.juntadeandalucia.es/agenciadecalidadsanitaria/formacionsalud/microsite/cms/es/gpdi/�

http://www.juntadeandalucia.es/agenciadecalidadsanitaria/formacionsalud/microsite/cms/es/gpdi/�

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INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD. ELABORAR EL PLAN DE NECESIDADES DE DESARROLLO DE LA UNIDAD Otras fases del modelo GPDI

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