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Universidad de Santiago de Chile

Facultad de Administración y Economía

Ingeniería Comercial

Incorporación de TIC’s “Tecnoestructura”

Integrantes:

Flor Aguirre

Aurora Becerra

Claudia Hernández

Profesor : Hernaldo Zamora Cátedra : Aplicaciones

Computacionales III Fecha : 02/12/2008

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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

INDICE

Introducción ............................................................................................................................. 3

Presentación de la Empresa ...................................................................................................... 5

Análisis SEPTA ........................................................................................................................ 10

Entorno Social ............................................................................................................................... 10

Entorno Económico ....................................................................................................................... 11

Entorno Político-Legal ................................................................................................................... 12

Entorno Tecnológico ..................................................................................................................... 15

Entorno Ambiental ........................................................................................................................ 16

Conclusión Análisis SEPTA ............................................................................................................. 17

Análisis FODA ......................................................................................................................... 19

Problemáticas a la que se enfrenta Tecnoestructura ................................................................ 20

Desarrollo de Marco Teórico ................................................................................................... 25

Integración de Tecnología a la Empresa ....................................................................................... 25

Alternativas genertales de TIC’s .................................................................................................... 25

Integración de Tecnología específica en Transtecnia ................................................................... 28

Confección de Presupuesto ............................................................................................... 28

Facturación ....................................................................................................................... 30

Planificación de Tareas ........................................................................................................... 41

Cuadro de Actividades ................................................................................................................... 41

Carta Gantt .................................................................................................................................... 42

Diagrama de Recursos ................................................................................................................... 42

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INTRODUCCION

Durante los últimos años nuestro país ha experimentado un rápido proceso de

crecimiento económico, el cual ha obedecido a una serie de factores, tales como, un sólido

manejo macroeconómico, elevadas niveles de inversión, oportunidades de apertura

económica e integración comercial y del perfeccionamiento del marco regulatorio de los

mercados.

Sin embargo, creemos que la consolidación de esta tendencia va más allá de la continuidad

de estas políticas, ya que también depende de la capacidad de las empresas e instituciones

económicas de nuestro país, las que idealmente deben desarrollar nuevas capacidades que

posibiliten ampliar la competitividad de estas y en general de nuestro país, aprovechando

las oportunidades existentes.

Dentro de estas capacidades, vemos la oportunidad que tienen pequeñas empresas como

Tecnoestructura para potenciarse en el mercado, pudiendo mejorar sus índices de

competitividad frente a otras organizaciones. Esta es una pequeña empresa nacional que

presta servicios de confección de infraestructuras a empresas constructoras contratistas de

mayor envergadura, en las cuales realiza obras de estructuras metálicas medianas, cercos, etc.

A través de distintas investigaciones hemos podido detectar ciertas oportunidades de

mejora de las actividades y los sistemas que la empresa realiza actualmente respecto de las

áreas de finanzas, operaciones y del ámbito administrativo.

Así mismo, dado que el crecimiento sostenible y el desarrollo económico le dan la

oportunidad a Chile de absorber y difundir nuevas Tecnologías de Información, hemos de

presentar en el siguiente informe el análisis de sistemas de información que representarán

una mejora sustantiva en la empresa, posibilitando a corto plazo la acumulación de nuevas

ventajas competitivas sobre las que ya ha adquirido, basadas en más conocimiento e

innovación, reducción de costos y automatización, entre otros. Estos procesos traerán

consigo una serie de cambios que afectarán al sistema económico de Tecnoestructura en

todos sus aspectos, desde la manera de organizarse internamente hasta el funcionamiento en

4


los mercados nacionales y la interacción con sus clientes, proveedores y entidades

relacionadas.

Específicamente, el informe contiene la presentación de alternativas de proyectos y propuestas de

valor para que la empresa en cuestión implemente nuevos sistemas de flujos de información, para

lo cual presentamos detalles acerca de la empresa, sus actuales procesos, necesidades de esta,

características de los sistemas que se ofrecen en el mercado, ventajas y desventajas de estos, etc.

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PRESENTACION DE LA EMPRESA

Historia:

Tecnoestructura, comenzó sus actividades

hace 12 años y está dedicada principalmente a la

realización de servicios menores de estructuras

metálicas.

Es una microempresa familiar, la cual tiene una

dotación de personal aproximada de 5 personas,

la que varía según el tipo de obra que se realice.

Hoy en día Tecnoestructura presta servicios más

amplios a empresas constructoras contratistas, en las cuales realiza obras de estructuras metálicas

medianas, cercos, entre otras. Esta empresa se ha ido desarrollando gracias al espíritu

emprendedor de su dueño y en la actualidad obtiene ventas de alrededor de 30 millones anuales,

lo que la sitúa como una microempresa.

Identificación de la Empresa

Nombre de la empresa: TECNOESTRUCTURA

Origen: Nacional

Dueño: Sr. Luis Aguirre Ascencio

Estructura Jurídica: Empresario Individual

Rut: 11.753.743-9

Rubro: Estructuras metálicas

Año de Inicio de Actividades: 1996

Dotación de personal: 5-6 personas (variable según el tipo de obra)

Objeto social: Prestar servicios de construcción de estructuras metálicas

medianas, Diseño; Cálculo y Construcción de Estructuras de Hormigón Armado, Metal y Madera

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Dirección: Pasaje Jasón # 1555, Maipú, Región Metropolitana

Teléfono: 5 390 760

Mail de Contacto: [email protected]

Leyes y normativas de Interés para la empresa:

Decreto Ley N° 830, sobre Código Tributario

Ley sobre impuesto a la Renta

Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios

Ley de subcontratación

Visión de Tecnoestructura

Contribuir a entregar el mejor servicio global en las construcciones, principalmente en la

estructura metálica. Asegurando la competitividad de la empresa mediante el servicio de calidad,

económico y confiable.

Misión de Tecnoestructura

Ser un actor relevante a nivel regional en la creación, implementación e instalación de

estructuras metálicas, seguras y eficientes para las empresas, comercios e industrias, brindando

un servicio de excelencia a nuestros clientes, una rentabilidad atractiva a nuestra empresa y

oportunidades de desarrollo a nuestros trabajadores y colaboradores.

Estructura Organizacional

Al ser una microempresa su estructura es muy sencilla, en la que el dueño es

principalmente todos los cargos superiores, esto es el toma las decisiones de compra, venta,

contratación etc. Además de actuar como relacionador público (gestiona las reuniones para

presentar presupuestos y los presenta), luego viene una secretaria quien se encarga de temas

administrativos básicos, como contestar teléfonos, llevar básicamente la contabilidad, realizar los

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pagos previsionales, etc. Y por último se encuentra la mano de obra, que son maestros que

realizan el trabajo operativo, como soldadores, estucadores etc.

Ventas Anuales

Son de alrededor de 30 millones anuales, teniendo periodos en el año en el que las

demanda de este tipo de servicio aumenta como en el verano, su participación de mercado al ser

una microempresa es menor, ya que se dedica principalmente a los trabajos que las grandes

empresas constructoras no realizan, comparte participación con otras pequeñas y medianas

empresas que se detallarán más adelante.

Descripción del Cliente actual

Geográficamente se atiende principalmente y casi exclusivamente a la región

Metropolitana de Chile.

A empresas del rubro de la construcción Mercados Agrícola, Construcción, Industrial. Atacando

acuciosamente al nicho de mercado que está desatendido por las grandes empresas

constructoras, es decir, prestar servicios que dichas empresas no prestan, , por otro lado parte

importante de la cartera de clientes son precisamente estas mismas empresas denominadas

“grandes constructoras” quienes buscan a Tecnoestructuras como prestador de servicios,

Por otro lado se encuentran los clientes denominados “particulares” a los cuales ese les ha ido

atribuyendo más importancia paulatinamente.

Dueño

Secretaria Operarios

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Cartera de clientes “grandes empresas constructoras” como son, DESCO, PRECON, SALFA, las

cuales representan aproximadamente un 70% de las entradas anuales, el otro 30% está

representado por otro grupo de clientes que son principalmente clientes particulares con algún

proyecto en particular, que varían ampliamente en montos y días necesarios a trabajar en ellos.

Principales Clientes:

1. DESCO: Empresa constructora. A lo largo de los años DESCO ha construido obras

en prácticamente todas las regiones del país, - desde la primera región del norte de Chile,

realizando la ampliación de la Central Hidroeléctrica de Chapiquiña, en Arica, hasta la localidad de

Porvenir -. Ha tenido como mandantes, entre otros al Ministerio de Obras Públicas, el Serviu,

Codelco, Enap, Endesa, Compañías Mineras, Industrias y numerosas personas jurídicas y naturales.

Puertos, Industrias, Puentes, tramos del Metro de Santiago, Iglesias, Edificios Residenciales,

Conjuntos Habitacionales, Oficinas, Urbanizaciones, Edificios Corporativos e Institucionales,

Recintos Hospitalarios, Colegios, Hoteles se encuentran en la larga lista de obras que la empresa

ha desarrollado a través del tiempo.

2. PRECON: empresa Constructora, realiza obras industriales (Planta Watt´s Lo

Espejo, Bodega Despacho Papel CMPC, Talleres Puerto San Antonio Emporchi, entre otros),

Establecimientos educacionales y deportivos (Escuela Industrial de Nuñoa, Hogar de Menores

Cordam, Gimnasio Bowling Salón de Actos Estadio Israelita, Colegio San Benito, entre otras),

centros empresariales, comerciales y de distribución (Centro Empresarial Flex Center II,

Multiahorro La Florida Obra Gruesa, entre otras), obras de edificación (Oficinas Planta Poliéster

Sumar, Ampliación Centro Nuclear de La Reina, Oficinas Administrativas Comando Logístico FACH,

entre otras) y obras civiles de infraestructura y especiales (Estación Satelital Longovilo I y II,

Blindaje reactor nuclear La Reina, entre otros).

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3. SALFACORP: Actualmente SalfaCorp conforma uno de los mayores grupos de

empresas chilenas ligado al sector de la construcción liderando los mercados de Obras Civiles y

Montajes Industriales, participando en las obras más importantes del país. Tras la fusión con

Inmobiliaria Aconcagua, anunciada en septiembre de 2007, SalfaCorp se convirtió en el mayor

grupo de empresas chilenas ligado al sector inmobiliario y de la construcción. La unión de ambas

compañías contempla más de 65 proyectos inmobiliarios en desarrollo; 80 obras de construcción y

montaje; terrenos disponibles por 2.300.000 metros cuadrados; y un enorme potencial de

desarrollo tanto para los profesionales, como para los negocios futuros.

4. TECSA: Constructora Tecsa lleva casi 60 años aportando al desarrollo del país. Son

más de 1.000 obras concretadas las que respaldan la excelencia de servicios. Cientos de obras en

Edificación, Infraestructura, Industria, Comercio y Minería (Costanera Norte, TPI Quintero-Copec).

5. BESALCO: Construcción Obras Civiles, Estaciones La Granja Santa Julia, San Ramón,

Interestaciones Asociadas y Recintos Técnicos Complementarios, Proyecto 2 Tramos M-N, Línea 4,

Construcción Obras Civiles estaciones Grecia y Los Orientales y túneles Interestación, entre otras.)

6. BPYC: Bassi Proyectos y Construcción Ltda. dedicada a la Construcción y

reparación de edificios, casas, etc. Constructora BPC Ltda. Ingresa al mercado de la construcción

en el año 1992, distinguiéndose de inmediato por la calidad de sus obras y la seriedad con que

cumple sus compromisos, tanto en el aspecto

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ANALISIS SEPTA

Entorno Social

La variable social es una variable muy importante en el análisis externo de la empresa,

vemos que es una variable importante ya que actualmente las tendencias en el sector industrial de

la construcción le permiten a la empresa encontrar nuevas oportunidades de desarrollo. Estas

tendencias vienen dadas por los cambios culturales que se están dando en la población, por

ejemplo tenemos que existe un aumento en la construcción de ampliaciones en hogares, en

general se aprecia un aumento en el nivel de la actividad en el sector construcción, explicado

principalmente por las variaciones positivas de dos de los subsectores que lo componen; la

edificación no habitacional y obras de ingeniería. En la edificación no habitacional se aprecia un

aumento en la cantidad de metros cuadrados edificados, los cuales son destinados en mayor

proporción a actividades relacionadas con el sector comercio. También vemos que el aumento en

estos subsectores se da principalmente en la región metropolitana, donde la empresa atiende sus

mayores demandas.

Los cambios en los requerimientos que están exigiendo las empresas y personas clientes de

Tecnoestructura son una mayor preocupación por la inversión en mejoras en sus construcciones,

en sus instalaciones comerciales; y/o el hecho también tan simple como para una empresa

constructora contar con un sistema de seguridad que resguarde el trabajo de sus obreros, como la

creación de cercos para cubrir las áreas de trabajo.

Vemos asimismo que dentro de las variables sociales que incrementen el requerimiento de la

empresa está el aumento de la delincuencia que se ha presentado en el país, lo que le ha

permitido a la empresa tener mayores demandas por instalaciones de mejores sistema de

seguridad en los hogares y mejores obras de estructuras metálicas en las empresas.

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Entorno Económico

El ambiente económico se encuentra altamente revolucionado con la crisis subprime, la

que se desato en Septiembre con la quiebra de importantes bancos de EEUU. Pero qué es la crisis

subprime. 1La crisis subprime tiene su origen en Estados Unidos y se relaciona con los problemas

de pago de créditos hipotecarios entregados a personas de alto riesgo. Por tratarse de créditos

con mayor riesgo, el interés asociado es más elevado que en los préstamos personales y las

comisiones de los bancos y entidades financieras son considerablemente mayores.

Y como el mercado financiero norteamericano es altamente sofisticado y la deuda hipotecaria

puede ser objeto de venta y transacción mediante compra de bonos o títulos de crédito, estas

hipotecas subprime podían ser retiradas del pasivo del balance de la sociedad concesionaria

transferidas a fondos de inversión o planes de pensiones.

El problema surgió cuando las entidades financieras desconocieron realmente el riesgo asumido y

cuando se confió en que la sola plusvalía de la propiedad era garantía del pago de los

compromisos adquiridos.

La crisis hipotecaria de este año se desató cuando los inversionistas lograron identificar señales de

alarma: el alza progresiva de la tasa de interés impuesta por la Reserva Federal y el

consiguiente aumento de las cuotas de estos créditos hicieron aumentar la tasa de morosidad y el

nivel de ejecuciones (o, dicho de otro modo, “embargo”).

Pero que tiene que ver esto con nuestro país y específicamente con la construcción, la respuesta

es muy simple, todo. El sector de la construcción en Chile es un sector muy fuerte y sensible,

cuando la economía sufre perturbaciones es uno de los primeros sectores que se ve afectado, de

este modo se reduce la demanda de viviendas por ejemplo, y se han paralizado grandes

construcciones a la espera que la situación mejore. La economía deja de crecer o crece a menores

tasas de las esperadas. Aumenta el desempleo y las empresas realizan ajustes en sus costos. Por

otro lado se puede visualizar como los bancos chilenos flexibilizan las condiciones de los créditos

1 http://www.economiaynegocios.cl/especiales/subprime2007/subprime.html

http://www.economiaynegocios.cl/especiales/subprime2007/subprime.html

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hipotecarios con el fin de reactivar el sector de la construcción, como lo hizo recientemente el

banco del Estado y a lo cual se espera que otros bancos sigan su ejemplo.

Económicamente el panorama para la empresa es inestable, y aun quedan consecuencias de la

crisis por sentir por lo que se torno aun más incierto.

2Las economías emergentes como Chile que entraron en este ciclo global de ajuste con cuentas

externas y fiscales ordenadas, bajos niveles de vulnerabilidad financiera, flexibilidad cambiaria y

con un menor grado de acople a economías desarrolladas, han tenido espacio para implementar,

en algún grado, políticas monetarias y fiscales contracíclicas. En todo caso, la posible relajación de

la política monetaria en estos países ha estado limitada por el alto nivel que aún mantiene la

inflación en varios de ellos.

De este modo, la revisión del escenario externo da cuenta de un crecimiento mundial de 2,3% en

el 2009 y 3,2% en el 2010, ambas cifras bastante inferiores a lo que se proyectó en el escenario

base del IPoM de septiembre: 3,7 y 4,4%, respectivamente.

Dado este panorama, se espera que el crecimiento de la economía chilena se ubique en un rango

entre 2 y 3% el 2009, esto es aproximadamente 1,5 puntos porcentuales por debajo de lo previsto

en septiembre entre 4 y 4,5%. Hacia el 2010, en el escenario más probable, se espera un repunte

en el crecimiento de la actividad.

Estas proyecciones representan una amenaza para el sector industrial.

Entorno Político - Legal La adversa coyuntura económica de los últimos años ha provocado una desaceleración del

flujo de inversión, el que adicionalmente se ha visto afectado por diversos cambios legislativos y

regulatorios.

Como sabemos, en nuestro país las actividades industriales se encuentran fuertemente reguladas,

en el caso de la construcción, las obras de edificación se encuentran pródigamente reguladas por

2 Información obtenida del informe de política monetaria (actualizado) del Banco Central de Chile.

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distintas leyes y normativas, por lo cual están afectas a una amplia gama de controles, permisos y

certificaciones ante distintos organismos, y en particular las Direcciones de Obras Municipales, el

Instituto de Construcción y la Cámara Chilena de la Construcción.

En Chile, las responsabilidades de los distintos participantes en un Proyecto de Construcción están

contenidas en la Ley General de Urbanismo y Construcciones (D.F.L. 458-1976, MINVU y Ley

19.472 de 1996) -y su Reglamento Ordenanza General de Urbanismo y Construcciones-, la cual en

lo sustancial establece, en su artículo 18, la responsabilidad del promotor o propietario primer

vendedor por todos los daños y perjuicios que provengan de fallas o defectos en la obra, sea

durante su ejecución o después de terminada -con un plazo de prescripción de 5 años contados

desde la recepción definitiva de la obra-, sin perjuicio de su derecho a repetir en contra de quienes

sean los verdaderos responsables de las fallas o defectos de construcción que dieron origen a los

daños y perjuicios.

Los proyectos de infraestructura están sometidos a una variada y profusa tramitación regulada por

diversos organismos (públicos y privados). Los trámites que normalmente se encuentran sobre la

ruta crítica dependen del tipo de proyecto, tanto según tamaño del mismo (mientras más grande

es el proyecto tiene más exigencias) como de su complejidad, así mismo son tomadas en cuenta

factores según los tiempos que toma la gestión de proyecto, cuales son los organismos

responsables y el plazo legal que existe para su ejecución, o el plazo estimado como razonable

para ello, etc.

Por otro lado encontramos otras leyes y normativas que son de interés para organizaciones como

la que presentamos en este informe.

Decreto Ley N° 830, sobre Código Tributario

Ley sobre impuesto a la Renta

Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios

Ley de subcontratación

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Además como consecuencia de la mayor incidencia relativa en la calidad final de los proyectos se

sugiere la utilización de modelos como lo establecido en las normas internacionales ISO 9000,

referidas a sistemas de calidad.

En el caso del constructor de la obra, la ley le impone la obligatoriedad de velar porque en la

construcción se adopten medidas en relación al tema de la calidad, de tal forma que ella se

ejecute conforme a las normas de la Ley General de Urbanismo y Construcciones y de la

Ordenanza General, debiendo una vez terminada la obra informar las medidas adoptadas y

demostrar documentalmente que se han adoptado. De acuerdo a esto, y dado el hecho de

encontrarnos en situación contractual lo que corresponde es desarrollar un sistema de

Aseguramiento de Calidad de acuerdo a las normas aplicables en dichos casos, ya sea ISO 9001 o

bien ISO 9002, según ciertos factores a analizar en cada caso particular, los cuales determinarán

finalmente el modelo más adecuado a las necesidades del contrato. A diferencia del caso del

promotor o propietario primer vendedor, el modelo a implementar por el constructor permitirá

dar confianza a aquél (aseguramiento externo de la calidad) de que el producto suministrado

cumple con los requisitos preestablecidos. Respecto de los documentos necesarios para sustentar

el sistema de Aseguramiento de Calidad (en situación contractual), se utiliza el Manual de Calidad,

de Aseguramiento de Calidad, etc.

Por otra parte, los constructores serán responsables por las fallas, errores o defectos en la

construcción, incluyendo las obras ejecutadas por subcontratistas y el uso de materiales o insumos

defectuosos, sin perjuicio de las acciones legales que puedan interponer a su vez en contra de los

proveedores, fabricantes y subcontratistas.

Por último, y en referencia a disposiciones legales, cabe destacar lo establecido en el artículo 143

de la citada ley, en cuanto a la obligatoriedad del constructor de la obra de adoptar medidas de

aseguramiento y control de calidad para que ésta se ejecute conforme a las normas legales

correspondientes, y se ajuste a los planos y especificaciones del proyecto.

Además, una vez terminada la obra, dicho profesional deberá informar las medidas adoptadas y

demostrar documentalmente que éstas se han aplicado.

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Entorno Tecnológico

La incorporación de nuevas tecnologías al área de construcción es un factor muy

importante, producto de los mejoramientos por ejemplo de los materiales o de nuevas formas de

realizar los procesos, así como otros cambios tecnológicos que se producen y de los cuales la

empresa debería tener permanente conocimiento, para mantenerse vigente en el mercado y

poder competir.

Por ejemplo; 3en la actualidad la ciencia en base al conocimiento que se tiene de los materiales

que nos brinda la naturaleza. Está aprendiendo -basada en inmensos avances en el terreno de la

física y la química- a combinarlos de formas jamás antes vistas, para venir a crear novedades

aplicables prácticamente a cualquier rubro de construcción que se piense; desde una casa hasta

una nave espacial, desde una computadora hasta un automóvil.

A través del complejo estudio de las distintas propiedades físico químicas, algunos científicos -

ciento por ciento geniales y originales- están logrando diseñar materiales totalmente novedosos;

como ser: plásticos que conducen perfectamente la electricidad, materiales cerámicos que

resisten las más elevadas temperaturas, aceros que son capaces de auto-repararse.

También por ejemplo la incorporación de formas en las que la nanotecnología puede aportar

mejoras a la construcción de carreteras, puentes y edificios.

La aplicación de la nanotecnología en las carreteras y la construcción hará posible identificar y

reparar de forma automática, sin intervención humana, brechas y agujeros en el asfalto o en el

hormigón, y fabricar señales de tráfico que se limpian a sí mismas. Se utiliza la nanotecnología

para fabricar acero y hormigón más fuertes. También para la seguridad vial. Por ejemplo en

algunos sitios de los Estados Unidos se han colocado nano sensores para vigilar el estado de sus

puentes y detectar cualquier anomalía o riesgo.

3 http://www.tecnositio.com/materiales/

http://www.tecnositio.com/materiales/

16


Además de los avances tecnológicos propios del sector, también hay cambios tecnológicos muy

importantes que trasciende el sector en el que se encuentre la empresa y que si se incorporan

adecuadamente a la empresa puede significar una ventaja competitiva para la empresa. Como por

ejemplo la utilización de sistemas automatizados para la contabilización, la administración de las

bases de datos de clientes etc.

En base a estas y otras tecnologías este factor es muy importante puesto que la empresa deberá

constantemente informándose acerca de las innovaciones en materiales de construcción o nuevas

formas de realizar las actividades por ejemplo, de tal forma de poder cumplir con las exigencias

del mercado.

Entorno Ambiental:

Cada día adquiere mayor importancia el tema del cuidado, respeto y la responsabilidad de

las empresas con el medio ambiente. Para el sector industrial de Tecnoestructura la variable

ambiental adquiere también importancia ya que al trabajar con materiales de construcción se

está inmerso en la preocupación del reciclaje y la reutilización de sus materiales de construcción y

demolición, trabajando conscientemente en pos de las dificultades medioambientales que están

insertas las personas.

La empresa por lo tanto está consciente que el trabajar con materiales metálicos, no debe

afectar el medio ambiente de contaminación, y para esto los materiales que no los utiliza los

vende a una empresa encargada de reciclar metales, actuando responsablemente por el tema

ambiental, disminuyendo así la contaminación de desechos industriales.

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Conclusión del análisis SEPTA

El análisis del entorno nos permite tener una visión más amplia para identificar el

atractivo de la industria en donde se encuentra inserta la empresa. Las variables analizadas nos

permiten tener una visión de cómo se comportara el sector de la construcción y como la empresa

deberá hacer frente a las diversas exigencias que se presenten en el mercado, como también

deberá hacer frente a las conductas que presenten sus principales competidores.

Vemos que dentro del análisis económico, la empresa se encuentra afecta a las variaciones

presentes globalmente, dado principalmente por la crisis Subprime, en donde el sector de la

construcción se ve grandemente afectado, ya que es un sector sensible que afecta los índices de

demandas en las viviendas.

Es por esto que la empresa debe estar en constante búsqueda de cómo poder seguir en la

industria participando competitivamente, logrando sobrepasar las adversidades que se puedan ir

generando, que provoquen inestabilidad en el sector.

Vemos que para la empresa es de gran importancia incorporar tecnologías de información, ya que

como sabemos crea valor a la empresa a través de una gestión integrada de su cadena de valor. La

empresa debe superar la visión que hasta el momento limitada presenta de incorporar nuevas

tecnologías de información, en donde quizás la empresa ve que implementar un nuevo sistema de

información le permitirá reducir parte de sus costos en un corto plazo, pero no toma un serio peso

de la real valor que le puede generar a futuro. También podemos agregar y resaltar la importancia

que tiene la información y su mejora tecnológica tomándola como un elemento clave para la

obtención de ventajas competitivas sostenibles a través de la coordinación de las actividades de

presupuesto y sistema de contabilización.

La incorporación de nuevas tecnologías al área de la construcción le permite a la empresa mejorar

sus procesos de producción, también debe estar al día en los nuevos avances tecnológicos de los

materiales de construcción que utiliza la empresa, estando al tanto de los requerimientos que se

presenten en el mercado y de cómo también la competencia está reaccionando a éstas exigencias.

18


La importancia de generar ventajas competitivas utilizando de buena forma la tecnología de

información le permite a la organización aumentar la eficiencia en sus procesos administrativos,

mejorando la capacidad que tenga la empresa para hacer frente a sus problemas, ya que

utilizando un proceso de información tecnológico le permitirá mejorar su capacidad para resolver

sus problemas, como también obtener soluciones más rápidamente.

Así también la empresa estará más preparada para el futuro, ya que incorporar nuevas tecnologías

le permitirá marcar un antes y después en la organización, en el futuro tendrá una base de

información rica, que podrá utilizar para tomar nuevas decisiones estratégicas a favor de la

empresa, mejorando su forma de hacer negocio.

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ANALISIS FODA

Factor Clave de éxito Fortaleza Oportunidad Debilidad Amenaza TI

Acceso a Clientes Relación directa y

estrecha con clientes

Acceso a gran cantidad de

clientes potenciales

Baja utilización de

correos masivos

Escasa presencia en

internet

Pérdida en la

participación de

mercado

Internet

Teléfono

Relación con los

clientes

Clientes antiguos y

conocidos

Responder a nuevos

requerimientos y

necesidades de los clientes

Pocos servicios y

transacciones en línea

Pérdida de clientes

antiguos

Imposibilidad de

obtener nuevos

clientes

CRM

Procesos Internos

Procesos

relativamente

estándar

Reducción de costos

Eficiencia

Deficiencia en los

procesos actuales

(falta de

automatización)

Pérdida de

competividad

Facturas

electrónicas

Excel avanzado

Integración de

información de las

áreas

Pocas áreas

Conocimiento de

todos los procesos

internos

Aprovechamiento de la

sinergia

Acceso a información en

tiempo real

Mejorar e integrar los

procesos de negocios

Base de datos con

gran cantidad de

errores

Incompatibilidad

entre áreas

Fugas de

información

Duplicidad

Red interna

(LAN)

EIS

Capacitación de

personal

Reducir los costos de

capacitación

Capacitaciones masivas

Aumentar la

productividad

Cultura no acorde con

los nuevos métodos

Personal Obsoleto

Bajo capital

humano

E-learning

Control de gestión

Número reducido

de personal

Procesos simples

Visualización más clara y

oportuna de desviaciones

Desconocimiento

de beneficios de

control de gestión

Administración de

baja capacidad

Baja consecución

de metas

Mayores márgenes

de ineficiencias

Sistema de

control de

gestión

Acceso al sistema

financiero

Mejorar acceso al sistema

financiero

Información de baja

calidad

Imposibilidad para

conseguir créditos

Tasas de interés

elevadas

Sistema

contable

Productividad Operaciones y

procesos simples Aumentar la productividad

No existen mediciones

de productividad

Competidores más

productivos

Sistema de

producción

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Problemáticas a las que se enfrenta Tecnoestructura

A continuación se analizarán a grandes rasgos los problemas centrales de la empresa, de

las cuales se le buscara solución a problemas administrativos, los cuales serán detallados y

analizados con mayor profundidad.

Se pudieron observar problemas tales como:

Problemas Financieros

Necesidad de recursos para financiar las inversiones, mejoras y renovaciones, pero al ser un

microempresa se ve enfrentada a dificultades para acceder a los recursos, por falta de

información, por los riesgos asociados, o por poca accesibilidad al mercado financiero.

Generalmente los créditos a los que pueden acceder son sólo de corto plazo se justifica por la

naturaleza misma de los negocios que éstas emprenden, el costo de estos créditos es más alto

por la mala calidad de información que generan las microempresas, es decir, son más

riesgosas, y esto se deriva en el cobro de mayores primas por riesgo.

Problemas Operacionales

o Publicidad: no es posible generar campañas de alto costo.

o Mercado objetivo limitado: debido a las características propias de estas empresas

no abarcan mercados más allá de la región donde se encuentran establecidos.

o Tamaño: Dificultad para alcanzar economías de escala y economías de ámbito.

o Limitaciones para competir en licitaciones de gran tamaño.

Problemas de Administración

Falta de información para la toma decisiones, pérdida de clientes, inversiones innecesarias,

baja productividad, etc.

La innovación se ve restringida por aspectos presupuestarios y por limitaciones al acceso de

fuentes de información, imposibilitando el desarrollo de tecnología y la adopción de nuevos

métodos de producción y de manejo de información.

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Tecnoestructura es una microempresa, que tiene sus procesos administrativos poco o

nulamente automatizados, no utiliza los recursos disponibles, intentaremos solucionar dos

problemas siguientes:

Primero referente al Presupuesto, el cual es rudimentariamente realizado en Excel.

Como lo muestra la siguiente imagen

La realización del presupuesto es del siguiente modo:

1. Ingresa la solicitud de presupuesto, la cual puede ser vía telefónica o por correo

electrónico.

2. Se cotiza materiales y demás necesarios para la obra.

22


3. Se ingresan los datos a la hoja de Excel

4. Se realizan los cálculos, sin la utilización de un formulas muy avanzadas, si no que se crean

las necesarias en el momento.

5. Se envía el presupuesto de forma impresa o vía correo.

Desventajas del Sistema

No existe automatización, por lo que el tiempo en realizar el presupuesto es de

alrededor de 1 hora ( esto se refiere al ingreso de los datos a la hoja de Excel, y el

cálculo)

Baja seguridad, ya que el envió es en una hoja de Excel la cual puede ser modificada.

Inadecuada presentación (imagen) del presupuesto.

Diagrama de Flujo

Solicitud de Presupuesto

Cotización de materiales

Ingreso de datos

a la factura

Cálculos

Envío de presupuesto

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Segundo, el Sistema de Facturación física (básicamente manual), para lo cual

incorporaremos alguna tecnología.

Tecnoestructura RUT N° 11.753.743-9

Pasaje Jasón # 1555, Maipú, Región Metropolitana 5390760

Nombre:

Nº de Factura: C.I.F. Nº:

Dirección:

Fecha:

Ciudad:

OBRA:

Cantidad Descripción TOTAL

BASE IMPONIBLE -

IVA 19% -

TOTAL -

24


Proceso de facturación

Luego de aceptado el presupuesto y tomados los acuerdos necesarios, se ejecuta la obra el

proceso de facturación es el siguiente

1. Obtención de Facturas impresas. Debidamente timbradas por el servicio de

impuestos internos

2. Obtención de datos del cliente.

3. Rellenado de las facturas manualmente.

4. Entrega de factura.

Desventajas

Los costos de facturación manual son más elevados que la facturación electrónica.

Además hay que considerar de igual forma que con la facturación manual no

registran los datos esenciales de la factura como la obra, el monto facturado, el

cliente, etc. Datos que podrían ser muy útiles para futuros servicios.

Se corre el riesgo de perder alguna factura o de que el tiempo las deteriore.

Obtención de facturas

Obtención de datos de cliente

Completar facturas

Entrega de factura

25


Desarrollo Marco teórico

Integración de Tecnología a la empresa

Con los avances tecnológicos existentes hoy en día es necesario que las organizaciones se

encuentren integrando tecnologías de forma continua para ser cada vez más competitivas.

Existe una amplia gama de procesos que permiten un “valor agregado” a la organización,

mejorando su situación actual y que pueden ser percibidos por el entorno; por sus clientes y

proveedores, como mejoras en la eficiencia de los procesos, lo que a su vez puede ver mejorado

los niveles de ventas, maximizar la utilidad de la empresa y aumentar sus tasas de productividad

general hacia niveles óptimos, etc.

Específicamente, los recursos y las opciones no son muchas cuando dentro de nuestra economía

nos referimos a las conocidas Pequeñas y Medianas Empresas, denominadas más comúnmente

como PYMEs. En este tipo de organizaciones es común encontrar que el manejo de la información

no es el más adecuado, pues cada área la procesa a nivel local, no existen bases de datos

comunes, ni procedimientos automatizados para compartir éstos datos, por lo que la presencia de

errores como duplicidad, inconsistencia omisiones, entre otros, es bastante habitual, y por lo tanto

la probabilidad de tomar decisiones incorrectas es alta, produciendo retrasos en los procesos,

aumento de costos, llegando incluso a la perdida de negocios rentables por el solo hecho de no

tener un adecuado apoyo al momento de decidir.

Alternativas generales de TIC’s

Para evitar estos problemas, encontramos que hoy en día existen una gran cantidad de

alternativas que le permiten a la empresa en cuestión satisfacer sus necesidades en cuanto a lo

que a Tecnologías de Información se refiere, como por ejemplo, a través de la utilización de un

software específico para la empresa, cuyo diseño e implementación se realizan a la medida de los

requerimientos de las empresas. También encontramos el uso de aplicaciones estándar para las

PYMEs, los cuáles son softwares que están pre hecho por empresas especializadas en el tema, así

26


como la implementación de Internet y sus derivados como solución tecnológica para las

empresas.

En el primer caso, el software específico es realizado en base al conocimiento que tiene el

empresario PYME de su propia empresa a través de la experiencia. Su conocimiento le permite

tener una visión detallada de cómo debe funcionar la empresa, lo que le permite tener una visión

más clara de cuáles son los procesos que pueden automatizase mediante el uso de Tecnologías de

Información y Comunicación para así mejorar la eficiencia de los procedimientos que realiza la

empresa. Esto también le proporcionará la seguridad al empresario PYME de que la solución a sus

problemas con el uso de TICs se resolverán siguiendo, respetando y adaptándose a la forma como

él quiere que se realicen las funciones, y como quiere que se obtenga la información para el

control y la gestión.

Es importante hacer notar que el uso de esta alternativa se consideraría siempre que la posibilidad

de adquirir un software estándar en el mercado implicará un desembolso mucho mayor que hacer

el software a la medida para la empresa.

La segunda alternativa puede justificarse por dos razones: Las empresas de mayor tamaño,

especialmente las clasificadas como medianas y grandes, se encuentran en la madurez de su ciclo

de vida, consolidándose en los mercados, por lo que la eficiencia y automatización de la

producción ya ha sido una variable considerada y solucionada. La problemática pasa ahora por la

necesidad de integrar sus departamentos, mejorar la gestión y control de la información, organizar

los procesos internos como consecuencia del crecimiento en las ventas o mayor participación de

mercado, repercutiendo con ello, en un mayor movimiento en los diversos departamentos. Este

tipo de problemáticas son comunes para este tipo de empresas que se encuentran en situaciones

similares, por lo que cada una de ella son consideradas por las empresas desarrolladoras de

software, las cuáles ofrecen soluciones inmediatas y con posibilidades de adaptación, lo que

permite obtener las mejoras necesarias para lograr la eficiencia y mejorar el control y la gestión de

la información.

En cuanto a la alternativa de implementar la Internet como solución tecnológica, esta responde en

su gran mayoría a una necesidad comunicacional e informativa, con un claro objetivo comercial, lo

que permite que la Internet sea el nexo entre la empresa y sus Clientes/Proveedores. Además de

27


ello, Internet es muy importante para comunicar la información entre las sucursales y la casa

matriz de una empresa usando para ello, por ejemplo, el correo electrónico, que permite una

comunicación rápida e instantánea lo que sirve para obtener respuestas rápidas y en los

momentos necesarios. Además tiene la ventaja de que en él se puede enviar gran cantidad de

información desde un punto a otro.

Si bien habitualmente el empresario PYME ve a estas alternativas recién mencionadas como la

solución a sus problemas, muchas veces desconoce la necesidad, exigencia e importancia de que

estas requieren de un hardware idóneo, compatible y capaz de soportarlas, como además, de la

necesidad de implementar sistemas de redes, principalmente si su objetivo es centralizar o

integrar la información.

Como podemos ver, estas tres alternativas descritas necesitan primero que todo que la empresa

se encuentre dispuesta a realizar inversiones en los siguientes recursos que hemos definido como

básicos para el desarrollo de tecnologías de información al interior de la misma:

Presencia de PC

Conexión a Internet

Conocer el manejo y saber utilizar recursos disponibles para el desarrollo de actividades

comerciales y administrativas.

Estos recursos son la base para que las Tecnologías de Información en la empresa sean un gran

aporte en las diferentes labores administrativas que realiza la empresa, permitiéndole automatizar

cada una de las tareas que realiza, optimizando la utilización de los distintos recursos disponibles,

realizar sus principales operaciones en forma rápida y eficaz, mediante la utilización del correo

electrónico, banca electrónica, relaciones con los proveedores, programación de los procesos

productivos, controles administrativos a través del computador y haciendo uso de la

interconectividad, etc.

28


Integración de Tecnología especifica en Tecnoestructura

Como hemos revisado con anterioridad, Tecnoestructura es una microempresa, que tiene

sus procesos administrativos muy poco automatizados, desaprovechando los recursos y

potenciales disponibles. Es por esto que a continuación son presentados los sistemas que sin duda

significarían mejoras al interior de esta organización, cuyas soluciones están dadas por los

problemas descritos anteriormente.

1. Confección del Presupuesto.

Actualmente el presupuesto es realizado rudimentariamente en el programa Excel de

Microsoft Office, es decir, este es confeccionado por una persona que ingresa de forma manual

todos y cada uno de los datos.

¿Qué es Excel?

Excel fue originalmente escrito para la Apple Macintosh de 512k en 1984-1985. Excel es

una de las primeras planillas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y la

capacidad de clickear utilizando un puntero. Anteriormente se consideraba, que la planilla de

cálculo Excel era para mucha gente más fácil que usar que el comando de interfaz de línea de

los productos de PC-DOS.

Descripción del Programa

Un archivo de Microsoft Excel consta de un libro que contiene una o más hojas. Una hoja

es como una hoja grande de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdas

que guardan datos. Los datos pueden ser números o texto que pueden introducir fórmulas que

calculan valores basados en referencias a otros números del libro.

La hoja de Microsoft Excel tiene una longitud de 16.384 filas y un ancho de 256 columnas.

29


Ventajas y características principales

Es un programa de fácil manejo y muy potente, se realizan buenos trabajos, como puede ser

una factura o bien nóminas o también llevar un control de los apuntes del banco, llevar las

comisiones, los pagos, etc.

Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo

contrario son exactos - en Excel son muy precisos.

Excel incorpora un potente instrumento "El Solver". Este instrumento hace lo que los

técnicos llaman "optimización": calcular el mejor valor de una función sometida a unas

restricciones -o a ninguna-. Se pueden introducir muchas restricciones y la velocidad con las

que calcula las soluciones es asombrosa.

Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma estética: puedes

ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra...

Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos

Utilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con sus datos.

Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando

las prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la

consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.

Puede en Excel sumar filas y columnas.

Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas,

o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un

conjunto de valores.

La utilización de las casillas del Excel para realizar evaluaciones de una misma función con

diferentes valores, es una de las características principales de este herramienta

En Excel podemos insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos

manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si

necesitaremos una fila o una columna.

Podemos crear gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de

cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel

dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos

formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de

trabajo.

30


La idea en general consiste en automatizar este presupuesto enlazándolo a bases de datos

de los clientes de donde se puedan obtener los datos repetitivos, además agregarle opciones de

formulario que permitan una mejor utilización de este

2. Facturación.

El Sistema de Facturación actual de Tecnoestructura es básicamente manual, por lo que la

incorporación de la tecnología adecuada permitirá a la empresa mejorar sustancialmente este

proceso administrativo. La idea entonces, es que la empresa incorpore un sistema de Facturación

Electrónica, a fin de que pueda posicionarse en nuestro país en la liga de las organizaciones más

competitivas en materia digital.

Este proyecto implica la realización acciones como investigar de que se trata el sistema, cuales son

las ventajas y desventajas de este, que regulaciones exige el Estado e instituciones a fines, cuales

son las opciones que ofrece el mercado, programas de incentivo existentes del gobierno y

privados, etc.

Comenzaremos por responder a la primera de estas inquietudes acerca de que se trata este

sistema.

La Factura Electrónica

Hoy en día sabemos que la Factura es uno de los documentos tributarios más comunes en

el mercado, y es de gran importancia para el Servicio de Impuestos Internos (SII) ya que cada

transacción afecta a impuesto, realizada entre dos agentes, debe ser respaldada por una factura o

un documento de similares características, por lo tanto, el proceso de facturación, principalmente

en aquellas empresas con alto número de transacciones, es un proceso que implica costos

financieros y operativos considerables. El ahorro de estos costos es la principal razón del porque el

SII y el gobierno han impulsado el proyecto de la Factura Electrónica.

Por tanto La Factura Electrónica es sin duda una de las TICs avanzadas más importantes del

momento, esto principalmente porque significará una fuerte contribución al desarrollo económico

de Chile, además de ser considerada como un proyecto clave dentro de la Agenda Pro

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Crecimiento, y el más importante del Gobierno Electrónico en lo referente a la Agenda Digital. Este

proyecto apunta principalmente al ahorro de estos costos financieros y operativos asociados al

proceso de facturación, los que podrán destinarse a procesos productivos. Según estima la Cámara

de Comercio de Santiago, estos ahorros podrían alcanzar los US$ 300 millones, lo que representa

un 0.5% del PIB y un tercio de la inversión anual en Tecnologías de Información. Todo esto sin

contar los gastos de preimpresión en papel especial, autorización y timbraje ante el SII, emisión de

3 copias, ensobrado, despacho, registro, seguimiento al pago, almacenamiento físico, etc.

En una primera etapa se espera que las principales ventajas del nuevo sistema estén asociadas

directamente con los costos de la facturación, pero también podría dar comienzo a la creación de

nuevos negocios y a la modernización de los procesos administrativos, logísticos y de negocio de la

empresa.

Específicamente la Factura Electrónica es la representación informática de un Documento

Tributario Electrónico (DTE) y que reemplaza al documento físico, pero con idéntico valor legal. Es

la respuesta a la convicción de un gran ahorro de costos producto de la automatización del

proceso de facturación, además de mejoras en el proceso de negocio del contribuyente y facilitar

el desarrollo del comercio electrónico.

La factura electrónicas uno de los proyectos centrales en el ámbito de simplificación tributaria de

la Agenda Pro Crecimiento que el Gobierno viene impulsando con organizaciones empresariales.

Después de su exitosa puesta en marcha, el Servicio de Impuestos Internos se encuentra muy

comprometido en masificar el uso de la factura electrónica, recordemos que esta una de las

principales iniciativas propuestas en la Agenda Digital.

La tecnología de firma digital permite en la actualidad que se intercambien documentos

electrónicos con la plena confianza de los usuarios, acerca de la identidad de los emisores y la

integridad de los datos que contienen. La promulgación de la ley de firma digital permite que la

factura, así como otros actos y contratos firmados por este mecanismo, sean legalmente válidos y

tengan el mismo efecto que los celebrados por escrito. La promulgación de esta ley está

enmarcada dentro de la estrategia del Gobierno de posicionar al país en la vanguardia de la nueva

economía.

32


En Septiembre de 2003 el Servicio de Impuestos Internos declaró abierto el proceso de

masificación de la factura electrónica para todos los contribuyentes. A partir de ese momento, los

contribuyentes pueden postular y certificarse como emisores y receptores de factura electrónica a

través de Internet y obtener la resolución del SII que los autoriza a operar con documentos

tributarios electrónicos.

Análisis de Costos de las Facturas

La importancia para nuestra empresa en análisis y también para las grandes empresas,

viene dada por el ahorro que significa la implementación de este sistema, el cual se hace más

evidente en empresas con un alto volumen de facturación, el cual se estima, por la Cámara de

Comercio de Santiago en un tercio del valor actual por documento, sin contar los ahorros

obtenidos por una mejor administración de la información y el aumento de la seguridad.

Como podemos ver, a continuación presentamos dos cuadros que nos permitirán comparar la

incidencia en los costos que significa pasar de la utilización de facturas físicas a facturas

electrónicas, en base a la información recabada desde la Cámara de Comercio de Santiago.

Cuadro N˚1: Costo de facturación por contribuyente por Factura Física

N° FACTURAS EMITIDAS 8 100 500 1.000 10.000 296.000

Costo Impresión DT 90480 24570 9555 5897 914 46

Costo Timbraje 866 419 195 80 24 2

Procesamiento 197107 44064 14868 8604 1256 78

Despacho Físico 300672 85050 34020 22861 4269 383

Almacenamiento Físico 160080 45713 16814 10584 1651 86

Perdida de Papeles Valorados 1428 1428 1428 1428 8566 57

COSTO TOTAL 750633 201784 76880 49454 8970 652

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Cuadro N˚2: Costo de facturación por contribuyente por Factura Electrónica


Costo Impresión DTE 50112 13860 5250 3266 510 26

Procesamiento 147830 33453 11151 6453 942 65

Despacho Físico 211584 53865 19950 11491 2003 135

Conexión a Internet 691 636 608 508 70 16

Almacenamiento electrónico 24469 9044 3938 2552 395 24

COSTO TOTAL 434686 110858 40897 24270 3920 265

Finalmente, en base a la información recogida por ambos cuadros podemos ver que según

el número de facturas emitidas efectivamente si existe una diferencia sustancial para la empresa,

lo cual se traduce en un ahorro de los costos si utiliza el sistema de Facturación Electrónica, que se

incrementa cuando aumenta el número de facturas emitidas.

En el siguiente cuadro podemos ver la diferencia relativa que existe entre los costos totales que

significa la utilización de cada sistema.

Cuadro N˚3: Comparación de Costos entre Sistemas de Facturación


Costo Total F. Física 750633 201784 76880 49454 8970 652

Costo Total F. Electrónica 434686 110858 40897 24270 3920 265

AHORRO DE COSTOS 42.1% 45.1% 46.8% 50.9% 56.3% 59.3%

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Implementación del Sistema de Facturación Electrónica Por otro lado, debemos definir como se relaciona la implementación de este sistema con

la plataforma pública, determinando los requerimientos específicos de la ley, es decir, de acuerdo

al volumen de transacciones manejadas, tanto de emisión como de recepción de este tipo de

documentación digital, con el propósito de hacer más fácil para la empresa todo el proceso, según

lo establecido por el SII, quienes son los responsables de brindar dicha plataforma, ofreciendo un

espacio para que la empresa contribuyentes puedan en forma gratuita facturar y recibir

directamente la documentación de terceros en su sitio web institucional. Para llevar a cabo esto,

encontramos que el primer desafío planteado en este sentido apunta a establecer un sistema con

acceso de calidad a la red, para lo cual la empresa debe invertir en tecnología, específicamente

equipo físico (computadores) y acceso a internet y en segundo lugar es necesaria la formación del

capital humano, instruido para el manejo de la tecnología digital.

Una vez implementado el sistema de facturación electrónica, y que la empresa cuente con los

certificados digitales y la autorización del SII, el empresario está capacitado para solicitar los folios

autorizados por el SII para emitir sus facturas electrónicamente. Por lo tanto, previo a la

generación de un documento tributario electrónico es preciso que la empresa obtenga, desde el

sitio Web del SII, un rango de folios autorizados para los documentos que generará en forma

electrónica. El SII adjuntará a cada rango autorizado un “código de autorización” asociado a ese

rango de folios, que será utilizado para la obtención del timbre electrónico que aparecerá en el

documento como un código de barras 2D.

Al generarse el documento debe ser firmado por la persona autorizada en la empresa ante el SII

para hacerlo, luego se le debe enviar una copia electrónica del documento al receptor y se enviará

automáticamente otra copia al SII, por lo que en caso de duda el receptor podrá verificar

directamente en www.sii.cl su autenticidad.

Si el receptor no cuenta con el sistema de recepción de facturas electrónicas, o se despachan

mercaderías de un lugar a otro, se debe utilizar una copia impresa en papel corriente, la cual, el

receptor estará obligada a almacenar.

35


Mensualmente la empresa deberá enviar información de los libros de compra y de venta, de

acuerdo al formato establecido por el SII. Esta información de los libros de compra y venta deberá

incluir la totalidad de los documentos emitidos y recibidos, tanto electrónicos como manuales.

Toda corrección de una factura válidamente emitida debe ser realizada vía Notas de Crédito o de

Débito electrónicas.

Es importante señalar que existen opciones de carácter público para llevar a cabo esta tarea, como

son los programas enfocados al ámbito de la capacitación, donde en los últimos años los montos y

coberturas de la franquicia tributaria SENCE para capacitación digital han aumentado

significativamente, así como capacitaciones en TIC’s vía FONCAP y ChileCalifica.

La importancia radica en otorgar al personal herramientas necesarias para desarrollarse en la

empresa respecto estas nuevas tecnologías, consiguiendo de este modo aumentar la rentabilidad

de las inversiones realizadas por la empresa en este sentido.

Legislación Electrónica

Respecto al uso de este recurso, este se encuentra amparado bajo el marco jurídico de la

Ley de Documento y Firma Electrónica, y también por las anteriormente promulgadas Ley de

Delitos Informáticos y la Ley de Protección de la Vida Privada, que difunden el uso confiable de

plataformas electrónicas e incentivan su uso y masificación entre las organizaciones. Respecto a

las Pymes, tiene un impacto directo sobre el Título ejecutivo de la Factura Electrónica

Cabe destacar que si la empresa Tecnoestructura comienza a utilizar este sistema de facturación

electrónica podrá acceder al sistema de Factoring Electrónico (e-factoring), que le permitirá a su

vez aumentar su competitividad, al ser una nueva opción de financiamiento para éstas.

Softwares tecnológicos

Respecto al desarrollo de este sistema, la implementación dependerá de la adquisición de

un software en especial. Actualmente existen muchos tipos de aplicaciones disponibles en el

mercado, cada una con características distintas.

36


Generalmente para estos softwares, la licencia es cancelada sólo una vez y no se incurren en

costos adicionales para desarrollar la aplicación del sistema en la empresa. La principal desventaja

es que se debe escoger una aplicación que se adecué a las características de la empresa,

principalmente a su proceso de facturación; además del hecho de que se estará ligado al soporte

que entregue el creador, por lo tanto también es importante estudiar la confiabilidad que este

ofrezca.

Los siguientes son ejemplos de algunas de esas aplicaciones que están disponibles para pequeñas

empresas como es el caso de Tecnoestructura.

“Factures” creado por E-CertChile, es un software de administración de DTEs, desarrollado

sobre tecnología Microsoft. Su costo oscila entre las UF 100 y las UF 700.

Transtecnia S.A. ofrece un software llamado “E-Safe” el que puede recibir y enviar facturas

electrónicas, controlar los libros de Compras y Ventas y cuenta con aplicaciones que

realizan la contabilidad inmediata. El costo del software, que incluye una garantía de

adecuación a cambios tributarios, es de $40.000 mensual, más $295.000 por los servicios

de instalación.

C&C NET Ltda. creó Extensible Cash, esta solución automatiza la operación de las

empresas, mediante un mecanismo de generación automático de DTEs, dando la

oportunidad de incorporar funcionalidades para la integración en línea con otras empresas

o medios de pago electrónico, entre otras.

DTE Plus fue creada por Azurian. Es una herramienta multiplataforma, lo que le permite

adaptarse a cualquier arquitectura; acepta altos volúmenes de documentos electrónicos

sólo incrementado su hardware, y está integrada por componentes que pueden ser

reutilizados para actividades críticas.

Una alternativa adicional es la posibilidad de que la empresa desarrolle su propio

software. Pero para este caso queda desestimado puesto que al interior de la empresa no existe

capital humano capaz de desarrollar una herramienta de esta tecnología.

37


Por otro lado, existe la posibilidad de que la empresa presente sus inquietudes a alguna

empresa dedicada a desarrollar este tipo de programas, permitiendo crear y utilizar un programa

de Facturación Electrónica según las necesidades específicas de la empresa. La desventaja es el

desconocimiento y falta de información respecto de los costos que este proceso involucra.

De igual manera existe la posibilidad de que la empresa externalice el proceso de facturación

(Outsourcing), actualmente las soluciones que se ofrecen son a través de planes adecuados para la

empresa, en términos de números de documentos que emita y reciba. Generalmente el soporte

del sistema es un portal en Internet, y los precios dependen del número de documentos emitidos.

Un ejemplo es el caso de E-CertChile, con su producto “Facture Service”, cuyo costo promedio por

DTE enviado y recibido es de $50. También encontramos a Telefónica CTC Chile, a través de un

portal especialmente diseñado para las PYMEs ofrece este servicio de outsoursing; los planes, van

desde las UF 0,25 ($4.230 aproximadamente), incluyendo el certificado digital.

La principal ventaja de esta alternativa es que el outsourcing implica un medio de economía

significativo, donde cifras empresariales demuestran ahorros de hasta un 50% en inversión

tecnológica, pero con esta alternativa, al igual que con la adquisición de un software de aplicación,

es muy importante el respaldo y soporte técnico posterior ofrecido por el proveedor, ante

requerimientos de modificación o de actualización de la solución, además de la seguridad que

ofrezca en términos de continuidad del servicio y de confidencialidad de la información de la

empresa.

Como mencionamos con anterioridad, es pertinente establecer cuáles son las opciones que el

gobierno de nuestro país ofrece. En este sentido encontramos que la Cámara de Comercio de

Santiago ofrece financiamiento a través del cofinanciamiento de proyectos en las siguientes áreas:

Comercialización y Ventas

Operación y Logística

Finanzas y Contabilidad

Gestión de Calidad – ISO 9000

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Este cofinanciamiento es posible utilizarlo para financiar proyectos asociados al nuevo sistema de

facturación electrónico.

Por último el SII también pondrá a disposición de las PYMEs una aplicación básica y gratuita,

similar al proceso de declaración de renta, ingresando al sitio Web del SII (www.sii.cl).

Análisis de Ventajas y Desventajas del Sistema

Sin duda la implementación de este nuevo sistema traerá muchos y muy variados

beneficios que provienen principalmente del aumento en eficiencia que se logra producto de

disminuciones de costos y mayor rapidez de procesamiento de información. Estos son algunos de

los principales beneficios de la E-factura:

La simplificación y agilización de los procesos de facturación y pago a través de una gestión

informatizada de los documentos. A mayor proporción de facturas emitidas

electrónicamente, se obtiene mayor simplicidad de procesamiento. El archivo que

contiene las facturas enviadas puede ser visto rápidamente, impreso cuando sea necesario

y usado como plantillas para nuevos documentos. Además se mejoran los tiempos de

búsqueda de los documentos.

Se producen ahorros en costos operacionales (papel, impresión y timbraje de la factura,

despacho y envío de las mismas; además de su almacenamiento). Bajo el nuevo sistema se

pueden evitar muchos gastos innecesarios, en los cuales hoy una empresa debe incurrir,

tales como los relacionados con la impresión no en papel corriente y sino en papel

prefoliado, el envío de los documentos, ya que es posible la facturación a distancia, o

facturación remota, debido a que bastará con un mail para hacer llegar el documento al

cliente que se encuentra a miles de kilómetros de distancia. Además se podrán percibir

ahorros en tiempo de manejo de los documentos electrónicos.

El nuevo sistema mejora la comunicación entre clientes, proveedores y SII. Esto le permite

a la empresa enriquecer el servicio al cliente y originarles ahorros de costos relevantes,

relacionados con el manejo de los documentos y confiabilidad de estos. Además se

produce un enriquecimiento de la imagen de la empresa, ya que el procesar las facturas y

enviarlas electrónicamente otorga una imagen moderna. Con respecto a la relación que se

establecerá con el SII, ocurrirán dos cosas, la primera de ellas es que se simplificará la

39


declaración y pago de impuestos, y la segunda, es que aumentará el nivel de fiscalización,

al respaldar digitalmente todas las acciones de los contribuyentes.

Se reducen los errores en el proceso de facturación, principalmente los asociados a la

digitación, porque el lenguaje estándar de las facturas electrónicas incorpora la capacidad

de utilizar información contenida en otras para generar una nueva, esto se denomina

“función de upload” que permite que las empresas usen este medio para modificar y/o

preaprobar facturas emitidas, haciendo innecesaria la digitación repetitiva.

Se reduce el riesgos de fraude por la indebida utilización de los documentos, ya que se les

pueden verificar, a través de la pagina Web del SII, las 24 hrs. del día. Además de

aumentar la confidencialidad de los documentos durante todo el proceso, evitando robos

y la falsificación.

La FE, al enviar automáticamente una copia al SII al momento de generar el documento,

evitará la evasión tributaria, concepto por el cual el Estado espera recibir alrededor de US$

800.

Además de que se mejora el resguardo de la información, principalmente por el hecho de

que los DTEs, al ser un medio digital, pueden ser fácilmente guardados en un disquete, CD,

memoria de un computador o cualquier otra forma de almacenamiento digital.

Debido a que con el nuevo sistema ya no será necesario mantener físicamente una copia

de la factura por lo menos durante 6 años, sino sólo mantener el registro electrónico de

estos, se producirá una liberación de espacio físico de almacenamiento.

Se eliminan los trámites físicos con el SII, como timbraje, ahora, trámites como este se

realizarán (por la persona autorizada) a través de Internet desde cualquier lugar.

El sistema permite anticipar registros de documentos de compra.

Estos DTEs evitan pérdidas del IVA crédito fiscal por documentos recibidos y extraviados,

además se debe evita multas por eventuales pérdidas de documentos timbrados sin

emitir.

40


Como podemos ver, la factura electrónica traerá consigo múltiples ventajas para la empresa, los

clientes y el SII, pero como todo, también traerá costos. Los costos más relevantes están

relacionados con:

En Procesamiento: se requerirá de la generación o adquisición del Sistema de Generación

de Documentos Tributarios Electrónicos (software) y actualización o adquisición de un

Sistema Contable para poder operar el sistema.

En Redes: Para asegurar el correcto funcionamiento y la continuidad del servicio será

necesario tener una conexión estable y de buena calidad a Internet, Certificados Digitales,

Adquisición o actualización de red interna, si es necesario.

En Almacenamiento Físico: A pesar de que físicamente es más fácil guardar un documento

digital, este también requiere de ciertos cuidados y cierta capacidad de la infraestructura

computacional, además, de una buena administración de datos, esto hará necesario que

se pague por este servicio a un externo (outsourcing) o bien la empresa decida invertir en

su propio medio de almacenamiento.

En implementación: será necesario la adecuación de los actuales sistemas de facturación,

inclusive es posible que se deban modificar los procedimientos a seguir por cada área

involucrada. Además se debe tener en cuenta los costos, monetarios y en tiempo,

asociados a la adquisición del software o servicio, o al desarrollo del mismo.

En Aceptación: Si bien el nuevo sistema producirá grandes beneficios, es lógico pensar que

en un principio exista dificultad en la aceptación de los documentos impresos sin el timbre

de cuño del SII, principalmente más por una costumbre asociada, que por un

desconocimiento de su validez.

41


PLANIFICACION DE TAREAS

Con el fin de llevar a cabo de manera organizada la investigación y realización de la

propuesta de valor a la empresa, hemos desarrollado la planificación de tareas a través de un

cuadro de actividades, con sus respectivas fechas y personas responsables.

Además más adelante presentamos la planificación de tareas a través la representación de estas

actividades en un diagrama a modo de Carta Gantt y un Diagrama de Recursos durante los meses

de Noviembre y Diciembre 2008.

Cuadro de Actividades

TAREA INICIO TERMINO RESPONSABLE

Recopilar información 24-11-2008 26-11-2008 Aurora Becerra

Entrevista Dueño 26-11-2008 27-11-2008 Claudia Hernández

Análisis de información 27-11-2008 28-11-2008 Flor Aguirre

Búsqueda de tecnologías 28-11-2008 29-11-2008 Claudia Hernández

Elaboración de la propuesta 01-12-2008 04-12-2008 Aurora Becerra

Presentar Propuesta a la empresa 04-12-2008 05-12-2008 Flor Aguirre

Resolver dudas y afinar detalles 05-12-2008 06-12-2008 Flor Aguirre

Compra de los implementos

Necesarios

08-12-2008 11-12-2008 Aurora Becerra Flor

Claudia Hernández

Flor Aguirre

Instalación de los instrumentos 11-12-2008 13-12-2008 Flor Aguirre

Capacitación 15-12-2008 20-12-2008 Aurora Becerra

Claudia Hernández

Control ( Retroalimentación) 15-12-2008 26-12-2008 Flor Aguirre

Carta Gantt

Diagrama de Recursos

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