IMPLEMENTACIÓN DE UNA PLATAFORMA PARA EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL GRUPO ALDOR

JOHANNA ANDREA ABADIA IZQUIERDO

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS INGENIERÍA INFORMÁTICA

SANTIAGO DE CALI 2017

IMPLEMENTACIÓN DE UNA PLATAFORMA PARA EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL GRUPO ALDOR

JOHANNA ANDREA ABADIA IZQUIERDO 2100909

Pasantía institucional para optar por el título de Ingeniero informático

DIRECTOR ARMANDO GARCÍA HERNÁNDEZ

INGENIERO DE SISTEMAS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS INGENIERÍA INFORMÁTICA

SANTIAGO DE CALI 2017

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Nota de aceptación:

Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Ingeniero informático

Víctor Manuel Vargas Jurado

Santiago de Cali, septiembre 11 de 2017

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AGRADECIMIENTOS Brindo mis más profundos y sinceros agradecimientos a mi familia por el apoyo incondicional que me brindaron en el transcurso de mi carrera, en todos esos caminos largos y cortos por los cuales batallé durante este tiempo. A mi mama y abuela mil gracias por todo el amor, el apoyo que me brindó durante mi proceso de formación profesional. A todos ellos mil gracias, aunque el agradecimiento más grande se lo debo a Dios por ofrecerme el acompañamiento y las bendiciones especiales para poder llegar a la meta Y a todas las personas que en este proceso me colaboraron para terminar mi carrera. Para mi director de trabajo de grado y AMIGO Armando Garcia Hernández por su dedicación para toda esta labor.

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CONTENIDO

RESUMEN 11

INTRODUCCION 13

1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 15

2 JUSTIFICACION 16

3 OBJETIVOS DE ESTUDIO 18

3.1 OBJETIVO GENERAL 18

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 18

4 METODOLOGIA DE TRABAJO 19

5 MARCO REFERNCIAL 21

5.1 MARCO CONCEPTUAL 21

5.2 MARCO NORMATIVO 22

5.3 ACUERDOS Acuerdo 07 de 1994. Reglamento General de Archivos. 23

5.4 MARCO TEÓRICO 25

5.4.1 Informatización de la gestión documental 29

5.5 NORMA ISO 15489:2001 30

5.5.1 Procesos 31

5.5.2 Tablas de retencion documental 33

5.5.3 Etapas Del Ciclo Vital Del Documento 34

6 DESARROLLO 36

6.1 SELECCIÓN DE ATERNATIVA TECNOLOGICA 36

6.1.1 Enfoque De Investigación 36

6.1.2 Recolección De Información 36

6.1.3 Proceso De Implementación De Los Servicios 41

6

6.1.3.1 Fase 1. Consultoría En Estado Actual Del Archivo 41

6.1.3.2 Fase 2. Toma De La Operación Por Parte De Innova System S.A. 44

6.1.3.3 Arquitectura De Docunet 49

6.1.4 Etapas De Ejecución Del Servicio 50

6.1.4.1 Etapa Uno: Análisis, Estudio Y Compilación De Las Condiciones Actuales Del Servicio 50

6.1.4.2 Etapa Dos: Toma Del Servicio 53

6.1.4.3 Etapa Tres: Optimización Y Mejoramiento Los Procesos 55

6.1.5 Servicios Complementarios (Alcances Futuros De La Solución) 56

6.1.5.1 Futuros Desarrollos 56

6.1.5.2 Modelo Económico 60

6.1.5.3 Contrato 61

6.2 POLITICA NORMALIZADA 65

6.2.1 Política Corporativa De Radicación Documental 65

6.1 PROCEDIMIENTOS 67

6.3.1 Procedimiento Administración Archivo Central 67

6.2.2 Procedimiento De Radicación De Documentación Y Asignación De Tramite 75

6.3 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL GRUPO ALDOR 89

6.3.1 Implementación Del Sistema De Gestión Documental Dentro De La Organización 89

6.3.1.1 Requisitos Técnicos 91

6.3.1.2 Requisitos Administrativos 92

6.4 PROCESOS NORMALIZADOS 94

6.4.1 Proceso De Factura De Orden De Compra 94

6.4.2 Proceso Factura Miscelánea V1 97

6.4.3 Proceso Factura Miscelanea V2 99

6.4.4 Proceso Remisión Copia 101

6.4.5 Proceso Compras 103

7 CONCLUSIONES 106

7

8 RECOMENDACIONES 107

BIBLIOGRAFIA 108

ANEXOS 110

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LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1. Contrato de licencia de uso no exclusivo 61

FIGURA 2. Política corporativa de radicación documental 65

FIGURA 3.procedimiento administración archivo central 67

FIGURA 4. Procedimiento de radicación de documentación y asignación de tramite 75

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LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Diseño e implementación de sistemas de documentos. 31 ilustración 2. Escalonamiento de procesos. 32 ilustración 3. Censo consolidado a1. 37 ilustración 4. Censo consolidado a2. 38 ilustración 5. Censo consolidado a3. 39 ilustración 6. Censo consolidado 40 ilustración 7. Diagrama de conexión docunet. 50 ilustración 8. Estado de los procesos. 90 ilustración 9. Flujo del proceso. 91 ilustración 10. Proceso de factura de op. 94 ilustración 11. Proceso de factura de op. 95 ilustración 12. Proceso de factura de op. 96 ilustración 13. Proceso factura miscelánea v1. 97 ilustración 14. Proceso factura miscelánea v1. 98 ilustración 15. Proceso factura miscelánea v2. 99 ilustración 16. Proceso factura miscelánea v2. 100 ilustración 17. Proceso remisión copia. 101 ilustración 18. Proceso remisión copia. 102 ilustración 19. Proceso compras. 103 ilustración 20. Proceso compras. 104 ilustración 21. Proceso compras. 105

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LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Acta de formalizacion entrega servidor gestion documental 110 Anexo B. Anticipo proveedores. 111 Anexo C.Dacta de inicializacion de proyecto. A1 112 Anexo Dacta de inicializacion de proyecto. A2 113 Anexo E. Acta modelamiento de proyecto. A1 114 Anexo F. Acta modelamiento de proyecto. A2 115 Anexo G. Acta grupo de trabajo gestión documental 116 Anexo H. Presupuesto autorizado. 117 Anexo I. Cronograma de capacitacion. A1 118 Anexo J. Cronograma de capacitacion. A2 119 Anexo K requerimiento funcional docunet 000a3. 120 Anexo L requerimiento funcional docunet 00a14. 121 Anexo M. Requerimiento funcional docuent 00a16. 122 Anexo Nrequerimiento funcional docunet 00a17. 123 Anexo O Manual software workflow. 124

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RESUMEN

El objetivo de este proyecto es proponer un sistema de gestión documental para Grupo Aldor, con el fin de aumentar el nivel de implementación del sistema de gestión integrado, en el marco del mejoramiento continuo de este. El trabajo consistió en el estudio de los procesos administrativos de la empresa para lograr un entendimiento en profundidad de estos y poder modelarlos, determinando a partir de los modelos realizados las necesidades funcionales que se le exigirían al software seleccionado. La necesidad de implementar un sistema de gestión documental que fuese soportado vía software fue identificada al interior de la empresa como una de las conclusiones de auditorías internas realizadas al sistema de gestión integrado, y fue el inicio el estudio de una propuesta que analizara las características técnicas y económicas de la implementación del mencionado software. Para el levantamiento de los procesos se eligió como métodos de estudio las entrevistas con los encargados y jefes de departamento, junto con la documentación, lo que permitió conocer en profundidad la gestión interna del área de administración y finanzas y tener una visión global de los procesos que allí se desarrollan, se seleccionó esta área de la empresa por ser la que mayor volumen de documentación genera y por el impacto. En los todos los departamentos se realizó un levantamiento de los procesos considerando las responsabilidades involucradas en los procesos, la documentación gestionada y el flujo que se genera, llevando esta información a diagramas de flujo funcionales que logran representar de forma gráfica para una mejor comprensión, la información recopilada. Así en base a la información recopilada, el conocimiento de los procesos, y la documentación disponible, se generó en conjunto con los jefes de departamento una serie de necesidades que se le exigirían al software a evaluar para ser seleccionado como propuesta final. La selección del software se basó en la investigación de la tecnología disponible en el mercado, llegando a una terna de evaluación, de acuerdo con el nivel de cumplimiento de las necesidades establecidas. Esta terna fue sometida a una evaluación económica que se esperaba determinara el software a elegir, además se debió incluir al criterio de selección el factor cualitativo para poder realizar la selección final. Finalmente, seleccionado el software de acuerdo con los criterios ya mencionados, se procedió a plantear el funcionamiento del sistema en base a las necesidades

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exigidas, especificando la forma en la que este cumpliría con cada una de las necesidades expuestas.

PALABRAS CLAVES: procesos administrativos, procesos software , Gestión Documental ,

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INTRODUCCION

La Gestión Documental es un conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos. Esta actividad nació debido a la necesidad de "documentar" de manera organizada o fijar actos administrativos conformes a la Ley 594 de 2000 (LGA) en su Artículo 21.”Programas de Gestión Documental”, el cual establece que: Las entidades públicas o privadas, deberán elaborar programas de gestión de documentos, complementado por el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos., en este marco, las entidades públicas o privadas que cumplen función pública están obligadas a llevar a cabo de manera eficaz y eficiente todos los procesos archivísticos rigiéndose a la normatividad y reglamentación emanada por el Archivo General de la Nación (AGN)1. En la mayoría de entidades del sector privado no se tiene en cuenta el concepto de Gestión Documental y debido a ello, actualmente no se maneja este tipo de concepto en la organización, ya que actualmente toda la información que necesita mantenerse controlada y supervisada, por lo que siempre se tienen muchos problemas cuando se desea recuperar algún documento, teniendo como principal enemigo el “el tiempo”. Es por esta razón, la cual se requiere realizar una implementación tecnológica en esta rama para Grupo Aldor, estandarizando los procesos de radicación y control de la documentación y/o correspondencia que ingrese o salga de la compañía, minimizando su perdida y garantizando su trazabilidad y finalizando en el objetivo claro que realizar una buena gestión documental. De igual manera se podrá encontrar la etapa de diseño del modelo donde se describirá la parte teórica de los procesos, procedimientos y técnicas de archivo a implementar, para finalmente desarrollar la etapa de implementación del mismo, donde se evidencia claramente la manera en que se llegue a la organización, 1 COLOMBIA. WIKIPEDIA. DESARROLLO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. [En Línea] Disponible en:http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental. Consultado el 21 de marzo

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teniendo en cuenta aspectos como qué se va a realizar, cómo, cuándo y quién aplicará el modelo, costos y tiempos de implementación, entre otros aspectos

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1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La Superintendencia de Industria y Comercio, con la resolución 8934 de 2014, por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados, en ejercicio de sus facultades legales y, en particular, las previstas en la “ley 594 de 2000”1, el Decreto 2578 de 2012, el Decreto 2609 de 2012, el Decreto 4886 de 2011 y, demás normas reglamentarias. Actualmente Comestibles Aldor SAS y Plásticos Especiales SAS (Grupo Aldor), por ser empresas privadas creadas hace más de 20 años, no tiene establecida una estructura definida para la administración y gestión de documentos de forma sistematizada, así como tampoco un sistema de gestión documental que se encargue del flujo, estado y disposición de los documentos que entra y salen a las empresas, en consecuencia existen diversos problemas como la perdida de información, tiempos de respuesta, como también la falta de una política definida y procedimientos adecuados en el manejo de la información. Debido a ello, la Gerencia Financiera logro evidenciar que las facturas se perdían debido a las numerosas notificaciones de cobro jurídico por parte de los proveedores, además el flujo de caja, se encuentra afectado, ya que las facturas no estaban siendo causadas en su tiempo estimado, llegando a 60 - 90 o hasta 120 días para su causación ya en estado vencidas y esperar un buen flujo de caja disponible para pagar o abonar al mismo, ocasionando un represamiento de pago de otros servicios como materia prima (Carbón, Glucosa, Resinas Plásticas y Tintas), siendo la principal fuente de producción de ambas compañías. Se requiere de un modelo de gestión documental con una plataforma que permita mejorar los procesos aplicados a la administración de la documentación de una manera eficiente, creando, recibiendo y almacenando documentos, se sabrá qué decisión o acción se tomó, cuándo, por qué, cómo y para qué, esos serán la base para llevar a cabo varios aspectos, entre ellos, consultas de facturas, comprobantes de pago, seguridad social y hojas de vida, el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, la formación de políticas actuales y futuras decisiones administrativas, proteger los interés de la organización conservando el patrimonio documental y la productividad en la gestión de la administración dando así cumplimiento de las funciones asignadas por la ley, de acuerdo con la respectiva normatividad que estipula el Archivo General de la Nación para este fin.

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2 JUSTIFICACION Dentro de cada uno de los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación se estipula la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), la cual regula en su Título V: “Gestión de documentos”2 , Artículo 21, la obligatoriedad de las entidades públicas y privadas que ejecutan funciones públicas de elaborar un plan o programa de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. Hoy prácticamente nadie duda de las ventajas de gestionar los documentos de una empresa de forma digital frente a hacerlo en papel. Ahora bien, ¿qué programa podemos utilizar?, ¿Cuál es el que necesito? No es una elección sencilla, ya que en el mercado existen docenas de programas enfocados a la gestión documental a veces muy similares, pero otras muy diferentes, la actividad documental lejos de técnicas novedosas, el aporte principal de los medios tecnológicos en el análisis documental es decisivo y rápido al procesar grandes cantidades de informaciones y ponerlas a disposición de los usuarios. De acuerdo con lo anterior, a la hora de implementar un sistema de gestión documental en un entorno productivo, existen en la actualidad una gran variedad de soluciones; tanto de software libre como propietarias, por tal motivo es importante que la solución adquirida, se adapte a las necesidades de nuestro negocio, debido a que una mala elección, condicionara la manera de trabajar en nuestra empresa durante los próximos años y para una multinacional como Grupo Aldor no sería lo más idóneo. Dado lo anterior la organización identifica la importancia del manejo eficiente de la información en la necesidad de implementar un sistema de gestión documental, que materialice los procesos y estándares, a cargo de automatizar los diferentes flujos de información existentes en la compañía, con un software de manejo de documentación almacenada en una base de datos. Esta decisión se basa en el efecto económico y pérdida de tiempo productivo. Cuando se evalúa la implementación de diferentes procesos en la organización, con una solución documental, el factor principal para que estos procesos queden bien modelados, dependen en un principio de una recopilación y levantamiento de

2 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley 594 de 2000. Bogotá D.C.: El Archivo, 2000. 12p.

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procesos antes de implementar una herramienta tecnológica; por ello se tomó en cuenta realizar la implementación en un software propietario, el cual llega a ser el mejor aliado para este tipo de organizaciones, ya que las empresas que trabajan con software libre suelen sufrir problemas de escalabilidad, usabilidad, bugs y caídas de la aplicación. Es decir, que los inconvenientes principales de su uso están relacionados con su “inestabilidad” y la inexistencia de una figura concreta a la que recurrir para solucionar problemas derivados del uso e implantación3. Es por ello por lo que se requiere un software propio, que cubra las necesidades requeridas con el modelamiento de todos los procesos, adicionalmente que disponga de la facilidad de ampliar su funcionalidad mediante desarrollos, y así, lograr personalizar el producto, el cual ayudaría a una sostenibilidad del negocio.

3 COLOMBIA.GESTION DOCUMENTAL SOFTWARE LIBRE [En Línea] cobdc. [Consultado el 01 de abril de 2017.] Disponible en:http://www.cobdc.net/programarilliure/gestion-documental-software-libre-nuxeo-alfresco-athento/.

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3 OBJETIVOS DE ESTUDIO

3.1 OBJETIVO GENERAL Implementar un modelo de gestión documental para las áreas Productivas y Administrativas de Grupo Aldor, soportada por una herramienta tecnológica que minimice la pérdida de documentación y garantice su trazabilidad, integridad y conservación, con el fin de estandarizar el proceso de recepción y radicación de (Correspondencia, Facturas y Otros) que ingrese y/o salga de la compañía.

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS - Generar una estructura documental, es decir, organizar la documentación de la empresa con la normatividad legal vigente del Archivo General de la Nación según la Ley General de Archivos, asegurando el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001. - Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior de Grupo Aldor, a través de lineamientos claros y precisos, que integrados a los procesos garanticen la eficiencia de la gestión y la conservación de patrimonio documental. - Actualizar los documentos de los procesos que permiten realizar estandarizaciones y actualizaciones a los procesos operativos y administrativos, aplicando los estándares a cada empresa de Grupo Aldor.

- Documentar e implementar mecanismos que permitan hacer la verificación de los requisitos de la norma y la propuesta de mejora continua en los procesos de la organización.

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4 METODOLOGIA DE TRABAJO Este trabajo describe brevemente el proceso de implementación de metodología RUP, de una plataforma de Gestión Documental, para el análisis, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos.

En este proyecto se adoptó para el desarrollo del software la metodología estándar de Proceso Unificado, de la Corporación Rational, mejor conocida como RUP, marco genérico especialista en variedad de todo tipo de sistemas, para diferentes áreas de aplicación y tipos de organizaciones con diferentes niveles de aptitud y para diferentes tamaños de proyectos.

Dentro de las disciplinas de RUP, para la gestión y gerencia del proyecto se recomiendan las mejores técnicas, prácticas y recomendaciones del Project Management Institute (PMI). PMI hace parte fundamental de las disciplinas de RUP, como pilar fundamental en la gestión exitosa para proyectos de Software RUP divide el proceso del desarrollo en fases y al final de cada una se genera una nueva versión del producto y se evalúa que variaciones se deben hacer para las nuevas versiones, de acuerdo con las técnicas y disciplinas que se adoptan para cada fase.

Para la realización del proyecto y lograr la satisfacción de los objetivos planteados se desarrolló la siguiente metodología de trabajo:

Recopilación de datos: Con fin de obtener información de respaldo al desarrollo del proyecto se recopilan datos internos que se ajustan la propuesta, y mediante entrevistas con los encargados de área, y análisis de documentación del sistema (registros, procedimientos, etc.), se determinan los requerimientos bajo el nivel de implementación.

Levantamiento de procesos: Se llevó a cabo utilizando un enfoque basado en proceso y modelamiento vía diagramas de flujo funcionales de los departamentos pertenecientes al área en estudio, identificando los procesos que se llevan a cabo, el personal que los realiza, y las características de los documentos que se generan.

Determinación de requerimientos: Se procedió a determinar los requerimientos, con entrevistas a los encargados de cada departamento de la empresa, mediante

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una metodología de reuniones de revisión validadas por la organización, en base al modelo de gestión de la organización.

Selección de Software: La selección de la mejor alternativa tecnológica se llevó a cabo a través de un análisis validado por la dirección, evaluando las características funciones de cada software de gestión documental. Esta selección también se vio respaldada por un análisis económico, en base a cotizaciones obtenidas en etapa de licitación.

Sistema deseado: Se entregó la forma en la que el software seleccionado cumple con los requerimientos funciones determinados y la forma en la que estos apoyan el modelo de gestión documental.

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5 MARCO REFERNCIAL

5.1 MARCO CONCEPTUAL

La Gestión Documental consiste en el uso de tecnologías y procedimientos que permiten el acceso unificado a información generada en la organización, así como la gestión y administración de archivos que son todas aquellas operaciones administrativas y técnicas que están relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una organización.

Uno de los conceptos más importantes dentro de la gestión documental se refiere al ciclo vital del documento, el cual consiste en un conjunto de etapas o fases sucesivas por las que pasan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o integración a un archivo permanente, el Archivo de Gestión comprende la primera fase de toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficina productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados, la siguiente fase corresponde al llamado Archivo Central que es el que se encarga de agrupar los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general y por último se encuentra la fase de archivo histórico al cual se transfieren los documentos de archivo de conservación permanente que se encuentran ubicados en el archivo central. A todo este proceso integral de los documentos se denomina Archivo total.

Para efectos de la conceptualización de un sistema de Gestión Documental se tienen en cuenta diversos procesos que mantienen un orden secuencial como son: la producción documental, la cual comprende los aspectos de origen, creación, diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia, el siguiente proceso es la recepción de documentos que son todas aquellas operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica, luego se inicia el proceso de distribución de documentos que consiste en todas aquellas actividades que tienen a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, una vez realizadas estas etapas sigue la consulta de documentos la cual hace referencia al acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen y el estado en el que se encuentra.

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5.2 MARCO NORMATIVO

En Colombia la gestión de documentos se enmarca de acuerdos a las siguientes normas4:

15489-1. Gestión de documentos. Generalidades. Trata las responsabilidades que una organización debe establecer en un sistema de gestión documental a través de una serie de directrices y a su vez nos indica la importancia de aspectos como:

La organización debe responder del cumplimiento de las normas.

Los documentos hay que considerarlos como plena prueba.

El fin es optimizar el rendimiento de la organización.

Esta norma propone como metodología de diseño evaluar las siguientes etapas:

Etapa A: Investigación Preliminar.

Etapa B: Análisis De Las Actividades De La Organización.

Etapa C: Identificación De Requisitos.

Etapa D: Evaluación De Los Sistemas Existentes.

4 COLOMBIA.NORMATIVA INTERNACIONAL [En Línea]. informacionpublicapgr [Consultado el 01 de abril de 2017.] Disponible en: http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-internacional/GEStexto1(CS).pdf.

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ISO 15489-2. Gestión de documentos. Directrices. Explicación de la metodología de diseño.

Esta segunda parte es un informe técnico, que recoge una metodología de implantación de la gestión de documentos derivada de la metodología australiana (Australian Design and Implementation of Recordkeeping Systems DIRS)

Etapa E: Identificación De La Estrategias Para Cumplir Los Requisitos.

Etapa F: Diseño De Un Sistemas De Gestión.

Etapa G: Implementación Del Sistema.

Etapa H: Revisión Posterior A La Implementación.

Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

5.3 ACUERDOS

Acuerdo 07 de 19945. Reglamento General de Archivos.

Acuerdo 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría.

Acuerdo 11 de 1996. Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.

5 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Sistema Nacional de Archivo [En Línea] archivogeneral. [Consultado el 12 Abril de 2017.]Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos.

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Acuerdo 47 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación.

Acuerdo 48 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental".

Acuerdo 49 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo 50 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo 56 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta" del capítulo V, "ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.

Acuerdo 60 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 37 de 2002. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 39 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 42 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 200

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5.4 MARCO TEÓRICO Con relación al marco teórico se va a definir la Gestión Documental6, en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, su metodología, procesos, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Señalando la normatividad vigente y las orientaciones impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la Gestión Documental. Con relación al marco teórico se va a definir la Gestión Documental, en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, su metodología, procesos, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Definición de Archivo

El Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la Nación, el cual expresa que: "Archivo es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o Institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia"6. Definición Gestión Documental

El Archivo General de la Nación en la Ley 594 de 2000 define Gestión Documental como “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Por otro lado, la ISO (Organización Internacional para la Estandarización) define Gestión Documental como Disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo

6 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 4124(10, diciembre de 2004). Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Bogotá D.C.: El Ministerio, 2004. 6p.

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el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records.

Así mismo el Consejo Internacional de Archivos define Gestión Documental como “área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos”7.

En resumen, Gestión Documental significa planeación, control, dirección, organización, entrenamiento, organización, promoción y otras actividades de gerencia que involucran la creación documental, su mantenimiento, uso y disposición en orden de archivar adecuada y apropiadamente la documentación basándose en las políticas y reglamentación gubernamental.

Objetivos

Entre los objetivos que persigue la gestión documental, podemos citar los que el Archivo Central de la Nación8. Cumplir completamente la reglamentación del Archivo General de la Nación. Controlar la cantidad y la calidad de los documentos producidos en virtud de sus funciones, generando el diseño normalizado de los documentos. Controlar el uso y la circulación de los documentos Establecer y mantener mecanismos de control con respecto a la creación de documentos en orden de prevenir creaciones innecesarias Simplificar actividades, sistemas, y procesos de creación documental de su uso y mantenimiento. Preservar y disponer de la información en acuerdo con los estatutos gubernamentales.

7 PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información. p.2. [ENLINEA] ugr.es [Consultado el 22 mayo de 2017.] Disponible en internet: www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc. 8 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. p. 32.

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Controlar los documentos desde su inicial creación hasta su final disposición. Características

- Permite un tratamiento secuencial de los documentos de archivo a través de las distintas fases de su ciclo de vida: existencia de un programa. - Su prioridad se concentra en satisfacer las necesidades administrativas de la institución. - La gestión de los documentos históricos es consecuencia del tratamiento en sus fases previas. - Sitúa la evaluación documental y el calendario de conservación de los documentos en el corazón del sistema archivístico. - Los sistemas archivísticos tienden a concretarse en modelos nacionales. - Estamos en el umbral de una profunda transformación conceptual y metodológica, dada la aparición de la norma ISO 15489:2001. Programa de Gestión Documental Para el desarrollo e implementación de un sistema informatizado de gestión documental vale la pena analizar la posibilidad y conveniencia de efectuar un programa que dé la pauta de cómo debe ser una gestión eficaz de los documentos de la organización9. Un programa de gestión documental se puede definir según Llansó como “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

9 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE La NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, 2006. p 183.

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Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos: - Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. - Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para tal producción.

- Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad que a la vez preserven el documento. - Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de los documentos de archivo. - Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. - Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. - Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. - Encaminar los Archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos:

29

- Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. - Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. - Archivísticos: El concepto de archivo integral, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

5.4.1 Informatización de la gestión documental Valiéndose de las TIC’s y explotando la utilidad de las mismas, se desea proponer para Grupo Aldor una herramienta informática que permita gestionar la documentación producida, facilitando la consulta y acceso desde cualquier lugar de la organización. Por lo tanto, se deben de tener en cuenta, aspectos importantes al tomar en consideración la implementación de una herramienta de gestión de documentos a un entorno informático:

Una aplicación informática es aquella cuyo software informatiza el Sistema de Gestión de Documentos, es decir, automatiza todos los ámbitos de la gestión documental: el sistema de clasificación.

el sistema de descripción.

el control de autoridades.

la gestión de usuarios.

la transferencia y la eliminación.

la gestión y control de préstamos y consultas. la gestión del depósito.

30

La informatización de un archivo no es igual a la descripción del fondo (limitada con frecuencia a la descripción de los documentos ya transferidos).

Para informatizar un Sistema de Gestión Documental se requiere una planificación previa y trabajar en equipo con los profesionales implicados: informáticos, gestores, administrativos, abogados, etc.

En un Sistema de Gestión Documental Informatizado es ineludible intervenir en la gestión de documentos en las unidades administrativas para garantizar su control y correcto flujo en el resto de ámbitos del sistema documental. Hay que prever la utilización de herramientas de software y de plataformas informáticas compatibles entre las diferentes esferas de gestión de la tramitación administrativa.

Hay que garantizar el acceso remoto a la información en redes internas (intranets) y externas (Internet).

En el transcurso del análisis y desarrollo se considerarán y aplicarán cada uno de estos aspectos con el objetivo primordial de que el producto sea una herramienta que cumpla con el objetivo propuesto en un inicio.

5.5 NORMA ISO 15489:2001 La Norma ISO 15489-1 ha sido preparada por el Comité Técnico ISO/TC 46, Information and Documentation, Subcomittee SC 11, Archives/records management de la ISO (Organización Internacional de Normalización). Bajo el título general de “Información y Documentación – Gestión de documentos de archivo”, se compone de las siguientes partes10.

- Parte 1: Generalidades.

- Parte 2: Directrices (Informe técnico).

10 INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. Informe Técnico ISO/TR 15489. 1ª ed. Suiza: ISO, 2001. p. 4.

31

Es una norma que regula la gestión de documentos de archivo de las organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos.

Se recomienda la aplicación de todos los elementos expuestos para garantizar que se crean, incorporan y gestionan los documentos de archivo adecuados. En el Informe Técnico ISO/TR 15489-2 (Directrices) se describen los procedimientos que permiten desarrollar una gestión de documentos acorde con los principios y elementos expuestos en esta parte de la Norma ISO 1548911.

Otro de los aspectos importantes de la norma es su aplicación a la gestión de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos de archivo.

Ilustración 1. Diseño e implementación de sistemas de documentos.

Fuente: Archivo General de la Nación, Diseño e implementación de sistemas de documentos. 2008.

5.5.1 Procesos Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características12 comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones

11 Ibid., , p. 200. 12 Sistema Nacional de Archivo [En Línea] archivo general [ Consultado el 30 de marzo de 2017. ] Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1180. Consultado el 30 de marzo de 2017.

32

y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

Ilustración 2. Escalonamiento de procesos.

Fuente: Escalonamiento de procesos para el diseño de un sistema Gestion Documental Archivo general de la nación. 2016. La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y loa asuntos que estas tramitan. Características De Un Proceso

Para poder comprender más claramente los procesos en una empresa, es necesario que se observen y analicen las características de los procesos, las cuales ayudan a identificar las áreas problema dentro del proceso, suministran la información indispensable para tomar decisiones acerca del mejoramiento del mismo, y nos ayudan a establecer objetivos de mejoramiento y evaluación de resultados; estas características se describen a continuación: Flujos Son los métodos para transformar las entradas en salidas. Existen ciertas características que se deben tener en cuenta para la medición de los flujos, como son las acciones que se van a realizar, cuándo se van a realizar las acciones y quién las realizará. Efectividad Satisfacción de las expectativas de los clientes o usuarios. La calidad del proceso es medida específicamente con que las salidas cumplan los requerimientos de los clientes o usuarios, a su vez que cumplen con los requerimientos de las entradas de los clientes internos y las entradas de los proveedores cumplan con los requerimientos del proceso.

33

Eficiencia Utilización acertada de los recursos para generar las salidas. Sus características típicas son el tiempo del ciclo por cada unidad o transacción, los recursos por unidad de salida, el porcentaje del costo del valor agregado real del costo total del proceso, el costo de la mala calidad por unidad de salida y el tiempo de espera por unidad o transacción. Tiempo del ciclo El tiempo necesario para transformar las entradas en salidas, lo cual incluye no sólo el tiempo para realizar el trabajo, sino también el tiempo que se dedica a trasladar documentos, almacenar, revisar y repetir el trabajo cuando así se amerite. Costos. Los gastos correspondientes a la totalidad del proceso. Estos se pueden conseguir teniendo en cuenta aproximaciones de acuerdo con los gastos obtenidos en procesos similares.

5.5.2 Tablas de retencion documental

Se define como el listado de series13, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad. En este espacio se encuentran publicadas las TRD vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Entidad. Resolución 469 del 30 de septiembre del 2016 "Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental - TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado". Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada.

13 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Op cit., Disponible en internet: http://www.archivogeneral.gov.co/trd.

34

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental. Cuarta etapa: Aplicación. Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

5.5.3 Etapas Del Ciclo Vital Del Documento Archivo De Gestión

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del programa de gestión documental: Producción. Recepción. Distribución. Tramite. Organización. Consulta. Conservación. Disposición final de documentos.

Archivo Central

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del programa de gestión documental: Organización. Consulta. Conservación.

35

Disposición final de documentos.

Archivo Histórico

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del programa de gestión documental: Organización.

Consulta. Conservación. Disposición final de documentos.

36

6 DESARROLLO

6.1 SELECCIÓN DE ATERNATIVA TECNOLOGICA

6.1.1 Enfoque De Investigación

Para elaborar este trabajo se realizó un estudio analítico y de campo.

6.1.2 Recolección De Información

Se pueden considerar diversas formas y métodos en la aplicación de gestión documental de forma sistematizada en una organización, para definir dichas técnicas como investigación de hechos y en la recolección de información se realizaron entrevistas de hechos y la recolección de información, además de esto se llevaron a cabo visitas a diferentes compañías que ofrecen y desarrollan aplicaciones de Software de gestión documental.

Se realizaron visitas a empresas sobre el funcionamiento del software que ofrecían, posteriormente a ello se recibió la cotización sobre se especifica el licenciamiento, plataformas tecnológicas de desarrollo, BD, tipo de archivos de almacenamiento y cómo funciona el sistema.

Las empresas licitadas para la adquisición del software fueron SUPPLA S. e INNOVA SYSTEM S.A.S, donde se observó el manejo y administración de los documentos por medio de un Software de Gestión Documental Demo.

También se realizó la consulta de fuentes tales como; libros e internet.

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Abadia Quintero Janeth Patricia GESTION HUMANA X

Aguilar Acevedo Lorena Andrea CONTROL DE CALIDAD X X

Aljure Dorronsoro Leonardo GERENCIA GENERAL X

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Astaiza Muñoz Viviana COMPRAS X

Avila Tamayo Jefferson CONTABILIDAD Y COSTOS

X

Bastidas Caicedo Liliana GERENCIA OPERACIONES X X

X

Bastidas Stefani Victoria NEGOCIOS INTERNACIONALES

X

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Benavides Vanegas Luz Mary CONTABILIDAD Y COSTOS

X

Benitez Peña Alexander SISTEMAS DE GESTION

X

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Bernal Vargas Jheison I+D

X

Bolaños Bastidas Juan Carlos GERENCIA OPERACIONES

Campo Guerrero Alejandra MERCADEO X X

X

Cano Zapata Adriana GESTION HUMANA

X

Carmenza Tenorio MERCADEO

Carmona Diaz Alber Jhovanny MANTENIMIENTO

X

Castaño Gomez Mario Alexander I+D

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Castro Rojas Istvan Fabian GERENCIA OPERACIONES

Ceron Carvajal Edward COMPRAS

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X

Cortes Lugo Juli Andrea COMERCIAL

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Espinosa Davila Miguel MERCADEO

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X

Fernandez Romero Nathalia SISTEMAS DE GESTION

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Galvis Ramirez Jessica Andrea I+D

X

Fuente: Censo Consolidado Grupo Aldor. 2015.

Ilustración 3. Censo Consolidado A1.

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Gomez Didier COMPRAS

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Gonzalez Manzano Yuri Vanessa CONTABILIDAD Y COSTOS

X

Grajales Lopez Karen Lorena CONTABILIDAD Y COSTOS

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Grajales Zuluaga Tiana Caroly MERCADEO

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Gutierrez Toro Carlos Alberto COMPRAS

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Guzman Diana Ximena I+D X

Halaby Halaby Wady I+D X

Hernandez Rengifo Maria Juliana TECNOLOGIA X X

Herrera Velasco Alejandra GERENCIA OPERACIONES

Hurtado Olaya Jimmy IMPUESTOS X X X

Idrobo Toro Jose Cristobal SISTEMAS DE GESTION X X

Lee Rivera Jessica Walsh NUEVOS NEGOCIOS X X X X X

Leon Eussen Julian Armando LOGISTICA X

Londoño Florez Yudy Alejandra COMPRAS X X

Lopez Alvarez Harold MANTENIMIENTO X

Lopez Rueda Jairo Humberto GERENCIA OPERACIONES X X

Lora Villamil Maria Fernanda GESTION HUMANA X X X X X X

Lozano Rojas Ana Milena GERENCIA OPERACIONES

Marin Betancur Jose Javier I+D X

Martinez Cortes Alexandra DIRECCION ADMIN. FINANCIERA

X

Martinez Tagara Anegla Patricia SISTEMAS DE GESTION X

Mayac Melo Nancy Stella COMPRAS X

Miranda Gomez Johanna Andrea CONTROL DE CALIDAD X X X

Fuente: Censo Consolidado Grupo Aldor. 2015.

Ilustración 4. Censo consolidado A2.

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Montero Martinez Daniela CONTABILIDAD Y COSTOS X

Montoya Maria Alejandra NEGOCIOS INTERNACIONALES X X

Moreno Hincapie Santiago ZONA CENTRO ORIENTE X X

Moya Quintero Claudia Maria CONTROL DE CALIDAD X X

Muñoz Cardona Lorena GERENCIA OPERACIONES X

Muñoz Lopez German MANTENIMIENTO X X

Navia Layla NUEVOS NEGOCIOS X X X X

Ocampo Mona Luisa Fernanda GESTION HUMANA X

Ortiz Calderon Maricela DIRECCION ADMIN. FINANCIERA

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Ortiz Navarro Jessica Tatatiana GESTION HUMANA X X X x x x x

Palomes Royo Angel I+D X

Palomino Vidal Jenni Andrea MANTENIMIENTO X X X

Pelaez Naranjo Diego Fernando ALMACENES X

Perez Gaviria Lorena GESTION HUMANA X X

Pinto Rodriguez James GERENCIA OPERACIONES

Posada Mosquera Julio Cesar DIRECCION ADMIN. FINANCIERA

X X

Ramirez Urrego Deivy INGENIERIA DE PROYECTOS X X

Reeding Echeverry Nathan CONTROL INTERNO X X

Rincon Palomino Jazmin DIRECCION ADMIN. FINANCIERA

X X X

Rojas Garcia Luis Alberto I+D X

Rotavista Ruge Oswaldo MANTENIMIENTO X X

Salgado Jimenez Luz Adriana CONTROL DE CALIDAD X X

Fuente: Censo Consolidado Grupo Aldor. 2015.

Ilustración 5. Censo consolidado A3.

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sanchez Andres CONTABILIDAD Y COSTOS X X X X

Sanchez Leython Ingrid Liliana COMERCIAL X X

Sanchez Rojas Catherine I+D X X

Suarez Perez Cielo Andrea GESTION HUMANA X X X X

Tascon Quintero Diego Fernando SUMINISTROS X X

Ulloa Rodriguez Claudia Liliana GERENCIA CORPORATIVA X X X

Valderrama Pereira Jorge Eliecer I+D X

Valencia Sanchez Maria Camila DIRECCION ADMIN. FINANCIERA

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Velez Cruz Francisco Javier MERCADEO X

Villamarin Triviño Claudia TRADE MARKET X

Yarpaz Garzon Jorge Olmedo ALMACENES X

Zapata Ocampo John Alexander MANTENIMIENTO X

Fuente: Censo Consolidado Grupo Aldor. 2015.

Ilustración 6. Censo consolidado

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6.1.3 Proceso De Implementación De Los Servicios

Este numeral del documento tiene por objeto dar a conocer la forma como serán implementados procesos, para atender los requerimientos (alcance) de GRUPO ALDOR. En este sentido, a continuación, se describen las actividades requeridas en el CAD para dar solución a los requerimientos iniciales y las cuales habilitan las posibilidades futuras:

6.1.3.1 Fase 1. Consultoría En Estado Actual Del Archivo

Análisis, estudio y compilación de las condiciones actuales de servicio, que servirán de base para la ejecución de los procesos por parte de INNOVA SYSTEM.

La metodología para determinar factores y variables que directamente o indirectamente inciden en la debida conservación de la documentación e información, haciendo énfasis en la evaluación y control de las situaciones administrativas, las condiciones ambientales y las características de la documentación, abordando la problemática derivada de las carencias y la acumulación de alteraciones que afectan el debido flujo y que a lo mejor vulnere las normas archivísticas para este frente. Por ejemplo, factores como: - Características de la documentación.

- Almacenamiento según la norma. - Aspectos archivísticos. - Preservación documental. - Estado de conservación de la documentación. - Dimensionamiento.

42

Análisis Del Sistema Actual

Actualmente en Grupo Aldor no existe un sistema centralizado de documentos y tampoco políticas de archivo central ni gestión documental, muchos documentos no llegan a su destino y se presentan problemas en el proceso de entrega, así como los tiempos de respuesta en causación y pago de facturas.

Es necesario tener el registro de la documentación que ingresa y sale de la organización, sin embargo, cabe destacar que en este momento no existe documentación completa y actualizada de los procesos internos y externos que se llevan a cabo dentro del programa de gestión documental. Evaluación Tablas De Retención Documental De Grupo Aldor

En la visita realizada el día 12 de febrero de 2016 a las instalaciones de la empresa COMESTIBLES ALDOR S.A.S nos fueron suministradas las Tablas de Retención Documental para su evaluación encontrando algunas oportunidades de mejora que se describen a continuación, de igual forma se accedió al espacio de archivo para conocer sus condiciones encontrando algunos aspectos que se deben mejorar prontamente:

Evaluación Tablas de Retención Documental

El formato utilizado no es el aprobado por el Archivo General de la Nación. No se evidencia la relación serie-función como lo establece el Acuerdo 039 de 2002, Acuerdo 004 de 2013 y la Resolución 128 de 2010. No se evidencia el principio de procedencia. No se garantiza el principio de trazabilidad en la gestión. La denominación de las Series documentales no corresponde a los lineamientos del Acuerdo 039 de 2002. No se identificaron subseries documentales, solamente series sin una agrupación coherente.

43

Las TRD no tienen codificación ni de la oficina productora ni de las series documentales (Subseries no tiene). Los tiempos de retención documental y disposición final no hacen referencia al ciclo vital de los documentos. La valoración documental no es acorde a los principios archivísticos y no se evidencia la evaluación de los valores primarios y secundarios. La disposición final de los documentos no es apropiada, se debe revisar prontamente la valoración documental en este aspecto. El procedimiento no evidencia la valoración documental, ni la normatividad aplicada. Tampoco se determina procedimientos para la eliminación documental o el proceso de reprografía. No se evidenciaron los instrumentos asociados y requeridos para la aprobación de las TRD tales como; cuadro de codificación general, Listado de series y subseries y cuadros de clasificación documental. Es importante mencionar al mismo tiempo, que en algunas TRD se evidenció la disposición final Digitalización y destrucción del soporte físico. Este proceso de realizarse se debe hacer siguiendo unos parámetros procedimentales y metodológicos que garanticen la seguridad, autenticidad, fiabilidad, integridad y no repudio de los documentos (Ley 527 de 1999 y Ley 1437 de 2011) con el fin de garantizar el valor probatorio de los mismos, teniendo en cuenta que la sustitución de soporte solo es posible para aquellos documentos que no sean de valor histórico para la institución, de lo contrario se pondría en peligro el patrimonio documental de la misma. Es por tal razón, que la valoración documental se debe hacer de forma rigurosa y metódica con el fin de evitar pérdida indiscriminada de información o conservación innecesaria de documentos sin valor institucional o histórico.

Finalmente, frente a la evaluación de las Tablas de Retención Documental es importante mencionar que se evidenció un buen trabajo frente a la identificación de todos los tipos documentales lo cual ya es un importante avance para la empresa. Es claro que con los recursos que cuenta el área de gestión documental de COMESTIBLES ALDOR S.A.S. se hizo un buen trabajo como esquema de clasificación documental, sin embargo la empresa requiere de manera inmediata

44

elaborar sus Tablas de Retención Documental bajo los lineamientos normativos, los parámetros archivísticos y una rigurosa metodología que permita identificar correctamente las series, subseries y tipos documentales y en particular que permita realizar una valoración documental sistemática y metódica que garantice la preservación del patrimonio de la institución.

Evaluación del espacio de Archivo

En primera instancia es importante mencionar que no se realizó un diagnóstico, pues como tal este proceso es un servicio que tiene un costo. En la visita realizada a COMESTIBLES ALDOR S.A.S se revisó a groso modo las condiciones locativas y medioambientales del espacio de archivo encontrando como principal No conformidad la alta temperatura.

Conforme a lo dispuesto en los Acuerdos 048, 049 y 050 del 2000 del Archivo General de la Nación, las condiciones para conservación de documentos en soporte papel debe ser:

- Temperatura de 15 a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.

- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

La temperatura en el espacio de archivo supera en ocasiones los 37°C lo cual es un factor de deterioro documental y atento contra el bienestar laboral de los funcionarios del archivo. Es por tal razón que se recomienda tomar medidas prontamente para solucionar este aspecto con el fin de proteger el patrimonio documental de la empresa y velar por las buenas condiciones se seguridad y salud en el trabajo.

6.1.3.2 Fase 2. Toma De La Operación Por Parte De Innova System S.A. Para la toma de operación, SUPLA S.A. contempla iniciar en la sede establecida (áreas disponibles de GRUPO ALDOR).

- Control de calidad a los procesos (recepción de documentos, ubicación

topográfica, encarpetado, registros nuevos en DOCUNET, clasificación, unificación, consultas etc.).

45

- Responder los correos electrónicos de solicitudes de consulta.

- Conocer y ejecutar los procesos de calidad, utilizar los registros implementados en cada procedimiento, tanto de la Operación, como los de Calidad y mejoramiento.

- Rotulación de Unidades documentales. - Integración de documentos. - Ejecución de procesos Técnicos Archivísticos (clasificación, ordenación).

- Premisas Del Servicio en la Fase 2

Dadas las condiciones establecidas por parte de GRUPO ALDOR, el desarrollo de la operación se llevará a cabo en un 100% en sus instalaciones a nivel nacional. Teniendo en cuenta lo anterior, GRUPO ALDOR deberá facilitar y garantizar las condiciones mínimas requeridas para la ejecución de las actividades contempladas para este proyecto, como son:

- Áreas de trabajo adecuadas (ergonomía y seguridad).

- Líneas telefónicas. - Puestos de trabajo. - Puntos de red. - Iluminación. GRUPO ALDOR se encarga de suministrar los equipos de hardware requeridos con las respectivas licencias e impresoras.

Tecnología e Infraestructura

Dadas las condiciones establecidas, el desarrollo de la operación se llevará a cabo en un 100% en sus instalaciones a nivel nacional.

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Teniendo en cuenta lo anterior, se deberá facilitar y garantizar las condiciones mínimas requeridas para la ejecución de las actividades contempladas para este proyecto, como son:

- Áreas de trabajo adecuadas (ergonomía y seguridad).

- Líneas telefónicas. - Puestos de trabajo. - Puntos de red. - Iluminación. Condiciones Técnicas

Prerrequisitos Software Servidor de aplicaciones Web (Internet Information Server IIS o Apache). Base de Datos (Oracle, Oracle Express, SQL Server). - Documentación.

- Organigrama de la empresa. - Estructura Documental (Esquema de Estructuración de la Documentación). - Personal.

- Disponibilidad de un líder del proceso, responsable de coordinar las

actividades asociadas a la implementación del proyecto. - Disponibilidad del personal requerido para las actividades de capacitación tanto

para administradores como usuarios finales. Requerimientos Técnico Docunet

Hardware

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Servidor Procesador: Servidor basado en procesador Inter de 8 o más núcleos. Memoria RAM: 16 GB de RAM mínima. (El rendimiento aumenta con memoria adicional). Disco Duro: 1GB por cada 16.000 imágenes escaneadas en B/N, con una resolución de 250 dpi para el repositorio de archivos de Docunet (RAD).

Cliente Procesador: PC cliente basado en procesador Intel 5. Memoria RAM: 4GB de RAM mínima para PC cliente (El rendimiento aumenta con memoria adicional). Disco Duro: El espacio mínimo requerido por el sistema operativo y 500 MB adicionales de espacio disponible para instalación de Docunet. Scanner Para digitalización de documentos que soporten Driver Twain y el software imaging.

Impresora de Sticker Video SVGA 1024x768 o superior.

Software - Sistema operativo Equipos cliente.

- Microsoft Windows vista. - Microsoft Windows 7. - Internet explorer 9 o posterior. - Mozilla 4.x.

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Sistema Operativo Servidores De Bases De Datos

- Windows 2008 Server.

Base De Datos - Ms Sql Server 2008.

Docunet Web - Telnet como servidores web. - Internet information server (IIS) 7 o superior. - Apache 2.2.22 - PHP 5.4.8.

Es necesario, realizar la instalación de los aplicativos Oracle Client o SQL server Client en el equipo servidor donde se va a realizar el montaje de la consulta web. Equipo de Trabajo INNOVA SYSTEMS S.A.S. dispondrá del grupo de trabajo necesario de acuerdo a los alcances definidos y liderado por un Líder de proyecto. Por su parte ALDOR deberá disponer del siguiente personal para la correcta ejecución del proceso: Usuarios Finales Innova Systems S.A.S. dictara las capacitaciones en el número de horas definidos a un grupo de no más de diez (10) funcionarios que deberán asistir a todas sesiones y que posteriormente deberán desempeñarse como replicadores de la capacitación.

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Personal Técnico Inversiones ALDOR deberá definir dos funcionarios lideres quienes recibirán la capacitación Técnica y Funcional de Docunet y además participarán durante todo el proceso de implantación.

6.1.3.3 Arquitectura De Docunet Componente de interfaz de Usuario y Lógica de negocio

Esta capa esta implementada en cada uno de las maquinas cliente la cual incluye la interfaz de usuario y la lógica del negocio implementada en los módulos de Archivo, Tramite y Normas y Procedimientos.

Dentro de esta capa encontraremos los siguientes tipos de contenidos:

- Administración: Configuración de Aplicativo. - Archivo: Modulo para la gestión de Documentos Electrónicos, creación, consulta y préstamo de documentos. - Trámites: Para el manejo de ventanilla única y flujo de los documentos electrónicos al interior de la organización. - Normas y Procedimientos: Manejo del listado maestro de documentos del sistema de gestión de calidad. Componente de Seguridad y Auditoria

El componente de seguridad permite definir roles y permisos documentales y el componente de auditoria permite llevar la auditoria sobre los elementos del explorador Organizacional, Documental y de Producción de Carpetas y Documentos.

Interfaz con Servidor de Correo

El sistema cuenta una Interfaz para el envío y recepción de correo externo haciendo uso de los protocolos SMTP (para el envío de correo) y/o POP3, IMAP4 (para la recepción de correo).

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Persistencia de Datos

El modelo de persistencia de datos en este proyecto se compone de una referente a la Base de Datos encargada de soportar el almacenamiento de la data y su recuperación. El motor de base de datos utilizado fue MICROSOFT SQLSERVER 2008 R2. Persistencia de Archivos

La persistencia de archivos electrónicos se realiza en el sistema de directorios. Ilustración 7. Diagrama de conexión Docunet.

Fuente: INNOYA SYSTEM. (2016). Ilustración Diagrama de Conexión Docunet. [Figura].innova [consultado 15 de marzo de 2017] Disponible en internet www.innova.com.co/.

6.1.4 Etapas De Ejecución Del Servicio

Para garantizar el éxito en la ejecución, se deberá realizar la implementación de las siguientes fases de ejecución:

6.1.4.1 Etapa Uno: Análisis, Estudio Y Compilación De Las Condiciones Actuales Del Servicio

Comprenderá la ejecución de los siguientes procesos:

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Elaborar y desarrollar plan de empalme

Objetivo

Abrir espacios de comunicación entre INNOVA SYSTEM S.A. y GRUPO ALDOR, con el fin de conocer de manera formal y oportuna la situación actual de la operación, buscando así lograr una transición armoniosa y evitar traumatismos en la toma de la operación. El Plan de empalme debe cubrir todos los aspectos de la operación y debe llegar al detalle necesario para continuar operando adecuadamente; es decir, su finalidad es contar con información específica y actualizada para iniciar la operación. Alcance El empalme comienza una vez se defina en conjunto con GRUPO ALDOR y la agenda de trabajo. La intención para agilizar el proceso es tomar las actividades tal cual se ejecutan en la actualidad, esto con el fin de no perjudicar el servicio a los usuarios del proyecto.

El proceso de empalme se cierra a través de un acto formal en donde se presentará un balance de la operación y se generará un acta que se firmará por las partes (GRUPO ALDOR e INNOVA SYSTEM S.A.). - Proponer una agenda de trabajo para conocer los aspectos de la operación que deban ser conocidos por INNOVA SYSTEM S.A. - Elaborar y organizar documentos, informes, bases de datos, etc. que permitan conocer el estado de la operación. - Brindar orientaciones y recomendaciones pertinentes.

- Garantizar las condiciones logísticas para llevar a buen término el proceso de empalme. - Suministrar oportunamente la información requerida para la ejecución de los procesos, los cuales quedaran descritos en el Acuerdo de Nivel de Servicio - que se firmará una vez protocolizada la aceptación de la oferta de servicios.

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- Suministrar puestos de trabajo que cumplan como mínimo las exigencias en ergonomía y seguridad industrial requeridas por el Ministerio de la Protección Social.

- Suministrar oportunamente todos los insumos de papelería y oficina; así como las herramientas de software y hardware (cuando aplique) requeridos para óptima ejecución del servicio en las instalaciones de GRUPO ALDOR. - Proveer las salas de capacitación y video-beam para las charlas de sensibilización y capacitación respectivamente, correspondientes a las actividades del servicio.

- Proveer el acceso a los medios de comunicación interna para la divulgación, sensibilización, validación y aprobación durante el tiempo total de ejecución del proyecto. - GRUPO ALDOR será el responsable de las horas extras, o de la contratación de funcionarios adicionales, que se requieran para superar atrasos relacionados con: Carencia de insumos de papelería y oficina (si están a cargo de GRUPO ALDOR). Incremento en los volúmenes por crecimientos de los negocios propios de GRUPO ALDOR.

Hipótesis

Por medio del análisis y diseño de un sistema de gestión documental para Grupo Aldor SAS, se mejorará el flujo y gestión de documentos, los procesos y procedimientos corporativos y productivos. Variables

Variables Dependientes Documentos, Tipos de Documentos (información interna, cartas y solicitudes, formatos, requisiciones, Actas), medios de almacenamiento (Escaneos, Digitalización).

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Variables Independientes

Procesos (Producción de documentos, recepción de documentos, distribución de documentos, trámite de documentos, organización de documentos, consulta de documentos, conservación de documentos).

6.1.4.2 Etapa Dos: Toma Del Servicio Abarcará los siguientes procesos: Plan de Transición

Los factores claves que SUPPLA contemplará durante el proceso de transición son:

- Alineación de la cultura.

- Comunicación.

- Equipo de cambio.

- Compromisos de los involucrados.

- Estructura y diseño organizacional.

- Gestión de talento humano.

- Capacitación.

- Medición de los procesos. Dichos factores se enmarcan en un proceso de planeación, ejecución, retroalimentación y seguimiento. El proceso de transición será liderado por el director de negocio (Director Nacional de CAD´s), apalancado por un equipo interdisciplinario, conformado por los expertos y directivos de SUPPLA S.A., quienes garantizarán la ejecución de lo planificado, agilizando la toma de decisiones.

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INNOVA SYSTEMS determinará un plan de transición, de acuerdo con los resultados obtenidos en el plan de empalme y pondrá a disposición los recursos requeridos para garantizar el éxito y la normalidad operativa en el proceso de cambio. Como parte integral de la transición se definirán los siguientes planes: - Plan de gestión del cambio.

- Plan de comunicaciones.

- Plan de manejo de riesgos. Nota: INNOVA SYSTEMS SA garantiza su experiencia en procesos de transición en diversos sectores, como son tecnología, electrodomésticos y telecomunicaciones, petróleo e hidrocarburos, sector automotriz, alimentos y bebidas, industrial, farmacéutico, seguros.

Algunos de estos casos Jardín Plaza, Asocamaras, Cámara de Comercio de Cali, Coomeva, Huevos Santa Rita, Porvenir, Metro de Medellín, Emcali, CVC, Centro Médico Imbanaco, Black & Decker, Universidad de la Sabana, Siemens, Termovalle, Comfandi, Cámara de comercio de Pasto, Petro Colombia, Biomax, Cámara de Comercio de la Guajira, Cruz Roja, Cámara de Comercio de Tunja, Cámara de Comercio de Putumayo, entre otros.

El proceso de transición estará basado en la experiencia del equipo líder, que cobra mayor importancia en la medida en que asume el papel de gestor de los cambios que se han de producir en la operación.

Las premisas principales de dicho equipo son: - Equipo de seguimiento.

- Rediseño participativo.

- Sistema de comunicación.

- El tratamiento de la "Resistencia al cambio”.

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- El liderazgo de los equipos de trabajo. INNOVA SYSTEMS S.A. contempla para esta fase, manejar un cuadro de mando que facilite el seguimiento y la evaluación constante, donde incluye todas las actividades a realizar, objetivos, acciones, responsables y fechas de compromisos. Capacitación del personal INNOVA SYSTEMS S.A. realizará una capacitación al equipo de trabajo que abarcará temas corporativos de ambas compañías y sobre el producto de Gestión Documental en particular, adicionalmente se detallará los aspectos relevantes del proyecto como son los líderes, la estructura y funcionalidad organizacional, los procesos generales del proyecto, cobertura geográfica, canales de comunicación, entre otras. Dicha actividad se realizará con el equipo de implementación, el cual lo conforman representantes de varias áreas de la organización que participan de manera integral y de acuerdo con su especialidad para garantizar el cumplimiento y normal desarrollo de la operación tal como se muestra en el siguiente esquema:

Los temas tratados en esta primera semana de inducción son:

- GRUPO ALDOR y condiciones generales del servicio.

- Organigrama organizacional.

- Condiciones comerciales del servicio.

6.1.4.3 Etapa Tres: Optimización Y Mejoramiento Los Procesos Modelo de ejecución de nuestros programas de optimización y mejoramiento: Optimización de procesos

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Innova Systems SA14, como compañía experta en modelos de gestión de la información, ha desarrollado unas capacidades que nos facilitan el diseño e implementación en un muy corto periodo de tiempo.

Uno de los principales enfoques, es el desarrollo e innovación en las operaciones, para ofrecer a los clientes mejoras continuas y excelencia en sus procesos, es por esto que contamos con un área técnica independiente de la operación, que al estar liberada de las ocupaciones diarias, desarrolla con el cliente planes de mejora y valor agregado en busca de dos objetivos primarios: la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente por medio de mejora sustancial en los tiempos de respuesta. Esta área de ingeniería trabajará de forma activa y en conjunto con el equipo de GRUPO ALDOR, para lo cual proponemos una metodología, denominada “Generando valor y compartiendo los beneficios”.

Nuestra metodología parte del desarrollo de un plan estratégico general, el cual nos permite visualizar los objetivos de mejora esperados en un periodo de tiempo determinado; dichos objetivos esperados se definen como iniciativas estratégicas o factores claves de desarrollo, a los cuales se les asocia indicadores de desempeño con metas por periodo de medición. Con esta base iniciamos la definición de planes estructurados de acción sobre la operación.

6.1.5 Servicios Complementarios (Alcances Futuros De La Solución)

6.1.5.1 Futuros Desarrollos Se debe implementar llamado a Webservice de Epicor el cual permita validar si se ha creado la OP para la factura entrante. - Se requiere que al crear un proveedor nuevo en Epicor, se refleje en Docunet como un contacto, se requiere un webService para la creación de contactos.

14 ESTRATEGIA ANALIZAR Y OPTIMIZAR LOS PROCESOS. [En Línea]. http://www.formacionytecnologia.com/blog/estrategia-1-analizar-y-optimizar-todos-los-procesos-de-la-empresa/. Consultado el 30 de marzo de 2017.

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- Se requiere poder iniciar el WorkFlow desde la ventanilla, desde la ventana de registro de correspondencia debe poder seleccionar el procedimiento.

- Se solicita que no se pueda eliminar el archivo adjunto ni los anexos en el flujo de trabajo. Esto debería incluirlo por defecto Docunet como parte de la parametrización de seguridad. Tiempos de pago de las facturas de acuerdo con el proveedor. Aldor validara si se estandarizará los tiempos en general para el pago a proveedores de ser así sería necesario realizar el desarrollo. - Si se termina una asignación después de la fecha de vencimiento, se debe exigir una explicación por la terminación de dicha actividad fuera del tiempo establecido. - Se requiere quitar los trámites de respuesta de las asignaciones de WorkFlow al igual que las tareas terminadas de la bandeja de tareas. - Se solicita valorar que una vez se envié las asignaciones con copia a cuentas de correo externas a Docunet, el usuario reciba en el mensaje del correo un link de acceso que lleve a Docunet y de forma automática habrá la asignación para darle tramite solicitando para el ingreso la autenticación del usuario.

A continuación, se presentan a consideración del GRUPO ALDOR soluciones de negocios que podríamos llevar a cabo en el corto y mediano plazo, sí así lo considera pertinente: Soluciones de Negocio Para el área de Contabilidad Procesamiento de los documentos del área de Contabilidad en el que se realizan las siguientes actividades: Proceso de Comprobantes de Contabilidad

- Recibir Facturas de proveedor y Comprobantes manuales con relación impresa y electrónica. Los demás documentos recibidos como Tesorería de

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proveedores y empleados y otros documentos son entregados por los asistentes sin relación. - Puntear los documentos.

- Clasificar los documentos.

- Ordenar comprobantes.

- Archiva según requerimiento del cliente.

- Elabora reporte.

- Atención de consulta de documentos de contabilidad.

- Coordinar el empastado de los libros de contabilidad.

- Recibir y tramitar las consultas al archivo inactivo. Soluciones de Negocio Para el área de Recursos Humanos Si se requiere procesamiento de los documentos del área de Talento Humano en el que se realizan las siguientes actividades: - Recepción de Hojas de Vida de Nuevos Ingresos, a las cuales se les aplica un Check List, verificando que estén todos los documentos exigidos para el ingreso a la compañía, se entregará un informe con las inconsistencias presentadas y luego se procede a generar la Carpeta (hoja de Vida) y se archivan los documentos en un orden específico. - Recibir los documentos del proceso de Selección y verificar que se encuentren completos (entrevistas, pruebas, etc.). - Control Prestamos de las Hojas de vida. - Hacer seguimiento y recuperación de los documentos faltantes en la historia laboral. - Atención de consulta para la atención de Derechos de Petición, Tutelas, Requerimientos de ISS, Fondo de pensiones Obligatorias Privados, Eps. - Responsable de la custodia de todos los documentos generados en el Área como: Hojas de Vida Personal Directo, Hojas de Vida Personal Temporal, Hojas

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de vida Personal Prestación de Servicios, Nomina, Novedades de nómina Seguridad social Evaluaciones de desempeño, entre otros.

- Actualización de organigramas de la compañía. - Actualización y modificación de datos de los funcionarios.

- Garantizar la confidencialidad de la información.

- Recibir y tramitar las consultas al archivo inactivo.

- Verificación de los documentos de retiro de los funcionarios.

- antener actualizado el inventario de las historias laborales de GRUPO ALDOR.

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6.1.5.2 Modelo Económico

Integración de los diferentes módulos, cubriendo todas las áreas de la organización.

Software parametrizable a la necesidad del cliente.

Acompañamiento en las etapas de instalación, producción y soporte del mismo.

Capacitación técnica y funcional al personal técnico de Grupo Aldor.

Capacitación usuarios finales. Cubrimiento de servicio de soporte,

Actualización y mantenimiento durante un año (versiones del producto, solución de inconsistencia y soporte).

Posible integración con ERP- EPICOR.

Módulo ANALYTUCS herramienta de optimización de procesos.

Cobertura geográfica (opera en 4 ciudades principales).

Manejo (archivos electrónicos, elementos multimedia, pagina web, flujo de trabajo “WorkFlow”), almacenamiento de Data y archivos en servidores remotos.

Garantía eficaz de la correspondencia entrante y saliente.

Asesorías en la adecuación de las áreas, normas y políticas de gestión, conservación y disposición final de los documentos.

Vinculación personal – ventanilla de atención y recepción In-House.

Control del flujo de documentos. Ventanilla de atención y recepción

Software - Docunet Web. Radicación y distribución

documental. Gestión y trámite de

correspondencia. Ubicación de documentos hacia el

módulo de admón. de documentos.

Control y seguimiento de tareas y actividades diarias Marcación / Identificación documentos.

Sistema de mensajería propio con alertas escalables automáticas.

Control de recepción de la documentación (correspondencia externa e interna).

Integración correo corporativo. Reportes. Digitalización de Documentos. Lic. Suite 31 Equipos $22.320.000p.u* Lic. Consulta 20 Equipos $5.700.000 Soporte/Actualización $5.604.000p.a Implementación $2.660.000p.u * Instalación/Capacitaciones

Módulo ANALYTUCS herramienta de optimización de procesos.

Cobertura geográfica (opera en 4 ciudades principales).

Manejo (archivos electrónicos, elementos multimedia, pagina web, flujo de trabajo “WorkFlow”), almacenamiento de Data y archivos en servidores remotos.

Garantía eficaz de la correspondencia entrante y saliente.

Asesorías en la adecuación de las áreas, normas y políticas de gestión, conservación y disposición final de los documentos.

Vinculación personal – ventanilla de atención y Recepción In-House.

Herramienta para 100 usuarios $10'237.955p.m* Soporte Documental $2'137.890p.a*. Fase de Consultoría $90.000 ha* Hora Ingeniero para la implementación en la Fase de consultoría.

* p.u – Pago Único, * p.a – Pago Anual, *p.m – Pago Mensual, * ha – Hora Consultoría

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6.1.5.3 Contrato Las fechas del siguiente contrato hacen mención a la propuesta económica enviada en etapa de licitación en septiembre de 2015 y la firma del mismo en diciembre del mismo año. Figura 1. Contrato de licencia de uso no exclusivo

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Figura 1. (continuación)

63

Figura 1. (continuación)

64

Figura 1. (continuación)

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6.2 POLITICA NORMALIZADA Figura 2. Política Corporativa De Radicación Documental

DO-19-10

POLÍTICA CORPORATIVA DE RADICACIÓN DOCUMENTAL

Rige a partir de Julio - 21 - 2016 Versión No. 01 Página 1 de 2

1. OBJETIVO

Grupo Aldor reconoce la importancia del manejo y administración de la documentación generada por las compañías del Grupo y recibidas de los entes gubernamentales, clientes y proveedores para la continuidad del negocio; igualmente se compromete en brindar los lineamientos necesarios para asegurar la custodia, integridad. Trazabilidad, y conservación de la documentación de acuerdo a la normatividad y estándares del lugar donde se aplique el proceso.

1. ALCANCE

Aplica para todas las áreas y/o dependencias de las Empresas Comestibles Aldor S.A.S, Plásticos Especiales S.A.S, FRAL S.A.S. y a todas sus filiales, las cuales realicen actividades de radicar, recibir, administrar, archivar y trasmitir documentación relevante para la continuidad del negocio.

2. DEFINICIONES

Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una entidad pública, privada o a título personal. No todas generan trámites para las instituciones. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Unidad de correspondencia: La compañía Comestibles Aldor S.A.S dispone de una oficina única de correspondencia denominada “Ventanilla Única de Radicación” que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación, digitalización y distribución de sus comunicaciones físicas y/o electrónicas de tal manera que, estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental .

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POLÍTICA CORPORATIVA DE RADICACIÓN DOCUMENTAL

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Unidad de correspondencia: La compañía Comestibles Aldor S.A.S dispone de una oficina única de correspondencia denominada “Ventanilla Única de Radicación” que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación, digitalización y distribución de sus comunicaciones físicas y/o electrónicas de tal manera que, estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, control e integración a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.

1. DESARROLLO O CONTENIDO 1.1 POLITICAS

1.1.1 RESPONSABILIDADES

Cada Compañía y/o filial deberá definir un sitio físico (Ventanilla Única de

Radiación de Documentación), en el cual se dará recepción a toda la documentación o correspondencia de cada compañía, gestionando su radicación y distribución a las diferentes dependencia, y garantizando su trazabilidad en los diferentes procesos.

Cada compañía es responsable de establecer los controles y procedimientos necesarios para asegurar que todos los colaboradores cumplan con esta política.

Cada Compañía o Equipos funcionales de liderazgo deberán divulgar y comunicar esta política a las diferentes áreas o dependencias de las compañías.

Cada Compañía o Equipos Funcionales de Liderazgo deberán establecer los medios para que los proveedores conozcan la política Corporativa de Radicación de Documental.

Cada compañía deberá establecer un horario de atención en la Ventanilla Única para la radicación de la documentación, teniendo en cuenta que solo se dará recibo de documentación o correspondencia Jurídica, y Gubernamental de Lunes a Viernes en el horario que se establezca.

Cada compañía deberá definir los niveles de importancia, riesgo y confidencialidad de los documentos que requieran su radicación.

La Jefatura administrativa de la Ventanilla Única de Radicación deberá establecer los procedimientos y manuales asociados a los procesos y a la normatividad legal vigente del lugar donde se encuentre, brindando las

herramientas necesarias para realizar la gestión correspondiente.

4. DESARROLLO O CONTENIDO 4.1 POLITICAS

4.1.1 RESPONSABILIDADES

Cada Compañía y/o filial deberá definir un sitio físico (Ventanilla Única de Radiación de

Documentación), en el cual se dará recepción a toda la documentación o correspondencia de cada compañía, gestionando su radicación y distribución a las diferentes dependencia, y garantizando su trazabilidad en los diferentes procesos.

Cada compañía es responsable de establecer los controles y procedimientos necesarios para asegurar que todos los colaboradores cumplan con esta política.

Cada Compañía o Equipos funcionales de liderazgo deberán divulgar y comunicar esta política a las diferentes áreas o dependencias de las compañías.

Cada Compañía o Equipos Funcionales de Liderazgo deberán establecer los medios para que los proveedores conozcan la política Corporativa de Radicación de Documental.

Cada compañía deberá establecer un horario de atención en la Ventanilla Única para la radicación de la documentación, teniendo en cuenta que solo se dará recibo de documentación o correspondencia Jurídica, y Gubernamental de Lunes a Viernes en el horario que se establezca.

Cada compañía deberá definir los niveles de importancia, riesgo y confidencialidad de los documentos que requieran su radicación.

La Jefatura administrativa de la Ventanilla Única de Radicación deberá establecer los procedimientos y manuales asociados a los procesos y a la normatividad legal vigente del lugar donde se encuentre, brindando las herramientas necesarias para realizar la gestión correspondiente.

*** Política Normalizada ubicado en el Manual de Calidad y Referenciada en el listado maestro de documentos de Grupo Aldor.

Figura 2.(continuación)

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6.1 PROCEDIMIENTOS

Figura 3.Procedimiento Administración Archivo Central

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Procedimiento Administración Archivo Central

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1. OBJETIVO Establecer las responsabilidades, actividades y parámetros que deben ser tenidas en cuenta para la administración, control, uso, préstamo y conservación de la documentación que se almacena en el Archivo Central del Grupo Aldor

2. ALCANCE Este procedimiento aplica para toda la documentación e información que es almacenada en el archivo central por los diferentes procesos del Grupo Aldor (Comestibles Aldor S.A.S, Plasticel S.A.S). 3. RESPONSABILIDADES 3.1. COORDINADOR DE ARCHIVO CENTRAL

Velar por el cumplimiento de las disposiciones especificadas en el presente procedimiento. Administrar el archivo central de tal forma que se garantice la protección de la documentación.

3.2. ENTE RECTOR Y/O COMITÉ DE ARCHIVO

Acuerdo 7 de 1994 en su artículo 19 dice que un grupo asesor de la alta dirección que deben conformar el comité de Archivo o Ente Rector legalizado mediante el acto administrativo, se responsabilizara de evaluar, validar y aprobar los procesos y políticas que garanticen el cumplimiento de la normatividad vigente entre estas las tablas de Valoración y Retención Documental TVD y TRD del grupo Aldor, recomendando pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización

coordinada de los documentos que produce la empresa.

3.3. DIRECTOR Y/O LÍDER DE SISTEMAS DE GESTION

El área de Sistemas de Gestion debe controlar y notificar al área del Archivo Central la actualización y/o modificaciones que se le hagan al listado maestro de registros de documentos.

Organizacional (NORMALIZADAS) cada vez que se realicen cambios dentro de las compañías grupo Aldor.

3.4. DIRECTOR Y/O TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

El Área de Tic debe garantizar los Backup que se le hagan al Archivo Central de la toda la información que se digitalice dentro de la compañía Grupo Aldor.

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Procedimiento Administración Archivo Central

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3.5. AUXILIAR DE ARCHIVO Cumplir las políticas dispuestas en cuanto a entrega, préstamo y devolución de la información,

así como también el control de acceso al archivo. Notificar cualquier anomalía identificada en el manejo de la documentación almacenada en el

archivo. Revisión, Organización digitalización de la documentación entregada al Archivo Central del

Grupo Aldor. Toma de inventario periódico de documentos existentes en el Archivo Central del Grupo Aldor. Digitalización de los documentos en el sistema.

3.6. USUARIOS DEL ARCHIVO CENTRAL

Dar estricto cumplimiento a las políticas especificadas en cuanto a entrega, préstamo, devolución y uso de la documentación.

4. DEFINICIONES

Almacenamiento de Documentos: Ubicación de los documentos en un lugar apropiado, que permita su conservación y recuperación con el fin de ser consultados posteriormente. Archivo: Se utiliza generalmente para designar aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos que guarda ordenadamente la información registrada, producida y recibida por la entidad en el desarrollo de sus actividades. Archivo de Gestion: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.]Código: Signo alfanumérico asignado a las series, subseries, formatos, guías y procedimientos para identificar y clasificar los documentos. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Ciclo de Vida del Documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Comité de Archivó: Es un grupo asesor de alta dirección, responsables de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. (Decreto 1080 de 2015).

Figura 3.(continuación)

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Procedimiento Administración Archivo Central

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Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a una compañía a título personal, citando o no el cargo de los colaboradores. Clasificación: Preparación e identificación sistemática de las actividades, documentos en categorías de acuerdo con convenciones, métodos y reglas de procedimientos estructuradas lógicamente, presentadas en un sistema de clasificación. Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casetes, cinta entre otros en una que solo puede leerse o interpretarse por computador. Disposición final de Documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa de los documentos, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental TRD o en las tablas de valoración documental TVD. Documento: Toda información (datos que poseen significado) y su medio de soporte el cual puede ser papel u otro tipo de material, fotografía, videos o una combinación de estos. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Destrucción: Proceso de eliminación o borrado de documentos de manera de que no haya reconstrucción posible. Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde inicio su hasta la resolución definitiva. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja Fondo Documental: Es la totalidad de documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades. Guía: Documento que detalla una(s) actividad(es) inherente a un proceso o procedimiento, que por su grado de complejidad y facilidad de comprensión requiere aclararse. Induce Electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asunto de un fondo documental. Legajo: conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Organización: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Preservación: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Figura 3.(continuación)

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Procedimiento Administración Archivo Central

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Registro: Documento que represente resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Serie: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados en un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos. Tablas de Retención Documental TRD: Son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tablas de Valoración Documental TVD: Es un listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Tiempo de Retención: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las áreas y se evidencian EN NUMERO DE AÑOS. Tipo Documental: Documentos cuyo contenido y estructura revelan una actividad o acción, posibilitando su clasificación e inventario Ej.: Actas Facturas, Informes, Formatos. Transferencia: Cambio de custodia, propiedad o responsabilidad con relación a los registros (movimiento) Traslado de registros de un lugar a otro. Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras una caja, una carpeta, un libro o un tomo o manual. Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

5. DESARROLLO O CONTENIDO

5.1. DOCUMENTOS LEGALES DE REFERENCIA

Ley 594 de 2000, Art. 24. Ley General de Archivos.

6. DESARROLLO O CONTENIDO

6.1. DOCUMENTOS LEGALES DE REFERENCIA

Ley 594 de 2000, Art. 24. Ley General de Archivos. Tablas de Valoración y Retención documentales, Mini-Manual No. 4 (versión actualizada).

Archivo General de la Nación, publicada originalmente en 2001.

Figura 3.(continuación)

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Procedimiento Administración Archivo Central

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Acuerdo 039 de 2002. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración y Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000”.

Acuerdo 042 del 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

Decreto 2609 de 2012 con el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58, 59 de la ley 1437 del 2011 “Por el cual se autoriza la utilización de medios electrónicos”.

Resolución 8934, Por la cual se establecen las directrices en materia de Gestión Documental y organización de Archivos que deben cumplir los vigilados por la Súper Intendencia de Industria y Comercio.

Acuerdo 002 de 2014, por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

6.2. NORMAS GENERALES ARCHIVO GRUPO ALDOR

“Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución”. Decreto 2609 de 2014 Art.5 Principios del proceso de Gestión Documental.

Cuando cualquiera de los responsables de los diferentes procesos que hacen parte del Grupo ALDOR, identifiquen la necesidad de trasladar su archivo y documentación al archivo central.

6.3. CORRESPONDENCIA:

El área de correspondencia está definida como la encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones.

La distribución únicamente la realizará Correspondencia (ventanilla Única) no se debe utilizar cualquier otro medio para entregar la correspondencia.

6.4. FOLIOS

Toda la documentación (Facturas, Formatos, Actas, Notas contables, comprobantes de egreso y demás documentos) que sean transferidos al Archivo Central y que integran las unidades documentales en los archivos de gestión estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su orden, consulta y control en el Archivo Central.

Figura 3.(continuación)

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6.5. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

La entrega de información solo se realizará a los Colaboradores que se encuentren relacionados en el formato que entrega cada Líder de proceso.

Ver F-05-16-1 Formato de autorización préstamos de documentos registro que también se hará digitalmente según el programa que arroje el sistema esto con el fin de evitar riesgos como Los documentos deben ser solicitados con dos (2) días de anticipación. En los casos en que los documentos requeridos sean de carácter urgente, la solicitud debe estar soportada con un documento firmado.

Una vez retirada la información en cualquier soporte, no deberá superar los tres (3) días hábiles fuera de su lugar de estable permanencia (Archivo). En caso de extender la fecha de entrega, se debe entregar permiso especial sustentado la pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central, e históricos, alteración o manipulación de los documentos a causa de extravió deliberado para favorecimiento de terceros, ingreso a los archivos de personal ajeno a la dependencia.

No se permite el préstamo de documentación entre empleados y si le ocurriere cualquier in suceso al documento (destrucción, mutilación, mancha, pérdida, filtración, manejo de información confidencial en beneficio propio o terceros en detrimento de la Compañía) el titular que aparece en el formato de retiro, asumirá las responsabilidades a que haya lugar, las cuales serán canalizadas a través del proceso Gestión Humana.

Ningún empleado podrá solicitar información alguna, distinta a su respectivo Departamento, pues cada área es universalmente autónoma. Con excepción de las siguientes áreas: (Control Interno, contabilidad, Tesorería e Impuestos) por motivos de seguimientos y auditorías internas y externas.

La entrega de los documentos facilitados no se realizará a través de mensajeros, ni terceras personas, solo y exclusivamente al personal autorizado.

Cada vez que cualquiera de los Colaboradores autorizados, identifique la necesidad de retirar documentación del archivo central ya sea físico o sistemáticamente, el Auxiliar de archivo debe hacer el correspondiente registro en el formato F-05-16-2 Relación de documentos prestados.

Ningún documento debe ser retirado por fuera de la Compañía por los colaboradores del grupo Aldor; a excepción de áreas que por motivos jurídicos lo requiera, para este requerimiento se debe notificar al archivo con dos días de anticipación enviando una autorización del jefe inmediato ya sea por medio electrónico o físico.

6.6. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTO Las transferencias documentales primarias se realizarán anualmente de acuerdo a lo siguiente:

Las áreas tendrán en cuenta la fecha en que debe realizar sus transferencias primarias documentales al Archivo Central, según cronograma anual establecido por el coordinador de Archivo Central.

Figura 3.(continuación)

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Las áreas deben preparar las transferencias primarias documentales (documentos administrativos), teniendo en cuenta lo establecido en los Formatos: Tabla de Valoración Documental TVD (T-05-16-1) y Tabla de Retención Documental TRD (T-05-16-2) vigentes correspondientes a su área.

La transferencia primaria hacia el archivo central, se realizará por el personal de cada área. Hacer la selección de los documentos de las series y subseries documentales a transferir,

basarse en las tablas de Retención y Valoración documental TRD Y TVD que en su momento diligenciaron con base a esta, se guíen para la

marcación y organización de las series y subseries documentales a transferir al área de Archivo Central Grupo Aldor.

Reemplazar el gancho metálico legajador por el gancho legajador plástico, retirar ganchos de grapadora, clips, cauchos y todo material que pueda dañar o deteriorar el documento, esto lo exige la normatividad vigente del Archivo General de la Nación.

Los documentos deben estar almacenados en carpetas amarillas tamaño oficio debidamente perforada con su gancho legajador plástico y rotulada (Formato Rotulo para Carpeta) con letra legible, identificado con el nombre de la empresa, área, tipo de documento, fecha de expedición y cantidad de folios, las carpetas deben estar en perfectas condiciones, (sin orejas, nada de hojas rasgadas, ni papel fax- este solo en fotocopia- y a su vez (carpetas nuevas, no contaminadas) .

Todas los documentos que se manejan como legalizaciones de anticipos, gastos de viajes que tienen anexos o soportes como facturas y otros soportes originales pequeños que soportan el pago deben organizarlos uno a uno y pegarlos en hojas tamaño carta.

Las carpetas deben ir organizadas de manera ascendente si utilizan consecutivos, si es alfabéticamente, Y si es cronológico de Enero- Diciembre y si es consecutivo del 1- 200 folios (hojas).

En cada unidad de conservación (carpeta) deben haber máximo 200 a 250 folios (Hojas), si se requiere más de una unidad de conservación la segunda debe ser la continuación de la primera, es decir si se tienen 215 Hojas (folios) se pueden dejar en una sola carpeta, si son 400 hojas (folios) se dividen en dos carpetas de la siguiente manera: carpeta 1 del 1 al 200, carpeta 2 del 201 al 400.

En cada carpeta o expediente anexar un listado detallado de la documentación ya sea por consecutivo o alfabético que se entrega para ser almacenada en el archivo central del Grupo Aldor, relacionando los faltantes o novedades asociados a la misma.

Debe relacionar los documentos tal como lo hayan marcado en el Formato asignado para rotular las carpetas.

No podrán haber carpetas llamadas varios, ni Grupo Aldor, cada empresa maneja su documentación por separado.

Las carpetas amarillas deben ir dentro de un folder celoguía vertical. Los documentos se guardan en Caja de Archivo inactivo No.4 (Ref. 31550689) la cual debe ser

previamente solicitada al área de compras para su correspondiente cargue.

Figura 3.(continuación)

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Los colaboradores del grupo Aldor deben notificar con tres (3) días de anticipación al coordinador del archivo central, la cantidad de documentación que se necesita (transferir) al Archivo Central y la correspondiente aprobación mediante sistema electrónico interno por parte del Jefe inmediato para esta disposición.

En los Archivos de Gestión NO deberán tener documentos almacenados en AZ ya que por disposición legal están obsoletas. “Acuerdo AGN 002 de 2014, artículo 27, parágrafo”

El área de Logística es la directa responsable de organizar, archivar y controlar todas y cada una de las facturas que se generen en cumplimiento de sus procesos.

Para las áreas que manejan documentos en consecutivos como por EJ. (contabilidad, tesorería, facturación, cartera) y demás, deben de entregarlos completos, carpetas con documentos faltantes no se recibirán, hasta que hayan completado el consecutivo.

Los Archivos de Gestión (oficinas) aplicarán las directrices e instrucciones de carácter técnico que se elaboran desde el Archivo Central, quien en todo momento podrá observar su cumplimiento.

Anexar un listado detallado de la documentación que se entrega para ser almacenada en el archivo central, relacionando los faltantes o novedades asociadas a la misma debidamente.

Todo lo anterior debe realizarse en condiciones de limpieza y orden que garanticen el adecuado funcionamiento del archivo central.

El acceso y la permanencia del personal no idóneo dentro del archivo estará terminantemente PROHIBIDA.

6.7. TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL Con la Tabla de Retención y Valoración Documental (TRD-TVD) se normalizan los procedimientos en cuanto al manejo y disposición de los documentos generados en cada una de las oficinas y áreas del Grupo Aldor teniendo en cuenta los tiempos de vigencia y/o disposición final de los documentos y las acciones para la transferencia documental al Archivo Central e Histórico. (Ver Instructivo para Elaboración de las Tablas de Valoración (TRD) y Retención (TVD) de Archivo de Gestión P-05-16-1). 6.7.1 REGISTROS ASOCIADOS

F-05-16-1 Autorización de préstamo de documentos F-05-16-2 Relación de documentos prestados T-05-16-1 Tabla de Valoración Documental. T-05-16-2 Tabla de Retención Documental I-05-06-1 Instructivo para elaboración de las Tablas de valoración (TVD) y Retención (TRD) documental de Archivo de Gestion.

*** Procedimiento Normalizado ubicado en el Manual de Calidad y Referenciado en el listado maestro de documentos de Grupo Aldor.

Figura 3.(continuación)

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Figura 4. Procedimiento De Radicación De Documentación Y Asignación De Tramite

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Procedimiento de radicación de documentación y asignación de tramite

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1. OBEJTIVO Dar a conocer los pasos y controles necesarios para la radicación y realización de las tareas asignadas y que corresponden a los procesos de radicación de documentación, creación de Requisitos, Orden de Compra, Entrada de Almacen, Contabilización de CxP, Pagos y el proceso de archivo; y que están relacionados con la correspondencia interna y externa, garantizando y trazabilidad y conservación.

2. ALCANCE

Aplica para todas las áreas y/o dependencias de las Empresas Comestibles Aldor S.A.S, Plásticos Especiales S.A.S, FRAL S.A.S y a todas las entidades o personas naturales que inicien un proceso de radicación de documentos.

3. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de todas las ateas de las compañías involucradas en el proceso de radicación de documentación, estar al tanto de las notificaciones de las tareas asignadas y dar por cumplidas dichas tareas, garantizando el flujo del proceso, la integridad de toda la información requerida, de acuerdo a los parámetros o lineamientos establecidos en este manual de procedimientos.

4. DEFINICIONES

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, películas, microfilm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador. Bandeja de Entrada: La bandeja de entrada, es el lugar o carpeta donde se almacenan lose-mails que se han recibido de una o más cuentas de correo electrónico. Registro: almacenar datos o información sobre el estado, procesos o uso de la computadora. Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una entidad pública, privada o a título personal. No todas generan trámites para las instituciones. Tramite: Paso que, junto con otros, debe realizarse de forma sucesiva para solucionar un asunto que requiere un proceso. Folio: Hoja de libro o impreso, en especial cuando está numerada Anexo: Aquello que es anexo se encuentra añadido o está vinculado a algo o alguien. Sticker de Radicación: El sticker de radicación se coloca aproximadamente a cuatro centímetros del borde superior de la hoja, conservando el margen lateral izquierdo, esto es para tener un seguimiento de la hora y fecha en la que se recibe la correspondencia.

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Procedimiento de radicación de documentación y asignación de tramite

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Unidad de correspondencia: La compañía Comestibles Aldor S.A.S dispone de una oficina única de correspondencia denominada “Ventanilla Única de Radicación” que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación, digitalización y distribución de sus comunicaciones físicas y/o electrónicas de tal manera que, estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, control e integración a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos. La ventanilla única de radicación contara con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones oficiales, Mediante servicios de mensajería interna y externa, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rige la administración pública. Workflow: identifica los varios procesos de actividades, reglas de procedimiento y datos de control asociados, usados para dirigir el flujo de trabajo durante el proceso representado. Botones de Comando de envió de trámite

Figura 4.(continuación)

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Procedimiento de radicación de documentación y asignación de tramite

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5. DESARROLLO

5.1 RECEPCION Y RADICACION DE FACTURAS

Mediante este proceso usted podrá radicar en el sistema, la documentación correspondiente a las facturas que tenga orden de compra aprobada y que cumpla con los requisitos necesarios para ser radicada.

5.1.1 Selección de Registro

Una vez validada la información requerida, debe dar clic en el campo registrar y escoger la opción tramite, (esta opción solamente es para realizar el procedimiento de asignación de tareas – workflow).

Figura 4.(continuación)

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Procedimiento de radicación de documentación y asignación de tramite

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Al dar clic en campo trámite visualizara la siguiente ventana en la cual usted deberá escoger el botón trámite, visualizándose el listado de selección de los diferentes procesos o workflow a seleccionar; deberá seleccionar el workflow correspondiente:

5.1.2 Registro de la información

Una vez se escoja el trámite se habilitaran los siguientes campos donde se podrá ingresar información de la documentación.

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Procedimiento de radicación de documentación y asignación de tramite

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.

Compañía: Aldor, Plasticel Código OP: en este campo se deberá buscar la OP y traerá información y descripción de líneas de la orden de compra, para ver las líneas dar clic en el siguiente icono. Contacto; en este campo le traerá el nombre de la empresa o remite Para: este campo le traerá un usuario automático, pero se puede escoger otra persona dando clic en para y traerá usuarios que corresponda al trámite seleccionado. Asunto: información del trámite seleccionado Folio: ingresar el número de hojas que recibe. Factura: ingresara el número de la factura que se recibe. Valor: ingresara el valor total de la factura. Fecha de emisión: de la factura. Vencimiento: días de corte de factura. Fecha: es el vencimiento de la factura, este campo es automático. Grabar. Después de grabado el documento, se deberá generar el sticker de radicación (¡), el cual deberá colocar en el documento original que se quedará en la compañía e igualmente en la copia de la factura que se lleva el funcionario quien realiza la radicación del documento, siendo este soporte de radicación en la ventanilla única, para el proveedor o la persona quien radica.

Figura 4.(continuación)

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Procedimiento de radicación de documentación y asignación de tramite

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Al momento de generar el sticker deberá dar clic en el botón relacionar, donde encontrará una lista desplegable con las siguientes opciones:

Windows: es traer un documento que previamente se ha escaneado y se ha guardado en el equipo. Docunet: Traerá un documento de las carpetas creadas en el sistema docunet. Digitalizar: Documento que se escanea. Plantilla: Hacer un archivo en Excel y traerlo por ese medio. A continuación se describe la funcionalidad de lista desplegable: Si escoge la opción digitalizar deberá escanear el documento, una vez se termine el proceso de digitalización saldrá un enunciado (desea configurar el escáner) al cual deberá escoger NO.

En la siguiente imagen se muestra el paso a seguir después de escoger la opción de digitalizar, donde debe guardar para que el documento quede adjunto en el correo que se va a enviar al destinatario.

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5.1.3 Consulta de correos de

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Procedimiento de radicación de documentación y asignación de tramite

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Si escoge la opción Windows puede adjuntar un archivo guardado en el disco del equipo para esto se selecciona la carpeta que lo contenga, se selecciona el archivo y selecciona abrir. En el paso siguiente dar opción guardar en Docunet. Si se escoge la opción Docunet el programa abrirá una ventana donde se encuentra el documento buscado, una vez se seleccione el archivo deberá guardar en el Software Docunet. Si se escoge la opción Plantilla el programa abrirá una ventana del equipo donde deberá buscar la carpeta que lo contenga, se selecciona el archivo y dará la opción abrir. En el paso siguiente dar opción guardar en Docunet. Una vez el documento este adjunto (1) debe proceder a dar clic en el botón grabar (2) y posteriormente evitar al destinatario (3), como se muestra la imagen:

Figura 4.(continuación)

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Permite la consulta rápida de correos que se han enviado, ya sea por trámite o correspondencia. A continuación se describe el paso a paso para realizar una consulta: Buzón de personal Elementos Enviados Búsqueda general

5.1.4 Eliminar corros de workflow y/o correspondencia Ubíquese sobre el correo a eliminar y dar clic en el cuadro izquierdo seleccionado la opción Eliminar del menú contextual. A continuación se describe el paso a paso para eliminar un correo. Buzón de personal Elementos Enviados Dar clic cuadro izquierdo del correo que desea eliminar Seleccione la opción eliminar

5.2 Realizar la Tarea Asignada

En este proceso los usuarios a los cuales se les asignen tareas podrán encontrar el paso a paso que les permite visualizar, tramitar, adjuntar, guardar, y dar terminadas todas sus tareas asignadas. 5.2.1 Ingreso al sistema Ingrese a la carpeta de docunet del correo corporativo, y despliegue las tareas a realizar, haga clic sobre una de las tareas y encontrara un link de docunet que lo llevara al inicio del programa. Debe ingresar su usuario y contraseña para iniciar con el proceso.

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5.2.2 Ingreso al buzón personal – Bandeja de entrada Esta ventana permite visualizar los correos que le han enviado el funcionario de la ventanilla única de radicación, y que corresponde en su mayoría a las tareas a realizar; para ingresar debe desplegar el buzón personal, hacer clic sobre la bandeja de entrada, para que se muestren o visualice los correos recibidos, para visualizar el contenido del mensaje debe dar doble clic sobre él.

NOTA. Al abrir los mensajes enviados y no realizar el trámite, el mensaje pasara hacer parte de las tareas, visualizándose como parte de las tareas pendientes por realizar.

Figura 4.(continuación)

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Una vez se realce el paso de dar doble clic al mensaje, se mostrara una ventana con los datos básicos que la ventanilla única de radicación ha registrado, se debe dar clic en el campo mirar para ver la documentación adjunta.

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Validada documentación y realizado el proceso en el sistema de información de la compañía, se debe crear una anotación al documento que permita dar referencia de las actividades realizada de acuerdo al procedimiento del área establecido. Si desea escribir información en el documento adjunto como la: EA, Causación, CE, etc. Debe de dar clic en Crear anotación y grabar para guardar la información. Si el documento adjunto NO requiere registro de Anotación y solo es para observar, se debe dar clic en la x para cerrar el documento.

Figura 4.(continuación)

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5.2.4 Cierre y envió del trámite o tarea

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Para finalizar el trámite de la tarea y enviarlo al proceso siguiente debe dar clic en campo tramite.

En la cual deberá dar clic al icono Enviar Tramite; una vez que se dé clic en la opción enviar tramite, se mostrara una ventana para definir el siguiente proceso y su destinatario o persona.

Figura 4.(continuación)

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Si el siguiente paso o proceso requiere de toma de una decisión, deberá escoger el trámite y el destinatario al cual necesita o debe ser enviada la tarea de lo contrario el sistema por defecto (By Default) define el destinatario y deberá seleccionar el trámite.

Para seleccionar el destinatario deberá dar clic en el botón para y este desplegara todos los destino asociados al trámite seleccionado.

Figura 4.(continuación)

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Un vez se escoja el tramite o persona para enviar su tarea y requiera adjuntar documentos, debe dar clic en el campo Anexos como se muestra en la imagen.

Al dar clic en anexos se mostrara una imagen donde puede escoger Adjuntar, Digitalizar, Docunet.

Figura 4.(continuación)

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Para finalizar la tarea deberá dar clic en grabar y enviar.

*** Procedimiento Normalizado ubicado en el Manual de Calidad y Referenciado en el listado maestro de documentos de Grupo Aldor.

Figura 4.(continuación)

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6.3 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL GRUPO ALDOR

6.3.1 Implementación Del Sistema De Gestión Documental Dentro De La Organización

Para llevar a cabo la implementación del análisis y diseño de un sistema de gestión documental, se debe de ejecutar un plan, idea, modelo científico o aplicación.

El sistema de gestión documental es diseñado con el propósito de gestión los documentos dentro de la organización, así como la automatización de los procesos documentales, seleccionando las dependencias a la cual van a ser dirigidos los documentos de acuerdo con un conjunto de procedimientos, donde se podrán observar los siguientes estados del documento:

o Pendiente: Es cuando el documento se encuentra en trámite y no se ha generado un chequeo o revisión del documento.

o Proceso: El documento se encuentra en estado de espera, hasta que obtenga la aprobación de las dependencias a la que corresponda el asunto. o Aceptado: El documento es aprobado y generado para el flujo correspondiente. o Vencido: El documento se encuentra aprobado, pero ha excedido el tiempo estipulado para la terminación de la tarea.

o Terminado: Es la terminación del flujo de proceso correspondiente para el documento.

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Ilustración 8. Estado de los procesos.

Fuente: El proceso unificado de desarrollo del software gestión documental. Cali, innova system. 2017. Las anteriores opciones pueden ser validadas por los usuarios en el sistema, ya que estos son lo que modifican el estado de los documentos y solicitudes. El sistema de Gestión documental provee beneficios a toda la organización, las tareas de los empleados se realizarán de acuerdo con los tiempos establecidos, como también todos los departamentos tendrán la opción de conocer y controlar de acuerdo con el perfil de usuario los documentos, por lo cual se tiene como ventajas: Alta productividad del personal.

- Incremento del nivel de satisfacción del cliente interno y/o externo.

- Reducción de costos.

- Mejor control de los procesos.

Acorde al diagnóstico realizado sobre la estructura organizacional y al flujo de documentos se propone lo siguiente:

Crear una oficina centralizada de correspondencia para el manejo de documentos, la cual se recepciona y distribuye todos los documentos que ingresan o salgan de la organización.

La distribución de los documentos se realizará de dos formas; mediante el software de Gestión Documental, escaneando el o los documentos y asignándolos de acuerdo con el flujo o se distribuye y la otra forma es a través del mensajero de

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distribuir los documentos físicos a cada de departamento, para que sean archivados.

A continuación, se muestra el sistema de correspondencia centralizado.

Ilustración 9. Flujo del proceso.

Fuente: Flujo General del proceso centro de acopio documental. Cali, innova system. 2017.

Diagnostico El diseño y desarrollo de un software de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia.

Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la organización y análisis e interpretación de la información recolectada.

6.3.1.1 Requisitos Técnicos Se refiere a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos

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regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normativa en general. Para ello, se deberán verificar los cumplimientos de las siguientes condiciones:

- Centralización de la recepción y envió de los documentos. - Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. - Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos.

6.3.1.2 Requisitos Administrativos

Hacen relación a la necesidad de integrar el sistema de gestión documental con toda la función administrativa de la organización, así como con el sistema de información, con las aplicativas y demás herramientas informáticas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:

- La gestión de documentos debe inscribirse como un plan estratégico de la organización. - Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado, descentralizado). - Contar con la participación de las diferentes áreas de la organización, en especial con la estructura directiva y aquellas aras relacionadas con los procesos. - El archivo central debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo para realizar dicha labor. - La organización deberá contar con capacitaciones que permita a los funcionarios ampliar y mejorar los conocimientos en aspectos sistematización de los procesos manuales. Para efectos de la conceptualización de un Software de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre si y se desarrollaran en la unidad de correspondencia.

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- Producción de documentos. - Recepción de documentos. - Distribución de documentos. - Tramite de documentos. - Organización de documentos. - Consulta de documentos. - Conservación de documentos. - Disposición final de documentos.

Codificación de los documentos Grupo Aldor El sistema de codificación que se plantea para los departamentos dentro del sistema de Gestión documental, se propone conservar la codificación planteada en la estructura organizacional de cada compañía. El criterio de codificación para las distintas áreas se identifica de acuerdo al nivel jerárquico que le corresponde dentro de cada compañía del grupo, de igual forma todos los documentos y tipo documentales tiene la asignación de un código propio. Clasificación Documental - El código de la serie está representado por un valor numérico secuencial que corresponde al nombre asignado para cada serie. - El código de subserie es el valor numérico secuencial que corresponde a los diferentes tipos de documentos y que se asigna a cada serie. - El nombre de la serie es el nombre que se asigna a cada serie. - Tipo documental son todos aquellos documentos que se derivan del nombre asignado para cada serie.

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6.4 PROCESOS NORMALIZADOS

6.4.1 Proceso De Factura De Orden De Compra

Ilustración 10. Proceso de Factura de OP. Continuación.

Fuente: Proceso de Factura de OP. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

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Ilustración 11. Proceso de Factura de OP. Continuación.

Fuente: Proceso de Factura de OP. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

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Ilustración 12. Proceso de Factura de OP.

Fuente: Proceso de Factura de OP. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

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6.4.2 Proceso Factura Miscelánea V1

Ilustración 13. Proceso Factura Miscelánea V1. Continuación.

Fuente: Proceso Factura Miscelánea V1. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

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Ilustración 14. Proceso Factura Miscelánea V1.

Fuente: Proceso Factura Miscelánea V1. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

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6.4.3 Proceso Factura Miscelanea V2 Ilustración 15. Proceso Factura Miscelánea V2. Continuación.

Fuente: Proceso Factura Miscelánea V2. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

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Ilustración 16. Proceso Factura Miscelánea V2.

Fuente: Proceso Factura Miscelánea V2. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

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6.4.4 Proceso Remisión Copia

Ilustración 17. Proceso Remisión Copia. Continuación.

Fuente: Proceso Remisión Copia. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

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Ilustración 18. Proceso Remisión Copia.

Fuente: Proceso Remisión Copia. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

103

6.4.5 Proceso Compras Ilustración 19. Proceso Compras. Continuación.

Fuente: Proceso Compra. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

104

Ilustración 20. Proceso Compras. Continuación.

Fuente: Proceso Compra. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

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Ilustración 21. Proceso Compras.

Fuente: Proceso Compra. Gestion documental Grupo Aldor. 2017.

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7 CONCLUSIONES

- Realizar un proyecto de Gestión Documental, dentro de la organización se requirió de organizar y planificar antes de actuar. Debido a que en la etapa de planeación se establecieron objetivos, considerando las dimensiones, los tiempos y una cantidad de elementos simultáneos; que se colocaron en juego para sacar con éxito el proyecto, sobre todo la definición y organización de todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo. - El análisis y diseño del sistema de Gestión documental es una propuesta que traerá beneficios para la organización y las personas que hacen parte de ella. Se pretende que, en base a esta implementación, en futuro, se realicen otros desarrollos, y de esta forma, ayudar al usuario interno a gestionar. - Con el análisis y diseño del sistema de gestión documental, se esperan mejoras en el sistema, en cuanto a la organización, flujo y control de los procesos documentales, ya que anteriormente no se encontraban estructurados. - Son notables los procesos de mejoramientos debido a que no se ha efectuado ninguna pérdida de información, sin embargo, es necesario y cabe destacar que aún no se tiene un sistema de Gestión documental estabilizado, porque se han presentado nuevos requerimientos, que faciliten la efectividad de algunos procesos. - El análisis del levantamiento de los procesos de los distintos departamentos que la componen se identificación las necesidades en relación con características de software para lograr la utilización de forma eficiente. El software fue seleccionado en base a criterios económicos y funcionales, optando por la mejor opción para la empresa como la más indicada según los criterios establecidos, soportado en que el software seleccionado apoyara la gestión documental.

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8 RECOMENDACIONES - Se recomienda la creación del comité de archivo teniendo en cuanta las políticas establecidas por el Archivo General de la Nación. - Es importante el manejo adecuado y capacitación constante acerca de las técnicas e instrumentos adecuados para la organización y conservación del archivo en su totalidad. - Se debe de implementar el manejo de firma digital para los documentos creados en formato electrónico. - Se debe de implementar la destrucción de los documentos debido que hay un soporte digital del mismo, debido a que es un elemento clave para el funcionamiento responsable de toda empresa.

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BIBLIOGRAFIA

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ANEXOS Anexo A. ACTA DE FORMALIZACION ENTREGA SERVIDOR GESTION DOCUMENTAL

111

Anexo B. ANTICIPO PROVEEDORES.

112

Anexo C ACTA DE INICIALIZACION DE PROYECTO. A1

113

Anexo D ACTA DE INICIALIZACION DE PROYECTO. A2

114

Anexo E. ACTA MODELAMIENTO DE PROYECTO. A1

115

Anexo F . ACTA MODELAMIENTO DE PROYECTO. A2

116

Anexo G. Acta Grupo de Trabajo Gestión Documental

117

Anexo H. PRESUPUESTO AUTORIZADO.

118

Anexo I. CRONOGRAMA DE CAPACITACION. A1

119

Anexo J. CRONOGRAMA DE CAPACITACION. A2

120

Anexo K Requerimiento Funcional Docunet 000A3.

121

Anexo L Requerimiento Funcional Docunet 00A14.

122

Anexo M. Requerimiento Funcional Docuent 00A16.

123

Anexo N Requerimiento Funcional Docunet 00A17.

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Anexo O. Manual Software Workflow.

MANUAL SOFTWARE WORKFLOW A continuación, se describen las nuevas funcionalidades y mejoras incluidas en la nueva actualización como una forma de estabilización del Producto. Descripción y Objetivo Explicar y dar a conocer los pasos y controles para la parametrización de los flujos de trabajo (Workflow), por medio del ambiente cliente servidor Docunet.

1 DESARROLLO 1.1 Parametrización de Flujos de trabajo (Workflow)

En este procedimiento se parametriza los flujos de trabajos, actividades, tiempos de aviso de terminación de tareas de cada usuario asociado al trámite a realizar. La parametrización de los flujos de trabajo solo se realiza en el ambiente cliente servidor.

1.1.1 Ingreso al sistema - Cliente Servidor El usuario deberá ingresar al ambiente de cliente servidor, donde digitara su usuario y contraseña (1), una vez ingrese al sistema le mostrara confirmación del usuario, dar click en continuar (2).

Imagen 1. Ingreso al sistema - Cliente Servidor

1.1.2 Listado Maestro de Documentos Una vez ingrese al ambiente o al sistema, el usuario encontrara una ventana en la cual se visualizará toda una barra de herramientas como se observa a continuación.

Imagen 2. Barra de herramientas.

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Para iniciar la parametrización, deberá dar click sobre la pestaña Herramientas la cual desplegara un listado donde deberá escoger Listado Maestro de Documentos o control+M. Este campo permite la creación de nuevos procesos de un flujo de trabajo (Workflow), permitiendo visualizar el paso a paso y las actividades a realizar dentro de un proceso.

Imagen 3. Menú Listado maestro de documentos.

Para crear un nuevo procedimiento deberá dar clic en el icono Nuevo

Imagen 4. Icono para crear un documento.

1.1.3 Creación de procedimiento – propiedades del documento

En esta ventana se registran los siguientes datos, Código, Titulo, Responsable (Dependencia o Cargo), Tipo de documento (Procedimiento) Versión 1.0 y el Objetivo.

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Imagen 5. Propiedades Documento – WorkFlow.

Al crear el documento deberá dar clic en aplicar (1) para que habilite la pestaña de Procedimiento (2).

Imagen 6. Crear un procedimiento.

Una vez se realice el paso de dar click en la pestaña Procedimiento, procedemos a crear los datos correspondientes del procedimiento, para crear dar click en el icono .

Imagen 7. Abrir procedimiento.

Una vez dar click en el icono nuevo, se visualizara una ventana con los datos básicos, Nombre, Descripción, Habilita Campo OP, Habilita Datos de Factura donde se registrara la información correspondiente.

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Imagen 8. Descripción de procedimiento.

Una vez se registren los datos básicos, deberá dar click en el botón aplicar para que habilite las siguientes pestañas: Trámites, Documentos, Anexos y Flujo de trámites.

Imagen 9. Herramientas de opciones.

El paso siguiente es dar click en la pestaña Trámites para crear los pasos para el trámite dando clic en el icono nuevo ,

Imagen 10. Creación de un nuevo trámite.

Al realizar el paso anterior se visualizara una ventana de datos del trámite a crear, deberá registrar los campos siguientes: Procedimiento, Paso, Actividad, Tiempo, Porcentaje y si el tramite tiene una archivo obligatorio deberá seleccionarlo.

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Imagen 11. Propiedades de trámite.

Paso: número 1. Descripción o Actividad: que se va a realizar en este pasó. Tiempo: días que se va a colocar para realizar este paso. porcentaje de aviso: si no se ha realizado el paso.

Una vez se registra la información deberá dar click en aplicar para que habilite la pestaña Responsables.

Imagen 12. Asignación de responsable del trámite.

Una vez se realice el paso anterior, deberá dar clic en la pestaña responsables y vincular los cargos que van a participar en el procedimiento.

Imagen 13. Cargos responsables del trámite.

Una vez que se vinculen los cargos procedemos a aplicar y aceptar

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Imagen 14. Aceptar – Aplicar cambios realizados.

Seguimos con los siguientes pasos hasta terminar los pasos del procedimiento.

Imagen 15. Datos básicos del procedimiento.

Una vez se terminen los pasos del procedimiento, procedemos a dar clic en la pestaña flujos de trámites.

Imagen 16. Flujo de trámite.

Una vez de seleccionar flujo de trámites se mostrara una ventana donde anteriormente se había llenado los pasos y las actividades del procedimiento, al lado derecho se visualiza una ventana con el nombre Paso Anterior Cumplimiento. En esta ventana se parametrizar los pasos de cumplimiento a seguir.

Imagen 17. Parametrización de Flujo de trámite.

En paso anterior cumplimiento se parametriza de la siguiente manera: Paso 1: siempre va sin paso anterior ni cumplimiento debido a que es el primer

paso del procedimiento.

1

2

1

130

Paso 2 o más: Se escoge el paso anterior para que el procedimiento llegue a este paso y el cumplimiento que puede tener.

Imagen 18. Escalonamiento del flujo del proceso.

El paso anterior seria el número 1 y debemos escoger también que cumplimiento debe tener este paso teniendo en cuenta que los tipos de cumplimiento solamente son dos, Opcional y Obligatorio como se muestra en la siguiente ventana. Llegado el caso que tengamos un paso que sea opcional esto significa que para seguir con el siguiente paso del procedimiento este paso opcional se puede realizar o se puede omitir para seguir con el flujo de Workflow.

Imagen 19. Cumplimiento de paso a paso.

Calendario Hábil En esta ventana se parametriza el año y las fracciones laborales por horas en espacio de 30 minutos. Para configurar la venta hábil deberá dar clic en herramientas, calendario hábil y configuración calendario hábil.

2

1

131

Imagen 20. Calendario hábil.

Una vez se de click en la pestaña configuración calendario hábil se visualizara la siguiente ventana.

Deberá de ingresar el año a configurar Día laboral Actualización genérica Actualización en detalle Aceptar

Imagen 21. Configuración Calendario hábil.