implantación de nuevos diseños organizacionales
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UNIDAD IV. -IMPLANTACIÓN DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONALES
Opciones De Rediseño De Trabajo
¿Qué opciones tienen los administradores
si quieren rediseñar o cambiar la
composición de los puestos de sus
empleados? Básicamente se cuenta con
cuatro opciones: rotación, ensanchamiento
y enriquecimiento del trabajo y diseños basados en equipos.
Tema 1
Rotación de puestos. Si el trabajo de los empleados es
demasiado rutinario, una alternativa es recurrir a la rotación de puestos
(o lo que ahora se llama capacitación cruzada). Cuando una actividad
ya no es estimulante, el empleado se rota a otro puesto, por lo regularen el mismo nivel y con requisitos de capacidades semejantes.
En los últimos años muchas empresas de manufactura han adoptado la
rotación de puestos como medio de incrementar la flexibilidad y evitar
los despidos. Por ejemplo, los administradores de Ápex Precisión
Technologies, un taller de máquinas a la medida en Indiana, capacita
de manera continua a los empleados en todos los equipos de la
compañía de modo que puedan organizarse de acuerdo con los
requisitos de los pedidos.
Las ventajas de la rotación radican en que reduce el aburrimiento y
aumenta la motivación al diversificar las actividades de los empleados.
También tiene beneficios indirectos para la organización porque los
empleados con más variedad de capacidades dan a la administración
mayor flexibilidad para programar el trabajo, adaptarse a los cambios y
cubrir las vacantes.
Ensanchamiento del trabajo. Hace más de 35 años
se hizo popular la idea de ampliar horizontalmente los trabajos, o lo que
se conoce como ensanchamiento del trabajo. Aumentar el número y la
variedad de las tareas que están a cargo de un individuo produce trabajos
más diversificados. Por ejemplo, en lugar de que una persona se limite a
clasificar el correo por departamentos, su trabajo podría ensancharse de
modo que incluyera la entrega material de las piezas en losdepartamentos o pasar los envíos por el contador de gastos de franqueo.
Enriquecimiento del trabajo. Se refiere a la expansión vertical
de las tareas. Aumenta el grado en que el trabajador controla la
planeación, ejecución y evaluación de su trabajo. En un trabajo
enriquecido se organizan las tareas de modo que el empleado pueda
terminar una actividad completa, se aumenta la libertad y la
independencia del trabajador, lo mismo que sus responsabilidades, y
se le da retroalimentación de modo que pueda evaluar
y corregir su propio desempeño.
¿Cómo enriquecen los administradores el
trabajo de un empleado?
Abrir canales de retroalimentación
Retroalimentación
Cambiar tareas
Variedad de habilidades
Identificación de la tarea
Crear unidades de trabajo naturales
Establecer relaciones con los clientes
Ampliar verticalmente los trabajos
AutonomíaImportancia de la tarea
Repaso de los diseños basados en equipos. Como las
personas trabajan cada vez más en grupos y equipos, ¿qué podemos
decir sobre el diseño de los trabajos basados en equipos para tratar de
mejorar el desempeño de los integrantes.
Sabernos mucho más sobre el diseño de trabajos para individuos que
para grupos, sobre todo porque la gran popularidad de los equipos (en
concreto, de asignar las tareas a un grupo de personas en lugar de una
sola) es un fenómeno relativamente reciente. Dicho lo anterior, losmejores estudios en el campo ofrecen dos conjuntos de sugerencias.
Los administradores deben esperar que un grupo
tenga mejor desempeño cuando:
1) Su tarea exige que los miembros apliquen una variedad de habilidades
de nivel relativamente elevado;
2) Esta tarea es un trabajo completo y significativo, con resultados visibles;
3) Los resultados del trabajo del grupo en la tarea tienen consecuencias
significativas para otras personas;
4) La tarea concede a los miembros una autonomía sustancial para decidir
cómo hacen su trabajo, y
5) El trabajo en la tarea genera una retroalimentación constante y confiable sobre el desempeño del grupo.
En segundo lugar, la composición del grupo es crucial para su éxito. Los
administradores deben asegurarse de cumplir con las siguientes
condiciones:
1) Los miembros poseen la destreza necesaria para hacer su trabajo;
2) El grupo es lo bastante grande para realizar el trabajo;
3) Los miembros cuentan con habilidades tanto interpersonales como
laborales, y
4) El grupo está moderadamente diversificado en cuanto a talentos y puntos de vista.
Opciones De Horarios De Trabajo
La mayoría de las personas trabajan ocho horas al día cinco días por
semana. Entran a una hora fija y salen a otra y hacen su trabajo en las
instalaciones del patrón. Pero varias organizaciones han introducido otras
opciones de horarios. En esta sección vamos a revisar algunas de esas
alternativas cuyo tema común es que aumentan la flexibilidad para los
empleados. En un mundo laboral en el que los empleados se quejan
cada vez más de las presiones del tiempo y la dificultad de equilibrar las
responsabilidades laborales y personales, aumentar las opciones de
horarios es una forma de mejorar su motivación, productividad ysatisfacción.
Horario flexible. Es una opción que permite a los
empleados, dentro de ciertos parámetros, decidir en qué
momento se presentan en el trabajo.
El trabajo compartido permite a la organización aprovechar
las dotes de más de un individuo en un puesto. Un gerente
de banco que supervisa el trabajo que comparten dos
personas lo describe como la oportunidad de "tener dos
cabezas" pero "pagar sólo una".
¿Qué es el Rediseñar ?
• El rediseño debe ser parte de la visión, misión y objetivos
estratégicos de la compañía
• Debe permitir a la empresa seguir a las variaciones de
mercado y posicionarse mejor
• El rediseño puede involucrar reestructura física, humana ,
procedimientos y otros aspectos
• El rediseño es un cambio que no puede ser único, “solo
es cambio es permanente”
¿CUÁNDO REALIZAR UN REDISEÑO?
• Posibles soluciones para los problemas importantes en una organización.
• Posibles resoluciones de los problemas urgentes en una organización.
ETAPAS PARA REDISEÑAR
• Fase 1: – Crear el enfoque estratégico
• Fase 2: – Rediseño de la Organización
• Fase 3: – Implementación del Rediseño
• Fase 4: Medición y monitoreo
Visualizar el Futuro
Crear conciencia de la necesidad del cambio
Clarificar la Visión, Misión y valores
Desarrollo de Factores Críticos, metas y objetivos
Crear el Equipo Directivo
Crear el Equipo de Rediseño
Analizar la situación actual:
Análisis Técnico
Análisis Social
Rediseñar la Organización
Examinar y proponer cambios a los sistemas clave
Acordar la línea base
Acordar el plan de implementación
Desarrollar calendario de implementación
Comprometer logística de apoyo
Proveer entrenamiento y orientación
Alinear sistemas clave
Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario
Evaluar:
Desarrollo del Equipo
Resultados del desempeño
Renovar:
Concientización
Compromiso
Destrezas
Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario
VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN PARA
REDISEÑAR
Incrementar el servicio y la satisfacción del cliente (interno y/o externo)
Simplificar procesos eliminando actividades sin valor agregado
Reducir tiempos de respuesta en los procesos
Reducir costos de operación
Incrementar utilidades
Involucrar a la gente en la resolución de problemas
Habilitar la mejora continua y modificaciones a los procesos
Implantar una estructura organizacional eficiente
REDISEÑAR Y MEJORA DE PROCESOS
Rediseñar un proceso es hacerlo más eficiente y eficaz.
Es conseguir que rinda en un grado superior al que tenía
anteriormente, y ello gracias a una acción sistemática
sobre el proceso que hará posible que los cambios sean
estables.
PROCESO DE IMPLANTACIÓN
El proceso de implantación constituye el último eslabón de lametodología de desarrollo de implantación del proyecto y esposterior al proceso de prueba (ver Proceso de Prueba). A pesarde todo el trabajo requerido para llegar a este punto, la fase deimplantación puede ser la más difícil.
SE BASA EN 3 ETAPAS:
1. Análisis de la realidad actual de laempresa y los objetivos a alcanzar.
2. Propuesta de sistemas a instalar,adecuaciones a realizar, desarrollos amedida requeridos y plataforma autilizar.
3. Instalación, capacitación deusuarios y parametrización.
TIPS PARA LA IMPLANTACION DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONALES
1.- Esté listo para el cambio. Recuerde que lo único que no cambia es que todocambia todo el tiempo.
2.- Desarrolle en el día a día una empresa preparada para afrontarel cambio.Recuerde también que las empresas más grandes delmundo comenzaron siendo un pequeño emprendimiento
3.- Desarrolle y ponga en práctica un Organigrama que defina tareas yresponsabilidades. Olvídese de la vieja estructura piramidal. El nuevo Organigramadebe ser lineal, horizontal, todos deben ayudar a todos, cada uno en su área específicadebe pensar en responsabilizarse y tomar decisiones.
4.- Forme equipos de trabajo, con autonomía propia. Con su propia independencia,con su propio presupuesto y con su propio Plan de Trabajo.
5.- Integre algunos de estos equipos relacionándolos, y direccionándolospara que logren alcanzar objetivos individuales (por equipo)
6.- Maneje en línea la información necesaria para saber en qué lugar “estáparada” su empresa
7.- No le tenga miedo a los cambios audaces. Téngale miedo a la rutina, ahacer todos los días lo mismo. Recuerde que para construir muchas veceshay que comenzar destruyendo.