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ContenidoPRIMER REPORTE DE AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA FASE II (AÑO 2018) DE LA ESTRATEGIA DE TRANSPARENCIA, ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA Y PARTICIPACIÓN 2017-20192PERÍODO ENERO – ABRIL DE 20182I. INTRODUCCIÓN2II. SÍNTESIS DEL AVANCE CONSOLIDADO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA - FASE I AÑO 20174III. PRIMER REPORTE DE AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA FASE II –AÑO 2018, CORRESPONDIENTE AL PERÍODO ENERO – ABRIL DE 20188A)ESTRATEGIA ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA | PAAC – VIGENCIA 20188B)PLAN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y DE DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA20C)MODELO DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA28D)ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA | GEL43E)MODELO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL44F)ESTRATEGIA DE RENDICIÓN PERMANENTE DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA45

PRIMER REPORTE DE AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA FASE II (AÑO 2018) DE LA ESTRATEGIA DE TRANSPARENCIA, ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA Y PARTICIPACIÓN 2017-2019

PERÍODO ENERO – ABRIL DE 2018

I. INTRODUCCIÓN

En 2017, se formuló la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación 2017-2019 del IDPC, con el objetivo de fortalecer la gestión institucional y garantizar el pleno cumplimiento de la misión del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, por parte de una Administración comprometida con ejercer una labor de alta calidad, eficiente y efectiva, en diálogo permanente con la ciudadanía y en escenarios abiertos en los que priman la confianza mutua y la corresponsabilidad en la valoración, disfrute y salvaguardia del Patrimonio Cultural de Bogotá; así como contribuir al logro de los objetivos y metas establecidos por el IDPC en el marco del Plan de Desarrollo 2016-2020 Bogotá, Mejor para Todos.

En Comité SIG, realizado el 30 de abril de 2018, el IDPC adoptó formalmente la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación 2017-2019, en cumplimiento de los compromisos establecidos en el Plan Anticorrupción y de Atención a la Ciudadanía –PAAC- 2018.

La Estrategia es una herramienta diseñada como medida adicional de lucha contra la corrupción, que integra seis (6) instrumentos estratégicos de gestión dispuestos en la normatividad vigente.

La Estrategia adoptada agrega valor a la gestión del IDPC en la medida en que contextualiza y reúne estos seis instrumentos y las acciones estratégicas ya definidas por ley; destaca los aspectos y elementos comunes entre ellos, los articula y propone una hoja de ruta para implementarlos, evitando re-procesos y la realización de acciones aisladas que pierden visibilidad y debilitan su impacto.

Igualmente, de las 16 políticas incluidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, la Estrategia propuesta recoge seis, así:

· Integridad

· Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

· Servicio al ciudadano

· Racionalización de trámites

· Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea

· Participación ciudadana en la gestión pública

La Estrategia 2017-2019 consolida el Plan Anticorrupción y de Atención a la Ciudadanía – PAAC, teniendo en cuenta que es éste el instrumento alrededor del cual se articulan los otros cinco instrumentos que integran la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación, como se puede ver en la siguiente gráfica:

A su vez, permite fortalecer las condiciones institucionales requeridas para prevenir la materialización de riesgos de corrupción, como se evidenció en el proceso de aplicación del Índice de Transparencia de Bogotá.

Es un instrumento dinámico, que se puede y debe actualizar, completar, reorientar, con base en el seguimiento y monitoreo que se haga a su ejecución.

En este orden de ideas, desde la Subdirección de Gestión Corporativa se elaboró un Informe de Avance de la implementación de la Estrategia correspondiente a la Fase I – año 2017, el cual fue presentado al Comité SIG del 30 de abril pasado como documento soporte para la adopción formal de la Estrategia. Y se estipuló la presentación de informes de avance cuatrimestrales, acorde con los informes de seguimiento del PAAC que deben presentarse en el marco del Estatuto Anticorrupción.

A continuación, se presenta el primer reporte de avance en la implementación de la segunda fase de la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación, correspondiente al período comprendido entre enero y abril de 2018; este informe toma como línea base el avance alcanzado en 2017.

II. SÍNTESIS DEL AVANCE CONSOLIDADO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA - FASE I AÑO 2017

La Estrategia de Transparencia, Atención al Ciudadano y Participación 2017-2019 se desarrolla en el marco de tres ámbitos estratégicos, relacionados entre sí y que cuentan con elementos compartidos de impacto multidireccional: i) Transparencia y Medidas de Lucha Contra la Corrupción; ii) Atención a la Ciudadanía; y iii) Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas (Participación Democrática).

A partir de la línea base 2016-2017 y de los indicadores básicos definidos para los seis instrumentos de gestión estratégica, establecimos el nivel general de avance en la implementación de la Estrategia de Transparencia, Atención al Ciudadano y Participación 2017-2019 logrado en el año 2017, teniendo en cuenta el desempeño particular de cada uno de los instrumentos, como se muestra en la siguiente tabla:

Instrumento de Gestión

Nombre Indicador general

Línea base

% de avance 2017

Cumpli-miento de la meta

% acumu-lado

1.

Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano | PAAC

Incrementar anualmente 15 puntos porcentuales en el cumplimiento de los criterios establecidos para la implementación de la Estrategia Anticorrupción y de Atención a la Ciudadanía y su respectivo plan de acción anual –PAAC-.

65%[footnoteRef:1]- 68%[footnoteRef:2] [1: Evaluación del cumplimiento de los criterios establecidos en las disposiciones vigentes sobre el PAAC realizada por la Veeduría Distrital, con corte a diciembre de 2016.] [2: Autodiagnóstico sobre la implementación del PAAC, con corte a 31 de mayo de 2017 *(Grupo de Transparencia y Atención a la Ciudadanía, Subdirección de Gestión Corporativa).]

16%

100%

81%

2.

Plan para la Implementación de la Ley de Transparencia y de Derecho de Acceso a la Información Pública

Incrementar anualmente 25 puntos porcentuales en el avance en la implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

49%[footnoteRef:3] - 54%[footnoteRef:4] - 45%[footnoteRef:5] [3: Evaluación del avance en la implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información pública para la vigencia 2015, realizada por la Veeduría Distrital.] [4: Seguimiento al cumplimiento de los requisitos de publicidad de la información establecidos en la Ley de Transparencia y de Derecho de Acceso a la Información Pública, realizado por la Oficina de Control Interno en marzo de 2017.] [5: Autodiagnóstico sobre el avance en la implementación de la Ley, con corte a 31 de mayo de 2017 *(Grupo de Transparencia y Atención a la Ciudadanía, Subdirección de Gestión Corporativa).]

Avance a 31.10.17: 13%[footnoteRef:6] [6: Autodiagnóstico sobre el avance en la implementación de la Ley, con corte a 31 de octubre de 2017 *(Grupo de Transparencia y Atención a la Ciudadanía, Subdirección de Gestión Corporativa).]

52% (a 31 de octubre de 2017)

Acumulado a oct. 2017: 58%[footnoteRef:7] [7: El siguiente Autodiagnóstico se realizará con corte a abril 2018, de acuerdo a lo programado en el Plan Anticorrupción y de Atención a la Ciudadanía –PAAC- 2018.]

3.

Modelo de Atención a la Ciudadanía

1) Incrementar y mantener la calidad y oportunidad de la atención brindada en las vigencias 2018 y 2019;

48%[footnoteRef:8] [8: En 2016, 54 requerimientos de 104 recibidos se respondieron fuera de término. ]

34%[footnoteRef:9] (para un acumulado del 82%) [9: En el año 2017, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC recibió un total de 1302 solicitudes, de las cuales 1218 debían ser atendidas durante la vigencia. La Entidad resolvió 1003 de estas solicitudes en término, lo cual corresponde al 82% de cumplimiento (ver indicador de PQRS).]

100%

82%

2) Implementar una estrategia de racionalización del 100% de los trámites y procedimientos administrativos del IDPC.

La Ciudadanía tiene información limitada sobre los procedimientos a seguir en torno a los trámites y servicios que ofrece el Instituto; a esto se suma la falta de un mecanismo de seguimiento que facilite conocer el estado de avance de dichos trámites y OPAs.

No hay trámites registrados en el SUIT

Avance en la actualización de procedimientos misionales; y registro de 1 OPA en SUIT.

N/A

N/A

Un (1) Modelo de Atención a la Ciudadanía diseñado y en operación, con evaluación anual de cumplimiento y resultados; y que cambie la siguiente premisa:

“La atención al ciudadano se percibe como un castigo y no como un proceso fundamental para cumplir la misión institucional y lograr la efectividad de la administración pública.”

2016: se avanzó en la definición de algunos elementos del Servicio a la Ciudadanía

Se actualizó el proceso de Atención a la Ciudadanía, en cuyo marco se diseñó el Modelo de Atención (pendiente presentación en comité SIG)

100%

50%

4.

Estrategia de Gobierno en Línea | GEL

Incrementar anualmente 20 puntos porcentuales en el cumplimiento de los criterios definidos para la Estrategia GEL (promedio de los cuatro componentes).

35%[footnoteRef:10] - [10: El IDPC cumple tan sólo con el 35% del total de los sub-criterios definidos para la Estrategia GEL. *(Autodiagnóstico - Grupo de Transparencia y Atención a la Ciudadanía, Subdirección de Gestión Corporativa). ]

24%[footnoteRef:11] - [11: Los déficits más altos se presentan en las acciones de Gobierno Abierto (24%)]

25%[footnoteRef:12] - [12: Así como en Seguridad y Privacidad de la Información (25%). ]

53%[footnoteRef:13] - [13: El componente de TIC para Servicios cumple con el 53% de los criterios. Es el mejor calificado para el IDPC y comprende la provisión de trámites y servicios a través de medios electrónicos, que respondan a las necesidades de los usuarios en condiciones de calidad, facilidad de uso y mejoramiento continuo.]

38%[footnoteRef:14] [14: En cuanto a TIC para la gestión, el porcentaje de cumplimiento es del 38% de las variables que comprenden la planeación y gestión tecnológica, la mejora de los procesos internos y el intercambio de información. ]

Información no disponible a la fecha.

N/D

N/D

5.

Modelo de Participación Ciudadana y Control Social

100% de los escenarios de participación ciudadana consolidados, con actividad permanente durante la vigencia y con amplia participación, en los que se desarrolla un trabajo colaborativo y corresponsable dirigido a garantizar la sostenibilidad del Patrimonio Cultural de Bogotá.

El IDPC cuenta con un procedimiento de participación ciudadana desactualizado y que no se implementa.

N/D

N/D

N/D

6.

Estrategia de Rendición Permanente de Cuentas a la Ciudadanía

100% de los escenarios de rendición permanente de cuentas a la ciudadanía consolidados, es decir que aplican los principios de:

· Actitud permanente del servidor público,

· Continuidad,

· Permanencia,

· Apertura y transparencia, y

· Amplia difusión y visibilidad.

15 sobre 15[footnoteRef:15] [15: El componente de Rendición de Cuentas tiene una calificación de 15 sobre 15 en las variables evaluadas por la Veeduría Distrital. Significa que alcanza niveles satisfactorios en la definición de acciones para garantizar el diálogo, la retroalimentación y los incentivos que promuevan escenarios permanentes de rendición de cuentas. ]

N/D

N/D

N/D

Índice Distrital de Desarrollo Institucional

Mejorar anualmente los resultados del ÍDDI en 10 puntos porcentuales.

Resultados 2015: 51.8%

Resultados 2016: 68.2%

100%

Índice de Transparencia de Bogotá

Mejorar anualmente los resultados del ÍTB en 10 puntos porcentuales.

Resultados 2016-2017: 65%

N/A

El ÍTB se medirá nuevamente en abril de 2019.

El avance y resultados obtenidos de los indicadores general propuestos para 2018 se presentará al finalizar la vigencia en curso, lo que permitirá evaluar el nivel de implementación integral de la Fase II de la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación 2017-2019.

III. PRIMER REPORTE DE AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA FASE II –AÑO 2018, CORRESPONDIENTE AL PERÍODO ENERO – ABRIL DE 2018

A continuación, se presenta el seguimiento detallado de las acciones programadas para la implementación de cada uno de los instrumentos de gestión que integran la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación 2017-2019, correspondiente al primer cuatrimestre de 2018.

A) ESTRATEGIA ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA | PAAC – VIGENCIA 2018

La Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano comprende el conjunto de acciones encaminadas a fortalecer la formulación, ejecución y seguimiento de medidas contra la corrupción y de control del riesgo, así como acciones para el fortalecimiento del autocontrol, la cultura de la legalidad, la cultura ciudadana, la corresponsabilidad y el control social como parte del proceso permanente de petición de cuentas.

La Estrategia se desarrolla en seis componentes, así: 1) Gestión del Riesgo - Mapa de Riesgos de Corrupción; 2) Racionalización de Trámites; 3) Rendición de Cuentas; 4) Atención al Ciudadano; 5) Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública; y 6) Medidas Adicionales de Lucha contra la Corrupción.

El objetivo general de la Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017-2019 del IDPC es garantizar escenarios transparentes e invulnerables a la corrupción en torno a la gestión para la preservación y sostenibilidad del patrimonio cultural de los bogotanos, que permitan establecer relaciones abiertas con la ciudadanía y recuperar la confianza en el Gobierno Distrital.

Para cada uno de los componentes del PAAC se establecieron los siguientes objetivos específicos:

1. Prevenir la materialización de los riesgos de corrupción identificados, mediante la implementación de acciones y controles.

2. Garantizar el acceso oportuno y efectivo a los bienes y servicios que ofrece el IDPC.

3. Fortalecer los escenarios de diálogo y retroalimentación con la ciudadanía y grupos de interés para incluirlos como actores permanentes de la gestión del IDPC.

4. Garantizar un servicio a la ciudadanía cálido, oportuno y efectivo, con criterios diferenciales de accesibilidad.

5. Garantizar el derecho de acceso y consolidar los mecanismos de publicidad de la información que produce o tiene en su custodia el IDPC en desarrollo de su misión.

6. Fortalecer la Cultura de la Transparencia y de rechazo a la corrupción en torno a la promoción, protección y sostenibilidad del patrimonio cultural de la ciudad.

A continuación, se presenta el avance en la ejecución de las actividades definidas en el marco de la Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, correspondientes al período enero – abril de 2018.

ESTRATEGIA DE TRANSPARENCIA, ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA Y PARTICIPACIÓN 2017-2019

PRIMER REPORTE DE AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA FASE II (AÑO 2018)

ENERO – ABRIL DE 2018

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A. ESTRATEGIA ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

CRONOGRAMA EJECUCIÓN 2018

EJECUCIÓN 2018

EJE

COMPONENTE

LÍNEA DE ACCIÓN

ACTIVIDAD

ÁREAS RESPONSABLESCOORDINADOR

ÁREAS RESPONSABLES - INVOLUCRADOS

ene-18

feb-18

mar-18

abr-18

may-18

jun-18

jul-18

ago-18

sep-18

oct-18

nov-18

dic-18

ENERO - ABRIL 2018ACCIONES REALIZADAS / RESULTADOS:

INSTITUCIONALIDAD

0. ACCIÓN PRIORITARIA.

0.0. Elaborar, socializar, ejecutar y hacer seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención a la Ciudadanía de cada vigencia.

0.0.1. Actividad prioritaria: Elaborar el documento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, socializarlo y publicarlo en la página web del IDPC, de acuerdo con los lineamientos de Gobierno en Línea y de Alta Consejería de las TIC´s.

Transparencia y Atención a la Ciudadanía

Subdirector General - Planeación

N/AACTIVIDAD FINALIZADA EN 2017

0.0.2. Revisar, ajustar y complementar el plan de acción 2017, publicado por el IDPC el 31 de enero de 2017.



N/AACTIVIDAD ELIMINADA

0.0.3. Socializar al interior del IDPC el documento del PAAC y la versión actualizada del plan de acción.



N/AACTIVIDAD ELIMINADA

0.0.4. Elaborar los informes de avance cuatrimestrales, de acuerdo con lo establecido en la Ley.

Todas las áreas del IDPC involucradas.


X

X

X

1) Informe de avance enero-abril 2018 elaborado.

Asesora de Control Interno


X

X

X

Informe de Evaluación del PAAC 2017 por parte de Control Interno elaborado en enero de 2018.

VISIBILIDAD

0.0.5. Publicar los Informes de seguimiento y evaluación.



X

Informes de avance y de evaluación del PAAC, correspondientes a la vigencia 2018, publicados en el micrositio de transparencia.

0.0.6. Evaluar la Estrategia de la vigencia actual y estructurar la propuesta para la vigencia 2018.Evaluar el avance del cuatrimestre y proponer ajustes; actualizar plan de acción y documento PAAC.



X

X

X

X

X

X

1) Informe de Evaluación del PAAC 2017 elaborado por parte de Control Interno.2) Documento base para la formulación del PAAC 2018 elaborado por el Equipo de Transparencia.3) Se propusieron ajustes al plan de acción y al documento del PAAC, aprobados en el Comité SIG realizado el 30 de abril de 2018.

INSTITUCIONALIDAD

1. GESTIÓN DEL RIESGO - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

1.1. Consolidación de la política y actualización de los instrumentos para la gestión de los riesgos de corrupción.

1.1.1. Diseñar una Metodología participativa para la identificación de los riesgos de corrupción y la formulación del Plan de Manejo y Control de los riesgos de corrupción, tomando como base los lineamientos establecidos por la Secretaría de la Transparencia (enfoque institucional) y la Corporación Transparencia por Colombia (la cual incorpora el punto de vista de la ciudadanía).


Áreas de Planeación y SIG

X

X

X

Esta actividad inició en noviembre de 2017 y su primera etapa culrminó en enero de 2018, con la elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción para la actual vigencia.En enero se realizó la campaña en Intranet, invitando a funcionarios y contratistas a hacer sus aportes para la formulación del PAAC; y en la página web, invitando a los ciudadanos.

1.1.2. Actualizar la política, los procesos, procedimientos e instructivos asociados a la gestión de los riesgos de corrupción, tomando como base las directrices de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, de Colombia Compra Eficiente (en materia de contratación) y del Departamento Administrativo de la Función Pública –DAPF, que buscan que la Administración del Riesgo sea integral para la entidad (articulación con la Administración del Riesgo institucional).

Sistema Integrado de Gestión


X

Actividad ejecutada al 100% por el Equipo SIG.Con base en el trabajo realizado a final de año con el DAFP, se estableció la necesidad de, en el primer trimestre del 2018, articular la política y los instrumentos de gestión del riesgo al nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión.En consecuencia con lo anterior, en abril se revisó y actualizó la política de gestión del riesgo, armonizada a los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión; esta actualización fue presentada y aprobada en el Comité SIG del 30 de abril de 2018.

1.1.3.* Elaborar el Mapa de Riesgos de Corrupción para la vigencia 2018.* Publicarlo para consulta ciudadana e incorporar las recomendaciones recibidas.* Socializarlo al interior del IDPC.o Publicarlo en la página web de la Entidad.

Áread de Planeación y SIG


X

En enero 2018 se elaboró el mapa de riesgos de corrupción para la vigencia 2018 , con una metodología participativa cuyo proceso inició en octubre de 2017. El Mapa de Riesgos, junto con el PAAC, fue puesto a consideración de los servidores del IDPC y de la ciudadanía en le intranet y página web, respectivamente.El 30 de enero, se publicó en el micrositio de Transparencia la versión definitiva del mapa 2018, aprobada en Comité Directivo.

1.1.4. Construir indicadores de monitoreo y seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción.


SIG y Planeación

X

Actividad ejecutada en enero 2018: el plan de gestión de los riesgos está incluido en el Mapa publicado.

1.1.5. Realizar el seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción, de manera coordinada con los líderes de los procesos en los cuales fueron identificados riesgos de corrupción, el área de Planeación y la Oficina de Control Interno, quien es la encargada de evaluar la efectividad de los controles y determinar si se han materializado o no este tipo de riesgos.



X

X

X

En enero 2018 se realizó el monitoreo y seguimiento al plan de manejo de los riesgos incluidos en el Mapa de riesgos de corrupción 2017. Informe de Control Interno publicado en la página web.


Subdirección General - Planeación

1.1.6. Evaluar los resultados y actualizar el Mapa de Riesgos si se requiere.


SIG y Planeación

Actividad eliminada, teniendo en cuenta que fue realizada por parte de la Asesora de Control Interno, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.

INSTITUCIONALIDAD

2. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES.

Componente articulado con el Modelo de Atención a la Ciudadanía y al primer componente de la Estrategia GEL.

2.0. ACCIÓN PRIORITARIA:

2.0.1. Elaborar el documento de la Estrategia de Racionalización de Trámites del IDPC, socializarla, incluirla en el SUIT, y publicarla en la página web del IDPC.


Subdirección General - SIG

X

Subdirección de Gestión Corporativa - Sistemas

INSTITUCIONALIDAD

2.1. NORMATIVIDAD

2.1.1. Verificar la vigencia normativa de los trámites y hacer los ajustes correspondientes.

Subdirector de Intervención


Actividad 2019

2.1.2. Hacer seguimiento y evaluación a las acciones de racionalización de trámites por normatividad.



Actividad 2019

2.2. ADMINISTRATIVA

2.2.1. Verificar los procesos y procedimientos de los trámites y hacer los ajustes correspondientes.



Actividad 2019

2.2.2. Hacer seguimiento a las acciones de racionalización de trámites de tipo administrativo.



Actividad 2019

2.3. TECNOLÓGICA

2.3.1. Identificar las acciones que impliquen el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones para mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos que soportan los trámites.



Actividad 2019

2.3.2. Hacer seguimiento a las acciones de racionalización de trámites de tipo tecnológico.



Actividad 2019

2.4. INTEROPERABILIDAD

2.4.1. Facilitar el acceso a la información por parte de otras entidades que solicitan información del IDPC para adelantar sus trámites.



X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Este proceso se inició en el último trimestre de 2017, con la asesoría del DAFP. En el primer cuatrimestre de la vigencia actual, se ha venido trabajando en la implementación del Decreto 058 de 2018, mediante el cual se crea la Ventanilla Única de la Construcción (VUC) virtual, proceso del cual hace parte el IDPC (meta 2019).


2.4.2. Hacer seguimiento a las acciones de interoperabilidad que se realicen.



Actividad 2019

2.5. EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

2.5.1. Evaluar los resultados y actualizar la estrategia si se requiere.



Actividad 2019

CONTROL

3. RENDICIÓN DE CUENTAS

3.1. Ejecución del Plan de Acción Anual para la implementación de la Estrategia de Rendición Permanente de Cuentas a la Ciudadanía.

Esta Línea de acción se desarrolla con la Línea de Acción 1.8, Componente 1 de la Estrategia de Rendición permanente de Cuentas a la Ciudadanía.

3.1.1. Ejecutar el Plan de Acción Anual de Rendición Permanente de Cuentas a la Ciudadanía.

Área de Planeación


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X

X

X

X

Este plan está contemplado dentro de la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación 2017-2019, adoptada el 30 de abril de 2018.

3.2. Ejecución del Plan Anual de Participación Ciudadana.

Esta Línea de acción se desarrolla con la Línea 6.3. del Plan anual Institucional de Participación Ciudadana, del Modelo de Participación Ciudadana y Control Social del IDPC.

3.2.1. Ejecutar el Plan Anual de Participación Ciudadana.


Área de Planeación

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X

X

X

X

X

X

X

X

El balance de las acciones de participación ciudadana desarrolladas en 2017 se entregó el informe realizado por el área de Transparencia y Atención a la Ciudadanía, a 31 de diciembre, como parte del Informe de Gestión y Resultados del IDPC correspondiente a la vigencia 2017.Este plan está contemplado dentro de la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación 2017-2019, adoptada el 30 de abril de 2018.

VISIBILIDAD

4. ATENCIÓN AL CIUDADANO

Este Componente se desarrolla con la Línea de Acción 1.4., Componente 1 del Modelo de Atención a la Ciudadanía del IDPC.

4.1. Ejecución del Plan Anual de Atención a la Ciudadanía del IDPC.

4.1.1. Ejecutar el Plan Anual de Atención a la Ciudadanía.



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X

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Actividad permanente.A 30 de abril se ha ejecutado el 7% del plan, según lo programado en el Eje de Atención a la Ciudadanía. Ver reporte de avance del primer trimestre de 2018 del Plan de Acción del Área de Transparencia y Atención a la Ciudadanía, anexo I.Adicionalmente, se realizaron los autodiagnósticos de las políticas de Servicio al ciudadano y de Trámites, incluidas en el MIPG.

VISIBILIDAD

5. LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA

Este Componente se desarrolla con la Línea de acción 1.3. del Componente 1 del Plan para la implementación de la Ley de Transparencia.

5.1. Desarrollo del Plan de Acción para el cumplimiento de la Ley de Transparencia y de Derecho de Acceso a la Información Pública.

5.1.1. Ejecutar el Plan de acción para el cumplimiento de la Ley.



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X

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Actividad permanente.A 30 de abril se ha ejecutado el 6% del plan, según lo programado en el Eje de Transparencia. Ver reporte de avance del primer trimestre de 2018 del Plan de Acción del Área de Transparencia y Atención a la Ciudadanía, anexo I.Adicionalmente, se realizó el autodiagnóstico de la política de Transparencia y Acceso a la Información pública, incluidas en el MIPG.

CONTROL

6. MEDIDAS ADICIONALES DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

6.1. Fortalecimiento del Sistema de Control Interno del IDPC.

6.1.1. Realizar acciones de fortalecimiento de los componentes del Sistema de Control Interno del IDPC

Asesora Control Interno


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Actividad permanente.En enero se entregaron los informes correspondientes a la vigencia 2017.En febrero se realizaron auditorías internas a todos los procesos del IDPC.Se han venido realizando mejoras en la estructura de la información a cargo de Control Interno publicada en el micrositio de Transparencia; y se ha completado la información correspondiente.

CONTROL

6.2. Programa de Ética, Cultura de la Legalidad, Cultura Ciudadana y Valoración del Patrimonio Cultural.

Esta Línea de acción está articulada con el Componente 5 del Modelo de Participación Ciudadana y Control Social.

6.2.1. Adelantar un proceso de construcción colectiva del Código de Ética del IDPC (incluye Proclama).


Talento Humano

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En 2018 se tiene programado realizar las acciones pertinentes para alinear los Códigos de Ética (elaborado en 2017) con la Política de Integridad, que hace parte del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión (DAFP).En abril, se realizó el autodiagnóstico de la política de Integridad, incluida en el MIPG.En cumplimiento de lo lo dispuesto en el Decreto Distrital 118 de febrero de 2018, por medio del cual se adopta el Código de Integridad del Distrito, se realizará la armonización del Código de Ética en el segundo cuatrimestre de la vigencia.

6.2.2. Diseñar los contenidos de actividades de sensibilización en cultura ciudadana, autocontrol, cultura de la legalidad y valoración del patrimonio cultural (en tanto bien común).


Subdirección de Divulgación - Actividades Culturales y Educativas; Museo de Bogotá.

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6.2.3. Diseñar, adoptar y divulgar un Código de Ética del Patrimonio, bajo los lineamientos de la UNESCO.


Subdirección de Divulgación - Actividades Culturales y Educativas; MdeB

Actividad 2019

6.2.4. Diseñar los instrumentos para la prevención, publicidad y denuncia de conflictos de intereses.

Equipo de Transparencia y Atención a la Ciudadanía

Control Interno Disciplinario

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En abril, participamos en la Mesa Técnica de Conflicto de Intereses, evento organizado por la Veeduría Distrital, que contó con el apoyo de expertos internacionales, entre los que cabe destacar a Elisa Suárez Bellido, funcionaria líder de la Unidad de Ética, Integridad Pública y Prevención de Conflictos de Intereses de la Secretaría de la Función Pública de México. Tomando como marco la Guía elaborada por la VD y los resultados de la mesa de trabajo, se revisará y actualizará la versión preliminar de la Política de Conflicto de Intereses, elaborada en 2017 (presentada en Comité Directivo en agosto).

Asesora Jurídica

6.2.6. Estructurar, con base en los numerales anteriores, el Programa de Ética del IDPC.Adoptarlo, socializarlo, ejecutarlo y realizar una evaluación anual.


Talento Humano

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En cumplimiento de lo lo dispuesto en el Decreto Distrital 118 de febrero de 2018, por medio del cual se adopta el Código de Integridad del Distrito, se solicitó la inclusión y reprogramación de las actividades relativas al Código, los Gestores y el Plan para la Integridad en el PAAC; los cuales deben estar actualizados y adoptados en el Instituto antes del 27 de agosto próximo.La reprogramación consolidada del PAAC se presentó y aprobó en el Comité SIG realizado el 30 de abril de 2018.

B) PLAN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y DE DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

El objetivo general del Plan para la Implementación de la Ley de Transparencia y de Derecho de Acceso a la Información Pública 2017-2019 es establecer y consolidar las buenas prácticas de una mejor gestión del IDPC, con la garantía plena del derecho de acceso a la información en torno a la promoción, protección y sostenibilidad del patrimonio cultural de la ciudad.

La implementación de la Ley de Transparencia y de Derecho de Acceso a la Información Pública se estructura a partir de tres componentes:

· Transparencia Activa;

· Fortalecimiento Institucional;

· Articulación Intra e Interinstitucional;

Y para cada uno de estos componentes se establecieron los siguientes objetivos específicos (2017-2019):

1. Garantizar el derecho de acceso a la información pública en torno a la promoción, protección y sostenibilidad del patrimonio cultural de la ciudad.

2. Consolidar los mecanismos de publicidad de la información que produce y tiene en su custodia el IDPC en desarrollo de su misión.

3. Fortalecer la Cultura de la Transparencia y de rechazo a la corrupción en torno a la promoción, protección y sostenibilidad del patrimonio cultural de la ciudad.


B. PLAN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y DE DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA


EJECUCIÓN 2018

EJE

COMPONENTE

LÍNEA DE ACCIÓN

ACTIVIDAD

ÁREAS RESPONSABLES- COORDINADOR

ÁREAS RESPONSABLES - INVOLUCRADOS

ene-18

feb-18

mar-18

abr-18

may-18

jun-18

jul-18

ago-18

sep-18

oct-18

nov-18

dic-18


VISIBILIDAD

1. TRANSPARENCIA ACTIVA

1.1. Mecanismos de divulgación de la información: disposición de la información que produce el IDPC en desarrollo de su misión, con atributos de calidad, oportunidad, claridad y usabilidad.

Línea articulada con las Políticas de Divulgación y Comité de publicaciones/comunicaciones del IDPC.

1.1.1. Conformar el Equipo de Transparencia del IDPC, con roles y responsabilidades claramente definidas y acotadas.


Subdirección General - Gestión Documental

Actividad ejecutada en 2017.


Subdirección Corporativa - Sistemas

1.1.2. Definir lineamientos internos para la divulgación de la información pública, en coordinación con los responsables del proceso de Comunicaciones del IDPC - ARTICULACIÓN CON COMITÉ DE PUBLICACIONES /COMUNICACIONES DEL IDPC.


Subdirección de Divulgación - Comunicaciones y Web Máster.

Actividad re-programada para 2019, una vez el IDPC cuente con la nueva página web.




1.1.3. Definir una línea editorial para la página web y para la Intranet, y realizar la revisión y corrección formal y de contenidos, y la mejora de las dos plataformas (ver Documento de revisión general de la página web, mayo 2017, CN).







Esta actividad se desarrolla en el Componente 6 del Modelo de Atención a la Ciudadanía.

1.1.4. Diseñar y poner en marcha un Proyecto Piloto de accesibilidad de la información pública para personas sordas y ciegas en el Sector Cultura, con el acompañamiento del INSOR y del INCI.







Subdirección Corporativa - Servicios Generales

VISIBILIDAD

1.2. Mecanismos de divulgación de la información: disposición de la información que produce el IDPC en desarrollo de su misión, con atributos de calidad, oportunidad, claridad y usabilidad.

1.2.1. Elaborar:a) una Matriz del Esquema de Publicación de la Información; b) el Índice de Información Clasificada y Reservada; yc) el Registro de Activos de Información Pública



X

XX

A) En Comité SIG realizado el 30 de abril de 2018, se aprobó la actualización del Esquema de Publicación de la Información.B) En el mismo comité se presentó una versión preliminar, que debe ser revisada y presentada antes del 30 de agosto de 2018.C) Se cuenta con los archivos en excel de los registros de activos de información, sin embargo, en el portal www.datos.gov.co, únicamente se encuentra el listado de Bienes de Interés Cultural.

1.2.2. Realizar 1 autodiagnóstico al año, utilizando la herramienta creada por el Ministerio Público, y 2 seguimientos semestrales. Elaborar y presentar los informes correspondientes, con recomendaciones para presentar al Comité Directivo.


Control Interno

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X

X

En 2018, los autodiagnósticos y seguimientos semestrales se realizarán con la herramienta diseñada para tal fin por parte de la Veeduría Distrital.

VISIBILIDAD

1.3. Plan de acción y cronograma de ejecución 2017 para el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública, con base en el autodiagnóstico realizado.

1.3.1. Elaborar el plan de acción y cronograma de ejecución para el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública, en articulación con las acciones requeridas para la aplicación del Índice de Transparencia de Bogotá.


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1.3.2. Ejecutar y hacer seguimiento al plan de acción propuesto.

Todas las áreas del IDPC involucradas


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2. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

INSTITUCIONALIDAD

2.1. Reglas de juego claras y a la vista de todos: Condiciones institucionales necesarias y suficientes para la garantía del derecho de acceso a la información pública.

Línea articulada con la Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Esta actividad se desarrolla en la Línea de Acción 6.2. del Componente 6. Medidas adicionales de lucha contra la corrupción.

2.1.1. Diseñar un Programa de Ética, que incluya:a) la elaboración / actualización de Código de Ética del IDPC, en articulación con el Código de Integridad y Pacto por la Transparencia impulsado por la Alcaldía de Bogotá; y

Subdirección de Gestión Corporativa - Talento Humano


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En 2018 se tiene programado realizar las acciones pertinentes para alinear los Códigos de Ética (elaborado en 2017) con la Política de Integridad, que hace parte del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión (DAFP).En abril, se realizó el autodiagnóstico de la política de Integridad, incluida en el MIPG.En cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Distrital 118 de febrero de 2018, por medio del cual se adopta el Código de Integridad del Distrito, se realizará la armonización del Código de Ética en el segundo cuatrimestre de la vigencia.

b) la elaboración / actualización de un Código de Buen Gobierno del IDPC.

Subdirección General


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2.1.2. Definir y ejecutar acciones para el fortalecimiento de la Gestión del Talento Humano, con especial énfasis en el Plan de Capacitación, con la asesoría y acompañamiento del Servicio Civil Distrital.



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Acción permanente, liderada por el Subdirector de Gestión Corporativa:a) proceso de documentación y actualización de planes, manuales y procedimientos del proceso de Gestión del Talento Humano, en curso.

2.1.3. Actualizar el Mapa de Procesos y consolidar la documentación de los procesos y procedimientos del IDPC, para su publicación en la página web y en la Intranet.

Todas las dependencias del IDPC

Subdirección General - SIGTransparencia y Atención a la Ciudadanía

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En enero de 2018, se publicó el Mapa de Procesos del IDPC, con las modificaciones aprobadas en el Comité SIG realizado el 22 de diciembre de 2017.La actualización de la documentación de los procesos es una actividad permanente.

2.1.4. Diseñar y aplicar un procedimiento para la elaboración, salvaguardia y publicación (en los casos en los que se requiera) de los actos administrativos de interés general del IDPC (Resoluciones y Circulares).

Asesoría Jurídica


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2.1.5. Diseñar y ejecutar un Plan de Acción para el fortalecimiento del Proceso de Gestión Contractual.

Asesoría Jurídica


No se cuenta con información sobre este tema.

INSTITUCIONALIDAD

2.2. Actualización y consolidación del Sistema de Gestión Documental ORFEO.

Línea articulada con el Modelo de Atención a la Ciudadanía.

2.2.1. Parametrizar e implementar a partir del 1 de enero de 2018 la versión 2 (completa) de ORFEO, como herramienta de seguimiento de las comunicaciones oficiales, desde su recibo (entrada) hasta su producción (salida) y viceversa, que garantice la trazabilidad del proceso de gestión documental y facilite la gestión de archivos digitales.a) Elaborar un plan de trabajo detallado del último trimestre del año 2017 para preparar la entrada en funcionamiento de la versión 2 de ORFEO y presentarlo para su aprobación ante el Comité Directivo.

Subdirección General - Gestión DocumentalySubdirección de Gestión Corporativa - Sistemas


Actividad realizada y finalizada en 2017.A partir del 2 de enero de 2018 se empezó a operar con la versión actualizada de ORFEO.

2.2.2. Aplicar la Tabla de Retención Documental – TRD- del Instituto y articularla con el Sistema ORFEO para estructurar los archivos digitales del IDPC.

Subdirección General - Gestión DocumentalSubdirección de Gestión Corporativa - Sistemas


Actividad realizada y finalizada en 2017.A partir del 2 de enero de 2018 se empezó a operar con la versión actualizada de ORFEO.

2.2.3. Fortalecer la infraestructura tecnológica que soporta al sistema ORFEO, para garantizar la seguridad de la información, el proceso de digitalización de toda la documentación de los procesos de radicación de entrada y salida de comunicaciones oficiales externas e internas, y los procesos de seguimiento a la gestión que se realizan con esta herramienta, en particular atención a PQRs, los Trámites y Procedimientos Administrativos, y las Peticiones entre Autoridades.


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Si bien esta actividad fue realizada para la puesta en marcha de la versión actualizada de Orfeo el 2 de enero de 2018, es una acción que tiene carácter permanente.Se han realizado acciones de mejora en la operación de Orfeo y ampliación de sus funcionalidades, entre otros; se han realizado acciones de seguimiento, a través de una mesa de trabajo entre las Subdirecciones de Gestión Corporativa y General.

2.2.4. Elaborar y ejecutar un programa de capacitación en puesto de trabajo que permita optimizar la utilización del ORFEO por parte de funcionarios y contratistas del IDPC.

Subdirección General - Gestión DocumentalySubdirección de Gestión Corporativa - Sistemas


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Si bien esta actividad fue realizada para la puesta en marcha de la versión actualizada de Orfeo el 2 de enero de 2018, es una acción que tiene carácter permanente, por parte de Gestión Documental, en coordinación con Sistemas y Transparencia y Atención a la Ciudadanía.

INSTITUCIONALIDAD

2.3. Fortalecimiento del proceso de atención de PQRS (Transparencia Pasiva).

Línea articulada y desarrollada con el Modelo de Atención a la Ciudadanía y la implementación del Sistema de Gestión Documental ORFEO.


SIG

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Se inició el proceso de actualización del procedimiento de atención de PQRS, en conjunto con el SIG; y de acuerdo con los resultados de la auditoría interna realizada en enero de 2018.Se elaboró y presentó en Comité SIG del 30 de abril de 2018 el proyecto de resolución para adoptar el trámite interno de atención de los derechos de petición, el cual está en revisión por parte de la asesoría jurídica.

3. ARTICULACIÓN INTRA E INTERINSTITUCIONAL

INSTITUCIONALIDAD

3.1. Articulación interna.

3.1.1. Diseñar y poner en marcha una estrategia integral de transparencia, atención a la ciudadanía, participación ciudadana y rendición de cuentas, que incluya los mecanismos necesarios para garantizar su sostenibilidad a mediano y largo plazo.



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a) El 30 de abril de 2018, el Comité SIG adoptó formalmente la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación 2017-2019 del IDPC, la cual integra seis instrumentos de gestión estratégica, así: i) Estrategia Anticorrupción y de Atención a la Ciudadanía, Implementación de la Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública, Modelo de Atención a la Ciudadanía, Estrategia de Gobierno en Línea, Modelo de Participación Ciudadana y Control Social, y Estrategia de Rendición Permanente de Cuentas a la Ciudadanía.b) Se elaboró el Informe de Avance en la implementación de la Fase I de la Estrategia, correspondiente a la vigencia 2017; este informe fue presentado igualmente en el Comité SIG de abril de 2018.

a) Elaborar el mapa de articulaciones para la implementación de la estrategia, como anexo a la Estrategia.

X

El Mapa de articulaciones, se incluye como Anexo II de la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación 2017-2019 del IDPC, adoptado el 30 de abril de 2018.

b) Elaborar Matriz con líderes coordinadores y responsables de ejecución de las actividades formuladas en la Estrategia, así como cronograma de ejecución, como anexo a la Estrategia.

X

La Matriz de responsables y cronograma de ejecución, se incluye como Anexo I de la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación 2017-2019 del IDPC, adoptado el 30 de abril de 2018.

3.1.2. Alinear la Estrategia de Transparencia, Atención a la Ciudadanía y Participación 2017-2019 con el nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en concordancia con los lineamientos que dé la Dirección de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la Alcaldía de Bogotá.



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Subdirección General - Planeación

Esta actividad está articulada con la Estrategia GEL.

3.1.3. Identificar trámites internos, elaborar procedimientos y adoptarlos formalmente.



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Actividad en proceso desde agosto de 2017.Se prevé realizar una Feria de Servicio a la Ciudadanía el 30 de septiembre de 2018, para cerrar el mes del Patrimonio Cultural.


3.1.4. Realizar el mapeo de instancias de decisión, asesoras, de seguimiento y de control del IDPC; articulación con instancias externas; racionalización.

Subdirección General - SIG y Planeación


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INSTITUCIONALIDAD

3.2. Articulación externa.

Actividad articulada al Modelo de Atención a la Ciudadanía.

3.2.1. Identificar temas, necesidades e intereses comunes para establecer mecanismos de colaboración horizontal entre entidades distritales y nacionales.



No se cuenta con información sobre este tema.

Subdirección de Intervención - Trámites y Procedimientos Administrativos

Esta actividad se desarrolla en la Estrategia GEL, articulada a su vez al Modelo de Atención a la Ciudadanía.

3.2.2. Diseño y ejecución de un plan de actividades para garantizar la interoperabilidad del modelo de atención a la ciudadanía.

Sudirección de Gestión Corporativa - Sistemas | GEL


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Subdirección de Intervención - Trámites y Procedimientos Administrativos

C) MODELO DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA

El objetivo general del Modelo de Atención a la ciudadanía del IDPC es garantizar la calidad, oportunidad y efectividad en la atención de los requerimientos y en la prestación de los servicios del IDPC a la ciudadanía, atendiendo criterios diferenciales de accesibilidad, así como facilitar la interlocución efectiva entre la Administración y la ciudadanía para cumplir con las necesidades y expectativas que se generan desde la ciudadanía. El Modelo prevé el fortalecimiento de las capacidades institucionales, técnicas, operativas y la optimización de los procesos y procedimientos, como condiciones básicas para promover el acceso de los ciudadanos a una oferta de trámites y servicios con principios de información completa y clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, ajuste a sus necesidades, realidades y expectativas considerando la implementación de soluciones innovadoras, acorde con la Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano.

Como objetivos específicos (2017-2019) del Modelo de Atención a la Ciudadanía se definieron los siguientes:

1. Garantizar el acceso oportuno y efectivo a los bienes y servicios que ofrece el IDPC.

2. Garantizar un servicio a la ciudadanía cálido, oportuno y efectivo, con criterios diferenciales de accesibilidad.

3. Socializar e impulsar la apropiación de los objetivos de la Ley 19 de 2012 – Anti-trámites:

a) Establecer una nueva relación del Estado con los ciudadanos como usuarios y destinatarios de sus servicios, con el fin de hacer su vida un poco más amable.

b) Proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante la Administración Pública.

c) Generar el compromiso de las instituciones públicas para ser más eficientes y eficaces.

d) Suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública.

Para lograr los objetivos enunciados, se formuló la siguiente ruta para el diseño y puesta en marcha del Modelo, a partir de los siguientes componentes: i) Plataforma estratégica para la estructuración del Modelo de atención a la ciudadanía del IDPC. ii) Fortalecimiento de la cultura del servicio al ciudadano. iii) Actualización y mejora de procesos, procedimientos e instrumentos de atención. iv) Definición de la Estrategia Anti-trámites. v) Plan de mínimos de adecuación de la infraestructura física y tecnológica. vi) Diseño y puesta en marcha de un programa piloto de inclusión en el IDPC y sector Cultura, Recreación y Deporte.


C. MODELO DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA


EJECUCIÓN 2018

EJE

COMPONENTE

LÍNEA DE ACCIÓN

ACTIVIDAD

ÁREAS RESPONSABLES-COORDINADOR

ÁREAS RESPONSABLES-INVOLUCRADOS

ene-18

feb-18

mar-18

abr-18

may-18

jun-18

jul-18

ago-18

sep-18

oct-18

nov-18

dic-18


0. ACCIÓN PRIORITARIA

0.0. Implementación de las recomendaciones propuestas en el Diagnóstico realizado de los Componentes ii.-Racionalización de Trámites y iv.-Atención al Ciudadano del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, a más tardar el 31 de diciembre de 2017.

0.0.1. Actividad prioritaria: Implementar las recomendaciones incluidas en el Diagnóstico realizado.




INSTITUCIONALIDAD Y CONTROL

1. PLATAFORMA ESTRATÉGICA PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL MODELO DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA DEL IDPC.

1.1. Diseño, adopción y socialización del Modelo de atención a la ciudadanía del IDPC.


Etapa I: Diseño.

1.1.1. Estructurar la propuesta del Modelo de Atención a la Ciudadanía y elaborar el Manual Operativo correspondiente.




1.1.2. Definir los componentes del Modelo y e identificar las Instancias de decisión, asesoras, de seguimiento y de control.




1.1.3. Realizar la identificación de Usuarios y grupos de interés; y establecer los roles e interacción entre el Instituto y los usuarios y grupos de interés identificados.



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Actividad ejecutada parcialmente en 2017; se completará con la Caracterización de usuarios y grupos de interés.

1.1.4. Establecer los atributos y condiciones del servicio a la ciudadanía; y las modalidades y canales de Atención.




1.1.5. Definir procesos, procedimientos e Instructivos para implementar el Modelo de Atención a la Ciudadanía.



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Actividad ejecutada parcialmente en 2017; se completará en 2018.

1.1.6. Revisión y elaboración de la segunda versión del Manual operativo del Modelo de Atención a la Ciudadanía



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Etapa II: Consulta ciudadana y adopción.

1.1.6. Presentar la versión 1 del Modelo de Atención al Comité Directivo, para su publicación en página web para Consulta a la Ciudadanía.



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La primera versión del Modelo de Atención a la Ciudadanía se presentó en el Comité SIG realizado el 30 de abril de 2018, y se encuentra en revisión.

1.1.7. Adelantar los procesos de consulta ciudadana y consulta interna del Modelo de Atención.


Web master

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En el mes de abril, la primera versión del Modelo de Atención a la Ciudadanía se puso a consideración de la ciudadanía y de los funcionarios y contratistas del IDPC, a través de la página web y de la intranet, respectivamente.

1.1.8. Complementar el Modelo con la inclusión de las observaciones presentadas por la ciudadanía y los servidores del IDPC; y presentar la versión revisada del Modelo de Atención al Comité para su aprobación y adopción.



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No se presentaron observaciones de la ciudadanía a la primera versión del Modelo.

Etapa III: Socialización interna.

1.1.9. Socializar la versión final del Modelo adoptado e realizar las acciones pertinentes para su implementación.



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VISIBILIDAD Y CONTROL

1.2. Fortalecimiento de la ciudadanía para acceder a los bienes y servicios del IDPC.

Actividad articulada con la Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el Modelo de Participación y la Estrategia permanente de Rendición de Cuentas.

1.2.1. Realizar la Caracterización de usuarios y grupos de interés del Instituto, articulado al Estudio de públicos del Museo de Bogotá.


Subdirección General - SIG y Planeación (Participación y Rendición de Cuentas)

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Subdirección de Intervención - Trámites y procedimientos administrativos; Programas Enlucimiento de Fachadas y Adopta un monumento.

Subdirección de Divulgación Participación, Museo de Bogotá.

1.2.2. Actualizar y mejorar el proceso de evaluación de la satisfacción de la atención a la ciudadanía: actualizar los formatos de encuestas y realizar entrevistas aleatorias a ciudadanos atendidos los días martes.



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Actividad en proceso.En abril se presentó el primer seguimiento al indicador de satisfacción, correspondiente al primer trimestre de 2018.

1.2.3. Elaborar instructivos en lenguaje ciudadano que contengan información pertinente y útil para la gestión de los servicios y trámites que se adelantan en la entidad.


Subdirección de Divulgación Comunicaciones

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1.2.4. Realizar una campaña de sensibilización y socialización de la figura del Defensor del Ciudadano, para facilitar la gestión de los requerimientos que presta la ciudadanía.


Subdirección de Divulgación - Comunicaciones

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En abril se realizó una actividad de divulgación e información sobre la figura del Defensor del ciudadano.Se tiene previsto realizar varias actividades de sensibilización durante la vigencia.

INSTITUCIONALIDAD

1.3. Articulación intra e interinstitucional.

1.3.1. Revisar y actualizar la caracterización del proceso de atención a la ciudadanía.




1.3.2. Presentar una propuesta para que el proceso de atención a la ciudadanía y correspondencia tenga el carácter de proceso estratégico y transversal para el Instituto.



1.3.3. Coordinar con entidades líderes de la Política Distrital de Atención al Ciudadano la mejora del servicio de atención a la ciudadanía del IDPC.


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Actividad permanente, a través de la participación en las reuniones de la Red Distrital de Quejas y Reclamos, liderada por la Veeduría Distrital.

Actividad articulada con la Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y la Estrategia de Gobierno en Línea.

1.3.4. Coordinar con las entidades distritales y nacionales las acciones pertinentes que garanticen la interoperabilidad de los servicios.



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Actividad permanente, a través de la asesoría que brinda el Departamento Administrativo de la Función Pública para el registro y actualización de los trámites en el SUIT.

Subdirección Intervención - Trámites

INSTITUCIONALIDAD

1.4. Elaboración de plan de acción anual (a partir de la vigencia 2018) de atención a la ciudadanía, en el marco del modelo adoptado.

Esta línea de acción está articulada y desarrollo el componente de Atención a la Ciudadanía de la Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

1.4.1. Elaborar el Plan de Acción Anual de Atención a la Ciudadanía.


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El plan de acción del área de Transparencia y Atención a la Ciudadanía fue elaborado durante el primer trimestre del año, en el marco del POA 2018 de la Subdirección de Gestión Corporativa.

1.4.2. Ejecutar y hacer seguimiento al Plan de Acción Anual de Atención a la Ciudadanía.


Área del IDPC involucradas

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Actividad permanente.En el mes de abril se presentó el seguimiento al primer trimestre del 2018 (reporte trimestral del POA de la Subdirección de Gestión Corporativa).

1.4.3. Evaluar el Plan de Acción Anual de Atención a la Ciudadanía, y preparar propuesta de la vigencia siguiente.


X

1.5. Evaluación de la implementación del modelo de atención al ciudadano del IDPC.

1.5.1. Evaluar el avance en la implementación del Modelo de Atención; Identificar las fortalezas y debilidades; presentar recomendaciones para optimizar el Modelo. (Esta actividad se realizará a partir del último trimestre de 2018).



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X

INSTITUCIONALIDAD Y CONTROL

2. FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA DEL SERVICIO AL CIUDADANO.

2.1. Construcción colectiva de la promesa de valor del servicio (articulado al Código de Ética del IDPC).


2.1.1. Realizar un taller para la construcción de la promesa de valor del servicio.


Todas las áreas del IDPC

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2.1.2. Realizar un acto de compromiso con la promesa de valor del servicio construida, que involucre a todo el IDPC.


Todas las áreas del IDPC

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2.1.3. Publicar en la página web y en la intranet el registro del acto y la promesa de valor del servicio.


Subdirección de Divulgación Comunicacion

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2.2. Formación y actualización de servidores públicos.

Línea articulada con el Plan Institucional de Capacitación (PIC).

2.2.1. Llevar a cabo una campaña de sensibilización y formación de todo el personal vinculado a los procesos de atención a la ciudadanía. Esta campaña estará encaminada a fortalecer las competencias de los servidores en pro de garantizar un servicio continuo, oportuno, efectivo y cálido, contando con apoyo de Instituciones que lideran la inclusión de criterios diferenciales de accesibilidad.



X

2.2.2. Diseñar y poner en marcha un esquema de incentivos para los funcionarios que prestan el servicio de atención a la ciudadanía.


Subdirección Corporativa - Talento Humano

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2.2.3. Evaluar las actividades de formación y actualización ejecutadas; realizar recomendaciones y presentar propuesta para la vigencia siguiente.


Subdirección Corporativa - Talento Humano

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INSTITUCIONALIDAD

3. ACTUALIZACIÓN Y MEJORA DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS E INSTRUMENTOS DE ATENCIÓN.

Este Componente está articulado con el Sistema Integrado de Gestión (SIG), y los componentes de Atención a la Ciudadanía y Racionalización de Trámites del PAAC.

3.1. Revisión, actualización y levantamiento de procesos y procedimientos de atención a la ciudadanía.

3.1.1. Actualizar la caracterización del proceso Correspondencia; incluye: indicadores, riesgos y normograma del proceso, para incorporarlo al proceso de Atención a la ciudadanía.

Gestión Documental


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3.1.2. Documentar y actualizar los procedimientos de Radicación y Correspondencia.

Gestión Documental


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3.2. Levantamiento de procedimientos complementarios.

3.2.1. Elaborar un proyecto de Resolución que define el trámite interno de los Derechos de Petición presentados antes el IDPC.


Subdirección General - SIGAsesoría Jurídica

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En el Comité SIG realizado el 30 de abril de 2018 se presentó la versión preliminar del proyecto de resolución, el cual se encuentra en revisión y ajuste.

3.2.2. Elaborar y/o actualizar un procedimiento para la atención de solicitudes de alquiler, préstamo, fotografía de los bienes muebles e inmuebles administrados por el IDPC.

Asesoría Jurídica


Pendiente de establecer con la Subdirección de Divulgación.

3.2.3. Revisar y actualizar otros trámites internos relacionados con la Atención a la Ciudadanía.



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VISIBILIDAD, INSTITUCIONALIDAD Y CONTROL

3.3. Revisión, actualización y levantamiento de procesos y procedimientos misionales que generan servicios a la ciudadanía.

3.3.1. Revisar, actualizar y levantar los procedimientos misionales de la Subdirección de Intervención en SIG, que son el soporte y generan un trámite u otro procedimiento administrativo.

Subdirección de Intervención - Trámites y OPAs


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Actividad en proceso.

3.3.2. Elaborar el inventario de Trámites y Procedimientos Administrativos del IDPC - Subdirección de Intervención, con el normograma respectivo.


SubdirecciónIntervención - Trámites

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3.3.3. Definir: i) Requisitos, ii) Paso a paso, iii) Tiempo, y iv) Formatos de los Trámites y Otros Procedimientos Administrativos (OPAs) de la Subdirección de Intervención.



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3.3.4. Elaborar de proyectos de Resolución de Trámites y OPAs, y presentarlos al Comité SIG para su aprobación y adopción.



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3.3.5. Revisar, actualizar y levantar los procedimientos misionales de la Subdirección de Divulgación en SIG, que son el soporte y generan un trámite u otro procedimiento administrativo.

Subdirección de Divulgación - OPAs


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3.3.6. Elaborar el inventario de Trámites y Procedimientos Administrativos del IDPC - Subdirección de Divulgación, con el normograma respectivo.



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3.3.7. Definir: i) Requisitos, ii) Paso a paso, iii) Tiempo, y iv) Formatos de los Otros Procedimientos Administrativos (OPAs) de la Subdirección de Divulgación.


Subdire

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