IDENTIFICANDO CENTROS DE GRAVEDAD EN LAS ORGANIZACIONES

Resumen/Adaptación tomada del libro: Aprovechando las ventajas competitivas de Prometeus en los negocios y en la vida (John A Warden and Leland A. Russell)

1 LA NATURALEZA DE LOS SISTEMAS

1.1 Que es un sistema

Cada acción en los negocios debe ser ejecutado dentro de un sistema. Una propuesta del contexto producto-mercado sucede dentro del sistema llamado Mercado. Cuando se intenta un cambio interno sucede en el contexto de una organización, la cual es un sistema. Existen sistemas como el financiero, el mercadológico, el tecnológico, o como competidores, clientes, proveedores, grupos de empleados, empleados clave, por mencionar solo algunos.

El no poder entender que todo lo que hacemos tiene lugar dentro o en el contexto de un sistema, significa que los esfuerzos realizados muy probablemente solo afectaran a una pequeña parte del sistema, mientras que el resto del cual se resistirá a nuestro efecto. Si identificamos los centros de gravedad de un sistema, podremos concentrar los recursos efectivamente y así incrementar las posibilidades de poder obtener el resultado deseado.

Todos los sistemas se componen de dos partes esenciales:

1.- La totalidad logra lo que sus partes no pueden por separado2. La representación de la totalidad del sistema, y de sus partes son independientes.

Por ejemplo, cual es la función del sistema llamado automóvil? Su función principal es transportarnos de un lugar a otro. Pero solo una parte del automóvil no nos puede llevar de un lugar a otro por sí sola. Este es el primer principio. El sistema automóvil cuenta con diferentes subsistemas. Si el subsistema llamado llanta se daña, la totalidad del sistema no puede cumplir con su función. Estos conceptos fueron surgiendo durante los años 40’s en círculos académicos aunque no fueron propiamente expuestos sino hasta que lo hizo el profesor Peter Senge durante los 90’s. Senge definió el pensamiento sistémico como:

Poder ver la interrelación en lugar de ver la cadena causa efecto (La diferencia entre el pensamiento lineal y el sistémico)

Poder ver el proceso de cambio a través del tiempo en vez de una fotografía estática A pesar de la relevancia del pensamiento sistémico en el desarrollo de estrategias, John Warden argumenta que este enfoque aun no ha sido usado ampliamente por líderes o círculos de planeación empresarial. Esto se debe mayormente a que pocos han logrado llevar la efectividad del pensamiento sistémico del contexto académico a la vida real. El enfoque Prometeo pretende llevar el pensamiento sistémico a logros rápidos en el mundo real. Es un enfoque orientado hacia

la acción. A dónde queremos llegar y que cambios en el sistema son necesarios para poder llegar allá.1.2 Leyes de los sistemas y la resistencia al cambio

1. Los sistemas siguen los principios de la ley de la inercia. Se resisten al cambio vigorosamente y se vuelve imperioso aplicar una fuerza en el punto o los puntos clave para poder cambiar el rumbo.

2. Los sistemas siguen el principio del equilibrio. El cuerpo humano, gases químicos, todo en nuestro universo busca siempre un equilibrio y por lo tanto todos los sistemas buscan este equilibrio. Cuando se intenta un cambio, el sistema resiste tal esfuerzo porque lo identifica como algo externo que atenta contra su equilibrio.

3. Los sistemas también siguen el principio de la elasticidad. El sistema recuerda en donde estuvo antes y si aplicamos un esfuerzo, se desplaza un poco pero cuando el esfuerzo se ha agotado, regresa a donde estuvo antes. No se logra desplazar al sistema en la dirección deseada efectivamente. Para lograr cambios permanentes es necesario ir más allá de los límites elásticos del sistema.

Cuando se intenta un cambio en el sistema, no hay que olvidar que es de esperarse una reacción inversa. Todos los executivos, empleados, líderes de departamentos van a resistir un cambio sin importar lo bueno que pudiera ser. Y este fenómeno no se limita a las paredes de la compañía. Cuando se intenta cambiar las reglas, proveedores, competidores y cualquier otro sistema externo también mostrara resistencia, ya sea consciente o inconscientemente.

2 AFECTANDO CENTROS DE GRAVEDAD

2.1 Definición de centro de gravedad

En general, un centro de gravedad es el punto de aplicación de la resultante de todas las fuerzas de gravedad que actúan sobre las distintas porciones materiales de un cuerpo, de tal forma que el momento respecto a cualquier punto de esta resultante aplicada en el centro de gravedad es el mismo que el producido por los pesos de todas las masas materiales que constituyen dicho cuerpo.

En una empresa un centro de gravedad es el punto clave donde los actos y modificaciones de estructuras pueden conducir a mejoras significativas y duraderas. Es el punto central del sistema o subsistema. En general, el utilizar los recursos sobre los centros de gravedad resulta en una mejor utilización de ellos.

2.2 Afectando centros de gravedad

Una estrategia ganadora se enfoca en el enemigo, pero el enemigo no es el principal competidor en el mercado o el grupo de personas dentro de la compañía que parecen tener el control del

estatus quo. El enemigo siempre es el sistema y subsistemas en su totalidad. Para crear el futuro que queremos, hay que cambiar el sistema.

Todos los sistemas tienen puntos de apalancamiento a lo que llamamos centros de gravedad. Si logramos entenderlos, identificarlos y como afectarlos, lograremos cosas que parecían imposibles. A la vez, sistemas complejos y dinámicos tienen múltiples centros de gravedad.

La historia está llena de ejemplos de cómo afectar centros de gravedad. Alejandro el Grande uso el enfoque de centros de gravedad para derrotar poderosos oponentes. Cuando peleaba contra Persia, el entendió que la victoria se lograría solo si lograba obtener el control del mar Mediterráneo. Pero el problema de Alejandro era que su flota marítima era muy débil para enfrentar la gran flota Persa. Alejando el Grande concibió que el centro de gravedad de la flota Persa eran sus bases navales. Así que antes de intentar atacar Persia, uso sus fuerzas terrestres para destruir las bases navales persas en el Mediterráneo. Alejandro el Grande destruyo el poder naval persa sin siquiera ganar una sola batalla en el mar.

Muchos líderes de negocios han intuitivamente entendido que hay múltiples centros de gravedad en la industria donde se desenvuelven. Tres décadas atrás Bill Gates identifico y atacó múltiples centros de gravedad, lo que moldearía la emergente industria de las computadoras: Usuarios de computadoras personales, personal a cargo de la tecnología de informática a nivel corporativo, programadores externos, canales de distribución y fabricantes de computadoras.

Lo más común en las organizaciones es que la gente se pregunte: Que quiere el líder que hagamos? Cuando reciben la respuesta se mueven rápido a definir como lo van a hacer, generando ideas de acción, debatiendo sobre ello y elaborando una lista de lo que tienen que hacer primero. Pero el llegar al nivel operativo sin antes identificar los centros de gravedad hacia donde se van a dirigir los recursos, puede ser un error crucial.

Hay múltiples centros de gravedad los cuales se interrelacionan, y algunos de ellos pueden tener un mayor impacto en lograr el futuro que queremos ver. Por el contrario, el no tener una estrategia correcta, volverá difícil, si no imposible cambiar el sistema a nuestro favor. Como líder del cambio, lo primero que se necesita hacer es identificar los centros de gravedad e identificar cuáles de esos centros puede tener el mayor impacto, seleccionarlos y atacarlos en paralelo.

2.3 Ataque en Paralelo

Hay dos formas básicas de afectar centros de gravedad.

Ataque serial: Un centro de gravedad a la vez Ataque en paralelo: la mayor cantidad de centros de gravedad al mismo tiempo

La forma más efectiva de atacar es en paralelo. Veámoslo matemáticamente. Si se tiene que atacar un centro de gravedad a la vez, no se puede pasar al siguiente. Si por ejemplo tenemos que atacar diez centros de gravedad uno a la vez, y se proyecta un logro del 90 por ciento. El

porcentaje de probabilidad de logro general después de atacar los diez centros de gravedad es de alrededor del 35 por ciento.

En una línea de luces de navidad seriadas, la luz tiene que pasar por cada bulbo, y si uno se funde, toda la línea se detiene. Hay que probar todos los bulbos hasta encontrar el que está fallando. En los negocios, esto es mucho trabajo extra. Pero en una línea de luces navideñas en paralelo, la electricidad corre a cada bulbo, si uno falla, los demás siguen prendiendo.

Lo mismo sucede cuando una campaña de negocios es planteada en paralelo, la falla en un punto de la campaña no detendrá el flujo de toda la campaña. Puesto que hay muchos centros de gravedad, hay muchas oportunidades de crear el impacto deseado.

Pero cuando la gente piensa en un ataque en paralelo, automáticamente piensa que eso requerirá mucho esfuerzo, o dicho de otra manera, consumirá muchos recursos. En realidad, utiliza menos recursos por el fenómeno llamado “Valor del tiempo de la acción”.

Figura: Valor del tiempo de la acción

3 EL MODELO DE LOS CINCO ANILLOS

El modelo de los cinco anillos fue desarrollado por John Warden para el ejército estadounidense en 1990 y puesto en práctica comercial desde 1995. El modelo de los cinco anillos hace que el pensamiento sistémico pueda ser aplicado en el mundo real.

Figura: Los Cinco Anillos

Anillo 1, Liderazgo: Todos los sistemas tienen un componente de liderazgo que da dirección y ayuda a responder a los cambios en el ambiente interno y externo.

Liderazgo en el cuerpo humano es el cerebro, en el gobierno podríamos mencionar al Presidente, pero sería un error no tomar en cuenta otros grupos o instituciones como el Congreso, los medios de comunicación, poderosas instituciones financieras, cortes, los cuales dan dirección al país. En las empresas liderazgo son los que dan dirección a la empresa. Así que no solo son el presidente de la compañía, sino también los líderes informales, o con mucha influencia en la dirección de la empresa. En el sistema llamado mercado puede ser aquellas personas, empresas, instituciones u organizaciones que influencian la dirección del mercado. Podemos mencionar la empresa líder, los políticos que afectan el mercado específico, instituciones financieras que se mueven en el rublo, etc.

Anillo 2, Procesos: Todos los sistemas cuentan con procesos que convierten la energía de una forma a otra y permite a los elementos del sistema interactuar.

En el cuerpo humano el sistema circulatorio convierte oxigeno y comida en energía usado por el resto del cuerpo. En un país existen procesos de conversión de energía claves como las comunicaciones (convierten algo expresado en un lugar en algo percibido en otro y permiten que las partes interactúen), la agricultura (el trabajo y equipo convierten las plantas y animales en comida), la electricidad, etc. En un negocio, son los procesos que convierten los recursos en componentes necesarios para que la empresa funcione. En el mercado, son los procesos que permiten que el mercado funcione como comunicaciones, desarrollo de ideas, comercialización, ventas, producción, procesos de contratación de personal, etc.

Anillo 3, Infraestructura: Todo sistema tiene una infraestructura visible o invisible que mantiene a todos los elementos del sistema juntos.

En el cuerpo humano son los tendones, piel, ligamentos, etc. En un país son las carreteras, caminos, aeropuertos, etc. En una empresa o mercado son las cosas físicas que mantienen a la empresa junta como redes computacionales o telefónicas, edificios, etc. Y las no físicas como reglas, modelos de trabajo, protocolos, etc. Nótese que estos elementos no cambian rápidamente y son más estáticos.

Anillo 4, Personal: Todo sistema tiene una población general de grupos similares-personal.

En el cuerpo humano pueden ser las células en todas sus clasificaciones, en un país, empresa o mercado son los grupos de personas dentro del área o mercado. Normalmente es más efectivo influenciar a las personas a través de sus grupos en vez de cómo individuos.

Anillo 5, Agentes: Todo sistema tiene agentes que ejercen poder para sostener, avanzar y proyectar el sistema.

En el cuerpo humano pudieran ser los anticuerpos. En un país pueden ser la policía, el ejército o las agencias gubernamentales que defienden o promueven el sistema. En una empresa o mercado son los grupos responsables de la acción como vendedores, compradores, publicistas, seguridad, etc. Estos grupos, como el ejército de un país, actúan a favor de la organización pero no establecen las políticas a seguir.

El modelo de los cinco anillos se puede aplicar a cualquier elemento ambiental interno o externo como el mercado, la industria, la economía, el departamento de producción o cualquier otro departamento, a la compañía en general, a los grupos de trabajo, etc. También cada elemento puede tener uno o más centros de gravedad, de allí la importancia de priorizar los que pueden ser más efectivos de cada elemento.

EL CONCEPTO PROMETEO

Resumen/Adaptación tomada del libro: Aprovechando las ventajas competitivas de Prometeus en los negocios y en la vida (John A Warden and Leland A. Russell)

1 INTRODUCCION

Vivimos en un mundo lleno de oportunidades con nuevas e innovadoras tecnologías. Pero las oportunidades son solo la mitad de la historia. La velocidad con la que avanza la tecnología, con la que desaparecen las fronteras competitivas, y la movilidad casi instantánea del capital representa nuevos retos. Las oportunidades competitivas o las amenazas no pueden ser predichas en el tiempo, lugar o puntos específicos. Las innovaciones aparecen cada vez más rápido y pueden poner en peligro a una empresa o a una industria en general.

La formula de Prometeo es un método sistemático que ha probado ser efectivo para diseñar e ir ajustando en un mundo contingencial las estrategias ganadoras. Enseña a encontrar los mejores objetivos para la acción y obtener el mejor provecho de la energía empleada para ello.

El método Prometeo nos ayuda a ver la construcción desde la perspectiva del arquitecto en vez de verla desde la perspectiva del que pone ladrillo por ladrillo. El albañil no se preocupa por cuestiones como la forma en que la comunidad donde se construye debiera de estar organizada o planeada, o cual debiera de ser el propósito del edificio. En vez de ello se preocupan por los detalles de la construcción como cuantos ladrillos necesita o cual debe de ser la altura del edificio.

En el rápido y cambiante mundo en el que vivimos, para ser un ganador es necesario decidir cuál es el mañana que queremos y hacerlo que suceda más rápido de lo que lo puedan hacer los demás. Tenemos que ser proactivos en vez de pasivos; dicho de otras manera, una estrategia ofensiva en vez de una defensiva.

2 LA HISTORIA DE PROMETEO

Prometeo (previsión), en la mitología Griega, se le encargó darle vida a el ser humano después de que su hermano Epimeteo (retrospectiva) le dio vida a los animales. Prometeo vio como su hermano le dio a los animales poderosas herramientas de supervivencia como garras, velocidad, altura, peso, y otros atributos físicos, a lo cual se preguntó, que queda para darle a la raza humana? Prometeo se dio cuenta que la raza humana podía prevalecer sobre cualquier adversario si solo pudiera pensar más profunda, rápida y astutamente.

Así fue como el primer regalo para la raza humana fue la capacidad de prever, de pensar por adelantado. Después se dio cuenta que la previsión por sí sola no era suficiente. El hombre necesitaba algo más, una fuente de energía y luz. Prometeo fue al monte Olimpo y le robo el fuego a Zeus para dárselo a la raza humana.

Actualmente se dice que previsión (planeación) y fuego (pasión) son los dos elementos principales de toda organización de alto rendimiento.

3 LAS LEYES PROMETEICAS

1. Cada acción afecta el futuro2. Acciones específicas crean futuros específicos3. Cada cosa y cada acción suceden en un sistema4. Todos los sistemas tienen la tendencia a resistir el cambio5. Todos los sistemas tienen centros de gravedad6. Los sistemas cambian cuando los centros de gravedad son cambiados7. La probabilidad y que tanto un sistema cambie es directamente proporcional al número

de centros de gravedad afectados y la velocidad con que lo son8. Todas las cosas y sistemas conocidos tienen un principio y un fin

9. Acciones específicas producen finales especifico

4 PRINCIPIOS

La formula básica es:

Pensar estratégicamente Enfocarnos en el objetivo Movernos rápido.

Hay que preguntarse entonces:

1. Qué futuro queremos crear2. Que cambios en el sistema son necesarios para que ese futuro se haga realidad3. Qué puntos de apalancamiento en el sistema lo moverán en la dirección que quiero4. Como sabremos que lo hemos logrado y cuál será el plan terminal

5 EL PROCESO PROMETEO

Los pasos del proceso Prometeo son:

1. Definir los objetivos estratégicosa. Usar el enfoque de planeación abierta. Entre mas cabezas piensen en el caso, tanto

mas opciones se podrán analizar. La APO de hecho sugiere que todos en una organización deben de participar en la lluvia de ideas previa a la planeación.

b. Decidir el futuro que queremos crear. Entender el proceso de visualización. c. Saber lo que estamos dispuestos a hacer y lo que nod. Evitar el fenómeno del paralelo 38. Basado en la guerra de Corea, resalta la

importancia de no enfocarse únicamente en la táctica, pues la táctica es solo de apoyo para la estrategia. El exceso de tácticas crea el efecto paralelo 38 que es el ir y venir (se gana un poco de terreno y luego se pierde rápidamente) en la competencia consumiendo recursos y logrando poco.

2. Medir estratégicamente. Hay que recordar que victorias tácticas no significan victorias estratégicas. No hay que perder de vista el objetivo principal o la razón de ser de lo que se hace.

3. Cambiar el sistema

a. Identificar los centros de gravedadb. Enfocarnos en los centros de gravedadc. Evitar el síndrome de Sísifo (Sisyphus) Sísifo es un personaje de la mitología

griega condenado a subir una enorme piedra a la cima de una montaña, tan pronto como creía que lo había logrado, la piedra rodaba cuesta abajo forzándolo a repetir el esfuerzo, y así por la eternidad.

d. Atacar en paralelo

4. Saber cuándo y cómo salir. Un gran error para muchos es no entender que vivimos en un mundo de constantes cambios, la vida de los productos en si también siguen un formato cíclico. Es pues necesario saber cuando ha llegado el final de una operación y poder movernos a la siguiente de la forma más efectiva maximizando así el uso de los recursos.

6 CONCLUSIONES

6.1 Que es planeación

La planeación determina en qué situación estamos, a donde queremos ir y cómo vamos a llegar allá. La planeación implica desarrollar objetivos los cuales son los fines hacia los cuales se dirige la actividad de la organización. Los objetivos principales se apoyan en objetivos derivados formando una jerarquía y una red. Los objetivos deben también de ser razonables y verificables.

La planeación estratégica es el proceso de desarrollar estrategias. La estrategia implica colocar a la organización en una relación ventajosa ante el medio ambiente.

La planeación abierta se define como el traer toda la gente posible con perspectivas diferentes para pensar y planear abiertamente en el mismo lugar de trabajo. En una organización, es posible implementar la APO e incorporar las ideas y propuestas de todos los empleados desde los niveles más bajos hasta los más altos.

6.2 El proceso de planeación comprende entonces:

Decidir el futuro que queremos crearDefinir los objetivos estratégicos y tácticosIdentificar los factores ambientalesIdentificar las debilidades y amenazasUbicar los centros de gravedad correspondientesDesarrollar las estrategias y las tácticasDesarrollar operaciones