identificación de proyectos semana 3

IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS

El primer paso para la identificación del proyecto es el reconocimiento del problema o

necesidad que se quiere solucionar, o la oportunidad que se espera aprovechar. El

propósito de todo proyecto de inversión, por ejemplo, es resolver un problema o una

necesidad, o de aprovechar una oportunidad cuyos efectos beneficiarán a un grupo de

ciudadanos, una comunidad o, bien, a una empresa.

“El análisis del problema o necesidad es el punto de partida para la identificación del

proyecto. Es preciso conocer las características específicas del mismo, sus causas y los

aspectos que lo rodean, que pueden ser relevantes en el momento de buscar una solución

a través de un proyecto. Es necesario tener caridad sobre los aspectos específicos, las

características más importantes, las posibles causas y repercusiones del problema o

necesidad y las condiciones en que se está presentado dicha situación.

Para describir el problema se deben tener en cuenta, en lo posible, algunas de las

siguientes consideraciones e interrogante:

- ¿Existe el problema?

- ¿Cuál es el problema?

- Cuáles son los elementos esenciales del problema?

- Descripción del problema

- Aspectos sociales, económicos y políticos directamente relacionados con el

problema o necesidad. Condiciones socioeconómicas y ambientales, aspectos

administrativos y de gestión, consideraciones tecnológicas específicas como parte

del entorno de la situación encontrada.

- Localización de la población o del sitio donde se desarrollará el proyecto, área

geográfica sobre la cual tiene influencia el problema, necesidad u oportunidad

identificada.

- Algunos antecedentes sobre cómo ha evolucionado el problema/necesidad, y qué

intentos de solución se han presentado anteriormente.

- Causas del problema.

- Consecuencias que está generando actualmente.

- Algunas consecuencias que se pueden esperar de no resolverlo.

- ¿Cuál es la magnitud actual del problema?

- ¿Se cuenta con toda la información relevante suficiente acerca del problema para

hacer un estudio completo?

- ¿Cuáles son las principales dificultades para enfrentar el problema?

Para identificar el problema es preciso recolectar y analizar toda la información disponible

y, si no existe, recolectarla. Es fundamental realizar un análisis detallado de la realidad y

recopilar la mayor cantidad posible de antecedentes”.1

TÉCNICAS PARA IDENTIFICAR PROYECTOS

Existen varias técnicas para la identificación de proyectos, que sirven para organizar las

ideas, es probable que no se requiera usarlas todas, eso dependerá de la complejidad de

la situación o necesidad.

1. Lluvia de ideas

“Conocida también como Brainstorming, creada y divulgada por Alex Osborn,

basado en la estructura física y mental del cerebro la cual tiene dos partes: la

razonable y la creativa. Su técnica consiste en reunir de 5 a 10 personas para

ponerlos a pensar, inicialmente de manera individual., durante 20 ó 30 minutos

con el propósito de hallar la salida a una situación l necesidad específica. Luego se

dan a conocer todas las ideas sugeridas y se van clasificando de acuerdo al tema.

La participación es voluntaria, la crítica no está permitida, se pide abundancia de

ideas y se estimula la mezcla de ideas.

2. Inventario de preguntas

Esta técnica permite orientar a los encargados de la identificación y se sugiere

algunas preguntas como:

¿Cuáles son las causas reales de la necesidad específica?

¿Cuál es la actividad económica más importante de la región o localidad?

¿Cuáles son las consecuencias de la situación?

_____________________

1. MIRANDA MIRANDA, Juan José. Gestión de Proyectos. Quinta edición. p. 39.

¿Cuántos serían aproximadamente los usuarios del proyecto?

¿En qué lugar está ubicada geográficamente la necesidad?

¿Cuenta la región con suficientes recursos físicos, tecnológicos y humanos?

¿Por qué se requiere solucionar la necesidad?

¿Conocemos el nivel de ingresos de la población objetivo?

¿Existen estudios sobre las condiciones de empleo de la zona?

¿Cuánto hace que se presenta la situación?

¿Cómo es la infraestructura de de servicios de la región o localidad?

Y el resto de preguntas que usted considere pertinentes.

3. La Red de pertinencia

Esta es una técnica para relacionar un conjunto de problemas de manera ordenada

según su causa – efecto.

Ejemplo: “El papel se manchó con tinta”, “la tinta se derramó”. De estos dos

problemas ¿cuál es causa y cuál efecto? Reflexionemos ¿A qué se debe que el

papel se manchó? Respuesta: porque se derramó la tinta. Entonces, el problema:

“La tinta se derramó” es la causa y el problema. “El papel de manchó con la tinta”

es el efecto.

Pero si en lugar de tener dos problemas tuviéramos una lista de 100 problemas, el

trabajo de ordenarlos por la forma casa – efecto nos da una relación de

ordenamiento lógico y pertinente de los problemas, también llamada Diagrama de

árbol.

Ejemplo red de pertinencia o diagrama de árbol

Este es un ejemplo con diversas variables, para el caso de un proyecto comunitario

de una región de Colombia.

Primer paso: Lista de problemas con base en el diagnóstico sectorial

Teniendo como bases el diagnóstico sectorial se prepara una lista de problemas sin

importar el orden y se enumeran para cuantificarlos.

Entonces, la lista que resultó fue la siguiente:

1. Bajo ingreso de la familia

2. Escasez de medios de transporte

3. Las condiciones de las viviendas son pésimas

4. Malas condiciones de los caminos

5. La mayoría de personas son analfabetas

6. Falta de energía eléctrica

7. Los niños se enferman mucho

8. Las fincas no tiene espacios para almacenamiento

Total problemas: 8

Segundo Paso: organización de grupos de problemas con base en su misma causa

En este caso se clasificaron así:

Bajo nivel de vida: Bajo ingreso de la familia

Las condiciones de las viviendas son pésimas

La mayoría de personas son analfabetas

Los niños se enferman mucho

Deficiente Escasez de medios de transporte

Infraestructura Malas condiciones de los caminos

física Falta de energía eléctrica

Las fincas no tienen espacios para almacenamiento

Tercer Paso: construcción de una RED DE PERTINENCIA al interior de cada grupo:

Bajo nivel de vida: Los niños se enferman mucho

Las condiciones de las viviendas son pésimas

Bajo ingreso de la familia

La mayoría de personas son analfabetas

Deficiente Escasez de medios de transporte

Infraestructura Las fincas no tienen espacios para almacenamiento

física Malas condiciones de los caminos

Falta de energía eléctrica

Cuarto Paso: Elaborar RED DE PERTINENCIA para Problemas Efecto principales

A. Bajo nivel de vida

B. Deficiente infraestructura física

Red de pertinencia: Bajo nivel de vida

Deficiente infraestructura física

Quinto paso: Diseño de la red de pertinencia total. A cada red de problemas principales se

le agrega la respectiva red del grupo referenciado.

En el ejemplo quedaría así:

Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.

4. Método P.P.O.O (Análisis Causa – Efecto)

La metodología de Planificación de Proyectos Orientada a Objetivos (PPOO)

resume el análisis y la solución de problemas en los siguientes términos:

I. Árbol de problemas:

1. Identificar los principales problemas de la situación analizada.

2. Formular el problema Central.

3. Anotar los efectos del problema central

4. Escribir causas del problema central

5. Diagramar árbol de relaciones Causa – Efecto

6. Revisar esquema t dar validez

BAJO NIVEL DE VIDA

Los niños se enferman mucho

Las condiciones de vivienda son pésimas.

Bajo ingreso de la familia

La mayoría de personas son analfabetas.

Inadecuado sistema de

comercialización.

Baja producción agrícola

Deficiente Infraestructura Insuficiente uso de recursos

Organización institucional Deficiente organización

campesina

Consejos generales:

- Formule el problema (necesidad) como un Estado negativo.

- Centre su atención en un problema.

- Priorice problemas existentes.

- No confunda el problema con la ausencia de solución.

La importancia de los efectos indica la trascendencia del problema. Si aparecen efectos

importantes el problema amerita o, mejor, exige solución.


Hacia abajo identificamos y seguimos el rastro encadenado de las posibles causas de la

situación

EFECTO 3

EFECTO 2

PROBLEMA CENTRAL

EFECTO 1.2 EFECTO 1.1

EFECTO 1

CAUSA 3

CAUSA 3.1

CAUSA 2 CAUSA 1

CAUSA 2.1

PROBLEMA CENTRAL

CAUSA 2.2

CAUSA 3.1.1

II. Análisis de objetivos

Describir la situación esperada con la solución del problema.

Elaborar árbol de medio y fines, verificar incidencias y ajustar.

III. Análisis de alternativas

Buscar y plantear alternativas de solución.

Ejemplo metodología P.P.O.O.

Primer paso: Análisis del problema – Árbol de Causas – Efecto


Pérdida imagen

empresa

Disminución niveles

bienestar y salud

Baja productividad

social

Pasajeros heridos

o muertos

Pasajeros llegan

tarde

ACCIDENTALIDAD

FRECUENTE

Imprudencia

conductores

Vehículos

mal estado

Calles

precarias

Deficiente

señalización

Vehículos

viejos

Mal

mantenimiento

PROBLEMA

CENTRAL

Segundo paso: Pasar de negativo a positivo

Árbol de objetivos

Convertir Causa – Efecto en medios y fines


Empresa con

mejor imagen

Aumento nivel

bienestar y salud

Mayor

productividad social

Menos pasajeros

accidentados

Pasajeros llegan a

tiempo

REDUCCIÓN DE LA

ACCIDENTALIDAD

Conductores manejan

con prudencia

Vehículos

buen estado

Calles

buenas

Adecuada

señalización

Renovación

vehículos

Control al

mantenimiento

SOLUCIÓN

CENTRAL

Tercer paso: Ajustar los medios y fines – Árbol de objetivos


Cuarto paso: Formulación de alternativas.

- Seleccionar caminos de abajo – arriba en el árbol de objetivos

depurado.

- Los caminos seleccionados son la base para la definición de

proyectos a seguir.

- Enlazar los fines con los medios:

Ejemplo: para lograr el fin “vehículos en buen estado” por el medio “mejor

mantenimiento” podemos hacer:

Empresa goza

mejor imagen

Mejores niveles

bienestar y salud

Mayor

productividad social

Pocos pasajeros

accidentados

Pasajeros llegan a

tiempo

Conductores manejan

con cuidado

Vehículos

buen estado

Calles

buenas

Usuarios

prudentes

Campaña

ciudadana

Capacitación

conductores

EDUCACIÓN

CÍVICA

BAJA

ACCIDENTALIDAD

DE LOS BUSES

Reposición razonable

de vehículos

Mantenimiento

regularizado

Proyectos:

Ampliar el taller de mantenimiento

Modernizar el taller de mantenimiento

Capacitar el personal en mantenimiento

Aumentar los turnos de trabajo del taller

Crear talleres descentralizados

Contratar el servicio de mantenimiento

- Analizar las acciones concurrentes para examinar viabilidad por

integración o complementación.

- Ver complementariedad para decidir ejecución simultánea o

escalonada.

- Cuando las acciones son excluyentes se formulan como alternativas

para el análisis comparativo en el proceso de identificación,

preparación y evaluación de proyectos.

5. Método Delphi

Esta forma de identificar ideas, necesidades o situaciones fue creada por Norman

Dalkey y Olaf Helmer y debe su nombre a Delfos, ciudad griega famosa por los

oráculos que hacía Apolo. Se basa en la reunión de expertos y actores de una

temática específica para escuchar sus opiniones y poder analizar sus respuestas

intentando producir el futuro probable o el proyecto más conveniente a realizar. La

metodología es pensar individualmente, luego compartir sus puntos de vista,

debatirlos e ir llegando a consensos.

6. Mesas de trabajo

Muy parecido al enfoque de mercadeo usado por los gerentes en donde se

convoca a un grupo de personas para analizar una situación que requiera una

solución práctica y real. A los integrantes se les obsequia un documento que

contiene el siguiente esquema:

Ubicación del tema y conocimiento del grupo de trabajo:

- ¿Qué espera el grupo y qué se espera de ellos?

- ¿Cuál es el perfil del grupo de trabajo?

- ¿Quiénes somos y qué nos convoca?

- ¿Qué temas están relacionados con el tema en común?

- ¿Conocemos el enunciado general del a situación?

- ¿Se identifica la capacidad de incidencia de los participantes?

- ¿Existe alguna relación entre las posiciones de los actores?

- Hará falta alguien que pueda aportar en la mesa de trabajo?

- ¿Tenemos clara la población involucrada?

Definición de la situación crítica:

- ¿Qué queremos realmente?

- ¿Hay coherencia entre las expectativas?

- ¿Qué características específicas componen el tema de la situación

deseada?

- ¿El eje del tema tiene relación con el entorno de lo que queremos?

- ¿Dónde estamos realmente?

- ¿Se conocen las imágenes de la situación actual?

- Qué características componen el tema de la situación actual?

- El eje del tema tiene relación con el entorno de lo que tenemos?

- ¿Cuáles son las diferencias entre la situación deseada y la situación

actual?

Identificación de objetivos, indicadores y metas:

- Enunciar los objetivos generales y específicos.

- Relacionar los indicadores y metas definidas por el grupo

- Cuáles son las estrategias y alternativas identificadas

- Indicar as actividades que pueden transformar la situación crítica”.2

____________

2. Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.

EL DIAGNÓSTICO

Es el proceso de estudio para medir, determinar, evaluar y caracterizar particularidades de

una necesidad u oportunidad que se presenta y que debe ser satisfecha mediante el

mejoramiento de las condiciones actuales, o capitalizada a través de la realización de

inversiones que aumenten la rentabilidad.

En el diagnóstico se identifican las causas que generan el hecho y sus efectos, permitiendo

a partir del análisis, formular estrategias de intervención de acuerdo con las necesidades o

potencialidades de cada empresa.

Propósitos del diagnóstico

Tiene dos propósitos principales:

1. Descripción

Caracterización de la necesidad u oportunidad, su incidencia y afectación sobre la

población objetivo.

2. Explicación

Estructuración causal de las variables o situaciones que determinan la necesidad o

problema. Ésta permite establecer la magnitud y dimensión de la solución para alcanzar

una situación deseable.

- Problema o Necesidad:

- Describe la situación de deficiencia, escasez, suministro inadecuado

o baja calidad de un bien o servicio, que afecta a una población

determinada en un área geográfica definida, y que debe ser

solucionada.

- En el problema o necesidad se debe detectar su naturaleza, es decir,

qué lo ha generado, desde cuándo se está presentando y cuál es su

cuantificación.

- Una vez analizadas las características del problema y teniendo claro

su contexto, se proceden a identificar y formular las posibles

soluciones, las cuales deben ser evaluadas de forma preliminar para

determinar cuál es la opción más apropiada, que será la que de

origen al proyecto.

Para describir el problema se deben plantear algunas consideraciones a saber:

• ¿Existe el problema?

• ¿Cuál es el problema?

• ¿Cuál es su entorno?

• ¿Cuáles son sus consecuencias?

• ¿Cuál es la magnitud actual del problema?

El problema dentro de la organización: Cuando se presentan problemas en el seno de la empresa, generalmente están asociados a la mejora del rendimiento empresarial o a la expansión en la cobertura de mercado. Algunos casos tipo podrían ser: • Una oficina congestionada de operaciones: Puede necesitar estrategias para simplificar sus procedimientos administrativos. • Una empresa con oficinas distribuidas en muchas zonas: Es posible que necesite establecer un sistema de comunicación eficaz entre ellas. • Una compañía con procesos productivos que generan altos desperdicios y pérdidas que repercuten en la estructura de los costos y precios de los productos: Requiere con urgencia rediseñar sus procesos.

Habitualmente los problemas se consideran factores negativos y las oportunidades

factores positivos, que suelen estar impulsados por fuerzas externas. Uno de los ejemplos

más comunes de oportunidades se encuentra en las áreas de desarrollo o mejora de

productos, ya que constituyen la respuesta a una necesidad detectada en el mercado.

La identificación de la idea del proyecto es la etapa más crucial y compleja, requiriendo

altas dosis de conocimiento del medio, iniciativa e imaginación.

Algunas técnicas para generación de ideas:

• Grupo nominal: Facilita el proceso de toma de decisiones porque reduce la interacción

del grupo, sin eliminar intercambios. Mediante la selección de una problemática, los

participantes plasman sus ideas, se seleccionan y se operacionalizan.

• Lluvia de ideas: Es muy usada en la planeación estratégica para desarrollar productos

innovadores, para el manejo de personal, entre otros. Para su aplicación, se nombra con

anticipación una persona para que tome nota de las diferentes ideas que surjan en el

grupo.

Otras fuentes de ideas de proyectos:

• Nuevos usos para cosas existentes.

• Emplear recursos subutilizados.

• Aprovechar la experiencia de las personas.

• Exploración de nuevas técnicas para hacer las cosas.

• La observación del entorno o de otros contextos.

• Investigación a través de lecturas permanentes.

La idea debe ser afín con quien la selecciona, en cuanto satisfaga sus gustos y este acorde

con su conocimiento. En este sentido, es importante responder los siguientes

interrogantes que ayudarán a descartar y concretar algunas ideas.

• ¿Qué es lo importante para su satisfacción personal?

• ¿Busca un reto, una satisfacción familiar, prestar un servicio a la comunidad, adquirir

estatus?

• ¿Qué clase de trabajo le apasiona realmente?, ¿Prefiere las ventas, el desarrollo

tecnológico, las tareas administrativas, trabajar al aire libre?, ¿Qué tanto le agrada

trabajar con otras personas?

• Analice su capacidad de trabajo. ¿Es bueno para trabajar 10 horas al día? ¿Le gusta

trasnochar?

• Haga un repaso de su capacitación personal. ¿Desea especializarse en un futuro en

aquellas áreas que más le gustan?

Evaluación preliminar:

Esta labor corresponde a establecer o verificar con la información secundaria, cuál de las

opciones propuestas es la que mejor daría respuesta a lo que se quiere lograr, con los

menores costos y tiempos posibles. Para lograrlo las diferentes opciones se deben

analizar desde los aspectos técnicos, sociales e institucionales, y justificar debidamente las

debilidades o dificultades de cada una.

identificación de proyectos semana 3

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