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14/4/2016 IDConline | Contabilidad electrónica con Excel

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Fecha de publicación: 2015-06-23

Jueves 14 de Abril de 2016

Contabilidad electrónica con ExcelMediante esa aplicación los contribuyentes pueden cumplir con el envío de su catálogode cuentas, balanza, pólizas y sus auxiliares al SAT, sin invertir en un softwareespecializado

Con la herramienta electrónica “convertidor de Excel a XML” (convertidor) dada a conocer por elSAT en su página en Internet, los contribuyentes personas físicas y morales obligados a enviar por medios electrónicos su contabilidad, pueden capturar en el programa Excel la información quedeben enviar a la autoridad (archivos XML, de su catálogo de pólizas, balanza y pólizas cuando laautoridad las requiera).

Dicho software permite cumplir los requerimientos informáticos de los archivos, apegándose a laestructura señalada en el Anexo 24, de la RMISC publicado el 5 de enero de 2015 en el DOF, peroel contenido de estos solo es responsabilidad del contribuyente, por lo que deberá estar a loprevisto en la regla 2.8.1.4., de la RMISC para cada archivo conforme a lo siguiente:

Catálogo de cuentas

A cada cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel, se le agregará el código agrupador decuentas del SAT contenido en el apartado B, del anexo 24 de la RMISC, para lo que se atenderá ala naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta.

Quienes en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, el códigoagrupador se asociará a nivel de subcuenta de primer nivel.

Es imprescindible realizar una captura y clasificación correcta de las cuentas del catálogo, pueseste será la base para obtener la descripción en la balanza de comprobación.

Balanza

Deben incluirse de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital y cuentas de ordenlos:

saldos iniciales

movimientos del periodo y

saldos finales

Los saldos de las cuentas deben permitir identificar los impuestos:

por cobrar y pagar

trasladados efectivamente cobrados

acreditables efectivamente pagados

Las cuentas de ingresos deben distinguir las distintas tasas, cuotas y las actividades por las que nose deba pagar el impuesto.

La balanza de cierre del ejercicio incluirá la información de los ajustes que para efectos fiscales seregistren.

En la siguiente tabla se hace algunas recomendaciones sobre las cuentas contables más comunesque en la práctica pueden encontrarse.

Cuenta Observaciones

Caja

Si todas las actividades están gravadas con IVA, los movimientos reportados deben reflejar el flujo de efectivo que sirve de base para determinar dicho impuesto

Clientes

Los cargos de esta cuenta deben guardar proporción con los ingresos acumulablesmanifestados para el ISR en el mismo periodo

IVA acreditablepagado

El saldo inicial y final de la cuenta siempre debe ser de cero. El IVA acreditable se salda almomento de determinar el impuesto del mes, que puede ser a cargo o a favor

IVA pendiente depago

El monto registrado representa el IVA trasladado por la compra de mercancías o gastos y queno se puede acreditar, ya que no ha sido efectivamente pagado

Activos fijos comoedificios,maquinaria,equipo detransporte, de

Conforme a las NIF´s, el costo de adquisición de los activos incluso su depreciación debenpresentarse de forma separada. El saldo de la cuenta de a ctivo variará de un mes a otro, solosi se compra o se vende un bi en.Para efectos contables, la depreciación debe reflejarse cada mes, aun cuando fiscalmente seaplique por ejercicios.


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cómputo, etc. Asícomo las cuentasde depreciación

En caso de que se enajene un activo, podrá manifestarse el movimiento respectivo en elsaldo pendiente por depreciar en el mes que se venda.

Toda vez que el valor contable del costo de adquisición y la depreciación difieren del valor fiscal, algunas empresas optan por manejar este último en cuentas de orden

IVA trasladadocobrado

El saldo inicial y final de l a cuenta siempre debe ser cero, pues el total del IVA trasladadocobrado se lleva a la cuenta de IVA por pagar o a favor al cierre del mes

IVA trasladado nocobrado

El importe registrado representa el IVA trasladado en las ventas que no se considera en elperiodo por no haberse cobrado efectivamente. El IVA trasladado no cobrado se salda almomento de realizar su cobro

ISR por pagar

El saldo inicial debi era ser igual a los cargos del mes, pues corresponden al pagoprovisional de ISR del mes anterior y los abonos al impuesto determinado en el periodo

Retencionessalarios yasimilados

El saldo inicial y l os cargos, deben equivaler a las retenciones a pagar del mes anterior y losabonos a las retenciones a cargo en el periodo de la balanza, las discrepancias serían, unaalerta de que no se está cumpliendo lo previsto en el artículo 27 fracciones V y XVIII de laLISR.

El saldo inicial debi era ser igual a los cargos del mes, pues corresponden a los pagos delmes anterior y los abonos a las retenciones efectuadas en el periodo

Retenciones IVA

RetencionesarrendamientoISR

Retencionesserviciosprofesionales ISR

Retencionesdividendos

Los pagos de dividendos de utilidades generadas a partir del 2014, sin importar de quecuenta provengan, causan un ISR a cargo de la persona física que los perciba del 10 %, elcual deberá retener la empresa según lo establece el a rtículo 140, segundo p árrafo de laLISR. Por lo tanto, si existe algún cargo en e l periodo en la cuenta de utilidades de ejercicios

de 2014 en adelante, se efectuará un abono a esta cuenta

Aportacione spara futurosaumentos acapital

Las aportaciones para futuros aumentos de capital solo pueden clasificarse como tal, cuandose hubieran acordado en asamblea de socios (Boletín C-11 de las NIF´s), de lo contrariodeben contabilizarse como un pasivo a cargo de la empresa, así como una deuda paraefectos del aj uste anual por inflación

Reserva legal El artículo 20 de la Ley General de Sociedades Mercantiles determina que el fondo dereserva será constituido a partir de las utilidades netas de la sociedad, debiendo separarsede forma anual en un mínimo de 5 %, hasta conformar la quinta pa rte del capital social

Resultado deejerciciosanteriores

Este dato debe coincidir con el estado de resultados y con la declaración anual del ejercicio.

Generalmente hay una discrepancia entre el saldo contable y el fiscal, por lo que algunoscontribuyentes acostumbran llevar estos últimos en cuentas de orden

Ventas Su saldo debería corresponder a los ingresos acumulables que se manifiestan para el pagodel ISR

CUFIN Es una cuenta eminentemente fiscal y solo se lleva en cuentas de orden

Pólizas y auxiliares de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel

En cada póliza se distinguirán los folios fiscales de los comprobantes fiscales que soporten laoperación, permitiendo identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas,incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo con la operación, acto o actividad de que se trate, y deberá incluirse suRFC en las operaciones relacionadas con un tercero.

Cuando no sea posible identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes dentro de las pólizas,se relacionará a través de un reporte auxiliar además de la clave del RFC y el monto contenido enlos comprobantes que amparen la póliza.

Los auxiliares de la cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel deberán permitir laidentificación de cada operación, acto o actividad.

Convertidor

Descarga

El archivo del convertidor, así como sus manuales de instalación y usuario pueden obtenerse en lasiguiente dirección electrónica.

Para descargar el archivo se presentan dos opciones:

complemento básico (requiere conexión a Internet para concluir la instalación)

componente completo

Una vez instalada la herramienta, se abre Excel y se selecciona el complemento “ContabilidadElectrónica”.

http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/convertidor_excel.aspx


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Se pulsa el botón “Abrir Plantilla”.

En el campo “Nombre” se introduce la plantilla que se va a crear y posteriormente se guarda.

Con ello se muestra el libro con las distintas hojas donde se pueden capturar:

Catálogo

Balanza

Póliza, atendiendo a la operación se complementará su información con alguno(s) de lossiguientes registros:

Transacción (obligatorio)

Compra nacional

Otra compra nacionalCompra extranjera

Cheque

Transferencia

Otro método de pago

Auxiliar cuentas

Detalla aux

Auxiliar folios

Comprobante nacional

Otro comprobante nacional

Comprobante extranjero


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Catálogo

En la hoja para capturar la información de la plantilla “Catálogo de cuentas”, primero se ingresa elRFC del contribuyente, mes al que corresponde y el año. Pueden generarse archivos a partir deenero 2015 y hasta el mes inmediato anterior al presente.

En su apartado número dos, se comenzará a introducir los datos del catálogo del contribuyente.

Para agregar más filas basta con activar la celda inmediata posterior de la última cuenta capturaday pulsar el botón “Insertar fila”.

En la siguiente imagen se ejemplifica una parte de la captura del catálogo de cuentas de laempresa “Satélites de México, S.A.”, que se reportará por el periodo de abril de 2015.

Los campos en color blanco son campos “opcionales”. Los campos que se presentan en rojo son

campos “requeridos”, que cambian a color azul una vez que se han requisitado correctamente.

Para eliminar un registro, se selecciona y se da un clic en el botón “eliminar fila”.

Una vez capturado el catálogo, podrán vaciarse los datos de la balanza del contribuyente para elmismo periodo.

Balanza

Podrán agregarse o eliminarse filas siguiendo el mismo procedimiento que para el catálogo decuentas.

La columna “Cuenta contable”, muestra un menú desplegable de las cuentas que se capturaron enel catálogo, por lo que cualquier dato que no se encuentre en este será rechazado por el sistema.

A pesar de ser un libro de “Excel”, no se permiten realizar operaciones en las celdas desaldos, por lo que todos los valores deben ser capturados.


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Deben incluirse todas y cada una de las cuentas con sus saldos y movimientos, Por cuestionesprácticas, a continuación se muestra una parte de la balanza del contribuyente de abril de 2015.

Pólizas

Generalidades

Una póliza de contabilidad para efectos fiscales es el documento que contiene el registro contablede las operaciones desarrolladas por una empresa. Estos registros deben cumplir ciertosrequisitos, por ejemplo (art. 33, RCFF):

ser analítico y efectuarse a más tardar el último día natural del mes siguiente a la realización dela operación, acto o actividad (regla 2.8.1.17, fracc. II, RMISC)

permitir la identificación de cada operación relacionándola con los folios asignados a loscomprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal modo que puedaidentificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas. Cuando no se logre


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identificar el folio fiscal dentro de las pólizas se podrá elaborar un reporte auxiliar en el cual serelacionen todos los folios fiscales, el RFC y el monto de cada comprobante que esté amparadoen cada póliza (regla 2.8.1.4, fracc. III y anexo 24, apartado E, RMISC)

señalar la fecha de realización de la operación, su descripción, la cantidad o unidad de medida,la forma de pago especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y elmedio de pago. Registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferenciainterbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito ode servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice enespecie o permuta, deberá indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestacióny su valor. Cuando no se cuente con la información que permita identificar el medio de pago, sepodrá incorporar la expresión “NA” (regla 2.8.1.17, fracc. III, RMISC)

realizarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Podrá llevarse la

documentación que integra la contabilidad, incluida la comprobatoria, en idioma diferente alespañol. El SAT podrá solicitar su traducción mediante un perito traductor autorizado.Tratándose de solicitudes de devolución y avisos de compensación, la documentacióncomprobatoria que ampare las transacciones se acompañará de su traducción al español (regla2.8.1.19., ante proyecto de la tercera modificación a la RMISC)

permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias

En ocasiones es necesario contar con información detallada de una cuenta en particular, lo cual seobtiene de los auxiliares de cuentas. Para efectos fiscales, se precisa que los auxiliares deben ser a nivel de cuenta de mayor o subcuenta de primer nivel y que deberán permitir la identificación delas operaciones. Los requisitos para generar este archivo se contienen en el Anexo 24, apartado F,RMISC.

Las pólizas, los auxiliares de cuentas y los auxiliares de folios fiscales únicamente se envían arequerimiento de la autoridad, ya sea para que ésta verifique la información contable o valide la

procedencia de devoluciones y compensaciones.El envío de las pólizas a solicitud de la autoridad fiscal se realizará a partir del 3 de septiembre de2015, de la información correspondiente a julio de 2015 (art. Décimo transitorio, PrimeraModificación a la RMISC 2015, publicada el 14 de mayo de 2015 en el DOF).

Captura

Es necesario contar con los datos cargados del catálogo de cuentas para poder capturar laspólizas.

La hoja de “Póliza” contiene nodos (hojas) que se asocian a ella. Son obligatorias: “Póliza” y“Transacción”, pues si no se capturan estas, no será posible generar el archivo XML.

Las demás hojas opcionales son: Compra nacional, otra compra nacional, compra extranjera,cheque, transferencia, otro método pago. Si se requisitan algunas de las hojas opcionales,deberán capturarse por lo menos los campos obligatorios marcados en color rojo.

Ejemplo

Considérense los siguientes asientos. Las fechas de este supuesto corresponden a abril de 2015,pues el sistema no permite introducir meses posteriores, sin embargo la autoridad solo podrásolicitar las pólizas a partir de las operaciones de julio de 2015.

Compras

El 1 de abril se adquieren 30,000 pzas. de barras de aluminio para la elaboración de ollas, alproveedor “Laminados del Norte, S.A. de C.V.”, con un costo unitario de $2.00 más IVA. Operaciónamparada con el CFDI con folio fiscal 65489544-8D7A-4CFF-9862-4A6A1B8551F3, y pagadamediante transferencia electrónica de fondos en la misma fecha.

Esta operación se reporta de la siguiente forma:

El número único de identificación es asignado por cada contribuyente de acuerdo con suscontroles.

El sistema tomará la información que se introduzca en el campo “Núm. Único de Identificación”,para armar la información del combo que podrá visualizarse en la plantilla “Transacción” de lacolumna “Número de póliza”.

Las claves del tipo de solicitud son las siguientes:


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Tipo de Solicitud Clave

Acto de Fiscal izació n AF

Fiscalización Compulsa FC

Devolución DE

Compensación CO

En la hoja “Transacción” se indicarán las cuentas que se afectan según la operación contenida enla póliza relacionada. Se agrega una fila para capturar cada cuenta.

En la plantilla “Compra nacional”, se relacionará el CFDI y RFC del proveedor relacionados con latransacción.

Primero deben capturarse los números de pólizas en la plantilla “Pólizas” y el número de cuenta enla plantilla “Transacciones” para poder requisitar este registro.

Solo se puede generar el archivo XML en “Pólizas” cuando los “Números de pólizas” y “Númerosde cuenta” estén asociados en cada plantilla que sea utilizada.

En la plantilla “Transferencia”, se relacionarán los datos del pago. Las claves de los campos“Banco emisor nacional”, “Banco emisor extranjero”, “Banco destino nacional y “Banco destinoextranjero”, son las contenidas en el Anexo 24 de la RMISC, apartado “I”.

Adquisición de activos

El 2 de abril se compra un automóvil a la agencia automotriz “Autos del Futuro, S.A.”, por un montode $95,468.00 más IVA, contraprestación que se liquidó en un 25 % mediante el depósito encheque en la cuenta del beneficiario y el resto fue financiado con un crédito bancario. Estaoperación se ampara con el CFDI con folio fiscal 075BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0702,

La póliza y sus nodos para esta operación son:


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Toda vez que parte de la operación se pagó mediante cheque y el resto a través de un créditobancario, se efectúa cada registro en la hoja correspondiente “Cheque” y “Otro método de pago”.

La clave del método de pago será la correspondiente al catálogo previsto en el Anexo 24 de laRMISC, apartado J.

J.- Catálogo de método de pago

Clave Concepto

01 Efectivo

02 Cheque

0 3 Tra nsfe re nci a


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04 Tarjetas de crédito

05 Monederos electrónicos

06 Dinero electrónico

07 Tarjetas digitales

0 8 Va le s d e d esp en sa

09 Bienes

10 Servicio

11 Por cuenta de tercero

12 Dación en pago

13 Pago por subrogación

14 Pago por consignación

15 Condonación

16 Cancelación

17 Comp ensació n

98 “NA”

99 Otros

Pago a un proveedor

El 3 de abril, se pagó la factura 321BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0322, de fecha 02 demarzo de 2015, mediante transferencia electrónica de fondos, al proveedor “Botaren, S.A.” por un

monto de $9,540,00.


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Venta a crédito

El 4 de abril se enajenaron los productos que se enlistan a continuación, a “ComercializadoraGeneral, S.A.”, con un plazo para pagarlas de 30 días, según la factura emitida 567BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0568.

Unidades Concepto Importe IVA Subtotal Neto

100 Ollas de aluminio $100.00 $16.00 $116.00 $11,600.00

20 Ollas de orfebrería de plata 300.00 Tasa 0 % 300.00 6,000.00

50 Revista “El Arte de la Cocina” $70.00 Exentos $70.00 3,500.00

Total $21,100.00

Cobro a cliente

El 5 de abril el cliente “Cocinas Nacionales, S.A. de C.V.” liquidó la factura 412BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0413, por un monto de $9,500.00 más IVA.

Nómina


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El 10 de abril se pagó la nómina correspondiente a la semana del 6 al 10 de dicho mes, según losdatos de la siguiente cédula:

CDFI emitido Trabajador Salario Vales dedespensa

Total

658BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0659

Pedro Torres López $954.00 $120.00 $1,074.00

324BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0325

Ve ro ni ca C asti ll o Pé re z 1 ,5 60 .0 0 1 50 .0 0 1 ,7 10 .0 0

123BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0321

Carlos GracianoSánchez

2,450.00 200.00 2,650.00

Total $4,964.00 $470.00 $5,434.00

Auxiliar de Cuentas

Como este asiento se encuentra relacionado con varios CFDI, se utilizará la plantilla “Auxiliar deCuentas”, la cual contiene nodos (hojas) que se asocian a ellas.

Las hojas obligatorias son: “Auxiliarcuentas” y “Detalleaux”.

“Auxiliarfolios”, “Comprobante nacional”, “Otro comprobante nacional” y “Comprobante extranjero”son opcionales.


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Si no se agregan cuentas contables en la plantilla “Catálogo de cuentas” no será posible comenzar a agregar registros en la plantilla de “Auxiliar de cuentas”. Las mismas cuentas que se adicionanen “Catálogo de cuentas” se reflejan en “Auxiliar de cuentas”.

Archivo de envío

Concluida la captura de la información, se guarda seleccionando el botón “Guardar”, paraalmacenarlo en la ruta que el contribuyente elija.

A cont inuación puede generarse el archivo que se enviará al SAT, para lo cual se pulsa el botón“Genera XML”.

Si el archivo contiene algún campo en rojo (con error o vacío) se muestra el mensaje que seencontraron errores, sin que pueda generarse el XML hasta su corrección.

Con todos los datos “válidos” (celdas en color azul o blanco) el sistema mostrará la ventana paraseleccionar la ubicación donde se desea guardar el archivo.

El nombre del archivo es dado por el propio sistema con base en los datos del contribuyenteapegándose a lo dispuesto en la propia RMISC, por lo que no debe modificarse este y sologuardarse en el destino elegido.


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Se presenta un mensaje indicando que fue correctamente generado.

El resultado es el archivo .ZIP con la nomenclatura correcta, que deberá enviarse a través de lapágina del SAT, siguiendo la ruta desde “Buzón tributario”, Aplicaciones–Contabilidad Electrónica–Envíos, por el portal de “Tramites y Servicios” en la dirección Tramites–Contabilidad Electrónica–Envío.

Conclusión

El convertidor es una práctica herramienta para los contribuyentes que no cuenten con un sistemacomercial o personalizado que permita generar los archivos .XML de su contabilidad para enviarlaal SAT. Si bien es sencillo utilizarlo, presenta los inconvenientes de no poder copiar y pegar datos,ni tampoco efectuar operaciones aritméticas, además de que la captura de la información es unproceso lento, por lo que debe hacerse una minuciosa revisión de los registros para evitar caer enerrores.

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