Guía paso a paso para carga de pacientes, llenado del odontograma y transferencia al COS.

I N D I C E

1.- Alta de Paciente ....................................................................................................................... Pág. 2 1.1.- Asociar Obra Social .................................................................................................. Pág. 3 1.2.- Asociar Profesional .................................................................................................. Pág. 3

2.- Crear y marcar un odontograma ............................................................................................. Pág. 5

2.1.- Marcar las prácticas en el Odontograma ................................................................. Pág. 6 2.2.- Abrir un Odontograma Existente ............................................................................. Pág. 9

3.- Preauditar (si la OS lo requiere) .............................................................................................. Pág. 10 4.- Armar la Ficha Catastral .......................................................................................................... Pág. 12 5.- Cerrar la Ficha Catastral .......................................................................................................... Pág. 14

5.1.- Modificar el contenido de una FC ............................................................................ Pág. 15 6.- Transferir, al COS, la Ficha Catastral ...................................................................................... Pág. 15

1.- Alta de Paciente Luego de ingresar al sistema podemos presionar el acceso directo a fin de abrir el listado de Pacientes, o bien ir al menú Pacientes y hacer clic en “Buscar Paciente”. De cualquiera de las dos formas se abrirá la siguiente pantalla:

Esta pantalla, como muchas otras, en la parte superior tiene un filtro para acotar las búsquedas. Por ejemplo si en el campo Apellido colocamos “ez” y luego presionamos el botón Buscar, en la grilla aparecerán todos los pacientes cuyos apellidos contengan esa cadena de caracteres. Ej: Perez, Ezquivel, Rodriguez, etc En caso de querer listar todos los pacientes, simplemente presiono el botón Buscar sin completar ningún campo. Si deseo ingresar los datos de un nuevo Paciente, primero presiono el botón Buscar para que me liste los existentes y luego el botón Nuevo que está al pie de la ventana. Allí se me abrirá una nueva ventana donde me solicitará los datos del paciente. La siguiente imagen muestra esta ventana. Inicialmente cuenta solo con tres solapas: Datos, Obra Social y Profesional. En la primer solapa debemos completar todos los datos del Paciente. Es importante tener todos los campos completos porque son los que luego toma el sistema al momento de imprimir la Ficha Catastral. Además, es sumamente importante cargar bien el número de documento, ya que para las Obras Sociales de Pre-pago, al momento de preauditar, el sistema chequea en el Padrón de la Obra Social. En caso que el paciente no esté en el Padrón, el sistema no le permitirá enviar la Ficha para facturar. Sin embargo y para agilizar el proceso de carga, el sistema solo les exigirá el Apellido, Nombre y teléfono del paciente; permitiéndole en cualquier momento completar el resto de los campos

1.1.- Asociar Obra Social En la solapa Obra Social, les permitirá asociar la o las obras sociales que posea el paciente. Para ir allí, hacer clic sobre la solapa y aparecerá la siguiente pntalla:

Nota: Los nuevos pacientes traen cargada la “Obra Social” Particular; lo que les permitirá cargar los trabajos particulares que le realicen a sus pacientes.

Al presionar el botón Nuevo se desplegarán los siguientes datos para completar Deberá seleccionar la Obra Social y el Plan que posea el Paciente, luego completar el número de afiliado y seleccionar el parentesco. En el recuadro gris de la derecha aparecerán mensajes que el COS les quiera comunicar en relación al Plan seleccionado. El campo “predeterminada” sirve para indicarle al sistema cual es la Obra Social que el odontólogo desea que le ofrezca por defecto. Por último deberá presionar el botón Aceptar para guardar los cambios. Si el paciente tuviera otra Obra Social, deberían presionar el botón Nuevo, completar los datos de la Obra Social y presionar Aceptar. 1.2.- Asignar Profesional

La última solapa sirve para asignar el paciente a uno o varios profesionales. Nota: Si se ingresa con el usuario de un odontólogo, entonces al crear un nuevo paciente, el sistema automáticamente lo asociará a dicho profesional

Presionando el botón Nuevo se despliegan los siguientes datos

Aquí debe seleccionar el nombre del profesional y marcar si es un paciente Propio o Derivado y presionar el botón Aceptar. Por último y para guardar todos los datos presionar el botón Aceptar que se encuentra al pie de la ventana. Esta acción guarda los datos y cierra la ventana del paciente.

2.- Crear y marcar un odontograma Primero debo buscar y abrir el paciente a quien deseo crear el Odontograma. Para ello deberá ir al menú Pacientes, Buscar Paciente, seleccionarlo y hacerle doble clic o presionar el botón Consultar. Se abrirá una nueva ventana con las tres solapas que completamos inicialmente (Datos, Obra Social y Profesional) y además otras solapas más, según se observa en la imagen. Inicialmente el sistema abrirá el paciente en la solapa Odontograma. Para poder crear uno nuevo, presionar el botón Modificar y luego el botón Nuevo

Esta ventana les ofrece el paciente y la Obra Social que marcaron como Predeterminada. Si el paciente tuviera otra Obra Social o desean marcar trabajos particulares, deberán desplegar el campo Plan y seleccionar la opción que deseen. Luego deberán seleccionar el Profesional y presionar el botón Aceptar. Al hacer esto se abrirá la herramienta para marcar el Odontograma. Está dividida en dos, en la parte izquierda de la pantalla es donde se marcan o seleccionan las prácticas y en la grilla de la derecha se irán cargando los códigos respectivos

2.1.- Marcar las prácticas en el Odontograma Hemos clasificado las prácticas en función a donde se aplican (Toda la Boca, Arcada Superior o Inferior, en una o varias piezas o en una o varias caras). Por ejemplo: el código 01.01 es una consulta que se aplica en Toda la Boca y un código 02.01 un código que se aplica a una o varias caras. El menú con las distintas opciones aparecerán dependiendo el lugar donde posicionen el mouse. Por ejemplo si posicionan el mouse sobre una pieza y hacen clic con el botón derecho aparece el siguiente menú:

Allí me ofrece la posibilidad de seleccionar algún código que se aplica sobre la cara (distal en este caso) o bien alguna que se aplique sobre toda la pieza.

Si posicionan el mouse sobre la primer opción, les despliega el 2do nivel del menú donde ofrece la posibilidad de marcar un código Gingival o una Restauración. Si se posicionan sobre esta última, despliega el 3er nivel del menú donde, en el primer renglón podrían marcar, haciendo un clic con el botón izquierdo del mouse, una práctica pre-existente, con lo cual la pintará automáticamente en color rojo. Pero si seleccionan un código, lo pintara de color azul y completará los datos en la grilla. Cabe aclarar que los códigos que les ofrece el sistema están relacionados con los que reconoce el Plan de la Obra Social que esté asociada al Odontograma. Toda esta información es actualizada o modificada por el COS y en caso de haber algún cambio, sus sistemas se les actualizarán al iniciar la aplicación.

En el siguiente gráfico he marcado un código 02.01.00 en la cara Distal del Diente 32 y luego marqué una Restauración Pre-Existente en la Cara Lingual del Diente 34. Esta información se va completando automáticamente en la grilla . Ahora, si posiciono el mouse sobre el diente 23, hago un clic con el botón derecho, puedo seleccionar una práctica que se aplique sobre todo un diente. Por ejemplo una Extracción. Como se observa en este gráfico, luego de hacer clic sobre el código 10.01.00, se pinta el odontograma y se cargan los datos en la grilla. Para marcar una práctica que se aplique a toda la boca, debo hacer clic fuera de los dibujos de los dientes. En este caso realicé un clic sobre la cruz roja que aparece en este gráfico. Se despliega un menú con 3 opciones, si posiciono el mouse sobre “Toda la boca”, despliega todos los códigos que reconoce ese Plan y que se aplican a toda la boca. Cabe aclarar que todos estos códigos no tienen ningún dibujo asociado para marcar en el odontograma. Por lo cual solamente se mostrará en la grilla, según se muestra en el siguiente gráfico .

Si desea aplicar un código a más de una cara, primero deberá seleccionarlas. Para esto existen dos opciones: 1) hacer clic izquierdo sobre la primer cara, luego presionar la tecla Control (CTRL) del teclado y manteniéndola presionada realizar clic izquierdo sobre la/s otra/s cara/s; luego hacer clic con el botón derecho para desplegar el menú y seleccionar el código. 2) Otra opción es hacer presionar el botón izquierdo del mouse y, manteniéndolo presionado, encierro las caras que deseo seleccionar. En el siguiente gráfico, el punto rojo indica el lugar donde presioné le botón del mouse y luego lo arrastré hacia abajo y hacia la derecha hasta que seleccionó las 3 caras. Si dese marcar una práctica que se aplica a un conjunto de dientes debe proceder como indicamos en el párrafo anterior, pero seleccionando varios dientes.

En este caso puede hacer clic con el botón izquierdo en cualquiera de los extremos y luego arrastrarlo hasta seleccionar los dientes deseados.

Al igual que en todos los casos anteriores, para desplegar el menú, hago un clic derecho sobre la selección y luego elijo la opción Como observarán, en este caso el Plan del paciente no reconoce el Puente, por lo cual el sistema solo les ofrecerá la posibilidad de marcarlo como pre-existente. Para modificar el código, eliminar o agregar una observación a una práctica, deberán hacer clic derecho sobre la grilla, en el código que desee modificar, allí aparecerán las distintas opciones. Cabe aclarar que las observaciones que se carguen en estos códigos, son de uso exclusivo del Profesional y no se transfieren al COS. Estas observaciones se podrán leer haciendo clic sobre el código, en el rectángulo que aparece debajo de la grilla. Luego de haber marcado todas las prácticas nos queda el siguiente gráfico:

Luego de haber marcado todas las prácticas realizadas y a realizar podrían presionar el botón Aceptar para guardar los datos, con lo cual se cerrará esta herramienta y volverán a la ficha del Paciente. 2.2.- Abrir un Odontograma Existente Para abrir nuevamente el odontograma, simplemente deberán presionar el botón Abrir y se abrirá la herramienta del Odontograma en el estado que la habían dejado.

3.- Preauditar Este es el proceso mediante el cual el sistema valida los códigos contra una serie de reglas. Como el nombre lo indica, es una Pre-Auditoría, ya que no controla todas las reglas. En esta primer etapa está controlando que el Paciente esté en el Padrón, que el diente donde se aplica el código no haya sido extraído, que el código se aplique según la edad del paciente y que no se encuentre dentro del período de vigencia. El resto de los controles seguirá realizándose en el COS. Este proceso se podrá ejecutar tantas veces como se desee y se exigirá solo para aquellas Obras Sociales de Pre-pago, en las de Prestaciones no aparecerá esta opción. Como mencionamos anteriormente la opción Preauditar solo aparecerá en el Odontograma de aquellos Planes de Obras Sociales de Pre-pago. Para iniciar el proceso previamente hay que seleccionar los códigos que se deseen preauditar. Para seleccionarlos debe hacerle un clic sobre el primer código y luego manteniendo presionada la tecla Control (CTRL) del teclado ir marcando (con un clic) el resto de los códigos que desea preauditar. Por último deberá presionar el botón Preauditar y se abrirá una nueva ventana

Al presionar el botón Aceptar se ejecutará el proceso mediante el cual su sistema transfiere los datos los cuales son validados contra la Base de Datos del COS. En caso que ya haya una Ficha Catastral abierta, hemos incluido en esta pantalla un cuadro de selección que le indica al sistema si debe o no preauditar los códigos que integran esa Ficha Catastral

Siguiendo el ejemplo anterior, seleccioné 3 prácticas y ejecuté la Preauditoría, la cual me dio el resultado que muestra el siguiente gráfico: Se observan dos prácticas Aprobadas y una que figura Advertida y nos indica “Control de Extracción”. Esto indica que estamos intentando facturar algún código sobre una pieza que ya figura como extraída. En esta etapa de prueba, las validaciones que den error pondrán como resultado Advertida y les permitirá transferirla al COS. En una etapa posterior el estado será Rechazada y no les permitirá facturar dicho código. En la grilla del Odontograma podremos observar el estado de la Preauditoría en columna Preauditoría. Los valores posibles son AP: Aprobada – AD: Advertida – RE: Rechazada Aquí finaliza el proceso de Preauditar, pero como dijimos anteriormente si el profesional lo desea puede repetir este proceso cuantas veces quiera y en el momento que lo considere necesario. Es aconsejable realizar la preauditoria antes de cerrar la Ficha Catastral; ya que en luego de cerrarla el sistema no permite modificar su contenido.

4.- Armar la Ficha Catastral (FC) Para confeccionar la Ficha Catastral, deberemos seleccionar cuales códigos deseamos incluir. En el caso que debajo de la Grilla del Odontograma apaezca el botón Preauditar, previo al armado de la FC deberían correr el proceso según lo indicado en el punto anterior. Luego de haber preauditado o en caso de ser una Obra Social de Prestaciones, lo primero que debemos hacer es seleccionar, en la grilla, cuales son los códigos que desean facturar. Para ello hacen clic, con el botón izquierdo del mosue, sobre el primer código y luego, manteniendo presionada la tecla Control (CTRL) del teclado van marcando el resto de los códigos. Por último deberán presionar el botón Enviar a Catastral que está debajo de la Grilla. Allí se les abrirá la siguiente ventana: En el campo Observaciones deberán completar toda aclaración o información inherente a los códigos de esta FC. Estos datos son los que actualmente completan de forma manual en la Ficha que envían al COS. En este caso, al no haber existido previamente una FC abierta, nos muestra solo los códigos que acabamos de ingresar. En este momento el sistema les da la opción de imprimir la FC o bien presionar el botón Aceptar para guardar los datos. En este caso presione el botón aceptar y el sistema vuelve al Odontograma y muestra con un fondo celeste los dos códigos que componen la FC. Asimismo, como podrán observar, en la columna Estado el cuadradito pasó de Azul a Rojo, indicando que esa práctica ya fue realizada.

En este punto, ya hemos creado la FC y momentáneamente se encuentra Abierta. Por lo cual podríamos agregar o quitar prácticas.

Para agregar una o más prácticas deberíamos repetir lo anterior (preauditar si es necesario, seleccionar el/los código/s y presionar el botón Enviar a Catastral).

En este ejemplo voy a seleccionar el código 10.01.00, presiono el botón preauditar y me abre esta ventana. Aquí se observa en la grilla inferior, las prácticas que ya había incluido en la FC y en la grilla superior, el código que estoy cargando. También completé el campo Observaciones, realizando una aclaración sobre el código. Luego Acepto y vuelvo al Odontograma Hasta aquí tenemos una FC compuesta por 3 códigos.

5.-Cerrar la Ficha Catastral El sistema permite cerrar las FC en el momento que ustedes deseen. Cada odontólogo verá como se organiza y utiliza esta herramienta. Cerrar la FC implica que no se van a poder realizar más cambios. Es una instancia previa a la transferencia de datos al COS para facturar. Existen dos formas desde donde pueden cerrar las FCs. Una es desde la solapa Ficha Catastral, en la Ficha del Paciente y otra forma es yendo al menú Fichas Catastrales, Ficha Catastral. La única diferencia que tienen es que ingresando por el Paciente solo verán las FCs de esa persona. Por lo cual describiremos la segunda alternativa.

Accediendo desde Fichas Catastrales, Ficha Catastral nos abre la siguiente ventana:

En la grilla pueden observar la FC que hemos creado. En caso de haber más FCs aparecerán en esta allí. En el encabezado hay varios filtros u Opciones de búsqueda, las cuales les permitirán acotar las FCs que aparecen en la grilla. Por ejemplo, si quisiéramos ver todas las FCs del mes de Enero de 2011, que estén abiertas y sean de IAPOS, deberíamos marcar el filtro Obra Social y seleccionar IAPOS, marcar el filtro Estado y seleccionar Abierta, marcar Desde y seleccionar 01/01/2011 y en Hasta colocar 31/01/2011. Por último presionar el botón Buscar; al hacer esto en la grilla aparecerán todos los registros que cumplan con lo que ustedes han seleccionado. Debajo de los filtros hay 4 opciones:

1. Imprimir Listado: Imprime el contenido de la grilla

2. Consultar: Edita la FC

3. Cerrar ficha catastral: Cierra la o las FC seleccionadas

4. Transferir ficha catastral: Envía al COS la o las FC seleccionadas

5.1.- Modificar el contenido de una FC Solo se podrá modificar el contenido de las FCs que se encuentren Abiertas. Para ver o modificar el contenido de una FC debemos seleccionarla, en la grilla, y luego presionar Consultar En esta ventana podrán cambiar o completar las Observaciones, Borrar un código (esto solo lo quita de la FC, quedando en el Odontograma del paciente) y también pueden imprimir la FC. Es aconsejable que chequeen los datos de las FCs antes de Cerrarlas, ya que una vez que están cerradas, el sistema no les permitirá modificarlas. Una vez que hayan controlado pueden proceder a cerrar la FC. Para ello pueden seleccionar una o varias (manteniendo apretada la tecla CTRL del teclado) y luego presionar el botón Cerrar ficha catastral. Aparecerá el siguiente mensaje solicitando confirmación. Al aceptar se cierran todas las FC que hubieran seleccionado. Ahora pueden seleccionar la opción Cerrada en el filtro Estado y luego presionar el botón Buscar. Allí se listarán las FC que se encuentren Cerradas. 6.- Transferir, al COS, la Ficha Catastral Este es el proceso mediante el cual el sistema envía al COS los datos de todas las FCs que estén cerradas y que haya seleccionado el usuario. Este proceso es similar al envío del sobre que hacen actualmente. Para enviar las FC, primero deberían listar las cerradas (utilizando el filtro Estado), luego seleccionar todas las que deseen y presionar Transferir ficha catastral. Esta información ingresa al COS, quienes en algún momento la auditarán (las que correspondan) y/o procesarán en su sistema.