i anÁlisis del sistema cont able de una clÍnica
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ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE UNA CLÍNICA
VETERINARIA DE PEQUEÑOS ANIMALES UBICADA EN
EL MUNICIPIO DE CERETE-CÓRDOBA.
ESTUDIO DE CASO
ESTUDIO DE CASO
Autores
Daniela Margarita Pérez Ferrer
Camilo Ándres Ramos Vergara
Universidad Cooperativa de Colombia
Programa de Contaduría Pública
Montería, Colombia
2021
ii
Análisis del sistema contable de una clínica veterinaria de pequeños animales ubicada en el
municipio de Cerete-Córdoba.
Daniela Margarita Pérez Ferrer1
Camilo Andres Ramos Vergara2
Informe final de estudio de caso opción de grado seminario de profundización presentado como
requisito parcial para optar al título de: Contador Público
Asesor tecnico:
Luis Tomas Farak Florez3
Línea de Investigación:
Contabilidad Internacional y Finanzas
iii
Dedicatoria
A Dios por permitirnos llegar al
cumplimiento de una de las metas
que hace parte de nuestro proyecto
de vida, a nuestros padres,
hermanos y demás familiares por
ser siempre nuestro apoyo, y a
todas las personas que han
contribuido a nuestro crecimiento
personal.
Agradecimientos
Agradecimiento especial a la Universidad
Cooperativa de Colombia, al magíster Luis
Tomas Farak Florez, nuestro asesor, y a
todos los profesores y directivos del
programa de Contaduría Pública de la
UCC Campus Montería.
iv
Tabla de contenido
1 EL PROBLEMA........................................................................................................... 1
1.1 Presentación y antecedentes del caso .................................................................... 1
1.2 Objetivos ............................................................................................................... 2
1.2.1 Objetivo general ................................................................................................ 2
1.2.2 Objetivos específicos ......................................................................................... 2
1.3 Impacto potencial .................................................................................................. 3
1.3.1 Impacto potencial teórico .................................................................................. 3
1.3.2 Impacto potencial práctico ................................................................................. 3
1.4 Delimitación .......................................................................................................... 4
1.4.1 Delimitación espacial ........................................................................................ 4
1.4.2 Delimitación temporal ....................................................................................... 4
1.4.3 Delimitación conceptual .................................................................................... 4
2 MARCO TEÓRICO ..................................................................................................... 4
2.1 Literatura sobre casos análogos............................................................................. 4
2.2 Nacionales ............................................................................................................. 4
2.3 Internacionales ...................................................................................................... 6
2.4 Bases teóricas ........................................................................................................ 8
2.4.1 Sistemas contables ............................................................................................. 8
2.4.2 Elementos de un sistema contable ..................................................................... 9
2.4.3 Registro de las actividades financieras ............................................................ 10
2.4.4 Estados financieros .......................................................................................... 10
2.4.5 Análisis de los sistemas contable ..................................................................... 11
2.4.6 Actividades veterinarias .................................................................................. 11
v
2.4.7 Clínica veterinaria ............................................................................................ 11
3 MARCO METODOLÓGICO .................................................................................... 12
3.1 Diseño.................................................................................................................. 12
3.2 Población y muestra ............................................................................................ 12
3.3 Instrumentación ................................................................................................... 12
3.4 Procedimiento...................................................................................................... 13
4 RESULTADOS .......................................................................................................... 15
4.1 Antecedentes de investigación ............................................................................ 15
4.2 Estudio del sistema contable implementado en la clínica veterinaria Pet Studio 17
4.3 Ventajas y desventajas del sistema contable de la clínica Pet Studio ................. 19
4.3.1 Ventajas ........................................................................................................... 19
4.3.2 Desventajas ...................................................................................................... 19
4.4 Plan de mejora ..................................................................................................... 20
4.4.1 Propuesta de organigrama ............................................................................... 20
4.4.2 Propuesta de documentos contables ................................................................ 21
4.4.3 Especificaciones de los documentos propuestos ............................................. 21
4.4.4 Estructura del sistema de información contable .............................................. 29
4.4.5 Estados financieros .......................................................................................... 30
REFERENCIAS .................................................................................................................. 32
ANEXOS ............................................................................................................................. 35
vi
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Antecedentes nacionales. .................................................................................... 15
Figura 2. Antecedentes internacionales. ............................................................................. 16
figura 3. Bases teóricas ....................................................................................................... 17
figura 4. formato del libro de entradas y salidas ................................................................ 18
figura 5. Propuesta de organigrama .................................................................................... 20
figura 6. Propuesta documento ingreso .............................................................................. 22
figura 7. Propuesta documento de almacén ........................................................................ 23
figura 8. Propuesta documento de venta ............................................................................ 24
figura 9. Propuesta documento recaudo cliente .................................................................. 25
figura 10. Propuesta comprobante de causación ................................................................ 26
figura 11. Propuesta documento pago por transferencia .................................................... 27
figura 12. Propuesta documento pago en efectivo ............................................................. 28
figura 13. Propuesta documento pago en efectivo ............................................................. 29
vii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. guía de revisión documental ................................................................................. 13
Tabla 2. resultados de la entrevista .................................................................................... 19
Tabla 3. propuesta de estados financieros a emplear ......................................................... 30
viii
Análisis del sistema contable de una clínica veterinaria de pequeños animales
ubicada en el municipio de Cerete-Córdoba
Resumen
El presente estudio realiza un análisis en el sistema contable de la clínica veterinaria Pet Studio ubicada
en Cerete-Córdoba con el propósito de conocer profundamente que tan veraz es el manejo de su
información aportando recomendaciones y oportunidades de mejora, realizar este tipo de estudio
beneficia a las empresas en las situaciones patrimoniales que le dan forma a su estructura si la entidad es
acta para hacer frente a sus obligaciones y que tan competitiva se muestra en el sector resaltando la salud
como un área variable y demandada. Este análisis contable tiene como materia prima la información
financiera, el análisis se apoyará en antecedentes tanto como en técnicas y nociones contables que
garanticen el trato de la información logrando alinearse frente a situaciones internas y externas que
enfrenta la clínica; con esto será factible el logro de los objetivos proyectados. Para el estudio de caso de
la clínica veterinaria Pet Studio se definió un diseño metodológico exploratorio con enfoque cualitativo,
este diseño permitió indagar y conocer más a fondo la empresa teniendo en cuenta la situación en la que
se encuentra y las características particulares en su sistema contable. Concluyendo se encontró que la
clinica cuenta con un sistema contable que presenta falencias, al momento de generar información, ya que
a pesar de llevar un minucioso registro de los movimientos que realiza la empresa, no cuenta con un plan
de cuentas que pueda facilitar la comprensión de la información, tampoco tiene un manual de políticas
contables en el que se indique detalladamente como debe ser tratada la información generada por la
entidad.
Palabras claves: analisis del sistema contable, elementos, clinicas, estudio de caso.
ix
Analysis of the accounting system of a small animal veterinary clinic located
in the municipality of Cerete-Córdoba
Abstract
This study performs an analysis in the accounting system of the Pet Studio veterinary clinic located in
Cerete-Córdoba with the purpose of knowing deeply how truthful is the management of its information,
providing recommendations and opportunities for improvement, carrying out this type of study benefits
companies in the financial situations that shape their structure if the entity is act to meet its obligations
and how competitive it is in the sector highlighting health as a variable and demanded area. This
accounting analysis has financial information as raw material, the analysis will be based on antecedents as
well as on accounting techniques and notions that guarantee the treatment of the information, achieving
alignment with internal and external situations faced by the clinic; With this, the achievement of the
projected objectives will be feasible. For the case study of the Pet Studio veterinary clinic, an exploratory
methodological design with a qualitative approach was defined, this design allowed to investigate and
learn more about the company taking into account the situation in which it is located and the particular
characteristics in its accounting system . Concluding, it was found that the clinic has an accounting
system that has flaws at the time of generating information, since despite keeping a meticulous record of
the movements made by the company, it does not have a chart of accounts that can facilitate
understanding of the information, nor does it have an accounting policy manual in which it is indicated in
detail how the information generated by the entity should be treated.
Key words: analysis of the accounting system, elements, clinic, case study.
1
1 EL PROBLEMA
1.1 Presentación y antecedentes del caso
El sistema contable es una parte de la empresa que está formado por personas recursos y
conocimientos que se encargan de la recopilación y almacenamiento de datos financieros y
contables para el procesamiento de los mismos, la finalidad del sistema contable es producir
información confiable, útil y comparable, que permita evaluar las condiciones de la empresa para
tomar decisiones oportunas para beneficio de la misma, esta información también es utilizada
para dar a conocer a terceros, llámese inversionistas, acreedores o autoridades tributarias la
situación financiera de la empresa; para una empresa que está en crecimiento, es fundamental
contar con una contabilidad clara, que contribuya a su proyección siendo una herramienta de
gestión y control muy importante.
Los sistemas contables en una empresa son parte vital para su correcto funcionamiento, las
empresas deben contar con uno que esté diseñado de acuerdo a sus necesidades y a las
actividades que realice, en el caso de la clínica veterinaria Pet Studio, no cuenta con un sistema
contable definido, sino que se limita a llevar un registro de ingresos y salidas, por esto se hace
necesario mejorar el sistema contable que emplea la empresa.
Existen diversos estudios que se enfocan en la implementación de sistemas contables en
diferentes tipos de empresas entre ellos se encuentran Flórez y Martínez (2018); moreno (2019);
Farfán (2016); obregón y Zamora (2017) quienes trabajaron en empresas del sector comercial,
realizando el diseño e implementación de sistemas contables y financieros en cada una de estas
empresas, para alcanzar este objetivo, los autores realizaron revisión documental y entrevistas al
personal relacionado con el área contable, buscando conocer las necesidades de las empresas
para diseñar sistemas que cubrieran las necesidades de cada una de ellas. Sin embargo, son pocos
los que se enfocan en clínicas veterinarias. Autores como Aguirre (2019); Mendoza y Trujillo
(2015); Martínez (2014); Espinosa (2014) realizaron estudios en los sistemas implementados
clínicas veterinarias, realizando revisión documental y entrevistas a los encargados de esta área,
en los que encontraron fallas, por lo que se hizo necesario el diseño e implementación de
sistemas contables que cubrieran sus necesidades y estén de acuerdo a la actividad que estas
desarrollan.
2
Cuando una empresa no cuenta con sistema contable que este adaptado a sus necesidades
puede entorpecer su funcionamiento y dificultar a los administradores su capacidad de tomar
decisiones, así lo han evidenciado algunos autores, entre ellos Mendoza y Trujillo (2015) quienes
en su estudio realizado en la clínica veteranía San Agustín, la cual hasta ese momento había
funcionado por varios años sin contar con una estructura organizacional definida y sin llevar
ningún tipo de registro contable (Mendoza y Trujillo 2015).
El presente estudio se centra en el sistema contable de la clínica veterinaria de pequeños
animales Pet Estudio de Cerete, para esto es necesario identificar antecedentes, estudiar el
sistema contable que emplea la empresa, realizando entrevistas a la propietaria de la clínica y
observando documentación pertinente, que permita conocer cómo funciona el sistema contable
de la clínica, para buscar la forma de facilitar herramientas que puedan utilizar para su mejor
funcionamiento y la toma de decisiones basándose en un sistema contable confiable, en el cual
puedan verificar los movimientos económicos y financieros de la empresa, esto podrá ser de
utilidad para terceros que necesiten conocer el estado económico y financiero de la clínica, para
que puedan acceder a una información clara y precisa, también puede ser útil para otras empresas
del sector que necesiten hacer ajustes a sus sistemas contables.
¿Qué oportunidades de mejora tiene el sistema contable de la clínica veterinaria de
pequeños animales Pet Studio ubicada en el municipio de Cerete-Córdoba?
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo general
Analizar el sistema contable de la clínica veterinaria de pequeños animales Pet Studio ubicada en
el municipio de Cerete-Córdoba para determinar que oportunidades de mejora presenta.
1.2.2 Objetivos específicos
Identificar antecedentes en lo referente al sistema contable de clínicas veterinarias y
PYMES en el contexto nacional e internacional.
Efectuar un estudio del sistema contable que implementa actualmente la clínica
veterinaria Pet Studio.
3
Determinar las debilidades y fortalezas que presenta el sistema contable implementado en
la clínica veterinaria Pet Studio.
Proporcionar un plan de mejora para el sistema contable de la clínica veterinaria Pet
Studio.
1.3 Impacto potencial
1.3.1 Impacto potencial teórico
El presente estudio realiza un análisis en el sistema contable de la clínica veterinaria Pet Studio
ubicada en Cerete-Córdoba con el propósito de conocer profundamente que tan veraz es el
manejo de su información aportando recomendaciones y oportunidades de mejora, realizar este
tipo de estudio beneficia a las empresas en las situaciones patrimoniales que le dan forma a su
estructura si la entidad es acta para hacer frente a sus obligaciones y que tan competitiva se
muestra en el sector resaltando la salud como un área variable y demandada. Este análisis
contable tiene como materia prima la información financiera, el análisis se apoyará en
antecedentes tanto como en técnicas y nociones contables que garanticen el trato de la
información logrando alinearse frente a situaciones internas y externas que enfrenta la clínica;
con esto será factible el logro de los objetivos proyectados.
1.3.2 Impacto potencial práctico
El estudio de caso presentado sirve para contribuir con la toma de decisiones cuando los sistemas
contables muestran incertidumbre, mediante el análisis contable abarcaremos todos los
movimientos de flujos financieros minimizando inconsistencias en los libros contables brindando
evidencias para evaluar que tan solvente se encuentra la empresa. Siempre es bueno medir el
desempeño de la empresa por medio de esta técnica de estudio, más aún en una clínica donde el
mayor propósito es preservar vidas y por ende se acarrean constantemente altas probabilidades
en margen de error; con la ejecución del estudio maximizaremos beneficios proponiendo un plan
de mejoras e incurriendo en la productividad en general de la clínica partiendo desde datos
mínimos hasta información de carácter relevante. Igual incursionaremos ayudando con esta
4
herramienta de mejora no solo en la clínica Pet Studio sino en otras entidades del sector que
presenten las mismas anomalías contables.
1.4 Delimitación
1.4.1 Delimitación espacial
El estudio se realizará en la clínica veterinaria Pet Studio ubicada en el municipio de Cerete-
Córdoba, enfocando en el sistema contable que utiliza la empresa.
1.4.2 Delimitación temporal
El presente estudio será realizado en el periodo comprendido entre el 8 de febrero al 5 de junio
de 2021.
1.4.3 Delimitación conceptual
El tema central en nuestro estudio son los sistemas contables. El enfoque será de manera general
a partir de un análisis del sistema contable que implementa actualmente la clínica veterinaria Pet
Studio abarcando todos los rubros financieros que le dan forma al tipo de contabilidad que se
maneja, a partir de lo anterior, evaluar el manejo utilizado y que repercusión tiene en los
resultados que está obteniendo la empresa.
2 MARCO TEÓRICO
2.1 Literatura sobre casos análogos
Acudiendo a la consulta investigativa se encontraron diferentes trabajos que guardan estrecha
relación con el tema de sistemas contables, no obstante, se encontraron pocos en los que este
tema tenga incidencia respecto a clínicas veterinarias como se hará en el presente estudio de caso
direccionado al análisis del sistema contable en una clínica veterinaria de pequeños animales.
2.2 Nacionales
Aguirre (2019) en su trabajo titulado “propuesta de diseño de un sistema de información contable
para la clínica veterinaria la merced de la ciudad de Palmira Valle del Cauca”, realizo un estudio
de caso utilizando un método deductivo, su muestra fue el propietario de la veterinaria, el
5
contador y el personal de apoyo que realiza labores administrativas, usando como instrumentos
entrevistas, observación y revisión documental, esto dio como resultado practicas
organizacionales deficientes, partiendo de esto se desarrolló el diseño de un sistema de
información contable que proporcione las herramientas necesarias para el manejo contable de la
clínica veterinaria.
Mendoza (2015) realizaron un trabajo titulado “estructuración contable y administrativa
de la clínica veterinaria san Agustín del municipio de Ocaña, norte de Santander”, con este fin
realizaron un estudio de caso, con investigación descriptiva, su muestra fue el propietario de la
clínica veterinaria, el instrumento empleado fue una encuesta de preguntas abiertas en la
recolectaron la información necesaria para la elaboración de su trabajo, dando como resultado
que la clínica veterinaria san Agustín es fuerte y competitiva en el mercado, pero presento
falencias en su área interna, evidenciándose principalmente en el área contable.
Por su parte, Villadiego (2018) en su trabajo titulado “implementación de un sistema
contable y financieros de la empresa costuras soluciones textiles” en el que se diseñó un estudio
de caso, se tuvo como muestra diferentes fuentes de información dentro de los cuales se
encuentran los documentos que legaliza la inscripción en cámara de comercio, el RUT en la
DIAN, soportes de pago de impuesto de industria y comercio y otros documentos esenciales
como son la historia, las asesorías contables, la visión, misión y organigrama, teniendo como
instrumentos la observación del funcionamiento del negocio en marcha desde su creación, así
mismo hicieron la revisión de los documentos pertinentes a su creación, ingresos y gastos, dando
como resultado que la entidad no cuenta con una estimación adecuada de las materias primas que
son utilizar en cada procesos de producción y tampoco cuenta con políticas contables.
En Bucaramanga Santander, Moreno (2019) realizo un trabajo titulado “determinar el
proceso de un sistema de información contable y financiero para los inventarios en la empresa
MEGATIRE S.A.S de acuerdo a las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF
para Pymes” donde se realizó un estudio de caso, aplicando una investigación descriptiva,
usando como muestra el área de inventarios de la empresa, haciendo un análisis de los sistemas
de información contable y financiera con lo que se logró mejor conocimiento, manejo y
experiencia que permite a Megatire dar cumplimientos a lo estipulado en el Decreto 3022 de
2013 donde se reglamenta el proceso de convergencia en Colombia, para esto fue de vital
6
importancia conocer los sistemas de información contables y financieros que se presentan en el
manejo de los inventarios de la empresa.
Higuita (2020) realizó una monografía titulada Implementación de un sistema contable y
tributario para el almacén Modas y Stilo Kmi del municipio de Carepa así ejecutando un estudio
de caso e implementaron un diseño metodológico cualitativo, para esto se hiso necesario, realizar
una revisión bibliográfica y análisis documental, puesto que, aportan bases para el estudio y
análisis de la realidad financiera de la empresa al igual que la información recolectada en las
entrevistas. con base en metodología empleada se llevó a cabo el estado de situación financiera
de apertura para la microempresa Modas y Stilo Kmi. Con la implementación de este sistema
contable y tributario se vio afectada positivamente la prestación de servicios y mejoro el
desarrollo de procesos operativos al interior de la empresa.
2.3 Internacionales
Martínez (2014) en Ambato–Ecuador realizo un trabajo titulado “el sistema contable y su
incidencia en la toma de decisiones en clínica veterinaria Consulpec en el primer semestre del
2013”, realizando un estudio de caso para esto manejo un enfoque cualitativo, en el que
entrevisto al grupo humano involucrado en el tema, en la clínica veterinaria CONSULPEC, a los
que aplico un cuestionario diseñado para la investigación de este trabajo, con lo que se llegó a
que el proceso contable adoptado por la empresa con que se maneja los movimientos no
proporciona información clara y suficiente para la toma de decisiones.
Por su parte Espinosa (2014) en su estudio titulado “implementación de un sistema
contable a la clínica veterinaria scooby de la ciudad de Loja, en el periodo enero – marzo del
2013” realizo un estudio de caso aplicando un método analítico, para lo que se realizó la revisión
de la documentación soporte que permitió formular un criterio de manera clara para formular los
procedimientos contables de acuerdo a las necesidades de la empresa donde se realizó el estudio,
haciendo revisión de documentos soportes, análisis de leyes, reglamentos, disposiciones
generales y normas que aplican a la entidad, logrando demostrar la necesidad de implementar un
sistema contable que aplicado de forma correcta puede orientar a una mejor administración de la
clínica veterinaria.
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En Argentina, Farfán (2016), realizo su trabajo de grado con el título “Diseño de un
sistema contable de, direccionamiento estratégico aplicable a las pequeñas y medianas
empresas latinoamericanas”, realizo un estudio exploratorio con un diseño metodológico
cualitativo, haciendo análisis de textos, revistas científicas, trabajos presentados en reuniones
académicas y profesionales y otro material académico en busca de antecedentes teóricos sobre
las temáticas, con lo que se verificó que el usuario interno de las pymes, es el principal
beneficiario y usuario de la información generada por un sistema contable, ya que estos sistemas
arrojan información vital para tomar decisiones estratégicas y de carácter operativo.
Obregón (2017) por su parte realizaron un trabajo al que le dieron por título “Análisis de
la aplicación del Sistema Contable y su incidencia en los Estados Financieros de la Empresa
Agro-Industrial San Benito Agrícola S.A del Municipio de San Isidro, Matagalpa.” En
Nicaragua, realizo su estudio de caso con diseño descriptivo, para esto, recolectaro datos, hizo
entrevistas al contador y al gerente de la empresa, guía de observación que sirvió para poder
investigar acerca de algunos temas de la empresa para poder tener los conocimientos necesarios
para llevar a cabo su análisis. En el estudio se aprecia que el Sistema Contable que es utilizado
en la empresa, no es eficiente, ya que presento algunos aspectos que inciden en el
funcionamiento de la empresa, tanto en el registro de operaciones como en la parte
administrativa, llegando a la conclusión que se deben perfeccionar los elementos del Sistema
Contable para fortalecer sus operaciones.
Villalba (2016) en Guayaquil – Ecuador en su trabajo titulado “Propuesta de un sistema
contable para optimizar la rentabilidad del ITSG Instituto Tecnológico Santiago de Guayaquil”
realizaron un estudio de caso donde se hizo una investigación exploratoria, ya que se hizo
necesario tener un completo conocimiento sobre la forma apropiada de implementar un sistema
contable en el instituto y descriptiva, porque fue fundamental para la investigación conocer
algunos aspectos y acontecimientos dados en la zona de estudio, identificando las variables del
problema. Se formuló un cuestionario con preguntas cerradas, para facilitar la identificación de
las áreas donde se están los inconvenientes tecnológicos en lo referido a la gestión contable tales
como inconsistencias en el cuadre financiero y retraso en la auditoria, por este motivo se
determinó la necesidad de un sistema contable acorde a las carestías de la unidad educativa para
optimizar su rentabilidad.
8
2.4 Bases teóricas
2.4.1 Sistemas contables
Se encuentran numerosas definiciones por medio de las que se trata de entender a qué se hace
referencia cuando se habla de sistemas contables, se encuentran diferentes autores y escritos
académicos que han tratado el tema.
Horngren (2007) indica que una de las bases de las actividades de las empresas son los
sistemas de información contable, por no decir que es la más importante dentro del campo,
teniendo en cuenta su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la
productividad y el posicionamiento de las empresas en cuanto a lo competitivo, por lo que es
fundamental que este a la altura de las exigencias de los distintos usuarios dentro y fuera de la
empresa (Horngren 2007), con base en lo anterior se puede decir que los sistemas contables en
una empresa son de vital importancia para poder tener el conocimiento del comportamiento
financiero, económico, competitivo y productivo de la misma y que este debe cumplir con los
requerimientos y necesidades de dicha empresa.
Elizondo (1996) define los sistemas contables, como un sistema que sirve para direccionar
las empresas y facilitar su administración a través del proceso contable, dando información
importante para la gestión, por consiguiente, su uso, puede contribuir notablemente a facilitar y
mejorar las decisiones empresariales. Teniendo en cuenta lo anterior, se puede inferir que los
sistemas contables son una herramienta que ayuda al direccionamiento y administración de las
empresas puesto que brinda información que ayuda a facilitar la toma de decisiones.
Williams (2000) Afirman que “un sistema de información contable consta del personal, los
procedimientos, los mecanismos y los registros utilizados, para una organización, primero para
desarrollar la información contable y segundo para trasmitir esta información a quienes toman
decisiones.” De este modo, el propósito es “satisfacer en la forma más eficiente posible las
necesidades de información contable de la organización” (Williams 2000). El objetivo de los
elementos que conforman un sistema contable es desarrollar y trasmitir la información financiera
y económica de las empresas, a quienes están encargados de tomar decisiones, por este motivo,
9
la información debe ser procesada correctamente para trasmitirla de forma que satisfaga las
necesidades de información de dicha empresa.
Teniendo en cuenta los anteriores autores se hace necesario para clínica veterinaria Pet
Estudio que su sistema contable sea adecuado para cubrir las necesidades de información de su
propietario, para que de este modo se facilite para él, la toma de decisiones que impacten de
forma positiva a la empresa, mediante el análisis que será realizado a dicho sistema contable, se
resaltaran las fortalezas que este tenga y se buscara facilitar herramientas que puedan mejorar las
debilidades que esté presente.
2.4.2 Elementos de un sistema contable
Torres (2019) La base de un sistema de información contable es un organigrama donde se
indiquen las relaciones de autoridad y mando entre las unidades de la empresa y donde también
se identifiquen las funciones de cada una de ellas. cada una de estas unidades son generadoras de
información sobre las actividades realizadas en la empresa, entre los elementos que conforman
un sistema contable se encuentran los elementos soportes que son documentos que evidencian
transacciones u operaciones comerciales, estos documentos soportes pueden ser internos o
externos.
Documentos contables
Los documentos soportes internos son aquellos que la empresa elabora internamente para el
control, comprobación y el registro de las transacciones realizadas en el normal funcionamiento
de la empresa, entre ellos se encuentran los recibos de caja, recibos de caja menor, comprobantes
de egresos, facturas de ventas, notas débito y crédito, entre otros. Los documentos soportes
externos son comprobantes que soportan transacciones, pero en este caso son elaborados por
terceros como las facturas de compras, consignaciones bancarias, pagares, entre otros.
Plan de cuentas
Otro elemento que compone un sistema contable es el plan de cuentas donde se relaciona un
listado que comprende las cuentas que pueden ser utilizadas en el desarrollo de las actividades de
la empresa.
Los manuales de políticas contables
Este manual establece que debe llevarse a cabo el registro de las transacciones en los libros de
contabilidad, en los cuales se anotan los comprobantes que constituyen la base para la
10
elaboración de los estados financieros, en los que se muestra la gestión de los recursos realizada
por la gerencia.
2.4.3 Registro de las actividades financieras
Los registros contables son como la memoria de una empresa, Orellana (2015) “Los registros
cumplen con una función administrativa ya que almacenan los datos captados por el proceso
contable y proveen información clasificada para el control y proceso decisorio”.
2.4.4 Estados financieros
Los estados financieros son informes que se realizan con la finalidad de obtener una imagen de la
situación financiera de una empresa. Estos documentos permiten hacer un análisis e
interpretación de la información para una posterior toma de decisiones que beneficie a la
compañía. Estados financieros a sugerir tales como...
Amat (2008) define el balance de situación financiera como un estado contable que refleja
la situación patrimonial de la empresa. Dicha situación se compone de los bienes, derechos,
deudas y capital que tiene la empresa en un momento dado. Los bienes y derechos integran el
activo del balance de situación. El patrimonio neto y el pasivo informan de la financiación
obtenida.
Castro (2015) el estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y
pérdidas es un reporte financiero que en base a un periodo determinado muestra de manera
detallada los ingresos obtenidos, los gastos en el momento en que se producen y como
consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo
para analizar esta información y en base a esto, tomar decisiones de negocio.
Guamán (2013) argumenta que el estado de cambios en el patrimonio muestra en forma
detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo,
además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este documento
muestra por separado el patrimonio de una empresa
Por su parte toscano y parrales (2018) definen el estado de flujo de efectivo como el estado
financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación,
11
inversión y financiación. Debe determinarse para su implementación el cambio de las diferentes
partidas del balance general que inciden el efectivo.
2.4.5 Análisis de los sistemas contable
Diaz, Castro y Jovel (2013) sugieren que el análisis de un sistema contable, se trata de verificar
la información que ha sido procesada, teniendo en cuenta los estándares establecidos por la
entidad. este consiste en un conjunto de procesos sistemáticos relacionados, que tienen por
objetivo asegurar la integridad de los datos, adecuar el registro y procesamiento de las
operaciones, presentar la información financiera en forma confiable y garantizar la oportunidad
en la presentación de la información. En el análisis de un sistema contable se debe observar de
qué forma se están registrando y procesando las operaciones que realiza la empresa, teniendo en
cuenta los esquemas que tenga planteados las como como por ejemplo un plan de cuentas, para
que de este modo la información generada sea confiable y organizada y se encuentre disponible
en cualquier momento que sea requerida.
2.4.6 Actividades veterinarias
Las actividades veterinarias comprenden diferentes campos de cuidado para animales domésticos
y de animales en establecimientos agropecuarios. Estas acciones son realizadas por profesionales
competentes y calificados para prestar sus servicios.
El CIIU (2012) indica que:
las actividades veterinarias incluyen, las actividades de atención médica y control de
animales en establecimientos agropecuarios, las actividades de atención médica y control
de animales domésticos, las actividades de asistentes veterinarios u otro personal auxiliar
veterinario, las actividades de diagnóstico clínico-patológico y otros diagnósticos
relacionados con animales y las actividades veterinarias que requieran la utilización de
ambulancia para animales.
2.4.7 Clínica veterinaria
las clínicas veterinarias son lugares donde se brinda atención medica calificada, en el cuidado de
pequeños animales. López (2019) afirma que “la atención médica directa de los animales es la
función primordial de las clínicas, puesto que cuentan con especialistas en medicina veterinaria
12
que velarán por la salud de las mascotas”; en estos centros médicos se pueden encontrar servicios
como consulta y diagnóstico, hospitalización, medicina preventiva y cirugía; además de otros
servicios como baño y estética canina y felina (corte de pelo y uñas, entre otras)
3 MARCO METODOLÓGICO
3.1 Diseño
Para el estudio de caso de la clínica veterinaria Pet Studio se definió un diseño metodológico
exploratorio con enfoque cualitativo, este diseño permitió indagar y conocer más a fondo la
empresa teniendo en cuenta la situación en la que se encuentra y las características particulares
en su sistema contable; “las investigaciones cualitativas son todos aquellos estudios que se
centran en la profundidad y comprensión de un tema. A la investigación cualitativa le interesa
sintetizar un proceso, esquematizarlo, comprenderlo, más que sólo medirlo y precisarlo” (Vara,
2012, p.204)
3.2 Población y muestra
La población está conformada por la documentación contable que interviene en el sistema que
emplea la clínica al momento de ejecutar el estudio. Tomando como muestra a la representante
legal de la misma, el libro de entradas y salidas, facturas de ventas, recaudo de clientes, pagos
por transacciones entre otros documentos que manejan para el control de la parte contable en la
clínica.
Criterios de inclusión: La documentación que está directamente relacionada con la parte
contable de la empresa.
Criterios de exclusión: Rubros y miembros de la empresa que se encuentren en sectores
diferentes al área contable.
3.3 Instrumentación
En el desarrollo del presente estudio se realizó guía de análisis documental es decir revisión de
libros diarios soportes de ingreso y egreso, facturas, cotizaciones y una entrevista con preguntas
13
abiertas a la propietaria de la clínica apoyándonos en información extra recolectada a empleados
que intervienen en rubros que le dan forma a la contabilidad que desarrolla la empresa.
Tabla 1. guía de revisión documental
variable Definición
Registro de las actividades
financieras
El sistema contable lleva el registro sistemático de la
información financiera que genera la empresa, se debe
registrar cada uno de las transacciones que se realicen en
la empresa.
Documentos contables
Son aquellos que sirven de respaldo para las operaciones
que se realicen en la empresa, son necesarios para la
contabilidad, para calcular ingresos, egresos y
patrimonio.
Plan de cuentas
es un listado que presenta las cuentas necesarias para
Registrar los hechos contables que se generan en una
entidad.
Estados financieros
Son informes que se utilizan en las empresas para
conocer el estado financiero y económico, muestra el
ejercicio económico de la entidad en determinado
periodo.
Fuente: elaboración propia
3.4 Procedimiento
Para el presente estudio de caso, se buscó identificar antecedentes en lo referente al sistema
contable de clínicas veterinarias y PYMES en el contexto nacional e internacional, buscando en
bases de datos confiables estudios realizados con antelación que abarcaran el mismo tema.
En la fase de estudio de información de la clínica se buscó implementar técnicas de
observación evaluando el estado de la clínica veterinaria Pet Studio, haciendo visitas a las
instalaciones de la empresa, con el fin establecer un dialogo con la propietaria, para obtener
formalmente respuestas a interrogantes necesarios para realizar el estudio de caso, por medio de
una entrevista y aplicación de una encuesta para complementar y profundizar información no
concretada en la observación.
Teniendo clara toda esta información, se identificaron las debilidades y fortalezas del
sistema contable que emplea la empresa, con esto, se pudo definir cuáles son las partes o
14
procedimientos del sistema contable que utiliza la empresa, que pueden y necesitan ser
mejorados.
Posteriormente con el análisis de la información hallada, se buscó establecer un plan de
mejora y unas recomendaciones que puedan servir para optimizar el sistema contable de la
clínica veterinaria Pet Studio.
15
4 RESULTADOS
4.1 Antecedentes de investigación
Figura 1. Antecedentes nacionales.
Fuente: elaboracion propia a partir de Aguirre (2019).
16
Figura 2. Antecedentes internacionales.
Fuente: elaboracion propia a partir de martinez (2014).
17
figura 3. Bases teóricas
Fuente: elaboracion propia
4.2 Estudio del sistema contable implementado en la clínica veterinaria Pet Studio
Pet Studio es una empresa dedicada a la comercialización de productos para perros y gatos,
proveedora de servicios médicos y de estética canina y felina, esta empresa cuenta seis
empleados entre los cuales están dos médicos veterinarios, dos auxiliares que realizan las
actividades de peluquero y paseador, una recepcionista y la administradora que a su vez es la
representante legal, quien es la única que autoriza las transacciones realizadas en la empresa.
En la entrevista aplicada a la representante legal, con el fin de analizar su sistema
contable, se encontró que la clínica no tiene un sistema contable definido, sino que manejan un
libro de entradas y salidas, en el cual hacen anotaciones de todos los movimientos que tiene la
empresa, en este libro se realiza la descripción del movimiento en lugar de contar con un plan de
cuentas que facilite la organización de la información, este libro lo tienen organizado en una hoja
de Excel, el cual tiene una columna que lleva por título movimientos y otra valor, los
18
movimientos de salida de efectivo como pagos a proveedores o pagos de servicios públicos los
colocan en negativo.
figura 4. formato del libro de entradas y salidas
Fuente: suministrado por la empresa
En esta entrevista también se obtuvo información de que la empresa al no llevar una
contabilidad organizada tampoco tiene ningún tipo de estados financieros ni realiza cierres al
finalizar periodos, esto dificulta la tarea de la representante legal a la hora de tomar decisiones.
Por medio de la revisión documental se observó que la empresa lleva un orden
cronológico en las facturas de ventas, que son el único tipo de soporte contable que emiten y en
los soportes contables emitidos por terceros es decir facturas de compras, servicios públicos,
proveedores, etc. En esta revisión documental también se evidencio que la entidad no cuenta con
un documento que plasme las funciones que debe realizar cada empleado ni maneja un manual
de políticas contables.
Como se pudo evidenciar en lo anterior que la entrevista y revisión documental realizadas
se basaron en cuatro variables principales que son los registros de actividades financieras,
documentos o soportes contables, plan de cuentas y estados financieros, en la tabla 2 se puede
observar los resultados obtenidos en la entrevista de acuerdo con estas cuatro variables.
19
Tabla 2. resultados de la entrevista
variable Si No observación
Registro de las actividades
financieras x
manejan libro de
entradas y salidas
Documentos contables x
únicamente facturas
manuales
Plan de cuentas
x
realizan registros
descriptivos de los
movimientos que se
realizan
Estados financieros x
no manejan estados
financieros
Fuente: elaboración propia
4.3 Ventajas y desventajas del sistema contable de la clínica Pet Studio
Si bien se determinó que la clínica veterinaria Pet Studio no maneja un sistema contable definido
en su estructura se encontraron diferentes aspectos que afectan de manera positiva o negativa a la
organización.
4.3.1 Ventajas
La clínica realiza un registro minucioso de sus movimientos financieros.
la empresa tiene un orden cronológico en los soportes contables emitidos por terceros.
Política de Cero tolerancias frente al fraude, corrupción y el soborno.
La empresa tiene claridad sobre los costos que conlleva cada uno de los servicios que
brinda.
4.3.2 Desventajas
No cuenta con un manual de funciones.
No maneja un plan de cuentas.
No maneja ningún tipo de estados financieros.
No realiza un cierre de ejercicio al termino de cada periodo.
20
4.4 Plan de mejora
De acuerdo con la información que se obtuvo por medio de la encuesta y revisión documental la
cual fue analizada posteriormente, se plantea un plan de mejora para el sistema contable de la
clínica veterinaria Pet Studio, el cual debe permitir mejor manejo y control de la información
sobre las operaciones que realice.
4.4.1 Propuesta de organigrama
De acuerdo con las actividades que realiza la clínica, la estructura de la información contable
deberá estar acorde a las funciones detectadas. Con lo que se hace necesario la estructura de un
organigrama que permita delimitar las áreas y funciones.
figura 5. Propuesta de organigrama
Fuente: elaboración propia.
21
4.4.2 Propuesta de documentos contables
Los documentos contables tienen como finalidad brindar el soporte físico de las actividades
contables realizadas, cada documento creado por la clínica Pet Studio deberá tener el numero de
copias que sean necesarias según la operación realizada, los documentos que se proponen
deberán cumplir con algunas especificaciones que faciliten el control de la información:
Razón social
NIT
Datos de contacto
Consecutivo del documento
Fecha
Cliente
Número de identificación del cliente
Datos de contacto del cliente
La estructura del sistema de información contable debe dar como resultado diferentes
documentos arraigados a cada proceso que desarrolla la clínica, por esta razón se proponen los
siguientes documentos contables:
Documentos de ingresos (DI)
Salida de almacén (SA)
Factura de venta (FV)
Recaudo de cliente (RC)
Cuentas por pagar (CP)
Pagos por transferencia (PT)
Pagos en efectivo (PE)
Notas debito (ND)
4.4.3 Especificaciones de los documentos propuestos
Documentos de ingresos (DI)
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Este documento tendrá como objetivo iniciar los procesos, registrando el ingreso de los
pacientes a clínica, para este efecto se deberá tener en cuenta la los datos del propietario de la
mascota, datos del paciente, tipo de venta o servicio, hora de ingreso, las especificaciones que
haga el cliente para la atención de su mascota, registro de los suministros o medicamentos
utilizados, hora de salida, nombre del auxiliar o médico que lo atendió.
figura 6. Propuesta documento ingreso
Fuente: elaboración propia.
Salida de almacén (SA)
Es el primer documento con registro contable que se genera en el proceso de venta del
servicio, debe contener la siguiente información:
23
Centro de operación: se identifica la actividad realizada.
Contabilización: Se debitan las cuentas del costo; (71) dado que las salidas de
almacén se refieren a la utilización de insumos para la prestación de servicios. Se
disminuye las cuentas del inventario de materiales repuestos y accesorios 1455.
En el DI asociado, se cruza el documento de ingreso que soporta la salida de
almacén.
El detalle pide las especificaciones de la cuenta.
La cantidad del suministro utilizado.
figura 7. Propuesta documento de almacén
Fuente: elaboración propia.
Factura de venta (FV)
De acuerdo con el estatuto tributario, en el artículo 615 establece que las persona o entidad
que sea comerciante, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, enajenen
24
bienes producto de la actividad agrícola o ganadera deberán expedir factura, independientemente
de si es contribuyente o no de los impuestos administrados por la DIAN.
En la factura de venta propuesta como documento legal debe cumplir con los requisitos
mínimos:
Nombre o razón social de la clínica
Número de identificación fiscal de la clínica.
Datos del contacto (Teléfono, dirección, correo electrónico)
Descripción de la operación.
Fecha de realización
Resolución del rango de facturación autorizada
Información del cliente. (Documento de identificación, teléfono, dirección)
Valor por el cual se presta el servicio o se comercializa el bien.
figura 8. Propuesta documento de venta
25
Fuente: elaboración propia.
Recaudo de cliente (RC)
En los recaudos de clientes se van a contabilizar los movimientos que representen ingresos
para la clínica por las distintas operaciones que realiza; la contabilización implicara aumento del
activo en la cuenta de efectivo y equivalentes a efectivo y disminución del activo en la cuenta de
cuentas por cobrar.
figura 9. Propuesta documento recaudo cliente
Fuente: elaboración propia.
Cuentas por pagar (CP)
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En las cuentas por pagar se hace el registro de las cuentas de cobro que se radiquen en
la clínica y el plazo que se tiene para hacer el respectivo pago.
En su contabilización se efectúa un aumento en las cuentas por pagar estas podrán ser
proveedores, otras cuentas por pagar, créditos, impuestos por pagar o aumento en las
cuentas del gasto.
figura 10. Propuesta comprobante de causación
Fuente: elaboración propia.
Pagos por transferencia (PT) o pagos en efectivo (PE)
27
Los pagos se registrarán de acuerdo al medio de pago que se utilice, su contabilización
afectara las cuentas por pagar y la cuenta del medio de pago 1105 efectivo o 1110
bancos.
figura 11. Propuesta documento pago por transferencia
Fuente: elaboración propia.
28
figura 12. Propuesta documento pago en efectivo
Fuente: elaboración propia.
Notas debito (ND)
En estas notas se registrarán las operaciones contables que se requieran para ajustes,
teniendo estricto control con la utilización de los medios de corrección que se puedan presentar
contablemente.
29
figura 13. Propuesta documento pago en efectivo
Fuente: elaboración propia.
4.4.4 Estructura del sistema de información contable
De acuerdo con las NIIF, Pet Studio no está obligado llevar libros oficiales de contabilidad, pero
si se tiene en cuenta que es de gran utilidad para las entidades utilizar un sistema contable que
permita la afectación multipropósito de la contabilidad, donde las transacciones afecten los
registros de acuerdo a la norma, ya que esto brindara una información contable mas precisa y
clara, necesaria para conocer el estado de la empresa y poder tomar decisiones acertadas.
El ciclo contable cuenta con tres fases que son apertura, movimientos y cierre, estas faces
comprenden el periodo de operación efectuado por la organización, la fase de apertura se refiere
30
al inicio del periodo contable, donde se realizan los primeros registros como los aportes de
socios, saldos iniciales en caso de haberlos y la apertura de periodos fiscales.
La fase de movimientos, son las transacciones que se generan en la operación normal de la
empresa, soportados por los documentos que se generan en cada una de las actividades;
finalmente el cierre hace referencia al cierre del periodo en el que se deben los asientos de
ajustes, se deben cancelar cuentas y traslado de saldos del periodo que corresponda para generar
estados financieros.
4.4.5 Estados financieros
Basándonos en la presentación de estados financieros bajo NIIF, se propone que la clínica Pet
Studio lleve los siguientes estados financieros, para que tenga una estructura contable con
claridad en cuanto a la información que debe suministrar.
Tabla 3. propuesta de estados financieros a emplear
Estados financieros
Estado de
situación
financiera
En el estado de situación financiera de una empresa se refleja el estado financiero
de una entidad a determinada fecha, en este se clasifican las partidas contables de
la forma más conveniente para la actividad económica que desarrolla la empresa.
Estado de
resultados
En el estado de resultados se resume las operaciones de la actividad económica de
la empresa en determinado periodo, permite valorar la rentabilidad del negocio y
saber si se están cumpliendo los objetivos financieros.
Estado de
cambios
en el
patrimonio
En este se reflejan los movimientos en las partidas que conforman el patrimonio de
la empresa.
Estado de
flujo de
efectivo
Informa sobre las variaciones del efectivo y el circulante que tiene la empresa en
determinado periodo, este permite determinar la capacidad que tiene la empresa
para generar efectivo, conocer el origen y destino del mismo y estimar la
necesidad de liquidez.
Fuente: elaboración propia
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CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
Este trabajo fue realizado en la clínica veterinaria Pet Studio del municipio de Cereté-Córdoba en
la cual se encontró que cuenta con un sistema contable que presenta falencias, al momento de
generar información, ya que a pesar de llevar un minucioso registro de los movimientos que
realiza la empresa, no cuenta con un plan de cuentas que pueda facilitar la comprensión de la
información, tampoco tiene un manual de políticas contables en el que se indique detalladamente
como debe ser tratada la información generada por la entidad.
En la clínica también se encontró que no cuenta con documentos contables que estén
acorde a cada uno de los procesos que se llevan a cabo y que puedan soportar sus operaciones.
Por todo lo mencionado se recomienda a la clínica veterinaria Pet Studio la
implementación de un plan de cuentas con el fin de que los registros de las actividades realizadas
por la empresa sean más organizados y se facilite su comprensión.
Se recomienda a la empresa emplear un manual de políticas contables con el fin de unificar
los criterios en lo referente al registro de la información y servir de guía en el proceso contable,
basado en la normativa.
También se recomienda el uso de documentos contables, que sirvan de soporte para sus
operaciones, los culés deben llevar un orden cronológico, algunos de estos deberán ser
elaborados por distintos empleados dependiendo el área de la empresa en la que se lleve a cabo
la operación por esto se recomienda un organigrama para que cada empleado conozca sus
funciones y sepa cuál de estos documentos está bajo su responsabilidad.
Por último, se recomienda a la clínica veterinaria Pet Studio, llevar estados financieros que
reflejen la estructura económica de la empresa. Se recomienda llevar el estado de situación
financiera, presentando sus derechos y obligaciones, así como su capital y reservas. También se
recomienda llevar el estado de resultado, en el que se comparen los ingresos de la empresa con
los costes de la misma. Otra recomendación es el estado de cambios en el patrimonio en el que se
muestren las variaciones en las entradas y salidas operacionales de la empresa entre el inicio y el
final de un periodo. También se recomienda llevar estado de flujo de efectivo debido a que este
es de vital importancia para analizar la situación de la empresa ya que refleja su liquidez.
32
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35
ANEXOS
Anexo 1. Carta de satisfacción
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Anexo 2. Entrevista a la representante legal de la clínica veterinaria Pet Studio.
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