i 2.? - osl - informe anual de... · programó talleres a diferentes grupos de estudiantes,...

~ I 2.?.lo5 ÜFICINA DE

SERVICIOS LEGISLATIVOS AJ~IUA lfC4U.ftVA Df kltl10 bC:O

HOJA DE TRÁMITE

FECHA: 4 de abril de 2018

A: Manuel A. Torres ieves Secretario Senado de Puerto Rico

DE: Orlando Pagán Ramírez Oficina del Director

··.- ; --

Asunto: Entrega de Informe Anual de Actividades de la Oficina de Servicios Legislativos, grabado en CD.

Se incluye: x Documento

Relacionado al Asunto de Epígrafe, para:

Su información

Archivo

OBSERVACIONES:

Correspondencia Otros

x Trámite correspondiente

Acción correspondiente

Dado que se envió varias veces por correo electrónico y aparecía un error, se está

haciendo entrega en CD.

Firma

P.O Box 9023986

SM. JUA>I. PR 00902-3986

TEL. 17871 721-5200 WWW.OSLPR.ORC

INFORME DE ACTIVIDADES OFICINA DE SERVICIOS LEGISLATIVOS

2017

., ... ............ JJ I LI LI .......... .. 111111 111111 111111 111111

. ----~~-

ÜFICINA DE SERVICIOS LEGISLATIVOS

-- ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO--

2 DE ABRIL DE 2018 ORLANDO PAGAN RAMÍREZ

DIRECTOR

INFORME DE ACTIVIDADES DE LA -------------------- OFICINA DE SERVICIOS LEGISLATIVOS

Carta de trámite

Introducción

Actividades y Logros de la OSL

1. Área de Servicios

Tabla de Contenido

11. Área de Recursos Humanos 111. Presupuesto y Finanzas IV. Investigación y Preservación de Documentos V. Administración de Documentos

VI. Servicios Generales VII. Propiedad

VIII. Tecnología e Informática IX. Análisis Presupuestario

Conclusión

3

4

5 20 21 22 24 25 26 26 28

29

2


2 de abril de 2018

Hon. Thomas Rivera Schatz Presidente Senado de Puerto Rico El Capitolio, San Juan, Puerto Rico

Hon. Carlos J. Méndez Núñez Presidente Cámara de Representantes El Capitolio, San Juan, Puerto Rico

Estimados señores Presidentes:

Remitimos el Informe Anual sobre las actividades de la Oficina de Servicios Legislativos para el año 2017, conforme lo requerido por la Ley Núm. 101-2017, la cual establece la Oficina de Servicios Legislativos como organismo permanente de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico.

Estamos a su disposición para discutir el contenido de este informe según lo estimen necesario.

3

INFORME DE ACTIVIDADES DE LA --------------------- OFICINA DE SERVICIOS LEGISLATIVOS

Introducción

En cumplimiento con la Ley Núm. 101-2017, Ley Habilitadora de la Oficina de Servicios

Legislativos (OSL), se presenta a los Presidentes de los Cuerpos de la Asamblea

Legislativa el Informe Anual de Actividades realizadas durante el año natural 2017. Dicha

Ley, según establece en su artículo 11, ordena a la OSL a someter a la Asamblea

Legislativa un informe anual de sus actividades a través de los Secretarios de los

respectivos Cuerpos Legislativos. Este informe detalla cada una de las actividades

realizadas por las diferentes áreas que integran la OSL en relación a los servicios

brindados a la Asamblea Legislativa y a la ciudadanía en general.

El informe a ser presentado detalla cada una de las actividades que incluyen, pero. no se

limitan a las operaciones, servicios, metas, logros establecidos y obtenidos por cada una

de las oficinas que componen la OSL.

4


A continuación, el desglose de actividades de la Oficina de Servicios Legislativos, el mismo estará presentado por las diferentes áreas que componen la misma.

l. Área de Servicios

El Área de Servicios está compuesta por varias Oficinas: Promoción Turística, Traducciones, Internados, Estudios Legislativos y Consultoría Técnica, Participación Ciudadana y Trámite Legislativo.

1. Oficina de Estudios Legislativos y Consultoría Técnica

i. Encargada de redactar anteproyectos de ley, resoluciones, mociones, informes de comisiones y opiniones legales; proveer servicios de investigación y contestar consultas legales sobre asuntos legislativos; participa en programas educativos o seminarios sobre la estructura, funcionamiento y el proceso legislativo de la Asamblea Legislativa.

ii. Recibe peticiones durante todo el año, incluyendo el periodo de las sesiones ordinarias, cuando la Asamblea Legislativa requiere aún mayor apoyo de la OSL.

5


Tabla 1.1 Servicios de la Oficina de Estudios Legislativos y Consultoría Técnica rendidos a la Asamblea Legislativa

Periodo Medidas Opiniones Otros3 Servicios de Acceso a: Total Legislativas 1 Legales2

Microjuris Lexis Nexis

Cámara de Representantes

9 de enero 6 26 5 45 22 104 2017 al 30 de

junio 2017

1 de julio 2017 o 1 o 14 23 38 al 31 de

diciembre 2017

TOTAL 6 27 5 59 45 142

Senado de Puerto Rico

9 de enero 2017 64 16 11 50 46 187 al 30 de junio

2017

1 de julio 2017 12 46 o 7 4 69 al 31 de

. diciembre 2017

TOTAL 76 62 11 57 50 256

Oficina de Servicios Legislativos (Interno)

9 de enero 2017 o 6 12 7 7 32 al 30 de junio

2017

9 de enero 2017 o 14 o 1 1 16 al 30 de junio

2017

TOTAL o 20 12 8 8 48

1 Incluye Proyectos de Ley y de Resolución. 2 Incluye Opiniones Legales, Memorandos de Derechos, Ponencias, Investigaciones Jurídicas. 3 Incluye Informes de Comisión, Compilaciones, Talleres, Búsquedas y Asesoramiento Técnico.

6


iii . Implementó estrategias operacionales para agilizar las entregas, sin afectar la calidad de los servicios.

iv. Extendió su horario laborable para brindar asistencia durante el cierre de las Sesiones Legislativas.

2. Oficina de Traducciones

i. Realiza la traducción al idioma ingles de todas las Leyes y Resoluciones Conjuntas aprobadas por los Cuerpos Legislativos y firmadas por el Gobernador de Puerto Rico. Atiende peticiones de los Legisladores, cuando requieren la traducción del algún documento oficial relacionado a su función legislativa.

ii. Envió al Departamento de Estado la traducción oficial de 106 leyes. Además, tradujo 175 leyes, de las cuales 69 están en revisión para ser enviadas al Departamento de Estado.

iii. Atendió 85 peticiones que incluyen: la traducción de leyes, reglamentos, resoluciones conjuntas y concurrentes, mociones de felicitación, cartas e informes.

Tabla 2.1 Peticiones atendidas y despachadas por la Oficina de Traducciones

Solicitante Peticiones atendidas y despachadas

Cámara de Representantes 25 Senado de Puerto Rico 36

Oficina de Servicios Legislativos 7

Superintendencia del Capitolio 1 Rama Ejecutiva y otros 16

Traducciones Oficiales enviadas al 106 Departamento de Estado

Total de Leyes traducidas 175

7


3. Oficina de Promoción Turística

Esta oficina es responsable de promocionar las instalaciones y la historia del Distrito Capitalino, para que los visitantes, bien sean turistas, locales o estudiantes conozcan de este patrimonio cultural.

i. Coordinó recorridos históricos en el Distrito Capitalino

Tabla 3.1 Total de Visitantes en el Año 2017

Procedencia Total de Visitantes

Norte América 30,239 Centro América 346

Sur América 1,358

Africa 32 Asia 675

Australia 222 Caribe 254

Europa 1,664 Turistas locales 8,772

Escuelas locales 4,860 TOTAL 48,422

ii. Brindó apoyo en actividades de la Oficina de Proyectos Especiales de la Cámara de Representantes y en la Academia Legislativa.

iii. Entregó material promocional a legisladores, estudiantes, turistas locales y extranjeros y otras entidades

4. Oficina de Trámite Legislativo

La Oficina de Trámite Legislativo es responsable de recopilar, integrar y mantener un

registro actualizado de medidas legislativas, teniéndolas disponibles a través de la

plataforma en línea www.oslpr.org/buscar/.

Esta Oficina no solo ofrece información sobre el Proceso Legislativo a los

Representantes, Senadores y empleados de la Asamblea Legislativa, sino también a

8


toda persona particular interesada en asuntos relacionados, a través del Sistema de

Interrogación de Trámite Legislativo (SITL), siendo así un mecanismo útil para toda

población en general. Además de contar con el Programa de la Academia Legislativa el

cual incluye como sus funciones ofrecer seminarios, principalmente a estudiantes y

empleados de la Asamblea Legislativa, sobre temas relacionados al Proceso Legislativo,

Trámite Legislativo en su carácter general y búsqueda de medidas en específico, y otros.

i. Integró y mantuvo con todos sus eventos las medidas radicadas en la Cámara

de Representantes y el Senado de Puerto Rico en la Plataforma de Trámite

Legislativo.

ii. Actualizó las leyes y resoluciones conjuntas firmadas por el Gobernador.

Dichos eventos se actualizan diariamente por la información suplida por el

Área de Trámite Legislativo de ambos Cuerpos Legislativos.

iii. Durante el mes de junio y diciembre trabajó el periodo de fin de sesión, donde

el volumen de eventos relacionados al trámite de las medidas legislativas se

mantuvo actualizado.

iv. Con el fin de aumentar la eficiencia y productividad, estableció comunicaciones

con una compañía de expertos en sistemas de control de accesos a

información, tecnología de seguridad y Sistemas de Información, para

presentar puntos de oportunidad para mejorar la plataforma del Trámite.

v. Recibió y diligenció peticiones de información del Trámite Legislativo de

ciudadanos internos y externos a la Asamblea Legislativa.

vi. Trabajó con el "Proyecto del Seguro Social', el cual se conoce así ya que varias

medidas de cuatrienios anteriores tenían incluido el número de Seguro Social

de varios ciudadanos como medio de identificación válida para entonces, lo

que está restringido por legislación federal. En diciembre se completó la

evaluación y auditoría de todos los cuatrienios y estamos listos para la

publicación de los mismos.

9


vii. Actualizó del Prontuario Legislativo, el cual que se nutre de las Leyes

recopiladas en el trámite legislativo. Es importante destacar que el Prontuario

de Legislación contiene todas las enmiendas realizadas a Leyes vigentes.

viii. Brindó servicios a público en general, en cuanto al Sistema de Interrogación

del Trámite Legislativo y el Proceso Legislativo.

ix. Programó talleres a diferentes grupos de estudiantes, jóvenes de internado,

empleo de verano o empleados de la Asamblea Legislativa.

x. Coordinó talleres y seminarios relacionados al Proceso y al Trámite Legislativo.

Tabla 4.1 Talleres ofrecidos por la Oficina de Trámite Legislativo

Talleres y/o Seminarios Ofrecidos

Charla relacionada al Trámite 6/1/2017- "Taller de Trámite Legislativo" Legislativo y el Sistema de Búsqueda a (Emily Gongón, Directora Trámite Jóvenes del Internado y Empleo de Legislativo) Verano (4 sesiones consecutivas)

Charla a empleados y contratistas del 6/27/2017- "Charla de Proceso Senado de Puerto Rico para Legislativo" (Emily Gongón, Directora convalidación de créditos para Trámite Legislativo) Educación Continua Legislativa.

(1 sesión)

Charla a empleados de la Oficina del 6/29/2017- "Charla de Proceso Senador Axel F. "Chino" Roque Gracia, Legislativo" (Emily Gongón, Directora según solicitado (1 sesión) Trámite Legislativo) 7/10/2017- "Charla de Proceso Charla a empleados y contratistas del Legislativo" (Emily Gongón, Directora Senado de Puerto Rico para Trámite Legislativo) convalidación de créditos para

Educación Continua Legislativa. (1 sesión)

11/3/2017- Actividad de Apertura Charla a empleados y contratistas de la Academia Legislativa (Varias charlas) Cámara de Representantes y del

- Ideas para enderezar fiscalmente Senado de Puerto Rico para para a PR (Francis Ruiz Piñero, Asesor convalidación de créditos para Financiero Gubernamental) Educación Continua Legislativa.

10


- El Poder Legislativo bajo PROMESA (Hon. Gerardo Flores, Juez Apelativo)

- Oficina del Contralor Electoral: Fiscalización Transparente (Leda. Cristina Córdova Ponce, Subsecretaria del Senado y Exdirectora Legal de la OCE)

- Las presidencias legislativas en tiempos de crisis y en tiempos de normalidad (Hon. Thomas Rivera Schatz, 14to y 16to Presidente del Senado y Hon. Carlos "Johnny" Méndez, 31 ro Presidente de la Cámara de Representantes)

12/8/2017- "Charla de Proceso Charla a estudiantes de la Universidad Legislativo" (Emily Gongón, Directora de Puerto Rico, recinto de Bayamón, Trámite Legislativo) según solicitado (1 sesión)

12/12/2017- "Charla de Proceso Charla a estudiantes de la Universidad Legislativo" (Emily Gongón, Directora de Puerto Rico, recinto de Ria Piedras, Trámite Legislativo) según solicitado (1 sesión)

5. Oficina de Participación Ciudadana

Se encarga de promover la participación ciudadana en el proceso legislativo, incluyendo

mecanismos que viabilicen que la ciudadanía en general pueda someter peticiones a la

Asamblea Legislativa.

i. Ofreció la charla "Participación Ciudadana en la Asamblea Legislativa" a

diferentes entidades e instituciones educativas.

11


Tabla 5.1 Resumen de servicios brindados por la Oficina de Participación Ciudadana

durante el año 2017

Labor 2017 (Enero a diciembre)

Charlas ofrecidas 57 Personas impactadas en las charlas 2,411 Ideas o expresiones ciudadanas 477 recibidas Ideas o expresiones ciudadanas 477 atend idas Proyectos por petición facilitados 1 (Bajo la Cámara de

Representantes) Ideas o expresiones ciudadanas 430 referidas a comisiones legislativas o legisladores específicos

Tabla 5.2 Charlas ofrecidas por la Oficina de Participación Ciudadana en instituciones

Charlas de la Oficina de Participación Ciudadana AGOSTO 2017

Fecha Institución Pueblo

Sábado, 19 de agosto Colegio Profesional de Terapia San Juan Ocupacional

Martes, 22 de agosto Escuela Superior Lila Mayoral Ponce

Jueves, 24 de agosto Escuela Segunda Unidad Arecibo Federico Degetau

Viernes, 25 de agosto Escuela S.U. Sanamuertos Orocovis

Viernes, 25 de agosto Escuela S.U. Sanamuertos Orocovis

Martes, 29 de agosto Girl Scouts de Levittown, Head Toa Baja Start de Levittown

Miércoles, 30 de agosto Escuela José Julián Acosta (DOS Viejo San Juan SESIONES)

Jueves, 31 de agosto Escuela Lorenzo Coballes Hatillo

SEPTIEMBRE 2017 Miércoles, 13 de septiembre Universidad del Turabo (Prof. Gurabo

Gómez)

NOVIEMBRE 2017

Jueves, 9 de noviembre Oficina de Servicios Legislativos Medical Arts

12


Jueves, 9 de noviembre Oficina de Servicios Legislativos Medica! Arts

Martes, 14 de noviembre Escuela de la Comunidad Pedro Juncos Bosch Salgas

Miércoles, 15 de noviembre Escuela Juan Quirindongo Vega Baja

Miércoles, 29 de noviembre Colegio Rosa Bell Guaynabo

Jueves, 30 de noviembre The Kingdom Christian Academy Río Grande

DICIEMBRE 2017

martes, 5 de diciembre San Germán lnteramericana San Germán

miércoles, 6 de diciembre Colegio Ponceño Ponce

ii. Recibió y refirió a los Cuerpos Legislativos expresiones ciudadanas.

Tabla 5.3 Expresiones ciudadanas atendidas por la Oficina de Participación Ciudadana

Asunto Cantidad Expresiones recibidas 477

Expresiones referidas en total 430 Expresiones referidas a la 284 Cámara de Representantes

Expresiones referidas al Senado 146 Expresiones atendidas 477

Expresiones pendientes o

6. Unidad de Internados

Sirve de enlace entre la Oficina de Servicios Legislativos y las Comisiones que tienen la encomienda de desarrollar el Programa Córdova y Fernós de Internados Congresionales; Internado Jorge A. Ramos Comas de Internados Legislativos; Programa Pilar Barbosa de Internados en Educación y el Internado de Verano de la Oficina de Servicios Legislativos.

i. Internado Pilar Barbosa

a) La Ley Núm. 53 del 27 de julio 1997 creó el "Programa Pilar Barbosa de Internados en Educación" dirigido a profesionales de la enseñanza a nivel superior y universitario. El Programa busca ofrecerles a los maestros participantes la oportunidad de adquirir experiencia en áreas educativas

13


alternas a la enseñanza en las aulas y los ubica en posiciones en agencias federales al igual que en el Congreso de los Estados Unidos. El Programa, actualmente, está presidido por el Senador Carlos J. Rodríguez Mateo.

b) Durante los meses de marzo, abril y mayo de 2017, el Internado comenzó su tarea de promocionar entre constituyentes del Distrito de Guayama lo que es el Programa Pilar Barbosa. Se impactaron a través de programas "Feria de Salud y Servicios" los municipios de Salinas, Arroyo, Juana Díaz, Santa Isabel y Coamo.

c) A través del programa "Sembrando en mi escuela" visitó las escuelas públicas de los municipios de Coroza!, Comería, Barranquitas y Naranjito.

d) En el mes de mayo 2017, se concretó una reunión con la Secretaria de Educación Dra. Julia B. Keleher para informarle del Programa y su misión de impacto directo en las comunidades escolares donde el participante ejerce.

e) La convocatoria inició el 30 de mayo de 2017 y culminó el 30 de junio de 2017, tal y como dispone el Reglamento del Programa. Se recibieron alrededor de 20 solicitudes para escoger 1 O internos a comienzos del mes de julio.

f) Igualmente, personal de The Washington Center se trasladó a la Isla a mediados de julio 2017 y ofreció una conferencia a los maestros seleccionados.

g) Luego de que este Internado hubiese estado inactivo por los pasados cuatro años, el 7 de agosto de 2017 salieron de Puerto Rico diez maestros comprometidos. Luego de haber estado inactivo por los pasados cuatro años, el 7 de agosto de 2017, 1 O maestros tuvieron la oportunidad de beneficiarse de las oportunidades de crecimiento profesional que provee este Programa.

h) El uso de la tecnología en la educación en el siglo XXI ayudó a modificar el ambiente e integrar a los estudiantes en el salón de clases.

i) Durante las visitas a las escuelas en Washington D.C., los internos observaron diferentes métodos de enseñanza para aplicarlo con sus estudiantes.

14


j) Los internos seleccionados son del sistema público de enseñanza de los siguientes pueblos:

• Villalba • Arecibo

• Ponce • Rincón

• Guánica • Aguadilla

• San Sebastián • Bayamón

k) Las materias que imparten los participantes son:

• Educación Especial • Español

• Historia • Inglés

• Ciencias

ii. Internado Jorge Alberto Ramos Comas

a. La Ley Núm. 184 del 3 de septiembre de 1996 estableció el Programa de Internado Legislativo Jorge Alberto Ramos Comas, que le ofrece a universitarios una experiencia educativa que combina los elementos teóricos y prácticos de los procesos legislativos y su integración con la Rama Ejecutiva y la Rama Judicial. Su propósito es promover una mayor conciencia entre los participantes sobre la importancia del proceso legislativo. La Comisión Conjunta de este Internado es presidida por el Senador Luis Daniel Muñiz.

b. El semestre académico enero a mayo del 2017 comenzó el 17 de febrero del mismo año, con la participación de 39 estudiantes de diferentes instituciones universitarias del país.

c. Charlas y actividades realizadas durante la Sesión de enero a mayo 2017:

• Charla sobre "El Proceso Legislativo", por el Secretario del Senado, Manuel A. Torres Nieves.

• Charla sobre "La Participación Ciudadana en la Legislatura", por la Directora de la Oficina de Participación Ciudadana, Alba Muñiz.

• Charla sobre "El Rol de la Minoría en la Asamblea Legislativa", por el Portavoz de la Minoría del PPD, José Luis Dalmau Santiago.

15


• Charla sobre "El Rol de la Prensa en la Asamblea Legislativa", por la Relacionista Profesional, Wanda Nazario.

• Charla sobre "La Integración del Ejecutivo en la Asamblea Legislativa", por el expresidente del Senado y exsecretario del Departamento de Estado, Kenneth McClintock.

• Charla sobre "La Ética en la Asamblea Legislativa", por el Director de la Comisión de Ética del Senado, James Torres.

• Charla sobre "Las Reglas de Debate en el Hemiciclo", por el Director de la Comisión de Reglas y Calendario del Senado, Alex López.

• Vista Pública simulada.

• Trabajos de la Sesión Legislativa simulada.

• Servicio comunitario: Marcha contra el Maltrato a Menores en Aguadilla y Visita al Centro de Servicios Múltiples de Personas de la Edad Avanzada en Moca.

d. Cada estudiante preparó una medida legislativa, de las cuales se escogió una para la Vista Pública simulada y otra para la Sesión Legislativa simulada. De las 39 medidas preparadas, seis 6 fueron radicadas por Legisladores.

e. De los 39 estudiantes que participaron del Programa durante el semestre de enero a mayo 2017, 11 participaron de empleos de verano y, de estos, cinco se convirtieron en empleados regulares de la Asamblea Legislativa.

f. El semestre académico de agosto a diciembre de 2017 comenzó el 1 de septiembre de 2017, fueron elegidos 18 estudiantes, de los cuales dos fueron dados de bajas, quedando 16 internos.

g. Charlas y actividades realizadas durante la Sesión de agosto a diciembre 2017:

• Charla sobre "El Proceso Legislativo", por el Secretario del Senado, Manuel A. Torres Nieves.

• Visita al Tribunal Federal y charla con el Juez Federal, Hon. Gustavo Gelpí.

16


• Charla sobre "La Participación Ciudadana en la Legislatura", por la Directora de la Oficina de Participación Ciudadana, Alba Muñiz.

• "Ley de Cabotaje", por el Sen. Eduardo Bhatia y el Prof. Kenneth McClintock.

• "Relaciones PR-EU Después de Sánchez Valle", por el Juez Asociado del Tribunal Supremo, Edgardo Rivera.

• "Derecho Civil, Derecho Común y su Convivencia en Puerto Rico", por el Ledo. César A. Alvarado Torres.

• "Huracán María y los Medios de Comunicación PR, EU y el Mundo", por el Ledo. Leo Aldridge.

• "Ideas de Recuperación para la Nueva Generación", por el Asesor Financiero Gubernamental, Francis Ruiz.

• "El Poder Legislativo Bajo la Ley PROMESA", por el Juez del Apelativo, Hon. Gerardo Flores.

• "Oficina del Contralor Electoral: Fiscalización Transparente", por la exdirectora de la OCE, Cristina Córdova.

• "Las Presidencias Legislativas en Tiempos de Crisis y en Tiempos de Normalidad", por el Presidente del Senado, Thomas Rivera Schatz, y el Presidente de la Cámara de Representantes, Carlos "Johnny" Méndez Núñez.

• Charla sobre "Funciones de la Oficina del Presidente", por el Chief of Staff de la Oficina del Presidente del Senado, Gabriel Hernández.

• Charla sobre "El Procedimiento Reglamentario en la Sesión Legislativa", por el Secretario del Senado, Manuel A. Torres Nieves.

• Servicio Comunitario: Recogido de artículos de primera necesidad para damnificados del huracán lrma; voluntarios en la iniciativa de la Oficina de la Primera Dama, "Unidos por Puerto Rico"; y entrega de suministros a damnificados del huracán María.

• Vista Pública simulada.

• Trabajos de la Sesión Legislativa simulada.

17


h. De los 16 estudiantes que participaron del Programa durante el semestre de enero a mayo 2017, tres se convirtieron en empleados regulares de la Asamblea Legislativa.

iii. Internado Córdova y Fernós

a. El Programa Córdova y Fernós de Internados Congresionales se estableció

mediante la Ley Núm. 59 del 5 de agosto de 1993 para brindarle a

estudiantes destacados de las universidades de Puerto Rico la oportunidad

de relacionarse con los procesos del Congreso de Estados Unidos y el

Gobierno Federal. Los participantes reciben créditos académicos mientras

trabajan y estudian durante un semestre académicos en Washington D.G.

La Comisión de este Internado es presidida por el Representante Eddie

Charbonier.

b. En el semestre de enero a mayo del 2017, se completó el proceso de

orientaciones, convocatoria y selección de los internos.

c. En la sesión académica de enero a mayo 2017 participó un total de 20

estudiantes.

d. Una vez, los estudiantes completaron el Internado se citó la Comisión para

que los jóvenes presentaran el proyecto de bienestar social que durante las

15 semanas prepararon. También se celebró el "Corporate Partnership

Breakfast" con el personal de The Washington Center, miembros de la

Comisión, exalumnos y auspiciadores del Programa.

e. Es importante mencionar que el periodo de convocatoria y solicitud fue

extendido administrativamente dos semanas. Esto para ofrecer la

oportunidad a estudiantes que fueron afectados por la paralización del

sistema universitario · UPR y así pudieran someter los documentos

18


requeridos. Durante dicho proceso se orientó y visitó varias instituciones

universitarias llevando directamente al estudiantado la información del

Programa. También se realizaron comunicaciones para todos los

contactos, que son enlaces de dichas instituciones, al igual que

comunicaciones a través de las redes sociales. De este proceso, solicitaron

42 estudiantes, quienes fueron evaluados para citar a entrevista.

f. De los estudiantes que solicitaron solo cualificaron para entrevista 32, de

los cuales 16 fueron escogidos. La entrevista de los candidatos fue

realizada el 12 de julio del 2017 y la Comisión contó con la presencia del

Hon. Carlos "Johnny" Méndez, Presidente de la Cámara de

Representantes.

g. El día 23 de agosto, los internos partieron a Washington, DC a comenzar

su experiencia educativa.

h. El 1 de septiembre, comenzaron a realizarse las charlas de estudiantes

para el término de enero a agosto de 2018, siendo la primera charla en la

Universidad del Turabo. El 14 de septiembre fue la segunda charla en la

Universidad lnteramericana, Recinto Metropolitano.

i. Los internos regresaron a la isla el 9 de diciembre de 2017.

j . Durante el año 2017 se ofrecieron orientaciones en las siguientes

instituciones educativas: UPR- Rio Piedras; UPR-Ponce; UPR-Aguadilla;

UPR-Mayagüez; Universidad del Sagrado Corazón; Universidad

lnteramericana Recinto de Ponce; Universidad lnteramericana Recinto de

Aguadilla; Universidad lnteramericana Recinto de Arecibo; Pontificia

Universidad Católica de Ponce.

19


iv. 1 nternado de verano

a. En el Internado de Verano 2017 participaron 80 jóvenes entre los 14 a 21 años de edad. Estos laboraron con el personal de la Oficina de Servicios Legislativos y los Cuerpos Legislativos. Además, de manera individual o grupal prepararon un anteproyecto de ley. Al finalizar, la OSL recibió 56 anteproyectos.

b. Actividades y charlas realizadas durante el mes de junio del 2017:

• Charla sobre "Proceso Legislativo y Redacción de Medidas", por la Leda. lngrid Caro, pasada Directora de la Oficina de Estudios Legislativos de la OSL.

• Charla sobre "La ética y el quehacer legislativo", por el Ledo. Carlos Rivera Justiniano, Director de la Oficina de Asesores del Presidente de la Cámara.

• Charla sobre "Participación Ciudadana en la Asamblea Legislativa", por Alba Muñiz, Directora de la Oficina de Participación Ciudadana de la OSL.

• Visita al Tribunal Supremo de Puerto Rico.

• Visita a la Fortaleza.

• Foto oficial de los internos junto al Presidente de la Cámara de Representantes, Hon. Carlos Johnny Méndez, y el Presidente del Senado de Puerto Rico, Hon. Thomas Rivera Schatz.

111. Recursos Humanos

El Área de Recursos Humanos está compuesta por el área de Direccion Auxiliar, Unidad de Asistencia, Unidad de Nombramientos y Cambios; Unidad de Adiestramientos y Beneficios Marginales; Unidad de Nómina y Evaluación.

1. Se entregó al personal los manuales concernientes a los procedimientos adecuados de cada Oficina.

2. Se orientó al personal a través de adiestramientos sobre beneficios marginales y temas relacionados a promover la salud integral en el trabajo.

20


3. Se colaboró con el Programa de Empleo de Verano de la OSL en el proceso de nombramientos, recursos de capacitación y desarrollo de formularios.

4. Se brindó seguimiento a la implementación de enmiendas a los Reglamentos de personal.

5. Se revisó y actualizó los protocolos requeridos por ley, concernientes al Área de Recursos Humanos.

6. Se comenzó a enviar mediante correo electrónico boletines informativos una vez al mes, acerca de la salud para todos los empleados.

7. Personal del Programa de Ayuda al Empleado recibió adiestramientos en ASSMCA, con el fin de reforzar conocimientos en esta área.

11. Presupuesto y Finanzas

La Oficina de Presupuesto y Finanzas tiene la responsabilidad de establecer controles adecuados en el manejo y uso de fondos dirigidos a la Oficina de Servicios Legislativos.

1. Se establecieron procedimientos y controles internos relacionados a las transferencias presupuestarias, ratificación de nombramientos o cambios en la nómina.

2. Se revisaron los manuales de procedimientos y reglamentos de la Oficina de Presupuesto y Finanzas.

3. Se realizaron informes de proyección de gastos para los diferentes internados, así como para el presupuesto en general de la Oficina de Servicios Legislativos.

4. Se realizaron Informes mensuales de Presupuesto, Gastos y Obligaciones. 5. Se realizó el cierre del año fiscal y la auditoría del año 2016-2017. 6. Se creó un registro de obligaciones en Excel por cada organización de cada

fondo y por año fiscal. 7. Se realizaron proyecciones de gastos de nómina, gastos de funcionamiento

y de servicios. 8. Se preparó la petición presupuestaria del año fiscal 2017-2018 y se entregó

a la Comisión de Hacienda. 9. Se realizó la distribución presupuestaria del año fiscal 2017-2018. 1 O. Se entró el presupuesto aprobado del año fiscal 2017-2018 en el sistema

MIP. 11 . Se aprobaron y certificaron fondos para contratos, requisiciones, facturas,

nombramientos, entre otros.

21


12. Se realizaron las planillas trimestrales en las fechas requeridas. 13. Se realizaron los Informes del Contralor según requerido. 14. Se prepararon y enviaron las W-2 y 480 en las fechas requeridas.

111. Investigación y Preservación de Documentos

Dicha Área subdivide en: Biblioteca Legislativa Tomás Bonilla Feliciano, Unidad de Investigación y Archivo de Comisiones.

1. Biblioteca Legislativa Tomás Bonilla Felici~no

La Biblioteca Legislativa Tomás Bonilla Feliciano se creó en virtud de la Ley

Núm. 59 de 19 de junio de 1964, según enmendada. Está adscrita a la

Oficina de Servicios Legislativos (OSL) de la Asamblea Legislativa de

Puerto Rico. A través de la Resoluciones Concurrentes de la Cámara Núm.

41 y 48 de 2005 y 2007 respectivamente, se denominó a la Biblioteca

Legislativa con el nombre Tomás Bonilla Feliciano.

i. Brindó servicios a Legisladores, ayudantes legislativos, asesores y

funcionarios de la Asamblea Legislativa. También brindó apoyo a las diferentes

agencias y municipios del Gobierno de Puerto Rico, como a investigadores,

historiadores, estudiantes y a todo al público que lo solicitó.

ii. Actualmente la Biblioteca Legislativa tiene un cierre parcial, sin embargo, el

ofrecimiento de servicios es mediante vía telefónica como a través de correo

electrónico.

22

INFORME DE ACTIVIDADES DE 1,..A -------------------- OFICINA DE SERVICIOS LEGISLATIVOS

2. Unidad de Investigación

La Unidad tiene a su haber continuar con las labores de rescate, organización,

clasificación, custodia y la preservación como la misión de promover y divulgar la historia

legislativa puertorriqueña.

i. El personal estuvo disponible para atender peticiones de solicitud de alguna

Carpeta del FBI, que dicha Unidad custodia.

ii. La Oficina de Servicios Legislativos tiene un Convenio con el Instituto de

Cultura Puertorriqueña con el fin de establecer un proceso de intercambio

colaborativo con el Archivo General de Puerto Rico. Dicho acuerdo permite

que en la actualidad la OSL se encuentre ordenando, catalogando y

digitalizando documentos del quehacer legislativo puertorriqueño.

Específicamente, se trabaja el proyecto de recuperación del Fondo Ernesto

Ramos Antonini, donde se digitalizan y clasifican fotos del pasado presidente

de la Cámara de Representantes.

iii. Se trabajó con material documental del Hon. Miguel Hernández Agosto,

transferido por la Superintendencia del Capitolio.

iv. Nuestra Unidad colabora con la Superintendencia del Capitolio en las

investigaciones históricas de las plazas y edificios que conforman el Distrito

Capitalino. También el personal de la Unidad de Investigación colabora junto

al personal del Archivo de Comisiones; en la organización, clasificación y

digitalización de los expedientes legislativos bajo custodia.

3. Archivo de Comisiones

El Archivo de Comisiones de la Cámara de Representantes y del Senado de Puerto Rico

es el depositario de todos los documentos producidos por las comisiones permanentes

y especiales de ambos cuerpos legislativos.

23


i. Se atendió un total de 312 peticiones de la Cámara de Representantes, del

Senado de Puerto Rico, la Oficina de Servicios Legislativos, la

Superintendencia del Capitolio, las Agencias de la Rama Ejecutiva,

Estudiantes, Entidades privadas y la Rama Judicial entre otros.

ii . Se continuó con la digitalización de los documentos en los expedientes

legislativos de Asambleas Legislativas anteriores.

iii. Se realizó una revisión de los expedientes legislativos con la página del

Trámite Legislativo

iv. Se comenzó a establecer un procedimiento para la entrega de las Comisiones

Permanentes y Especiales. El personal que labora en el Archivo de

Comisiones establece un calendario para orientación, visitas y días de entrega

de expedientes legislativos, Libro de Acta y Reglamento Interno.

IV. Administración de Documentos

La Oficina de Administración de Documentos tiene la responsabilidad de custodiar todos

los documentos administrativos de la Oficina de Servicios Legislativos, además de llevar

un registro digital de los mismos.

1. Se identificaron diversos documentos de la OSL, se dividieron por año y

unidad. Posteriormente fueron archivados en cajas y entrados en el registro

digital.

2. Se trabajó con varias solicitudes de documentos de varias oficinas de la

OSL:

24


Tabla 6.1 Peticiones de documentos de oficinas de la OSL

Peticionario Total de peticiones

Oficina del Director 16

Presupuesto 19

Servicios Generales 8

Recursos Humanos 17

Servicios 3

V. Servicios Generales

La Oficina de Servicios Generales se encarga de la conservación y mantenimiento

interno y externo del edificio, además de la mensajería, flota de vehículos y seguridad

interna. Además, tiene a su cargo el área de Compras de OSL.

1. Se realizó efectivamente la mudanza de la Oficina de Servicios

Legislativos, desde el Edificio de Medicina Tropical a las nuevas facilidades

en el Edificio Medica! Arts.

2. Se restauró la Oficina de Traducciones, con el propósito de proveer un

espacio que provea la privacidad requerida para sus labores.

3. Limpieza y entrega de antiguo almacén de la Oficina de Servicios

Legislativos.

4. Continuamente se brindan labores de mantenimiento y conservación al

Edificio Medica! Arts.

5. Luego del huracán María, se acondicionó y habilitó el Edificio.

25


6. Se ofreció transportación a compañeros de otras áreas con el fin de ofrecer

charlas legislativas, etc.

7. Se actualizó el Sistema de Requisiciones Electrónicas (MICROIX) para

actualizar el proceso de revisión y aprobación de solicitudes de compras.

8. Se integró a MICORIX el módulo de RECEIVING para canalizar el recibo

de mercancía de manera electrónica.

9. Se implementó el registro de licitadores interno de la OSL.

1 O. Se adiestró el personal de la OSL sobre el sistema de Requisiciones

Electrónicas (MICROIX).

VI. Propiedad

La Oficina de Propiedad es la responsable de todo lo relacionado con el uso y manejo

de toda la propiedad mueble. Además, es custodio del inventario de la propiedad.

1. En el mes de marzo de 2017, se realizó la mudanza de la Oficina de Servicios Legislativos del Antiguo Edificio de Medicina Tropical hacia el Edificio Medica! Arts

2. Se identificó y marcó la propiedad nueva que se recibió durante el periodo de la mudanza de la OSL

3. Se realizaron inventarios físicos por unidades para verificar que todo custodio tuviera su propiedad al día

VII. Tecnología e Informática

La Oficina de Tecnología e Informática administra la infraestructura tecnológica de la OSL facilitando las comunicaciones internas, externas con relación la Asamblea Legislativa. Estas comunicaciones consisten en la integración del mantenimiento, "Backups" o recuperación de datos en caso de desastres y seguridad de los sistemas y datos generados por las diferentes Unidades y Oficinas de la OSL.

1. Se solucionaron problemas de programación en la plataforma del Trámite Legislativo y módulos de entrada de Data, adjunte de documentos y permisos de acceso

2. Se dio asistencia Técnica a la Oficina de Trámite Legislativo 3. Se actualizaron las solicitudes electrónicas para Internados Legislativos

(Ramos Comas, Córdova y Fernós)

26


4. Se actualizó el código RSS al cuatrienio 2017 - 2020. 5. Se publicaron las leyes traducidas de español a ingles 6. Se creó de sección de Galería de actividades de la Oficina de Servicios

Legislativos 7. Se dio apoyo técnico a usuarios de Computadoras y Aplicaciones de la OSL 8. Se Instaló y configuró computadoras, impresoras, multifuncionales,

teléfonos VolP 9. Se brindó apoyo durante el proceso de traslado de equipos a las nuevas

oficinas del edificio Medical Arts 1 O. Se brindó apoyo en actividades ofrecidas en la Asamblea Legislativa. Esto

consiste, pero sin limitarse a: proveer de instalación y configuración de equipo, ofrecer apoyo técnico que ha incluido fotografías durante las mismas

11. Como parte de un proyecto de digitalización del área de Preservación de Documentos se le instalaron 3 "Scanners" a la Oficina de Archivo de Comisiones y se le dio adiestramiento al personal

12. Como parte de un proyecto de digitalización del área de Preservación de Documentos se le continúa brindando apoyo al personal de la Oficina de Archivo de Comisiones

13. Se brindó acceso y capacitación de personal en relación a: llamadas de servicios, desbloqueo de cuentas, actualizar contraseñas y accesos remotos

14. Se realizó un inventario físico de todo equipo utilizado por la Oficina de Tecnología e Informática e inventarios de programas y "software".

15. Se coordinó la instalación de Antivirus Symantec "Endpoint Protection" a todas las estaciones y servidores de la OSL.

16. Se celebraron reuniones gerenciales para la implantación de cámaras de seguridad en la estructura

17. Luego del paso de los Huracanes lrma y María, la Oficina de Tecnología e Informática logró reestablecerse y corregir todos los problemas corolarios de estos eventos climatológicos de manera exitosa.

18. Se actualizó el Manual de Normas de Seguridad 19. Se creó el Manual de Análisis de Riesgo 20. Colaboramos en la actualización del programa de Compras y Finanzas,

Microix y MIP 21. Se brindó apoyo en la preparación de diferentes presentaciones,

participamos en la recopilación de información a usarse en la página de Internet de OSL (osl.org)

27


22. Se trabajó con la preparación de papel timbrado, tarjetas de presentación, libretas, documentos promocionales y letreros, así como otra asistencia en la impresión y publicación de documentos

23. Se actualizó el Directorio de usuarios activos de la OSL

VIII. Análisis Presupuestario

Prepara estudios sobre el impacto económico o fiscal de las medidas legislativas, a petición de un Legislador. Realiza estudios sobre el impacto ambiental y social sobre cualquier proyecto de Ley o Resolución, según sea solicitado.

1. Asesorar las Comisiones de Hacienda de la Cámara de Representantes y el Senado de Puerto Rico

2. Realizar investigaciones sobre el presupuesto de otros países. 3. Analizar medidas de impacto fiscal tomando en cuenta el Plan de Ajuste

Fiscal propuesto 4. Explorar oportunidades para utilizar la tecnología, con el fin de maximizar

la eficacia de los servicios

28


Conclusión

Sometemos ante la Asamblea Legislativa el Informe Anual sobre las Actividades realizadas de la Oficina de Servicios Legislativos, según dispone nuestra Ley Habilitadora. Como bien detallamos en cada una de nuestras oficinas y unidades, tuvimos una operación activa y eficiente el pasado año. Alcanzamos las metas propuestas y no solo ello, sino que hemos atendido con premura y diligencia cada una de las solicitudes y requerimientos por parte de los Cuerpos Legislativos y la ciudadanía en particular. Nos complacen los resultados obtenidos de nuestra operación y los logros alcanzados durante el pasado año. Lo anterior, ha dado paso a proponernos metas más altas, a los fines de continuar brindando un servicio de excelencia en beneficio de la Asamblea Legislativa y a la ciudadanía en particular.

29

i 2.? - osl - informe anual de... · programó talleres a diferentes grupos de estudiantes,...

Documents