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“TODOS SOMOS CONTROL” 7 Piso Gobernación- Teléfono 2611167 Ext.126

“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 1

PROCESO AUDITOR INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD

ESPECIAL AL HOSPITAL CENTRO DEL MUNICIPIO D E PLANAD AS – VIGENCIA 2009

VERSION: 1 CODIGO: A01-PR-AUD-009

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD

ESPECIAL

HOSPITAL CENTRO MUNICIPIO DE PLANADAS VIGENCIA 2009

SECTOR SALUD

IBAGUE, ENERO DE 2011






AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL AL HOSPITAL

CENTRO DEL MUNICIPIO DE PLANADAS

Contralor Departamental Freddy Camacho Díaz

Contralor Auxiliar Myriam Cecilia Acero Velandia

Director Técnico de Control Fraxy Nelly Gerena López

Fiscal y Medio Ambiente

Líder Comisión Auditoría Mariana de J. Santacruz Ñustes

Auditor Arley Molina Pérez






TABLA DE CONTENIDO

PAGINA

INTRODUCCION 1

1 ASPECTOS GENERALES 3

1.1 OBJETIVOS 3

1.1.1 Objetivo General 3

1.1.2 Objetivos Específicos 3

1.2 ALCANCE 4

1.3

1.3.1

1.3.2

1.3.3

1.4

METODOLOGIA

Planeación

Ejecución

Informe

LIMITANTES

4

4

5

5

5

2 INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 6

2.1 Naturaleza Jurídica 6

2.2 Reseña Histórica 6

2.3 Misión 6

2.4 Visión 7

2.5 Información Presupuestal 7

2.5.1 Presupuesto de Ingresos 2009-2010 7

2.5.2 Presupuesto de Gastos 2009 8

3 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 9

3.1 Organización Administrativa 9






3.1.1 Análisis Planta de Personal 9

3.2 Evaluación Presupuestal y Financiera 9

3.2.1 Evaluación Manejo Presupuestal 9

3.2.2 Análisis Financiero y Contable 11

3.3 Evaluación al Proceso de Contratación 15

4. OTROS ASPECTOS EVALUADOS 28

4.1 Reconocimiento y pago de viáticos 28

4.2 Evaluación al Manejo de Medicamentos y

Productos Medico Quirúrgicos 30

4.3 Evaluación al Manejo de Almacén 34

4.4 Análisis al Proceso de Facturación 37

4.5 Evaluación al Proceso de Cartera 39

4.6 Evaluación Denuncia 40

5 EVALUACIÓN SISTEMA CONTROL INTERNO 43

5.1 Evaluación Acciones de la Oficina 43

5.2 Avances Implementación del MECI 43

CONCLUSIONES 47

CUADRO RESUMEN HALLAZGOS 48






INTRODUCCION

La Contraloría Departamental del Tolima, en cumplimiento de su función

constitucional y legal, así como del Plan Anual Operativo, practicó auditoría

gubernamental modalidad especial al Hospital Centro del Municipio de Planadas

vigencia 2009.

En desarrollo del proceso auditor y teniendo en cuenta la guía de auditoría

gubernamental “MAFISTOL” versión 2.0, las normas de gestión de calidad

vigentes, así como también lo ordenado en el Memorando de Encargo 014 del 17

de Septiembre de 2010, se aplicaron procedimientos de control al proceso de

contratación, verificando el oportuno registro contable de estos compromisos y su

incidencia en la gestión presupuestal; además se evaluó la existencia, nivel de

desarrollo y grado de efectividad del sistema de control interno.

Así mismo teniendo en cuenta el objetivo mismo del Hospital y la visión

institucional, se evaluaron los procesos de facturación, cartera, manejo de

medicamentos y productos medicoquirurgicos, así como la administración de

bienes devolutivos (de las partes administrativa y asistencial), esto con el

propósito de establecer si se está cumpliendo con la finalidad que en salud

persiguen las Empresas Sociales del Estado, cual es la de contribuir al

mejoramiento de la calidad de vida acorde con la dignidad humana a través de la

cobertura integral en materia de salud y servicios complementarios de la

comunidad bajo su jurisdicción.






En cumplimiento del artículo 6º del Código Contencioso Administrativo se puso en

conocimiento de los Directivos del Hospital el Informe Preliminar de Auditoria para

que una vez conocido su contenido, se aceptara u objetara teniendo en cuenta el

artículo 3 de la norma en cita el cual contempla el principio de contradicción.

Las objeciones efectuadas por la Administración del Hospital fueron analizadas y

evaluadas, siendo modificado el informe en los aspectos en los que se considero

procedente y de recibo la controversia.






1. ASPECTOS GENERALES

1.1 OBJETIVOS

1.1.1 Objetivo General

Determinar si el proceso de contratación se ha desarrollado dentro de los

parámetros establecidos en la normatividad vigente que rige a las Empresas

Sociales del Estado, determinando a su vez el grado de eficiencia del Hospital en

el manejo de los recursos que administra.

1.1.2 Objetivos Específicos

Determinar si los contratos suscritos por el Hospital están elaborados bajo los

parámetros que rigen la función administrativa establecida en el artículo 209 de

la Constitución Nacional esto es teniendo en cuenta los principios de igualdad,

moralidad, eficacia, economía, celeridad imparcialidad y publicidad.

Determinar la calidad y nivel de confianza del Sistema de Control Interno, así

como la eficiencia y eficacia para garantizar de manera razonable el logro de

los objetivos establecidos por la Entidad, además de determinar los avances en

la implementación del MECI.

Establecer si las áreas de Almacén y Farmacia están dando un adecuado

manejo y control a los insumos hospitalarios y demás elementos a su cargo,

necesarios en la prestación de servicios de salud.






1.2 ALCANCE

Los procedimientos de evaluación se aplicaron en actividades realizadas durante

la vigencia 2009, centrándose la auditoría en la línea de contratación.

Se analizó el proceso de contratación en las etapas contractual y

postcontractual, así como el cumplimiento de los principios de legalidad y

transparencia que deben acatarse en el proceso evaluado.

Se tomó una muestra, a través de mecanismo de reconocido valor técnico, de

los contratos reportados dentro de la cuenta anual 2009 rendida por la Entidad

para aplicar procedimientos de control proyectados según programas de

auditoría.

Se evaluó el manejo y administración de medicamentos y material médico

quirúrgico bajo responsabilidad de las áreas de farmacia y almacén.

Se analizaron y evaluaron los procesos de facturación, contabilidad,

presupuesto y cartera para establecer la efectividad de los mismos habida

cuenta que se manejan a través de módulos sistematizados en interface.

1.3 METODOLOGIA

La Auditoria se realizó en las siguientes etapas:

1.3.1 Planeación






En esta etapa se revisó y analizó la normatividad vigente en materia contractual,

se definieron los objetivos, procedimientos y el diseño de planillas para

elaboración de papeles de trabajo.

Las planillas de recolección de datos se elaboraron tomando como referencia la

normatividad vigente en materia contractual teniendo presente que la ESE se rige

por el derecho privado.

1.3.2 Ejecución

Se aplicaron los procedimientos, se recolectaron las evidencias suficientes y

relevantes organizándose los resultados para establecer claramente las falencias

detectadas en los procesos evaluados.

1.3.3 Informe

Esta etapa contempla la elaboración y presentación del Informe Final de Auditoria,

el cual será dado a conocer a la Entidad auditada para que proponga las acciones

correctivas sobre los hallazgos identificados como hallazgos administrativos.

1.4 LIMITANTES

La Entidad auditada puso a disposición de la comisión auditora los documentos

solicitados dentro de los plazos concedidos para ello, considerando que no se tuvo

limitante por parte de la ESE en la aplicación de los procedimientos de control.


“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…”

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2 INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD

2.1 NATURALEZA JURIDICA

El Hospital Centro ESE del Municipio de Planadas es una entidad pública

descentralizada del orden municipal, con autonomía administrativa, patrimonial y

presupuestal, integrante del Sistema General de Seguridad Social en Salud,

sometida al régimen jurídico previsto en el capítulo III, artículos 194,195 y 197 de

la Ley 100 de 1993 y lo dispuesto en el Acuerdo 364 del 5 de Septiembre de 1997.

2.2 RESEÑA HISTORICA

Mediante Acuerdo 206 del 24 de Julio de 1992, el Hospital Centro fue creado

como establecimiento público a cargo del Municipio.

El Honorable Concejo Municipal mediante Acuerdo 364 del 5 de Septiembre de

1997 ordenó la transformación del Hospital en Empresa Social del Estado, cuyo

objeto es la prestación de los servicios salud del primer nivel de complejidad, a

afiliados y beneficiarios del Sistema de Seguridad Social y comunidad de planadas

y regiones aledañas.

2.3 MISION

El Hospital Centro del Municipio de Planadas Tolima, es una institución de

naturaleza pública que presta sus servicios de salud de primer nivel, con base en

un recurso humano con sentido de pertenencia y comprometido, una adecuada

estructura física y administrativa, mejorando la calidad de atención a sus us uarios,

buscando la rentabilidad social y sostenibilidad financiera.



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2.4 VISION

En el año 2009 el Hospital Centro Planadas del municipio de Planadas Tolima,

será la institución de servicios de salud de primer nivel más reconocida y

prestigiosa de la región, por su calidad de atención, por su recurso humano, por su

adecuada tecnología e infraestructura.

2.5 INFORMACION PRESUPUESTAL

2.5.1 Presupuesto de Ingresos 2009-2010

Revisadas las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos a 31 de diciembre

de 2009 enviadas a la Contraloría Departamental del Tolima se pudo establecer

que del total presupuestado como recaudo para la vigencia 2009 ($4.846,7

Millones) se logró un cumplimiento del 83%, por cuanto se obtuvo ingresos por

valor de $4.006,08 millones, de los cuales $3.487,0 millones corresponden a venta

de servicios de salud.

Los ingresos por venta de servicios de salud se relacionan a continuación:

CLASIFICACIÓN INGRESOS Valor Recaudado %

Participación

Administración régimen subsidiado $2.410.497.486.00 70%

Atención vinculados 347.497.486.00 10%

Intervención Colectiva (Acciones salud pública). 329.913.440.00 10%

Otros servicios de salud (Accidentes de tránsito y régimen especial).

19.992.420.00 0.58%

Cuota recuperación vinculados 157.914.789.00 5%

Régimen contributivo 139.318.458.00 4.04%

Servicio a particulares 27.428.020.00 0.79%



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2.5.2 Presupuesto de Gastos 2009

La ESE Hospital Centro durante la anualidad 2009 adquirió compromisos en

cuantía de $4.018,5 millones, es decir, que ejecutó en un 83% el presupuesto de

gastos proyectado y definitivo a cierre de vigencia.

Sin embargo, comparados los compromisos adquiridos por el Hospital durante el

año 2009 ($4.018,5 millones) con los recaudos reales obtenidos durante el periodo

antes citado, se pudo determinar que se comprometieron $12.3 millones en

exceso de los ingresos efectivos captados por la ESE, circunstancia que amerita

revisarse para no seguir incurriendo en esta situación pues se estaría poniendo en

riesgo a la Entidad de descapitalizarse financieramente.

Del total de compromisos adquiridos por la IPS tan solo el 6.23% o sea ($250,4

millones) corresponden a gastos de comercialización y producción y el 49%

($1.958,74millones) corresponden a gastos de personal, evento por demás

preocupante, si se tiene en cuenta la insignificante inversión en comercialización y

producción, lo que necesariamente incide en la calidad y oportunidad de los

servicios prestados.

Así mismo, según reporte de ejecución de gastos, con corte a 31 de junio del

2010 la IPS ha adquirido compromisos en cuantía de $2.143,6 millones, de los

cuales $1.246,78 millones corresponden a gastos de personal, suma esta

equivalente al 56.16% del total comprometido.



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3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

3.1.1 Análisis Planta de Personal

Durante la vigencia 2009 el Hospital Centro contó con una planta de personal

conformada por (37) servidores públicos, produciéndose erogaciones mensuales

por concepto de salarios en cuantía aproximada de $57.7 millones.

De igual forma durante la vigencia 2009 la ESE Hospital Centro incurrió en

compromisos contractuales de prestación de servicios personales en promedio

mensual de $53.23 millones dentro de los cuales aparecen contrataciones de

servicios medico asistenciales y de asesorías administrativas las cuales se

requieren permanentemente para el normal funcionamiento del Hospital.

El Hospital no cuenta con herramientas administrativas de importancia y que

incidan en el debido funcionamiento de los procesos; los mecanismos inexistentes

son:

El Hospital no cuenta con un Plan de formación y capacitación

No se tiene reglamento presupuestal

No se tiene reglamento para manejo de inventarios

3.2 EVALUACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA

3.2.1 Evaluación Manejo Presupuestal



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Al pretender revisar los registros presupuestales y comportamiento de algunos

rubros durante la vigencia en evaluación y la actual vigencia, se constató que los

asientos presupuestales se llevaron en forma sistematizada a través del modulo

de presupuesto del aplicativo SIHOS.

De la revisión a los documentos que soportan los contratos tomados dentro de la

muestra para evaluación, se pudo constatar que:

No se está dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 21 del Decreto

115 del 15 de Enero de 1996 al no expedir el certificado de disponibilidad

presupuestal para todos los contratos celebrados por el hospital, siendo esta

operación un requisito de perfeccionamiento de dichos actos administrativos.

A manera de ejemplo se tienen entre otros los siguientes casos:

No. Y fecha contrato Contratista Valor O.P 013 del 1-01-09 Martha Nidia Duarte Jiménez $ 560.000.00

060 del 16 -01-09 Sergio Rafael Barraza Molina 4.254.000.00

017 del 1-01-09 José Yesid Barragán Cortes 6.261.000.00

Sin José Yesid Barragán Cortes 742.400.00

748 del 3-12-08 Hotel Dinastía 1.080.000.00

(Hallazgo Administrativo 1 y Presunto Hallazgo Disciplinario 1).

Aunado a lo anterior y aunque en un solo caso, se encontró que se expidieron

certificados de disponibilidad y registro presupuestal en cuantía de $11.355.000.00

suma insuficiente para amparar el compromiso adquirido con Carlos Alberto Pinto

Reina “Soluciones Informáticas” a través de la orden de compra 119 del 15 de

diciembre de 2009 para la compra de doce (12) computadores compaq y siete (7)

impresoras por valor de $19.380.000.00, evento que no puede seguirse



15




presentando por cuanto se estaría exponiendo al Hospital a incurrir en situaciones

de déficit presupuestal.

3.2.2 Análisis Financiero y Contable

El proceso contable a partir del año en curso se lleva a cabo a través del programa

SIHOS Versión 8.12.

Se requirieron los libros mayor y balance, libros auxiliares y comprobantes de

contabilidad encontrándose actualizados en el sistema, sin que exista impresión

de los mismos. Sin embargo, se solicitaron los libros auxiliares de caja, bancos y

propiedad planta y equipo del mes de septiembre de 2010, habiéndose entregado

a la comisión copia impresa de estos.

El proceso contable tanto de la vigencia 2009 como de la actual ha sido manejado

por personal externo contratado, encontrando que el año inmediatamente anterior

estuvo a cargo de dos profesionales (uno de enero a marzo y el otro de abril a

diciembre), quienes llevaban la contabilidad en programas Siigo administrado

fuera de la sede del Hospital, circunstancia que impidió la aplicación de

procedimientos de control específicos por cuanto quien lleva en la actualidad la

contabilidad desconoce algunas situaciones del proceso que ameritaron

explicación.

Los saldos contables con que arrancó el módulo de contabilidad corresponden a

los Balance General a 31 de diciembre de 2009.



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CAJA código 1105

Revisados los movimientos y saldos registrados en los reportes mensualizados del

libro mayor y balance de la vigencia 2009 (balances de prueba) entregados por el

Hospital por requerimiento de la Contraloría, la cuenta caja presenta saldo

negativo en el mes de enero en cuantía de $794.255.00 evento de imposible

entendimiento en razón a que los saldos de ésta cuenta representan el valor de

los fondos en dinero y equivalentes a dinero o asimilables de disponibilidad

inmediata.

En los recibos de caja que soportan los ingresos no se registró la codificación

contable generando una limitante en la verificación de los registros. En la

actualidad esta inconsistencia fue subsanada parametrizando el modulo de

contabilidad en este aspecto. (Hallazgo Administrativo 2).

BANCOS Código 1110

Según reporte del libro mayor y balance con corte a 31 de diciembre de 2009 el

Hospital manejaba sus recursos en trece (13) cuentas con un saldo a cierre de

vigencia de $1.083,02 millones.

Se pudo comprobar que el Hospital no tiene depurada la cuenta Bancos,

afirmación hecha al encontrar que en las conciliaciones bancarias del año 2009 se

tienen partidas conciliatorias por concepto de consignaciones no contabilizadas,

consignaciones no ingresadas a Bancos y cheques no contabilizados en cuantía

que asciende a $2.066,70 millones.



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Durante la vigencia actual el Hospital a través del Contador a su servicio realizó

proceso de reconciliación bancaria con el fin de aclarar las partidas conciliatorias

que generan las deficiencias en saldos entre el libro de bancos y extractos

bancarios, encontrando que la debilidad del proceso se soporta en la falta de

organización en el archivo de la información contable y la falta de soportes

suficientes que evidencien la transacción correspondiente, así como la

inoportunidad en la comunicación entre contabilidad y tesorería.

Así mismo, en las partidas conciliatorias identificadas como cheques en tránsito se

incluyen cheques girados con antigüedad que superan los seis (6) meses,

circunstancia que incide directamente en la inexactitud del saldo de esta cuenta. (Hallazgo Administrativo 3)

DEUDORES Código 14- Servicios de Salud Código 1409

A 31 de diciembre la subcuenta deudores de servicio de salud presenta un saldo

de $1.967,63 millones provisionándose durante la anualidad lo correspondiente al

valor contabilizado como deudores de difícil cobro, código 147509 ($94.14

millones), sin que dicha suma hubiera sufrido variación alguna pues no tuvo

movimientos durante el año, circunstancia que permite aseverar que el Hospital no

realizó durante el periodo en evaluación gestión de cobro de dicha cartera. (Hallazgo Administrativo 4).

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO código 16

La cuenta propiedad, planta y equipo presenta un saldo a cierre de vigencia de

$1.127,04 millones de los cuales $697,82 millones corresponden a Terrenos y



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Edificaciones (construcción en curso), sin que se tenga la titularización de los

bienes inmuebles de propiedad del Hospital, situación que permite aseverar que la

cuenta esta subestimada, sin poder establecer la cuantía por cuanto tampoco

existe proceso de avaluó que respalde los asientos contables correspondientes.

En cuanto a la depreciación acumulada (cod.1685) se puede inferir que durante la

vigencia 2009 solo se registraron valores por depreciación en los meses de

septiembre y diciembre ($34,49 millones y $22,03 millones respectivamente), sin

que se tenga claridad del método utilizado, pues los registros se hicieron en forma

irregular y por cuantías diferentes además de no existir nota explicativa sobre el

particular. (Hallazgo Administrativo 5).

PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS Código 2710

Durante la anualidad en evaluación el Hospital mantuvo un saldo de $40.0

millones como provisión para demandas y litigios, no obstante haber certificado

que contra la Entidad no cursa proceso ejecutivo alguno, situación que amerita

revaluarse en aras de lograr la exactitud de la información contable. (Hallazgo

administrativo 6). Se pudo comprobar que durante la vigencia evaluada no se hicieron las

provisiones para protección de inventarios y de propiedad, planta y equipo, pues

estas cuentas no tuvieron movimiento alguno manteniéndose constante los saldos. (Hallazgo Administrativo 7).

A la fecha la Administración del Hospital no tiene creado el Comité de

Sostenibilidad Contable, tal y como lo ordena la resolución 119 del 27 de abril de

2006. (Hallazgo Administrativo 8).



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Según el procedimiento de control aplicado al área contable se tiene algunas

falencias que inciden en la exactitud de los estados contables así:

No existe una política mediante la cual las transacciones hechas y operaciones

realizadas en cualquier dependencia de la ESE deben ser informadas al área

contable a través de los documentos fuente o soporte.

No se efectúan en todos los casos los registros contables en forma cronológica

y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones

realizadas. (Hallazgo Administrativo 9).

Durante la vigencia 2009 el proceso contable no operó en un ambiente de

sistema integrado de información encontrando por consiguiente que el principio

de causación no se cumplió en procesos de importancia como contratación,

facturación, cartera entre otros. (Hallazgo Administrativo 10).

No se revisaron oportunamente las conciliaciones bancarias con el propósito

de establecer y dirimir diferencias en registros entre tesorería y contabilidad.

(Hallazgo Administrativo 11).

Por lo anteriormente expuesto se puede concluir que los Estados Financieros del

Hospital Centro de Planadas durante la vigencia 2009 no muestran

razonablemente la situación financiera y económica de la Entidad.



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3.3 EVALUACION AL PROCESO DE CONTRATACION

El Hospital Centro de Planadas en materia contractual se rige por el derecho

privado, debiendo sin embargo, en aras de garantizar la correcta administración de

los recursos del estado cumplir los principios en los que se fundamenta la función

administrativa establecida en el artículo 209 de la Constitución Nacional.

Es así, que los procesos contractuales deben ser realizados con fundamento en

los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad

y publicidad, debiendo coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento

de los fines del Estado.

Mediante Acuerdo 009 del 27 de Agosto de 2003 emanado de la Junta Directiva el

Hospital Centro adoptó el Estatuto Contractual, documento que sirvió de base para

efectuar el control de legalidad a los contratos que conforman la muestra tomada

para evaluación.

En la cuenta anual de la vigencia 2009 rendida mediante el aplicativo SIA el

Hospital reportó compromisos contractuales en cuantía que asciende a $2.223,5

millones, representados en 1.651 contratos, tomándose dicho reporte como

población objeto de donde se tomó una muestra aleatoria para efectuar la

evaluación de contratos de prestación de servicios personales y suministros

celebrados y ejecutados en cuantía de $444,7 millones, registrándose en las

planillas de auditoría los casos que presentan deficiencias que por su

representatividad y reincidencia afectan el proceso contractual, con el siguiente

resultado:



21




Los contratos no se soportan en análisis de conveniencia y oportunidad de

forma tal que se justifique el gasto en el que incurre el Hospital y la necesidad

que para la continuidad del servicio representa el bien y/ o servicio contratado

contraviniendo lo establecido en el artículo 29 del acuerdo 009 del 27 de

agosto de 2003- De los procedimientos precontractuales, el que establece

como procedimiento precontractual entre otros, la identificación de las

necesidades de adquisición y venta de bienes y servicios. (Presunto Hallazgo

Disciplinario 2 y Hallazgo Administrativo12).

Aunque en todos los contratos suscritos por el hospital se deja plenamente

determinadas las labores de supervisión y/o interventoría en cabeza del

gerente o la Jefe de Grupo, dicha labor no se lleva a cabo en debida forma,

afirmación hecha al encontrar como única evidencia de la supervisaría o

interventoria las certificaciones de cumplimiento de lo convenido para efectos

de pago. (Hallazgo Administrativo13).

El Hospital no da cumplimiento a lo establecido en el artículo 10 del Estatuto

contractual y articulo 26 y siguientes del Código de Comercio, afirmación hecha

al constatar que no exigen a las personas naturales o jurídicas que contratan

con la empresa aportar el certificado de existencia y representación legal

expedido por la Cámara de Comercio, falencia encontrada en 77 de los 84

contratos revisados, tal como se registra en papeles de trabajo de la Auditoría;

ejemplifica la observación anterior los siguientes casos:

Número de Contrato Contratista Objeto Contratado 017 del 1-01-09 José Yesid Barragán Ortiz Contador

002 del 1-01-09 Leydi Mariana Avendaño R. Asesor Jurídico

Ord. 078 del 3-12-08 Hotel Dinastía Hospedaje Equipo Empalme



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Número de Contrato Contratista Objeto Contratado

Ord. 479 DEL 9 -07-08 Álvaro Mancera Ospina Capacitación y Sensibilización

Meci

517 del 1-08-09 Nolberto Alonso Cabezas Organización Archivos

Ord.717 del 7-11-09 Fernando Chacón Vargas Asesoría Gerencia

Ord.851 del 29-12-09 Martha Ligia Garavito Instalación Módulos

370 del 1-06-09 Emed Pava Monroy Contador

Ord. 4105 del 9-12-09 Luis Eduardo Veloza Compra ventilador

(Presunto Hallazgo Disciplinario 3 y Hallazgo Administrativo 14)

No se está dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 1º. Del Decreto

1165 del 28 de Junio de 1996 al no exigir a los contratistas proveedores de

bienes y/o servicios del hospital como documento base para los pagos la

facturación de los bienes suministrados o servicios prestados. A manera de

ejemplo se tiene:

Contrato Contratista Valor Objeto Sin No. José Yesid Barragán C $ 6.261.000.00 Elaboración Firma Digital Res. 082/09 Arelys Arleth Álvarez L 1.200.000.00 Alquiler equipo química para

procesamiento exámenes 851/09 0T Martha Ligia Garavito Ampudia 22.760.000.00 Compra Software 3814/09 OC Dotaciones Velandia 7.187.940.00 Compra elementos varios 118/09 OC Carlos Alberto Pinto 2.250.000.00 Compra computador (Hallazgo Administrativo 15)

Se pudo constatar que el Hospital no da cumplimiento al principio de

economía consagrado en el artículo 209 de la Constitución Nacional por cuanto

en ninguno de los casos evaluados se consultó precios del mercado, conforme

los mecanismos que para tal fin ha determinado el Gobierno nacional,

circunstancia que genera incertidumbre frente a la objetividad de la selección y

adjudicación del contrato. (Hallazgo Administrativo 16).



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El Hospital no incluye en todos los clausulados de los contratos que suscribe

para adquisición de bienes y/o servicios, la obligación al contratista de

constituir a favor del contratante póliza de garantía única que asegure el

cumplimiento del objeto contractual tal como lo determina en uno de sus

apartes el artículo 29 del Acuerdo 009 del 27 de agosto de 2003.

Así mismo, en casos en que se pacta la suscripción de pólizas de garantía

estas no son tomadas por los contratistas, sin que se exija el cumplimiento de

dicho requisito para el inicio de ejecución de las labores contratadas,

contraviniendo de un lado, lo establecido en uno de los apartes del artículo 38

del estatuto contractual y de otro, exponiendo al hospital a tener que asumir

obligaciones onerosas con ocasión de incumplimiento del objeto contratado y/o

afectación a terceros causadas por acciones del contratista, situación esta

última que cubriría la póliza de responsabilidad civil extracontractual; por

ejemplo:

No. CONTRATO CONTRATISTA OBJETO POLIZAS

Pact. Susc. Ord. 013 del 1-01-09 Martha Nidia Duarte Prestación Servicios No No 060 del 16-01-09 Sergio Rafael Barraza Prestación Servicios Si No Ord. 3805 Word Visión Electronic Suministros No No Ord 114 del 2-10-09 Salazar Médicos Suministro No No Ord.118 del 9-12-09 Carlos Alberto Pinto Suministro No No Ord.117 del 22-12-09 Star Dental Suministro No No (Presunto Hallazgo Disciplinario 4 y Hallazgo Administrativo 17).

La Administración no exige a los contratistas el pago de los aportes para

seguridad social integral en los términos del artículo 50 de la Ley 789 de 2003,

artículo 1º de la Ley 828 del 10 de julio de 2003 y Decreto 510 de 2003,

circunstancia que pone en riesgo al hospital de incurrir en gastos por concepto

de seguridad social integral que no son de su competencia con ocasión de



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situaciones que sobrevengan a los contratistas durante la realización del objeto

contratado. A manera de ejemplo se tiene:

No. contrato Nombre contratista V/r. contrato Objeto 057/09 Luz Dary Rivera Yanguma $3.000.000.oo Prestación Servic. 005/09 José Domingo Ortíz G. 12.762.000.oo Prestación Servic. 006/09 Luis Fernando Ovalle 12.762.000.oo Médico Gral. 020/09 Paola Andrea Chavarro 2.532.185.oo Médico Gral.. 033/09 Ernesto Escandón Cuellar 5.913.167.oo Coord. Facturación 060/09 Sergio Rafael Barraza 4.254.000.oo Médico Gral. 017/09 José Yesid Barragan C 6.261.000.oo Contador 002/09 Lady Mariana Avendaño 30.000.000.oo Asesor Jurídico 073/09 Juan Camilo Covaleda 3.074.797.oo Médico general (Presunto Hallazgo Disciplinario 5 y Hallazgo Administrativo18). Los comprobantes de pago de los contratos que conforman la muestra de

auditoría (vigencia 2009) no presentan la codificación contable, situación que

dificultó la ubicación en los libros de contabilidad para establecer la

oportunidad de dichos registros; Sin embargo durante la vigencia 2010 se tiene

corregida esta falencia habida cuenta que el módulo de Sihos para la parte

contable tiene parametrizada la codificación para gastos. (Hallazgo Administrativo

19). El Hospital viene contraviniendo lo establecido en el artículo 49 del estatuto

contractual al no liquidar los contratos una vez finalizada su ejecución,

situación que expone a la entidad a no poder hacer las reclamaciones a que

haya lugar en caso de cualquier inconformidad respecto al cumplimiento del

objeto contractual por parte del contratista. Como ejemplo de lo afirmado se

tienen los siguientes casos:

Contrato Contratista Objeto Periodo contratado

005/09 José Domingo Ortíz Medico General 01/01/09 al 30/03/09 006/09 Luis Fernando Ovalle Médico General 01/01/09 al 30/03/09 033/09 Ernesto Escandón Cuellar Coord. Facturación 06/01/09 al 30/03/09 017/09 José Yesid Barragán Cortés Contador 01/01/09 al 30/03/09 222/09 Emed Pava Contador 01/04/09 al 30/04/09



25




Contrato Contratista Objeto Periodo contratado

777/09 OP Fernando Chacón Vargas Asesoría Plan Des. 01/11/09 al 30/12/09 402/09 OS Julio Cesar Gómez Guzmán Compra

computador No determinado

(Presunto Hallazgo Disciplinario 6 y Hallazgo Administrativo 20).

Además de los hallazgos anteriormente citados se tienen casos específicos que

ameritan analizarse y evaluarse individualmente así:

Durante la vigencia 2009 el Hospital suscribió tres (3) contratos a término

definido con personas naturales para prestación de servicios personales,

incluyendo dentro del clausulado del contrato obligaciones para el contratante

que no son viables de reconocer a personal vinculado a través de contrato,

como prestaciones sociales y aportes patronales para seguridad social integral,

teniendo en cuenta la diferenciación existente entre contrato laboral y contrato

de prestación de servicios, pues el primero está definido como aquel por el cual

una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona

natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la

segunda y mediante remuneración. El contrato de trabajo tiene tres (3)

elementos que los identifican 1) la prestación de servicios u oficios de manera

personal, 2) La subordinación o dependencia del trabajador respecto al

empleador y 3) La contraprestación a los dos anteriores que se denomina

salario. El contrato de prestación de servicios es un contrato estatal que

celebran las entidades para desarrollar actividades relacionadas con su

administración o funcionamiento, y solo podrán celebrarse con personas

naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de

planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos

contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebran por el

término estrictamente indispensable. (Diferenciación aludida en la sentencia

C-614 del 2 de septiembre de 2009 de la Corte Constitucional). Frente a



26




situaciones de contratación de servicios personales la sección segunda el

Consejo de Estado en sentencia del 3 de julio de 2008 dijo “que no es válido

celebrar contratos de prestación de servicios respecto de actividades que para

ser desarrolladas necesariamente requieren de los elementos propios de la

relación laboral o reglamentaria con el Estado.” Lo anterior por cuanto se

estaría exponiendo a la Entidad a indemnizaciones de orden prestacional, con

el correspondiente detrimento patrimonial que ello generaría.

Los contratos a los que se hace referencia son:

Contrato Contratista Objeto Periodo contratado 004 de 01/01/09 Edwin James Mona Navarro Conductor 01/01/09 al 30/03/09 064 de 28/01/09 Ricardo Sánchez Angarita Conductor 28/01/09 al 31/03/09 003 del 01/01/09 Javier Sánchez Pérez Conductor 01/01/09 al 31/03/09 Los montos que deben ser considerados como detrimento patrimonial son los

siguientes:

Contratista Comprobante Egreso Valor

Edwin James Mona Navarro 9345 del 10-06-09 $408.363.00

Ricardo Sanchez Angarita 9691 del 25-08-09 $381.139.00

Javier Sanchez Paerz 9690 del 25-08-09 $381.139.00

$1.170.641.00

(Presunto Hallazgo de Responsabilidad Fiscal 1 y Disciplinario 7). Comprobante de egreso 08819 del 11 de febrero de 2009- por valor de

$742.400.oo girado a JOSE YESID BARRAGAN CORTÉS

Se entregó el cheque sin mediar orden alguna que sirva de base para establecer

el objeto que se perseguía con la entrega de dinero a particular; Sin embargo, de

los documentos anexos al comprobante de egreso se deduce que se pretendía



27




cancelar a Certicámara S.A. valor de la firma digital del representante legal del

Hospital. Se tiene como falencia del pago:

1.- No hay análisis de necesidad y justificación del gasto.

2.- No hay copia de la consignación a Certicamara del valor del servicio de

certificación digital del representante legal.

3.- No hay factura del valor del servicio prestado por Certicamara

4.- En el pago se incluye valor de la firma digital del señor José Yesid Barragán

por valor de $371.200.00, valor este que no puede ser asumido por el Hospital

en razón a la forma de vinculación laboral del señor Barragán (contrato de

prestación de servicios), considerándose como un presunto detrimento

patrimonial en la suma pagada a Certicamara por la firma digital del

profesional contratado para ejercer labores propias de su profesión como

Contador externo, situación que no le exige la exclusividad de sus servicios al

Hospital, siendo requisito necesario para el ejercicio en otras entidades, a las

cuales puede estar prestando el mismo servicio, razón está por la cual debe

ser asumido con recursos de su peculio. (Presunto Hallazgo de Responsabilidad

Fiscal 2).

Orden de prestación de servicios 0748 del 3 de diciembre de 2008 por valor de

$1.080.000.00 Mcte. a favor de HOTEL DINASTIA para suministro de

hospedaje equipo de empalme del hospital de Planadas (3 personas) durante

90 días.

1.- No hay análisis de necesidad y justificación del gasto.

2.- La factura expedida por el Hotel Dinastía no tiene fecha de expedición ni

detalle de identificación de los hospedados.

3.- No se aporta registro de cámara de comercio del Hotel



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4.- No hay informe de las labores efectuadas por el equipo de empalme

5.- No hay registro sobre las personas que conformaron el equipo de empalme

6.- El comprobante de pago no tiene codificación contable.

Por las razones anteriormente expuestas y en articulación con lo determinado en

el artículo 22 del Decreto 115 del 15 de Enero de 1996 que establece: “No se

podrá tramitar o legalizar actos administrativos y obligaciones que afecten el

presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren

como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria,

fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma”, este gasto puede

considerarse como un presunto detrimento patrimonial. (Presunto Hallazgo de

Responsabilidad Fiscal 3 y Disciplinario 8).

Contrato 797 del 20 de Noviembre de 2009 suscrito entre el Hospital Centro de

Planadas y Julio Cesar Gómez Guzmán, representante del establecimiento

comercial SINERGIA, por valor de $74.000.000.oo, cuyo objeto es la compra y

venta del CD y licencia del software Sihos Web.

Con el fin de constatar el cumplimiento del objeto del contrato, así como el

correcto funcionamiento y uso de los módulos que conforman el aplicativo Sihos

Web, adquirido mediante el contrato en mención, se procedió en presencia de los

usuarios a practicar prueba de verificación de la implementación y uso de los

módulos de Consulta Médica General y Especializada, Facturación, Liquidación de

Servicios, Odontología, Agenda Profesional y de Citas, Internación en Piso y

Urgencias, Laboratorio, Promoción y Prevención, Vacunación, e Inventario de

Farmacia.



29




Se pudo comprobar que a cada usuario se le asigna una contraseña personal para

el ingreso al módulo del aplicativo del cual es responsable, con el fin de dar

seguridad frente al manejo de la información específica del proceso a su cargo.

Al revisarse el uso de los módulos que integran el software adquirido se constató

que estos están funcionando correctamente, cumpliendo con los reportes

requeridos por el usuario a nivel de una red local que posee el hospital, situación

esta última que ha impedido el aprovechamiento del mayor valor agregado que se

persigue con la adquisición e implementación de aplicativos sistematizados bajo

plataforma web, el cual se obtendría con el funcionamiento de los módulos vía

internet.

Durante la aplicación de los procedimientos de control fueron allegados a la

comisión por parte del hospital lo siguiente:

- Fotocopia de la licencia de los módulos que conforman el aplicativo Sihos

adquirido a SINERGIA mediante contrato 0797 del 30 de noviembre de

2009.

- CD de instalación entregado por el proveedor del software.

Una vez analizados los documentos que soportan la legalidad y pago del contrato

797 de 2009 se puede concluir:

- El software adquirido por el hospital Centro de Planadas a la empresa

Sinergia denominado Sihos Web, está funcionando en cada uno de sus

módulos correctamente, generando en debida forma los reportes

requeridos.



30




- El hospital no cuenta con un servicio de internet confiable para el uso del

aplicativo Sihos Web.

- El hospital posee un CD de instalación y una licencia de uso del software

suministrado por el proveedor, el cual está registrado ante la

Superintendencia de industria y Comercio, a través de la resolución

No.18445 de junio 06 de 2010.

Orden de Prestación de Servicios 851 del 29 diciembre de 2009 suscrita entre

el Hospital Centro de Planadas y la señora Martha Ligia Garavito Ampudia,

cuyo objeto es la Instalación de los módulos de Contabilidad, Presupuesto y

Tesorería, por valor de $22.760.000.oo.

Al proceder y verificar la instalación y funcionamiento de los módulos

sistematizados adquiridos a la señora Martha Ligia Garavito Ampudia, fueron

mostrados los módulos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, que hacen parte

del aplicativo Sihos Web, los cuales están funcionando correctamente, generando

los reportes requeridos por los usuarios.

Al momento de la visita el Hospital Centro del Municipio de Planadas no poseía

licencia para la utilización de los módulos adquiridos a la señora Garavito

Ampudia, enviando al conocer el contenido del informe preliminar fotocopia del

contrato de licencia del software y derecho de explotación de una copia del

programa Sihos módulos de presupuesto, contabilidad y tesorería celebrado entre

Julio Cesar Gómez Guzmán (autor registrado del aplicativo) y la contratista,

circunstancia que muestra la falta de verificación y controles previos por parte de

quien tenga a su cargo el proceso contractual en aras de garantizar de un lado la

idoneidad del contratista y de otro el cumplimiento de requisitos de este para



31




contratar en debida forma con la E.S.E. La entrega de los documentos antes

relacionados son suficientes para el levantamiento el hallazgo penal.

Analizados los soportes de la legalización y pago de la orden de prestación de

servicio 851 de 2009, se puede concluir:

- El objeto de la orden precitada no es claro al no incluir especificaciones del

software ni de su adquisición, igualmente no existen las obligaciones del

contratista frente a su entrega e implementación.

- La actividad comercial de la contratista registrada en el Rut expedido por la

DIAN no incluye la venta de software, permitiéndole solamente la

reparación y mantenimiento de computadores.

- La contratista no aportó el Registro de Cámara de Comercio, requisito

exigido para contratar con el hospital, tal como lo estable el Estatuto de

Contratación de la Entidad.

- En la Orden de Prestación de Servicio no se pacto la suscripción de póliza

de cumplimiento, necesaria para contratos de esta naturaleza poniendo en

riesgo al hospital de no poder exigir al contratista el cumplimiento del objeto

contratado.



32




4. OTROS ASPECTOS EVALUADOS

4.1 RECONOCIMIENTO Y PAGO DE VIATICOS

EL Hospital Centro del municipio de Planadas tiene reglamentado el

reconocimiento y pago de viáticos mediante Acuerdo de la Junta Directiva 008 del

10 de julio de 2003; sin embargo el reconocimiento y pago de estos se viene

realizando con base en lo establecido en el Acuerdo 002 del 1 de mayo de 2002.

No obstante el proceso auditor tiene como especialidad la evaluación del proceso

contable y el pronunciamiento sobre la cuenta anual rendida (Rendición y

Revisión) se tomaron los viáticos cancelados en la vigencia 2009 por cuanto son

gastos reportados por la Entidad, y seleccionados dentro de la muestra objeto de

evaluación, encontrando además obligaciones por este concepto autorizadas

durante la vigencia 2008 que tuvieron que pagarse en el año 2009.

Para las vigencias 2008 y 2009, el reconocimiento y pago de viáticos se efectuó

tomando como parámetro lo establecido en el Acuerdo 002 del 1 de mayo de

2002, conforme se especifica en el siguiente cuadro en el que se indica la escala

de viáticos, número de días autorizados por mes y porcentaje susceptible de

cobro, así:

Base de liquidación. Viáticos diarios en pesos ($) % Máximo de días

al mes. Hasta $ 420.303.00 Hasta 10% 3

De $ 420.304.00 A 667.739.00 Hasta 9% 4

De 667.740.00 A 1.166.322.00 Hasta 8% 8



33




Base de liquidación. Viáticos diarios en pesos ($) % Máximo de días

al mes. De 1.166.323.00 A 1.872.516.00 Hasta 7% 8

De 1.872.517.00 En adelante Hasta 6% 10

Se puede afirmar que el valor de los viáticos establecidos en los Acuerdos antes

descritos, se encuentran enmarcados en los parámetros que para tal fin fijó el

Gobierno Nacional mediante Decretos 668 de 2008 y 733 de 2009 emanados del

Departamento Administrativo de Función Pública.

En la muestra de gastos evaluada, se tomaron cuentas por concepto de viáticos

de la vigencia 2008 en cuantía de $19.27 millones canceladas a personal

vinculado a través de contrato de prestación de servicios, retribución que bajo esta

denominación solo es válida para servidores públicos, y según lo contratado, para

trabajadores oficiales, tal como lo contempla el Artículo 6 del Decreto 1042 de

1978.

De acuerdo con los documentos aportados por la Administración del Hospital,

durante la vigencia 2009 se continúo reconociendo, liquidando y cancelando los

viáticos y gastos de viaje bajo los parámetros del Acuerdo 002 de 2002,

generando desembolsos por este concepto a contratistas en cuantía que supera

los $54,62 millones, manteniendo el procedimiento antes descrito para la presente

vigencia (2010), situación por demás preocupante si se tiene en cuenta que los

viáticos sean ocasionales o permanentes, se predican de relaciones laborales,

legales o reglamentarias, de los que son propios los presupuestos de

subordinación y dependencia.



34




Revisados los soportes de legalización de viáticos como son cumplidos y/o

certificados de permanencia se pudo establecer que el desplazamiento del

contratista se efectúo en razón a los requerimientos de desplazamiento con

ocasión por ejemplo, de acompañamiento a pacientes cumpliendo con las normas

de referencia, contrareferencia y requisitos de habilitación del servicio de

transporte de pacientes.

Es importante indicar que en razón a la naturaleza jurídica y finalidad de las

empresas sociales del estado, si para efectos de la continuidad y calidad en la

prestación del servicio de salud requiere que sus contratistas, entre otras

actividades se desplacen fuera del municipio, los gastos de desplazamiento y

transporte no podrían catalogarse como viáticos, pues se está en presencia de

una retribución que se paga al contratista como contraprestación a un servicio no

contemplado al momento de suscripción del contrato pero que por estar

directamente relacionado con la labor o actividad convenida como objeto

contractual exigen la continuidad de la labor o actividad contratada.

Por consiguiente, es deber de la Contraloría Departamental Advertir que al

momento de suscribir contratos de prestación de servicios personales debe

tenerse clara la modalidad de contrato a celebrar dejando plenamente

establecidas las obligaciones de las partes para que no puedan darse

interpretaciones diversas que afecten financieramente la Entidad y que no están

contemplas en la Ley para esta forma de relación de trabajo. (Hallazgo Administrativo

21).



35




4.2 EVALUACIÓN AL MANEJO DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS MEDICO

QUIRURGICOS (FARMACIA).

El manejo de la farmacia está a cargo del Auxiliar de Droguería, funcionario de

planta vinculado al hospital desde el 3 de Julio de 2002, quien depende

jerárquicamente del Jefe de grupo del área administrativa, igualmente está

asignada a la farmacia desde hace aproximadamente dos años, una auxiliar

administrativa de planta, quien despacha al público los medicamentos formulados

por los médicos y los adquiridos en forma particular, factura formulas de consulta

externa, laboratorios y recibe recaudos de los diferentes servicios.

De otro lado, un auxiliar administrativo contratado desde hace dos (2) años

colabora en la farmacia facturando los puntos de salud de Bilbao, Gaitania y

programa rural entre otros.

El manejo de inventarios de medicamentos y productos médico-quirúrgicos se

hace en forma sistematizada a través del aplicativo SIHOS versión 8.12- módulo

de farmacia implementado desde Febrero de 2010; los registros de entrada y

salida se encuentran al día al momento de la visita, fue entregada en 16 folios

relación de los saldos iniciales con los que según el auxiliar de farmacia iniciaron

la alimentación del módulo sin que exista documento de autorización, cierre del

anterior aplicativo o justificación para la realización de esta operación.

Verificadas las opciones del módulo para el manejo de inventario de

medicamentos y productos médico-quirúrgicos se puede visualizar las hojas de

vida por producto en las que se acceden a los movimientos que se han tenido en

cada caso; igualmente a las existencias, especificaciones del producto, stocks de

máximos y mínimos. Así mismo se pudo corroborar en varias hojas de vida de



36




productos, que se mantienen las existencias suficientes según lo establecido en el

aplicativo.

Solicitado el último inventario de medicamentos y productos médico-quirúrgicos

realizado por el hospital se puso a disposición de la comisión documento fechado

30 de septiembre de 2010 en el que aparecen planillas de conteo y reconteo de

productos y relación final de existencias. Sin embargo, no existe documento formal

que lo reconozca como el oficial ni media autorización escrita para la realización

del ajuste contable efectuado según nota de ajuste que hace parte de la presente

acta.

Requerida relación detallada de existencias de medicamentos y productos médico-

quirúrgicos con especificación de: Código, nombre y presentación del producto,

valor unitario, y cantidad existente a la fecha de la prueba, fueron facilitados dos

reportes, uno en cinco (5) folios de medicamentos y otro en 3 folios de productos

médico-quirúrgicos con 359 productos en total.

Para realizar la prueba física de inventarios se tomó una muestra del 30% entre

medicamentos y productos médico quirúrgicos esto es, 109 productos, dando

como resultado faltantes por valor de $239.966,19 Mcte. y sobrantes por valor de

$205.599.16 Mcte., tal como se describe en planillas de conteo en 7 folios que

hacen parte de los papeles de trabajo.

Durante la realización de la prueba de existencias físicas de medicamentos y

productos médico quirúrgicos se practicaron reconteos de todos los elementos de

la muestra que presentaron diferencias, confirmándose las mismas tal como

quedó en las planillas de conteo, sin que exista documento alguno que desvirtúe la

prueba según manifestación del auxiliar de farmacia y la Jefe de grupo. Se ordenó



37




a los funcionarios responsables la incorporación al inventario de los medicamentos

y productos médico quirúrgicos tomados dentro de la prueba de auditoría que

presentaron sobrantes en las cantidades y valores indicados en los papeles de

trabajo, aportándose comprobante de alta No.1 del 12 de noviembre de 2010 por

valor de $205.599.16 con descripción detallada de los productos que aparecen

como sobrantes en las planillas de conteo de la prueba efectuada por la

Contraloría considerándose como beneficio de la auditoría.

Durante la realización del conteo se revisaron fechas de vencimiento para

consumo de los productos que conformaron la muestra evaluativa, encontrando

que la totalidad están aptos para el consumo.

Igualmente se constató que el módulo de farmacia esta parametrizado para

determinar stock de máximos y mínimos, examinando las hojas de vida de

medicamentos tomados al azar para corroborar que mantuvieron las existencias

dentro de este rango, habiéndose cumplido para todos los casos consultados.

Se constató que tuviesen existencias suficientes conforme determinación de

stocks para medicamentos de esencial importancia como insulina, haloperidol,

suero antiofídico polivalente, equipo para transfusión sanguínea entre otros,

circunstancia que permite afirmar que se lleva un correcto seguimiento y

verificación de existencias de estos elementos

Dentro de la muestra también se tomaron algunos medicamentos de control

revisándose que se tuviesen las suficientes medidas de seguridad en s u

almacenamiento, encontrándose en vitrina bajo llave que maneja el responsable

de la farmacia.



38




Los productos médico-quirúrgicos se encuentran almacenados en una única

bodega que posee el hospital y aunque están ubicados en estantes metálicos y

estibas, el lugar también sirve de bodega para elementos de menaje y consumo

como azúcar, y elementos de aseo como jabones, desinfectantes etc.

Tanto en la farmacia como en la bodega de almacén no se tiene identificación de

los medicamentos y productos médico-quirúrgicos que sirva para su organización

y rápida ubicación.

Se pudo comprobar que no se tenía restricción de acceso a la farmacia,

circunstancia que colocaba en riesgo de pérdida los elementos que allí reposan,

sin embargo al finalizar la visita se pudo constatar que instalaron puerta mostrador

metálica a la entrada de la farmacia como mecanismo restrictivo de ingreso a esta

dependencia.

Al hacer seguimiento a los métodos y controles implementados por la entidad para

la venta al público de medicamentos y productos médicos quirúrgicos, se pudo

establecer que las ventas son registradas en el sistema sin compulsar copia del

recibo de caja que sirva de soporte al reporte de ingresos que imprimen al final del

día y que respalda las consignaciones bancarias que se hacen del efectivo

recaudado. (Hallazgo Administrativo 22).

Al momento de controvertir el informe preliminar en el punto relacionado con el

faltante de medicamentos y productos médico quirúrgicos en farmacia, el Hospital

adjuntó fotocopia de consignación de dicha suma a la cuenta corriente No.

366420002045 Banco Agrario abierta a nombre del Hospital Centro de Planadas ,

restableciendo así en dicha suma el patrimonio institucional, situación que da lugar

a la eliminación del hallazgo de tipo fiscal, que fue dejado en el proceso auditor. .



39




4.3 EVALUACION AL MANEJO DE ALMACEN

El manejo del Almacén está a cargo del Auxiliar de Almacén y Farmacia,

funcionario de planta vinculado al hospital desde el 3 de Julio de 2002, quien

depende jerárquicamente del Jefe de grupo del área administrativa.

El manejo de inventarios de bienes del Hospital (devolutivos y de consumo) se

realiza en forma sistematizada a través del aplicativo SIHOS versión 8.12- módulo

de Almacén implementado desde Febrero de 2010; los registros de entrada y

salida se encuentran al día al momento de la visita, entregando en 28 folios el

inventario con 718 elementos de los bienes de propiedad del hospital, el cual se

encuentra debidamente valorizado, identificando los bienes con código interno,

valor, ubicación del bien, referenciación detallada y funcionario responsable de

su tenencia.

Verificadas las opciones del módulo para el manejo de los bienes del inventario

de Almacén se puede visualizar las hojas de vida por elemento en las que se

acceden a los movimientos que se han tenido en cada caso.

Requerido el último inventario realizado, se puso a disposición de la comisión

inventario con corte a 30 de septiembre de 2010, el cual tiene adjuntas planillas de

conteo y reconteo, así como nota de ajuste contable.

Se procedió a tomar una muestra de 48 elementos devolutivos de los incluidos en

el inventario facilitado para efectuar la prueba física, dando el siguiente resultado:



40




Los elementos en servicio se relacionan en la responsabilidad extendida por

dependencia, servicio u oficina debidamente firmadas por los responsables,

encontrándolas actualizadas. En cuanto a su archivo se observa que reposan en

Folder AZ guardadas en bolsas de plástico individual, circunstancia que permite

afirmar que se está cumpliendo con las normas de archivo y conservación

documental.

Al verificar la existencia y custodia de los 48 elementos seleccionados no se

encontró una cámara digital Samsung con código interno DEV685 siendo

responsable la Profesional Universitario en el Área de la Salud, situación de la

cual, el Almacenista allega fotocopia de la denuncia de pérdida instaurada ante el

Inspector de policía municipal, sin que hasta la fecha la administración del

Hospital haya adelantado acción alguna en averiguación de responsables para

definir los parámetros a seguir y obtener la devolución del bien extraviado.

En las objeciones presentadas por la Administración del Hospital se reconoce la

pérdida del elemento y para subsanar el Hallazgo aporta fotocopia de la Factura

de compra de una cámara fotográfica marca Samsung con las mismas

especificaciones de la extraviada, la cual fue adquirida por la funcionaria que tenía

bajo su responsabilidad la custodia y manejo del elemento al momento de ocurrir

la perdida; igualmente aportan fotocopia del comprobante de reintegro de

devolutivos a Almacén 01 del 20 de diciembre de 2010, circunstancia que da lugar

a la eliminación del hallazgo de carácter fiscal dejado en el informe preliminar de

auditoría por cuanto se restituyó el patrimonio institucional en la cuantía

determinada por la Contraloría (Beneficio de la Auditoría).



41




Aunado a lo anterior, se requirió explicación sobre la ubicación de la lavadora

LXC5 20 LI con código interno DEV535 estableciéndose que se encuentra en

reparación en Multiservicios Philips calle 18 No. 4-32 de Ibagué.

Se pudo comprobar que no se tiene restricción de acceso al almacén,

circunstancia que pone en riesgo de pérdida los elementos que allí reposan.

El almacén cuenta con una bodega en la que se tienen elementos de aseo, de

cafetería y bienes devolutivos, indicándose que deben ubicarse de tal forma que

no se revuelvan bienes de aseo con alimentos , con el fin de evitar su deterioro o

contaminación.

4.4 ANALISIS PROCESO DE FACTURACIÓN

A partir de la vigencia 2010, el proceso de facturación se realiza a través del

programa sistematizado denominado “Sihos” versión 8.12 módulo manejado por

una sola persona vinculada mediante contrato de prestación de servicios.

Durante la vigencia 2009 el proceso de facturación se llevaba en forma manual,

ausente de controles por parte de quien tuvo bajo su responsabilidad esta tarea; la

anterior afirmación se hace teniendo en cuenta la inconsistencia de los reportes de

facturación rendidos a la Contraloría frente a la escasa información encontrada en

la Entidad al momento de la visita.

Se pudo comprobar que no se tiene la totalidad de documentos en que se

soportan las facturas ni base de datos de dicha información y en algunos cas os no

se ha podido localizar evidencia documental de los cobros hechos por concepto de

venta de servicios, lo que ha incidido en el desconocimiento de lo adeudado por



42




parte de algunos clientes (IPS, EPS, Aseguradoras) con las consabidas

consecuencias financieras para el Hospital, situación evidenciada en los Estados

Financieros donde aparecen $94.14 millones contabilizados como dudas de difícil

cobro por venta de servicios de salud provisonados en el mismo valor.

Aunado a lo anterior, se tiene que el proceso de facturación presenta debilidades

de gran importancia redundando en la objeción de lo cobrado por parte de los

clientes con glosas parciales y en muchas ocasiones por el valor total facturado

registrando en los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2009 la

suma de $1.120.75 millones como facturación glosada por venta de servicios con

un gran riesgo de pérdida de estos recursos ante la falta de evidencias

documentales de los soportes del servicio facturado y presentación oportuna de

las facturas a los deudores.

Es importante indicar que el Hospital no tiene certeza de lo facturado por venta de

servicios durante la vigencia 2009, debiendo depurar la cuenta deudores por venta

de servicios en aras de determinar con exactitud la cartera por este concepto para

proceder a efectuar los cobros correspondientes.

Los motivos de glosas más relevantes obedecen a:

Falta de autorización para la prestación del servicio

Descuentos a la capitación por servicios prestados por las otras IPS

Valor servicios descontados por no corresponder a servicios nivel I de atención



43




Así las cosas, durante la vigencia 2009 el proceso de facturación de servicios de

salud en el Hospital Centro de Planadas presentó falencias de gran magnitud

relacionadas con los mecanismos utilizados para procesamiento de la información,

sistema de archivo y registro de las facturas y sus soportes, situación que ha

permitido la evasión y/o negación de las deudas por parte de las empresas

clientes. (Hallazgo Administrativo 23).

Vale la pena resaltar que a partir de la actual vigencia se está adelantando

proceso de recopilación de la información requerida por las entidades deudoras

para reconocimiento de lo cobrado por el hospital, encontrando además que la

información de la actual vigencia se encuentra en la base de datos del modulo

sistematizado en el que se maneja el proceso, teniendo además archivos

sistematizados por entidad con registros de radicación y entrega de la factura

almacenado en el sistema utilizando el método de scanner.

4.5 EVALUACIÓN AL PROCESO DE CARTERA

El Hospital Centro de Planadas con corte a 31 de diciembre de 2009 presentó una

cartera de $1.967.6 millones siendo los mayores deudores:

ENTIDAD CARTERA A 31-12-09 % DE

PARTICIPACIÓN Hospital Centro $ 763.470.156.00 38.81%

Caprecon 403.393.755.00 21%

Solsalud EPS SA 276.215.307.00 14%

Pijao Salud EPSI 143.448.323.00 7.29%

Emcosalud 73.682.888.00 4%

Alcaldía Planadas 70.180.598.00 4%



44




Como puede observarse la cartera más representativa (38.81% del total de la

cartera relacionada) se carga al Hospital Centro de Planadas correspondiendo

esta cartera a deudas por prestación de servicios de salud que presentan

incertidumbre respecto a la determinación del deudor y/o por desconocimiento de

la deuda por parte del cliente en razón a la falta de documentos soportes de lo

adeudado; de otro lado como gestión de recuperación de cartera, se tuvo

conocimiento de escasos cobros persuasivos a algunos de los clientes, sin que

estos obedezcan al establecimientos de políticas institucionales al respecto.

4.6 EVALUACIÓN DENUNCIA ADICIONADA A LA AUDITORIA- Radicado 118

de 2009

Denunciante: Marcela Sánchez Sánchez (Directora Local de Salud del Municipio

de Planadas- para la vigencia 2009).

Asunto: La denunciante manifiesta que al proceder a liquidar el Contrato

Interadministrativo 001 del 30 de Agosto de 2008 suscrito entre la Alcaldía

Municipal de Planadas y el Hospital Centro para la ejecución de las actividades

contempladas en el plan de intervenciones colectivas en salud pública, por valor

de $242.14 millones con plazo de ejecución cuatro (4) meses, al realizar el acta de

liquidación respectiva suscrita el 18 de Mayo de 2009 se pudo establecer que no

se realizaron en su totalidad las actividades convenidas quedando pendiente por

ejecutar actividades en cuantía de $96.42 millones

Teniendo en cuenta que de los $96.42 millones apropiados para el Hospital en

cumplimiento del contrato 001 de 2008 fueron girados al Hospital $54.04 millones,

con fecha 25 de junio de 2009 se procedió a celebrar Acuerdo de Pago entre las



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partes con el fin que la E.S.E. devuelva a la Administración Municipal $54.04

millones recibidos y no ejecutados en los términos y plazos acordados, con el fin

de incorporarlos nuevamente al presupuesto del Ente Territorial.

Análisis situacional: Al evaluar los documentos presentados por el Hospital y la

Alcaldía ante los requerimientos hechos por la Contraloría, se pudo comprobar

que efectivamente la ESE al suscribir el informe final de ejecución del contrato

objeto de análisis aceptó que recibió recursos por valor de $54.04 millones para

efectuar actividades de salud pública plenamente definidas, las cuales no se

realizaron en su totalidad tal como quedó plasmado en el informe de seguimiento

a la ejecución técnico-financiera del contrato de fecha 19 de mayo de 2009 con

participación de la Secretaria de Salud del Tolima y Acta de liquidación del mismo

por vencimiento de plazo de ejecución, razón por la cual con fecha 25 de Junio de

2009 suscriben Acuerdo de Pago en el que se establece la forma en que el

Hospital reintegrara los dineros a las arcas del municipio, determinándose las

fechas para la realización de los pagos.

Mediante Decreto 078 del 24 de Junio de 2009 emanado de la Alcaldía municipal,

se modificó el presupuesto de Ingresos y Gastos, entre otros, incorporando los

$54.04 millones en poder del Hospital, procedimiento que no obstante tenía que

hacerse en aras de legalizar la reincorporación de dicha suma a las arcas del

municipio, la fecha de promulgación del acto administrativo de modificación es

anterior (1 día) a la firma del Acuerdo de pago suscrito con el Hospital (25 de junio

de 2009), circunstancia que va en contravía a lo establecido en la Ley Orgánica de

presupuesto, por cuanto para la fecha de incorporación no se contaba con

documento alguno que diera la certeza del reembolso de los recursos y sirviera de

soporte del decreto modificatorio.



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Pese a que la conducta anterior no generó consecuencias de tipo financiero al

municipio en razón a que el Hospital devolvió los recursos en cumplimiento del

Acuerdo de pago suscrito, la Contraloría advierte al Ente territorial que sólo se

podrá efectuar adiciones, traslados o reducciones al presupuesto cuando se

tenga garantizada la existencia de los recursos (artículo 25 del Decreto115 de

1996), entendiéndose como desacato a lo normado en este sentido, las acciones

administrativas en contrario.

Para corroborar el reembolso de los recursos, se revisaron los extractos bancarios

correspondientes a la cuenta de Ahorro No. 06642-701752-5 del Banco Agrario de

Planadas denominada Salud Pública, correspondiente a los meses de Julio,

Agosto, Noviembre y Diciembre del año 2009 donde se verifica que los dineros

efectivamente ingresaron a las cuentas del Municipio, en las cuantías pactadas en

el Acuerdo de pago suscrito.

De otro lado, es importante indicar que para el desarrollo del convenio en mención

el Municipio dejó de girar al Hospital la suma de $42.37 millones dineros estos

que igualmente fueron objeto de incorporación al presupuesto municipal del año

2009, mediante decreto 053 del 30 de Abril de 2009 al rubro denominado -Salud

Pública- Acción del Plan de Intervención colectiva de salud pública SGP.

Cabe indicar que los dineros incorporados por el Municipio, por valor de $96.42

millones, fueron utilizados en la suscripción del Convenio interadministrativo 002

de Julio de 2009 celebrado con el Hospital Centro de Planadas para la ejecución

de las actividades contempladas en el Plan de Intervenciones colectivas en salud

pública del municipio.



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Conclusión: Se puede concluir que con las actuaciones de las partes en

cumplimiento del contrato interadministrativo 001 de 2008 no se produjo

menoscabo al patrimonio del municipio de Planadas habida cuenta que el dinero

correspondiente a actividades de salud pública canceladas al Hospital y no

realizadas fue reembolsado a la Administración Municipal, recursos estos

reinvertidos en actividades de la misma naturaleza en el contrato que para igual

finalidad suscribieron el municipio y el hospital para la vigencia 2009.

5. EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y AVANCES DEL

MECI

5.1 EVALUACIÓN A LAS ACCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.

Las funciones inherentes al control interno del Hospital fueron delegadas a la Jefe

de Grupo del área administrativa.

Solicitado el Plan de auditoría para las vigencias 2009 y 2010, fue puesto a

consideración de la comisión únicamente el plan para la vigencia 2010 aprobado

por la Gerencia con programación de actividades por dependencias, indicación de

periodo de ejecución y mecanismo de supervisión, sin que se tenga proyección de

actividades de seguimiento y control a dichas actividades y compromisos.

Sin embargo, se pudo establecer que a través de la funcionaria a quien se delegó

las funciones inherentes al control interno de la entidad, se direccionan las

reuniones de los diversos comités de calidad como las del PAMEC y se lleva a

cabo seguimiento de los compromisos adquiridos en dichos comités. (Se adjuntan

evidencias en 5 folios).



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5.2 AVANCE IMPLEMENTACIÓN MODELO ESTANDAR DE CONTROL

INTERNO (MECI).

Teniendo en cuenta que el Jefe, coordinador o quien tenga a su cargo la oficina de

control interno debe llevar a cabo la evaluación a la implementación del modelo

estándar de control interno (MECI), al Jefe de grupo le fueron requeridos los

manuales, protocolos y demás instrumentos que conforman los 29 elementos del

modelo en comento así como los actos administrativos y documentos de adopción

y socialización.

La tarea de elaboración de los manuales, protocolos y demás instrumentos que

conforman el modelo estándar de control interno fue contratada por el Hospital,

procediéndose a revisar los productos entregados:

COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL Tomo I: Caracterización de procesos Tomo II: Código de ética con resolución de adopción 201 del 28/10/09

Tomo III: Selección de personal

Políticas de desarrollo del talento Humano

Reglamento interno de trabajo

Manual de convivencia laboral

Comité de convivencia laboral

Proceso de inducción de personal

Tomo IV: Código de buen gobierno COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO



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Tomo V:

Plan de desarrollo 2009-2011 Adoptado mediante Acuerdo 06 del 22/12/09

COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Tomo VI

Plan de Gestión, adoptado mediante acuerdo 007 del 22/12/09

Declaración de principios y valores

Políticas de administración del riesgo; Adoptadas Res. 260 del 30/12/09

Política de riesgos

Mapa de riesgos

COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL Tomo VII

Elaboración del presupuesto

Ejecución presupuestal

Suministro de medicamentos e insumos médicos

Diseño y elaboración de planes y programas instituciones

Tomo VIII

Manual de Procedimientos

Tomo IX

Manual de procedimientos

Tomo X Manual de procedimientos



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Tomo XI

Fichas técnicas de indicadores

Tomo XII

Información y comunicación pública

Tomo XIII

Autoevaluación y evaluación independiente

Tomo XIV Plan de Mejoramiento

La Administración del Hospital debe mediante acto administrativo adoptar los

elementos del Meci que tienen construidos previo ajuste y actualización a algunos,

como el reglamento de inventario para baja de elementos, debiendo estos

instrumentos socializarse para conocimiento y aplicación por parte de los

servidores del hospital.



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CONCLUSIONES

Los Estados Financieros presentados no generan certeza respecto de los saldos

en el registrados, existiendo grandes limitantes que impiden la validación de los

saldos contables objeto de evaluación.

El proceso de contratación presenta deficiencias en todas las etapas en razón al

desconocimiento legal y procedimental de quienes tienen la responsabilidad de

participar en el proceso.

El Sistema de Control Interno no contribuye al mejoramiento de los procesos del

Hospital, debiendo implementarse en debida forma el modelo estándar de control

interno con el fin de interiorizar el conocimiento de la Entidad, la cultura del

autocontrol y la necesidad del mejoramiento continuo en los diferentes procesos

que se llevan a cabo en el Hospital.

Se pudo evidenciar que durante la vigencia 2009 en la facturación presentó

grandes falencias en todas las etapas del proceso poniendo en riesgo al Hospital

de pérdidas cuantiosas por desconocimiento de las deudas por parte de los

clientes.



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CUADRO DE PRESUNTOS HALLAZGOS DETECTADOS

TIPO DE HALLAZGO NUMERO

HALLAZGO

VALOR REFERENCIACION

PAGINA Administrativos 1

2

3 y 4

5,6,7 y 8

9,10 y 11

12 y 13

14,15 y 16

17

18,19 y 20

21

22

23

10

12

13

14

15

17

18

19

20

30

34

38

Responsabilidad

Fiscal

TOTAL

1

2

3

$1.170.641.00

371.200.00

1.080.000.00

$2.621.841.00

22

23

24

Disciplinarios 1

2

3

4

5y 6

7

8

10

17

18

19

20

22

24

hospital centro municipio de planadas vigencia 2009 sector salud ibague, enero de … ·...

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