MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALPOLICÍA NACIONALSECRETARIA GENERAL

TODOSPORUNNUEVO PAÍSf>A2 EQUIDAD ÍOUCACIOII

Fecha: Bogotá D.C., 28 de enero de 2016Hora de inicio: 07:30 horas Hora de finalización 10:00 horasLugar: Auditorio Archivo General

ACTA_007 / - SEGEN - JEFAT - 2.25QUE TRATA DE LA SESIÓN EXTRAORDINARIA DEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA POLICÍANACIONAL, CONFORME A LO DISPUESTO EN LA RESOLUCIÓN 00208 DEL 25 DE ENERO DE 2016,CON EL FIN DE TRATAR ASPECTOS RELACIONADOS CON LAS TRANSFERENCIASSECUNDARIAS.

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación de asistentes.2. Lectura Acta Anterior. (Omitido)3. Temas a tratar.3.1 Aprobación - Tablas de Retención Documental~3.2 Avances Transferencias Secundarias.3.3 Cronograma de transferencias ajustado - AGN.4. Compromisos.

DESARROLLO

1. Verificación de asistentes

En las instalaciones del Auditorio del Área Archivo General, el día 28 de enero de 2016 siendo las 07:30horas, se verifica y confirma la asistencia al Comité Extraordinario de Archivo de la Policía Nacionaldejando el respectivo registro en la planilla de asistencia.

De igual manera, el señor Coronel Pablo Antonio Criollo Rey, Secretario General da apertura a los temasde la agenda programada para el Comité Extraordinario de Archivo de la Policía Nacional y enfatiza laresponsabilidad de la Policía Nacional en la realización de las Transferencias Secundarias del nivel país,lo que permitirá la consulta de Información en el marco del Postconfllcto, el Derecho a la Verdad, la Justiciay la Reparación de las Víctimas, de lo cual se han establecido lineamientos generales y específicos parala recepción de la información.

2. Lectura del acta anterior. (Omitido)

La señora Teniente Coronel Sandra Bibiana Garro Ramírez, Jefe Área de Archivo General expone que deacuerdo al Comité realizado en el mes de octubre de la vigencia anterior, se estableció la metodología,lineamientos generales y específicos, así como el cronograma para la realización de TransferenciasSecundarias, de lo anterior se requiere realizar algunos cambios en el cronograma debido a que se teníaproyectado presentar ante el Archivo General de la Nación el proyecto de Tablas de Valoración Documentalpor cada unidad policial debido a su estructura orgánica y sus funciones, pero se obtuvo concepto técnico,mediante comunicación oficial Ref.1-2016-00220-214/2016/SGC-540, de fecha 27 de enero de 2016suscrita por el Archivo General de la Nación dando viabilidad de presentar un único proyecto de Tabla deValoración Documental para Policía Nacional.

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ACTA 007 / - SEGEN - JEFAT - 2.25 QUE TRATA DE LA SESIÓN EXTRAORDINARIA DEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LAPOLICÍA NACIONAL, CONFORME A LO DISPUESTO EN LA RESOLUCIÓN 00208 DEL 25 DE ENERO DE 2016, CON EL FIN DETRATAR ASPECTOS RELACIONADOS CON LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS.

3. Temas a tratar

3,1 Aprobación - Tablas de Retención Documental

El señor Capitán William Alejandro Moneada Vega, Jefe Grupo Administración y Conservación Documental,presenta las Tablas de Retención Documental actualizadas de acuerdo a ios cambios de estructuradispuestos por la unidad, aplicando el Acuerdo 004 del 15-03-2013 "Por el cual se reglamenta parcialmentelos Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,evaluación, aprobación e ¡mplementación de la Tablas de Retención Documental y las Tablas de ValoraciónDocumental", el MI NI/MAN U AL No. 4 "Tablas de Retención y Transferencias Documentales" y elProcedimiento 1GD-PR-0007 "Elaborar y actualizar Tablas de Retención Documental", presentando paraaprobación las siguientes Tablas de Retención Documental, así:

Presentación de Tablas deRetención Documental allegadasal Área de Archivo General paraaprobación ante el Comité deArchivo de la Policía Nacional

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3.2 Avances Transferencias Secundarias.

La Señora Teniente Coronel Sandra Bibiana Garro Ramírez, expone los dos tipos de transferencias queexisten en la práctica archivfstica, indicando que la Transferencia Primaria es el traslado de información delos Archivos de Gestión de las dependencias al Archivo Central o Intermedio de la unidad y la TransferenciaSecundaria es el proceso mediante el cual son trasladados del Archivo Central al Archivo Histórico losdocumentos que de acuerdo con los criterios establecidos en la Tabla de Valoración Documental -TVD-han cumplido su Tiempo de Permanencia o Período de Retención, de acuerdo a la valoración e importanciaque tenga cada uno de los documentos como patrimonio histórico de la Institución.

Asimismo, reitera la metodología establecida en el Comité de Archivo del mes de octubre de 2015, en lacual se presentó el paso a paso que debe realizar cada una de las unidades para realizar la transferenciasecundaria, así:

1. Presentación delcronograma detransferencia.

2, Diagnostico deios fondosdocumentales.

r .-3. Conformación delEquipo de apoyo dela unidad.

4. Valoración de ladocumentación deconservaciónpermanente.

5. Presentaciónante el Comité deGestiónDocumental, de launidad.

6. Valoración porparte del Equipo.iníerdí'sciplinarioSEGEN.

7., Organización delos . ' acervosdocumentales.

8. Identificación dela información conbiodeterioro.

9. Aplicación TVP

10. Elaborar elinventariodocumentaldefinitivo.

12, Acia deentrega de lainformación.

1.1 Embalaje ycondiciones detraslado por partede la unidad.

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ACTA 007 / - SEGEN - JEFAT - 2.25, QUE TRATA DE LA SESIÓN EXTRAORDINARIA DEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LAPOLICÍA NACIONAL, CONFORME A LO DISPUESTO EN LA RESOLUCIÓN 00208 DEL 25 DE ENERO DE 2016, CON EL FIN DETRATAR ASPECTOS RELACIONADOS CON LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS.

De Igual manera, se visualizó el cronograma presentado en el Comité de Archivo en el mes de octubredonde se tenía proyectado realizar transferencias de 19 unidades, divididas en cuatro trimestres.

UNIDADES A TRANSFERIRVIGENCIA 2016

AÑO 20X6

ler. Trimestre

2do. Trimestre

4to. Trimestre

UNIDADES

POLICIALES

SUOIR

DIPON

COEST

OFPLA

DINCO

DITAH

DÍASE

DIBIE

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DIRAF

DIRÁN

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DISEC

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FECHA SSGONCRONOGRAMA

12/01/201512/01/201601/02/201601/02/201622/02/2016 \J22/02/2m.£ i

14/03/2016 i

J31/04/2016M01/04/2016__ 1

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_03/10/2016._21/11/2016 i21/11/2016 !

De lo anteriormente presentado, se hace necesario realizar cambios en el cronograma de transferenciasteniendo en cuenta la metodología establecida por el Archivo General de la Nación, en el que se teníaproyectado realizar proyectos de Tablas de Valoración Documental por Unidad y de la misma manerapresentarlas al AGN, cumpliendo con los dispuesto en el Acuerdo 004 del 15-03-2013 "Por el cual sereglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para laelaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de RetenciónDocumental y las Tablas de Valoración Documental", MI NI/MAN U AL No. 4 "Tablas de Retención yTransferencias Documentales" y el" Manual para la Organización de Fondos acumulados"

Presentación \e Proyecto \e esta manera el Archivo General de,la Nación orienta la presentación de una sola TVD, viabilizando la

realización de las transferencias internas aplicando la metodología establecida para la actividad y una vezculminado el trabajo con todas las unidades policiales se presentará para la respectiva convalidación lasTablas de Valoración Documental de la Policía Nacional.

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ACTA 007 / - SEGEN - JEFAT - 2.25 QUE TRATA DE LA SESIÓN EXTRAORDINARIA DEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LAPOLICÍA NACIONAL, CONFORME A LO DISPUESTO EN LA RESOLUCIÓN 00208 DEL 25 DE ENERO DE 2016, CON EL FIN DETRATAR ASPECTOS RELACIONADOS CON LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS.

Asimismo, se presentó un formato de Tablas de Valoración Documental en el cual se referencio algunasseries documentales con su disposición final y procedimiento a aplicar.

1 ¿/£fé¡¡$± MINISTERfO D£ DEFENSA

frfffffijj POLICÍA NACIONAL

TJ%$Í$f TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

eUTIOAD PROOUCTOHA: POLICÍA NACIONAL

. UNIDAD: SECRETARIA GENERAL

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SERÍES O CONTENIDO DE LA

DOCUMENTACIÓN

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RETENCiÓN

ARCHIVO CENTRAL

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10 «ños

10 aftas»

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OFICINA PRODUCTORA : GRUPO D£ AOMÍNIS IfíACION Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

FECHA DE APLICACIÓN: 01 DE ENERO DE20Q3

DISPOSICIÓN FINAL

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EPROCEDIMSENTO

Se de¡s ¡iría muestra ¡^presentas «a tieon 2 % pnrSene vS« microSlmatcSeiíxcionüdo

Se mfcrotiima ía »sa;¡í)ao <Je ía serie, por cuan» es un «ocuméfitotte catáCK^nistóüco

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jhisíórtto

\T CONSERVACIÓN TOTAL

! M MCROFLMACIÓN U OTRO SOPORTE| S SELECCIÓN

| E EÍ.MWACIQN Firma Presidente Comité de Gestión Documental

Realizándose por parte del Archivo General algunas observaciones importantes para la presentación delProyecto de Tablas de Valoración Documental, así:

• La serie documental Circulares debe ser más explícita con referencia a que tipo de circular serefiere, teniendo en cuenta que existen circulares informativas como normativas.

• Verificar si el tiempo de retención establecido para cada serie, se ha cumplido o requiere sermodificado de acuerdo a su valor secundario o cumplimiento de la norma ya establecida.

• Verificar la disposición final de los documentos, valorando que serie o asunto requiere serconservado totalmente o permanentemente o cuales requieren de una selección cualitativa ocuantitativa.

• Para la casilla de procedimiento se debe verificar la disposición final y de esta manera serconsecuente el porcentaje de selección y el proceso de microfilmación o digitalización de lainformación según sea el caso.

• Se debe incluir la fecha o versión de aplicación de acuerdo a los cambios estructurales para seraplicados en cada vigencia.

Asimismo se relacionan las acciones adelantadas en el marco de las Transferencias Secundarias, con lossiguientes soportes:

• Acta No. 110 del 22-10-2015 "Comité de Archivo notificación a las unidades comprometidas en larealización de transferencias".

• Entrega de instrumentos metodológicos para la realización de las Transferencias Secundarias:

> Actualización de la Resolución No. 00208 del 25-01-2016 "Por la cual se actualiza el Manual Únicode Gestión Documental"

Capitulo VIII. Documentos Públicos Relativos a los Derechos Humanos y el DerechoInternacional Humanitario.Capitulo IX. Numeral 9.6 Pasos metodológicos para realizar la Transferencia Secundaria.

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ACTA 007 / - SEGEN - JEFAT - 2.25, QUE TRATA DE LA SESIÓN EXTRAORDINARIA DEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LAPOLICÍA NACIONAL, CONFORME A LO DISPUESTO EN LA RESOLUCIÓN 00208 DEL 25 DE ENERO DE 2016, CON EL FIN DETRATAR ASPECTOS RELACIONADOS CON LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS.

> Difusión de la Comunicación Oficial No. S-2016-018355-DIPON de 25 de enero de 2016"Lineamientos Generales para las Transferencias Secundaria".

Acciones adelantadas por parte de las unidades a transferir- DIPON

• S-2015-280562-DIPON " Solicitud personal de Apoyo"• S-2015-315312-DIPON "Requiere personal especializado para conformar el equipo

interdisciplinario de la unidad, para valorar el acervo documental".• S-2015-379816-379816-DIPON "Informando las actividades adelantadas por el personal de

Archivo en la identificación, clasificación y valoración documental".• Memorando No. 000021 "Mediante el cual se informa las actividades realizadas con motivo de la

valoración documental requisito necesario para realizar transferencias secundarias".

3.4 Cronograma de transferencias ajustado - AGN.

De acuerdo a lo relacionado mediante concepto técnico Ref. 1-2016-00220- 214/2016/SGC-540 del 27 deenero de la presente vigencia, la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental perteneciente alArchivo General de la Nación, establece los siguientes cursos de acción dando viabilidad de presentar unúnico proyecto de Tabla de Valoración Documental.

Levantamiento de Inventarios totales.Clasificación de la información.Valoración de la información.Identificación de la información.Elaboración de las Tablas de Valoración Documental.Organización de la información a trasferir.Inventario final.Entrega de inventario final y Acta de entrega (dejando en custodia de la unidad la Informaciónidentificada sin realizar proceso de eliminación).Una vez realizado lo anterior con las unidades comprometidas se presenta el Proyecto de Tablasde Valoración de la Entidad al AGN.Una vez aprobadas las Tablas de Valoración Documental por el Archivo General de la Nación sedará aplicabilidad, trasladando la información que cuenta con los valores secundarios.

De esta manera, se realizó los ajustes correspondientes al cronograma de transferencia para la vigencia2016, presentándose el siguiente cronograma con cumplimiento semestral.

UNIDADES QUE

REALIZARÁN LASTRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES PARA EL2016 " ' • ' :

AÑO 2016

PRIMER

SEMESTRE

SEGUNDO

SEMESTRE

UNIDADES

POLICIALES

DIPON

COEST

.OFPIA _

DINCO

DITAH

DÍASE

DIBIE

D1SAN

DIRAF

DIRÁN

DIPRO

DISEC

DIPOL

DIJIN

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4. Compromisos.

Actividad

Solicitud asistencia técnica DIJIN.

Solicitud asistencia técnica COEST.

Responsable

Secretaria General

Secretaria General

TC. SANDR

(Presidente del Comíté-dé Archivo)

BIANA GARRO RAMÍREZrea de Archivo General

(Secretario Técnico)

Anexo: uno (listado de asistentes en dos folios)

Elaborado por; APA08. Laura Bibiana Brlceño RlncíRevisado pon CT. Willlam Alejandro Moneada Vega.Fecha de elaboración: 28-10-2016Ubicación: C:\\rrlls documentosWtfas 2016

Transversal 33No. 47a-35 Sur, Barrio FátimaTeléfonos 315 9000, ext. 9834segen.qacod(S).Dolicla.gov.cowww.policia.qov.co

ISO 9001 ISO 14001

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Página 6 de 6 Aprobación: 20/06/20141DS-AC-0001VER: 2

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALPOLICÍA NACIONAL

SECRETARIA GENERAL

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Fecha: Bogotá D.C., 28 de Enero de 2016

Hora de inicio: 07:30 horas Hora de finalización 10:00 horas

Lugar: Auditorio Archivo General

_ ACTA 007 - SEGEN - JEFAT - 2.25

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Lugar: Auditorio Archivo General

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A S I S T E N T E S

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Transversal 33No. 47a-35 Sur, Barrio FátimaTeléfonos 315 9000, ext. 21364seqen.qacodgS.Dolicia.qov.cowww.policia.ciov.co

1 DS - AC - 0001 Página 1 de 2 Aprobación: 20/06/2014