honorable ayuntamiento del municipio de teziutlÁn, puebla …

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HONORABLE AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE TEZIUTLÁN,

PUEBLA.

ADMINISTRACIÓN 2018-2021

Manual de Organización

SECRETARIA GENERAL MUNICIPAL


Secretaria General

Municipal

Registro: TEZ/NOR-MO/1821/CONT

Fecha de elaboración:30/11/2018

Fecha de Actualización:

Núm. de revisión:

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Índice

Índice Secretaria General Página

I Introducción 4

II Marco Jurídico 5

Federal 5

Estatal 6

Municipal 6

III Misión, Visión y Políticas de Calidad 7

IV Estructura Orgánica 8

V Organigrama General 8

Objetivo General 8

VI Descripción del puesto, especificación del puesto, descripción

especifica de funciones

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VI Secretario General 9

Descripción del Puesto 9

Especificaciones del Puesto 10

Descripción Específica de Funciones 10

VII Dirección de Gobierno 11




VIII Director Jurídico 13




IX Oficialía de Partes 15




X Oficina de Reclutamiento 16





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Municipal




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XI RESPONSAIBLE DE ARCHIVO GENERAL DEL H.

AYUNTAMIENTO

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XII DIRECTORIO 19

I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Organización de la Oficina del Secretario del Ayuntamiento y titulares de unidades administrativas adscritas a la Dependencia, tiene como objetivo el aprovechamiento de los recursos y el correcto desarrollo de las funciones y actividades encomendadas a cada área, contribuyendo a una administración eficaz y eficiente.

Contempla en su contenido normatividad jurídico, administrativa que rige la Dependencia, así como las misión, visión, código de ética, estructura orgánica, organigrama general, descripción de unidades administrativas, organigrama de puestos, objetivo general, descripción de puestos. Este Manual permite conocer de una manera ordenada y sistematizada la información básica de la organización y funcionamiento de la Secretaria General, como referencia para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de funciones encomendadas, además de permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en sus procedimientos.

Los propósitos generales del Presente Manual de Organización, es delimitar funciones y responsabilidades de los servidores públicos adscritos a la misma, proporcionando transparencia en el actuar administrativo, orden y procedimientos sistematizados en el seguimiento de las actividades propia de esa instancia. Con la intención de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Secretaria General y Unidades Administrativas, considerando los principios básicos de igualdad y equidad, que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género. Es importante señalar que el contenido de este manual quedara sujeto a modificaciones toda vez que la estructura presente cambios, esto con la finalidad de que se siga siendo un instrumento actualizado y eficiente.


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II. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO

Federal

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Ley de Instituciones de Seguros y Fianzas

• Ley de coordinación fiscal

• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

• Convenio de coordinación fiscal

• Ley Orgánica de la Administración pública federal

• Reglamento de la ley de la administración pública federal

• Código fiscal de la federación

• Ley de hacienda

• Ley General de Contabilidad Gubernamental

Ley de fiscalización y rendición de cuentas de la federación

Ley de impuesto sobre la renta

Ley general de títulos y operaciones de crédito

Ley federal de competencia económica

Ley federal para el fomento de la microindustria y la actividad artesanal

Ley general de sociedades mercantiles

Ley para el desarrollo de competitividad de la micro, pequeña y mediana empresa

Ley federal de los derechos del contribuyente

Ley de amparo

Código Fiscal de la Federación

Lineamientos, Manuales y Acuerdos de la CONAC y el CACEP

Estatal

• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla.

• Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de

Puebla.

• Ley Estatal de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.

• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla.

• Código de Procedimientos Civiles para el Estado Libre y Soberano de Puebla.

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y

Municipal.

• Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla.

• Ley de Deuda Pública del Estado Libre y Soberano de Puebla Ley de Fiscalización

Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Puebla

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y

Municipal

Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios

Ley para el Federalismo Hacendario del Estado de Puebla

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla


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Ley de Transparencia y Acceso a la Información.

Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos Obligados del

Estado de Puebla

Ley de ingresos para el estado de puebla

Ley de egresos para el estado de puebla

Código fiscal del estado de puebla

Ley de hacienda del estado libre y soberano de puebla

Municipal

• Ley Orgánica Municipal

• Ley de Ingresos del Municipio de Teziutlán para el Ejercicio Fiscal aplicable.

• Código fiscal municipal para el estado de puebla.

Ley de hacienda municipal del estado de puebla

• Reglamento Interior de la administración pública municipal de Teziutlán

Puebla.

• Bando de policita y buen gobierno

• Reglamento de transito

• Reglamento de giros mercantiles

• Reglamento de mercados

• Reglamento de vía publica

• Reglamento de Parquímetros o Estacionómetros del Municipio de Teziutlán,

Puebla.

• Manual de Contabilidad Armonizado del Municipio de Teziutlán Puebla.

• Plan Municipal de Desarrollo 2018 –2021


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III. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

a) Misión:

Ser un enlace entre los distintos departamentos y la Ciudadanía, con el Presidente Municipal y el H. Ayuntamiento y viceversa, en todos los asuntos que no tengan que tratarse de manera directa entre las partes, presentando una atención rápida, eficiente, eficaz y a las necesidades y requerimientos que le sean solicitados.

b) Visión:

Ser el mejor departamento de la Administración Pública Municipal Centralizada, y un ejemplo en cuanto a otorgamiento de atención, orden y presentación de soluciones eficientes y eficaces tanto a las distintas áreas del H. Ayuntamiento, como a la ciudadanía.

c) Valores

Respeto: Como servidores públicos, reconocemos el valor propio, los derechos y las obligaciones de los demás sin distinción de edad, sexo ó religión; lo cual exige el cumplimiento de las leyes y normas, un trato digno y justo que nos permita vivir en un ambiente de paz y armonía.

Integridad. Al realizar las funciones se deberá mostrar siempre con una conducta recta y transparente, con independencia de cualquier persona o personas que pueda alterar el correcto desempeño, o bien evitando obtener algún provecho o ventaja personal como servidor o compañero de trabajo.

Responsabilidad. Cumpliremos con nuestras responsabilidades, actuando en todo momento con profesionalismo y dedicación en la búsqueda del servicio con calidad en los ciudadanos.

Eficiencia: Seremos capaces de atender de forma oportuna e inmediata a la ciudadanía que solicita nuestros servicios, alcanzamos los objetivos plateados, ejecutamos nuestras funciones en el menor tiempo posible y reducimos costos; con base en los procedimientos establecidos. Honestidad: Es trabajar de manera íntegra, profesional y rectitud en la realización y ejecución de las actividades eliminando cualquier acto que denigre o cree una mala imagen hacia la institución. Legalidad: Es un principio fundamental para realizar cualquier ejercicio de una actividad o función pública con forme a la ley vigente y sus jurisdicción. Trabajo en equipo: Ambiente de armonía y respeto que genera entusiasmo y produce satisfacción y resultados beneficiosos en las tareas encomendadas. Calidad: Es una herramienta básica inherente al desarrollo de las funciones de un funcionario o prestado de servicio públicos cuyo resultado sea la satisfacción de sus necesidades o la de recibir una atención o servicio.


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Transparencia: Conjunto de normas, procedimientos y conductas que definen la practica detallada de las decisiones y resoluciones tomadas por la administración pública municipal para crear un ambiente de certidumbre y credibilidad en la ciudadanía. Equidad: Se refiere al uso de la imparcialidad para reconocer el derecho de cada ciudadano, utilizando la equivalencia para ser iguales y hacerlo mas justo.


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IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Secretaria General No. de Plazas

Secretario/a General 1

Secretaria/o 1

Director Jurídico 1

Dirección de Gobierno 1

Oficialía de Partes 1

Encargado/a de Archivo 1

Encargado/a de Atención Ciudadana 1

Asistente 1

V. ORGANIGRAMA

Objetivo General

La Secretaría General del Ayuntamiento es la Dependencia Municipal que coadyuva a garantizar el correcto y oportuno despacho de los asuntos socio-políticos y jurídicos del H. Ayuntamiento de


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Teziutlán, coordinando, vigilando y evaluando el desarrollo de los mismos, así como colaborando de manera permanente como área de apoyo institucional al Presidente Municipal y al Honorable

VI. DESCRIPCIÓN DE LA SECRETARIA GENERAL DEL MUNICIPIO

NOMBRE DEL PUESTO Secretario General

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Nombre de la dependencia Secretaría General

Área de adscripción Secretaría General.

A quien reporta Presidencia Municipal

A quien supervisa

Dirección de Gobierno

Dirección Jurídica

Oficialía de Partes

Oficina de Reclutamiento

Archivo General del H. Ayuntamiento

Relaciones con otras áreas

Internas: H. Cabildo Municipal:, Presidencia Municipal, Dependencias del H. Ayuntamiento, Organismos Descentralizados

Externas: Ciudadanía en General, Delegados

de Gobierno Estatal, Directores y

Administradores de instituciones públicas y

privadas.

ESPECIFICACIONES IDEALES DEL PUESTO

Escolaridad Licenciatura

Especialidad Licenciatura en áreas Económico Administrativas o

Humanidades

Conocimientos

Administración pública en general, marco jurídico,

computación, normas de mejora y aplicación de la

teoría de la organización.

Habilidades Liderazgo, don de mando, toma de decisiones, ética

profesional y manejo de personal.

Descripción Específica de Funciones

Administrar, abrir y distribuir la correspondencia oficial del Ayuntamiento, dando cuenta diaria al

Presidente Municipal, para acordar su trámite. Si algún pliego tuviere el carácter de

confidencialidad, lo entregará sin abrir al Presidente;

Dar cuenta mensualmente y por escrito al Presidente Municipal y al Ayuntamiento, acerca de los

negocios de su respectiva competencia, así como el número y contenido de los expedientes

pasados a comisión, con mención de los que hayan sido resueltos y de los pendientes;

Compilar y poner a disposición de cualquier interesado las leyes, decretos, reglamentos,


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circulares y órdenes emitidas por el Estado o la Federación que tengan relevancia para la

Administración Pública Municipal;

Asistir a las sesiones de Cabildo, con voz pero sin voto;

Coordinar y atender en su caso, los encargos que le sean encomendados expresamente por el

Presidente Municipal o el Ayuntamiento, dando cuenta de ellos;

Distribuir entre los empleados de la Secretaría las labores que les correspondan;

Expedir las certificaciones y los documentos públicos que legalmente procedan, y validar con su

firma identificaciones, acuerdos y demás documentos oficiales emanados del Ayuntamiento o de

la Secretaría;

Cuidar que los asuntos de despacho se tramiten dentro de los plazos establecidos por las leyes;

Instar que los encargados de las distintas dependencias de la Administración Pública Municipal

formulen los informes establecidos conforme a la Ley;

Auxiliar al Presidente Municipal en la elaboración del inventario anual de bienes municipales;

Tener a su cargo y cuidado el Archivo Municipal;

Mantener disponibles copias de todos los documentos que conforme a esta Ley y demás

disposiciones aplicables deban estar a disposición del público;

Expedir, en un plazo no mayor de tres días, las constancias de vecindad que soliciten los

habitantes del Municipio;

Mantener, bajo su custodia y responsabilidad, los sellos de oficina, los expedientes y documentos

del archivo;

Desempeñar con oportunidad las comisiones oficiales que le confiera el Presidente Municipal o el

Ayuntamiento;

Custodiar y resguardar los sellos de la Secretaría, así como los expedientes y documentos que

se encuentren en la misma;

Redactar los acuerdos y las minutas de circulares, comunicaciones y demás documentos que

sean necesarios para la marcha regular de los negocios;

Revisar y rubricar los documentos, circulares y comunicaciones de la Secretaría;

Rendir por escrito los informes que le pidan el Ayuntamiento, el Presidente Municipal o cualquier

otra autoridad conforme a las disposiciones legales aplicables; y

Promover y vigilar la elaboración y actualización de los manuales Operativos, de Organización y

Procedimientos de la Secretaria General del Municipio, de acuerdo con los lineamientos

aplicables.

Promover y vigilar la elaboración y presentación del Programa Presupuestario (PP’s) bajo la

Metodología del Marco Lógico (MML) articulados con la planeación institucional.

Las demás que le señalen las leyes, reglamentos y otras disposiciones jurídicas, así como las

que le encomiende el Presidente Municipal con relación a sus competencias.


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VII. DIRECCIÓN DE GOBIERNO

NOMBRE DEL PUESTO Director De Gobierno



Área de adscripción Dirección de Gobierno.

A quien reporta Secretaría general

A quien supervisa Juntas Auxiliares



Externas: Juntas Auxiliares, Ciudadanía en

General, Delegados de Gobierno Estatal.


Escolaridad Bachillerato

Especialidad Administración Pública y Relaciones Humanas

Conocimientos Administración pública en general, marco jurídico, manejo de

políticas gubernamentales municipales.

Habilidades Liderazgo, capacidad de conciliación, toma de decisiones, ética

profesional.


Coadyuvar en la conducción de la política del Ayuntamiento de las relaciones con los poderes

del Estado, con los Órganos Constitucionales autónomos, con los Gobiernos de las Entidades

Federales y de los Municipios, así como las demás Autoridades Federales, Locales y

Municipales.

Asesorar en las relaciones políticas del Ayuntamiento con los Partidos y Agrupaciones

Políticas Nacionales y Estatales, en el mismo entendido con las Organizaciones Sociales,

Religiosas e Instituciones Sociales

Evitar y, en su caso, solucionar controversias entre grupos y organizaciones sociales

Informar a las Juntas Auxiliares sobre los acuerdos y acciones que le encomiende el

Presidente Municipal.

Llevar a cabo la relación y acciones con los Grupos Sociales que le encomiende la Secretaría

general.

Coordinar permisos otorgados a particulares para ocupación de espacios públicos y cierre de

vialidades con motivo de la realización de eventos políticos, así como para la realización de

verbenas populares, espectáculos, circos o bailes.


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Generar comunicación que permitan la construcción de acuerdos políticos y consensos

sociales, fomentando la participación ciudadana

Atención a los conflictos Político-Institucionales

Las demás que le señalen las leyes, reglamentos y otras disposiciones jurídicas, así como las

que le encomiende el Presidente Municipal con relación a sus competencias.

Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.


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VIII. DIRECCIÓN JURÍDICA

NOMBRE DEL PUESTO Director Jurídico



Área de adscripción Dirección Jurídica.

A quien reporta Secretaría General

A quien supervisa Dirección Jurídica



Externas: Tribunales Federales y Estatales,

Juzgado Municipal Sistema DIF Municipal

Asesores Externos, Auditor Externo


Escolaridad Licenciatura

Especialidad Licenciatura en Derecho y Especialidad o

Maestría en Derecho Administrativo

Conocimientos Administración pública en general, marco

jurídico.

Habilidades Liderazgo, toma de decisiones, ética

profesional.


Llevar a cabo la defensa jurídica de todos los litigios en que sea parte el H. Ayuntamiento o sus

dependencias

Dirigir los programas relacionados con asuntos jurídicos que encomiende la Presidencia

Municipal

Despachar asuntos Jurídicos tales como: Contratos y Convenios de los cuales el Ayuntamiento

de Teziutlán y la Secretaría del Municipio sean parte

Asesorar en asuntos jurídicos al Secretario y todas las dependencias de la administración

pública del Municipio de Teziutlán Puebla

Vigilar la legalidad del manejo de bienes inmuebles del Municipio.

Colaborar con la Contraloría Municipal en los procedimientos legales que sean de su

competencia.

Validar la elaboración de convenios, contratos y actos jurídicos, analizando la legalidad de los

mismos,

Vigilar que se notifique oportunamente a los Regidores para las Sesiones de Cabildo

Elaborar y supervisar Dictámenes, Puntos de Acuerdo e Informes presentados en Sesiones de


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Cabildo.

Formular observaciones respecto al otorgamiento de nombramientos a los Funcionarios del

Ayuntamiento

Determinar la elaboración y actualización de los manuales Operativos, de Organización y

Procedimientos de la Secretaria General del Municipio, de acuerdo con los lineamientos

aplicables.

Determinar la elaboración y presentación del Programa Presupuestario (PP’s) bajo la

Metodología del Marco Lógico (MML) articulados con la planeación institucional.

Auxiliar a la Sindicatura Municipal en su carácter de Representante Legal del H. Ayuntamiento.

Dar respuesta a toda clase de requerimientos judiciales.

Atender las demás funciones encomendadas por el Secretario del Ayuntamiento.

Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia o las que en su caso

le asigne su jefe inmediato.


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IX. OFICILÍA DE PARTES




Área de adscripción Oficialía de Partes.


A quien supervisa Oficialía de Partes



Externas: Ciudadanía en General.


Escolaridad Secundaria

Especialidad No indispensable

Conocimientos Archivonometría Básica, Computación,

Reglamentación Básica de Recepción de Documentos.

Habilidades Orden, Manejo de correspondencia.

Experiencia No indispensable.

DESCRIPCIÓN GENÉRICA

Recibir, ordenar y clasificación de la correspondencia recibida por el H. Ayuntamiento.

Recibir y entregar de manera inmediata la correspondencia jurídica al Departamento Jurídico

Requisitar el libro de correspondencia de manera diaria.

Informar mensualmente sobre las actividades propias de la Oficialía de Partes.

Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia o las que en su caso le asigne su jefe inmediato.


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X. RESPONSABLE DE OFICINA DE RECLUTAMIENTO




Área de adscripción Oficina de Reclutamiento.


A quien supervisa Oficina de Reclutamiento



Externas: Ciudadanía en General, Ejército

Nacional.


Escolaridad Secundaria

Especialidad No Indispensable

Conocimientos Reglamentación del Servicio Militar Nacional.

Habilidades Orden.


Elaboración de cartillas de servicio militar nacional

Constancias de servicio

Otorgar datos de reposición de cartilla

Constancias por límites de edad

Constancias de registro del SMN

Constancias de no inscripción al SMN

Informes mensual de inscripciones

Elaboración de gráficas

Anticipos de incorporación

Resellos de cartillas

Permisos para salir del país

Primaria.

Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia o las que en su caso le asigne su jefe inmediato.


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RESPONSABLE DE ARCHIVO GENERAL DEL H. AYUNTAMIENTO




Área de adscripción Archivo General.


A quien supervisa Archivo General



Externas: Auditor Externo


Escolaridad Secundaria Rango de

edad

18 años en

adelante

Especialidad No indispensable

Conocimientos Archivonometría Básica.

Habilidades Orden, Manejo de correspondencia.

Experiencia No indispensable.


Recibir, ordenar y clasificación de la documentación histórica y general del H.

Ayuntamiento.

Recibir y ordenar la documentación jurídica e integrar la en expedientes

Buscar y entregar la documentación archivada que soliciten las distintas dependencias del

H. Ayuntamiento

Cuidar y resguardar la documentación histórica y general del H. Ayuntamiento.

Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia o las que en su

caso le asigne su jefe inmediato.

XI. DIRECTORIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA

CORREO ELECTRONICO TELÉFONO

Secretaría General

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