CONTABILIDAD II E.M.P 2º S. CONTABILIDAD II E.M.P 2º S.

Bs. 125.000 (total de intereses pagados por adelantado)/ 12 meses = 10.416,66 Bs mensuales

Cada mes debe hacerse un asiento de ajuste para rebajar la cantidad consumida (el gasto) del total de intereses pagados por adelantado.

Entonces al 1-8-2005 se realiza el siguiente asiento de ajuste; se carga a Gastos por intereses y se abona a Intereses Pagados por anticipado, así se separa la parte consumida de la que falta por consumir.

Fecha Descripción Debe Haber

1-8-2005 Gastos por intereses Bs. 10.416,66

Intereses pagados por anticipado Bs. 10.416,66

Y la cuenta Gastos pagados por anticipado quedará así, al 1-8-2005

Intereses Pagados por Anticipado

Debe Haber

Bs. 125.000 Bs. 10.416,66(parte consumida)

Saldo: 114.583,34 Bs. (parte por consumir)

La cuenta de intereses pagados por anticipado aumenta en los casos en que se paguen intereses por anticipado, y disminuye por la parte proporcional de los intereses que se vayan devengando y se registren en Gastos.

Intereses pagados por anticipado es cuenta del Activo, ya que equivale a los intereses que la empresa ha pagado en forma anticipada y por los cuales tiene el derecho de recibir el préstamo y liquidarlo hasta la fecha en que han quedado pagados los intereses.

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La hoja de trabajo es una hoja de 12 colum-nas que usa el contador para ordenar la infor-mación para los estados financieros que facilita preparar los ajustes, ya que presenta un balance de comprobación, los respectivos ajustes que hay que hacer, luego el balance ajustado, las sección del costo de venta, el estado de resulta-dos definitivo y el balance general definitivo. Su uso no es obligatorio ni indispensable pero es un recurso contable que ayuda mucho por que per-mite hacer las correcciones necesarias a mano, ya que se elabora a lápiz y se pueden borrar las cantidades y registros erróneos.

Asientos de cierre.

Una vez terminados los asientos de ajustes y la hoja de trabajo al final de un período con-table, el procedimiento siguiente es cerrar las cuentas nominales. Recordemos que las cuen-tas nominales son todas aquellas de ingresos y egresos. Todas estas cuentas deben quedar con saldo cero.

Los asientos de cierre son importantes ya que al resumir los ingreso y egresos de un perío-do, se halla la diferencia, bien sea una utilidad o una pérdida y se transfiere al capital.

Cuentas que deben cerrarse

Comencemos con las cuentas del “Costo de venta”. El Costo de venta está formado como ya sabemos por el Inventario inicial, más las Com-pras y gastos sobre compras, menos las deduc-ciones de compras menos el Inventario final. Las cuentas con saldo deudor que son Inventario inicial, Compras, Gastos sobre compras se cie-rran contra la cuenta Costo de venta”, cargando “Costo de venta” y abonando a estas cuentas.

Las cuentas con saldo acreedor como deduc-ciones de compra e Inventario final se cierran cargándolas y abonando a “Costo de venta”. De esta manera quedará la cuenta “Costo de venta” con un cargo y un abono, y la diferencia que es de saldo deudor queda provisionalmente.

El siguiente paso es cerrar todas las cuentas de ingresos; el monto total por concepto de ventas, como es una cuenta con saldo acreedor debemos cerrarla debitándola contra una cuenta que llamaremos “Ganancias y pérdidas”.de esta manera la cuenta “Venta” quedará con saldo cero y la cuenta “Ganancias y pérdidas” queda con saldo acreedor provisionalmente.

Luego de cerrar los ingresos corresponde cerrar todos los egresos, los diferentes concep-tos de gastos del período que se cierra, como los gastos de depreciación, de provisión, sueldos y salarios, costo de venta, etc. Recordemos que todos los egresos tienen saldo deudor y si que-remos cerrarlos debemos entonces abonar los. ¿Contra qué cuenta lo cerramos? Contra “Ga-nancias y pérdidas” que esta vez va por el debe.

HOJA DE TRABAJO

Por medio de la hoja de trabajo se presentan todas las cuentas y ajustes que se manejaron

en el período contable.

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Semana 02

Gastos pagados por anticipado (o Acti-vos diferidos)

Los gastos pagados por anticipado (también llamados Activos diferidos) representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en forma anticipada, contabilizados en la cuenta Gastos Pagados por Anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impues-tos, intereses, publicidad, seguros y otros.

Son partidas pagadas por adelantado que garantizan la prestación de un servicio o la ad-quisición de un bien que van a ser absorbidos como gastos en ejercicios futuros.

Esta cuenta forma parte del Activo, especí-ficamente del Activo Circulante y se consideran dentro de este grupo ya que al aún no haber recibido ni el servicio ni el bien pagado por ade-lantado, la empresa tiene el derecho de recibir lo cancelado en caso de que no le cumplan el compromiso adquirido.

En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organiza-ción, instalación, montaje y puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.

Procedimiento para registrar los Gastos Pagados por Anticipado

Por lo general cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto, o antes de que se haya vencido, se le hace un cargo a la cuenta de Activo llamada “Gastos pagados por adelantado”, debido a que representa un costo no vencido y que se empleará en futuros perio-dos para producir utilidades.

A medida que se consume esta partida, la parte vencida o gastada se carga a Gastos Pagados y se acredita a Gastos pagados por adelantado, de esta forma se hace el respectivo ajuste a la cuenta.

Por ejemplo: supongamos que nuestra em-presa, al 1-7-2005,pide un préstamo a un Banco Nos autorizan un préstamo solicitado a un plazo de 12 meses, por un importe de Bs.500,000.00 de los cuales se descuentan Bs.125,000.00 (El pago de intereses anticipados se da cuando las instituciones de crédito al otorgar un préstamo se descuentan del mismo los intereses pactados)

Entonces sólo recibimos en realidad la can-tidad de Bs. 375,000.00; por lo cual los intereses quedan como un pago anticipado, y el préstamo debe registrarse por Bs. 500,000.00 que es el importe que se debe a la Institución Bancaria.

Los compromisos pagados por adelantado constituyen un Activo circulante ya que tenemos el derecho de exigir lo que

hemos pagado si no nos cumplen los mismos.

Registro de esta operación:

Fecha Descripción Debe Haber

1-7-2005 Banco Bs. 375.000

Intereses pagados por anticipado Bs. 125.000

Préstamo por pagar Bs. 500.000

Terminados todos estos cierres y los respec-tivos pases al mayor procedemos a comparar la cuenta que queda abierta, que es la de “Ganan-cias y pérdidas” y ¿cómo la cerramos?. Se pue-den dar dos casos que la cantidad anotada en el haber sea mayor, que debe ser lo ideal , ya que hay una ganancia. Si es así se hace un asiento cargando a “Ganancias y pérdidas” y abonando a “Utilidad del ejercicio”. De esta manera se cie-rra la cuenta “Ganancias y pérdidas” y queda la abierta la de “Utilidad del ejercicio” que va al ba-lance general aumentando la cuenta “Capital”.

El otro caso posible es que la cantidad ano-tada en el debe de “Ganancias y pérdidas” sea mayor, por lo que se deduce una pérdida. En este caso cerramos abonando a “Ganancias y pérdidas” y debitando a “Pérdida del ejercicio” que va en el balance general rebajando a la cuenta “Capital”.

Estados financieros

Los asientos de cierre cumplieron su objeti-vo de cerrar todas las cuentas nominales y dejar con el saldo correcto todas las cuentas reales. Las cuentas nominales son todos los ingresos y egresos que se cerraron pero deben quedar

reflejadas en el “Estado de Resultados” o “Esta-do de Ganancias y Pérdidas” como también se conoce. Y las cuentas que quedaron abiertas y con el saldo ajustado son las cuentas reales que se reflejan en el “Balance General” o “Estado de Situación”.

El “Estado de Resultados” y el “Balance General” son los dos estados financieros obli-gatorios que debe presentar cada empresa a sus dueños, acreedores, bancos y público en general.

Estado de Resultados: Es llamado “Estado de Ingresos y egresos” o “Estado de Ganancias y Pérdidas”, y muestra de forma detallada y contablemente ordenada el resultado de las operaciones de un período contable.

El proceso de cierre nos dirá si tuvimos una ganancia o una pérdida

en el ejercicio.

Revisemos su estructura:

1. La sección de Ingresos se puede reflejar con esta fórmula:

Ventas brutas - Devoluciones y rebajas en ventas = Ventas netas

2. La sección del Costo de venta que se refleja así:

Inventario inicial + compras + gastos de compras - devoluciones y rebajas - Inventario final = Costo de venta

Ya tenemos la “Utilidad bruta en ventas” = Ventas netas – Costo de venta.

3. La sección de Gastos de operación se refleja asi:

Gastos de operación: Total de gastos de ventas + Total de gasos de administración

En los gastos de venta están los sueldos y comisiones de vendedores, gastos de publicidad, etc. y en los gastos de administración tenemos gastos de alquiler, sueldos de personal de administración, gastos de artículos de escritorio, etc.

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Continuando con la teoría contable, ya sabemos que las cuentas de Activo son todas aquellas que representan bienes y derechos para la empresa, como el efectivo disponible, las cuentas por cobrar, los inventarios, etc. Y que las cuentas de Pasivo son todas las obligaciones que tenemos con los acreedores y accionistas de la empresa, como cuentas por pagar, intere-ses por pagar, etc.

También podemos recordar que las cuentas de Activo, Pasivo y Capital son Cuentas reales, permanecen en el tiempo y se reflejan en el Ba-lance General de la empresa. Que además hay otras cuentas que conocemos con el nombre de Cuentas nominales y representan los egresos e ingresos de la empresa, que son temporales y se ubican el Estado de Resultados.

Debemos conocer también que hay cuentas que necesitan actualizarse para reflejar su justo valor. Supongamos que la empresa compró un Camión de reparto hace 10 años, ya ese camión no tiene el mismo valor hoy, se ha deteriorado, se volvió obsoleto. Por lo tanto es necesario te-nerlo registrado en la Contabilidad reflejando su verdadero valor. Esto es actualizarlo o ajustarlo.

Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman Asientos de ajustes. Ajus-te es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

Es imprescindible que al finalizar el periodo contable, las cuentas presenten su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros fundamentales como el Balance General y el Estado de Resul-tados.

Los asientos de ajustes que se realizan con mayor frecuencia en cada periodo contable afec-tan a las siguientes cuentas:

Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, Inven-tario, Activo Fijo, Gastos prepagados, Cargo Diferidos, Ingresos Cobrados por Anticipado, Ingresos por Cobrar, Costos y Gastos por Pagar, Obligaciones Laborales.

En cada una de estas cuentas hay que ir separando mensualmente la parte vencida y la parte por vencer, la parte nominal de la parte real. Ajustar es simplemente eso, registrar el gasto o consumo de una cuenta o su parte nomi-nal que irá al Estado de Resultados de su parte aún vigente o su parte real que irá en el Balance General.

Pero ahora…¿Cuál es el procedimiento para ajustar todas esas cuentas? Por supuesto que cada cuenta debe ajustarse con un procedimien-to diferente y debemos explicarlo uno por uno en el presente módulo. Aquí es donde empieza lo verdaderamente nuevo para nosotros.

Empecemos por analizar la cuenta Gastos Prepagados.

Semana 02

ASIENTOS DE AJUSTES

El valor de está pick up dentro de 5 años no será el mismo que tiene hoy, Por lo que habrá que ajustarlo según vaya pasando el tiempo.

1. ¿En que consiste el proceso de cierre?

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2. ¿Cuáles cuentas deben cerrarse y en qué orden?

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3. Una vez finalizados los asientos de cierre, ¿dónde quedan reflejadas las cuentas nominales que se cerraron?

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4. Del Estado de Resultados se obtiene la utilidad o pérdida del ejercicio ¿a dónde debe transferirse este resultado?

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5. ¿En qué orden deben ir las cuentas del Balance General?

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6. ¿Cuál es la diferencia entre las cuentas nominales y las cuentas reales?

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Act

ivid

ades

Ya tenemos lo que se llama en contabilidad “Utilidad en operaciones”

Unidad en operaciones = Utilidad Bruta en Ventas - Gastos de operación

El paso siguiente es determinar otros egresos y otros ingresos, que son partidas extraordinarias, y si “Otros ingresos” son mayores que “Otros egresos”, se suma a la utilidad en operaciones, de lo contrario se resta.

Utilidad en operaciones (- o +) Otros Ingresos/ otros egresos = Utilidad neta del ejercicio.

Balance General: Conocido también como “Balance de situación” tiene por finalidad mostrar los saldos correctos de las cuentas de Activo, Pasivo y Capital en el período que se está evaluando. El Balance General presenta la siguiente información:

1. Total de Activo: Activo circulante + Activo fijo + Activo intangible

2. Total de Pasivo: Pasivo a corto plazo + Pasivo a largo plazo

3. Total de Capital: Capital + Utilidades retenidas (o menos las pérdidas acumuladas)

CONTABILIDAD II E.M.P 2º S. CONTABILIDAD II E.M.P 2º S.Semana 13

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• Cerrar una cuenta: consiste en deshabi-litar una cuenta, de manera que ya no se pue-dan realizar más anotaciones sobre ella. Esta operación sólo puede efectuarse en cuentas saldadas.

El cierre es la última operación que se rea-liza con todas las cuentas de la empresa en un ejercicio económico.

Pero ¿cuándo hay que realizar anotaciones en el Debe o en el Haber de una cuenta?

Las cuentas de ACTIVO, que representan los

bienes y derechos de la empresa, reflejarán en el Debe sus importes iniciales y los incrementos de valor. Por el contrario en el Haber aparecerán las disminuciones de valor:

En cambio las cuentas de PASIVO y CA-PITAL que son las obligaciones de la empresa, reflejarán en el Haber sus montos iniciales y los incrementos de valor. Y en el Debe aparecerán las disminuciones de valor:

Así se maneja el funcionamiento de las cuentas, también llamado Teoría del cargo y el abono.

Act

ivid

ades

1. ¿ Cuál es la definición de Cuenta?

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2. ¿Cuáles son sus partes?

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3. ¿Qué es un Hecho Contable?

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4. ¿Por qué deben justificarse las transacciones contables?

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5. ¿Qué es Saldar una Cuenta?

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6. ¿A qué llamamos Cerrar una Cuenta?

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7. ¿En qué consiste la teoría del cargo y del abono?

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Semana 01

“La información presentada en los estados financieros interesa a:

• La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado.

• Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.

• Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones.

• El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones está correctamente liquidado…..”

Balance General

“Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables:

1. Contador, 2. Revisor fiscal, 3. Gerente

Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general”…

Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas

“Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.

El estado de resultados esta compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo”…

Tomado de www.gestiopolis.comautor: Giovanny E.Gómez

LA UTILIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTABLE