HOJA DE TRABAJO

Antes de realizar los estados financieros, se acostumbra con muchas ventajas a utilizar

otra etapa, la realización de una hoja de trabajo, donde se registrará los saldos del

balance de comprobación, los ajustes, la información necesaria para los asientos de

cierre y paras la elaboración de los estados financieros.

Esta hoja de trabajo permite que se pueda realizar toda la información asegurarse de que

no ha omitido nada, entonces puede realizar los asientos de cierre en el diario y preparar

los estados financieros. Las hojas de trabajo son formularios que generalmente contiene

la siguiente información: Gráfico 4.4 (Anexo 4).

1.- Parte superior, donde se colocará el nombre de la empresa, la fecha de cierre del

período contable.

2.- Parte inferior o cuerpo de la hoja de trabajo, constituida por las siguientes

columnas:

a) Una columna para el número de la cuenta,

b) Una columna ancha para el nombre completo de la cuenta

c) Dos columnas para los saldos del balance de comprobación (una para el

saldo deudor y otro para el saldo acreedor.

d) Dos columnas para los ajustes (una para el debe y otra para el haber),

GRAFICO NRO. 4 (Anexo Nro4)

NUEVA AURORA S.A

HOJA DE TRABAJO

MES: ...............................AÑO: 2009........ PAG.....

NRO CUENTAS SALDOS AJUSTES BALANCE AJUSTADO PERDIDAS Y GANANCIAS SUPERAVIT UTILIDADES BALANCE GENERAL

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER GASTOS RENTAS DEBE HABER ACTIVO PASIVO

e) Dos columnas para el balance de comprobación ajustado, donde se

registrarán las cantidades de dinero respectivas tomando en cuenta a los

ajustes (una para el débito y otra para el crédito),

f) Dos columnas para las rentas y para los gastos (una para los gastos y una

para las rentas),

g) Dos columnas para las ganancias o para las pérdidas retenidas (una para el

debe y otra para el haber),

h) Dos columnas para el balance general (una para el activo y otra para el

pasivo).

La hoja de trabajo descrita anteriormente corresponde a una hoja de trabajo de 12

columnas, pudiendo existir de más o de menos columnas, según las necesidades.

Columna para el número de la cuenta

Aquí se colocará el orden ascendente el ordinal respectivo a las cuentas, a fin de que se

pueda comprobar con el total de cuentas que posee la empresa y que han merecido

variaciones durante el período contable en estudio.

Columna para el nombre de la cuenta

Se colocará los nombres completos de las cuentas a fin de evitar confusiones o errores con

los nombres de las mismas, se colocará una sola vez en el nombre de una misma cuenta.

Columnas para el balance de comprobación

Cuando se ha registrado las cuentas del período contable se procede a elaborar el balance

de comprobación, en ocasiones se procede a realizar como parte de la hoja de trabajo,

asiendo estas columnas (cuatro: dos de las sumas y dos de los saldos), las primeras en la

hoja de trabajo. Una vez registradas en las respectivas columnas todas las cuentas, se

procede a totalizar dichas columnas y deberán sumar iguales (una suma y los saldos).

Columnas para los Ajustes

A continuación procedemos a registrar en la hoja de trabajo a los ajustes, para lo cual,

procedemos de la siguiente manera: Primero, en base a la necesidad de insertar el ajuste

respectivo a una cuenta determinada, analizamos el asiento respectivo de las cuentas que

han intervenido, si del análisis determinamos que las cuentas ya existen en la hoja de

trabajo, no es necesario crear nuevas cuentas, sino que nos trasladamos a las columnas

respectivas y colocamos los valores correspondientes con el número o letra del asiento en la

parte izquierda de las cantidades correspondientes. Segundo, si vemos que una cuenta no

existe en el listado de las cuentas registradas en la hoja de trabajo, entonces, creamos una

nueva cuenta, el nombre con el que consta en el asiento de ajuste respectivo y colocaremos

los valores correspondientes en las columnas de los ajustes.

De esta manera procedemos con todos los ajustes que se consideran necesarios y

contabilizamos las columnas de los débitos y de los créditos, debiendo sumar iguales.

Columnas para el Balance de Comprobación Ajustado

Una vez registrados los ajustes procedemos a realizar las operaciones (suma o resta)

correspondientes a fin de tener saldos reales y que servirán para los siguientes pasos.

Entonces, en el caso de las cuentas que no han sido afectadas por los ajustes, pasarán a las

dos columnas siguientes (balance de comprobación ajustado) con sus mismos valores; pero,

si estuviesen afectadas por los ajustes, serán necesarios sumar o restar, según el caso. Por

ejemplo, si tenemos la cuenta seguro pagado por anticipado en la columna de los saldos

(debe) por el valor de $ 360,oo y en la columna de los ajustes (haber) aparece el valor de $

60,oo, entonces, restaremos y registraremos en la columna del debe del balance de

comprobación ajustado por el valor de $300,oo. Esto quiere decir que debido al ajuste, se

produce una disminución de $ 60, oo en la cuenta llamada seguro pagado por anticipado.

Finalmente, se sumarán las columnas del debe y del haber y tendremos como resultado

cantidades iguales.

Columnas para Rentas y para Gastos

En el debe irá la columna de los gastos y en el haber irá la columna de las rentas. Ahora

desde la primera cuenta hasta la última, buscaremos las cuentas de gastos y registraremos

sus valores en la columna de gastos, hacemos lo mismo para el caso de las rentas.

Posteriormente se suman las columnas, si el lado de las rentas (haber) es mayor, la

diferencia es la ganancia neta obtenida durante el período contable; esta diferencia se

agrega a la columna de los gastos debe), creando una nueva cuenta en la columna de

Nombre de las Cuentas, denominada "Ganancia Neta", entonces, las dos columnas sumarán

iguales.

Columnas para Superávit-Utilidades Retenidas

Estas columnas reflejan las cifras que aparecerán en el Estado de Superávit-Utilidades

Retenidas. Primero, se colocará el saldo, inicial de la cuenta Superávit-Utilidades

Retenidas, luego la cuenta dividendos y finalmente, la ganancia del período.

Columnas para el Balance General

En estas columnas se registrarán los valores de las cuentas que no han sido registradas ni en

los gastos, rentas ni en las columnas de Superávit-Utilidades Retenidas; entonces, estarán

conformadas por los activos, por los pasivos y el saldo final del Superávit-Utilidades

retenidas. Estas dos columnas sumarán iguales.